AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN DAN …

1

AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN DAN

PIUTANG PADA PT.PORTO INDONESIA SEJAHTERA

SKRIPSI

Oleh:

FANNY

20160100202

JURUSAN AKUNTANSI

KONSENTRASI PEMERIKSAAN AKUNTANSI

FAKULTAS BISNIS

UNIVERSITAS BUDDHI DHARMA TANGERANG

2020

2


PIUTANG PADA PT.PORTO INDONESIA SEJAHTERA

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Sarjana Pada

Jurusan Akuntansi Fakultas Bisnis

Universitas Buddhi Dharma Tangerang

Jenjang Pendidikan Strata 1

Oleh:

FANNY

20160100202

FAKULTAS BISNIS

UNIVERSITAS BUDDHI DHARMA TANGERANG

2020

i


PIUTANG PADA PT. PORTO INDONESIA SEJAHTERA

ABSTRAK

Penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui tingkat efektivitas

dan efisiensi penerapan kegiatan Operasional fungsi Penjualan dan Piutang pada

PT. Porto Indonesia Sejahtera, serta untuk mendeteksi dan memberikan

rekomendasi atas kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam kegiatan Operasional

fungsi Penjualan dan Piutang.

Objek dalam penelitian ini adalah kegiatan Operasional Penjualan dan

Piutang pada PT. Porto Indonesia Sejahtera yang bergerak dalam manufaktur alas

kaki seperti sandal dan sepatu. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif yang

memiliki tujuan untuk menggambarkan keadaan objek tujuan. Data yang digunakan

merupakan data primer dan data sekunder. Tehnik pengumpulan data yang

digunakan antara lain: Observasi, Wawancara, Checklist Kuisioner, dan

Dokumentasi.

Hasil penelitian ini menyimpulkan bahwa fungsi Penjualan dan Piutang

pada PT. Porto Indonesia Sejahtera telah dilaksanakan sesuai dengan Standart

Operational Procedure (SOP) yang berlaku, namun masih ditemukan beberapa hal

yang belum dilaksanakan sesuai dengan SOP yang berlaku. Dan juga kegiatan

Operasional Penjualan dan Piutang pada perusahaan dinilai sudah efektif dan

efisien, namun masih ditemukan beberapa kelemahan terhadap pengendalian

internal perusahaan.

Kata Kunci : Audit Operasional, Penjualan, Piutang.

ii

OPERATIONAL AUDITING OF SALES AND RECEIVABLES

FUNCTIONS IN PT. PORTO INDONESIA SEJAHTERA

ABSTRACT

The purpose of this study is to determine the level of effectiveness and

efficiency in the application of the business functions of sales and receivables of

PT. Porto Indonesia Sejahtera, as well as detecting and giving advice on

weaknesses contained in the sales and receivables business function.

The object of this research is the Operational Sales and Receivables at PT.

Porto Indonesia Sejahtera which is engaged in manufacturing footwear such as

sandals and shoes. This research uses descriptive method which has the purpose to

describe the state of the object of destination. The data used are primary data and

secondary data. Data collection techniques used include: Observation, Interview,

Questionnaire Checklist, and Documentation.

The results of this study concluded that the function of Sales and

Receivables at PT. Porto Indonesia Sejahtera has been implemented in accordance

with the Standard Operational Procedure (SOP) in force, but there are still a

number of things that have not been implemented in accordance with the applicable

SOP. And also Sales and Receivables Operational activities in the company are

considered to have been effective and efficient, but still found some weaknesses to

the company's internal control.

Keywords: Operational Audit, Sales, Receivables.

iii

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan Berkat

dan Karunia-Nya kepada penulis dan kepada kedua orang tua penulis sehingga

penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul “Audit Operasional atas

Fungsi Penjualan dan Piutang pada PT. Porto Indonesia Sejahtera” yang dibuat

sebagai syarat untuk menyelesaikan studi pada program Sarjana (S1) Fakultas

Bisnis Universitas Buddhi Dharma – Tangerang.

Selama proses pembuatan skripsi ini penulis banyak mendapat bantuan dan

bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis mengucapkan banyak terima

kasih kepada yang terhormat :

1. Bapak Dr. Sofian Sugioko, M.M., CPMA., selaku Rektor Universitas

Buddhi Dharma – Tangerang.

2. Rr. Dian Anggraeni, S.E., M.Si., selaku Dekan Fakultas Bisnis Universitas

Buddhi Dharma – Tangerang.

3. Bapak Susanto Wibowo, S.E., M.Akt., selaku selaku Ketua Jurusan

Akuntasi Fakultas Bisnis Universitas Buddhi Dharma – Tangerang

4. Bapak Peng Wi, S.E., M.Akt., selaku pembimbing yang telah membantu

dalam proses pembuatan skripsi.

5. Seluruh Dosen Universitas Buddhi Dharma Jurusan Akuntansi yang telah

memberikan ilmu pengetahuan selama masa kuliah.

6. Kakak dan seluruh keluarga yang telah memberikan dukungan dan

motivasi serta doa kepada penulis sehingga skripsi ini dapat selesai

iv

7. Seluruh Direksi dan Karyawan PT. Porto Indonesia Sejahtera yang telah

mengizinkan penulis melakukan penelitian serta memberikan data dan

infotmasi yang dibutuhkan dalam rangka penyusunan skripsi.

8. Seluruh teman dekat selama proses perkuliahan dari semester 1 sampai

dengan selesai yang saling mendukung, memberikan semangat, dan

mengingatkan satu sama lain.

9. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah

membantu menyelesaikan skripsi ini.

Dengan segala keterbatasan yang penulis miliki, penulis menyadari bahwa

skripsi ini jauh dari kata sempurna. Segala bentuk kritikan dan saran untuk

kesempurnaan skripsi ini, penulis terima dengan lapang dada dan dengan penuh

rasa hormat. Semoga skripsi ini bermanfaat dan dapat menambah wawassan bagi

pihak yang memerlukan.

Tangerang, 26 Desember 2019

Penulis,

Fanny

iv

DAFTAR ISI

Halaman

JUDUL LUAR

JUDUL DALAM

LEMBAR PERSETUJUAN USULAN SKRIPSI

LEMBAR PERSETUJUAN DOSEN PEMBIMBING

REKOMENDASI KELAYAKAN MENGIKUTI SIDANG SKRISPI

SURAT PERNYATAAN

LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH

ABSTRAK .................................................................................................. i

ABSTRACT ................................................................................................... ii

KATA PENGANTAR .................................................................................. iii

DAFTAR ISI ............................................................................................... v

DAFTAR GAMBAR ................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ........................................................................................ x

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................ xi

BAB I : PENDAHULUAN .......................................................................

A. Latar Belakang Penelitian ........................................................ 1

B. Identifikasi Masalah ............................................................... 5

C. Rumusan Masalah ................................................................... 5

D. Tujuan Penelitian ..................................................................... 5

E. Manfaat Penelitian ...................................................................

v

F. Sistematika Penulisan .............................................................. 7

BAB II : LANDASAN TEORI ...................................................................

A. Auditing ................................................................................. 9

1. Pengertian Auditing .......................................................... 9

2. Jenis – Jenis Audit ............................................................ 10

B. Audit Operasional ................................................................... 12

1. Pengertian Audit Operasional ........................................... 12

2. Tujuan Audit Operasional ................................................. 13

3. Jenis Audit Operasional .................................................... 15

4. Ruang Lingkup Audit Operasional .................................... 15

5. Sasaran Audit Operasional ................................................ 16

C. Tahap – Tahap Audit Operasional ........................................... 17

D. Efektivitas, Efisiensi, dan Ekonomisasi ................................... 20

1. Definisi Efektivitas, Efisiensi, dan Ekonomisasi ............... 20

2. Indikator Penentuan 3E ..................................................... 21

E. Pengendalian Internal ............................................................. 22

1. Pengertian Pengendalian Internal ...................................... 22

2. Tujuan Pengendalian Internal ............................................ 22

F. Fungsi Penjualan dan Piutang ................................................. 24

1. Definisi Penjualan ............................................................. 24

2. Definisi Piutang ................................................................ 24

G. Audit Terkait Penjualan dan Piutang ...................................... 25

H. Kerangka Berfikir Penelitian ................................................... 26

vi

I. Penelitian Terdahulu ............................................................... 29

BAB III : METODOLOGI PENELITIAN .................................................

A. Gambaran Umum Perusahaan ................................................. 31

1. Sejarah Singkat Perusahaan ............................................... 31

2. Kegiatan Usaha Perusahaan ............................................... 32

3. Visi, Misi, dan Struktur Perusahaan ................................... 33

B. Objek Penelitian ...................................................................... 41

C. Metode Penelitian.................................................................... 41

1. Populasi dan Sampel ......................................................... 42

2. Model Penelitian ............................................................... 42

3. Variabel Penelitian ............................................................ 43

4. Data Penelitian .................................................................. 44

D. Tehnik Analisa Data ................................................................ 47

BAB IV : ANALISIS DAN PEMBAHASAN ..............................................

A. Melakukan Survei Pendahuluan .............................................. 51

1. SOP Penjualan Tunai ......................................................... 52

2. SOP Penjualan Kredit ........................................................ 60

3. SOP Penagihan Piutang ..................................................... 66

B. Merencanakan Audit ............................................................... 71

C. Melaksakan Audit ................................................................... 71

1. Membandingkan Kegiatan Perusahaan dengan SOP yang

sudah ditetapkan ................................................................ 71

vii

2. Melaksanakan Audit Operasional pada fungsi Penjualan

dan Piutang ........................................................................ 84

D. Melaporkan Temuan dalam Bentuk Laporan Audit.................. 94

E. Pembahasan ............................................................................ 100

BAB V : PENUTUP ...................................................................................

A. Kesimpulan ............................................................................. 102

B. Implikasi Masalah ................................................................... 102

1. Secara Teoritis ................................................................... 103

2. Secara Metodologi ............................................................. 103

3. Secara Manajerial .............................................................. 103

C. Saran ....................................................................................... 104

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

viii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar III.1 – Struktur Organisasi .............................................................. 34

Gambar IV.1 – Flowchart Penjualan Tunai & Penagihannya......................... 56

Gambar IV.2 – Flowchart Penjualan Kredit .................................................. 63

Gambar IV.3 – Flowchart Penagihan Piutang ............................................... 69

ix

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel IV.1 – SOP Penjualan Tunai ............................................................... 52

Tabel IV.2 – SOP Penjualan Kredit .............................................................. 60

Tabel IV.3 – SOP Penagihan Piutang ........................................................... 66

Tabel IV.4 – Perbandingan Penjualan Tunai Rill dengan SOP ...................... 72

Tabel IV.5 – Perbandingan Penjualan Kredit Rill dengan SOP ..................... 76

Tabel IV.6 – Perbandingan Penagihan Piutang Rill dengan SOP .................. 80

Tabel IV.7 – Skala Interval .......................................................................... 87

Tabel IV.8 - Internal Control Questionnaires (ICQ) – Penjualan ................. 85

Tabel IV.9 – Score ICQ – Penjualan ............................................................ 87

Tabel IV.9 - Internal Control Questionnaires (ICQ) – Piutang ..................... 89

Tabel IV.10 – Score ICQ – Piutang .............................................................. 91

x

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 – Delivery Order

Lampiran 2 – Sales Invoice

Lampiran 3 – Form Penagihan Collector

Lampiran 4 – Tanda Terima TTD oleh Pelanggan

Lampiran 5 – Contoh Penagihan oleh AR kepada Pelanggan melalui telepon

Lampiran 6 – Purchase Order dari Pelanggan secara tertulis

Lampiran 7 – ICQ - Piutang

Lampiran 8 – ICQ – Penjualan

Lampiran 9 – Daftar Temuan dan Hasil Rekomendasi

Lampiran 10 – Surat Keterangan Penelitian Perusahaan

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Penelitian

Perkembangan dunia usaha semakin pesat menyebabkan semakin banyak

masalah yang harus segera diatasi oleh para pengusaha dalam mempertahankan

bisnisnya. Salah satu cara mempertahankan bisnis yaitu dengan cara meningkatkan

volume penjualannya. Aspek pemasaran merupakan aspek pent ing dalam usaha

pencapaian tujuan ini. Dalam rangka memperluas daerah pemasaran,

perusahaan melakukan pemetaan wilayah sehingga dapat diketahui pasar

potensial bagi produk atau jasa yang dihasilkan/ditawarkan. Cara yang dapat

digunakan untuk menangkap peluang dari market share yang sudah diketahui ini salah

satunya dengan cara membuka kantor cabang. Dan kantor cabang mempunyai

wewenang selain berfungsi mencari pembeli, kantor cabang dapat melakukan

transaksi penjualan secara langsung terhadap konsumen. Agar perusahaan dapat

bertahan dalam kondisi ini, maka perusahaan harus dapat mengendalikan seluruh

kegiatan operasionalnya dengan efektif, efisien, serta ekonomis baik dikantor pusat

maupun kantor cabang.

Dalam menilai efisiensi dan efektivitas kegiatan operasi perusahaan perlu

diadakan suatu pemeriksaan oleh pihak yang kompeten dan independen. Salah satu

pemeriksaan yang dapat dilakukan adalah pemeriksaan operasional.

Menurut Sukrisno Agoes (2012), Pemeriksaan operasional merupakan suatu

pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan

2

akuntansi serta kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh manajemen, untuk

mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif,

efisien, serta ekonomis.

Untuk menunjang pemeriksaan operasional dalam suatu perusahaan

diperlukan suatu pengendalian internal. Pengendalian internal yang memadai dalam

suatu perusahaan akan membantu manajemen menjaga keamanan harta milik

perusahaan dan dapat mencegah serta menemukan masalah penggelapan yang dapat

merugikan perusahaan. Hal ini tidak dimaksudkan untuk meniadakan semua

kemungkinan terjadinya kesalahan atau penyelewengan, tetapi untuk mengetahui

dan mengatasi masalah tersebut dengan cepat

Pada zaman sekarang ini banyak sekali perusahaan yang mengalami fraud,

karena kurangnya pengendalian internal dan juga karena terlalu besarnya

kepercayaan pada penanggung jawab dari perusahaan-perusahaan tersebut. Seperti

yang terjadi pada sebuah perusahaan di Jakarta yaitu PT. Porto Indonesia Sejahtera,

perusahaan ini mencoba mempertahankan dan mengembangkan usahanya dengan

cara membuka kantor cabang dengan tujuan agar produk dari perusahaan ini dapat

dijangkau dan dikenal masyarakat indonesia secara lebih luas terutama di daerah

Jawa dan sekitarnya. Kantor cabang tersebut terletak di Surabaya dan bernama

Stanza Surabaya yang aktivitas sehari-harinya melakukan distribusi alat tulis kantor

dan juga sandal sepatu yang diproduksi oleh kantor pusatnya yaitu PT. Porto

Indonesia Sejahtera. Pada awal pendiriannya, kantor cabang ini berjalan secara

normal tanpa ada masalah dan juga kantor cabang masih dibantu oleh kantor pusat

dalam melaksanakan operasionalnya baik secara penerapan sistem penjualan,

3

keuangan maupun aturan yang berlakukan untuk mengatur karyawan, kemudian

setelah kantor pusat melihat kemampuan kantor cabang dalam melaksanakan

kegiatan operasionalnya secara mandiri dan mampu bertanggung jawab, maka

kantor pusat mulai memberikan kepercayaan kepada kantor cabang untuk

menjalankan segala sesuatu terkait usahanya secara mandiri sama seperti yang

dilakukan oleh kantor cabang lain pada umumnya dan kantor cabang hanya

bertanggung jawab kepada kantor pusat melalui laporan operasional mingguan.

Namun karena terlalu besarnya kepercayaan yang diberikan dan lemahnya

pengendalian internal, mulailah terjadi masalah pada kantor cabang tersebut. Salah

satu masalah yang terjadi adalah pada bagian finance, masalah ini berupa

manipulasi data yang dilaporkan setiap minggunya kepada manajemen maupun

kantor pusat, hal ini disebabkan karena fungsi finance terkait pengeluaran kas,

penerimaan kas, maupun penagihan kepada pelanggan hanya dilakukan oleh satu

orang yang sama sehingga potensi terjadinya kecurangan sangatlah besar.

Manipulasi data tersebut berupa pembuatan bon fiktif dan pencatatan penerimaan

kas, pengeluaran kas yang tidak sebenarnya. Hal ini secara tidak langsung juga

menimbulkan masalah pada fungsi penjualan, karena ada beberapa penjualan yang

terhambat karena adanya masalah pada bagian penagihan piutang tersebut. Dari

masalah yang terjadi inilah yang menyebabkan pada akhirnya kantor pusat

memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada kantor cabang tersebut dengan

cara menyerap kantor cabang menjadi bagian dari kantor pusat, sehingga tidak ada

lagi kantor cabang yang bernama Stanza Surabaya karena kantor cabang tersebut

telah berubah menjadi Depo Surabaya, yang artinya adalah semua transaksi yang

4

terjadi di Depo Surabaya merupakan transaksi yang terjadi di kantor pusat dan Depo

Surabaya hanyalah menjadi tempat penyimpanan logistik yang mendukung

aktivitas penjualan yang dilakukan oleh kantor pusat di daerah Jawa dan sekitarnya.

Dan untuk tetap mencapai tujuan pengembangan usaha dalam memperluas pasar

produk PT. Porto Indonesia Sejahtera menempuh upaya lain selain membuka kantor

cabang, yaitu dengan cara melakukan branding “Porto” diberbagai daerah yang

tersebar di Indonesia, misalnya dengan cara mensponsori para pelanggan untuk

memasang sticker branding yang bergambarkan produk dan juga slogan dari PT.

Porto Indonesia Sejahtera yaitu gambar sandal Porto dan juga slogan “Comfort is

Yours”. Adapun cara lain untuk mengembangkan usaha tersebut adalah dengan cara

memasang iklan diberbagai social media seperti instagram, facebook, twitter, dan

lain-lain.

Dari kasus Stanza Surabaya, dapat ditarik kesimpulan bahwa apabila sebuah

perusahaan dijalankan tanpa pengendalian internal yang memadai akan sangat

mempengaruhi kinerja manajemen perusahaan dalam menjaga aset perusahaan, dan

bahkan bisa merugikan perusahaan. Dan beberapa fungsi perusahaan yang paling

berpotensi terjadi kecurangan yakni fungsi terkait penjualan dan piutang.

Alasan inilah yang menjadi latar belakang untuk memilih pemeriksaan

operasional pada fungsi penjualan dan piutang sebagai penulisan skripsi dengan

judul “Audit Operasional Atas Fungsi Penjualan dan Piutang Perusahaan

Pada PT.Porto Indonesia Sejahtera”, dengan tujuan untuk memastikan apakah

fungsi penjualan dan piutang diperusahaan tersebut sudah diterapkan dengan baik

atau belum, agar tidak terjadi masalah yang sama dikemudian hari.

5

B. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang penelitian, penulis mengidentifikasi masalah

dalam penelitian ini yaitu kegiatan operasional perusahaan atas fungsi penjualan

dan piutang pada PT. Porto Indonesia Sejahtera belum diketahui kesesuaian

penerapannya dengan standart operating procedure yang diberlakukan. Lalu

pengendalian internal atas fungsi penjualan dan piutang, belum diketahui tingkat

efektivitas dan efisiensinya pada PT. Porto Indonesia Sejahtera

C. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang penelitian, penulis membuat rumusan masalah

yaitu sebagai berikut :

1. Apakah kegiatan operasional perusahaan atas fungsi penjualan dan piutang

pada PT.Porto Indonesia Sejahtera sudah sesuai dengan standart operating

procedure (SOP) ?

2. Apakah pengendalian internal atas fungsi penjualan dan piutang sudah berjalan

dengan efektif dan efisien di PT.Porto Indonesia Sejahtera ?

3. Bagaimana hasil audit operasional atas fungsi penjualan dan piutang di

PT.Porto Indonesia Sejahtera ?

D. Tujuan Penelitian

Berdasarkan masalah diatas, penelitian ini dilakukan dengan beberapa tujuan

yaitu sebagai berikut :

6

1. Untuk membuktikan kesesuaian kegiatan operasional perusahaan atas fungsi

penjualan dan piutang pada PT.Porto Indonesia Sejahtera dengan standart

operating procedure (SOP).

2. Untuk membuktikan efektifitas dan efisiensi pengendalian internal atas fungsi

penjualan dan piutang di PT.Porto Indonesia Sejahtera.

3. Untuk mengetahui hasil audit operasional atas fungsi penjualan dan piutang di

PT.Porto Indonesia Sejahtera.

E. Manfaat Penelitian

Dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat-manfaat sebagai

berikut :

a. Bagi Perusahaan

Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai masukan yang dapat

membantu pihak manajemen dalamm menjalankan operasinya dan

memberikan gambaran tentang pentingnya pemeriksaan operasional dalam

menganasisis dan mengevaluasi pelaksanaan aktivitas manajemen dalam

mencapai efisiensi dan efektifitas penjualan dan penagihan piutang.

b. Bagi Penulis

Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai pengembangan

wawasan serta pemahaman dan perbadingan antara teori dan praktek yang

sebenarnya mengenai audit operasional terhadap kegiatan penjualan dan

penagihan piutang pada suatu perusahaan, guna menambah wawasan peneliti.

c. Bagi Peneliti Selanjutnya

7

Hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna bagi peneliti yang melakukan

penelitian dengan materi yang serupa, sebagai bahan referensi serta dapat

digunakan untuk menambah pengetahuan, wawasan, dan pemahaman

mengenai judul yang diteliti.

D. Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan penulis dalam menelaah penelitian ii, maka

penyusunannya akan diuraikan dengan sistematika sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini, berisikan gambaran singkat mengenai latar belakang

penelitian, identifikasi masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian,

manfaat penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Dalam bab ini, berisikan teori-teori yang releva dan sistematis untuk

digunakan dalam pemecahan masalah yang akan penulis teliti yaitu

pengertian auditing, tujuan dan manfaat auditing, jenis-jenis audit,

audit operasional, tujuan dan manfaat audit operasional,

karakteristik audit operasional, tahapan audit operasional,

pengendalian internal, tujuan pengendalian internal, fungsi

penjualan dan piutang.

BAB III : METODE PENELITIAN

Dalam bab ini, penulis menguraikan secara singkat mengenai

gambaran PT. Porto Indonesia Sejahtera yang meliputi sejarah

singkat perkembangan perusahaan, visi dan misi perusahaan,

8

kegiatan usaha perusahaan, struktur organisasi perusahaan beserta

dengan uraian tugas, dan metode yang digunakan dalam penelitian.

BAB IV : ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Dalam bab ini, penulis menguraikan mengenai analisis terhadap

masalah penelitian dan pembahasan yang memuat survei

pendahuluan, pengujian atas pengendalian intern terkait fungsi

penjualan dan piutang, pengujian terinci, dan pengembangan

laporan.

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam penelitian ini, bab ini merupakan bab terakhir dari skripsi

yang berisikan uraian mengenai kesimpulan yang diperoleh dari

penelitian yang telah dilakukan serta saran-saran perbaikan yang

diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan.

9

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Auditing

1. Pengertian Auditing

Menurut Mulyadi (2014: 9), secara umum pengertian auditing adalah :

“Suatu proses sistematik untuk memperoleh dan megevaluasi bukti secara

objektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian

ekonomi, dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara

pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria-kriteria yang telah

ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang

berkepentingan.

Menurut Alvin A. Arens, et. al dalam Amir Abadi Jusuf (2017: 28), definisi

Auditing adalah sebagai berikut :

“Auditing adalah pengumpulan dan evaluasi bukti tentang informasi untuk

menentukan dan melaporkan derajat kesesuaian antara informasi itu dan

kriteria yang telah ditetapkan.Auditing harus dilakukan oleh orang yang

kompeten dan independen.”

Menurut Sukrisno Agoes (2017: 4), definisi Auditing adalah sebagai berikut:

“Auditing adalah suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan

sistematis, oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan yang

telah disusun oleh manajemen, beserta catatan-catatan pembukuan dan

bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan

pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut.”

Secara umum, Auditing merupakan suatu proses sistematis yang terorganisir

dan berupa rangkaian langkah atau prosedur logis untuk dapat mengumpulkan dan

mengevaluasi bukti-bukti audit. Pengumpulan bukti audit tersebut dilakukan

10

secara objektif dan dengan sikap yang profesional dan independen, lalu auditor

tersebut harus dapat menilai kesesuaian antara laporan keuangan yang dikeluarkan

oleh perusahaan yang diaudit dengan standar akuntansi yang berlaku berdasarkan

temuan dan bukti audit yang berhasil dikumpulkan dan dievaluasi oleh auditor.

Setelah auditor tersebut memberi penilaian atas kesesuaian laporan keuangan

audit dengan standar keuangan yang berlaku, maka kemudian auditor akan

menyampaikan hasil laporan auditnya kepada pihak yang berkepentingan

terhadap laporan keuangan perusahaan seperti kreditor, investor, maupun para

pemegang saham.

2. Jenis-jenis Audit

Jenis – Jenis Audit Menurut Alvin A. Arens, Randal J. Elder, Mark S.

Beasley yang dialih bahasakan oleh Amir Abadi Jusuf (2013:16) Jenis-jenis audit

dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu:

1. Audit Operasional (Operational Audit)

Audit operasional mengevaluasi efisiensi dan efektivitas setiap bagian dari

prosedur dan metode operasi organisasi. Pada akhir audit operasional,

manajemen biasanya mengharapkan saran-saran untuk memperbaiki operasi.

Sebagai contoh, auditor mungkin mengevaluasi efisiensi dan akurasi

pemprosesan transaksi penggajian dengan sistem komputer yang baru

dipasang. Mengevaluasi secara objektif apakah efisiensi dan efektivitas

operasi sudah memenuhi kriteria yang ditetapkan jauh lebih sulit dari pada

11

audit ketaatan dan audit keuangan. Selain itu, penetapan kriteria untuk

mengevaluasi informasi dalan audit operasional juga bersifat sangat subjektif.

2. Audit Ketaatan (Complience audit)

Audit ketaatan dilaksanakan untuk menentukan apakah pihak yang diaudit

mengikuti prosedur, aturan atau ketentuan tertentu yang ditetapkan oleh

otoritas yang lebih tinggi. Hasil dari audit ketaatan biasanya dilaporkan

kepada manajemen, bukan kepada pengguna luar, karena manajemen adalah

kelompok utama yang berkepentingan dengan tingkat ketaatan terhadap

prosedur dan peraturan yang digariskan. Oleh karena itu, sebagian besar

pekerjaan jenis ini sering kali dilakukan oleh auditor yang bekerja pada unit

organisasi itu.

3. Audit Laporan Keuangan (Financial Statement Audit)

Audit atas laporan keuangan dilaksanakan untuk menentukan apakah seluruh

laporan keuangan (informasi yang diverifikasi) telah dinyatakan sesuai

dengan kriteria tertentu. Biasanya, kriteria yang berlaku adalah prinsip-

prinsip akuntansi yang berlaku umum (GAAP), walaupun auditor mungkin

saja melakukan audit atas laporan keuangan yang disusun dengan

menggunakan akuntansi dasar kas atau beberapa dasar lainnya yang cocok

untuk organisasi tersebut. dalam menentukan apakah laporan keuangan telah

dinyatakan secara wajar sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku umum,

auditor mengumpulkan bukti untuk menetapkan apakah laporan keuangan itu

mengandung kesalahan yang vital atau salah saji lainnya.

12

Dari ketiga jenis audit yang disebutkan di atas pada dasarnya memiliki

kegiatan inti yang sama, yaitu untuk menilai tingkat kesesuaian antara fakta yang

terjadi dengan standar yang telah ditetapkan. Audit operasional (operational

audit) menilai tingkat kesesuaian antara operasional usaha pada bagian tertentu di

perusahaan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang telah ditetapkan

manajemen. Audit ketaatan (compliance audit) menilai tingkat kesesuaian antara

suatu pelaksanaan dan kegiatan pada perusahaan dengan peraturan yang berlaku

seperti peraturan pemerintah, ketetapan manajemen atau peraturan lainnya.

Sedangkan audit laporan keuangan (financial statement audit) menilai tingkat

keseuaian antara laporan keuangan dengan Pedoman Standar Akuntansi

Keuangan (PSAK).

B. Audit Operasional

1. Pengertian Audit Operasional

Menurut IBK Bayangkara (2016: 2), definisi Audit Operasional adalah

sebagai berikut:

“Audit Operasional adalah evaluasi terhadap efisiensi dan efektivitas

operasi perusahaan. Audit operasional meliputi seluruh operasi internal

perusahaan yang harus dipertanggung jawabkan kepada berbagai pihak

yang memiliki wewenang yang lebih tinggi. Audit operasional dirancang

secara sistematis untuk mengaudit aktivitas, program yang diselenggarakan,

atau sebagian dari entitas yang dapat diaudit untuk menilai dan melaporkan

apakah sumber daya telah digunakan secara efisien, serta apakah tujuan dari

program dan aktivitas yang telah direncanakan dapat tercapai dan tidak

melanggar ketentuan aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan

perusahaan.

13

Menurut Kumaat (2011: 45), definisi Audit Operasional adalah sebagai

berikut:

”Audit operasional pada hakikatnya bertujuan memberikan gambaran yang

lebih gamblang mengenai berbagai pelaksanaan, peristiwa, atau masalah

ktual dibalik fakta yang ditunjukkan oleh angka-angka keuangan seperti

penjualan ke pelanggan (yang membentuk sales receivables dan revenues),

pembelian dari pemasok (yang tercatat pada trade payables maupun

purchase expenses), dan berbagai aktivitas operasi yang menimbulkan

biaya/beban perusahaan. Audit operasional juga memberikan gambaran

tentang lingkup yang tidak berhubungan langsung dengan keuangan

meliputi pengelolaan fisik aset non keuangan (lebih tepatnya no liquid

assets) seperti stok inventory beserta penyimpanannya, pengendalian dan

perawatan fixed assets, dan sebagainya; pengelolaan rutin aset lainnya yaitu

aset yang dikategorikan sulit diukur secara keuangan (intangible assets)

yang hanya dapat dinilai secara kualitatif. Sebagai contoh, kualitas

pelayanan, kecepatan distribusi informasi, tingkat kepuasan pelanggan,

kompetensi SDM, tingkat keandalan, dan utilisasi fasilitas kerja.

2. Tujuan Audit Operasional

Menurut Agoes (2017: 184), tujuan audit operasional yaitu:

a. Menilai kinerja (performance) dari manajemen dan berbagai fungsi dalam

perusahaan.

b. Menilai apakah berbagai sumber daya (manusia, mesin, dana, harta lainnya)

yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis.

c. Menilai efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yang

telah ditetapkan oleh top management.

14

d. Dapat memberikan rekomendasi kepada top management untuk

memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan

pengendalian internal, sistem pengendalian manajemen, dan prosedur

operasional perusahaan dalam rangka meningkatkan efisiensi,

keekonomisan, dan efektivitas dari kegiatan operasi perusahaan.

Menurut Rob Reider (2000: 3) dan Agoes (2012: 169), audit operasional

selalu diarahkan kepada kombinasi 3 tujuan yaitu:

a) Menilai pelaksanaan

Beberapa pemeriksaan manajemen sering melibatkan suatu penilaian

terhadap pelaksanaan organisasi pada berbagai kebijakan yang ditetapkan

oleh manajemen atau terhadap kriteria pengukuran lainnya yang dianggap

tepat.

b) Identifiasi berbagai peluang untuk perbaikan

Berdasarkan hasil penilaian terhadap pelaksanaan, auditor dapat

merumuskan berbagai peluang untuk melaksanakan perbaikan, peningkata

kehematan, efisiensi, dan efektivitas merupakan kategori utama dalam

sasaran perbaikan.

c) Mengembangkan berbagai rekomendasi sebagai upaya perbaikan tindak

lanjut

Sifat dan keluasan setiap rekomendasi yang dikembangkan dalam audit

operasional dapat berbeda-beda tergantung pada sifat permasalahann dan

kesempatan yang tersedia.

15

3. Jenis Audit Operasional

Menurut Arens dkk (2010: 825) dan Agoes (2012: 159), Audit operasional

terdiri atas tiga kategori utama yaitu:

a. Audit Fungsional adalah kategori aktivitas dalam suatu bisnis yang

berhubungan dengan satu atau lebih fungsi dalam suatu organisasi, misalnya

tentang efisiensi dan efektivitas dari suatu fungsi.

b. Audit organisasional menekankan pada seberapa efisiensi dan efektif

masing-masing fungsi berinteraksi dalam organisasi. Rencana organisasi

dan metode untuk mengoordinasi kegiatan-kegiatan sangat pentin dalam

audit organisasional.

c. Penugasan khusus timbul atas permintaan manajemen, misalnya untuk

memeriksa penyebab tidak efektifnya sistem IT, menginvestigasi

kemungkinan fraud di suatu divisi dan memberikan rekomendasi untuk

mengurangi biaya produksi.

4. Ruang Lingkup Audit Operasional

Menurut Bayangkara (2015: 15), audit operasional diaksanakan untuk

meningkatkan ekonomisasi, efisiensi pengelolaan sumber daya, serta efektivitas

pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu, audit operasional diarahkan untuk

menilai secara keseluruha pengelolaan operasional objek audit, baik fungsi

manajerial (perencanaan, pengorganisaian, pengarahan, dan pengendalian)

maupun fungsi-fungsi bisnis perusahaan secara keseluruhan ditujukan untuk

mencapai tujuan perusahaan.

16

5. Sasaran Audit Operasional

Menurut Bayangkara (2015: 5), sasaran dalam audit operasional adalah

kegiatan, aktivitas, program, dan bidang-bidang dalam perusahaan yang diketahui

atau diidentifikasi masih memerlukan perbaikan baik dari segi ekonomisasi,

efisiensi, dan efektivitas. Ada tiga elemen pokok dalam sasaran audit:

a. Kriteria (criteria) merupakan standar (pedoman, norma) bagi setiap

individu/ kelompok di dalam perusahaan dalam melakukan aktivitasnya.

b. Penyebab (cause) merupakan tindakan (aktivitas) yang dilakukan oleh

setiap individu/kelompok di dalam perusahaan. Penyebab dapat bersifat

positif, program/aktivitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas

yang lebih tinggi, atau sebaliknya bersifat negatif, program/aktivitas

berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang lebih rendah dari

standar yang telah ditetapkan.

c. Akibat (effect) merupakan perbandingan antara penyebab dengan kriteria

yang berhubungan dengan penyebab tersebut. Akibat negatif

menunjukkan program/ aktivitas berjalan dengan tingkat pencapaian yang

lebih rendah dari kriteria yang ditetapkan. Sementara akibat positif

menunjukkan bahwa program/aktivitas telah terselenggara secara baik

dengan tingkat pencapaian yang lebih tinggi dari kriteria yang ditetapkan.

C. Tahap-tahap Audit Operasional

17

Menurut Boynton, Johnson, Kell (2003: 499), terdapat lima tahap dalam audit

operasional. Tahap-tahap audit operasional adalah sebagai berikut:

1. Memilih Auditee

Pemilihan auditee dimulai dengan studi/survei pendahuluan terhadap calon

auditee dalam entitas untuk mengidentifikasi aktivitas yang mempunyai

potensi audit tertinggi dilihat dari segi perbaikan efektivitas, efisiensi, dan

kehematan operasi. Titik awal dari studi pendahuluan ini adalah memperoleh

pemahaman yang komprehensif mengenai struktur organisasional entitas

serta karakteristik operasinya. Selanjutnya perhatian difokuskan pada

aktivitas, unit, atau fungsi yang akan diaudit

2. Merencanakan Audit Operasional

Pada tahap ini auditor melakukan perencanaan audit operasional. Landasan

utama dari perencanaan audit adalah pengembangan progam audit, yang

harus dibuat sesuai dengan keadaan auditee yang ditemui pada tahap studi

pendahuluan audit. Seperti dalam audit laporan keuangan, program audit

berisi seperangkat prosedur yang dirancang untuk memperoleh bukti yang

berkaitan dengan satu atau lebih tujuan.

3. Melaksanakan Audit Operasional

Pada tahap ini auditor melakukan pengumpulan bukti yang cukup dan

kompeten untuk mendukung tujuan audit yang telah ditentukanselama studi

pendahuluan. Temuan yang cukup, relevan, dan kompeten dalam tahap ini

disajikan dalam suatu kertas kerja audit untuk mendukung kesimpulan audit

yang dibuat dan rekomendasi yang diberikan.

18

4. Melaporkan Temuan

Tahapan ini bertujuan untuk mengomunikasikan hasil audit termasuk

rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak yang berkepentingan.

Dalam beberapa kasus, rekomendasi yang diberikan mungkin hanya

menyarankan perlunya studi lebih lanjut atas masalah yang dihadapi. Hal ini

penting untuk meyakinkan pihak manajemen tentang keabsahan hasil audit

dan mendorong pihak yang berwenang untuk melakukan perbaikan terhadap

berbagai kelemahan yang ditemukan

5. Melakukan Tindak Lanjut

Tahap tindak lanjut dalam audit operasional adalah tahap bagi auditor untuk

menindaklanjuti tanggapan auditee terhadap laporan audit. Pada tahap tindak

lanjut ini juga harus mencakup penentuan kelayakan tindakan yang diambil

oleh auditee dalam mengimplementasikan rekomendasi. Standar Praktik 440

IIA menyatakan bahwa auditor internal harus menindaklanjuti untuk

memastikan bahwa tindakan yang tepat telah diambil berdasarkan temuan

yang dilaporkan.

D. Efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi

1. Definisi efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi

Menurut IBK Bayangkara (2015: 14), efektivitas dapat dipahami sebagai

tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Efisiensi

berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasinya, sehingga

dicapai optimalisasi penggunaan sumber daya yang dimiliki. Efisiensi

19

berhubungan dengan metode kerja (operasi). Dalam hubungannya dengan konsep

input-proses-output, efisiensi adalah rasio antar output dan input. Seberapa besar

output yang dihasilkan dengan menggunakan sejumlah tertentu input yang

dimiliki perusahaan.Ekonomisasi merupakan ukuran input yang digunakan dalam

berbagai program yang dikelola. Artinya, jika perusahaan mampu memperoleh

sumber daya yang akan digunakan dalam operasi dengan pengorbananyang paling

kecil, berarti perusahaan telah mampu memperoleh sumber daya tersebut dengan

cara yang ekonomis.

Menurut Agoes (2012: 9), efektivitas diartikan sebagai perbandingan

masukan-keluaran dalam berbagai kegiatan, sampai dengan pencapaian tujuan

yang ditetapkan, baik ditinjau dari kuantitas (volume) hasil kerja, kualitas hasil

kerja, maupun batas waktu yang ditargetkan.Efisiensi diartikan sebagai bertindak

untuk membuat pengorbanan yang paling tepat dibandingkan dengan hasil yang

dikehendaki.Ekonomisasi diartikan sebagai cara penggunaan sumber daya

(masukan) secara hati-hati dan bijak agar diperoleh biaya yang paling murah tanpa

merusak mutu.

2. Indikator Penentuan

Menurut Rob Reider (2002) dalam Agoes (2012: 168) terdapat beberapa hal

yang dapat dipertimbangkan dalam penentuan ekonomis, efisien, dan efektif

yaitu:

20

a. Economy (pada biaya operasi)

Dalam menilai keekonomisan operasi dan alokasi terkait penggunaan

sumber daya, reviewer dapat mempertimbangkan beberapa hal berikut ini:

1. Mengikuti praktik aktivitas operasional yang umum.

2. Ketepatan jumlah staf yang bertugas dalam menjalankan fungsi-

fungsi yang penting.

3. Ketepatan persediaan bahan di perusahaan.

4. Menggunakan peralatan yang dengan harga yang sesuai.

5. Mengurangi sumber daya yang tidak terpakai.

b. Efficiency (atas metode operasi)

Dalam menilai efisiensi terkait tanggung jawab dalam pengeluaran biaya

perusahaan yang minimum. Reviewer melihat dari beberapa hal sebagai

berikut:

1. Kesesuaian prosedur manual dengan komputerisasi.

2. Keefisienan sistem dan prosedur operasi.

3. Tidak terdapat duplikasi pekerjaan.

4. Tidak adanya tahapan kerja yang tidak penting.

c. Effectiveness (hasil dari operasi)

Dalam menilai efektivitas terkait pencapaian hasil atau manfaat organisasi

yang didasarkan pada sasaran dan tujuan organisasi. Reviewer dapat

melihat dari beberapa hal berikut ini:

1. Penilaian atas pencapaian sasaran, tujuan, dan rencana organisasi.

21

2. Penilaian kecukupan sistem manajemen dalam mengukur

efektivitas.

3. Menentukan keluasan hasil yang ingin dicapai.

4. Mengidentifikasi faktor hasil kinerja yang memuaskan.

E. Pengendalian Internal

1. Pengertian Pengendalian lnternal

Menurut Mulyadi (2017:129) pengertian pengendalian internal adalah :

“sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan

ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga aset organisasi,

mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan

mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.”

2. Tujuan Pengendalian Internal

Menurut Mulyadi (2016: 129) tujuan pengendalian internal adalah sebagai

berikut :

a. Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi Manajemen memerlukan

informasi yang teliti dapat dipercaya dan tepat pada waktunya untuk

mengolah kegiatan-kegiatan perusahaan.

b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi Pengawasan yang

memadai diperlukan untuk melindungi barang-barang atau harta milik

perusahaan yang mungkin hilang karena dicuri, disalahgunakan, rusak

karena kecelakaan atau musibah dan sebab-sebab lain yang dapat

merugikan perusahaan.

22

c. Mendorong efisiensi kerja atau operasional perusahaan Mekanisme

pengawasan atau pengendalian intern yang diasosiasikan dengan para

personil dan kegiatannya, dimaksudkan untuk mencegah atau menghindari

terjadinya berbagai peristiwa dan keadaan yang berakibat timbulnya

unefisiensi operasi manajemen.

d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Kebijaksanaan peraturan

dan prosedur-prosedur pelaksanaan itu ditetapkan oleh manajemen sebagai

alat untuk mencapai tujuan yang telah dicanangkan. Sistem pengadilan

intern berserta mekanismenya diciptakan untuk manajemen bahwa semua

kebijakan, peraturan dan prosedur- prosedur yang ditetapkan itu selalu

dipatuhi oleh perusahaan.

F. Fungsi Penjualan dan Piutang

1. Definisi Penjualan

Penjualan adalah tindak lanjut dari pemasaran dan merupakan kegiatan yang

sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan. Melalui penjualan ini

perusahaan berhubungan dengan pihak lain, dimana terjadi transaksi penyerahan

barang dan perolehan kas yang setara dengan nilai barang tersebut.

Menurut Thamrin Abdullah dan Francis Tantri (2016: 3), penjualan

adalah bagian dari promosi dan promosi adalah salah satu bagian dari keseluruhan

sistem pemasaran.

Menurut Arens, Elder, dan Beasley (2014: 6) menjelaskan bahwa siklus

penjualan berkaitan dengan keputusan dan proses penting dalam pemindahan

23

kepemilikan barang-barang dan jasa kepada pelanggan setelah keduanya tersedia

untuk dijual. Di mulai dari permintaan pelanggan dan penjualan adalah tindak

lanjut dari pemasaran dan merupakan kegiatan yang sangat penting bagi

kelangsungan hidup perusahaan. Melalui penjualan ini perusahaan berhubungan

dengan pihak lain, dimana terjadi transaksi penyerahan barang dan perolehan kas

yang setara dengan nilai barang tersebut.

2. Definisi Piutang

Standar Akuntansi Keuangan menggolongkan piutang, menurut sumber

terjadinya dalam dua kategori yaitu piutang usaha dan piutang lain-lain.

Piutang usaha adalah piutang yang berasal dari transaksi penjualan barang

dagangan atau jasa secara kredit. Sedangkan piutang usaha adalah piutang yang

timbul dari transaksi diluar kegiatan usaha dilar perusahaan. Piutang usaha dan

piutang lain-lain yang diharapkan bisa ditagih dalam waktu satu tahun atau kurang

diklasifikasikan sebagai putang lancar.

Menurut Hery (2015: 29), mendefinisikan istilah piutang adalah mengacu

pada sejumlah tagihan yang akan diterima oleh perusahaan (umumnya dalam

bentuk kas) dari pihak lain, baik sebagai akibat penyerahan barang dan jasa secara

kredit.

Menurut Dwi Martani (2014: 193), Pengertian piutang dijabarkan oleh

beberapa pakar akuntansi, yang mendefinisikan piutang merupakan klaim suatu

perusahaan pada pihak lain.

24

G. Audit Terkait Penjualan dan Piutang

Manfaat audit operasional untuk penjualan dan piutang dalam hubungannya

untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi dan ekonomisasi (3E) perusahaan

meliputi seluruh aspek dan kegiatan yang bersangkutan dengan penjualan dan

penagihan piutang. Hal ini dapat dilihat dari tujuan audit operasional dari aktivitas

penjualan seperti yang dikemukakan oleh Nugroho Widjayanto (2011: 121) yaitu:

(1)Menilai pelaksanaan kegiatan penjualan. (2)Mendeteksi adanya kelemahan

dalam kegiatan penjualan serta mencari upaya penanggulangannya. (3)Mencari

alternatif dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas penjualan.

(4)Mengembangkan rekomendasi bagi penanggulangan kelemahan dan

peningkatan prestasi; Efektivitas penjualan adalah suatu kegiatan yang dilakukan

dengan cara peningkatan kuantitas atau volume penjualan dengan melihat

kemampuan perusahaan dalam menyalurkan barang, kebijakan, strategi yang

ditetapkan perusahaan agar penjualan efektif. Penjualan efektif dapat tercapai

melakukan berbagai kegiatan pemasaran, pengembangan produk, penetapan harga

dan saluran distribusi, serta mempromosikannya secara efektif akan

dapatmeningkatkan penjualan (Kumaat, 2011: 120). Dengan adanya analisa

pengujian atas aktivitas penjualan, akan didapat dua kemungkinan yaitu hal-hal

yang dapat mendukung dan hal-hal yang kurang mendukung dalam peningkatan

kelancaran operasi penjualan perusahaan. Auditor dapat memberikan saran-saran

untuk dapat mempertahankan prestasi atau menanggulangi kelemahan yang ada

dalam mencapai 3E penjualan dan penagihan piutang. Dari rekomendasi yang

diberikan, perusahaan akan dapat segera mengambil tindakan menanggulangi

25

kelemahan dan meningkatkan prestasinya melalui alternatif-alternatif yang

direkomendasikan berdasarkan penilaian kegiatan dan analisa penjualan hingga

piutang pelanggan. Jadi audit operasional atas fungsi penjualan dan piutang

membantu semua fungsi yang ada dalam perusahaan untuk mencapai efektivitas,

efisiensi, dan ekonomisasi penjualan dengan mengidentifikasi masalah secara dini

kemudian memberikan saran untuk memungkinkan diambilnya tindakan korektif,

sehingga diharapkan audit operasional dapat berperan dalam meningkatkan kualitas

penjualan hingga ke penagihan piutangnya.

H. Kerangka Berfikir Penelitian

Proses pertama yang akan dilakukan pada penelitian ini adalah melaksanakan

survei pendahuluan pada fungsi penjualan untuk melihat karakteristik, struktur, dan

fungsi penjualan dan penagihan piutang sebagai pemahaman awal. Tahap

selanjutnya yaitu mengamati aktivitas penjualan dan penagihan piutang yang terjadi

dalam perusahaan lalu dibandingkan dengan prosedur/kebijakan penjualan secara

umum.

Berdasarkan tahap tersebut, kemudian dilakukan proses audit operasional

dengan mengamati aktivitas penjualan dan penagihan piutang yang ada dalam

perusahaan. Hasil dari proses audit ini berupa bukti atau temuan audit yang

kemudian dibuat dalam bentuk laporan. Dalam laporan hasil audit akan diberikan

rekomendasi guna perbaikan pada fungsi penjualan. Berikut ini merupakan gambar

alur proses berpikir dalam penelitian ini:

26

Audit Operasional Atas Fungsi Penjualan dan Piutang pada PT.Porto

Indonesia Sejahtera

Identifikasi Masalah

Pemeriksaan Operasional Fungsi

Penjualan dan Piutang

Penelitian Pada PT. Porto Indonesia Sejahtera

Hasil Penelitian

31

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

A. Gambaran Umum Perusahaan

1. Sejarah Singkat PT. Porto Indonesia Sejahtera

PT. Porto Indonesia merupakan sebuah perusahaan yang bergerak pada

bidang manufaktur alas kaki berupa sepatu dan sandal dengan brand “Porto” dan

“Kanan Kiri” yang berlokasi di Kapuk, Jakarta Utara.

Pendirian PT. Porto Indonesia Sejahtera dicetuskan oleh tiga tokoh

penting yang sekarang menjadi direksi pada PT. Porto Indonesia Sejahtera yaitu,

Bpk. Cipto Liusman sebagai Direktur Operasional, Ibu Verawati Tjoa sebagai

Direktur Keuangan, dan Bpk. Heriyanto Tjoa sebagai Direktur Penjualan &

Pemasaran.

Pada awal pendiriannya perusahaan ini hanya bernama Porto, tahun 2013

merupakan awal Porto beroperasional dengan memproduksi sandal-sandal

berbahan EVA yang menggunakan kurang lebih 50 orang pekerja untuk

mendukung produksi.

Pada tahun 2015, Porto sudah berkembang pesat dalam hal produksi yang

sebelumnya hanya memproduksi sandal menggunakan bahan EVA kemudian

mengembangkan produksi sandal menggunakan bahan PVC yang terlihat mirip

seperti kulit, lalu dalam hal pemasarannya Porto juga mengalami perkembangan

karena adanya permintaan yang semakin tinggi dari pasar dan juga brand

“Porto” dan “KananKiri” semakin dikenal oleh masyarakat, dan karena

32

didukung oleh perkembagan-perkembangan inilah Porto bisa menjadi

perusahaan yang terdaftar dengan nama PT. Porto Indonesia Sejahtera pada

tahun 2015. Pada tahun 2016, Porto mulai memperluas jenis produksi alas

kakinya selain sandal, yaitu sepatu.

Pada tahun 2019, Porto sudah sangatlah jauh berkembang daripada awal

pendiriannya, kalau pada awal pendiriannya Porto hanya memiliki kurang lebih

50 orang pekerja kini Porto sudah memiliki lebih dari 700 orang pekerja. Terkait

produk Porto juga sudah semakin variatif dan menguasai pasar karena selain

memproduksi sandal EVA, sandal PVC, sepatu sneakers, Porto juga sudah mulai

memproduksi sepatu Porto Lady yang merupakan produk-produk sepatu

berkualitas dan ditujukan khusus bagi para wanita saja.

2. Kegiatan Usaha Perusahaan

PT. Porto Indonesia Sejahtera merupakan perusahaan yang kegiatan

utama usahanya adalah memproduksi sandal, sepatu yang berbahan dasar EVA

maupun PVC. Namun selain itu, Porto juga berkegiatan untuk memasarkan

produk-produk tersebut ke pasar dengan menggunakan fungsi sales &

marketing. Dan untuk mempertahankan serta meningkatkan pencapaian yang

telah dilakukan oleh Porto, perusahaan harus terus-menerus melakukan riset dan

juga menganalisa keadaan pasar saat ini terhadap produk-produk dari Porto, hal

inilah yang mendorong perusahaan untuk terus menciptakan inovasi dan

meningkatkan kreativitas dalam mengembangkan produk agar tetap mampu

bersaing di pasar yang semakin luas dan beragam ini.

33

3. Visi, Misi, dan Struktur Perusahaan

a. Visi

“Brand alas kaki yang terdepan dalam pangsa pasar, kualitas, dan inovasi”

b. Misi

- Menciptakan alas kaki yang nyaman, stylish, dan tahan lama dengan

kualitas terbaik sera harga kompetitif sesuai dengan kebutuhan

masyarakat.

- Memaksimalkan nilai tambah sehingga setiap pihak yang terkait

distributor maupun konsumen mendapat kepuasan.

- Memajukan industri bangsa dengan terus menekankan kepada

pentingnya unsur buatan dalam negeri dan pengembangan sumber daya

manusia Indonesia.

- Mengembangkan dunia fashion Indonesia dengan terus berinovasi

menciptakan desain baru yang modern

c. Struktur Organisasi dan Fungsinya

Berikut ini adalah stuktur organisasi yang terdapat pada PT. Porto

Indonesia Sejahtera, mulai dari tingkat jajaran direksi hingga kepada tingkat

buruh pabrik beserta dengan fungsinya masing-masing.

34

Gambar III.1

Struktur Organisasi

36

1. Ketua Direksi (Chairman) adalah pejabat yang bertanggung jawab untuk

memimpin jajaran direksi yang ada pada perusahaan yaitu direktur

operasional, direktur keuangan, direktur penjualan & Pemasaran.

2. Direktur Keuangan (Director Finance) adalah pejabat dari jajaran direksi

yang memimpin dan bertanggung jawab atas segala kegiatan keuangan

perusahaan dari perencanaan keuangan dan pencatatan, serta

pelaporan keuangan perusahaan setiap periode.

3. Direktur Operasional (Director Operational) adalah pejabat dari jajaran

direksi yang memimpin dan bertanggung jawab atas segala kegiatan

37

operasional perusahaan dari perencanaan, proses, hingga akhir proses

terutama pada kegiatan produksi perusahaan.

4. Direktur Penjualan & Pemasaran (Director Sales & Marketing) adalah

pejabat dari jajaran direksi yang memimpin dan bertanggung jawab atas

segala kegiatan penjualan dan pemasaran perusahaan dari pengenalan

produk, perencanaan pemasaran, hingga penjualan kepada pelanggan.

5. Manager Keuangan (Finance Manager) adalah seseorang yang memimpin

dan bertanggung jawab kepada direktur keuangan atas pekerjaan team

Finance yaitu, Account Payable (AP), Account Receivable (AP), dan

Procurement terkait fungsi keuangan dan pengelolaannya.

6. Manager Akuntan & Pajak (Accounting & Tax Manager) adalah seseorang

yang memimpin dan bertanggung jawab kepada direktur keuangan atas

pekerjaan team Accounting, Inventory, dan Tax terkait fungsi pembukuan

laporan keuangan, laporan pajak, serta saldo persediaan barang dagang

diperusahaan.

7. Manager Sumber Daya Manusia (Human Resources Manager) adalah

seseorang yang memimpin dan bertanggung jawab kepada direktur

operasional atas pekerjaan team Recruitment, Payroll, HR Consultant

terkait fungsi pengembangan seluruh sumber daya manusia yang terdapat di

perusahaan.

8. Manajer Pabrik (Plant Manager) adalah seseorang yang memimpin dan

bertanggung jawab kepada direktur operasional atas pekerjaan team PPIC,

38

Production, HFG & Packing, QC, Workshop, Engineering terkait kegiatan

operasional pabrik dan pendukung operasionalnya.

9. Information Technology (IT) Manager adalah seseorang yang memimpin

dan bertanggung jawab kepada direktur operasional atas pekerjaan team

Network Engineer dan Developer terkait fungsi sistem informasi yang

terdapat di perusahaan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.

10. Manager Logistik (Logistic Manager) adalah seseorang yang memimpin

dan bertanggung jawab kepada direktur operasional atas pekerjaan terkait

dengan fungsi logistik yaitu pengiriman barang, penyimpanan barang, dan

mutasi barang yang terjadi pada gudang-gudang yang terdapat di

perusahaan.

11. Manager Penjualan (Sales Manager) adalah seseorang yang memimpin dan

bertanggung jawab kepada direktur penjualan dan pemasaran atas pekerjaan

team Sales Admin dan Sales Executive terkait dengan fungsi penjulan dan

pemasaran produk perusahaan.

12. Account Payable adalah team yang bertanggung jawab kepada manager

keuangan atas kegiatan pengelolaan keuangan perusahaan terkait

pengeluaran uang perusahaan untuk mendukung kegiatan operasional

perusahaan.

13. Account Receivable adalah team yang bertanggung jawab kepada manager

keuangan atas kegiatan pengelolaan keuangan perusahaan terkait penagihan

piutang perusahaan untuk menjadi penerimaan perusahaan.

39

14. Procurement adalah team yang bertanggung jawab kepada manager

keuangan atas kegiatan pengadaan persediaan bahan baku dan barang-

barang lainnya sebagai pendukung kegiatan operasional produksi

perusahaan.

15. Accounting adalah team yang bertanggung jawab kepada manager akuntan

atas laporan keuangan perusahaan yang disajikan atas transaksi yang terjadi

setiap periode.

16. Inventory adalah team yang bertanggung jawab kepada manager akuntan

atas pencatatan persediaan barang dagang, bahan baku, serta barang-barang

pendukung kegiatan operasional perusahaan lainnya yang sifatnya menjadi

persediaan atau distock opname setiap periode.

17. Tax adalah team yang bertanggung jawab kepada manager akuntan atas

laporan pajak yang berasaldari transaksi perpajakan yang telah dilakukan

oleh perusahaan setiap periode.

18. Recruitment adalah team yang bertanggung jawab kepada HR manager atas

kegiatan pengrekrutan sumber daya manusia yang akan menjadi karyawan

diperusahaan.

19. Payroll adalah team yang bertanggung jawab kepada HR manager atas

kegiatan penggajian seluruh karyawan perusahaan baik dikantor maupun

pabrik.

20. HR Consultant adalah team yang bertanggung jawab kepada HR manager

atas kegiatan pengembangan sumber daya manusia yang terdapat

diperusahaan dengan cara memberikan masukan-masukan dan memberikan

40

jawaban atas pertanyaan-pertanyaan terkait fungsi ketenagakerjaan yang

masih dalam batas wajar.

21. PPIC adalah team yang bertanggung jawab kepada Plant manager atas

kegiatan perencanaan penggunaan bahan baku produksi yang disesuaikan

dengan jumlah output produksi yang telah direncanakan oleh team produksi.

22. Produksi adalah team yang bertanggung jawab kepada Plant manager atas

kegiatan produksi perusahaan mulai dari input bahan baku kedalam mesin,

hingga output produksi yang masih setengah jadi maupun sudah jadi.

23. HFG adalah team yang bertanggung jawab kepada Plant manager atas

kegiatan pengolahan hasil produksi barang setengah jadi menjadi barang

jadi.

24. QC adalah team yang bertanggung jawab kepada Plant manager atas

kegiatan pemeriksaan dan penyortiran barang jadi hasil produksi apakah

sudah layak dan memenuhi kriteria untuk dijual kepada pelanggan.

25. Workshop adalah team yang bertanggung jawab kepada Plant manager atas

kegiatan bengkel perusahaan yaitu memproduksi peralatan-peralatan yang

bisa mendukung team lainnya yang ada dipabrik seperti cetakan, besi, dan

peralatan lainnya yang dibuat secara custom.

26. Engineering adalah team yang bertanggung jawab kepada Plant manager

atas kegiatan operasional mesin-mesin yang ada dipabrik, melakukan

perawatan mesin secara berkala, dan perbaikan atas mesin yang rusak.

41

27. Network Engineer adalah team yang bertanggung jawab kepada IT manager

atas kegiatan pengendalian jaringan perusahaan untuk mendukung kegiatan

yang berkaitan dengan jaringan komputer dan telekomunikasi perusahaan.

28. Developer adalah team yang bertanggung jawab kepada IT manager atas

kegiatan pengembangan sistem-sistem/software yang akan mendukung

kegiatan perusahaan dalam memudahkan sistem informasi dan

telekomunikasi perusahaan dalam menghasilkan data.

29. Kepala Gudang adalah team yang bertanggung jawab kepada Logistic

manager atas kegiatan pengendalian atas seluruh stok gudang yang keluar

maupun masuk.

30. Sales Executive adalah team yang bertanggung jawab kepada Sales manager

atas kegiatan penjualan produk perusahaan, menerima pesanan dan

melayani konsumen secara langsung dan rutin.

31. Sales Admin adalah team yang bertanggung jawab kepada Sales manager

atas kegiatan yang mendukung penjualan oleh sales executive yaitu

menginput penjualan kepada pelanggan ke dalam sistem, dan mencetak

surat jalan, serta mencetak invoice penjualan.

32. Marketing Communication adalah team yang bertanggung jawab langsung

kepada Direktur Penjualan dan Pemasaran atas kegiatan perencanaan atas

strategi pengenalan dan pemasaran produk kepada masyarakat langsung

agar produksi lebih dikenal secara luas.

33. Collector adalah bagian dari team AR yang memiliki tugas untuk membantu

melakukan penagihan kepada pelanggan secara langsung.

42

34. Admin (di pabrik) adalah bagian dari masing-masing team yang tedapat di

pabrik yang bertugas untuk membantu melakukan seluruh kegiatan

administrasi masing-masing team.

35. Mekanik adalah bagian dari team Engineering yang memiliki tugas untuk

membantu dalam melakukan pemeriksaan, perawatan, perbaikan mesin

yang terdapat dipabrik secara berkala.

36. Admin & Checker adalah bagian dari team kepala gudang yang memiliki

tugas untuk melakukan kegiatan administrasi gudang dan memeriksa

(check) setiap barang yang masuk dan keluar gudang apakah sudah sesuai

dengan surat jalan.

37. Supir adalah bagian dari gudang yang memiliki tugas untuk mengendarai

mobil yang mengangkut berbagai barang kebutuhan pabrik dan mendukung

kegiatan pengiriman barang kepada pelanggan.

38. Buruh Pabrik adalah bagian dari pabrik yang bertugas untuk mengerjakan

kegiatan produksi yang terdapat di pabrik secara langsung.

39. Kuli adalah bagian dari gudang yang memiliki tugas untuk membantu

aktivitas berat di gudang secara langsung seperti mengangkat barang.

B. Objek Penelitian

Menurut Sugiyono (2014:13), objek penelitian didefinisikan sebagai

berikut:

43

“Sasaran ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan

tertentu tentang sesuatu hal objektif, valid, dan reliable tentang suatu hal

(variabel tertentu)”.

Dalam penelitian ini, objek yang diteliti adalah bagian yang terkait dengan

fungsi penjualan dan piutang pada PT. Porto Indonesia Sejahtera.

C. Metode Penelitian

Menurut Sugiyono (2017: 2), definisi metode penelitian adalah sebagai

berikut :

"Metode penelitian pada dasarnya merupakan cara ilmiah untuk

mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu."

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode kualitatif dengan

pendekatan penelitian deskriptif dan analisis asosiatif, karena adanya variabel -

variabel yang akan ditelaah hubungannya serta tujuannya untuk menyajikan

gambaran mengenai hubungan antara variabel-variabel yang diteliti.

1. Populasi dan Sampel

Menurut Sugiyono (2012: 72), populasi didefinisikan sebagai berikut:

“Populasi adalah wilayah generalisasi yang terjadi atas objek atau subjek

yang mempunyai kualitas dan karakter tertentu yang ditetapkan oleh

peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulan.”

Menurut Sugiyono (2017: 81), sampel didefinisikan sebagai berikut:

“Sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh

populasi. Bila populasi besar dan peneliti tidak mungkin mempelajari

semua yang ada pada populasi, misalnya karena keterbatasan dana,

44

tenaga dan waktu, maka peneliti dapat menggunakan sampel yang

diambil dari populasi.”

Dalam penelitian ini, populasi yang dipilih adalah keseluruhan bagian-

bagian yang terkait dengan fungsi penjualan dan pengelolaan piutang pada PT.

Porto Indonesia Sejahtera. Dan tentu saja sampel dalam penelitian ini adalah

bagian-bagian yang terkait dengan fungsi penjualan dan piutang pada PT. Porto

Indonesia Sejahtera.

2. Model Penelitian

Model yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan

kualitatif. Menurut Sugiyono (2017: 8), definisi penelitian kualitatif adalah

sebagai berikut:

“Metode penelitian kualitatif sering disebut metode penelitian

naturalistik karena penelitiannya dilakukan pada kondisi yang alamiah

(natural setting); disebut juga sebagai metode etnographi, karena pada

awalnya metode ini lebih banyak digunakan untuk penelitian bidang

antropologi budaya; disebut sebagai metode kualitatif, karena data yang

terkumpul dan analisisnya lebih bersifat kualitatif.”

3. Variabel Penelitian

Dalam penelitian ini, variabel penelitiannya adalah bagian-bagian yang

terkait fungsi penjualan dan fungsi pengelolaan piutang pada PT. Porto

Indonesia Sejahtera yaitu sebagai berikut:

a) Bagian Penjualan

Bagian pejualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang

pelanggan. Bag. Penjualan mengisi Dokumen Sales Order (SO) untuk

45

memungkinkan bagian Gudang dan bagian Pengiriman untuk

melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan.

b) Bagian Otorisasi

Bagian Otorisasi bertanggung jawab untuk mengecek apakah pelanggan

yang bersangkutan masih layak untuk diberikan fasilitas kredit. Transaksi

Penjualan sangat tergantung pada bagian Kredit, karena sah tidaknya

suatu Sales Order ditetapkan oleh bagian tersebut. Setelah Sales Order

disahkan baru kemudian bagian Penjualan mendistribusikan tembusan-

tembusan Sales Order ke berbagai departemen.

c) Bagian Gudang

Setelah kredit disetujui, bagian Penjualan mengirimkan tembusan Sales

Order ke bagian gudang untuk mengeluarkan barang dari gudang.

Selanjutnya bagian Gudang menyiapkan barang sesuai dengan yang

tertera pada Delivery Order ke bagian Pengiriman untuk segera

dikirimkan.

d) Bagian pengiriman

Bagian Pengiriman juga menerima tembusan Delivery Order dari bagian

Gudang sebagai surat perintah untuk mengirimkan barang yang diterima

dari bagian gudang kepada pelanggan. Setelah barang dikirim bagian

Pengiriman menyerahkan Delivery Order yang sudah ditandatangani

kepada bagian Penagihan. Delivery Order tersebut antara lain berisi biaya

yang diperlukan, oleh siapa pengiriman dilakukan, tanggal pengiriman.

e) Bagian Penagihan

46

Bagian Penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian

disatukan menjadi suatu faktur. Dokumen tersebut adalah tembusan Sales

Order yang diterima dari bagian Penjualan dan Delivery Order yang

diberikan oleh bagian Pengiriman. Bagian Penagihan kemudian

membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk

kemudian membuat faktur yang sesuai.

4. Data Penelitian

a) Jenis Data

Pada penelitian ini digunakan jenis data penelitian kualitatif

dengan pendekatan studi kasus dimana peneliti berusaha untuk

mengetahui bagaimana proses penjualan dan pengelolaan piutang

dilakukan antar berbagai bagian terkait pada PT. Porto Indonesia

Sejahtera.

b) Sumber Data

Pada penelitian ini, sumber data primer yaitu data yang langsung

dikumpulkan oleh peneliti atau petugasnya dari sumber pertamanya.

Adapun yang menjadi sumber data primer dalam penelitian ini adalah

bagian-bagian yang terkait dengan fungsi penjualan dan pengelolaan

piutang pada PT. Porto Indonesia Sejahtera.

Sedangkan sumber data sekunder adalah data yang langsung

dikumpulkan oleh peneliti sebagai penunjang dari sumber pertama. Dapat

juga dikatakan data yang tersusun dalam bentuk dokumen-dokumen.

47

Dalam penelitian ini, dokumentasi, kertas kerja dan hasil kuisioner

merupakan sumber data sekunder.

c) Tehnik Pengumpulan Data

Observasi

Observasi dilakukan sebagai tindakan awal untuk mempelajari

perusahaan dan untuk memproses penyusunan rencana audit. Data

yang diperoleh pada tahap observasi adalah berupa potensi-potensi

kelemahan yang dimiliki perusahaan pada fungsi penjualan dan

piutang sesuai dengan pengamatan auditor.

Wawancara

Wawancara merupakan prosedur pemeriksaan yang dilakukan

dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan

masalah yang diangkat oleh penulis dan diberikan kepada pihak

perusahaan yang diangkat oleh penulis dan diberikan kepada pihak

perusahaan yang memiliki wewenang. Wawancara akan langsung

dilakukan pada Sales Manager, Sales Executive, Sales Admin,

Account Receivable Staff.

Checklist

Checklist merupakan pengumpulan data dengan cara membuat

sebuah daftar, di mana responden tinggal memberikan tanda check

pada kolom jawaban yang sesuai. Checklist dalam kegiatan audit

48

yang dilaksanakan akan berdasarkan pada standar profesi audit

operasional dan juga berdasar pada SOP yang dimiliki perusahaan

atau acuan lain yang sesuai. Checklist akan membantu auditor untuk

mengetahui sebaik apa pengendalian internal yang dimiliki

perusahaan pada fungsi penjualan. Hasil yang diharapkan oleh

auditor terkait pengendalian internal perusahaan pada fungsi

penjualan dan piutang yang diawali dengan perusahaan menerima

calon pelanggan, penyerahan barang/jasa, hingga penagihan piutang

kepada pelanggan.

Dokumentasi

Dokumen merupakan sumber data yang digunakan untuk

melengkapi penelitian. Dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan

dan dipelajari sebagai dasar dalam analisa. Dokumen dapat berupa

sumber tertulis, gambar (foto), dan karya-karya monumental, yang

mana semua itu memberikan informasi bagi proses penelitian

D. Tehnik Analisa Data

Untuk menjawab pertanyaan rumusan masalah mengenai bagaimana hasil

audit operasional pada fungsi penjualan dan piutang di PT Porto Indonesia

Sejahtera , penulis perlu melakukan beberapa tahap pelaksanaan audit operasional.

Tahap-tahap tersebut meliputi:

49

1. Melaksanakan survei pendahuluan

Pelaksanaan audit operasional diawali dengan studi pendahuluan pada fungsi

penjualan untuk mengidentifikasi aktivitas yang memiliki potensi

dilaksanakannya audit operasional. Titik awal dari studi pendahuluan ini

adalah memperoleh pemahaman mengenai karakteristik perusahaan, struktur

perusahaan, dan fungsi penjualan dalam perusahaan untuk memberikan

pemahaman awal. Selain itu, penulis akan melihat potensi-potensi kelemahan

yang dimiliki perusahaan pada fungsi penjualan. Potensi-potensi kelemahan

tersebut dapat membantu untuk menyusun perencanaan audit. Analisis data

yang akan dilakukan pada tahap ini adalah mendeskripsikan proses penjualan

dan penagihan piutang. Proses penjualan dan penagihan piutang pada PT. Porto

Indonesia Sejahtera dideskripsikan berdasarkan pengamatan langsung dan

hasil wawancara dengan bagian-bagian yang terkait dengan fungsi penjualan

dan piutang.

2. Merencanakan Audit Operasional

Tahap perencanaan audit yang cermat sangat penting dalam menilai tingkat

efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi audit operasional. Penulis

mengembangkan program audit yang disesuaikan dengan hasil survei

pendahuluan yang telah dilakukan sebelumnya. Tahap perencanaan dan

pelaksanaan audit terbagi menjadi lima tahap, yaitu:

a. Proses perumusan tujuan dan lingkup mana saja yang akan diaudit dalam

fungsi penjualan dan piutang.

50

Analisis yang digunakan pada tahap ini adalah analisis deskriptif yang

berdasarkan pada hasil wawancara atau diskusi dengan pihak auditee.

Penulis memilih empat orang yang mewakili perusahaan sebagai auditee.

Empat orang tersebut meliputi Sales Manager yang memiliki tanggung

jawab untuk mengawasi dan mengkoordinasikan proses/aktivitas

penjualan, Sales Executive yang bertugas untuk melaksanakan aktivitas

penjualan di perusahaan, Sales Admin yang memiliki tanggung jawab

untuk mendukung aktivitas penjualan yang dilakukan oleh Sales

Executive, dan Account Receivable Staff yang memiliki tanggung jawab

untuk mengelola kredit pelanggan dan penagihan terhadap piutang

pelanggan kepada perusahaan.

b. Penulisan program audit

Penulisan program audit merupakan langkah yang akan dilakukan dalam

proses audit yang dimuat dalam kertas kerja berbentuk tabel yang berisi

judul program audit, periode audit dan otorisasi. Program audit pada

aktivitas penjualan terkait organisasi fungsi penjualan, dan penagihan

piutang.

3. Melaksanakan Audit Operasional

Pada tahap ini penulis membuat checklist yang berisi susunan program

audit. Checklist ini digunakan untuk:

a. Membandingkan antara SOP yang seharusnya dengan proses penjualan

dan penagihan piutang yang terjadi secara rill.

51

b. Menilai tingkat efektivitas dan efisiensi fungsi penjualan dan penagihan

piutang perusahaan melalui tabel ICQ (Internal Control Quisionnaire).

Analisis data didasarkan pada pelaksanaan kegiatan penjualan yang

terjadi jika sesuai dengan pernyataan pada checklist maka diberikan tanda

centang pada kolom “Ya”. Apabila kegiatan penjualan yang terjadi tidak

sesuai dengan pernyataan pada checklist maka diberikan tanda centang pada

kolom “Tidak”. Kolom “Keterangan” digunakan untuk memberikan

penjelasan tambahan. Setelah tahap ini penulis menggunakan indikator

penentuan dan menghitung total pernyataan dari masing-masing kelompok

tingkat efektif dan efisiennya. Berdasarkan total pernyataan tersebut, jika

jumlah jawaban “Ya” lebih besar dari jumlah jawaban “Tidak” maka hasilnya

dapat diinterpretasikan ke dalam tingkat efektif dan efisien. Hasil checklist

selanjutnya dideskripsikan untuk mengetahui proses penjualan dan penagihan

piutang perusahaan yang terjadi sesuai dengan proses penjualan dan penagihan

piutang yang seharusnya.

4. Mengevaluasi Hasil Audit

Pada tahap ini penulis menggunakan analisis deskriptif atas temuan yang

didapatkan pada tahap pelaksanaan audit. Adanya tahap ini bertujuan untuk

menggali atau mengidentifikasi lebih dalam terkait adanya temuan atau

hubungan yang tidak dikehendaki sehingga perlu dilakukan analisis atas

temuan tersebut. Rekomendasi juga diperlukan untuk perbaikan.

52

5. Melaporkan Temuan dalam Bentuk Laporan Audit

Analisis data yang dilakukan pada tahap ini yaitu membuat laporan audit

operasional berdasarkan hasil dari pelaksanaan audit operasional. Peneliti akan

memberikan laporan hasil audit berdasarkan apa yang dilakukan dan yang

ditemukan selama melaksanakan tahapan-tahapan audit operasional pada

fungsi penjualan dan memberikan rekomendasi.

51

BAB IV

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

A. Melakukan Survei Pendahuluan

Berikut ini merupakan penjelasan proses penjualan dan penagihan piutang

pada PT. Porto Indonesia Sejahtera yang diperoleh dari wawancara dan observasi

sebagai pendahuluan dari tahap audit operasional.

Dalam proses penjualan, perusahaan melibatkan beberapa pihak terkait

seperti sales, sales admin, stock, dan delivery. Serta untuk proses penagihan

piutang, perusahaan melibatkan beberapa pihak terkait seperti sales/collector dan

AR. Secara garis besar proses penjualan dan penagihan piutang tersebut dimulai dari

adanya permintaan dari pelanggan yang kemudian diproses oleh sales ke

perusahaan, kemudian jadilah sales order dan diproses kepada bagian gudang &

pengiriman sehingga barang siap untuk dikirimkan kepada pelanggan, setelah

barang telah diterima oleh pelanggan maka barulah bisa diakui adanya piutang pada

pelanggan tersebut karena telah dilengkapi oleh surat jalan & invoice kemudian

akan ditagihkan oleh bagian penagihan melalui sales/collector, dan proses

penjualan ini akan diakhiri dengan pelunasan dari pelanggan kepada bagian

penagihan.

PT. Porto Indonesia Sejahtera tergolong sebagai perusahaan yang sudah

memiliki pengendalian internal yang cukup baik pada fungsi penjualan maupun

penagihan piutangnya. Pengendalian yang cukup baik tersebut salah satunya berupa

pemisahan tugas antara fungsi penerimaan pesanan, fungsi penjualan, serta fungsi

52

penagihan, sehingga mampu meminimalisir tingkat resiko kecurangan yang dapat

terjadi pada perusahaan. Dan juga dalam setiap proses penjualan & penagihan harus

ditandatangani oleh pejabat berwenang sebagai bentuk pengendalian atas transaksi

penjualan yang terjadi. Serta adanya SOP sebagai acuan dalam pelaksanaan

kegiatan operasional penjualan & penagihan piutang.

Untuk melaksanakan proses penjualan dan penagihan piutang PT. Porto

Indonesia Sejahtera memiliki SOP yang harus diterapkan oleh pihak-pihak terkait.

SOP yang digunakan dalam penjualan sbb:

1. SOP Penjualan Tunai

Tabel IV.1

SOP Penjualan Tunai

No Pernyataan

1 Sales

a. Menerima Purchase order dari pelanggan

b. Mencatat pesanan kedalam buku sales

c. Menginput pesanan ke data sales admin

d. Melakukan konfirmasi kepada pelanggan apabila ada stok yang

kosong

e. Menerima Proforma invoice dari AR untuk ditagihkan

f. Menagih pembayaran dimuka kepada pelanggan atas Proforma

invoice

g. Menerima bukti bayar dari pelanggan atas Proforma invoice dan

menyerahkannya kepada AR

2 Sales admin

a. Mengecek stok untuk pesanan dari sales tersebut

53

b. Apabila stok tersedia, sales admin menginput orderan tersebut ke

dalam sistem komputer. Apabila stok tidak tersedia, sales admin

meminta sales untuk konfirmasi kepada pelanggan

c. Mencetak Sales order yang telah dibuat dari pesanan sales dan

meminta otorisasi kepada pejabat berwenang

d. Menerima Sales order yang telah diotorisasi oleh pejabat berwenang

e. Membuat Delivery order sesuai dengan stok yang telah disetujui oleh

pejabat berwenang

f. Membuat Proforma invoice sebanyak 3 rangkap dan meminta otorisasi

kepada pejabat berwenang

g. Menerima Proforma invoice yang telah diotorisasi sebanyak 3 rangkap

h. Menerima konfirmasi dari AR atas pembayaran yang telah dilakukan

oleh pelanggan berdasarkan Proforma invoice

i. Mencetak Delivery order & Invoice dan meminta otorisasi pejabat

berwenang

j. Menerima Delivery order & Invoice yang telah disetujui oleh pejabat

berwenang

k. Menerima Delivery order & Invoice rangkap 3 yang telah

ditandatangani oleh gudang, pengiriman, pelanggan, kemudian diarsip

oleh sales admin

3 Pejabat berwenang

a. Menerima Sales order dari sales admin

b. Memverifikasi status pelanggan dari sales order tersebut

c. Menerima Proforma invoice dari sales admin sebanyak 3 rangkap

untuk diotorisasi

d. Mengotorisasi Proforma invoice

e. Memberikan Proforma invoice yang telah diotorisasi kepada sales

admin

f. Menerima Delivery order & Invoice untuk diotorisasi

54

g. Mengotorisasi Delivery order & Invoice berdasarkan Proforma

invoice yang telah dibayarkan oleh pelanggan

h. Menghasilkan Delivery order & Invoice yang telah diotorisasi dan

memberikan kepada sales admin untuk diproses kembali

4. Gudang

a. Menerima Delivery order Sebanyak 4 rangkap & Invoice dalam

amplop yang telah di TTD

b. Menyiapkan barang sesuai dengan Delivery order

c. Menandatangani Delivery order oleh pihak yang menyiapkan barang

d. Menghasilkan Delivery order yang telah ditandatangani oleh gudang

e. Menghasilkan Kartu Persediaan yang berisi mutasi stok untuk kontrol

f. Menerima Delivery order rangkap ke-4 yang telah ditandatangani oleh

pelanggan untuk diarsip oleh gudang

5. Pengiriman

a. Menerima Delivery order & Invoice dalam amplop yang telah

ditandatangani oleh gudang

b. Mencatat nomor kendaraan & ditandatangani oleh supir yang

mengirim barang tersebut

c. Menghasilkan Delivery order yang telah ditandatangani oleh Supir

untuk diberikan kepada pelanggan

d. Mengirim barang tersebut kepada pelanggan

e. Menerima Delivery order yang telah ditandatangani oleh pelanggan

dan memberikan kepada sales admin rangkap 3 dan rangkap 4 diarsip

oleh bagian gudang

6. AR

a. Menerima bukti bayar dari sales/collector atas Proforma invoice

b. Memverifikasi Pembayaran dari pelanggan yang telah diberikan oleh

sales/collector

c. Menginformasikan pembayaran dari pelanggan kepada sales admin

atas Proforma invoice

55

d. Menerima Invoice yang telah diotorisasi oleh pejabat berwenang

e. Menginput pelunasan dari pelanggan kedalam sistem komputer

f. Memberikan cap lunas pada Invoice

56

Berikut adalah flowchart untuk proses penjualan tunai beserta penagihan

piutangnya pada PT. Porto Indonesia Sejahtera :

Gambar IV.1

Flowchart Penjualan Tunai & Penagihannya

57

Berdasarkan flowchart pada gambar IV.1 dapat diuraikan bahwa proses

penjualan tunai hanya dilakukan untuk penjualan kepada pelanggan baru yang

belum mendapatkan tempo pembayaran, jadi harus membayar secara tunai

sebelum pengiriman barang.

Proses penjualan tunai ini dimulai dengan adanya pesanan yang masuk

dari pelanggan, kemudian diproses oleh sales ke dalam list pesanan sales yang

nantinya akan diinput kedalam sales order disistem melalui sales admin. Setelah

sales admin menerima pesanan dari sales tersebut, maka sales admin akan

memverifikasi pesanan tersebut dan memeriksa ketersediaan stok terlebih

dahulu atas pesanan sales, apabila stok tersedia barulah sales admin akan

melanjutkan pesanan dalam bentuk sales order sedangkan apabila stok tidak

tersedia sales admin akan meminta sales untuk mengkonfirmasi kepada

pelanggan apakah bersedia menunggu stok atau tidak, jika pelanggan tidak

bersedia menunggu stok maka pesanan akan dibatalkan. Jika pelanggan bersedia

maka pesanan tersebut akan dilanjutkan ke dalam bentuk sales order yang

nantinya harus diserahkan kepada pejabat yang berwenang untuk meminta

otorisasi, dalam hal ini pejabat berwenang yang dimaksud adalah Sales Manager

& Spv. AR. Setelah sales order tersebut diperiksa, maka pejabat berwenang akan

memberikan keputusan terkait disetujui atau tidak, jika disetujui maka sales

order tersebut akan diotorisasi dan dikembalikan kepada sales admin untuk

diproses kembali, namun jika tidak disetujui sales order itu akan dibatalkan oleh

pejabat berwenang.

58

Setelah sales order diotorisasi, sales admin baru bisa melanjutkan ke

tahap pembuatan delivery order sesuai stok yang disetujui oleh pejabat

berwenang. Kemudian karena transaksi ini dilakukan secara tunai, maka sales

admin wajib mencetak proforma invoice sebanyak 3 rangkap terlebih dahulu

yang dimaksudkan untuk menagih pembayaran dimuka kepada pelanggan agar

bisa melanjutkan ke proses pengiriman barang. Proforma invoice juga harus

ditandatangani oleh pejabat berwenang sebagai bentuk penagihan yang resmi,

dalam hal ini pejabat berwenang yang dimaksud adalah Direktur keuangan.

Setelah proforma invoice diperiksa dan diotorisasi oleh pejabat berwenang,

maka sales admin akan memberikan proforma invoice tersebut kepada bagian

penagihan untuk menagihkan proforma invoice tersebut kepada pelanggan agar

bisa diproses pesanannya. Setelah proforma invoice diterima oleh bagian

penagihan sebanyak 2 rangkap, proforma rangkap ke-1 akan diberikan kepada

sales/collector untuk menagihkan pembayaran dimuka kepada pelanggan. Dan

jika pelanggan sudah membayarkannya, sales/collector akan memberikan bukti

bayar kepada bagian penagihan untuk diverifikasi, setelah diverifikasi oleh

bagian penagihan, barulah sales admin dapat mencetak delivery order beserta

invoice aslinya masing-masing sebanyak 4 rangkap. Kemudian sales admin

perlu meminta otorisasi dengan melampirkan proforma invoice beserta dengan

bukti verifikasi dari bagian penagihan atas pembayaran dari pelanggan kepada

pejabat berwenang atas invoice yang akan dikirimkan kepada pelanggan.

Setelah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang, invoice tersebut akan

dikembalikan kepada sales admin dan invoice rangkap ke-3 akan diarsip oleh

59

sales admin, invoice rangkap ke-4 akan diserahkan kepada bagian AR. Kemudian

Delivery order sebanyak 4 rangkap dan invoice (dimasukan kedalam amplop)

sebanyak 2 rangkap akan diberikan kepada bagian gudang untuk diatur

pengiriman dan disiapkan barangnya, kemudian delivery order akan

ditandatangani oleh yang menyiapkan barang tersebut, dan delivery order

diberikan kepada bagian pengiriman untuk dicatat nomor kendaraannya

kemudian di tandatangani oleh supir yang akan mengirim barang tersebut.

Apabila barang telah berhasil dikirim dengan baik, delivery order akan

ditandatangani oleh pelanggan, delivery order rangkap ke-3 & ke-4 akan

dikembalikan kepada supir untuk arsip perusahaan. Kemudian delivery order

rangkap ke-3 akan diberikan kepada bagian sales admin untuk diarsip dan

rangkap ke-4 akan dberikan kepada bagian gudang untuk diarsip juga.

Untuk invoice rangkap ke-3 yang telah diberikan kepada bagian

penagihan, akan diinput pelunasannya kedalam sistem oleh bagian penagihan

karena telah diverifikasi pembayarannya saat pelunasan proforma invoice

sebelumnya oleh pelanggan. Setelah diinput pelunasan dan pengiriman telah

diselesaikan dengan baik, maka proses penjualan tunai ini telah selesai.

60

2. SOP Penjualan Kredit

Tabel IV.2

SOP Penjualan Kredit

No Pernyataan

1 Sales

a. Menerima Purchase order dari pelanggan

b. Mencatat pesanan kedalam buku sales

c. Menginput pesanan ke data sales admin

d. Melakukan konfirmasi kepada pelanggan apabila ada stok yang

kosong

2 Sales admin

a. Menerima pesanan dari sales

b. Mengecek stok untuk pesanan dari sales tersebut

c. Apabila stok tersedia, sales admin menginput orderan tersebut ke

dalam sistem komputer. Apabila stok tidak tersedia, sales admin

meminta sales untuk konfirmasi kepada pelanggan

d. Mencetak Sales order yang telah dibuat dari pesanan sales dan

meminta otorisasi kepada pejabat berwenang

e. Menerima Sales order yang telah diotorisasi oleh pejabat berwenang

f. Membuat Delivery order sesuai dengan stok yang telah disetujui oleh

pejabat berwenang

g. Mencetak Delivery order sebanyak 4 rangkap kemudian diberikan

kepada gudang agar menyiapkan barang yang akan dikirimkan kepada

pelanggan

h. Menerima Delivery order yang telah ditandatangani oleh pelanggan

rangkap ke-1 & ke-3

i. Membuat Invoice atas Delivery order yang telah ditandatangani oleh

pelanggan

61

j. Mencetak Invoice sebanyak 4 rangkap serta dengan Delivery order

rangkap ke-1 & ke-3 kemudian diberikan kepada pejabat yang

berwenang untuk meminta otorisasi

k. Menerima Delivery order & Invoice rangkap ke-3 yang telah

diotorisasi pejabat berwenang, kemudian diarsip oleh sales admin

3 Pejabat Berwenang

a. Menerima Sales order dari sales admin untuk diotorisasi

b. Memverifikasi status pelanggan dari sales order tersebut

c. Apabila Sales order disetujui maka Sales order diotorisasi, apabila

tidak disetujui maka Sales order dibatalkan

d. Menerima Invoice sebanyak 4 rangkap untuk diotorisasi

e. Menghasilkan Invoice yang telah diotorisasi dan diberikan kepada

sales admin untuk diproses kembali

4 Gudang

a. Menerima Delivery order Sebanyak 4 rangkap untuk menyiapkan

barang yang akan dikirim kepada pelanggan

b. Menyiapkan barang sesuai dengan Delivery order

c. Menandatangani Delivery order oleh pihak yang menyiapkan barang

tesebut

d. Menghasilkan Delivery order yang telah ditandatangani oleh gudang

& Invoice untuk diberikan kepada bagian pengiriman

e. Mencatat pengeluaran stok pada kartu persediaan

f. Menghasilkan Kartu Persediaan yang berisi mutasi stok untuk

kontrol dari perusahaan

g. Menerima Delivery order rangkap ke-4 yang telah ditandatangani oleh

pelanggan untuk diarsip oleh gudang

5 Pengiriman

a. Menerima Delivery order yang telah ditandatangani oleh gudang

b. Mencatat nomor kendaraan & ditandatangani oleh supir yang

mengirim barang tersebut

62

c. Menghasilkan Delivery order yang telah ditandatangani oleh Supir

yang akan diberikan kepada pelanggan

d. Mengirim barang tersebut kepada pelanggan

e. Menerima Delivery order rangkap ke-1, ke-3, ke-4 yang telah

ditandatangani oleh pelanggan, kemudian rangkap ke-1 & ke-3

diberikan kepada Sales admin, rangkap ke-4 diberikan kepada gudang.

63

Berikut adalah flowchart untuk proses penjualan kredit pada PT. Porto

Indonesia Sejahtera :

Gambar IV.2

Flowchart Penjualan Kredit

64

Berdasarkan flowchart pada gambar IV.2 dapat diuraikan bahwa Pada

proses penjualan tunai hanya dilakukan untuk penjualan kepada pelanggan lama

yang telah mendapatkan tempo pembayaran, jadi tidak perlu membayar secara

tunai sebelum pengiriman barang.

Proses penjualan kredit ini dimulai dengan adanya pesanan yang masuk

dari pelanggan, kemudian diproses oleh sales ke dalam list pesanan sales yang

nantinya akan diinput kedalam sales order disistem melalui sales admin. Setelah

sales admin menerima pesanan dari sales tersebut, maka sales admin akan

memverifikasi pesanan tersebut dan memeriksa ketersediaan stok terlebih

dahulu atas pesanan sales, apabila stok tersedia barulah sales admin akan

melanjutkan pesanan dalam bentuk sales order sedangkan apabila stok tidak

tersedia sales admin akan meminta sales untuk mengkonfirmasi kepada

pelanggan apakah bersedia menunggu stok atau tidak, jika pelanggan tidak

bersedia menunggu stok maka pesanan akan dibatalkan. jika pelanggan bersedia

maka pesanan tersebut akan dilanjutkan ke dalam bentuk sales order yang

nantinya harus diserahkan kepada pejabat yang berweang untuk meminta

otorisasi, dalam hal ini pejabat berwenang yang dimaksud adalah Sales Manager

& Spv. AR. Setelah sales order tersebut memeriksa status dan history kredit

pelanggan tersebut, maka pejabat berwenang akan memberikan keputusan

terkait disetujui atau tidak, jika disetujui maka sales order tersebut akan

diotorisasi dan dikembalikan kepada sales admin untuk diproses kembali, namun

jika tidak disetujui sales order itu akan dibatalkan oleh pejabat berwenang.

65

Setelah sales order diotorisasi, sales admin baru bisa melanjutkan ke

tahap pembuatan delivery order sesuai stok yang disetujui oleh pejabat

berwenang. Sales admin akan mencetak delivery order sebanyak 4 rangkap.

Kemudian delivery order tersebut akan diberikan kepada bagian gudang untuk

diatur pengiriman dan disiapkan barangnya, kemudian delivery order akan

ditandatangani oleh yang menyiapkan barang tersebut, dan delivery order

diberikan kepada bagian pengiriman untuk dicatat nomor kendaraannya

kemudian di tandatangani oleh supir yang akan mengirim barang tersebut.

Apabila barang telah berhasil dikirim dengan baik, delivery order akan

ditandatangani oleh pelanggan, delivery order rangkap ke-1, ke-3, ke-4 akan

dikembalikan kepada supir untuk melengkapi dokumen penagihan dikemudian

hari. Delivery order rangkap ke-1 dan ke-3 akan diberikan kepada bagian sales

admin untuk dibuatkan invoicenya, rangkap ke-4 akan dberikan kepada bagian

gudang untuk diarsip.

Setelah sales admin menerima delivery order yang telah ditandatangani

oleh pelanggan, maka sudah bisa dilanjutkan untuk pembuatan invoice sebanyak

4 rangkap dan diberikan kepada pejabat berwenang untuk mengotorisasi invoice

tersebut dengan melampirkan delivery order yang telah ditandatangani oleh

pelanggan. Apabila sudah diotorisasi, maka invoice & delivery order rangkap ke

3 akan diarsip oleh sales admin, dan invoice rangkap ke-1, ke-2, ke-4 akan

diberikan kepada bagian penagihan untuk dilanjutkan ke proses penagihan

kepada pelanggan..

66

3. SOP Penagihan Piutang

Tabel IV.3

SOP Penagihan Piutang

No Pertanyaan

1 AR

a. Menerima Delivery order rangkap ke-1 & Invoice rangkap ke-1, ke-

2, dan ke-3. Mengarsip rangkap ke-3

b. Membuat Tanda Terima atas Invoice yang akan ditagihkan

c. Membuat Form Penagihan

d. Mencetak Tanda Terima dan menyatukannya bersama dengan

Delivery order beserta Invoice, kemudian diberikan kepada

sales/collector untuk ditagihkan

e. Menerima Tanda Terima yang telah ditandatangani oleh pelanggan,

kemudian diarsip sementara oleh AR

f. Memeriksa Invoice yang akan atau sudah jatuh tempo

g. Menagihkan Invoice kepada pelanggan via telepon

h. Apabila pelanggan sudah membayar setelah ditagihkan via telepon,

maka AR akan menerima bukti pembayaran.

i. Memverifikasi Bukti Bayar atas pembayaran pelanggan

j. Menginput pelunasan yang telah diterima ke dalam sistem komputer

k. Memberikan cap lunas pada tanda terima

l. Menghasilkan Tanda Terima yang telah dicap lunas dan

memberikan kepada pelanggan

m. Apabila pelanggan tidak membayar setelah ditagihkan via telepon,

maka AR akan menyiapkan Invoice maupun Tanda terima yang

sudah ditandatangani oleh pelangan untuk ditagihkan kembali

setelah jatuh tempo

n. Membuat Form Penagihan

67

o. Menyiapkan Tanda Terima yang telah ditandatangani oleh

pelanggan untuk ditagihkan kembali

p. Melakukan follow up kepada pelanggan agar melakukan

pembayaran

q. Mencetak daftar pelanggan bermasalah dan kemudian

memberikannya kepada pejabat yang berwenang

r. Menerima daftar pelanggan yang telah dimasukan ke dalam

blacklist

s. Menginput pelanggan yang masuk dalam blacklist ke sistem

komputer

2 Sales/collector

a. Memeriksa Tanda Terima & Invoice yang diserahkan oleh AR,

apakah lengkap sesuai dengan yang tertulis pada form penagihan

b. Menerima Tanda Terima & Invoice yang telah diperiksa dan

menagihkan kepada pelanggan

c. Mengisi Form Penagihan

d. Menerima Tanda Terima yang telah ditandatangani oleh pelanggan,

kemudian diserahkan kembali kepada AR

e. Menerima Tanda Terima yang telah ditandatangani oleh pelanggan

dari AR untuk ditagihkan kembali kepada pelanggan

f. Mengembalikan Tanda Terima yang telah ditandatangani oleh

pelanggan kepada AR apabila pelanggan tidak mau melakukan

pembayaran saat sales/collector melakukan penagihan

g. Menerima Bukti Bayar dari pelanggan apabila pelanggan

melakukan pembayaran atas Invoice yang telah jatuh tempo

h. Mengisi Form Penagihan

3 Pejabat Berwenang

a. Menerima Daftar Pelanggan Bermasalah dari AR

b. Melakukan review atas pelanggan-pelanggan yang bermasalah

68

c. Melakukan konfirmasi kepada sales atas pelanggan yang

bermasalah tersebut

d. Memberikan keputusan sebagai solusi pelanggan yang macet bayar

e. Mendaftarkan pelanggan tersebut ke dalam daftar blacklist

pelanggan

f. Mencetak daftar blacklist pelanggan

69

Berikut adalah flowchart untuk proses penagihan piutang pada PT. Porto


Gambar IV.3

70

Flowchart Penagihan Piutang

Berdasarkan flowchart pada gambar IV.3 dapat diuraikan bahwa Pada

proses lanjutan daripada penjualan kredit yang telah terjadi, proses ini

71

dilakaukan oleh bagian penagihan yang akan menagihkan kepada pelanggan

setelah invoice pelanggan jatuh tempo.

Proses penagihan piutang ini dimulai dengan invoice yang diterima dari

sales admin, invoice yang diterima sebanyak 3 rangkap yaitu rangkap ke-1, ke-

2, ke-4 dan rangkap ke-4 adalah invoice yang akan diarsip oleh bagian

penagihan, sedangkan invoice rangkap ke-1, ke-2 adalah invoice yang akan

ditagihkan kepada pelanggan.

Sebelum melakukan penagihan kepada pelanggan, bagian penagihan

akan membuatkan tanda terima untuk pelanggan, dan juga akan membuatkan

form penagihan untuk sales/collector. Kemudian tanda terima, form penagihan,

invoice akan diberikan kepada sales/collector dan akan ditagihkan kepada

pelanggan, setelah tanda terima ditandatangani oleh pelanggan, maka tanda

terima beserta form penagihan akan diberikan kepada bagian penagihan untuk

diarsip dan ditagihkan kembali setelah invoice tersebut jatuh tempo.

Setiap minggunya bagian penagihan akan memeriksa invoice mana saja

yang akan jatuh tempo maupun yang sudah jatuh tempo, kemudian bagian

penagihan akan melakukan penagihan via telepon terlebih dahulu. Apabila

pelanggan membayar, maka akan memberikan bukti bayar dan akan diverifikasi

oleh bagian penagihan, apabila sudah diverifikasi, pembayaran tersebut akan

diinput ke dalam sistem, kemudian tanda terima atau invoice yang telah

dibayarkan tersebut akan dicap lunas oleh bagian penagihan, dan tanda terima

atau invoice tersebut akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti sah dari

pembayaran.

72

B. Merencanakan Audit

Tahap perencanaan audit yang cermat sangat penting baik bagi efektivitas,

efisiensi, dan ekonomisasi audit operasional. Penulis mengembangkan program

audit yang disesuaikan dengan hasil survei pendahuluan yang dilakukan

sebelumnya. Penulis menggunakan SOP yang dimiliki PT. Porto Indonesia

Sejahtera sebagai program audit untuk membandingkan antara ketetapan SOP

dengan kejadian rill pada penjualan.

Untuk menjalankan program audit operasional pada fungsi penjualan, penulis

mengkombinasikan ICQ dari Agoes (2017: 271) dan juga disesuaikan berdasarkan

hasil studi pendahuluan yang telah dilaksanakan oleh penulis.

C. Melaksanakan Audit

1. Membandingkan Kegiatan Perusahaan dengan SOP yang sudah ditetapkan

PT.Porto Indonesia Sejahtera sudah menerapkan penggunaan SOP terkait

dengan proses penjualan. Berikut ini adalah hasil perbandingan antara kejadian

rill pada penjualan dengan SOP yang sudah ditetapkan. Checklist di bawah ini

diisi sendiri oleh penulis berdasarkan kejadian sesungguhnya ketika menulis

penelitian.

a. Perbandingan Penjualan Tunai Rill dengan SOP

Tabel IV.4

Perbadingan Penjualan Tunai Rill dengan SOP

Nama Perusahaan : PT. Porto Indonesia Sejahtera Periode Audit :

73

September – Oktober

2019

Program yang diaudit: Penjualan Tunai dan Penagihannya

No Pernyataan Y T

1 Sales

a. Menerima Purchase order dari pelanggan √

b. Mencatat pesanan kedalam buku sales √

c. Menginput pesanan ke data sales admin √

d. Melakukan konfirmasi kepada pelanggan apabila ada stok

yang kosong √

e. Menerima Proforma invoice dari AR untuk ditagihkan √

f. Menagih pembayaran dimuka kepada pelanggan atas

Proforma invoice √

g. Menerima bukti bayar dari pelanggan atas Proforma

invoice dan menyerahkannya kepada AR √

Keterangan :

Tidak semua pelanggan memberikan purchase order secara tertulis, karena

beberapa pelanggan masih melakukan pemesanan secara lisan saja kepada sales.

2 Sales admin

l. Menerima pesanan dari sales √

m. Mengecek stok untuk pesanan dari sales tersebut √

n. Apabila stok tersedia, sales admin menginput orderan

tersebut ke dalam sistem komputer. Apabila stok tidak

tersedia, sales admin meminta sales untuk konfirmas

√

o. Mencetak Sales order yang telah dibuat dari pesanan sales

dan meminta otorisasi kepada pejabat berwenang √

p. Menerima Sales order yang telah diotorisasi oleh pejabat

berwenang √

q. Membuat Delivery order sesuai dengan stok yang telah

disetujui oleh pejabat berwenang √

74

r. Menerima Proforma invoice yang telah diotorisasi

sebanyak 3 rangkap √

s. Menerima konfirmasi dari AR atas pembayaran oleh

pelanggan berdasarkan Proforma invoice √

t. Mencetak Delivery order & Invoice dan meminta otorisasi

pejabat berwenang √

u. Menerima Delivery order & Invoice yang telah disetujui

oleh pejabat berwenang √

v. Menerima Delivery order & Invoice rangkap 3 yang telah

ditandatangani oleh gudang, pengiriman, pelanggan,

kemudian diarsip oleh sales admin

√

Keterangan :

3 Pejabat berwenang

i. Memverifikasi status pelanggan dari sales order tersebut √

j. Apabila Sales order disetujui maka Sales order akan

ditandatangani, apabila tidak disetujui maka Sales order

akan dibatalkan

√

k. Menerima Proforma invoice dari sales admin sebanyak 3

rangkap untuk diotorisasi √

l. Mengotorisasi Proforma invoice √

m. Memberikan Proforma invoice yang telah diotorisasi

kepada sales admin √

n. Menerima Delivery order & Invoice untuk diotorisasi √

o. Mengotorisasi Delivery order & Invoice berdasarkan

Proforma invoice yang telah dibayarkan oleh pelanggan √

p. Menghasilkan Delivery order & Invoice yang telah

diotorisasi dan memberikan kepada sales admin untuk

diproses kembali

√

Keterangan :

75

4. Gudang

g. Menerima Delivery order Sebanyak 4 rangkap & Invoice

dalam amplop yang telah di TTD √

h. Menyiapkan barang sesuai dengan Delivery order √

i. Menandatangani Delivery order oleh pihak yang

menyiapkan barang √

j. Menghasilkan Delivery order yang telah ditandatangani

oleh gudang √

k. Mencatat pengeluaran stok pada kartu persediaan √

l. Menghasilkan Kartu Persediaan yang berisi mutasi stok

untuk kontrol dari perusahaan √

m. Menerima Delivery order rangkap ke-4 yang telah

ditandatangani oleh pelanggan untuk diarsip oleh gudang √

Keterangan :

5. Pengiriman

f. Menerima Delivery order & Invoice dalam amplop yang

telah ditandatangani oleh gudang √

g. Mencatat nomor kendaraan & ditandatangani oleh supir

yang mengirim barang tersebut √

h. Menghasilkan Delivery order yang telah ditandatangani

oleh Supir untuk diberikan kepada pelanggan √

i. Mengirim barang tersebut kepada pelanggan √

j. Menerima Delivery order yang telah ditandatangani oleh

pelanggan dan memberikan kepada sales admin rangkap 3

dan rangkap 4 diarsip oleh bagian gudang

√

Keterangan :

6. Penagihan

76

Berdasarkan checklist prosedur penjualan tunai dan penagihannya,

penerapan SOP telah dilakukan sesuai dengan standar yang ditetapkan

perusahaan, hal ini dibuktikan dengan hanya ada 1 jawaban TIDAK dan 44

jawaban YA dari 45 pertanyaan yang ada.

Tidak dilaksanakannya SOP pada bagian sales yaitu menerima

purchase order secara tertulis disebabkan oleh pelanggan yang masih

merupakan toko agen dan toko ritel, beberapa dari pelanggan masih

g. Menerima Proforma invoice yang telah diotorisasi

rangkap 1 & 2 √

h. Menerima bukti bayar dari sales/collector atas Proforma

invoice √

i. Memverifikasi Pembayaran dari pelanggan yang telah

diberikan oleh sales/collector √

j. Menginformasikan pembayaran dari pelanggan kepada

sales admin atas Proforma invoice √

k. Menerima Invoice yang telah diotorisasi oleh pejabat

berwenang √

l. Menginput pelunasan dari pelanggan kedalam sistem

komputer √

m. Memberikan cap lunas pada Invoice √

Keterangan :

Diaudit Oleh:

Fanny

22 Oktober 2019

77

menerapkan sistem tradisional sehingga saat melakukan pemesanan barang,

masih secara lisan saja kepada sales. Selain daripada hal itu, seluruh SOP yang

diterapkan perusahaan sudah dilakukan sesuai dengan standar yang diterapkan.

b. Perbandingan Penjualan Kredit Rill dengan SOP

Tabel IV.5

Perbandingan Penjualan Kredit Rill dengan SOP

Nama Perusahaan : PT. Porto Indonesia Sejahtera

Periode Audit :


2019

Program yang diaudit : Penjualan Kredit

No Pernyataan Y T

1 Sales

a. Menerima Purchase order dari pelanggan √

b. Mencatat pesanan kedalam buku sales √

c. Menginput pesanan ke data sales admin √

d. Melakukan konfirmasi kepada pelanggan apabila tidak ada

stok √

Keterangan :

Tidak semua pelanggan memberikan purchase order secara tertulis, karena

beberapa pelanggan masih melakukan pemesanan secara lisan saja kepada sales.

2 Sales admin

a. Menerima pesanan dari sales √

b. Mengecek stok untuk pesanan dari sales tersebut √

c. Apabila stok tersedia, sales admin menginput orderan

tersebut ke dalam sistem komputer. Apabila stok tidak √

78

tersedia, sales admin meminta sales untuk konfirmasi

kepada pelanggan

d. Mencetak Sales order yang telah dibuat dari pesanan sales

dan meminta otorisasi kepada pejabat berwenang √

e. Menerima Sales order yang telah diotorisasi oleh pejabat

berwenang √

f. Membuat Delivery order sesuai dengan stok yang telah

disetujui oleh pejabat berwenang √

g. Mencetak Delivery order sebanyak 4 rangkap kemudian

diberikan kepada gudang agar menyiapkan barang yang

akan dikirimkan kepada pelanggan

√

h. Menerima Delivery order yang telah ditandatangani oleh

pelanggan rangkap ke-1 & ke-3 √

i. Membuat Invoice atas Delivery order yang telah

ditandatangani oleh pelanggan √

j. Mencetak Invoice sebanyak 4 rangkap serta dengan

Delivery order rangkap ke-1 & ke-3 kemudian diberikan

kepada pejabat yang berwenang untuk meminta otorisasi

√

k. Menerima Delivery order & Invoice rangkap ke-3 yang

telah diotorisasi pejabat berwenang, kemudian diarsip oleh

sales admin

√

Keterangan :

3 Pejabat Berwenang

a. Menerima Sales order dari sales admin untuk diotorisasi √

b. Memverifikasi status pelanggan dari sales order tersebut √

c. Apabila Sales order disetujui maka Sales order diotorisasi,

apabila tidak disetujui maka Sales order dibatalkan √

d. Menerima Invoice sebanyak 4 rangkap untuk diotorisasi √

79

e. Menghasilkan Invoice yang telah diotorisasi dan diberikan

kepada sales admin untuk diproses kembali √

Keterangan :

4 Gudang

a. Menerima Delivery order Sebanyak 4 rangkap untuk

menyiapkan barang yang akan dikirim kepada pelanggan √

b. Menyiapkan barang sesuai dengan Delivery order √

c. Menandatangani Delivery order oleh pihak yang

menyiapkan barang tesebut √

d. Menghasilkan Delivery order yang telah ditandatangani

oleh gudang & Invoice untuk diberikan kepada bagian

pengiriman

√

e. Mencatat pengeluaran stok pada kartu persediaan √

f. Menghasilkan Kartu Persediaan yang berisi mutasi stok

untuk kontrol dari perusahaan √

g. Menerima Delivery order rangkap ke-4 yang telah

ditandatangani oleh pelanggan untuk diarsip oleh gudang √

Keterangan :

5 Pengiriman

a. Menerima Delivery order yang telah ditandatangani oleh

gudang √

b. Mencatat nomor kendaraan & ditandatangani oleh supir

yang mengirim barang tersebut √

c. Menghasilkan Delivery order yang telah ditandatangani

oleh Supir yang akan diberikan kepada pelanggan √

d. Mengirim barang tersebut kepada pelanggan √

e. Menerima Delivery order rangkap ke-1, ke-3, ke-4 yang

telah ditandatangani oleh pelanggan, kemudian rangkap ke-√

80

1 & ke-3 diberikan kepada Sales admin, rangkap ke-4

diberikan kepada gudang.

Keterangan :

Diaudit Oleh:

Fanny

22 Oktober 2019

Berdasarkan checklist prosedur penjualan kredit, penerapan SOP

telah dilakukan sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan, hal ini

dibuktikan dengan hanya ada 1 jawaban TIDAK dan 31 jawaban YA dari 32

pertanyaan yang ada.

Tidak dilaksanakannya SOP pada bagian sales yaitu menerima

purchase order secara tertulis disebabkan oleh pelanggan yang masih

merupakan toko agen dan toko ritel, beberapa dari pelanggan masih

menerapkan sistem tradisional sehingga saat melakukan pemesanan barang,

masih secara lisan saja kepada sales. Selain daripada hal itu, seluruh SOP yang

diterapkan perusahaan sudah dilakukan sesuai dengan standar yang diterapkan.

c. Perbandingan Penagihan Piutang Rill dengan SOP

Tabel IV.6

Perbadingan Penagihan Piutang Rill dengan SOP

Nama Perusahaan : PT. Porto Indonesia Sejahtera

Periode Audit :


2019

Program yang diaudit: Penagihan Piutang

81

No Pertanyaan Y T

1 AR

a. Menerima Delivery order rangkap ke-1 & Invoice rangkap

ke-1, ke-2, dan ke-3. Mengarsip rangkap ke-3 √

b. Membuat Tanda Terima atas Invoice yang akan ditagihkan √

c. Membuat Form Penagihan √

d. Mencetak Tanda Terima dan menyatukannya bersama

dengan Delivery order beserta Invoice, kemudian

diberikan kepada sales/collector untuk ditagihkan

√

e. Menerima Tanda Terima yang telah ditandatangani oleh

pelanggan, kemudian diarsip sementara oleh AR √

f. Memeriksa Invoice yang akan atau sudah jatuh tempo √

g. Apabila pelanggan sudah membayar setelah ditagihkan via

telepon, maka AR akan menerima bukti pembayaran. √

h. Memverifikasi Bukti Bayar atas pembayaran pelanggan √

i. Menginput pelunasan yang telah diterima ke dalam sistem

komputer √

j. Memberikan cap lunas pada tanda terima √

k. Menghasilkan Tanda Terima yang telah dicap lunas dan

memberikan kepada pelanggan √

l. Apabila pelanggan tidak membayar setelah ditagihkan via

telepon, maka AR akan menyiapkan Invoice maupun Tanda

terima yang sudah ditandatangani oleh pelangan untuk

ditagihkan kembali setelah jatuh tempo

√

m. Membuat Form Penagihan √

n. Menyiapkan Tanda Terima yang telah ditandatangani oleh

pelanggan untuk ditagihkan kembali √

o. Melakukan follow up kepada pelanggan agar melakukan

pembayaran √

p. Membuat daftar pelanggan bermasalah terkait pembayaran √

82

q. Mencetak daftar pelanggan bermasalah dan kemudian

memberikannya kepada pejabat yang berwenang √

r. Menerima daftar pelanggan yang telah dimasukan ke

dalam blacklist √

s. Menginput pelanggan yang masuk dalam blacklist ke

sistem komputer √

Keterangan :

2 Sales/collector

a. Memeriksa Tanda Terima & Invoice √

b. Menerima Tanda Terima & Invoice yang telah diperiksa

dan menagihkan kepada pelanggan √

c. Mengisi Form Penagihan √

d. Menerima Tanda Terima yang telah ditandatangani oleh

pelanggan, kemudian diserahkan kembali kepada AR √

e. Menerima Tanda Terima yang telah ditandatangani untuk

ditagihkan kembali kepada pelanggan √

f. Mengembalikan Tanda Terima yang telah ditandatangani

oleh pelanggan kepada AR apabila pelanggan tidak mau

melakukan pembayaran saat sales/collector melakukan

penagihan

√

g. Menerima Bukti Bayar dari pelanggan apabila pelanggan

melakukan pembayaran atas Invoice yang telah jatuh

tempo

√

h. Mengisi Form Penagihan √

Keterangan :

3 Pejabat Berwenang

a. Menerima Daftar Pelanggan Bermasalah dari AR √

83

b. Melakukan review atas pelanggan-pelanggan yang

bermasalah √

c. Melakukan konfirmasi kepada sales atas pelanggan yang

bermasalah tersebut √

d. Memberikan keputusan sebagai solusi pelanggan yang

macet bayar √

e. Mendaftarkan pelanggan tersebut ke dalam daftar blacklist

pelanggan √

f. Mencetak daftar blacklist pelanggan √

Keterangan :

Diaudit Oleh:

Fanny

22 Oktober 2019

Berdasarkan checklist prosedur penjualan kredit, penerapan SOP telah

dilakukan sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan, hal ini dibuktikan

dengan tidak adanya jawaban TIDAK dari 34 pertanyaan yang ada.

Secara keseluruhan aktivitas operasional penjualan dan penagihan

piutang pada PT. Porto Indonesia Sejahtera telah dilaksanakan dengan sangat

baik dan sesuai dengan SOP, karena hampir seluruh checklist prosedur

mendapatkan jawaban YA, yang artinya sudah dapat dibuktikan bahwa SOP

berhasil dilaksanakan.

84

Berdasarkan SOP yang diterapkan oleh perusahaan, penulis menilai

bahwa pengendalian internal perusahaan sudah cukup baik. Karena beberapa

aktivitas operasional penjualan dan penagihan piutang memiliki keterkaitan

satu sama lain, sehingga ketika satu tahapan bermasalah, maka akan terdeteksi

oleh tahapan berikutnya. Seperti apabila tidak adanya tanda tangan dari gudang

setelah menyiapkan barang, maka bagian pengiriman tidak akan bisa

melakukan pengiriman karena dokumen dianggap tidak memenuhi syarat

kelengkapan dokumen pengiriman barang.

Hal seperti ini yang perlu dikembangkan oleh perusahaan agar

pengendalian internal bisa dilakukan dengan lebih baik lagi, dan bisa

mendeteksi masalah dari satu tahapan ke tahapan lainnya.

2. Melaksanakan Audit Operasional pada fungsi Penjualan dan Penagihan

Piutang

Perhitungan atas daftar pertanyaan pengendalian internal (ICQ)

dilakukan dengan menggunakan metode scoring yang dikemuakan oleh

Neuman, W. Lawrence (Social Research Method: Qualitative and Quantitative

Aprroach: 2006) seperti pada tabel berikut :

Tabel IV.7

Skala Interval

Score (%) Keterangan

85

81 – 100 Sangat Efektif dan Efisien

71 – 80 Efektif dan Efisien

61 – 70 Cukup Efektif dan Efisien

51 – 60 Kurang Efektif dan Efisien

0 < 50 Tidak Efektif dan Efisien

Tabel dibawah ini merupakan hasil checklist dari program audit fungsi

penjualan dan piutang PT. Porto Indonesia Sejahtera yang disusun

berdasarkan acuan dan hasil studi pendahuluan. Checklist berikut ini diisi

penulis berdasarkan hasil audit yang dilaksanakan penulis.

a. Internal Control Questionnaires (ICQ) - Penjualan

Tabel IV.8

Internal Control Questionnaires (ICQ) - Penjualan

Nama Perusahaan :

PT. Porto Indonesia Sejahtera

Periode Audit :

September – Oktober 2019

Program yang diaudit : Penjualan

NO. PERTANYAAN

JAWABAN

Y T TR

** Otorisasi atas transaksi dan kegiatan

1 Apakah setiap transaksi penjualan telah diotorisasikan

oleh pejabat yang berwenang ? √

86

2 Apakah dalam pemberian kredit telah diotorisasi oleh

pejabat yang berwenang ? √

3

Apakah perusahaan menggunakan daftar harga (price

list) tertulis yang telah ditetapkan oleh pejabat yang

berwenang ?

√

4 Apakah retur penjualan harus mendapatkan persetujuan

dari pihak yang berwenang ? √

5 Apakah perusahaan memiliki pedoman pemberian

potongan harga yang tertulis ? √

** Pemisahan fungsi atau tugas

Apakah fungsi penjualan terpisah dari :

6 - Bagian Keuangan ? √

7 - Bagian Akuntansi ? √

8 - Bagian Gudang ? √

** Dokumentasi dan pencatatan

9 Apakah perusahaan memperhatikan saldo piutang

pelangan dalam memberikan kredit ? √

10 Apakah perusahaan telah menetapkan jangka waktu

kredit untuk setiap pelanggan ? √

11 Apakah perusahaan membuat target penjualan secara

tertulis ? √

12

Apakah penggunaan formulir atas setiap transaksi

penjualan terkontrol dengan pemberian nomor urut

terlebih dahulu (pre numbered) ?

√

13 Apakah dalam setiap transaksi penjualan ada surat

pesanan (purchase order) dari pembeli ? √

14 Apakah setiap pengiriman barang didasarkan pada surat

delivery order ? √

87

15 Apakah bagian penjualan memeriksa stock dan harga

terlebih dahulu setelah menerima pesanan dari pelanggan

?

√

16 Apakah dokumen penjualan batal diarsip dengan baik? √

** Pengendalian atas penggunaan aktiva (Pengamanan harta

perusahaan)

17 Apakah bagian penjualan mengevaluasi penjualan atas

target yang dicapai secara rutin? √

18 Apakah bagian penjualan melakukan credit analysis

sebelum memberikan kredit ? √

** Pemeriksaan secara periodik oleh pihak independen

19 Apakah terdapat pemeriksaan secara berkala terkait

transaksi penjualan dan piutang usaha ? √

20 Apakah pemeriksaan dilakukan oleh pihak luar dari

fungsi penjualan ? √

Diaudit Oleh

Fanny

22 Oktober 2019

Berdasarkan tabel ICQ atas Penjualan diatas, diperoleh hasil sebagai berikut :

Tabel IV.9

Score ICQ - Penjualan

No. Kategori Kegiatan Y T TR

1 Otorisasi atas transaksi dan kegiatan 5

2 Pemisahan fungsi atau tugas 3

3 Dokumentasi dan pencatatan 7 1

88

4 Pengendalian atas penggunaan aktiva

(Pengamanan harta perusahaan)

2

5 Pemeriksaan secara periodik oleh pihak

independen

1 1

TOTAL 18 2 0

- Total Jawaban YA : 18/20 x 100% = 90%

- Total Jawaban TIDAK : 2/20 x 100% = 10%

Artinya, tingkat pengendalian internal yang diterapkan pada PT. Porto

Indonesia Sejahtera sudah sangat efektif dan efisien. Namun memang masih

memiliki beberapa kelemahan seperti yang terurai pada tabel ICQ diatas.

Yang pertama (pertanyaan no.13), pada kegiatan dokumentasi dan

pencatatan yaitu surat purchase order yang tidak selalu diterima sales dari

pelanggan, hal ini disebabkan karena beberapa pelanggan dari perusahaan

masih berupa toko agen dan toko ritel yang masih menerapkan sistem

tradisional sehingga pemesanan barang dilakukan secara lisan saja kepada

sales, hal ini juga yang menjadi salah satu penyebab SOP penjualan tidak dapat

diterapkan dengan baik oleh perusahaan.

Yang kedua (pertanyaan no.19), pada kegiatan pemeriksaan oleh pihak

independen yaitu tidak adanya pemeriksaan secara berkala terhadap proses

penjualan dan penagihan piutang, hal ini disebabkan oleh tidak adanya auditor

internal yang mampu berperan dalam pemeriksaan secara rutin terhadap

aktivitas operasional penjualan dan penagihan piutang secara detail.

Kelemahan ini merupakan hal yang paling berdampak besar pada seluruh

89

kegiatan operasional perusahaan. Karena dengan tidak adanya pemeriksaan

internal secara rutin, dapat menyebabkan adanya masalah-masalah yang tidak

terdeteksi sejak dini dan akhirnya akan menjadi kelemahan baru terhadap

pengendalian internal perusahaan.

Berdasarkan ICQ pada fungsi penagihan diatas, juga dapat

menggambarkan bahwa pengendalian internal perusahaan sudah dilakukan

dengan sangat baik dan sudah cukup kuat yang dapat digolongkan sebagai

kelebihan dari pengendalian internal perusahaan. Seperti pada fungsi otorisasi,

pemisahan tugas, dokumentasi, penggunaan aktiva. Karena dari pengendalian

setiap fungsi tersebut sudah cukup kuat, sehingga perusahaan dapat

meminimalisir potensi kecurangan yang dapat terjadi pada fungsi-fungsi terkait

kegiatan operasional penagihan piutang yang terdapat diperusahaan.

b. Internal Control Questionnaires (ICQ) - Penjualan

Tabel IV.10

Internal Control Questionnaires (ICQ) – Piutang

Nama Perusahaan :


Periode Audit :

September – Oktober 2019

Program yang diaudit : Fungsi Piutang Usaha

NO. PERTANYAAN JAWABAN

Y T TR

** Otorisasi atas transaksi dan kegiatan

1 Apakah pemberian kredit telah diotorisasikan oleh

pejabat yang berwenang ?

√

90

2 Apakah koreksi atas faktur dan penghapusan piutang

harus disetujui oleh pejabat perusahaan yang

berwenang?

√

** Pemisahan fungsi atau tugas

Apakah fungsi pencatatan piutang terpisah dari :

3 - Bagian Penjualan ? √

4 - Bagian Akuntansi ? √

5 Apakah penagihan hanya dilakukan oleh bagian

penagihan ?

√

** Dokumentasi dan pencatatan

6 Apakah bagian penagihan melakukan pengecekan

kembali atas invoice, surat jalan, Purchase Order

terhadap total laporan invoice yang diberikan oleh

bagian invoice ?

√

7 Apakah bagian penagihan mengelompokan invoice

tersebut perwilayah setelah menerima invoice ?

√

8 Apakah invoice dalam kota yang ditagih oleh

collector, ditulis dalam form laporan penagihan

collector ?

√

9 Apakah bagian finance membuat rekapan

pemasukan uang semua rekening berdasarkan

masing-masing buku posisi rekening ?

√

10 Apakah setiap invoice yang dikirimkan kepada

pelanggan dibuatkan tanda terima oleh bagian

penagihan ?

√

11 Apakah terdapat batasan kredit maksimal yang

diberikan kepada setiap pelanggan ?

√

91

12 Apakah dokumen atas piutang yang telah

dihapuskan diamankan untuk mencegah

penyalahgunaan ?

√

** Pengendalian atas penggunaan aktiva (Pengamanan harta

perusahaan)

13 Apakah bagian keuangan menghitung kecocokan uang

tunai dengan tanda terima yang diberikan oleh bagian

penagihan ?

√

14 Apakah batas waktu jatuh tempo yang diberikan oleh

perusahaan selalu dipatuhi oleh pelanggan ?

√

15 Apakah bagian keuangan memeriksa kesesuian jatuh

tempo cek/giro dengan buku tanda terima yang

diberikan oleh bagian penagihan ?

√

16 Apakah terdapat kebijakan manajemen untuk

memberikan punishment dan reward kepada bagian

penagihan ?

√

17 Apakah bagian collector melengkapi form laporan

penagihan sesuai dengan penerimaan dari pelanggan ?

√

18 Apakah terdapat kebijakan manajemen untuk piutang

usaha yang tidak tertagih ?

√

19 Apakah bagian penagihan mengirimkan surat

pernyataan piutang kepada pelanggan setiap bulan ?

√

20 Apakah secara periodik dibuat analisa umur piutang dan

yang sudah lama jatuh tempo difollow up ?

√

Diaudit Oleh

Fanny

22 Oktober 2019

Berdasarkan tabel ICQ atas Piutang diatas, diperoleh hasil sebagai berikut :

92

Tabel IV.11

Score ICQ - Piutang

No. Kategori Kegiatan Y T TR

1 Otorisasi atas transaksi dan kegiatan 2

2 Pemisahan fungsi atau tugas 2 1

3 Dokumentasi dan pencatatan 7 1

4 Pengendalian atas penggunaan aktiva

(Pengamanan harta perusahaan)

5 3

TOTAL 16 4 0

- Total Jawaban YA : 16/20 x 100% = 80%

- Total Jawaban TIDAK : 4/20 x 100% = 20%

Artinya adalah, tingkat pengendalian internal yang diterapkan pada PT.

Porto Indonesia Sejahtera sudah efektif dan efisien. Namun memang masih

memiliki beberapa kelemahan seperti yang terurai pada tabel ICQ diatas.

Yang pertama (pertanyaan no.5), pada kegiatan pemisahan fungsi atau

tugas yaitu penagihan tidak hanya dilakukan oleh bagian penagihan saja tetapi

dilakukan juga oleh sales, hal ini dapat menjadi sangat beresiko terhadap

penagihan piutang karena sales merupakan pihak yang melakukan penjualan

kepada pelanggan dan jika piutang ditagihkan oleh sales juga, maka

pengendalian internal akan menjadi sangat sulit dikendalikan.

Yang kedua (pertanyaan no.14), pada kegiatan pengendalian atas

penggunaan aktiva yaitu batas waktu jatuh tempo yang tidak selalu ditepati

93

oleh pelanggan, hal ini disebabkan oleh tidak adanya kebijakan yang tegas dari

perusahaan terhadap pelanggan yang tidak membayarkan piutang tepat waktu,

sehingga apabila terus dibiarkan dapat menjadi sangat merugikan perusahaan

dan melemahkan pengendalian terhadap penagihan piutang.

Yang ketiga (pertanyaan no.16), pada kegiatan pengendalian atas

penggunaan aktiva juga yaitu tidak adanya sistem reward dan punishment pada

bagian penagihan, hal ini disebabkan oleh tanggung jawab yang lebih

dibebankan kepada sales selaku pihak yang melakukan penjualan kepada

pelanggan, sehingga bagian penagihan hanya berperan untuk membantu sales

untuk memfollow-up pelanggan atas piutangnya saja.

Yang keempat (pertanyaan no.19), pada kegiatan pengendalian atas

penggunaan aktiva yaitu tidak adanya konfirmasi piutang yang dilakukan

secara rutin kepada pelanggan, hal ini masih dalam perencanaan perusahaan

untuk dilaksanakan, namun masih belum ada prosedur konfirmasi piutang yang

ditetapkan, jika konfirmasi piutang tidak dilakukan secara rutin oleh

perusahaan, maka kelemahan ini dapat berakibat paling fatal pada perusahaan

apabila terjadi kecurangan dan tidak terdeteksi akibat lemahnya pengendalian

terhadap penagihan piutang perusahaan.

Berdasarkan ICQ pada fungsi penjualan diatas, juga dapat

menggambarkan bahwa pengendalian internal perusahaan sudah dilakukan

dengan sangat baik dan sudah cukup kuat yang dapat digolongkan sebagai

kelebihan dari pengendalian internal perusahaan. Seperti pada fungsi otorisasi,

94

pemisahan tugas, dokumentasi, penggunaan aktiva. Karena dari pengendalian

setiap fungsi tersebut sudah cukup kuat, sehingga perusahaan dapat

meminimalisir potensi kecurangan yang dapat terjadi pada fungsi-fungsi terkait

kegiatan operasional penjualan yang terdapat diperusahaan.

Secara keseluruhan pengendalian internal terhadap fungsi penjualan

dan penagihan piutang pada PT. Porto Indonesia Sejahtera telah dilakukan

dengan sangat efektif dan efisien. Namun memang masih ada beberapa

kegiatan yang tidak diterapkan oleh perusahaan sehingga menimbulkan titik

lemah pada pengendalian internal terhadap penjualan dan penagihan piutang

perusahaan. Dan kelemahan-kelemahan inilah yang perlu diperbaiki oleh

perusahaan sebagai bentuk perbaikan atau peningkatan terhadap pengendalian

internal perusahaan.

D. Melaporkan Temuan dalam Bentuk Laporan Audit

Audit operasional bertujuan untuk membantu perusahaan menemukan

kelemahan atau kekurangan yang terjadi atas pengelolaan berbagai aktivitas yang

dimiliki oleh perusahaan. Laporan ini akan menyajikan hasil temuan yang didapat

oleh peneliti selama melakukan penelitian. Berikut akan disajikan laporan hasil

audit operasional pada fungsi penjualan dan penagihan piutang pada PT. Porto


95

Daftar Temuan dan Hasil Rekomendasi

Terhadap Kegiatan Operasional Penjualan dan Penagihan Piutang


No Temuan Keterangan

1 Kondisi Sales tidak selalu menerima surat Purchase Order tertulis dari

pelanggan.

Kriteria Sales menerima Purchase Order secara tertulis dari pelanggan

setiap kali melakukan transaksi penjualan.

96

Penyebab Pelanggan dari PT. Porto Indonesia Sejahtera merupakan toko

agen dan toko ritel yang mayoritas masih menerapkan sistem

tradisional, sehingga beberapa pelanggan masih tidak

memberikan Purchase Order secara tertulis dan melakukan

pemesanan secara lisan saja kepada sales.

Akibat Perusahaan tidak benar-benar bisa mengetahui apakah pesanan

yang dibuat oleh sales adalah pesanan yang benar-benar berasal

dari pelanggan tersebut, karena bisa saja pesanan tersebut

merupakan pesanan fiktif yang mengatasnamakan pelanggan

untuk kepentingan pihak lain selain pelanggan.

Rekomendasi Perusahaan sebaiknya menetapkan kebijakan yang mewajibkan

pelanggan untuk memberikan Purchase Order secara tertulis

kepada sales setiap kali melakukan transaksi penjualan, agar bisa

menjadi bukti pemesanan yang valid dari pelanggan.

2 Kondisi Tidak adanya auditor internal yang melakukan pemeriksaan

secara rutin.

Kriteria Adanya pemeriksaan oleh pihak independen secara rutin atas

kegiatan operasional perusahaan .

Penyebab

Belum adanya perencanaan dari perusahaan untuk

melaksanakan pemeriksaan oleh pihak independen atas kegiatan

operasional perusahaan, karena perusahaan menilai bahwa

kegiatan operasional masih berjalan dengan lancar dan masih

bisa dikendalikan dengan baik, sehingga pemeriksaan oleh pihak

independen secara rutin belum diperlukan oleh perusahaan untuk

saat ini.

Akibat Perusahaan tidak bisa mendeteksi sejak dini apakah ada

kesalahan yang terjadi dalam kegiatan operasional perusahaan,

perusahaan baru bisa mendeteksi kesalahan setelah masalah

sudah terjadi.

97

Rekomendasi Perusahaan sebaiknya sudah mulai mempertimbangkan untuk

melakukan pemeriksaan secara rutin atas kegiatan operasional

perusahaan. Pemeriksaan secara rutin ini harus dilakukan oleh

pihak independen, yaitu pihak tengah yang tidak terlibat dalam

kegiatan operasional perusahaan dan pihak independen tersebut

bisa dikatakan sebagai auditor internal. Karena sejauh ini,

perusahaan belum pernah melakukan audit terhadap kegiatan

operasional perusahaan. Dan auditor internal dapat sangat

membantu perusahaan untuk mengevaluasi pengendalian

internal perusaaan.

3 Kondisi Penagihan tidak hanya dilakukan oleh bagian penagihan tetapi

bisa dilakukan oleh sales juga.

Kriteria Penagihan hanya dilakukan oleh bagian penagihan saja, tidak

dilakukan oleh sales.

Penyebab Penagihan bisa dilakukan oleh sales karena jika dilihat dari

aktivitasnya, sales merupakan pihak yang paling sering

melakukan kunjungan ke tempat pelanggan, sehingga bagian

penagihan juga meminta sales untuk menagihkan piutang

pelanggan. Dan juga penagihan piutang secara langsung dinilai

lebih efektif daripada melalui telepon saja.

Akibat Apabila penagihan dilakukan juga oleh sales, hal tersebut

dianggap terlalu besar resikonya untuk terjadi kecurangan.

Karena mengingat sales merupakan pihak yang menerima

pesanan dari pelanggan, dan apabila penagihan dilakukan oleh

sales juga maka perusahaan tidak akan bisa melakukan

pengendalian terhadap transaksi yang dilakukan antara

pelanggan dan sales.

Rekomendasi Perusahaan sebaiknya mempertimbangkan kebijakan agar

penagihan tidak dilakukan oleh sales, sebaiknya penagihan

hanya dilakukan oleh bagian penagihan dengan dibantu oleh

98

collector, karena penagihan yang dilakukan oleh sales dapat

dianggap sangat beresiko untuk terjadinya kecurangan.

4 Kondisi Waktu jatuh tempo yang tidak dipatuhi oleh pelanggan.

Kriteria Pelanggan membayarkan piutangnya tepat waktu sesuai dengan

waktu jatuh temponya.

Penyebab Pelanggan tidak membayarkan piutang secara tepat waktu sesuai

dengan watu jatuh tempo dikarenakan masih belum adanya

kebijakan yang tegas apabila pelanggan melewati waktu jatuh

tempo piutang .

Akibat Pelanggan tidak membayarkan piutang tepat waktu, hal ini

mengakibatkan melesetnya target penerimaan dana perusahaan

dari pelanggan. Sehingga bisa mengganggu perencanaan

perusahaan dalam pengalokasian dana perusahaan. Dan juga

apabila dibiarkan saja, pelanggan akan menjadi terbiasa untuk

tidak membayarkan piutangnya tepat waktu dan mungkin juga

pelanggan akan semakin mengulur waktu saat melakukan

pembayaran piutangya dari waktu jatuh tempo seharusnya,

bahkan bisa menjadi penyebab macet bayar dari pelanggan. Hal

ini akan sangat merugikan perusahaan.

Rekomendasi Perusahaan sebaiknya menetapkan kebijakan/sanksi yang tegas

kepada pelanggan yang tidak membayarkan piutang sesuai

dengan waktu jatuh tempo. Hal ini bertujuan untuk memberikan

efek jera kepada pelanggan yang tidak membayarkan piutang

tepat waktu jatuh tempo.

5 Kondisi Tidak adanya reward dan punishment untuk bagian penagihan.

Kriteria Adanya penerapan reward dan punishment untuk bagian

penagihan.

Penyebab Tidak adanya penerapan reward dan punishment untuk bagian

penagihan karena selama ini perusahaan menganggap bahwa

sales lah bagian yang paling bertanggung jawab atas

99

pembayaran piutang dari pelanggan, dan bagian penagihan

hanya berperan untuk memfollow up pelanggan atas piutang

yang dimilikinya.

Akibat Tidak adanya reward dan punishment untuk bagian penagihan

berakibat pada kinerja dalam melakukan penagihan piutang

kepada pelanggan. Penagihan yang dilakukan oleh bagian

penagihan bisa menjadi tidak maksimal karena tidak adanya

tanggung jawab atas target penagihan piutang yang jatuh tempo.

Dan hal ini juga bisa menjadi salah satu penyebab dari

pembayaran pelanggan yang tidak tepat waktu dari waktu jatuh

tempo, karena bagian penagihan tidak maksimal dalam

menagihkan piutang.

Rekomendasi Perusahaan sebaiknya sudah mulai mempertimbangkan

penerapan sistem reward dan punishment untuk bagian

penagihan. Hal ini bertujuan untuk memberikan dorongan kerja

kepada bagian penagihan, agar lebih maksimal dalam

melakukan penagihan kepada pelanggan.

6 Kondisi Tidak adanya konfrmasi piutang secara rutin kepada pelanggan.

Kriteria Adanya konfirmasi piutang secara rutin kepada pelanggan oleh

bagian penagihan.

Penyebab Sudah adanya perencanaan dari perusahaan untuk melakukan

konfirmasi piutang secara rutin, namun belum dilaksanakan

sampai saat ini. Karena perusahaan masih mempertimbangkan

beberapa hal terkait aktivitas bagian penagihan yang sudah

cukup efektif, perusahaan juga menilai bahwa penagihan piutang

masih berjalan dengan lancar dan masih bisa dikendalikan

dengan baik, sehingga konfirmasi piutang secara rutin masih

dalam tahap perencanaan oleh perusahaan untuk saat ini.

Akibat Tidak adanya konfirmasi piutang secara rutin kepada pelanggan

bisa berakibat pada selisih antara saldo piutang menurut

100

pencatatan pelanggan dengan saldo piutang menurut pencatatan

perusahaan. Dan selisih ini salah satu penyebabnnya bisa

disebabkan oleh kecurangan yang disengaja, namun tidak pernah

terdeteksi oleh perusahaan karena tidak adanya konfirmasi

piutang yang bisa menjadi bentuk pengendalian saldo piutang

pelanggan.

Rekomendasi Perusahaan sebaiknya sudah mulai melaksanakan rencana untuk

konfirmasi piutang secara rutin kepada pelanggan. Hal ini

bertujuan untuk mencocokan saldo piutang yang diakui oleh

pelanggan dengan saldo piutang yang diakui oleh peerusahaan.

Dan konfirmasi piutang kepada pelanggan juga dapat

meningkatkan pengendalian internal perusahaan.

Dilaporkan Oleh, Disetujui Oleh,

Fanny Verawati Tjoa

Direktur Keuangan

E. Pembahasan

Setelah melakukan berbagai tahapan audit operasional dan mendapatkan

hasil temuan audit yang dijelaskan pada laporan audit operasional diatas, pada

pembahasan ini akan dibahas juga keterkaitan antara hasil audit dengan tujuan

penelitian ini, yaitu :

4. Untuk membuktikan kesesuaian kegiatan operasional perusahaan atas fungsi

penjualan dan piutang pada PT.Porto Indonesia Sejahtera dengan standart

operating procedure (SOP).

101

5. Untuk membuktikan efektivitas dan efisiensi pengendalian internal atas

fungsi penjualan dan piutang di PT.Porto Indonesia Sejahtera.

6. Untuk mengetahui hasil audit operasional atas fungsi penjualan dan piutang

di PT.Porto Indonesia Sejahtera.

Berdasarkan tujuan penelitian diatas, maka dapat dijelaskan pula bahwa :

1. Kegiatan operasional perusahaan atas fungsi penjualan dan piutang pada PT.

Porto Indonesia Sejahtera telah dilaksanakan sesuai dengan standart

operating procedure (SOP) yang ditetapkan, meskipun berdasarkan hasil

audit yang telah dilakukan memang ditemukan beberapa hal yang belum bisa

dilaksanakan sesuai dengan SOP.

2. Pengendalian Internal atas fungsi penjualan dan piutang di PT. Porto

Indonesia Sejahtera telah diaudit melalui checklist tabel internal Control

Quisionaire (ICQ) dan menunjukkan hasil bahwa pengendalian internal atas

fungsi penjualan yang diterapkan sudah sangat efektif dan efisien, sedangkan

pengendalan internal atas fungsi piutang yang diterapkan sudah efektif dan

efisien saja

3. Audit atas fungsi penjualan dan piutang pada PT. Porto Indonesia Sejahtera,

penulis mendapatkan beberapa temuan yang dianggap bisa merugikan

perusahaan baik sekarang maupun pada waktu yang akan datang. Temuan-

temuan tersebut dianggap sebagai kelemahan perusahaan pada fungsi

penjualan dan piutang, penulis juga memberikan rekomendasi atas temuan-

temuan tersebut, tetapi keputusan pelaksanaan perbaikan atas temuan tersebut

seluruhnya merupakan hak perusahaan.

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan audit operasioal yang dilakukan atas fungsi penjualan dan

piutang pada PT. Porto Indonesia Sejahtera, penulis menarik kesimpulan bahwa :

1. Pelaksanaan kegiatan operasional penjualan dan penagihan piutang yang

berjalan sudah sesuai dengan standart operating procedure (SOP) yang

ditetapkan.

2. Pelaksanaan kegiatan operasional penjualan dan penagihan piutang yang

sudah berjalan dengan sangat efektif pada fungsi penjualan dan efektif pada

fungsi penagihan piutang,

3. Berdasarkan hasil audit operasional pada fungsi penjualan dan piutang di

PT. Porto Indonesia Sejahtera, masih ditemukan beberapa kelemahan yang

dimiliki perusahaan seperti yang sudah diuraikan pada pembahasan

sebelumnya dan perlu diperbaiki oleh perusahaan. Hal ini dapat dilihat dari

hasil checklist untuk program audit yang dilaksanakan, yang mana jawaban

“Ya” lebih besar dari jawaban “Tidak”.

B. Implikasi Masalah

Berdasarkan hasil penelitian tersebut dapat dikemukakan implikasi secara

teoritis, metodologi, dan manajerial sebagai berikut :

103

1. Secara Teoritis

Secara teoritis, teori yang digunakan untuk menjelaskan masing-masing

variabel pada penelitian ini sudah jelas, dengan menggunakan sumber-

sumber baik melalui buku ataupun dari peneliti sebelumnya yang dapat

dipertanggung jawabkan dan telah sesuai dengan kriteria.

2. Secara Metodologi

Secara metodologi, penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif

dengan pendekatan studi. Data yang digunakan adalah data primer yaitu

data yang langsung dikumpulkan oleh peneliti atau petugasnya dari sumber

pertamanya, dan juga data sekunder yaitu data yang langsung dikumpulkan

oleh peneliti sebagai penunjang dari sumber pertama seperti dokumentasi,

kertas kerja dan kuisioner.

3. Secara Manajerial

Secara manajerial, penelitian ini digunakan untuk menilai kegiatan

operasional fungsi penjualan dan piutang pada PT. Porto Indonesia

Sejahtera, serta mendeteksi segala permasalahan yang ada di perusahaan

terkait fungsi penjualan dan piutang. Sehingga dengan ditemukannya hal-

hal tersebut, pihak perusahaan dapat berusaha untuk memperbaiki

kelemahan-kelemahan yang sudah terdeteksi.

Dalam proses pelaksanaan audit operasional atas fungsi penjualan dan

piutang, penulis memiliki keterbatasan yaitu, penulis tidak mendapatkan akses

untuk mengamati laporan penjualan dan laporan piutang perusahaan, sehingga

104

dalam penelitian ini tidak dapat meneliti secara lebih rinci terkait setiap

transaksi penjualan serta piutang yang terjadi.

C. Saran

Berdasarkan hasil penelitian dan kesimpulan di atas, maka saran-saran yang

dapat diberikan berkaitan dengan fungsi penjualan dan piutang pada PT.Porto

Indonesia Sejahtera adalah sebagai berikut:

1. Bagi Perusahaan

Perusahaan hendaknya segera memperbaiki pengendalian internal yang

diterapkan pada fungsi penjualan dan piutang, karena berdasarkan hasil audit

operasional yang telah dilakukan, masih ditemukan beberapa kelemahan yang

bisa berpotensi untuk terjadinya kecurangan yang akan merugikan

perusahaan pada masa sekarang maupun pada masa yang akan mendatang.

Namun saran yang paling penting bagi perusahaan adalah agar perusahaan

mempertimbangkan untuk melakukan pemeriksaan internal secara rutin

terhadap kegiatan operasional perusahaan baik pada fungsi penjualan dan

penagihan piutang, maupun fungsi lainnya. Karena dengan tidak adanya

pemeriksaan internal secara rutin, dapat menyebabkan adanya masalah-

masalah baru yang tidak terdeteksi sejak dini, sehingga dapat menimbulkan

kelemahan baru yang dapat merugikan perusahaan secara langsung maupun

tidak langsung.

105

2. Bagi Peneliti Selanjutnya

Penulis berharap peneliti selanjutnya dapat meneliti dengan lebih detail dan

lebih baik lagi, tidak hanya pada fungsi penjualan dan piutang saja namun

bisa melanjutkan penelitian pada fungsi penerimaan kas juga. Dan juga

peneliti selanjutnya bisa menilai tingkat ekonomis pada fungsi penjualan dan

piutang, karena penelitian yang dilakukan saat ini, masih mengalami

keterbatasan pada data keuangan perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Agoes, Sukrisno. 2017. Auditing: Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan Oleh

Akuntan Publik. Edisi 5. Jakarta: Salemba Empat.

Bayangkara, IBK. 2015. Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi. Edisi 2.

Jakarta: Salemba Empat.

Agoes, Sukrisno dan Jan Hoesada. 2012. Bunga Rampai Auditing. Edisi 2. Jakarta:

Salemba Empat.

Kumaat, Valery.G. 2011. Internal Audit. Jakarta: Erlangga.

Nitari, Lili. 2018. Audit Operasional Atas Pengelolaan Persediaan Bahan Baku PT.

Marel Sukses Pratama. Skripsi Dipublikasikan. Yogyakarta: Universitas

Sanata Dharma.

Mulyadi. 2011. Auditing. Edisi 6. Jakarta: Salemba Empat.

Amir Abadi Jusuf. 2017. Pengantar Akuntansi, Buku 2. Edisi 5. Salemba Empat.

Boynton, W.C, Johnson, R.N, Kell, G.W. 2003. Modern Auditing. Edisi 7. Jakarta:

Erlangga.

Arens, Alvin A, Randal J, Elder, Mark S. Beasley. 2010. Auditing and Assurance

Services: An Integrated Approach, 13 th Edition. Pearson: Prentice HallInc.

Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi. Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat.

Bayangkara, IBK. 2016. Audit Manajemen. Edisi 2. Jakarta: Salemba Empat.

Hery. 2015. Analisis Laporan Keuangan. Edisi 1. Yogyakarta: Center For

Academic Publishing Services.

Harsanti, Agata Ria Apri. 2018. Audit Operasional Pada Fungsi Penjualan PT.

Mitra Grafindo Mandiri. Skripsi Dipublikasikan. Yogyakarta: Universitas

Sanata Dharma.

Juana, Pratama. 2009. Audit Operasional Atas Fungsi Penjualan dan Pengelolaan

Piutang Usaha PT. Moto Prima. Binus University e-Thesis Repository.

Jakarta: Binus.

Irwadi Maulana. 2016. Analisis Penerapan Audit Operasional Terhadap Fungsi

Penjualan Untuk Mengukur Efisiensi dan Efektivitas pada Tunas Auto.

Jurnal Akuntanika. Palembang: Universitas Anika Palembang

Nitari Lili. 2018. Audit Operasional Atas Pengelolaan Persediaan Bahan Baku Pada

PT. Marel Sukses Pratama. Skripsi Dipublikasikan. Yogyakarta:

Universitas Sanata Dharma.

Anang Setiawan Petrus. 2017. Audit Operasional Pada Fungsi Penjualan

Perusahaan E-Commerce (Studi Kasus di Perusahaan E-Commerce

Jejualan Yogyakarta). Skripsi Dipublikasikan. Yogyakarta: Universitas

Sanata Dharma.

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : Fanny

Jenis Kelamin : Perempuan

Tempat Tanggal Lahir : Jakarta, 23 Januari 1999

Alamat Rumah : Perumahan Duta Bandara Permai Blok 28A No.2,

Tangerang - Dadap

Nomor Handphone : 08999203055

Riwayat Pendidikan

Sekolah Dasar : SD Tunas Bangsa

Sekolah Menengah Pertama : SMP Gapura Kasih

Sekolah Menengah Atas : SMK Gapura Kasih

Perguruan Tinggi : Universitas Buddhi Dharma

IPK Terakhir : 3,68

Pengalaman Kerja : PT. Asia Media Persada (April 2016 s/d April 2017)

PT. Pulau Lima Jaya (Mei 2017 s/d Juli 2018)

PT. Porto Indonesia Sejahtera (Agustus 2018 s/d

Sekarang)

LAMPIRAN

Lampiran 1 – Delivery Order

Lampiran 2 – Sales Invoice

Lampiran 3 – Form Penagihan Collector

Lampiran 4 – Tanda Terima TTD oleh Pelanggan

Lampiran 5 – Contoh Penagihan oleh AR kepada Pelanggan melalui Telepon

Lampiran 6 – Purchase Order dari Pelanggan secara tertulis

Daftar Temuan dan Hasil Rekomendasi

Terhadap Kegiatan Operasional Penjualan dan Penagihan Piutang


No Temuan Keterangan

1 Kondisi Sales tidak selalu menerima surat Purchase Order tertulis dari

pelanggan.

Kriteria Sales menerima Purchase Order secara tertulis dari pelanggan

setiap kali melakukan transaksi penjualan.

Penyebab Pelanggan dari PT. Porto Indonesia Sejahtera merupakan toko

agen dan toko ritel yang mayoritas masih menerapkan sistem

tradisional, sehingga beberapa pelanggan masih tidak

memberikan Purchase Order secara tertulis dan melakukan

pemesanan secara lisan saja kepada sales.

Akibat Perusahaan tidak benar-benar bisa mengetahui apakah pesanan

yang dibuat oleh sales adalah pesanan yang benar-benar berasal

dari pelanggan tersebut, karena bisa saja pesanan tersebut

merupakan pesanan fiktif yang mengatasnamakan pelanggan

untuk kepentingan pihak lain selain pelanggan.

Rekomendasi Perusahaan sebaiknya menetapkan kebijakan yang mewajibkan

pelanggan untuk memberikan Purchase Order secara tertulis

kepada sales setiap kali melakukan transaksi penjualan, agar bisa

menjadi bukti pemesanan yang valid dari pelanggan.

2 Kondisi Tidak adanya auditor internal yang melakukan pemeriksaan

secara rutin.

Kriteria Adanya pemeriksaan oleh pihak independen secara rutin atas

kegiatan operasional perusahaan .

Penyebab

Belum adanya perencanaan dari perusahaan untuk

melaksanakan pemeriksaan oleh pihak independen atas kegiatan

operasional perusahaan, karena perusahaan menilai bahwa

120

kegiatan operasional masih berjalan dengan lancar dan masih

bisa dikendalikan dengan baik, sehingga pemeriksaan oleh pihak

independen secara rutin belum diperlukan oleh perusahaan untuk

saat ini.

Akibat Perusahaan tidak bisa mendeteksi sejak dini apakah ada

kesalahan yang terjadi dalam kegiatan operasional perusahaan,

perusahaan baru bisa mendeteksi kesalahan setelah masalah

sudah terjadi.

Rekomendasi Perusahaan sebaiknya sudah mulai mempertimbangkan untuk

melakukan pemeriksaan secara rutin atas kegiatan operasional

perusahaan. Pemeriksaan secara rutin ini harus dilakukan oleh

pihak independen, yaitu pihak tengah yang tidak terlibat dalam

kegiatan operasional perusahaan dan pihak independen tersebut

bisa dikatakan sebagai auditor internal. Karena sejauh ini,

perusahaan belum pernah melakukan audit terhadap kegiatan

operasional perusahaan. Dan auditor internal dapat sangat

membantu perusahaan untuk mengevaluasi pengendalian

internal perusaaan.

3 Kondisi Penagihan tidak hanya dilakukan oleh bagian penagihan tetapi

bisa dilakukan oleh sales juga.

Kriteria Penagihan hanya dilakukan oleh bagian penagihan saja, tidak

dilakukan oleh sales.

Penyebab Penagihan bisa dilakukan oleh sales karena jika dilihat dari

aktivitasnya, sales merupakan pihak yang paling sering

melakukan kunjungan ke tempat pelanggan, sehingga bagian

penagihan juga meminta sales untuk menagihkan piutang

pelanggan. Dan juga penagihan piutang secara langsung dinilai

lebih efektif daripada melalui telepon saja.

Akibat Apabila penagihan dilakukan juga oleh sales, hal tersebut

dianggap terlalu besar resikonya untuk terjadi kecurangan.

121

Karena mengingat sales merupakan pihak yang menerima

pesanan dari pelanggan, dan apabila penagihan dilakukan oleh

sales juga maka perusahaan tidak akan bisa melakukan

pengendalian terhadap transaksi yang dilakukan antara

pelanggan dan sales.

Rekomendasi Perusahaan sebaiknya mempertimbangkan kebijakan agar

penagihan tidak dilakukan oleh sales, sebaiknya penagihan

hanya dilakukan oleh bagian penagihan dengan dibantu oleh

collector, karena penagihan yang dilakukan oleh sales dapat

dianggap sangat beresiko untuk terjadinya kecurangan.

4 Kondisi Waktu jatuh tempo yang tidak dipatuhi oleh pelanggan.

Kriteria Pelanggan membayarkan piutangnya tepat waktu sesuai dengan

waktu jatuh temponya.

Penyebab Pelanggan tidak membayarkan piutang secara tepat waktu sesuai

dengan watu jatuh tempo dikarenakan masih belum adanya

kebijakan yang tegas apabila pelanggan melewati waktu jatuh

tempo piutang .

Akibat Pelanggan tidak membayarkan piutang tepat waktu, hal ini

mengakibatkan melesetnya target penerimaan dana perusahaan

dari pelanggan. Sehingga bisa mengganggu perencanaan

perusahaan dalam pengalokasian dana perusahaan. Dan juga

apabila dibiarkan saja, pelanggan akan menjadi terbiasa untuk

tidak membayarkan piutangnya tepat waktu dan mungkin juga

pelanggan akan semakin mengulur waktu saat melakukan

pembayaran piutangya dari waktu jatuh tempo seharusnya,

bahkan bisa menjadi penyebab macet bayar dari pelanggan. Hal

ini akan sangat merugikan perusahaan.

Rekomendasi Perusahaan sebaiknya menetapkan kebijakan/sanksi yang tegas

kepada pelanggan yang tidak membayarkan piutang sesuai

dengan waktu jatuh tempo. Hal ini bertujuan untuk memberikan

122

efek jera kepada pelanggan yang tidak membayarkan piutang

tepat waktu jatuh tempo.

5 Kondisi Tidak adanya reward dan punishment untuk bagian penagihan.

Kriteria Adanya penerapan reward dan punishment untuk bagian

penagihan.

Penyebab Tidak adanya penerapan reward dan punishment untuk bagian

penagihan karena selama ini perusahaan menganggap bahwa

sales lah bagian yang paling bertanggung jawab atas

pembayaran piutang dari pelanggan, dan bagian penagihan

hanya berperan untuk memfollow up pelanggan atas piutang

yang dimilikinya.

Akibat Tidak adanya reward dan punishment untuk bagian penagihan

berakibat pada kinerja dalam melakukan penagihan piutang

kepada pelanggan. Penagihan yang dilakukan oleh bagian

penagihan bisa menjadi tidak maksimal karena tidak adanya

tanggung jawab atas target penagihan piutang yang jatuh tempo.

Dan hal ini juga bisa menjadi salah satu penyebab dari

pembayaran pelanggan yang tidak tepat waktu dari waktu jatuh

tempo, karena bagian penagihan tidak maksimal dalam

menagihkan piutang.

Rekomendasi Perusahaan sebaiknya sudah mulai mempertimbangkan

penerapan sistem reward dan punishment untuk bagian

penagihan. Hal ini bertujuan untuk memberikan dorongan kerja

kepada bagian penagihan, agar lebih maksimal dalam

melakukan penagihan kepada pelanggan.

6 Kondisi Tidak adanya konfrmasi piutang secara rutin kepada pelanggan.

Kriteria Adanya konfirmasi piutang secara rutin kepada pelanggan oleh

bagian penagihan.

AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN DAN …

Documents

Transcript of AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN DAN …