AUDIT ATAS SIKLUS PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

A. SIKLUS PENGELUARAN

Siklus Pengeluaran terdiri dari aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan akuisisi dan pembayaran barang serta jasa. Aktivitas utama dari siklus pengeluaran adalah transaksi pembelian (membeli barang dan jasa) dan transaksi pengeluaran kas (melakukan pembayaran). Pembelian dan pengeluaran kas mempunyai pengaruh yang besar terhadap laporan keuangan. 

Transaksi pembelian dan pengeluaran kas mempengaruhi sejumlah rekening sebagai berikut:

Persedian Barang Dagangan

Persedian Bahan Baku

Biaya Dibayar Dimuka

Asset Tetap

Asset lain-lain (misalnya: asset tak berwujud)

Kembalian Pembelian

Potongan Pembelian

Berbagai Jenis Biaya

Utang Dagang

Kas

System Informasi Akuntansi yang Membentuk Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran terdiri dari berbagai system akuntansi berikut ini:

a. System pembelian, yang terdiri dari berbagai prosedur berikut ini:

Prosedur permintaan pembelian

Prosedur order pembelian

Prosedur penerimaan barang

Prosedur penyimpanan barang

Prosedur pembuatan bukti kas keluar

Prosedur pencatatan utang

b. System pengeluaran kas, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

Prosedur pembayaran bukti kas keluar

Prosedur pencatatan pengeluaran kas

Tujuan Audit dalam Siklus Pengeluaran

Tujuan spesifik audit dalam setiap siklus perlu dirumuskan agar dapat menjadi pedoman bagi staf auditor dalam menjalankan pekerjaannya di lapangan. Pentingnya perumusan tujuan ini, guna mengantisipasi kemungkinan pelaksanaan audit tidak sesuai dengan program audit yang dirancang sebelumnya. Para pelaksana audit di lapangan dapat mengantisipasi dengan menyesuaikan aktivitasnya dengan rumusan tujuan audit yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Tujuan audit spesifik untuk siklus pengeluaran (Boynton, Johson dan Kell :79)

Kategori Asersi Kelompok Transaksi atau saldo

Tujuan audit spesifik

Eksistensi atau Kejadian

Transaksi pembelian mencerminkan barang dan jasa yang baik yang diterima dari pemasok selama periode yang diaudit

Transaksi pengeluaran kas mencerminkan pembayaran yang dilakukan kepada pemasok selama periode yang diaudit

Utang usaha yang tercatat mencerminkan jumlah kewajiban entitas yang ada pada tanggal neraca

Asset tetap mencerminkan asset produktif yang masih dimanfaatkan pada tanggal neraca

Asset tidak berwujud mencerminkan asset produktif yang masih dimanfaatkan pada tanggal neraca

Kelengkapan Semua pembelian dan pengeluaran kas yang dilakukan selama periode yang diaudit telah dicatat

Hutang usaha meliputi semua jumlah yang terutang kepada pemasok barang dan jasa per tanggal neraca

Saldo asset tetap meliputi semua transaksi perubahan yang terjadi selama periode yang diaudit

Saldo asset tidak berwujud meliputi semua transaksi perubahan yang terjadi selama periode yang diaudit

Hak dan Kewajiban

Entitas memiliki kewajiban sebagai akibat transaksi pembelian yang tercatat dalam periode yang diaudit

Entitas memiliki hak atas asset tetap sebagai akibat transaksi pembelian yang tercatat dalam periode yang diaudit

Entitas memiliki hak atas asset tidak berwujud sebagai akibat transaksi pembelian yang tercatat dalam periode yang diaudit

Utang usaha pada tanggal neraca mencerminkan kewajiban entitas kepada pemasok

Entitas memiliki hak atas asset tetap yang tercatat pada tanggal tanggal neraca

Entitas memiliki hak atas asset tidak berwujud yang tercatat pada tanggal tanggal neraca

Penilaian atau alokasi

Semua transaksi pembelian dan pengeluaran kas telah dicatat dalam jurnal, diringkas, serta diposting ke dalam akun yang benar

Utang usaha dinyatakan dalam jumlah yang benar kewajiban entitas pada tanggal neraca

Penyajian dan pengungkapan

Rincian pembelian dan pengeluaran kas mendukung penyajian akun yang berkaitan dalam

Utang usaha, asset tetap dan asset tidak berwujud diidentifikasi dan diklasifikan dengan semestinya dalam neraca

Pengungkapan yang memadai yang telah dibuat berkaitan dengan utang usaha, asset tetap dan asset

laporan keuangan, baik klasifikasi maupun pengungkapannya

tidak berwujud

Pemahaman Tentang Bisnis dan Bidang Usaha Klien Untuk Mengembangkan Strategi

Audit

Sebelum merancang program audit pengeluaran, auditor harus mempertimbangkan bisnis

klien, kekuatan pasar ekternal yang menggerakkan sektor bisnis, dan bagaimana kekuatan

tersebut mempengaruhi siklus pengeluaran perusahaan untuk mengerti arti penting siklus

pengeluaran perusahaan yang diaudit. Hal ini akan membantu dalam memahami risiko bisnis

klien, mengevaluasi apakah manajemen cukup memperhitungkan risiko tersebut, dan merancang

pengujian audit yang tepat. Pentingnya pemahaman atas bisnis dan usaha klien yang masing-

masing memiliki karakteristik yang berbeda. Pemahaman terhadap bidang usaha klien akan

membantu auditor memahami risiko bisnis klien.

Materialitas

Siklus pengeluaran merupakan proses utama dalam banyak bidang usaha dan

mencerminkan jumlah serta volume transaksi siklus ini dimana risiko salah saji material yang

tinggi. Auditor biasanya menghendaki tingkat resiko pengendalian yang rendah karena transaksi-

transaksi siklus pengeluaran merupakan sumber terjadinya salah saji material dalam laporan

keuangan.

Risiko Bawaan (inheren)

Dalam menilai risiko bawaan (inheren) untuk asersi-asersi siklus pengeluaran, auditor

harus mempertimbangkan faktor-faktor penting yang bisa mempengaruhi asersi-asersi di seluruh

laporan keuangan, serta faktor-faktor yang hanya berkaitan dengan asersi spesifik dalam siklus

pengeluaran.

Faktor-faktor yang dapat menimbulkan salah saji dalam asersi siklus pengeluaran mencakup

berikut ini :

Volume transaksi dalam siklus ini biasanya tinggi

Pembelian dan pengeluaran kas bisa dilakukan tanpa otoritasi yang sah

Pembelian aktiva yang dapat diselewengkan

Pembayaran atas faktur penjual mungkin dilakukan dua kali

Masalah akuntansi yang tidak tepat mungkin terjadi berkaitan dengan hal-hal seperti

apakah biaya harus dibebankan atau dikapitalisasi (misalnya: perlakuan atas biaya reparasi

dan pemeliharaan atau klasifikasi lease sebagai lease operasi atau modal)

Auditor harus bisa mempertimbangkan faktor-faktor  diatas pada saat menentukan risiko

bawaan (inheren) untuk siklus pengeluaran.

Risiko Prosedur Analitis

Pengujian analitis merupakan hal yang efektif dalam mengidentifikasi akun-akun siklus

pengeluaran yang mengandung salah saji. Risiko prosedur analitis merupakan unsur risiko

deteksi bahwa prosedur analitis tersebut akan gagal mendeteksi kekeliruan yang material.

B. SIKLUS TRANSAKSI PEMBELIAN

Perancangan Program Audit Untuk Pengujian Pengendalian- Transaksi Pembelian Fungsi

yang terkait

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:

1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian

2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok

3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan

pemilihan pemasok

4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok pilihan

5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok

6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk

disimpan

7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi

8. Fungsi akuntansi menerima faktur dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut,

fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian

Tanggung jawab setiap fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian diuraikan sebagai berikut:

1. Fungsi Gudang

Dalam system akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan

permintaan pembelian sesuai dengan posisi sediaan yang ada di gudang dan untuk

menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan

2. Fungsi pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang ,

menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order

pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3. Fungsi penerimaan barang

Dalam system informasi akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk

melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari

pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari

transaksi return penjualan

4. Fungsi pencatat utang

Dalam pemerolehan barang dan jasa , fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk

mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk

menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan

utang atau menyelenggarakan buku pembantu utang sebagai buku pembantu utang.

5. Fungsi akuntansi biaya

Dalam transaksi pembelian, fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab untuk mencatat

sediaan dan asset tetap. Dalam pemerolehan sediaan, fungsi akuntansi biaya bertanggung

biaya untuk mencatat kos sediaan barang yang dibeli ke dalam buku pembantu sediaan.

Dalam pemerolehan asset tetap, fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab untuk mencatat

kos asset tetap yang dibeli ke dalam buku pembantu asset tetap.

Dokumen dan Catatan Akuntansi

Dokumen

Dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian dibagi menjadi dua golongan :

1. Dokumen sumber yaitu dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam catatan

akuntansi,

2. Dokumen pendukung yaitu dokumen yang membuktikan validitas terjadinya transaksi

Berbagai dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian dapat dilihat berikut ini:

Transaksi Dokumen sumber Dokumen pendukung

Pembelian Bukti kas keluar Surat permintaan pembelian

Surat permintaan otorisasi investasi

Surat permintaan otorisasi reparasi

Surat permintaan penawaran harga

Surat order pembelian

Laporan penerimaan barang

Surat perubahan order

Faktur dari pemasok

Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah:

1. Register bukti kas keluar (voucher register). Jika dalam pencatatan utang, perusahaan

menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi

pembelian adalah register bukti kas keluar.

2. Jurnal pembelian. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable

procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal

pembelian

3. Buku pembantu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account

payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok

adalah buku pembantu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan

voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas

keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file)

4. Buku pembantu sediaan. Dalam system akuntansi pembelian, buku pembantu sediaan ini

digunakan untuk mencatat kos sediaan yang dibeli

Salah Saji Potensial, Aktivitas Pengendalian yang Diperlukan dan Prosedur Audit untuk

Pengujian pengendalian yang dapat Digunakan oleh Auditor terhadap Transaksi

Pembelian

Tabel 1

Salah Saji Potensial, Aktivitas Pengendalian yang Diperlukan dan Prosedur Audit untuk Pengujian

pengendalian yang dapat Digunakan oleh Auditor terhadap Transaksi Pembelian

Tahap transaksi

Salah saji potential Aktivitas pengendalian yang diperlukan

Pengujian pengendalian yang

dapat dilakukanPermintaan pembelian barang dan jasa

Barang dapat diminta untuk tujuan dan kuantitas yang tidak semestinya

Otorisasi umum dan khusus untuk setiap barang yang akan dibeli

Minta keterangan tentang prosedur otorisasi permintaan pembelian

Pembuatan surat order pembelian

Pembelian dapat terjadi dengan pembelian tidak semestinya

Setiap order pembelian harus didasarkan pada surat permintaan pembelian yang telah diotorisasi

Periksa dokumen surat permintaan pembelian yang melampiri setiap surat order pembelian

Penerimaan barang

Barang yang diterima kemungkinan tidak dipesan sebelumnya

Perusahaan kemungkinan menemukan barang yang rusak, kuantitas yang salah, salah jenisnya, salah barang

Setiap penerimaan barang harus terdapat surat order pembelian yang telah diotorisasi

Fungsi penerimaan barang menghitung, menginspeksi dan membandingkan barang yang diterima dengan surat order pembelian

Lakukan pemeriksaan terhadap laporan penerimaan barang dengan surat order pembelian yang bersangkutan

Lakukan pengamatan pelaksanaan prosedur oleh fungsi penerimaan barang

Penyimpanan barang

Fungsi gudang dapat memungkiri telah menyimpan barang yang dibeli

Setiap terjadi penyerahan barang dari fungsi penerimaan ke fungsi gudang harus didokumentasikan dalam “tanda terima barang”

Periksa “tanda terima barang”

Pembuatan bukti kas keluar

Bukti kas keluar dapat dibuat untuk barang yang tidak dipesan atau tidak diterima atau dapat salah pembuatannya

Untuk setiap bukti kas keluar harus sesuai dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok yang bersangkutan

Periksa bukti pendukung yang bersangkutan dengan bukti kas keluar

Pencatatan utang

Bukti kas keluar tidak dicatat

Bukti kas keluar dicatat dalam akun yang salah

Setiap pencatatan harus dilandasi dokumen sumber bukti kas keluar dan dokumen pendukung yang lengkap

Pengecekan secara independen posting ke dalam buku pembantu utang usaha,sediaan, asset tetap, dengan akun control yang bersangkutan dalam buku besar

Pertanggungjawaban semua formulir bernomor urut tercetak: surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan bukti kas keluar secara periodic

Panduan akun dan review pemberian kode akun

Review kinerja secara periodic oleh manajemen terhadap laporan yang berisi perbandingan asset, utang dan biaya sesungguhnya dengan jumlah yang dianggarkan

Lakukan pemeriksaan terhadap dokumen pendukunng

Review bukti adanya pengecekan independen

Lakukan pengamatan terhadap prosedur pelaksanaan kembali

Lakukan pengamatan terhadap prosedur pelaksanaan kembali

Minta keterangan dari manajemen hasil review atas kinerja; lakukan inspeksi terhadap laporan

Aktivitas pengendalian dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Berdasarkan salah saji yang diperkirakan akan terjadi dalam transaksi pembelian

sebagaimana dirinci pada table diatas, aktivitas pengendalian yang dapat mencegah dan

mendeteksi salah saji tersebut mencakup:

1. Otorisasi umum dan khusus untuk setiap pembelian

2. Setiap surat order pembelian harus didasarkan pada surat permintaan pembelian yang telah

diotorisasi

3. Setiap penerimaan barang harus terdapat surat order pembelian yang telah diotorisasi

4. Fungsi penerimaan barang menghitung, menginspeksi dan membandingkan barang yang

diterima dengan data barang yang tercantum dalam surat order pembelian

5. Penyerahan barang dari fungsi penerimaan ke fungsi gudang harus didokumentasikan dalam

“tanda terima barang”

6. Bukti kas keluar harus dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap dan sah

7. Setiap pencatatan ke register bukti kas keluar harus didukung dengan bukti kas keluar yang

dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap

8. Pengecekan secara independen posting ke dalam buku pembantu utang usaha,sediaan, asset

tetap, dengan akun control yang bersangkutan dalam buku besar

9. Pertanggungjawaban secara periodic semua formulir bernomor urut tercetak

10. Panduan akun dan review pemberian kode akun

11. Review kinerja secara periodic

Penyusunan Program Audit untuk Pengujian Pengendalian terhadap Transaksi Pembelian

Program audit untuk pengujian pengendalian terhadap transaksi pembelian

Prosedur audit Kertas

kerja

Tgl

pelaksa

naan

Pelaksa

naan

Keberadaan atau keterjadian

1. Lakukan pengamatan terhadap (termasuk pengamatan terhadap

pemisahaan fungsi)

a. Persetujuan atas surat permintaan pembelian

b. Order pembelian

c. Penerimaan barang

d. Pembuatan bukti kas keluar

2. Ambil sampel transaksi pembelian dari register bukti kas keluar

dan lakukan verifikasi terhadap tanggal, nama pemasok, dan

jumlah moneter dan nonmoneter. Lakukan pula pemeriksaan

terhadap dokumen pendukung berikut ini:

a. Bukti kas keluar

b. Laporan penerimaan barang

c. Surat order pembelian yang telah diotorisasi

d. Surat permintaan pembelian yang telah diotorisasi

e. Faktur dari pemasok

Kelengkapan

3. Periksa bukti yang digunakannya formulir bernomor urut

tercetak dan pertanggungjawaban pemakaian formulir tersebut

(surat order pembelian, laporan penerimaan barang, bukti kas

keluar)

Periksa secara selintas nomor urut bukti kas keluar yang dicatat

dalam register bukti kas keluar

4. Ambil sampel bukti kas keluar yang disetujui dan lakukan

pengusutan ke dokumen dan catatan akuntansi berikut ini:

a. Laporan penerimaan barang

b. Faktur dari pemasok

c. Surat order pembelian

d. Pencatatan ke dalam register bukti kas keluar

Penilaian atau alokasi

5. Untuk sampel yang diambil pada langkah ke-2 diatas periksa

bukti adanya:

a. Persetujuan pembelian semestinya untuk setiap transaksi

pembelian

b. Pengecekan independen terhadap pencatuman harga barang

dalam bukti kas keluar

c. Pengecekan independen terhadap keakuratan perhitungan

dalam bukti kas keluar

6. Periksa adanya pengecekan independen terhadap posting ke

buku pembantu dan jurnal untuk memperoleh keyakinan bahwa

tidak terjadi kekeliruan posting jumlah moneter atau akun.

Lakukan pengamatan terhadap prosedur persetujuan atas surat permintaan pembelian,

order pembelian, penerimaan barang, pembuatan bukti kas keluar. Pengamatan ini ditujukan

untuk membuktikan:

1. Adanya pemisahan tiga fungsi pokok : fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi

akuntansi dalam penanganan system pembelian.

2. Setiap transaksi pembelian dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi sehingga tercipta

adanya pengecekan intern dalam setiap pelaksanaan transaksi tersebut.

Dalam pengamatan terhadap pelaksanaan transaksi pembelian ini, auditor melakukan

pengamatan terhadap:

1. Persetujuan pada surat permintaan pembelian yang dilaksanakan oleh fungsi gudang atau

fungsi pemakai

2. Persetujuan pada surat permintaan otorisasi investasi dan surat permintaan reparasi oleh

manajemen puncak

3. Penerimaan barang yang dilaksanakan oleh fungsi penerimaan barang

4. Pencatatan kewajiban perusahaan kepada pemasok yang dilaksanakan oleh fungsi utang

Ambil sampel transaksi pembelian dari register bukti kas keluar dan lakukan pula

pemeriksaan terhadap dokumen pendukung. Aktivitas pengendalian yang diperiksa oleh auditor

dalam pemeriksaan terhadap bukti kas keluar tersebut adalah

1. Penggunaan formulir bukti kas keluar yang bernomor urut tercetak

2. Adanya pertanggungjawaban penggunaan formulir bukti kas keluar yang bernomor urut

tercetak tersebut

3. Tanda tangan otorisasi atas bukti kas keluar dari yang berwenang

4. Kesesuaian informasi yang dicantumkan dalam bukti kas keluar dengan informasi yang

tercantum dalam dokumen pendukungnya ( misalnya: informasi nama pemasok, nama dan

spesifikasi barang, kuantitas, kualitas, dan kondisi barang yang diterima, dan satuan barang)

5. Kelengkapan dokumen pendukung bukti kas keluar (surat permintaan pembelian, surat order

pembelian, laporan penerimaan barang, faktur dari pemasok)

6. Tanda tangan otorisasi atas dokumen pendukung dari yang berwenang

7. Ketelitian pencatatan informasi yang tercantum dalam bukti kas keluar ke dalam buku

pembantu sediaan, buku pembantu biaya, buku pembantu asset tetap, dan register bukti kas

keluar

C. Siklus Pengeluaran Kas

Definisi Siklus Pengeluaran Kas

Siklus pengeluaran kas adalah suatu rangkaian bisnis dan operasional pemrosesan data

terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Adapun tujuan

utama dalam siklus pengelauaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan

memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk

menjalankan aktivitasnya (Romney & Steinbart, 2005).

Sistem Pengeluaran Kas

Proses Sistem Pengeluaran kas diantaranya :

a. Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul dari sistem

pembelian.

b. Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok. Salinan dari

berbagai cek tersebut akan dikembalikan ke bagian utang usaha sebagai bukti bahwa telah

dibayar, dan akun utang usaha akan diperbarui untuk menyingkiran kewajiban tersebut.

c. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim informasi

ringkasan ke buku besar. Informasi tersebut direkonsiliasi dan dicatat ke akun pengendali kas

serta utang usaha.

Perancangan Program Audit Untuk Pengujian Pengendalian- Transaksi Pengeluaran Kas

Fungsi yang terkait

Berbagai fungsi yang terkait dalam transaksi pengeluaran kas berada ditangan unit, organisasi

berikut ini:

No Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi

1 Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas Bagian pemasaran atau bagian-bagian lain

2 Fungsi pencatat utang Bagian utang

3 Fungsi keuangan Bagian kasa

4 Fungsi akuntansi biaya Bagian akuntansi biaya

5 Fungsi akuntansi umum Bagian akuntansi umum

6 Fungsi audit intern Bagian audit intern

Penjelasan :

1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

Jika suatu fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya : untuk pembelian jasa dan

untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada

fungsi pencatat utang. Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi

yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan voucher payable system ,fungsi pencatat

utang kemudian membuat bukti kas keluar (voucher) untung memungkinkan fungsi keuangan

mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran

kas.

2. Fungsi pencatat utang

Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi

kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen

tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan

validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.

Dalam pencatatan utang tertentu (full fledged voucher system) , fungsi pencatatan utang juga

bertanggung jawab untuk menyelenggarakan arsip bukti kas keluar yang belum dibayar

(unpaid voucher file) yang berfungsi sebagai buku pembantu utang.

3. Fungsi keuangan

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek, meminta

otorisasi atas cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung

kepada kreditur.

4. Fungsi akuntansi biaya

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan

pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan sedian.

5. Fungsi akuntansi umum

Dalam system akuntansi pengeluaran kas, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas

pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek

6. Fungsi audit intern

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan

penghitungan kas (cash count) secara periodic dan mencocokkan hasil penghitungannya

dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini juga

bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit)

terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodic.

Dokumen dan Catatan Akuntansi

Dokumen

Dua dokumen yang digunakan dalam transaksi pengeluaran kas dapat dilihat berikut ini:

Transaksi Dokumen sumber Dokumen pendukung

Pengeluaran kas Bukti kas keluar Permintaan cek

Kuitansi

Cek

Sistem pengeluaran kas dirancang untuk mengendalikan pengeluaran dengan cek dan

pengeluaran secara tunai. Pada umumnya pengeluaran kas berupa pembelian jasa dan perjalanan

dinas yaitu dengan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang) dan

harus mendapatkan persetujuan dari fungsi yang bersangkutan.

Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlahnya

relative kecil), dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu dari

dua sistem yaitu : fluctuating fund system dan imprets fund system.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluran kas dengan cek menurut

Mulyadi (2001 : 510) antara lain :

a. Permintaan Cek (chec request) :

Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

kepada fungsi pencatat uang untuk membuat bukti kas keluar. Fungsi yang memerlukan kas

menulis permintaan cek kepada fungsi pencatatan utang untuk kepentingan pembuatan bukti kas

keluar, bukti kas keluar ini dibuat sebagai perintah fungsi keuangan untuk membuat cek sebesar

jumlah yang tercantum di dalam dokumen tersebut.

b. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasir sebesar

yang tercantum dalam dokumen tersebut. Disamping itu, dokumen ini berfungsi sebagai alat

pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai

dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.

c. Cek

Ada dua pilihan dalam penggunaan cek untuk pembayaran: (1) Check issuer membuat

cek atas nama, atau (2) Check issuer membuat cek atas unjuk cek atas nama dibuat dengan cara

mengisi nama orang atau perusahaan yang akan menerima pembayaran pada ruang “atas

penyerahan cek ini dibayarlah kepada ( ) dan mencoret kata-kata “atau pembawa”.

d. Kuitansi

Dokumen ini merupakan bukti tanda terima cek dari penerima cek pembayaran.

Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas adalah

1. Register cek (check register)

Register cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk

pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain.

2. Buku besar.

Akun buku besar terkait dalam transaksi pengeluaran kas adalah Utang usaha dan kas

Salah Saji Potensial, Aktivitas Pengendalian yang Diperlukan dan Prosedur Audit untuk

Pengujian Pengendalian yang dapat Digunakan oleh Auditor terhadap Transaksi

Pengeluaran Kas

Tahap transaksi Salah saji potential Aktivitas pengendalian yang

diperlukan

Pengujian pengendalian yang dapat dilaksanakan

Pembayaran utang Cek dikeluarkan untuk pembelian yang tidak diotorisasi

Bukti kas keluar dibayar lebih dari satu kali

Cek dikeluarkan dengan jumlah yang salah

Penandatanganan cek harus mereview bukti kas keluar dan kelengkapan dokumen pendukungnya

Bubuhkan cap lunas terhadap bukti kas keluar yang telah dibayar beserta dokumen pendukungnya

Pengecekan independen antara cek dengan bukti kas keluar

Lakukan pengamatan terhadap prosedur

Periksa cap lunas yang tercantum dalam bukti kas keluar yang telah dibayar beserta dokumen pendukungnya

Pelaksanaan kembali pengecekan independen

Pencatatan Cek yang dikeluarkan tidak dicatat

Kesalahan dalam pencatatan cek

Pertanggungjawaban semua nomor urut cek

Pengecekan secara independen posting ke dalam jurnal dengan akun control kas

Periksa pertanggungjawaban semua nomor urut cek

Review bukti adanya pengecekan independen

Cek tidak dicatat segera

dalam buku besar

Rekonsiliasi bank secara periodic oleh pihak yang independen

Pengecekan independen terhadap tanggal yang tercantum dalam bonggol cek (cheque scub) dengan tanggal pencatatannya

Periksa rekonsiliasi bank

Lakukan pengamatan terhadap prosedur; pelaksanaan kembali

Aktivitas Pengendalian dalam Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas

Berdasarkan salah saji yang diperkirakan akan terjadi dalam transaksi pengeluaran kas

sebagaimana dirincikan dalam tabel diatas, aktifitas pengendalian yang dapat mencegah dan

mendeteksi salah saji tersebut mencakup:

1. Penandatanganan cek harus me-review bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya.

2. Pembubuhan cap lunas terhadap bukti kas keluar yang telah dibayar beserta dokumen

pendukungnya

3. Pengecekan secara independen antara cek dengan bukti kas keluar

4. Pertanggungjawaban semua nomor urut cek

5. Pengecekan secara independen posting ke dalam catatan akuntansi

6. Rekonsiliasi bank secara periodic oleh pihak ketiga yang independen

7. Pengecekan secara independen terhadap tanggal yang tercantum dalam bonggol cek (check

stub) dan tanggal pencatatannya.

Penandatanganan cek harus me-review bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya.

Review dilakukan terhadap:

1. Jumlah moneter yang dicantumkan dalam cek sama dengan jumlah moneter yang tercantum

dalam bukti kas keluar.

2. Kelengkapan dokumen pendukung bukti kas keluar.

3. Setiap dokumen pendukung ditandatangani oleh manajer yang berwenang

4. Bukti kas keluar ditandatangani oleh manajer yang berwenang

Pengecekan secara independen antara cek dengan bukti kas keluar. Untuk menghindari

penulisan jumlah moneter yang salah pada cek, diperlukan pengecekan secara independen

sebelum cek dikirimkan kepada pemasok. Pengecek independen mengecek jumlah moneter yang

ditulis dalam cek dengan jumlah moneter yang tercantum dalam bukti kas keluar. Aktivitas

pengendalian ini ditujukan untuk menjamin asersi penilaian transaksi pengeluaran.

Pertanggungjawaban semua nomor urut cek. Formulir cek merupakan dokumen yang

dapat digunakan untuk memerintah bank agar membayar jumlah moneter tertentu kepada

pemasok. Oleh karena itu, pemakaian formulir cek perlu diawasi dengan menggunakan formulir

cek bernomor tercetak. Penggunaan formulir cek harus dipertanggungjawabkan melalui

pemakaian nomor urut tercetak yang tercantum dalam formulir cek. Cek dibatalkan akibat keliru

penulisannya atau rusak tetap harus disimpan untuk dipertanggungjawabkan. Aktivitas

pengendalian ini ditujukan untuk menjamin asersi kelengkapan transaksi pengeluaran kas.

Pengecekan secara independen posting ke dalam catatan akuntansi. Rekonsiliasi

merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam catatan akuntansi yang berbeda namun

berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatn pengeluaran kas, dokumen sumber yang

digunakan sebagai dasar pencatatan pengurangan kas adalah bukti kas keluar. Data dari dokumen

sumber ini dicetak melalui dua jalur:

1) Dicatat ke dalam register cek dan kemudian diringkas ke dalam akun control kas dan utang

usaha dalam buku besar,

2) Dicatat dalam buku pembantu utang sebagai rincian akun control utang yang tercantum

dalam buku besar. Dengan demikian, untuk mengecek ketelitian data akuntansi yang dicatat

di akun control utang usaha dalam buku besar, aktivitas pengendalian mengharuskan secara

periodic diadakan rekonsiliasi antara buku pembantu utang dengan akun control utang usaha

dalam buku besar.

Penyusunan Program Audit untuk Pengujian Pengendalian terhadap Transaksi

Pengeluaran Kas

Berdasarkan daftar prosedur audit yang dapat digunakan oleh auditor untuk melakukan

pengujian pengendalian terhadap transaksi pengeluaran kas sebagaimana yang tercantum dalam

tabel diatas dapat disusun program audit untuk pengujian pengendalian terhadap transaksi

pengeluaran kas. Berbagai prosedur audit yang terdapat dalam table 1 diklasifikasikan kembali

dalam tabel 2 menurut asersi yang dituju: keberadaan atau keterjadian, kelengkapan, penilaian

atau alokasi. Program audit untuk pengujian pengendalian terhadap transaksi pengeluaran kas

disajikan dalam tabel 2.

Prosedur Audit Kertas

kerja

Tgl

pelak

sanaan

Pelak-

sanaan

Keberadaan atau keterjadian

1. Lakukan pengamatan terhadap (termasuk pengamatan terhadap

pemisahan fungsi ):

a. Pembuatan cek

b. Pencatatan cek ke dalam register cek

2. Ambil sampel transaksi pengeluaran kas dari register cek dan

lakukan verifikasi terhadap tanggal, nama debitur, dan jumlah

moneter dan nonmoneter. Lakukan pula pemeriksaan terhadap

dokumen pendukung berikut ini:

a. Permintaan cek

b. Bukti kas keluar

c. Kuitansi

Kelengkapan

3. Periksa bukti yang digunakannya formulir cek bernomor urut

tercetak dan pertanggungjawaban pemakaian formulir tersebut

4. Ambil sampel bukti kas keluar yang telah dibayar dan lakukan

pengusutan ke dokumen dan catatan akuntansi berikut ini:

a. Permintaan cek

b. Kuitansi

c. Pencatatan ke dalam register cek

Penilaian atau alokasi

5. Untuk sampel yang diambil pada langkah ke-2 diatas periksa

bukti adanya:

a. Persetujuan semestinya untuk setiap transaksi pengeluaran kas

b. Pengecekan independen terhadap penulisan cek dengan bukti

kas keluar

6. Periksa adanya pengecekan independen terhadap posting ke buku

pembantu utang dan register cek untuk memperoleh keyakinan

bahwa tidak terjadi kekeliruan posting jumlah moneter atau akun

Penjelasan program audit untuk pengujian pengendalian terhadap transaksi pengeluaran

kas

Lakukan pengamatan terhadap prosedur pembuatan cek dan pencatatan cek ke dalam

register cek. Pengamatan ini ditujukan untuk membuktikan:

1) Adanya pemisahaan dua fungsi pokok: fungsi penyimpanan dan fungsi akuntansi dalam

transaksi pengeluaran kas

2) Setiap transaksi pengeluaran kas dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi sehingga

tercipta adanya pengecekan intern dalam setiap pelaksanaan transaksi tersebut.

3) Setiap pengeluaran kas segera dicatat ke dalam catatan akuntansi yang bersangkutan

Pengamatan dilaksanakan dengan mengikuti pelaksanaan pembuatan cek pencatatan

pengeluaran kas ke dalam register cek. Dalam pengamatan terhadap pelaksanaan pembuatan cek

ini, auditor melakukan pengamatan terhadap:

1. Review yang dilakukan oleh pembuat cek atas bukti kas keluar beserta dokumen

pendukungnya

2. Review atas otorisasi yang tercantum dalam bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya

Ambil sampel transaksi pengeluaran kas dari register cek dan lakukan pemeriksaan

terhadap dokumen pendukung. Auditor mengambil sampel bukti kas keluar yang telah dibayar

dari arsip dokumen tersebut yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi umum. Aktivitas

pengendalian yang diperiksa oleh auditor dalam pemeriksaan terhadap bukti kas keluar yang

telah dibayar tersebut adalah:

1. Penggunaan formulir bukti kas keluar dan cek bernomor urut tercetak

2. Adanya pertanggungjawaban penggunaan formulir bukti kas keluar dan cek yang bernomor

urut tercetak tersebut

3. Tanda tangan otorisasi atas bukti kas keluar dari yang berwenang

4. Kesesuaian informasi yang dicantumkan dalam bukti kas keluar dengan informasi yang

tercantum dalam dokumen pendukungnya (misalnya: informasi nama pemasok, jumlah

moneter)

5. Kelengakapan dokumen pendukung bukti kas keluar (permintaan cek, kuitansi)

6. Tanda tangan otorisasi atas dokumen pendukung dari yang berwenang

7. Ketelitian pencatatan informasi yang tercantum dalam buktikas keluar ke dalam buku

pembantu utang dan register cek.

EVALUASI HASIL PENGUJIAN PENGENDALIAN

Keseluruhan proses yang ditempuh oleh auditor di dalam memperkirakan risiko

pengendalian terhadap siklus pengeluaran. Taksiran resiko pengendalian ini berdampak terhadap

strategi audit yang ditempuh oleh auditor : pendekatan terutama substantive atau pendekatan

tingkat resiko pengendalian taksiran rendah.

Penaksiran resiko pengendalian untuk suatu asersi merupakan factor penentu tingkat

risiko deteksi yang dapat diterima untuk suatu asersi, yang pada gilirannya akan berdampak

terhadap tingkat pengujian substantive yang direncanakan (yang mencakup sifat, saat, dan

lingkup pengujian substantive) yang harus dilakukan untuk menyelesaikan audit. Jika risiko

pengendalian ditaksir terlalu rendah, risiko deteksi dapat terlalu tinggi ditetapkan dan auditor

dapat melaksanakan pengujian substantive yang tidak memadai sehingga auditnya tidak efektif.

Sebaliknya, jika risiko pengendalian ditaksir terlalu tinggi, auditor dapat melaksanakan

pengujian substantive melebihi dari jumlah yang diperlukan, sehingga auditor melakukan audit

yang tidak efisien.

Kasus I :

PEMERIKSAAN INTERNAL ATAS PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS DALAM MEMINIMALKAN SALAH SAJI

POTENSIAL PADA PT. AUTOPRIMA MAJU LESTARI PALEMBANG

Ivanni (aurelia_ivanni@yahoo.com) Siti Khairani (siti.khairani@mdp.ac.id)

Akuntansi STIE MDP

Tujuan penelitian ini adalah untuk menjelaskan pemeriksaan internal atas penerimaan dan

pengeluaran kas dalam meminimalkan salah saji potensial pada PT. Autoprima Maju Lestari

Palembang dan kemudian memberikan rekomendasi terhadap masalah-masalah yang terdapat

pada prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang berjalan kurang efisien, efektif, dan

ekonomis. Rekomendasi yang dapat diberikan sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa

diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan diharapkan dapat membantu perusahaan.

PT. Autoprima Maju Lestari didirikan pada tahun 2006 merupakan perusahaan yang bergerak di

bidang usaha rental mobil. Tujuan dari perusahaan ini adalah mendapatkan keuntungan dari

pemberian layanan jasa rental mobil bagi perusahaan lain yang ingin memanfaatkan mobil rental

sebagai kendaraan operasional perusahaan mereka, atau untuk mengurangi biaya pembelian

kendaraan operasional.

Dalam pelaksanaannya, PT. Autoprima Maju Lestari masih belum maksimal dalam pengolahan

transaksi. Mengingat sedemikian pentingnya aliran-aliran penerimaan dan pengeluaran kas bagi

kelangsungan hidup suatu perusahaan, maka diperlukan suatu perencanaan dan pengendalian

internal arus kas secara jeli dan seksama pada PT. Autoprima Maju Lestari yang belum pernah

dilakukan pemeriksaan internal atas penerimaan dan pengeluaran kas sebelumnya.

Dalam melakukan analisa atas internal control penerimaan dan pengeluaran kas pada PT.

Autoprima Maju Lestari melakukan langkah- langkah sebagai berikut:

1. Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas

Menganalisa kebijakan mengenai prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang berlaku

sehingga memudahkan dalam melakukan internal control.

2. Penyusunan program audit untuk pengujian pengendalian

Menurut Mulyadi (2008,h.7) perancangan program audit untuk pengujian pengendalian

terhadap transaksi terdiri dari lima tahap yaitu:

a. Pemahaman terhadap system informasi akuntansi untuk pelaksanaan transaksi

Perancangan program pengujian pegendalian, sistem informasi akuntansi memberikan

gambaran bagaimana entitas melaksanakan transaksi bisnis dan bagaimana entitas mengolah

informasi yang dihasilkan dari transaksi bisnis yang dilaksanakan

b. Penentuan kemungkinan salah saji potensial dalam setiap tahap pelaksanaan transaksi

Auditor perlu memahami kemungkinan terjadinya salah saji potensial yang terdapat dalam

setiap tahap pelaksanaan transaksi bisnis entitas.

c. Penentuan aktivitas pengendalian yang diperlukan untuk mendeteksi dan mencegah salah saji

potensial dalam setiap tahap pelaksanaan transaksi

Auditor perlu memiliki pengetahuan tentang aktivitas pengendalian yang diperlukan

untuk mendeteksi dan mencegah setiap salah saji potensial yang terdapat dalam setiap tahap

pelaksanaan transaksi bisnis.

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara pada pihak perusahaan, maka diperoleh

informasi yaitu :

1. Prosedur Penerimaan Kas

Prosedur penerimaan kas yang terdapat pada PT. Autoprima Maju Lestari adalah sebagai

berikut : Penerimaan pendapatan dari sewa kontrak dan Penerimaan pendapatan dari sewa harian

2. Prosedur Pengeluaran Kas

Prosedur pengeluaran kas/uang yang terdapat pada PT. Autoprima Maju Lestari adalah

berupa transaksi-transaksi pembayaran, yang terdiri dari: Pembayaran hutang berupa surat

penagihan yang dilengkapi dengan dokumen pendukung, pembayaran gaji karyawan dan

tunjangan lainnya

Pemahaman terhadap Sistem Informasi Akuntansi untuk Pelaksanaan Transaksi

Pada tahap awal program audit yang dilakukan untuk pengujian pengendalian atas

penerimaan dan pengeluaran kas yaitu dengan menetapkan tujuan audit, dan tujuannya adalah

untuk mengidentifikasi ancaman– ancaman yang dapat terjadi di dalam kas perusahaan dan

merencanakan perbaikan yang diperlukan untuk mengeleminasi ancaman tersebut.

Langkah-langkah kerja dalam rangka proses pengumpulan informasi yang berhubungan

dengan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas, antara lain:

1. Melakukan pengamatan atau observasi pada kegiatan penerimaan dan pengeluaran kas pada

PT. Autoprima Maju Lestari Palembang.

2. Melakukan wawancara atau interview kepada bagian keuangan.

3. Mengumpulkan informasi yang tertulis yang berhubungan dengan penerimaan dan

pengeluaran kas perusahaan.

Dengan mengetahui semua informasi yang berhubungan dengan penerimaan dan

pengeluaran kas PT. Autoprima Maju Lestari Palembang, akan lebih mudah untuk melakukan

audit internal atas penerimaan dan pengeluaran kas.

Penentuan Kemungkinan Salah Saji Potensial dalam Setiap Tahap Pelaksanaan Transaksi

Tahap selanjutnya adalah tahapan perancangan program audit pada penerimaan dan

pengeluaran kas PT. Autoprima Maju Lestari Palembang yaitu penentuan kemungkinan salah

saji potensial dalam setiap tahap pelaksanaan transaksi, dengan tujuan untuk menilai efektivitas

pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Dari hasil pengujian

ini, peneliti dapat lebih memahami pengendalian yang berlaku pada PT. Autoprima Maju Lestari

sehingga lebih mudah dapat diketahui potensi–potensi terjadinya kelemahan pada berbagai

aktivitas yang dilakukan.

Dari hasil evaluasi terhadap pengendalian internal atas penerimaan dan pengeluaran kas

PT. Autoprima Maju Lestari dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern yang telah

ditetapkan perusahaan cukup memadai, namun berdasarkan kuesioner pengendalian internal,

terdapat beberapa kelemahan di dalam pelaksanaan intern atas penerimaan dan pengeluaran kas

yang ditinjau dari segi penerimaan kas, pengeluaran kas, dan pengendalian.

Penentuan Aktivitas Pegendalian yang Diperlukan untuk Mendeteksi dan Mencegah

Salah Saji Potensial dalam Setiap Tahap Pelaksanaan Transaksi

Pada tahap dilakukan aktivitas pengendalian untuk mendeteksi dan mecegah salah saji

potensial yang terdapat dalam setiap pelaksanaan transaksi. Aktivitas pengendalian tersebut

terdiri dari pengendalian pengolahan informasi, pemisahan tugas, pengendalian fisik, dan review

terhadap kinerja.

Penentuan Prosedur Audit untuk Mendeteksi Efektivitas Aktivitas Pengendalian

Dari prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang ditetapkan PT. Autoprima Maju Lestari

terdapat beberapa kelemahan yang bisa merugikan perusahaan. Kelemahan tersebut terdapat

pada penerimaan maupun pengeluaran kas. Kelemahan- kelemahan tersebut antara lain:

1. Terdapat rangkap fungsi

Masih banyak terdapat rangkap fungsi yang terjadi di dalam perusahaan, yaitu fungsi

penerimaan kas, fungsi pengeluaran kas, fungsi akuntansi, fungsi otorisasi dan fungsi

penyimpanan kas. Yang dilaksanakan sendiri oleh bagian keuangan.

2. Tidak ditetapkannya pemeriksaan, yakni memeriksa kebenaran jumlah kas yang ada

dibandingkan dengan jumlah kas yang tercatat. Fungsi ini seharusnya ditetapkan oleh

peusahaan untuk dilakukan oleh bagian akuntansi dengan cara pembuatan rekonsiliasi bank.

3. Perusahaan tidak memiliki auditor internal dan staff keuangan yag berfugsi sebagai internal

auditor. Hal ini dapat menyebabkan diragukannya kebenaran laporan yang dibuat.

4. Perusahaan tidak memberikan pelatihan bagi karyawan. Hal ini membuat karyawan menjadi

tidak berpengalaman serta kurang efisien dan efektif dalam melakukan pekerjaan.

Penyusunan Program Audit untuk Pengujian Pengendalian terhadap Transaksi

Tabel 1

Program Audit untuk Pengujian

Pengendalian terhadap Penerimaan

dan Pengeluaran Kas

Penerimaan kas Pengeluaran kas

Keberadaan atau Keterjadian

1. Lakukan pengamatan tentang pemisahan

fungsi akuntansi dari fungsi penerimaan kas

2. Periksa cap lunas yang tercantum

didalamnya

3. Periksa otorisasi dari fungsi penjualan di

dalamnya.

4. Periksa tandatangan otorisasi pencatatan

faktur.

5. Periksa apakah bernomor urut cetak.

Keberadaan atau

Keterjadian

1. Lakukan pengamatan terhadap (termasuk

pengamatan terhadap pemisahan fungsi)

pembuatan cek dan pencatatan cek ke dalam

register cek.

2. Ambil sampel transaksi pengeluaran kas

dari register cek dan lakukan verifikasi

terhadap tanggal, nama debitur, dan jumlah

moneter dan non moneter.

Lakukanlah pula pemeriksaan terhadap

dokumen pendukung seperti permintaan cek,

bukti kas keluar, kuitansi

Kelengkapan

1. Bandingkan jumlah kas yang tercantum

dalam bukti setor bank dengan jumlah

penerimaan kas yang di catat dalam jurnal

penerimaan kas.

2. Bandigkan informasi dalam rekonsiliasi

bank dengan jurnal kas dan rekening koran ank

yang bersangkutan.

Kelengkapan

1. Periksa bukti digunakannya formulir cek

bernomor urut tercetk dan pertanggungjawaban

pemakaian formulir tersebut.

Ambil sampel ukti kas keluar yang telah

dibayar dan lakukan pengusutan ke dokumen

dan catatan akuntansi permintaan cek, kuitansi,

dan pencatatan ke dalam register cek.

Penilaian dan Alokasi Penilaian dan

1. Periksa bukti penggunaan formulir

faktur penjualan bernomor urut tercetak.

2. Pilih sampel faktur penjualan yang

diotorisasi oleh yang berwenang dan lakukan

pengusutan ke dalam jurnal penjualan.

Alokasi

1. Periksa bukti adanya persetujuan

semestinya untuk setiap transaksi pengeluaran

kas.

2. Periksa adanya pengecekan independen

terhadap posting ke buku pembantu utang dan

regster cek untuk memperoleh keyakinan

bahwa tidak terjadi kekeliruan posting jumlah

moneter atau akun.

Kasus 2 :

ANALISIS SIKLUS PEMBELIAN

(STUDI KASUS : PT.BERKAT UNGGULTAMA INDONESIA)

Disusun Oleh :

Dinda Adani S. P

Peran sistem informasi akuntansi dalam perusahaan ialah menyediakan informasi yang tepat dan

dapat dipercaya yang dibutuhkan manajemen untuk membantu dalam pengambilan keputusan

dan sebagai alat pengawasan dan pengendalian terhadap jalannya aktivitas perusahaan.

Penelitian ini memiliki tujuan untuk memahami sistem dalam siklus pembelian yang sedang

berjalan pada PT. Berkat Unggultama Indonesia, dan menganalisis apakah terdapat kelemahan

dari sistem yang sedang berjalan.

Setelah dilakukan analisis, apabila terdapat kelemahan maka akan dibuat solusi berupa

usulan desain sistem secara manual. Masalah yang ada dalam siklus pembelian PT.Berkat

Unggultama Indonesia ialah adanya struktur organisasi yang kurang memadai, dan kurangnya

pengendalian internal dalam perusahaan. Dari kelemahan tersebut perlu diperbaiki dengan

membuat usulan struktur organisasi, kebijakan manajemen, kebijakan akuntansi, dan standar

operasional prosedur yang baru.

Kegiatan pembelian dalam perusahaan dagang dilakukan dengan tujuan untuk menambah

stok perusahaan untuk kemudian dijual kembali kepada pihak lain tanpa adanya perubahan

bentuk barang tersebut. Pembelian memegang peranan penting dalam kegiatan perusahaan,

karena kemampuan perusahaan untuk memasarkan dan menjual barang tergantung pada jumlah

persediaan yang dimiliki oleh perusahaan. Kekurangan dalam pembelian dapat berakibat pada

tidak terpenuhinya permintaan yang ada, sementara kelebihan jumlah pembelian dapat

mengakibatkan menumpuknya persediaan di gudang, yang pada akhirnya akan menimbulkan

pemborosan. Dalam kegiatan pembelian juga diperlukan suatu sistem pembelian yang tepat agar

dapat menyediakan barang yang dibutuhkan sesuai dengan kuantitas dan kualitas yang

diinginkan pada waktu yang tepat.

PT.Berkat Unggultama Indonesia adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam

bidang logistic provider, penyedia jasa trucking, dan juga bertindak sebagai distributor untuk

berbagai macam buah-buahan dan frozen vegetables. Kegiatan pembelian dilakukan dengan

membeli ke supplier lokal dan impor buah-buahan yang kemudian akan didistribusikan pada

berbagai supermarket yang tersebar di seluruh Indonesia.

Berdasarkan pemikiran akan pentingnya sistem informasi akuntansi dalam siklus

pembelian, dan melihat pentingnya fungsi pembelian dalam perusahaan dan juga keunikan

perusahaan, maka penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana sistem yang berjalan pada siklus

pembelian di PT.Berkat Unggultama Indonesia.

Analisis data yang dilakukan dalam penelitian ini terdiri dari 3 tahap, antara lain :

1. Tahapan Analisis PT.Berkat Unggultama Indonesia

a) Mengumpulkan informasi umum perusahaan

Informasi umum yang dimaksud ialah informasi yang menyangkut sejarah perusahaan, bidang

usaha perusahaan, visi, dan misi serta tujuan perusahaan

b) Analisis Struktur Organisasi dan Uraian Kerja

Tahap awal analisis dimulai dari analisis struktur organisasi. Melalui tahapan ini diperoleh

informasi mengenai struktur organisasi perusahaan, job description, dan jumlah karyawan

melalui wawancara yang dilakukan kepada karyawan dan data yang didapat dari perusahaan.

c) Analisis Sistem dan Prosedur, dan Dokumen yang Dihasilkan Saat Ini

Tahap ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana sistem dan prosedur yang diterapkan oleh

perusahaan, hal ini mencakup Standar Operasional Prosedur (SOP) dan kebijakan yang

diterapkan oleh perusahaan terkait siklus pembelian-impor.

d) Identifikasi Masalah yang Dihadapi

Tahap ini dilakukan untuk mengetahui permasalahan yang sering dihadapi oleh manajemen.

Dengan mengetahui permasalahan yang sering dihadapi akan dapat diketahui hal yang

dibutuhkan oleh perusahaan.

2. Tahapan Evaluasi atas siklus pembelian-impor pada PT.Berkat Unggultama Indonesia

a) Setelah melakukan analisis, dilakukan tahap evaluasi atas informasi yang telah didapat. Tahap

evaluasi dilakukan dengan membandingkan antara yang dilakukan oleh perusahaan dengan teori

yang ada. Tahap evaluasi mempertimbangkan atas kemungkinan resiko yang terjadi dan

kelemahan pengendalian internal.

b) Menentukan alternatif solusi atas kelemahan dan kemungkinan terjadinya berbagai

penyimpangan untuk perbaikan bagi perusahaan.

3. Metode Perancangan Desain Sistem Manual

Seluruh informasi dan data yang telah diperoleh kemudian dianalisis dan dievaluasi.

Selanjutnya dari hasil analisa dan evaluasi tersebut apabila terdapat kelemahan maka akan

dibuat rancangan desain secara manual.

Analisis terhadap Struktur Organisasi dan Deskripsi Kerja

1. Perusahaan Tidak Memiliki Struktur Organisasi, Uraian Kerja, dan Standar Operasional

Prosedur yang tertulis

PT.Berkat Unggultama Indonesia tidak memiliki struktur organisasi , uraian kerja dan

juga standar operasional prosedur (SOP) yang tertulis, sehingga tidak ada uraian secara jelas dan

tertulis mengenai tugas dari masing-masing karyawan dan siapa yang bertanggungjawab atas

suatu kegiatan. Struktur organisasi baru dibuat oleh perusahaan ketika penulis meminta. Dengan

tidak adanya suatu SOP yang tertulis menyebabkan persepsi setiap karyawan tentang pelaksaaan

suatu prosedur menjadi berbeda-beda.

2. Adanya Perangkapan Jabatan

Dalam pelaksanaannya, di PT.Berkat Unggutama Indonesia ada suatu deskripsi kerja yang

terjadi dalam perusahaan, baik dalam fungsi yang saling terkait dan juga fungsi yang tidak saling

terkait. Untuk perangkapan deskripsi kerja yang saling terkait yaitu :

Karyawan yang bertugas untuk melakukan berbagai pembayaran tagihan atau pengeluaran kas

ialah Kasir, namun kasir juga yang bertugas untuk melakukan input atas pengeluaran yang

dilakukan oleh perusahaan ke dalam sistem akuntansi perusahaan. Dilakukannya tugas untuk

melakukan berbagai pembayaran dan bertanggung jawab atas kas kecil perusahaan sementara

kasir juga yang melakukan input atas pengeluaran kas perusahaan menunjukkan adanya

pengendalian internal yang lemah. Karena hal tersebut dapat meningkatkan resiko terjadinya

pencatatan atas transaksi yang tidak terjadi.

Terdapat pula jabatan lain namun dalam fungsi yang tidak terkait, yaitu :

1. Dikarenakan kosongnya posisi Manager HRD, maka Manager Finance & Accounting juga

kemudian melakukan tugas dari Manager HRD, yaitu mengenai absensi dan penghitungan gaji

karyawan

2. Bagian Administrasi yang posisinya ada dalam Finance & Accounting juga bertugas untuk

mengecek kehadiran karyawan gudang dikarenakan karyawan gudang sering meninggalkan

kantor tanpa pemberitahuan yang jelas.

3. Bagian Pajak bertugas untuk membuat tagihan dalam divisi Dry Goods, sementara untuk

Divisi Fresh Goods, penyusunan tagihan kepada outlet dilakukan oleh Administrasi.

4. Penagihan kepada principal dilakukan oleh Manager Dry Goods,sementara penagihan

kepada outlet dilakukan langsung oleh Manager Fresh Goods, padahal seharusnya tugas untuk

melakukan penagihan dapat dilakukan oleh collector.

Analisis Terhadap Dokumen yang Digunakan Terkait Siklus Pembelian

1. Dokumen yang dihasilkan oleh perusahaan secara manual dalam siklus pembelian,

seperti Memo Penerimaan Barang, Bank Payment Voucher tidak memiliki penomoran

urut yang sudah tercetak.

2. Diketahui apabila ada penerimaan barang, bagian gudang mengisi Memo Penerimaan

Barang, mengisi Buku Penerimaan Barang, dan meng-update kartu stock.

3. Kurangnya kedisiplinan dalam pengisian dokumen

Dalam setiap dokumen yang dihasilkan oleh perusahaan ada kolom yang digunakan

untuk membubuhkan tanda tangan dari pihak-pihak yang terkait, namun dalam

pelaksanaannya hal tersebut sering bahkan hampir tidak dilakukan oleh karyawan

PT.Berkat Unggultama Indonesia.

4. Kurangnya tembusan dokumen ke fungsi yang terkait

Analisis Terhadap Standar Operasional Prosedur dalam Siklus Pembelian

Analisis Standar Operasional Prosedur Pembelian

Kegiatan permintaan pembelian dilakukan berdasarkan adanya instruksi dari Direktur (untuk

reguler) dan dari outlet (untuk pembelian atas permintaan), dapat juga atas rekomendasi bagian

gudang. Dalam kegiatan permintaan pembelian, tidak ada formulir atau dokumen yang

mendokumentasikan hal tersebut,semua hanya dilakukan via telepon atau lisan, email, ataupun

melalui pesan singkat.

Dalam prosedur pembelian yang diterapkan oleh perusahaan, tidak ada prosedur dan dokumen

yang mengandung unsur saling mengecek antara barang yang dipesan dan barang yang diterima,

sehingga apabila perusahaan melakukan penghitungan stock dan selalu tidak pas, hal tersebut

juga bisa saja dikarenakan tidak adanya dokumen dan prosedur yang saling melakukan

pengecekan.

Analisis Standar Operasional Prosedur Penerimaan

Dalam kegiatan penerimaan barang, bagian yang bertugas melakukan penerimaan tidak

memiliki dokumen apapun yang menerangkan mengenai barang apa yang tiba, dan berapa

jumlah yang dipesan, sehingga tidak ada unsur yang bisa langsung saling mengecek kesesuaian

antara jumlah barang yang dipesan dan yang diterima.

Analisis Terhadap Standar Operasional Prosedur- Pembayaran Pembelian

Dalam PT.Berkat Unggultama Indonesia, kegiatan pengeluaran kas dalam jumlah besar, salah

satunya pembayaran pembelian untuk kegiatan impor dilakukan dengan pengajuan Bank

Payment Voucher oleh Manager Fresh Goods dan membutuhkan otorisasi dari kasir dan

Direktur. Hal tersebut sudah menunjukkan adanya unsur pengendalian, yaitu adanya otorisasi.

Analisis Kebijakan Pembelian Barang

1. Perusahaan telah membagi barang menjadi slow moving dan fast moving, namun

perusahaan belum menetapkan stok minimum untuk masing-masing jenis barang sehingga

terdapat ketidakjelasan kapan sebaiknya pembelian dilakukan.

2. Apabila bagian gudang ingin memberikan rekomendasi pembelian barang, tidak ada dokumen

yang menjelaskan adanya permintaan pembelian, melainkan hanya dilakukan secara lisan.

3. Perusahaan belum memiliki daftar atau list supplier.

Analisis Kebijakan Penerimaan Barang

1. Kunci gudang yang hanya dipegang oleh kepala gudang menunjukkan sudah adanya

pembatasan hak akses dalam perusahaan.

2. Bagian gudang, dikarenakan tidak memiliki tempat penyimpanan dokumen menjadi tidak

memiliki tembusan Memo Penerimaan Barang. Sebagai gantinya, bagian gudang membuat

catatan pada Buku Penerimaan Barang. Menurut penulis, tidak perlu membuat Buku

Penerimaan Barang. Cukup dengan kartu stok gudang, asalkan dalam pengisiannya harus

ditulis nomor Memo Penerimaan Barang sebagai dokumen acuan.

3. Jumlah barang yang dicatat di Memo Penerimaan Barang ditulis sesuai dengan jumlah yang

layak dijual, tidak dikurangkan dengan barang yang rusak. Apabila ada barang yang rusak

baru dikurangkan dari stok di pencatatan di kartu gudang. Sehingga, apabila hanya sekedar

melihat dari Memo Penerimaan Barang tidak diketahui jumlah barang yang rusak sebenarnya.

4. Perusahaan juga sudah memiliki kebijakan apabila barang yang diterima tidak dalam kondisi

tidak baik, walaupun kebijakan tersebut dapat berubah-ubah sesuai dengan kesepakatan

dengan supplier.

Analisis Kebijakan Pembayaran Pembelian

Dalam pengajuan pembayaran pembelian, perusahaan sudah menggunakan voucher, dan juga

menggunakan cek. Hal tersebut sudah menunjukkan adanya kelebihan, karena dengan

digunakannya voucher menunjukkan adanya dokumen yang berfungsi sebagai pemberitahuan

atas adanya pengajuan pembayaran. Dalam pengajuan voucher juga sudah melampirkan

dokumen pendukung berupa invoice untuk menjamin bahwa jumlah yang akan dikeluarkan

sesuai dengan jumlah yang memang harus dibayarkan oleh perusahaan.

Penggunaan cek juga memiliki kebaikan, yaitu transaksi pengeluaran kas juga direkam oleh

bank, yang secara periodik akan mengirimkan rekening koran ke perusahaan. Melalui rekening

koran juga dapat digunakan perusahaan untuk mengecek ketelitian catatan transaksi perusahaan.

Analisis Kebijakan Akuntansi

Pada dasarnya, apabila perusahaan melakukan input atas transaksi yang dilakukan ke dalam

menu General Ledger di software ND95, apabila dilakukan generate, maka akan muncul list

transaksi yang dilakukan oleh perusahaan selama periode tertentu.

Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan yang dilakukan oleh penulis, Data Entry

Operator tidak pernah melakukan input nilai barang impor yang dibeli. Untuk nilai persediaan

barang yang melakukan perhitungan ialah Direktur dan Manajer Accounting.

Untuk pencatatan atas pembayaran hutang, dilakukan saat kasir sudah menerima Bank Payment

Voucher yang telah dibayar atau apabila Direktur tidak menyerahkan Bank Payment Voucher,

kasir akan melakukan input ke General Ledger saat sudah mendapat rekening koran dari bank.

Jurnal saat pembayaran uang muka pembelian maupun pelunasan sama. Perusahaan hanya

memiliki jurnal pembayaran hutang, namun tidak ada jurnal saat terjadi pembelian barang.

Permasalahan yang Dihadapi oleh Perusahaan

Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan yang dilakukan didapat informasi dari perusahaan

bahwa selalu ada selisih jumlah persediaan, baik lebih ataupun kurang antara pencatatan dan

perhitungan fisik, selain itu berdasarkan hasil evaluasi yang lakukan atas struktur organisasi dan

deskripsi kerja, dokumen yang digunakan, prosedur pembelian, penerimaan, dan pembayaran

terlihat adanya permasalahan antara lain :

1. Struktur organisasi dan prosedur yang ada saat ini kurang memadai.

2. Adanya perangkapan jabatan pada fungsi yang saling terkait.

3. Dokumen yang dihasilkan oleh perusahaan tidak memiliki nomor urut.

4. Kurangnya kedisiplinan dalam pengisian dokumen.

5. Tidak ada dokumen yang mendokumentasikan permintaan pembelian.

6. Tidak ada dokumen yang dapat dijadikan unsur pengecekan kesesuaian barang yang

dipesan dengan barang yang diterima.

7. Kurangnya tembusan dokumen ke fungsi yang terkait

8. Tidak ada jurnal yang menunjukkan adanya pembelian.

9. Kurangnya pemanfaatan software yang dimiliki oleh perusahaan yang dapat

digunakan untuk mempermudah operasional perusahaan.