Nama: Syarif Muhammad MalikiNIM: 1211060075

AUDIT ATAS SIKLUS PEROLEHAN DAN PEMBAYARAN

Perolehan barang dan jasa meliputi hal-hal seperti pembelian bahan baku, peralatan, perlengkapan,

prasarana, raparasi dan pemeliharaan serta penelitian dan pengembangan.

SIFAT SIKLUS

Siklus perolehan dan pembayaran melibatkan setiap keputusan dan proses yang dibutuhkan untuk

memperoleh barang dan jasa guna melaksanaan operasi perusahaan.

Siklus tersebut biasanya dimulai dengan pengajuan permintaan pembelian oleh seorang karyawan

berwenang yang membutuhkan barang dan jasa dan berakhir dengan pembayaran atas setiap

manfaat yang diterima.

FUNGSI DAN ARUS DOKUMEN SIKLUS PEROLEHAN DAN PEMBAYARAN

PERUSAHAAN MANUFAKTUR

I.Permintaan Pembelian ( purchase requisition ) :

Suatu permintaan akan barang dan jasa oleh seorang karyawan yang berwenang. Misalnya :

- Permintaan bahan oleh mandor

- Reparasi kendaraan ke pihak luar oleh bagian umum kantor

- Permintaan asuransi inventaris perusahaan oleh manajemen

2.Order Pembelian ( PO ) :

Suatu dokumen yang mencatat uraian , jumlah , dan informasi , yang berkaitan dengan barang

dan jasa yang hendak dibeli perusahaan .

3.Laporan Penerimaan Barang ( receiving report ) :

Suatu dokumen yang dibuat pada saat barang berwujud diterima yang menunjukan uraian

tentang barang , jumlah yang diterima , tanggal penerimaan dan data lain yang dipandang

perlu .

4.Faktur Penjual (vendors invoice ):

Suatu dokumen yang menunjukan hal-hal seperti uraian dan jumlah barang serta jasa yang

diterima, harga termasuk ongkos angkut, syarat-syarat potongan tunai, dan tanggal penagihan.

5.Buku tambahan hutang dagang (accounts payable subsidiary ledger):

Buku besar tambahan untuk mencatat masing masing perolehan, pembayaran kas, dan saldo

total yang harus dibayar kepada penjual.

6.Cek ( Check ) :

Alat pembayaran untuk setiap perolehan pada saat jatuh tempo. Saat cek telah

diotorisasi oleh pejabat yang berwenang maka saat itu cek sudah merupakan suatu aktiva.

7.Laporan rekanan penjual ( Vendor's statement ) :

Laporan yang dibuat oleh pemasok dari klien yang dibuat setiap akhir bulan, mengenai saldo

awal, pembayaran, dan perolehan.

Dapat dimanfaatkan untuk dilakukan pemeriksaan silang antara laporan klien dan pemasok.

FUNGSI-FUNGSIDALAM SIKLUS SERTA PENGENDALIAN INTERN:

1.Pemrosesan order pembelian ( processing purchase order ) :

Permintaan setiap barang dan jasa yang dibuat oleh pegawai pihak klien merupakan titik awal

siklus. Bentuk pasti dari permintaan dan persetujuan yang dibutuhkan tergantung pada sifat barang

dan jasa serta kebijaksanaan perusahaan

Agar pengendalian intern berjalan dengan baik , bagian pembelian sebaiknya tidak bertanggung

jawab mengotorisasi perolehan atau menerima barang .

2.Penerimaan Barang Dan Jasa :

Kalau barang sudah diterima, pengendalian yang memadai mengharuskan dilakukannya penelitaian

atas uraian, jumlah, saat kedatangan, serta kondisi barang .

Hampir semua perusahaan mempunyai bagian penerimaan barang yang bertugas pembuat laporan

penerimaan sebagai bukti bahwa barang sudah diterima dan diteliti.

Biasanya sebuah tembusan dikirimkan ke bagian gudang dan lembar tembusan lain

di berikan kebagian hutang dagang agar mereka mendapat informasi yang diperlukan.

3. Pengakuan Kewajiban :

Bagian hutang dagang umumnya bertanggung jawab menguji ketepatan setiap

perolehan dan mencatatnya ke dalam daftar voucher atau buku harian hutang dagang.

Harus ada cross check antara faktur penjualan dari pemasok dengan dokumen order

pembelian, serta dengan dokumen penerimaan barang. Pengendalian penting adalah bagian

pencatat hutang dagang tidak mempunyai akses terhadap pengeluaran kas,dan aktiva lainnya.

4. Pemrosesan dan Pencatatan Pembayaran Kas :

Pengendalian terpenting dalam fungsi pembayaran kas terdiri dari penandatanganan setiap cek

oleh pejabat tertentu dengan otorisasi yang benar, pemisahan tanggung jawab antara yang

menandatangani setiap cek dengan yang menangani hutang dagang , dan adanya

pemeriksaan yang teliti atas setiap dokumen pendukung oleh penandatanganan cek pada saat

cek ditandatangani.

Pengujian Transaksi

Ada 4 pengujian perolehan dan pembayaran yang perlu diperhatikan, yaitu :

1.Perolehan atas barang dan jasa untuk kepentingan perusahaan ( Validitas ) :

Untuk memastikan bahwa barang dan jasa memang untuk keperluan perusahaan, bukan untuk

kepentingan pribadi atau kelompok manajemen tertentu yang dibebankan menjadi biaya atau

aktiva perusahaan.

2.Setiap perolehan yang terjadi telah dicatat ( kelengkapan ) :

Kelalaian mencatat suatu perolehan barang dan penerimaan jasa akan berakibat langsung

terhadap hutang dagang.

Jika klien menggunakan sistem perpetual maka auditor dapat mengurangi pengujian karena

sistem tersebut lebih dapat diandalkan.

3.Setiap perolehan diklasifikasi dengan tepat ( klasifikasi ) :

Auditor dapat mengurangi pemeriksaan suatu pengujian jika yakin bahwa pengendalian intern

telah memadai.

Pemisahan atas aktiva dan biaya yang terkait seperti: pemeliharaan aktiva, reparasi, prasarana

sangat menyita waktu.

4.Verifikasi terhadap pembayaran Kas :

Pengujian terhadap perolehan & pembayaran kas umumnya dilakukan bersamaan.

Pengendalian internal pokok, pengujian pengendalian yang umum , pengujian substantive yang

umum untuk setiap tujuan pengendalian intern. Asumsi yang mendasari pengendalian internal dan

prosedur-prosedur audit ini adalah adanya buku harian pembelian yang terpisah untuk mencatat

seluruh perolehan. Penting untuk mengaitkan sistem pengendalian intern dengan tujuan -tujuan

pengendaliannya, pengujuian pengendalian dengan pengendaliannya, dan pengujian substantive

transaksi dengan kesalahan moneter yang mungkin akan ada atau tidak ada tergantung pada

pengendalian dan kelemahan yang terdapat di dalam system tersebut.

Perlu diingatkan bahwa seperangkat pedoman prosedur untuk suatu penugasan audit tertentu akan

berbeda sesuai dengan pengendalian intern serta factor-faktor lainnya. Empat dari tujuh tujuan audit

atas perolehan memerlukan perhatian khusus. Kempat tujuan audit tersebut akan dibahas satu -

persatu berikut ini.

Perolehan Yang Dicatat Adalah Untuk Setiap Barang Dan Jasa Yang Diterima,

Sejalan Dengan Kepentingan Terbaik Dari Pihak Klien ( Validitas )

Kalau Auditor merasa puas bahwa pengendalian terhadap tujuan ini cukup memadai,

pengujian setiap transaksi yang tidak tepat dan sah dapat dikurangi. Kecukupan pengendalian

mungkin akan mencegah klien untuk memasukkan transaksi-transaksi yang sebenarnya memberikan

manfaat bagi manajemen atau karyawan lain dan buka bagi perusahaan yang sedang diaudit,

sebagai beban maupun sebagai aktiva perusahaan.

Dalam beberapa kasus, transaksi-transaksi seperti itu benar-benar kelihatan, misalnya perolehan

suatu barang untuk kepentinagn pribadi yang tidak diotorisasi oleh pejabat yang berwenang, atau

penggelapan sebenarnya atas kas dengan cara mencatat pembelian palsu ke dalam daftar voucher.

Dalam kejadian lain, kebenaran akan suatu transaksi lebih sukar untuk dievaluasi, seperti

pembayaran para pejabat perusahaan kepada suatu perkumpulan yang mempunyai gedung

pertemuan dan olahraga diluar kota ( Country club ), beban yang dibayarkan untuk liburan keluar

negeri bagi para anggota manajemen beserta keluarganya, atau pembayaran tidak

resmi kepada pejabat luar negeri yang disetujui oleh manajemen. Kalau pengendalian untuk setiap

transaksi seperti ini tidak memadai, maka pemeriksaan lebih luas terhadap setiap dokumen

pendukungnya harus dilakukan.

Setiap Perolehan Yang Terjadi Telah Dicatat ( Kelengkapan )

Kelalaian untuk mencatat perolehan barang dan jasa yang diterima selalu mempunyai akibat secara

langsung terhadap hutang dagang. Auditor dapat memahami dan menguji struktur pengendalian

intern untuk mengurangi risiko yang ditetapkan sehingga akan mengurangi pengujian rincian hutang

kalau dia merasa pasti bahwa semua perolehan sudah dicatat secara tepat dan sesuai dengan saat

terjadinya. Karena audit atas hutang dagang biasanya membutuhkan cukup banyak

waktu, maka strktur pengendalian intern yang efektif yang diuji dengan layak, dapat

sangat mengurangi biaya audit.

Kalau pihak klien menggunakan sistem persediaan perpetual, maka pengujian terhadap rincian

persediaan juga dapat sangat dikurangi kalau auditor yakin bahwa catatan perpetual tersebut dapat

diandalkan. Pengendalian terhadap perolehan didalam catatan perpetual tersebut biasanya diuji

sebagai bagian pengujian transaksi untuk setiap perolehan, dan pengendalian terhadap tujuan ini

ememegang peranan kunci dalam audit.

Pemasukan maupun jumlah biaya per unit ke dalam catatan persediaan perpetual memungkinkan

dikuranginya pengujian atas perhitungan secara phisik berserta biaya per unit kalau setiap

pengendalian berlaku secara efektif.

Setiap Perolehan Dinilai Dengan Benar ( Penilaian )

Karena penilaian terhadap banyak perkiraan seperti :

• Aktiva

• Hutang

• Biaya

Tergantung pada tempatnya pencatatan setiap transaksi didalam buku harian pembelian, perluasan

pengujian rincian terhadap banyak perkiraan neraca dan beban akan tergantung pada hasil evaluasi

auditor atas keefektivan pengendalian intern melalui evaluasi yang tepat atas transaksi perolehan itu

sendiri.

Sebagai contoh kalau auditor yakin bahwa setiap aktiva tetap telah dinilai dengan

benar didalam catatan pembukuan awal, maka dapat diterima untuk melakukan vouching lebih kecil

terhadap perolehan didalam periode berjalan daripada kalau pengendalain tidak memadai.

Setiap Perolehan Di Klasifikasi dengan tepat ( Klasifikasi )

Seorang auditor dapat mengurangi pengujian rincian beberapa jenis perkiaraan tertentu kalau ia

yakin bahwa struktur pengendalian intern sudah memadai untuk memberikan kepastian yang layak

tentang klasifikasi yang tepat dalam buku harian pembelian.

Walaupun semua perkiraan sampai tingkat tertentu dipengaruhi oleh pengendalian

efektif atas klasifikasi, namun ada dua hal yang sangat dipengaruhi, yaitu :

• Perolehan aktiva tetap periode berjalan

• Semua perkiraan beban seperti reparasi dan pemeliharaan, prasarana dan

periklanan.

Karena vouching terhadap perolehan aktiva tetap periode berjalan untuk tujuan

penilaian dan klasifikasi serta verifikasi klasifikasi untuk perkiraan beban merupakan

prosedur audit yang relative menyita waktu, maka penghematan waktu audit sangat

penting artinya.

Vertifikasi terhadap pembayaran kas

Asumsi yang mendasari pengendalian dan prosedur audit ini adalah adanya pemisahan antara

pembayaran kas dan buku harian pembelian. Uraian yang menyangkut metodologi dan proses

pengembangan prosedir audit utuk perolehan juga berlaku untuk pembayaran kas.

Setelah auditor menetapkan prosedurnya, pengujian terhadap perolehan dan pembayaran kas

umumnya dilaksanakan bersama-bersama. Contohnya, untuk pemeriksaan sebuah transaksi yang

dipilih dari buku harian pembelian, faktur rekanan dan laporan penerimaan barang akan diperiksa

bersama-sama dengan cek yang telah dibatalkan untuk pembelian bersangkutan. Jadi, vertifikasi

dipercepat tanpa mengurangi keefektifan pengujian tersebut.

Sampling atribut untuk pengujian transaksi

Karena pentingnya arti pengujian atas transaksi perolehan dan dasarnya sama

dengan yang diterapkan untuk pengujian transaksi penjualan seperti ysng telah

dibahas dalam bab sebelumnya.

Akan tetapi harus diperhatikan, dengan mengacu terhadap hampir seluruh tujuan utama yang

disajikan sebelumnya, bahwa sebagian besar atribut penting dalam siklus perolehan dan pembayaran

mempunyai akibat langsung secara moneter terhadap setiap perkiraan yang bersangkutan. Selain itu

banyak jenis kesalahan yang kemungkinan ditemukan merupakan kesalahan pendapatan laba dan

hal ini sangat penting bagi auditor.

Sebagai contoh, mungkin ada kesalahan pisah batas persediaan atau tidak tepatnya

pencatatan jumlah beban tertentu. Akibatnya tingkat deviasi yang dapat ditoleransi

yang dipilih auditor dalam pengujian banyak atribut dalam siklus ini secara relative

rendah. Karena jumlah dolar masing-masing transaksi dalam siklus ini mencakup

suatu rentang yang luas, umumnya pos-pos yang sangat besar jumlahnya dan tidak

sering terjadi dipisahkan dan diuji dengan dasar 100%.

Dalam audit yang biasa, perkiraan-perkiraan yang paling banyak menyita waktu untuk diverifikasi

dengan pengujian rincian saldo keuangan adalah :

• Perkiraan piutang dagang

• Persediaan

• Aktiva tetap

• Hutang dagang

• Perkiraan beban

Dari kelima perkiraan tersebut, ada empat yang berhubungan langsung dengan siklus perolehan dan

pembayaran. Jumlah penghematan waktu secara keseluruhan dapat begitu besar kalau auditor dapat

mengurangi pengujian rincian saldo setiap perkiraan dengan menggunakan pengujian transaksi untuk

memverifikasi keefektifan struktur pengendalian intern perolehan.

Oleh sebab itu, tidak mengherankan bahwa pengujian transaksi atas siklus perolehan dan

pembayaran mendapat perhatian yang besar dalam setiap audit yang dilaksanakan dengan baik,

terutama kalau pihak klien sudah memiliki struktur pengendalian intern yang efektif.

Untuk setiap tujuan tersebut, auditor harus menempuh proses yang sama dan logis

seperti yang telah dibahas dalam bab-bab terdahulu.

Pertama, ia harus memahami struktur pengendalian intern untuk menentukan jenis pengendalian

mana yang ada. Setelah auditor mengidentifikasikan semua pengendalian dan kelemahan untuk

setiap tujuan, ia dapat melakukan penilaian pendahuluan atas resiko pengendalian atas setiap

tujuan. Pada saat ini, ia harus memutuskan pengendalian mana yang direncanakan hendak

diuji untuk memenuhi penilaian pendahuluan atau resiko pengendalian .

Setiap jenis pengendalian ini harus diuji untuk melihat kesesuaiannnya (compliance) dan dievaluasi

untuk melihat keefektifannya . Pengujian substansif untuk melihat kesalahan moneter yang berkaitan

dengan tujuan tersebut sebagian besar dapat ditetapkan berdasarkan penilaian dan perencanaan

pengujian.

Setelah auditor mengembangkan prosedur untuk setiap tujuan, maka prosedur- prosedur dapat

digabungkan ke dalam program audit yang dapat digunakan secara efisien. Metodologi ini juga sama

dengan metodologi yang digunakan dalam bab sebelumnya untuk penjualan dan penerimaan kas.

Kembali lagi, penekanan dalam setiap metodologi tersebut adalah pada tepatnya :

• Penentuan prosedur

• Ukuran sampel

• Jenis perkiraan yang akan dipilih

• Waktunya