ARTIKEL SISTEM INFORMASI PELAYANAN SAPRAS DI UNIT MIN...

ARTIKEL

SISTEM INFORMASI PELAYANAN SAPRAS DI UNIT MIN BANDAR KIDUL

Oleh:

RAHMAD SAHLAN PRAKOSO

NPM. 12.1.03.03.0444

Dibimbing oleh :

1. Rini Indriati, S.Kom., M.Kom.

2. Rina Firliana, S.Kom., M.Kom.

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS NUSANTARA PGRI KEDIRI

TAHUN 2017

Simki-Techsain Vol. 01 No. 05 Tahun 2017 ISSN : XXXX-XXXX

Artikel Skripsi

Universitas Nusantara PGRI Kediri

Rahmad Sahlan Prakoso| NPM. 12.1.03.03.0444 F T – Prodi Sistem Informasi

simki.unpkediri.ac.id || 1||


Artikel Skripsi




SISTEM INFORMASI PELAYANAN SAPRAS DI UNIT

MIN BANDAR KIDUL

RAHMAD SAHLAN PRAKOSO

NPM. 12.1.03.03.0444

Fakultas Teknik – Prodi Sistem Informasi

Rini Indriati, S.Kom., M.Kom. dan Rina Firliana, S.Kom., M.Kom.

UNIVERSITAS NUSANTARA PGRI KEDIRI

ABSTRAK Sistem informasi merupakan bagian penting dalam mengelola dan menjalankan semua

kegiatan. Satu di antaranya adalah sistem informasi pemesanan barang alat tulis kantor, sistem

informasi pemesanan barang alat tulis kantor yang sekarang ini digunakan di MIN Bandar Kidul masih

yang menggunakan sistem semi komputerisasi. Dalam memenuhi kebutuhan sekolah khususnya untuk

menangani masalah pemesanan barang alat tulis belum berjalan secara maksimal sesuai dengan yang

diharapkan sehingga kampus membutuhkan sistem yang lebih baik dengan menggunakan sistem yang

berbasis Web. MIN Bandar Kidul belum menggunakan pemesanan alat tulis kantor yang dapat diakses

dengan mudah. Mekanisme sistem yang berjalan masih dilakukan dengan menerima pesanan pegawai

melalui layanan telepon, HT, atau pemesan datang langsung ke unit sarpras untuk melakukan

pemesanan. Dalam konsep seperti ini cenderung memungkinkan terjadinya kesalahan pegawai, dalam

hal pendataan ataupun rekapitulasi pesanan pegwai pada MIN Bandar Kidul. Implementasi dan

rancangan program penulis menggunakan sistem informasi berbasis website dengan database serta

sebagai tampilan output dari aplikasi yang penulis buat. Dengan diterapkanya aplikasi sistem

informasi pemesanan barang alat tulis kantor pada MIN Bandar Kidul. Pemesanan barang diharapkan

akan mempermudah dan mempercepat proses pengolahan data pemesanan barang alat tulis kantor

dengan cara meminimalisasi atau bahkan menghilangkan kesalahan, sehingga sasaran dan tujuan min

bandar kidul dapat tercapai secara maksimal.

KATA KUNCI : Sistem Informasi, Pelayanan SAPRAS, Web

I. LATAR BELAKANG

Dunia informasi saat ini sudah

mengalami banyak kemajuan yang sangat

pesat berhubungan dengan jaman yang

semakin canggih dan modern. Sistem

informasi berperan penting dalam suatu

kualitas instansi. Penggunanya tidak hanya

sebagai otomatisasi terhadap informasi.

Sistem informasi ini juga bermanfaat dan

mendapatkan sambutan positif dari

masyarakat. Perkembangannya tidak hanya

disambut dan dinikmati kalangan bisnis

maupun pemerintah saja, tetapi juga

merambah dalam dunia pendidikan karena

ketersediaan informasi yang makin penting

dalam upaya membantu dan menciptakan

generasi penerus bangsa. Dimana

informasi merupakan kumpulan data yang

telah diberi makna melalui konteks, terdiri

dari pesan yang dikumpulkan menjadi

sebuah data yang dibuat dalam suatu

proses. Sehingga memberikan sarana

kemudahan untuk membantu kita dalam

mencari berbagai hal yang kita butuhkan,

dan tentang apa saja yang kita ingin


Artikel Skripsi




ketahui juga membantu kita dalam

melakukan pencarian.

Seperti halnya pada MIN Bandar Kidul

masih memerlukan pelayanan yang lebih

efisien karna di MIN Bandar Kidul masih

serba manual pemesanan masih melalui

kertas,dan di lakukan pembukuan, di MIN

ini sendiri sekarang mulai digiatkan/ mulai

pengenalan internet karena semua jenis

laporan yang ada sekarang melalui sistem

online/ web. Pelayanan efisien adalah satu

program yang di inginkan oleh Sarana dan

Prasarana (SAPRAS) yang bertujuan untuk

membangun program kerja untuk

meningkatkan kualitas pelayanan dalam

bidang akademik murit maupun pegawai.

Dari uraian di atas dilakukan penelitian

untuk mengangkat judul yang berjudul

“Sistem Informasi Pelayanan Sapras Di

Unit MIN Bandar Kidul”.

Berdasarkan pengamatan penulis di

lapangan terdapat rumusan masalah yaitu

bagaimana merancang sistem informasi

pelayanan di unit sarpras berbasis web.

II. METODE

Pembuatan laporan ini dilakukan

dengan menggunakan metode penelitian

sebagai berikut:

1. Perencanaan

Merupakan tahap awal dalam

melakukan penelitian yang menyangkut

dalam sistem pelayanan di unit sarpras.

2. Pengamatan (Observation)

Dalam pengumpulan data dan fakta-

fakta serta keterangan, penulis melakukan

penelitian kelapangan dengan mencatat

dan mengetahui langsung hal-hal yang

berkaitan dengan objek penelitian.

3. Indentifikasi Masalah

Identifikasi masalah merupakan salah

satu proses penelitian agar penulis dapat

menyimpulkan masalah yang sedang

terjadi pada MIN Bandar Kidul saat ini.

Dengan adanya hasil identifikasi masalah,

maka penulis dapat menyimpulkan dan

membuat suatu rancangan sistem yang

akan direncanakan.

4. Analisis dan Perancangan Sistem

Selanjutnya merupakan ananlisis

sistem yaitu proses dalam pengumpulan

data-data secara terstruktur dengan

menggunakan metode DFD (data flow

diagram) dan diagram alir (flowchart).

Setelah menganalisis sistem, kemudian

dilakukan tahap perancangan sistem

menggunakan bahasa pemrograman PHP

dan database MySQL.

5. Membangun Web

Setelah semua proses berjalan, maka

terbentuklah sebuah sistem pelayanan yang

dapat memudahkan petugas di unit sarpras

pegawai dalam pemesanan

6. Studi Kepustakaan

Penulis melakukan pengumpulan data

dengan cara mempelajari buku-buku,


Artikel Skripsi




literatur- literatur, majalah, jurnal, maupun

bersumber dari internet sebagai teori dasar

yang berhubungan dengan objek

penelitian.

III. HASIL DAN KESIMPULAN

A. Hasil

1. Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem dilakukan

untuk memberikan gambaran aliran data

yang ada pada program sistem informasi

yang akan dibangun. Kebutuhan bagi

Pegawai meliputi diagram Flow Of

Document, perancangan sistem, spesifikasi

proses.

2. Analisis Sistem Yang Sedang

Digunakan

Pada tahap analisa sistem yang

dilakukan, umumnya sistem yang

digunakan pada beberapa pemesan adalah

sistem manual dengan mencatat pada

beberapa kebutuhan yang akan dipesan,

beberapa proses sistematis yang

berlangsung di ruang sarpras tersebut

adalah :

a. Dalam proses pengolahan data

pemesanan Alat Tulis Kantor masih

manual sehingga tidak efisien.

b. Penanggung jawab Admin Sarpras

menerima laporan data pemesanan.

Seluruh laporan yang dihasilkan

merupakan print out dari data buku

yang telah dilakukan oleh pihak

Pegawai.

3. Flow Of Document Pada Sistem

Yang Umum Digunakan

Gambaran aliran informasi (FOD)

sistem pengolahan data pemesanan pada

Alat Tulis Kantor dapat digambarkan pada

gambar di bawah ini :

a. Rancangan

Gambar 1 FOD Sistem Yang Sedang

Berjalan

Berdasarkan gambar di atas, sistem

manajemen pemesanan Alat Tulis Kantor

yang digunakan dapat dijelaskan berawal

dari pegawai melakukan pemesanan

barang, data yang diberikan diantarnya

data user dan data produk yang dipesan.

Administrasi menerima data pelanggan dan

data pemesanan produk lalu dicatat, setelah


Artikel Skripsi




diproses administrasi membuat rekap

pemesanan dan laporan. menerima produk

dan faktur yang harus ditandatangani untuk

diberikan kepada administrasi sebagai

bukti. Penanggung jawab dari seluruh

mekanisme sistem menerima laporan data

produk, data pemesanan dan data user.

b. Kelemahan Sistem Yang Berjalan

Adapun kendala-kendala tersebut yaitu:

1) Membutuhkan waktu yang cukup lama

dalam proses pengolahan data

pemesanan Alat Tulis Kantor, karena

penyimpanan data masih dilakukan

dengan mencatat data-data.

2) Sulitnya mencari data-data pelayanan

melalui berkas-berkas pemesanan,

yang merupakan media penyimpanan

dari hasil proses pengolahan data

pemesanan yang masih dilakukan

secara manual.

3. Perancangan Sistem

Untuk menggambarkan proses sistem

penulis menggambarkan dengan

menggunakan beberapa diagram, yaitu

sebagai berikut.

a. Use Case Diagram

Use case diagram berfungsi untuk

menggambarkan kegiatan aktor atau

pengguna aplikasi. Adapun use case

diagram aplikasi yang dirancang dapat

dilihat pada gambar berikut.

Gambar 2 Use Case Diagram Sistem

Yang Dirancang

Sesuai dengan gambar di atas maka

sistem baru yang dirancang dapat

dijelaskan sebagai berikut:

1) Untuk dapat mengakses dan melakukan

pemesanan barang, Pegawai terlebih

dahulu harus menjadi Anggota dalam

website yang dibangun. Dan juga dapat

memberikan pesan kepada administrasi

website, dari website yang dirancang

pegawai menerima informasi produk

terbaru dan dapat melihat semua

Barang Alat Tulis Kantor yang ingin di

pesan.

2) Sebagai administrator website, admin

melakukan input data dan memeriksa

pemesanan produk maupun Pesan dari

pegawai, input data yang dilakukan

adalah data admin, data Pegawai, data

kategori, dan data Alat Tulis Kantor.

3) Seluruh hasil pengolahan data

pimpinan menerima laporan data

admin, data produk, dan data


Artikel Skripsi




pemesanan, selaku penanggung jawab

dari seluruh mekanisme sistem.

Adapun pemecahan prosedur dari use

case diagram sistem yang dirancang

adalah sebagai berikut :

1) Use Case Diagram Home

Gambar 3 Use Case Diagram Home

2) Use Case Diagram Alat Tulis Kantor

Pegawai

Gambar 4 Use Case Diagram Pemesanan

3) Use Case Diagram Prosedur Transaksi

Pengunjung

Gambar 5 Use Case Diagram Prosedur

Transaksi

4) Use Case Diagram Contact Pengunjung

Gambar 6 Use Case Diagram Contact

5) Use Case Diagram Login Pengunjung

Gambar 7 Use Case Diagram Login

6) Use Case Diagram Data Barang

Gambar 8 Use Case Diagram Data Alat

Tulis Kantor


Artikel Skripsi




7) Use Case Diagram Data Update Stock

Gambar 9 Use Case Diagram Data Update

Stock

8) Use Case Diagram Data Pemesanan

Gambar 10 Use Case Diagram Data

Pemesanan

9) Use Case Diagram Data Tanda Trima

(kwitansi)


Kwitansi

10) Use Case Diagram Data Buku pemesan

Gambar 12 Use Case Diagram Data Buku

Tamu

11) Use Case Diagram Data Laporan


Laporan

b. Sequence Diagram

Adapun diagram sequence pada

rancangan ini dapat dijelaskan sebagai

berikut.

1) Sequence Diagram Aktivitas Pelanggan

Gambar 14 Sequence Diagram Halaman

Pegawai yang memesan


Artikel Skripsi




Pada gambar di atas menggambarkan

aktivitas pelanggan untuk melihat halaman

home, prosedur, Alat Tulis Kantor, login,

contact, dan mengirim pesan. Sistem

website secara otomatis akan merespon

dengan sesuai fungsinya masing-masing.

a) Home User


Home Pegawai yang memesan

b) Prosedur Pegawai yang memesan

Gambar 16 Sequence Diagram

Halaman Prosedur Pengunjung

c) Halaman Nama Barang Alat Tulis

Kantor


Halaman Alat Tulis Kantor Pegawai

d) Halaman Login Pegawai


Halaman Login Pegawai

e) Halaman Contact Pegawai


Halaman Contact Pegawai

f) Halaman Pesan


Halaman Pesan Pegawai


Artikel Skripsi




g) Sequence Diagram Aktivitas Admin


Halaman Admin

h) Halaman Data Home Admin


Data Home Admin

i) Halaman Data Barang Alat Tulis

Kantor


Barang Admin

j) Halaman Data Update Stock Admin


Update Stock Admin

k) Halaman Data Pemesanan Admin


Data Pemesanan Admin

c. Activity Diagram

Activity diagram menggambarkan

berbagai alir aktivitas dalam sistem yang

sedang dirancang, bagaimana masing-

masing alir berawal, decision yang

mungkin terjadi, dan bagaimana mereka

berakhir. Activity diagram juga dapat

menggambarkan proses paralel yang

mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.

Activity diagram merupakan state diagram

khusus, di mana sebagian besar state

adalah action dan sebagian besar transisi

di-trigger oleh selesainya state sebelumnya

(internal processing). Oleh karena itu

activity diagram tidak menggambarkan

behaviour internal sebuah sistem (dan

interaksi antarsubsistem), tetapi lebih


Artikel Skripsi




menggambarkan proses-proses dan jalur-

jalur aktivitas dari level atas secara umum.

Sebuah aktivitas dapat direalisasikan oleh

satu use case, bisa dilihat dari activity

diagram di bawah ini:

1) Activity Diagram Halaman

Pengunjung

Gambar 26 Activity Diagram Halaman

Pengunjung

Pada gambar di atas, dapat dilihat

aktivitas pengunjung pada website.

Terdapat beberapa menu yang bisa diakses,

yaitu menu home, menu procedure, menu

Alat Tulis Kantor, menu login, dan menu

contact. Pengunjung dapat melakukan

login setelah mendaftar sebagai kontak,

dan fungsinya adalah agar data pemesanan

dapat dikelola dengan baik. Selain

melakukan pemesanan, pengunjung juga

dapat mengirimkan pesan kepada

administrator website. Dari keseluruhan

sistem manajemen data dikelola oleh

administrator. Adapun penjelasan yang

lebih terperici terhadap activity diagram

pengunjung adalah sebagai berikut :

2) Home

Halaman home merupakan halaman

utama saat membuka aplikasi oleh

pengunjung.

3) Activity Diagram Halaman Admin

Untuk dapat mengakses halaman

admin dibutuhkan akses admin, hal ini

bertujuan agar keamanan dapat dijaga.

adapun gambaran activity diagram

halaman admin tersebut dapat dilihat pada

gambar di bawah ini :

Gambar 27 Activity Diagram Halaman

Admin

Pada gambar di atas, dapat dilihat

aktivitas admin pada website. Terdapat


Artikel Skripsi




beberapa menu yang bisa diakses, yaitu

menu data admin, menu data kategori,

menu data produk, menu data Id Pegawai,

dan menu pemesanan.

d. Class Diagram

Beberapa diagram akan menampilkan

subset dari kelas-kelas dan relasinya.

Dapat dibuat beberapa diagram sesuai

dengan yang diinginkan untuk

mendapatkan gambaran lengkap terhadap

sistem yang dibangun.

Gambar 28 Class Diagram

B. Evaluasi dan Implementasi

1. Desain Sistem Output

a. Rancangan Tampilan Halaman

Utama Login

Gambar 29 Rancangan Tampilan Halaman

Login admin

b. Rancangan Tampilan Halaman

Utama Admin


Utama Admin

c. Rancangan Halaman Tabel Barang

Gambar 31 Rancangan Halaman Tabel

Barang

d. Rancangan Halaman Data Barang

Gambar 32 Rancangan Halaman Data

Baranng

e. Rancangan Tabel Pemesanan


Pemesanan


Artikel Skripsi




f. Rancangan Halaman Tabel Pesanan

Diambil


Peasanan Diambil

g. Rancangan Halaman Tabel Data

Admin


Data Admin

h. Tampilan Halaman Login User


Login User

i. Rancangan Tampilan Halaman

Utama User


Utama User

j. Rancangan Halaman Data User

Gambar 38 Rancangan Halaman Data User

k. Rancangan Tampilan Data

Pemesanan Barang


Data Pesanan Barang

2. Desain Sistem Input

Pada tahap ini adalah penggambaran

tabel-tabel berikut primary key dari

database yang dirancang.

a. Tabel Admin

Tabel 1 Tabel Admin

No Field Name Type Size Description

1 Username Varchar 30 Username

2 Password Varchar 10 Password

3 Nama Verchar 13 Nama

4 No HP Verchar 13 No HP

5 ID Admin Verchar 10 ID admin

b. Tabel Barang

Tabel 2 Tabel Barang

No Field Name Type Size Description

1 Id_Barang Varchar 10 Id Barang

2 Nama_Barang Varchar 50 Nama

Barang

3 Jumlah Varchar 12 Jumlah

Barang

4 Satuan Varchar 10 Satuan

5 Ukuran Varchar 20 Ukuran

6 Foto Verchar 100 Foto


Artikel Skripsi




c. Tabel Supplier

Tabel 3 Tabel Supplier

No Field name Type Size Description

1 Id_Supplier Varchar 101 Id Suplier

2 Nm_Supplier Varchar 50 Nama

Suplier

3 Alamat Varchar 150 Alamat

4 Telpon Varchar 13 Telpon

5 Toko Varchar 100 Toko

d. Tabel Status Pesan

Tabel 4 Tabel Pemesanan

No Field name Type Size Description

1 Id_Barang Varchar 10 Id Barang

2 Tgl_Pesan Varchar 10 Id Pesan

3 Jumlah Varchar 10 Jumlah

4 User_Name Varchar 20 User Name

5 Status Varchar 10 Status

6 Id_pemesanan Varchar 10 Id

pemesanan

7 Alasan Varchar 100 Alasan

8 Tgl_ambil Date 8 Tgl ambil

3. Evaluasi Sistem Output

a. Tampilan Halaman Utama Login

Admin

Gambar 40 Tampilan Halaman Login

Admin

b. Tampilan Halaman Utama Admin

Gambar 41 Tampilan Halaman Utama

Admin

c. Tabel Barang

Gambar 42 Halaman Tabel Barang

d. Tabel Data Barang

Gambar 43 Halaman Data Barang

e. Tabel Pemesanan

Gambar 44 Halaman Tabel Pemesanan

f. Tabel Pesanan Diambil

Gambar 44 Halaman Tabel Terima Barang

g. Tabel Data Admin

Gambar 45 Halaman Tabel Data Admin


Artikel Skripsi




h. Tabel Data User

Gambar 46 Halaman Tabel Data User

i. Tampilan Halaman Login User

Gambar 47 Tampilan Halaman Login User

j. Tampilan Halaman Utama User

Gambar 48 Tampilan Halaman Utama

User

k. Tampilan Data Pemesanan Barang

Gambar 49 Tampilan Halaman Data

Pesanan Barang

4. Evaluasi Sistem Input

a. Tampilan Input Tabel Admin

Gambar 50 Field Tabel Admin

b. Tampilan Input Tabel Barang

Gambar 51 Field Tabel Barang

c. Tampilan Input Tabel Pesanan

Gambar 52 Field Tabel Pemesanan

d. Tampilan Input Tabel Supplier

Gambar 53 Field Tabel Supplier

e. Tampilan Input Tabel User

Gambar 54 Field Tabel User

C. Simpulan

1. Perancangan sistem informasi tentu

saja mempunyai suatu tujuan, dalam

hal ini sistem informasi yang ada di

Unit Sarpras masih banyak

kekurangan. Tujuan dari perancangan

sistem yang penulis ajukan adalah

Membangun suatu aplikasi yang dapat

membantu para pegawai untuk


Artikel Skripsi




membuat suatu aplikasi pemesanan

barang secara online berbasis website.

2. Membuat sistem yang berintegrasi

dengan database yang terstruktur yang

diaplikasikan dengan bahasa

pemrograman PHP dan MySQL.

3. Membuat aplikasi mengenai barang

alat tulis kantor yang ada di Unit

Sarpras berbasis web, sehingga dapat

diakses setiap saat melalui internet.

IV. DAFTAR PUSTAKA

Adjie, Bayu. 2001. Aplikasi Desain Web

dengan Flash, Fireworks, dan

Dreanweaver. Bandung: PT. Elex

Komputindo Kelompok Gramedia.

Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem

Informasi : Pendekatan terstruktur,

Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis.

Yogyakarta: Andi Offset.

Kadir, Abdul. 2009. Dasar Perancangan

dan Implementasi Database

Relasional. Yogyakarta: Andi

Offset.

Khaeruddin. 2005. Belajar Otodidak

Adobe Photoshop CS. Bandung:

Yrama Widya.

Kristanto, Andri. 2010. Kupas Tuntas PHP

& MySQL. Klaten. Cable Book.

Kristanto, Harianto, 2004. Konsep &

Perancangan Database.

Yogyakarta: Andi.

Latifah, Ummu & Ramadian Agus

Triyono. 2004. Rancang Bangun

Sistem Informasi Wahana

Komputer, Membuat Website

Interaktif dengan Macromedia

Dreamweaver MX. Yogyakarta:

Andi.

Nugroho, Bunafit. 2011. Panduan

Membuat Aplikasi Program Toko

Berbasis Web dengan PHP-Mysql

dan Dreamweaver. Yogyakarta:

Andi.

Nugroho, Bunafit. 2011. Panduan Proyek

Membuat Aplikasi Web Inventory

Toko dengan PHP dan Mysql. Alif

Mulya.

Nugroho, Bunafit. 2012. Aplikasi Berbasis

Web dengan PHP & MySQL

Dreamweaver. Yogyakarta: Andi

Offset.

Nugroho, Bunafit. 2013. Membuat Aplikasi

Web Penjualan Pembelian dengan

PHP & MySQL Dreamweaver.

Yogyakarta: Andi.

Nugroho, Bunafit. 2015. Pemrograman

Web Membuat Sistem Informasi

Akademik Sekolah dengan PHP–

MYSQL Dream weaver,

Yogyakarta: Gramedia.

Simarmata, Janner & Iman Paryudi. 2004.

Basis Data. Yogyakarta: Andi

Offset.

Sutanta, Edhy. 2011. Basisdata dalam

Tinjauan Konseptual. Yogyakarta:

Andi Offset.

Tito Riberu. 2004. Situs Membuat Web

dengan MacroMedia Dreamweaver

MX. Yogyakarta: Andi.


ARTIKEL SISTEM INFORMASI PELAYANAN SAPRAS DI UNIT MIN...

Documents

Transcript of ARTIKEL SISTEM INFORMASI PELAYANAN SAPRAS DI UNIT MIN...