SIKLUS HIDUP ARSIP MANUAL

Pengantar Barber (2000) menjelaskan bahwa saat ini hampir sebagian organisasi besar masih

menggunakan atau mengelola arsip secara manual, karena dokumen yang dikelola,

berupa kertas, CD, maupun media fisik lainnya masih banyak dilakukan. Hal inilah yang

menjadikan pengelolaan arsip secara manual masih relevan dibahas pada era digital

saat ini.

Quible (2001) memberi gambaran umum mengenai pemanfaatan, pengelolaan, dan/atau

pemusnahan, sebagai berikut :

1. 100% dokumen dipertahankan karena memiliki nilai jangka panjang.

2. 25% dokumen disimpan pada berkas dokumen aktif

3. 30% dokumen disimpan pada berkas dokumen inaktif

4. 35% dokumen tidak berguna dan dimusnahkan lagi

25% dokumen sebuah organisasi selama periode waktu tertentu dapat

diklasifikasikan sebagai dokumen aktif yang digunakan oleh organisasi untuk mengambil

keputusan operasional seharihari. Hal tersebut membutuhkan pengelolaan yang

berbeda dengan dokumen inaktif yang relatif jarang digunakan oleh organisasi.

Berdasarkan hal tersebut dibutuhkan ruangan, peralatan, sistem pengarsipan, maupun

pegawai yang dapat mengelolanya sehingga dapat menunjang terjadinya proses

retrieval (penemuan kembali) sebuah dokumen secara cepat dan tepat.

Dalam pengelolaan arsip manual dikenal model siklus hidup arsip (life cycle model).

Gambar. 2.1 Siklus Hidup Arsip Manual

1. Penciptaan.

Tahap ini merupakan tahapan dasar guna mengontrol

perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagaimana

sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaanya

bagi organisasi. Termasuk dalam tahapan ini adalah

pengembangan dan penyusunan formulir baru bagi organisasi,

seperti formulir pengaduan pelanggan tentunya berbeda dengan

formulir pemesanan barang.

2. Pemanfaatan.

Tahap kedua merupakan tahapan implementasi dari aturan main

yang telah disusun pada tahap sebelumnya, yaitu bagaimana

mengefisienkan proses retrieval maupun pendistribusian arsip

kepada pihak yang berkepentingan, termasuk bagaimana

pergerakan (flow of work) dokumen sangat mempengaruhi

kualitas informasi yang dikandungnya.

3. Penyimpanan

Tahap ini merupakan perlakuan terhadap dokumen setelah

pemanfaatan dilakukan oleh sebuah organisasi. Bagi

dokumen aktif dengan frekuensi penggunaan lebih dari 12

kali dalam setahun, perlu diberikan perhatian dalam

pemanfaatannya, yang meliputi bagaimana membuat

prosedur penyimpanan, penggunaan peralatan filing maupun

tenaga penyimpan menjadi efisien. Mengenai tenaga

mengelola dokumen patut dipertimbangkan penggunaan

4. Retrieval

Tahap menitikberatkan pada lokasi dokumen maupun arsip yang dimaksud dan

melacaknya apabila tidak kembali dalam jangka waktu tertentu. Proses ini lebih

mudah diilustrasikan dengan sistem retrieval yang lazim

digunakan pada perpustakaan umum. Pengklasifikasian

beserta lokasi yang tepat telah ditunjukkan dalam kartu

indeks, dan apabila sebuah manuskrip dipinjam oleh

pengguna, petugas perpustakaan harus dapat memastikan

keberadaan sebuah buku yang dipinjam oleh siapa, sejak

kapan, dan sampai kapan, hingga mekanisme yang dilakukan jika pengguna

melampaui batas waktu yang telah ditentukan. Adapun untuk arsip elektronis, tahap

ini termasuk penggunaan password sebagai bentuk otorisasi guna mengakses

informasi yang diinginkan.

5. Disposisi

Tahapan ini berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap

penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk

menyimpannya, termasuk pemusnahan dokumen bila

dirasa memenuhi asas cukup untuk dimusnahkan.