UJIAN TAKEHOME APLIKASI MANAJEMEN OBAT DAN LOGISTIK MEDIKKoordinator : dr. Sulanto S. Danu, SpFk

Oleh: ARIE HENDRIYANA 10/309220/PKU/12023

PROGRAM PASCASARJANA MINAT MANAJEMEN KEBIJAKAN OBAT ILMU KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS GADJAH MADA 2011

Pengelolaan Perbekalan Farmasi dan Alat Kesehatan Pengelolaan Perbekalan Farmasi merupakan suatu siklus kegiatan, dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian,

penghapusan, administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan (Kepmenkes No.1197/MENKES/SK/X/2004). Berdasarkan afiliasi pendidikan, rumah sakit terdiri dari 2 jenis, yaitu : a rumah sakit pendidikan, yaitu rumah sakit yang menyelenggarakan program latihan untuk berbagai profesi b rumah sakit non pendidikan, yaitu rumah sakit yang tidak memiliki hubungan kerjasama dengan universitas. Manajemen obat di rumah sakit merupakan salah satu unsur penting dalam fungsi

manajerial rumah sakit secara keseluruhan, karena ketidak efisienan akan memberikan dampak negatif terhadap rumah sakit baik secara medis maupun secara ekonomis. Tujuan manajemen obat di rumah sakit adalah agar obat yang diperlukan tersedia setiap saat

dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup, mutu yang terjamin dan harga yang terjangkau untuk mendukung pelayanan yang bermutu. Manajemen obat merupakan serangkaian kegiatan kompleks yang merupakan suatu siklus yang saling terkait, pada dasarnya terdiri dari 4 fungsi dasar yaitu seleksi dan perencanaan, pengadaan, distribusi serta penggunaan.Dalam sistem manajemen

obat, masing-masing fungsi utama terbangun berdasarkan fungsi sebelumnya dan menentukan fungsi selanjutnya. Seleksi seharusnya didasarkan pada pengalaman aktual terhadap kebutuhan untuk melakukan pelayanan kesehatan dan obat yang digunakan,

perencanaan dan pengadaan memerlukan keputusan seleksi dan seterusnya. Siklus manajemen obat didukung oleh faktor-faktor pendukung manajemen (management support) yang meliputi organisasi, keuangan atau finansial, sumber daya manusia (SDM), dan sistem informasi manajemen (SIM). Setiap tahap siklus manjemen obat yang baik harus didukung oleh keempat faktor tersebut sehingga pengelolaan obat dapat berlangsung secara efektif dan efisien. Siklus pengelolaan berikut: obat tersebut dapat digambarkan sebagai

Pada dasarnya pengelolaan obat dan logistik medik di rumah sakit pendidikan dan non pendidikan serupa, yang membedakan pada bagian penggunaan. Untuk rumah sakit pendidikan obat-obat dan alat kesehatan digunakan tidak hanya untuk pengobatan pasien, tapi juga digunakan untuk perkembangan ilmu pengetahuan mahasiswa profesi kesehatan. Seleksi dan perencanaan Tersedianya berbagai macam obat dipasaran, membuat para dokter tidak mungkin up to date dan membandingkan berbagai juga menyebabkan macam obat tersebut. Produk obat yang sangat

bervariasi

tidak konsistennya pola peresepan dalam suatu sarana

pelayanan kesehatan. Hal

ini akan menyulitkan dalam proses pengadaan obat. Disinilah

letak peran seleksi dan perencanaan obat. A. Seleksi Seleksi atau pemilihan obat merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial,

standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat. Penentuan seleksi obat merupakan peran aktif apoteker dalam PFT untuk menetapkan kualitas dan

efektifitas, serta jaminan purna transaksi pembelian. Kriteria seleksi obat menurut DOEN: Menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan pasien

Memiliki rasio resiko manfaat yang paling menguntungkan Praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan Obat mudah diperoleh B. Perencanaan Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain Konsumsi,

Epidemiologi, Kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Dalam pengelolaan obat yang baik perencanaan idealnya dilakukan dengan

berdasarkan atas data yang diperoleh dari tahap akhir pengelolaan, yaitu penggunaan obat periode yang lalu. Tujuan dari perencanaan adalah untuk mendapatkan jenis dan jumlah obat yang sesuai dengan kebutuhan, menghindari terjadinya stock out

(kekosongan) obat dan meningkatkan penggunaan obat secara rasional. Perencanaan merupakan tahap yang penting dalam pengadaan obat di IFRS, apabila lemah siklus dalam perencanaan maka akan mengakibatkan mulai pengadaan dari dan kekacauan dalam suatu dalam tidak Obat

manajemen

secara keseluruhan, biaya

pemborosan penyimpanan, Pengawas

penganggaran, membengkaknya

tersalurkannya obat sehingga obat bisa rusak atau kadaluarsa. Badan

dan Makanan menyebutkan bahwa perencanaan kebutuhan obat adalah salah satu aspek penting dan menentukan dalam pengelolaan obat karena perencanaan kebutuhan akan mempengaruhi pelayanan kesehatan. Ada beberapa macam metode perencanaan, yaitu: Metode morbiditas/epidemiologi Yaitu berdasarkan pada penyakit yang ada. Dasarnya adalah jumlah kebutuhan obat yang digunakan untuk beban kesakitan (morbidity load), yaitu didasarkan pada pengadaan, pendistribusian dan penggunaan obat di unit

penyakit yang ada di rumah sakit atau yang paling sering muncul dimasyarakat. Metode ini paling banyak digunakan di rumah sakit. Perencanaan dengan menggunakan metode morbiditas ini lebih ideal, namun

prasyarat lebih sulit dipenuhi. Sementara kelemahannya yaitu seringkali standar pengobatan belum tersedia atau belum disepakati dan data morbiditas tidak akurat.

Metode konsumsi Metode konsumsi adalah suatu metode perencanaan obat berdasarkan pada kebutuhan riil obat pada periode lalu dengan penyesuaian dan koreksi

berdasarkan pada penggunaan obat tahun sebelumnya. Metode ini banyak digunakan di Apotek. Perencanaan obat dengan metode konsumsi akan memakan waktu lebih banyak

tetapi lebih mudah dilakukan, namun aspek medik penggunaan obat kurang dapat dipantau. Kelemahannya yaitu kebiasaan pengobatan yang tidak rasional seolah-olah ditolerir. Cara menghitung Kebutuhan obat : Jumlah untuk periode yang akan datang diperkirakan sama dengan pemakaian pada periode sebelumnya. SO = SK + WK + WT + SP Kebutuhan = SO SS Keterangan : SO = Stok optimum SK = Stok Kerja (Stok pada periode berjalan) WK = Waktu kekosongan obat WT = Waktu tunggu ( Lead Time ) SP = Stok penyangga SS = Sisa Stok Stok kerja = pemakaian rata rata per periode distribusi Waktu kekosongan = lamanya kekosongan obat dihitung dalam hari Waktu tunggu = waktu tunggu, dihitung mulai dari permintaan obat oleh Rumah sakit sampai dengan penerimaan obat di rumah sakit. Stok Penyangga = adalah persediaan obat untuk mengantisipasi terjadinya peningkatan kunjungan, keterlambatan kedatangan obat, pemakaian. Sisa Stok = adalah sisa obat yang masih tersedia di Rumah sakit pada akhir periode distribusi. Metode gabungan metode ini untuk menutupi kelemahan kedua metode diatas. Dalam Undang-undang Republik Indonesia No 23 tahun 1992 tentang Kesehatan kaitannya dengan

perencanaan obat, Bab V bagian ke-11 pasal 40 menyebutkan bahwa sediaan farmasi yang berupa obat dan bahan obat harus memenuhi syarat Farmakope Indonesia dan

atau buku standar lain. Pedoman

perencanaan

obat

untuk

rumah

sakit

yaitu

DOEN, Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit, setempat

ketentuan

yang berlaku, data catatan medik, anggaran yang tersedia, penetapan

prioritas, siklus penyakit, sisa persediaan, data pemakaian periode yang lalu, atau dari rencana pengembangan. Perencanaan yang telah dibuat harus dilakukan koreksi dengan menggunakan metode analisis nilai ABC untuk koreksi terhadap aspek ekonomis, karena suatu jenis obat dapat memakan anggaran besar disebabkan pemakaiannya banyak atau harganya mahal. Dengan analisis nilai ABC ini, dapat diidentifikasi jenis-jenis obat yang dimulai dari golongan obat yang membutuhkan biaya terbanyak. Pada dasarnya obat dibagi

dalam tiga golongan yaitu golongan A jika obat tersebut mempunyai nilai kurang lebih 80 % sedangkan jumlah obat tidak lebih dari 20 %, golongan B jika obat tersebut mempunyai nilai sekitar 15 % dengan jumlah obat sekitar 10 % - 80 %, dan golongan C jika obat mempunyai nilai 5 % dengan jumlah obat sekitar 80 % - 100 %. Analisa juga dapat dilakukan dengan metode VEN (Vital, Esensial dan Non Esensial) untuk koreksi terhadap aspek terapi, yaitu dengan menggolongkan obat kedalam tiga kategori. Kategori V atau vital yaitu obat yang harus ada yang diperlukan untuk menyelamatkan kehidupan, kategori E atau essensial yaitu obat yang terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit atau mengurangi pasienan, kategori N atau non

essensial yaitu meliputi berbagai macam obat yang digunakan untuk penyakit yang dapat sembuh sendiri, obat yang diragukan manfaatnya dibanding obat

lain yang sejenis. Analisa kombinasi metode ABC dan VEN yaitu dengan melakukan pendekatan mana yang paling bermanfaat dalam efisiensi atau penyesuaian dana. Pengadaan Pengadaan obat merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah

direncanakan dan disetujui melalui : Pembelian : Secara tender (oleh Panitia Pembelian Barang Farmasi) Secara langsung dari pabrik/distributor/pedagang besar farmasi/rekanan Produksi/pembuatan sediaan farmasi: Produksi Steril Produksi Non Steril Sumbangan/droping/hibah pembelian secara tender.

Tujuan pengadaan

adalah

memperoleh

obat

yang

dibutuhkan dengan harga layak, berjalan lancar tidak

mutu baik, pengiriman obat

terjamin tepat waktu, proses

memerlukan waktu dan tenaga yang berlebihan. Pengadaan memegang peranan yang penting, karena dengan pengadaan rumah sakit akan mendapatkan obat dengan harga, yang sesuai dengan kebutuhan. Rumah sakit tidak dapat fatal

mutu dan jumlah,

memenuhi kebutuhan pasien jika persediaan obat tidak ada, hal ini dapat berakibat

bagi pasien dan akan mengurangi keuntungan yang seharusnya dapat diterima rumah sakit. Keputusan Presiden No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah berlaku untuk pengadaan obat di rumah sakit milik pemerintah, pengadaan obat Nasional ini dibiayai oleh Anggaran dan Pendapatan Belanja dan Belanja (APBD). dengan

(APBN) maupun Anggaran ini, pelaksanaan

Pendapatan pengadaan

Daerah dilakukan

Dalam Keppres menggunakan:

barang/jasa

Penyedia barang/jasa, yaitu dengan menggunakan badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/layanan jasa. Pengadaan barang/jasa sendiri oleh institusi swakelola, yaitu direncanakan, dikerjakan, dan atau atau oleh diawasi institusi kelompok pengguna swadaya

pemerintah kuasa

penanggungjawab anggaran anggaran

pemerintah masyarakat

penerima

dari penanggungjawab Swakelola lain, dapat

penerima hibah.

dilaksanakan

barang/jasa, instansi

pemerintah

kelompok masyarakat/lembaga

masyarakat penerima hibah. Pelelangan umum Adalah metoda pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara pengumuman untuk secara luas melalui media massa dan papan terbuka dengan resmi

pengumuman

penerangan

umum sehingga masyarakat luas dunia usaha yang berminat dan

memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya. Semua pemilihan penyedia barang/jasa pemborongan/jasa lainnya pada prinsipnya dilakukan dengan pelelangan umum. Pelelangan terbatas Dalam hal jumlah penyedia barang/jasa yang mampu melaksanakan diyakini terbatas yaitu untuk pekerjaan yang kompleks, maka pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan dengan metoda pelelangan terbatas dan diumumkan secara luas melalui media massa dan papan pengumuman resmi dengan mencantumkan penyedia barang/jasa yang telah

diyakini mampu, guna memberi kesempatan kepada penyedia barang/jasa lainnya yang memenuhi kualifikasi. Pemilihan langsung Yaitu pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan membandingkan penyedia

sebanyak-banyaknya

penawaran,

sekurang-kurangnya 3 penawaran dari

barang/jasa yang telah lulus prakualifikasi serta dilakukan negosiasi baik teknis maupun biaya serta harus diumumkan minimal melalui papan pengumuman resmi untuk

penerangan umum dan bila memungkinkan melalui internet, pemilihan langsung dapat dilaksanakan untuk pengadaan yang bernilai sampai dengan Rp 100.000.000,00 Penunjukan langsung Dalam keadaan tertentu dan keadaan khusus, pemilihan penyedia barang/jasa dilakukan dengan cara penunjukan dapat

langsung terhadap 1 penyedia barang/jasa dengan

cara melakukan negosiasi baik teknis maupun biaya sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan.Menurut WHO, ada empat strategi dalam pengadaan obat yang baik : (a) Pengadaaan obat-obatan dengan harga mahal dengan jumlah yang tepat (b) Seleksi terhadap supplier yang dapat dipercaya dengan produk yang berkualitas (c) Pastikan ketepatan waktu pengiriman obat (d) Mencapai kemungkinan termurah dari harga total

Penyimpanan Merupakan ditetapkan : a. Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya b. Dibedakan menurut suhunya, kestabilannya c. Mudah tidaknya meledak/terbakar d. Tahan/tidaknya terhadap cahaya Tujuannya adalah untuk mempertahankan kualitas obat, mengoptimalkan manajemen persediaan, permintaan memberikan yang informasi kebutuhan obat yang akan datang, melindungi kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang

naik turun, melindungi pelayanan dari pengiriman yang terlambat, menghemat dari biaya pemesanan, penyaluran dan dan

menambah keuntungan bila pembelian banyak, mengurangi kerusakan dan kehilangan. Kegiatan

penyimpanan,

pemeliharaan yang dilakukan dapat diuraikan sebagai berikut : a. Menerima obat/barang dan dokumen-dokumen pendukungnya antara lain surat pesanan/surat kontrak, surat kiriman, faktur obat/barang.

b. Memeriksa segi

obat/barang

dengan

dokumen-dokumen

yang bersangkutan baik dari

jumlah, mutu, expire date, merk, harga, dan spesifikasi lain bila diperlukan,

pentingnya meneliti barang-barang adalah sangat perlu untuk menjamin kebenaran dari spesifikasi kuantitas dan kualitas barang yang diterima. c. Menyimpan obat/barang sesuai ketentuan: Perlu diperhatikan lokasi dari tempat penyimpanan digudang dan menjamin bahwa obat yang disimpan mudah diperoleh dan mengaturnya sesuai penggolongan

barang, klas terapi obat/khasiat obat dan sesuai abjad. Perlu diperhatikan untuk obat-obatan dengan syarat penyimpanan khusus, obat-obat thermolabiel, dan expiration date obat. d. Memeriksa secara berkala dan menjaga obat dari kerusakan/hilang yang fungsi dari pemeliharaan dan pengendalian (controlling). e. Memilih dan melakukan pengepakan untuk persiapan pengiriman obat dan menyiapkan dokumen-dokumennya. f. Mengirim obat dengan dokumen-dokumen pendukungnya dan mengarsipkannya. g. Mengadministrasikan keluar masuknya obat dengan tertib. h. Menjaga kebersihan dan kerapian ruang kerja dan tempat penyimpanan/gudang. Distribusi Merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan : a. Efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada b. Metode sentralisasi atau desentralisasi c. Sistem floor stock, resep individu, dispensing dosis unit atau kombinasi Penggunaan Penggunaan obat adalah proses yang meliputi peresepan oleh dokter, pelayanan obat oleh farmasi serta penggunaan obat oleh pasien. Seorang dokter diharapkan membuat merupakan

peresepan yang rasional, dengan indikasi yang tepat, dosis yang tepat, memperhatikan efek samping dan kontra indikasinya serta mempertimbangkan harga dan kewajarannya.

Obat yang ditulis dokter pada resep selanjutnya menjadi tugas farmasi untuk menyiapkan dan menyerahkan kepada pasien. Penggunaan obat dikatakan rasional apabila memenuhi kriteria obat yang benar, indikasi

yang tepat, obat yang manjur, aman, cocok untuk pasien dan biaya terjangkau, ketepatan

dosis, cara pemakaian dan lama yang sesuai, sesuai dengan kondisi pasien, tepat pelayanan, serta ditaati oleh meningkatkan pasien. Manfaat penggunaan mencegah obat yang rasional adalah

mutu

pelayanan,

pemborosan

sumber

dana, dan

meningkatkan akses terhadap obat esensial. Sebaliknya penggunaan obat dikatakan tidak rasional yaitu jika: Pemakaian obat dimana sebenarnya indikasi pemakaiannya secara medik tidak ada atau samar-samar Pemilihan obat yang keliru untuk indikasi penyakit tertentu Cara pemakaian obat, dosis, frekuensi dan lama pemberian tidak sesuai Pemakaian obat dengan potensi toksisitas atau efek samping lebih besar padahal obat lain yang sama kemanfaatan (efficacy) dengan potensi efek samping lebih kecil juga ada Pemakaian obat-obat mahal padahal alternatif yang lebih murah dengan

kemanfaatan dan keamanan yang sama tersedia Tidak memberikan pengobatan yang sudah diketahui dan diterima kemanfaatan dan keamanannya (established efficacy and safety) Memberikan pengobatan dengan obat-obat yang kemanfaatannya dan keamanannya masih diragukan Pemakaian obat yang semata-mata didasarkan pada pengalaman individual tanpa mengacu pada sumber informasi ilmiah yang layak, atau hanya didasari pada

sumber informasi yang diragukan kebenarannya Sedangkan untuk mengukur situasi pengelolaan pada tahap penggunaan telah

ditetapkan WHO dalam beberapa indikator, yaitu: 1. Jumlah rata-rata obat tiap resep Tujuannya untuk mengukur derajat polifarmasi. Biasanya kombinasi obat dihitung obat

sebagai 1 obat. Perhitungan dilakukan dengan membagi jumlah total yang diresepkan dengan jumlah resep yang disurvei. 2. Persentase obat generik yang diresepkan Tujuannya untuk mengukur kecenderungan peresepan obat generik. 3. Persentase antibiotik yang diresepkan Indikator peresepan resep dengan antibiotik digunakan

produk

untuk mengukur secara

penggunaan antibiotik secara berlebihan karena penggunaan antibiotik berlebihan merupakan salah satu bentuk ketidakrasionalan

peresepan. Rata-rata

persentase penulisan resep dengan antibiotik di Indonesia adalah sebesar 43%. 4. Persentase injeksi yang diresepkan

Tujuannya

untuk mengukur

penggunaan

injeksi

yang

berlebihan. Dalam hal ini,

imunisasi biasanya tidak dimasukkan dalam perhitungan. 5. Persentase obat yang diresepkan dari daftar obat esensial atau formularium Tujuannya untuk mengukur derajat kesesuaian praktek dengan kebijaksanaan obat nasional yang diindikasikan dengan peresepan dari daftar obat esensial atau

formularium. Sebelumnya rumah sakit harus mempunyai kopi daftar obat esensial nasional atau formularium sehingga dapat dijadikan acuan dalam penulisan resep.

APLIKASI OPERASIONAL PENGELOLAAN OBAT DAN LOGISTIK MEDIK SELEKSI DAN PERENCANAAN Metode-Metode Perencanaan 1 Morbiditas Aplikasi operasional yang dilakukan yaitu: a Menentukan beban penyakit Tentukan beban penyakit periode yang lalu, perkirakan penyakit yang akan dihadapi pada periode mendatang Lakukan stratifikasi/pengelompokkan masing-masing jenis, misalnya anak atau dewasa, penyakit ringan, sedang, atau berat, utama atau alternatif Tentukan prediksi jumlah kasus tiap penyakit dan persentase (prevalensi) tiap penyakit b Menentukan pedoman pengobatan Tentukan pengobatan tiap-tiap penyakit, meliputi nama obat, bentuk sediaan, dosis, frekuensi, dan durasi pengobatan. Hitung jumlah kebutuhan tiap obat per episode sakit untuk masing-masing kelompok penyakit c Menentukan obat dan jumlahnya Hitung jumlah kebutuhan tiap obat untuk tiap penyakit Jumlahkan obat sejenis menurut nama obat, dosis, bentuk sediaan, dan lain-lain 2 Metode Konsumsi Aplikasi operasional yang dilakukan yaitu: a Pastikan beberapa kondisi berikut: Dapatkah rasional? Apakah suplai obat periode itu cukup dan lancar? diasumsikan pola pengobatan periode yang lalu baik atau

Apakah data stok, distribusi, dan penggunaan obat lengkap dan akurat? Apakah banyak terjadi kecelakaan (obat rusak, tumpah, kadaluarsa) dan kehilangan obat? Apakah jenis obat yang akan digunakan sama? b Lakukan estimasi jumlah kunjungan total untuk periode yang akan datang Hitung kunjungan pasien rawat inap maupun rawat jalan pada periode yang lalu Lakukan estimasi periode yang akan datang dengan memperhatikan: Perubahan pelayanan Pola morbiditas, kecendrungan perubahan insidensi Penambahan fasilitas pelayanan dan Perhitungan Tentukan metode konsumsi Hitung pemakaian tiap jenis obat dalam periode lalu Koreksi Koreksi hasil pemakaian tiap jenis obat dalam periode lalu terhadap populasi daerah cakupan pelayanan, perubahan cakupan

kecelakaan dan kehilangan obat langkah sebelumnya (koreksi hasil pemakaian tiap jenis obat

dalam periode lalu terhadap kecelakaan dan kehilangan obat) terhadap stock out. Lakukan penyesuaian terhadap kesepakatan langkah 1 dan 2 Hitung periode yang akan datang untuk tiap jenis obat 3 Analisis ABC Analisis ABC juga dikenal dengan nama analisis Pareto, dari nama ekonom Itali Vilfredo Pareto. Hukum pareto menyatakan bahwa sebuah grup selalu memiliki persentase terkecil (20%) yang bernilai atau memiliki dampak terbesar (80%), karena itu disebut juga 80/20. Analisis ABC Merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan peringkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah, dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yang disebut kelompok A,B dan C.31 Kelompok A adalah inventory dengan jumlah sekitar 20% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari total nilai inventory.Kelompok B adalah inventory dengan jumlah sekitar 30% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 15% dari total nilai inventory. Sedangkan kelompok C adalah inventory dengan jumlah sekitar 50% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 5% dari total nilai inventory. Besarnya persentase ini adalah kisaran yang bisa berubahubah dan berbeda antara perusahaan satu dengan yang lainnya.8 Tahapan-tahapan

dalam analisis ABC adalah sebagai berikut (dengan menggunakan program Microsoft excel). a Buat daftar list semua item dan cantumkan harganya b Masukkan jumlah kebutuhannya dalam periode tertentu c Kalikan harga dan jumlah kebutuhan d Hitung persentase harga dari masing-masing item e Atur daftar list secara desending dengan nilai harga tertinggi berada di atas f Hitung persentase kumulatif dari masing-masing itemterhadap total harga g Tentukan klasifikasinya A, B atau C Kelompok A adalah kelompok yang sangat kritis sehingga perlu pengontrolan secara ketat, dibandingkan kelompok B yang kurang kritis, sedangkan kelompok C mempunyai dampak yang kecil terhadap aktivitas gudang dan keuangan. Terhadap persediaan di IFRS maka yang dimaksud kelompok A adalah kelompok obat yang harganya mahal, maka harus dikendalikan secara ketat yaitu dengan membuat laporan penggunaan dan sisanya secara rinci agar dapat dilakukan monitoring secara terus menerus. Oleh karena itu disimpan secara rapat agar tidak mudah dicuri bila perlu dalam persediaan pengadaannya sedikit atau tidak ada sama sekali shingga tidak ada dalam penyimpanan. Sedangkan pengendalian obat untuk kelompok B tidak seketat kelompok A. Meskipun demikian laporan penggunaan dan sisa obatnya dilaporkan secara rinci untuk dilakukan monitoring secara berkala pada setiap 1-3 bulan sekali. Cara penyimpanannya disesuaikan dengan jenis obat dan perlakuannya. Pengendalian obat untuk kelompok C dapat lebih longgar pencatatan dan pelaporannya tidak sesering kelompok B dengan sekali-kali dilakukan monitoring dan persediaan dapat dilakukan untuk 2-6 bulan dengan penyimpanan biasa sesuai dengan jenis perlakuan obat.

DISTRIBUSI dan PENYIMPANAN DISTRIBUSI. Penyaluran/distribusi adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan sub-sub unit pelayanan kesehatan. Kegiatan : 1 Menentukan frekuensi distribusi 2 Menentukan jumlah dan jenis obat yang diberikan 3 Melaksanakan penyerahan obat. Menentukan frekuensi distribusi :

Dalam menentukan frekuensi distribusi perlu dipertimbangkan : 1 jarak sub unit pelayanan 2 biaya distribusi yang tersedia. Menentukan jumlah obat. Dalam menentukan jumlah obat perlu dipertimbangkan : 1 pemakaian rata-rata per jenis obat 2 sisa stok 3 pola penyakit 4 jumlah kunjungan di masing-masing sub unit pelayanan kesehatan. Penyerahan obat : Penyerahan obat dapat dilakukan dengan cara : 1 gudang obat menyerahkan/mengirimkan obat dan diterima di unit pelayanan 2 penyerahan di gudang rumahsakit diambil sendiri oleh sub unit- sub unit pelayanan. Obat diserahkan bersama-sama dengan formulir LPLPO dan lembar pertama disimpan sebagai tanda bukti penerimaan obat. Aplikasi Operasional Kegiatan dapat diuraikan sebagai berikut : a. Menerima obat/barang dan dokumen-dokumen pendukungnya antara lain surat pesanan/surat kontrak, surat kiriman, faktur obat/barang. b. Memeriksa segi obat/barang dengan dokumen-dokumen yang bersangkutan baik dari dari penyaluran dan pemeliharaan yang dilakukan

jumlah, mutu, expire date, merk, harga, dan spesifikasi lain bila diperlukan,

pentingnya meneliti barang-barang adalah sangat perlu untuk menjamin kebenaran dari spesifikasi kuantitas dan kualitas barang yang diterima. c. Menyimpan obat/barang sesuai ketentuan: Perlu diperhatikan lokasi dari tempat penyimpanan digudang dan menjamin bahwa obat yang disimpan mudah diperoleh dan mengaturnya sesuai penggolongan

barang, klas terapi obat/khasiat obat dan sesuai abjad. Perlu diperhatikan untuk obat-obatan dengan syarat penyimpanan khusus, obat-obat thermolabiel, dan expiration date obat. d. Memeriksa secara berkala dan menjaga obat dari kerusakan/hilang yang fungsi dari pemeliharaan dan pengendalian (controlling). e. Memilih dan melakukan pengepakan untuk persiapan pengiriman obat dan menyiapkan dokumen-dokumennya. f. Mengirim obat dengan dokumen-dokumen pendukungnya dan mengarsipkannya. merupakan

g. Mengadministrasikan keluar masuknya obat dengan tertib. h. Menjaga kebersihan dan kerapian ruang kerja dan tempat penyimpanan/gudang. Penyimpanan Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengamanan terhadap obat-obatan yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan mutunya tetap terjamin. 1 Persyaratan gudang dan pengaturan penyimpanan obat. a Persyaratan gudang Cukup luas minimal 3 x 4 m2 ruangan kering tidak lembab ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembab/panas perlu cahaya yang cukup, namun jendela harus mempunyai pelindung untuk menghindarkan adanya cahaya langsung dan berteralis lantai dibuat dari tegel/semen yang tidak memungkinkan bertumpuknya debu dan kotoran lain. Bila perlu diberi alas papan (palet) dinding dibuat licin hindari pembuatan sudut lantai dan dinding yang tajam gudang digunakan khusus untuk penyimpanan obat mempunyai pintu yang dilengkapi kunci ganda tersedia lemari/laci khusus untuk narkotika dan psikotropika yang selalu terkunci sebaiknya ada pengukur suhu ruangan b Pengaturan penyimpanan obat : Obat di susun secara alfabetis Obat dirotasi dengan sistem FIFO dan FEFO Obat disimpan pada rak Obat yang disimpan pada lantai harus di letakan diatas palet Tumpukan dus sebaiknya harus sesuai dengan petunjuk Cairan dipisahkan dari padatan Sera, vaksin , supositoria disimpan dalam lemari pendingin 2 Kondisi penyimpanan. Untuk menjaga mutu obat perlu diperhatikan faktor-faktor sebagai berikut : a Kelembaban : Udara lembab dapat mempengaruhi obat-obatan yang tidak tertutup sehingga mempercepat kerusakan. Untuk menghindari udara lembab tersebut maka perlu dilakukan upaya-upaya berikut :

ventilasi harus baik, jendela dibuka simpan obat ditempat yang kering wadah harus selalu tertutup rapat, jangan dibiarkan terbuka bila memungkinkan pasang kipas angin atau AC. Karena makin panas udara di dalam ruangan maka udara semakin lembab biarkan pengering tetap dalam wadah tablet dan kapsul kalau ada atap yang bocor harus segera diperbaiki b Sinar matahari Kebanyakan cairan, larutan dan injeksi cepat rusak karena pengaruh sinar matahari. Sebagai contoh : Injeksi Klorpromazin yang terkena sinar matahari, akan berubah warna menjadi kuning terang sebelum tanggal kadaluwarsa. Cara mencegah kerusakan karena sinar matahari : gunakan wadah botol atau vial yang berwarna gelap (coklat) jangan letakkan botol atau vial di udara terbuka obat yang penting dapat disimpan di dalam lemari jendela-jendela diberi gorden kaca jendela dicat putih. c Temperatur / panas : Obat seperti Salep, krim dan supositoria sangat sensitif terhadap pengaruh panas, dapat meleleh. Oleh karena itu hindarkan obat dari udara panas. Sebagai contoh : Salep Oksi Tetrasiklin akan lumer bila suhu penyimpanan tinggi dan akan mempengaruhi kualitas salep tersebut. Ruangan obat harus sejuk, beberapa jenis obat harus disimpan di dalam lemari pendingin pada suhu 4 8 derajat celcius, seperti: Vaksin Sera dan produk darah Antitoksin Insulin Injeksi antibiotika yang sudah dipakai (sisa) Injeksi oksitosin Ingat DPT, DT, TT, vaksin atau kontrasepsi jangan dibekukan karena akan menjadi rusak. d Kerusakan fisik Untuk menghindari kerusakan fisik :

Dus obat jangan ditumpuk terlalu tinggi karena obat yang ada di dalam dus bagian tengah ke bawah dapat pecah dan rusak, selain itu akan menyulitkan pengambilan obat di dalam dus yang teratas penumpukan dus obat sesuai dengan petunjuk pada karton, jika tidak tertulis pada karton maka maksimal ketinggian tumpukan delapan dus. hindari kontak dengan benda - benda yang tajam e Kontaminasi bakteri : Wadah obat harus selalu tertutup rapat. Apabila wadah terbuka, maka obat mudah tercemar oleh bakteri atau jamur. f Pengotoran : Ruangan yang kotor dapat mengundang tikus dan serangga lain yang kemudian merusak obat. Etiket dapat menjadi kotor dan sulit terbaca. Oleh karena itu bersihkan ruangan paling sedikit satu minggu sekali. Lantai di sapu dan di pel, dinding dan rak dibersihkan. Bila ruang penyimpanan kecil : Dapat digunakan sistem dua rak Bagi obat menjadi dua bagian. Obat yang siap dipakai diletakkan di bagian rak A sedangkan sisanya di bagian rak B. Pada saat mulai menggunakan obat di rak A maka pesanan mulai dikirimkan ke gudang farmasi sambil menunggu obat datang, sementara itu obat di rak B digunakan. Pada saat obat di rak B habis maka obat yang dipesan diharapkan sudah datang Jumlah obat yang disimpan di rak A atau rak B tergantung dari beberapa lama waktu yang diperlukan saat mulai memesan sampai obat diterima (waktu tunggu) Misalnya permintaan dilakukan setiap empat bulan dan waktu yang diperlukan saat mulai memesan sampai obat tiba adalah dua bulan. Maka jumlah pemakaian empat bulan dibagi sama rata untuk rak A dan rak B. Apabila waktu tunggu yang diperlukan hanya satu bulan maka bagian obat disimpan di rak A dan bagian di rak B.

Tata Cara Menyimpan dan Menyusun Obat. a Pengaturan penyimpanan obat. Pengaturan obat dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan dan disusun secara alfabetis berdasarkan nama generiknya. Contoh kelompok sediaan tablet, kelompok sediaan sirup dan lain-lain. b Penerapan Sistem FIFO dan FEFO Penyusunan dilakukan dengan sistem First In First Out (FIFO) untuk masing-masing obat, artinya obat yang datang pertama kali harus dikeluarkan lebih dahulu dari obat yang datang kemudian dan First Expired First Out (FEFO) untuk masing-masing obat, artinya obat yang lebih awal kadaluwarsa harus dikeluarkan lebih dahulu dari obat yang

kadaluwarsa kemudian. Hal ini sangat penting karena : Obat yang sudah terlalu lama biasanya kekuatannya atau potensinya berkurang. Beberapa obat seperti antibiotik mempunyai batas waktu pemakaian. artinya batas waktu dimana obat mulai berkurang efektifitasnya . Obat yang sudah diterima, disusun sesuai dengan pengelompokan untuk memudahkan pencarian, pengawsan dan pengendalian stok obat. Pemindahan harus hati-hati supaya obat tidak pecah/rusak. Golongan antibiotik harus disimpan dalam wadah tertutup rapat, terhindar dari cahaya matahari, disimpan di tempat kering. Vaksin dan serum harus dalam wadah yang tertutup rapat, terlindung dari cahaya dan disimpan dalam lemari es. Kartu temperatur yang terdapat dalam lemari es harus selalu diisi. Obat injeksi disimpan dalam tempat yang terhindar dari cahaya matahari. Bentuk dragee (tablet salut) disimpan dalam wadah tertutup rapat dan pengambilannya menggunakan sendok. Untuk obat yang mempunyai waktu kadaluwarsa dituliskan pada doos luar dengan menggunakan spidol. Penyimpanan tempat untuk obat dengan kondisi khusus, seperti lemari tertutup rapat, lemari pendingin, kotak kedap udara dan lain sebagainya. Cairan diletakkan di rak bagian bawah. Kondisi penyimpanan beberapa obat Beri tanda / kode pada wadah obat. supaya waktu kadaluwarsanya

Beri tanda semua wadah obat dengan jelas. Apabila ditemukan obat dengan wadah tanpa etiket, jangan digunakan. Apabila obat disimpan di dalam dus besar maka pada dus harus tercantum. Beri tanda khusus untuk obat yang akan habis masa pakainya pada tahun tersebut. Jangan menyimpan vaksin lebih dari satu bulan di unit pelayanan kesehatan

Informasi tambahan untuk menyusun/mengatur obat : Susunan obat yang berjumlah besar di atas papan atau diganjal dengan kayu rapi dan teratur. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika dan obat-obat yang berjumlah sedikit tetapi harganya mahal. Susunan obat dalam rak dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai. Susun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan obat dalam dengan obat luar. Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi, atau letakkan bagian etiket yang berisi nama obat yang jelas terbaca. Barang yang mempunyai volume besar seperti kapas disimpan dalam dus. Letakkan kartu stok di dekat obatnya.

Pencegahan Kekosongan Obat. Agar tidak terjadi kekosongan obat dalam persediaan, maka perlu diperhatikan hal-hal berikut : a Cantumkan jumlah stok optimum pada kartu stok. b Laporkan segera kepada Instlasi Farmasi Kabupaten/Kota, jika terdapat pemakaian yang melebihi rencana karena keadaan yang tidak terduga. c Buat laporan sederhana secara berkala kepada Kepala Rumah sakit tentang pemakaian obat tertentu yang banyak dan obat lainnya masih mempunyai persediaan banyak.

Pemeriksaan Besar (Pencacahan) Pemeriksaan besar dimaksudkan untuk mengetahui kecocokan antara kartu stok obat dengan fisik obat, yaitu jumlah setiap jenis obat Pemeriksaan ini dapat dilakukan setiap

bulan, triwulan, semester atau setahun sekali. Semakin sering pemeriksaan dilakukan, semakin kecil kemungkinan terjadi perbedaan antara fisik obat dan kartu stok.

Manajemen obat dan logistik medik pada ruang lingkup yang lebih kecil. Sistem distribusi obat di rumah sakit terbagi menjadi pendistribusian obat untuk pasien rawat inap, rawat jalan, dan distribusi obat di luar jam kerja.

1 Manajemen obat dan alat kesehatan untuk pasien rawat inap Merupakan kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pasien rawat inap di rumah sakit, yang diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan sistem persediaan lengkap di ruangan, sistem resep

perorangan, sistem unit dosis dan sistem kombinasi oleh Satelit Farmasi. Unit cost adalah biaya yang dikeluarkan oleh IFRS untuk keperluan pemeriksaan, perawatan, dan tindakan medis bagi pasien, yang dalam penggunaannya tidak dapat ditentukan jumlah satuannya seperti reagen, kapas, plester dan lain-lain.

Biaya unit cost ini untuk pasien Askes dan Umum besarnya sama. Jumlah biaya unit cost ini dicatat oleh petugas ruangan melalui opname brief, dihitung jumlahnya oleh petugas Intalasi Farmasi dan pembayarannya langsung diklaim oleh Instalasi Farmasi a Sistem persediaan lengkap di ruangan (Floor stock) Pendistribusian perbekalan farmasi untuk persediaan di ruang rawat

merupakan tanggung jawab perawat ruangan. Setiap ruang rawat harus mempunyai penanggung jawab obat. Perbekalan yang disimpan tidak dalam jumlah besar dan dapat dikontrol secara berkala oleh petugas farmasi. b Sistem resep perorangan pengelolaan perbekalan farmasi resep perorangan/pasien rawat jalan dan rawat

inap melalui Instalasi Farmasi. c Sistem unit dosis

Fungsi ODC (One Day Care) yaitu sebagai tempat observasi pasien yang memerlukan penanganan khusus seperti pasien jantung, hipertensi, dll. Pemantauan keadaan pasien di ODC ini dilakukan 1 hari (12 jam). Jika pasien tidak diperbolehkan untuk pulang lebih dari 12 jam maka pasien dimasukkan ke ruang rawat inap. Pengelolaan obat-obatan melalui resep perorangan yang disiapkan,

diberikan/digunakan dan dibayar dalam unit dosis tunggal atau ganda, yang berisi obat dalam jumlah yang telah ditetapkan atau jumlah yang cukup untuk penggunaan satu kali dosis biasa.

2 Pengelolaan obat di IGD/Instalasi Gawat Darurat Pelayanan farmasi IGD buka 24 jam dan dipimpin oleh seorang apoteker. Petugas yang melayani farmasi IGD dibagi atas 3 shift yaitu pagi, siang dan malam hari serta dilakukan serah terima barang dan uang setiap pergantian shift. Pengadaan barang dilakukan dengan meminta ke bagian gudang menggunakan Formulir B2 (Permintaan dan Pengeluaran Farmasi). Tugas dan fungsi dari pelayanan farmasi di IGD: Pelayanan perbekalan farmasi untuk pasien yang masuk dari IGD, baik pada jam kerja maupun diluar jam kerja dan hari libur. Pasien yang dilayani adalah pasien umum, pasien Askes, pasien Jamkesmas, pasien Medan Sehat, pasien kredit dan pasien yang tidak diketahui identitasnya (Mr.X/Mrs.Y). Fungsi pelayanan farmasi di IGD yaitu menyediakan perbekalan farmasi yang sering digunakan pada kejadian gawat darurat. Prosedur pelayanan farmasi di IGD : Dokter menulis perbekalan farmasi yang diperlukan oleh pasien di kartu obat/ lembar resep. Perawat IGD/pasien membawa kartu obat tersebut ke pelayanan perawat /keluarga pasien. Petugas pelayanan farmasi IGD menulis resep kembali sebagai pertinggal di IGD dan memberikan perbekalan farmasi yang diminta lalu menagih pembayarannya kepada keluarga pasien. Pembayaran langsung dilakukan, dibuat kuitansi rangkap dua, kuitansi asli diberikan kepada pasien dan satu rangkap lagi sebagai pertinggal di apotek. Jika keluarga pasien tidak membawa uang total biaya pemakaian perbekalan farmasi maka dicatat pada Opname Brief (OB) dan nomor OB dicatat oleh petugas farmasi dengan catatan pasien harus dirawat inap. Kemudian biaya perbekalan farmasi tersebut ditagih di ruangan oleh juru pungut ruangan.

Pelayanan farmasi IGD mendistribusikan permintaan perbekalan farmasi emergensi ke ruangan-ruangan pasien rawat inap dan kamar bedah emergensi dengan memakai sistem distribusi floor stock yang disimpan di lemari khusus. Sistem pengelolaan obat di ruangan dilakukan oleh kepala ruangan yang bersangkutan sedangkan untuk KBE dilakukan oleh petugas farmasi IGD. Setiap obat-obatan yang dipakai dari lemari emergensi harus diganti segera mungkin. Jenis obat dan alat emergensi yang disediakan di setiap ruangan berbedabeda untuk masing-masing ruangan sesuai dengan kebutuhan dan jenis penyakit. Contoh obat-obat emergensi yaitu Lidocain 2% dan 10%, Magnesium sulfat, Ringer laktat, Dextrose 5%, Atropin sulfat, NaCl 0,9%, Phenobarbital injeksi, Papaverin injeksi, Aminofillin, Transamin 500mg, Oxytocin injeksi, Dexametason injeksi, Tramadol injeksi, Furosemid injeksi, Methergin, dan lain-lain. Sedangkan Pethidin dan Dobuject 500mg hanya tersedia di ruang khusus seperti unit ICU, ICCU, Stroke. Contoh alat-alat kesehatan emergensi seperti spuit, cateter, IV cateter, infuset, NGT, transfution set dan lain-lain.

3 Pengelolaan obat untuk Bedah Central Pelayanan farmasi COT bertugas melayani bagian Central Operation Theatre (COT). Pengelolaan obat-obat COT di bawah pengawasan pelayanan farmasi COT. Pasien umum yang mengambil obat membayar secara tunai yang kemudian akan disetor ke bagian keuangan sedangkan untuk pasien Askes pengobatan ditanggung oleh PT. Askes, pasien Jamkesmas ditanggung oleh pemerintah, dimana obat-obat yang diresepkan harus sesuai dengan Formularium dan obat-obat di luar Formularium diatasi oleh pihak Rumah Sakit. Perbekalan farmasi yang terdapat di pelayanan farmasi COT adalah obat-obatan sediaan injeksi terutama obat bius dan alat kesehatan habis pakai. Pengadaan obat-obatan dan alatalat kesehatan di unit-unit polifarmasi berasal dari unit gudang instalasi farmasi yang diminta sekali seminggu dengan menggunakan formulir pengadaan. Daftar Permintaan dan Pengeluaran Farmasi. Demikian juga dengan pengadaan obat-obat narkotika menggunakan Daftar Permintaan dan Pengeluaran Narkotika. Pemasukan dan pengeluaran barang dicatat dalam Buku Pemasukan dan Pengeluaran, lalu dimasukkan ke kartu stok dan dicross check dengan sub instalasi administrasi setiap bulan. Untuk pengadaan obat anastesi dan perlengkapannya di kamar bedah, petugas apotek COT mendistribusikan berdasarkan Daftar Permintaan Obat Anastesi dan Perlengkapannya. Pada Formulir ini perawat mencatat dan meminta obat dan perlengkapan anstesi langsung sewaktu pasien sedang dioperasi. Dosis pemakaian obat anastesi dimonitor oleh petugas anastesi dalam kamar bedah yang dicatat dalam Daftar Dosis Pemakaian Obat/Alat

Anestesi sebagai bukti pengeluaran bagi pasien. Jadi bila ada obat dan perlengkapan anastesi yang berlebih dalam Daftar Permintaabn Obat Anastesi dan Perlengkapannya akan dikembalikan lagi ke apotek COT dan yang terpakai sesuai dengan yang tertulis pada Daftar Dosis Pemakaian Obat/Alat Anestesi. Pemakaian golongan obat narkotika di kamar bedah dicatat dalam Form Pemakaian Obat Golongan Narkotik contohnya pethidin, dicatat dalam Formulir Pemakaian Pethidin di Kamar Bedah yang ditandatangani oleh dokter yang bersangkutan. Formulir ini

merupakan pertinggal di sub instalasi distribusi sebagai pengganti kartu obat. Dan ini akan memudahkan Instalasi Farmasi Rumah Sakit untuk mengetahui jumlah pemakaian obat Narkotik sehingga mudah untuk membuat laporan penggunaan obat-obat Golongan Narkotik.

DAFTAR PUSTAKADepkes RI. Jakarta, 1990. Pedoman Perencanaan dan Pengelolaan Obat. Depkes RI. Jakarta, 1992b. Sistem Kesehatan Nasional. Depkes RI. Jakarta, 1995. Dirjen POM Pengelolaan Obat di Tingkat Puskesmas. Widhayani, 2002. Studi Tentang Pengelolaan Obat dengan Menggunakan Analisis Pareto di Puskesmas Patingaloang Kec. Ujung Tanah Kota Makassar. Skripsi Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Hasanuddin . Makassar.