APLIKASI SIKLUS PENGELUARAN - Gunadarma...

Marshall B. Romney,buku 9, 2005 1

Materi 3

APLIKASI SIKLUS PENGELUARAN

Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemprosesan data

yang terkait yang berhubungan dengan pembeliaan serta pembayaran barang dan jasa. Hal

ini berfokus pada perolehan bahan baku mentah, barang jadi, pasokan dan jasa. Dalam

siklus pengeluaran, pertukaran informasi utama adalah dengan pemasok barang (vendor).

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total

memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan dan berbagai layanan yang

dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Menurut Mulyadi (2002) Siklus pengeluaran terdiri dari transaksi pemerolehan barang

atau jasa. Barang yang diperoleh perusahaan dapat berupa aktiva tetap dan surat berharga

yang akan digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu lebih dari satu

tahun atau sediaan dalam surat berharga yang akan dikonsumsi atau digunakan untuk

menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu 1 tahun atau kurang. Jasa yang diperoleh

perusahaan dapat dibagi menjadi 2: yang menghasilkan manfaat 1 tahun atau kurang (jasa

personel, bunga, asuransi, iklan) dan jasa yang menghasilkan manfaat lebih dari 1 tahun

(aktiva tidak berwujud).

Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian

bahan mentah, persediaan barang, peralatan dan jasa. Kegiatan ini termasuk

mengidentifikasikan dan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyiapkan order

pembelian, menerima kiriman barang dan persediaan.

Tujuan Siklus pengeluaran adalah memudahkan pertukaran kas dengan pemasok

barang atau jasa perusahaan.secara lebih luas,tujuannya adalah :

1. Menjamin bahwa semua barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan aturan yang

dibutuhkan.

2. Menerima semua barang yang dipesan dan memastikan bahwa barang yang

diterima dalam kondisi baik.

3. Mengamankan barang hingga dibutuhkan

4. Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang benar

5. Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran dengan tepat

6. Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat

7. Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah

diizinkan.


8. Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.

Dokumen dan laporan

Dokumen yang digunakan dalam siklus ini adalah:

Jenis Transaksi Dokumen yang Digunakan

Pembelian Kredit

Permintaan Pembelian Pesanan Pembelian

Laporan Penerimaan Barang Voucher

Pengeluaran Kas Check

Retur Pembelian Memo Debit

Laporan Yang Dihasilkan

Seperti halnya aplikasi yang lain,dalam aplikasi pengeluaran ini juga dihasilkan tiga

macam laporan,yaitu laporan pengawasan(control report),register,dan laporan

khusus(special report). Meskipun demikian,informasi yang disajikan dalam laporan-

laporan tersebut berbeda-beda antara satu aplikasi dengan aplikasi yang lain.

a) Laporan Kontrol, Laporan ini meringkas perubahan yang dilakukan terhadap

sebuah file.Akuntan menggunakan laporan ini untuk menentukan ada tidaknya

perubahan file yang tidak semestinya atau untuk menjamin bahwa tidak ada

transaksi yang hilang selama proses pengolahan data berlangsung.Laporan ini berisi

informasi tentang (1)transaksi yang telah diposting,atau (2)jumlah angka atau

nomor transaksi,atau (3)daftar perubahan yang dibuat selama pemeliharaan

file,Dalam sistem berbasis komputer,laporan ini menyajikan record count,control

total,dan hash total.Petugas pengawas data mengkaji laporan ini dan

membandingkan total tersebut untuk menguji bahwa semua perubahan (terhadap

file) telah dilakukan secara tepat.

b) Register, Laporan ini berisi daftar transaksi yang dicatat dalam periode waktu

tertentu,misalnya satu hari,satu minggu,atau satu bulan.Laporan ini berisi ringkasan

data yang telah di posting ke rekening buku besar,sehingga dapat digunakan untuk

melakukan telusuran audit(audit trail) terhadap saldo-saldo rekening.Register ini

dalam sistem manual disebut dengan jurnal khusus,oleh karenanya register dalam

sistem yang berbasis komputer sering pula disebut dengan jurnal.

c) Laporan Khusus, Laporan khusus dalam siklus pengeluaran ini membantu manajer

dalam membuat jadwal pembayaran utang kepada pemasok.Laporan khusus yang

dihasilkan dalam siklus ini mencakup:


1. Laporan Faktur Terbuka (Open Invoices Report)

Laporan ini berisi daftar faktur pembelian yang belum di bayar pada tanggal

laporan.Data yang dilaporkan adalah data pemasok dan jumlah utang kepada

setiap pemasok.

2. Laporan Umum Voucher

Laporan ini meringkas voucher menurut umumnya.Laporan ini sangat

bermanfaat,karena jika perusahaan sampai memiliki utang yang tidak dibayar

sampai jangka waktu tertentu,akan berakibat negative bagi perusahaan,yaitu:

a. Merusak hubungan baik dengan pemasok,

b. Merusak citra kredit,yang pada gilirannya perusahaan akan sulit untuk

dapat membeli barang dari pemasok secara kredit.

3. Laporan Kebutuhan Kas

Laporan ini meringkas faktur pembelian urut jatuh tempo. Laporan ini

membantu departemen utang dalam merencanakan pembayaran kas dan

dalam mengidentifikasi faktur mana yang harus dibayar segera,agar dapat

diperoleh potongan dan juga agar hubungan baik dengan pemasok dapat

dipelihara.

4. Layanan Status Utang

Laporan ini dihasilkan kalau perusahaan menggunakan sistem on-line real-

time,karena sistem ini memungkinkan pemakai untuk meminta database

menyajikan informasi terbaru.Dalam siklus ini,karyawan bagian utang juga

memerlukan informasi mengenai utang kepada setiap pemasok.kebutuhan ini

dipenuhi dengan menyajikan informasi terbaru tentang utang kepada setiap

pemasok.

Pengolahan Transaksi

Pengolahan transaksi akan diuraikan dalam 2 versi,yaitu untuk sistem yang

diselenggarakan secara manual,dan untuk sistem yang diselenggarakan dengan

menggunakan alat bantu komputer.

Sistem manual, Pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran yang diselenggarakan

secara manual,mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut:

a. Prosedur Pembelian Kredit

b. Prosedur Pengeluaran Kas

Sistem berbasis komputer, Pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran yang

berbasis komputer,mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut :


a. Prosedur Permintaan Pembelian

b. Prosedur Pemesana Barang

c. Prosedur Penerimaan Barang

d. Prosedur Pencatatan utang

e. Prosedur Pengeluaran Kas

Catatan akuntansi yang digunakan dalam siklus pengeluaran

Catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh perusahaan untuk melaksanakan siklus

pengeluaran ini tergantung pada metode yang digunakan untuk mengolah data transaksi.

Jika pengolahan data transaksi dilakukan secara manual (tidak menggunakan alat bantu

komputer) maka catatan yang diselenggarakan adalah sebagai berikut :

1. Buku jurnal, yang mencakup :

a. Register voucher, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat transaksi

pembelian secara kredit.

b. Jurnal memorial, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat transaksi

pengembalian barang yang dibeli atau perolehan potongan pembelian.

c. Register kas, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat transaksi

pengeluaran kas, baik untuk pembelian tunai maupun pelunasan utang.

2. Rekening pembantu piutang dagang, yaitu rekening yang digunakan untuk

mencatat piutang kepada setiap pelanggan.

3. Rekening buku besar, yang mencakup :

a. Utang dagang, yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat bertambahnya

utang karena pembelian kredit, dan berkurangnya utang dagang karena

pelunasan atau adanya retur dan potongan pembelian.

b. Kas, yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat berkurangnya kas karena

adanya pembelian tunai atau pelunasan utang dagang.(Krismiaji, 2010)

Sistem akuntansi Pengeluaran

Pada PT Multi Aksara Sejati terdapat empat bagian yang terlibat dalam sistem pembelian

kredit, yaitu Bagian Gudang, Bagian Pemasaran, Bagian Penerimaan Barang dan Bagian

Akuntansi. Adapun tugas-tugasnya adalah sebagai berikut:


Tabel

Bagian dan Pekerjaan Sistem Pembelian Kredit yang sedang berjalan

Bagian Pekerjaan Bagian

1. Bagian Gudang - Kepala gudang memeriksa stok barang pada kartu gudang.

- Mencatat barang yang habis.

- Membuat Surat Permintaan Pembelian 2 lembar.

- Menyerahkan SPP 1 ke bagian pemasaran.

- Sedangkan SPP 2 diarsip tetap.

- Menerima LPB 2 bersama barang dari bagian penerimaan

barang.

- Mencocokkan LPB 2 dengan barang.

- Memasukkan barang ke dalam gudang.

- Mencatat LPB 2 ke dalam kartu gudang.

- Mengarsip tetap LPB 2.

2. Bagian

Pemasaran

- Menerima SPP lembar 1 dari bagian gudang.

- Menghubungi pemasok untuk melakukan pembelian.

- Meminta daftar harga barang (DHB) yang ingin dibeli

melalui fax.

- Menerima daftar harga barang dan melakukan negosiasi

harga apabila harga barang sudah sesuai akan dibuat

purchase order yang diteruskan ke kegiatan selanjutnya

tapi jika harga tidak sesuai maka perusahaan membatalkan

pembelian.

- Membuat purchase order (PO) sebanyak tiga lembar.

- Menyerahkan PO 1 kepada pemasok melalui fax.

- Mengarsip tetap PO 2, SPP 1 dan DHB.

- Menyerahkan PO 3 ke bagian penerimaan barang.

- Menerima LPB 1 dan FB dari bagian penerimaan barang.

- Memeriksa LPB 1 dan FB.

- Mengarsip tetap LPB 1.

- Menyerahkan FB ke bagian keuangan.

3. Bagian

Penerimaan

Barang

- Menerima PO lembar 3 dari bagian pemasaran.

- Menerima faktur barang (FB) dan surat pengantar (SP)

bersama barang dari pemasok.


- Mencocokkan FB, PO 3, SP dan barang.

- Membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) 3 lembar.

- Menyerahkan LPB 2 bersama barang ke bagian Gudang.

- Menyerahkan LPB 1 dan FB ke bagian pemasaran.

- Menyerahkan LPB 3 ke bagian keuangan.

- Mengarsip tetap PO 3 dan SP.

4. Bagian Keuangan - Menerima FB dari bagian pemasaran.

- Menerima LPB 3 dari bagian penerimaan barang.

- Mencocokkan FB dan LPB 3.

- Membuat Bukti Kas Keluar (BKK) 2 lembar.

- Menandatangani BKK 1 dan 2.

- Mencatat BKK kedalam kartu utang.

- Mengarsip tetap BKK 1, FB dan LPB 3.

- Menyerahkan BKK 2 ke bagian akuntansi

5. Bagian Akuntansi - Menerima BKK 2 dari bagian keuangan.

- Melakukan pembukuan atas barang yang dibeli

berdasarkan BKK 2.

- Membuat Laporan Pembelian Kredit.

- Mengarsip tetap BKK 2.

- Menyerahkan LPK ke pimpinan.

Dokumen dan Catatan Terkait

Dokumen dan catatan yang terkait dengan sistem informasi akuntansi pembelian kredit

pada PT Multi Aksara Sejati sebagai berikut :

a) Surat Permintaan Pembelian ( SPP )

Surat Permintaan Pembelian dibuat oleh bagian gudang untuk bagian pemasaran

melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut

dalam surat.

b) Daftar Harga Barang ( DHB )

Daftar Harga Barang diterima dari pemasok yang berguna untuk mengetahui harga-

harga mengenai barang yang dipesan.

c) Purchase Order ( PO )

Purchase Order dibuat oleh bagian pemasaran yang berisi jumlah barang yang akan

dibeli.


d) Bukti Kas Keluar ( BKK )

Bukti Kas Keluar dibuat oleh bagian pemasaran. Dokumen ini digunakan untuk

mencatat pengeluaran kas.

e) Laporan Penerimaan Barang ( LPB )

Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan barang untuk menunjukkan bahwa

barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, jumlah, mutu, dan

kuantitas seperti yang tercantum dalam purchase order.

f) Faktur Barang ( FB )

Dokumen ini diterima dari pemasok mengenai harga barang yang dibeli dan

pembayaran.

g) Surat Pengantar ( SP )

Dokumen ini diterima dari pemasok sebagai surat pengantar barang-barang yang

dikirim ke perusahaan.

h) Laporan Pembelian Kredit ( LPK )

Dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi yang diberikan kepada pimpinan atas

pembelian yang sudah dilakukan perusahaan.

Bagian – bagian yang terkait

BAGIAN GUDANG

Sistem Pembelian Kredit pada PT. Multi Aksara Sejati dimulai dari bagian

gudang memeriksa stok barang pada kartu gudang. Kemudian mencatat barang

yang habis lalu membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) 2 lembar.

Selanjutnya menyerahkan SPP 1 ke bagian pemasaran sedangkan SPP 2 diarsip

tetap.

Bagian gudang menerima LPB 2 bersama barang dari bagian penerimaan

barang, kemudian mencocokkan LPB 2 dengan barang. Lalu memasukkan barang

ke dalam gudang, setelah itu mencatat LPB 2 ke dalam kartu gudang, selanjutnya

mengarsip tetap LPB 2.

BAGIAN PEMASARAN

Bagian pemasaran menerima SPP 1 dari bagian gudang kemudian

menghubungi pemasok untuk melakukan pembelian. lalu meminta Daftar Harga

Barang (DHB) yang ingin dibeli melalui fax. Setelah itu menerima daftar harga

barang dan melakukan negosiasi harga, apabila harga tidak sesuai maka

pembelian akan dibatalkan, apabila harga sesuai maka lanjut ke kegiatan


membuat purchase order sebanyak 3 lembar. selanjutnya menyerahkan PO 1

kepada pemasok melalui fax dan menyerahkan PO 3 ke bagian penerimaan

barang. Sedangkan PO 2, SPP 1 dan DHB diarsip tetap.

Bagian pemasaran menerima LPB 1 dan FB dari bagian penerimaan barang,

kemudian memeriksa LPB 1 dan FB. Lalu menyerahkan FB ke bagian keuangan

dan mengarsip tetap LPB 1.

BAGIAN PENERIMAAN BARANG

Bagian penerimaan barang menerima PO 3 dari bagian pemasaran dan

menerima Faktur barang (FB) dan Surat pengantar (SP) bersama barang dari

pemasok. Kemudian mencocokkan FB, SP, PO 3 dan barang. Lalu membuat

laporan penerimaan barang sebanyak 3 lembar. Selanjutnya bagian penerimaan

barang menyerahkan LPB 2 bersama barang ke bagian gudang. Kemudian

menyerahkan LPB 1 dan FB ke bagian pemasaran, lalu menyerahkan LPB 3 ke

bagian keuangan. Sedangkan PO 3 dan SP diarsip tetap.

BAGIAN KEUANGAN

Bagian keuangan menerima FB dari bagian pemasaran dan LPB 3 dari bagian

penerimaan barang. Kemudian mencocokkan FB dan LPB 3. Lalu membuat Bukti

Kas Keluar (BKK) 2 lembar, kemudian menandatangani BKK 1&2. Setelah itu

mencatat BKK kedalam kartu utang. Selanjutnya bagian keuangan menyerahkan

BKK 2 ke bagian akuntansi dan mengarsip tetap BKK 1, FB dan LPB 3.

BAGIAN AKUNTANSI

Bagian akuntansi menerima BKK 2 dari bagian keuangan, lalu melakukan

pembukuan atas barang yang dibeli berdasarkan BKK 2. Kemudian membuat

laporan pembelian kredit. Selanjutnya mengarsip tetap BKK 2 dan menyerahkan

LPK ke pimpinan.


BAGIAN GUDANG

Membuat

(SPP) sebanyak

dua lembar

2

N

Memeriksa stok

barang pada kartu

gudang

START

SPP 1

1

Kartu

Gudang

3

LPB 2

Mencocokkan

LPB 2 dan barang

Memasukkan

barang ke dalam

gudang

LPB 2

N

Kartu

Gudang

Mencatat

barang yang

habis

Barang

Gambar 1

Flowchart Sistem Pembelian Kredit Bagian Gudang

Keterangan :

1. Surat Permintaan Pembelian ( SPP )

2. Laporan Penerimaan Barang ( LPB )


BAGIAN PEMASARAN

Menghubungi

pemasok untuk

melakukan pembelian

Meminta daftar harga

barang yang ingin

dibeli melalui fax

Menerima daftar

harga barang dan melakukan

negosiasi harga

Harga

tidak sesuai Pembelian

dibatalkan

Membuat purchase

order 3 lenbar

1

SPP 1

Harga sesuai

4

LPB 1

FB

Memeriksa

LPB 1 dan FB

LPB 1

FB

6N

3

2

PO 1

Pemasok

Fax

N

2

DHB

SPP 1

Gambar 2

Flowchart Sistem Pembelian Kredit Bagian Pemasaran

Keterangan :

1. Purchase Order ( PO )

2. Daftar Harga Barang ( DHB )

3. Surat Permintaan Pembelian ( SPP )


5. Faktur Barang ( FB )


BAGIAN PENERIMAAN BARANG

2

PO 3

PEMASOK

FB

Barang

Mencocokkan FB,

PO 3 dan SP

dengan barang

Membuat Laporan

Penerimaan Barang

3 lembar

3

2

LPB 1

4

SP

FB

SP

PO 3

N

3

5

Barang

Gambar 3

Flowchart Sistem Pembelian Kredit Bagian Penerimaan Barang

Keterangan :


2. Purchase Order ( PO )


4. Surat Pengantar ( SP )


BAGIAN KEUANGAN

6

FB

5

LPB 3

Mencocokkan LPB 3

dan FB

Membuat BKK 2

lembar

Menandatangani

BKK 1 dan 2

2

BKK 1

LPB 3

FB

N

7

Kartu

Utang

Gambar 4

Flowchart Sistem Pembelian Kredit Bagian Keuangan

Keterangan :

1. Bukti Kas Keluar ( BKK )




BAGIAN AKUNTANSI

7

BKK 2

Melakukan

pembukuan atas

barang yang dibeli

Membuat laporan

pembelian kredit

BKK 2

LPK

N Pimpinan

END

Gambar 5

Flowchart Sistem Pembelian Kredit Bagian Akuntansi

Keterangan :

1. Bukti Kas Keluar ( BKK )



Penilaian Sistem Pengendalian Internal

Pengendalian internal sangat dibutuhkan dalam segala unit organisasi, karena

pengendalian internal berfungsi sebagai acuan dalam operasional perusahaan. Sama halnya

pengendalian internal yang ada pada PT Multi Aksara Sejati. Pengendalian internal meliputi

empat kategori pengendalian yang dirancang dan diimplementasikan oleh manajemen untuk

memberikan jaminan bahwa sasaran hasil pengendalian manajemen akan terpenuhi.

Komponen pengendalian meliputi: (1) struktur organisasi, (2) Sistem otorisasi dan prosedur

pencatatan, (3) Praktik yang sehat dan (4) Mutu Karyawan yang sesuai dengan

tanggungjawab.

Setelah melakukan penelitian dan wawancara kepada pemilik dan bagian yang terkait

maka dalam penelitian ini mencoba untuk menganalisis sistem pengendalian internal sesuai

dengan komponen pengendalian menurut Mulyadi yang diantaranya yaitu:

1. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab

fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan

kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pada umumnya sebuah organisasi

ataupun perusahaan memiliki pimpinan sebagai otoritas tertinggi. Sedangkan

dibawah pimpinan terdapat bagian-bagian yang membantu tugas pimpinan

untuk melaksanakan hal-hal yang bersifat teknis.

Pada PT Multi Aksara Sejati hal tersebut sudah dilaksanakan walaupun belum

sepenuhnya berjalan dengan baik. Perusahaan dipimpin oleh seorang direktur

yang membawahi beberapa departemen. Setiap departemen mempunyai tugas

masing-masing, sehingga terdapat pembagian yang jelas dan tidak terjadi

adanya overlap tugas antar bagian.

Setelah melakukan penelitian struktur organisasi PT Multi Aksara Sejati,

peneliti menemukan kelemahan pada bagian pemasaran. Bagian ini melakukan

kegiatan pembelian dan penjualan. Seharusnya bagian pembelian dan penjualan

berdiri sendiri karena melakukan dua kegiatan yang berbeda. Suatu fungsi tidak

boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua transaksi.

2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari

pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi

tersebut. Pada PT Multi Aksara Sejati terjadi beberapa kesalahan seperti:


1) Dokumen bukti kas keluar ditandatangani oleh bagian keuangan.

Seharusnya yang bertanggung jawab untuk menandatangani bukti kas

keluar adalah seorang pimpinan yang memiliki wewenang untuk

menyetujui terjadinya transaksi atau dilakukan oleh bagian akuntansi.

2) Tidak adanya kartu catatan persediaan pada bagian akuntansi.

Seharusnya pada bagian akuntansi memiliki kartu catatan persediaan

guna mencocokkan dengan kartu gudang, sehingga tidak terdapat selisih

persediaan pada bagian akuntansi dan bagian gudang.

3. Praktik yang sehat

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur

pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak

diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya.

Adapun cara-cara yang dilakukan perusahaan dalam menciptakan praktik yang

sehat adalah:

1) Penggunaan surat permintaan pembelian benomor urut tercetak yang

pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.

2) Penggunaan purchase order benomor urut tercetak yang pemakaiannya

harus dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

3) Penggunaan laporan penerimaan barang benomor urut tercetak yang

pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan

barang.

4) Pemasok dipilih setelah melakukan penawaran harga.

5) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan barang.

4. Mutu Karyawan yang sesuai dengan tanggung jawab

Dari ke-empat unsur pengendalian intern, mutu karyawan merupakan unsur

yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan

jujur, perusahaan mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang

dapat diandalkan.

APLIKASI SIKLUS PENGELUARAN - Gunadarma...

Documents

Transcript of APLIKASI SIKLUS PENGELUARAN - Gunadarma...