APLIKASI E-LOG BOOK PENATAUSAHAAN UNTUK DISPOSISI SURAT

DAN ARSIP PADA KANTOR PERUM BULOG DIVRE KALSEL

KOTA BANJARMASIN

LU’LU NURRAHMAH HIDAYAH

1*, Nur Alamsyah

2, Abdurrahman Sidik

3

1Teknik Informatika, 55201, Teknologi Informasi, Universitas Islam Kalimantan Muhammad

Arsyad Al Banjari, NPM16630676 2Teknik Informatika, 55201, Teknologi Informasi, Universitas Islam Kalimantan Muhammad

Arsyad Al Banjari, NIDN1118018001 3Teknik Informatika, 55201, Teknologi Informasi, Universitas Islam Kalimantan Muhammad

Arsyad Al Banjari, NIDN1130059201

ABSTRAK

Perusahaan Umum Badan Urusan Logistik, bisa di sebut Perum BULOG adalah perusahaan umum

milik negara yang bergerak di bidang logistik pangan. Pada Perum BULOG penatausahaan untuk

surat dan arsip masih mengunakan Microsoft Excel, mengakibatkan pendistibusian surat pada tata

usaha ke bidang-bidang menjadi terhambat. Implementasi program yang digunakan pada Aplikasi E-

LOG BOOK Penatausahaan Untuk Disposisi Surat dan Arsip ini menggunakan framework Vue.js

dengan database Firestore yang menyediakan fasilitas untuk mempermudah proses pembuatan

aplikasi tersebut. Merancang aplikasi E-LOG BOOK pada Kantor Perum BULOG Divre Kalsel Kota

Banjarmasin, sehingga memudahkan tata usaha dan memberikan kemudahan untuk Pimpinan

wilayah serta bidang-bidang dalah hal pendistribusian surat yang telah diajukan. Dengan

diterapkannya aplikasi ini, di harapkan dapat memberikan kemudahan pada setiap jajaran yang ada

pada Perum BULOG Kanwil Kalsel untuk pengelolaan disposisi surat dan arsip yang dilakukan setiap

hari, aplikasi ini juga akan membantu pimpinan melakukan disposisi secara langsung agar

pendistribusian tidak terhambat, seluruh user yang terdaftar dapat memantau laporan apakah surat

sudah di tindak lanjuti.

Kata kunci: Aplikasi, E-LOG BOOK, Penatausahaan, BULOG

ABSTRACT

Public Company Logistics Affairs Agency, which can be called Perum Bulog, is a state public

company engaged in food logistics. At Perum BULOG, the administration of letters and archives is

still using Microsoft Excel, causing the distribution of letters in administration to fields to

be hampered. The implementation of the program used in the E-LOG BOOK Administration

Application for Letter and Archive Disposition uses the Vue.js framework with the Firestore database

which provides facilities to ease the process of making the application. Designing the E-LOG BOOK

application at the Perum Bulog Divre of South Kalimantan, Banjarmasin, to ease regional

administration and give improvements for the Leadership and fields in terms of distributing letters

that have been submitted. With the implementation of this application, it is hoped that it

can give benefits to every line in the Perum BULOG of the South Kalimantan Regional Office for

managing the disposition of letters and archives that are carried out every day, this application will

also help the leadership make dispositions directly so that distribution is not hampered, all registered

users can report reports whether it has been followed up.

Keywords: Application, E-LOG BOOK, Administration, BULOG

1. Pendahuluan

Kantor Perum BULOG adalah

perusahaan umum milik Negara yang bergerak

di bidang logistik pangan. Kantor Perum

BULOG Divre Kalsel beralamat di JL.A.Yani

Km 6 no.561 Banjarmasin, Perum BULOG

menyediakan komoditi pangan seperti beras,

gula, tepung, minyak goring, dan daging yang

dapat dibeli masyarakat luas. Sebagai

perusahaan Perum BULOG ditugaskan

pemerintah, untuk tetap melakukan kegiatan

menjaga harga dasar pembelian untuk gabah,

stabilisasi harga khususnya harga pokok,

menyalurkan beras untuk orang miskin

(Raskin) dan pengelolaan stok pangan. Kontor

Perum BULOG juga sering mengadakan pasar

murah untuk membantu masyarakat luas.

Kegiatan administrasi perusahaan di dilakukan

oleh tata usaha, bidang yang sangat berperan

penting mengatur dan jalur akses dengan pusat,

cabang maupun di luar perushaan seperti

instansi dan perushaan yang ingin bekerja

sama. Tata usaha selalu melakukan

pendistribusian surat dan fax dengan pusat

maupun cabang, tata usaha juga pendistribusi

surat, fax dan surat perjanjiaan antar instansi

maupun perushaan yang bekerjasama dengan

BULOG. Pada pendistribusian surat sering

terjadi kendala catatan surat atau fax yang

hilang dan juga sering terjadi dokumen-

dokumen penting yang hilang.

Beberapa penelitian telah dilakukan

berkaitan dengan aplikasi disposisi surat dan

arsip adalah penelitian dengan judul

“Pengembangan Aplikasi Pengarsipan Surat di

Bagian Infornatika Sekretariat Daerah

Kabupaten Garut untuk Kemudahan Dalam

Pendisposisian Surat” Aziz (2015), penelitian

“Aplikasi Pengarsipan Surat Menyurat Pada

Program Pascasarjana Universitas Islam

Kalimantan Muhammad Arsyad Al Banjari

Banjarmasin” Faridah (2017), dan penelitian

“Arsip Digital Dokumen Kontrak Berbasis

Web Pada PT. Abdi Pratama Perkasa” Pontoh

(2016).

Berdasarkan uraian dari latar belakang

di atas maka perlu di buat aplikasi untuk

pendistribusian serta pengarsipan surat pada

Perum BULOG dengan judul penelitian

“APLIKASI E-LOG BOOK

PENATAUSAHAAN UNTUK DISPOSISI

SURAT DAN ARSIP PADA KANTOR

PERUM BULOG DIVRE KALSEL KOTA

BANJARMASIN”.

2. Metode Penelitian

Dalam skripsi/penelitian ini ada

beberapa metode dalam memperoleh data.

Adapun metode yang dilakukan dalam

mengumpulkan data adalah sebagai berikut:

1. Metode Pengamatan (Observasi) :

Dengan metode ini bisa langsung

mengamati kegiatan yang sedang

berlangsung Pada Kantor Perum BULOG

Divre Kalsel kota Banjarmasin dan

bagaimana penatausahaan untuk disposisi

dan arsip surat.

2. Metode Wawancara (Interview) : Dengan

metode ini bisa berdialog secara tanya

langsung kepada karyawan tata usaha

yang menangani surat maupun fax yang

masuk pada Kantor Perum BULOG Divre

Kalsel Kota Banjarmasin untuk

mengetahui bagaimana pendistribusian

surat yang dilakukan dan pengarsipan

surat.

3. Studi Pustaka dan Studi Dokumentasi; ini

dilakukan dengan cara mempelajari,

meneliti dan menelaah berbagai literatur-

literatur dari perpustakaan yang

bersumber dari buku-buku, teks, jurnal

ilmiah, situs-situs di internet, dan bacaan-

bacaan yang ada kaitannya dengan topik

penelitian.

Kemudian untuk metode pengembangan

sistem perangkat lunak mengacu pada model

waterfall adalah salah satu model

pengembangan software, dimana kemajuan

suatu proses dipandang sebagai terus mengalir

ke bawah seperti air terjun. Dalam Model

Waterfall, setiap tahap harus berurutan, dan

tidak dapat meloncat ketahap berikutnya, harus

menyelesaikan tahap pertama baru lanjut ke

tahap ke dua dan seterusnya. Langkah-langkah

model waterfall dapat dilihat pada gambar

dibawah ini:

Gambar 1 Model Waterfall

1. Requirement Gathering and analysis

Tahap requirement atau spesifikasi

kebutuhan sistem adalah mengumpulkan

kebutuhan secara lengkap kemudian

dianalisis dan didefinisikan kebutuhan

yang harus dipenuhi oleh program yang

akan dibangun. Fase ini harus dikerjakan

secara lengkap untuk bisa menghasilkan

desain yang lengkap.

2. System Design

Tahap selanjutnya adalah design, desain

dikerjakan setelah kebutuhan selesai

dikumpulkan secara lengkap.

3. Implementation

Tahap implementasi, yaitu desain

program diterjemahkan ke dalam

kode kode dengan menggunakan bahasa

pemrograman yang sudah ditentukan.

Program yang dibangun langsung diuji

baik secara unit.

4. Integration and Testing

Tahap penyatuan unit-unit program

kemudian diuji secara keseluruhan

(system testing).

5. Deployment of System

Tahap mengoperasikan program di

lingkungannya dan melakukan

pemeliharaan, seperti penyesuaian atau

perubahan karena adaptasi dengan situasi

sebenarnya.

6. Maintenance

Tahap proses pemeliharaan sistem yang

sudah dibangun.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

1. Tahapan Analisis Kebutuhan Sistem :

a. Kebutuhan data

Pengolahan Data Surat Masuk

Pengolahan Data Fax Masuk

Pengolahan Data Surat Keluar

Pengolahan Data Fax Keluar

Pengolahan Data Nota Intern

Pengolahan Data Surat Perintah

Pengolahan Data Perjanjian Kerja

Pengolahan Data Surat Edaran

Disposisi Surat Masuk

Disposisi Fax Masuk

b. Kebutuhan Antarmuka

Tampilan Form Menu Login

Tampilan Form Menu Daftar

Tampilan Form Menu

Tampilan Form Dasboard

Tampilan Form Surat Masuk

Tampilan Form Menu Surat Keluar

Tampilan Form Fax Masuk

Tampilan Form Fax Keluar

Tampilan Form Nota Intern

Tampilan Form Surat Perintah

Tampilan Form Perjanjian Kerja

Tampilan Form Surat Edaran

2. Tahapan Desain

Gambar 2 Use Case Diagram

Gambar 3 Activity Diagram

3. Tahapan Implementasi

Gambar 4 Tampilan Form Login

Gambar 5 Tampilan Form Menu Daftar

Gambar 6 Tampilan Form Menu Dasboard

Gambar 7 Tampilan Form Surat Masuk

Gambar 8 Tampilan Form Form Surat

Keluar

Gambar 9 Tampilan Form Fax Masuk

Gambar 10 Tampilan Form Fax Keluar

Gambar 11 Tampilan Form Nota Intern

Gambar 12 Tampilan Form Surat Perintah

Gambar 13 Tampilan Form Surat Edaran

Gambar 14 Tampilan Form Perjanjian

Kerja

4. Tahap Pengujian

Jenis pengujian yang digunakan pada

aplikasi E-LOG BOOK Penatausahaan untuk

disposisi surat dan arsip pada Perum BULOG

ialah metode black box testing. Black box

testing ini lebih menguji ketampilan

luar(interface) dari suatu aplikasi agar mudah

digunakan. Berikut ini adalah black box testing

pada Perum BULOG:

Tabel 1 Tabel Pengujian sistem dengan metode

black box

4. PENUTUP

1. Kesimpulan

Berdasarkan analisis, perancangan dan

implementasi dari Aplikasi E-LOG BOOK

Penatausahaan untuk disposisi surat dan arsip

pada Kantor Perum BULOG Divre Kalsel Kota

Banjarmasin yang telah dilakukan, dapat

ditarik kesimpulan bahwa, dengan

diterapkannya aplikasi ini, akan memberikan

kemudahan terhadap karyawan/ti pada Kantor

Perum BULOG untuk pendistribusian surat

baik yang di ajukan oleh bidang maupun yang

diajukan dari luar perusahaan karna pekerjaan

pada Perum BULOG harus memiliki dasar dari

pekerjaan tersebut yaitu surat yang diajukan

setiap harinya, dan juga aplikasi ini akan

membantu jajaran baik Pimpinan wilayah

maupun bidang untuk memonitoring apakah

yang diajukan sudah di tindak lanjuti dengan

adanya laporan setiap bulannya.

2. Saran

Dalam penelitian yang dilakukan, terdapat

saran-saran yang dapat digunakan sebagai

bahan pertimbangan dalam penelitian

selanjutnya, saran-saran tersebut yaitu:

a. Agar hasil disposisi Pimpinan wilayah

yang telah diteruskan pada bidang dapat

di tindak lanjuti pada aplikasi dan dapat

diteruskan kepada seksi yang sesuai

arahan disposisi kepala bidang.

b. Setiap bidang masing-masing dapat

menginputkan surat yang diajukan, untuk

diteruskan sekretaris kepada Pimpinan

wilayah.

5. DAFTAR PUSTAKA

[1]. Aziz, U. A. (2015).

PENGEMBANGAN APLIKASI

PENGARSIPAN SURAT DI

BAGIAN INFORMATIKA

SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN GARUT UNTUK

MEMUDAHKAN DALAM

PENDISPOSISIAN SURAT.

[2]. Bulog.co.id. (2018). Diambil kembali

dari Visi dan Misi:

http://www.bulog.co.id/visimisi.php

[3]. Darmalaksana, W. (2018). LOG

BOOK. LOG BOOK PENELITIAN:,

2.

[4]. Dwi, E. (2020, Oktober 30).

PERATURAN DIREKSI

PERUSAHAAN UMUM (PERUM)

BULOG. (L. N. Hidayah,

Pewawancara)

[5]. Eko Budiono, S. M. (2019, Juli 28).

Diambil kembali dari Informasi

Elektronik dan Teknologi Elektronik

dalam Pembuktian:

https://ekobudiono.lawyer/2019/07/28

/informasi-elektronik-dan-teknologi-

elektronik-dalam-pembuktian/

[6]. Farida, M. (2017). APLIKASI

PENGARSIPAN SURAT

MENYURAT PADA PROGRAM

PASCASARJANA UNIVERSITAS

ISLAM MUHAMMAD ARSYAD

AL BANJARI.

[7]. Humas@bulog.co.id. (2018). Perum

BULOG. Diambil kembali dari

BULOG:

http://www.bulog.co.id/sejarah.php

[8]. Info@bulog.co.id. (2019). Perum

BULOG. Diambil kembali dari

Sekilas Pengadaan:

http://www.bulog.co.id/sekilas_penga

daan.php

[9]. KBBI. (2019). Diambil kembali dari

Kamus Besar Bahasa Indonesia

(KBBI) Versi 2.8:

https://kbbi.web.id/disposisi

[10]. Lutfi, F. (2017, Januari 19).

CODEPOLITAN. Diambil kembali

dari Mengenal Node.js:

https://www.codepolitan.com/mengen

al-nodejs-5880234fe9ae3

[11]. Maps, G. (2020). Perum Badan Umum

Logistik (BULOG). Diambil kembali

dari BULOG Divre Kalsel Kota

Banjarmasin:

https://www.google.com/maps/place/P

erum+Badan+Urusan+Logistik+(Bulo

g)+-+Divre+Kalimantan+Selatan/@-

3.3493102,114.625766,18z/data=!4m8

!1m2!2m1!1sbulog!3m4!1s0x2de423e

49a274dd1:0x39a7aef7c8efcdbb!8m2!

3d-3.3492108!4d114.6265405

[12]. Muhardian, A. (2020, Januari 15).

Petani Kode. Diambil kembali dari

Pengenalan Dasar Vuejs untuk

Pemula:

https://www.petanikode.com/vuejs-

untuk-pemula/

[13]. Muhardian, A. (2020, Juli). Petani

Kode. Diambil kembali dari [Review]

Text Editor Visual Studio Code di

Linux:

https://www.petanikode.com/text-

editor-vscode/

[14]. Nayoan, A. (2019, Oktober 19).

NIAGAHOSTER. Diambil kembali

dari Pengenalan Node.js Lengkap bagi

Pemula:

https://www.niagahoster.co.id/blog/no

de-js-adalah/

[15]. Pontoh, G. R. (2016). Arsip Digital

Dokumen Kontrak Berbasis Web Pada

PT. Abadi Pratama Perkasa.

[16]. Santoso, H. (2020, Januari 28).

Materibelajar.co.id. Diambil kembali

dari Pengertian Aplikasi Menurut Para

Ahli dan Sejarah Aplikasi:

https://www.materi.carageo.com/peng

ertian-aplikasi-menurut-para-ahli/