Analisis Sistem Akuntansi Utang
-
Upload
vashtitiffanamirza -
Category
Documents
-
view
1.085 -
download
105
description
Transcript of Analisis Sistem Akuntansi Utang
ANALISIS SISTEM AKUNTANSI UTANG
PERUSAHAAN PERORANGAN “PUTRA RIGEN”
Dosen Pembimbing : Adi Firman Ramadhan SE,MAk,Ak
Disusun oleh :
Rahajeng Putri Andini (F3311101)Rahardiani Vyatra (F3311102)Vashti Tiffana Mirza (F3311122)
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2012
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat tuhan Allah SWT penulis panjatkan karena atas
berkat,rahmat serta hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan laporan observasi ini,dengan
judul analisis system akuntansi utang pada perusahaan perorangan Putra Rigen.
Dalam penulisan laporan observasi ini tentu penulis tidak lepas dari bantuan
berbagai pihak yang terkait. Pada kesempatan ini penulis berterima kasih kepada bapak Adi
Firman Ramadhan SE,MAk,Ak selaku dosen pengampu mata kuliah system informasi
akuntansi yang selalu memberikan pengarahan dan bimbingan,serta kepada para orangtua
kami yang selalu tiada henti memberikan dukungan dan doa yang tak pernah putus serta
seluruh pihak yang terkait yang telah membantu dalam penyusunan laporan observasi ini.
Tim penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam menyusun laporan
observasi ini,dan berharap laporan ini dapat membantu dan berguna,kritik dan saran tim
penulis harapkan demi sempurnanya laporan observasi ini.
Surakarta, Desember 2012
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan
BAB II PEMBAHASAN
A. Landasan Teori
B. Gambaran umum perusahaan
C. Gambaran umum operasional pencatatan utang
D. Evaluasi system akuntansi utang pada perusahaan Putra Rigen
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan
B. Saran
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
System informasi pada saat ini diperlukan untuk menunjang jalannya
operasional sebuah perusahaan. Perkembangan zaman pada saat ini menuntut sebuah
perusahaan untuk memiliki sebuah system yang cukup canggih. System informasi
dibutuhkan untuk menghasilkan informasi yang falid dan akurat untuk perusahaan
sehingga akan mempermudah dan menghasilkan keuntungan bagi sebuah perusahaan.
System informasi akuntansi dalam perusahaan sangat diperlukan dalam jalannya
operasional sebuah perusahaan. System informasi akuntansi sekarang ini dibutuhkan
oleh banyak bidang usaha guna membantu kelancaran bidang udasa itu sendiri tidak
hanya sekedar membantu untuk otomatisasi proses system pada usaha tersebut,tetapi
hingga pelaporan keuangan dan analisa pelaporanjuga dapat dilakukan,karena selain
waktu yang lebih singkat yang dibutuhkan agar pelaporan yang diterbirkan,ketepatan
serta keakuratan juga sangat diperlukan guna menunjang suatu laporan yang sangat
baik. Sehingga system informasi akuntansi yang baik diperlukan oleh suatu
perusahaan untuk menghasilkan informasi yang akurat dan falid.
Dalam operasional perusahaan system informasi akuntansi utang juga sangat
diperlukan terkait berhubungan dengan system akuntansi pembelian,kedua system ini
sangat erat terkait. Dalam sebuah perusahaan diperlukan system akuntansi utang yang
baik guna melihat bagaimana prosedur penjalanan utang,retur pembelian,fungsi yang
berjalan terkait system akuntansi utang. Akan tetapi pada kenyataannya seringkali
terdapat masalah pada jalannya system informasi akuntansi karena belum optimalnya
penerapan system akuntansi utang yang ada dalam sebuah perusahaan. Seringkali
terjadi masalah yang disebabkan karena kurangnya pengoptimalan system akuntansi
utang seperti kesulitan dalam menilai kinerja pemasok,kesulitan dalam memonitoring
adanya retur pembelian dan lain-lain.
Oleh karena itu untuk lebih memahami tentang suatu system akuntansi utang
maka diadakan observasi langsung pada sebuah perusahaan perorangan Putra Rigen di
Karanganyar,Klego,Boyolali mengenai system akuntansi utang yang diterapakan pada
perusahaan tersebut.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana gambaran umum perusahaan perorangan Putra Rigen?
2. Bagaimana gambaran umum system akuntansi utang perusahaan Putra Rigen?
3. Bagaimana evaluasi terkait system akuntansi utang yang dijalankan oleh
perusahaan perorangan Putra Rigen.
C. Tujuan
1. Mengidentifikasi gambaran umum perusahaan perorangan Putra Rigen.
2. Mengidentifikasi gambaran umum system akuntansi utang perusahaan perorangan
Putra Rigen.
3. Mengidentifikasi evaluasi terkait system akuntansi utang yang dijalankan oleh
perusahaan perorangan Putra Rigen.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Landasan Teori
I. System Akuntansi Utang
Prosedur pencatatan utang adalah prosedur sejak utang/kewajiban perusahaan
timbul sampai dengan pencatatannya dalam perkiraan/rekening utang. Utang
muncul karena adanya pembelian barang atau jasa secara kredit. Karena itu sistem
akuntansi utang sangat terkait dengan prosedur pencatatan utang dan prosedur
distribusi pembelian. Terdapat dua prosedur pencatatan utang:
a. Account Payable Procedure
Dokumen yang digunakan dalam account payable procedur adalah:
1) Faktur dari pemasok
2) Kwintasi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau
tembusan pemberitahuan ( remittance advice) yang dikirim pemasok
yang keterangan untuk pembayaran tersebut dilakukan.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam account payable procedure adalah:
1) Kartu utang,digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.
2) Jurnal pembelian,digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.
3) Jurnal pengeluaran kas,digunakan untuk mencatat transaksi
pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.
Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai
berikut:
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar:
1) Faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar.
2) Informasi dalam jurnal pembelian kemudian diposting kedalam kartu
utang diselenggarakan untuk setiap kreditur.
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:
1) Cek dalam jurnal pengeluaran kas.
2) Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan
pembayaran utang diposting kedalam kartu utang.
b. Voucher Payable Procedures
Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedure adalah:
1. Bukti kas keluar.
Formulir ini mempunyai tiga fungsi:
1. Sebagai surat perintah kepada bagian kas untuk melakukan
pengeluaran kas sesuai tercantum didalamnya.
2. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan
pembayarannya(sebagai remittance advice).
3. Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau
distribusi lain.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah
sebagai berikut :
1. Register bukti kas keluar(voucher register).
2. Register cek(check register).
Procedure pencatatan utang dengan voucher payable procedures dapat dibagi
menjadi berikut:
a) One – Time Voucher Procedures
One – Time Voucher Procedures dibagi menjadi dua bagian yaitu:
a. One time voucher procedures dengan dasar tunai ( cash basic)
Dalam procedure ini,faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari
pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh
temponya.
b. One time voucher procedures dengan dasar waktu( accrual basis)
Dalam prosedur ini,pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari
pemasok langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang,yang
kemudian atas dasar dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi
pembelian dalam register bukti kas keluar( voucher register).
b) Build – Up Voucher procedures
Dalam prosedur ini,satu set voucher dapat digunakan untuk menampung
lebih dari satu faktur pasok. Dalam prosedur ini,arsip bukti kas keluar
yang belum dibayar merupakan catatan utang yang diselenggerakan atas
dasar waktu(accrual basis).
II. System Retur Pembelian
Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian
barang yang sudah dibeli kepada pemasok. Karena adanya ketidakcocokan dengan
spesifikasi yang tercantm dalam surat order pembelian, barang mengalami
kerusakan dalam pengiriman yang dijanjikan oleh pamasok.
a. Fungsi terkait
Fungsi yang terkait dalam system retur pembelian adalah:
1. Fungsi gudang
2. Fungsi pembelian
3. Fungsi pengiriman
4. Fungsi akuntansi
b. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam system retur pembelian adalah:
1. Memo Debit.
2. Laporan pengiriman barang.
c. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian
1. Jurnal retur pembelian atau penjualan umum.
2. Kartu persediaan.
3. Kartu uang.
d. Jaringan prosedur yang membentuk system retur pembelian
1. Prosedur perintah retur pembelian
Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi
pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh
fungsi pengiriman (dalam sistem akuntansi pembelian). Dokumen yang
digunakan adalah memo debit.
2. Prosedur pengiriman barang
Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan
perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit.
3. Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan retur pembelian dan menyelenggarakan pencatatan
berkurangnya utang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo
debet sebagai pengurangan utang.
e. Unsure pengendalian intern organisasi
1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi akuntansi yang
lain. Tidak ada transaksi retur pembelian yang dilaksanakan secara
lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut. System otorisasi dan prosedur
pencatatan.
3. Memo debet untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.
4. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi
pengiriman barang.
5. Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan pada
memo yang didukung dengan laporan pengiriman barang.
6. Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi praktik
yang sehat.
7. Memo debit untuk retur bernomor urut tercetak dan pemakainnya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
8. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggung jawabkan oleh fungsi pengiriman.
9. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik
direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
B. Gambaran Umum Perusahaan
1. Sejarah Singkat Perusahaan
Perusahaan perorangan Putra Rigen didirikan pada tahun 1990. Putra Rigen
bergerak dibidang penjualan barang-barang material dan bangunan. Putra Rigen
berlokasi di Raya Klego-Karanggede,kelurahan Karanganyar kecamatan
Klego,Boyolali. Pada awal berdiri Putra rigen hanya merupakan cabang
perusahaan perorangan Putri Rigen dimana pemiliki dari Putri Rigen adalah ayah
dari pemilik Putra Rigen. Awal berdiri Putra rigen hanya menepati sebuah ruko
kecil. Pada awal didirikan pelanggan masih sedikit,bahkan pelanggan yang berada
di luar kecamatan belum ada. Akan tetapi sejak awal tahun 2000 Putra Rigen
mengalami perkembangan yang sangat pesat. Ruko yang dimiliki pun semakinluas
dan besar,stok barang dagangan pun semakin banyak dan beragam.
2. Struktur Organisasi
Stuktur organisasi dalam suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik
lancar,efektif dan efisien bila terdapat pembagian tgas,pelimpahan wewenang dan
tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang digambarkan dalam struktur
organisasi. Dengan adanya struktur organisasi,hubungan antara yang memimpin
dan yang dipimpin berjalan menurut suatu system yang dianut oleh
perusahaan,yaitu apakah pimpinan perusahaan langsung berhubungan dengan
bawahannya.
Bagian penyimpananBagian penyediaan Bagian pemesanan
Direktur
Divisi gudang Divisi pembelian Divisi penjualan Divisi administratif
Bagian akuntansi Bagian pengeluaran
Petty cash
Bagian finance
Jurnal
Account payable
Kasir Account recevaible
Struktur organisasi dari Putra Rigen sebagai berikut :
3. Wewenang dan Tanggung Jawab
Wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian pada
perusahaan Putra rigen adalah :
1) Direktur
a. Menetapkan pengambilan keputusan.
b. Mengawasi dan menerima laporan pertanggung jawaban dari setiap
bagian.
c. Mengangkat dan memberhentikan karyawan.
d. Menetapkan strategi dan kebijkan perusahaan.
2) Devisi Pembelian
a. Bagian Pemesanan
Melaksanakan pembelian persediaan.
Memilih para pemasok yang dapat dipercaya untuk kebutuhan
persediaan barang. Harus diperhatikan segi kualitas dan harga barang
dari pemasok tersebut.
Mengatur pembelian dan bernegosiasi dengan pemasok.
b. Bagian Penyediaan
Membuat anggaran persediaan barang yang disetujui direktur.
Menentukan jenis barang yang harus dibeli sesuai dengan persetujuan
direktur.
3) Devisi gudang
a. Bagian penyimpanan
Membuat surat permohonan untuk pengadaan barang.
Menangani dan mencatat persediaan barang.
Bertanggung jawab dalam memelihara kondisi fisik barang.
Menerima persediaan barang dari pemasok.
Melakukan retur atas barang rusak kepada pemasok.
b. Bagian pengeluaran
Mengirimkan barang kepada pembeli.
Mengirimkan kembali barang rusak yang akan diretur kepada
pemasok.
Menjaga barang yang dikirim dengan kondisi baik dan tiba tepat
waktu.
4) Devisi Penjualan
a. Melayani pelanggan yang melakukan order.
b. Memproses order dari pelanggan lebih lanjut.
c. Menjalin dan membina hubungan yang baik dengan pelanggan.
d. Mengkonfirmasikan ke bagian gudang, apakah barang dapat dipenuhi.
5) Devisi Administrasi
a. Bagian Akuntansi
Account Payable
Mencatat utang perusahaan
Membuat laporan utang.
Account Receivable
Mencatat piutang perusahaan.
Membuat laporan piutang.
Jurnal
Membuat jurnal umum dan jurnal khusus atas setiap transaksi yang
terjadi dalam perusahaan.
Menyiapkan laporan keuangan perusahaan.
b. Bagian Finance
Kasir
Melaksanakan kegiatan penerimaan dan pengeluaran kas.
Melakukan pembayaran gaji terhadap semua karyawan.
Melakukan pembayaran untuk pembelian persediaan.
Menerima pembayaran dari pelanggan.
Petty Cash
Melakukan pencatatan terhadap setiap penerimaan dan pengeluaran
kas kecil yang terjadi dalam perusahaan.
Membuat anggaran atas penggunaan kas kecil.
C. Gambaran Umum Operasional Pencatatan Utang
Dalam operasional pembelian Putra Rigen mereka menetapkan tingkat
persediaan minimal untuk melakukan pemesanan kembali kepada pemasok pembelian
dilakukan oleh bagian pembelian karena adanya permintaan dari bagian
gudang,karena persediaan yang ada digudang tidak mencukupi order pemesanan dari
konsumen.
Pembelian dilakukan paling banyak dengan cara kredit,dengan jangka waktu
pembayaran 30 sampai dengan 60 hari. Apabila pembelian dilakukan dengan
pemasok yang telah sering bertransaksi dengan perusahaan,biasanya perusahaan
mendapat potongan pembelian dari pemasok. Apabila barang yang diterima
perusahaan dalam kondisi rusak atau tidak sesuai dengan pesanan,maka perusahaan
dapat melakukan retur kepada pemasok yang bersangkutan. Retur pembelian dapat
dilakukan langsung pada hari yang sama atau selambat-lambatnya tujuh hari setelah
barang diterima dari pemasok.
1. Prosedur Pencatatan Utang
Berikut ini adalah prosedur yang dilakukan dalam perusahaan saat melakukan
kegiatan pencatatan utang :
1.) Bagian penyimpanan menerima kiriman barang yang dipesan dari pemasok
disertai dengan surat pengantar yang dikeluarkan pemasok.
2.) Bagian penyimpanan membandingkan Surat Order Pembelian rangkap kedua
dengan surat pengantar, kemudian memeriksa secara fisik kiriman barang yang
diterimanya dengan yang tercantum di dalam surat pengantar.
3.) Jika surat pengantar dan barang dengan Surat Order Pembelian rangkap kedua
tidak sesuai, maka akan dilakukan konfirmasi ulang kepada pemasok.
4.) Jika surat pengantar dan barang dengan Surat Order Pembelian rangkap kedua
ternyata sesuai, kemudian bagian penyimpanan mencatatkan barang yang diterima
ke dalam kartu gudang.
5.) Bagian penyimpanan juga membuat Laporan Penerimaan Barang berdasarkan
barang yang diterima, yang dibuat dalam tiga rangkap, rangkap pertama diberikan
kepada bagian jurnal, rangkap kedua diberikan kepada bagian utang dan rangkap
ketiga disimpan sebagai arsip di bagian penyimpanan sendiri beserta Surat Order
Pembelian rangkap kedua dan surat pengantar .
6.) Bagian pemesanan menerima faktur dari pemasok dan akan memeriksanya
dengan Surat Order Pembelian rangkap ketiga.
7.) Jika faktur dengan Surat Order Pembelian rangkap ketiga tidak sesuai,akan
dilakukan konfirmasi ulang kepada pemasok.
8.) Jika faktur dengan Surat Order Pembelian rangkap ketiga sesuai, maka Surat
Order Pembelian rangkap ketiga akan diarsip, dan Faktur akan diserahkan ke
bagian jurnal.
9.) Selanjutnya bagian jurnal akan membandingkan harga yang tertera pada faktur
dari pemasok dan Laporan Penerimaan Barang rangkap pertama,apabila tidak
sesuai, maka akan dilakukan konfirmasi ke bagian pemesanan. Apabila telah
sesuai maka bagian jurnal akan mencatatnya dalam jurnal pembelian. Selanjutnya,
faktur dari pemasok akan di serahkan ke bagian utang serta Laporan Penerimaan
Barang rangkap pertama disimpan sebagai arsip.
10.) Selanjutnya bagian utang berdasarkan faktur dan Laporan Penerimaan Barang
rangkap kedua akan mencatat ke dalam buku utang. Faktur dari pemasok serta
Laporan Penerimaan Barang rangkap kedua disimpan sebagai arsip sampai
pembayaran dilakukan.
Surat Pengantar
SOP 3
SOP 2
SOP
3
2
Laporan 1 Penerimaan Barang
Surat Pengantar
SOP3
SOP 2
SOP1
Faktur
SOP 2
Bagian Penyimpanan Bagian Pemesanan
Mulai
Membandingkan SOP & SP dan
Memeriksa barang
Konfirmasi ulang
1
N
3
1
Membandingkan SOP & faktur
Konfirmasi ulang
N2
Tidak sesuai
Sesuai
Kartu Gudang
2
FakturSOP 3
Tidak sesuai
Sesuai
Faktur
Laporan 1 Penerimaan Barang 2
Faktur
Laporan 1 Penerimaan Barang 2
Bagian Jurnal Bagian Utang
2
Membandingkan Faktur dan LPB
3
N
Jurnal Pembelian
3
FakturLaporan 2 Penerimaan Barang
2
3
Mencatat
Faktur
Laporan 2 Penerimaan Barang
2
N
Buku Utang
Konfirmasi ulang
Tidak sesuai
Sesuai
SOP 2
Laporan 3 Penerimaan Barang
4
3
2
Surat Retur 1 Barang
2
Surat Retur 1 Barang
2
Surat Retur 1 Barang
2. Prosedur Retur Pembelian
Berikut ini adalah prosedur yang dilakukan di dalam perusahaan pada saat melakukan
kegiatan retur pembelian:
1. Apabila terdapat barang yang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan, maka berdasarkan
Surat Order Pembelian rangkap kedua dan Laporan Penerimaan Barang rangkap ketiga,
bagian penyimpanan akan membuat Surat Retur Barang sebanyak lima rangkap, rangkap
pertama dan kedua untuk diberikan kepada bagian pengeluaran, rangkap ketiga untuk
bagian jurnal, rangkap keempat untuk bagian utang, dan rangkap kelima digunakan untuk
mengurangi stok dalam kartu gudang, kemudian disimpan sebagai arsip di bagian
penyimpanan.
2. Selanjutnya Surat Retur Barang rangkap pertama beserta barang akan dikirim kembali
kepada pemasok oleh bagian pengeluaran. Sedangkan Surat Retur Barang rangkap kedua
akan dimintakan otorisasinya ke pemasok yang kemudian di arsip oleh bagian
pengeluaran.
3. Selanjutnya bagian jurnal berdasarkan Surat Retur Barang rangkap kedua akan mencatat
ke jurnal umum.
4. Selanjutnya bagian utang berdasarkan Surat Retur Barang rangkap ketiga, akan mencatat
ke buku utang atas jumlah utang yang dikurangi.
Bagian Penyimpanan Bagian Pengeluaran
Mulai
Membuat Surat
2
1
3
N
1
Meminta otorisasi ke pemasok
N
Bagian Jurnal Bagian Utang
3. Prosedur Pembayaran Utang dan Pengeluaran Kas
Berikut ini adalah prosedur yang dilakukan di dalam perusahaan pada saat
melakukan kegiatan pembayaran utang dan pengeluaran kas:
1. Bagian utang pada saat utang jatuh tempo, berdasarkan faktur, Laporan
Penerimaan Barang rangkap kedua, dan Surat Retur Barang rangkap ke empat
akan membuat Bukti Pengeluaran Kas sebanyak 3 rangkap.
2. Bukti Pengeluaran Kas rangkap pertama beserta faktur, Laporan Penerimaan
Barang rangkap kedua, dan Surat Retur Barang rangkap ke empat akan di
serahkan ke kasir. Bukti Pengeluaran Kas rangkap kedua akan diserahkan ke
bagian jurnal, sedangkan Bukti Pengeluaran Kas rangkap ketiga akan
disimpan sebagai arsip.
3. Berdasarkan Bukti Pengeluaran Kas rangkap pertama beserta faktur,Laporan
Penerimaan Barang rangkap kedua, dan Surat Retur Barang rangkap ke empat,
kasir akan menyiapkan cek dan meminta otorisasi ke direktur. Setelah itu cek
dikirim ke pemasok. Bukti Pengeluaran Kas rangkap pertama di arsip. Faktur
di cap lunas, lalu diserahkan ke bagian jurnal dan Laporan Penerimaan Barang
2
Surat Retur 3 Barang
Jurnal Umum
3
Surat Retur 4 Barang
Buku Utang
Menghitung dan Mengurangi
utang
Faktur
Laporan 2 Penerimaan Barang 2
3
2
Bukti Pengeluaran Kas 1 2
Surat Retur Barang
Faktur
Laporan 2 Penerimaan Barang 2
Surat Retur Barang 4
Laporan 2 Penerimaan Barang 2
Faktur
Laporan 2 Penerimaan Barang 2
rangkap kedua besertaSurat Retur Barang rangkap ke empat diserahkan
kembali kepada bagian utang.
4. Bagian jurnal berdasarkan Bukti Pengeluaran Kas rangkap kedua dan faktur
yang telah di cap lunas akan mencatat ke jurnal pengeluaran kas.Bukti
Pengeluaran Kas rangkap kedua kemudian diarsip. Faktur diserahkan kembali
ke bagian utang.
5. Bagian jurnal berdasarkan Bukti Pengeluaran Kas rangkap ketiga dan faktur
yang telah di cap lunas, akan mencatatnya ke dalam buku utang. Kemudian
mengarsipkan Bukti Pengeluaran Kas rangkap ketiga dan faktur.
Bagian Utang Kasir
Bukti Pengeluaran Kas 1 Surat Retur Barang
3
Surat Retur 4 Barang
Membuat Bukti Pengeluaran Kas
2
1
N
3
N
1
Menyiapkan cek dan Meminta otorisasi ke
direktur
Bukti Pengeluaran Kas 1 Surat Retur Barang
2
3
Laporan Penerimaan Barang 2
Faktur
Cek N
Surat Retur Barang 4
Laporan 2 Penerimaan Barang 2
Bagian Jurnal
D. Evaluasi Sistem Akuntansi Utang
Melalui analisa yang dilakukan dapat disimpulkan perusahaan perseorangan
Putra Rigen terdapat beberapa masalah terkait system akuntansi utang yang
diterapkan. Beberapa masalah tersebut diantaranya adalah :
1. Pemisahan fungsi antara bagian penerimaan barang dan penyimpanan barang
tidak ada. Sehingga untuk proses penerimaan barang dan penyimpanannya
dilakukan oleh satu fungsi hal ini dapat menyebabkan adanya penyimpangan
berupa kolusi.
2. Tidak adanya surat order yang diterimaoleh bagian jurnal dan utang sehingga
dapat menimbulkan peluang untuk berbuat curang antara bagian pemesanan dan
pemasok. Karena surat order merupakan bagian penting untuk pembuatan jurnal
pembeliaan.
3. Tidak adanya laporan dari bagian penerimaan barang kepada bagian pemesanan
berupa laporan sehingga sulit untuk melakukan pencocokan faktur dengan barang
yang sudah diterima.
2
N
Buku Utang
4. Perusahaan seringkali kehilangan kesempatan untuk mendapatkan termin karena
kurangnya informasi terhadap jangka waktu tempo pembayaran agar mendapatkan
diskon,hal ini membuat perusahaan sering kali membayar utang melampaui
tanggal dimana termin diberikan.
5. Karena tidak adanya surat order pembelian yang diberikan kepada bagian
akuntansi dapat membuka peluang terjadinya pengeluaran kas yang tidak sesuai
dengan kebutuhan perusahaan karena bisa saja bukti kas keluar dibuat berdasarkan
faktur yang tidak sesuia dengan order.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Perusahaan Perorangan Putra Rigen melakukan usaha dibidang penjualan barang
material dan bangunan yang system pembelian bahan material dan bangunannya
dilakukan secara kredit.
2. Apabila barang rusak terdapat retur pembelian yang akan mengurangi saldo utang.
3. Terdapat beberapa maslah terkait system akuntansi utang yang terdapat di Putra
Rigen seperti diantaranya adalah tidak adanya surat order pembelian yang
diserahkan dari bagian penyimpanan kepada bagian akuntansi. Sehingga sulit
untuk dilakukan pencocokan.
4. Tidak adanya pemisahan fungsi antara bagian penyimpanan dengan bagian
penerimaan barang.
5. Bukti kas keluar tidak dibuat berdasrkan surat order pembelian akan tetapi hanya
faktur sehingga dapat menimbulkan peluang pengeluaran kas yang tidak sesuai.
6. Kurangnya informasi terkait diskon untuk pembayaran utang sehingga perusahaan
sering kali kehilangan kesempatan untuk mendapatkan diskon.
B. Saran
1. Hendaknya bagian jurnal dan utang menerima surat order pembelian agar
terjadinya pengendalian internyang baik dan menghindari kerugian Negara.
2. Fungsi penyimpanan dan penerimaan barang hendaknya dipisahkan agar tidak
memicu tidakan kong kalikong.
3. Hendaknya bagian utang mengarsipkan sendiri beberapa arsip terkait surat order
pembelian,retur pembelian,dan lain-lain untuk mengatur agar bukti kas keluar
dibuat berdasarkan data yang valid.
4. Hendaknya terdapat sebuah system yang berfungsi untuk mengingatkan tanggal
jatuh tempo pembayaran utang sehingga tidak terjadi kehilangan kesempatan
untuk mendapatkan utang.
DAFTAR PUSTAKA
Edi, Pratono (2012). Sistem Akuntansi Utang. Dilihat pada tanggal 12 desember 2012.
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2012/09/sistem-akuntansi-utang.html
Mulyadi (2008). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat
Romney, Steinbart (2008). Accounting System Information. Prentice Hall Business Publishing