ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN

DAN PENERIMAAN KAS DALAM UPAYA

PENINGKATAN PENGENDALIAN INTERN

(STUDI PADA PT SUMBER PURNAMA SAKTI MOTOR LAMONGAN)

SKRIPSI

Diajukan untuk Menempuh Ujian Sarjana

pada Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya

IVAN SETYO BAHARI

125030200111077

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI

JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

KONSENTRASI MANAJEMEN KEUANGAN

MALANG

2017

RINGKASAN

Ivan Setyo Bahari, 2017. Analisis Sistem Akuntansi Penjualan dan

Penerimaan Kas Dalam Upaya Peningkatan Pengendalian Intern (Studi Pada

PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan). Drs. Dwiatmanto, M.Si, Dra.

Maria Goretti Wi Endang NP., M.Si, 145 Hal + xiii

Perkembangan bisnis yang sangat pesat dan kebutuhan manusia yang semakin

meningkat menuntut perusahaan untuk mempunyai visi dan misi yang jelas supaya

dapat bertahan di tengah persaingan. Selain itu, juga dibutuhkan sistem akuntansi

yang dapat mendukung perusahaan dalam pencapaian tujuan. PT Sumber Purnama

Sakti Motor Lamongan merupakan salah satu dealer resmi sepeda motor merk

Honda yang dalam penerapan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas

masih terdapat beberapa kelemahan seperti adanya perangkapan tugas atau fungsi,

kas yang diterima tidak langsung disetorkan ke bank, dan kurangnya otorisasi

terhadap dokumen sehingga diperlukan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan

kas yang benar-benar tepat dengan tujuan meningkatkan pengendalian intern.

Tujuan yang akan dicapai dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan

sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada PT Sumber Purnama Sakti

Motor Lamongan dalam upaya mendukung peningkatan pengendalian intern yang

baik.

Penelitian dilakukan di PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan yang

beralamat di Jalan Panglima Sudirman nomor 114 Lamongan. Sumber data yang

digunakan dalam penelitian ini adalah sumber data primer dan sumber data

sekunder dimana sumber data primer diperoleh dari wawancara dengan karyawan

sedangkan sumber data sekunder diperoleh dari data atau dokumen perusahaan.

Penelitian ini memfokuskan pada penjualan dan penerimaan kas baik secara tunai

maupun kredit beserta pengendalian intern nya.

Berdasarkan dari hasil analisis, masih terdapat beberapa kelemahan pada sistem

penjualan dan penerimaan kas. Diantaranya adalah perangkapan fungsi pada kas

dan akuntansi, pada penjualan dan kredit, dokumen yang tidak efisien, serta

penyetoran kas ke bank tidak langsung disetorkan pada hari yang sama.

Dilihat dari hasil analisis tersebut, peneliti memberikan saran yaitu pemisahan

fungsi antara fungsi kas dan akuntansi dengan menambah pegawai atau fungsi

akuntansi dilakukan administration and finance coordinator, pemisahan fungsi

penjualan dan kredit dengan menugaskan koordinator after sales service, lebih

mengefisienkan dokumen yang digunakan, dan langsung menyetorkan uang yang

diterima pada hari yang sama. Hal itu perlu dilakukan supaya sistem akuntansi

pejualan dan penerimaan kas dapat meningkatkan pengendalian intern dan

meminimalisir resiko penyelewengan maupun penggelapan.

SUMMARY

Ivan Setyo Bahari, 2017. Analysis of Sales Accounting System and Cash

Receipts in Improving Internal Control (Study at PT Sumber Purnama Sakti

Motor Lamongan). Drs. Dwiatmanto, M.Si, Dra. Maria Goretti Wi Endang NP.,

M.Si

The company to have a clear vision and mission in order to survive in the midst

of rapid development of business and the increasing human need requires the

competition. In addition, also required accounting system that can support the

company in achieving goals. PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan is one of

the authorized dealers of Honda motorcycles in the implementation of accounting

system sales and cash receipts there are still some weaknesses such as the existence

of tasks or functions, cash received not directly deposited into the bank, and lack of

authorization of the document so that Required a proper accounting system of sales

and cash receipts with the aim of improving internal control. The purpose to be

achieved in this research is to know the application of accounting system of sales

and cash receipt at PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan in an effort to

support the improvement of good internal control.

The research was conducted at PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan

which is located at Jalan Panglima Sudirman number 114 Lamongan. Sources of

data used in this study are primary data sources and secondary data sources where

the primary data source obtained from interviews with employees while secondary

data sources obtained from data or corporate documents. This study focuses on the

sale and acceptance of cash both in cash and credit and its internal control.

Based on the results of the analysis, there are still some weaknesses in the

system of sales and cash receipts. Among them are the concurrent functions of cash

and accounting, on sales and credit, inefficient documents, and cash deposits to

banks not directly deposited on the same day. Judging from the results of the

analysis, the researcher suggests that the separation of functions between cash and

accounting functions by increasing the employee or accounting function is done by

administration and finance coordinator, separation of sales and credit function by

assigning coordinator after sales service, more efficient use documents, Money

received on the same day. This needs to be done so that the accounting system sales

and cash receipts can improve internal control and minimize the risk of fraud and

embezzlement.

CURRICULUM VITAE

BIODATA

Nama : Ivan Setyo Bahari

Tempat Tanggal Lahir: Lamongan, 10 Desember 1993

Jenis Kelamin : Laki-Laki

Agama : Islam

Status Pernikahan : Belum Menikah

Alamat : Dusun Pondok, Desa Pandanpancur RT 003/02 Kecamatan Deket,

Kabupaten Lamongan

No. Hp : 085733154955

E-mail : ivansetyobahari@gmail.com

RIWAYAT PENDIDIKAN

2012-2015

Fakultas Ilmu Adminnistrasi Universitas Brawijaya

2008-2011

SMA Negeri 2 Lamongan

2005-2008

SMP Negeri 2 Lamongan

1999-2005

SD Negeri Pandanpancur III

PENGALAMAN KERJA

1 Juli – 28 Agustus 2015

Magang pada Auto 2000 Sukun Malang

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadiran Allah SWT, yang telah

melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan

penyusunan skripsi dengan judul Analisis Sistem Akuntansi Penjualan dan

Penerimaan Kas Dalam Upaya Peningkatan Pengendaian Intern.

Skripsi ini merupakan tugas akhir yang diajukan untuk memenuhi syarat

dalam memperoleh gelar sarjana Administrasi Bisnis pada Fakultas Ilmu

Administrasi Universitas Brawijaya. Penulis menyadari bahwa terselesaikannya

skripsi ini tidak akan terwujud tanpa bantuan dan dukungan dari berbagai pihak.

Oleh karena itu pada kesempatan kali ini penulis menyampaikan ucapan

terimakasih kepada yang terhomat:

1. Prof. Dr. Bambang Supriono, MS selaku Dekan Fakultas Ilmu Administrasi

Universitas Brawijaya Malang.

2. Prof. Dr Endang Siti Astuti M.Si selaku Ketua Jurusan Administrasi Bisnis

Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang.

3. Mohamad Iqbal S.Sos, M.IB, D.BA selaku Sekretaris Jurusan Administrasi

Bisnis Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang.

4. Dr. Wilopo, M.AB selaku Ketua Program Studi Administrasi Bisnis

Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang.

5. M. Kholid Mawardi, Ph.D selaku Sekretaris Program Studi Administrasi

Bisnis Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang.

6. Drs. Dwiatmanto, M.Si selaku Ketua Komisi Pembimbing yang telah

membimbing saya dengan sabar, memberi semangat dan dorongan secara

maksimal hingga terselesaikannya skripsi ini.

7. Dra. Maria Goretti Wi Endang NP., M.Si selaku Komisi Pembimbing yang

telah membimbing dengan sabar, memberi semangat dan dorongan secara

maksimal hingga terselesaikannya skripsi ini.

8. Seluruh Dosen Pengajar jurusan Administrasi Bisnis Fakultas Ilmu

Administrasi Universitas Brawijaya Malang yang telah memberikan ilmu

beserta pelajaran berharga bagi peneliti.

ii

9. Kedua orang tua saya yang selalu mendoakan dan tak putus memberikan

dukungan.

10. Sahabat seperjuangan saya, yaitu Adit, Tomi, Faris, Faishal, Avie, Dimas,

Bryan, dan Iam. Terimakasih banyak atas canda, tawa, tangis, dan

kebersamaan selama ini beserta bantuan maupun dukungan yang di berikan

dari awal perkuliahan sampai akhir perkuliahan sehingga dapat

terselesaikannya skripsi ini.

11. Keluarga kedua saya, penghuni kontrakan poharin C-333 dan Jolodonk FC

yang selalu mendukung dalam segala hal.

12. Seluruh teman-teman Administrasi Bisnis 2012 Fakultas Ilmu Administrasi

Universitas Brawijaya Malang. Terimakasih atas bantuan maupun

dukungan yang di berikan sehingga terselesaikan skripsi ini.

13. Serta semua pihak yang terlibat yang tidak bisa disebutkan satu persatu

disini, terimakasih telah membantu dalam menyelesaikan skripsi ini.

Peneliti menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan dalam

penyusunan skripsi ini, oleh karena itu peneliti mengharapkan saran dan kritik

dalam kesempurnaan skripsi ini. Akhir kata semoga skripsi ini dapat memberi

manfaat yang besar bagi peneliti dan semua pembaca. Amin Yaa Robbal Alamin.

Malang, Agustus 2017

Peneliti

DAFTAR ISI

Halaman

MOTTO ................................................................................................................. i

TANDA PERSETUJUAN SKRIPSI ................................................................... ii

PERNYATAAN ORISINALITAS SKRIPSI ...................................................... iii

RINGKASAN ........................................................................................................ iv

SUMMARY ........................................................................................................... v

KATA PENGANTAR ........................................................................................... vi

DAFTAR ISI .......................................................................................................... viii

DAFTAR TABEL ................................................................................................. xi

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xii

DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xiii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang .................................................................................. 1

B. Perumusan Masalah .......................................................................... 5

C. Tujuan Penelitian .............................................................................. 6

D. Kontribusi Penelitian ........................................................................ 6

E. Sistematika Pembahasan................................................................... 7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Penelitian Terdahulu ......................................................................... 9

B. Sistem Akuntansi .............................................................................. 15

1. Pengertian Sistem ....................................................................... 15

2. Pengertian Sistem Akuntansi ...................................................... 15

3. Tujuan Sistem Akuntansi ............................................................ 16

4. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi .................................................. 17

5. Prinsip-Prinsip Sistem Akuntansi ............................................... 18

6. Faktor-Faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam

Penyusunan Sistem Akuntansi .................................................... 19

7. Langkah-Langkah dalam Penyusunan Sistem Akuntansi ........... 20

8. Hubungan Sistem Akuntansi dengan Pengendalian

Intern ........................................................................................... 20

9. Alat Dokumentasi Akuntansi ..................................................... 21

C. Sistem Akuntansi Penjualan ............................................................. 25

1. Pengertian Sistem Akuntansi Penjualan ..................................... 25

2. Fungsi yang Terkait Sistem Akuntansi Penjualan ...................... 25

3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi

Penjualan ..................................................................................... 27

4. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem

Akuntansi Penjualan ................................................................... 28

5. Informasi yang Diperlukan dalam Sistem Akuntansi

Penjualan ..................................................................................... 28

6. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ............................... 29

D. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ................................................... 34

1. Pengertian Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ........................... 34

2. Fungsi yang Terkait Sistem Akuntansi Penjualan ...................... 35

3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi

Penerimaan Kas .......................................................................... 36

4. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem

Akuntansi Penerimaan Kas ......................................................... 36

5. Informasi yang Diperlukan dalam Sistem Akuntansi

Penerimaan Kas .......................................................................... 37

6. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ............................... 37

E. Sistem Pengendalian Intern .............................................................. 38

1. Pengertian Sistem Pngendalian Intern ........................................ 38

2. Tujuan Sistem Pngendalian Intern .............................................. 39

3. Unsur-Unsur Sistem Pngendalian Inter ...................................... 40

4. Pengendalian Intern Atas Sistem Penjualan ............................... 41

5. Pengendalian Intern Atas Sistem Penerimaan Kas ..................... 43

BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian ................................................................................. 45

B. Fokus Penelitian ............................................................................... 46

C. Lokasi Penelitian .............................................................................. 46

D. Sumber Data ..................................................................................... 47

1. Sumber Data Primer ................................................................... 47

2. Sumber Data Sekunder ............................................................... 47

E. Teknik Pengumpulan Data ............................................................... 47

1. Wawancara ................................................................................. 48

2. Dokumentasi ............................................................................... 48

F. Instrumen Penelitian ......................................................................... 48

1. Panduan Wawancara ................................................................... 48

2. Panduan Dokumentasi ................................................................ 49

G. Analisis Data ..................................................................................... 49

H. Keabsahan Data ................................................................................ 50

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Perusahaan .......................................................... 51

1. Sejarah Singkat Perusahaan ........................................................ 51

2. Visi dan Misi Perusahaan ........................................................... 51

3. Personalia ................................................................................... 52

4. Produk ......................................................................................... 53

5. Pemasaran Perusahaan ................................................................ 55

B. Penyajian Data .................................................................................. 56

1. Struktur Organisasi ..................................................................... 56

2. Job Description .......................................................................... 58

C. Sistem Penjualan PT Sumber Purnama Sakti Motor

Lamongan ........................................................................................ 60

1. Sistem Akuntansi Penjualan Secara Tunai ................................. 60

2. Sistem Akuntansi Penjualan Secara Kredit ................................ 72

D. Sistem Penerimaan Kas PT Sumber Purnama Sakti Motor

Lamongan ......................................................................................... 88

1. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai .......... 88

2. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Kredit.......... 95

E. Analisis Data dan Interpretasi .......................................................... 99

1. Analisis Strukur Organisasi ........................................................ 99

2. Analisis Sistem Penjualan ......................................................... 102

3. Anaisis Sistem Penerimaan Kas ................................................ 108

4. Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas yang

Disarankan ................................................................................. 112

5. Analisis Terhadap Unsur-Unsur Pengendalian Intern ............... 134

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ...................................................................................... 140

B. Saran ................................................................................................ 141

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 144

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman

Tabel 1 Data Penjualan Sepeda Motor Bulan Januari-Juni 2016 ........................... 4

Tabel 2 Pemetaan Penelitian Terdahulu ................................................................. 13

Tabel 3 Simbol Standar Bagan Alir (Flowchart) ................................................... 22

Tabel 4 Jam Kerja Karyawan PT Sumber Purnama Sakti Motor .......................... 52

Tabel 5 Produk PT Sumber Purnama Sakti Motor ................................................ 53

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman

Gambar 1 Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan ................................................ 32

Gambar 2 Tujuan Pengendalian Intern .................................................................. 40

Gambar 3 Struktur Organisasi PT SPS Motor ....................................................... 57

Gambar 4 Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan PT SPS Motor ........................ 69

Gambar 5 Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Kredit PT SPS Motor............. 81

Gambar 6 Flowchart Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan

Tunai PT SPS Motor ............................................................................. 93

Gambar 7 Flowchart Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan

Kredit PT SPS Motor ........................................................................... 98

Gambar 8 Struktur Organisasi yang Disarankan ................................................... 101

Gambar 9 Flowchart Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan

Tunai yang Disarankan ........................................................................ 116

Gambar 10 Flowchart Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan

Kredit yang Disarankan........................................................................ 126

DAFTAR LAMPIRAN

No. Judul

Lampiran 1 Panduan Wawancara

Lampiran 2 Hasil Wawancara

Lampiran 3 Surat Keterangan Penelitian

Lampiran 4 Kuitansi

Lampiran 5 Surat Jalan

Lampiran 6 Tanda Terima Sementara

Lampiran 7 Faktur

Lampiran 8 Bukti Setor Bank

Lampiran 9 Curriculum Vitae

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perkembangan dunia bisnis di Indonesia saat ini mengalami kemajuan yang

sangat pesat. Hal itu dapat dilihat dari banyaknya bisnis yang tumbuh mulai dari

yang berskala kecil menengah maupun berskala besar di berbagai bidang.

Kebutuhan manusia yang semakin tak terbatas menjadi salah satu alasan

didirikannya suatu perusahaan selain untuk mencari laba yang maksimal.

Perusahaan harus mempunyai visi dan misi dalam mendukung pencapaian tujuan

perusahaan. Perusahaan harus mempunyai suatu sistem yang baik agar dapat

bertahan dan mencapai tujuan di tengah ketatnya persaingan.

Baridwan (2012:3), menjelaskan bahwa sistem adalah suatu kerangka dari

prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu

skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari

perusahaan. Suatu sistem terdiri dari beberapa prosedur dan prosedur sendiri harus

dilakukan secara berurutan. Setiap prosedur memiliki standar masing-masing

sesuai dengan ketetapan perusahaan. Jika dalam pelaksanaan prosedur ada yang

tidak berjalan dengan semestinya, maka akan berpengaruh terhadap kinerja

perusahaan. Prosedur yang tidak sesuai salah satunya disebabkan oleh informasi

yang salah.

Setiap perusahaan sangat bergantung pada sistem informasi manajemennya

agar dapat bertahan di tengah persaingan. Informasi merupakan hasil dari

pengolahan data yang disajikan dalam bentuk yang sesuai agar dapat dimanfaatkan

2

oleh pengguna informasi. Informasi juga dapat digunakan sebagai bahan

pertimbangan dalam pengambilan keputusan oleh perusahaan, salah satu informasi

yang sangat dibutuhkan oleh manajemen perusahaan adalah informasi akuntansi.

Informasi akuntansi berkaitan langsung dengan data keuangan perusahaan.

Perusahaan harus memperhatikan kecocokan dan kesesuaian data keuangan yang

ada pada sistem informasi akuntansi dan pada aktivitas perusahaan di lapangan. Hal

yang harus diperhatikan dalam penerapan sistem akuntansi adalah kesesuaian

antara sistem itu sendiri dengan kegiatan operasional perusahaan, contohnya adalah

sistem penjualan dan penerimaan kas.

Penjualan dan penerimaan kas merupakan kegiatan operasional yang sangat

penting dan vital yang berkaitan langsung dengan aset perusahaan. “Penjualan

merupakan suatu transaksi yang bertujuan untuk mendapatkan suatu keuntungan

dan merupakan jantung dari suatu perusahaan” (Himyati, 2008:123). Penjualan

memberikan kontribusi yang cukup besar pada perusahaan dalam mendapat

keuntungan baik itu penjualan yang dilakukan secara tunai maupun penjualan

secara kredit serta menunjang jalannya aktivitas perusahaan. Kas merupakan aktiva

yang paling likuid sehingga rawan disalahgunakan kegunaanya dan keberadaannya

mudah dipindahtangankan. Oleh karena itu, perusahaan harus mempunyai suatu

sistem yang baik supaya aktivitas penjualan dan penerimaan kas dapat berjalan

sesuai dengan apa yang diharapkan perusahaan.

Sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas menjelaskan bagaimana

seharusnya prosedur yang dijalankan dalam kegiatan penjualan dan penerimaan

kas. Sistem akuntansi penjualan dapat digunakan dalam transaksi penjualan tunai

3

maupun penjualan kredit dengan tujuan agar penjualan dapat dicatat dan diawasi

dengan baik, sedangkan sistem penerimaan kas digunakan untuk meminimalisisr

segala bentuk kecurangan yang kemungkinan akan terjadi. Mulyadi (2008:202)

menyatakan bahwa sistem akuntansi penerimaan kas sendiri ada dua macam yaitu

terdiri dari sistem akuntansi kas dari penjualan tunai maupun sistem akuntansi kas

dari piutang. Kedua sistem akuntasi tersebut dapat berjalan dengan efektif dan

efisien bila didukung dengan sistem pengendalian intern yang baik pula oleh

perusahaan.

Sistem pengendalian intern merupakan suatu proses pengawasan dan

pengendalian yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengurangi dan

meminimalisir segala bentuk kecurangan yang mungkin terjadi dalam perusahaan.

“Sistem pengendalian intern merupakan proses kontrol yang dilakukan dewan

direksi, manajemen, dan beberapa pihak terkait dalam perusahaan yang menjadikan

tercapainya target perusahaan, yaitu realibilitas laporan keuangan, pelaksanaan

kegiatan operasional yang sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang telah

ditetapkan” (Bodnar and Hopwood, 2006:129). Bagi penjualan, sistem

pengendalian intern yang baik diharapkan mampu untuk mengolah data penjualan

yang ada menjadi data penjualan yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan

kebenarannya. Sedangkan pada sistem pengendalian intern yang baik terhadap

penerimaan kas bertujuan untuk menjaga aktiva perusahaan dan meningkatkan

efisiensi serta mendorong dipatuhinya segala kebijakan manajemen perusahaan

untuk melindungi harta perusahaan. Penerapan sistem akuntansi penjualan dan

sistem akuntansi penerimaan kas tidak hanya dibutuhkan oleh perusahaan produksi

4

saja, perusahaan distributor pun bisa menggunakan sistem akuntansi tersebut

misalnya perusahaan distributor atau perusahaan agen sepeda motor.

Sepeda motor merupakan alat transportasi yang menjadi salah satu alternatif

solusi di tengah kondisi lalu lintas yang padat di beberapa wilayah di Indonesia.

Harga yang cukup terjangkau dan banyaknya merk serta tipe yang tersedia

menjadikan sepeda motor sebagai daya tarik tersendiri bagi konsumen. Hal ini

tentunya menjadikan sepeda motor sebagai industri yang cukup menarik dan

menguntungkan bagi investor. Berdasarkan data dari Asosiasi Industri Sepeda

Motor Indonesia (AISI) menunjukkan bahwa pada bulan Juli 2016 saja Honda

masih menguasai pasar motor domestik dengan total penjualan sebanyak 203.659

unit atau sekitar 72,28% dari total penjualan anggota AISI.

Tabel 1 Data Penjualan Sepeda Motor Bulan Januari 2016 - Juli 2016 (dalam

unit)

Urutan Merk Penjualan (unit) Persentase

1 Honda 2.362.047 72,28%

2 Yamaha 810.317 24,80%

3 Kawasaki 59.635 1,82%

4 Suzuki 34.915 1,07%

5 TVS 1.127 0,03%

Total 3.268.041 100%

Sumber : Asosiasi Industri Sepeda Motor Indonesia (AISI)

PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan merupakan salah satu dealer

resmi merk sepeda motor Honda yang mempunyai 13 cabang yang tersebar di

beberapa kota di Indonesia. Dibukanya cabang-cabang tersebut untuk memenuhi

permintaan pasar akan kebutuhan sepeda motor yang cukup tinggi. Dealer ini

bergerak di bidang penjualan dan jasa, yaitu melayani penjualan unit sepeda motor

dan pemeliharaan serta penyediaan suku cadang asli sepeda motor merk Honda. PT

Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan tidak hanya melayani penjualan sepeda

5

motor secara tunai, tetapi juga penjualan secara kredit. Mengingat permintaan yang

semakin meningkat, maka terjadi pula peningkatan penerimaan kas dari penjualan

sehingga diperlukan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang

mendukung pertumbuhan penjualan, serta sebagai fungsi pengawasan agar harta

perusahaan tetap terjaga.

Terdapat beberapa permasalahan yang sering terjadi terkait sistem penjualan

dan penerimaan kas pada PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan.

Permasalahan tersebut menjadi suatu kelemahan yang harus ditanggulangi, seperti

perangkapan tugas dan fungsional dalam struktur organisasi, uang yang diterima

bagian kasir tidak langsung disetorkan ke bank, dan dokumen yang digunakan

kurang efisien. Kelemahan tersebut dapat berakibat melemahkan sistem

pengendalian intern yang berpengaruh terhadap kekayaan perusahaan. Berdasarkan

beberapa hal tersebut, maka dipilihlah PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan

sebagai obyek penelitian dengan judul “ANALISIS SISTEM AKUNTANSI

PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS DALAM UPAYA PENINGKATAN

PENGENDALIAN INTERN”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang masalah tersebut, maka dapat diambil

rumusan masalah penelitian ini diantaranya :

1. Bagaimana penerapan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada PT

Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan?

2. Bagaimana upaya peningkatan pengendalian intern di PT Sumber Purnama

Sakti Motor Lamongan?

6

C. Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah yang dikemukakan sebelumnya, adapun tujuan

penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Mengetahui penerapan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada

PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan.

2. Mengetahui upaya peninngkatan pengendalian intern di PT Sumber Purnama

Sakti Motor Lamongan.

D. Kontribusi Penelitian

Penelitian ini diharapkan memberikan kontribusi yang berarti bagi PT Sumber

Purnama Sakti Motor Lamongan pada masa yang akan datang. Kontribusi

penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Kontribusi Akademis

Penelitian ini diharapkan dapat menjadi suatu gambaran dan bahan

perbandingan dari penerapan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas

yang didapat di bangku perkuliahan dan pada keadaan yang ada di lapangan.

Kemudian diharapkan juga sebagai tambahan referensi bagi semua pihak yang

akan melakukan penelitian mengenai sistem akuntansi, khususnya penelitian

sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas serta dapat menambah

wawasan

2. Kontribusi Praktis

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi yang bermanfaat

bagi perusahaan dan sebagai bahas masukan mengenai sistem akuntansi,

khususnya sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas. Selain itu juga

7

sebagai saran dan kritik bagi perusahaan dalam mendukung pengendalian

intern yang lebih efektif sebagai bentuk pengawasan dan perlindungan dari

segala bentuk kecurangan yang mungkin terjadi serta memudahkan dalam

menjalankan kegiatan perusahaan.

E. Sistematika Pembahasan

Sistematika pembahasan bertujuan untuk memberikan gambaran secara

menyeluruh mengenai penelitian ini yang masing-masing diuraikan sebagai

berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan mengenai latar belakang penelitian,

perumusan masalah, tujuan penelitian, kontribusi penelitian, dan

sistematika pembahasan.

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini menjelaskan mengenai berbagai landasan teori dan

pendapat para ahli secara umum mengenai sistem akuntansi

penjualan dan penerimaan kas serta sistem pengendalian intern.

BAB III : METODE PENELITIAN

Bab ini menjelaskan tentang jenis penelitian, fokus penelitian,

sumber data, teknik pengumpulan data, instrumen penelitian, dan

analisis data dalam membantu dalam pemecahan masalah.

BAB IV : HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Bab ini menjelaskan tentang hasil penelitian yang telah dilakukan

dan pembahasan terhadap masalah yang diteliti. Bab ini juga

menyediakan data, analisis dan interpretasi terhadap data.

8

BAB V : PENUTUP

Bab ini menjelaskan tentang kesimpulan dari hasil npenelitian yang

diperoleh, serta berisi saran-saran sebagai bahan pertimbangan

untuk perusahaan yang berkaitan dan pihak-pihak yang

membutuhkan.

9

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Penelitian Terdahulu

1. Iskandar muda, et.al (2014) “Implementation of the Cash Revenue System: A

Case Study in the Local Government Task Forces’ Units of North Sumatra

Province, Indonesia”.

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif

yang dalam penelitiannya menggunakan alat dari program visual basic dan

database Microsoft SQL desain. Program tersebut digunakan visual untuk

menyajikan hasil laporan keuangan dengan sistem komputerisasi. Dalam

penyusunan laporan keuangan, program ini sangat membantu dengan

menghasilkan pengelolaan laporan keuangan secara otomatis. Program ini

memiliki dukungan teknologi informasi yang dapat diandalkan, dan sesuai dengan

peraturan tata kelola keuangan yang terdapat dalam permendagri No 59/2007

dapat dipastikan bahwa desain sistem pengendalian internal sangat efektif.

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dengan penerapan sistem

pendukung informasi tersebut dalam pelaksanaan laporan keuangan berdasarkan

Permendagri akan mendapatkan keuntungan dari segi konektivitas dan integritas

laporan keuangan yang akan menghassilkan sistem pemerintahan yang baik.

Dukungan teknologi informasi ini juga akan memberikan kontribusi alur kerja

yang efisien dan tata kelola yang baik. Penelitian tersebut juga menyimpulkan

bahwa pengolahan laporan keuangan dengan menggunakan sistem manual tidak

efektif dalam proses menghasilkan informasi yang dibutuhkan, namun dengan

10

dukungan teknologi informasi yang diterapkan dalam aturan tata kelola keuangan

dapat menciptakan efektifitas sistem pengendalian internal.

2. Gyebi dan Quain (2013) “Internal Control on Cash Collection. A Cash of the

Electricity Company og Ghana Ltd, Accra East Region”

Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan

kuantitatif. Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem

kontrol internal pada pengumpulan uang tunai pada ECG dan memastikan praktek

yang dilakukan pada pengumpulan kas berjalan dengan baik dan bijaksana. Pada

penelitian ini, seluruh anggota manajemen menjadi populasi, teller atau

pengumpul kas ECG yang setiap harinya membayar tunai untuk ECG ltd, menjadi

sasaran dalam penelitian ini. Penelitian ini mengadopsi beberapa metode

pengambilan sampel. Penelitian ini menemukan bahwa pengendalian internal,

walau dirancang dan dioperasikan dengan baik, dapat memberikan jaminan hanya

kepada manajemen dan dewan direksi terkait pencapaian tujuan entitas.

Kemungkinan prestasi dipengaruhi oleh keterbatasan yang ada pada sistem

pengendalian internal, hal tersebut merupakan realitas bahwa penilaian manusia

dalam pengambilan keputusan dapat rusak, yang pada akhirnya manajemen

memutuskan untuk mengesampingkan pengendalian internal.

Berdasarkan hasil dari penelitian yang telah dilakukan, sebelum manajemen

dapat memilih dan menerapkan kontrol yang sesuai untuk ukuran dan

kompleksitas usaha, manajemen harus memahami bagaimana, kapan dan dimana

uang dikumpulkan dan tugas yang dilakukan oleh setiap karyawan terlebih

dahulu. Tidak ada suatu sistem yang sangat mudah, namun sistem pengendalian

11

yang dirancang dengan baik dapat memberikan jaminana bahwa pencurian dan

kesalahan pencatatan yang signifikan dalam penerimaan kas dapat dicegah atau

dideteksi. Kas perusahaan dan semua aset pemerintah daerah lainnya, memiliki

potensial terbesar untuk pencurian jika sistem pengendalian internal tidak

dijalankan dan berfungsi secara efektif.

3. Orchard and Hoag (2014) “revenue process Internal Control For

Manufactures: An Evaluation Tool For Independent Auditors And Managers”

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif dengan

pendekatan kualitatif. Penelitian ini menyajikan suatu alat untuk mengevaluasi

tujuan pengandalian internal dan kegiatan perusahaan terkait proses pendapatan

perusahaan yang beroperasi di sektor manufaktur. Alat evaluasi ini dapat

digunakan oleh auditor independen sebagai patokan umum dalam melakukan

evaluasi awal terhadap pengendalian internal klien manufaktur selama proses

penerimaan. Alat ini juga dapat digunakan oleh para manajer untuk mengevaluasi

berjalannya kegiatan pengendalian internal perusahaan.

Berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan pengendalian internal

sangat penting untuk memastikan bahwa perusahaan manufaktur mampu dalam

memenuhi tujuan strategis perusahaan, terutama penting untuk memperhatikan

kondisi perjuangan yang dihadapi perusahaan ini di tengah krisis keuangan 2007-

2009 dan resesi global berikutnya. Pengendalian internal dalam alat evaluasi ini

tidak ditujukan untuk menjadi panduan komprehensif untuk pengendalian internal

atas pendapatan, namun alat ini menjalankan tujuan yang berkaitan dengan

keandalan pelaporan keuangan juga efektivitas dan efisiensi operasional. Alat ini

12

juga menekan tujuan pengendalian dan kegiatan yang paling berhubungan

langsung dengan proses penerimaan, dan tidak memperluas tujuan pengendalian

dan kegiatan pada bagian lainnya yang terkait dalam proses seperti fungsi

produksi dan pengiriman.

Berdasarkan tabel yang akan disajikan berikut, peneliti menemukan adanya

perbedaan dalam penelitian terdahulu dengan yang akan diteliti. Penelitian yang

akan mengevaluasi sistem penjualan dan penerimaan kas yang akan menunjang

efektivitas pengendalian intern dalam suatu perusahaan. Sedangkan penelitian

terdahulu hanya mengulas tentang penerapan dan evaluasi terhadap sistem

pengendalian intern dan penerimaan kas namun tanpa membahas sistem

penjualan. Objek penelitian juga banyak berbeda karena peneliti ingin melakukan

penelitian pada Dealer motor sedangkan penelitian terdahulu melakukan

penelitian dikantor pemerintahan dan perusahaan manufaktur sehingga akan

menghasilkan hasil penelitian yang berbeda. Pemetaan penelitian terdahulu

diringkas pada Tabel 2 pemetaan penelitian terdahulu.

13

Tabel 2 Pemetaan Penelitian Terdahulu

Pemetaan Penelitian Terdahulu

No Nama, Tahun,

Judul Penelitian

Perbedaan Persamaan Hasil

1. Iskandar Muda, et.al

(2014),

Implementation of

The Cash Revenue

System: A Case

Study in the Local

Government Task

Forces’s Units of

North Sumatra

Province, Indonesia.

1. Objek penelitian yang

diambil adalah sector public

di Sumatra Utara.

2. Penelitian menggunakan

penerapan alat nberupa

program. Sedangkan pada

penelitian ini menggunakan

Teknik wawancara dan

dokumentasi untuk

memperoleh data

1. Metode penelitian yang

digunakan adalah analisis

deskripstif sama dengan

penelitian ini.

2. Menjabarkan proses

tentang upaya

pengendalian intern yang

efektif.

1. Pengelolaan laporan keuangan dengan

menggunakan sistem manual tidak

efektif dalam proses menghasilkan

informasi yang dibutuhkan.

2. Penerapan sistem pendukung informasi

dalam pelaksanaan laporan keuangan

akan mendapatkan keuntungan dari segi

konektivitas dan integritas laporan

keuangan yang akan menghasilkan

pemerintahan yang baik dan tepat.

2. Gyebi dan Quain

(2013), Internal

Control on Cash

Collection. A Case of

the Electricity

Company of Ghana

Ltd, Accra East

Region.

1. Metode penelitian yang

digunakan Gyebi dan Quain

adalah deskriptif kuantitatif,

sedangkan penelitian ini

menggunakan metoode

kualitatif.

2. Variable yang diteliti lebih

menunjukkan pengendalian

internal terhadap penerimaan

kas, sedangkan dalam skripsi

ini sebaliknya penerimaan

kas dalam mendukung

pengendalian.

1. Memiliki kesamaan

variable dalam penelitian

yaitu pengendalian internal

dan penerimaan kas.

2. Memiliki tujuan yang

sama penelitian ini yaitu

untuk memastikan apakah

sistem yang berjalan baik.

1. Sistem pengendalian intern yang

dirancang dalam perusahaan mampu

memberikan jaminan bahwa pencurian

dan kesalahan pencatatan yang signifikan

dalam penerimaan kas dapat dicegah atau

dideteksi.

2. Manajemen harus lebih memahami

bagaimana alur penerimaan kas yang

dilakukan oleh karyawan.

14

Lanjutan Tabel 2

Pemetaan Penelitian Terdahulu

No Nama, Tahun,

Judul Penelitian

Perbedaan Persamaan Hasil

3. Orchard and Hoag

(2014), Revenue

Control For

Manufactures: An

Evaluation Tool For

Independent Auditors

and Managers.

1. Menggunakan alat untuk

mengevaluasi tujuan

pengendalian internal dan

kegiatan operasional terkait

pendapatan perusahaan.

2. Variable yang diteliti lebih

menunjukkan pengendalian

internal terhadap penerimaan

kas, sedangkan dalam skripsi

ini sebaliknya penerimaan

kas dalam mendukung

pengendalian intern.

1. Metode penelitian yang

digunakan sama dengan

penelitian ini, yaitu

analisis deskriptif

1. Pengendalian internal mampu dalam

memenuhi tujuan strategis perusahaan.

2. Pengendalian internal dalam alat evaluasi

ini menekankan tujuan yang berkaitan

dengan keandalan pelaporan keuangan

dan efektifitas serta efisiensi operasional

serta menekankan tujuan pengendalian

internal pada kegiatan yang berhubungan

langsung denagna proses penerimaan.

Sumber: Jurnal

15

B. Sistem Akuntansi

1. Pengertian Sistem

Sistem sangat diperlukan oleh suatu perusahaan untuk menjaga kelancaran

dan kestabilan produktifitasnya usaha untuk dapat mencapai tujuan yang

diinginkan. Sistem juga memberikan informasi yang akurat sehingga bisa

digunakan sebagai pedoman dalam pengambilan keputusan. Kebutuhan akan

informasi pada saat ini sangat penting dalam semua kegiatan tak terkecuali bisnis,

dan untuk memenuhinya diperlukan suatu sistem agar informasi tersebut sesuai

dengan keinginan pihak yang berkepentingan.

Daranatha (2009:14) menjelaskan “sistem adalah sekelompok dua atau lebih

komponen-komponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang

bersatu untuk mencapai tujuan yang sama”. Krismiaji (2010:01) menyatakan

bahwa sistem adalah “serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk

mencapai serangkaian tujuan yang telah ditetapkan”. Berdasarkan beberapa

pendapat para ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok

komponen yang saling berhubungan satu sama lain untuk dapat mencapai suatu

tujuan tertentu.

2. Pengertian Sistem Akuntansi

“Sistem akuntansi adalah organisasi, formulir, catatan dan laporan yang

dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang

dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”

(Mulyadi, 2008:3). Sedangkan menurut Krismiaji (2010:4), “sistem akuntansi

adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan

informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengandalikan, dan

16

mengoperasikan bisnis”. Pengertian sistem akuntansi juga dikemukakan oleh

Reeve (2009:223), yaitu : “sistem akuntansi (accounting system) adalah metode

dan prosedur untuk mengumpulkan, merangkum, serta melaporkan informasi

keuangan dan operasi perusahaan”. Kesimpulan dari ketiga pengertian yang telah

dipaparkan para ahli tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah

metode yang diterapkan oleh perusahaan melalui prosedur tata kerja struktur

organisasi yang dilengkapi dengan formulir, catatan, dan laporan untuk

mendapatkan informasi yang akurat, relevan, serta mendukung dalam

pengambilan keputusan.

3. Tujuan Sistem Akuntansi

Setiap perusahaan dalam menjalankan suatu kegiatan pastinya memiliki

tujuan yang ingin dicapai baik itu tujuan yang dapat memberikan manfaat maupun

mendapat keuntungan. Mardi (2011:4) menjelaskan tujuan umum pengembangan

sistem akuntansi adalah sebagai berikut:

a. Guna memenuhi setiap kewajiban sesuai dengan otoritas yang diberikan kepada seseorang. Pengelolaan perusahaan selalu mengacu pada tanggung jawab manajemen guna menata secara jelas segala sesuatu yang berkaitan dengan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan. Keberadaan sistem informasi membantu ketersediaan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksternal melalui laporan keungan tradisional dan laporan yang diminta lainnya, demikian pula ketersediaan laporan internal yang dibutuhkan oleh seluruh jajaran dalam bentuk laporan pertanggungjawaban laporan perusahaan.

b. Setiap informasi yang dihasilkan merupakan bahan yang berharga bagi pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi menyediakan informasi guna mendukung setiap keputusan yang diambil oleh pimpinan sesuai dengan pertanggung jawaban yang ditetapkan.

c. Sistem informasi diperlukan untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan sehari-hari. Sistem informasi menyediakan informasi bagi setiap satuan tugas dalam berbagai level manajemen, sehingga mereka dapat lebih produktif.

Sedangkan menurut Mulyadi (2008:19) menyatakan bahwa tujuan umum

pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut :

17

a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.

b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada,

baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.

c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu

untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi dan

untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan

perlindungan kekayaan perusahaan.

d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan

akuntansi.

Berdasarkan tujuan yang disampaikan para ahli tersebut, dapat ditarik

kesimpulan bahwa tujuan sistem akuntansi adalah untuk memberikan berbagai

informasi yang diperlukan oleh perusahaan sebagai bahan dalam mendukung

pengambilan keputusan terutama dalam kegiatan operasional perusahaan secara

cepat dan akurat.

4. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi

Terdapat 5 (lima) unsur sistem akuntansi pokok, diantaranya sebagai berikut

(Mulyadi, 2008:3):

a. Formulir

Formulir sering disebut juga sebagai dokumen. Formulir disebut dengan

dokumen karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam

organisasi didokumentasikan di secarik kertas. Manfaat dari formulir ini,

yaitu :

1) Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.

Dalam suatu organisasi, setiap transaksi terjadi karena adanya

otorisasi dari pejaat yang memiliki wewenang untuk melaksanakan

transaksi tersebut. Pelaksanaan wewenang tersebut harus

dipertanggung jawabkan dalam bentuk tertulis dengan menggunakan

formulir.

2) Untuk merekam data transaksi bisnis perusahaan. Semua data yang

diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam

formulir.

3) Untuk mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan

semua kejadian dalam bentuk tulisan.

4) Untuk menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain

dalam organisasi yang sama ke oraganisasi lain.

18

b. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk

mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data

lainnya. Sumber pencatatan dalan jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal

ini, data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut

penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam

laporan keuangan. Dalam jurnal ini pula terdapat kegiatan peringkasan

data, yang hasil peringkasnya (berupa jumlah rupiah transaksi tertentu)

kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.

c. Buku Besar

Buku besar ini terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk

meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.

Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-

unsur informasi yang disajikan dalam laporan keuangan.

d. Buku Pembantu

Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci

data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.

Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir yang

berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi

diringkas dan digolongkan dalam buku besar dan buku pembantu.

e. Laporan Keuangan

Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan berupa neraca,

laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga

pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan,

daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, dan daftar saldo

persediaan yang lambat penjualannya.

5. Prinsip-Prinsip Sistem Akuntansi

Prinsip-prinsip dasar sistem akuntansi menurut Weygant (2007:396) adalah

sebagai berikut:

a. Keefektifan Biaya

Sistem akuntansi harus efektif biaya. Manfaat informasi yang diberikan

harus melebihi biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan sistem tersebut.

b. Tingkat Kegunaanya

Agar berguna, informasi harus dapat dimengerti, relevan, dapat

diandalkan, tepat waktu, dan akurat. Pembuat sistem akuntansi harus

mempertimbangkan kebutuhan dan tingkat pengetahuan berbagai macam

pengguna.

c. Fleksibilitas

Sistem akuntansi seharusnya dapat mengakomodasikan berbagai macam

pengguna dan megubah informasi yang dibutuhkan. Sistem harus cukup

fleksibel dalam memenuhi kebutuhan permintaan informasi yang

dibutuhkan.

19

Berdasarkan penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa prinsip akuntansi

memiliki beberapa kelebihan dengan memberikan keefisienan biaya pada sistem

akuntansi, dan dapat memberikan manfaat pada informasi secara relevan sehinga

dapat berkontribusi baik pada perusahaan.

6. Faktor-Faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Penyusunan Sistem

Akuntansi

Dalam penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan perlu

mempertimbangkan beberapa faktor penting sebagai berikut (Baridwan, 2012:7):

a. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa

sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan

tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan, dan dengan kualitas

yang sesuai.

b. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang

berarti sistem akuntansi harus dapat menjaga keamanan harta milik

perusahaan. Untuk dapat menjaga harta milik perusahaan maka sistem

akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip

pengawasan intern.

c. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah yang

berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus

dapat ditekan sehigga relatif tidak mahal, dengan kata lain,

dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi.

Berdasarkan ketiga faktor diatas, dapat disimpulkan bahwa dalam menyusun

sistem akuntansi perusahaan demi untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi

perusahaan ketiga faktor tersebut harus dipertimbangkan secara matang dan

bersama-sama sehingga tidak ada faktor yang ditinggalkan yang berpotensi

mempengaruhi kegiatan perusahaan.

7. Langkah-Langkah dalam Penyusunan Sistem Akuntansi

Penyusunan sistem akuntansi harus memperhatikan langkah-langkah yang

ada dalam sistem akuntansi. Baridwan (2012:10-11) menjelaskan, langkah-

langkah dalam penyusuan sistem akuntansi adalah sebagai berikut:

20

1. Menganalisis sistem yang ada

Langkah ini dimaksudkan untuk mengatahui kebaikan dan kelemahan

sistem yang berlaku.

2. Merencanakan sistem akuntansi

Langkah ini merupakan pekerjaan menyusun sistem yang baru, atau

mengubah sistem lama agar kelemahan-kelemahan yang ada dapat

dikurangi atau ditiadakan.

3. Penerapan sistem akuntansi

Langkah ini adalah menerapkan sistem akuntansi yang disusun untuk

menggantikan sistem lama.

4. Pengawasan sistem baru (follow up)

Langkah ini adalah untuk mengawasi penerapan sistem baru, yaitu

mengecek apakah sistem baru dapat berfungsi.

8. Hubungan Sistem Akuntansi dengan Pengendalian Intern

Memenuhi prinsip-prinsip sistem akuntansi yang aman merupakan salah satu

faktor yang penting dan harus dipertimbangkan dalam penyusunan sistem

akuntansi. Baridwan (2012:7) mengemukakan bahwa “untuk dapat menjaga

keamanan harta milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan

mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern dalam perusahaan”.

Tujuannya supaya pengendalian internal yang diterapkan sesuai dengan sistem

akan dapat berjalan secara lancar dan efisien sehingga dapat mencapai tujuan

perusahaan.

Berdasarkan pendapat tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa suatu

perusahaan harus merancang dan memiliki sistem akuntansi yang baik dan

memadai sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan demi untuk

menciptakan pengendalian intern yang baik, memadai, dan pastinya sesuai dengan

standar perusahaan. Mulyadi (2008:19) mengungkapkan bahwa “pengembangan

sistem akuntansi dapat pula ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar

informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya”. Berdasarkan

kedua teori yang telah dipaparkan oleh para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa

21

antara sistem akuntansi dan pengendalian intern memiliki hubungan yang sangat

erat, karena keduanya memiliki keterkaitan dalam pelaksanaannya yaitu untuk

membantu perusahaan dalam mencapai tujuan dengan memberikan informasi

yang akurat sebagai salah satu dasar pengambilan keputusan perusahaan dan

meminimalisir segala bentuk kecurangan, pemborosan, dan penyelewengan yang

mungkin dilakukan oleh pihak atau fungsi tertentu yang berpotensi merugikan

perusahaan.

9. Alat Dokumentasi Akuntansi

Dokumentasi adalah cara yang dilakukan untuk menyediakan dokumen-

dokumen dengan menggunakan bukti-bukti yang akurat dari kegiatan

mengumpulkan, memilih, mengolah, dan mencatat informasi. Dokumentasi terdiri

dalam beberapa bentuk, yaitu naratif, deskriptif, diagram, bagan, dan teknik

dokumentasi lainnya. Diperlukan sebuah alat dalam melakukan dokumentasi agar

dapat mempermudah dalam penyampaiannya. Alat dokumentasi akuntansi terdiri

menjadi dua bentuk (Mardi, 2011:18) yaitu:

a. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

“Diagram arus data adalah model dari sistem untuk memberikan gambaran

pembagian sistem ke modul yang lebih kecil” (Ladjamudin, 2005:64). Supaya

mempermudah dalam memahami alur sistem dan prosedur, pada umumnya

diagram arus data berbentuk simbol-simbol. Mardi (2011:18) berpendapat

bahwa “penggunaan diagram arus data bertujuan untuk memisahkan dengan

jelas proses logis dari sistem analisis dan proses fisik perencanaan sistem”.

b. Bagan Alir (Flow Chart)

Bagan alir (flowchart) angat penting untuk dipahami karena dapat

diaplikasikan dalam berbagai bidang ilmu sesuai dengan kebutuhannya, salah

22

satunya adalah sistem akuntansi. “Bagan alir merupakan serangkaian dari

notasi diagram simbolik uang menunjukkan aliran data dan urutan operasi

dalam sistem” (Mardi, 2011:60). Mulyadi (2008:60) menjelaskan makna dari

simbol-simbol standar bagan alir, diantaranya :

Tabel 3 Simbol Standar Bagan Alir (Flow Chart)

Nama Simbol Keterangan

Dokumen Menggambarkan semua jenis

dokumen

Dokumen dan

tembusannya

Menggambarkan dokumen asli

dan tembusannya

Berbagai

dokumen

Menggambarkan berbagai jenis

dokumen yang digabungkan

bersama dalam satu paket

Penghubung

pada halaman

yang sama

Mencantumkan nomor pada

simbol penghubung pada

halaman yang sama, terdiri :

Akhir arus dokumen dan

mengarahkan pembaca ke

symbol penghubung halaman

yang sama yang bernomor

seperti simbol.

Awal arus dokumen yang berasal

dari symbol penghubung

halaman yang sama, yang

bernomor seperti di simbol.

Penghubung

pada halaman

yang berbeda

Menunjukkan kemana dan

bagaimana bagan alir terkait satu

dengan lainnya di halaman yang

berbeda

1

2

1

1

23

Lanjutan tabel 3

Nama Simbol Keterangan

Kegiatan

manual

Menggambarkan kegiatan

manual dan uraian singkat

kegiata dicantumkan dalam

simbol.

Keterangan,

komentar

Memungkinkan dalam

menambahkan keterangan untuk

memperjelas

Catatan Menggambarkan catatan

akuntansi yang digunakan

mencatat data

Arsip

sementara

Menunjukkan tempat

penyimpanan dokumen yang

dokumennya akan diambil

kembali untuk keperluan

pengolahan. (A= menurut abjad,

N= menurut nomer, T= menurut

tanggal).

Arsip

permanen

Menunjukkan tempat

penyimpanan dokumne yang

tidak akan diproses lagi dalam

system yang bersangkutan

On-line

computer

process

Menggambarkan pengolahan

data dengan computer secara on-

line dan nama program di

simbol.

Pita magnetik Menggambarkan arsip computer

yang berbentuk pita magnetik

dan nama arsip ditulis di simbol.

On-line

storage

Menggambarkan arsip computer

yang berbentuk on-line (di dalam

memory komputer)

24

Lanjutan tabel 3

Nama Simbol Keterangan

Kuputusan Menggambarkan keputusan

yang harus dibuat dalam proses

pengolahan data dan keputusan

yang dibuat ditulis di simbol.

Garis Alir

(Flow line)

Menggambarkan arah proses

pengolahan data dan hatnya

menggambarkan dokumen yang

mengalir ke atas atau ke kiri.

Persimpangan

garis alir

∩

Menggambarkan dua garis alir

yang bersimpangan untuk

menunjukkan arah masing-

masing garis.

Pertemuan

garis alir

Digunakan jika dua garis alir

bertemu dan salah sat ugaris

mengikuti arus garis lainnya.

Mulai/berakhir.

(Terminal)

Menggambarkan awal dan akhir

suatu sistem akuntansi.

Keluar ke

sistem lain

Ke sistem penjualan

Menggambarkan keluar ke

sistem lain dalam bagan alir di

luar sistem.

Masuk ke

sistem

dari pemasok Menggambarkan masuk ke

sistem dalam bagan alir diluar

sistem

Sumber : Mulyadi (2008: 60)

25

C. Sistem Akuntansi Penjualan

1. Pengertian Sistem Akuntansi Penjualan

Penjualan merupakan salah satu sumber pendapatan perusahaan. Baridwan

(2012:109) menyatakan bahwa “beberapa bagian dalam perusahaan terlibat

prosedur penjualan yang bertujuan agar penjualan yang terjadi dapat dikontrol

dengan baik”. “Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau

jasa baik secara tunai maupun kredit” (Mulyadi 2008:202). Baridwan (2012:109)

menjelaskan bahwa “prosedur penjualan merupakan urutan kegiatan sejak

diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur

(penagihan), dan pencatatan penjualan”. Berdasarkan pendapat para ahli tersebut,

dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi penjualan merupakan sistem yang

digunakan dalam transaksi penjualan baik secara tunai maupun kredit dengan

memperhatikan prosedur-prosedur yang telah ditentukan oleh perusahaan agar

dapat berjalan dengan baik.

2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penjualan

Setiap sistem pastinya mempunyai fungsi-fungsi yang saling terkait agar

dapat berjalan dengan semestinya. Baridwan (2009:109) mengkategorikan,

“bagian-bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan adalah bagian

pesanan penjualan, bagian kredit, bagian gudang, bagian pengiriman, dan bagian

billing”. Berikut ini penjelasan masing-masing fungsi atau bagian dari sistem

akuntansi penjualan :

a. Bagian Pesanan Penjualan

Dalam perusahaan kecil, fungsi pesanan penjualan dapat dipegang oleh

seorang karyawan dalam bagian penjualan, tetapi dalam perusahaan besar

bagian pesanan penjualan merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri di

26

bawah bagian penjualan. Dalam hal ini bagian pesanan penjualan

mempunyai fungsi sebagai berikut :

(1) Mengawasi semua pesanan yang diterima.

(2) Memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan atau salesman

dengan melengkapi informasi yang kurang berhubungan dengan

spesifikasi produk dan tanggal pengiriman.

(3) Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit.

(4) Menentukan tanggal pengiriman, apabila gudangnya lebih dari satu

menentukan dari gudang mana akan dilakukan pengiriman.

(5) Membuat surat perintah pengiriman (shipping order) dan back order

beserta tembusan-tembusannya.

(6) Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang diterima dan

mengikuti pengirimannya sehingga dapat diketahui pesanan-pesanan

mana yang belum dipenuhi.

(7) Melakukan hubungan dengan pembeli mengenai barang-barang yang

dikembalikan oleh pembeli, membuat catatan, dan mengeluarkan

bukti memorial (journal voucher) untuk bagian piutang.

(8) Mengawasi pengiriman barang-barang untuk sampel atau contoh.

Baridwan (2009:109)

b. Bagian Kredit

Setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanan pembeli yang

syaratnya kredit harus mendapat persetujuan dari bagian kredit dimana

bagian kredit menggunakan catatan yang dibuat oleh bagian piutang untuk

tiap-tiap langganan mengenai sejarah kreditnya, jumlah maksimum dan

ketepatan waktu pembayarannya. Persetujuan dari bagian kredit biasanya

ditunjukkan dengan formulir surat perintah pengiriman yang diterima dari

bagian perusahaan penjualan.

Terkadang terjadi surat pengiriman dari bagian pesanan penjualan

langsung didistribusikan pada masing-masing bagian yang bersangkutan

dan bagian kredit yang menerima satu lembar yang kemudian

menandatangani untuk persetujuan atau menolaknya. Dalam hal pesanan

yang tidak disetujui oleh bagian kredit maka bagian pesanan penjualan

harus memberitahukan bagian pengiriman agar barang tidak dikirim.

Prosedur ini digunakan untuk menyingkat waktu dan langganan lama.

Apabila pembeli merupakan langganan baru maka semua lembar

pengiriman dari bagian pesanan penjualan diserahkan ke bagian kredit,

sesudah disetujui baru didistribusikan kepada masing-masing bagian.

Baridwan (2009:110).

c. Bagian Gudang

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk

menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan

serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman (Mulyadi, 2008:213).

d. Bagian Pengiriman

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat

order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan serta

bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar

27

dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. (Mulyadi,

2008:213).

e. Bagian Pembuatan Faktur atau Penagihan (Billing)

Tugas bagian billing sebagai berikut :

(1) Membuat (menerbitkan) faktur penjualan dan tembusan-tembusannya.

(kadang-kadang tidak membuat faktur tetapi melengkapi data harga

dan perkalian dalam faktur)

(2) Menghitung biaya kiri penjualan dan pajak pertambahan nilai (PPN)

(3) Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan-perhitungan dalam

faktur (Baridwan, 2009:110).

3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penjualan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan

(Baridwan, 2009:111) adalah surat perintah pengiriman (shipping order) dan

beberapa tembusan dengan fungsi terpisah dari masing-masing yang mencakup:

a. Surat Perintah Pengiriman (Shipping Point)

(1) Tembusan Pengiriman (Shipping Point), yaitu tembusan yang dikirim

ke bagian gudang untuk mempersiapkan barang yang akan dikirim

dan tembusan dikirim ke bagian pengiriman.

(2) Tembusan kredit (Credit Copy), yaitu tembusan yang diserahkan ke

bagian kredit untuk meminta persetujuan penjualan kredit.

(3) Tembusan Pemberitahuan (Advice atau Acknowledment Copy), yaitu

tembusan yang dikirimkan kepada pembeli sebagai pemberitahuan

bahwa pesanannya sudah diterima dan telah dilakukan pengiriman.

(4) Tembusan Surat Pengakuan ( Bill of Lading Copy), yaitu tembusan

yang biasanya dibuat rangkap 3, dua lembar untuk pengangkut dan

satu lembar untuk tanda terima barang.

(5) Tembusan Barang (Packing Slip), yaitu tembusan yang dimasukkan

dalam bungkusan barang yang dikirim ke pembeli.

(6) Tembusan untuk Arsip (Journal atau Register Copy), yaitu tembusan

yang disimpan urut nomor setelah diterima dari bagian pengiriman

yang telah megirim barang.

(7) Tembusan untuk Mengawasi Pesanan-Pesanan yang Belum Dipenuhi

(Unfilled Order Copy), yaitu tembusan yang disimpan sesuai nama

abjad pembeli yang digunakan sebagai catatan untuk menentukan

pesanan.

b. Faktur (Invoice)

Faktur dibuat dengan beberapa tembusan yang masing-masing mempunyai

fungsi sebagai berikut :

(1) Tembusan untuk langganan, yaitu lembar pertama dan satu atau dua

tembusan, tergantung pada permintaan pembeli.

(2) Tembusan Piutang, yaitu tembusan yang dipakai sebagai dasar untuk

mendebet kredit rekening buku pembantu piutang. Dalam leggerless

28

book keeping, media ini tidak diposting, tetapi disimpan dalam map

yang fungsinya sebagai buku pembantu piutang.

(3) Tembusan Distribusi, yaitu tembusan yang digunakan untuk

mengkredit penjualan yang dirinci sesuai dengan klasifikasinya,

menghitung harga pokok penjualan dan penghitung komisi salesman.

(4) Tembusan Pemberitahuan (advice copy), yaitu tembusan yang

diberikan pada salesman sebagai pemberitahuan bahwa faktur sudah

dikirim.

4. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penjualan

Proses penjualan membutuhkan catatan-catatan yang digunakan untuk

memasukkan dan mencatat informasi yang terdapat pada formulir guna sebagai

arsip perusahaan. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi

penjualan menurut Mulyadi (2008:221) adalah sebagai berikut:

a. Jurnal Penjualan atau Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun secara kredit. Berkurangnya pendapatan penjualan dan piiutang dagang akibat transaksi retur penjualan dicatat dalam jurnal umum atau jika perusahaan menggunakan jurnal khusus, pencatatan dilakukan dalam jurnal penjualan.

b. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada setiap debiturnya. Kartu ppiutang juga digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang kepada debitur menggunakan buku pembantu piutang.

c. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pebantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. Kartu persediaan merupakan buku pembantu persediaan dalam transaksi retur penjualan yang digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu.

d. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. Kartu gudang juga digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk tertentu.

e. Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

5. Informasi yang Diperlukan Dalam Sistem Akuntansi Penjualan

Informasi yang diperlukan manajemen dalam sistem akuntansi penjualan

menurut Mulyadi (2008:458) adalah:

29

a. Jumlah penjualan menurut jenis produk selama jangka waktu tertentu

b. Jumlah penerimaan kas dari penjualan

c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu

d. Nama dan alamat pembeli

e. Jumlah kas yang disetor tiap harinya ke bank

f. Kuantitas produk yang dijual

g. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan

h. Otorisasi pejabat yang berwenang

6. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penjualan

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan adalah

sebagai berikut (Baridwan, 2009:115):

a. Bagian Pesanan Penjualan

(1) Menerima pesanan dari pembeli

(2) Menyiapkan surat perintah pengiriman (SPP) rangkap lima

berdasarkan pesanan dari pembeli. Fungsi masing-masing tembusan

SPP adalah :

Lembar 1 = Tembusan Pengiriman (Stock Request copy dan Shipping

Copy)

Lembar 2 = Pemberitahuan tentang pesanan untuk pembeli

Lembar 3 = Packing slip

Lembar 4 = Bill of Lading

Lembar 5 = Arsip

(3) Lembar 5 diserahkan ke bagian kredit untuk persetujuan. Bila

disetujui lembar 5 SPP yang sudah ditandai oleh bagian kredit

diterima kembali oleh bagian pesanan.

(4) Lembar 2 dikirim ke pembeli. Lembar 1 diserahkan ke bagian gudang.

Lembar 3 dan lembar 4 diserahkan ke bagian pengiriman.

b. Bagian Gudang

(1) Bagian gudang menyiapkan barang sesaui dengan SPP lembar 1,

menuliskan jumlahnya dalam SPP, dan menyerahkan barang dan SPP

ke bagian pengiriman, SPP lembar 1 ini sebelum diserahkan ke bagian

pengiriman dicatat dalam kartu gudang.

c. Bagian Pengiriman

(1) Mengecek barang dari gudang dan menuliskan jumlah dan tanggal

pengiriman dalam packing slip (lembar 3), bill of lading (lembar 4),

dan shipping copy (lembar 1), packing slip dimasukkan dalam barang

yang dibungkus.

(2) Bill of lading diperbanyak menjadi 3 lembar. Sesudah ditandatangani

oleh pengangkut, lembar 4 SPP diarsipkan di bagian pengiriman.

Lembar 1 SPP diserahkan kembali ke bagian pesanan.

30

d. Bagian Pesanan Penjualan

(1) SPP lembar 1 dan 5 dilengkapi datanya. Lembar pertama diserahkan

ke bagian billing (penagihan atau pembuat faktur)

(2) Bila ada pesanan yang belum terpenuhi, bagian pesanan penjualan

membuat back order.

e. Bagian Billing

(1) Menerima lembar 1 SPP dari bagian pesanan penjualan. Melengkapi

data harga dan perkalian dalam lembar 1 SPP.

(2) Membuat faktur rangkap 4 atas dasar SPP lembar 1. Faktur ini

didistribusikan sebagai berikut :

Lembar 1 = untuk pembeli

Lembar 2 = untuk bagian piutang

Lembar 3 = untuk bagian kartu persediaan

Lembar 4 = arsip bagian billing

(3) Setiap hari bagian billing menjumlahkan seluruh faktur yang dibuat

pada hari itu dalam pre-list tape/batch total, dan diserahkan ke bagian

buku besar.

(4) Menerima pre list tape dari bagian billing dan mencocokkan dengan

pre list tape yang diterima dari bagian piutang.

(5) Mencatat pre list tape dalam jurnal penjualan dan harga pokok

penjualan.

(6) Setiap periode, jurnal penjualan dijumlah dan diposting ke buku besar.

f. Bagian Piutang

(1) Menerima lembar 2 faktur penjualan dari bagian billing

(2) Menerima faktur penjualan dalam kartu piutang.

(3) Membuat pre list tape untuk faktur penjualan yang diterima pada hari

itu dan menyerahkannya ke bagian buku besar.

(4) Membuat dan mengirimkan surat pernyataan piutang pada setiap

langganan (biaanya dilakukan pada akhir bulan).

g. Bagian Kartu Persediaan

(1) Menerima lembar 3 faktur penjualan dari bagian billing.

(2) Menghitung harga pokok penjualan.

(3) Mencatat harga pokok penjualan dalam kartu persediaan.

h. Buku Besar

(1) Menerima pre list tape harga pokok penjualan dari bagian kartu

persediaan.

(2) Mencatat pre list tape dalam jurnal harga pokok penjualan.

(3) Setiap periode, jurnal harga pokok penjualan dijumlahkan dan

diposting ke buku besar.

Untuk memperjelas alur penjualan, berikut ini dapat dilihat pada flowchart

sistem akuntansi penjualan yang disajikan pada Gambar 1.

31

Gambar 1 flowchart sistem akuntansi penjualan

Keterangan:

SPP = Surat Perintah Pengiriman

32

Lanjutan Gambar 1 flowchart sistem akuntansi penjualan

Keterangan:

FP = Faktur Penjualan

SPP = Surat Perintah Pengiriman

33

Lanjutan Gambar 1 flowchart sistem akuntansi penjualan

Sumber: Baridwan, 2009: 118

Keterangan:

FP = Faktur Penjualan

PLT = Pre-List Tape

34

D. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas

1. Pengertian Sistem Akuntansi Penerimaan Kas

Kas merupakan harta berharga perusahaan yang harus dijaga ketat dari

tindakan penyelewengan dan penggelapan. Selain itu, kas juga sebagai sumber

pendapatan suatu perusahaan yang dihasilkan dari penjualan berupa penerimaan

kas. Kas merupakan aktiva terlancar yang dimiliki perusahaan, “kas merupakan

alat pembayaran yang mudah dipindah tangankan antar pihak yang melakukan

transaksi” (Kusnadi dkk, 2000:60). Sedangkan menurut Soemarso (2004:296)

“kas adalah sesuatu (baik yang bebentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia

dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai

nominalnya”. Baridwan (2012:157) mengemukakan bahwa “penerimaan kas

melibatkan beberapa bagian yang terdapat dalam perusahaan agar transaksi

penerimaan kas tidak terpusat pada satu bagian saja, hal ini diperlukan agar dapat

memenuhi prinsip-prinsip internal control”.

Berdasarkan ketiga definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa kas merupakan

aktiva paling lancar yang dimiliki oleh perusahaan yang sering berubah baik

berupa uang tunai atau deposito yang digunakan dalam pelunasan kewajiban dan

dalam kegunaannya dapat dipindah tangankan. Sedangkan penerimaan kas adalah

kas yang diterima oleh perusahaan baik berupa uang tunai atau surat-surat

berharga yang berasal dari transaksi penjualan oleh perusahaan, pelunasan

piutang, dan transaksi- transaksi lain yang dapat menambah kas perusahaan. Oleh

karena itu diperlukan sistem akuntansi penerimaan kas agar pelaksanaan

penerimaan kas dapat berjalan dengan semestinya.

35

2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas

Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan

tunai adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2008:462):

a. Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk meminta order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.

b. Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.

c. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman

d. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.

e. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan.

Sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai hampir sama dengan

sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan kredit tetapi memiliki sedikit

perbedaan. Berikut ini merupakan sistem akuntansi penerimaan kas dari piutang

(Mulyadi, 2008:487), yaitu sebagai berikut:

a. Fungsi Sekretariat

Fungsi ini bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat

pemberitahuan melalui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi

sekretariat bertugas untuk memebuat daftar surat pemberitahuan atas dasar

surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.

b. Fungsi Penagihan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan oenagihan kepada para

debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat

oleh fungsi akuntansi.

c. Fungsi Kas

Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat

atau dari fungsi penagihan. Fungsi kas juga bertanggung jawab untuk

menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke

bank dalam jumlah penuh.

d. Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari

piutang ke dalam jurnal penerimaan kasn dan berkurangnya piutang ke

dalam kartu piutang.

36

e. Fungsi Pemeriksa Intern

Untuk fungsi ini bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas

yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Fungsi ini juga bertanggung

jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian

catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.

3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas menurut

Baridwan (2009:160) adalah sebagai berikut:

a. Dokumen (bukti) asli pendukung setiap penerimaan uang (1) Pemberitahuan tentang pelunasan dari langganan (remillance advice)

atau amplopnya. (2) Bukti penerimaan uang yang diberi nomor urut yang dicetak dan

dibuat oleh kasir untuk penerimaan uang langsung. (3) Pita daftar penjualan tunai. (4) Pemberitahuan tentang pelunasan, daftar penjualan salesman. (5) Bukti setor ke pemberitahuan dari bank tentang pinjaman, penagihan

oleh bank. b. Daftar harian yang menunjukkan kumpulan atau ringkasan penerimaan

kas. (1) Bukti setoran bank. (2) Daftar penerimaan kas harian (dibuat oleh kasir), daftra penerimaan

kas harian (dibuat oleh bagian surat masuk). (3) Ringkasan kas register. (4) Proof Tapes

c. Buku Jurnal (Book of Original Entry) (1) Jurnal penerimaan kas. (2) Kombinasi proof sheet dengan jurnal penerimaan uang. (3) Buku pembantu piutang buku besar.

4. Catatan yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas

Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas menurut

Mulyadi (2008:468) adalah sebagai berikut:

a. Jurnal Penjualan, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan

meringkas data penjualan.

b. Jurnal Penerimaan Kas, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat

penerimaan kas dari berbagai sumber.

c. Jurnal Umum, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga

pokok produk yang dijual.

d. Kartu Persediaan, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat

berkurangnya harga pokok produk yang dijual.

e. Kartu Gudang, catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi

karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang.

37

5. Informasi yang Diperlukan dalam Sistem Akuntanis Penerimaan Kas

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem akuntansi

penerimaan kas menurut Mulyadi (2008:462) adalah sebagai berikut:

a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok

produk selama jangka waktu tertentu

b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan

c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu

d. Nama dan alamat pembeli

e. Kuantitas produk yang dijual

f. Otorisasi pejabat yang berwenang

6. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penerimaan Kas

George H. Bodnar dan William S. Hopwood dalam Julianto Agung Saputra

(2006:316) menjelaskan jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan

kas adalah sebagai berikut:

a. Mailroom

Pembayaran pelanggan akan diterima dalam mailroom. Surat akan dibuka

dan cek serta bukti pembayaran akan dipisahkan. Cek disahkan dan

dijumlahkan secara hati-hati. Daftar pembayaran yang berisi pembayaran

yang diterima, disiapkan. Daftar pembayaran merupakan saldo dari jumlah

cek secara keseluruhan yang diterima dan perjanjian tersebut yang telah

disetujui. Tembusan daftra pembayaran dan bukti pembayaran diberikan

ke bagian piutang dagang. Cek dan kontrol diberikan ke penerimaan kas

sebagai deposit. Tembusan daftar pembayaran dan kontrol total disimpan

urut tanggal.

b. Penerimaan Kas

Cek yang diterima dari mailroom bersama dengan penerimaan kas dari

unag tunai (jika ada) dan slip setoran disiapkan. Daftar pembayaran dan

kontrol total diterima dari mailroom dicocokkan dengan slip setoran

perjanjian tentang jumlah yang telah disetujui. Daftar pembayaran

kemudian digunakan untuk memposting jumlah pembayaran yang diterima

dari mailroom ke jurnal penerimaan kas. Jurnal disiapkan dan dilanjutkan

ke buku besar. Daftar pembayaran, kontrol total, dan tembusan slip

disimpan urut tanggal. Deposit dilanjutkan seluruhnya ke bank.

c. Piutang Dagang

Piutang dagang diposting ke rekening piutang dagang. Yang diposting ke

buku besar adalah totalnya. Kontrol total dicocokkan dengan daftar

pembayaran. Perjanjian untuk jumlah ini disetujui. Piutang dagang

38

diurutkan dan disimpan urut pelanggan. Daftra pelanggan dan tembusan

kontrol total yang dipostingkan disimpan urut tanggal. Tembusan kontrol

total dilanjutkkan ke buku besar.

d. Buku Besar

Jurnal dari penerimaan kas dan kontrol total diterima dari rekening piutang

dagang untuk dibandingkan. Jumlahnya kemudian dipostingkan ke buku

besar. Sumber postingan ke buku besar adalah jurnal dari kasir sejumlah

pembayaran yang diterima untuk didepositkan. Jurnal ini harus

direkonsiliasikan dengan total item yang dipostingkan ke buku besar

piutang dagang. Jurnal dan kontrol total disimpan urut tanggal.

e. Bank

Bank menerima setoran dan melakukan validasi tembusan slip setoran.

Tembusan slip setoran yang telah divalidasi dikembalikan ke audit

internal. Slip setoran yang telah divalidasi disimpan urut tanggal.

f. Audit Internal

Audit internal menerima laporan bank secara periodik. Rekonsiliasi bank

secara independen merupakan pengendalian yang penting dalam proses

bisnis penerimaan kas.

E. Sistem Pengendalian Intern

1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern yang diterapkan oleh perusahaan harus berjalan

dengan baik dan memadai secara continue karena merupakan sebuah perlindungan

serta pengawasan dalam mengetahui kelemahan-kelemahan sistem kerja dan

untuk meminimalisir kesalahan-kesalahan serta untuk meningkatkan kinerja

perusahaan. Suatu perusahan dapat berjalan secara efisien dan terkendali sesuai

dengan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan apabila sistem pengendalian

intern dapat dijalankan secara efektif. “Dalam arti luas, pengendalian internal

tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat yang

digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan” (Baridwan, 2012:13).

Sedangkan Krismiaji (2010:218) mengatakan bahwa “pengendalian internal

adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga dan

39

melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya,

memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen”.

Romney dan Steinbart (2004:229) berpendapat bahwa “pengendalian intern

adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang digunakan untuk menjaga aset,

memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki

efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang

telah ditetapkan”. Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi,

metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan

organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong

efisiensi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2008:165).

Berdasarkan beberapa definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa pengendalian

intern adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang digunakan untuk

melindungi aset perusahaan dan untuk menghasilkan informasi yang akurat serta

meningkatkan efisiensi perusahaan guna mendorong ditaatinya kebijakan

perusahan.

2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian internal yang baik mempunyai beberapa tujuan yang

akan dicapai, diantaranya :

a. Menjaga keamanan harta milik organisasi.

b. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.

c. Memajukan efisiensi dalam operasi.

d. Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan

manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu (Baridwan, 2012:13).

40

Gambar 2 Tujuan Pengendalian Intern

Sumber :Baridwan (2012: 13)

3. Unsur-Unsur Pengendalian Intern

Unsur pokok pengendalian intern yang baik menurut Bastian dan Soepriyanto

(2003:204) adalah sebagai berikut :

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab-tanggung jawab

fungsional secara tegas.

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.

c. Praktek yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi.

d. Karyawan yang berkualitas sesuai dengan tanggung jawabnya.

Adapun pendapat lain unsur-unsur pengendalian intern menurut Baridwan

(2009:14), yaitu:

a. Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab-tanggung

jawab fungsional secara tepat.

Dalam penyusunan struktur organisasi perlu mempertimbangkan bahwa

organisasi itu harus fleksibel, yaitu memungkinkan adanya penyesuaian-

penyesuaian tanpa harus mengadakan perubahan total. Organisasi yang

disusun juga harus dapat menunjukkan garis-garis wewenanag dan

tanggung jawab yang jelas sehingga tidak terjadi overlap fungsi masing-

masing bagian atau fungsi. Syarat adanya pengawasan yang baik,

41

hendaknya struktur organisasi dapat memisahkan fungsi-fungsi

operasional, penyimpanan, dan pencatatan. Pemisahan fungsi diharapkan

dapat mencegah adanya kecurangan dalam perusahaan.

b. Suatu sistem dengan wewenang dan prosedur pembukuan yang baik., yang

berguna untuk melakukan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap

harta milik, utang-utang, pendapatan dan biaya-biaya.

Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan

merupakan alat bagi manajemen untuk melakukan pengawasan terhadap

operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk mengklasifikasi

data akuntansi dengan tepat. Prosedur pencatatan yang baik akan

menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan

akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya.

c. Praktek-praktek yang sehat harus dijalankan didalam melakukan tugas-

tugas dan fungsi-fungsi setian bagian dalam organisasi.

Setiap pegawai dalam perusahaan melaksanakan tugasnya sesuai dengan

prosedur yang telah ditetapkan. Praktek yang sehat ini harus berlaku pada

setiap prosedur yang ada. Pengendalian intern akan memuaskan bila ada

praktek yang sehat atau bila pedoman-pedoman, prosedur-prosedur,

fungsi-fungsi yang melekat telah dijalankan dengan benar.

d. Setiap kecakapan pegawai yang sesuai dengan tanggung jawabnya.

Unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting,tingkat mutu

karyawan mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian

intern.

Berdasarkan pendapat kedua ahli tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa

dalam pengendalian intern terdapat unsur-unsur pokok yang perlu dibuat dan

disesuaikan dengan kondisi atau keadaan lingkungan perusahaan, meliputi

struktur organisasi sebagai pemisah tanggung jawab fungsional secara tegas,

wewenang dan prosedur sebagai perlindungan dan pengawasan, praktek yang

sehat dimana pegawai melakukan tugasnya sesuai dengan prosedur yang telah

ditetapkan perusahaan, dan karyawan yang bertanggung jawab sesuai dengan

tugasnya.

4. Pengendalian Intern atas Penjualan

Pengendalian intern atas penjualan dalam sistem penjualan adalah sebagai

berikut (Mulyadi, 2001:220):

42

a. Organisasi

(1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.

(2) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi

kredit.

(3) Fungsi akuntansi harus terpisah dengan fungsi kas.

(4) Transaksi penjualan harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau

lebih dari satu fungsi.

b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

(1) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungi penjualan

dengan menggunakan formulir surat order pengiriman.

(2) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan

membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan

tembusan surat order pengiriman).

(3) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi

pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap

“sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.

(4) Penentapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang,

dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan

penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.

(5) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan

membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.

(6) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen

sumber yang dilampirkan dengan dokumen pendukung yang lengkap.

c. Praktik yang Sehat

(1) Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.

(2) Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang

(Account Receivable Statement) kepada setiap debitur untuk menguji

ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.

(3) Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening

kontrol piutang dalam buku besar.

Berdasarkan pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern

pada sistem penjualan adalah pertama pada struktur organisasi, setiap fungsi harus

terpisah satu sama lain sebagai antisipasi atas segala kemungkinan yang dapat

merugikan perusahaan misalnya tindakan manipulasi, penggelapan, maupun

kemungkinan buruk yang lain. Kedua pada prosedur pencatatan, prosedur

pencatatan digunakan sebagai bukti nyata dari transaksi penjualan yang dilakukan

oleh perusahaan dan juga untuk melindungi harta perusahaan. Ketiga pada praktik

43

yang sehat, perusahaan harus mempunyai aturan-aturan yang jelas dan bersifat

mengikat dalam pelaksanaan proses penjualan, misalnya percetakan formulir

dengan nomor urut yang tercetak, rekonsiliasi secara periodik, dan kegiatan

praktik yang sehat lainnya.

5. Pengendalian Intern atas Penerimaan Kas

Terdapat beberapa elemen yang harus ada dalam menyusun sistem akuntansi

penerimaan kas menurut Mulyadi (2001:483), yaitu :

a. Organisasi

(1) Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.

(2) Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan

sendiri oleh bagian kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan

dari unit organisasi lain.

b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

(1) Penerimaan kas harus mendapat otorisasi dari penjabat yang

berwenang.

(2) Pengeluaran kas harus mendapatkan otorisasi dari pejabat yang

berwenang.

(3) Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan

persetujuan dari yang berwenang.

(4) Pencatatan dalam jurnal penerimaan kas dan pengeluaran kas (atau

dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus

didasarkan pada bukti kas masuk dan bukti kas keluar yang telah

mendapatkan otorisasi dari yang berwenang dan yang dilampiri

dengan dokumen pendukung yang lengkap.

c. Praktik yang Sehat

(1) Saldo kas yag ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan

pencurian dan penggunaan yang tidak semestinya.

(2) Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas

harus dibubuhi cap “Lunas” oleh bagian kasa setelah transaksi

pengeluaran kas dilakukan.

(3) Penggunaan rekening koran bank (bank statement), yang merupakan

informasi dari pihak luar, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh

unit organisasi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan

penyimpanan kas (bagian pemeriksaan intern).

(4) Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama

perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.

(5) Jika di perusahaan kas hanya menyangkut jumlah yag kecil,

pengeluaran ini dilakukan lewat dana kas kecil, yang akuntansinya

diselenggarakan dengan sistem imprest.

44

(6) Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada

ditangan dengan jumlah kas menurut catatan.

(7) Kas yang ada di tangan (cast in safe) dan kas yang ada diperjalanan

(cash in transit) diasuransikan dari kerugian.

(8) Kasir diasuransikan (fidelity bond insurance).

(9) Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya

pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya mesin register

kas, almari besi, dan strong room).

(10) Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kasa.

Berdasarkan pendapat tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian

intern pada sistem akuntansi penerimaan kas, adalah pertama pada struktur

organisasi, setiap fungsi harus terpisah satu sama lain dimana dalam transaksi

penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilakukan hanya oleh bagian kasa

saja. Kedua pada sitem otorisasi dan prosedur pencatatan, pada setiap transaksi

baik itu dalam transaksi penerimaan dan pengeluaran kas hingga pencatatan dalam

jurnal harus dilakukan dan diotorisasi oleh pejabat perusahaan yang berwenang

dan dalam melakukan proses otorisasi harus disertai dokumen lengkap

pendukungnya. Ketiga pada praktik yang sehat, untuk melindungi harta

perusahaan khususnya kas dalam segala bentuk tindakan pencurian, perusahaan

harus memiliki prosedur-prosedur yang baik dan melakukan pencocokan jumlah

fisik yang ada di tangan dengan jumlah kas dalam catatan secara berkala.

45

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Setiap permasalahan yang terjadi disebabkan karena adanya pertanyaan yang

tidak mampu dijawab baik secara teori maupun praktek. Hal itulah yang mendorong

dilakukannya suatu penelitian untuk dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan

tersebut. Penelitian bertujuan untuk memberikan solusi dalam pemecahan masalah

dengan menggunakan metode ilmiah. “Penelitian merupakan suatu kegiatan

mencari, mencatat, merumuskan, dan menganalisis hingga menyusun laporan

penelitiannya” (Narbuko dan Achmadi, 2009:1). Metode sangat diperlukan dalam

penelitian karena sebagai dasar penelitian dalam menentukan objek dan untuk

mendapatkan hasil data yang relevan dalam mencapai tujuan penelitian tersebut.

Metode penelitian yang dipakai dalam penelitian ini adalah penelitian

deskriptif. “Penelitian deskriptif yaitu penelitian yang berusaha untuk menuturkan

pemecahan masalah yang ada sekarang berdasarkan data-data, jadi ia juga

menyajikan data, menganalisis dan menginterpretasi” (Narbuko dan Achmadi,

2009:44). Sanusi (2012:13) menyatakan bahwa “penelitian deskriptif berfokus pada

penjelasan sistematis tentang fakta yang diperoleh saat penelitian dilakukan”.

Berdasarkan kedua pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa penelitian

deskriptif adalah metode penelitian yang digunakan dalam memberi pemecahan

masalah yang berfokus pada penjelasan sistematis tentang fakta yang diperoleh saat

penelitian.

Berdasarkan data dan jenis analisisnya, penelitian ini termasuk jenis penelitian

kualitatif. “Data kualitatif adalah data yang tidak dapat diukur dalam skala

46

numerik” (Kuncoro, 2009:145). Penelitian kualitatif adalah penelitian yang

cenderung menggunakan analisis hubungan fakta dimana data yang diperoleh

berasal dari hasil wawancara dan interaksi langsung dengan orang-orang di tempat

penelitian.

B. Fokus Penelitian

Fokus penelitian bertujuan untuk membatasi agar tidak terlalu luas sehingga

data dan informasi yang diperoleh sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas

serta untuk memudahkan pelaksanaan penelitian. “Penelitian kualitatif

menghendaki diterapkannya batas dalam penelitiannya atas dasar fokus yang timbul

sebagai masalah dalam penelitian” (Basrowi, 2008:28). Berdasakan judul yang

telah diambil, fokus penelitian ini adalah :

1. Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas.

2. Pengendalian Intern pada Sistem Penjualan dan Penerimaan Kas.

C. Lokasi Penelitian

Lokasi yang digunakan sebagai tempat penelitian adalah PT Sumber Purnama

Sakti Motor Lamongan yang beralamat di Jalan Panglima Sudirman Kabupaten

Lamongan. Pemilihan lokasi penelitian ini karena PT Sumber Purnama Sakti Motor

Lamongan merupakan salah satu dealer sepeda motor honda yang cukup besar dan

letaknya strategis yaitu berada di jalur utama di Kabupaten Lamongan. Selain itu,

pengendalian intern perusahaan masih lemah, sehingga berpotensi dilakukannya

penyelewengan dan penggelapan yang dapat merugikan perusahaan.

D. Sumber Data

Sumber data utama dalam penelitian kualitatif adalah kata-kata , dan tindakan,

selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain (Moleong,

47

2013:157). Sedangkan menurut Arikunto (2010:172) “sumber data merupakan

subyek dimana data dapat diperoleh”. Sumber data yang digunakan dalam

penelitian ini ada dua, yaitu :

1. Sumber Data Primer

Sumber data primer merupakan sumber data langsung. “Data primer adalah

data yang diperoleh langsung dari objek penelitian perorangan, kelompok, dan

organisasi” (Ruslan, 2010:29). Data diperoleh dari hasil wawancara dan

pengamatan langsung terhadap karyawan yang terlibat dalam kegiatan

penjualan dan penerimaan kas di PT Sumber Purnama Sakti Motor.

2. Sumber Data Sekunder

“Data sekunder merupakan data yang diperoleh dari sumber kedua atau bukan

dari sumber aslinya” (Riansee, Usman, dan Abdi, 2008:212). Dapat dikatakan

bahwa sumber data sekunder diperoleh dari media perantara atau sumber-

sumber data yang telah ada.

E. Teknik Pengumpulan Data

Kegiatan pengumpulan data dalam sebuah penelitian merupakan kegiatan yang

sangat penting. Selain untuk mendapatkan data yang akurat, diharapkan hasil dari

penelitian tersebut juga dapat digunakan untuk menganalisis dan menjawab

permasalahan yang ada. “Pengumpulan data adalah prosedur yang sistematis dan

standar untuk mendapatkan data yang dibutuhkan yang di dalamnya selalu ada

keterkaitan antara metode pengumpulan data dengan masalah penelitian yang akan

dipecahkan” (Nazir, 2005:174). Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam

penelitian ini adalah sebagai berikut:

48

1. Wawancara

Wawancara merupakan proses pengumpulan data dengan tanya jawab secara

langsung dengan pihak yang berhubungan dengan obyek yang diteliti.

“Wawancara adalah tanya jawab atau pertemuan dengan seseorang untuk suatu

pembicaraan” (Supardi, 2005:121).

2. Dokumentasi

“Teknik pengumpulan data secara dokumentasi digunakan dalam penelitian

sebagai sumber data karena dalam banyak hal dokumen dimanfaatkan untuk

menguji, menafsirkan bahkan untuk meramalkan” (Moleong, 2013:216).

Dokumentasi didapatkan dari data-data yang diperoleh dari perusahaan, yaitu

berupa struktur organisasi, formulir, dan dokumen yang digunakan dalam

sistem penjualan dan penerimaan kas.

F. Instrumen Penelitian

Instrumen merupakan suatu alat yang digunakan dalam suatu penelitian.

“Instrumen penelitian adalah alat bantu atau fasilitas yang digunakan oleh peneliti

mengumpulkan data agar pekerjaannya lebih mudah dan hasilnya lebih baik dalam

arti lebih cermat, lengkap, dan sistematis sehingga lebih mudah diolah dan dianalisa

sesuai dengan tujuan penelitian” (Arikunto, 2010:126). Instrumen yang dipakai

dalam penelitian ini adalah :

1. Panduan wawancara

Panduan wawancara merupakan panduan yang berisikan daftar pertanyaan

yang diajukan secara langsung dalam proses tanya jawab kepada pihak-pihak

yang berhubungan dengan sistem penjualan dan penerimaan kas.

49

2. Panduan Dokumentasi

Panduan dokumentasi merupakan panduan yang meliputi bukti pencatatan

yang menggunakan alat bantu. Panduan dokumentasi ini berupa dokumen yang

di peroleh dari PT Sumber Purnama Sakti Motor mengenai struktur organisasi,

formulir, dan dokumen yang digunkaan dalam sistem penjualan dan

penerimaan kas.

G. Analisis Data

Data yang telah diperoleh tidak akan ada gunanya jika tidak dilakukan analisis.

Analisis data sangat penting dilakukan karena berguna dalam pemecahan masalah

dalam penelitian. Nazir (2005:346) menjelaskan bahwa “data mentah ynag telah

dikumpulkan masih perlu untuk dipecah dan dikelompokkan, diadakan

kategorisasi, dilakukan manipulasi, serta dirancang sedemikian rupa demi

memberikan makna dalam menjawab masalah dan mempunyai anfaat dalam

pengujian hipotesa”. Tahap analisis data pada penelitian ini adalah:

1. Menganalisis sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada PT Sumber

Purnama Sakti Motor Lamongan, meliputi:

a. Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan dan

penerimaan kas.

b. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan dan

penerimaan kas.

c. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan dan

penerimaan kas.

d. Informasi yang diperlukan dalam sistem akuntansi penjualan dan

penerimaan kas.

50

e. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan dan

penerimaan kas.

2. Menganalisis upaya peningkatan pengendalian intern terhadap sistem

penjualan dan penerimaan kas, meliputi :

a. Struktur organisasi yang memisahkan setiap fungsi sesuai dengan Job

Description yang diterapkan oleh perusahaan.

b. Sistem otorisasi yang dijalankan perusahaan.

c. Praktek yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi.

d. Pegawai yang cakap.

H. Keabsahan data

Keabsahan data diperiksa dengan triangulasi data, yaitu memanfaatkan sesuatu

yang lain diluar data untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding.

Triangulasi data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah dengan melakukan

pemeriksaan melalui sumber data yang didapat untuk kemudian diverifikasi.

Peneliti akan melakukan uji silang catatan harian untuk memastikan tidak ada

informasi yang bertentangan antara catatan harian observasi dan catatan harian

wawancara. Jadi, hasil pengamatan akan dicek kembali dengan hasil wawancara.

Peneliti akan menggunakan data yang diperoleh dari wawancara dengan informan

kunci dan informan inti. Untuk mendukung keabsahan data, peneliti juga mencari

informasi lain untuk mendapatkan data yang akurat kebenarannya..

51

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Perusahaan

1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT Sumber Purnama Sakti Motor merupakan distributor penyedia layanan purna

jual dan suku cadang sepeda motor Honda. PT Sumber Purnama Sakti Motor adalah

perusahaan otomotif konsumen dengan ekosistem terinterogasi yang mencakup empat

pilar usaha yaitu, distribusi dan retail, suku cadang otomotif konsumen, layanan

kendaraan bermotor, dan layanan keuangan. PT Sumber Purnama Sakti Motor

didirikan di Lamongan pada tanggal 28 Oktober 1997 dengan direktur Bapak Hendra

Sanjaya.

PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan terdapat di Jalan Panglima

Sudirman nomor 114 Lamongan. Begitu pesatnya pertumbuhan otomotif dan

meningkatnya permintaan akan sepeda motor merk Honda di pasaran serta untuk

memenuhi permintaan tersebut maka PT Sumber Purnama Sakti Motor membuka

cabang pertamanya di Gresik pada tahun 1998 yang kemudian menjadi dealer pusat.

Hingga saat ini telah berkembang sehingga sudah memiliki 13 cabang yang tersebar

di wilayah Jawa, Sulawesi, dan Nusa Tenggara Barat.

2. Visi dan Misi Perusahaan

PT Sumber Purnama Sakti Motor memiliki visi dan misi, yaitu:

52

a. Visi

Memberikan pelayanan yang bagus di semua divisi. mulai dari marketing,

administrasi, mekanik, pengiriman pada konsumen sehingga dapat menghasilkan

penjualan yang maksimal.

b. Misi

Menjadi yang terbaik baik dari segi pelayanan dan penjualan di wilayah

Lamongan dan sesama SPS Group.

3. Personalia

a. Jam Kerja

PT Sumber Purnama Sakti Motor telah menetapkan hari dan jam kerja karyawan

sebagai berikut:

Hari Kerja Jam Kerja Jam Istirahat

Senin s/d Kamis 08.00-16.00 WIB 12.00-13.00 WIB

Jum’at 08.00-16.00 WIB 11.15-13.00 WIB

Sabtu 08.00-13.00 WIB

Tabel 4 Jam Kerja Karyawan PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan

Sumber: PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan

b. Sistem Penggajian

Perusahaan menggunakan sistem penggajian yang dibayarkan kepada karyawan

pada tiap bulannya yang diberikan setiap awal bulan. Selain gaji, karyawan juga

mendapat bebrapa tunjangan yaitu, uang makan, uang transport, dan tunjangan

asuransi kesehatan.

53

4. Produk

Tabel 5 Produk PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan

Matic

BeAT eSP CW

BeAT eSP CBS

BeAT eSP CBS/ISS

BeAT POP CW Pixel/Comic (ASS)

BeAT POP CBS Pixel/Comic (ASS)

BeAT POP ISS Pixel/Comic (ASS)

New BeAT Street FI

Vario 110 CBS

Vario 110 CBS (Warna Doff)

Vario 110 CBS ISS

Vario 110 CBS ISS (Warna Doff)

Scoopy Stylish/Sporty ESP

Vario 125 CBS

Vario 125 CBS ISS

Vario 150 Exclusive

54

Cub

Revo Fit F1

Revo SP F1

Revo CW F1

Blade R F1

Blade Repsol F1

Supra X F1 SP

Supra X F1 CW Luxury

Supra X Helm In PGM

Supra GTR 150 Sporty

Supra GTR 150 Exclusive

Sport

Verza 150 CW

SONIC

SONIC Repsol

SONIC Special Edition

New CB 150

New CB 150 Special Edition

55

New CBR 150 R Std (HP)

New CBR 150 R (Merah)

New CBR 150 R (Repsol)

Sumber: PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan

5. Pemasaran Perusahaan

a. Target Pemasaran

Target penjualan yang menjadi sasaran utama PT Sumber Purnama Sakti Motor

Lamongan adalah masyarakat umum yang tersebar di seluruh Kabupaten Lamongan.

Pencapaian target didukung dengan didirikannya agen dealer Hond a yang berada di

beberapa kecamatan di Kabupaten Lamongan. Dengan dibukanya dealer tersebut,

masyarakat daerah akan merasa dimudahkan dalam urusan pembelian sepeda motor

tanpa harus datang langsung ke dealer pusat.

b. Saluran Distribusi

Saluran perusahaan sangat penting dan dibutuhkan oleh perusahaan untuk

menentukan pasar yang akan dijadikan target penjualan. Hubungannya terletak pada

bagian pemasaran karena bagian bagian tersebut merupakan bagian yang vital dan

paling diandalkan dalam pendistribusian produk karena langsung berhubungan

dengan konsumen.

c. Promosi Penjualan

Semua perusahaan akan melakukan berbagai cara supaya dapat memenuhi target

penjualannya secara maksimal tak terkecuali yang dilakukan PT Sumber Purnama

56

Sakti Motor Lamongan. Salah satu cara yang dilakukan adalah dengan menggunakan

promo mulai dari promo kerjasama dengan instansi pemerintahan, grebek pasar,

garansi service, bahkan promo reward pada konsumen.

B. Penyajian Data

1. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan hubungan wewenang dan tanggung jawab tiap

bagian dalam perusahaan dalam mengelolah dan menjalankan kegiatan operasional

perusahaan unuk dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Perusahaan dalam

mencapai tujuan harus mempunyai struktur organisasi yang baik dalam mengatur dan

membagi tugas masing-masing bagian supaya kegiatan operasioanl perusahaan dapat

berjalan dengan sebaik-baiknya. Tersedianya sumber daya manusia yang baik juga

penting sebagai faktor pendukung tercapainya tujuan. Dalam pengelolahan yang

paling menentukan adalah manusia karena semua faktor produksi tidak akan berjalan

baik tanpa campur tangan manusia yang memenuhi persyaratan dan dapat melakukan

pekerja secara efektif. Struktur organisasi PT Sumber Purnama Sakti Motor

Lamongan dapat dilihat pada gambar 4 di bawah ini.

57

Gambar 3: Struktur Organisasi PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan

Sumber: PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan

Kepala

Cabang

AFC

(Administration and

Finance Coord.)

Sales

Counter

Sales

Lapangan

Administrasi

PDCA (Plan Do

Check Action)

Kasir

Mekanik

Kepala

Mekanik

Pecker

Koordinator

ASS (After

Sales Service)

Koordinator

Sales

Administrasi

58

2. Job Description

Berdasarkan struktur organisasi pada PT Sumber Purnama Sakti Motor

Lamongan yang telah digambarkan diatas, berikut adalah penjelasan tugas dari

masing-masing karyawan.

a. Kepala Cabang

(1) Mengawasi harga dan memastikan bahwa harga sesuai dengan kesepakatan.

(2) Mengawasi otorisasi atas dokumen.

b. AFC (Administration and Finance Coordinator)

(1) Mengawasi dan bertanggung jawab pada kegiatan administrasi marketing.

(2) Mengawasi harga dan memastikan harga sesuai dengan harga kesepakatan.

(3) Mengawasi otorisasi atas dokumen.

(4) Mengawasi dan bertanggung jawab masalah kepegawaian.

c. Koordinator ASS (After Sales Service)

(1) Bertanggung jawab dalam pengurusan Delivery Order.

(2) Pengurusan STNK dan BPKB kendaraan.

(3) Mengatur pengiriman unit ke konsumen.

(4) Bertanggung jawab dalam pengelolaan stok.

d. Koordinator Sales

(1) Mengkoordinasi salesman.

(2) Memeriksa kelengkapan dokumen costumer.

e. Administrasi PDCA (Plan Do Check Action)

(1) Bertanggung jawab dalam pengurusan event.

59

f. Kasir

(1) Bertanggungj jawab dalam penerimaan kas.

(2) Membuat laporan kas.

(3) Bertanggung jawab atas setoran uang.

(4) Melakukan pencatatan akuntansi.

g. Sales Counter

(1) Bertanggung jawab atas penjualan di dealer.

(2) Memberikan informasi kepada calon pembeli.

h. Sales Lapangan

(1) Bertanggung jawab atas penjualan dan promosi pada event di luar dealer.

(2) Bertanggung jawab atas target penjualan.

i. Pecker

(1) Control stock spare parts.

(2) Control kartu stock masuk dan keluar spare parts.

j. Bagian Gudang

(1) Bertanggung jawab atas barang yang ada di gudang dan mengawasi

operasionalnya.

(2) Melakukan stock opname.

(3) Membuat laporan produktifitas.

k. Bagian Pengiriman Barang

(1) Mengirim barang ke alamat costumer.

60

l. Mekanik

(1) Melayani service motor pada bengkel dealer.

(2) Melayani penjualan spare parts.

m. PDI (Pre Delivery Inspection)

(1) Melakukan pengecekan kelengkapan kendaraan.

(2) Melakukan pengecekan terhadap kondisi kendaraan sebelum diantar ke

alamat costumer.

C. Sistem Akuntansi Penjualan PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan

1. Sistem Akuntansi Penjualan secara Tunai

Sistem akuntansi penjualan tunai merupakan kegiatan rutin sekaligus kegiatan

pokok yang dilakukan perusahaan untuk mendapatkan kas. Penerimaan kas sendiri

sangat dipengaruhi oleh naik turunnya transasksi penjualan secara tunai. . Hal ini

sesuai dengan pernyataan Pak Fendik sebagai koordinator sales PT Sumber Purnama

Sakti Motor Lamongan sebagai berikut:

“Untuk sistem penjualan tunai disini, kami sudah menerapkan sesuai

prosedur yang sudah ada. Setiap bagian sudah melakukan pekerjaannya

sesuai jobdesk masing-masing. (Wawancara tanggal 10 Maret 2017).

Dalam menjalankan sistem akuntansi penjualan tunai pasti memerlukan proses,

adapun proses penjualan yang diterapkan oleh PT Sumber Purnama Sakti Motor

Lamongan sesuai dengan pengakuan Bapak Fendik saat wawancara sebagai berikut:

“Kalau prosesnya tidak terlalu rumit kok mas. Sehari bisa langsung dikirim

barangnya. Mulai dari costumer melakukan order, mengisi formulir,

otorisasi pihak yang terkait, pembayaran di kasir, koordinator after sales

service membuat no ID dan surat jalan sebagai bukti pengeluaran barang

61

dari gudang selanjutnya barang dikirim oleh bagian pengiriman ke alamat

costumer. Kan biasanya ada yang dilunasi dirumah jadi kita buatkan tanda

terima sementara, baru setelah dilakukan pelunasan baru dibuatkan

kuitansi”. (Hasil Wawancara Tanggal 10 Maret 2017).

Sistem akuntansi penjualan secara tunai meliputi fungsi yang terkait, dokumen

yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, dan prosedur penjualan.

a. Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan tunai PT Sumber Purnama

Sakti Motor Lamongan adalah:

1.Counter Sales : berperan saat transaksi penjualan dengan costumer serta

mengisi VSO apabila telah terjadi kesepakatan.

2.Koordinator Sales : berperan dalam pengawasan penjualan yaitu memberikan

otorisasi atas VSO yang telah dibuat bagian sales.

3.Kepala Cabang : berperan dalam memonitor harga unit motor serta

memberikan otorisasi atas VSO.

4.Administration and Finance Coordinator (AFC) : berperan dalam memonitor

dan memberikan otorisasi atas formulir-formulir penjualan.

5.Koordinator After Sales Service (K.ASS) : berperan dalam pengurusan DO

(Delivery Order) dan mengatur pengiriman unit kepada costumer.

6.Kasir : berperan dalam penerimaan uang dari costumer sebagai pembayaran

atas transaksi pembelian yang terjadi dan pembukuan.

7.Bagian Gudang : berperan dalam mengeluarkan barang dari gudang.

8.Bagian Pengiriman Barang : berperan dalam mengirim barang ke alamat

costumer.

62

Setiap bagian pasti memiliki peran masing-masing, adapun bagian atau fungsi

yang melakukan otorisasi agar sistem akuntansi penjualan tunai sesuai dengan

pernyataan Bapak Fendik sebagai berikut :

“Ada koordinator sales, kepala cabang, AFC dan yang terakhir kasir”. (Hasil

wawancara tanggal 10 Maret 2017).

Dengan demikian agar sistem akuntansi penjualan tunai dapat berjalan dengan

baik maka diperlukan otoritasi tiap bagian sehingga sistem tersebut dapat berjalan

dengan baik.

b. Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai PT Sumber

Purnama Sakti Motor Lamongan adalah sebagai berikut:

1. Vehicles Sales Order

2. Fotocopy KTP

3. Tanda Terima Sementara

4. Kuitansi Tercetak

5. Surat Jalan

Adapun dokumen yang dibutuhkan dalam penjualan tunai menurut Bapak Fendik

sebagai berikut:

“untuk dokumen itu biasanya ada vehicles sales order, kwitansi

pembayaran, surat jalan, tanda terima sementara buat yang pelunasannya di

rumah mas. (Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).

c. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai PT

Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan adalah sebagai berikut:

63

1. Jurnal Penjualan

2. Kartu Persediaan

3. Kartu Gudang

4. Jurnal Umum

Hal ini sesuai dengan pernyataan Bapak Fendik sebagai berikut:

“Catatan yang digunakan ada jurnal penjualan, jurnal umum, kartu gudang

sama kartu persediaan.” (Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).

Dalam pembelian pasti ada nasabah yang menginginkan pembayaran dilakukan

setelah barang dikirim, hal ini menurut Bapak Fendik bisa dilakukan seperti yang

diungkapkan beliau saat wawancara sebagai berikut:

“Ya bisa mas, tapi biasanya kami minta DP dulu buat tanda jadi yang

dibayar di kantor mas setelah itu boleh pelunasan dilakukan dirumah”.

(Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).

d. Informasi yang Digunakan

Informasi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai PT Sumber

Purnama Sakti Motor Lamongan adalah sebagai berikut:

1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis sepeda motor

2. Jumlah penerimaan kas dari penjualan tunai

3. Jumlah harga pokok produk yang dijual

4. Nama dan alamat pembeli

5. Kuantitas produk yang dijual

6. Otorisasi pejabat berwenang

64

Untuk mendapatkan hasil penjualan yang tinggi diperlukan suatu informasi agar

sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Disini Informasi yang diperlukan menurut

Bapak Fendik sebagai berikut

“Kalau informasinya sendiri itu ada jumlah pendapatan penjualan, jumlah

penerimaan kas, harga pokok produk, nama dan alamat costumer, jumlah

barangnya, lalu otorisasi dari bagaian yang berwenang.” (Hasil wawancara

tanggal 10 Maret 2017).

e. Prosedur Penjualan

Prosedur penjualan merupakan urutan-urutan sejak diterimanya pesanan dari

costumer sampai barang tersebut diterima oleh costumer yang melibatkan beberapa

bagian dalam perusahaan dengan maksud agar penjualan dapat diawasi dengan baik.

Pada PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan sendiri, prosedur penjualan yang

digunakan dibedakan menjadi dua yaitu prosedur penjualan secara tunai dan secara

kredit. Berikut ini adalah urutan prosedur penjualan secara tunai yang diterapkan oleh

PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan.

1. Prosedur dimulai dengan costumer datang ke dealer kemudian melakukan

transaksi pembelian atas barang yang dipilih kepada bagian sales.

2. Costumer menyerahkan fotocopy KTP kepada bagian sales.

3. Bagian sales mengisi VSO rangkap dua berwarna putih dan merah. Formulir

tersebut berisi data costumer yang diisi sesuai dengan KTP, jenis motor

yang dibeli, harga jual motor, uang muka yang dibayarkan, serta sisa

pembayaran yang harus dilunasi.

65

4. Bagian sales menunjukkan VSO yang telah dibuat pada bagian koordinator

sales, kepala cabang, dan AFC untuk memeriksa kelengkapan dan

kesesuaian data costumer serta harga unit motor yang telah dibeli.

Kemudian bagian-bagian akan melakukan otorisasi VSO apabila sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

5. Costumer melakukan permbayaran uang muka atau pelunasan atas

pembelian motor ke bagian kasir dengan membawa VSO.

6. Kasir membuat tanda terima sementara rangkap dua yang berwarna putih

dan merah.

7. Tanda terima sementara yang dibuat kasir dibubuhi tanda tangan kasir,

bagian sales¸dan costumer.

8. Tanda terima sementara berwarna putih diberikan kepada costumer,

sedangkan yang berwarna merah dijadikan arsip oleh kasir.

9. Bagian koordinator after sales service membuat nomer ID costumer dan

menginput data-data yang ada pada VSO yang telah diotorisasi pada aplikasi

komputer untuk pengurusan delivery order. VSO berwarna merah diberikan

ke bagian pengiriman, sedangkan berwarna putih disimpan sebagai arsip.

10. Setelah menginput data pada aplikasi, bagian after sales service membuat

surat jalan sebanyak empat rangkap yang masing-masing berwarna merah,

putih, hijau, dan biru. Semua surat jalan tersebut diserahkan kepada bagian

gudang.

66

11. Bagian gudang menyiapkan motor yang dibeli sesuai dengan data pada surat

jalan. Bagian gudang menyerahkan surat jalan berwarna merah, biru, dan

hijau kepada bagian pengiriman yang telah diotorisasi beserta barang yang

akan dikirim, dan yang berwarna putih sebagai arsip surat jalan.

12. Bagian pengiriman mengantar barang beserta surat jalan ke alamat

costumer.

13. Setelah sampai pada alamat yang dituju, costumer membayar sisa uang

pembelian barang tersebut ke bagian pengiriman (jika belum membayar

lunas). Kekurangan pembayaran sudah tercantum data pembayaran pada

VSO.

14. Bagian pengiriman memberikan surat jalan berwarna merah, biru, dan hijau

untuk diotorisasi costumer. Surat jalan berwarna merah diarsipkan bagian

pengiriman, yang berwarna hijau diserahkan ke costumer, dan yang

berwarna biru sebagai bagian koordinator after sales service.

15. Bagian pengiriman menunjukkan kekurangan pembayaran yang ada pada

VSO dan menyerahkan sisa uang pembayaran kepada kasir.

16. Kasir memeriksa nomer ID costumer dan entry data pada computer

kemudian membuat kuitansi tercetak rangkap empat yang berwarna putih,

merah, kuning, dan hijau. Kuitansi warna putih untuk costumer dan warna

merah, kuning, dan hijau sebagai arsip kasir.

67

17. Bagian kasir mencatat penjualan yang terjadi pada jurnal penjualan dan

database komputer atas penjualan yang terjadi berdasarkan surat jalan dari

bagian pengiriman serta informasi pelunasan yang di input oleh bagian kasir

melalui aplikasi komputer.

Dalam menjalankan sistem penjualan diperlukan formulir, adapun formulir di PT

Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan pengisiannya masih menggunakan manual

hal ini diperkuat oleh pengakuan Bapak Fendik sebagai berikut:

“Kalau pengisian formuliirnya ada yang masih ditulis tangan manual tapi

semua data pun nanti di entry ke komputer, jadi datanya ada dalam berkas

maupun komputer mas.” (Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).

Dan setiap penjualan semua prosesnya dimuali dengan sales, sales merupakan

bagian terpenting dalam penjualan. Hal ini sesuai yang diungkapkan oleh Bapak

Fendik sebagai berikut:

“Iya mas semua proses penjualan baik tunai maupun kredit dimulai dari

sales. Kan sales merupakan ujung tombak perusahaan mas.” (Hasil

wawancara tanggal 10 Maret 2017).

Dalam menjalankan tugas pasti terdapat bagian yang merangkap fungsi,

penyataan tersebut sesuai dengan yang diungkapkan oleh Pak Ferdik sebagai berikut:

“Ada sih mas, fungsi penjualan merangkap sebagai fungsi kredit.” (Hasil

wawancara tanggal 10 Maaret 2017).

Dalam menjalankan sistem dokumen sangatlah penting, disini yang berwenang

menyimpan atau meororisasi dokumen seperti yang dijelaskan Bapak Ferdik dalam

wawancara sebagai berikut:

“Otorisasi dilakukan oleh pihak yang berwenang, misalkan koordinator

sales, kepala cabang, AFC, kasir, dan costumer.” (Hasil wawancara tanggal

10 Maret 2017).

68

Adapun formulir dan dokumen merupakan berkas penting dan perlu dicetak

rangkap agar apabila hilang masih ada berkas satunya dan digunakan sebagaimna

mestinya. Berikut pernyataan Bapak Ferdik saat wawancara dengan hasil sebagai

berikut:

“Sudah mas, misalnya VSO sudah rangkap dan bernomor urut, TTS juga

sudah rangkap, surat jalan, kuitansi. Misalnya VSO yang diberikan kepada

koordinator after sales service dan pengiriman yang kemudian diarsip oleh

sales. TTS dan kuitansi diberikan pada costumer dan pegangan kasir, surat

jalan rangkap 5 yang diarsip bagian gudang, costumer, pengiriman, K.ASS,

dan kasir.” (Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).

Setiap transaksi perlu dilakukan pencatatan agar mengetahui perpuaran uang

diperusahaan tersebut, pencatatan jurnal ini biasanya dilakukan di bagian kasir. Hal

ini senada dengan pernyataan Bapak Fendik saat di wawancarai dengan hasil sebagai

berikut:

“Pencatatannya dilakukan oleh bagian kasir mas.” (Hasil wawancara

tanggal 10 Maret 2017).

Berdasarkan prosedur penjualan yang telah dijelaskan diatas, maka flowchart

sistem akuntansi penjualan secara tunai pada PT Sumber Purnama Sakti Motor adalah

sebagai berikut:

69

Sales Koordinator Sales Kepala Cabang Administration and

Finance Coordinator

Gambar 4. Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Tunai PT. Sumber Purnama Sakti

Motor Lamongan

Mulai

Menerima

Order dari

Customer

Mengisi

VSO

2

1

Otorisasi

2

3 4

VSO 1

2

2

VSO 1

2

VSO 1

2

VSO 1

2

VSO 1

2

VSO 1

VSO 1

70

2 2

2 SJ 4

VSO 1 VSO 1

4

3

2

SJ 1

2

VSO 1

SJ 4

Kasir Koordinator After Sales

Service

VSO

Untuk

customer

Untuk

customer

(Lanjutan)

4

5

13

2

Menerima

uang dari

customer

Otorisasi

2

VSO 1

VSO

5

N

uang

Memeriksa

no.ID customer

VSO 2

4

VSO

12

Membuat ID

Customer,

entry data pada aplikasi

serta

membuat SJ

8

6

N

Mencatat

ke jurnal

penjuala

n

Entry data ke

komputer

Jurnal penjualan

N

Selesai

Membuat

TTS

VSO 1

2 TTS 1

2

VSO TTS 1

VSO

11

Membuat

kuitansi

tercetak

4

3

2

KT 1

Otorisasi

3

VSO 2

VSO KT 1

VSO

N

71

Bagian Gudang Bagian Pengiriman Customer

Dikirim ke alamat

Customer beserta

barang

Untuk

customer

(Lanjutan)

Sumber: PT Sumber Purnama Sakti Motor lamongan

Keterangan:

VSO = Vehicle Sales Order

TTS = Tanda Terima Sementara

KT = Kuitansi Tercetak

SJ = Surat Jalan

JP = Jurnal Penjualan

6

4

VSO

Otorisasi

7

N

8 7

4

9

10

4

VSO 2

11

13

N

10

9

4

VSO

Menyerahkan

uang

pelunasan

Otorisasi

surat jalan

3

VSO

2

VSO

SJ 1

VSO

4

VSO

3

VSO

2

VSO

SJ 1

VSO

3

SJ 2

VSO 2

12

SJ 3

VSO 2

uang

N

3

VSO

SJ 2

VSO

VSO 2

VSO

4

VSO

3

VSO

SJ 2

VSO

VSO 2

VSO

uang

ke bag.

pngirima

72

2. Sistem Akuntansi Penjualan secara Kredit

PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan tidak hanya melayani penjualan

motor secara tunai, tetapi melayani penjualan secara kredit. Penjualan kredit

melibatkan lembaga keuangan sebagai pihak yang akan melunasi sisa kredit costumer

setelah dilakukannya penilaian atas pengajuan kredit calon costumer yang diajukan

oleh pihak PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan. Pelunasan yang dilakukan

oleh pihak lembaga keuangan menjadikan perusahaan akan terhindar dari kredit

macet, karena setelah pelunasan kredit yang dilakukan oleh lembaga keuangan,

costumer hanya bertanggungjawab kepada lembaga keuangan yang bersangkutan.

Setelah menjelaskan bagaimana bagaimana sistem akuntansi penjualan secara kredit

yang dilakukan PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan, selanjutnya akan

dijelaskan fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, dan prosedur penjualan

yang diretapkan oleh PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan.

a. Fungsi yang Terkait

1. Sales Counter : berperan saat transaksi penjualan dengan costumer, mengisi

VSO apabila telah terjadi kesepakatan, pengurusan permohonan kredit.

2. Koordinator Sales : berperan dalam pengawasan penjualan yaitu

memberikan otorisasi atas VSO yang telah dibuat bagian sales serta

memeriksa kelengkapan dokumen atas pengajuan kredit.

3. Kepala Cabang : berperan dalam memonitor harga unit motor serta

memberikan otorisasi atas VSO.

73

4. Administration and Finance Coordinator (AFC) : berperan dalam

memonitor dan memberikan otorisasi atas formulir-formulir penjualan.

5. Koordinator After Sales Service (K.ASS) : berperan dalam pengurusan DO

(Delivery Order) dan mengatur pengiriman unit kepada costumer.

6. Kasir : berperan dalam penerimaan uang dari costumer sebagai pembayaran

atas transaksi pembelian yang terjadi dan pembukuan.

7. Bagian Gudang : berperan dalam mengeluarkan barang dari gudang.

8. Bagian Pengiriman Barang: berperan dalam mengirim barang ke alamat

costumer.

9. Lembaga Keuangan : pihak ketiga yang berperan sebagai perusahaan yang

memberli piutang (melakukan pelunasan atas kredit yang diajukan

costumer).

Dilihat dari penjelasan diatas untuk penjualan kredit di PT Sumber Purnama

Sakti Motor Lamongan sudah diterapkan dengan baik, hal ini disampaikan oleh

Bapak Fendik sebagai berikut:

“Sistem penjualan kredit disini sudah sesuai prosedur perusahaan kok mas.”

(Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).

Untuk mendapatkan hasil penjualan kredit yang lebih banyak PT SPS melibatkan

pihak lain dalam penjualan kredit agar pendapatan yang didapat lebih banyak, hal ini

sesuai dengan pernyataan Bapak Fendik sebagai berikut:

“Iya mas, kami bekerja sama dengan Summit Oto Finance, FIF, dan Adira

mas.” (Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017 ).

74

b. Dokumen yang Digunakan

1. Vehicles Sales Order

2. Fotocopy KTP pemohon, Fotocopy Kartu Keluarga, slip gaji atau Surat

Keterangan Usaha, serta Rekening Listrik.

3. Formulir Permohonan Kredit

4. Tanda Terima Sementara

5. Kuitansi Tercetak

6. Surat Jalan

7. Faktur

8. Bukti Transfer

Adapun proses penjualan kredit hampir sama dengan penjualan pada umunya

namun terdapat perbedaan di formulirnya seperti penuturan Bapak Fendik sebagai

berikut:

“Sebenarnya hampir sama sih mas dengan penjualan tunai, bedanya

sebelum formulir diotorisasi pihak yang berwenang terlebih dahulu minta

persetujuan leasing sebagai lembaga pelunas kredit costumer. Jika leasing

ACC maka barang akan dikirim ke costumer, tapi disisni leasing survey dulu

pada costumer mas.” (Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).

Setiap berkas memiliki fungsi sendiri-sendiri seperti fungsi, dokumen, catatan,

dan informasi juga hampir sama yaitu memberikan suatu informasi, hal ini senada

dengan penyataan Bapak Fendik saat wawancara sebagai berikut:

“Secara keseluruhan sama kok mas, misalnya fungsi yang tekait ada

lembaga keuangan yang mengurusi kredit, terus ada beberapa syarat

tambahan misalnya fotocopy KK, slip gaji, rekening listrik, dokumen yang

digunakan pun nanti ada faktur sebagai bukti kredit, selain itu tadi masih

sama kok mas.” (Hasil wawancara tangal 10 Maret 2017).

75

c. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit PT

Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan adalah sebagai berikut:

1. Jurnal Penjualan

2. Kartu Persediaan

3. Kartu Gudang

4. Jurnal Umum

Baik pencatatan penjualan secara tunai maupun kredit sama saja yang digunakan

di SPS, hal ini diungkapkan oleh Bapak Fendik sebagai berikut:

“catatan yang digunakan ada jurnal penjualan, jurnal umum, kartu gudang

sama kartu persediaan.” (Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).

d. Informasi yang Digunakan

Informasi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit PT Sumber

Purnama Sakti Motor Lamongan adalah sebagai berikut:

1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis sepeda motor

2. Jumlah harga pokok produk yang dijual

3. Nama dan alamat pembeli

4. Kuantitas produk yang dijual

5. Otorisasi pejabat berwenang

Untuk mendapatkan hasil penjualan yang tinggi diperlukan suatu informasi agar

sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Disini Informasi yang diperlukan menurut

Bapak Fendik sebagai berikut:

76

“Kalau informasinya sendiri itu ada jumlah pendapatan penjualan, jumlah

penerimaan kas, harga pokok produk, nama dan alamat costumer, jumlah

barangnya, lalu otorisasi dari bagaian yang berwenang.” (Hasil wawancara

tanggal 10 Maret 2017).

e. Prosedur Penjualan

1. Prosedur dimulai dengan costumer datang ke dealer kemudian melakukan

transaksi pembelian atans barang yang dipilih kepada bagian sales.

2. Costumer menyerahkan fotocopy KTP pemohon, Fotocopy KK, slip gaji

atau Surat Keterangan Usaha, serta rekening listrik kepada bagian sales

sebagai syarat atas pengajuan kredit.

3. Bagian sales mengisi VSO. Formulir tersebut berisi data costumer yang diisi

sesuai dengan KTP, jenis motor yang dibeli, harga jual motor, uang muka

yang dibayarkan, lembaga keuangan yang bersedia melakukan pelunasan

atas sisa kredit costumer, serta tenggang waktu dan angsuran yang

dibayarkan tiap bulannya.

4. Dokumen syarat diberikan kepada lembaga keuangan kemudian mengisi

formulir permohonana kredit sesuai data yang tertera pada VSO.

5. Lembaga keuangan akan memberikan otorisasi dengan tanda tangan ACC

pada formulir permohonan kredit yang disetujui. Jika ditolak, formulir dan

diokumen syarat akan dikembalikan kepada perusahaan dengan keterangan

alasan penolakan pengajuan kredit yang tercantum pada formulir

permohonan kredit. Dalam kondisi seperti ini, bagian sales akan melakukan

alternatif dengan mengajukan permohonan pada lembaga keuangan lain

77

yang bekerja sama dengan PT Sumber Purnama Sakti Motor tetapi jika tetap

ditolak, bagian sales akan menginformasikan hal tersebut pada costumer.

6. Formulir pengajuan kredit yang telah di ACC oleh lembaga keuangan akan

diserahkan pada bagian sales.

7. Bagian sales menghubungi costumer untuk tindak lanjut diterima atau tidak

permohonan kredit yang diajukan.

8. Bagian sales menunjukkan VSO yang telah dikirim oleh lembaga keuangan

pada bagian koordinator sales, kepala cabang, dan AFC untuk memeriksa

kelengkapan dan kesesuaian data costumer serta harga unit motor yang telah

dibeli. Kemudian bagian-bagian akan melakukan otorisasi VSO apabila

sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

9. Atas permohonan kredit yang diterima, costumer dating kembali ke PT

Sumber Purnama Sakti Motor. Costumer menuju bagian sales kemudian

bagian sales menyerahkan formulir permohonan kredit yang telah di ACC

oleh lembaga keuanganserta VSO untuk dilakukannya pembayaran uang

muka yang telah disepakati ke bagian kasir.

10. Kasir menerima uang dari costumer sebagai pembayaran uang muka.

11. Kasir membuat tanda terima sementara rangkap dua yang berwarna putih

dan merah.

12. Tanda terima sementara yang dibuat kasir dibubuhi tanda tangan kasir,

bagian sales¸dan costumer.

13. Tanda terima sementara berwarna putih diberikan kepada costumer,

sedangkan yang berwarna merah dijadikan arsip oleh kasir.

78

14. Bagian koordinator after sales service membuat nomer ID costumer dan

menginput data-data yang ada pada VSO yang telah diotorisasi pada aplikasi

komputer untuk pengurusan delivery order. VSO berwarna merah diberikan

ke bagian pengiriman, sedangkan berwarna putih disimpan sebagai arsip.

15. Setelah menginput data pada aplikasi, bagian after sales service membuat

surat jalan sebanyak 5 rangkap yang masing-masing berwarna merah, putih,

hijau, kuning dan biru. Semua surat jalan tersebut diserahkan kepada bagian

gudang.

16. Bagian gudang menyiapkan motor yang dibeli sesuai dengan data pada surat

jalan. Bagian gudang menyerahkan surat jalan berwarna merah, biru,

kuning, dan hijau kepada bagian pengiriman yang telah diotorisasi beserta

barang yang akan dikirim, dan yang berwarna putih sebagai arsip surat

jalan.

17. Bagian pengiriman mengantar barang beserta surat jalan ke alamat

costumer.

18. Setelah sampai pada alamat yang dituju, costumer membayar sisa uang

pembelian barang tersebut ke bagian pengiriman (jika belum membayar

lunas). Kekurangan pembayaran sudah tercantum data pembayaran pada

VSO.

19. Bagian pengiriman memberikan surat jalan berwarna merah, biru, kuning,

dan hijau untuk diotorisasi costumer. Surat jalan berwarna merah diarsipkan

bagian pengiriman, yang berwarna hijau diserahkan ke costumer, yang

79

berwarna biru sebagai bagian koordinator after sales service, dan berwarna

kuning diserahkan ke lembaga keuangan.

20. Bagian koordinator after sales service membuat faktur untuk lembaga

keuangan yang bersangkutan. Faktur berisi keterangan biaya yang harus

dibayar oleh lembaga leasing kepada dealer.

21. Faktur, surat tanda terima barang warna kuning diberikan kepada lembaga

keuangan yang bersangkutan.

22. Lembaga keuangan melakukan pelunasan atas sisa kredit costumer via

transfer ke rekening bank perusahaan, kemudian menginformasikan kepada

perusahaan serta menyerahkan bukti transfer ke kasir.

23. Bagian kasir mencatat penjualan yang terjadi pada jurnal penjualan dan

database komputer atas pelunasan sisa kredit dari perusahaan lembaga

keuangan setelah mendapat informasi pelunasan.

Setiap pembayaran kredit dilakukan oleh lembaga keuangan hal ini tidak

terkecuali pembayaran leasing kepada PT SPS, pernyataan tersebut diungkapkan oleh

Bapak Fendik:

“Melalui transfer bank mas biasanya.” (Hasil wawancara tangal 10 Maret

2017).

Kredit merupakan masalah yang harus dihadapi oleh setiap perusahaan

khususnya PT SPS. Adapun yang mengurus kredit adalah sales, seperti yang

diungkapkan oleh Bapak Fendik sebagai berikut:

“Untuk kredit masih diurus oleh sales kok mas.” (Hasil wawancara tangal

10 Maret 2017).

80

Setiap bagian kadangkala memiliki pekerjaan perangkapan fungsi atau tugas

dalam menjalankan tugas hal ini senada dengan yang diungkapkan oleh Bapak Ferdik

sebagai berikut:

“Ada sih mas, fungsi penjualan merangkap sebagai fungsi kredit.” (Hasil

wawancara tangal 10 Maret 2017).

Adapun proses atas otorisasi atas dokumen hanya dilakukan oleh pihak-pihak

yang berwenang, hal ini senanda dengan pengakuan Bapak Ferdik sebagai berikut:

“Otorisasi dilakukan oleh pihak yang berwenang, misalkan koordinator

sales, kepala cabang, AFC, kasir, dan costumer dan lembaga keuangan

mas.” (Hasil wawancara tangal 10 Maret 2017).

Berikut flowchart sistem akuntansi penjualan secara kredit pada PT Sumber

Purnama Sakti Motor adalah sebagai berikut:

81

Sales

Gambar 5. Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Kredit PT. Sumber Purnama Sakti

Motor Lamongan

Mulai

Menerima

order dari customer

Mengisi

VSO

2

VSO

1

3 4

5

2

VSO

Mengajukan

ke lembaga

finance lain

T

2

VSO

Menghubungi

konsumen

Menerima

dokumen syarat pengajuan

kredit

VSO 1

DS

VSO

VSO 1

VSO DS

VSO FP

VSO

2

VSO VSO 1

VSO DS

VSO FP

VSO

SP 1

VSO

FP

VSO

2

VSO

SP 1

VSO

FP

VSO

82

Lembaga Finance

Via transfer

Ya

Tidak

(Lanjutan)

1 17

3

2

4

18

SP

VSO

SJ 5 2

VSO FP

Faktur

VSO membuat

Formulir

Permohonan

Melakukan

Penilaian

ACC

Membuat

surat pesanan

Otorisasi

pada FP

T

BT

VSO

19

VSO 1

VSO DP

VSO

2

VSO

VSO 1

VSO DS

VSO FP

VSO

2

VSO

VSO 1

VSO DS

VSO FP

VSO 2

VSO

SP 1

VSO FP

VSO DS

1

VSO

Melakukan

Pelunasan

83

Koordinator Sales Kepala Cabang

(Lanjutan)

6

2 5

8

2

VSO VSO 1

2

VSO

SP 1

FP

VSO

Membandingkan

3

VSO

SP 2

FP 1

VSO 2

VSO

VSO 1

VSO

2

VSO VSO 1

Otorisasi 7

6

2

VSO

VSO 1

2

VSO

VSO 1

Otorisasi

84

Administration & Finance Coordinator Kasir

Untuk

customer

(Lanjutan)

8 7

2

VSO

Membandingkan

Otorisasi

9

11

19 9

BT

Membuat

TTS

pembayaran

uang muka

Memeriksa

rekening

bank Menerima

uang dari

customer

BT

Otorisasi

10

N

20

SJ 4

VSO

Mencatat ke

jurnal penjulan

Entry data ke

komputer

SJ 4

VSO

N

Selesai

JP

SP 1

VSO FP

2

VSO VSO 1

VSO

2

VSO VSO 1

VSO 2

VSO SP 1

VSO FP

2

VSO

VSO 1

VSO

2

VSO

VSO 1

VSO 2

VSO TTS 1

VSO

2

VSO

TTS 1

VSO

N

85

Koordinator After Sales Service

(Lanjutan)

10 11

2

VSO VSO 1

2

VSO

SP 1

Membandingkan

Entry data VSO pada

aplikasi computer,

membuat SJ & faktur

FP

VSO

2

VSO

VSO 1

14

N

18

12

2

VSO

SP 1

FP

Faktur

5

VSO

4

VSO

3

VSO

2

VSO

SJ 1

86

Bagian Gudang Bagian Pengiriman

beserta

barang

(Lanjutan)

12

5

VSO

Otorisasi

13

N

14 13 16

20

17

N

Otorisasi

15

4

VSO

3

VSO

2

VSO

SJ 1

VSO

5

VSO

4

VSO

3

VSO

2

VSO

SJ 1

VSO

5

VSO

5

VSO 4

VSO SJ 3

VSO VSO 2

VSO

VSO 3

VSO 4

VSO 3

VSO SJ 2

Dikirim ke alamat customer dengan

barang

5

VSO

4

VSO

3

VSO

SJ 2

VSO 2

VSO

87

Customer

(Lanjutan)

Sumber : PT Sumber Purnama Sakti Motor lamongan

Keterangan:

VSO = Vehicle Sales Order

DS = Dokumen Syarat

FP = Formulir Permohonan

SP = Surat Pernyataan

SJ = Surat Jalan

TTS = Tanda Terima Sementara

BT = Bukti Transfer

JP = Jurnal Penjualan

15

16

5

Otorisasi

4 3

SJ 2

VSO 2

5 4

3 SJ 2

VSO 2

Diserahkan ke konsumen beserta

barang

88

D. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas PT Sumber Purnama Sakti Motor

Lamongan

1. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai

Sebelum menjelaskan bagaimana sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan

tunai yang diterapkan PT Sumber Purnama Sakti Motor terlebih dahulu peneliti akan

menjelaskan fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, dan catatan akuntansi

yang digunakan pada PT Sumber Purnama Sakti Motor. Berikut penjelasannya.

a. Fungsi yang Terkait

1. Kasir : berperan dalam penerimaan uang dari costumer sebagai pembayaran

atas transaksi pembelian yang terjadi.

2. Bank : PT Sumber Purnama Sakti Motor juga melibatkan lembaga lain yaitu

bank, yang berperan untuk menyimpan kas perusahaan dari resiko

penggelapan, penyelewengan, dan resiko lainnya.

Sistem penerimaan kas di PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan ini sudah

baik dan yang biasanya terkait dalam penerimaan kas, hal ini sesuai dengan

pernyataan Ibu Anik bagian administrasi sebagai berikut:

“Untuk penerimaan kas selama ini sudah baik mas, bagian-bagian yang

terkait penerimaan kas ini banyak mas seperti, sales counter, finance

tentunya, sales service juga.” (Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).

b. Dokumen yang Digunakan

1. Vehicle Sales Order (VSO)

2. Tanda Terima Sementara

89

3. Bukti setor bank

Dokumen atau catatan yang digunakan dalam sistem penerimaan kas yang sering

digunakan adalah vehicle sales order (VSO), tanda terima sementara, dan bukti setor

bank. Hal ini sesuai dengan pernyataan Ibu Anik sebagai berikut:

“Dokumen yang biasa digunakan untuk pembelian tunai biasanya vehicle

sales order (VSO), tanda terima sementara, kuitansi tercetak dan jika

pembayaran dilakukan dengan transfer, maka harus dilampirkan juga bukti

transfernya sebagai bukti bahwa pembeli sudah membayar.” (Hasil

wawancara tanggal 10 Maret 2017).

Dokumen atau formulir yang digunakan sangat lah penting jadi tidak dibuat

hanya satu rangkap sebagai jaga-jaga apabila hilang masih ada cadangannya.

Pernyataan ini sesuai dengan wawancara yang dilakukan dengan Ibu Anik sebagai

berikut:

“Tidak dong mas, dokumen atau formulir yang ada disini kami buat lebih

dari 1 rangkap mas. Karena kalau hanya 1 rangkap, sewaktu waktu ada

dokumen yang hilang, kami masih punya cadangan nya dibagian lain.

Malah ada dokumen yang kami buat lebih dari 3 lembar mas, kami

sesuaikan dengan kebutuhan setiap bagian.” (Hasil wawancara tanggal 10

Maret 2017).

c. Catatan Akuntansi yang digunakan

1. Jurnal Penjualan

2. Jurnal Penerimaan Kas

3. Jurnal Umum

d. Informasi yang Digunakan

1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis sepeda motor

2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan.

90

3. Jumlah harga pokok produk yang dijual

4. Nama dan alamat pembeli

5. Kuantitas produk yang dijual

6. Otorisasi pejabat yang berwenang

Adapun informasi yang diperlukan dalam sistem penerimaan kas PT Sumber

Purnama Sakti Motor Lamongan yaitu data pribadi pembeli, hal ini sesuai dengan

hasil wawancara dengan Ibu Anik sebagai berikut:

“Tentunya informasi tentang pembeli, ktp, kk, terutama alamat rumahnya.

Informasi yang lebih lengkap biasanya kalau pemebelian secara kredit mas.

Karena lembaga keuangan pasti memiliki beberpaa tahapan sebelum

pengajuan kredit di acc oleh mereka, misalnya saja survey ke rumah si calon

pembeli”. (Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).

Berikutnya akan sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai PT

Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan, yaitu:

1. Costumer melakukan order pembelian.

2. Costumer membayar uang muka atau pembayaran lunas atas pembelian

sepeda motor ke bagian kasir dengan membawa VSO yang telah diotorisasi

oleh bagian yang terkait.

3. Kasir menerima pembayaran secara tunai dari costumer.

4. Kasir membuat tanda terima sementara rangkap dua, aitu berwarna putih

dan merah.

5. Kasir, bagian sales, dan costumer membubuhkan tanda tangan pada tanda

terima ementara yang dibuat kasir.

91

6. Kasir memberikan tanda terima sementara warna putih pada costumer

sedangkan tanda terima sementara yang berwarna merah diarsipkan oleh

kasir.

7. Koordinator ASS melakukan pengurusan Delivery order berdasarkan VSO.

VSO warna merah diserahkan pada bagian pengiriman sebagai acuan dalam

menerima kekurangan pembayaran oleh costumer, sedangkan yang warna

putih disimpan sebagai arsip.

8. Bagian pengiriman mengantarkan barang yang telah dibeli costumer.

9. Setelah sampai pada alamat costumer, costumer membayar sisa uang

pembelian barang tersebut kepada bagian pengiriman (jika costumer belum

membayar lunas).

10. Bagian pengiriman menunjukkan kekurangan pembayaran yang ada pada

VSO, serta menyerahkan sisa uang pembayaran dari costumer kepada kasir.

11. Kasir memeriksa no. ID costumer dan entry data pada computer kemudian

membuat kuitansi tercetak rangkap empat berwarna putih, merah, hijau, dan

kuning atas pelunasan pembelian dari costumer serta memberikan otorisasi

atas kuitansi yang tercetak yang telah dibuat. Kuitansi warna putih untuk

costumer, warna merah, kuning, dan hijau sebagai arsip kasir.

12. Kasir menyetorkan kas yang diperoleh ke bank perusahaan.

13. Kasir membukukan jumlah kas atas disetor ke bank dalam buku penerimaan

kas dan mengarsipkan bukti setoran bank.

92

Kasir disini memiliki peran dan tugas lebih banyak dan sangat penting hal ini

sesuai dengan wawancara dengan Ibu Anik sebagai berikut:

Pertanyaan : “Apakah setiap penerimaan kas selalu diterima oleh kasir

mbak?”

Jawaban : “Iya mas, penerimaan pembayaran pasti melalui kasir, yang

menyetorkannya ke bank dan pembukuannya dilakukan oleh

kasir mas. Tentunya semua melalui pengawasan dari

koordinator.”

Pertanyaan : “Berarti kasir yang menerima kas dan melakukan pembukuan

juga ya mbak? Untuk penyetoran uang yang masuk, biasanya

dilakukan pada hari tersebut atau bagaimana mbak?”

Jawaban : “Iya mas. Untuk penyetoran uang harian yang masuk

biasanya di setorkan 1-3 hari baru disetorkan ke bank mas. Jadi

nunggu uangnya terkumpul agak banyak, biar sekalian

nyetornya mas.”

Pertanyaan : “Kalau menunggu sampai terkumpul banyak, apakah uangnya

dibawa pulang oleh kasir atau ada tempat penyimpanan sendiri

mbak?”

Jawaban : “Untuk penyimpanan sendiri kami ada tempat tersendiri mas,

jadi tidak dibawa oleh kasir kami. Kalau dibawa malah resiko

nya uang bisa saja hilang atau dicuri mas.”

Pertanyaan : “Pembukuan dicatat oleh bagian apa ya mbak?”

Jawaban : “Untuk pembukuannya sementara ini dilakukan oleh bagian

kasir mas.

Pertanyaan : “Berarti ada perangkapan fungsi ya mbak?”

Jawaban : “Iya mas, disini fungsi pembukuan masih dilakukan oleh

bagian kasir mas.” (Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).

Berdasarkan sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunail yang telah

dijelaskan, maka flowchart sistem akuntansi penerimaan kas atas penjualan secara

tunai adalah sebagai berikut:

93

Sales Kasir

Sales, costumer

Gambar 6. Flowchart Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai PT. Sumber

Purnama Sakti Motor Lamongan

Mulai

Menyerahkan

VSO yg telah

diotorisasi

bagian terkait

2

VSO

VSO 1

1

1

2

VSO

VSO 1

Otorisasi

Membuat

TTS

Menerima

uang dari customer

2

VSO

VSO 1

2

VSO

TTS 1

N

2

6

VSO 2

BSB 4

VSO

Diinput

dalam JPK

Memeriksa

no. ID

customer

JPK

Selesai

T

uang

2

VSO

VSO 1 2

VSO

TTS 1

Untuk customer

Dari Bag.

pengiriman

94

Koordinator After Sales Bagian Pengiriman Customer

Service

Ke pengiriman

(Lanjutan)

Sumber : PT Sumber Purnama Sakti Motor lamongan

Keterangan :

VSO = Vehicle Sales Order

TTS = Tanda Terima Sementara

BSB = Bukti Setor Bank

JPK = Jurnal Penerimaan Kas

2

2

VSO

VSO 1

Entry data

pada

komputer

N

4

4

4

5

6

5

4

Menyerahkan

uang

pelunasan

2

VSO

VSO 1

VSO 2

Dikirim ke alamat

customer beserta

barang

VSO 2

uang

VSO 2

VSO 2

uang

95

2. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Kredit

Sebelum menjelaskan bagaimana sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan

kredit yang diterapkan PT Sumber Purnama Sakti Motor terlebih dahulu peneliti akan

menjelaskan fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, dan catatan akuntansi

yang digunakan pada PT Sumber Purnama Sakti Motor. Berikut penjelasannya.

a. Fungsi yang Terkait

1. Kasir : berperan dalam penerimaan uang dari costumer sebagai pembayaran

atas transaksi pembelian yang terjadi.

2. Lembaga Finance : lembaga finance merupakan pihak eksternal perusahaan

yang berperan sebagai membeli piutang perusahaan (melakukan pelunasan

terhadap kredit costumer).

3. Bank : PT Sumber Purnama Sakti Motor juga melibatkan lembaga lain yaitu

bank, yang berperan untuk menyimpan kas perusahaan dari resiko

penggelapan, penyelewengan, dan resiko lainnya.

b. Dokumen yang Digunakan

1. Vehicle Sales Order (VSO)

2. Faktur

3. Bukti Transfer

c. Catatan Akuntansi yang digunakan

1. Jurnal Penjualan

2. Jurnal Penerimaan Kas

3. Jurnal Umum

96

d. Informasi yang Digunakan

1. Jumlah pendapatan penjualan

2. Harga pokok produk yang dijual

3. Nama dan alamat pembeli

4. Kuantitas produk yang dijual

5. Otorisasi pejabat yang berwenang

Setelah mengetahui fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan

akuntansi yang digunakan dan informasi yang diperlukan, berikutnya akan

dijelaskan sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan kredit PT Sumber

Purnama Sakti Motor Lamongan, yaitu:

1. Costumer melakukan order pmbelian secara kredit.

2. Costumer membayar uang muka ke bagian kasir dengan membawa VSO

yang telah diotorisasi oleh bagian yang terkait.

3. Kasir menerima uang muka dari costumer.

4. Kasir membuat tanda terima sementara rangkap dua, aitu berwarna putih

dan merah.

5. Kasir, bagian sales, dan costumer membubuhkan tanda tangan pada tanda

terima ementara yang dibuat kasir.

6. Kasir memberikan tanda terima sementara warna putih pada costumer

sedangkan tanda terima sementara yang berwarna merah diarsipkan oleh

kasir, sedangkan VSO diberikan kepada bagian sales untuk diserahkan pada

Koordinator ASS.

97

7. Koordinator ASS mengirimkan bukti serah terima sementara yang telah

diotorisasi oleh pihak terkait, surat pesanan, formulir permohonan, dan

faktur kepada lembaga finance untuk penagihan pelunasan kredit costumer.

8. Lembaga finance melakukan pelunasan kredit costumer. Pelunasan

dilakukan dengan transfer ke rekening bank perusahaan, kemudian lembaga

finance menginformasikan kepada kasir dan menyerahkan bukti transfer

bank.

9. Kasir mengecek ke rekeningS bank perusahaan.

10. Kasir membukukan jumlah kas berdasarkan kuitansi pembayaran dan bukti

transfer dari perusahaan lembaga finance.

11. Kasir mengarsipakan kuitansi pembayaran dan bukti transfer bank.

Berdasarkan sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan kredit PT

Sumber Purrnama Sakti Motor yang telah dijelaskan, maka flowchart sistem

akuntansi penerimaan kas atas penjualan secara kredit adalah sebagai berikut:

98

Koordinator After Sales Service Finance Kasir

Via transfer

Gambar 7. Flowchart Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Kredit PT.

Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan

Keterangan :

SJ = Surat Jalan

FP = Formulir Permohonan

SP = Surat Pesanan

BTB = Bukti Transfer Bank

JPK = Jurnal Penerimaan Kas

Mulai

SJ 5

SP 1

FP

Faktur

1

1 4

2

BTB

VSO

BTB

VSO

JPK

Selesai

N

T

SJ 5

SP 1

FP

Faktur

SJ 5

SP 1

FP

Faktur

BTB

Menyerahkan

dokumen yang

telah diotorisasi

Melunasi kredit

customer

Memeriksa Rekening bank

perusahaan

Mencatat ke JPK

99

E. Analisis Data dan Interpretasi

Sistem penjualan dan penerimaan kas yang dilaksanakan bertujuan untuk

menyediakan informasi, agar dapat menghasilkan pengendalian intern yang baik pada

setiap fungsi. Berdasarkan penyajian data yang telah diuraikan diatas, maka peneliti

dapat menganalisis terhadap data tersebut. Tujuannya untuk memperbaiki sistem

yang lebih baik.

1. Analisis Struktur Organisasi PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan

Penyusunan suatu sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas tidak lepas

dari struktur organisasi, sehingga perlu dilakukan penilaian apakah struktur organisasi

telah disusun dengan baik dan sesuai dengan kriteria struktur organisasi seperti

fungsi-fungsi yang jelas, terdapat pembatasan tugas setiap bagian, dan adanya

pengendalian intern yang baik. Fungsi-fungsi yang ada pada sistem akuntansi

penjualan dan penerimaan kas pada PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan

antara lain kepala cabang, administration and finance coordinator, bagian penjualan,

bagian keuangan, bagian administrasi, bagian service dan parts dan bagian mekanik.

Struktur organisasi yang ada pada PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan

sudah baik karena terdapat uraian tugas masing masing bagian dan setiap bagian

terdapat pemisahan pembagian tugas dan tanggungjawab pada masing-masing bagian.

Namun pada bagan struktur organisasi perusahaan ini, terdapat bagian yang tidak

dicantumkan, tetapi bagian tersebut tetap menjalankan tugas dan tanggung jwab

sebagaimana mestinya. Bagian tersebut antara lain bagian gudang, bagian pengiriman

100

dan PDI (Pre Delivery Inspection). Sebaiknya 3 bagian tersebut dicantumkan pada

bagan struktur organisasi.

Tugas masing-masing bagian dari kegiatan penjualan dan penerimaan kas yang

ada pada PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan ini, sudah cukup baik dan

sesuai dengan sistem pengendalian intern yang baik, hanya saja pada uraian tugas dan

fungsi kas masih belum terpisah dari bagian pembukuan. Sedangkan menurut

Mulyadi (2001:220) fungsi akuntansi harus terpisah dengan fungsi kas. Peneliti

menyarankan agar pembukuan dilakukan oleh karyawan lain, bisa dengan menambah

karyawan khusus dibagian pembukuan dan diletakkan pada bagian keuangan dengan

kasir. Jika perusahaan ingin mengurangi pengeluaran gaji karyawan maka bisa juga

dilakukan oleh bagian Administrasi and Finance Coordinator, sehingga fungsi kas

terpisah dari fungsi pembukuan atau pencatatan. Hal ini agar tidak terjadi manipulasi

pencatatan dalam penerimaan kas dan untuk menghindari hal-hal yang dapat

merugikan perusahaan. Berikut ini adalah gambar struktur organisasi yang

disarankan:

101

Gambar 8 : Struktur Organisasi yang Disarankan

Kepala Cabang

AFC

(Administration and

Finance Coord.)

Sales

Counter

Sales

Lapangan

Administrasi

PDCA (Plan Do

Check Action)

Kasir

Mekanik

Kepala

Mekanik Pecker

Koordinator ASS

(After Sales

Service)

Koordinator

Sales

Administrasi Pengiriman Gudang

PDI

102

2. Analisis Sistem Akuntansi Penjualan

a. Fungsi yang terkait

1) Bagian penjualan

a) Bagian penjualan menerima semua order pembelian baik secara tunai

maupun secara kredit.

b) Mengisi VSO sesuai dengan data costumer.

c) Meminta persetujuan penjualan kredit pada lembaga keuangan dengan

beberapa pertimbangan-pertimbangan yang diperlukan sebagai syarat

pengajuan kredit.

d) Bagian penjualan tidak berhak menentukan tanggal pengiriman,

pengiriman tergantung costumer dan bagian penjualan hanya

mengkonfirmasi apakah bisa dikirim sesuai permintaan atau tidak.

e) Surat perintah pengiriman diterbitkan oleh koordinator after sales

service, yang kemudian diteruskan ke bagian gudang dan selanjutnya ke

bagian pengiriman.

f) Dalam pengisian VSO terdapat informasi mengenai apa saja yang telah

dipesan oleh costumer tapi dalam pengirimannya, hanya dilakukan oleh

bagian pengiriman saja.

g) Jika terjadi kesalahan jenis produk dalam pengiriman, bagian

pengiriman akan menghubungi bagian sales untuk konfirmasi.

h) Bagian penjualan mengawasi pengiriman barang.

103

2) Fungsi kredit masih belum terpisah dari fungsi penjualan. Setiap proses

penjualan kredit tetap dilayani oleh bagian penjualan mulai dari formulir,

syarat, dan pengajuan ke lembaga keuangan.

3) Fungsi Gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan

menyiapkan barang yang akan dikirim pada bagian pengiriman.

4) Fungsi pengiriman bertugas mengirim barang pada costumer berdasarkan

surat jalan.

5) Fungsi pembuatan faktur. Dalam hal ini fungsi ini dijalankan oleh kasir yang

bertugas selain sebagai penerima uang sebagai pembayaran atas setiap

transaksi yang telah terjadi, juga bertugas membuat faktur penjualan dan

menghitung harga yang harus dibayar atas pembelian barang.

Pada sistem akuntansi penjualan fungsi-fungsi yang ada sudah baik. Fungsi

penjualan sudah dilakukan oleh lebih dari satu fungsi.

b. Dokumen yang digunakan

1) PT Sumber Purnama Sakti Motor menggunakan surat jalan sebagai

tembusan dalam pengiriman barang oleh bagian pengiriman.

2) Diterimanya atau tidak kredit barang oleh costumer berdasarkan data

costumer (fotocopy KTP, fotocopy KK, slip gaji, dan rekening listrik),

formulir permohonan kredit dan dokumen syarat yang diajukan oleh bagian

penjualan kepada lembaga keuangan.

3) PT Sumber Purnama Sakti Motor menggunakan VSO sebagai bukti bahwa

barang sudah diterima oleh costumer dan telah dilakukan pengiriman.

104

4) Bagian pengiriman membawa surat jalan rangkap 3 untuk diotorisasi

costumer.

5) Dalam pengiriman barang, bagian pengiriman membawa VSO dan surat

jalan sebagai bukti barang telah dikirim sesuai order.

6) PT Sumber Purnama Sakti Motor menggunakan VSO dan surat jalan sebagai

dokumen arsip.

7) Digunakan VSO yang belum diotorisasi pihak terkait sebagai daftar pesanan

yang belum dipenuhi berdasakan nomor urut.

8) VSO dan surat jalan yang diserahkan pada costumer pada saat barang

dikirimkan sebagai bukti pembelian barang.

9) Faktur, bukti serah terima barang diberikan kepada lembaga keuangan yang

kemudian melakukan pelunasan terhadap kredit costumer.

Dokumen atau formulir-formulir yang digunakan dalam sistem akuntansi

penjualan PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan sudah memenuhi unsur-unsur

pengendalian intern yang memadai. Dokumen yang digunakan meliputi Vehicle Sales

Order (VSO), yaitu dokumen yang memperjelas data customer, data unit yang

dipesan serta data pembayaran. Surat jalan dalam mengirim barang pesanan sampai

ke tangan customer. Faktur digunakan sebagai dokumen yang menyatakan keterangan

jumlah tagihan yang harus dibayarkan oleh lembaga finance atas pembelian kredit

oleh customer kepada perusahaan. Tanda terima sementara dan kuitansi diterbitkan

oleh bagian kasir serta bukti pembayaran. Tanda terima sementara digunakan apabila

105

customer belum melakukan pelunasan atas barang yang dibeli, sedangkan kuitansi

digunakan apabila customer sudah melunasi pembayaran.

c. Catatan yang digunakan

1) PT Sumber Purnama Sakti Motor menggunakan jurnal penjualan dalam

pencatatan setiap transaksinya.

2) Tidak digunakannya kartu piutang karena costumer hanya bertanggungjawab

kepada lembaga keuangan bukan kepada perusahaan.

3) PT Sumber Purnama Sakti Motor menggunakan kartu persediaan untuk

mencatat jumlah persediaan jenis produk tertentu dan mengontrol persediaan

barang.

4) PT Sumber Purnama Sakti Motor menggunakan kartu gudang untuk mencatat

barang yang keluar atau masuk pada Gudang.

5) Menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi selama periode

akuntansi tertentu.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan sudah baik.

Pencatatan pada jurnal yang dilakukan oleh perusahaan secara terkomputerisasi.

Namun untuk jurnal penjualan masih belum sesuai dengan teori pencatatannya yang

dilakukan oleh fungsi kas, yang seharusnya dilakukan oleh fungsi akuntansi.

d. Informasi yang diperlukan

1) Terdapat informasi jumlah penjualan menurut jenis produk.

2) Terdapat informasi jumlah penerimaan kas dari penjualan tunai.

3) Terdapat informasi harga pokok produk yang dijual.

106

4) Terdapat informasi nama dan dan alamat pembeli.

5) Tidak dicantumkan informasi jumlah kas yang yang disetor ke bank setiap

harinya.

6) Terdapat informasi kuantitas produk yang dijual.

7) Tidak ada nama wiraniaga yang melakukan penjualan.

8) Dilakukan otorisasi pihak yang berwenang atas dokumen.

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem akuntansi penjualan

sudah baik. Semua informasi yang diperlukan dari transaksi yang terjadi baik itu

secara tunai maupun kredit telah dicatat. Tapi ada beberapa informasi yang belum

dicantumkan oleh PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan yaitu kas yang harus

disetor ke bank setiap harinya karena berfungsi sebagai pengawasan terhadap jumlah

kas dan tidak ada nama wiraniaga yang melakukan penjualan.

e. Jaringan prosedur membentuk sistem

1) Bagian penjualan

a) Menerima order dari costumer

b) Menyiapkan VSO yang berisi data costumer rangkap 2, lembar pertama

sebagai arsip koordinator after sales service dan lembar kedua diarsip

oleh bagian kasir.

c) Jika kredit, ada dokumen syarat yang nantinya akan disimpan oleh

lembaga keuangan sebagai syarat pengajuan kredit.

d) VSO lembar kedua yang dibawa bagian pengiriman beserta barang

mendapat otorisasi dari costumer kemudian diserahkan ke kasir.

107

2) Bagian gudang

a) Koordinator after sales service membuat surat jalan sebanyak 4 rangkap

kemudian diberikan pada bagian Gudang yang selanjutnya menyiapkan

barang. Lembar 1 disimpan sebagai arsip gudang dan lembar 2 sampai 4

diberikan kepada bagian pengiriman.

3) Bagian pengiriman

a) Mengirim barang ke alamat costumer sesuai dengan data yang tertera

VSO lembar kedua dan surat jalan.

b) Ketiga lembar surat jalan diotorisasi oleh costumer. Lembar kedua

diberikan kepada costumer, lembar ketiga diarsip oleh bagian

pengiriman dan lembar keempat diarsip koordinator after sales service.

4) Bagian billing

a) Menerima VSO yang telah diotorisasi, menerima uang dari costumer.

b) Membuat tanda terima sementara rangkap dua dan kuitansi tercetak

sebanyak 4 rangkap kemudian mengotorisasi. Tanda terima sementara

Lembar pertama diserahkan ke costumer sedangkan lembar kedua

disimpan sebagai arsip. Kuitansi tercetak lembar 1 diberikan pada

costumer dan lembar 2 sampai 4 disimpan sebagai arsip.

c) Melakukan penjumlahkan seluruh faktur yang telah dibuat pada hari itu.

d) Melakukan pencatatan pre list tape pada jurnal penjualan.

e) Jurnal penjualan diposting ke buku besar setiap periode akuntansi.

5) Bagian piutang

108

a) PT Sumber Purnama Sakti Motor tidak ada bagian piutang.

6) Bagian kartu persediaan

a) Tidak menerima faktur dari bagian billing.

b) Bagian kartu persediaan melakukan perhitungan harga pokok penjualan.

c) Melakukan pencatatan harga pokok penjualan dalam kartu persediaan

7) Buku besar

a) Mencatat pre list tape dalam jurnal harga pokok penjualan.

b) Jurnal harga pokok penjualan dijumlahkan dan diposting ke dalam buku

besar setiap periodenya.

3. Analisis Sistem Akuntansi Penerimaan Kas

a. Fungsi yang terkait

1) Fungsi penjualan bertugas menerima order dari costumer. Mengisi VSO

berdasarkan data costumer dan menyerahkan ke bagian kasir untuk

diotorisasi.

2) Kasir berperan sebagai penerima uang dari costumer atas transaksi yang

telah dilakukan yang kemudian disimpan untuk disetorkan kepada bank.

3) Fungsi gudang bertugas untuk menyiapkan barang yang akan diantar oleh

bagian pengiriman.

4) Fungsi pengiriman bertugas untuk mengantarkan barang yang telah dipesan

oleh costumer.

5) Dalam mencatat jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas seharusnya

dilakukan oleh fungsi akuntansi, tapi pada prakteknya pencatatan tersebut

dilakukan juga oleh fungsi kas.

109

6) Tidak ada fungsi penagihan pada PT Sumber Purnama Sakti Motor karena

ada lembaga keuangan yang sudah melunasi kredit costumer sehingga

lembaga keuangan yang berhak menagih pada para debitur.

7) Terdapat fungsi pmemeriksa intern yang berfungsi sebagai pengecekan kas

secara berkala, rekonsiliasi bank yang dilakukan oleh fungsi akuntansi.

Pada sistem akuntansi penerimaan kas yang diterapkan oleh perusahaan masih

belum dilakukan dengan baik. Kasir sebagai fungsi kas yang seharusnya bertanggung

jawab hanya sebagai penerima kas dari pembeli dan penyetoran kas ke bank, namun

di perusahaan ini kasir juga melakukan pembukuan. Seharusnya fungsi kas dan

akuntansi diadakan pemisahan.

b. Dokumen yang digunakan

1) Dokumen asli pendukung penerimaan uang

a) Pemberitahuan tentang pelunasan dari costumer melalui otorisasi pada

VSO oleh costumer.

b) Kasir membuat tanda terima sementara sebagai bukti bahwa kasir telah

menerima uang dari costumer.

c) Pada VSO berisi apakah penjualan tersebut dilakukan secara tunai atau

secara kredit yang kemudian akan dikelompokkan.

d) Terdapat pita daftar penjualan tunai.

e) Bukti setor bank atas pelunasan lembaga keuangan atas kredit costumer.

2) Daftar harian yang menunjukkan kumpulan atau ringkasan penerimaan kas

a) Adanya bukti setoran bank atas transaksi yang dilakukan.

110

b) Bagian kasir mencatat penerimaan kas yang masuk setiap hari.

c) Dilakukannya ringkasan kas register.

3) Buku jurnal

a) Melakukan pencatatan atas setiap kas yang masuk pada jurnal

penerimaan kas.

b) Digunakan kombinasi proff sheet dengan jurnal penerimaan uang.

c) Tidak menggunakan buku besar pembantu piutang.

Dokumen atau formulir-formulir yang digunakan dalam sistem akuntansi

penerimaan kas PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan sudah memenuhi unsur-

unsur pengendalian intern yang memadai. Dokumen yang digunakan meliputi Vehicle

Sales Order (VSO), yaitu dokumen yang berisi data harga produk yang dipesan

customer, data unit yang dipesan serta data pembayaran. Surat jalan dalam mengirim

barang pesanan sampai ke tangan customer. Tanda terima sementara dan kuitansi

diterbitkan oleh bagian kasir serta bukti pembayaran. Tanda terima sementara

digunakan apabila customer belum melakukan pelunasan atas barang yang dibeli,

sedangkan kuitansi digunakan apabila customer sudah melunasi pembayaran. Bukti

setor bank yang digunakan sebagai bukti bahwa lembaga keuangan telah melunasi

kredit costumer.

c. Catatan yang digunakan

1) Menggunakan jurnal penjualan untuk mencatat transaksi dan meringkas data

penjualan.

2) Menggunakan jurnal penerimaan kas untuk mencatat penerimaan kas.

111

3) Menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi selama periode

akuntansi tertentu.

4) Kartu persediaan untuk mencatat persediaan dan mengontrol persediaan.

5) Menggunakan kartu gudang untuk mencatat barang yang masuk atau keluar

gudang.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas sudah

baik. Pencatatan pada jurnal yang dilakukan oleh perusahaan secara terkomputerisasi.

Namun untuk jurnal penerimaan kas masih belum sesuai dengan teori pencatatannya

yang dilakukan oleh fungsi kas, yang seharusnya dilakukan oleh fungsi akuntansi.

d. Informasi yang diperlukan

1) Terdapat informasi jumlah pendapatan penjualan

2) Terdapat informasi jumlah kas yang diterima dari penjualan

3) Terdapat informasi harga pokok produk

4) Terdapat informasi nama dan alamat pembeli

5) Tidak terdapat informasi kuantitas produk yang dijual

6) Dilakukan otorisasi pihak yang berwenang atas dokumen

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem akuntansi penerimaan

kas sudah baik. Semua informasi yang diperlukan dari transaksi yang terjadi baik itu

secara tunai maupun kredit telah dicatat. Tapi hanya ada satu informasi yang belum

dicantumkan oleh PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan yaitu tidak terdapat

informasi kuantitas produk yang dijual.

112

e. Jaringan prosedur membentuk sistem

1) Setiap pembayaran atas transaksi penjualan dilakuan secara tunai melalui

kasir, lembaga keuangan yang melakukan pelunasan kredit costumer bisa

mentransfer melalui bank dan menunjukkan bukti setor bank.

2) Harga barang yang tertera pada VSO dicocokkan dengan bukti setor bank

yang diberikan lembaga keuangan yang kemudian akan dicatat pada jurnal

penerimaan kas.

3) PT Sumber Purnama Sakti Motor tidak ada piutang terhadap costumer.

4) Jurnal dari penerimaan kas kemudian diposting ke dalam buku besar.

5) PT Sumber Purnama Sakti Motor melibatkan bank sebagai tempat

penyimpanan kas dari resiko penggelapan.

6) Dilakukan audit internel untuk mengecek jumlah kas secara berkala.

4. Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas yang Disarankan

a. Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Secara Tunai yang Disarankan

adalah sebagai berikut:

1. Sales menerima order dari customer

2. Sales mengisi VSO rangkap 3 berwarna putih, merah dan hijau sesuai dengan

data customer, data unit yang dibeli serta data pembayaran.

3. Sales membubuhkan tanda tangan pada VSO sebagai tanda pengesahan VSO

tersebut.

4. Sales menunjukkan VSO yang telah dibuat pada bagian koordinator sales

untuk memeriksa kelengkapan dan kesesuaian data customer.

113

5. Kepala cabang untuk memeriksa kesesuaian harga unit motor yang dibeli.

6. AFC (administration finance coordinator) untuk memeriksa kesesuaian harga

unit motor yang telah dibeli serta melakukan otorisasi bagian-bagian yang

terkait.

7. Koordinator after sales service membuat nomor ID customer untuk

pengurusan DO (Delivery Order).

8. Customer membubuhkan tanda tangan pada VSO atas persetujuan

pembayaran.

9. Customer melakukan permbayaran uang muka atau pelunasan atas pembelian

motor ke bagian kasir dengan membawa VSO yang telah diotorisasi oleh

bagian yang terkait.

10. Kasir memerikasa nomor ID customer pada aplikasi komputer.

11. Kasir menerima pembayaran atas pembelian dari customer

12. Kasir akan menerbitkan kuitansi tercetak apabila customer melakukan

pembayaran lunas, sedangkan jika customer melunasi pada saat barang

dikirim (kirim tagih) maka kasir hanya akan menerbitkan tanda terima

sementara. Kuitansi tercetak dan tanda terima sementara masing-masing

memiliki rangkap 2 yaitu berwarna putih dan merah. Kuitansi berwarna putih

diserahkan kepada customer, warna merah nantinya akan diserahkan kepada

bagian gudang sebagai dokumen pendukung saat mengeluarkan barang dari

gudang.

13. Kasir mengembalikan VSO kepada bagian sales untuk kemudian diserahkan

kepada bagian coordinator after sales service.

114

14. Bagian koordinator after sales service menginput data-data customer yang

sesuai pada VSO serta surat jalan rangkap 5, yaitu berwarna putih, merah,

hijau, biru dan kuning. Rangkap berwarna putih untuk bagian gudang,

rangkap merah untuk bagian pengiriman, rangkap hijau untuk customer,

rangkap biru disimpan untuk arsip, rangkap kuning untuk bagian

administration finance coordinator. VSO rangkap 3 berwarna putih, merah

dan kuning. Warna putih disimpan sebagai arsip, warna merah untuk bagian

sales, dan warna kuning untuk bagian administration finance coordinator.

15. Bagian gudang menyiapkan motor berdasarkan data pada surat jalan rangkap

5 tersebut, tanda terima sementara atau kuitansi tercetak rangkap 2.

16. Bagian gudang memberikan tanda tangan pada surat jalan dan mengarsipkan

surat jalan tersebut yang warna putih. Rangkap surat jalan yang lain diberikan

pada bagian pengiriman beserta motor yang akan dikirim.

17. Bagian pengiriman memberikan tanda tangan pada surat jalan atas

diterimanya dokumen dan barang.

18. Bagian pengiriman mengirim barang ke alamat costumer dengan surat jalan,

VSO, dan tanda terima sementara atau kuitansi tercetak sebagai dokumen

pendukung.

19. Bagian pengiriman menerima uang pelunasan (jika kirim tagih), dan

menyerahkan surat jalan rangkap 4 untuk ditandatangani. Rangkap warna

hijau dan kuitansi tercetak diberikan pada costumer sebagai bukti pembelian.

20. Bagian kasir menerima sisa pembayaran pelunasan dari bagian pengiriman.

Setiap hari atau paling lambat satu hari setelah diterima pembayaran atas

115

penjualan akan disetorkan ke bank. Bukti setor rangkap kedua disimpan

sebagai arsip dan rangkap ketiga diberikan pada Administration finance and

coordinator.

21. Bagian AFC mencatat penjualan dan penerimaan kas pada jurnal penjualan

dan jurnal penerimaan kas serta input pada aplikasi komputer berdasarkan

surat jalan, VSO warna kuning, kuitansi tercetak dan tanda terima sementara

warna merah, dan bukti setor bank rangkap kedua.

Berikut ini adalah flowchart dari sistem penjualan dan penerimaan secara tunai

yang disarankan :

116

117

118

119

120

121

Keterangan Gambar 9 :

VSO : Vehicle Sales Order

TTS : Tanda Terima Sementara

KT : Kuitansi Tercetak

SJ : Surat Jalan

JP : Jurnal Penjualan

JPK : Jurnal Penerimaan Kas

BSB : Bukti Setor Bank

b. Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Secara Kredit yang Disarankan

1. Sales menerima order pembelian dari customer.

2. Sales menerima fotocopy KTP pemohon Suami/Istri, Fotocopy KK, slip gaji

atau Surat Keterangan Usaha, serta rekening listrik sebagai dokumen syarat

atas pengajuan kredit.

3. Sales mengisi VSO rangkap 3 sesuai dengan data customer, data unit yang

dibeli, data pembayaran, nama lembaga keuangan yang bersedia melakukan

pelunasan atas sisa kredit customer, serta tenggang waktu dan angsuran yang

dibayarkan tiap bulannya.

4. Dokumen syarat diberikan kepada lembaga keuangan kemudian mengisi

formulir permohonana kredit sesuai data yang tertera pada VSO.

5. Lembaga keuangan akan memberikan otorisasi dengan tanda tangan ACC

pada formulir permohonan kredit yang disetujui. Jika ditolak, formulir dan

diokumen syarat akan dikembalikan kepada perusahaan dengan keterangan

alasan penolakan pengajuan kredit yang tercantum pada formulir

permohonan kredit. Dalam kondisi seperti ini, bagian sales akan melakukan

alternatif dengan mengajukan permohonan pada lembaga keuangan lain

122

yang bekerja sama dengan PT Sumber Purnama Sakti Motor tetapi jika tetap

ditolak, bagian sales akan menginformasikan hal tersebut pada customer.

6. Formulir pengajuan kredit yang telah di ACC oleh lembaga keuangan akan

diserahkan pada bagian sales.

7. Bagian sales menghubungi customer untuk tindak lanjut diterima atau tidak

permohonan kredit yang diajukan.

8. Bagian sales menunjukkan VSO yang telah dikirim oleh lembaga keuangan

pada bagian koordinator sales, kepala cabang, dan AFC untuk memeriksa

kelengkapan dan kesesuaian data customer serta harga unit motor yang akan

dibeli. Kemudian bagian-bagian akan melakukan otorisasi VSO apabila

sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

9. Atas permohonan kredit yang diterima, customer datang kembali ke PT

Sumber Purnama Sakti Motor. Customer menuju bagian sales kemudian

bagian sales menyerahkan formulir permohonan kredit yang telah di ACC

oleh lembaga keuangan serta VSO untuk dilakukannya pembayaran uang

muka yang telah disepakati ke bagian kasir.

10. Coordinator after sales service membuat nomor ID customer untuk

pengurusan DO (Delivery Order).

11. Customer membubuhkan tanda tangan pada VSO atas persetujuan

pembayaran.

123

12. Customer melakukan pembayaran uang muka atas pembelian secara kredit

dengan membawa VSO yang telah diotorisasi oleh bagian yang terkait ke

bagian kasir.

13. Kasir memeriksa nomor ID customer pada aplikasi komputer.

14. Kasir menerima pembayaran uang muka dari customer.

15. Kasir akan menerbitkan kuitansi tercetak apabila customer melakukan

pembayaran uang muka secara lunas, sedangkan jika customer melunasi

pembayaran uang muka pada saat barang dikirim (kirim tagih) kasir hanya

menerbitkan tanda terima sementara. Kuitansi tercetak dan tanda terima

sementara masing-masing memiliki rangkap 2, yaitu berwarna putih dan

merah. Kuitansi berwarna putih diserahkan kepada customer, warna merah

nantinya akan diserahkan kepada bagian gudang sebagai dokumen

pendukung saat mengeluarkan barang dari gudang.

16. Kasir mengembalikan VSO kepada bagian sales untuk kemudian diserahkan

kepada bagian koordinator after sales service.

17. Bagian koordinator after sales service menginput data customer yang sesuai

pada VSO serta membuat surat jalan sebanyak 6 rangkap yang masing-

masing berwarna putih, merah, hijau, kuning, biru dan ungu. Rangkap

berwarna putih untuk bagian gudang, rangkap berwarna merah untuk bagian

pengiriman, rangkap berwarna hijau untuk customer, rangkap berwarna biru

untuk arsip, rangkap berwarna kuning untuk bagian administration finance

124

dan coordinator, rangkap berwarna ungu untuk bagian lembaga finance

sebagai bukti bahwa motor sudah dikirim ke alamat customer. VSO rangkap

3 berwarna putih, merah dan kuning. Warna putih disimpan sebagai arsip,

warna merah untuk bagian sales, dan warna kuning untuk bagian

administration finance coordinator.

18. Bagian gudang menyiapkan motor yang dibeli sesuai dengan data pada surat

jalan rangkap 6, tanda terima sementara atau kuitansi tercetak rangkap ke 2.

19. Bagian gudang membubuhkan tanda tangan pada surat jalan dan

mengarsipkan surat jalan berwarna putih. Rangkap surat jalan lainnya

diberikan kepada bagian pengiriman beserta barang yang akan dikirim.

20. Bagian pengiriman mengantar barang beserta surat jalan ke alamat costumer

dengan menyerahkan surat jalan, VSO, dan tanda terima sementara atau

kuitansi tercetak sebagai dokumen pendukung.

21. Bagian pengiriman menerima pembayaran pelunasan atas pembayaran uang

muka dari customer (jika kirim tagih) kemudian menyerahkan surat jalan

rangkap 5 untuk membubuhkan tanda tangan. Surat jalan berwarna hijau dan

kuitansi tercetak (bagi yang masih memegang tanda terima sementara)

diberikan kepada customer sebagai tanda bukti pembelian.

22. Bagian pengiriman memberikan surat jalan berwarna merah, biru, kuning,

dan hijau untuk diotorisasi costumer. Surat jalan berwarna merah diarsipkan

bagian pengiriman, yang berwarna hijau diserahkan ke costumer, yang

berwarna biru sebagai bagian koordinator after sales service, dan berwarna

kuning diserahkan ke lembaga keuangan.

125

23. Bagian koordinator after sales service menerbitkan faktur sebagai dokumen

yang dikirimkan untuk lembaga keuangan agar melunasi kredit customer

yang telah disetujui.

24. Lembaga keuangan melunasi kredit customer berdasarkan surat jalan

berwarna ungu, faktur dan surat pernyataan via transfer ke rekening bank

perusahaan, kemudian menginformsikan kepada perusahaan serta

menyerahkan bukti transfer ke kasir.

25. Bagian administration and finance coordinator mencatat penjualan dan

penerimaan kas yang terjadi pada jurnal penjualan dan penerimaan kas, serta

input pada aplikasi database komputer berdasarkan surat jalan. VSO

berwarna kuning, kuitansi tercetak ataupun tanda terima sementara berwarna

merah dan bukti transfer.

Berikut ini adalah flowchart dari sistem penjualan dan penerimaan secara kredit

yang disarankan :

126

127

128

129

130

131

132

133

134

Keterangan Gambar :

VSO : Vehicle Sales Order

FP : Formulir Permohonan

DS : Dokumen Syarat

TTS : Tanda Terima Sementara

KT : Kuitansi Tercetak

SJ : Surat Jalan

JP : Jurnal Penjualan

JPK : Jurnal Penerimaan Kas

BSB : Bukti Setor Bank

BTB : Bukti Transfer Bank

5. Analisis Terhadap Unsur-Unsur Pengendalian Intern Pada Sistem

Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas

a. Analisis pengendalian intern pada sistem akuntansi penjualan

1. Struktur organisasi yang memisahkan fungsi tanggung jawab fungsional

a) Fungsi penjualan belum terpisah dari fungsi kredit karena dalam transaksi

penjualan kredit masih diurus oleh fungsi penjualan. Menurut Mulyadi

(2001:220) fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. Hal ini

dimaksudkan untuk menghindari kecurangan yang kemungkinan terjadi.

b) Fungsi akuntansi dalam hal ini dilakukan oleh koordinator After sales service

sudah terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit.

c) Fungsi kas belum terpisah dari fungsi akuntansi. Fungsi kas yang seharusnya

hanya menerima kas dari pembeli juga melakukan pencatatan. Hal ini belum

sesuai dengan sistem pengendalian intern karena bagian kas harus terpisah

dari bagian-bagian yang lain agar tidak terjadi penyelewengan seperti

manipulasi pencatatan atau kecurangan dalam penerimaan kas. Sebaiknya

135

pencatatan dilakukan oleh bagian administration and finance coordinator

sehingga tidak terjadi perangkapan fungsi.

d) Transaksi yang terjadi di PT Sumber Purnama Sakti Motor baik yang

dilakukan secara tunai maupun kredit sudah dilakukan oleh lebih dari satu

fungsi sehingga potensi penyelewengan maupun penggelapan dapat

diminimalisir.

2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

a) Penerimaan order dari pembeli baik kredit atau tunai telah diotorisasi oleh

fungsi-fungsi yang terkait yaitu, bagian penjualan, kooordinator penjualan,

kepala cabang, dan Administration and finance coordinator dengan

menggunakan formulir VSO. Adanya VSO sudah baik dalam kegiatan

penjualan karena VSO harus diotorisasi oleh bagian-bagian yang terkait

sebelum proses penjualan di proses lebih lanjut.

b) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh bagian sales dengan persetujuan

atau ACC lembaga keuangan yang bersedia melunasi sisa kredit motor

costumer.

c) Pengiriman barang pada pelanggan oleh bagian pengiriman diotorisasi oleh

bagian after sales service, sementara bagian pengiriman mengantarkan motor

dan surat jalan. Dokumen tersebut digunakan untuk mengeluarkan barang dari

gudang dan sebagai dokumen pendukung untuk bagian pengiriman dalam

mengirim barang ke alamat customer. Surat jalan diotorisasi oleh bagian

gudang, bagian penerimaan kas, dan kepala cabang. Hal tersebut dapat

136

menjadi bukti yang sah dalam mengeluarkan barang dari gudang serta menjadi

bukti kepada lembaga keuangan bahwa barang sudah diterima oleh customer

sehingga perusahaan menerima pelunasan atas kredit yang dilakukan oleh

customer.

d) Segala sesuatu yang berhubungan dengan harga jual, syarat penjualan,

potongan harga dan lain-lain berada di tangan kepala cabang dan

Administration and finance coordinator.

e) Terjadinya piutang diotorisasi oleh bagian koordinator sales dan

administration and finance coordinator dengan membandingkan VSO yang

telah diisi bagian kasir, surat pernyataan, dan formulir permohonan.

f) Pencatatan ke dalam akuntansi perusahaan sudah didasarkan pada dokumen

sumber dengan bernomor urut tercetak. Namun, dalam pelaksanaan

pencatatannya tidak dilakukan oleh pihak yang seharusnya.

3. Praktik yang sehat

a) Formulir yang digunakan berupa VSO, surat jalan, Faktur, Kuitansi Tercetak,

dan Tanda Terima Sementara. Semua formulir sudah bernomor urut tercetak

dan telah dipertanggungjawabkan oleh fungsi terkait.

b) Funsi akuntansi tidak melakukan pengiriman pernyataan piutang pada debitur.

c) PT Sumber Purnama Sakti Motor juga tidak melakukan rekonsiliasi kartu

piutang dengan rekening kontrol piutang karena telah melibatkan lembaga

keuangan dalam penjualan secara kredit. Costumer hanya bertanggungjawab

kepada lembaga keuangan yang telah melunasi kredit atas sepeda motor yang

dibeli.

137

b. Analisis pengendalian intern pada sistem akuntansi penerimaan kas

1. Struktur organisasi yang memisahkan fungsi tanggung jawab fungsional

a) Terjadi perangkapan fungsi antara fungsi penyimpanan kas dengan fungsi

akuntansi. Sebaiknya kedua fungsi ini harus dipisah untuk menghindari

penggelapan dan penyelewengan. Fungsi akuntansi harus berdiri sendiri.

b) Transaksi penerimaan kas di PT Sumber Purnama Sakti Motor dalam

pelaksaannya masih dilaksanakan sendiri oleh bagian kasir. Seharusnya ada

fungsi lain yang terlibat dalam transaksi penerimaan kas supaya kas

perusahaan lebih aman.

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a) Penerimaan kas dari pembeli yang dilakukan oleh bagian kasir juga

menggunakan VSO yang telah diotorisasi oleh bagian sales, coordinator

sales, kepala cabang, administration and finance coordinator, coordinator

after sales service. Kasir juga memberikan otorisasi pada VSO atas

diterimanya pembayaran dari customer.

b) Pembukaan dan penutupan rekening bank harus melibatkan persetujuan dari

pihak-pihak yang berwenang. Pembukaan dan penutupan rekening bank pun

tidak sembarangan karena harus ada alasan yang benar-benar jelas dan

mendukung dibuka atau ditutupnya rekening bank perusahaan serta harus

melewati prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

c) Pencatatan jurnal penerimaan kas harus benar-benar didasarkan pada bukti kas

masuk dan dokumen pendukung yang lengkap karena dalam pencatatan jurnal

sangat rentan terhadap tindakan manipulasi yag dapat merugikan perusahaan.

138

3. Praktek yang Sehat

a) Kas yang diterima tidak langsung disetorkan ke bank pada hari yang sama

diterimanya kas atau selambat-lambatnya pada hari kerja berikutnya, tetapi

kas yang didapat akan disetorkan ke bank apabila kas dirasa cukup banyak.

Penumpukan kas dapat mengakibatkan terjadinya pencurian atau hal-hal yang

dapat merugikan perusahaan. Hal ini membuktikan bahwa praktik yang sehat

mengenai perlakuan kas belum dilakukan dengan baik.

b) Perusahaan dalam hal ini PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan telah

menggunakan rekening koran sebagai fungsi pengecekan dan pengawasan

oleh perusahaan terhadap kas dan segala bentuk transaksi yang terjadi pada

rekening perusahaan.

c) Dalam penyelenggaraannya, walaupun kas yang hanya menyangkut jumlah

yang kecil tetap dicatat dalam jurnal pencatatan.

d) Pengecekan atas jumlah kas yang ada di rekening bank dengan jumlah kas

menurut catatan perlu dilakukan secara berkala, selain untuk memeriksa

kesesuaian jumlah kas secara keseluruhan juga sebagai antisipasi terhadap

penyelewengan dan penggelapan kas perusahaan.

e) Kas yang ada di tangan (cash in safe) dan kas yang ada diperjalanan (cash in

transit) tidak diasuransikan dari kerugian sehingga rawan terjadi penggelapan

mauoun pencurian.

f) Kasir juga tidak diasuransikan oleh PT Sumber Purnama Sakti Motor

Lamongan.

139

g) Pada bagian kasir sudah dilengkapi dengan alat-alat yang berfungsi sebagai

media penyimpanan kas sementara (brankas) sebelum kas disetorkan ke bank

sehingga dapat meminimalisir tindakan pencurian.

h) Semua nomor cek adalah tanggungjawab bagian kasir.

4. Karyawan yang Cakap

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, diketahui bahwa pegawai yang

bekerja di PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan yang terkait dengan sistem

akuntansi penjualan dan penerimaan kas belum cukup cakap dalam menjalankan

tugasnya. Hal tersebut dapat dilihat dengan tidak terselesaikannya beberapa pekerjaan

dengan tepat waktu. Alasan lain adalah karena perangkapan fungsi atau tugas yang

dilakukan sehingga sedikit memperlambat proses pekerjaan.

140

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan analisis yang dilakukan, peneliti

menyimpulkan bahwa secara keseluruhan sistem akuntansi penjualan dan

penerimaan kas PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan telah berjalan

dengan baik dan sudah cukup menunjang pengendalian intern dikarenakan unsur-

unsur pengendalian intern sebagian besar telah terpenuhi. Sistem penjualan dan

penerimaan kas yang dilaksanakan dimaksudkan untuk menyediakan informasi

agar dapat menghasilkan pengendalian intern yang baik pada setiap bagian dan

fungsi masing-masing.

Disamping sistem yang telah menunjang pengendalian intern, ada pula

beberapa hal yang belum menunjang dalam sistem akuntansi dan penerimaan kas

dalam pengendalian intern pada PT. Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan.

Hal ini terlihat dari:

1. Penerapan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang dilakukan

oleh PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan secara keseluruhan

sudah baik. Hal ini dikarenakan fungsi-fungsi yang terkait, dokumen yang

digunakan, catatan yang digunakan, informasi yang diperlukan, dan

prosedur dari sistem penjualan dan penerimaan kas yang sudah berjalan

dengan baik dan memadai. Tetapi, ada beberapa kelemahan misalnya

fungsi kas masih belum dipisahkan dengan fungsi akuntansi dan fungsi

penjualan yang belum terpisah dari fungsi kredit dan fungsi penjualan

141

yang masih belum terpisah dari fungsi kredit. Selain itu, juga kurang

efisiennya dokumen yang digunakan dan perlu menambah rangkap pada

dokumen serta proses yang dilakukan tidak sebagaimana mestinya.

2. Upaya peningkatan pengendalian intern yang dilakukan oleh PT Sumber

Purnama Sakti Motor Lamongan sudah lumayan baik. Pengendalian

internnya sudah memenuhi empat unsur pengendalian intern yaitu struktur

organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, praktek yang sehat,

dan karyawan yang cakap. Tetapi ada beberapa kekurangan yang ada pada

sistem pengendalian intern PT Sumber Purnama sakti Motor Lamongan

misalnya terjadi perangkapan fungsional (fungsi kas dan fungsi akuntansi

dan fungsi penjualan dan kredit), adanya bagian-bagian yang sebenarnya

penting tidak dicantumkan pada struktur organisasi, dan kas yang diterima

bagian terkait tidak langsung disetorkan ke bank sehingga memungkinkan

terjadinya peyelewengan dan penggelapan.

B. Saran

Berdasarkan hasil kesimpulan yang sudah diuraikan, maka sebaiknya PT

Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan dapat menerapkan perbaikan sistem dan

prosedur perjualan serta penerimaan kas dalam upaya perbaikan dan

meningkatkan pengendalian intern perusahaan. Berikut saran peneliti kepada

perusahaan:

1. Pemisahaan fungsi kas dengan fungsi akuntansi. Sehingga fungsi kas hanya

menerima pembayaran dari customer dan menyetorkan ke bank. Sedangkan

untuk pencatatan sebaiknya dilakukan oleh karyawan lain, bisa dengan

142

menambah karyawan baru khusus bagian pencatatan dan pembukuan atau

diserahkan ke bagian administrasion and finance coordinator. Fungsi

penjualan juga harus terpisah dengan fungsi kredit. Fungsi penjualan hanya

melayani pembayaran uang muka (jika penjualan kredit) sedangkan untuk

mengurus permohonan kredit bisa diserahkan pada bagian lain, misalnya

koordinator after sales service. Transaksi penerimaan kas harus melibatkan

fungsi lain sebagai pengawas terhadap kasir atas penerimaan kas yang telah

diterima.

2. Dalam penerbitan kuitansi tercetak rangkap 4, sebaiknya cukup menerbitkan

rangkap 3. Rangkap 1 untuk customer, rangkap 2 untuk bagian kasir dan

rangkap 3 untuk bagian pencatatan atau pembukuan dalam sistem akuntansi

penjualan dan penerimaan kas. Kuitansi tercetak sebaiknya langsung diberikan

kepada customer pada saat melakukan pelunasan pembayaran di dealer atau

pelunasan saat barang dikirim ke alamat customer tanpa terlebih dahulu

customer yang meminta. VSO sebaiknya menambah satu rangkap lagi untuk

arsip fungsi penjualan bagian sales.

3. Dalam prosedur penjualan yang diterapkan, bagian sales menuju kasir terlebih

dahulu sebelum dibuatnya nomor ID costumer oleh bagian koordinator After

Sales Service, seharusnya bagian sales menuju ke bagian koordinator After

Sales Service dulu untuk pembuatan ID costumer baru menuju sales karena

no. ID berguna sebagai Delivery Order dari costumer.

4. Kas atau uang yang diterima dari customer, seharusnya disetorkan pada hari

yang sama saat kas diterima atau selambat-lambatnya pagi pada hari kerja

143

berikutnya, agar tidak terjadi penumpukan kas dan penyalahgunaan kas yang

dapat merugikan perusahaan.

144

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi. 2010. Prosedur Penelitian, Edisi Revisi. Jakarta: Rineka

Cipta

Baridwan, Z. 2009. SistemAkuntansi: PenyusunanProsedur&Metode. Yogyakarta:

BPFE

_______________. 2012. Sistem Akuntansi : Penyusunan Prosedur & Metode,

Edisi 5. Yogyakarta : BPFE

Basrowi. 2008. Memahami Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rineka Cipta

Bastian, Indra., Soepriyanto, Gatot. 2003. Sistem Akuntansi Sektor Publik. Jakarta:

Salemba Empat

Bodnar, G. H., and Hopwood, W. S. 2006. Sistem Informasi Akuntansi.Alih

Bahasa: JuliantoAgungSaputra. Yogyakarta: ANDI

Daranatha, S. 2009. Sistem Informasi Akuntansi 1. Jakarta: Salemba Empat

Gyebi, Francis., Samuel Quain. 2013. Internal Control on Cash Collection. A

Case of the Electricity Company Ghana Ltd, Accra East Region. Vol. 4

No.9

Himyati. 2008. Eksplorasi Zahir Accounting. Jakarta: Salemba Empat

Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Unit Penerbit dan

Percetakan AMP YKPN

Kuncoro, Mudrajad. 2009. Metode Riset untuk Bisnis dan Ekonomi, Edisi 3.

Jakarta: Erlangga

Kusnadi., Maria, Siti., Irmadariyani, Ririn. 2000. Akuntansi Keuangan Menengah

(Intermediate) (Prinsip, Prosedur & Metode). Malang: Universitas

Brawijaya

Ladjamudin, A.-B. b. 2005. AnalisisdanDesainSistemInformasi. Yogyakarta:

GrahaIlmu

Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Ghalia Indonesia

Martono, dan Harjinto, D. Agus. 2008. Manajemen Keuangan. Yogyakarta:

Ekonisia

Moleong, L. J. 2013. Metodologi Penelitian Kualitatif, Edisi Revisi. Bandung:

PT. Remaja Rosdakarya

Muda, Iskandar, et. al. 2014. Implementation of the Cash Revenue System: A Case

study in the Local Government Task Forces Units of North Sumatra

Province, Indonesia. Vol. 6, No. 2, pp. 96-108

145

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat

Narbuko, C., dan Achmadi, H. A. 2009. Metodologi Penelitian. Jakarta: Bumi

Aksara

Nazir, Moh. 2005. Metodologi Penelitian. Bogor: Ghalia Indonesia

)rchard, Lou X., Matthew L. Hoag. 2014. Revenue Process Internal Control For

Manufactures: An Evaluation Tool Independent Auditors and Managers.

Vol. 12. No. 2

R, Soemarso S. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar. Jakarta: Salemba Empat

Reeve, J. M., Warren, C. S., Duchac, J. E., Eahyuni, E. T., Soepriyanto, G., Jusuf,

A. A., et al. 2009. Pengantar Akuntansi-Adaptasi Indonesia. Jakarta:

Salemba Empat

Riansee, Usman, dan Abdi. 2008. Metodologi Penelitian Sosial dan Ekonomi,

Teori dan Aplikasi. Bandung: Alfabeta

Ruslan, Rosady. 2010. Metode Penelitian Public Relation dan Komunikasi.

Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada

Sanusi, A. 2012. Metodologi Penelitian Bisnis. Jakarta: Salemba Empat

Supardi. 2005. Metode Penelitian Ekonomi dan Bisnis. Yogyakarta: UII Press.

Jakarta: PT. Rineka Cipta

Weygant, Kesio. 2007. Accounting Principles.Alih Bahasa: Ali Akbar Yulianto.

Jakarta: Salemba Empat.