Analisis Manajemen Properti Mall Kelapa Gading

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN

SEKOLAH TINGGI AKUNTANSI NEGARA

TANGERANG

TUGAS MANAJEMEN PROPERTI

ANALISIS MANAJEMEN PROPERTI MALL KELAPA GADING

Oleh: Kelompok IV

No. Nama

NPM

1. Achprizar Greheta 08330004884

7. Dany Setiyawan 08330004912

17. Happy Bayu Prayudatama 08330004972

19. M. Arief Bukhari Saraan 08330004958

21. Priyan Mardya Kusuma 08330004972

22. Ricko Pratama 08330004977

28. Trian Ferianto 08330005000

29. Yuli ardiansyah 08330005008

Mahasiswa Program Diploma III Keuangan

Spesialisai Penilai/PBB

Tahun 2011

1

GAMBARAN UMUM MAL KELAPA GADING

Pengembangan wilayah Summarecon Kelapa Gading diawali dari

semangat Grup Summarecon untuk 'menyulap' daerah yang awalnya rawa-

rawa menjadi kawasan terpadu hunian, komersial dan hiburan. Pada masa

akhir tahun 1980-an, Kelapa Gading sudah menjadi tujuan 'rekreasi' makanan

bagi masyarakat yang tinggal di Sunter, Pulo Mas, Rawamangun, Cempaka

Putih dan sekitarnya. Pada saat itu, restoran dan pemasok bahan baku

makanan masih tersebar secara sporadis di kawasan tersebut. Selain rukan,

Grup Summarecon semakin giat mengembangkan kompleks-kompleks

perumahan di kawasan Kelapa Gading. Untuk mengimbangi pesatnya

perkembangan kawasan, tak bisa dipungkiri, sebuah kawasan sentra niaga

yang lengkap dan mampu memenuhi kebutuhan hidup masyarakat sekitar

harus hadir disini.

Menanggapi kebutuhan ini, Grup Summarecon meresmikan Kelapa Gading

Plaza seluas 30.000 m2 yang merupakan cikal bakal Mal Kelapa Gading

pada 24 Maret 1990, dengan Diamond sebagai anchor tenant. Sejalan

dengan berkembangnya tuntutan gaya hidup masyarakat Kelapa Gading

yang semakin metropolis, pada tahun 1995 area Kelapa Gading Plaza

diperluas menjadi 70.000 m2 dan namanya pun berubah menjadi Mal Kelapa

Gading (MKG). SOGO pun bergabung sebagai anchor tenant. MKG membidik

pangsa pasar yang lebih luas dari Jakarta Utara, dengan mengacu pada

konsep mal keluarga. MKG pun meraih Penghargaan Adikarya Wisata dari

Dinas Pariwisata Jakarta pada tahun 2001. Pada awal tahun 2003, MKG

kembali mengembangkan luas areanya hingga mencapai 130.000 m2. MKG

pun semakin memantapkan posisinya sebagai pusat wisata belanja skala

regional dengan tema Fashion, Food & Entertainment, yang mampu

menggaet penyewa-penyewa berkelas internasional seperti Zara, Next,

Mothercare dan Starbucks. Pengembangan MKG ini dilakukan seiring dengan

pengembangan area Sentra Kelapa Gading sebagai pusat bisnis, komersial

2

dan hiburan. Untuk memperluas pilihan bagi konsumen dalam memenuhi

segala kebutuhannya, saat ini Grup Summarecon tengah melakukan

pembangunan MKG Phase 5, diiringi perluasan area parkir.

PELAKSANAAN MANAJEMEN PROPERTI PADA

MAL KELAPA GADING

A. VISI, MISI, DAN NILAI PERUSAHAAN

Mal Kelapa Gading berada di bawah kepemilikan PT Summarecon

Agung Tbk yang memiliki visi dan misi sebagai berikut:

Visi

Menjadi “Crown Jewel” di antara pengembang properti di Indonesia

yang secara berkelanjutan memberikan nilai ekonomi yang optimal

kepada pelanggan, karyawan, pemegang saham dan pemangku

kepentingan lainnya, serta juga berperan dalam menjaga lingkungan

dan menjalankan tanggungjawab sosial.

Misi

1. Mengembangkan kawasan Summarecon Kelapa Gading, menjadi

semakin lengkap dan bernilai, serta mengembangkan kawasan

baru dengan semangat inovasi.

2. Memberikan pelayanan terbaik dan terpadu kepada konsumen

melalui sistem yang tepat dan ditingkatkan secara terus menerus

3. Fokus pada pengembangan dan pengelolaan perumahan,

apartemen dan pusat perbelanjaan yang semakin ramah

lingkungan.

3

4. Bekerjasama dengan partner strategis dengan menerapkan prinsip

tata kelola perusahaan yang baik dan profesional.

5. Fokus dalam pengembangan Sumber Daya Manusia yang

berkualitas, sejahtera serta sesuai dengan nilai dan budaya

perusahaan.

6. Meningkatkan pendapatan dan keuntungan perusahaan sesuai

target tahun 2010-2015.

Nilai-nilai Summarecon

1. Melayani pelanggan secara efektif dengan sepenuh hati.

2. Mendukung tumbuh-kembangnya kewirausahaan.

3. Memfasilitasi kehidupan yang seimbang.

4. Melestarikan nilai-nilai keluarga.

5. Memberikan kontribusi yang bermanfaat

kepada masyarakat dan lingkungan sekitar.

7. Memandu transformasi setiap pelanggan.

Tujuan pendirian Mal Kelapa Gading adalah untuk mengembangkan

investasi di bidang retail dalam rangka memenuhi beragam kebutuhan

masyarakat modern sekarang ini dengan konsep fashion, food, dan

entertainment yang terpadu.

Berdasarkan visi dan misi dari pembangunan Mall kelapa gading,

maka dibentuk suatu manajemen property yang bertujuan untuk:

1. Mengelola investasi

Dalam mengelola investasi, Manajer properti harus memastikan

bahwa nilai dari properti yang dikelolanya tidak mengalami penurunan

dan bahkan sebaliknya nilainya terus bisa naik. Nilai sebuah

4

properti dapat diformulasikan sebagai berikut:

Nilai = Pendapatan operasional bersih setahun (NOI) x (1/i)

Keterangan :

NOI = pendapatan kotor setahun – biaya operasional setahun

i = tingkat kapitalisasi dari properti tersebut

Tolok ukur atau performance investasi dapat diukur dengan

menggunakan besaran dari tingkat hasil yang akan diperoleh

(yield). Semakin tinggi yield dari suatu investasi, maka semakin

tinggi risiko dan tingkat pengembalian (risk & retun) yang akan

diperoleh. Yield dapat diformulasikan sebagai berikut:

Yield (%) = (Pendapatan operasional bersih setahun /Nilai) x 100%

Dengan demikian salah satu keberhasilan dari suatu manajemen

properti dapat terlihat dari kemampuan mereka memberikan

kontribusi dalam meningkatkan penghasilan bersih dari properti

tersebut.

Berdasarkan data yang kami peroleh, pendapatan bersih Mal Kelapa

Gading dari tahun ke tahun terus mengalami peningkatan. Hal ini

menunjukkan bahwa pihak pengelola telah berupaya semaksimal

mungkin untuk terus menaikkan nilai properti Mal Kelapa Gading

5

Data Pendapatan Bersih Periode 2002-2007 (dalam miliar rupiah)

Tahun 2002 2003 2004 2005 2006 2007

Pendapatan

Sewa

119,24

195,37

231,46

240,96

244,20

250,64

2. Mengelola bisnis

Tujuan dari kegiatan ini adalah optimalisasi dari arus kas

sekaligus memelihara dan meningkatkan nilai properti tersebut.

Kegiatan manajemen properti sebagai suatu bisnis atau usaha juga

tidak dapat dipisahkan dalam kaitannya mengelola properti sebagai

suatu investasi sebab keduanya saling terkait dan memiliki hubungan

yang erat. Dalam hal ini kegiatan manajemen properti Mal Kelapa

Gading meliputi:

a. Memasarkan ruangan dengan harga sewa yang terbaik

Bagian pemasran melakuakan kegiatan pemasaran. Calon

penyewa dapat datang langsung ke bagian pemasaran untuk

mengetahui ketersedian ruang sewa di mal. Selain itu, calon

penyewa dapat mengetahui ketersediaan ruang sewa melalui hot

line khusus yang disediakan.

b. Menagih sewa dan biaya pelayanan (service charge)

Penyewa melakukan pembayaran sendiri uang sewa dan service

charge setiap bulan ke bank. Pengelola akan menegur penyewa

secara tertulis jka terjadi keterlambatan pembayaran uang sewa

dan service charge.

c. Memelihara properti

6

Bagian teknik melakukan kegiatan pemeliharaan bangunan,

sedangkan bagian operasional bekerjasama dengan beberapa

perusahaan outsourcing melakukan pemeliharaan kebersihan

bangunan.

d. Mengelola keuangan dan memberikan laporan secara berkala

Bagian keuangan bertanggung jawab melakukan pengelolaan

keuangan. Bagian ini berperan dalam pengendalian biya guna

tercapai efisiensi pengeluaran. Bagian ini uga menyususn laporan

keuangan secara berkala untuk mengetahui arus kas dan kinerja

Mal.

e. Memonitor nilai properti

Manajer Pengelola Mal Kelapa Gading memonitor nilai properti. Hal

ini dilakukan untuk mengetahui perkembangan Mal Kelapa Gading

serta untuk menghadapi persaingan yang ditimbulkan oleh banyak

faktor.

f. Melakukan pengadaan sarana dan fasilitas pelengkap,

seperti area Area Parkir,Car Call & Information Counter, E-Directory

Kereta Dorong Bayi & Kursi Roda, Shuttle Bus & Lokomotif, Toilet,

Baby Care,Musholla,Ruang P3K & Ambulance,Lokomotif dan ruang

tunggu pengemudi

g. Memahami pentingnya suatu komunikasi dan informasi

Perkembangan informasi terkini selalu diikuti oleh Manajer

Pengelola mal sesuai perkembangan bisnis yang dijalankan.

Pengelola juga melakukan pengamatan terhadap kebijakan-

kebijakan yang dikeluarkan pemerintah sebagai langkah antisipatif

untuk menghindari kerugian yang mungkin timbul dari kebijakan

pemerintah tersebut.

7

B. BENTUK ORGANISASI MANAJEMEN PROPERTI

Untuk lebih jelasnya, berikut uraian pekerjaan masing-masing jabatan:

A. Koordinator Manajer Property Retail

Tugas Pokok:

1. Melakukan perencanaan serta menganalisa hal–hal yang dianggap

perlu bagi kemajuan ataupun pengembangan tiap–tiap unit usaha.

2. Bertanggung jawab atas kelancaran operasional gedung untuk

tiap–tiap unit usaha.

3. Bertanggung jawab atas tercapainya target operasional gedung

(antara lain tingkat hunian, cash flow, dll )

4. Menjaga hubungan baik dengan tenant dan pihak yang terkait

dengan operasional gedung.

5. Memberikan tugas dan arahan pekerjaan.

Wewenang:

1. Merekomendasikan kontraktor/vendor sesuai lingkup pekerjaan.

2. Mencari solusi atas segala permasalahan pengelolaan gedung.

B. Manajer Pengelola Plaza Bintaro Jaya

Tugas Pokok:

8

1. Melakukan perencanaan serta menganalisa hal-hal bagi kemajuan

ataupun pengembangan Plaza Bintaro Jaya Jaya.

2. Memastikan kelancaran operasional gedung.

3. Mengendalikan dan mengatur arus kas keuangan sesuai program

kerja.

4. Memastikan tercapainya target Rugi/Laba ( pendapatan, Gross

Profit & Laba Usaha).

5. Mengusulkan range tarif pada SK tarif sewa

6. Menentukan jadwal kenaikan tarif ( service charge, listrik, air & gas)

dan perubahan konversi kurs sewa & service charge

7. Menjaga hubungan baik dengan tenant

Wewenang:

1. Merekomendasikan Outsourcing/kontraktor sesuai lingkup

pekerjaan.

2. Mencari solusi atas segala permasalahan pengelolaan gedung.

C. Duty Manager

Tugas Pokok:

1. Menerima dan menindak-lanjuti komplain dari pelanggan.

2. Memberikan informasi yang diperlukan oleh pelanggan.

3. Membantu mengecek kelancaran operasional gedung.

4. Membantu melakukan kontrol atas penerapan peraturan dan tata

tertib gedung.

5. Melakukan koordinasi dengan seluruh bagian terkait sesuai

dengan permasalahan/komplain yang harus ditindak-lanjuti saat

itu juga (urgent).

6. Penanganan keadaan “tanggap darurat”.

9

Wewenang:

1. Mengajukan alternatif solusi penanganan kepada Manajer Plaza

Bintaro Jaya atas permasalahan/komplain yang bersifat “urgent”

harus segera ditindak-lanjuti yang terjadi pada hari Sabtu,

Minggu dan Libur Nasional.

2. Meminta masukan dan/atau informasi dari bagian terkait atas

suatu peristiwa/ kejadian sebagai bahan untuk menganalisa

suatu permasalahan/komplain.

3. Bertindak mewakili manajemen dalam penangan keadaan

“tanggap darurat”.

D. Sekretaris Plaza Bintaro Jaya

Tugas Pokok:

1. Melakukan filing management untuk semua data (softcopy dan

hardcopy).

2. Menangani administrasi surat menyurat, dll.

3. Mendelegasikan pendistribusian dokumen, surat-surat, data-data,

dan lain-lainnya kepada bagian/unit/pejabat yang terkait.

4. Melakukan penjadwalan rapat-rapat internal dan eksternal Unit

Pengelola Plaza Bintaro Jaya.

5. Mengatur arus lalu lintas dan dokumentasi file-file serta data-data

dalam Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya.

6. Menghimpun laporan pekerjaan Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya.

7. Menjawab telepon yang masuk, serta memproses dan

menindaklanjuti kritik dan saran dari customer/pengunjung.

8. Menangani administrasi yang berkaitan dengan kepagawaian

(seperti izin kehadiran, lembur/piket, asuransi kesehatan, dll).

10

Wewenang: -

E. Officer Administrasi Umum

Tugas Pokok:

1. Melayani kebutuhan karyawan pengelola Plaza Bintaro Jaya.

2. Melaksanakan tugas membuka/menutup ruang pengelola Plaza

Bintaro Jaya, membersihkan, dan merapikan ruang kerja karyawan.

3. Melakukan pendistribusian/expedisi maupun pengambilan atas

surat, berkas, dokumen-dokumen ke tempat yang diperintahkan,

terkait pekerjaan kantor Plaza Bintaro Jaya.

4. Selalu berkoordinasi dan bekerja sama dengan atasan untuk

kelancaran tugas.

5. Melaksanakan tugas sebagai Operator, bila diperlukan.

6. Bertanggung jawab dan melaporkan semua hasil pekerjaan

tersebut diatas kepada atasan langsung.

Wewenang: -

F. Officer Pengadaan

Tugas Pokok:

1. Melakukan dan menyelesaikan proses TDP/BP dan administrasi

keuangan/ umum lainnya.

2. Bertanggung jawab atas kas kecil Unit Pengelola Plaza Bintaro

Jaya, menyusun laporan cash in/out biaya kerja.

3. Melakukan kegiatan administrasi dan pemenuhan kebutuhan

Rumah Tangga Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya merujuk pada

Rencana Anggaran Biaya dengan melihat skala prioritasnya.

11

4. Menyusun laporan bulanan keuangan Unit Pengelola Plaza Bintaro

Jaya.

5. Monitoring stok peralatan/fasilitas kerja.

6. Pembelian peralatan/fasilitas kerja sesuai permintaaan.

Wewenang:

Mengajukan permohonan perubahan/revisi rencana anggaran sesuai

dengan realisasi/kondisi di lapangan kepada Manajer Pengelola Plaza

Bintaro Jaya.

G. Supervisor Keuangan

Tugas Pokok:

1. Melakukan koordinasi pembuatan invoice, kwitansi, faktur pajak dan

bon penerimaan.

2. Melakukan koordinasi setoran bank dan tagihan.

3. Melakukan pembuatan rencana dan realisasi cash flow.

4. Melakukan pembuatan piutang sewa, service charge, listrik, air, gas,

dll.

5. Membuat usulan surat teguran, surat penutupan toko, pemutusan

pemadaman listrik dan berita acara pembatalan.

6. Membuat Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja yang terkait dengan

keuangan serta mengawasi pelaksanaannya.

7. Memastikan distribusi SK perubahan konversi kurs , service charge,

listrik, air dan gas kepada tiap-tiap tenant sebelum ketentuan

berlaku.

Wewenang: -

12

H. Officer A/R

Tugas Pokok:

1. Membuat rekapitulasi invoice sewa, service charge, listrik, dan

penerimaan hasil pembayaran lain-lain.

2. Membuat tanda terima kwitansi pembayaran.

3. Mengantar hasil kerja dan surat ke kantor pusat maupun surat

(invoice dan kwitansi) yang terkait dengan penagihan ke tenant.

4. Melakukan filling system.

Wewenang: -

I. Officer Kolektor

Tugas Pokok:

1. Melakukan pengambilan tagihan (PPh dan giro) keluar kantor.

2. Melakukan penagihan (PPh dan giro) melalui telepon dan surat

teguran.

3. Membuat rekapitulasi tagihan potong PPh atas pembayaran sewa,

service charge, dan penerimaan bukti potong PPh pasal 4 (2).

4. Mengirimkan invoice dan kwitansi pembayaran ke penyewa.

5. Membuat tanda terima kwitansi pembayaran.

6. Mengambil rekening koran ke bank.

7. Membuat arsip yang terkait dengan penagihan.

Wewenang: -

J. Officer Administrasi Penagihan

13

Tugas Pokok:

1. Melakukan pembuatan invoice sewa, service charge, listrik, faktur

pajak, kwitansi, dan invoice lainnya.

2. Membuat tanda terima invoice dan kwitansi.

3. Melakukan kliring giro ke bank.

4. Melakukan pembuatan berita acara pengahapusan piutang.

5. Mengantar invoice dan kwitansi ke tenant.

6. Melakukan filling system.

Wewenang: -

K. Supervisor Pemasaran/TR/FO

Tugas Pokok:

1. Memasarkan ruang sewa yang kosong & Billboard dengan mencari

dan melakukan seleksi terhadap calon penyewa di Plaza Bintaro

Jaya.

2. Membuat penawaran dan mem-followup calon tenant.

3. Melakukan kontrol terhadap Masa Sewa, Kontrak Sewa, Kegiatan

pameran/promosi, kegiatan tenant relation dan Fitting out .

4. Membuat jadwal pameran dalam 1 (satu) tahun serta tema

pamerannya.

5. Melakukan tender dan monitoring pelaksanaan pameran

6. Menyusun dan mengevaluasi program dan budget promosi sesuai

target yang telah ditetapkan.

7. Membuat laporan bulanan occupancy gedung, kegiatan pameran

dan promosi kepada atasan langsung.

8. Melakukan kontrol terhadap komplain.

14

9. Membuat prosedur kerja dan instruksi kerja yang terkait dengan

pemasaran sewa ruang, pameran, promosi, Tenant Relation dan

Fitting Out, serta mengawasi pelaksanaannya.

Wewenang:

Memberikan rekomedasi kepada atasan atas calon penyewa baru yang

telah melalui proses diseleksi.

L. Officer Pemasaran

Tugas Pokok:

1. Memasarkan ruang sewa yang kosong & Billboard dengan mencari

dan melakukan seleksi terhadap calon penyewa di Plaza Bintaro

Jaya.

2. Membuat penawaran dan mem-followup calon tenant.

3. Melakukan Konfirmasi atas masa sewa habis dan pembuatan

kontrak baru.

4. Membuat dan mengarsipkan surat kepada/dari tenant maupun dari

luar.

5. Membantu kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pameran

dan promosi/acara (termasuk tender).

Wewenang: -

M. Officer Acara/Promosi

Tugas Pokok:

15

1. Membuat design promotion tools (media cetak dan ruang), seperti

spanduk, giant banner, umbul-umbul, brosur, dll.

2. Melakukan koordinasi design promotion tools dengan supplier.

3. Mengusulkan tema/topic, acara, design, serta melakukan kontrol

dan evaluasi pelaksanaannya (termasuk proses tender).

4. Melakukan kontrol atas pemasangan umbul-umbul, spanduk,

banner, dan media promosi lainnya.

5. Melakukan kontrol atas persewaan billboard.

6. Memberikan masukan dalam penentuan tarif umbul-umbul,

spanduk, billboard, dan media promosi lainnya.

7. Meng-update web site PBJ.

Wewenang: -

N. Officer TR/FO

Tugas Pokok:

1. Menindak-lanjuti komplain dari tenant ke bagian terkait, serta

membuat laporan rekapitulasi, dan kontrol komplain.

2. Membantu melaksanakan kegiatan administrasi (surat menyurat,

perijinan, filling system, dll) yang mendukung kegiatan tenant

relation, fitting out.

3. Membantu mengarahkan gambar desain dan teknis pemasangan

billboard signage tenant/penyewa.

4. Membantu melakukan kontrol penagihan PBB tenant.

Wewenang: -

16

O. Supervisor Operasional

Tugas Pokok:

1. Melakukan koordinasi terhadap semua pekerjaan sub kontraktor

yang ada di bagian keamanan, parkir, car call, hygiene,

housekeeping, pest control, perawatan plumbing, dan angkut

sampah.

2. Memastikan bahwa setiap pekerjaan sub kontraktor sesuai dengan

kontrak perjanjian yang telah disepakati.

3. Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan semua sub

kontraktor.

4. Mengkoordinir laporan pekerjaan bulanan dari semua sub

kontraktor.

5. Membuat laporan bulanan atas hasil kinerja sub kontraktor kepada

Manajer unit.

6. Membuat Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja yang terkait dengan

kebersihan, keamanan, dan tangga darurat gedung serta

mengawasi pelaksanaannya.

Wewenang:

1. Menghentikan pekerjaan/kegiatan yang membahayakan

pengunjung, penghuni, gedung, maupun lingkungan.

2. Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila

pekerjaan tidak sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan.

3. Meminta penggantian atas personil sub kontraktor yang kurang

baik.

P. Supervisor Kemanan dan Parkir

Tugas Pokok:

1. Melakukan pengawasan dan evaluasi secara periodik atas

17

pekerjaan sub kontraktor keamanan, termasuk didalamnya tugas-

tugas:

a) Menciptakan suasana yang kondusif agar suasana penyewa/

pengunjung diarea Plaza Bintaro Jaya tetap merasa aman

dan nyaman.

b) Memberikan pelayanan, penjagaan, dan perlindungan

kepada penyewa/pengunjung Plaza Bintaro Jaya.

c) Menegakkan disiplin dan tata tertib yang berlaku diarea

Plaza Bintaro Jaya.

d) Melakukan koordinasi dengan instansi lain dan aparat terkait

untuk kelancaran tugas keamanan di Plaza Bintaro Jaya.

e) Mengatur jadwal kerja personil keamanan.

f) Memberikan pertolongan yang terdepan bila terjadi musibah

dan ancaman, baik dari dalam atau luar area Plaza Bintaro

Jaya.

g) Security report seputar Plaza Bintaro Jaya.

2. Melakukan kontrol dan pengawasan secara langsung kepada

petugas parkir dan car call.

3. Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan sub kontraktor

keamanan, parkir dan car call.

4. Mengkoordinir laporan pekerjaan bulanan dari sub kontraktor

keamanan, parkir dan car call.

Wewenang:

1. Menghentikan pekerjaan/kegiatan yang membahayakan keamanan

dan keselamatan gedung.



3. Meminta penggantian atas personil sub kontraktor keamanan,

18

parkir atau car call yang kurang baik.

4. Menindak/memberikan sanksi di tempat bagi anggota keamanan

atau yang tidak disiplin atau melalaikan tugas dan instruksi atasan.

5. Membuat perbaikan jadwal dan perombakan regu jaga.

Q. Supervisor Housekeeping Indoor

Tugas Pokok:

1. Melakukan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan sub

kontraktor, yaitu: kebersihan di dalam, hygiene, maupun perawatan

plumbing di Plaza Bintaro Jaya.


kontraktor Housekeeping In Door.


kontraktor Housekeeping In Door.

Wewenang:


pengunjung, penghuni, maupun lingkungan.



3. Meminta penggantian atas personil sub kontraktor yang kurang

baik.

R. Supervisor Housekeeping Outdoor

Tugas Pokok:

1. Melakukan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan sub

kontraktor, yaitu: kebersihan diluar, pest control, maupun angkut

19

sampah di Plaza Bintaro Jaya.


kontraktor Housekeeping Out Door.


kontraktor Housekeeping Out Door.

Wewenang:


pengunjung, penghuni, maupun lingkungan.



3. Meminta penggantian atas personil sub kontraktor yang kurang baik.

S. Supervisor Teknik

Tugas Pokok:

1. Membuat Prosedur Kerja pemeriksaan, perawatan dan perbaikan

fasilitas gedung serta mengawasi pelaksanaannya.

2. Membuat program kerja harian, mingguan, bulanan, tahunan serta

mengawasi pelaksanaanya.

3. Mengatur jadwal dan tugas kerja teknisi dalam hal operasional

gedung.

4. Mengawasi pekerjaan renovasi tenant/penyewa gedung.

5. Menyusun laporan kerja secara periodik.

6. Membuat anggaran pekerjaan teknik.

7. Mengawasi operasional gedung.

8. Melakukan pencatatan meter pemakaian listrik, air, gas

tenant/penyewa.

9. Memberikan usulan atas perubahan tariff listrik, air, dan gas.

20

Wewenang:

1. Mengambil tindakan yang dianggap perlu untuk kelancaran

operasional gedung.

2. Menghentikan pekerjaan pihak ke-3 (tenant/kontraktor) apabila

dianggap mengganggu kelancaran operasional gedung saat ini,

ataupun di kemudian hari.

T. Teknisi (M/E)

Tugas Pokok:

1. Melaksanakan program kerja.

2. Melakukan inspeksi untuk kesiapan gedung.

5.2.1. Memastikan semua fasilitas gedung Mesin/Elektro berfungsi

dengan baik.

5.2.2. Menyiapkan/mengontrol peralatan elektrik, mekanikal, dan

pompa hydrant untuk antisipasi kebakaran.

3. Melakukan perbaikan ringan.

5.3.1. Melakukan perawatan/perbaikan fasilitas gedung: escalator,

escavator, AC, dll.

4. Melaksanakan serta mengecek ulang hasil work order yang telah

dilaksanakan dan selanjutnya dilaporkan ke Supervisor Teknik.

5. Menghentikan pekerjaan apabila membahayakan/merugikan

secara teknis pengelolaan gedung, sesuai persetujuan atasan.

Wewenang: -

21

U. Teknisi (Sipil)

Tugas Pokok:

1. Melaksanakan program kerja.

2. Melakukan inspeksi kesiapan gedung.

3. Melakukan perbaikan ringan.

4. Mengawasi pekerjaan fitting out.

5. Melakukan tindakan teknis yang dapat menunjang kegiatan

pengelolaan gedung.

6. Menghentikan pekerjaan apabila membahayakan/merugikan secara

teknis pengelolaan gedung.

Wewenang: -

C. PEMELIHARAAN BANGUNAN

Kegiatan pemeliharaan bangunan yang dilakukan oleh pihak MKG

hanya terbatas pada bangunan bersama dan fasilitas-fasilitas yang

dimiliki Mall, seperti eskalator, AC, lif barang, dan plumbing.

Pemeliharaan terhadap kios/ruang-ruang yang disewa menjadi

tanggung jawab penyewa sepenuhnya. Apabila terdapat kerusakan,

pihak penyewa harus melakukan perbaikan sendiri dengan

pangawasan langsung dari pihak Mall.

Pihak pengelola melaksanakan empat kegiatan pemeliharaan yakni:

a. Pemeliharaan Pencegahan (preventive maintenance) melalui

penyediaan fasilitas pemadam kebakaran berupa smoke detector, fire

alarm, hydrant, dan sprinkler.

22

b. Pemeliharaan Perbaikan (corrective maintenance) apabila terjadi

kerusakan seperti terjadi kebocoran pipa air, plafon yang terkena

rembesan air, keretakan dinding, dan sebagainya. Seperti telah

disebutkan di atas, apabila kerusakannya ringan maka perbaikannya

langsung ditangani oleh para teknisi. Sedangkan untuk kerusakan-

kerusakan besar, perbaikannya diserahkan kepada pihak kontraktor

(eksternal) melalui sistem lelang.

c. Pemeliharaan Rutin (planned maintenance) seperti kebersihan

ruangan, toilet, pengecatan secara periodik, pembersihan sistem AC,

perawatan eskalator, dan sebagainya.

d. Pemeliharaan Darurat (emergency maintenance) yang dilakukan bila

terjadi kerusakan yang mendadak pada bangunan yang diakibatkan

oleh kejadian-kejadian yang tak terduga seperti terkena gempa,

terjadi kebakaran akibat adanya arus hubungan pendek dan

sebagainya.

Pemeliharaan terhadap struktur bangunan dilakukan dengan:

1. Memelihara unsur-unsur struktur bangunan gedung dari pengaruh

korosi, cuaca, kelembaban, dan pembebanan di luar batas

kemampuan struktur, serta pencemaran lainnya.

2. Melakukan pemeriksaan berkala sebagai bagian dari perawatan

preventif.

3. Mencegah dilakukan perubahan dan/atau penambahan fungsi kegiatan

yang menyebabkan meningkatnya beban yang berkerja pada

bangunan gedung, di luar batas beban yang direncanakan.

4. Memelihara bangunan agar difungsikan sesuai dengan penggunaan

yang direncanakan.

Pemeliharaan terhadap mekanikal (tata udara, sanitasi, plambing dan

transportasi) bangunan dilakukan dengan:

23

1. Memelihara dan melakukan pemeriksaan berkala terhadap sistem tata

udara, agar mutu udara dalam ruangan tetap memenuhi persyaratan

teknis dan kesehatan yang disyaratkan.

2. Memelihara dan melakukan pemeriksaan berkala sistem distribusi air

yang meliputi penyediaan air bersih, sistem instalasi air kotor, sistem

hidran, sprinkler dan septik tank serta unit pengolah limbah.

3. Memelihara dan melakukan pemeriksaan berkala sistem transportasi

dalam gedung, baik berupa lif (barang), eskalator, dan tangga.

Pemeliharaan terhadap elektrikal (catu daya, tata cahaya, telepon,

komunikasi dan alarm) bangunan dilakukan dengan:

1. Melakukan pemeliharaan dan pemeriksaan periodik terhadap

perlengkapan pembangkit daya listrik cadangan.

2. Melakukan pemeliharaan dan pemeriksaan periodik terhadap sistem

penangkal petir.

3. Melakukan pemeriksaan periodik dan memelihara sistem instalasi

listrik, baik untuk pasokan daya listrik maupun untuk penerangan

ruangan.

4. Melakukan pemeriksaan periodik dan memelihara jaringan instalasi

tata suara dan komunikasi (telepon) serta data.

5. Melakukan pemeriksaan periodik dan memelihara jaringan sistem

tanda bahaya dan alarm.

Pemeliharaan terhadap bagian luar bangunan dilakukan dengan:

1. Memelihara secara teratur kondisi dan permukaan tanah dan/atau

halaman luar bangunan gedung.

24

2. Pemeliharaan secara baik dan teratur terhadap taman, saluran

pembuangan, pagar dan pintu gerbang, lampu penerangan luar, serta

pos/gardu jaga.

3. Menjaga kebersihan di luar bangunan gedung, pekarangan dan

lingkungannya.

House Keeping

Pelaksanaan pekerjaan House Keeping dilakukan oleh pihak ketiga

(outsourcing). Selama tiga tahun ini dilakukan oleh pihak ISS dan

Ciptamulti Agungjaya. Program kerja pemeliharaan kebersihan gedung

yang dilakukan meliputi program kerja harian, mingguan, bulanan dan

tahunan yang bertujuan untuk memelihara kebersihan bagian dalam dan

luar gedung.

D. KLASIFIKASI TENANT MIX

Pengaturan komposisi dari penyewa ruang (Tenant Mix) mall kelapa

gading dapat dilihat pada denah di halaman selanjutnya.

Analisis strategi pengaturan komposisi penyewa pada Mal Kelapa gading

adalah sebagai berikut:

a. Adanya keseimbangan dari variasi penyewa dari pusat ke pusat

aktivitas.

Anchor Tenant (Penyewa Utama) yang terdiri dari Sogo Supermarket &

Department Store, Farmers Market dan Star Department Store

25

ditempatkan dengan baik sehingga tidak menumpuk di satu lantai saja

dan penempatan penyewa-penyewa lain tersebar merata di setiap

lantai, seperti toko pakaian dan makanan yang ada di setiap lantai

sehingga sangat memudahkan pembeli.

b. Adanya kompetisi sehingga pembeli mempunyai pilihan yang cukup

banyak.

Hal ini dibuktikan dengan banyaknya penyewa atau counter dengan

usaha sejenis yang ada di dalam mal kelapa gading. Misalkan Guess,

Next, GAP, Esprit dan Zara untuk segi fashion; Pizza Hut, Bread Talk

dan Starbucks Coffee untuk chain makanan dan minuman.

c. Mall ini mempunyai beberapa zona khusus yang memiliki

keseragaman usaha penyewanya. Bagian tersebut adalah:

1) The New CatWalk area yang menghimpun butik desainer

Indonesia ternama dan kriya buatan Indonesia yang dilengkapi

konsep departement store.

2) Fashion Hub merupakan zona yang diperuntukkan bagi remaja

dan orang muda.

3) Kids Safari area bagi teenagers yang berjiwa dinamis

4) Gourmet Walk merupakan zona yang berisikan kafe dan restoran.

5) Food Temptation food court terbesar di Indonesia seluas 6.000 m2

dengan kapasitas 2300 kursi

6) Food Sensation merupakan food court yang memiliki kekhasan

kuliner dari seluruh Nusantara yang telah menjadi pilihan favorit.

7) Gourmet Walk merupakan zona yang berisikan kafe dan restoran

denagn selera Asia dan Eropa.

8) Eat&Eat Food Market menghadirkan konsep pasar tempo dulu,

dengan dekorasi dan pernak-pernik yang sangat unik dengan

beragam makanan khas dari berbagai daerah dan berbagai pilihan

26

m mulai dari makanan Indonesia, Cina peranakan Indonesia,

Malaysia dan Singapura.

E. MANAJEMEN HUNIAN

Meskipun MKG terletak pada lokasi yang strategis dengan jumlah

pengunjung yang ramai, tarif sewa MKG tergolong kompetitif di

Jakarta. Dengan tarif sewa USD25/m²/bulan dengan kurs

Rp7.000/USD, tarif sewa MKG masih lebih rendah dibandingkan

dengan rata-rata tarif sewa mal di Jakarta yang mencapai

USD47/m²/bulan dengan kurs Rp5.000-9.000/USD. Untuk anchor tenat

seperti Sogo dan Star Departement Store USD7/m2/bulan. Luas untuk

Sogo Departement Store adalah 17500 m2 dan Star Departement

Store adalah 10000 m2. Sementara itu, service charge yang

dibebankan manajemen oleh MKG rata-rata mencapai

USD11/m²/bulan, cukup kompetitif dibandingkan dengan rata-rata

service charge mal di Jakarta yang berkisar antara USD7-

14,5/m²/bulan. Tingkat hunian MKG juga termasuk yang tertinggi yaitu

mencapai 96% di tahun 2007. Bandingkan dengan rata-rata tingkat

hunian mal di Jakarta yang mencapai 90%. Dengan tarif sewa yang

kompetitif dan tingkat hunian hampir mencapai 100%, pendapatan

yang dihasilkan MKG mencapai Rp250 milyar selama tahun 2007.

Periode sewa ruang di MKG ini berkisar antara 1-3 dan 5 tahun. Dari

tenant-tenant MKG saat ini, 34% dari total luasan penyewaan untuk

periode 5 tahun sedangkan sisa 66% luasan penyewaan merupakan

jangka pendek dan menengah (1-3 tahun). Sebelum menempati

ruangan, tenant-tenant tersebut diharuskan membayar uang muka

sejumlah tertentu (umumnya 20%) dan membayar sisanya secara

berkala sampai dengan setahun sebelum masa sewa berakhir. Dan 6

27

bulan sebelum masa sewa berakhir, umumnya MKG sudah mendapat

kepastian perpanjangan kontrak sewa baru dengan tenant-tenant

tersebut. Sistem pembayaran tersebut membuat arus kas lebih

terprediksi dan dikombinasikan dengan fleksibilitas menyesuaikan

service charge dan kurs patoknya MKG juga mempunyai marjin yang

relatif stabil. Pendapatan sewa yang diperoleh SMRA dari MKG untuk

tahun-tahun mendatang diperkirakan mencapai Rp300 miliar per

tahunnya (berdasarkan biaya sewa dan servis saja). Jumlah tersebut

menjadi stable income bagi SMRA.

F. MANAJEMEN ADMINISTRASI DAN KEUANGAN

Manajemen Administrasi dan Keuangan sangat diperlukan untuk

memonitor seluruh aktifitas yang berkaitan dengan keuangan dan

administrasi sehingga apa yang sudah direncanakan berjalan sesuai

dengan yang diharapkan

Kegiatan manajemen keuangan meliputi:

a) Rencana investasi mendatang;

b) Mengatur cash flow;

c) Mengatur perencanaan pembiayaan kegiatan;

d) Pengelolaan asset;

e) dll

Pihak Mall melaksanakan kegiatan administrasi yang meliputi

kegiatan:

a) surat menyurat (dalam dan luar)

b) kepagawaian (seperti izin kehadiran, lembur/piket, asuransi

kesehatan, dsb)

c) pendistribusian dokumen, surat-surat, dan data-data kepada

bagian/unit/pejabat yang terkait;

d) melakukan penjadwalan rapat-rapat internal dan eksternal Unit

Pengelola Mall Kelapa Gading;

28

e) mengatur arus lalu lintas dan dokumentasi file-file serta data-

data dalam Unit Pengelola Mall Kelapa Gading dan;

f) menghimpun laporan pekerjaan Unit Pengelola Mall Kelapa

Gading

Kebijakan Akuntansi

Pembukuan laporan keuangan dilakukan setiap tahun dan disampaikan

kepada pihak-pihak yang berkepentingan seperti:

1. Pihak Intern/Manajemen Perusahaan

Laporan Keuangan digunakan untuk mengevaluasi kinerja Mall Kelapa

Gading, menyusun perencanaan, strategi, dan kebijakan dalam

meningkatkan efektivitas dan efisiensi Mall Kelapa Gading.

2. Pemilik

Laporan Keuangan digunakan untuk mengetahui seberapa baik kinerja

Mall Kelapa Gading. Sebagai pihak yang mnginvestasikan sumber

dayanya, pemilik ingin mengetahui seberapa baik kinerja Mall Kelapa

Gading dalam menghasilkan laba serta prospeknya di masa

mendatang. selain itu untuk pertimbangan perusahaan dalam rangka

go public.

3. Kreditor

Laporan Keuangan digunakan untuk mengetahui kemampuan Mall

Kelapa Gading dalam menghasilkan dana yang cukup untuk

membayar utangnya. Sebagai pihak yang menginvestasikan sumber

dayanya melalui pemberian kredit, kreditor ingin mengetahui seberapa

baik kinerja Mall dan berkepentingan atas kelangsungan hidup Mall.

29

4. Pemerintah

Pemerintah berkepentingan dalam penetapan pajak dan penyusunan

statistik pendapatan nasional.

30

Kesimpulan

Berdasarkan tujuan yang telah dijelaskan sebelumnya dapat terlihat

bahwa Mall kelapa gading memang didirikan dalam rangka mengelola

investasi. Penyusunan struktur organisasi dan uraian pekerjaan yang

terlihat dari struktur PT Summarecon Agung diarahkan untuk

memaksimalkan pendapatan karena sebagian besara pendapatan PT

Summerecon diperoleh dari Investasi bidang ritel yaitu Mall Kelapa

Gading.

Berdasarkan hasil pengamatan kami, kegiatan manajemen property

yang dilakukan pada Mall Kelapa Gading cenderung ke arah manajemen

investasi kerena penyewa di Mall Kelapa Gading merupakan sumber

pendapatan. Mall Kelapa Gading memiliki sumber penghasilan utama

dari sewa ruang dan service charge yang dikenakan kepada penyewa

sehingga tingkat kepuasan penyewa merupakan factor penting

keberhasilan Mall dalam mencapai tujuannya.

Strategi yang diterapkan pihak manajemen adalah penetapan harga

sewa yang murah dibandingkan dengan harga sewa di Mall lain. Hal

inilah yang membuat daya tarik tersendiri bagi para tenant selain tempat

yang strategis.

Dari segi pengaturan tata letak tenant, pihak Mall telah melakukan

variasi yang menyebabkan terjadi kompetisi antara penyewa dan

pembeli memiliki pilihan yang cukup banyak. Sedangkan penempatan

escalator yang kurang baik dimana escalator yang naik dan escalator

yang turun ditempatkan secara bersebelahan menyebabkan pengunjung

langsung ke lantai berikutnya dan tidak memberikan kesempatan

penggunjung untuk melihat-lihat.

31

Dari segi pemeliharaan, pihak Mall telah melakukan pemeliharaan yang

baik dan mereka menggunakan tenaga dari luar dalam mengurusi

pemeliharaan Mall (outsourcing).

Analisis Manajemen Properti Mall Kelapa Gading

Documents

Transcript of Analisis Manajemen Properti Mall Kelapa Gading