ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN ASET PADA KANTOR

KECAMATAN BERBAH

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh :

Melany Mustika Dewi

11.12.6098

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2015

HALAMAN NASKAH PUBLIKASI

1

ANALYSIS AND DESIGN ASSET MANAGEMENT

INFORMATION SYSTEM IN OFFICE OF

BERBAH DISTRIC

Melany Mustika Dewi1),

Rum Muhamad Andri Kr, Ir, M.Kom2),

1)Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta

2) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta

Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283

Email : melany.m@students.amikom.ac.id1), andri@amikom.ac.id2),

Abstract - Office assets are property of the office can

be tangible and intangible. In fact many important

offices that process the data manually so many

mistakes that occur. So they invented computerized

asset management system and to advance to

participate in e-government. This desktop - based

systems wear basic programming language using

Visual Basic 6.0 software and SQLServer2000

database. This system will be able to process, store,

display, print, search computerized asset data and

manage assets expected tobe good and fast, so it

does not happen data errors.

Keywords - Information System, Asset Management,

Information System Asset Management,

Computerized.

1. Pendahuluan

Pada Kantor Kecamatan Berbah setiap tahunnya

melakukan pengolahan ulang data aset. Tetapi

pengolahan dilakukan dengan cara manual, yaitu

mencatat data aset dengan menggunakan kertas dan

alat tulis, disimpan dalam rak dan direkap kembali

menggunakan komputer yang ada atau asal pakai

komputer jadi tidak dijadikan dalam satu folder setiap

rekapan per tahunnya (memakai Microsoft excel).

Sehingga data dalam mengalami kerancuan, mulai dari

kesalahan pencatatan data, kesulitan dalam pencaraian

data dan tentunya dalam pembuatan laporan aset .

1.1 Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang dapat ditarik dari latar

belakang yang telah dijabarkan diatas adalah

“Bagaimana agar pengolahan data aset di Kantor

Kecamatan Berbah menjadi akurat?

1.2 Tujuan Penelitian

1. Sebagai syarat kelulusan program strata 1

jurusan Sistem Informasi pada Sekolah

Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer

“AMIKOM” Yogyakarta

2. Membuat Sistem Informasi Manjemen Aset

pada Kantor Kecamatan Berbah.

3. Membantu efisiensi dan efektifitas pengolahan

data aset pada Kantor Kecamatan Berbah.

1.3 Metode Pengumpulan Data

Adapun metode penelitian yang digunakan

adalah sebagai berikut :

1. Studi Literatur

2. Metode Wawancara

3. Metode Observasi

2. Pembahasan

2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi mempunyai komponen –

komponen yang saling berinteraksi yaitu blok

masukkan (input block), blok model (model block),

blok keluaran (output block), blok teknologi

(technology block), blok basis data (database block),

dan block kendali (controls block).

2.2 Konsep Dasar Basis Data

Basis data merupakan kumpulan data

terorganisir yang saling berhubungan dan berelasi

secara logis yang disimpan dalam media penyimpanan

elektronik tanpa pengulangan untuk memenuhi

kebutuhan. DBMS (Database Management System)

adalah software yang menangani semua akses ke basis

data. Contoh DBMS : Microsoft SQLServer dan

MySQL.

Untuk mengolah basis data diperlukan

Structured Query Language(SQL) yaitu bahasa yang

digunakan untuk mengakses data dalam basis data.

Secara umum SQL terbagi menjadi dua bagian, yaitu

Data Definition Language (DDL) dan Data

Manipulation Language (DML).2.3 Analisis PIECES

Untuk mempermudah menganalisis masalah

terhadap sistem dilakukan metode analisis PIECES

yaitu

Performance,Information,Economy,Control,Efciency,S

ervices.

2

2.3 Pemodelan Sistem

Permodelan sistem adalah cara untuk

menyederhanakan alur proses sistem. Permodelan

sistem mencakup permodelan proses dan permodelan

data.

2.3.1 DFD

Data Flow Diagram merupakan diagram

dengan simbol - simbol khusus untuk

mendokumentasikan suatu sistem yang telah ada. DFD

disusun dari empat elemen, yaitu : Proses (Process),

Arah Aliran Data (Data Flow), Media Penyimpanan

(Data Store) dan Lingkungan Luar (External Entity).

2.3.2 ERD

Entinity Relationship Diagram adalah gambar

atau diagram yang menunjukkan hubungan antara data

dengan basis data. Elemen ERD : Entitas, Atribut dan

Relasi.

2.4 Software yang digunakan

2.4.1 Microsoft Visual Basic 6.0

Microsoft Visual Basic 6.0 adalah program

untuk membuat aplikasi berbasis desktop yang

kompatibel dengan Microsoft Window. Visual

mempunyai pengertian bahasa pemograman yang dapat

dengan mudah membuat macam desain dengan model

GUI (Graphical User Interface) dengan sedikit

program. Basic merupakan bahasa pemograman yang

dipakai, bahasa BASIC (Begginer All-Purpose

Symbolic Instruction Code).

2.4.2 Microsoft SQL Server 2000

Microsoft SQL Server 2000 adalah software

untuk pengolahan database server. Ada dua cara untuk

mengolah database kita dalam SQL Server, yaitu

melalui Jendela Enterprise manager dan Jendela Query

Analyzer.

2.5 Aset

Aset (Asset) adalah barang, yang dalam

pengertian hukum disebut benda, yang terdiri dari

benda tidak bergerak dan benda bergerak, baik yang

berwujud (Tangible) maupun yang tidak berwujud

(Intangible), yang tercakup dalam aktiva/kekayaan

atau harta kekayaan dari suatu instansi, organisasi,

badan usaha atau individu perorangan yang

mempunyai nilai ekonomis, komersial dan tukar.

2.6 Manajemen Aset

Manajemen Aset adalah suatu proses mulai

dari perencanaan sampai dengan penghapusan serta

monitoring terhadap aset selama umur penggunaannya

oleh suatu organisasi atau perusahaan. Secara umum,

manajemen aset baik di perusahaan maupun negara

meliputi aktivitas inti perencanaan (planning),

perolehan (acquisition), pemanfaatan (utilization), dan

penghapusan (disposal).

3. Analisis Dan Perancangan

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem dilakukan untuk mencari tahu

kekurangan yang menyebabkan permasalahan dari

sistem yang ada sekarang dengan tujuan membuat

sistem yang lebih baik dan mengurangi kekurangan

sistem.

3.1.1 Analisis Kelemahan Sistem

Dengan mengambil analisis dari sistem

manajemen aset yang berjalan saat ini dapat perinci

lagi kelemahan sistem dengan menggunakan analisis

PIECES Dari hasil analisis PIECES sistem ini

mengalami ketidakakuratan pada Information dan

Control.

3.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem

3.1.2.1 Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan Fungsional dibagi berdasarkan hak

akses pengguna, didalam sistem ada 2 pengguna yaitu

admin dan kepala camat.

3.1.2.2 Kebutuhan Non Fungsional

Kebutuhan non fungsional adalah analisis yang

berisi kebutuhan properti perilaku yang dimiliki oleh

sistem.

Tabel 3.l Kebutuhan Operasional

Processor Intel pentium 4 atau yang

setara atau bisa lebih

RAM Kapasitas minimal 512 MB

Harddisk 1 GB

Monitor Resolusi minimal 1280 x

768

Sistem Operasi Windows 2000

Windows XP

Windows Vista

3

Windows 7

Perangkat Lunak

Tambahan

Database Server (Microsoft

SQL Server 2000)

3.1.3 Analisis Kelayakan Sistem

3.1.3.1 Analisis Kelayakan Teknologi

Dari sisi teknologi sistem ini bisa dikatakan

layak, karena teknologi yang digunakan tersedia dalam

lingkungan sistem salah satunya adalah ketersediaan

aliran listrik.

3.1.3.2 Analisis Kelayakan Ekonomi

Dari hasil analisis kelayakan ekonomi, sistem

bisa dikatakan layak untuk dibuat.

3.1.3.3 Analisis Kelayakan Hukum

Sistem yang akan dibuat layak secara hukum

karena tidak melanggar dari pada hak cipta sesorang

dan peraturan hukum pemerintah.

3.1.3.4 Analisis Kelayakan Operasional

Sistem dapat dikatakan layak secara

operasional karena sistem ini dapat diajarkan dengan

dilakukan pelatihan secara personalitas.

4. Perancangan Sistem

4.1 Perancangan Proses

SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN ASET

PENGURUS BARANG

Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Barang

Laporan Perhitungan dan Fisik BarangKartu Inventarisasi Barang

Laporan Pemanfaatan (Peminjaman dan

Pengembalian)

Laporan Penghapusan

Laporan Pemeliharaan

Laporan Perawatan

Laporan Penerimaan

Data Angkutan

Data Aset

DataBangunan

Data Buku

Dat

a P

ener

iman

Dat

a P

eng

hap

usa

n

Dat

a P

eman

faat

an

Dat

a P

emel

ihar

aan

Dat

a P

eraw

atan

Data Peralatan

KEPALA CAMAT

Lap

ora

n P

ener

imaa

n d

an P

eng

elu

aran

Bar

ang

Lap

ora

n P

erh

itu

ng

an d

an F

isik

Bar

ang

Kar

tu I

nv

enta

risa

si B

aran

g

Lap

ora

n P

eman

faat

an (

Pem

inja

man

dan

Pen

gem

bal

ian

)

Lap

ora

n P

eng

hap

usa

n

Lap

ora

n P

emel

ihar

aan

Lap

ora

n P

eraw

atan

Lap

ora

n P

ener

imaa

n

Data Tanah

Dat

a S

ura

t

Data Ruang

Dat

a P

eng

gu

na

Dat

a P

ener

ima

Dat

a In

ven

tari

sasi

Dat

a P

eng

adaa

n

Dat

a P

emin

jam

Lap

ora

n P

eng

ecek

an

Laporan Pengecekan

Gambar 4.1 DFD

4.2 Perancangan Basis Data

Pengguna Pengadaan Penerimaan Aset

InventarisasiPemanfaatan Pengecekan Penghapusan

melakukan bila diterima

melakukan

Yang

diterima

melakukan melakukan melakukan

foto

telp

nmloginpass

jk

alamatnama

kodepengguna

hakakseskodepengadaan

tanggal

kodepenggunakodepenerima

Detail

pengadaan

ket

harga

jumlah

kodesubkel

kodegol

kodepengadaa

n

kodebidang

kodekel

kodesubsubkel

merk

Kodepengguna

kodepenerima kodetahun

nopenerimaanbuktipenerimaan

kodepengadaan

Detail

penerimaan

jumlahnopenerimaan

kodeaset

ket

kodesatuan

kodekondisi

kodegol

kodebidang

kodekelkodesubkel

kodesubsubkel

noregister

noaset

nama

kodelokasi

jumlah

kodetahun

harga

kodeasal

Detail

pemanfaatanDetail

pengecekan

Detail

penghapusan

kodeaset

kodepengguna

nopenerimaan Tanggal

noinventarisasi

kodepemanfaatan

kodeaset

keperluan

hasilpemanfaatan

kodekondisi

Tanggal

pemanfaatan

tanggalkembali

tanggalpinjam

Kodepinjam

ket

lebih

kurang

jumlahcek

noinventarisasi

noceknocek

tanggal

kodepengguna

nopenghapusan

noinventarisasi

alasan

nopenghapusan

tanggal

Perawatan

melakukanDetail

perawatan

noperawatan

tempat

biaya uraian

jenis

noinventarisasi

noperawatan tanggal

bukti

ket

kondisibalik

kodegol

kodepengguna

Gambar 4.2 ERD

4.3 Pembuatan Sistem

4.3.1 Antar Muka

Berikut hasil implementasi rancangan antar

muka menggunakan Visual Basic 6.0 adalah sebagai

berikut.

a. Form Login

Form login digunakan pengguna untuk dapat

menggunakan sistem sesuai dengan hak akses masing –

masing. Berikut adalah hasil implementasi

Gambar 4.3 Tampilan form login

Gambar 4. 4 Tampilan Form Kebutuhan Barang Unit

Gambar 4.5 Tampilan Laporan RKBU

4.3.2 Listing Program

Langkah awal adalah membuat form untuk

proses login. Proses login pada aplikasi membutuhkan

username / nama login dan password untuk dapat

masuk ke sistem nantinya. Script ini akan mengecek

kebenaran dari nama login dan password yang

dimaksukkan, dari nama login tersebut akan

memberikan hak akses untuk menggunakan sistem.

4

4.4 Uji Coba Sistem

4.4.1 White Box Testing

Gambar 4.4 White Box Testing

4.4.2 Instalasi Sistem

Langkah awal adalah klik dua kali pada icon

setup , lakukan isntalasi, dengan klik next, dan pastikan

direktori untuk menginstall benar yaitu di C:\Program

Files\ManjAset\.

4.4.3 Instalasi Database

Setelah aplikasi sudah selesai di install maka

langkah selanjutnya adalah menginstall database. Buka

Enterprise Manager lalu klik kanan pada database dan

pilih Attach Database.

4.4.4 Black Box testing

Gambar 4.4 Black Box Testing

5. Kesimpulan

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang penulis ambil setelah

aplikasi Sistem Informasi Manajemen Aset pada

Kantor Kecamatan Berbah ini selesai adalah sebagai

berikut :

1. Sistem Informasi Manajemen Aset pada

Kantor Kecamatan Berbah dapat dirancang

berbasis desktop menggunakan Visual Basic

6.0 dan Microsoft SQLServer 2000.

2. Dengan menggunakan Sistem Informasi

Manajemen Aset pada Kantor Kecamatan

Berbah dapat mengurangi kesalahan dan

kerancuan dalam penulisan data dan

mengurangi resiko kehilangan data saat

penyimpanan.

5.2 Saran

Dalam penelitian ini masih banyak terdapat

banyak kekurangan, dalam hal penulisan naksah

maupun pembuatan sistem. Sehingga untuk penelitian

selanjutnya diharapkan dapat mengembangkan lebih

baik lagi. Penulis memberikan saran :

1. Untuk kedepannya bisa menggunakan client-

server untuk bisa digunakan dibeberapa komputer

yang saling tersambung.

2. Sistem ini dapat di sambungkan dengan sistem

berbasis desktop lainnya.

3. Sistem ini berbatas pada barang inventaris

saja, dapat dikembangkan untuk barang habis

pakai.

Daftar Pustaka

[1] Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi,

Penerbit Andi, Yogyakarta.

[2] Hadinata, Acep. 2011. Bahan Ajar

Manajemen Aset, Sekolah Tinggi Akuntansi Negara,

Jakarta.

Biodata Penulis

Melany Mustika Dewi, memperoleh gelar Sarjana

Komputer(S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK

AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015.

Rum Muhamad Andri, Dosen STMIK Amikon

Yogyakarta..