ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ABSENSI DAN PENGGAJIAN PADA PT.

ASKES (PERSERO) KANTOR CABANG ENDE NUSA TENGGARA TIMUR

Stella Maria The

Bina Nusantara University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat, Telp : (+62-21)536969, 53696999, stellathe@yahoo.com

Yustininus Lobo

Bina Nusantara University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat, Telp : (+62-21)536969, 53696999, justyustlobo@yahoo.co.id

Jurike V. Moniaga

Bina Nusantara University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat, Telp : (+62-21)536969, 53696999

ABSTRAK

Tujuan Penelitian adalah untuk menganalisis, merancang, dan membangun sistem aplikasi absensi dan penggajian untuk mendukung proses kinerja pada perusahaan. Metode penelitian yang digunakan untuk pengumpulan data dilakukan dengan cara studi literatur (yakni mempelajari teori-teori yang ada pada buku pustaka sebagai pedoman untuk proses analisis dan pembuatan program aplikasi), Studi lapangan (yakni melakukan pengamatan dan mempelajari proses yang ada pada perusahaan serta mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk menganalisis masalah), Observasi sistem yang sedang berjalan, dan menyusun UML. Setelah melakukan analisis, didapat permasalahan pada sistem yang sedang berjalanpada perusahaan seperti, pemborosan yang terjadi pada kertas absensi dan sering terjadinya kesalahan pada perhitungan gaji karyawan. Hasil yang dicapai adalah penyelesaian aplikasi sistem absensi dan penggajian dapat membantu kinerja perusahaan dan menjawab permasalahan dari perusahaan tersebut. Simpulan yang dapat diambil adalah aplikasi yang dibuat dapat membantu perusahaan khususnya bagian personalia dan keuangan, dalam hal kegiatan absensi dan perhitungan gaji karyawan. Potensi manfaat aplikasi dapat ditingkatkan dengan dengan penyempurnaan dan penambahan fitur aplikasi. Implementasi dari aplikasi ini tidak membutuhkan investasi yang tinggi.(SY)

Kata Kunci : sistem absensi, sistem penggajian, perancangan, absensi

PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi yang sangat pesat saat ini merupakan kebutuhan setiap

instansi yang ingin terus berkembang untuk kemajuan masing-masing. Hal yang cukup penting

dalam suatu perusahaan salah satunya adalah sumber daya manusia. Sumber daya manusia

merupakan elemen penting dalam meningkatkan kinerja suatu perusahaan dan juga sebagai

penyangga utama dalam penggerak organisasi dalam usaha tujuan perusahaan, sehingga salah

satu cara untuk meningkatkan kinerja karyawan adalah dengan memberikan gaji yang sesuai

kepada setiap karyawan. Sistem penggajian yang baik dapat membantu pengguna dalam

mengumpulkan, menyimpan, dan mengolah data dengan baik dan dapat mempermudah proses

penggajian tersebut.

Untuk mendukung proses penggajian agar terhindar dari kecurangan atau

penyalahgunaan maka sangat perlu adanya pengendalian internal terhadap proses penggajian.

Namun, dengan seiringnya perjalanan waktu, semakin maju teknologi yang digunakan, semakin

pentingnya suatu software yang dapat mempermudah dalam operasional perusahaan. Sehingga,

perusahaan dapat menentukan besar gaji karyawan yang di terima pada akhir bulan.

Perusahaan harus memiliki pandangan tentang arah dan tujuan perkembangan teknologi

saat ini, mengimplementasikan serta dapat memahami dan membuat solusi untuk permasalahan

yang terjadi. Dipilihnya lingkungan PT.ASKES(Persero) Cabang Ende karena merupakan salah

satu perusahaan yang dapat dilakukan penelitian. PT. ASKES yang saat ini dijadikan sebuah

penelitian dengan maksud untuk mendapatkan masalah, menganalisa masalah serta merancang

sebuah sistem absensi dan penggajian karyawan yang baik pada perusahaan.

Pada saat melakukan wawancara, PT.ASKES(Persero) Cabang Ende menginginkan

suatu sistem absensi dan penggajian yang dapat mengurangi keterlambatan karyawan dan juga

dapat melakukan perhitungan gaji karyawan tiap bulan berdasarkan absensi harian. Absensi dan

penggajian sendiri merupakan pendorong untuk sebuah perusahaan, apabila perusahaan tersebut

menginginkan sebuah harmonisasi antara pekerja perusahaan. Karena tanpa adanya suatu sistem

absensi dan penggajian yang baik maka harmonisasi tidak akan tercipta dengan baik.

Sistem absensi pada PT. ASKES (Persero) Cabang Ende saat ini masih menggunakan

kertas absensi yaitu setiap karyawan yang akan melakukan absensi harus menandatangani kertas

absensi setiap jam masuk dan pulang kerja dan perhitungan pembayaran gaji dilakukan dengan

menggunakan microsoft excel. Sehingga, dibutuhkan suatu sistem baru yang dapat memperbaiki

sistem yang dipakai saat ini. PT ASKES (Persero) Cabang Ende merencanakan untuk

membangun suatu sistem informasi yang nantinya proses yang saat ini masih menggunakan

sistem yang lama dapat di perbaharui, juga data-data dan informasi yang diperlukan dapat

disimpan sedemikian rupa sehingga dapat dijadikan laporan atau rekapitulasi. Pembuatan

program sistem absensi dan penggajian karyawan pada PT.ASKES (Persero) cabang Ende ini

diharapkan akan dapat mendukung kinerja perusahaan secara menyeluruh.

METODE PENELITIAN

Metode yang digunakan adalah :

1. Metode Pengumpulan Data Teknik yang dilakukan untuk mendapatkan data antara lain : a. Metode Wawancara

Metode wawancara dilakukan terhadap pihak–pihak yang terkait untuk memperoleh informasi strategis mengenai sistem perpustakaan.

b. Metode Studi Pustaka Dalam laporan skripsi ini juga digunakan metode studi pustaka dengan menggunakan sumber – sumber seperti buku – buku panduan laporan skripsi yang berhubungan dengan topik ini sebagai landasan teori.

2. Metode Analisis Metode ini dilakukan antara lain : 1. Menganalisis hasil studi lapangan, wawancara langsung dengan kepala pustaka dan

survei atas sistem yang berjalan. 2. Identifikasi kebutuhan Informasi

3. Metode Perancangan

Dalam skripsi ini, metode perancangan yang digunakan adalah metode percangan terstruktur melalui tahapan : a. Pembuatan Usecase Diagram. b. Pembuatan Class Diagram. c. Pembuatan Sequence Diagram. d. Pembuatan Activity Diagram. e. Pembuatan Rancangan Layar.

Setelah mengetahui gambaran umum permasalahan serta menentukan usulan pemecahan masalah, maka selanjutnya adalah merancang aplikasi. Sebagai langkah pertama kita terlebih dahulu membuat usecase. Dengan membuat usecase maka kita akan mengetahui interaksi apa saja yang terjadi antara user dan sistem. Selanjutnya adalah merancang class diagram, sequence diagram, dan activity diagram. Hal ini berguna untuk melihat aliran fungsi – fungsi yang ada di dalam sistem. Setelah itu membuat kamus database yang akan digunakan untuk perancangan sistem yang akan dibuat. Setelah itu membuat

rancangan layar sebagai gambaran user interface dari aplikasi yang akan dibuat.

HASIL DAN BAHASAN

Berikut merupakan hasil perancangan berbasis web :

Keamanan

Permasalahan keamanan terjawab dengan adanya pembatasan hak akses antara admin

dengan pengguna lainnya, sehingga keamanan data dapat dijaga dari para pengguna yang

tidak berwenang.

Gambar 1 Login Personalia

Gambar 2 Login Keuangan

Gambar 3 Login Manager

Kemudahan User Dalam Melakukan Absensi

User dalam Hal ini adalah karyawan perusahaan yang melakukan absensi di permudah dengan hanya meng-input NIK yang dimiliki masing-masing karyawan aktif perusahaan

Gambar 4 Absensi Karyawan

Kemampuan Mengelola Data Karyawan, Data jabatan dan Lembur karyawan

Pengelolaan data karyawan dapat dilakukan dengan mudah. Pengelolaan data

karyawan dan jabatannya ini dapat dilakukan oleh admin, fitur ini membuat proses

pengelolaan data karyawan dan jabatan menjadi lebih terorganisir.

Gambar 5 Halaman Pengaturan aplikasi

Keterangan : Setelah melakukan login, admin personalia akan masuk pada halaman

pengaturan aplikasi, dimana pada halaman tersebut admin dapat mengatur jam masuk serta

pengumuman yang akan di sampaikan kepada seluruh karyawan.

Gambar 6 Halaman tambah data Karyawan

Keterangan : Pada sub menu tambah karyawan, admin personalia dapat

menambah data karyawan berupa Nomor Induk Karyawan (NIK), Jabatan, Nama,

Alamat, Telp, Jenis Kelamin, Gaji, dan Tanggal Lahir yang kemudian akan di simpan di

dalam data admin personalia.

Gambar 7 Halaman Mengisi data jabatan

Keterangan : Pada menu master data terdapat sub menu tambah jabatan dimana pada

halaman ini, admin personalia dapat melakukan pengisian data jabatan yang ada pada PT.

ASKES (Persero) Cab. Ende berupa nama jabatan dan besarnya tunjangan jabatan yang

diterima.

Gambar 8 : Halaman Melihat daftar karyawan

Keterangan : Pada sub menu lihat data karyawan, admin personalia dapat

melihat data karyawan yang telah diisi pada halaman form tambah data karyawan

berupa NIK, Nama Karyawan, Jabatan, Gaji Pokok, Status. Selain itu admin juga dapat

mengubah data-data karyawan yang telah diisi.

Gambar 9 Halaman Melihat Daftar Jabatan

Keterangan : Setelah melakukan pengisian jabatan, admin Personalia dapat

melihat nama jabatan dan tunjangan jabatan yang telah diisi pada menu master data

terus pilih jabatan kemudian pilih lihat jabatan yang akan menampilkan jabatan

berserta tunjangan jabatan yang diterima oleh karyawan. Selain itu, admin personalia

juga dapat mengubah atau mengedit nama jabatan dan tunjangan jabatan yang di terima

oleh karyawan yang bersangkutan.

Kemudahan Dalam Pengelolaan Data Absensi

Data absensi karyawan dapat tersimpan dengan baik yang disertakan dengan detail

yang lengkap seperti tanggal absensi, dan jam masuk dan jam keluar karyawan, sehingga

pencarian pada data absensi dapat dilakukan dengan mudah.

Gambar 10 Halaman tambah absensi karyawan

Keterangan : Pada halaman ini, admin personalia dapat melakukan penambahan

absensi karyawan yang sakit, izin, maupun alpa pada menu absensi kemudian pilih tambah

absensi.

Gambar 11 Halaman Daftar absensi harian karyawan

Keterangan : Admin personalia dapat melihat absensi harian karyawan pada

menu absensi kemudian pilih absensi harian dengan memasukkan tanggal yang ingin

dilihat, kemudian akan muncul tanggal, NIK, nama karyawan, jabatan, jam masuk, jam

keluar, serta keterangan.

Gambar 12 Halaman daftar absensi bulanan karyawan

Keterangan : Pada halaman ini, admin personalia dapat memasukkan bulan

absensi yang ingin dilihat kemudian akan muncul data-data karyawan berupa NIK, nama

karyawan, jabatan, terlambat, sakit, izin, pulang cepat, hadir, alpa dan lembur.

Kemudahan Dalam Perhitungan Gaji

Bagian keuangan dipermudah dalam melakukan perhitungan gaji karyawan, Hasil

perhitungan dapat disimpan dengan baik beserta detail perhitungan untuk dijadikan arsip

perusahaan dapat dilakukan cetak slip gaji untuk karyawan.

Gambar 13 Halaman pengaturan gaji karyawan

Keterangan : Setelah melakukan login, admin keuangan akan masuk pada form

pengaturan keuangan, dimana pada form tersebut admin dapat melakukan pengaturan

keuangan perusahaan dengan memasukkan besarnya tunjangan dan juga besar presentase

potongan berupa Tunjangan Daerah Terpencil, Transportasi, Lembur, THT, Jamsostek,

PPH, Korpri, dan Koperasi.

Gambar 14 : Halaman perhitungan gaji karyawan

Gambar 15 : Halaman Slip Gaji karyawan

Laporan Absensi, Penggajian dan Lembur

Laporan hasil absensi dan penggajian karyawan merupakan fitur penting dalam

menganalisa kinerja karyawan dan perusahaan. Adanya fitur cetak laporan memungkinkan

penilaian kinerja pegawai dan perusahaan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan mudah.

Gambar 16 : Halaman Laporan absensi karyawan

Gambar 17 Halaman Laporan pembayaran gaji

Gambar 18 : Halaman Laporan SPKL

Gambar 4.19 : Halaman Tambah SPPG

Gambar 20 : Halaman Verifikasi SPPG

SIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan hasil pengujian dan analisa yang telah di bahas pada bab sebelumnya maka dibuat suatu

kesimpulan dan mengajukan beberapa saran-saran yang berhubungan dengan pembahasan tersebut :

Simpulan

1. Dengan adanya aplikasi sistem informasi absensi dan penggajian yang sudah dibuat

diharapkan dapat membantu dan mempermudah pencarian data karyawan dan penggajian

bisa berjalan dengan lancar.

2. Aplikasi yang digunakan mempermudah dalam pencarian berkas yang digunakan dalam

melakukan pengabsenan dan penggajian.

3. Dengan adanya sistem informasi absensi dan penggajian maka akan mempermudah

dalam pembuatan laporan absensi dan penggajian.

4. Dengan adanya sistem informasi ini data tersebut tidak akan hilang karena sudah di

simpan kedalam database.

Saran

1. Menambahkan fitur-fitur lain di dalam data absensi dan penggajian yang terlibat dalam

sistem agar dapat mempermudah proses pelayanan Absensi dan Penggajian.

2. Tampilan program belum begitu bagus untuk perusahaan maka diperlukan perubahan

tampilan program.

3. Setelah dibuatnya sistem ini. Maka, diharapkan selalu melakukan maintenance sistem

sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan perusahaan.

REFERENSI

Ahmad, F., Baharom, F., Husni, M. (2012). www.ijcsi.org/papers/IJCSI-9-2-3-125-129.pdf

Connolly, T., & Begg, C. (2010). Database Systems A Practical Approach to Design,

Implementation, and Management. (5th edition). Boston: Pearson Education.

Darmayuda, Ketut. (2007). Program Aplikasi Client Server. Bandung : Informatika.

Kendall, Kenneth E., & Kendall, Julie E. (2005) System Analysis and Design.

(6th edition). New Jersey : Pearson Education

Khan, M.Ehmer. (2010). www.ijcsi.org/papers/7-3-1-11-16.pdf

Pressman, Roger S. (2010). Software Engineering A Preatitioner's Approach. (7th edition). New

York : McGraw-Hill.

Rob Allen, Nick Lo, Steven Brown. (2008). Zend Framework in Action. USA: Manning

Publications Co.

Sasankar, Ashish B., & Chavan, Vinay. (2011). www.ijcsi.org/papers/IJCSI-8-5-3-390- 399.pdf

Shneiderman, Ben., & Pleisant, Catherine. (2010). Designing the User Interface : Strategies for

Effective Human-Computer Interaction. USA : Pearson

Education.

Slamet Riyanto (2009). Membuat Web Portal Multi Bahasa Jomla 1.5X. Jakarta: PT Elex Media

Komputindo.

Tian, Jeff. (2008). Software Quality Engineering ; Testing, Qualiti Assurance, and Quantifiable

Improvement. New Jersey : John Wiley & Sons.

Welling, Luke., & Thomson, Laura. (2009). PHP and MySQL Web Development. (4th edition). USA :

Pearson Education.

Whitten, Jeffrey L., and Lonnie D. Bentley, (2007). Systems analysis and design methods, (7th edition)

MHHE. New York : McGraw-Hill.

Williams, Brian K., & Sawyer, Stacey C. (2007). Using Information Technology : Pengenalan Praktis

Dunia Komputer dan Komunikasi. (edisi 7). Klaten : Penerbit ANDI.

RIWAYAT PENULIS

Stella Maria The

Lahir di Kupang pada tanggal 5 Agustus 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2009 – 2013.

Yustininus Lobo

Lahir di Ende pada tanggal 10 Juni 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2009 – 2013.