TUGAS UTS

ANALISA PROSES

PENANGANAN PENUNDAAN (KETERLAMBATAN) PENGEMBALIAN BUKU

PADA PERPUSTAKAAN

Nama : Moh. Habibi

NIM : 10508656

Kelas : MI - 14

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

2009

DIAGRAM PROSES PENANGANAN PENUNDAAN PENGEMBALIAN BUKU PERPUSTAKAAN

PELANGGAN KOMPUTER KATALOG

PUSTAKAWAN KOMPUTER SIRKULASI

PIMPINAN PEMINJAM

YA

Mengisi buku

kunjungan

Mengecek

buku

Ada ?

Pinjam

buku

Tanya

pustakawan

Ada ?

Ada

keterlambatan

Cek

keterlambatan

Kurang 1

minggu ?

Biarkan

Telepon

peminjam

Kembalikan

buku dan

membayar

denda

Surat

Peringatan

Kembalikan ?

Terima buku

dan denda

Surat

Pencabutan Lapor ke

pimpinan

Surat

Peringatan

1 2

3

Surat

Pencabutan

SELE

SAI

TID

AK

TID

AK

TID

AK

TID

AK

YA YA

YA

Dikeluarkan

dari

keanggotaan

MU

LAI

Masukkan data

peminjaman

Data

peminjaman

Data

dimasukkan

Informasi denda

Keterangan :

- PELANGGAN

Pelanggan di sini diasumsikan sebagai orang (anggota perpustakaan) yang tidak

sedang meminjam buku dan baru akan meminjam buku pada perpustakaan.

- KOMPUTER KATALOG

Komputer katalog di sini diasumsikan sebagai komputer yang menyediakan

informasi daftar buku yang ada di perpustakaan. Selain itu, di komputer katalog ini

tersedia juga inforamsi mengenai kode buku, judul buku, pengarang buku, penerbit

buku, letak buku, dan lain-lain. Jadi, setiap pelanggan yang akan meminjam buku,

maka pelanggan terlebih dahulu mencari buku yang akan dipinjamnya di komputer

katalog ini. Komputer katalog ini tersambung dengan komputer sirkulasi, sehingga

pembaharuan data dilakukan secara otomatis saat terjadi peminjaman atau

pengembalian buku.

- PUSTAKAWAN

Pustakawan di sini diasumsikan sebagai pegawai perpustakaan yang menangani

masalah peminjaman dan pengembalian (sirkulasi) buku perpustakaan. Akan tetapi,

tidak menutup kemungkinan pelanggan menanyakan perihal keberadaan buku yang

dicarinya kepada pustakawan, karena terdapat kemungkinan buku yang dicari oleh

pelanggan tidak berada pada tempat (rak buku) yang benar, ataupun sedang dibaca

oleh pengunjung di perpustakaan.

- KOMPUTER SIRKULASI

Komputer yang digunakan oleh pustakawan (bag. Sirkulasi) untuk mencatat data

peminjaman buku. Data peminjaman tersebut mencakup kode buku, judul buku,

tanggal peminjaman dan tanggal pengembalian serta besarnya denda apabila terjadi

keterlambatan pengembalian buku.

- PIMPINAN

Pimpinan di sini diasumsikan sebagai orang yang mengatur kerja para pustakawan,

mengurus surat-surat yang berkaitan dengan keterlambatan pengembalia buku, dan

bertanggung jawab penuh terhadap seluruhan perpustakaan.

- PEMINJAM

Peminjam di sini diasumsikan sebagai orang (anggota perpustakaan) yang sedang

meminjam buku perpustakaan dan belum mengembalikannya.

DESKRIPSI DIAGRAM PROSES PENANGANAAN PENUNDAAN

PENGEMBALIAN BUKU PERPUSTAKAAN

1. Pelanggan yang akan meminjam buku masuk ke perpustakaan dan mengisi buku

kunjungan perpustakaan.

2. Pelanggan mengecek buku yang akan dipinjamnya di komputer katalog.

3. Jika buku yang dicari ada, maka pelanggan mengambil buku tersebut dan

membawanya ke pustakawan untuk dipinjam.

4. Pustakawan mencatat data peminjaman (seperti kode buku, judul buku, nomor

anggota, tanggal peminjaman, dan lain-lain) ke dalam komputer sirkulasi. Dan

pelanggan membawa pulang buku yang dipinjamnya. Proses selesai.

5. Jika buku yang dicari di komputer sirkulasi tidak ada, maka pelanggan akan

menanyakannya kepada pustakawan.

6. Jika buku yang dicari ada, maka selanjutnya pelanggan mengambil buku tersebut

dan membawanya kembali ke pustakawan untuk dipinjam.

7. Pustakawan mencatat data peminjaman (seperti kode buku, judul buku, nomor

anggota, tanggal peminjaman, dan lain-lain) ke dalam komputer sirkulasi. Dan

pelanggan membawa pulang buku yang dipinjamnya. Proses selesai.

8. Jika buku yang ditanyakan ke pustakawan tidak ada, maka dipastikan ada

keterlambatan (penundaan) pegembalian.

9. Pustakawan mengecek tentang keterlambatan tersebut di komputer sirkulasi.

10. Jika keterlambatan kurang dari waktu 1 minggu, maka dibiarkan hingga minggu

berikutnya. Karena diasumsikan 1 minggu adalah waktu yang masih bisa untuk

ditoleransi.

11. Jika keterlambatan lebih dari 1 minggu, maka pustakawan akan melaporkan

keterlambatan (laporan 1) tersebut kepada pimpinan.

12. Setelah menerima laporan keterlambatan (laporan 1), pimpinan akan menghubungi

peminjam melalui telepon untuk memberitahu keterlambatan tersebut pada

peminjam.

13. Jika peminjam mengembalikan buku yang sedang dipinjamnya, maka pada saat

pengembalian di perpustakaan, pustakawan akan memberitahu besarnya denda yang

harus dibayar oleh peminjam atas keterlambatan tersebut.

14. Setelah diberi tahu besarnya denda yang harus dibayar, selanjutnya peminjam

membayar uang sejumlah denda tersebut

15. Setelah itu, pustakawan menerima buku dan denda yang diberikan oleh peminjam

dan proses selesai.

16. Jika dalam jangka waktu 1 minggu setelah ditelepon, peminjam tidak

mengembalikan buku yang dipijamnya, maka pustakawan akan kembali melaporkan

keterlambatan (laporan 2) tersebut kepada pimpinan.

17. Setelah menerima laporan keterlambatan (laporan 2) dari pustakawan, selanjutnya

pimpinan mengirim Surat Peringatan kepada peminjam.

18. Jika peminjam mengembalikan buku yang dipinjamnya, maka pustakawan

memberitahu besarnya denda yang harus dibayar oleh peminjam atas keterlambatan

tersebut pada saat pengembalian.

19. Setelah diberi tahu besarnya denda yang harus dibayar, selanjutnya peminjam

membayar uang sejumlah denda tersebut

20. Setelah itu, pustakawan menerima buku dan denda yang diberikan oleh peminjam

dan proses selesai.

21. Jika dalam jangka waktu 1 minggu setelah diberi Surat Peringatan, peminjam tidak

juga mengembalikan buku yang dipijamnya, maka pustakawan akan kembali

melaporkan keterlambatan (laporan 3) tersebut kepada pimpinan.

22. Setelah menerima laporan keterlambatan (laporan 3) dari pustakawan, maka

selanjutnya pimpinan mengirim Surat Pencabutan kepada peminjam yang

memutuskan bahwa peminjam tidak lagi tercatat sebagai anggota perpustakaan.

23. Keanggotaan peminjam telah dicabut dan tidak dapat mendaftar kembali menjadi

anggota, walaupun setelah dikeluarkannya surat pecabutan peminjam

mengembalikan buku.

24. Jika ternyata buku yang dipinjam hilang, maka peminjam harus membuat surat

keterangan mengenai buku yang hilang tersebut dan membayar denda sebesar 3 kali

lipat dari harga buku yang hilang.