Management Needs :

Internal Audit’s Operational Approach

Oleh :

Kelompok 3

Fatia Rahmadini ( 1210532028 )

Gabriella Belliany (1210532032 )

Randua Meliantha Fawdy ( 121033015 )

2.1 INTERNAL AUDIT’S MANAGEMENT FOCUS

Dahulunya, tujuan dari misi audit internal masih cukup sempit dan lebih menekankan kebutuhan menengah kepada manajemen senior, seperti kepentingan financial controller yang mengontrol proses akuntansi. Seiring berjalannya waktu misi audit internal ini telah diperluas untuk mencakup dewan direksi, pemegang saham, semua tingkatan karyawan, pemerintah, dan masyarakat. Misi mengendalikan audit internal adalah adalah layanan untuk organisasi secara keseluruhan, termasuk mereka yang bertanggung jawab atas tata kelola perusahaan. Namun, misi yang dilakukan harus fokus terhadap manajemen internal yang kuat.

Dalam rangka untuk membantu manajemen, secara terus menerus audit internal harus berusaha untuk memahami kebutuhan manajemen, baik dari segi konsep umum maupun karakteristik unik dari organisasi tersebut. Auditor perlu memahami beberapa konsep umum dari teori manajemen dan prosesnya, bagaimana manajer menetapkan tujuan mereka, dan bagaimana mereka mengidentifikasi dan memecahkan masalah untuk mencapai tujuan perusahaan.

Semua auditor internal harus belajar untuk berpikir seperti manajemen dalam organisasi untuk membentuk hubungan kemitraan dan hubungan komunikasi. Auditor internal harus mampu mengembangkan tujuan dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut, layaknya seorang manajer. Auditor tidak memenuhi syarat untuk menjadi konselor manajemen jika mereka tidak dapat secara efektif mengelola operasi mereka sendiri. Auditor internal harus memberikan model yang dapat diamati dan diikuti oleh orang lain dalam organisasi. Dengan cara ini, auditor internal juga akan dipandang sebagai kandidat untuk posisi manajemen tingkat lain dalam organisasi mereka.

2.2 KONSEP AUDIT OPERASIONAL

Tujuan dari audit operasional, sebagaimana didefinisikan dalam "Pernyataan IIA Tanggung Jawab "standards1" : untuk membantu anggota organisasi dalam efektivitas pelaksanaan tanggung jawab mereka. Untuk mencapai hal ini, auditor internal harus menempatkan dirinya di posisi antara manajemen umum dan manajemen departemen untuk melihat hal-hal dari perspektif kedua manajemen tersebut dan untuk menyediakan layanan yang konstruktif dan dapat direkomendasikan kepada organisasi secara keseluruhan.

Ini dimulai dengan internal auditor mendapatkan pemahaman yang jelas tentang tujuan manajemen di beberapa departemen serta pengetahuan yang baik tentang operasi yang akan ditinjau. Ini menempatkan internal auditor dalam peran yang jauh berbeda dari akuntan publik auditor eksternal yang terutama berfokus pada laporan keuangan yang dipublikasikan organisasi dan standar audit keuangan yang mendukung.

Auditor internal secara teratur harus mengambil pendekatan operasional audit dan penilaian kinerja manajemen perusahaan. Manajer operasi bisnis akan lebih tertarik pada bidang-bidang seperti:

Saran untuk meningkatkan operasi di semua tingkatan untuk membantu manajer mencapai tujuan mereka.

Cara untuk mencapai hasil usaha, termasuk recalculations audit kinerja, dan dilaporkan kembali ke tingkat manajemen senior.

Dampak dari kebijakan keseluruhan organisasi, petunjuk, dan alokasi pada operasi sedang ditinjau.

Manajer di semua tingkatan melihat ke auditor internal untuk menilai operasi mereka dan membuat saran konstruktif. Audit internal memiliki tujuan tingkat tinggi melayani kebutuhan manajemen melalui konstruktif rekomendasi audit operasional.

2.3 MEMAHAMI DAN BEKERJA DENGAN MANAJER DAN MANAJEMEN

Dalam bentuk yang paling sederhana, manajemen menyajikan gambaran seseorang dalam mendapatkan pekerjaan yang diinginkan dan melakukannya dengan cara yang efektif. Konsep manajemen sering menunjukkan individu atau sekelompok individu yang berurusan dengan masalah besar dan rumit. Sebuah benang merah dari setiap kegiatan manajemen adalah pendekatan sistematis untuk mencapai beberapa tujuan organisasi atau kelompok yang ditetapkan.

Definisi kompak dan berguna bagi auditor internal adalah: Manajemen adalah proses pencapaian pemanfaatan sumber daya secara efektif. Definisi ini mengakui bahwa manajemen adalah proses aktif, yang berhubungan dengan manusia dan sumber daya lainnya, dan bahwa tujuan akhirnya adalah pemanfaatan yang efektif dari sumber daya tersebut.

Manajemen membutuhkan baik keterampilan pengambilan keputusan maupun kemampuan untuk menyelesaikan sesuatu dengan bantuan lainnya. Manajer harus memutuskan apa tujuan yang ingin dicapai dan memilih sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut. Proses manajemen ini dipecah menjadi beberapa bagian rinci di mana perlu dibuatnya suatu keputusan. Sementara teknologi dan praktik bisnis berubah, konsep manajemen yang baik umumnya tetap tak berubah.

Auditor internal yang efektif harus menjaga konsep-konsep ini ketika mengelola semua aspek dari fungsi audit internal , serta ketika mengevaluasi kontrol manajemen sebagai bagian dari proyek audit internal. Penjelasan lebih rinci tentang konsep manajemen tersebut meliputi:

Planning (perencanaan). Seorang manajer harus memutuskan apa yang perlu dilakukan dan mengatur tujuan jangka pendek dan jangka panjang untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk melakukan hal ini, manajer harus membuat nya atau usaha yang terbaik untuk memahami ekonomi, lingkungan sosial, dan politik di mana

organisasi akan beroperasi dan sumber daya yang tersedia untuk membuat rencana kerja.

Organizing. Dalam pengorganisasian, manajer harus memutuskan posisi yang akan diisi dan tugas dan tanggung jawab terkait. Koordinasi merupakan komponen penting dari pengorganisasian daripada fungsi manajemen itu sendiri

Staffing. Dalam pengorganisasian, manajer menetapkan deskripsi posisi, dan memutuskan keterampilan atau skill yang diperlukan untuk setiap posisi tersebut. Staffing merupakan fungsi yang mencoba untuk menemukan orang yang tepat untuk pekerjaan yang dibutuhkan setiap posisi tersebut. Sebuah organisasi sudah seharusnya memiliki struktur dan orang-orang yang tepat untuk mengisi posisi yang memiliki wewenangnya masing-masing. Kedua hal tersebut melanjutkan tugas manajemen karena adanya perubahan dalam planning dan tujuan sering memerlukan perubahan dalam organisasi .

Directing atau mengarahkan. Ini adalah proses yang sangat penting untuk memberikan bimbingan yang benar untuk orang-orang dalam organisasi. Karena sulit untuk memprediksi masalah dan peluang yang akan muncul dalam setiap aktivitas kerja sehari-hari, deskripsi posisi harus ditulis dalam istilah yang agak umum dan manajer selalu memberikan arahan. Manajer harus memastikan bahwa semua anggota tim menyadari atau mengetahui hasil yang diharapkan dalam setiap situasi, membantu untuk meningkatkan keterampilan, dan harus memberikan panduan tentang bagaimana dan kapan untuk melakukan tugas tertentu.

Controlling atau mengontrol. Prestasi kerja saat ini dipengaruhi oleh perubahan kondisi dan berbagai kemampuan manusia. Pengendalian adalah fungsi di mana manajer harus menentukan seberapa baik tugas yang telah selesai dilaksanakan, mengidentifikasi penyimpangan dari rencana, dan membuat perubahan untuk membawa tim kerja sejalan dengan tujuan keseluruhan. Meskipun kadang-kadang dianggap sebagai fungsi yang terpisah, pelaporan (reporting) juga perupakan unsur pengendalian. Laporan yang dibuat bertujuan agar manajer, serta yang lain, melihat apa yang terjadi dan menetukan perubahan arah jika diperlukan. Pengendalian merupakan wilayah audit internal.

Fungsi-fungsi ini berfokus pada aspek administrasi manajemen, dan audit internal untuk memeriksa di wilayah ini. Namun, manajer juga harus menjadi pemimpin dalam menggerakkan organisasi ke arah yang baru. Seperti Peter Drucker menulis dalam deskripsi klasik manajemen, "Mengelola bisnis tidak dapat birokrasi, seorang administrasi, atau bahkan pembuat kebijakan pekerjaan. Manajer harus menjadi kreatif dan inovatif.”

Berinovasi harus dianggap sebagai fungsi tambahan utama manajer. Fungsi kedua adalah mewakili organisasi di luar kelompok. Dan juga ada fungsi tambahan lain, tetapi mereka pada dasarnya subfunctions. Sebagai contoh, berkomunikasi sering dianggap sebagai bagian utama dari pekerjaan manajer. Kecuali manajer dapat berkomunikasi dengan staf, ide-ide penting dan konsep mungkin terlewatkan. Namun, mencapai komunikasi yang baik benar-benar bagian dari fungsi mengarahkan (directing) di mana manajer memastikan keberhasilan keseluruhan organisasi melalui komunikasi dengan bawahan.

Auditor internal harus selalu memiliki pemahaman yang baik tentang proses manajemen. Mereka bekerja dengan semua tingkat manajer pada tugas audit internal mereka dan harus mengelola proses dan kegiatan mereka sendiri.

2.4 ATRIBUT MANAJEMEN

Banyak organisasi di masa lalu sering terisolasi, dengan keterbatasan dalam komunikasi dan transportasi, dimana organisasi sekarang lebih beroperasi di lingkungan yang lebih rumit dan mendunia. Saat ini, kecepatan komunikasi dan faktor-faktor seperti internet meningkatkan kompleksitas lingkungan saat ini. Faktor lingkungan modern termasuk situasi ekonomi, pesaing, teknologi, politik, dan masalah sosial. Internal auditor harus memahami mengapa manajemen mengambil atau tidak mengambil beberapa tindakan. Misalnya, faktor ekonomi, termasuk dimensi dari keadaan dunia, dan ekonomi regional nasional, yang memiliki pengaruh besar pada sebuah organisasi.

Ketika berpikir tentang sebuah organisasi dan proses bisnis, internal auditor seharusnya meningkatkan serangkaian pertanyaan seperti: Siapa yang menggunakan produk ini dan mengapa? Seberapa kuat permintaan dalam hal kebutuhan lain? Di mana para pengguna produk? Apakah ada pesaing lain, produk atau jasa yang kompetitif? Ada juga faktor yang berhubungan dengan penyediaan produk atau jasa. Apa jenis fasilitas yang diperlukan dan jenis proses produksi yang terlibat? Apa persyaratan dalam hal modal, pengetahuan khusus, dan pemasaran? Dan, faktor yang berhubungan dengan permintaan dan penawaran harus dipertimbangkan dalam istilah atau apakah ada potensi keuntungan yang dapat diterima.

Selain faktor-faktor lingkungan, internal auditor juga perlu memahami atribut penting lainnya yang membantu untuk menentukan keseluruhan proses manajemen. Beberapa hal yang penting seperti hal berikut :

Ketergantungan pada orang (Dependence on People). orang adalah sumber daya yang paling penting yang harus dimanfaatkan manajer. Mereka penting dalam hal pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman, dan memiliki kepentingan yang unik yang jauh melampaui pertimbangan mereka. Seorang manajer yang efektif secara langsung tergantung pada orang-orang untuk melaksanakan rencana melalui tindakan definitif mereka. Dengan demikian, auditor internal harus memahami bagaimana orang, atau sumber daya manusia dari suatu organisasi, dapat beroperasi secara efektif untuk memberikan kontribusi maksimal terhadap pencapaian tujuan dan sasaran manajerial. Sumber daya manusia berkisar dari manajemen senior untuk staf pendukung dalam sebuah organisasi. Masing-masing memiliki kepentingan sendiri, motivasi, dan kebutuhan; manajemen perlu memahami faktor-faktor ini untuk memanfaatkan sumber daya manusia terbaik.

Fokus pada pengambilan keputusan (Focus on decision making). Tindakan manajerial berdasarkan pada berbagai jenis keputusan dengan beberapa tingkatan yang sangat tinggi, seperti baris baru utama bisnis (new line of business), sementara yang lain

berada pada tingkat yang relatif lebih rendah. Semua memiliki elemen umum dalam proses pengambilan keputusan sesuai dengan prinsip keputusan dan metodologi. Masalahnya harus diidentifikasi, alternatif dieksplorasi menggunakan semua informasi yang tersedia, dan keputusan yang dibuat pada tindakan yang akan dilakukan. Proses pengambilan keputusan ini serupa untuk manajer di semua tingkatan, dan berbeda karena besarnya masalah, besarnya informasi yang tersedia, alternatif keputusan yang tersedia, dan potensi risiko yang terkait dengan hasil keputusan.

Pengaruh Tingkat Risiko (effect of risk level). Ada risiko yang terkait dengan setiap keputusan manajemen. Jika keputusan yang salah dibuat, mungkin ada risiko terjadi peningkatan biaya yang terkait dengan keputusan yang salah, termasuk adanya sumber daya yang terbuang, kinerja berkurang di masa depan, atau adanya tindakan hukum bagi organisasi atau manajer yang memiliki tanggung jawab.

Management Is Judged by Results Apapun yang dilakukan oleh manajer biasanya dinilai berdasarkan bagaimana pengaruh action dari manager terhadap pencapaian tujuan perusahaan. Manajer mesti berfokus pada hasil akhir dari sebuah proses, bukan membiarkan sebuah proses berakhir dengan hasil yang tidak menentu.

Selalu akan ada faktor tidak tetap (variabel) dalam setiap keputusan yang diambil yang tidak bisa diprediksi atau dievaluasi. Akibatnya, manfaat dari keputusan manajerial yang spesifik sering menjadi kontroversi. Ketika kompetensi manajemen lebih sering dinilai berdasarkan hasil yang dicapai, hasil yang memuaskan sebenarnya sudah tercapai di situasi-situasi tertentu, yang mungkin akan lebih baik jika menggunakan pendekatan manajerial yang berbeda. Pada akhirnya, keunggulan manajemen dilihat dari kualitas hasil yang dicapai. Auditor harus tahu mengenai hal ini sebelum memahami kebutuhan manajemen. Jika manajemen ingin melakukan pencapaian terbaik untuk organisasi secara menyeluruh, auditor harus memberi dukungan terhadap hal tersebut.

Time Span for Appraising Results Penilaian terhadap manajemen berdasarkan hasil yang diperoleh menimbulkan banyak pertanyaan mengenai hasil spesifik seperti apakah yang akan dievaluasi. Di beberapa situasi, seorang manajer bisa memperlihatkan pencapaian jangka pendek seperti profitabilitas, namun ternyata profitabilitas tersebut diperoleh dengan mengorbankan profit jangka panjang organisasi. Misalnya, kualitas produk bisa dikorbankan untuk menghasilkan profit jangka pendek, namun hal ini akan berdampak pada kepuasan pelanggan, yang di masa depan tidak akan mau lagi membeli produk dari perusahaan kita.

Manajer yang baik mesti berpikir dalam konteks jangka panjang dan menahan godaan atas jalan pintas yang mungkin akan membahayakan potensial profit jangka panjang bagi perusahaan.

Ketika manajemen telah memahami faktor-faktor tersebut, maka akan jelas penilaiannya. Seringkali, penilaiannya bisa menjadi lebih sulit mengingat lamanya jangka waktu yang dibutuhkan untuk keputusan yang dibuat hari ini, hingga membuahkan hasil di masa yang akan datang. Manajer sering membuat perkiraan yang buruk mengenai hal ini dan

adakalanya manajer terlalu banyak berangan-angan. Di sisi lain, manajer lini pertama menolak konsekuensi jangka panjang karena mereka tidak akan terlibat secara langsung ketika hasil jangka panjang telah tercapai. Ada banyak cerita mengenai kejadian ini, dimana manajer berhasil melakukan pencapaian jangka pendek di sebuah unit dan akan dipromosikan atau keluar untuk masuk ke organisasi lainnya.

Auditor seringkali memainkan peran yang sangat penting dalam proses pengambilan keputusan jangka pendek atau jangka panjang tsb. Seorang internal auditor memeriksa secara berkala aktivitas operasional yang mungkin akan berdampak negatif terhadap jangka panjang organisasi meskipun jika dilihat dari dampak jangka pendeknya tidak begitu jelas. Melalui audit atas biaya manufaktur (termasuk perbandingan dengan periode yang sudah berlalu), auditor bisa menemukan bahwa substitusi dari bagian dengan biaya lebih murah bisa meningkatkan tingkat margin laba. Namun, jika auditor melakukan audit pada departemen pemasaran, auditor akan mendeteksi kenaikan tingkat ketidakpuasan pelanggan terhadap komponen low-cost yang diberikan. Auditor mesti menyampaikan situasi ini sebagai bahan pertimbangan untuk manajemen.

2.5 MANAJEMEN DAN INTERNAL AUDITOR

Semua konsep teori dan praktikal dari manajemen harus diterapkan pada situasi individual managerial dalam suatu cara untuk mengenali faktor yang unik berhubungan dengan hal tersebut. Dimana prinsip dan konsep dasar dari manajemen biasanya dapat digunakan pada semua situasi manajerial, tapi terkadang sulit untuk melihat bagaimana mereka menerapkannya pada situasi khusus tertentu. Auditor harus selalu mengingat konsep umum manajemen dalam pikirannya.

Auditor yang sukses perlu memiliki pemahaman umum terhadap konsep manajemen ini. Sementara beberapa dari pemahaman ini bisa berasal dari pelatihan saat kuliah yang didapatnya, itu harus juga datang dari pengungkapan untuk mengalami para manajer pada penugasan audit dalam perusahaan, atau dari kontak professional. Terakhir, hal itu bisa berasal dari program yang sedang berjalan dari pembelajaran sendiri para auditor.

Proses Audit-Perencanaan

Umpan balik atau tanggapan sebagai hasil dari komunikasi ini penting untuk lebih memahami kebutuhan manajemen. Auditor internal yang efektif akan mempresentasikan rencana tersebut kepada manajemen bersama dengan alasan mengapa proyek audit yang diberikan dijadwalkan atau ditangguhkan. Auditor kemudian harus meminta manajemen untuk memberikan beberapa wawasan tambahan pada proyek-proyek yang dijadwalkan serta mengkomunikasikan kebutuhan tambahan.

Membangun Saluran Komunikasi Efektif

Auditor internal juga harus terus-menerus menganggap diri mereka sebagai anggota tim manajemen. Hal ini mensyaratkan bahwa tingkat yang tepat dari departemen audit internal yang duduk di berbagai status dan penasehat pertemuan dalam organisasi.

Komunikasi Hasil Audit

Laporan audit yang merangkum temuan audit internal dan rekomendasi biasanya membutuhkan respon manajemen formal. Ini adalah cara lain untuk menerima masukan tentang kebutuhan manajemen. Auditor yang efektif juga dapat menggunakan laporan ini sebagai wahana komunikasi lebih lanjut untuk lebih memahami kebutuhan manajemen.

KEMITRAANPeran kemitraan yang efektif tersebut dapat dicapai dengan berbagai cara. Berikut ini adalah bahan penting dari program suara untuk mencapai hasil keinginan tersebut.

Auditor internal harus memberikan layanan dasar pelindung Audit tetapi, pada saat yang sama, membantu manajemen mencapai peningkatan keinginan.

Audit internal harus terus waspada untuk menggunakan sikap independen dari tanggung jawab operasional yang sebenarnya untuk mengidentifikasi, mengevaluasi, dan dukungan masalah kepentingan manajemen yang penting.

Kapasitas untuk menghadapi dengan cara persuasif dengan para manajer di semua tingkatan harus dilakukan bila memungkinkan.

Auditor harus menghindari godaan yang melekat untuk menggunakan kekuatan potensi mereka dengan manajemen dan auditee lainnya.

Internal audit strategis fokus pada pengendalian internal yang harus digunakan untuk analisis dan kajian berbagai bidang operasional.

Harus ada penghormatan yang diberikan setiap saat untuk tanggung jawab yang dimiliki manajer untuk hasil operasional.

Harus ada campuran dari tujuan audit pada tingkat operasional dengan kebutuhan untuk pengungkapan atas dalam kerangka keseluruhan kesejahteraan organisasi.