BAB IVStudi KasusAnalisis System

Oleh:

Devie Rosa Anamisa, S.Kom

Pokok Bahasan

Analisis situasi yang ada Studi kasus : PT. Pion Muda Surabaya

Tentang PT. Pion Muda

Didirikan pada tahun 1970 Bergerak dibidang produksi alat-alat elektronik Jumlah tenaga kerja saat ini : 250 orang Jumlah pelanggan : 2000 pelanggan Penjualan bersih tahun lalu : Rp. 950 juta Rata-rata order per hari : 200 order Produk yang dihasilkan : 250 jenis Bahan baku yang diperlukan ada 500 macam bahan

baku Jumlah pemasok suku cadang : 150 pemasok

Latar Belakang adanya Proyek (1)

Tingkat penjualan dalam nilai rupiah dari tahun ke tahun meningkat

Namun didapati adanya gejala permasalahan yaitu dalam 3 tahun terakhir tingkat pertumbuhan penjualan menurun dalam prosentase : Kenaikan penjualan tahun 2003 : 40% Kenaikan penjualan tahun 2004 : 30% Kenaikan penjualan tahun 2005 : 15%

Latar Belakang adanya Proyek (2)

Pihak manajemen puncak merencanakan pembuatan sistem informasi untuk mengatasi masalah yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian penjualan dan pemasaran tersebut.

Pihak manajemen proyek meminta kita untuk mengembangkan sistem informasi pengendalian penjualan dan pemasaran (proyek sistem informasi untuk pengendalian penjualan dan pemasaran)

Latar Belakang Adanya Proyek (3)

Sebenarnya ada beberapa proyek lain yang direncanakan oleh pihak manajemen selain proyek pengendalian penjualan dan pemasaran, yaitu:Proyek SI untuk pengendalian distribusiProyek SI untuk pengendalian produksiProyek SI untuk pengendalian keuanganProyek SI untuk pengendalian persediaan

Struktur Organisasi PT. Pion MudaStaff

Perencanaan Sistem

Manajer Sistem Informasi

KomitePengarah

ManajerPengembangan

Sistem

ManajerPengolahan

DataStruktur organisasi suatu perusahaan PT. Pion Muda yang mempunyai :staff perencanaan sistem, komite pengarah, departemen pengembangan sistem, dan departemen pengolahan data.Fungsi dari masing-masing bagan adalah:a. Staff perencanaan sistem : untuk melakukan perencanaan sistem berdasarkan

kebijakan sistem yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak. b. Departemen pengembang : sebagai pengganti jika staff perencanaan sistem

tidak ada dan untuk mengembangkan sistem sesuai dengan rencana yang telah dibuat oleh planning staff.

c. Departemen pengolah data : untuk mengoperasikan sistem yang telahdikembangkan oleh pengembang sistem.

d. Komite pengarah : menentukan proyek yang akan dikembangkan.

Bagan Alir Formulir

Bagan Alir Formulir PT. Pion Muda

Billing Gudang PengirimanLanggananOrder PenjualanLangganan

Start

OrderLangganan

fakturFaktur

Ditandatanganilanggan

an

Menerima Orderlangganan

Order langganan

Mempersiapkanorder penjualan

Orderpenjualan

Faktur

Pengevaluasian kredit

Orderpenjualan

Faktur danorder penjualandiarsipkan untuk

jatuh tempo

File fakturFile langganan

File order

Catat dijurnalpenjualan

JurnalPenjua

lan

Membuatringkasanpenjualan

Ringkasanpenjualan

Simpan dibukubesar

Mengambil barangdan mencatat di

kartu

Kartugudang

Mempersiapkandokumen

pengiriman

Orderpenjualan

Orderpenjualan

Orderpenjualan

Buku Besar

Masalah yang ada

Pelanggan seringkali mengeluh karena pelayanan yang kurang baik dan barang yang dikirim sering tidak sesuai dengan yang dipesan.

Banyak piutang tidak tertagih Pengendalian manajemen kurang efektif

Kebutuhan user (1)

Perlunya pengolahan data pelanggan, penjualan barang maupun data persediaan.

Adanya laporan order pelanggan per minggu sehingga manajer dapat mengevaluasi banyaknya order yang dilakukan pelanggan tiap harinya.

Adanya laporan back order sehingga manajer dapat mengevaluasi order langganan yang tidak dapat dipenuhi oleh perusahaan, sehingga perusahaan dapat melakukan tindakan perbaikan dimasa mendatang.

Adanya informasi tentang status kredit langganan tertentu yang bisa didapatkan dengan cepat.

Kebutuhan User (2)

Adanya laporan penjualan berdasarkan pelanggan sehingga manajer dapat mengevaluasi tingkat kenaikan dan penurunan order yang dilakukan oleh masing-masing pelanggan sehingga ia dapat menganalisa mengapa order yang dilakukan pelanggan menurun sehingga dapat dilakukan perbaikan untuk lebih meningkatkannya.

Adanya laporan penjualan berdasarkan daerah sehingga manajer dapat mengevaluasi tingkat kenaikan dan penurunan penjualan disuatu daerah sehingga ia dapat memberikan perhatian untuk daerah potensial yang tingkat penjualannya menurun serta dapat merencanakan penjualan untuk tahun-tahun mendatang.

Kebutuhan User (3)

Adanya laporan penjualan harian sehingga manajer dapat mengendalikan penjualan tiap harinya.

Adanya laporan penjualan per barang agar manajer dapat mengevaluasi barang-barang mana saja yang paling diminati oleh konsumen begitu pula sebaliknya sehingga dapat dianalisis mengapa terjadi demikian.

Devisi / Departemen yang terlibat

Bagian order penjualan Bagian Kredit Bagian Billing Divisi Gudang Departemen Pengiriman

Contoh Rencana Penugasan Penelitian

Lampiran Penugasan PenelitianUntuk Proyek : PT. Pion Muda Halaman : 01 dari 01

Nomor Proyek : PP-AK-03-06 Tanggal : / /

Sistem : Pengendalian Pemasaran Dibuat :

Tahap : Survei Disetujui :

Petugas Peneliti : Bpk. Salam HandokoTanggal Jam Lokasi Kegiatan Penelitian Orang yang dihubungi Ket

15-03-2006 09.00 Pengiriman Wawancara proses pembuatan dokumentasi pengiriman

Bpk. Maryono (staff)

16-03-2007 09.00 Bag.Kredit Observasi proses evaluasi kredit

Bpk. Amronald (manajer Kredit)

17-03-2008 09.00 Billing Observasi proses pembuatan faktur

Ibu Siska (staff)

Evaluasi

Buat rencana survei bersama kelompok anda dengan studi kasus anda

Dokumentasikan hasil survei anda dalam dokumen .doc untuk melengkapi tugas ke-1, dengan isi: Latar belakang proyek Permasalahan yang ada Bagan alir formulir Kebutuhan User Identifikasi departemen yang terlibat Rencana penugasan Penelitian

Referensi

Founier, roger, practical guide to structured system development and maintenance.

Hartono, jogiyanto, analisis dan desain, yogyakarta, andi offset, 2005.