Administrasi Dan Pengelolaan

download Administrasi Dan Pengelolaan

of 18

Transcript of Administrasi Dan Pengelolaan

  • 7/23/2019 Administrasi Dan Pengelolaan

    1/18

    ADMINISTRASI DAN PENGELOLAAN

    I. Struktur Organisasi Rumah Sakit Harapan Ibu

    Struktur Oraganisasu Rumah Sakit Harapan Ibu efektif berlaku............

    Organisasi Rumah Sakit Harapan Ibu dipimpin oleh Kepala Rumah Sakit dan

    Wakil Kepala Rumah Sakit dan Bendahara.

    Struktur Oranisasi Rumah Sakit Hapan Ibu tidak menutup kemungkinan

    untuk terjadinya perubahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan

    organisasi Rumah Sakit Harapan Ibu.

    Kepala Rumah Sakit wajib membuat renana jangka panjang berupaRencana

    Strategis 5 tahunyang memuat sasaran dan tujuan yang hendak diapai dalam

    waktu 5 tahun.Renstra sekurang ! kurangnya memuat "

    1. Evaluasi kinerja 5 tahun sebelumnya.

    2. Posisi Rumah Sakit saat ini.

    3. Asumsi yang igunakan alam menyusun Renstra.

    !. Peneta"an sasaran# strategis an "rogram kerja 5 tahunan.

    Struktur Organisasi Rumah Sakit Harapan Ibu digambarkan sebagai berikut "

    II. Bagan Organisasi Unit Rkam M!ik.

    STRU"TUR ORGANISASI INSTALASI RE"AM MEDI"

    Instalasi Rekam #edik Rumah Sakit Harapan Ibu dipimpin oleh Kepala Instalasi

    Rekam #edik yang membawahi $ penanggungjawab yaitu %enanggung jawab

    &dmission ' Registrasi dan %enanggung jawab #anagemam Rekam #edik.

    %enaggung jawab &dmission ' Registrasi membawahi $ pelayanan yaitu

    &dmission ( %enerimaan %asien Rawat Inap) dan Registrasi ( %enerimaan %asien

    Rawat *alan). #anagemen Rekam #edik membawahi + pelayanan yaitu

  • 7/23/2019 Administrasi Dan Pengelolaan

    2/18

    &ssembling ' Indeks Kode %enyakit, %enyimpanan dan %endistribusian Berkas

    Rekam #edis, Statistik ' %elaporan.

    Bagan Struktuk Organisasi Insta#asi Rkam M!ik !igambarkan sbagai

    brikut $

    III. Uraian Tugas.

    Instalasi Rekam #edik terdiri dari "

    -. Kepala Instalasi Rekam #edis

    $. %enanggung jawab &dmission ' Registrasi

    +. %enganggung jawab #anagemen Rekam #edis

    . Staff &dmission

    /. Staff Registrasi

    0. Staff &ssembling dan Indeks Kode %enyakit

    1. Staff %enyimpanan dan %endistribusian Rekam #edis

    2. Staff Statistik dan %elaporan

    3irektur %elayanan

    #anager %elayanan

    &ss. #en*ang#ed

    Ka. Instalasi R#

    %*. &dmission 'Registrasi

    %*. #anagemenRekam #edis

    %enerimaan

    %asien RI(&dmission)

    %enerimaan

    %asien R*(Registrasi)

    &ssembling '

    Indeks Kode%enyakit

    %enyimpanan

    ' 3istribusiR#

    Statistik '

    %elaporan

    Staff Staff

    Staff

    Staff

    Staff

    Staff

    StafStaff

    Staff

    Staff

  • 7/23/2019 Administrasi Dan Pengelolaan

    3/18

    A. "pa#a Insta#asi Rkam M!is

    4raian 5ugas "

    %enerimaan pasien

    %enatatan Rekam #edis

    %engelolaan data medis

    %enyimpanan berkas Rekam #edis

    %engembalian dan %endistribusian Rekam #edis

    #embuat dan menge6aluasi sistem penerimaan pasien rawat jalan dan

    rawat inap.

    #embuat dan menge6aluasi prosedur penatatan Rekam #edis

    #erenanakan dan menge6aluasi formulir Rekam #edis

    #erenanakan dan menge6aluasi sistem dan prosedur penyimpanan

    berkas Rekam #edis

    #erenanakan dan menge6aluasi sistem dan prosedur peminjaman dan

    pendistribusian Rekam #edis

    #erenanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi berkas

    Rekam #edis.

    #emeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis.

    #embuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah Sakit untuk

    kepentingan managemen maupun pihak lain yang berkepentingan.

    #embuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan tindakan

    operasi.

    #elaksanakan penilaian terhadap Rekam #edis in aktif untuk menilai

    berkas Rekam #edis bernilai guna atau tidak.

    #erenanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk

    penyelenggaraam Rekam #edis dirumah sakit.

    #embuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal uti dan libur.

    #embuat permintaan kebutuhan sember daya, &5K, &R5, kebutuhan

    lain untuk pelaksanakan kegiatan Instalasi Rekam #edis di Rumah

    Sakit Harapan Ibu.

    #embuat laporan intern dan ekstern rumah sakit seara berkala serta

    analisisnya.

  • 7/23/2019 Administrasi Dan Pengelolaan

    4/18

    #embuat uraian pekerjaan bagi bawahan.

    #engawasi terhadap pelaksanaan kegiatan.

    #emereiksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, rawat inap dan

    penunjang sebagai bahan pelaporan dan analisa.

    #enyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan instalasi rekam

    medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat

    diselesaikan oleh bawahan.

    #elaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau

    yang terkait dengan kegiatan Instalasi rekam #edis.

    B. Pnganggung %a&ab A!missi'n !an Rgistrasi

    4raian 5ugas "

    #enyusun sistem dan S%O sebagai pedoman kerja tentang "

    7 %enerimaan pasien

    7 %enatatan Identifikasi pasien

    7 %elayanan informasi kepada pengunjung pasien.

    #emberi petunjuk di lingkungan &dmission dan Registrasi sesuai

    dengan bidang tugasnya.

    $enyeliapelaksanaan kegiatan &dmission dan Registrasi serta

    menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.

    #emeriksa hasil kerja di lingkungan &dmission dan Registrasi

    berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.

    #emproses pengajuan uti petugas &dmission dan Registrasi dan

    pelaporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan.

    #emproses kebutuhan &5K, &R5 dan sarana lain.

    #engkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien

    #elaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan 8

    manangani bila terjadi penyimpangan 8 kasus yang terjadi pada

    kegiatan pendaftaran pasien.

    #embuat laporan kegiatan pelayanan &dmission dan Registrasi untuk

    kepentingan pelayanan &dmission dan Registrasi untuk kepentingan

    laporan instalasi rekam medis seara keseluruhan.

  • 7/23/2019 Administrasi Dan Pengelolaan

    5/18

    (. Pnanggung %a&ab Managmn Rkam M!is

    4raian tugas "

    #enyusun system dan S%O sebagai bahan pedoman kerja tentang "

    o &ssembling dan Indeks Kode %enyakit

    o %enyimpanan dan %endistribusian Rekam #edis

    o Statistik dan %elaporan

    2. #emberi petunjuk di lingkungan Rekam #edis sesuai dengan bidang

    tugasnya.

    3. #enyeliapelaksanaan kegiatan managemen Rekam #edis serta

    menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.

    !. #emeriksa hasil kerja di lingkungan #anagemen Rekam #edis

    berdasarkan hasil pemeriksaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.

    5. #emproses pengajuan uti petugas &dmission dan Registrasi dan

    laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan.

    %. #emproses kebutuhan &5K, &R5 dan sarana lain.

    &. #engkoordinir semua kegiatan penyelenggaraan Rekam #edis.

    '. #elaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan 8

    menangani bila terjadi pada penyelenggaraan Rekam #edis.

    (. #embuat laporan kinerja mutu pelayanan Rekam #edis untuk

    kepentingan laporan instalsi Rekam #edis seara keseluruhan.

    D. Sta)) A!missi'n

    4raian 5ugas "

    1. #enerima pendaftaran pasien rawat inap.

    2. #elakukan wawanara untuk memperoleh informasi kebutuhan

    pelayanan pasien raway inap.

    3. #engidntifikasi pengisian formulir identitas sosial.

    !. 9ntry data identitas sosial.

    5. #embuat slip pembayaran.%. #eminta berkas Rekam #edis pasien lama dari petugas

    penyimpanan.

    &. #engambil berkas Rekam #edis.

    '. #embuat laporan harian pendaftaran pasien rawat inap.

  • 7/23/2019 Administrasi Dan Pengelolaan

    6/18

    E. Sta)) Rgistrasi

    4raian 5ugas "

    1. #enerima pendaftaran pasien rawat jalan.

    2. #elakukan wawanara untuk memperoleh informasi kebutuhan

    pelayanan pasien raway jalan.

    3. #engidntifikasi pengisian formulir identitas sosial.

    !. 9ntry data identitas sosial.

    5. #embuat slip pembayaran

    %. #empersilahkan pasien ke poliklinik.

    &. #eminta berkas Rekam #edis pasien lama dari

    petugas penyimpanan.

    '. #engambil berkas Rekam #edis lama rak

    pengiriman.

    (. #engirim slip pembayaran dan Rekam #edis

    ke poliklinik tujuan pasien.

    1). #engembalikan rekam medis pasien rawat jalan

    yang sudah selesai digunakan ke manageman rekam medis.

    11. #embuat laporan harian pendaftaran pasien

    rawat jalan.

    12. #embuat laporan absensi dokter di istalasi

    rawat jalan.

    *. Sta)) Assmb#ing !an In!ks "'! Pn+akit

    4raian 5ugas"

    1. #elaksanakan kegiatan &ssembling dan Kode %enyakit yang

    meliputi"

    #enerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan dari

    penanggungjawab berkas rekam medis.

    #emeriksa kelengkapan isi berkas Rekam #edis.

    #unyusun berkas Rekam#edis sesuai urutan yang telah

    ditentukan.

    #elengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada setiap

    lembar berkas rekam medis.

  • 7/23/2019 Administrasi Dan Pengelolaan

    7/18

    #engkode diagnosa setiap berkas Rekam #edis pasien yang

    berobat.

    #engenrty kode penyakit.

    #enulis nomor dan nama pasien pada berkas Rekam #edis serta

    menempelkan stiker tahun kunjungan terakhir.

    #ensortir berkas Rekamk #edis berdasarkan nomor angka

    berurutan akhir.

    2. #emisahkan berkas Rekam #edis yang belum lengkap isinya dan

    diserahkan kepada penanggungjawab berkas Rekam #edis untuk

    dikirim kepada yang berhak 8 berkewajiban melengkapi isi berkas

    Rekam #edis tersebut.

    3. #enyusun dan menyiapkan berkas rekam medis baru rwawat jalan

    maupun rawat inap untuk petugas &dmission.

    !. #elaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan,

    menangani bila terjadi penyimpangan 8 kasus yang terjadi di kegiatan

    &ssembling dan kode penyakit pasien rawat jalan dan rawat inap.

    :. Sta)) Pn+impanan !an Pn!istribusian rkam M!is.

    4raian 5ugas "

    1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian bekas Rekam #edis

    meliputi "

    #enerima permintaan

    dan pendistribusian berkas Rekam #edis dari pendaftaran.

    #enyiapkan traer untuk

    berkas Rekam #edis sesuai dengan nomor berkas rekam medis

    yang diminta dengan menempatkan traer pada posisi Rekam

    #edis yang keluar.

    #enatat berkas Rekam

    #edis yang akan dikirim ke poliklinik atau ruang perawatandalam buku ekspedisi.

    #emberikan berkas

    Rekam #edis pasien yang diambil dari ruang penyimpanan ke

    pendaftaran untuk disiapkan berkasnya oleh petugas registrasi

  • 7/23/2019 Administrasi Dan Pengelolaan

    8/18

    maupun admission sebelum diantar ke ruang pemeriksaan maupun

    perawatan.

    #elaksanakan serah

    terima berkas rekam medis dengan petugas registrasi dan

    admission.

    #enerima berkas rekam

    medis rawat jalan yang sudah diantar oleh petugas registrasi dan

    administrasi rawat inap dari poliklinik..

    2. #enookan berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan

    buku ekspedisi.

    3. #emberikan berkas rekam medis yang baru diterima ke petugas

    &ssembling dan Indeks Kode %enyakit.

    !. #enerima berkas Rekam #edis dari petugas &ssembling dan Indeks

    Kode %enyakit untuk disortir menuruut dua angka akhir dan

    memasukan berkas kedalam rak penyimpanan sesuai nomor.

    5. #elayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dengan

    menggunakan bon peminjaman, menari dan mengantar berkas rekam

    medis yang diterima.

    %. #engontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam dengan

    menookan rekam medis yang kembali dengan bon peminjaman.

    &. #embuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali dalam

    waktu tertentu.

    '. #elaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan 8

    menangani bila terjadi penyimpangan 8 kasus yang terjadi di kegiatan

    penjajaran dan pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan atau

    rawat jalan.

    H. Sta)) Statistik !an P#ap'ran

    4raian 5ugas "

    -. #elaksanakan

    kegiatan statistik dan pelaporan uang meliputi "

    #enatat sensus harian sensus rawat jalan dan rawat inap

  • 7/23/2019 Administrasi Dan Pengelolaan

    9/18

    #engontrol kebenaran sensus harian sesuai dengan jumlah pasien

    yang sebenarnya.

    #erekap sensus harian rawat jalan berdasarkan spesialisasi dan

    dokter prakteknya.

    #erekap sensus harian rawat inap masuk dan keluar berdasarkan

    kelas, spesialisasi dan dokter yang merawat.

    #eminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan laporan

    kegiatan rumah sakit.

    #embuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan

    penunjang.

    ;aporan #orbiditas, #ortalitas dan trend penyakit.

    #embuat laporan ekstern ke 3epartement Kesehatan dan

    jajarannya.

    2. #enyediakan berkas Rekam #edis untuk kepentingan pengisian form

    asuransi, perusahaan rekaman, 6isum et repertum 8 pihak ketiga yang

    berhak.

    3. #engetik surat keterangan lain.

    !. #elaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.

    5. #embuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk kepentingan

    laporan unit Rekam #edis.

  • 7/23/2019 Administrasi Dan Pengelolaan

    10/18

    Surat "ttapan "PI RSU Harapan Ibu.

  • 7/23/2019 Administrasi Dan Pengelolaan

    11/18

    3itetapkan di %urbalingga

    %ada tanggal

    Kepala RS4 Harapan Ibu

    3r Hayati Istifadah.

    Pr'tap Pn!a)taran Pasin Ra&at %a#an

    Tu,uan" #elaksanakan tugas pendaftaran, pasien rawat jalan dan penunjang medis,

    meliputi penerimaan pasien, wawanara, memasukan (entry) data pasien, pengiriman slip

    pembayaran dan berkas R# ke poliklinik

    #emberikan informasi pelayanan #edis RS4 HI.

    Hasi# "r,a$

    -. %asien terdaftar pada masing ! masing unit pelayanan 8 pliklinik sesuai urutan.

    $. 3atabase pasien pada system komputerisasi.

    +. Slip %embayaran dan R# tersedia dan siap di unit pelayanan 8 poliklinik sebelum

    pasien di periksa.

    Bahan "r,a $

    -. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.

    $. *adwal praktek dokter dan daftar fasilitas RS4 HI

    +. @ormulir isian pasien.

    . 3aftar tarif yang berlaku.

    /. Ketentuan yang berkaitan dan penerimaan pasien baik umum, jamkesmas,

    jamsostek, %5

    Prangkat "r,a $

    -. %erangkat Komputer

  • 7/23/2019 Administrasi Dan Pengelolaan

    12/18

    $. &5K.

    Si)at %abatan $

    *abatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift Rumah sakir yaitu "

    Senin ! #inggu " *am A1.AA ! -.AA Shift I

    Senin #inggu " *am -.AA ! $-.AA Shift II

    Uraian Tugas.

    #enerima pendaftaran pasien rawat inap seara lengkap (nama,

    alamat, umur, no telpon).

    #elakukan wawanara dengan keluarga pasien untuk memperoleh

    informasi kebutuhan pelayanan pasien rawat inap.

    #engidentifikasi pengisian formulir identitas sosial

    9ntry data identitas sosial.

    #embuat slip pembayaran

    #empersilahklan pasien ke poliklinik.

    #eminta bwerkas R# pasien lama dari petugas penyimpanan.

    #engambil berkas R# lama dari rak pengiriman.

    #engirim slip pembayaran dan R# ke poloklinik tujuan pasien.

    #engembalikan R# pasien rawat jalan yang sudah selesai digunakan

    ke dalam rak R#.

    #embuat laporan dokter di instalasi rawat jalan.

  • 7/23/2019 Administrasi Dan Pengelolaan

    13/18

    PROTAP PENDA*TARAN PASIEN RI.

    Tu,uan $#elaksanakan tugas pendaftaran pasien rawat inap meliputi " %enerimaan

    pasien, wawanara dengan keluarga pasien.

    #emberikan informasi pelayanan medis RS4 HI.

    Hasi# "r,a $

    -. %asien terdaftar pada masing ! masing unit pelayanan 8 pliklinik sesuai urutan.

    $. 3atabase pasien pada system komputerisasi.

    +. %asien mendapatkan layanan informasi mengenai tarif kamar, dokter dll.

    Bahan "r,a $

    -. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.

    $. *adwal praktek dokter dan daftar fasilitas RS4 HI

    +. @ormulir isian pasien.

    . 3aftar tarif yang berlaku.

    /. Ketentuan yang berkaitan dan penerimaan pasien baik umum, jamkesmas,

    jamsostek, %5

    Prangkat "r,a $

    +. %erangkat Komputer

    . &5K.

  • 7/23/2019 Administrasi Dan Pengelolaan

    14/18

    Si)at %abatan $

    *abatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift Rumah sakir yaitu "

    Senin ! #inggu " *am A1.AA ! -.AA Shift I

    Senin 7 #inggu " *am -.AA ! $-.AA Shift II

    Senin ! #inggu " *am $-.AA ! A1.AA Shift III

    Uraian Tugas $

    #enerima pendaftaran pasien rawat inap seara lengkap (nama,

    alamat, umur, no telpon).

    #elakukan wawanara dengan keluarga pasien untuk memperoleh

    informasi kebutuhan pelayanan pasien rawat inap.

    #engidentifikasi pengisian formulir identitas sosial

    9ntry data identitas sosial.

    #enginformasikan kamar yang telah disiapkan.

  • 7/23/2019 Administrasi Dan Pengelolaan

    15/18

    S-P-

    Surat "putusan "pa#a RSU HI

  • 7/23/2019 Administrasi Dan Pengelolaan

    16/18

    . #enganalisa seara teratur isi komite Rekam #edik apakah informasi klinik

    sudah ukup fdalam aturan pasien.

    b. 3alam melakukan tugasnya panitia Komite R# bertanggungjawab kepada komite

    R#.

    Ketiga " Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dengan ketentuan akan

    dirubah apabila terdapat kekeliruan atau kesalahan dalam penetapan ini.

    3itetapkan di %urbalingga

    %ada tanggal

    Kepala RS4 Harapan Ibu

    3r Hayati Istifadah.

  • 7/23/2019 Administrasi Dan Pengelolaan

    17/18

    S-P

    Surat ketetapan RS4 HI

  • 7/23/2019 Administrasi Dan Pengelolaan

    18/18

    Ketetapan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan akan dirubah apabila

    terdapat kekeliruan atau kesalahan dalam penetapan ini.

    3itetapkan di %urbalingga

    %ada tanggal

    Kepala RS4 Harapan Ibu

    3r Hayati Istifadah.