Administrasi Dan Pengelolaan

7/23/2019 Administrasi Dan Pengelolaan

1/18

ADMINISTRASI DAN PENGELOLAAN

I. Struktur Organisasi Rumah Sakit Harapan Ibu

Struktur Oraganisasu Rumah Sakit Harapan Ibu efektif berlaku............

Organisasi Rumah Sakit Harapan Ibu dipimpin oleh Kepala Rumah Sakit dan

Wakil Kepala Rumah Sakit dan Bendahara.

Struktur Oranisasi Rumah Sakit Hapan Ibu tidak menutup kemungkinan

untuk terjadinya perubahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan

organisasi Rumah Sakit Harapan Ibu.

Kepala Rumah Sakit wajib membuat renana jangka panjang berupaRencana

Strategis 5 tahunyang memuat sasaran dan tujuan yang hendak diapai dalam

waktu 5 tahun.Renstra sekurang ! kurangnya memuat "

1. Evaluasi kinerja 5 tahun sebelumnya.

2. Posisi Rumah Sakit saat ini.

3. Asumsi yang igunakan alam menyusun Renstra.

!. Peneta"an sasaran# strategis an "rogram kerja 5 tahunan.

Struktur Organisasi Rumah Sakit Harapan Ibu digambarkan sebagai berikut "

II. Bagan Organisasi Unit Rkam M!ik.

STRU"TUR ORGANISASI INSTALASI RE"AM MEDI"

Instalasi Rekam #edik Rumah Sakit Harapan Ibu dipimpin oleh Kepala Instalasi

Rekam #edik yang membawahi $ penanggungjawab yaitu %enanggung jawab

&dmission ' Registrasi dan %enanggung jawab #anagemam Rekam #edik.

%enaggung jawab &dmission ' Registrasi membawahi $ pelayanan yaitu

&dmission ( %enerimaan %asien Rawat Inap) dan Registrasi ( %enerimaan %asien

Rawat *alan). #anagemen Rekam #edik membawahi + pelayanan yaitu


2/18

&ssembling ' Indeks Kode %enyakit, %enyimpanan dan %endistribusian Berkas

Rekam #edis, Statistik ' %elaporan.

Bagan Struktuk Organisasi Insta#asi Rkam M!ik !igambarkan sbagai

brikut $

III. Uraian Tugas.

Instalasi Rekam #edik terdiri dari "

-. Kepala Instalasi Rekam #edis

$. %enanggung jawab &dmission ' Registrasi

+. %enganggung jawab #anagemen Rekam #edis

. Staff &dmission

/. Staff Registrasi

0. Staff &ssembling dan Indeks Kode %enyakit

1. Staff %enyimpanan dan %endistribusian Rekam #edis

2. Staff Statistik dan %elaporan

3irektur %elayanan

#anager %elayanan

&ss. #en*ang#ed

Ka. Instalasi R#

%*. &dmission 'Registrasi

%*. #anagemenRekam #edis

%enerimaan

%asien RI(&dmission)

%enerimaan

%asien R*(Registrasi)

&ssembling '

Indeks Kode%enyakit

%enyimpanan

' 3istribusiR#

Statistik '

%elaporan

Staff Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

StafStaff

Staff

Staff


3/18

A. "pa#a Insta#asi Rkam M!is

4raian 5ugas "

%enerimaan pasien

%enatatan Rekam #edis

%engelolaan data medis

%enyimpanan berkas Rekam #edis

%engembalian dan %endistribusian Rekam #edis

#embuat dan menge6aluasi sistem penerimaan pasien rawat jalan dan

rawat inap.

#embuat dan menge6aluasi prosedur penatatan Rekam #edis

#erenanakan dan menge6aluasi formulir Rekam #edis

#erenanakan dan menge6aluasi sistem dan prosedur penyimpanan

berkas Rekam #edis

#erenanakan dan menge6aluasi sistem dan prosedur peminjaman dan

pendistribusian Rekam #edis

#erenanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi berkas

Rekam #edis.

#emeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis.

#embuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah Sakit untuk

kepentingan managemen maupun pihak lain yang berkepentingan.

#embuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan tindakan

operasi.

#elaksanakan penilaian terhadap Rekam #edis in aktif untuk menilai

berkas Rekam #edis bernilai guna atau tidak.

#erenanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk

penyelenggaraam Rekam #edis dirumah sakit.

#embuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal uti dan libur.

#embuat permintaan kebutuhan sember daya, &5K, &R5, kebutuhan

lain untuk pelaksanakan kegiatan Instalasi Rekam #edis di Rumah

Sakit Harapan Ibu.

#embuat laporan intern dan ekstern rumah sakit seara berkala serta

analisisnya.


4/18

#embuat uraian pekerjaan bagi bawahan.

#engawasi terhadap pelaksanaan kegiatan.

#emereiksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, rawat inap dan

penunjang sebagai bahan pelaporan dan analisa.

#enyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan instalasi rekam

medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat

diselesaikan oleh bawahan.

#elaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau

yang terkait dengan kegiatan Instalasi rekam #edis.

B. Pnganggung %a&ab A!missi'n !an Rgistrasi

4raian 5ugas "

#enyusun sistem dan S%O sebagai pedoman kerja tentang "

7 %enerimaan pasien

7 %enatatan Identifikasi pasien

7 %elayanan informasi kepada pengunjung pasien.

#emberi petunjuk di lingkungan &dmission dan Registrasi sesuai

dengan bidang tugasnya.

$enyeliapelaksanaan kegiatan &dmission dan Registrasi serta

menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.

#emeriksa hasil kerja di lingkungan &dmission dan Registrasi

berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.

#emproses pengajuan uti petugas &dmission dan Registrasi dan

pelaporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan.

#emproses kebutuhan &5K, &R5 dan sarana lain.

#engkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien

#elaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan 8

manangani bila terjadi penyimpangan 8 kasus yang terjadi pada

kegiatan pendaftaran pasien.

#embuat laporan kegiatan pelayanan &dmission dan Registrasi untuk

kepentingan pelayanan &dmission dan Registrasi untuk kepentingan

laporan instalasi rekam medis seara keseluruhan.


5/18

(. Pnanggung %a&ab Managmn Rkam M!is

4raian tugas "

#enyusun system dan S%O sebagai bahan pedoman kerja tentang "

o &ssembling dan Indeks Kode %enyakit

o %enyimpanan dan %endistribusian Rekam #edis

o Statistik dan %elaporan

2. #emberi petunjuk di lingkungan Rekam #edis sesuai dengan bidang

tugasnya.

3. #enyeliapelaksanaan kegiatan managemen Rekam #edis serta

menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.

!. #emeriksa hasil kerja di lingkungan #anagemen Rekam #edis

berdasarkan hasil pemeriksaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.

5. #emproses pengajuan uti petugas &dmission dan Registrasi dan

laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan.

%. #emproses kebutuhan &5K, &R5 dan sarana lain.

&. #engkoordinir semua kegiatan penyelenggaraan Rekam #edis.

'. #elaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan 8

menangani bila terjadi pada penyelenggaraan Rekam #edis.

(. #embuat laporan kinerja mutu pelayanan Rekam #edis untuk

kepentingan laporan instalsi Rekam #edis seara keseluruhan.

D. Sta)) A!missi'n

4raian 5ugas "

1. #enerima pendaftaran pasien rawat inap.

2. #elakukan wawanara untuk memperoleh informasi kebutuhan

pelayanan pasien raway inap.

3. #engidntifikasi pengisian formulir identitas sosial.

!. 9ntry data identitas sosial.

5. #embuat slip pembayaran.%. #eminta berkas Rekam #edis pasien lama dari petugas

penyimpanan.

&. #engambil berkas Rekam #edis.

'. #embuat laporan harian pendaftaran pasien rawat inap.


6/18

E. Sta)) Rgistrasi

4raian 5ugas "

1. #enerima pendaftaran pasien rawat jalan.

2. #elakukan wawanara untuk memperoleh informasi kebutuhan

pelayanan pasien raway jalan.

3. #engidntifikasi pengisian formulir identitas sosial.

!. 9ntry data identitas sosial.

5. #embuat slip pembayaran

%. #empersilahkan pasien ke poliklinik.

&. #eminta berkas Rekam #edis pasien lama dari

petugas penyimpanan.

'. #engambil berkas Rekam #edis lama rak

pengiriman.

(. #engirim slip pembayaran dan Rekam #edis

ke poliklinik tujuan pasien.

1). #engembalikan rekam medis pasien rawat jalan

yang sudah selesai digunakan ke manageman rekam medis.

11. #embuat laporan harian pendaftaran pasien

rawat jalan.

12. #embuat laporan absensi dokter di istalasi

rawat jalan.

*. Sta)) Assmb#ing !an In!ks "'! Pn+akit

4raian 5ugas"

1. #elaksanakan kegiatan &ssembling dan Kode %enyakit yang

meliputi"

#enerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan dari

penanggungjawab berkas rekam medis.

#emeriksa kelengkapan isi berkas Rekam #edis.

#unyusun berkas Rekam#edis sesuai urutan yang telah

ditentukan.

#elengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada setiap

lembar berkas rekam medis.


7/18

#engkode diagnosa setiap berkas Rekam #edis pasien yang

berobat.

#engenrty kode penyakit.

#enulis nomor dan nama pasien pada berkas Rekam #edis serta

menempelkan stiker tahun kunjungan terakhir.

#ensortir berkas Rekamk #edis berdasarkan nomor angka

berurutan akhir.

2. #emisahkan berkas Rekam #edis yang belum lengkap isinya dan

diserahkan kepada penanggungjawab berkas Rekam #edis untuk

dikirim kepada yang berhak 8 berkewajiban melengkapi isi berkas

Rekam #edis tersebut.

3. #enyusun dan menyiapkan berkas rekam medis baru rwawat jalan

maupun rawat inap untuk petugas &dmission.

!. #elaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan,

menangani bila terjadi penyimpangan 8 kasus yang terjadi di kegiatan

&ssembling dan kode penyakit pasien rawat jalan dan rawat inap.

:. Sta)) Pn+impanan !an Pn!istribusian rkam M!is.

4raian 5ugas "

1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian bekas Rekam #edis

meliputi "

#enerima permintaan

dan pendistribusian berkas Rekam #edis dari pendaftaran.

#enyiapkan traer untuk

berkas Rekam #edis sesuai dengan nomor berkas rekam medis

yang diminta dengan menempatkan traer pada posisi Rekam

#edis yang keluar.

#enatat berkas Rekam

#edis yang akan dikirim ke poliklinik atau ruang perawatandalam buku ekspedisi.

#emberikan berkas

Rekam #edis pasien yang diambil dari ruang penyimpanan ke

pendaftaran untuk disiapkan berkasnya oleh petugas registrasi


8/18

maupun admission sebelum diantar ke ruang pemeriksaan maupun

perawatan.

#elaksanakan serah

terima berkas rekam medis dengan petugas registrasi dan

admission.

#enerima berkas rekam

medis rawat jalan yang sudah diantar oleh petugas registrasi dan

administrasi rawat inap dari poliklinik..

2. #enookan berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan

buku ekspedisi.

3. #emberikan berkas rekam medis yang baru diterima ke petugas

&ssembling dan Indeks Kode %enyakit.

!. #enerima berkas Rekam #edis dari petugas &ssembling dan Indeks

Kode %enyakit untuk disortir menuruut dua angka akhir dan

memasukan berkas kedalam rak penyimpanan sesuai nomor.

5. #elayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dengan

menggunakan bon peminjaman, menari dan mengantar berkas rekam

medis yang diterima.

%. #engontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam dengan

menookan rekam medis yang kembali dengan bon peminjaman.

&. #embuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali dalam

waktu tertentu.

'. #elaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan 8

menangani bila terjadi penyimpangan 8 kasus yang terjadi di kegiatan

penjajaran dan pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan atau

rawat jalan.

H. Sta)) Statistik !an P#ap'ran

4raian 5ugas "

-. #elaksanakan

kegiatan statistik dan pelaporan uang meliputi "

#enatat sensus harian sensus rawat jalan dan rawat inap


9/18

#engontrol kebenaran sensus harian sesuai dengan jumlah pasien

yang sebenarnya.

#erekap sensus harian rawat jalan berdasarkan spesialisasi dan

dokter prakteknya.

#erekap sensus harian rawat inap masuk dan keluar berdasarkan

kelas, spesialisasi dan dokter yang merawat.

#eminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan laporan

kegiatan rumah sakit.

#embuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan

penunjang.

;aporan #orbiditas, #ortalitas dan trend penyakit.

#embuat laporan ekstern ke 3epartement Kesehatan dan

jajarannya.

2. #enyediakan berkas Rekam #edis untuk kepentingan pengisian form

asuransi, perusahaan rekaman, 6isum et repertum 8 pihak ketiga yang

berhak.

3. #engetik surat keterangan lain.

!. #elaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.

5. #embuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk kepentingan

laporan unit Rekam #edis.


10/18

Surat "ttapan "PI RSU Harapan Ibu.


11/18

3itetapkan di %urbalingga

%ada tanggal

Kepala RS4 Harapan Ibu

3r Hayati Istifadah.

Pr'tap Pn!a)taran Pasin Ra&at %a#an

Tu,uan" #elaksanakan tugas pendaftaran, pasien rawat jalan dan penunjang medis,

meliputi penerimaan pasien, wawanara, memasukan (entry) data pasien, pengiriman slip

pembayaran dan berkas R# ke poliklinik

#emberikan informasi pelayanan #edis RS4 HI.

Hasi# "r,a$

-. %asien terdaftar pada masing ! masing unit pelayanan 8 pliklinik sesuai urutan.

$. 3atabase pasien pada system komputerisasi.

+. Slip %embayaran dan R# tersedia dan siap di unit pelayanan 8 poliklinik sebelum

pasien di periksa.

Bahan "r,a $

-. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.

$. *adwal praktek dokter dan daftar fasilitas RS4 HI

+. @ormulir isian pasien.

. 3aftar tarif yang berlaku.

/. Ketentuan yang berkaitan dan penerimaan pasien baik umum, jamkesmas,

jamsostek, %5

Prangkat "r,a $

-. %erangkat Komputer


12/18

$. &5K.

Si)at %abatan $

*abatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift Rumah sakir yaitu "

Senin ! #inggu " *am A1.AA ! -.AA Shift I

Senin #inggu " *am -.AA ! $-.AA Shift II

Uraian Tugas.

#enerima pendaftaran pasien rawat inap seara lengkap (nama,

alamat, umur, no telpon).

#elakukan wawanara dengan keluarga pasien untuk memperoleh

informasi kebutuhan pelayanan pasien rawat inap.

#engidentifikasi pengisian formulir identitas sosial

9ntry data identitas sosial.

#embuat slip pembayaran

#empersilahklan pasien ke poliklinik.

#eminta bwerkas R# pasien lama dari petugas penyimpanan.

#engambil berkas R# lama dari rak pengiriman.

#engirim slip pembayaran dan R# ke poloklinik tujuan pasien.

#engembalikan R# pasien rawat jalan yang sudah selesai digunakan

ke dalam rak R#.

#embuat laporan dokter di instalasi rawat jalan.


13/18

PROTAP PENDA*TARAN PASIEN RI.

Tu,uan $#elaksanakan tugas pendaftaran pasien rawat inap meliputi " %enerimaan

pasien, wawanara dengan keluarga pasien.

#emberikan informasi pelayanan medis RS4 HI.

Hasi# "r,a $

-. %asien terdaftar pada masing ! masing unit pelayanan 8 pliklinik sesuai urutan.

$. 3atabase pasien pada system komputerisasi.

+. %asien mendapatkan layanan informasi mengenai tarif kamar, dokter dll.

Bahan "r,a $

-. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.

$. *adwal praktek dokter dan daftar fasilitas RS4 HI

+. @ormulir isian pasien.

. 3aftar tarif yang berlaku.

/. Ketentuan yang berkaitan dan penerimaan pasien baik umum, jamkesmas,

jamsostek, %5

Prangkat "r,a $

+. %erangkat Komputer

. &5K.


14/18

Si)at %abatan $

*abatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift Rumah sakir yaitu "

Senin ! #inggu " *am A1.AA ! -.AA Shift I

Senin 7 #inggu " *am -.AA ! $-.AA Shift II

Senin ! #inggu " *am $-.AA ! A1.AA Shift III

Uraian Tugas $

#enerima pendaftaran pasien rawat inap seara lengkap (nama,

alamat, umur, no telpon).

#elakukan wawanara dengan keluarga pasien untuk memperoleh

informasi kebutuhan pelayanan pasien rawat inap.

#engidentifikasi pengisian formulir identitas sosial

9ntry data identitas sosial.

#enginformasikan kamar yang telah disiapkan.


15/18

S-P-

Surat "putusan "pa#a RSU HI


16/18

. #enganalisa seara teratur isi komite Rekam #edik apakah informasi klinik

sudah ukup fdalam aturan pasien.

b. 3alam melakukan tugasnya panitia Komite R# bertanggungjawab kepada komite

R#.

Ketiga " Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dengan ketentuan akan

dirubah apabila terdapat kekeliruan atau kesalahan dalam penetapan ini.


%ada tanggal




17/18

S-P

Surat ketetapan RS4 HI


18/18

Ketetapan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan akan dirubah apabila

terdapat kekeliruan atau kesalahan dalam penetapan ini.


%ada tanggal



Administrasi Dan Pengelolaan

Documents

Transcript of Administrasi Dan Pengelolaan