PENGGUNAAN SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN SIPUS

DALAM PELAYANAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN

FISIPOL UGM YOGYAKARTA

LAPORAN TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan

Program Studi Ilmu Perpustakaan DIII

Fakultas Adab dan Ilmu Budaya

Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta

Oleh:

Arjun Naim

15130019

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DIII

FAKULTAS ADAB DAN ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

SUNAN KALIJAGA

YOGYAKARTA

2018

ii

ABSTRAK

PENGGUNAAN SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN SIPUS

DALAM PELAYANAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN

FISIPOL UGM YOGYAKARTA

Oleh:

ARJUN NAIM

15130019

Perkembangan teknologi sangat mempengaruhi di segala bidang, tak

terkecuali perpustakaan. Perpustakaan memasukkan teknologi ke layanan nya atau

yang bisa kita sebut dengan otomasi perpustakaan. Otomasi perpustakaan di

Indonesia sudah berkembang dengan sangat cepat. Sekarang perpustakaan-

perpustakaan di Indonesia sudah banyak yang mengaplikasikan sistem otomasi ini,

baik dari perpustakaan sekolah sampai perpustakaan perguruan tinggi.

Perpustakaan Fisipol UGM sebagai perpustakaan perguruan tinggi menerapkan

sistem otomasi perpustakaan SIPUS. Sistem otomasi SIPUS sudah mencakup

semua layanan yang ada di perpustakaan FISIPOL UGM, salah satunya layanan

sirkulasi. Layanan sirkulasi adalah layanan yang paling menonjol dari semua

layanan yang ada di perpustakaan dan layanan ini adalah layanan yang paling

dekat dengan pemustaka.

Kata kunci: Otomasi Perpustakaan, Layanan Sirkulasi, SIPUS.

iii

iv

vi

MOTO

Teknologi hanyalah alat. Namun, untuk

menjadikan anak-anak bisa saling bekerjasama

dan termotivasi, guru adalah yang paling

penting.

(Bill Gates, Pengusaha & Pendiri Microsoft)

Guru yang baik adalah guru yang bisa

memahami keinginan murid nya, bukan

memaksakan kehendaknya

(Anonymous)

vii

PERSEMBAHAN

Dengan mengucap rasa syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan

rahmat dan hidayahnya, maka karya kecil ini saya persembahkan untuk:

Kedua orang tua saya,

Bapak Masrur dan Ibu Trisnaningsih

Yang selalu memberikan dukungan baik melalui Doa, Perjuangan dan

pengorbanannya yang tak terkira besar nya...

Almamater tercinta UIN Sunan Kalijaga,

yang telah memberikan pengalaman dan cerita nya dalam kehidupan ini...

viii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirobbil ‘alamin. Penulis panjatkan puji dan syukur kehadirat

Allah SWT atas rahmat, hidayah serta inayah-Nya kepada penulis sehingga

penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir (TA) ini.

Penyusunan tugas akhir dengan judul “ PENGGUNAAN SISTEM

OTOMASI PERPUSTAKAAN SIPUS DALAM PELAYANAN SIRKULASI

DI PERPUSTAKAAN FISIPOL UGM YOGYAKARTA“ ini disusun sebagai

syarat kelulusan program studi Ilmu Perpustakaan D III di Fakultas Adab dan

Ilmu Budaya Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga.

Dalam penyusunan tugas akhir ini tentu penulis mendapatkan bimbingan,

arahan dan koreksi dari berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak

langsung, sehingga penyusunan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.

Untuk itu rasa terimakasih penulis sampaikan kepada:

1. Prof. Dr. Alwan Khoiri, MA, selaku Dekan Fakultas Adab dan Ilmu

Budaya Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga.

2. Djazim Rohmadi, M.Si., selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan

Fakultas Adab dan Ilmu Budaya UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dan

Dosen Pembimbing Lapangan(DPL).

3. Puji Lestari, M.Kom, selaku Dosen Pembimbing Akademik (DPA).

4. Yuli Hesti Wahyuningsih, SIP., selaku Koordinator Perpustakaan Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.

5. Seluruh pustakawan, staf perpustakaan dan warga Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Gadjah Mada Yogyakarta yang telah

membantu dalam proses penyusunan laporan ini, terutama Pak Budi, Pak

Heri, Pak Ranto, Pak sarjono, Bu Yuli, Mas Candra, Mbak nur dan Mas

Didik.

ix

6. Teman-teman Part-Time Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Gadjah Mada Yogyakarta, yaitu ada Nurul, Sheli,

Norma dan Widya.

7. Bapak dan Ibu dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan

Ilmu Budaya Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta yang

telah memberikan ilmunya.

8. Teman-teman Program Studi Ilmu Perpustakaan DIII Universitas Islam

Negeri Sunan Kalijaga 2015 yang selalu memberi semangat dan dukungan

nya, dan

9. Semua pihak yang telah membantu kegiatan penulis selama melaksanakan

kegiatan Praktik Kerja Lapangan ini.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih banyak kekurangannya,

baik dari segi penulisan maupun dari segi isi-nya. Penulis berharap tugas akhir ini

dapat bermanfaat bagi semua pihak. Kritik dan saran yang membangun dari

semua pihak sangat penulis harapkan untuk bahan evaluasi pada kesempatan yang

akan datang.

Yogyakarta, 03 April 2018

Penulis

x

DAFTAR ISI

Halaman

JUDUL ............................................................................................................ i

ABSTRAK ..................................................................................................... ii

PERNYATAAN ............................................................................................ iii

NOTA DINAS .............................................................................................. iv

PENGESAHAN ............................................................................................. v

MOTO ........................................................................................................... vi

PERSEMBAHAN ........................................................................................ vii

KATA PENGANTAR ............................................................................... viii

DAFTAR ISI .................................................................................................. x

DAFTAR GAMBAR .................................................................................. xiv

DAFTAR TABEL ........................................................................................ xv

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................... xvi

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ....................................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah .................................................................................. 3

1.3 Tujuan dan Manfaat ............................................................................... 3

1.3.1 Tujuan ................................................................................................. 3

1.3.2 Manfaat ............................................................................................... 3

1.4 Sistematika Laporan ............................................................................... 3

xi

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Perpustakaan ........................................................................ 5

2.1.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi .......................................................... 5

2.2 Pengertian Sistem ................................................................................... 6

2.3 Pengertian Otomasi Perpustakaan .......................................................... 6

2.4 Sistem Informasi Perpustakaan(SIPUS) ................................................ 6

2.5 Pengertian Pelayanan ............................................................................. 8

2.5.1 Layanan Sirkulasi ................................................................................ 9

2.5.2 Tugas-tugas Layanan Sirkulasi ........................................................... 9

BAB III METODE PENELITIAN

3.1 Metode Penelitian................................................................................. 11

3.2 Waktu dan Tempat Penelitian .............................................................. 11

3.3 Subjek dan Objek Penelitian ................................................................ 11

3.4 Teknik Pengumpulan Data ................................................................... 11

3.4.1 Observasi ........................................................................................... 11

3.4.2 Wawancara ........................................................................................ 12

3.4.3 Dokumentasi ................................................................................... 12

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum ................................................................................. 14

4.1.1 Sejarah Perpustakaan FISIPOL UGM .............................................. 14

4.1.2 Visi-Misi Perpustakaan ..................................................................... 15

4.1.2.1 Visi Perpustakaan FISIPOL UGM ................................................. 16

xii

4.1.2.2 Misi Perpustakaan FISIPOL UGM ................................................ 16

4.1.3 Koleksi Perpustakaan ........................................................................ 16

4.1.4 Fungsi Perpustakaan.......................................................................... 17

4.1.5 Layanan Perpustakaan ....................................................................... 17

4.1.6 Sarana dan Prasarana Perpustakaan .................................................. 18

4.1.6.1 Sarana Perpustakaan ...................................................................... 18

4.1.6.2 Prasarana Perpustakaan .................................................................. 20

4.1.7 Sumber Daya Manusia dan Keanggotaan ......................................... 20

4.1.7.1 Sumber Daya Manusia ................................................................... 20

4.1.7.2 Keanggotaan ................................................................................... 21

4.1.8 Struktur Organisasi Perpustakaan ..................................................... 21

4.1.9 Kerjasama Perpustakaan ................................................................... 21

4.1.10 Anggaran Perpustakaan ..................................................................... 22

4.2 Layanan Sirkulasi di Perpustakaan FISIPOL UGM ............................ 22

4.2.1 Peminjaman Koleksi ......................................................................... 22

4.2.2 Pengembalian Koleksi Perpustakaan ................................................ 29

4.2.3 Perpanjangan Koleksi Perpustakaan ................................................. 32

4.2.4 Pembanyaran denda .......................................................................... 37

4.2.5 Aktivasi keanggotaan ........................................................................ 38

4.2.6 Peminjaman Kunci Locker ................................................................ 42

4.3 Analisis Penggunaan SIPUS .............................................................. 43

4.4 Kendala-kendala Penggunaan SIPUS dalam Layanan Sirkulasi ....... 43

xiii

4.4.1 Belum Adanya Sarana dan Prasaran Pendukung .............................. 43

4.4.2 Belum Adanya Sistem Peminjaman Kunci Locker ........................... 43

4.4.3 Kurangnya Pengetahuan Petugas terhadap SIPUS .......................... 44

BAB V PENUTUP

5.1 Simpulan .............................................................................................. 45

5.2 Saran ..................................................................................................... 45

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 47

LAMPIRAN ................................................................................................. 48

xiv

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Perpustakaan FISIPOL UGM .................. 21

Gambar 4.2 Tampilan OPAC Integrasi UGM ............................................. 24

Gambar 4.3 Form Peminjaman Buku........................................................... 25

Gambar 4.4 Tampilan SIPUS Bagian Sirkulasi ........................................... 26

Gambar 4.5 Tampilan SIPUS Peminjaman Koleksi .................................... 26

Gambar 4.6 Petugas Melayani Peminjaman Koeleksi ................................. 27

Gambar 4.7 Alur Kegiatan Peminjaman Koleksi ......................................... 28

Gambar 4.8 Meja Pengembalian Sirkulasi ................................................... 29

Gambar 4.9 Tampilan SIPUS Pengembalian Koleksi.................................. 30

Gambar 4.10 Alur Kegiatan Pengembalian Koleksi .................................... 31

Gambar 4.11 Tampilan SIPUS Perpanjangan Koleksi ................................ 33

Gambar 4.12 Alur Kegiatan Perpanjangan Koleksi .................................... 34

Gambar 4.13 Tampilan Permintaan Perpanjangan Lewat Facebook ........... 35

Gambar 4.14 Alur Kegiatan Perpanjangan Koleksi Lewat Facebook ......... 36

Gambar 4.15 E-mail Pemberitahuan dari SIPUS ......................................... 38

Gambar 4.16 Tampilan Menu Keanggotaan ................................................ 39

Gambar 4.17 Tampilan Menu Tambah Keanggotaan .................................. 40

Gambar 4.18 Tampilan Mengisi Data Anggota ........................................... 40

Gambar 4.19 Alur Kegiatan Tambah Keanggotaan ..................................... 41

Gambar 4.20 Tempat kunci Locker dan KTM/KTA Pemustaka ................. 42

xv

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 4.1 Data Sarana dan Prasarana Perpustakaan FISIPOL UGM........... 18

Tabel 4.2 Kriteria Anggota Perpustakaan .................................................... 23

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Surat Permohonan Izin PKL ..................................................... 49

Lampiran 2 Surat Balasan Izin PKL ............................................................ 50

Lampiran 3 Catatan Kegiatan Harian Mahasiswa PKL ............................... 51

Lampiran 4 Tampilan depan Perpustakaan FISIPOL UGM ........................ 55

Lampiran 5 Meja Sirkulasi Tampak dari Depan ......................................... 55

Lampiran 6 Tampilan Sistem Otomasi SIPUS............................................. 56

Lampiran 7 Tampilan Halaman Depan SIPUS ............................................ 56

Lampiran 8 Rak Buku Label Kuning ........................................................... 57

Lampiran 9 Rak Buku Label Kuning ........................................................... 57

Lampiran 10 Transkrip Wawancara ............................................................. 58

Lampiran 11 Curriculum Vitae .................................................................... 93

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perpustakaan adalah suatu lembaga yang mengalami perubahan setiap

waktunya, karena perpustakaan adalah lembaga yang mencoba untuk

semaksimal mungkin untuk memenuhi kebutuhan informasi masyarakatnya

atau bisa dibilang setiap penggunanya. Maka tak heran bila perpustakaan

melakukan perubahan dari waktu ke waktu, yaitu untuk mengikuti

perkembangan kebutuhan pemustaka akan informasi yang selalu berkembang.

Perkembangan kebutuhan pemustaka dikarenakan perkembangan teknologi

yang semakin cepat.

Menyikapi hal itu, perpustakaan berusaha memenuhi kebutuhan

informasi penggunanya yang semakin cepat. Maka dari itu perpustakaan

berusaha memasukkan teknologi dalam pelayanannya. Di Indonesia, awal

mula perpustakaan menggunakan teknologi dalam pelayanannya adalah saat

Lembaga Pusat Dokumentasi Informasi Nasional(sekarang yang lebih dikenal

dengan Pusat Dokumentasi Informasi Ilmiah atau LIPI) melakukan

pembuatan daftar majalah dengan bantuan komputer pada awal tahun 1970-

an(Sulistyo,1994:96). Penggunaan teknologi ini semakin berkembang dari

waktu ke waktu, hingga akhirnya sekarang kita mengenal istilah otomasi

perpustakaan atau lebih tepatnya sistem otomasi perpustakaan. Sistem

otomasi perpustakaan yaitu memasukkan peran lebih teknologi ke dalam

setiap pelayanan yang ada di perpustakaan.

2

Perkembangan peng-otomasian perpustakaan di Indonesia sudah

berkembang sangat pesat. Dengan semakin banyaknya aplikasi/sotware

otomasi perpustakaan yang gratis, maka perpustakaan-perpustakaan yang low

budget-pun dapat menikmati teknologi ini. Tak bisa dipungkiri dengan

adanya sistem otomasi perpustakaan ini, pekerjaan-pekerjaan di perpustakaan

menjadi lebih mudah dan pelayanan terhadap pemustaka lebih efisien dan

cepat.

Perpustakaan FISIPOL UGM sebagai lembaga perpustakaan yang terus

mengikuti perkembangan zaman, sudah menerapkan sistem otomasi

perpustakaan dalam pelayanannya. Sistem otomasi yang digunakan sekarang

adalah SIPUS, yang merupakan kepanjangan dari Sistem Informasi

Perpustakaan. Menurut pustakawan Perpustakaan FISIPOL UGM( Hasil

Wawancara tanggal 17 Maret 2018 ), sebelum menggunakan SIPUS

Perpustakaan FISIPOL UGM pernah menggunakan sistem otomasi

perpustakaan IBRA V3. Tetapi dengan mengikuti keputusan rektor pada

tahun 2015 yang akhirnya membuat Perpustakaan FISIPOL UGM

menggunakan SIPUS.

SIPUS merupakan sistem otomasi perpustakaan yang dikembangkan

oleh Tim Pengembang Aplikasi dan Sistem Informasi UPT Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada. Sistem otomasi ini sudah terintegrasi dengan

perpustakaan-perpustakaan fakultas yang ada di lingkup Universitas Gadjah

Mada. Sehingga mahasiswa UGM dapat meminjam koleksi di perpustakaan

fakultas satu dengan yang lainnya. Tak terkecuali dengan Perpustakaan

FISIPOL UGM yang membolehkan mahasiswa fakultas lain untuk meminjam

koleksi yang tersedia di Perpustakaan FISIPOL UGM.

Walaupun seperti itu, dalam pemanfaatan sistem otomasi perpustakaan

SIPUS di Perpustakaan FISPOL UGM ada yang belum optimal dan bisa

mengakibatkan beberapa kendala dalam pelayanannya. Ini terjadi karena ada

beberapa fitur-fitur yang ada di SIPUS, terutama nya dalam layanan sirkulasi

yang belum dimanfaatkan secara maksimal. Maka dari itu penulis tertarik

3

untuk meneliti pemanfaatan SIPUS ini, terutama di layanan sirkulasi. Karena

layanan sirkulasi merupakan layanan terdepan yang ada di suatu perpustakaan

dan merupakan hal yang paling menonjol dari layanan-layanan yang ada di

setiap perpustakaan.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimanakah penggunaan SIPUS dalam pelayanan sirkulasi di

Perpustakaan FISIPOL UGM?

2. Apa sajakah kendala-kendala yang dialami saat penggunaan SIPUS

dalam Pelayanan Sirkulasi di Perpustakaan FISIPOL UGM?

1.3 Tujuan dan Manfaat

1.3.1 Tujuan

1. Untuk mengetahui Penggunaan SIPUS dalam pelayanan sirkulasi di

Perpustakaan FISIPOL UGM.

2. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dialami saat penggunaan

SIPUS dalam Pelayanan Sirkulasi di Perpustakaan FISIPOL UGM.

1.3.2 Manfaat

1. Memberikan informasi mengenai penggunaan SIPUS dalam

pelayanan sirkulasi di Perpustakaan FISIPOL UGM.

2. Memberikan informasi kepada pembaca tentang kendala-kendala

yang dialami saat penggunaan SIPUS dalam Pelayanan Sirkulasi di

Perpustakaan FISIPOL UGM.

1.4 Sistematika Laporan

Dalam penyusunan laporan tugas akhir ini, penulis menyusun sistematika

laporan sebagai berikut:

BAB I

4

Bab ini berisi penjelasan tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan dan

manfaat serta sistematika penulisan.

BAB II

Bab ini berisi penjelasan tentang teori-teori yang penulis gunakan untuk

mendukung dalam penyusunan laporan tugas akhir ini, yaitu pengertian

perpustakaan, perpustakaan perguruan tinggi, pengertian sistem, pengertian

otomasi perpustakaan, sistem informasi perpustakaan(SIPUS), pengertian

pelayanan dan layanan sirkulasi.

BAB III

Bab ini berisi penjelasan tentang metode penelitian, waktu dan tempat

penelitian, subjek dan objek penelitian dan teknik pengumpulan data.

BAB IV

Bab ini berisi penjelasan tentang gambaran umum dan sejarah singkat dari

FISIPOL UGM, sejarah Perpustakaan FISIPOL UGM, visi dan misi

perpustakaan FISIPOL UGM, koleksi perpustakaan, fungsi perpustakaan,

layanan perpustakaan, sarana dan prasarana perpustakaan, SDM dan

keanggotaan perpustakaan, struktur organisasi perpustakaan, kerjasama

perpustakaan, anggaran perpustakaan serta pembahasan.

BAB V

Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari permasalahan yang

dijabarkan pada laporan tugas akhir ini.

45

BAB V

PENUTUP

5.1 Simpulan

Berdasarkan penjelasan yang telah diutarakan di atas penulis dapat

mengambil simpulan sebagai berikut:

1. Penggunaan SIPUS dalam Pelayanan Sirkulasi yang ada di Perpustakaan

FISIPOL UGM masih sebatas pada proses pencatatan. Kegiatan-kegiatan

yang ada di layanan sirkulasi yaitu peminjaman, pengembalian dan

perpanjangan koleksi serta pembanyaran denda masih membutuhkan

bantuan petugas dalam pelaksanaannya. Selain itu, kegiatan peminjaman

kunci locker belum memiliki sistem yang terkoneksi dengan sistem otomasi

perpustakaan SIPUS.

2. Kendala-kendala yang dihadapi pada penggunaan SIPUS dalam pelayanan

sirkulasi adalah belum adanya sarana dan prasarana pendukung, belum

adanya sistem peminjaman kunci locker yang terhubung dengan SIPUS dan

minimnya pengetahuan petugas terhadap SIPUS itu sendiri.

5.2 Saran

Setelah memaparkan penjelasan diatas maka penulis memberikan saran

sebagai berikut:

1. Sebaiknya manfaatkan fitur-fitur SIPUS dengan lebih maksimal lagi dengan

cara melengkapi sarana-sarana yang belum terpenuhi..

2. Sebaiknya membuat suatu sistem peminjaman kunci locker yang sudah

terhubung dengan SIPUS dan tidak menggunakan KTM pemustaka sebagai

jaminan peminjaman kunci locker.

46

3. Sebaiknya saat proses peminjaman koleksi tidak perlu menggunakan Form

peminjaman, cukup memperlihatkan KTM pemustaka.

4. Sebaiknya petugas perpustakaan tidak terpaku dalam SOP yang dimiliknya

dan lebih mendalami lagi hal-hal yang belum sesuai yang ada di bidangnya.

5. Sebaiknya lebih berinovasi lagi kedepannya dengan menggunakan SIPUS

lebih maksimal lagi.

47

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi. 2002. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktek.

Jakarta: PT. Rineka Cipta.

Basuki, Sulistyo. 1994. Periodisasi Perpustakaan Indonesia. Bandung: PT.

Remaja Rosdakarya.

______________. 2011. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Universitas

Terbuka.

Ghony, M.junaidi & Fauzan . 2012. Metodologi Penelitian Kualitatif. Yogyakarta:

Ar-ruzz Media.

Hariyanto, Bambang. 2008. Dasar Informatika & Ilmu Komputer: Disertai Aksi-

aksi Praktis. Yogyakarta:Graha Ilmu.

Rahayu, Lisda & Ramatun Anggraini Kiemas. 2011. Materi Pokok Pelayanan

Bahan Pustaka.Jakarta: Universitas Terbuka.

Saleh, Abdul Rahman & Rita Komalasari. 2011. Materi Pokok Manajemen

Perpustakaan. Jakarta: Universitas Terbuka.

Sedarmayanti & Syarifudin. 2011. Metodologi Penelitian. Bandung: CV.Mandar

Maju.

Sugiyono. 2009.Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: CV.Alfabeta.

________. 2010. Metode Penelitian Pendidikan: Pendekatan Kuantitaif,

Kualitatif dan R&D. Bandung: CV.Alfabeta.

________. 2012. Metode Penelitian Kuantitaif, Kualitatif dan R&D. Bandung:

CV.Alfabeta.

Sukandarrumidi. 2012. Metodologi Penelitian: Petunjuk Praktis Untuk Peneliti

Pemula. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Qalyubi, Syihabuddin dkk. 2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.

Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab.