Perencanaan

 

Kepegawaian

 

Materi  Perkulia

han  

Administrasi  Kepe

gawaian  

Negara  

Universitas  In

donesia  

Kebu

tuhan  Melakukan  

Perencanaan  

Penggunaan  SDM  • Service-­‐informaBon  oriented  • Belanja  pegawai  50-­‐70%  

Perlunya  investasi  SDM,  dan  ini  mahal  

Tidak  adanya  definisi  standar  tentang  perencanaan  kepegawaian  

• A  process  of  informaBon  collecBon,  analysis  and  projecBon  to  determine  the  likely  effect  of  exisBng  or  proposed  manpower  policies  on  the  manpower  system  under  study  and  to  present,  and  advice  upon,  possible  courses  of  acBon  to  overcome  present  or  future  problems  thus  revealed  (CSD  in  Shafritz,  Hyde,  Rosenbloom,  1981:  97)  

•  ‘‘the  process  of  analyzing  an  organizaBon’s  human  resources  needs  under  changing  condiBons  and  developing  the  acBviBes  necessary  to  saBsfy  these  needs.’’    (Walker  in  Shafritz,  et.  al,  2001:  147)  

Proses  perencanaan  pegaw

ai  

terdiri  atas  lim

a  langkah:   Mengumpulkan  informasi  tentang  kondisi  saat  ini  

meramalkan  kebutuhan  pegawai  yang  akan  datang  

memproyeksikan  persediaan  pegawai  yang  akan  datang  

membandingkan  kebutuhan  pegawai  yang  diramaalkan  dengan  persediaan  pegawai  yang  diproyeksikan  

merencanakan  kebijaksanaan-­‐kebijaksanaan  dan  program-­‐program  untuk  memenuhi  kebutuhan  pegawai  

Situasi  yang  ada  

Masuk  yang  baru  

BerhenB  

Perubahan  Bngkatan/  demosi-­‐

promosi  

BerganB  posisi/status  

Konsep  yang  

berkem

bang  

Downsizing   Rightsizing  

Comfort  zone   CompeBBtve  zone  

Shafritz,  et.  al,  2001:  145  

Generasi  Perencanaaan  

Kepegawaian  

Generasi  1  •  Balancing  Supply  and  Demand  

Generasi  2  •  OrganizaBonal  requirement  planning  and  work  force  skills  planning  •  AcriBon  projecBons:  forecast  the  impact  of  change  in  the  quanBty  of  specific  categories  because  of  separaBon  

•  Adjustment  projecBons:  forecast  the  impact  of  changes  in  the  current  work  force  

•  Current  requirement  projecBons:  forecast  the  impact  of  current  recruitment  efforts  and  special  policy  programs  

Generasi  3  •  Human  resources  planning  

Generasi  4  •  Scenario  Planning  

Shafritz,  et.  al,  2001:  159  

Shafritz,  et.  al,  2001:  160  

Usul Dikoordi-nasikan Oleh

Usul ditujukan Pertimbangan

Perumusan kebijakan oleh Men.PAN

Penetapan & persetujuan tertulis oleh Men.PAN

Prop/

Kab/

Kota Gub

Men. PAN

BKN

BKN

Men.Keu

KEBIJAKAN FORMASI PNS MENCAKUP:

• JUMLAH FORMASI PNS NAS.

• PRIORITAS

TAP FORMASI PNS PUSAT

PERSETU JUAN TERTULIS ALOKASI FORMASI PNSD

TAP FORMASI OLEH PPKD

Inst.

Pusat

MEKANISME USUL DAN PENETAPAN FORMASI PNS PUSAT DAN DAERAH BERDASARKAN PP 54 TAHUN 2003

(Sebelum UU ASN)

Prinsip  Penyusunan  Formasi  Jumlah  Pegawai  Sesuai  dengan  Beban  Kerja  

Formasi  TersediakAdanya  Posisi  Jabatan  yang    Lowong.  

Kebutuhan  Pegawai  Dinyatakan  dalam  Jabatan  dan  Syarat  Jabatan  

Tersedia  Peta  Jabatan  dan  Uraian  Jabatan  

Peta  Jabatan  dan  Uraian  Jabatan  Hasil  Analisis  Jabatan  

Tujuan  Penetapan  Formasi  Agar  seBap  satuan  organisasi  negara  mempunyai  jumlah  dan  mutu  pegawai  sesuai  dengan  beban  kerja  dan  tanggung  jawab  pada  

masing-­‐masing  organisasi  

ANALISIS JABATAN

PETA JABATAN

ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI

KEBIJAKAN PEMERINTAH

PENYUSUNAN FORMASI

v  KEBUTUHAN PEG MENURUT JABATAN

v  KEBUTUHAN PEG MENURUT SYARAT JABATAN

v  SUSUNAN PNS MENURUT JAB, GOL RUANG, JENIS KELAMIN, & USIA

v  KEBUTUHAN PEG MENURUUT KUALIFIKASI PENDIDIKAN

Analisis  Jabatan  Analisis  jabatan  adalah  suatu  kegiatan  untuk  mempelajari  dan  

mengumpulkan  dan  mencatat  keterangan-­‐keterangan  atau  fakta-­‐fakta  jabatan  secara  sistemaBs  dan  

teratur.    

Untuk  mempelajari  analisis  jabatan  perlu  mengetahui  pengerBan  

beberapa  isBlah  antara  lain:  unsur  tugas,  posisi,  jabatan,  okupasi,  uraian  

jabatan,  persyarakatan  jabatan,  laporan  analisis  jabatan,  evaluasi  jabatan  dan  klasifikasi  jabatan.  

Bagian Kepegawaian IV/b

Subbag  Umum  Kepegawian  

III/d  

Subbag  Mutasi  Pegawai  IV/a  

1.  Penyusun rencana Kebutuhan pegawai, III/b

Subbag  Diklat  Pegawai  III/c  

1.  Operator Komputer, II/c

2.  Penyusun rencana Pengadaan pegawai, III/b

1. Penyusun rencana Mutasi pegawai, III/b

1. Operator Komputer, III/a

2. Penyusun rencana Diklat pegawai, III/b

Contoh peta jabatan :

Subbag  Pengadaan  Pegawai  III/d  

Jumlah Kekuatan Pegawai = 11

IV/b = 1 III/b = 4

IV/a = 1 III/a = 1

III/d = 2 II/c = 1

III/c = 1

Nama  jabatan              tugasnya  :    •  Pramu  tamu    melayani    tamu  •  Pramu  acara    pelayanan  acara  •  Pramu  kantor    melayani  kantor  •  Pramu  perizinan    melayani  pemberian  izin  

•  Pengumpul      mengumpulkan  data  •  Pengevaluasi    menilai  kelayakan  •  PenyunIng    mengedit  •  Penyaji      menyajikan  tabel  •  Pengentri      memasukan  data  

Contoh Lain Nama Jabatan Fungsional Umum

PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI DENGAN MENGIDENTIFIKASI BEBAN KERJA

ADA 4 PENDEKATAN :

HASIL KERJA  

OBYEK KERJA

PERALATAN KERJA

TUGAS PER TUGAS

JABATAN

               • metode  penghitungan  formasi  dengan  mengidenBfikasi  beban  kerja  dari  hasil  kerja  jabatan.  

• metoda  ini  dipergunakan  untuk  jabatan  yang  hasil  kerjanya  fisik  atau  bersifat    kebendaan.  

• Perlu  diperhaBkan  juga  bahwa  metoda  ini  efekBf  dan  mudah  digunakan  untuk  jabatan  yang    hasil  kerjanya  hanya  satu  jenis.  

• Contoh  :  jabatan  pengentri  data  

• CONTOH : JABATAN : PENGENTRI DATA  • HASIL KERJANYA : DATA ENTRIAN • BEBAN KERJA : 200 DATA ENTRIAN • STANDAR KEMAMPUAN : 30 DATA PER HARI  

•  Metoda  ini  dipergunakan  untuk  jabatan  yang  beban          kerjanya  bergantung  dari  jumlah  objek  yang  harus    dilayani.  

•  Contoh  :  dokter  melayani  pasien,  maka  objek  •  Kerja  Untuk  JABATAN  DOKTER  Adalah  Pasien.                      

CONTOH :  

•  JABATAN : DOKTER •  OBYEK KERJA : PASIEN •  BEBAN KERJA : 80 PASIEN •  STANDAR KEMAMPUAN : 25 PASIEN PER HARI

PENGHITUNGANNYA ADALAH :(80 PASIEN/25 PASIEN) x 1 dokter = 3,2 dokter dibulatkan 3 dokter

•  metode  yang  dipergunakan  untuk  jabatan  yang      beban  kerjanya  bergantung  pada  peralatan  kerja.  

•  contoh  :  JABATAN  PENGEMUDI  •  pengemudi  beban  kerjanya  bergantung  pada  kebutuhan  operasional  kendaraan  yang  harus  dikemudikan.  

CONTOH : !•  Satuan  alat                                                            :  bus  •  Jabatan  yang      diperlukan              :    pengemudi  bus,  kernet    bus  dan  monBr  bus    •  Jumlah  alat  kerja  yang  dioperasionalkan  :  20  bus                          •  Rasio  Pengoperasional  an  alat  kerja:  1  pengemudi  1  bus,  1  kernet  1  bus,  dan  1  monBr  5  bus  

CONTOH PERHITUNGAN •  Pengemudi  Bus=  (20  bus/1  bus)  x  1  pengemudi  =  20  pengemudi  •  Kernet  Bus=  (20  bus/1  bus)  x  1  kernet  =  20  kernet  •  MonBr  Bus=  (20  bus/5  bus)  x  1  monBr=  4  monBr  

4.  PENDEKATAN  TUGAS  PER  TUGAS  JABATAN  

•  metode  yang  dipergunakan  untuk  menghitung  kebutuhan  pegawai  pada  jabatan  yang  hasil  kerjanya  abstrak  atau  beragam,  beragam  arBnya  hasil  kerja  dalam  jabatan  tersebut  banyak  jenisnya  

•  contoh  :    Jabatan  pengadministrasi  umum.  

WAKTU  PENYELESAIAN  TUGAS  (WPT)    

• waktu  yg  digunakan  dalam  menyelesaikan  tugas  tersebut.  

WAKTU  KERJA  EFEKTIF  (WKE)  

•  Jam  kerja  efekBf  yang  digunakan  dalam  1  hari  

CONTOH : JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM

NO   URAIAN  TUGAS   BEBAN  TUGAS   SKR   WPT  1   2   3   4   5  (  3  x  4  )  

1   MengeBk  Surat   70  lb/hari   12  menit/lb   840  menit  

2   Mengagenda  Surat   24  surat/hari   6  menit/surat   144  menit  

3   Mengarsip  Surat   24  surat/hari   5  menit/surat   120  menit  

4   Melayani  Tamu   4  tamu/hari   6  menit/tamu   24  menit  

5   Menyusun  Laporan  Dakar  Hadir  

1  laporan/hari   30  menit/data   30  menit  

6   dan  seterusnya   n  menit  

Σ  WPT   1.158  menit    +  n  Menit  

1.158 + n menit (Σ WPT)

300 menit ( WKE/hari) x 1 Orang = …………. Orang

Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan pengadministrasi umum adalah :

1.158 menit (Σ WPT)

300 menit (WKE/hari) x 1 Orang = 3,86 Orang = 4 org

4

2

3

1 Pengumpulan  Data  dan  Informasi  

Evaluasi  Kebutuhan  Pegawai  

Penyusunan  Rencana  Realokasi  Pegawai  

Penyusunan  Rencana  Tambahan  Formasi  Pegawai  Baru  

Jumlah Sekolah

Dan Rombongan

Belajar pada :

1.   TK Negeri

2.   SD Negeri

3.   SMP Negeri

4.   SMA Negeri

5.   SMK Negeri

1.   Jumlah Pegawai Per Satuan Unit Instansi Pusat dan Daerah.

2.   Informasi Jabatan (Uraian dan Syarat Jabatan).

3.   Peta Jabatan. 4.   Renstra Instansi 5.   Profil, Kondisi

Geografis, dan Potensi Daerah

Jumlah PNS

Pada Sarana

Pelayanan

Kesehatan

Pemerintah :

1.   RSUD

2.   Puskesmas

Data  dan  Informasi  Yang  Dibutuhkan  

STRUKTURAL  JFU  JFT   Guru  

Tenaga  Kesehatan  

FAKTOR-­‐FAKTOR  YANG  DIPERTIMBANGKAN  

Penghitungan Kebutuhan PNS

Beban Kerja

Standar Kemampuan

Rata2

Waktu Kerja

Faktor Lain

Contoh  Beban  Kerja  

No   Uraian  Tugas   Satuan  Hasil  

Waktu  Penyelesaia

n  

Waktu  Kerja  EfekIf  

Beban  kerja  

Pegawai  Yang  Dibutuhkan  

1 Menelaah peraturan perundang undangan Kegiatan 120 300 1 0.4

2 Mempelajari literatur akademis, pedoman dan prosedur kerja sesuai bidang tugas yang ditangani

Kegiatan 120 300 1 0.4

3 Menyiapkan bahan koordinasi terhadap pelaksanaan pertimbangan naskah

Kegiatan 60 300 1 0.2

4 Menyiapkan bahan untuk pemrosesan pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak

Kegiatan 60 300 1 0.2

5 Menyiapkan konsep dan proses surat pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak

Kegiatan 60 1500 1 0.04

6 Menganalisis dan mengevaluasi hasil persiapan terhadap pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak

Kegiatan 120 300 1 0.4

7 Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai garis kewenangan untuk kelancaran tugas

Kegiatan 120 6000 4 0.08

1,72

NORMA  WAKTU  adalah  standar  kemampuan  rata-­‐rata  pegawai  dalam  menyelesaikan  tugas  yang  diukur  berdasarkan  satuan  waktu.  Dalam    penghitungannya                                                                Orang  x  Waktu  NORMA  WAKTU    =                                                                                          Hasil      Contoh:  Operator  Komputer  dalam  waktu  60  menit  dapat  menghasilkan  beberapa  lembar  keBkan,  misalnya  6  lembar  keBkan.                                                                        1  Orang  Operator  Komputer    x  60  menit  NORMA  WAKTU    =                                                                                                          6  lembar  keBkan      Dari  contoh  tersebut  dapat  ditetapkan  bahwa  rata-­‐rata  standar  kemampuan  seorang  Operator  Komputer  adalah  60  menit  menghasilkan  6  lembar  keBkan,  atau  1  lembar  keBkan  diselesaikan  dalam  waktu  10  menit.      

Norma  Hasil  adalah  standar  kemampuan  rata-­‐rata  pegawai  dalam  menyelesaikan  tugas  yang  diukur  berdasarkan  satu  satuan  hasil  dapat  diperoleh  dalam  waktu  berapa  lama.                                                                                            Hasil  NORMA  HASIL        =                                                                                          Orang  x  Waktu  Contoh:  Penganalisis  Formasi  Pegawai  untuk  menghasilkan  perBmbangan  teknis  atas  usul  tambahan  formasi  CPNS  dari  satu  instansi  diperlukan  waktu  berapa  lama  untuk  menyelesaikannya  (misalnya  60  menit)                                                                                                        1  PerBmbangan  teknis  NORMA  HASIL        =                                                                              1  Penganalisis  Formasi  Pegawai  x  60  menit      Dari  contoh  tersebut  dapat  ditetapkan  bahwa  rata-­‐rata  standar  kemampuan  seorang  Penganalisis  Formasi  Pegawai  untuk  menghasilkan  perBmbangan  teknis  atas  usul  tambahan  formasi  CPNS  dari  satu  instansi  diperlukan  waktu  60  menit.  

Waktu Kerja  

Jam  Kerja  EfekBf  (JKE)  terdiri  dari  jumlah  jam  kerja  formal  dikurangi  dengan  waktu  kerja  yang  hilang  karena  Bdak  bekerja  seperB  melepas  lelah,  isBrahat  makan  dan  sebagainya.    

•  JKE  per  hari                =  1  hari  x  5  jam          =  300  mnt  •  JKE  per  minggu    =  5  hari  x  5  jam          =  25  jam  =  1.500  mnt  •  JKE  per  bulan          =  20  hari  x  5  jam      =  100  jam    =  6.000  mnt  •  JKE  per  tahun          =  240  hari  x  5  jam  =  1.200  jam    =  72.000  mnt  

Dalam  menghitung  jam  kerja  efekBf  digunakan  ukuran  sebagai  berikut:  

Faktor  Lain  

Profil Daerah Jumlah  

Penduduk  

Kondisi    Geografis  

Potensi  Daerah  

APBN/D