99028-11-666580944127

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI I

Modul Tatap Muka ke 12 dan 13

Di susun oleh:DOSEN:

DIAH ISKANDAR, SE. MSi

Jurusan AkuntansiFakultas Ekonomi

JAKARTA2009

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB DIAH ISKANDAR, SE. M.SiSISTEM INFORMASI AKUTANSI I

1

SIKLUS KONVERSI

PERUSAHAAN KELAS-DUNIA

Perusahaan kelas-dunia adalah suatu perusahaan yang telah mencapai

standar tinggi dan telah menjalani perubahan-perubahan mendasar dari bentuk

organisasi dan manajemen tradisional. Jenis perusahaan ini secara terus-menerus

melakukan peningkatan di semua aspek kegiatan operasinya, termasuk prosedur

manufakturnya. Mari kita pelajari sebagai karakteristik yang membedakan

perusahaan manufaktur kelas-dunia dari perusahaan-perusahaan tradisional.

Suatu perusahaan kelas dunia secara menguntungkan memenuhi kebutuhan

pelanggannya. Tujuannya tidak sekadar memuaskan pelanggan tetapi secara positif

menyenangkan mereka. lni bukan sesuatu yang dapat dilakukan sekali saja dan

kemuclian dilupakan. Dengan para pesaing yang secara agresif mencari cara-cara

baru untuk meningkatkan pangsa pasar, perusahaan kelas-dunia harus terus

memuaskan para pelanggannya.

Filosofi kepuasan pelanggan meresapi perusahaan-perusahaan kelas dunia.

Semua kegiatannya, dari akuisisi bahan baku sampai penjualan barang jadi,

membentuk "rantai pelanggan". Setiap aktivitas didedikasikan untuk melayani

pelanggannya, yaitu aktivitas selanjutnya dalam proses tersebut. Pelanggan yang

membayar terakhir adalah yang terakhir dari rantai tersebut.

Pencapaian status kelas-dunia membawa implikasi yang signifikan bagi

akuntansi dan sistem informasi akuntansi. lnformasi tradisional yang dihasilkan di

bawah teknik akuntansi konvensional tidak memadai untuk mendukung kebutuhan

perusahaan kelas-dunia. Perusahaan-perusahan ini memerlukan metode akuntansi

yang baru dan sistem informasi baru juga, yang:

1. Menunjukkan apa yang penting bagi para pelanggan (seperti misalnya kualitas

dan jasa).

2. Mengidentifikasi produk-produk yang menguntungkan.

3. Mengidentifikasi para pelanggan yang menguntungkan.

4. Mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan operasi dan produk.

5. Mendukung penggunaan aktivitas dan proses yang menambah nilai di dalam

organisasi dan mengidentifikasi mana yang tidak menambah nilai.


2

6. Secara efisien mendukung pemakai majemuk dari informasi keuangan dan non-

keuangan.

LlNGKUNGAN MANUFAKTUR TRADISIONALSiklus konversi tradisional terdiri atas dua sub sistem: sistem produksi dan

sistem akuntansi biaya. Sistem produksi melibatkan perencanaan, penjadwalan, dan

kontrol produk fisik melalui proses manufaktur. Dalam hal ini termasuk juga

menentukan kebutuhan bahan baku, otorisasi pelepasan bahan baku ke produksi

dan pekerjaan yang harus dilakukan, serta mengarahkan pergerakan WIP ke

berbagai tahap proses manufaktur. Sistem akuntansi biaya mengawasi arus

informasi biaya yang berkaitan dengan produksi. Informasi yang dihasilkan oleh

sistem ini digunakan untuk penilaian persediaan, penganggaran, kontrol biaya,

pelaporan kinerja, dan keputusan-keputusan manajemen seperti keputusan

"membuat-atau membeli.

SISTEM PRODUKSIsuatu perusahaan akan menerapkan satu dari metode produksi berikut ini:

Proses berkelanjutan menciptakan produk yang homogen melalui serangkaian

prosedur standar yang berkelanjutan. Semen dan petrokimia diproduksi dengan

metode manufaktur ini. Biasanya, menurut pendekatan ini perusahaan berusaha

untuk memelinara persediaan barang jadi pada tingkat yang dibutuhkan untuk

memenuhi harapan penjualan yang ditetapkan.

Pemrosesan batch menghasilkan kelompok-kelompok (batch) produk yang

terpisah. Setiap item dalam batch adalah samaa, membutuhkan bahan baku dan

operasi yang sama. Untuk menjustifikasi biaya perencanaan dan menyusun kembali

peralatan untuk menjalankan setiap batCh, jumlah item dalam batch biasanya besar.

Pemrosesan membuat-untuk-pesanan melibatkan pabrikasi produk-produk

terpisah sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Proses ini dimulai oleh pesanan

penjualan dan bukannya oleh tingkat persediaan yang menipis. .

Prosedur aktual yang membentuk sistem produksi ini bervariasi sesuai

dengan metode manufaktur yang digunakan. Diskusi berikut ini akan terfokus pada

sistem pemrosesan batch. Sistem ini menentukan di muka kuantitas dan jenis yang

pasti dari input bahan baku, juga kegiatan operasi fisik yang diperlukan untuk

memproduksi setiap batch.


3

Dokumen dalam Sistem Pemrosesan BatchMari mulai studi kita tentang sistem pemrosesan batch dengan mengkaji

dokumen-dokumen yang menggerakkan dan mendukung kegiatan pemrosesan

batch. Dokumen-dokumen yang paling umum dijelaskan secara singkat di bawah ini.

1. Taksiran penjualan (sales forecast) menunjukkan permintaan yang diharapkan

untuk barang jadi perusahaan atau untuk periode tertentu. Fungsi pemasaran

biasanya memproduksi taksiran penjualan tahunan menurut produk.

2. Jadwal produksi adalah perencanaan formal dan otorisasi untuk memulai

produksi. Dokumen ini menjelaskan produk spesifik yang dibuat, kuantitas yang

diproduksi dalam setiap batch, dan jadwal proses manufaktur untuk memulai dan

menyelesaikan produksi. Gambar 7-2 berisi contoh-contoh dari suatu jadwal

produksi.

Gambar 7.2 Jadwal Produksi

ABC COMPANY JADWAL PRODUKSI JANUARI 2001

Operasi #1 Operasi #2 Operasi #3No.Bat

chKuant.U

nit Mulai Selesai Mulai Seles

ai Mulai Selesai

1237 800 1/2/011/5/01 . 1/8/011/23/01

1567 560 1/3/011/8/011/9/011/15/01

1/16/01

1/18/01

1679 450 1/2/011/5/011/8/011/10/01

4567 650 1/5/011/10/01

1/11/01

1/15/01

1/16/01

1/23/01

5673 1000 . . . . . .. . . . . . . .. . . . . . . .

3. Tagihan bahan baku (bill of material -- BOM) , adalah sebuah contoh yang

diilustrasikan dalam Gambar 7-3, menspesifikasi jenis dan kuantitas bahan baku

dan bahan perakitan yang digunakan dalam memproduksi satu unit barang jadi.

Kebutuhan bahan baku untuk seluruh batch ditentukan dengan mengalikan BOM

dengan jumlah item dalam batch.

4. Kertas rute (route sheet), digambarkan dalam Gambar 7-4, menunjukkan jalan

produksi untuk sekelompok produk tertentu selama proses manufaktur. Ini secara


4

konseptual serupa dengan BOM. Jika BOM menspesifikasi. kebutuhan bahan

baku, kertas rule menunjukkan urutan operasi (mesin atau perakitan) dan waktu

standar yang dialokasikan ke setiap pekerjaan.

5. Pesanan pekerjaan (work order) atau pesanan produksi diambil, dari BOM dan

kertas rule untuk menspesifikasi bahan baku dan produksi (proses mesin atau

perakitan) untuk setiap batch. Ini semua, bersama dengan tiket untuk bergerak,

memulai proses manufaktur di departemen produksi. Gambar 7-5 menampilkan

pesanan pekerjaan.

KERTAS RUTEPRODUKMESIN TR62500 CC

Pusat Kerja

Operasi Keterangan

Waktu/Unit Standar

Persiapan Proses

101 1a Penggilingan balok kayu dan men-cocokkan kayu 0,6 1,6

153 4aMembersihkan balok kayu dan mencocokkan poros mesin

0,3 1,5

154 1 Mencocokkan piston dan daya tahan 0,1 b,7

340 2

Mencocokkan pompa air, pompa bahan bakar, pompa minyak, dan kepala silinder

0,1 1,4

6. Tiket untuk bergerak (move tickets), ditampilkan dalam Gambar 7-6, mencatat

pekerjaan yang dilakukan untuk setiap pusat pekerjaan dan mengotorisasi

pergerakan pekerjaan atau batch dari satu pusat kerja ke pusat kerja lainnya.

7. Permintaan bahan baku (material requisition) mengotorisasi penjaga ruang

penyimpanan untuk melepaskan bahan baku (dan bahan perakitan lainnya)

kepada individu atau pusat kerja dalam proses produksi. Dokumen ini biasanya

men-spesifikasi hanya kuantitas standar. Kebutuhan bahan baku yang lebih dari

jumlah standar memerlukan permintaan terpisah yang dapat diidentifikasi secara

eksplisit sebagai kelebihan permintaan bahan baku.

Gambar 7.5 Pesanan Pekerjaan


5

PESANAN PEKERJAAN NAMA SUKU CADANG: Drawing # MESIN CRANK SHAFT CS-87622 BAHAN BAKU: CRANK CASTINGPusat

Kerja

Operasi Keterangan

Waktu/Unit Standar

ProsesAktu

al

UnitSelesai

UnitSisa

Inspeksi#Persia

panProses

184 21 Draw castings from stores - 2,2 2,5 100 0

186 23

Turn journals and main bearings per specs

2,3 14,9 16,0 99 1

156 01 Balance crank 4,0 21,5 32,00 99 0 '

. . . . . . . . .

. . . . . . . . ,

Proses Produksi BatchFlowchart yang ditampilkan Gambar 7-8 mengilustrasikan arus informasi

melalui sistem produksi batch tipikal. Fungsi dan inter-relasi di antara tiap tahap

dalam sistem produksi diterangkan secara singkat. Pertama, mari kita lihat tahap

perencanaan produksi dan kontrol dalam sistem tersebut. Tahap ini melibatkan dua

prosedur : spesifikasi bahan baku dan kebdtuhan operasi serta jadwal produksi.

Ketika memproduksi batch non-standar atau produk pesanan, spesifikasi

bahan baku dan kebutuhan operasi dapat cukup terlibat karena dibutuhkannya

analisis yang rind untuk menyiapkan BOM dan kertas rute. Namun demikian, untuk

produk-produk standar, BOM dan kertas rute dapat disiapkan di muka dan disimpan.

Petugas administrasi dapat mengambilnya ketika dibutuhkan di file BOM dan kertas

rute sehingga mengurangi kompleksitas tahap ini dalam proses produksi. .

Prosedur kedua yang dilakukan di bawah tahap perencanaan dan kontrol

adalah jadwal produksi. Jadwal produksi disiapkan petugas jadwal produksi dan

didasarkan Pada informasi yang disediakan oleh BOM dan kertas rute. Petugas

jadwal ini juga menyiapkan pesanan pekerjaan, tiket untuk bergerak, dan perminta-

an bahan baku untuk setiap batch dalam menjalankan produksi.

Tahap manufaktur dimulai ketika para pekerja mendapatkan bahan baku dari

ruang penyimpanan, ditukar dengan permintaan bahan baku. Bahan baku ini, juga

peralatan mesin dan tenaga kerja yang diperlukan untuk memanufaktur produk,


6

diterapkap sesuai dengan pesanan pekerjaan. Ketika pekerjaan ini selesai,

supervisor atau pihak yang mendapat otoritas lainnya mengisi dan menandatangani

tiket untuk bergerak untuk pusat kerja tersebut. Tiket untuk bergerak lengkap

mengotorisasi suatu batch untuk bergerak ke pusat kerja selanjutnya. Sebagai bukti

bahwa tahap produksi ini sudah selesai, satu salinan dari tiket untuk bergerak dikirim

kembali ke bagian perencanaan dan kontrol produksi untuk memperbarui file

pesanan kerja terbuka (open work order file). Ketika menerima tiket untuk bergerak

yang terakhir, file pesanan pekerjaan terbuka ditutup. Produk jadi tersebut, bersama

dengan satu salinan pesanan pekerjaan dikirim ke gudang barang jadi. Satu salinan

pesanan pekerjaann juga dikirim ke bagian kontrol persediaan untuk memperbarui

catalan persediaan barang jadi.

Tahap yang tersisa dari sistem produksi adalah kontrol persediaan, yang

memiliki tiga fungsi utama dalam proses produksi. Pertama, sistem ini

menggerakkan seluruh proses dengan menyediakan perencanaan dan kontrol

produksi dengan sebuah laporan status persediaan bahan baku dan barangjadi.

Kedua, personel kontrol persediaan secara kontinu terlibat dalam memperbarui

catalan persediaan bahan baku yang informasinya didapat dari permintaan bahan

baku, permintaan kelebihan bahan baku, dan tiket pengembalian bahan baku.

Akhimya, ketika menerima pesanan pekerjaan dari pusat pekerjaan terakhir, kontrol

persediaan mencatat produksi yang selesai dalam catatan persediaan barang jadi.

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ)Tujuan kontrol persediaan adalah meminimalkan total biaya persediaan

sambil memastikan bahwa persediaan cukup memenuhi permintaan saat ini. Model

persedia-an yang digunakan untuk mencapai tujuan ini adalah membantu menjawab

dua pertanyaan fundamental berikut ini:

1. Kapan sebaiknya persediaan dibeli?

2. Berapa banyak persediaan yang harus dibeli?

Model persediaan yang paling sederhana dan umum digunakan adalah

model economic order quantity (EOQ). Asumsinya adalah:

1. Permintaan produk konstan dan diketahui dengan pasti.

2. Waktu tunggu (lead time)-- waktu antara menempatkan pesanan persediaan

dan waktu tiba pesanan tersebut-- diketahui dan konstan.

3. Semua pesanan persediaan tiba dalam waktu yang samaa.


7

4. Total biaya penempatan pesanan per tahun bervariasi, dan menurun ketika

jumlah pesanan meningkat.

5. Total biaya penyimpanan persediaan (carrying cost) per tahun bervariasi dan

meningkat ketika jumlah pesanan meningkat.

6. Tidak ada diskon kuantitas. Oleh karena itu, total harga pembelian

persediaan untuk tahun tersebut konstan.

Tujuan model EOQ adalah mengurangi biaya persediaan. Parameter yang

signifikan dalam model ini adalah biaya penyimpanan dan biaya pemesanan.

Gambar 7-9 mengilustrasikan relasi antara biaya-biaya ini dan jumlah pesanan.

Ketika kuantitas pesanan meningkat, jumlah peristiwa pemesanan menurun,

menyebabkan biaya total pemesanan tahunan menurun. Namun demikian, ketika

kuantitas pesanan menurun, rata-rata persediaan di tangan meningkat,

menyebabkan biaya total penyim-panan. persediaan tahunan meningkat. Karena

harga pembelian persediaan konstan (Asumsi 6), kita meminimalkan biaya

persediaan dengan meminimalkan total biaya penyimpanan dan total biaya pesanan.

Titik di mana terletak kurva kombinasi total biaya tersebut diminimalkan adalah

interseksi antara kurva biaya pemesanan dan kurva biaya penyimpanan. Inilah yang

disebut dengan kuantitas pesanan ekonomis (EOQ).

Asumsi bahwa model EOQ menghasilkan pola pemakaian persediaan

gigi gergaji diilustrasikan dalam Gambar 7-10. Nilai untuk Q dan ROP dihitung

terpisah untuk setiap jenis item persediaan. Setiap kali persediaan dikurangi oleh

penjualan atau digunakan dalam produksi, kuantitas di tangan yang baru (quantity on

hand-QOH) dibandingkan dengan ROPnya. Ketika QOH = ROP, satu pesanan

dilakukan untuk sejumlah Q. Dalam contoh kita, persediaan jatuh menjadi 40 unit,

pesanan perusahaan 346 unit.

Gambar 7.10 Pemakaian Persediaan

Q


8

Permikntaan HarianSiklus persediaan

Tingkat persediaan

Tkt pemesanan kembali, TKP

Waktu TungguWaktu (hari)

Jika parameter d dan I stabil, perusahaan akan menerima pesanan

persediaan ketika QOH mencapai titik nol. Namun demikian, jika salah satu atau

kedua parameter bervariasi, maka tambahan persediaan yang disebut persediaan

pengaman (safety stock) harus ditambahkan ke titik pemesanan kembali untuk

menghindari kondisi kehabisan persediaan yang tidak diantisipasi. Gambar 7-11

menunjukkan tambahan 10 unit dari persediaan pengaman yang membawa

pemsahaan melalui waktu tunggu yang dapat bervariasi dari 8 sampai 10 hari. Titik

pemesanan kembali yqng baru adalah 50 unit. Kehabisan persediaan menyebabkan

hilangnya penjualan atau pemesanan kembali (back orders). Suatu pemesanan

kembali adalah pesanan pelanggan yang tidak dapat dipenuhi kayena habisnya

persediaan dan akan tetap tidak terisi sampai pemasok menerima stok penggantinya

(replenishment stock).

Ketika pemakaian persediaan organisasi dan pola pengirimannya berbeda

secara signifikan dari asumsi-asumsi model EOQ, model-model yang lebih canggih

seperti back-order quantity model (model kuantitas pemesanan kembali) dan

production order quantity model (model kuantitas pesanan produksi) dapat

digunakan. Namun demikian, diskusi tentang model-model ini beradadi luar ruang

lingkup teks ini.

SISTEM AKUNTANSI BIAYAProses akuntansi biaya untuk produksi dimulai ketika departemen perencana-

an dan kontrol produksi mengirimkan satu salinan pesanan kerja orisinal ke

departemen akuntansi biaya. Petugasnya membatu catatan biaya yang baru untuk

batch yang sedang mulai diproduksi dan menyimpannya dalam file WIP (work-in-

process file). File ini ber-tindak sebagai buku besar pembantu untuk akun kontrol

WIP dalam buku besar umum.

Ketika bahan baku dan tenaga kerja ditambah di seluruh proses produksi,

dokumen-dokumen yang mencerminkan mengalir ke departemen akuntansi biaya.

Bagian kontrol persediaan salinan-salinan permintaan bahan baku, permintaan

kelebihan bahan baku, dan tiket pengembalian bahan baku. Berbagai pusat kerja

me-ngirimkan job ticket dan tiket untuk bergerak yang sudah dilengkapi (completed

move tickets). Dokumen-dokumen ini, bersama dengan standar-standar dari file

biaya standar, memampukan petugas administrasi akuntansi biaya untuk

memperbarui akun-akun WIP yang dipengaruhi oleh pembebanan biaya standar ke


9

tenaga kerja langsung, bahan baku, dan overhead manufaktur (manufacturing

overhead MOH).

Penerimaan tiket untuk bergerak terakhir dari sua!u batch menunjukkan

selesainya suatu proses produksi. Pada titik ini, petugas administrasinya memindah-

kan kertOas kerja biaya (cost sheet) dari file WIP. Hal ini mewakili transfer produk

dari persediaan WIP ke persediaan barang jadi (finished good-Fe). Secara berkala,

rangkuman informasi tentang pembebanan (debit) ke WIP, pengurangan (kredit)

WIP, dan varian-varian dicatat dalam sebuah voucher jurnal dan dikirim ke

departemen buku besar umum untuk diposkan ke akun kontrol.

KONTROL DALAM LINGKUNGAN TRADISIONALIngat kembali penjelasan dalam bab sebelumnya tentang enam kelompok

umum kegiatan kontrol internal: otorisasi transaksi, pemisahan tugas, supervisi,

kontrol akses, catatan akuntansi, dan verifikasi independen. Kontrol tertentu ketika

diterapkan dalam siklus konversi dirangkumkan dalam Tabel7-1 dan penjelasan lebih

lanjut di bawah ini.

Tabel 7-1 Rangkuman Kontrol untuk Siklus Konversi

Kelas Kontrol Titik Kontrol dalam SistemOtorisasi transaksi

Pesanan pekerjaan, tiket untuk bergerak, dan permintaan bahan baku.

Pemisahan tugas 1. Kootrol persediaan terpisah dari pengawasan persediaan bahan baku dan barang jadi.

2. Akuntansi biaya terpisah dari pusat-pusat kerja.

3. Buku besar umum terpisah dari fungsi akuntansi.

Supervisi Supervisi mengawasi pemakaian bahan baku dan pencatatan waktu.

Akses Akses fisik terbatas untuk barang jadi, persediaan bahan baku, dan proses produksi. Menggunakan prosedur formal dan dokumen-dokumen untuk melepaskan bahan baku ke produksi.

Catalan akuntansi

File pesanan pekerjaan, kertas kerja biaya, tiket untuk bergerak, job ticket, permintaan bahan baku, catalan WIP, dan persediaan barang jadi.

Verifikasi independen

Fungsi akuntansi biaya merekonsiliasikan semua biaya produksi. Buku besar umum merekonsiliasikan keseluruhan sistem.


10

Otorisasi TransaksiBerikut ini penjelasan prosedur otorisasi transaksi dalam siklus konversi.

1. Dalam lingkungan manufaktur tradisional, kegiatan produksi diotorisasi oleh

bagian perencanaan dan kontrol produksi via pesanan pekerjaan formal.

Dokumen ini mencerminkan kebutuhan produksi.

2. Tiket untuk bergerak ditandatangani oleh supervisor di setiap pusat kerja, meng-

otorisasi kegiatan untuk setiap batch dan untuk pergerakan produk melalui ber-

bagai pusat kerja.

3. Permintaan bahan baku dan permintaan kelebihan bahan baku mengotorisasi

petugas gudang untuk melepaskan bahan baku ke pusat-pusat kerja.

Pemisahan Tugas

Salah satu tujuan prosedur kontrol ini adalah memisahkan tugas otorisasi transaksi

dan pemrosesan transaksi. Akibatnya, departemen perencanaan produksi dan

kontrol secara organisasi terpisah dari pusat-pusat kerja. Tujuan kontrollainnya

adalah memisahkan tugas pembukuan dari pengawasan aktiva. Pemisahan ini

menerapkan hal-hal berikut:

1. Bagian kontrol persediaan memelihara catatan akuntansi untuk persediaan bahan

baku dan barang jadi. Kegiatan ini dilakukan terpisah dari gudang bahan baku dan

dari fungsi gudang barang jadi, yang mengawasi aktiva-aktiva tersebut.

2. Dengan cara yang samaa, fungsi akuntansi biaya menghitung WIP dan harus

dipisahkan dari pusat-pusat kerja dalam proses produksi.

Akhirnya, untuk mempertahankan fungsi buku besar umum yang independen

sebagai suatu langkah verifikasi, departemen buku besar umum harus terpisah dari

departemen yang mencatat akun buku besar pembantu. Oleh karena itu,

departemen buku besar umum secara organisasi dipisahkan dari departemen kontrol

persediaan dan akuntansi biaya.

SupervisiProsedur supervisi berikut ini diterapkan ke siklus konversi:

1. Para supervisor dalam pusat-pusat kerja mengawasi pemakaian bahan baku

dalam proses produksi.

2. Penggunaan biaya standar menjadi suatu kontrol akses. Dengan menspesifikasi

jumlah bahan baku dan tenaga kerja yang diotorisasi untuk setiap produk,


11

perusahaan membatasi akses yang tidak diotorisasi ke sumber daya tersebut.

Akses Tidak Langsung ke Aktiva. Aktiva-aktiva, seperti kas dan

persediaan, dapat dimanipulasi melalui akses ke dokumen sumber yang

mengontrol mereka. Dalam siklus konversi, dokumen-dokumen kritikal antara lain

adalah permintaan bahan baku, permintaan kelebihan bahan baku, dan time card

pegawai.

Catatan AkuntansiSeperti yang telah kita lihat di bab sebelumnya, tujuan dari teknik-teknik

kontrol ini adalah membangun suatu jejak audit untuk setiap transaksi. Dalam siklus

konversi hal ini dilakukan, melalui penggunaan pesanan pekerjaan, kertas kerja

biaya, tiket untuk bergerak, job ticket, permintaan bahan baku, file WIP, dan file

persediaan barang jadi. Dengan dokumen sumber yang sudah diberi nomor

sebelumnya dan mereferensi ini dalam catalan WIP, suatu perusahaan dapat

menelusuri setiap item persediaan barang jadi kembali ke sumbernya melalui proses

produksi. Hal ini renting untuk mendeteksi kesalahan dalam produksi dan

pembukuan, melokasikan batch yang "hilang" dalam produksi, dan melakukan audit

periodik.

Verifikasi IndependenLangkah-Iangkah verHikasi dalam siklus konversi dilakukan sebagai berikut:

1. Departemen akuntansi biaya merekonsiliasikan pemakaian bahan baku dan

tenaga kerja dari permintaan bahan baku dan job ticket dengan standar yang telah

ditetapkan.

2. Departemen buku besar umum juga menjalankan fungsi verifikasi yang renting

dengan mencek total pergerakan produk dari WIP ke barang jadi.

3. Akhirnya, auditor internal dan eksternal secara periodik memverifikasi persediaan

bahan baku dan barang jadi di tangan melalui perhitungan risiko mereka

membandingkan kuantitas aktual dengan catatan persediaan dan melakuan

penyesuaian catatan, jika perlu.

REORGANISASI FISIK UNTUK FASILITAS PRODUKSIProses manufaktur tradisional cenderung berevolusi sedikit demi sedikit

selama bertahun. tahun ke urutan kegiatan yang menyerupai ular. Produk-produk

bergerak maju mundur melintasi lantai-lantai toko, serta ke atas dan ke bawah

melalui kegiatan-kegiatan yang berbeda.


12

Suatu sistem manufaktur yang fleksibel merupakan sistem yang sederhana.

Gambar 7-15 mengilustrasikan gagasan ini. Sistem produksi yang fleksibel diorgani-

sasi ke dalam arus-arus. Mesin-mesin yang dikontrol secara komputer, robot-robot,

dan pekerjaan manual yang membentuk arus kegiatan dikelompokkan bersama

secara fisik ke unit-unit pabrik yang disebut sel. Pengaturan ini memperpendek jarak

fisik di antara kegiatan, karenanya mengurangi biaya persiapan dan waktu

pemrosesan, serta biaya penyimpanan dan persediaan dalam arus tersebut.

Gambar 7.15 Sistem Produksi Fleksibel

Sel lembarBesi

Sel Pengelasan Sel Mesin Sel Mesin

Penyelesaian

Penerimaan KantorAdministrasi

Sub Perakitan

Pengiriman Tes Perakitan Akhir

OTOMATIS PROSES MANUFAKTUROtomatisasi adalah Jantung dari lingkungan manufaktur yang berfungsi baik.

Dengan mengganti tenaga kerja dengan otomatisasi, sebuah perusahaan dapat lebih

efisien dan karenanya lebih kompetitif. Otomatisasi dapat memberi kontribusi

langsung ke karakteristik operasional lainnya dari pengurangan persediaan dan

peningkatan kualitas. Namun demikian, penyebaran otomatisasi di antara

perusahaan manufaktur AS bervariasi. Gambar 7-16 menampilkan otomatisasi

sebagai suatu kontinum dengan model manufaktur tradisional pada ujung yang satu

dan model manufaktur yang seluruhnya diintegrasikan dengan komputer pada ujung

lainnya.

Gambar 7.16 Kontinum Otomatisasi


13

Tradisional Pulau Teknologi

ProsesSimplikasi

(JIT)

ManufakturKomputerIntegritas

Manufaktur TradisionalLingkungan manufaktur tradisional terdiri atas sejumlah jenis mesin yang

berbeda, di mana tiap mesin dikontrol olah satu operator. Karena mesin-mesin ini

membutuhkan waktu persiapan yang lama, biaya persiapannya harus diserap oleh

proses produksi dalam jumlah besar. Mesin dan operatornya diorganisasi ke dalam

departemen-departemen fungsional, seperti pemotongan, penggilingan, dan penge-

lasan. WIP mengikuti suatu rute yang berputar melalui berbagai operasi berbeda di

lantai pabrik.

Pulau TeknologiPulau teknologi menjelaskan suatu lingkungan di mana otomatisasi ada

dalam bentuk pulau yang berdiri sendiri dalam ruang lingkup tradisional. Pulau ini

menggunakan mesin komputer yang dikontrol secara numerik (computer numerical

controlled-CNC) yang dapat melakukan beberapa pekerjaan operasi sekaligus

dengan keterlibatan manusia yang sedikit. Mesin CNC berisi program komputer

untuk semua bagian yang dimanufaktur oleh mesin tersebut. Di bawah konfigurasi

CNC, manusia masih memuat, memasang, dan membongkar muat mesin-mesin.

Namun, keunggul-an khusus dari teknologi CNC adalah mesin ini membutuhkan

waktu (dan biaya) persiapan yang sedikit untuk mengubah satu operasi ke operasi

lainnya.

Penyederhanaan ProsesPenyederhanaan proses terfokus pada pengurangan kompleksitas tala letak

fisik manufaktur di lantai-lantai pabrik. Berbagai jenis mesin CNC diatur dalam gel-

gel untuk memproduksi seluruh bagian dari awal sampai selesai dalam satu lokasi.

Misalnya, Nissan menggunakan satu gel multi-operasi dalam memanufaktur as roda

truk ukuran berat. Mesin terse but mengambil800 pan as dan melakukan lebih dari

40 kegiatan operasi (memutar, menggiling, mengebor, dan sebagainya) tanpa sedikit

pun melibatkan tenaga manusia.

Proses Manufaktur yang Terintegrasi dengan Komputer


14

Progresi Otomatisasi Menuju Status Kelas Dunia

Proses manufaktur yang terintegrasi dengan komputer (computer-integrated

manufacturing-CIM) adalah suatu lingkunganyang seluruhnya diotomatisasi. Fasilitas

CIM diorganisasi ke dalam gel-gel kelompok teknologi dengan samaa sekali tidak

menggunakan tenaga kerja manusia dalam proses manufacturingnya. Selain itu,

prosesnya juga men_rapkan penyimpanan otomatis dan sistem pengambilan dan

robotik. Gambar 7-17 menunjukkan relasi fisik di antara teknologi-teknologi ini.

Sistem Penyimpanan dan Pengambilan Otomatis (automated storage and retrieval sistemsAS/RS). Banyak perusahaan telah meningkatkan produktivitas

dan profitabi-litasnya dengan mengganti mesin pengarigkut barang (forklift)

tradisional dan operator manusianya dengan sistem penyimpanan dan pengambilan

otomatis. Harley-Davidson memiliki dari 60 operator mesin pengangkut barang

menjadi 5. AS/RS merupakan sistem pembawa barang yang dikontrol secara

komputer yang membawa bahan baku dari gudang ke lantai pabrik dan produk

barang jadi ke gudang. Keunggulan operasional teknologi AS/RS dari sistem manual

yaitu mengurangi kesalahan, meningkatkan kontrol persediaan, sella menurunkan

biaya penyimpanan.

Robotik. Robotik melibatkan penggunaan robot-robot, mesin CNC khusus

yang berguna dalam lingkungan yang berbahaya, atau untuk melakukan pekerjaan-

pekerjaan yang berbahaya dan monoton yang rentan terhadap kecelakaan.

Computer-Aided Design (CAD)Para insinyur menggunakan computer-aided design (CAD) untuk mendesain

produk dengan lebih baik dan lebih cepat. Sistem CAD meningkatkan produktivitas

mereka, meningkatkan akurasi dengan mengotomatiskan pekerjaan desain yang

repetitif, memungkinkan perusahaan menjadi lebih responsif terhadap permintaan

pasar, dan dihubungkan dengan sistem CAM dan MRP II, juga lingkungan eksternal.

Relasi di antara sistem ini ditunjukkan dalam Gambar 7-18.

Desain produk telah mengalami revolusi melalui teknologi CAD. Teknologi ini

pertama kali diterapkan pada industri luar angkasa pada awal1960-an tetapi setelah

itu telah diadopsi oleh banyak industri. Teknologi CAD telah diperluas ke desain dan

evaluasi proses manufaktur untuk produk-produk baru. Hasilnya terlihat dalam

langkah-langkah dan prosedur yang rinci (informasi rule) untuk personel pusat kerja.

Sistem CAD lanjutan dapat mendesain baik produk maupun proses secara simultan.

Computer-Aid Manufacture


15

Computer-aid manufacture (CAM) terfokus pada tingkat dasar dan pengguna-

an komputer untuk mengontrol proses manufaktur risiko pada suatu waktu, jenis

mesin yang paling umum dalam manufaktur adalah mesin multi guna, seperti mesin

pengebor, mesin bubut, dan mesin penggilingan. Tujuan otomatisasi awal adalah

untuk meningkatkan produktivitas tenaga kerja. Pada saat ini, CAM menyediakan

presisi, kecepatan, dan kontrol yang lebih besar daripada proses produksi dengan

tenaga manusia. Tujuan dibalik CAM adalah untuk menggantikan tenaga kerja

melalui otomatisasi.

MRP II, EDI, dan ERPManufacturing resources planning II-MRP II (perencanaan sumber daya

manufakti II) merupakan perluasan dan konsep yang-lebih sederhana yang biasanya

disebut materials requirements planning-MRP (perencanaan kebutuhan bahan

baku). Gambar 7-20 menggambarkan suatu sistem MRP, yang" meledakkan"

pesanan pekerjaan individual untuk menciptakan BOM dan menentukan kebutuhan

persediaan sebelum produksi. Pendekatan ini didesain untuk meminimalkan biaya

penyimpanan persediaan dalam industri produsi massal. MRP merupakan versi

otomatis dari proses perencanaan dan kontrol produk tradisional. Di sisi lain, MRP II

merupakan suatu teknik rekayasa teknologi yang menyatuk, beberapa proses bisnis.

Sistem MRP II akan memproduksi tagihan bahan baku untuk suatu produk,

menyesuaikan produksi suatu produk ke jadwal produksi induk, memproduksi

perencanaan kapasitas kasar berdasarkan ketersediaan mesin dan tenaga kerja,

memproduksi perencanaan kebutuhan bahan baku yang akan menjadwalkan

pengiriman bahan baku berdasarkan just in-time, mendesain perencanaan kapasitas

akhir untuk pabrik, dan mengatur persediaa1 bahan baku dan barang jadi.

Perusahaan manufaktur kelas-dunia dapat merealisasikan sejumlah manfaat

signifikan dari sistem MRP II yang sangat terintegrasi, termasuk hal berikut ini:

Meningkatkan saja pelanggan.

Mengurangi investasi persediaan.

Meningkatkan produktivitas.

Memperbaiki arus kas.

Membantu mencapai tujuan strategis jangka panjang.

Membantu mengatur perubahan (yaitu, pengembangan produk baru atau

pengembangan produk khusus untuk pelanggan atau oleh pemasok).


16

Fleksibilitas dalam proses produksi.

MRP II telah berevolusi ke seperangkat perangkat lunak berukuran besar

yang disebut sistem perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource

planning-ERP). Paket komersial yang besar ini mendukung kebutuhan informasi

seluruh organisasi, tidak hanya untuk fungsi manufaktur. Suatu ERP dapat

menghitung kebutuhan sumber daya, menjadwalkan produksi, mengatur perubahan

konfigurasi produk, memungkinkan perubahan perencanaan produk di masa yang

akan datang, dan memonitor produksi lantai dasar (shop floor). Selain itu, ERP

menyediakan fungsi entri pesanan, penerimaan kas, perolehan, dan fungsi

pengeluaran kas dengan kemampuan penuh dalam pelaporan keuangan dan

manajerial.

PENGURANGAN PERSEDIAANBahayanya Persediaan

Terdapat tiga alas an mengapa menguntungkan bagi suatu perusahaan untuk

mengurangi persediaannya.

1. Persediaan membutuhkan uang. Persediaan mewakili suatu investasi dalam

bahan baku, tenaga kerja, dan overhead yang tidak dapat direalisasi sampai

mereka dijual. Juga, terdapat biaya lain yang berkaitan dengan persediaan yang

sering kali tidak kelihatan. Persediaan harus diantarkan ke seluruh pabrik.

Persediaan harus di-tangani, disimpan, dan dihitung. Selain itu, persediaan

hilangnya nilainya karena usang.

2. Persediaan mengkamuflase masalah produksi. Jika kapasitas mesin yang tidak

seimbang dalam proses manufaktur menyebabkan kemacetan, persediaan WIP

terbentuk Pada kemacetan itu. Jika pesanan pelanggan dan produksi tidak

sejalan, terbentuklah persediaan.

3. Keinginan untuk mempertahankan persediaan dapat dengan cepat menyebabkan

produksi yang berlebihan. Karenan batasan-batasan biaya persia pan,

perusahaan cenderung memproduksi persediaan berlebih dalam sejumlah besar

batch untuk menyerap biaya yang dialokasikan dan membuat kesan terjadinya

peningkatan efisiensi. Biaya yang sebenarnya dari kegiatan disfungsional ini

tersembunyi dalam persediaan yang berlebih.

Masalah yang digerakkan oleh persediaan ini mempromosikan efisiensi,


17

mengurangi profitabilitas, dan mengikis daya saing perusahaan. Banyak masalah

perusahaan dapat dikurangi dengan mengurangi persediaan.

Bagaimana Perusahaan Dapat Mengurangi Persediaannya?Perusahaan-perusahaan telah dengan sukses mengurangi persediaannya

dengan mengadopsi model manufaktur just-in-time (JIT). Akan tetapi, JIT lebih dari

sekadar teknik pengurangan persediaan. JIT merupakan suatu filosofi yang

menyerang masalah-masalah manufaktur diatas melalui penyederhanaan proses

sekaligus mengurangi persediaan.

Konsep JIT terutama bersandar Pada asumsi-asumsi berikut ini:

Kerusakan Nol. Proses yang berkelanjutan memerlukan bahan baku, WIP, dan

barang jadi dengan tingkat kerusakan nol. Sebagian perusahaan kelas-dunia mende-

finisikannya sebagai lebih sedikit dari 200 kerusakan per juta unit yang diproduksi.

Waktu Persiapan Nol. Prosedur persiapan mesin yang panjang menambah biaya

dan menunda proses. Perusahaan harus berusaha mengurangi waktu persiapan

kurang dari lima menit.

Ukuran Lot Kecil. Untuk dapat mendayagunakan mesin sampai 95% dan arus

produk yang berkelanjutan melalui proses tersebut, ukuran lot harus keeil. Untuk

sebagian perusahaan, persediaan tidak boleh berada lebih dari satu had dalam

siklus produksi.

Persediaan Nol. Mengulang pain yang tidak kentara tetapi renting yang sudah

disebut sebelumnya, JIT tidak sekadar teknik pengurangan persediaan. Melainkan,

JIT bergantung Pada pengurangan persediaan. Suatu perusahaan JIT yang berhasil

dapat mencapai tingkat perputaran persediaan 100 kali per tahun.

Waktu Tunggu Nol dan Pemasok Dapat Diandalkan. Sebuah perusahaan JIT

harus membentuk dan menjalin kerja sama dengan pemasok. Pengiriman yang

terlambat, bahan baku yang rusak, atau pesanan yang tidak benar akan segera

menutup produksi.

Sikap Tim. JIT tergantung terutama pada sikap tim dari semua pegawai yang terlibat

dalam proses. Dalam hal ini termasuk bagian pembelian, penerimaan, manufaktur,

pengiriman setiap orang.

KUALITAS PRODUKTerdapat dua alasan utama mengapa kualitas menjadi penting bagi

perusahaan manufaktur kelas-dunia. Pertama, kualitas yang buruk sangat mahal

bagi perusahaan. Pertimbangkan biaya bahan sisa, pengerjaan kembali, penundaan


18

jadwal, persediaan yang berlebih untuk mengkompensasi produk yang rusak, klaim

jaminan, dan servis lapangan. Biaya-biaya ini dapat berkisar 25 sampai 35 persen

dad total biaya produk.

Kedua, kualitas merupakan suatu basis persaingan di antara perusahaan-

perusahaan kelas-dunia. Kualitas telah berhenti menjadi alat tukar dengan harga.

Sekarang pelanggan menuntuk kualitas dan mencari produk berkualitas dengan

harga terendah.

Bagaimana Perusahaan Dapat Memperbaiki Kualitas?

Salah satu cara di mana perusahaan dapat memperbaiki kualitasnya adalah

dengan menempatkan kontrol di seluruh proses manufaktur untuk mengidentifikasi

terjadinya operasi yang ”di luar kontrol". Melalui deteksi awal terhadap masalah,

perusahaan dapat dengan lebih baik mengatur situasinya. Alternatif ini merupakan

prosedur kontrol kualitas akhir-proses tradisional. Di bawah pendekatan ini, produk-

produk diperiksa sampai selesai diproduksi. Perusahaan manufaktur dapat menemu-

kan, terlalu terlambat, bahwa seluruh batch produk itu rusak.

Kontrol proses statistik merupakan suatu metode untuk mengontrol sistem

produksi otomatis. Suatu proses manufaktur tunggal dapat menggunakan ratusan

titik kontrol yang diawasi untuk kondisi-kondisi yang di luar kontrol. Banyak

perusahaan sukses menggunakan metode ini.

IMPLIKASI UNTUK AKUNTANSI DAN SIALingkungan manufaktur yang baru membawa implikasi yang mendasar untuk

akuntansi dan SIA. Dalam bagian ini, kita akan mengulas tentang hakikat perubahan

horizon yang sedang berlangsung ini. Diskusi ini merujuk kedua bidang reformasi: (1)

perubahan teknik akuntansi dan (2) perubahan pelaporan informasi.

PERUBAHAN DALAM TEKNIK AKUNTANSIApa yang Salah dengan Informasi Akuntansi Tradisional?

Informasi akuntansi tradisional menekankan kinerja keuangan daripada

kinerja manufaktur. Teknik-teknik dan konvensi-konvensi yang digunakan selama

bertahun-tahun tidak mendukung tujuan baru perusahaan-perusahaan kelas-dunia.

Berikut ini adalah hal yang paling umum dikutip tentang kekurangan sistem akuntansi

tradisional.


19

Alokasi Biaya yang Tidak Akurat. Sistem akuntansi tradisional tidak mene-

lusuri biaya ke produk dan proses dengan akurat. Salah satu konsekuensi dari

teknologi baru adalah restrukturisasi pola biaya manufaktur. Gambar 7-23 menunjuk-

kan perubahan relasi antara tenaga kerja langsung, bahan baku langsung, dan biaya

overhead dalam lingkungan CIM. Overhead, di sisi lain, merupakan elemen biaya

yang sangat penting dalam teknologi manufaktur yang lebih maju. Dalam rancangan

ini, prosedur akuntansi biaya tradisional sangat tidak memadai. Untuk memahami

masalah ini, mari pertimbangkan bagaimana pembebanan overhead secara

tradisional diterapkan raJa produk. Semua komponen over head, seperti tenaga

kerja tidak langsung, penyusutan mesin, utilitas, dan asuransi, dijadikan satu

kelompok. Berikut ini adalah ciri lingkungan CIM yang menunjukkan kita mengapa

alokasi overhead tradisional tidak memadai.

1. Dalam proses manufaktur tradisional, komponen biaya overhead relatif kecil--

sekitar 10 sampai 40 persen dari total biaya manufaktur. Namun demikian,

overhead merupakan komponen terbesar dalam CIM.

2. Pembebanan biaya tenaga kerja langsung ke CIM secara substansial lebih kecil --

antara 1 sampai 10 persen dari total biaya -- daripada dalam proses manufaktur

tradisional.

3. Dalam lingkungan CIM, pembebanan tenaga kerja langsung tidak mudah

ditelusuri ke produk. Salah satu keunggulan CIM adalah fleksibel dalam ukuran

batch. Tidak perlu memprodukssi banyak jumlah. Produk-produk dapat

dimanufaktur dalam lot item tunggal. Selain itu, para operator dapat ditugaskan

untuk lebih dari satu mesin pada satu waktu. Menjadi sangat sulit untuk

membebankan waktu tenaga kerja dengan akurat ke produk-produk individual

yang sedang diproduksi secara simultan dalam jumlah yang bervariasi.

Agar alokasi tradisional benar, harus terdapat relasi langsung di antara

tenaga kerja dan teknologi. Dalam CIM relasi ini sifatnya diametris, bukan

komplementer. Ketika kelompok biayanya besar dan metode alokasinya ambigu,

perhitungan yang salah untuk tenaga kerja diperbesar kemungkinannya dalam

perhitungan overhead. Gambar 7-24 menggambarkan signifikansi masalah ini.

Gambar ini menunjukkan profil biaya produk yang umum bagi banyak perusahaan.

Garis kurva tersebut mewakili biaya produk yang sesungguhnya, seperti yang

dihitung dengan metode pembiayaan berdasarkan aktivitas (ABC); garis lurus

mewakili biaya yang dialokasi-kan dengan perhitungan akuntansi konvensional.


20

Untuk volume rendah, produk dengan tingkat variasi tinggi, biaya sebenarnya

sebanyak 600 persen dari biaya yang dialokasikan tersebut. Besarnya kesalahan ini

dapat menguras kemampuan perusaha-an untuk mengambil keputusan penting.

Tanpa informasi biaya yang akurat, perusahaan tidak dapat:

1. Memusatkan perhatian pada pasar yang menguntungkan.

2. Melayani pelanggan yang menguntungkan.

3. Mengukur biaya desain produk dengan akurat.

4. Mengukur biaya desain proses dengan akurat.

Jeda Waktu. Data akuntansi tradisional untuk pelaporan manajemen pada

dasarnya bersifat historis. Karenanya, data jauh tertinggal dari kegiatan manufaktur

aktual dengan asumsi bahwa kontrol dapat diterapkan setelah fakta untuk meng-

koreksi kesalahan. Tetapi manajer shop floor dalam ruang lingkup JIT perlu informasi

langsung tentang penyimpangan abnormal. Mereka harus tahu dalam waktu yang

sesungguhnya tentang kerusakan mesin atau robot yang di luar kontrol. Informasi

setelah-kenyataan terlambat untuk menjadi informasi yang berguna.

Orientasi Keuangan. Orientasi informasi keuangan tradisional tidak meng-

identifikasi produk atau proses yang defektif secara memadai. Data akuntansi

menggunakan dolar sebagai unit standar pengukuran untuk kemampuan saing item-

item yang sedang dievaluasi. Keputusan yang mengaitkan area-area fungsional dan

tingkat manajemen yang berbeda dalam perusahaan membutuhkan informasi yang

basisnya tidak sarna. Dalam hal ini termasuk kemampuan fungsional suatu produk at

au proses, meningkatkan kualitas produk, dan mempersingkat waktu pengiriman.

Usaha-usaha untuk memaksa data ini ke pengukuran keuangan yang umum dapat

mendistorsi masalah dan mempromosikan keputusan yang buruk.

Penekanan pada Biaya Standar. Akuntansi konvensional menekankan biaya

standar dan analisis varian. Tujuan yang mendasari konvensi tersebut tidak relevan

dalam lingkungan manufaktur yang baru. Seperti yang telah kita lihal, metode

produksi modern adalah intensif modal dan mengasumsikan kerusakan-nol dalam-

bahan baku dan proses. Di bawah situasi ini, varian tradisional tidak signifikan.

Ketika kerusakan, penyimpanan, atau kegiatan di luar kontrol terjadi, manajer perlu

tahu segera. Dengan konsep JIT, masalah-masalah seperti itu perlu diperhatikan

jauh sebelum sistem akuntansi tradisional dapat menghasilkan suatu laporan varian.

Bagaimana Kita Dapat Memecahkan Masalah Ini?


21

Banyak perusahaan kelas-dunia telah menemukan solusi alas masalah-

masalah tersebut dalam model ABC. ABC adalah sistem informasi yang

menyediakan informasi tentang kegiatan dan objek-objek biaya kepada para

manajer. Mari pertama-tama kita mendefinisikan istilah-istilah tersebut:

Kegiatan menjelaskan pekerjaan yang dilakukan. Dalam menyiapkan pesanan pembelian, produk yang siap untuk dikirim, atau mengoperasi-kan mesin bubut adalah contoh-contoh kegiatannya.Objek biaya adalah alasan untuk melakukan kegiatan. Dalam hal ini termasuk produk, jasa, pemasok, dan pelanggan. Misalnya, pekerjaan untuk menyiapkan suatu pesanan penjualan (kegiatannya) dilakukan karena seorang pelanggan (dan objek biaya lainnya) ingin menempat-kan suatu pesanan.

Asumsi yang mendasari activity-based costing (ABC) sangat kontras dengan

asumsi akuntansi biaya tradisional. Akuntansi tradisional mengasumsikan bahwa

produk menimbulkan biaya. ABC mengasumsikan bahwa kegiatan menimbulkan

biaya dan produk (dan objek biaya lainnya) menciptakan permintaan untuk kegiatan.

Langkah pertama dalam pendekatan ABC adalah untuk menentukan biaya

aktivitas. Biaya aktivitas dibebankan ke objek biaya yang relevan dengan memakai

pemicu aktivitas (activitas driver). Faktor ini mengukur aktivitas yang dikonsumsi oleh

objek biaya tersebut. Misalnya, jika pengeboran lubang pada sebuah piringan baja

adalah suatu aktivitas, jumlah lubang dalam piringan itu merupakan pemicu aktivitas.

Sistem akuntansi tradisional seringkali hanya menggunakan satu pemicu

aktivitas. Misalnya, biaya overhead, dikumpulkan dalam satu kelompok biaya, di-

alokasikan ke produk-produk berdasarkan jam tenaga kerja langsung. Suatu

perusahaan kelas dunia yang menggunakan ABC mungkin memiliki lusinan

kelompok biaya aktivitas, tiap kelompok dengan pemicu aktivitas yang unik.

PERUBAHAN DALAM PELAPORAN INFORMASIKita berada dalam lingkup perubahan signifikan dalam peran informasi

akuntansi manajemen. Secara historis, fungsi akuntansi manajemen dibatasi pada

pelaporan informasi yang berorientasi keuangan. Pada masa sekarang, melayani

kebutuhan manajemen kelasJunia berarti memecah kurungan sempit ini. Akuntan

manajemen sekarang harus menyediakan informasi baru tentang status kegiatan

bisnis yang sangat berbeda dari yang dihasilkan secara tradisional.

Manajemen AktivitasDi sebagian organisasi, mengatur aktivitas bisnis semata-mata merupakan


22

pekerjaan pengawasan. Hal ini tidak akan terjadi di perusahaan kelas dunia.

Manajemen aktivitas harus merupakan suatu pencarian yang tidak kenal lelah dan

terus-menerus untuk perbaikan-perbaikan. Para manajer harus memahami kegiatan

mana yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya dengan cara yang

terbaik. Dua tujuan yang mendasari para manajer dalam tantangan ini:

1. Manajer harus menyebarkan sumber daya ke aktivitas-aktivitas yang menghasi-

lkan laba maksimum.

2. Manajer harus mencari untuk meningkatkan faktor-faktor yang paling penting

bagi para pelanggannya.

Evaluasi Kegiatan Manufaktur. Kebutuhan akan informasi kegiatan operasi

telah mengarah ke perkembangan generasi kedua ABC Gambar 7-26 mengilustrasi-

kan model ABC yang baru, yang memiliki dua dimensi. Dimensi vertikal adalah

model penunjukan biaya (cost assignment model) yang kita lihat dalam Gambar 5-

27. Model ini menunjukkan alokasi biaya pertama-tama ke biaya dan kemudian ke

objek-objek biaya. Dimensi horizontal adalah model proses. Model ini merefleksikan

kebutuhan untuk informasi kategori yang baru tentang penyebab aktivitas dan ukuran

kinerja untuk aktivitas tersebut. Model proses ABC dapat memberikan informasi

kritikal tentang pemicu biaya (cost drivers) dan ukuran kinerja (performance

measures) untuk membantu para manajer menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti:

1. Aktivitas apa yang membutuhkan sumber daya paling banyak?

2. Jenis sumber daya apa yang dibutuhkan?

3. Di mana biaya dapat dikurangi?

Informasi yang dihasilkan oleh model proses pertama-tama non-keuangan

dan jatuh di luar wilayah informasi akuntansi tradisional.

Identifikasi Aktivitas yang Tidak Esensial. Aktivitas ada yang esensial dan

ada yang tidak. Aktivitas esensial menambah nilai dengan dua cara. Pertama,

aktivitas tersebut bernilai bagi pelanggan. Misalnya, menyeimbangkan roda-roda

setiap mobil dari lini produksi merupakan aktivitas yang esensial karena permintaan

pelanggan terhadap mobil yang dapat dikendarai dengan tenang. Kedua, akivitas

menambah nilai bagi organisasi. Misalnya, aktivitas menyiapkan laporan keuangan

tidak memiliki nilai langsung ke pelanggan. Namun demikian, karena kewajiban

hukum perusahaan untuk melakukannya, aktivitas ini bernilai bagi perusahaan dan

karenanya esensial. Aktivitas yang tidak esensial tidak menambah nilai dan harus

dihapuskan.


23

Identifikasi Pemicu Biaya. Pengurangan aktivitas-aktivitas yang tidak perlu

terletak pada identifikasi yang tepat terhadap pemicu biaya. Pemicu biaya (cost

driver) adalah penyebab biaya. Para manajer tidak dapat mengatur aktivitas-aktivitas

yang tidak perlu kecuali mereka memahami kekuatan-kekuatan pemicu tersebut.

Misalnya, jika pergerakan WIP dari satu operasi ke operasi lain tidak menambah

nilai, maka harus dihapus. Bagaimana kita melakukannya? Pertama-tama, kita harus

mengidentifikasi pemicu biaya untuk aktivitas ini. Dalam kasus ini adalah jarak fisik di

antara kegiatan-kegiatan operasi.

Membandingkan Aktivitas dengan Benchmark. Dalam menilai nilai yang

ditambah aktivitas, para manajer sering kali membandingkan aktivitas kunci dengan

aktivitas serupa dalam perusahaan atau perusahaan lain. Hal ini disebut benc-

hmarking. Misalnya, perusahaan dapat menetapkan rating aktivitas-aktivitas

kuncinya Facia faktor-faktor seperti kualitas, waktu tunggu, fleksibelitas, biaya dan

kepuasan pelanggan, dan membandingkan semua faktor ini dengan praktik-praktik

terbaik dari pemimpin industri.

Membangun Hubungan di antara Aktivitas-aktivitas Kunci. Di bagian se-

belumnya, kita mendiskusikan pentingnya usaha tim dalam mengatur perusahaan

kelas-dunia. Dari lantai dasar ke CEO, setiap manajer (dipersenjatai dengan

informasi yang tepat) harus bertindak cepat dan tepat dalam ruang lingkup

aktivitasnya. Menjadi esensial bahwa para anggota tim, pada semua tingkat,

memahami ukuran kinerjanya, dapat mengetahui masalah ketika muncul, dan

mengetahui perannya dalam penye-lesaian masalah tersebut.

Koordinasi yang efektif memerlukan informasi yang menghubungkan pe-

ngambilan keputusan dan ukuran kinerja ke faktor-faktor sukses kritikal (critical

success factors-CSFs). CSFs adalah item-item penting yang jika gagal dipenuhi

akan menyebabkan kegagalan perusahaan. Walaupun CSFs spesifik bervariasi di

antara perusahaan, kategori umum berikut ini dapat diterapkap ke kebanyakan

perusahaan manufaktur.

Kualitas produk. Produk perusahaan harus memenuhi atau melebihi harapan

pelanggan.

Kualitas proses. Perusahaan harus meminimalkan jumlah variasi proses yang

menghasilkan produk cacat atau memerlukan pengerjaan kembali.

Pelayanan pelanggan. Perusahaan harus secara memadai memenuhi permintaan

pelanggan untuk barang jadi. Pelanggan tersebut dapat merupakan pelanggan


24

akhir atau pelanggan internal, seperti departemen berikutnya dalam proses

manufaktur.

Manajemen sumber daya. Perusahaan harus mengoptimalkan penggunaan bahan

baku, tenaga kerja, dan aktiva tetap dalam memanufaktur produk-produknya.

Fleksibelitas. Perusahaan hams responsif dapat beradaptasi terhadap perubahan

perubahan dalam lingkungannya. Dalam hal ini termasuk perubahan dalam pasar

produk, dalam pemasok, dan dalam lingkungan hukum.

Tidak seorang individu pun yang dapat mempengaruhi CSFs. Peningkatan

CSFs datang dari tindakan yang terkoordinasi pada setiap titik keputusan. Gambar 7-

27 menunjukkan suatu contoh bagaimana hal ini dapat dicapai untuk CSF

manajemen sumber daya. Diagram tersebut menunjukkan beberapa ukuran kinerja

yang mempengaruhi CSF manajemen sumber daya di setiap level manajemen.

Untuk meningkatkan CSF ini, setiap manajer harus mengontrol ukuran kinerjanya

dan men genal pengaruh yang mereka miliki pada level berikutnya dalam organisasi

tersebut. Misalnya, ketika manajer departemen dengan tepat mengatur item-item

spesifik, seperti waktu turun mesin, persentase produksi cacat, dan jumlah

perubahan jadwal yang tidak direncanakan, manajer tahu bahwa ia memberi

kontribusi kepada keseluruhan tujuan manajemen sumber daya perusahaan.

Perhatikan dua pain tambahan yang dibuat dalam Gambar 7-27. Pertama,

pada level manajemen yang lebih tinggi, ukuran kinerjanya lebih luas dan lebih

kolektif, sementara pada level yang lebih rendah ukuran kinerjanya lebih rinci dan

spesifik. Kedua, pendekatan ini mengintegrasikan informasi keuangan dan non-

keuangan dalam struktur pelaporan umum, karenanya memperluas peran akuntansi

melebihi batas-batas tradisionalnya.

SISTEM INFORMASI KELAS-DUNIAKunci ke sistem informasi kelas dunia (world-class information system-WCIS)

adalah integrasi semua fungsi sistem dan komponen teknologi. Integrasi ini

merupakan perekat yang mengikat sistem bersama-sama dan meliputi aplikasi akun-

tansi dasar, penentuan biaya berdasarkan aktivitas (ABC), perencanaan kebutuhan

bahan baku, perencanaan kapasitas, kontrol persediaan, tagihan bahan baku, jadwal

produksi induk, penapsiran, entri pesanan, desain yang dibantu oleh komputer,

proses manufaktur yang dibantu oleh komputer, dan hubungan komunikasi EDI.

Dalam bagian ini kita memperkenalkan konsep WCIS. Dimulai dengan suatu

tinjauan akan sistem informasi tradisional untuk mengilustrasikan kontras yang tajam


25

dengan sistem kelas-dunia, Sebagai salah satu contoh WCIS, kita akan meninjau

sistem informasi yang dikenalsebagai sistem perencanaan sumber daya perusahaan

(enterprise resource planning).

KARAKTER SISTEM INFORMASI TRADISIONAL

Dalam lingkungan manufaktur tradisional, teknologi pada umumnya diguna-

kan dalam bentuk yang sembarangan dan tanpa perencanaan. Tujuannya sering kali

untuk memecahkan masalah spesifik bagi departemen spesifik tanpa pertimbangan

untuk mengintegrasikan teknologi ke seluruh proses. Hasilnya adalah pulau teknologi

yang terpencil yang tidak menyatu dan sering kali dapat diintegrasikan namun

dengan biaya yang cukup mahal. Hal ini benar adanya tidak hanya untuk lantai dasar

teknologi otomatisasi tetapi juga untuk sistem informasi dan aplikasi bisnis.

Teknologi informasi yang digunakan oleh perusahaan manufaktur tradisional

biasanya terdiri atas sebuah mainframe untuk menangani fungsi akuntansi primer,

seperti pemrosesan pesanan penjualan, pemrosesan pembelian, dan pembayaran

gaji. Aplikasi-aplikasi ini biasanya berorientasi batch, dan hanya sedikit yang

merupakan sistem real-time.

Mainframe-nya mungkin memiliki beberapa jenis sistem penetapan biaya

pekerjaan (job costing systems) dan sistem kontrol persediaan untuk barang jadi dan

bahan baku. Akan tetapi, dalam banyak lingkungan manufaktur tradisional, sistem

akuntansi biaya dilakukan pada komputer personal terpisah, yang membutuhkan

jumlah entri data manual untuk menjaga kemutakhirannya (up to date). Pada

kenyataannya, sistem akuntansi biaya dapat tidak lebih dari suatu spreadsheet.

Sistem informasi perusahaan manufaktur tradisional terutama bergantung

pada transaksi yang berbasiskan-kertas, yang harus dimasukkan dan dimasukkan

lagi ketika kertas-kertas itu pindah dari satu departemen atau pusat kerja ke

departemen atau pusat kerja berikutnya. Duplikasi usaha ini substansial dalam

lingkungan seperti ini, yang meningkatkan kesempatan untuk kesalahan entri data

dan mempromosikan tingkat integritas data yang rendah.

Akhirnya, jaringan telekomunikasi perusahaan manufaktur tradisional biasa-

nya dibatasi oleh lingkungan internal perusahaan. Normalnya, tidak ada kemampuan

komunikasi eksternal, atau bahkan tidak ada keinginan untuk memiliki kemampuan

itu, kecuali jika perusahaan didesak untuk mengimplementasikan EDI oleh seorang

pelanggan atau pemasok. Implementasi teknologi dalam perusahaan manufaktur

tidak hanya merupakan serangkaian pulau yang terisolasi, perusahaan manufaktur


26

sendiri terisolasi dari relasi dengan komunitas bisnis global.

SAP: CONTOH SISTEM INFORMASI KELAS DUNIASAP AG adalah perusahaan Jerman yang didirikan pada tahun 1972 oleh

Waldorf, Jerman, oleh sejumlah pegawai IBM. Operasi mereka ini didirikan dengan

tu}uan menciptakan paket bisnis integratif guna melayani organisasi berukuran besar

dalam industri manutaktur. Perangkat lunaknya, juga dinamakan SAP, mendukung

proses bisnis-bisnis kunci yang berkaitan dengan penjualan, perna saran,

manufaktur, dan sumber daya man usia. Dalam Bahasa Inggris, istilah SAP diartikan

sebagai Systems, Applications, and Products in Data Processing (Sistem, Aplikasi,

daD Produk dalam Pemrosesan Data).

Produk SAPSAP memiliki dua produk utama-R/2 dan R/3. R/2 adalah sistem orisinil SAP.

Sistemini berbasis mainframe, berorientasi-batch, sangat terstruktur, namun kurang

fleksibel dibandingkan dengan sistem R/3 yang lebih baru. SAP R/3 merupakan

sistem distribusi yang dijalankan di bawah sejumlah sistem operasi dan konfigurasi

jaringan kerja. Kebanyakan bisnis baru SAP adalah implementasi R/3. Sampai saat

ini, lebip. dari 20.000 perusahaan telah menggunakan sistem R/3. R/2 masih

merupakan sistem yang pervasif yang dijanjikan SAP AG untuk tetap dipertahankan

dan ditingkatkan pada tahun 2004. Diskusi berikut ini memaparkan lebih lanjut sistem

R/3.

Tinjauan Umum R/3Sistem R/3 mendukung ratusan bisnis proses dan menangani berbagai

bahasa dan mata uang internasional untuk mendukung ekspansi global dari

organisasi pemakai. Sistem ini dapat dipesan agar dapat berinteraksi dengan EDI

dan sistem lainnya yang tertulis dalam bahasa standar seperti C + +, COBOL, dan

SQL. Baru-baru ini R/3 mendukung perdagangan terbatas di World Wide Web. SAP

diharapkan meluaskan kemampuannya untuk secara otomatis memproses penjualan

dan perlengkapan pesanan ketika tingkat persediaan rendah. Secara teoritis, hal ini

dapat dilakukan dengan sedikit atau tanpa sama sekali intervensi pemakai.

Arsitektur R/3 merupakan struktur yang hierarkis. Basis yang mendasarinya

adalah lapisan pertama di bagian dasar di mana sistem R/3 dibangun. Termasuk

dalam hal ini adalah modul-modul aplikasi, arsitektur jaringan kerja, dan platform

perangkat keras. Data base, yang dapat didistribusikan di antara komputer,


27

merupakan lapisan terbawah dalam sistem ini. Tabel-tabel database terdiri atas

rincian transaksi yang diperlukan untuk mendukung kebutuhan pemakai yang

majemuk. Kamus data menjelaskan gambaran pemakai yang majemuk dari sistem

tersebut. Lapisan ini menyediakan pemetaan relasi data di antara entitas bisnis.

SAP R/3 dikembangkan sebagai arsitektur client/server (arsitektur jaringan kerja

yang spesifik untuk jenis ini didiskusikan dalam Bab 12). Sistem tersebut bekerja

pada program perangkat keras yang majemuk termasuk Windows NT PC, sistem

UNIX (stasiun kerja banyak pengguna), dan IBM AS 400 (komputer mini). R/3 juga

mendukung database majemuk termasuk Informix, Oracle, DB2, ADABAS D, MS

SQL, dan DB2/4000.

R/3 memberikan modul-modul bisnis yang mendukung lebih dari 1.000

proses bisnis yang diorganisasikan dalam empat kategori umum berikut ini:

keuangan, logistik, sumber daya manusia, dan pendukung proses bisnis. Beberapa

tahun lalli, organisasi hams merancang dan memrogram aplikasi baku in-house

untuk mendukung fungsi-fungsi tersebut. Para pemakai R/3 dapat mencampurkan

dan mencocokkan komponen-komponen perangkat lunak pra. pabrikasi untuk

merakit aplikasi ERP yang memenuhi keperluan bisnisnya. Salah satu kekuatan

pemicu di belakang evolusi ERP adalah pemeliharaan sistem menjadi lebih murah.

Akan tetapi, motif yang lebih penting adalah keinginan banyak organisasi untuk

semakin dekat mencapai status kelas dunia melalui rekayasa teknologi proses

bisnis. Suatu sistem R/3 yang terintegrasi dapat meningkatkan pelayanan

pelanggan, mengurangi waktu produksi, menambah produktivitas, dan meningkatkan

pengambilan keputusan. Bentuk-bentuk operasional R/3 dan beberapa sistem ERP

kelas dunia lainnya disajikan dalam Bab 11.

ISU-ISU KONTROL DALAM WCISTingkat otomatisasi tinggi yang berkaitan dengan WCIS menciptakan

sejumlah isu kontrol yang unik yang menjadi perhatian para akuntan. Tujuan kita

pada titik ini adalah menarik perhatian pada risiko potensial yang harus diperhatikan

para manajemen dan akuntan. Karena solusi untuk masalah-masalah ini melibatkan

suatu pemahaman teknologi yang belum dipelajari, diskusi kita tentang teknik-teknik

kontrol harus ditunda sampai Bab 15 dan 16, di mana isu-isu dan solusinya akan

dibahas kembali.

Lingkungan Tanpa Kertas (Paperless)


28

Suatu WCIS sesungguhnya dapat menghapus arus kertas tradisional dalam

siklus pesanan pengiriman-faktur-pembayaran, dan dieksekusi secara elektronik.

Dokumen-dokumen kertas sangat mahal berkaitan dengan biaya penanganan dan

kesalahan entri data. Oleh karena itu, dokumen kertas dicetak, ditangani, dan di-

simpan hanya ketika sangat dibutuhkan. Bagian pengurangan kertas datang dari

penggunaan otomatisasi data sumber secara ekstensif, khususnya dengan

pengkodean baris (bar coding). Di mana mungkin, semua persediaan bahan baku

dan produk jadi harus dikode-bariskan (bar-coded). Situasi yang ideal adalah

memiliki kode baris bahan baku menurut pemasoknya. Untuk menelusuri dan

memonitor pembebanan tenaga kerja sekaligus untuk pertimbangan otorisasi dan

keamanan, para pegawai menggunakan kartu identifikasi kode-baris atau kode-garis

magnetis. Pada kenyataan-nya, semua sumber daya (bahan baku, peralatan

portabel, dan pegawai) yang bergerak di sekitar lantai pabrik harus diberi kode-baris

untuk tujuan penelusuran dan pengawasan.

Otomatisasi TransaksiPenggunaan EDI secara ekstensif untuk pemrosesan transaksi menghapus

dokumen sumber tradisional yang memerlukan tanda tangan dan bukti otorisasi

transaksi. Berdasarkan timbulnya suatu peristiwa seperti penerimaan pesanan

penjualan atau persediaan jatuh pada titik pemesanan kembali, transaksi-transaksi

dimulai secara otomatis dalam sistem MRP dan ditransmisikan melalui EDI. Karena

kurangnya keterlibatan manusia dalam sistem pemrosesan transaksi, kontrolnya

terfokus pada validitas, kelengkapan, dan akurasi dari transaksi-transaki yang

dihasilkan secara otomatis tersebut. Satu-satunya dokumen kertas mungkin hanya

kontrak orisinil antara pihak-pihak yang menjalin hubungan dagang. Pihak mana-

jemen dan akuntan mencari kepastian hal berikut berkaitan dengan kinerja sistem:

Sistemnya menempatkan pesanan hanya ketika persediaan dibutuhkan.

Pesanan persediaan dilakukan hanya dengan para pemasok yang telah disetujui.

Kuantitas item yang dipesan benar untuk kebutuhan organisasi.

Prosedur diprogram dengan benar agar cocok dengan dokumen kontrol elektronik

(yaitu pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) sebelum memulai

fungsi pembayaran.

Pertimbangan Jaringan Kerja

Suatu WCIS akan dirancang di sekitar jaringan kerja area lokal, komputer-


29

mini, dan/ atau mainframe, bergantung papa kebutuhan perusahaan manufaktur

tersebut. Arsitektur jaringan kerja dapat melibatkan tanggungjawab distribusi

database danj atau pemrosesan transaksi di antara berbagai pemakai di lokasi yang

berbeda-beda. Distribusi teknologi memiliki implikasi terhadap akurasi dan

konsistensi catatan akuntansi. Misalnya, para auditor berkepentingan bahwa akun-

akun buku besar umum mencerminkan dengan akurat jumlah total transaksi yang

diproses pada berbagai lokasi distribusi.

R A N G KU M A NMempelari siklus konversi, di mana suatu perusahaan mentrans-formasikan

input sumber daya (bahan baku, tenaga kerja, dan modal) ke produk dan jasa yang

mudah diperdagangkan. Tujuan utamanya adalah untuk menyoroti perubahan

lingkungan manufaktur dari Junia bisnis kontemporer dan untuk menun-jukkan

bagaimana ia memanggil untuk berpindah dari bentuk-bentuk organisasi bisnis

tradisional ke cara "kelas-dunia" dalam melakukan bisnis. Kita telah melihal bagai-

mana perusahaan yang ingin mencapai status kelas-dunia harus mengejar

Heksibelitas proses manufaktur melalui peningkatan otomatisasi, pengurangan

persediaan, dan perbaikan kualitas produk.

Kita juga telah melihal bahwa mencapai status kelas-dunia membutuhkan

pergerakan yang signifikan dari teknik-teknik akuntansi tradisional. Dalam menang-

gapi kekurangan metode akuntansi tradisional, perusahaan-perusahaan kelas-dunia

telah mengadopsi sistem ABC yang menyediakan alokasi biaya yang lebih akurat

dan lebih tepat ke produk. Teknikteknik baru dalam manajemen aktivitas melengkapi

ABC dan memampukan para manajer untuk memahami lebih baik hakikat aktivitas

dan pemicu biaya. Model-model akuntansi yang dibutuhkan adalah model-model

yang memungkinkan organisasi mengombinasikan data keuangan dan non-

keuangan dalam database yang terintegrasi, yang akan mendukung kebutuhan

pemakai majemuk. Akhirnya, kita akan mengkaji bentuk-bentuk kunci clari sistem

informasi kelas-dunia dan secara singkat mendiskusikan isu-isu kontrol potensial.


30

99028-11-666580944127

Documents

Transcript of 99028-11-666580944127