8

BAB II

TINJ AUAN UMUM

A.Sejarah Perkembangan Perusahaan

Columbia yang lebih dikenal sebagai "Columbia Cash & Credit" / Tunai &

Perkreditan merupakan rangkaian toko retail yang memiliki pilihan pembiayaan

untuk konsumen di Indonesia sejak tahun 1982. Bisnis retail ini dimiliki dan diatur

oleh tim managemen dari Columbia, jaringan luas yang menjangkau kawasan

nasional, mencakup sekitar 400 showroom di 400 kota yang didukung oleh 8.000

tenaga penjual untuk menjual produk elektronik, furniture, handphone, IT &

motorcycle

Sejak 1920

Dimulai sebagai sebuah apotek & usaha ramuan Cina di Medan, Sumatera Utara.

Sejak 1930

Menjadi distributor elektronik Royal Philips dari Høland.

1950 Ekspansi bisnis ke Jakarta.

Selain Philips, menjadi distributor dari berbagai Merek Eropa seperti Telefunken,

Grundig, Graz Jerman.

1967

Dimasukkan alat musik & bisnis musik sekolah.

1968

Menjadi distributor berbagai Merek Jepang seperti Toshiba, National, Sharp, Sony,

Sanyo, Akai, Sansui, Ubix, dll

1974

Dimasukkan bisnis furnitur.

1977

Kantor Pusat pindah ke Jakarta.

1982

Columbia Didirikan pada tanggal 28 Februari 1982, sebagai pelopor untuk bisnis

sewa beli untuk elektronik konsumen & furniture.

1983

Dikembangkan label swasta pertama untuk elektronik dan komputer di Indonesia

(Fujitec).

5

1984

Dikembangkan swasta label untuk produk furnitur (Fuji)

1988

Mencapai 3.000 Karyawan

1994

Dimasukkan industri infomercial dengan mendirikan TV pertama di Indonesia

jaringan belanja (DRTV).

1996

Didirikan Sanken elektronik konsumen

1997

Karyawan meningkat menjadi 13,700 orang.

1998

Krisis moneter melumpuhkan bisnis regional & domestik dan Columbia terpaksa

berhemat dengan ruang pamer penutupan, sangat mengurangi jumlah karyawan

menjadi 4,900 orang.

2000

Karyawan meningkatkan kembali ke level 9,500. Dikembangkan Mananagement

sistem TI (ERP) dengan IBM (AS 400).

2003

Menjadi terbesar dimiliki sepenuhnya jaringan toko ritel dengan 600 outlet pikir

Indonesia.

Mendirikan perusahaan pembiayaan terbesar multi untuk konsumen elektronik,

perabotan, barang-barang telekomunikasi dalam hal jangkauan jaringan dengan nama

Ming Prima Keuangan.

2004

Columbia Quality Up meluncurkan program nasional Menerapkan ERP keuangan

lanjutan untuk multi-finance (Approva & Financore).

2005

Peluncuran sepeda motor NOZOMI private label. Membentuk perusahaan sewa

kendaraan - AUTO TRANS.

2006

Diimplementasikan Callisto - Oracle ERP untuk retail

6

B.Visi dan Misi Perusahaan

1. VISI

1. Menjadi perusahaan terbesar dan terbaik di Indonesia sehubungan dengan

penjualan dan pemasaran elektronik, furniture, komunikasi dan produk

otomotif dengan cara tunai dan kredit angsuran.

2. Mendirikan Columbia sebagai "Center of Excellence".

3. Mempertahankan eksistensi perusahaan dari waktu ke waktu sebagai aset

nasional

2. MISI

Meningkatkan kesejahteraan para pemangku kepentingan dengan cara:

1. Peningkatan kekayaan bersih perusahaa

2. Meningkatkan pendapatan dan kesejahteraan karyawan

3. Memberikan fasilitas kepada masyarakat untuk memungkinkan mereka untuk

menikmati layanan dan kepemilikan elektronik, perabot, komunikasi dan

produk otomotif dengan cara tunai atau angsuran kredit (penargetan 5 rumah

tangga = 1 pelanggan)

4. Meningkatkan penjualan dan keuntungan pemasok

5. Memperluas kesempatan kerja dan mengembangkan kualitas sumber daya

manusia.

6. Memberikan kesempatan kepada lembaga keuangan untuk mencapai

ekspansi kredit dengan menyalurkan dana ke Columbia

7. Mengoptimalkan kemampuan untuk mendapatkan klien dan memberikan

kontribusi bagi kesejahteraan mereka dengan cara memfasilitasi mereka

untuk menikmati layanan kredit mudah untuk elektronik, furniture,

komunikasi dan produk otomotif dari Columbia

8. Kualitas penerimaan karyawan kualitas dan sistem manajemen yang

memiliki tingkat tinggi kesejahteraan dan memiliki potensi untuk menjadi

pemimpin bangsa

C.Columbia Quality Up

QUALITY PEOPLE

Memiliki Karyawan yang bermutu dalam bidangnya masing-masing

Karyawan kami dengan menjunjung tinggi disiplin yang wajib dan siap

7

melayani Calon Konsumen, Konsumen dan Pelanggan di setiap waktu

QUALITY ORDER

Memberikan pelayanan dalam tatalaksana pengisian

Formulir sewa beli /Aplikasi yang wajib diisi secara lengkap

dan benar

Memberikan penjelasan kepada calon konsumen atas

dokumen yang harus dipenuhi {seperti : [Foto copy

pemohon (Suami & Istri atau penjamin), Bukti kepemilikan

rumah, photo pemohon dan slip gaji (bagi karyawan)]}

Memberikan Pelayanan atas biaya administrasi yang sangat ringan

sebesar Rp. 10.000,00 setiap Pengisian / Permohonan / Aplikasi Sewa

Beli

Memberikan Pelayanan kepada Konsumen yang menjadi Pelanggan dengan

dibebaskan dari biaya Administrasi

Memberikan Pengertian kepada calon konsumen dan pelanggan untuk

bersedia disurvey di rumah maupun di tempat kerja/usaha

QUALITY SURVEY

Tenaga penjual kami akan selalu mengingatkan calon konsumen untuk

Konsumen seperti : Program Rawat Inap, Beasiswa, Daftar Harga,

perhitungan DP / lama angsuran, Persediaan Stock Barang dan lain-lain

Produk / Barang yang bermutu serta dijamin dengan Garansi selama masa

Angsuran(untuk Produk tertentu) dan Garansi Pabrik

Memberikan Pelayanan atas Produk / Barang yang sesuai dengan Jumlah,

Jenis, waktu dalam 1 x 24 jam

Memberikan pelayanan Produk / Barang yang dikirim ke konsumen sesuai

dengan

(tercetak Faktur) dari tanggal pengiriman yang telah disepakati.

QUALITY SERVICE

Memberikan Pelayanan secara Cepat dan Tanggap terhadap Keluhan

Konsumen serta diusahakan untuk menindaklanjuti keluhan tersebut dengan

batas konfirmasi maksimal 1x 24 jam.

8

D.Perkembangan SDM

Pendidikan 2007 2008 2009

S 1 15 15 16

D 3 5 7 5

D 1 - 2 1

SMU 115 120 104

SMP - 3 2

D.Konsumen

mei juni juli

Konsumen 223 214 244

Harga cash 412.197.000 388.756.000 452.301.000

Harga kredit 631.419.000 595.025.000 702.566.000

keuntungan 219.722.000 206.269.000 250.265.000

E.Tugas dan TanggungJawab

1.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB KEPALA CABANG

A. Koordinasi Bidang Penjualan

1. Menyusun target penjualan untuk periode bulanan/tahunan dan

berdasarkan target penjualan tersebut, kemudian menyusun :

a. Rencana kebutuhan barang (macam dan jumlah).

b. Rencana kebutuhan SDM (man power plan) terutama untuk tenaga

penjualan (Sales Executive dan Sales Counter)

c. Rencana pengembangan cabang (pembukaan outlet baru).

2. Merumuskan (bersama Retail Head dan Para Supervisor) berbagai usaha

yang akan dilakukan (strategi penjualan) untuk menjamin pencapaian

target penjualan sesuai dengan rencana penjualan yang telah disusun dan

menyusun rencana tindakan (Action Plan).

3. Memantau secara intensif pelaksanaan dari tindakan-tindakan yang

harus dilakukan untuk melancarkan strategi-strategi tersebut dan

melakukan penyesuaian-penyesuaian bila diperlukan.

9

4. Melakukan pengendalian dan pemantauan terhadap kegiatan penjualan

dan aspek-aspek lain.

a. Meminta pertanggung jawaban Retail Head terhadap

kinerjanya/produktivitasnya dan memberikan pengarahan serta

memberikan motivasi.

b. Menghadiri briefing pagi dan sore, serta memberikan pengarahan

dan motivasi kepada Sales Executive, disamping mengamati

bagaimana peran dan efektivitas pengarahan serta kepemimpinan

para Supevisor.

c. Secara periodik (seminggu sekali) dan mendadak, melakukan

pengecekan terhadap laporan Prospek Call dan form-form

perencanaan serta pengendalian penjualan (sistem mercuri).

d. Melakukan pengecekan dan mengevaluasi jumlah dan produktivitas

Sales Executive dan Sales Counter, serta kinerja Sales Executive dan

Sales Counter yang diukur dari prosentase pencapaian target

penjualan dan rata-rata nilai order (AVOS), baik secara bulanan

maupun akumulatif dengan mempergunakan form laporan Realisasi

Penjualan dan Laporan Trend & Akumulasi Realisasi

e. Berdasarkan realisasi penjualan, menginstruksikan kepada Retail

Head untuk melaksanakan :

1) Percepatan penambahan dan atau penggantian SDM

2) Pelaksanaan pelatihan/mengikut sertakan tenaga penjualan,

atau Supervisor pada program-program pelatihan yang

diselenggarakan di pusat.

3) Peningkatan usaha-usaha untuk melakukan prospecting,

canvassing, penyebaran leaflet, iklan dan lain-lain.

4) Usaha-usaha untuk peningkatan Average Value Order

Sales(AVOS).

f. Melaksanakan rapat periodik (bersama Retail Head dan para

Supervisor) untuk membahas penjualan dan tingkat persediaan

barang (sales & inventory), evaluasi 4 P (Produk, Price, Place, dan

Promosi) dan customer service.

g. Menginstruksikan pelaksanaan pertemuan tenaga penjual

(Supervisor, Sales Executive dan Sales Counter) secara periodik.

10

h. Memantau pelaksanaan segala kebijakan dan strategi penjualan

yang menyangkut campaign, hadiah dan lain-lain.

i. Melakukan kunjungan ke Pos dan Showroom-showroom secara

periodik.

j. Melihat cara kerja Sales Executive dan Supervisor Sales Executive

di lapangan dengan mengikuti canvassing dan joint visit.

5. Memantau pelaksanaan permintaan dan pengiriman barang dari Kantor

Pusat.

6. Mengkoordinir pelaksanaan CSMAO dalam rangka peningkatan kepuasan

pelanggan.

7. Melakukan kerja sama dengan Departemen Marcomm untuk pemasangan

iklan dan usaha-usaha promosi serta memantau pelaksanaannya.

8. Melakukan koordinasi tentang penyelenggaraan/partisipasi Cabang dalam

pameran-pameran (seperti Pekan Raya Jakarta, expo Surabaya, Pekan

Raya Pameran Pembangunan dan pameran-pameran dalam rangka HUT

Proklamasi Kemerdekaan RI dan lain-lain).

9. Melaksanakan negosiasi/perundingan dengan pihak ketiga (supplier,

perusahaan ekspedisi, pemilik SR/Plaza dan lain-lain).

10. Melaksanakan survey terhadap kompetitor atau kondisi kompetitor.

11. Menghadiri Credit Comitee Meeting dan melakukan sampling untuk

menilai mutu dari hasil survey. Melaksanakan sendiri survey untuk map-

map order yang cukup tinggi nilainya (Rp.25 - 50 juta).

12. Mengawasi pelaksanaan pengiriman barang dan secara periodik dan

menganalisa sebab-sebab retur serta memberikan pengarahan-pengarahan

untuk penekanan tingkat retur tersebut.

13. Melakukan pengecekan penghitungan komisi dan insentive bagi tenaga

penjual.

B. Koordinasi Bidang SDM

1. Menyusun rencana kebutuhan SDM dan pemantauan terhadap

realisasinya.

2. Mengawasi pelaksanaan perekrutan, penyeleksian dan penempatan

pegawai.

3. Melakukan review Struktur Organisasi Cabang dan diusulkan ke HRD

Manager.

11

4. Memantau kinerja semua anak buah dan membina karir mereka

(mengusulkan promosi, demosi, melaksanakan mutasi/rotasi dan lain-

lain).

5. Melakukan review struktur gaji karyawan secara periodik dan

mengusulkan penyesuaian ke kantor pusat.

6. Mengendalikan penggantian biaya pengobatan dan pinjaman karyawan.

7. Menyusun Training Need Analisys seluruh anak buah dan menyusun

kebutuhan pelatihannya.

8. Mengkoordinasikan dan memantau pelaksanaan pelatihan dan upgrading

karyawan di cabang serta mengusulkan pengikutsertaan karyawan di

program pelatihan tingkat regional dan nasional.

9. Mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan yang bersifat kebersamaan dengan

tujuan untuk meningkatkan kerja sama seperti : rekreasi, olah raga dan

kegiatan-kegiatan kreatif lainnya.

10. Memikirkan/melakukan usaha-usaha peningkatan kesejahteraan karyawan

(asuransi, beasiswa columbia dan lain-lain).

11. Melakukan hubungan dengan pihak ketiga, seperti Disnakertrans,

kepolisian jika terjadi permasalahan tenaga kerja, tindakan kriminal, dll

yang tidak dapat diselesaikan oleh intern perusahaan.

12. Menegakkan disiplin dan membina sikap mental karyawan yang baik.

a. Pengecekan tingkat absensi.

b. Penindakan terhadap karyawan yang melanggar disiplin kerja dan

penyalahgunaan wewenang atau jabatan.

c. Menyelenggarakan ceramah-ceramah agama dan kegiatan keagamaan

(misalnya pengumpulan zakat fitrah, pembelian hewan kurban,

perayaan natal, halal bihalal dan lain-lain).

13. Melakukan pengecekan penghitungan gaji, membayar dan

mempertanggung jawabkannya.

14. Mengusulkan pembagian HPHR dan bonus, membayarkan dan

mempertanggung-jawabkan ke kantor pusat.

15. Melaksanakan penilaian kinerja setiap bulan untuk seluruh Key Person

dan penilaian kinerja (Performance Appraisal) secara periodik (setahun 2

x setiap bulan Januari dan Juni).

12

16. Melaksanakan rapat periodik bidang SDM bersama HRD SPV (juga

dengan para pejabat yang lain) untuk membahas berbagai masalah SDM

dan merumuskan cara-cara pembinaan yang lebih baik.

17. Menindak lanjuti evaluasi SDM yang dilakukan oleh para Manager

Kompartemen SDM :

a. Range standard gaji.

b. Struktur bagian penjualan di cabang/stock.

c. Sistem penilaian kinerja.

d. Kurikulum pelatihan.

18. Melakukan evaluasi tentang efektivitas pelatihan yang dilakukan di

cabang.

19. Mengkoordinir dan memantau pelaksanaan program-program SDM di

Cabang dan evaluasinya.

20. Mengkoordinir penggunaan dan pemeliharaan inventaris kantor.

21. Menyusun rencana budget untuk bidang SDM Cabang secara periodik.

22. Mengusulkan kepada Manajer Kompartemen SDM tentang ide-ide yang

kreatif dan inovatif yang berkaitan dengan pengembangan dan pembinaan

SDM.

C. Koordinasi Bidang Akuntansi dan Keuangan.

1. Mengkoordinasikan penyiapan anggaran biaya dan melaksanakan

pengendalian anggaran.

2. Melakukan rekonsiliasi (pencocokan/opname) secara periodik/mendadak

terhadap :

a. Stock barang secara fisik vs stock card dan pencatatan di komputer.

b. Uang kas kecil (imprest) dan hasil collection (sebelum ditransfer) vs

saldo pencatatan.

c. Kartu A/R vs pencatatan piutang dibagian Accounting.

3. Melakukan pemantauan harian terhadap :

a. Hasil Collection.

b. Pengeluaran/tingkat biaya.

c. Tingkat persediaan (jangan sampai over/under stock)

4. Melakukan pengendalian yang ketat terhadap usaha-usaha penekanan

tingkat tunggakan selama 3 tahun terakhir, antara lain melalui :

a. Peningkatan mutu order dan kualitas survey

13

b. Peningkatan persentase konsumen yang membayar indoor (normal : 70

% indoor, 30 % outdoor).

c. Peningkatan hasil Collection.

d. Peningkatan usaha penarikan barang dan penyelesaian tunggakan

bermasalah oleh Task Force.

e. Secara periodik melaksanakan evaluasi terhadap sebab-sebab

tunggakan yang dapat dijadikan masukan untuk melakukan perbaikan-

perbaikan di bidang penjualan, survey dan layanan purna jual (after

sales service).

f. Ikut turut ke lapangan untuk ikut menyelesaikan masalah

tunggakan/penarikan barang.

g. Pembandingan hasil collection vs PJT dan melakukan usaha-usaha

tambahan untuk mengejarnya.

5. Mengkoordinir pengadministrasian kartu A/R :

a. Secara periodik/mendadak melakukan pengecekan kelengkapan A/R

dan kebenaran posting dibanding dengan laporan collection dan buku

bantu piutang/pencatatan piutang di komputer Bagian Accounting.

b. Melakukan pengecekan ketepatan waktu turunnya kwitansi.

c. Melakukan pengecekan kelancaran pembayaran konsumen, untuk

menghindari terjadinya masalah tunggakan, (misalnya sudah 3-4 kali

menunggak tetapi tidak diambil tindakan).

6. Melakukan pengecekan kebenaran penghitungan insentive bagi Surveyor

dan Collector.

7. Menghadiri collection meeting untuk meminta pertanggung jawaban hasil

collection dari para Surveyor dan Collector.

8. Mengkoordinir pekerjaan MF Head :

a. Mengendalikan ketepatan penyajian laporan keuangan cabang setiap

bulan sesuai dengan jadual yang telah ditentukan.

b. Secara berkala/mendadak melakukan pengecekan terhadap saldo

persediaan barang, piutang (A/R), penyiapan aging schedule, cash

flow.

c. Meminta masukan dan evaluasi dari Accounting Departemen untuk

peningkatan mutu Laporan Keuangan.

14

9. Mengawasi pentransferan uang dari SR (pembayaran indoor) dan

Collector (pembayaran outdoor) dan pentransferan ke kantor Pusat/Rasie

Medan oleh kasir.

10. Mengajukan permintaan kas kecil dan mempertanggung-jawabkan

penggunaannya

11. Menandatangani bilyet giro untuk pengambilan uang di bank.

D. Koordinasi Bidang lain-lain & Umum.

1. Mengendalikan efektivitas dan efisiensi penggunaan kendaraan dinas dan

barang-barang inventaris perusahaan lainnya.

2. Meninjau cara penataan barang di gudang dan kebersihan gudang dan

kebersihannya.

3. Melakukan koordinasi dan pengawasan pekerjaan sekretaris.

4. Mengadakan perundingan dengan kantor pelayanan pajak sehubungan

dengan PPh pasal 21 dan PPN.

5. Melakukan pengecekan kebenaran perlunya PPh psl 21 dan PPN serta

pengaturannya.

6. Mengkoordinir pekerjaan pemeliharaan (maintenance) dari SR/gedung

kantor, gudang dan Mess.

7. Mengendalikan penggunaan telepon/fax, listrik dan air minum serta ATK.

8. Mengkoordinir/menyiapkan laporan cabang untuk kantor pusat.

9. Menyelenggarakan Raker Cabang sebagai persiapan untuk mengikuti

Rakernas.

10. Mengkoordinir perpustakaan dan menumbuhkan semangat membaca dari

para karyawan.

11. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan program 5 S : Seiri

(Pemilahan), Seiton (Penataan), Seiso (Pembersihan), Seiketsu

(Pemantapan), Shitsuke (Pembiasaan) di semua departemen dapat berjalan.

2.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB RETAIL HEAD

1. Menyiapkan rencana kebutuhan tenaga (man power plan) jajaran

marketing (SE,SC, SPV) sesuai dengan target yang ditentukan berdasarkan

SK.

2. Melakukan pengawasan terhadap kesesuaian pelaksanaan kerja dengan

sistem dan prosedur yang berlaku di jajaran Marketing.

15

3. Melaksanakan perekrutan (recruitment), seleksi, pelatihan, pembinaan, serta

evaluasi terhadap hasil kinerja jajaran yang ada dibawahnya.

4. Melakukan Evaluasi Grading SC , SE , Sales Supervisor secara berkala dan

mengusulkan ke Sales Operation untuk persetujuan perubahannya.

5. Memberi dukungan kepada Kepala Cabang dalam menetapkan dan usulan

besarnya kompensasi/ upah jajaran tenaga penjual sampai dengan tingkat

SPV.

6. Melaksanakan pemantauan terhadap kedisiplinan kerja jajaran tenaga penjual

serta eksekusi terhadap pelanggaran yang terjadi.

7. Mendukung program perusahaan dalam upaya penyehatan perusahaan melalui

3C ( Cash In, Collection, Costdown)

8. Mengkoordinir seluruh pekerjaan administrasi kepegawaian di kantor

Cabangnya dan memastikan seluruh laporan dikirimkan sesuai dengan Dead

Line.

9. Melakukan kontrol persedian barang secara berkala ( mingguan dan bulanan )

di gudang maupun Showroom .

10. Melakukan kontrol terhadap asset perusahaan yang sudah diberikan

( pemeliharaan mobil kanvas, gedung ) dan memberikan usulan ke perusahaan

untuk dilakukan perbaikan.

11. Melakukan monitoring terhadap perpanjangan Showroom, gudang dan

memberikan usulan penutupan atau relokasi.

12. Melakukan survey kompetitor, wilayah pemasaran dan mengajukan usulan

program peningkatan penjualan ke Sales Operation berdasarkan koordinasi

dengan Kepala Cabang.

13. Melaksanakan Cash Opname uang yang masuk ke kasir cabang yang

meliputi ;

a. Pendapatan dari DP/angsuran pertama.

b. Biaya aplikasi sesuai MO yang masuk.

c. Biaya pengiriman sesuai dengan MO yang realisasi/terkirim.

14. Melaksanakan performance appraisal terhadap jajaran SPV yang ada

dibawahnya.

15. Melakukan post training evaluation SC, SE, SPV setiap 6 bulan sekali agar

dapat mengevaluasi perkembangan AKS.

16. Selalu berkoordinasi dengan Multifinance Head terhadap program kerja

cabang baik dibidang Penjualan maupun Collection..

16

17. Berperan aktif dalam rapat koordinasi, apel siaga, canvassing massal, dan

Gesit.

18. Melakukan counseling terhadap hasil kerja jajaran yang ada dibawahnya yang

belum sesuai dengan yang disyaratkan.

19. Berperan aktif terhadap pengelolaan data base SPA lancar / konsumen yang

lancar dalam pembayaran guna peningkatan penjualan cabang.

20. Melakukan koordinasi dengan Multifinance Head dalam penuntasan Barang

DST.

21. Melakukan kontrol terhadap ketepatan, kecepatan data yang akan dikirimkan

ke Kantor pusat.

22. Melakukan kontrol terhadap penyaringan Map.

23. Membuat, mengusulkan program-program internal peningkatan penjualan

cabang.

3.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB FA SPV

1.Melakukan koordinasi, pengawasan/pengendalian dan pemberian pengarahan

kepada semua staff untuk melaksanakan pencatatan semua transaksi keuangan

mulai dari jurnal harian sampai dengan penyiapan Laporan Keuangan (Neraca

dan Laporan L/R) periodik dengan tepat waktu.

2.Mencek kebenaran pencatatan penjualan, A/R, stock dan pos-pos lainnya

sehingga dapat disusun Laporan Keuangan yang berkualitas dan tepat waktu

penyajiannya.

3.Melakukan pencocokan (rekonsiliasi ) secara berkala /mendadak:

a.Kas opname (pencocokan antara saldo menurut pencatatan kas dengan saldo

uang secara fisik) setiap sore (pukul 18:00) oleh keuangan (setiap hari).

b. Stock opname (pencocokan antara kartu gudang vs barang secara fisik

vs pencatatan pada komputer vs bukti-bukti penerimaan/pengeluaran

barang) dan catatan posisi stock manual harian di Marketing Cabang misal :

pada Adm. Gudang, per minggu untuk seluruh showroom dan minimal 1

bulan sekali untuk gudang).

c.Pencocokan data /saldo A/R pada kartu A/R vs pencatatan akuntansi (satu

bulan sekali).

d. Pencocokan semua data Accounting lainnya /sesuai dengan standar

kontrol dari Accounting Pusat dan kebutuhan cabang tersebut (pinjaman

karyawan, aktiva , kebenaran hasil collection dll).

17

4.Menyiapkan Laporan Keuangan bulanan / akhir tahun yang akurat dan valid

serta dapat disajikan tepat waktu.

5.Membina dan meningkatkan pegetahuan akuntansi dari setiap staf yang berada

di bawah koordinasinya.

6.Memberikan masukan-masukan kepada Accounting Departemen Pusat untuk

memperkaya accounting policy dan perbaikan/penyempurnaan accounting

treatment & sisdur untuk peningkatan internal kontrol Cabang.

7.Memberikan masukan-masukan/umpan balik sehubungan dengan pelaksanaan

komputerisasi akuntansi.

8.Secara periodik/mingguan misalnya pada Rakor menyajikan data biaya Cabang

dan membantu Kepala Cabang untuk melakukan evaluasi terhadap struktur

biaya.

9.Menyiapkan berbagai data keuangan berikut evaluasinya yang diperlukan oleh

Kepala Cabang (data yang berhubungan dengan Accounting/komputer) :

a.Hasil penjualan per masa angsuran.

b. Tingkat tunggakan per masa angsuran , per wilayah /SR, per Supervisor

dan lain-lain (per survey).

c.Tingkat persediaan /stock barang dagangan (barang baru, barang tarikan,

barang service, dead stock).

d. Posisi piutang dagang dan aging schedule.

e.Penetapan /penghitungan PJT.

f. Perbandingan antara jumlah penerimaan pembayaran indoor vs outdoor.

g. Cash flow (swadana) mingguan (dll).

h. Laporan persediaan per 10 hari dan bulanan ke Pusat/Marketing.

10.Secara aktif memberikan masukan-masukan dan bersama dengan MF Head,

WH. SPV melakukan perbaikan-perbaikan terhadap :

a. Administrasi keuangan dan sistem pengelolaan & penyimpangan kartu

A/R.

b. Sistem penyimpanan barang di gudang, pelaksanaan sistem & prosedur

gudang dan administrasi gudang.

c. Pencatatan, penyimpanan dan pengamanan barang tarikan.

d. Pengadministrasian dan pengendalian barang-barang inventaris di Cabang

sesuai dengan batas waktu yang dibutuhkan.

11.Menghitung HPP dan bersama dengan Kepala Cabang menentukan harga jual

barang tarikan.

18

12.Mengkoordinasi proses penyiapan faktur (fakturisasi).

13.Secara aktif memberi nasehat /rekomendasi kepada Kepala Cabang untuk hal-

hal yang menyangkut :

a. Penekanan biaya dan realisasi anggaran biaya.

b. Jumlah barang di gudang yang dikaitkan dengan bunga stock.

c. Tingkat tunggakan yang dikaitkan dengan bunga tunggakan.

d. Pengamanan asset perusahaan.

e. System insentif, campaign Sales, collection, Surveyor, dll.

14.Menyiapkan kebutuhan dokumen-dokumen tertentu dan mengontrol

penggunaan, serta keamanan penyimpanannya (penyediaan dan pengambilan

dengan persetujuan FA SPV), contoh : kwitansi, faktur, NPB, BPBP,SPB, dll.

15.Harus melakukan Back up computer data harian sesuai ketentuan dari pusat.

16.Mengarsip semua dokumen transaksi akuntansi secara rapi dan aman

termasuk mengarsip map order realisasi.

17.Menjawab secara aktif rekomendasi dari Accounting Pusat dan Audit serta

melakukan follow-up hingga selesai.

18.Melaksanakan tugas lain seperti:

a. Melakukan pemantauan terhadap presensi/absensi para Staf Bagian

Accounting dalam rangka menegakkan disiplin kerja.

b. Memeriksa kebenaran perhitungan biaya operasional.

c. Melakukan penilaian kinerja para Staff Accounting secara berkala.

4.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB HRD SPV

1 Menampilkan diri sebagai contoh teladan oleh seluruh karyawan dalam

berperilaku (ucapan, sikap, tindakan dan tingkah laku lainnya)

2 Menyiapkan rencana kebutuhan tenaga (man power plan) sesuai dengan

perkembangan cabangnya masing-masing

3 Melaksanakan pemanggilan (recruitment), seleksi, orientasi ruang lingkup

tugas-tugasnya dan lingkungan perusahaan, penempatan dan pembinaannya

sebagai tenaga kerja

4 Membantu Kepala Cabang dalam menetapkan besarnya kompensasi/gaji

sampai dengan tingkat SPV.

5 Melaksanakan pemantauan terhadap kedisiplinan kerja (absensi dan

kepatuhan karyawan terhadap sistem dan prosedur kerja perusahaan), serta

19

menjatuhkan bentuk-bentuk hukuman administratif terhadap pelanggaran

yang terjadi

6 Mewakili Kepala Cabang dalam menyelesaikan masalah-masalah yang

berkaitan dengan kepegawaian di Departemen Tenaga Kerja dan masalah-

masalah cabang lainnya di kepolisian/pengadilan

7 Mengkoordinir seluruh pekerjaan administrasi kepegawaian di kantor

cabangnya

8 Mengontrol interaksi kantor pusat dengan cabang, seperti analisa surat

menyurat, e-mail, instruksi dan lainnya

9 Merencanakan dan melaksanakan bersama stafnya, perpustakaan cabang dan

membuatkan laporan kegiatan perpustakaan cabang setiap bulan serta

melaporkannya ke HRD Manager

10 Koordinasi pengadaan kebutuhan buku di perpustakaan cabang secara rutin

dengan perpustakaan kantor pusat

11 Membaca semua buku-buku yang berkaitan dengan profesinya dan yang

berkaitan dengan manajemen sebagai bahan untuk pembinaan staf cabangnya

12 Mengkoordinasikan pekerjaan-pekerjaan lain yang bersifat umum (general

affair) dan kesekretariatan, seperti perencanaan dan penyediaan ATK,

pemeliharaan gedung/showroom, pemeliharaan kendaraan dan koordinasi

operasi kendaraan-kendaraan tersebut, pengurusan akomodasi dan konsumsi

bagi team/rapat, mencatat dan memantau barang-barang inventaris milik

cabang

13 Melaporkan keadaan barang-barang inventaris perusahaan/cabang secara rutin

ke Divisi Umum/Fixed Asset Kantor Pusat

14 Melaporkan setiap awal bulan keadaan karyawan cabangnya

(mutasi/promosi/demosi karyawan)

15. Bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas-tugas kehumasan (public relation)

16. Membantu Kepala Cabang dalam menyeleksi calon trainee untuk

diikutsertakan dalam training tingkat Nasional di Jakarta

17. Menyelenggarakan pelatihan tingkat cabang dan juga bertindak sebagai

Instruktur

18. Membuat/menyusun (melakukan analisis) kebutuhan pelatihan terhadap

seluruh karyawan cabang, terutama untuk calon-calon yang akan dikirim ke

program pelatihan Nasional

20

19. Mengkoordinasi pelaksanaan performance appraisal di cabang sesuai dengan

bidang tugas/pekerjaannya masing-masing

20. Menyusun succession plan untuk semua level dan meng-up datenya minimal

3 bulan sekali

21. Melakukan evaluasi dan menindaklanjuti (pembinaan) terhadap peserta

training (trainee) yang berada di cabangnya

22. Memecahkan semua permasalahan administratif yang terjadi di cabang

dengan Kepala Cabang dan pimpinan lainnya dan jika diperlukan meminta

Departement terkait di kantor pusat untuk memecahkannya

23. Mengarahkan meeting-meeting umum dengan karyawan untuk memberikan

informasi dan instruksi umum, tentang perbaikan sikap dan kegiatan

pengakraban lainnya

24. Bersikap obyektif dalam setiap permasalahan dan adil dalam setiap tindakan

25. Aktif secara terus menerus memberikan motivasi untuk peningkatan penjualan

kepada bagian Marketing, peningkatan collection ke SPV Collector sehingga

target-target cabangnya dapat tercapai tiap periode

26. Membuat rencana kerja bulanan, disetujui oleh Kepala Cabang dan

melaporkannya ke Manajer di kompartemen SDM (paling lambat tanggal 25

di bulan sebelumnya)

27. Membuat laporan kegiatan bulanannya, disetujui Kepala Cabang dan

melaporkan ke Manajer di kompartemen SDM (paling lambat tanggal 1 bulan

yang berikutnya)

28. Memberikan masukan-masukan konstruktif untuk perbaikan kinerjanya,

kinerja HRD Cabang, kinerja Cabang, bahkan untuk kinerja kantor pusat

secara terus menerus mengamati dan mempelajari kiat-kiat perbaikan kinerja

masing-masing bagian di kantor cabangnya dan kemudian mengajukannya ke

Manajer di kompartemen SDM untuk dijadikan ketetapan/keputusan

managemen perusahaan

5.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB ADM SPV

1. Memastikan penginputan data aplikasi di system sesuai dengan dokumen dan

pemastikan tdk adanya pending inputan aplikasi oleh staf Data Entry.

2. Melakukan cross check dokumen realisasi dengan data system dan input

aplikasi yang realisasi di system.

21

3. Melakukan pemeriksaan dan kontrol atas segala penyimpanan dan mutasi

dokumen Map masuk, ACC, Tolak, Batal dan Realisasi.

4. Bertanggung jawab dan kontrol terhadap pendistribusian dan pemakaian

kwitansi ID dan Outdor ke masing-masing Showrrom, Kantong AR dan ke

tenaga penagih.

5. Memastikan kebenaran penurunan LPK,kwitansi,PPA,STPB dan check sheet

sesuai dengan ketentuan, serta bertanggung jawab dalam kontrol

penyimpanan,mutasi dokumen AR.

6. Bertanggungjawab dan control terhadap segala transaksi data AR di system

baik di cabang maupun dikantong AR.

- Mapping wilayah Collector

- Update perubahan Collector

- Penurunan LPK & Kwitansi

- Hasil penanganan Collector berdasarkan LPK

- Hasil Collection.

- Unknown, allocate unknown dan reversal collection,

- Penanganan barang tarikan

- Update customer data.

7. Memastikan penginputan transaksi AR di system dilakukan secara real time

(tidak ada pending inputan)

8. Memastikan penanganan kartu AR manual dilakukan sesuai dengan ketentuan

yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

9. Memastikan kebenaran penginputan transaksi AR di system sesuai dengan

dokumen.

10. Bertanggungjawab atas kontrol dan monitor penerimaan uang adm aplikasi,

pembayaran collection ID dan OD, Jasa Tagih dan denda yang ada di Kasir

Kas Perantara.

11. Bertanggungjawab dan kontrol dokumen dan fisik barang pengganti/tarikan,

terhadap segala penyimpanan dan mutasinya.

12. Menyiapkan kebutuhan dokumen-dokumen tertentu dan mengontrol

penggunaan, serta keamanan penyimpanannya.

13. Melakukan pencocokan (rekonsiliasi) dan closing secara harian, berkala,

mendadak :

a. Rekonsiliasi data realisasi sales vs dokumen MO realisasi, BAST.

22

b. Rekonsiliasi laporan mutasi kasir vs dokumen mencakup collection,jasa

tagih, denda dan pendapatan administrasi)

c. Rekonsiliasi data saldo AR pada kartu piutang ar manual vs pencatatan

system.

d. Stock opname (pencocokan antara pencatatan system vs dokumen

penerimaan/pengeluaran barang pengganti/tarikan vs fisik barang

pengganti/tarikan).

e. Melakukan stock opname barang cetakan dalam ruanglingkup columbia

finance.

14. Melakukan proses dan kontrol administrasi yang berhubungan dengan

dokumen Collateral mencakup :

a. Melakukan control mutasi dokumen fotocopy BPKB untuk proses

perpanjangan STNK.

b. Melakukan pengajuan BPKB Ke pusat

c. Melakukan Administrasi pengajuan claim asuransi

15. Menyiapkan berbagai data berikut evaluasinya, yang diperlukan oleh Unit

Bisnis, yang meliputi:

a.Laporan Realisasi Sales

b. Laporan Hasil Collection (LHC,%PJT)

c.Tingkat Tunggakan (FPD6 dan % OVD)

d. Posisi piutang dan aging schedule.

e.Tarik barang

16. Memberikan motivasi dan pengarahan, bimbingan dan konseling terhadap

staff yang berada di bawah koordinasinya.

17. Menerapkan sistem dan prosedur dan peraturan perusahaan secara tegas dan

konsisten

6.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB KASIR CAB + FAKTUR

1. Menerima pengajuan BKK dan lampirannya serta memeriksa

kelengkapan dokumen dan kewajarannya.

2. Meminta persetujuan ke Kepala Cabang dan FA SPV atas BKK tersebut.

3. Mengklaim seluruh biaya ke Pusat (membuat voucher dan Ikhtisar Kas

Kecil).

23

4. Melakukan pembayaran ke pihak terkait atas biaya operasional dan biaya

yang disetujui Keuangan Pusat.

5. Memantau BKK/Voucher pending di Pusat dan melakukan koordinasi

untuk penyelesaiannya (minimal 1 minggu sekali).

6. Memantau BKK pending di Cabang (pendingan kas cabang), dan meminta

pertanggungjawaban penyelesaiannya (batas waktu penyelesaian pending

paling lambat 2 minggu setelah tanggal pendingan, untuk perjalanan dinas,

1 minggu setelah kunjungan selesai), selama pendingan belum selesai

tidak diperbolehkan mengajukan pendingan baru, jika sampai terjadi dan

kasir cabang memberikan, maka menjadi tanggung jawab kasir cabang

sepenuhnya.

7. Menghitung kebutuhan dana setiap hari dan mengatur efisiensi

penggunaan Kas Cabang.

8. Mencairkan cek/dana droppingan dari pusat sesuai email atau voucher

persetujuan pusat dan menginformasikan ke Keuangan Pusat untuk

voucher-voucher yang sudah ditarik / dicairkan oleh Cabang setiap hari.

9. Transaksi pengeluaran uang untuk kasir cabang s/d pukul 16.30 WIB,

setelah itu kasir tutup buku untuk membuat laporan cash opname.

10. Membuat KMC ( Kas Masuk Cabang ) dan KKC ( Kas Keluar Cabang )

11. Kasir cabang wajib tegas untuk tidak mengeluarkan uang yang tidak

jelas/tidak sesuai prosedur perusahaan, siapapun yang memerintahkan.

12. Melakukan pemeriksaan data/dokumen order ACC dan melakukan

pencatatan/penginputan data untuk order yang telah ACC maupun

realisasi baik untuk system yang offline maupun system online.

13. Melakukan pengecekan atas kelengkapan dokumen/data map ACC yang

akan dikirim & monitor map yang telah dikirim ke Bagian Gudang agar

dapat dilakukan realisasi map.

14. Melakukan pencetakan dokumen-dokumen/report secara sistem maupun

secara manual baik ke pihak Internal maupun ke pihak external.

15. Menerima/meminta laporan realisasi pengiriman barang dari gudang,

map/dokumen realisasi, batal, tunda dll.

16. Melakukan pengecekan kelengkapan dan kebenaran dokumen realisasi

pembiayaan harian Cabang sebelum dikirimkan ke Departemen

Accounting di kantor pusat.

24

17. Merapikan dokumen transaksi dan distribusikan dokumen tersebut serta

lakukan filing dengan tetap menerapkan tertib administrasi.

18. Menerapkan Sistem dan Prosedur dan peraturan perusahaan secara tegas

dan konsisten.

19. Membuat faktur dan mencetak kuitansi map yang akan dikirim oleh

Gudang.

20. Menginput delivery order maintenance (perintah pengiriman barang)

21. Melakukan print out berita acara serah terima (BAST)

22. Melakukan print out kuitansi first payment.

23. Menginput faktur penjualan ( sales invoicing )

7. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DELIVERY DRIVER

1. Memeriksa kelengkapan fisik barang yang dikirim, termasuk kelengkapan

assesoris (seperti antena TV, kabel, dll) serta kartu garansi.

2. Memastikan kesesuaian fisik barang dengan dokumen pengiriman (data

barang pada NPB, FSB, surat jalan atau data-data pengiriman lainnya).

3. Setiap hari memeriksa dan merawat kendaraan pengiriman.

4. Mengirimkan barang ke lokasi-lokasi penjualan (SR/Outlet, MIKI, Pameran).

5. Mengirimkan barang ke tempat konsumen sesuai dengan alamat yang

diberikan konsumen seperti yang tercantum pada perjanjian sewa beli.

6. Melakukan pemasangan barang di tempat konsumen bersama Teknisi (Teknisi

elektronik untuk barang elektronik).

7. Jika konsumen tidak dijumpai, maka barang-barang harus dikembalikan ke

gudang pada hari itu juga.

8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diinstruksikan oleh Pimpinan di Cabang.

8.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB ADMIN HRD

1. Membantu HRD SPV dalam melaksanakan proses perekrutan seperti

pemasangan iklan lowongan dan penerimaan calon pelamar.

2. a. Menerima dan menyimpan surat lamaran beserta Formulir Lamaran Kerja

yang telah diisi oleh Pelamar.

b. Menginventarisir data pelamar ke Daftar Calon Pelamar.

3. Menerima dan mengurus penerimaan Tanda Terima Ijazah bagi karyawan

baru. Begitu juga karyawan yang keluar, Staf HRD harus memintakan surat

pengunduran diri yang disertai tanda tangan atasan karyawan tersebut dan

25

menyerahkan tanda terima ijazah, agar ijazah asli yang dijadikan jaminan bisa

dikeluarkan.

4. Melakukan file/dokumentasi hasil tes calon karyawan baru dan data karyawan

baru (yang diterima)

5. Berperan aktif bersama staf lainnya di HRD dalam mengkoordinir

pelaksanaan apel pagi di Cabang.

6. Menyiapkan tugas ke-administrasian lainnya yang diinstruksikan oleh HRD

SPV.

7. Membuat laporan tentang Grade tenaga penjual melalui evaluai penjualan per

2 bulannya.

8. Menyiapkan laporan program dari HRD dan Training Pusat.

9. Menyiapkan kurikulum dan jadwal pelatihan

10. Menyiapkan materi pelatihan

11. Membantu pelaksanaan pelatihan (operasional training)

12. Ikut memberikan motivasi kepada tenaga sales pada saat briefing pagi

13. Memberikan masukan-masukan kepada HRD SPV sehubungan dengan usaha

peningkatan kinerja para Sales Executive dan Sales Counter beserta para

Supervisornya.

14. Melaksanakan tugas-tugas lain yang berkaitan dengan bidang HRD dan

Training baik yang datang dari Kantor Pusat maupun dari Kepala

Cabang/HRD SPV.

9.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TASK FORCE

1. Melakukan briefing pagi/malam/komite yang diadakan oleh atasan langsung

atau tidak langsung yang berkaitan dengan Task Force.

2. Melakukan penagihan sesuai dengan kuitansi yang diberikan oleh

administrasi Administrasi A/R.

3. Melakukan penarikan barang / barang pengganti terhadap konsumen yang

tidak membayar, dengan memberikan STPB ( Surat Tugas Penarikan

Barang ) kepada konsumen.

4. Melakukan penyetoran uang hasil tagihan (angsuran dan biaya denda

maupun keterlambatan) kepada pejabat yang ditunjuk ( kasir perantara ) 1 x

24 jam untuk dilakukan validasi.

26

5. Melakukan penyerahan hasil tarik barang / atau barang pengganti kepada

perusahaan dalam waktu 1 X 24 jam.

6. Membuat laporan hasil tagihan di DPK ( Daftar Penyerahan Kuitansi ) dan

harus dipertanggungjawabkan kepada atasan langsung atau kepada Kepala

Cabang pada saat melakukan briefing pagi/malam.

7. Melakukan pelacakan terhadap konsumen yang pindah alamat dan

menindaklanjuti atas kewajiban konsumen untuk membayar angsuran yang

menunggak.

8. Mengingatkan kembali terhadap konsumen mengenai pasal-pasal Surat

Perjanjian Sewa Beli yang menyangkut kewajiban konsumen dan

konsekuensinya.

9. Melakukan pelacakan terhadap barang yang dipindahtangankan oleh

konsumen dan melakukan penagihan atas angsuran yang menunggak.

10. Memahami berbagai kebijakan (policy) dan peraturan-peraturan bidang

collection, serta program-program bidang collection yang harus

dilaksanakannya

10.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB INVENTORY

1 Melakukan monitor pengeluaran dan pemasukan dokumen yang menjadi

tanggung jawabnya.

2 Melaksanakan pemeriksaan kelengkapan dokumen sesuai dengan ketentuan

kelengkapan Dokumen.

3 Dokumentasi file – file pembiayaan untuk dikirimkan ke Accounting Pusat

secara harian untuk dokumen yang telah direalisasikan.

4 Memberitahukan status tindak lanjut pengurusan BPKB kepada Adm. SPV.

5 Meminta persetujuan Adm. SPV atas pengeluaran Copy BPKB/BPKB pada

saat pelunasan atau perpanjangan STNK atau untuk keperluan Audit

Internal.

6 Melakukan monitor & follow up terhadap pangajuan penutupan, claim

asuransi & pembatalan asuransi.

7 Melakukan penilaian & pengecekan Map Order realisasi dan

mengirimkannya ke Head Office.

8 Dalam menjalankan fungsinya sebagai user sistem aplikasi Financore,

melalui menu :

a. Account inqury, untuk melihat data account

27

b. Reposes Process, untuk melihat data object yang ditarik

c. Auction/sell/Asset, untuk fungsi melihat data-data object yg

dijual/dijadikan asset MF

d. Reposes List, untuk melihat daftar status object yg ditarik

e. Approva, untuk Report Sales, report penyelesaian BPKB, report

barang tarikan

11.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB MF HEAD

1. Memastikan penginputan data aplikasi di sistem sesuai dengan dokumen dan

memastikan tidak adanya pending inputan aplikasi oleh staf Data Entry.

2. Melakukan cross check dokumen realisasi dengan data system dan input

aplikasi yang realisasi di system.

3. Melakukan pemeriksaan dan kontrol atas segala penyimpanan dan mutasi

dokumen Map masuk, ACC, Tolak, Batal dan Realisasi.

4. Bertanggung jawab dan kontrol terhadap pendistribusian dan pemakaian

kwitansi ID dan Outdoor ke masing-masing Showrrom, Kantong AR dan ke

tenaga penagih.

5. Memastikan kebenaran penurunan LPK, kwitansi, PPA, STPB dan check

sheet sesuai dengan ketentuan, serta bertanggung jawab dalam kontrol

penyimpanan, mutasi dokumen AR.

6. Bertanggungjawab dan kontrol terhadap segala transaksi data AR di sistem

baik di cabang maupun dikantong AR.

- Mapping wilayah Collector, Surveyor dan Task Force

- Update perubahan Collector, Surveyor dan Task Force

- Penurunan LPK & Kwitansi

- Hasil penanganan Collector berdasarkan LPK

- Hasil Collection.

- Unknown, allocate unknown dan reversal collection,

- Penanganan barang tarikan

- Update customer data.

7. Memastikan penginputan transaksi AR di sistem dilakukan secara real time

(tidak ada pending inputan)

8. Memastikan penanganan kartu AR manual dilakukan sesuai dengan

ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

28

9. Memastikan kebenaran penginputan transaksi AR di sistem sesuai dengan

dokumen.

10. Bertanggungjawab atas kontrol dan monitor penerimaan uang adm aplikasi,

pembayaran collection ID dan OD, Jasa Tagih dan denda yang ada di Kasir

Kas Perantara.

11. Bertanggungjawab dan kontrol dokumen dan fisik barang pengganti/tarikan,

terhadap segala penyimpanan dan mutasinya.

12. Menyiapkan kebutuhan dokumen-dokumen tertentu dan mengontrol

penggunaan, serta keamanan penyimpanannya.

13. Melakukan pencocokan (rekonsiliasi) dan closing secara harian, berkala,

mendadak :

14. Menyiapkan berbagai data berikut evaluasinya, yang diperlukan oleh

Cabang, yang meliputi:

12.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB WH SPV

1. Mengkoordinir dan memonitor segala tugas dan tanggung jawab bagian

penerimaan barang, penyimpanan, pengiriman,dan administrasi gudang.

2. Melakukan pengawasan dalam hal penerimaan uang realilisasi dari

konsumen (DP/Angsuran 1) dan menyetorkannya ke kasir perantara.

3. Melakukan pantauan dan pengawasan produktivitas mobil pengiriman.

4. Mengingatkan seluruh jajaran pengiriman untuk menjadi survey terakhir

dalam penyaringan Map Order.

5. Mengkoordinir pembuatan laporan barang-barang yang rusak (complain) dari

teknisi di Cabang yang akan di laporkan ke kantor Pusat.

6. Membuat laporan stock barang harian, mingguan, dan bulanan untuk kantor

Pusat.

7. Melaporkan realisasi pengiriman harian ke Retail Head mapun Kepala

Cabang.

8. Membantu pencapaian target penjualan dengan cara membuat laporan stock

barang yang tersedia untuk diketahui oleh seluruh tenaga penjual.

9. Melakukan koordinasi dengan SPV Sales dalam hal pengadaan barang untuk

dipajang di Showroom.

10. Menjalankan fungsinya sebagai pemantau dan kontrol terhadap proses

penggunaan sistem aplikasi Oracle - Calisto

29

11. Membuat laporan rekap Kartu Garansi sesuai dengan standar waktu

pelaporan yang ditetapkan ke Data Entry

13. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SALES COUNTER

1. Mengikuti briefing harian pagi dan malam dalam rangka mendapatkan

pengarahan dalam mendatangkan atau melayani konsumen

2. Melakukan kunjungan ke rumah calon konsumen sesuai dengan target yang

sudah di tetapkan sebelumnya

3. Memelihara konsumen SPA dengan cara memberikan kartu ucapan,

menginformasikan program / produk produk terbaru, melakukan kunjungan

untuk dapat memelihara hubungan baik dengan konsumen SPA agar dapat

order baru / referensi

4. Membuat laporan harian (daily report) berdasarkan target yang disusun

dalam sales plan bulanan dan evaluasi dilakukan Mingguan (weekly plan vs

actual report )

5. Melakukan telemarketing

6. Membuat buku calon konsumen, konsumen dan selalu menjaga hubungan

secara konsisten

7. Melayani semua pengunjung SR dengan baik

14.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB STOCK CONTROL

1. Memantau kebenaran pelaksanaan mutasi stock (penambahan dan

pengeluaran /penjualan barang persediaan) setiap hari baik yang menyangkut

barang baru maupun barang tarikan /sita jaminan.

2. Menyiapkan laporan mutasi dan saldo stock setiap dua hari/setiap minggu

/setiap bulan dan menyampaikan laporan stock tersebut melalui FA SPV

kepada OPSU Retail dan ditembuskan kepada Accounting.

3. Melakukan stock opname secara rutin di seluruh lokasi dimana fisik barang

berada dan menelusuri sampai tuntas apabila ditemukan adanya selisih.

( Pelaksanaan opname dapat melibatkan seluruh staf Accounting yang ada ).

4. Segera melakukan penelusuran bersama Warehouse SPV bila terjadi selisih

stock dan melaporkan hasilnya kepada FA SPV. Dalam hal terjadi pencurian

/manipulasi , maka harus juga segera disampaikan kepada Kepala Cabang.

30

5. Bersama-sama dengan FA SPV dan atau Kepala Cabang atau sendiri

melakukan sidak secara sampling terhadap stock barang baru/tarikan

(apabila tidak dilakukan sendiri, frekuensinya minimal seminggu sekali).

6. Melakukan pengecekan terhadap ketepatan waktu pencatatan keluar

/masuknya (bertambah /berkurangnya) barang di gudang, di bin card

maupun di kartu /buku stock gudang. Segera menyampaikan laporan kepada

FA SPV apabila terjadi ketidakdisiplinan Adm. Gudang dalam pencatatan

mutasi stock tersebut untuk diambil tindakan.

7. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh atasan

15. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB HELPER

1. Membantu aktivitas supir dalam pengiriman barang ke konsumen atau ke

Showroom.

2. Membantu memasukan barang ke gudang dan keluar gudang untuk segera

dikirimkan.

3. Membantu pengawasan keamanan barang yang ada di gudang maupun yang

keluar dari gudang.

4. Menandatangani kuitansi pengiriman barang ke konsumen.

16.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SURVEYOR

1. Melakukan kegiatan survey dan memberikan laporannya dalam waktu

maksimal 2 x 24 jam.

2. Melakukan survey langsung bertemu dengan

pemohon/pendamping/penjamin baik di rumah maupun tempat kerja untuk

menjelaskan pasal-pasal perjanjian kredit.

3. Mencari informasi data sekunder untuk memastikan calon konsumen

layak/tidak diberi kredit.

4. Menjelaskan dan menekankan pembayaran indoor kepada konsumen serta

tata cara dan keuntungan pembayaran indoor yang didapat oleh konsumen.

5. Mampu mempertanggung jawabkan hasil survey yang disampaikan dengan

memastikan data yang diterima asli adanya.

6. Melakukan Credit Commite Meeting untuk membahas hasil survey setiap

hari.

7. Meminta kelengkapan persyaratan dari konsumen yang berasal dari

showroom yang masih kurang, contoh : Kartu Keluarga (KK).

31

8. Mengikuti pertemuan dengan jajaran Marketing untuk peningkatan mutu

Map Order.

9. Memantau dan menuntaskan tunggakan angsuran 1 – 6 FPD6 maksimal

2,5%.

10. Menjaga sopan santun dalam menjalankan tugas menjaga kerahasiaan data

konsumen

11. Menyampaikan claim/komplain dari konsumen sehubungan dengan

kondisi/kualitas produk, hadiah, dan keluhan-keluhan lainnya serta secara

aktif membantu penyelesaiannya kepada atasan langsung atau berkoordinasi

dengan bagian penerimaan complain.

12. Memahami berbagai kebijakan survey dan collection, serta program-program

Credit A/R serta wajib untuk melaksanakannya.

13. Menjelaskan isi perjanjian kredit, meminta tanda tangan konsumen pada

pasal-pasal di perjanjian kredit dan meminta tanda tangan konsumen (jika

konsumen belum tanda tangan saat pengisian aplikasi).

14. Menerapkan sistem dan prosedur dan peraturan perusahaan secara tegas dan

konsisten.

17.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB KASIR PERANTARA

1. Melayani konsumen yang membayar angsuran, denda dan pembayaran

lainnya yang berhubungan dengan transaksi pembiayaan.

2. Mencetak kuitansi indoor atas pembayaran konsumen.

3. Bertanggung jawab atas seluruh uang atau giro atau cek yang diterimanya,

dan wajib melakukan cash opname secara harian dengan diawasi oleh

atasannya.

4. Melakukan cross check data pembayaran Customer.

5. Membuat slip setoran Bank dan melakukan penyetoran/transfer ke Bank

serta melampirkan bukti penyetoran/transfer Bank.

6. Membuat rekapitulasi penerimaan Kas setiap hari, mencocokan rekap kas

dengan kuitansi pembayaran, uang yang diterima dan

mempertanggungjawabkannya keatasannya, menyimpan copy-nya dan

mengirimkan ke Finance Departemen Keuangan setelah diperiksa oleh

Kepala Cabang.

7. Melakukan monitoring saldo bank secara harian.

32

8. Mencatat transaksi lain-lain yang telah mendapat persetujuan yang

berwenang.

9. Melakukan input penerimaan pembayaran pada sistem meliputi:

Pembayaran angsuran Indoor ( ID ) dari konsumen

Pembayaran angsuran Outdoor ( OD ) dari collector

Transaksi Unknown (Transaksi yang tidak diketahui identitasnya)

General payment ( diluar pembayaran angsuran ID ataupun OD)

10 Melakukan cetak Laporan Mutasi Kas dan menyerahkan ke ADM SPV

untuk dilakukan pemeriksaan dan tandatangan.

11 Merapikan dokumen transaksi dan distribusikan dokumen tersebut ke

Departemen Keuangan di Kantor Pusat serta lakukan filing dengan tetap

menerapkan tertib administrasi.

18.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SALES SPV

Bidang Penjualan :

1. Mencapai target penjualan.

2. Menyusun rencana untuk pengembangan dan peningkatan kinerja showroom

dan Grup Sales Executive

3. Menjabarkan / break down target penjualan kepada setiap Sales Counter dan

Sales Executive.

4. Memantau usaha-usaha penjualan Sales Counter dan Sales Executive baik

sewa beli maupun cash serta pemantauan dalam tunggakannya.

5. Memantau penjualan per kategori produk.

6. menjalankan program penjualan yang dibuat oleh Retail Head dalam rangka

peningkatan omzet penjualan.

7. Mengusulkan strategi-strategi penjualan dalam hal Price & Product serta

melakukan analisa terhadap kompetitor

8. Memberikan masukan kepada Retail Head tentang kiat dan strategi

peningkatan penjualan.

9. Meningkatkan produktivitas Sales Counter dan Sales Executive melalui joint

visit, konseling, pelatihan dan training

10. Menjalankan SOP sesuai bidangnya dan memastikan pemahaman SOP

dikuasai dengan baik oleh bawahannya.

33

Bidang Promotion :

1. Menjalankan Program Customer Satisfaction yang ada

2. Mengusulkan strategi – strategi promosi :

a. Below the line (pengajuan sarana promosi eksternal misal : spanduk,

umbul – umbul dan internal misal label harga, leaflet dll)

b. Above the line : pengajuan promosi via media elektronik dan media cetak

Bidang Operation :

1. Membuat jadwal kebersihan dan Piket Sales Counter untuk buka dan tutup

showroom

2. Meningkatkan Traffic konsumen melalui program – program perusahaan dan

activity SR yang sudah ada

3. Menjaga performance showroom melalui implementasi program 5 S,

meliputi:

a. Seiton (Penataan), yaitu : penempatan item yang dibutuhkan dapat dengan

mudah terlihat oleh siapapun.

b. Seiso (Pembersihan), yaitu : menjaga kebersihan baik produk maupun

lingkungan showroom secara menyeluruh.

c. Seiketsu (Pemantapan), yaitu : selalu menjaga dan memperbaiki proses

dari Seiri, Seiton, dan Seiso.

d. Shitsuke (Pembiasaan), yaitu : melakukan sesuatu secara benar dan

diinternalisasikan menjadi kebiasaan

e. Seiri (Pemilahan), yaitu : dapat membedakan dengan jelas antara sesuatu

yang penting/mendesak dengan sesuatu yang tidak penting/mendesak.

4. Menerima laporan, komplain, pertanyaan baik dari konsumen maupun calon

konsumen (khusus SR yang tidak memiliki CSMAO) untuk diteruskan ke

departemen terkait

5. Memberikan tugas – tugas lain ke Sales Counter yang menunjang operasional

perusahaan

Bidang HRD :

1. Melaksanakan proses perekrutan dan seleksi dari kebutuhan tenaga sesuai

dengan rencana yang ditetapkan, menentukan penempatannya, mengusulkan

surat pengangkatan dan pemberhentian.

34

2. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan bagi setiap Sales Counter dan Sales

Executive yang berada di bawah koordinasinya.

3. Memberikan pelatihan baik salesmanship, produk knowledge maupun

pelatihan lain yang dibutuhkan Sales Counter, untuk peningkatan

produktivitasnya.

4. Menjaga Performance dan Image Sales Counter dan Sales Executive

5. Melakukan pembinaan dan motivasi kepada seluruh Sales Counter dan Sales

Executive dibawah pantauannya

Bidang Visual Merchandising :

1. Melakukan kontrol stock display product (saldo awal, barang keluar – masuk,

saldo akhir) di Shoow Room serta kelengkapannya

2. Melakukan standarisasi Visual Merchandising di shoowroom

3. Menyiapkan produk – produk display di ”centre point” sesuai program

merchandising dan kebutuhan SR

Bidang Keuangan :

1. Mengawasi dan mengendalikan biaya operasional showroom sesuai dengan

anggaran yang telah disetujui.

2. Membuat laporan penjualan dan biaya operasional showroom secara periodik

dan menyampaikan kepada atasan baik langsung maupun tidak langsung.

3. Mengkoordinir dan bertanggungjawab terhadap penerimaan pembayaran

indoor, biaya administrasi/pendaftaran, termasuk penerimaan NK (jika

showroom tersebut tidak memiliki kasir perantara) serta mencocokan antara

data dengan fisik uang.

4. Mengkoordinir aktivitas transfer uang melalui bank ke Cabang (jika

showroom tersebut tidak memiliki kasir perantara)

5. Melakukan koordinasi penyiapan dan pengamanan terhadap penyimpanan-

penyimpanan dokumen penting

6. Mengkoordinir administrasi kepegawaian antara lain pembagian insentif dan

komisi Sales Counter.

7. Melakukan penyetoran uang aplikasi Map Order.

19.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB KA SCC

35

1. Memastikan setiap barang yang selesai diperbaiki di Service Center dalam

kondisi baik (bekerja normal sesuai spesifikasi barang), bersih dan kondisinya

harus lebih baik dan/atau sama dengan saat diserahkan pada Service Center.

2. Memastikan bahwa semua peralatan/asset Service Center dalam posisi aman,

sewaktu meninggalkan Service Center.

3. Kepala Service Center bertanggung jawab secara operasional sehari-hari pada

KepalaCabang (tanggung jawab operasional).

4. Kepala Service Center bertanggung jawab total terhadap aktifitas pelayanan

purna jual Service Center kepada Manager NSQC Pusat (tanggung jawab

struktural).

5. Memantau hasil pelaksanaan Home Service serta menyusun laporannya.

6. Memberikan counseling dan pembinaan kepada Teknisi.

7. Mengelola ( administrasi ) pengadaan dan distribusi spare parts untuk

perbaikan barang di SCC

8. Mengkoordinir pembuatan laporan barang-barang yang rusak (complain) dari

teknisi di Cabang yang akan di laporkan ke kantor Pusat.

9. Membantu dan memantau kecepatan perbaikan (Quick Repair) dari SCC

20.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB COLL SPV

1. Melakukan penagihan atas pembayaran konsumen yang telah melewati jatuh

tempo yang tidak dapat ditangani oleh collector di rumah/ditempat kerja

konsumen di wilayah tunggakan 61 – 90 hari.

2. Melakukan monitoring pemberian surat peringatan PPA ( Perjanjian

Pembayaran Angsuran ) kepada konsumen yang menunggak oleh collector.

3. Menetapkan pemberian batas waktu janji bayar kepada konsumen dan juga

collector dengan tetap mengikuti ketentuan perusahaan dan berdasarkan

kondisi di lapangan.

4. Mempertanggungjawabkan hasil tagihan dan melaporkan hasilnya di

Collection Report dan menyerahkan kembali kuitansi yang tidak tertagih ke

Adm A/R.

5. Bertanggung jawab atas hasil tagihan dan menyerahkan hasil tagihan ke kasir

kas perantara untuk dilakukan validasi.

6. Melakukan briefing pagi/malam/komite untuk melaporkan hasil tagihan dan

masalah-masalah yang dihadapi di lapangan untuk dibahas bersama.

36

7. Melakukan penekanan kepada konsumen untuk melakukan pembayaran

indoor dan jika melakukan pembayaran outdoor, konsumen diharuskan

membayar biaya penagihan.

8. Merealisasikan kuitansi yang diterima dari Adm A/R berupa hasil tagihan atau

tarik barang.

9. Melakukan pelacakan terhadap barang yang dipindahtangankan/konsumen

yang pindah alamat.

10. Mengingatkan kembali terhadap konsumen mengenai pasal-pasal Surat


konsekuensinya.

11. Menyampaikan berbagai informasi terutama yang bersifat pelanggaran

terhadap kebijakan sewa beli (radius, profesi konsumen, konsumen atas nama

dll) yang bisa dipergunakan untuk peningkatan kualitas survey.

12. Memberikan informasi kepada Adm A/R untuk setiap perubahan informasi

alamat konsumen atau informasi penting lainnya.

13. Membuat catatan penting sehubungan dengan kebiasaan bayar konsumen

(sejarah bayar konsumen).

14. Menyampaikan claim / komplain dari konsumen sehubungan dengan

kondisi/kualitas produk, hadiah, dan keluhan-keluhan lainnya serta secara

aktif membantu penyelesaiannya.


terhadap kebijakan pembiayaan (radius,profesi konsumen,konsumen atas

nama dll) yang dapat dimanfaatkan untuk peningkatan kualitas survey.

16. Melakukan koordinasi dengan eksternal collector untuk proses pelacakan

konsumen dengan persetujuan MF Head.

17. Memahami berbagai kebijakan (policy) dan peraturan-peraturan Credit AR,

serta program-program bidang collection yang harus dilaksanakannya

21.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SALES EXECUTIVE

1. Melaksanakan aktivitas penjualan sesuai dengan target yang telah ditentukan

2. Menyiapkan sales kit dan buku reporting sales

3. Mengikuti briefing harian pagi dan malam dalam rangka mendapatkan

pengarahan dalam kunjungan ke calon konsumen

37

4. Memelihara konsumen SPA ( Sudah Pernah Ambil ) dengan cara memberikan

kartu ucapan, menginformasikan program / produk produk terbaru, melakukan

kunjungan untuk dapat memelihara hubungan baik dengan konsumen SPA

agar dapat order baru / referensi

5. Membuat laporan harian (daily report) berdasarkan target yang disusun dalam

sales plan bulanan dan evaluasi dilakukan Mingguan ( weekly plan vs actual

report )

6. Melakukan kunjungan / prospect call minimal 15 kunjungan per hari

7. Membuat buku caln konsumen, konsumen dan selalu menjaga hubungan

secara konsisten

8. Memberi pelayanan pra, closing order, proses penjualan dan after sales

service

22.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB ADM GUDANG

1. Melakukan pengeluaran SPB ( Surat Penerimaan Barang ) Gudang setiap ada

barang datang dari Gudang Pusat dan Supplier .

2. Mengeluarkan SPB internal setiap ada barang datang dari Outlet atau SR.

3. Melakukan pengeluaran NPB ( Nota Pengeluaran Barang ) Gudang untuk

setiap barang yang akan dikirim atau return ke Gudang Pusat.

4. Melakukan pengeluaran NPB internal untuk setiap barang yang akan dikirim

ke SR / Outlet / Pameran / Mini kios ( Miki ) dan lain – lain.

5. Melakukan pengeluaran NPB internal untuk SR jika SR tersebut mengajukan

permintaan barang akibat pembelian tunai oleh konsumen.

6. Melakukan pengeluaran SPB Sita / Tarikan untuk barang – barang tarikan

yang masuk.

7. Melakukan pengeluaran BPBK ( Bukti Pengeluaran Barang Konsumen )

untuk seluruh barang yang akan dikirimkan ke konsumen ( realisasi )

8. Melakukan pencatatan seluruh transaksi mutasi barang dalam kartu stock atau

buku stock.

9. Bertanggungjawab dan memonitor terhadap penerimaan uang pembayaran

first payment dari konsumen setelah melakukan pengiriman dan melakukan

penyetoran ke Kasir Perantara dan atau transer ke rekening Pusat.

10. Dalam menjalankan fungsinya sebagai user Oracle – Calisto :

a. Menginput shipment document maintenance /BPBK penjualan sewa beli

dan tunai shipping (penjualan tunai yang barangnya dikirim oleh Gudang )

38

b. Melakukan print out berita pengeluaran barang konsumen (BPBK)

penjualan sewa beli dan tunai shipping.

c. Menginput pemotongan / pengeluaran stock barang gudang (good issue)

penjualan sewa beli dan tunai shipping.

d. menginput status delivery order (do realization) penjualan sewa beli dan

tunai shipping.

e. Menginput barang yang diterima dari gudang pusat dan gudang wilayah

(transfer order receipt).

f. Menginput pengeluaran barang ke showroom (inventory issue transfer)

g. Menginput penerimaan barang dari showroom (inventory receipt transfer)

h. Menginput return barang ke pusat ( transfer order issue )

i. Menginput ke dalam sistem callisto jika ada penambahan mobil

pengiriman (transport vehicle maintenance)

23.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TEKNISI

1. Mengunjungi rumah konsumen untuk melakukan perbaikan/pengecekan

barang elektronik atau furniture (out door).

2. Melakukan perbaikan barang elektronik milik konsumen Columbia yang

ditarik ke kantor Cabang (indoor)

3. Mengunjungi showroom – showroom untuk melakukan perbaikan barang

elektronik milik showroom/cabang (barang display atau barang DST) di

wilayah Cabang.

4. Melakukan perbaikan barang-barang elektronik DST milik cabang yang

ditarik.

5. Melakukan tugas ke cabang-cabang di luar kota untuk men-support Teknisi

Cabang atas instruksi Asst. Manager SQC bila dipandang perlu.

24.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB COLLECTOR

1. Melakukan penagihan atas pembayaran konsumen yang telah jatuh tempo di

rumah/ditempat kerja konsumen sesuai dengan DPK/DPP.

2. Mempertanggungjawabkan hasil tagihan dan melaporkan hasilnya di

Collection Report dan menyerahkan kembali kuitansi yang tidak tertagih ke

Adm A/R.

3. Bertanggung jawab atas hasil tagihan dan menyerahkan hasil tagihan ke kasir

kas perantara untuk dilakukan validasi.

39

4. Melakukan pengecekan jumlah kuitansi yang diturunkan oleh Adm. A/R (yang

menunggak ≤ 2 bulan) dan disesuaikan dengan yang tercatat di DPK/DPP.

5. Melakukan evaluasi pagi/malam/komite untuk melaporkan hasil tagihan dan

masalah-masalah yang dihadapi di lapangan untuk dibahas bersama-sama.

6. alamat.

7. Mengingatkan kembali kepada konsumen mengenai pasal-pasal Surat


konsekuensinya.


terhadap kebijakan sewa beli (radius, profesi konsumen, konsumen atas nama

dll) yang bisa dipergunakan untuk peningkatan kualitas survei.

9. Memberikan informasi kepada Adm A/R untuk setiap perubahan informasi

alamat konsumen atau informasi penting lainnya.

10. Membuat catatan penting dalam buku pegangan pribadi sehubungan dengan

kebiasaan bayar konsumen (sejarah bayar konsumen).

11. Menyampaikan klaim/komplain dari konsumen sehubungan dengan

kondisi/kualitas produk, hadiah, dan keluhan-keluhan lainnya serta secara aktif

membantu penyelesaiannya.


terhadap kebijakan pembiayaan (radius,profesi konsumen,konsumen atas nama

dll) yang dapat dimanfaatkan untuk peningkatan kualitas survey.

13. Memahami berbagai kebijakan (policy) dan peraturan-peraturan bidang

collection, serta program-program CAR yang harus dilaksanakannya.

25.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DATA ENTRY

1. Melakukan Input MO Acc hasil Credit Commitee Meeting (CCM) dari Adm

Pos.

2. Melakukan Edit data Konsumen pada System apabila terjadi Kesalahan.

3. Melakukan Cross Check kelengkapan Dokumen untuk membuat DPM ke

Fakturisasi.

4. Melakukan Cross Check Status MO (Real atau Batal) pada sistem.

5. Melakukan Cross Check data konsumen pada system dan memasukkan status

SPA untuk Konsumen yang pernah melakukan transaksi sebelumnya.

6. Melakukan Print Out Dokumen Perjanjian.

7. Membuat Memo Disbursment yang telah disetujui oleh Adm. SPV

40

8. Menyerahkan MO batal ke Adm. Pos untuk dilakukan penyimpanan .

9. Memastikan kebenaran penggunaan User Previlage pada sistem untuk data

entry.

a. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasannya. Dalam

menjalankan fungsinya sebagai user system aplikasi Financore, melalui

menu :

b. Initiation, melakukan input data awal order

c. Assign Surveyor, melakukan input penunjukan surveyor

d. Data Entry & Survey, melakukan update/edit data yang telah diinput

sebelumnya

e. Recomendation, melengkapi data survey dan rekomendasi tentang

kelayakan Ordersecara System

f. Approval, melakukan pengambilan keputusan tentang disetujui atau

tidaknya orderyang telah diproses

g. Legal, Untuk memilih apakah transaksi akan menggunakan notaris atau

tidak

h. Check Document, Untuk dilakukan cek terhadap dokumen konsumen

yang harus dilampirkan dalam order

i. Printing, melakukan print Legal Dokumen

j. Final Check, melakukan cek terakhir terhadap order yang telah diproses

k. Return, melakukan pengeditan apabila terjadi kesalahan

l. Cancel, Untuk melakukan cancel apabila order pada tahap Final Check

dibatalkan olehKonsumen

Jika Adm Pos berhalangan masuk kerja, maka mengerjakan tugas staf admin

sebagai user callisto sebagai berikut :

1. Sebagai user Oracle – Calisto Menginput map order di system callisto,

yaitu :

a. Input customer master

b.Input customer finance initiation

c. Input sales order maintenance

d.Input purchase request

2. Sebagai user callisto yang berkaitan dengan fakturisasi, yaitu :

a. Menginput delivery order maintenance (perintah pengiriman barang)

b.Melakukan print out berita acara serah terima (BAST)

c. Melakukan print out kuitansi first payment.

41

d. Menginput faktur penjualan ( sales invoicing )

Tata Kerja

1. Untuk menjamin ketentuan pelaksanaan dan kegiatan dalam melaksanakan

tugasnya maka tiap pegawai dalam unit organisasi wajib melaksanakan dan

memelihara hubungan konsultasi dan kerjasama baik vertikal maupun horisontal

secara erat, serasi tanpa terlampau terikat formalitas, namun tetap

memperhatikan tata tertib administrasi dan disiplin kerja.

2. Apabila dipandang perlu, direksi dapat mengadakan rapat atau pertemuan

dengan perdepartemen dan staf lainnya untuk membahas secara menyeluruh

mengenai penyelenggaraan perusahaan.

42

8

Documents

Transcript of 8