SOP Bidang Pendidikan Universitas Timor - 49

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan MHS Rektor WR I

Koord. Prodi.

Karo

Akad. &

Umum

Kabag

Akad. &

Kemah.

Subbag

Pend.

& Eval.

Kelengkapan Waktu Output

1 Mengambil formulir permohonan aktif

kembali di loket akademik (atau diunduh

pada website fakultas), mengisi formulir tersebut & menyampaikan kepada Rektor

melalui Sekretaris Rektor.

Komputer &

internet.

20

Menit

Form.

Aktif Kembali.

2 Membuat disposisi kepada WR I untuk

diproses sesuai peraturan yang berlaku.

Lembar

disposisi &

Permohonan Aktif.

5 Menit Disposisi.

3 Meminta Koordinator Program Studi melalui

Dekan untuk melakukan evaluasi kelayakan

MHS yang bersangkutan diaktifkan kembali

berdasarkan data akademik Program Studi.

Lembar

disposisi &

Permohonan

Aktif.

5 Menit Disposisi.

4 Melakukan evaluasi kelayakan MHS yang bersangkutan diaktifkan kembali

berdasarkan data akademik Program Studi

kemudian menyampaikan hasil evaluasi kepada WR I melalui Dekan.

Rekam

transaksi akademik

MHS.

20 Menit

Laporan

hasil

evaluasi.

5 Menerima hasil evaluasi kelayakan dari Koordinator Program Studi & membuat

disposisi kepada Kepala Biro Akademik &

Umum sesuai hasil evaluasi Koordinator Program Studi.

Lembar

disposisi & Permohonan

Aktif.

5 Menit Disposisi.

6 Meneruskan disposisi WR I kepada Kepala Bagian Akademik & Kemahasiswaan.

Lembar disposisi &

Permohonan

Aktif.

5 Menit Disposisi.

7 Meneruskan disposisi Kepala Biro Akademik

& Umum kepada Kepala Sub Bagian Pendidikan & Evaluasi.

Lembar

disposisi &

Permohonan Aktif.

5 Menit Disposisi.

SOP Bidang Pendidikan Universitas Timor - 50

8 Melakukan verifikasi dengan data MHS cuti,

membuat Surat Keterangan MHS Aktif

Kembali, melakukan pencatatan status MHS,

mengarsipkan dokumen MHS aktif kembali & menyampaikan Surat Keterangan MHS aktif

kembali kepada Kepala Bagian Akademik &

Kemahasiswaan untuk ditandatangani.

Komputer,

Printer,

Disposisi & dok. Aktif

kembali.

20

Menit

Ket. Aktif

kembali.

9 Melakukan koreksi Surat Keterangan MHS Aktif Kembali kemudian membubuhkan

tanda tangan kemudian diserahkan kembali

kepada Kepala Sub Bagian Pendidikan &

Evaluasi.

Ket. Aktif

kembali.

10

Menit

Ket. Aktif

kembali.

10 Menerima kembali Surat Keterangan MHS Aktif Kembali kemudian melakukan

pengarsipan & distribusi kepada MHS paling

lambat 1 (Hari) hari sebelum masa

heregistrasi tutup.

Map arsip. 15

Menit Ket. Aktif kembali.

11 Mengambil Surat Keterangan MHS Aktif Kembali di loket BAK paling lambat 1 (Hari)

hari sebelum masa heregistrasi tutup

kemudian melakukan heregistrasi.

- 5 Menit Ket. Aktif

kembali.

MHS

selesai.

12 Membuat rekapan data mahasiswa aktif

kembali pada semester berjalan selanjutnya disampaikan kepada Kabag Akad. & Kemah.

sebagai laporan.

Komputer,

printer &

ATK

20 Menit

Daftar

MHS aktif

kembali.

13 Melakukan koreksi rekapan data mahasiswa

aktif kembali pada semester berjalan

selanjutnya disampaikan kepada Kepala Biro Akademik & Umum sebagai laporan.

Daftar MHS

aktif

kembali.

10

Menit.

Daftar MHS aktif

kembali.

14 Melakukan koreksi rekapan data mahasiswa

aktif kembali pada semester berjalan

selanjutnya disampaikan kepada WR I

sebagai laporan.

Daftar MHS

aktif kembali.

10

Menit

Daftar

MHS aktif kembali.

15 Menerima & melakukan koreksi laporan mahasiswa aktif kembali kemudian membuat

usulan penetapan Mahasiswa Aktif Kembali

pada semester berjalan dengan SK Rektor.

Komputer, printer,

daftar MHS

aktif

kembali.

20 Menit

Usulan SK &

daftar

MHS aktif

kembali.

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Ya

Ya

Ya

Ya

SOP Bidang Pendidikan Universitas Timor - 51

16 Menerima usulan penetapan kemudian

menetapkan SK Rektor tentang Mahasiswa

Aktif Kembali pada semester berjalan sesuai

SOP Pembuatan SK Rektor.

Usulan SK &

daftar MHS

aktif

kembali.

7 Hari SK

Rektor.