7 sistem informasi organisasi

Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen#7 Sistem Informasi Organisasi

Endang Supriyadi, M.Kom [email protected]


• Sistem informasi suatu perusahaan pada umumnya memiliki beberapa aplikasi utama antara lain : aplikasi keuangan, marketing dan penjualan, sumber daya manusia, dan aplikasi untuk kegiatan operasi (seperti inventory dan manufaktur).

• Enterprise Information System (EntIS)


Pengertian

• Suatu sistem berbasiskan komputer yang dapat melakukan semua tugas akutansi standar bagi semua unit organisasi secara terintegrasi dan terkoordinasi

• Enterprise mencakup seluruh set proses yang dilakukan oleh organisasi


Tujuan

• Mengumpulkan dan menyebarkan data ke seluruh proses yang terdapat pada perusahaan.

EIS membantu pihak manajemen sebagai bagian dalam mengambil keputusan, mengontrol kegiatan bisnis, misalnya dalam sebuah perusahaan yang bergerak dalam industri kendaraan, maka EIS berperan dari mulai persediaan bahan baku, proses produksi, keuangan, sistem persediaan dan sistem informasi pemasaran.


Enterprise Information System

Model Sistem Informasi Perusahaan

EISS

iste

m In

form

asi

Pem

asar

an

Sis

tem

Info

rmas

i S

umbe

r Day

a In

form

asi

Sis

tem

Info

rmas

i S

umbe

r Day

a M

anus

ia

Sis

tem

Info

rmas

i K

euan

gan

Sis

tem

Info

rmas

i M

anuf

aktu

r

Data semakin bersifat Luas

Data terinciPencatatan Transaksi

Perencanaan &Pengendalian


Sistem Informasi Pemasaran

• Tujuan dari pemasaran adalah mencari keseimbangan antara pembeli dan penjual, mendistribusikan barang dan jasa dari daerah surplus ke daerah minus, dan memberikan kekuasaan pada konsumen

• Keberhasilan keuangan sering bergantung pada kemampuan pemasaran. Operasi kekuangan, akunting, dan fungsi bisnis lainnya sesungguhnya tidak berarti kalau tidak ada permintaan akan produk dan jasa sehingga perusahaan dapat menghasilkan laba


• Sistem Informasi Pemasaran (marketing information system) adalah sistem berbasis komputer yang bekerja sama dengan sistem informasi fungsional lain untuk mendukung manajemen perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan pemasaran produk.

• Sistem Informasi Pemasaran memberikan informasi yang berkenaan dengan seluruh aktivitas pemasaran perusahaan


• Sistem Informasi Pemasaran adalah sebuah sistem yang menganalisis dan menilai informasi pemasaran, dikumpulkan terus menerus dari sumber-sumber di dalam dan di luar organisasi.

• Informasi pemasaran yang tepat waktu menyediakan dasar untuk keputusan seperti pengembangan produk atau perbaikan, harga, kemasan, distribusi, pemilihan media, dan promosi. (http://www.businessdictionary.com/definition/marketing-information-system.html)


• Sub sistem OutputMemberikan informasi mengenai unsur-unsur penting di dalam bauran pemasaran.Unsur marketing mix: produk, harga, promosi, dan tempat


• Sub sistem ProdukMemberikan informasi mengenai produk-produk yang dihasilkan oleh perusahaan, termasuk bahan-bahan, spesifikasi produk dan target marketnya.

• Sub sistem HargaMembantu manajer mengambil keputusan mengenai harga yang akan di tetapkan pada produk yang dihasilkan.


• Sub sistem Pemrosesan TransaksiMengumpulkan data baik dari sumber-sumber internal maupun sumber eksternal lalu memasukkannya ke dalam basis data

• Sub sistem Riset PemasaranMengumpulkan data internal dan lingkungan dengan melakukan studi khusus


• Sub sistem Inteligensi PemasaranMengumpulkan data lingkungan eksternal yang berfungsi untuk memberikan manajemen mengenai informasi yang memadai tentang aktivitas para pesaing dan pelanggan perusahaan dan unsur-unsur lain yang dapat mempengaruhi operasi pemasaran


Sistem Informasi SDM

• Manajemen sumber daya manusia pada masa yang akan datang tak mungkin lepas dari perubahan.

• Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (human resource information system) memberikan informasi kepada seluruh pihak yang berkepentingan hal-hal yang berkenaan dengan sumber daya manusia perusahaan.


• Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah sistem terintegrasi yang menyediakan informasi yang digunakan dalam pembuatan keputusan sumber daya manusia.


• Ada dua tujuan utama dengan adanya sistem informasi sumber daya manusia, yaitu:1. Meningkatkan Efisiensi

Data karyawan dan aktivitas SDM digabungkan menjadi satu

2. Adanya perencanaan dan analisis sumber daya manusiaPengembangan kompetensi, tunjangan kesehatan maupun keselamatan dan keamanan kerja SDM


• Sub sistem Intelijen SDMMenggunakan informasi eksternal yang berhubungan dengan mitra kerja yang mencakup pemerintah, pemasok, serikat buruh, masyarakat umum, lembaga keuangan dan pesaing.

• Sub sistem PerekrutanMenangani aktifitas yang berhubungan denan penyeleksian calon pegawai.


• Sub sistem Perencanaan SDMMenangani identifikasi SDM dalam perusahaan yang digunakan untuk melaksanakan sasaran jangka panjang perusahaan.

• Sub sistem Manajemen tenaga kerjaMerupakan sub sistem yang berhubungan dengan pengembangan SDM dalam hal keterampilan dan pengetahuan melalui pelatihan-pelatihan atau pendidikan.


• Sub sistem Pelaporan lingkunganDigunakan untuk menghasilkan laporan yang dialamatkan untuk lingkungan perusahaan terutama ditujukan kepada pemerintah dan serikat buruh.


Sistem Informasi Sumber Daya Informasi

• Sistem informasi Sumber Daya Informasi (SI SDI) adalah sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya informasi perusahaan pada para pemakai diseluruh perusahaan

• SI SDI merupakan area fungsional utama perusahaan yang terdiri dari analis sistem, programmer, pengelola database, spesialis jaringan dan personil operasi


• CIO (chief information technology) atau CTO (chief technology officer) adalah manager dengan tingkat tertinggi di layanan informasi

• CIO merupakan salah satu unsur vital melakukan tugasnya antara lain1. Meluangkan waktu dalam bisnis dan pelatihan bisnisnya bukan

hanya teknologinya saja2. Secara aktif mencari kemitraan dengan unit bisnis dan manajemen

lini3. Fokus pada perbaikan proses bisnis4. Menjelaskan biaya-biaya sistem informasi dalam istilah bisnis5. Membangun kredibilitas dengan memberikan jasa sistem inforamsi

yang dapat di andalkan6. Terbuka bagi ide-ide yang berasal dari luar bidang sistem informasi


Sistem Informasi Keuangan

• Sistem Informasi Keuangan (financial information system) memberikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan dalam laporan yang berkaitan mengenai aktivitas keuangan perusahaan.


• Sistem informasi keuangan tidak mendasarkan data internal, melainkan juga menggunakan data yang berasal dari sumber eksternal

• Informasi berbentuk laporan periodik, khusus, hasil simulasi matematika, komunikasi elektronik, dan saran dari sistem pakar.


• Sub sistem Intelijen KeuanganBerfungsi untuk mengindentifikasi sumber-sumber keuangan eksternal (pemegang saham) yang dapat memberikan tambahan keuangan bagi perusahaan

• Sub sistem Audit InternalBerfungsi sebagai subsistem yang menangani hasil-hasil audit secara internal


• Sub sistem Pemrosesan TransaksiBerfungsi untuk menghasilkan data-data keuangan (hutang, piutang, nilai sediaan dll)

• Sub sistem Peramalan dan Perencanaan keuanganBerfungsi untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja keuangan saat ini dan proyeksi dalam bisnis


• Sub sistem Manajemen dataBerguna untuk membantu pengelolaan aset seperti kas da nsaham dengan manfaat yang tinggi tetapi dengan resiko yang kecil

• Sub sistem Pengendali KeuanganBerkait dengan penganggaran (budgeting)


Sistem Informasi Manufaktur

• Manajemen produksi adalah perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan dari urutan berbagai kegiatan untuk membuat barang (produk) yang berasal dari bahan baku dan bahan penolong lain

• Sistem informasi manufaktur (manufacturing information system)adalah suatu sistem berbasiskan komputer yang bekerja dalam hubungannya dengan sistem informasi fungsional lainnya untuk mendukung manajemen perusahaan dalam pemecahan masalah


• Sistem informasi manufaktur menggunakan komputer sebagai:1. Sistem konseptual

Terutama pada area persediaan

2. Elemen dalam sistem produksi fisikCAD (computer aided design), CAM (computer aided manufacturing), dan Robotic


• CIM (computer integrated manufacturing) adalah suatu konsep yang memadukan antara teknologi produksi dan teknologi informasi.

• CIM memandang sumber daya produksi sebagai suatu sistem yang utuh.

• CIM diimplementasikan dengan cara sbb:1. Menyederhanakan2. Mengotomasikan3. Mengintegrasikan


Sistem Informasi Eksekutif

• Sistem Informasi Eksekutif (executive information system) adalah suatu sistem yang bertugas untuk memberikan informasi kepada pihak-pihak berkepentingan atas kinerja perusahaan secara keseluruhan.


• Sistem Informasi Eksekutif merupakan sistem terkomputerisasi yang memberikan kepada eksekutif akses yang mudah ke informasi internal dan eksternal yang relevan dengan faktor keberhasilan.

• Sistem ini biasanya terdiri dari elemen kerja eksekutif yang terhubung melalui jaringan ke komputer pusat. Elemen kerja terdiri dari PC dengan unit penyimpanan sekunder yang menyimpan basis data eksekutif.


• Basis data eksekutif memuat data dan informasi yang telah di proses sebelumnya oleh komputer perusahaan

• Eksekutif akan memastikan permintaan informasi untuk mengeluarkan tampilan informasi format awal. Laporan format awal ini bertindak sebagai dashboard bagi eksekutif untuk memonitor faktor-faktor penting penentu keberhasilan organisasi.


• Sistem informasi eksekutif, menunjukkan mengenai hal-hal sebagai berikut:1. Sistem di sesuaikan dengan pemakai eksekutif perorangan2. Mengekstrasksi, menyaring, meringkas dan menangkap data yang

penting3. Memberikan akses status online, analisa trend, pelaporan

perkecualian dan drill down4. Mengakses dan memadukan jangkauan data internal dan eksternal

yang bersifat luas5. Bersifat user-friendly dan menggunakan hanya dibutuhkan

ketrampilan yang sedikit6. Digunakan secara langsung oleh eksekutif tanpa intermediary7. Menampilkan informasi grafik, tabuler dan atau tekstual


• Sistem informasi eksekutif sebaiknya1. Dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi

eksekutif senior2. Harus dibuat/dikembangkan oleh personil yang

mempunyai keterampilan bisnis maupun teknis3. Harus mudah digunakan, sehingga bisa di anggap

bersifat intuitif (mudah dimengerti)


Sistem Informasi Perusahaan

• Sistem Informasi Perusahaan disebut juga sebagai Back Office Systems karena umumnya kurang berhubungan dengan lingkungan di luar organisasi

• Data yang tercakup dalam Sistem Informasi Perusahaan adalah data internal bagi organisasi yang penting untuk perencanaan dan pengendalian


Kelayakan EntIS

• Ekonomis memerlukan investasi yang tidak sedikit malah cenderung besar

• Teknis berdasarkan pada manajemen database dan komunikasi

• Operasional perlu standar proses bisnis


Penerapan EntIS

• Pemilihan Penjual akan berpengaruh pada pengembangan sistem di perusahaan tersebut

• Pelatihan Pemakai adanya kerumitan pada implementasi memerlukan pelatihan penggunanya (user)

• Pendekatan Peralihan perlu pendekatan saat melakukan peralihan ke sistem baru


Meminimalkan kegagalan EntIS

• Mengerti kerumitan organisasi• Mengenali proses yang dapat menurunkan

nilainya bila standarisasi di paksakan• Mencapai konsensus dalam organisasi

sebelum memutuskan untuk menerapkan sistem informasi perusahaan


Informasi dan Level Manajemen


• Pada level atas yang biasanya adalah pimpinan tertinggi seperti direktur, wakil direktur, presiden direktur, dan sebagainya, ditunjang oleh sistem informasi yang khusus diperuntukkan bagi mereka, yaitu Executive Information System (EIS) atau Sistem Informasi Eksekutif.

• Manajemen tingkat atas ini bertanggung jawab pada perencanaan jangka panjang atau perencanaan strategis


• Pada level menengah yang biasanya adalah manajer divisi, kepala bagian, manajer operasi, manajer pabrik, dan sebagainya, ditunjang oleh sistem informasi yang populer dengan nama Management Information System (MIS) atau Sistem Informasi Manajemen (SIM).

• Manajemen tingkat menengah bertanggung jawab dalam hal perencanaan dan kordinasi program-program jangka pendek


• Pada level bawah yang biasanya adalah para penyelia (supevisor), para staff pendukung, para ahli yang diperbantukan, kepala sub-bagian, dan sebagainya, mereka ditunjang oleh sistem yang akan memperlancar pelaksanaan kegiatan dalam organisasi, seperti Office Automation System (OAS) atau sistem otomasi perkantoran.

• Mereka bertanggung jawab pada pengendalian operasional sehari-hari


• Level operasional adalah level dimana para staff bekerja dalam melaksanakan kegiatan operasional organisasi, berhadapan langsung dengan para pengguna layanan, dimana transaksi data sehari-hari berlangsung, sehingga mereka ditunjang dengan sistem pengolahan transaksi atau Transaction Processing System (TPS)


• Disamping sistem informasi yang mendukung langsung level manajemen organisasi terdapat beberapa sistem informasi yang bisa digunakan oleh siapa saja dalam organisasi untuk memperlancar penyelesaian tugasnya, antara lain Decision Support System (DSS) atau Sistem Pendukung Keputusan, Expert System (ES) atau Sistem Pakar, serta Neuro-Fuzzy System atau Sistem Jaringan Syaraf Tiruan


Jenis Sistem Focus Level Tujuan utama

TPS Data Operasional Menangani transaksi rutin dan pemeliharaan basis data

OAS Komunikasi Bawah Menangani dokumen dan media pesan (message: Text, voice, image, video, data)

MIS Informasi Menengah Pelaporan rutin dan basis data

EIS Kemudahan Akses

Atas Akses yang mudah dan cepat terhadap data/informasi baik internal maupun eksternal

DSS Keputusan Semua Level Menyediaakan alternatif keputusan melalui model analitifk dan basis data

ES Saran Pakar Semua Level Menyediakan alternatif keputusan berdasarkan pertimbangan pakar

Neuro Fuzzy Keputusan Semua Level Menyediakan alternatif keputusan melalui pengenalan pola (pattern recognition)


TPS MIS OAS DSS EIS

Input Transaksi, kegiatan

Data volume tinggi

Dokumen, jadwal

Data volume rendah

Data menyeluruh, internal dan eksternal

Proses Meng-update Model serderhana

Manajemen dokumen, pendjadwalan dan komunikasi

Simulasi, analisis

Interaktif

Output Laporan rinci Laporan ringkas Dokumen, jadwal

Analisis keputusan

Proyeksi

User Staf operasional, supervisor

Middle manager Clerical workder (sekretaris)

Staf manajer, profesional

Senior manager

Pengambilan keputusan

Sangat terstruktur

Terstruktur yang mengarah pada semi struktur

Terstruktur Semi struktur Sangat tidak terstruktur

Contoh Sistem penggajian

Membuat anggaran tahunan

Sistem image dokumen (membuat presentasi)

Analissi wilayah penjualan

Rencana opeasional perusahaan 5 tahun


Referensi

• Laudon, C. Kenneth., Management Information Systems Managing the Digital Firm, Twelth Ed., Prentice Hall, 2012

• Zakiyudin, Ais, Sistem Informasi Manajemen, Mitra Wacana Media, 2011

• Arekteknik, http://arekteknik.com/teknologi-sistem-informasi.html

7 sistem informasi organisasi

Technology

Transcript of 7 sistem informasi organisasi