5. Pengadaan & pengendalian

8/10/2019 5. Pengadaan & pengendalian

http://slidepdf.com/reader/full/5-pengadaan-pengendalian 1/24

1

MANAJEMEN FARMASI KOMUNITAS

PENGADAAN DAN PEGENDALIAN PERSEDIAAN

DI APOTEK

Disusun Oleh

Kelompok 4:

Luthfiyyah Mutsnaini 1306343782

Lydia Trisna Wibowo 1306343795

Marchen Prasetyaningrum 1306343800

Marvi Nurjanah 1306343813

Meidi Utami Putri 1306343832

Miftah Rizkiawelly 1306343845

Mohamad Thoha Rohimi 1306343851

PROGRAM PROFESI APOTEKER ANGKATAN LXXVIII

FAKULTAS FARMASI

UNIVERSITAS INDONESIA

2013



2

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya pada kita sehingga penulis dapat

menyelesaikan tugas mata kuliah Manajemen Farmasi Komunitas yang berjudul

“Pengadaan dan Pengendalian Persediaan di Apotek” dengan baik dan tepat

waktu.

Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Ibu Dra. Azizahwati, M.S.,

Apt. selaku dosen mata kuliah Manajemen Farmasi Komunitas yang telah

memberikan motivasi dan bimbingan, serta pengalaman dalam membuka apotek.

Penulis menyadari bahwa penulisan makalah ini masih jauh dari

kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran

yang konstruktif dari pembaca untuk perbaikan di masa yang akan datang.

Depok, 22 Desember 2013

Tim Penulis



3

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................. 1

KATA PENGANTAR ................................................................................ 2

DAFTAR ISI ............................................................................................... 3

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................... 4

1.1 Latar Belakang .................................................................................. 4

1.2 Tujuan ................................................................................................ 4

BAB II PENGADAAN ................................................................................ 5

2.1 Definisi .............................................................................................. 5

2.2 Prinsip ................................................................................................ 5

2.3 Pengadaan .......................................................................................... 5

2.4 Fungsi Pengadaan di Apotek ............................................................. 6

2.5 Arus Barang ....................................................................................... 7

2.6 Analisis Biaya untuk Pengadaan ....................................................... 9

BAB III PENGENDALIAN PERSEDIAAN ........................................... 16

3.1 Definisi .............................................................................................. 16

3.2 Fungsi Persediaan .............................................................................. 16

3.3 Pengendalian Persediaan ................................................................... 17

3.4 Parameter – Parameter Pengendalian Persediaan .............................. 18

BAB 4 KESIMPULAN .............................................................................. 23

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................. 24



4

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang

Apotek merupakan pusat pelayanan obat dan juga tempat bisnis serta

investasi. Sebagai aset bisnis apotek harus dikelola dengan manajemen yang baik.

Salah satu obyek manajemen di apotek adalah manajemen pengadaan dan

persediaan obat. Pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama terhadap

tersedianya obat dan total biaya yang dikeluarkan apotek. Proses pengadaan yang

efektif adalah faktor yang sangat menentukan dalam menjamin adanya

ketersediaan obat yang diperlukan dalam jumlah yang sesuai, dengan harga yang

rasional dan tentunya dengan kualitas yang memenuhi standar mutu yang jelas.

Oleh karena itu, pengadaan perbekalan farmasi harus dapat diterapkan sebaik

mungkin sehingga pengendalian, keamanan, dan jaminan mutu obat dalam

meningkatkan pelayanan kepada pasien dapat dilakukan secara efektif dan efisien

sehingga pasien merasa terpuaskan.

Demi menyediakan pelayanan yang maksimal di apotek, maka harus

ditunjang dengan adanya kelengkapan barang yang dijual. Hal ini juga sebagai

salah satu cara memberi kepercayaan kepada pelanggan bahwa apotek yang dituju

selalu akan menyediakan segala kebutuhan obat-obatan konsumen. Jika salah satu

barang tidak tersedia atau jumlahnya tidak mencukupi akan berdampak buruk

pada citra apotek dari segi kelengkapan barangnya dimata konsumen. Meskipun

dampak dari keadaan tersebut tidak langsung dirasakan saat itu juga, namun

perluasan pelanggan baru akan terhambat dan berefek pada kelambatan

perkembangan apotek tersebut.

1.2 Tujuan

Menjelaskan kegiatan serta penerapan pengadaan dan pengendalian

persedian di apotek sebaik mungkin sehingga pengendalian, keamanan, dan

jaminan mutu obat dalam meningkatkan pelayanan kepada pasien dapat dilakukan

secara efektif dan efisien sehingga pasien merasa terpuaskan dengan pelayanan

dari apotek.



5

BAB 2

PENGADAAN

2.1 Definisi

Pengadaan merupakan kegiatan pembelian dalam rangka memenuhi

kebutuhan proses penjualan. Manajemen pengadaan diperlukan untuk

meningkatkan laba apotek dan memuaskan konsumen dengan memenuhi

kebutuhannya. Titik awal dari proses pengadaan adalah melakukan pembelian.

2.2 Prinsip

Pengadaan harus disesuaikan dengan hasil penjualan sehingga ada

keseimbangan antara penjualan dan pembelian.

2.3 Pengadaan

Pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama terhadap tersedianya

obat dan total biaya kesehatan. Proses pengadaan yang efektif adalah faktor yang

sangat menentukan dalam menjamin adanya ketersediaan obat yang diperlukan

dalam jumlah yang sesuai, dengan harga yang rasional dan tentunya dengan

kualitas yang memenuhi standar mutu yang jelas. Oleh karena itu, pengadaan

perbekalan farmasi harus dapat diterapkan sebaik mungkin sehingga

pengendalian, keamanan, dan jaminan mutu obat dalam meningkatkan pelayanan

kepada pasien dapat dilakukan secara efektif dan efisien sehingga pasien merasa

terpuaskan dengan servis pelayanan yang diberikan. Apotek selain sebagai pusat

pelayanan obat juga merupakan tempat bisnis dan investasi. Sebagai aset bisnis

apotek harus dikelola dengan manajemen yang baik. Salah satu obyek manajemendi apotek adalah manajemen pengadaan dan persediaan obat. Demi menyediakan

pelayanan yang maksimal di apotek, maka harus ditunjang dengan adanya

kelengkapan barang yang dijual. Hal ini juga sebagai salah satu cara memberi

kepercayaan kepada pelanggan bahwa apotek yang dituju selalu akan

menyediakan segala kebutuhan obat-obatannnya. Jika salah satu barang tidak

tersedia atau jumlahnya tidak mencukupi akan berdampak buruk pada citra apotek

dari segi kelengkapan barangnya dimata konsumen. Meskipun dampak dari



6

keadaan tersebut tidak langsung terasa saat itu juga, namun perluasan pelanggan

baru akan terhambat dan berefek pada kelambatan perkembangan apotek tersebut.

Untuk itu perlu ditetapkan kebijaksanaan yang berkenaan dengan

persediaan yang optimum:

- Untuk pemesanan: perlu ditentukan bagaimana cara pemesanannya, berapa

jumlah yang dipesan agar pemesanan tersebut ekonomis dan kapan pemesanan

dapat dilakukan.

- Untuk penyimpanan: perlu ditentukan berapa besarnya cadangan yang

merupakan persediaan minimum, besarnya persediaan pada waktu pemesanan

kembali dan besarnya persediaan maksimum.

Adapun tujuh dasar pengetahuan yang perlu diperhatikan dalam

mernacang sistem pengelolaan persediaan yang baik adalah:

1. Adanya pemahaman di mana sistem pengelolaan sama dengan manajemen dan

keduanya harus berfungsi.

2.

Penentian tipe pencatatan persediaan dana laporan persediaan dibutuhkan.

3. Seleksi barang-barang yang disediakan.

4. Pemeliharaan keseimbangan yang sesuai antara tingkat pelayanan dan

penyediaan.

5. Pengambilan model untuk frekuensi pemesanan kembali.

6. Pelaksanaan perumusan pemesanan kembali.

7. Identifikasi dan pengaturan dari harga-harga manajemen yang bervariasi.

2.4 Fungsi Pengadaan di Apotek

1. Fungsi biaya

Menaikan keuntungan dengan menurunkan biaya pengadaan melalui: Pengaturan sediaan optimal.

Pengaturan sistem sediaan optimal (administrasi, distribusi, penjadwalan

dll).

Penanganan barang “slow moving” , rusak, dll.

2. Fungsi perolehan

Mengadakan pengadaan untuk kebutuhan penjualan dengan menetapkan:



8

2. Penyimpanan di gudang.

3. Penyerahan barang (penjualan).

PBF GUDANG APOTEK RUANG RACIK PASIEN

PEMBELIAN PENYIMPANAN PENYERAHAN

Pemesanan barang disesuaikan dengan besarnya omset penjualan pada

waktu lalu. Penyediaan barang di apotek harus memperhatikan beberapa hal

berikut:

1. Persediaan minimum dan maksimum.

2. Reorder point (titik pesanan) terutama untuk obat yang laku keras.

3.

Memperhatikan buffer stock .

Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam mengelola perbekalan di

apotek:

1. Undang-undang atau peraturan yang berlaku

Pengelolaan perbekalan farmasi yang menyimpang dari peraturan yang berlaku

akan memperoleh sanksi pidana.

2. Golongan obat

Pemerintah telah menggolongkan obat menjadi beberapa golongan.

3. Sifat obat

Perbekalan farmasi umumnya berasal dari bahan kimia yang dapat berubah

fungsi karana cahaya, panas, kelembapan, udara, kadaluwarsa, dosis, dll,sehingga cara penanganannya memerlukan pengetahuan khusus.

4. Cara penyimpanan

Karena sifatnya yang mudah berubah fungsi inilah, maka cara penyimpanannya

harus ditempatkan pada wadah dan ruangan tertentu agar dapat tetap memenuhi

syarat sampe batas kadaluwarsanya.

5. Cara penataan



9

Harus memperhatikan estetika (keindahan), lay out (tata letak), dan desain

apotek.

6. Hukum dan etika pelayanan

Hukum adalah ketentuan yang mengatur tentang wewenang dan tanggung

jawab seseorang dalam melaksanakan profesi di masyarakat sesuai dengan

keilmuannya. Etika adalah menghormati hak-hak konsumen dan profesi lain,

misalnya dokter, dokter gigi, dokter hewan.

7. Bisnis dan sosial

Seorang APA harus mempu mengembangkan apoteknya tetapi tidak

melupakan fungsi sosialnya. Oleh karena itu, APA beserta stafnya harus

melayani kebutuhan obat dna memberikan informasi sesuai dengan

kemampuan masing-masing konsumen.

2.6 Analisis Biaya untuk Pengadaan

Pengendalian dan persediaan dapat dillakukan dengan cara menyusun

prioritas berdasarkan 2 metode analisis yang sering digunakan yaitu, analisis VEN

dan analisis ABC:

Analisis VEN

Analisis VEN adalah suatu cara untuk mengelompokkan obat yang

berdasarkan kepada dampak tiap jenis obat pada kesehatan. Semua jenis obat

dalam daftar obat dapat dikelompokkan kedalam tiga kelompok yaitu:

V (vital )

Kelompok obat yang berpotensi untuk menyelamatkan kehidupan (life saving

drugs). Merupakan obat yang dapat mengatasi penyakit penyebab kematianterbesar dan obat-obatan untuk pelayanan kesehatan dasar. Contoh : obat

diabetes dan hipertensi.

E ( Esensial )

Kelompok obat yang efektif untuk menyembuhkan penyakit yang kurang parah

atau secara signifikan dapat mengurangi penderitaan pasien, tetapi kelompok

obat ini tidak benar-benar penting digunakan untuk pelayanan kesehatan dasar.

Contoh : obat-obat fast-moving .



11

Kelas B: persediaan yang memiliki volume rupiah yang menengah. Kelas ini

mewakili sekitar 10-20 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya

hanya sekitar 15-20 % dari seluruh item. Pengendalian khusus dilakukan secara

moderat.

Kelas C: persediaan yang memiliki volume rupiah yang rendah. Kelas ini

mewakili sekitar 60-80 % dari total nilai persediaan, tapi mewakili 5-10 % dari

total penjualan. Pengendalian khusus dilakukan secara sederhana.

Urutan kerja pengelompokan item barang menurut analisis ABC:

1. Daftar semua item dan masukkan unit cost per item.

2.

Masukkan estimasi konsumsi rata-rata.

3.

Hitung nilai konsumsi tiap item: kalikan unit cost dengan jumlah yang

dikonsumsi.

4. Hitung persentase tiap item terhadap nilai total (% total value) yaitu: nilai

konsumsi tiap item dibagi dengan nilai konsumsi total. Gunakan 2 angka di

belakang koma karena mungkin ada beberapa item yang nilainya berdekatan

bila hanya dinyatakan dengan 1 angka di belakang koma.

5.

Susun kembali daftarnya: buat peringkat item dari % total value tertinggi

hingga terendah.

6. Hitung persentase nilai total kumulatif untuk masing-masing item: mulai

dengan % total value item pertama, kemudian tambahkan dengan %total value

item di bawahnya.

7. Tentukan batas-batas untuk obat-obat A,B, dan C. Umumnya kelas A: 10-20%

dari total item dan menyerap 75-80% dana; kelas B: 10-20% dari total item dan

menyerap 15-20% dana; kelas C: 60-80% dari total item dan menyerap 5-10%dana.

8. Buat kurva: plot persentase nilai total kumulatif pada sumbu-Y dan persentase

jumlah item pada sumbu-X.



12

Gambar 2.1. Kurva Analisis ABC

Contoh penggunaan analisis ABC di Apotik:

Tabel 2.1. Data penjualan obat di sebuah Apotek

No Item ObatHarga per

unit

Jumlah

unit

terjual

Total%

Total

1Abdimox (Cap

500mg)

Rp. 1.800,- 123 Rp.221.400,- 0,9

2Capriaton-25 (Tab

25mg)

Rp. 850,- 560 Rp.476.000,- 1,9

3Ethambutol Kimia

Farma (Tab 250mg)

Rp.428,- 1.498 Rp.641.144,- 2,6

4Humalog Mix25

(100 UI/ml)

Rp.715.000,-

/box

14 Rp.10.010.000,- 41,3

5Kamadol (Cap

50mg)

Rp. 1.212,- 124 Rp.150.288,- 0,6



13

6Lapibal (cap 250

mcg)

Rp. 1.000,- 90 Rp.90.000,- 0,3

7

Meconuero (250

mcg)

Rp.4.800,- 235 Rp.1.128.000,- 4,6

8Ponstan (Tab Salut

500mg)

Rp.270,- 976 Rp.263.520,- 1,1

9Proris (Syr forte

50ml)

Rp. 22.479,- 76 Rp.1.708.404,- 7,0

10Radin (Tab salut

150mg)

Rp. 1876,- 210 Rp.393.960,- 1,6

11Ranitidine SOHO

(Amp 25mg/ml)

Rp.2.200,- 102 Rp.224.400,- 0,9

12Sendicol (Cap

250mg)

Rp. 1.267,- 453 Rp.573.951,- 2,4

13Sorbitol Corsa (Sach

5g)

Rp.956,- 1.128 Rp.1.078.368,- 4,5

14

Triaminic

Expectorant (syr

60ml)

Rp.24.500,- 143 Rp.3.503.500,- 14,6

15

Ventolin

Expectorant (Syr

100 ml)

Rp.36.125,- 104 Rp.3.757.000,- 15,5

Total 5.836 Rp.24.219.935 100%

Tabel 2.2 Klasifikasi obat berdasarkan analisis ABC

NoItem

Obat

Harga per

unit

Jumla

h unit

terjua

l

Total

%

Tota

l

%

kumul

a tif

Kela

s

1

Humalog

Mix25

(100ui/ml)

Rp.715.000,

-/box

14 Rp.10.010.000,

-

41,3 41,3 A



14

2

Ventolin

Expectora

nt (Syr

100 ml)

Rp.36.125,- 104 Rp.3.757.000,- 15,5 56,8 A

3

Triaminic

Expectora

nt (syr

60ml)

Rp.24.500,- 143 Rp.3.503.500,- 14,6 71,4 A

4

Proris

(Syr forte

50ml)

Rp. 22.479,- 76 Rp.1.708.404,- 7,0 78,4 B

5

Meconuer

o (250

mcg)

Rp.4.800,- 235 Rp.1.128.000,- 4,6 83 B

6

Sorbitol

Corsa

(Sach 5g)

Rp.956,- 1.128 Rp.1.078.368,- 4,5 87,5 B

7

Ethambut

ol Kimia

Farma

(Tab

250mg)

Rp.428,- 1.498 Rp.641.144,- 2,6 90,1 B

8

Sendicol

(Cap

250mg)

Rp. 1.267,- 453 Rp.573.951,- 2,4 92,5 B

9

Capriaton-

25 (Tab

25mg)

Rp. 850,- 560 Rp.476.000,- 1,9 94,1 B

10

Radin

(Tab salut

150mg)

Rp. 1876,- 210 Rp.393.960,- 1,6 96 C

11 Ponstan Rp.270,- 976 Rp.263.520,- 1,1 97,1 C



15

(Tab Salut

500mg)

12

Ranitidine

SOHO

(Amp

25mg/ml)

Rp.2.200,- 102 Rp.224.400,- 1,0 98,1 C

13

Abdimox

(Cap

500mg)

Rp. 1.800,- 123 Rp.221.400,- 0,9 99 C

14

Kamadol

(Cap

50mg)

Rp. 1.212,- 124 Rp.150.288,- 0,7 99,7 C

15

Lapibal

(cap 250

mcg)

Rp. 1.000,- 90 Rp.90.000,- 0,3 100 C

Total 5.836 Rp.24.219.935 100



16

BAB 3

PENGENDALIAN PERSEDIAAN

3.1 Definisi

Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan

untuk memenuhi tujuan tertentu. Setiap perusahaan jasa maupun manufaktur

selalu memerlukan persediaan. Tanpa adanya persediaan para pengusaha akan

dihadapkan pada resiko bahwa perusahaanya pada suatu waktu tidak dapat

memenuhi keinginan para pelanggannya.

Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan

tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang

telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan

obat.Salah satu kunci sukses pengelolaan persediaan barang di sebuah apotek

adalah apotek mampu memenuhi semua permintaan akan obat (baik resep maupun

non resep), sehingga ratio penolakannya 0%. Untuk dapat menjamin hal tersebut

diperlukan perencanaan yang sangat matang ada penumpukan barang (over stock )

atau persediaan habis (out of stock ). Tujuannya adalah supaya perputaran

persediaan akan maksimal, resiko over stock dan outof stock diminimalisir

sehingga kepuasan pelanggan karena permintaan akan obat selalu terpenuhi.

3.2 Fungsi persediaan

Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman barang (obat) yang

dibutuhkan).

Menghilangkan resiko jika barang yang dipesan tidak baik dan harus

dikembalikan. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang (inflasi).

Menyimpan barang yang dihasilkan secara musiman atau tidak diproduksi

untuk sementara.

Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan kuantitas.

Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan tersedianya barang yang

diperlukan.

Mengantisipasi kelonjakan permintaan yang dapat diramalkan.



17

3.3 Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan sangat penting bagi apotek, baik besar maupun

kecil, karena persediaan obat merupakan harta terbesar dari sebuah apotek.

Pengendalian persediaan obat yang tepat memiliki pengaruh besar terhadap

perolehan kembali investasi apotek karena jumlah yang diinvestasikan untuk

persediaan obat sangatlah besar. Pengendalian yang efektif dapat memperkecil

investasi dari suatu apotek. Pengendalian persediaan obat juga berdampak pada

perolehan yang lebih besar atas investasi (untuk suatu laba tertentu). Bila APA

dapat menurunkan jumlah persediaan dengan menjual lebih sedikit obat atau

dengan menyingkirkan barang/ obat yang tidak mudah dijual, maka akan terjadi

juga penurunan modal sendiri dan perolehan kembali atas modal sendiri pun akan

meningkat. Sebaliknya bila investasi/ penanaman modal atas persediaan obat/

barang dagangan dinaikkan, peroleh atas modal dengan juga akan menurun.

Pengendalian persediaan obat juga penting dalam pelayanan pasien di

apotek, di mana suatu apotek harus mempunyai stok yang benar agar dapat

melayani pasien atau memenuhi kebutuhan pasien akan obat dengan baik. Apotek

harus mempunyai jenis produk yang dibutuhkan pasien dalam jumlah yang

dibutuhkan pasien. Bila sebuah apotek umum tidak memiliki persediaan obat yang

dibutuhkan pasiennya pada waktu mereka memerlukan, maka apotek tersebut

akan kehilangan penjualan. Bila hal seperti ini sering terjadi, maka apotek akan

kehilangan pasiennya. Oleh sebab itu, pengendalian persediaan yang efektif

adalah suatu pengendalian persediaan yang dapat mengoptimalkan dua tujuan,

yakni:

-

Memperkecil total investasi pada persediaan obat.- Menjual berbagai produk yang tepat untuk memenuhi permintaan atau

kebutuhan pasien.

Tiga pertanyaan yang menjadi dasar pengendalian atau pengawasan

terhadap persediaan yakni:

- Berapa banyak suatu item obat yang akan dipesan pada suatu waktu tertentu?

- Kapan dilakukan pesanan ulang terhadap item tersebut (terkait dengan

frekuensi pesanan ulang)?



18

- Yang mana dari item-item tersebut yang perlu dilakukan pengawasan atau

pengendalian?

Dalam hal ini dilakukan pengendalian jumlah stok untuk memenuhi

kebutuhan dengan cara yang paling ekonomis. Bila stok terlalu kecil, maka:

- Permintaan pasien sering kali tidak terpenuhi sehingga pasien menjadi tidak

puas, hal ini dapat menghilangkan kesematan untuk memperoleh keuntungan.

- Untuk tetap dapat memuaskan pasien akan diperlukan tambahan biaya untuk

mendapatkan bahan obat dalam waktu yang cepat.

Sedangkan bila stok terlalu besar, maka akan terjadi:

- Peningkatan biaya penyimpanan.

-

Kemungkinan obat menjadi rusak atau kadaluarsa.

- Ada risiko bila sewaktu-waktu harga obat atau bahan obat turun.

3.4 Parameter – Parameter Pengendalian Persediaan

a. Konsumsi rata-rata

Konsumsi rata-rata sering disebut juga permintaan (demand ). Konsumsi

rata-rata merupakan jumlah barang yang dipakai (dibeli) dalam satu waktu

tertentu Perkiraan konsumsi rata-rata/ permintaan untuk pemesanan selanjutnya

merupakan variabel kunci yang menentukan berapa banyak stok barang yang

harus dipesan.Walaupun banyaknya permintaan mendatang dapat diprediksi

dengan akurat, namun barang yang stockout tetap dapat terjadi apabila salah

memperkirakan lead time dari barang tersebut.

b. Lead Time

Lead time merupakan rentang waktu yang dibutuhan mulai dari pemesanan sampai dengan penerimaan barang di gudang dari suplier tertentu.

Setiap supplier akan memiliki lead time yang berbeda-beda, sehingga harus juga

diperhatikan rata-rata lead time untuk masing-masing supplier berdasarkan

performance supplier sebelumnya. Yang perlu diukur dalam Lead Time adalah

jumlah produk yang disediakan. Lead Time dapat diukur dengan:

LT = Konsumsi rata-rata x Waktu tunggu



19

c. Safety Stock

Safety stock merupakan obat persediaan yang dicadangkan sebagai

pengaman untuk memenuhi kebutuhan pasien untuk mencegah terjadinya

stockout . .Safety stock ini menjadi sangat penting ketika lead time maupun jumlah

permintaan tidak dapat diprediksi atau nilainya berubah-ubah, seperti dalam kasus

keterlambatan barang pesanan atau terjadi perubahan jumlah permintaan karena

terjadi suatu wabah penyakit tertentu. Untuk barang-barang yang fast moving ,

safety stock biasanya dihitung dari 20% dari jumlah konsumsi rata-rata,

sedangkan untuk barang-barang slow moving , nilai safety stock diperoleh dari

10% dari konsumsi rata-rata.

d. Level persediaan minimum (Reorder level)

Merupakan jumlah sisa persediaan terendah yang masih tersedia yang

merupakan penanda perlunya pemesanan ulang. Persediaan minimum ini penting

ditentukan agar kontinuitas usaha (pemenuhan kebutuhan pasien akan obat) dapat

tetap terjaga. Jika barang yang tersedia kurang dari jumlah persediaan minimum

maka dapat terjadi stockout . Reorder level ini dapat dihitung dengan mengalikan

rata-rata lead time dengan rata-rata jumlah konsumsi selama waktu lead time.

Stock Min = (LT x CA) + SS

e. Level persediaan maksimum

Merupakan jumlah persediaan yang dibutuhkan untuk memenuhi

permintaan hingga pemesanan berikutnya atau dapat juga disebut dengan target

stock level . Jika telah mencapai nilai persediaan maksimum ini maka tidak lagi

diperlukan pemesanan (selama periode tertentu) untuk menghindari terjadinya stockout .

Stock Max = (SMin + (PPxCA)

LT = Lead time

CA = Rata-rata konsumsi perbulan

SS = Safety stock

PP = Periode pengadaan



20

f. Posisi persediaan

Merupakan jumlah antara persediaan yang masih tersedia dengan

persediaan yang sedang dipesan, dikurangi dengan persediaan yang telah dipesan

oleh fasilitas kesehatan lain atau oleh pasien. Posisi persediaan dapat terjadi

overstock ataupun stockout .

g. Periode pengadaan

Periode pengadaan ini meliputi waktu antara pemesanan awal hingga

waktu pemesanan berikutnya yang telah dijadwalkan. Hal yang harus diperhatikan

adalah jumlah yang dipesan ditambah jumlah safety stock harus dapat memenuhi

kebutuhan selama periode pengadaan ditambah dengan lead time.

Selain itu perlu juga dihitung:

1. EOQ ( Economic Order Quantity)

Yakni suatu perhitungan untuk menentukan jumlah pesanan persediaan

yang dapat meminimalkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. EOQ dapat

dihitung dengan rumus :

EOQ = √

Keterangan :

D = permintaan dalam periode waktu tertentu (unit/tahun)

S = biaya pemesanan setiap kali pesan (Rp/pesan)

H = biaya penyimpanan per unit barang per tahun (Rp/unit.tahun)

TC = H + S

TC = Biaya Persediaan

= Persediaan rata-rata

= Jumlah (berapa kali) pesanan per periode waktu (jumlah pesanan/tahun)

2. Re Order Point ( ROP / Titik pemesanan)



21

Merupakan suatu titik dimana harus diadakan pemesanan kembali

sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan

adalah tepat waktu. Reorder point ini dapat dihitung apabila lead time dan

permintaan atau rata-rata konsumsi diketahui dan konstan.

ROP = (LT x d) + SS

Keterangan :

ROP = Reoder point

LT = Lead Time

d = demand (konsumsi rata-rata)

SS = Safety Stock

Gambar 3.1 Grafik Tingkat Persediaan vs Waktu

3. Rasio perputaran sediaan

Rasio perputaran (turnover ratio) merupakan ukuran efisiensi suatu apotekdalam mengelola asetnya. Rasio perputaran juga disebut sebagai rasio efisiensi

(efficiency ratio) atau rasio penggunaan aset (asset utilizatio ratios). Persamaan

yang paling sering digunakan adalah rasio perputaran sediaan (inventory turnover

ratio / ITOR)

Rasio perputaran sediaan merupakan suatu ukuran yang menilai seberapa

cepat sediaan suatu apotek terjual. Rumus untuk rasio perputaran sediaan adalah

sebagai berikut:



22

Harga barang terjual (cost of goods sold) diperoleh dari laporan laba-rugi

(income statement ) dan data biaya persediaan rata-rata (average inventory at cost )

didapatkan dari neraca keuangan (balance sheet). Contohnya jika harga barang

terjual adalah Rp.120.000.000 per tahun dan biaya persediaan rata-rata selama

satu bulan adalah Rp.10.000.000, maka rasio perputaran sediaannya adalah 12.0.

dengan kata lain, apotek mampu menjual dan mengganti persediaannya satu

bulan sekali.

Rasio perputaran sediaan yang rendah (dibawah 6.0) menandakan bahwa

persediaan apotek terlalu besar dibandingkan aktifitasnya dan uang tunai yang

dapat dimanfaatkan terikat dalam bentuk barang. Rasio perputaraan sediaan yang

tinggi biasanya diinginkan karena menandakan bahwa apotek mampu menjual dan

mengganti persediaannya dengan efisiensi yang tinggi dan dengan demikian

menghasilkan lebih banyak pemasukan dan keuntungan. Walaupun nilai rasio

yang tinggi tersebut diinginkan, apoteker harus menjaga agar nilai ITOR tidak

terlalu tinggi. Jika nilai ITOR terlalu tinggi (salah satunya akibat biaya persediaan

rata-rata terlalu rendah), maka jumlah persediaan barang yang akan dijual di

apotek terlalu sedikit dan berisiko terjadinya ketidakmampuan dalam memenuhi

permintaan pelanggan.



23

BAB 4

KESIMPULAN

Pengadaan merupakan kegiatan pembelian dalam rangka memenuhi

kebutuhan proses penjualan. Manajemen pengadaan diperlukan untuk

meningkatkan laba apotek dan memuaskan konsumen dengan memenuhi

kebutuhannya. Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan

digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu. Ada beberapa parameter yang perlu

diperhatikan untuk pengendalian persediaan, antara lain adalah konsumsi rata-rata

atau demand , lead time, safety stock , dan lain-lain. Dalam rangka merencanakan

pengadaan obat, ada beberapa metode analisis, yaitu analisa ABC, analisa VEN,

dan analisa kombinasi VEN-ABC. Pengetahuan-pengetahuan ini perlu menjadi

dasar yang sangat penting untuk membuka dan menjalankan apotek.



DAFTAR PUSTAKA

Anief, Moh., Manajemen Farmasi. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

2001.

Dessele, Shahne & Zgarrick, David. (2009). Pharmacy Management : Essentials

for All Practice Settings. New York : Mc Graw Hill

Quick, Jonathan D. (1997). Managing drug supply: the selection, procurement,

distribution, and use of pharmaceuticals. 2nd ed. Connecticut: Kumarian

Press. Hlm.629-639.

Umar, M., Manajemen Apotek Praktis. Jakarta: Kimia Farma. 2005.

5. Pengadaan & pengendalian

Documents

Transcript of 5. Pengadaan & pengendalian