4899840463_absmlkj

Penulis : Khusnul FadilahFakultas : Ekonomi dan Bisnis

Program Studi : Manajemen PerhotelanIPK : 2.98

Pembimbing I : Dr.Hj.Dwi Ratmawati,SE.,M.ComPembimbing II : Dr.Hj.Dwi Ratmawati,SE.,M.Com

Peranan income audit di Hotel Shangri-la Surabaya

Abstrak :

Secara rinci dan lebih luas lagi dapat dijelaskan bahwa job description Income Audit Adalah :1.Daily Revenue Report (DRR); Data dari DRR didapat dari Opera dan Infrasys untuk mengetahuitentang Revenue hari kemarin untuk penjualan kamar dan F&B dan Minor Operating Departement (MOD)lainnya seperti Lobby Shop (Drug Store) Bussiness Centre dan Statistic Room.2.Earning Journal; Didapat dari trial balance yang didalamnya tercatat semua revenue yang kemudianIncome Audit akan mengalokasikan kembali revenue banquet bila ada adjustment, alokasi package kemasing-masing related revenue. Earning Journal merupakan salah satu report yang kemudian di submittedke accountant.3.Mengecek Maison Check; semua Entertainment yang dilakukan oleh sales kepada tamu harusdilengkapi oleh Entertainment Form, tidak diperkenankan minuman beralkohol, kecuali ada approved dariGeneral Manager, Controlling maison check didasarkan pada Policy hotel.4.Official Receipt; semua penggunaan OR ini akan di monitor oleh Income Audit nomer urutnya. Sebelummenggambil OR, pengguna harus memberikan rekapan OR dan nomer OR harus lengkap dan urut.5.Pembayaran Pajak Hotel dan Restaurant; Menyiapkan perhitungan dan pembayaran pajak setiaptanggal 7/14/21/28 setiap bulannya. Data didapat dari Earning Journal, yang telah diketahui berapa besarpajak yang harus dibayar, dan setiap akhir bulan harus menyiapkan data untuk pemeriksaan dari dinaskantor dinas pajak.6.Laporan untuk BPS Surabaya; Laporan harian berisi tentang (1) Fasilitas kamar; Jenis kamar, jumlahkamar hotel, dan jumlah kamar yang terhuni. (2) Fasilitas Non kamar; Nama ruangan yang tersedia,kapasitas(orang), terpakai atau tidak.7.General Cashier report; setelah General Cashier melengkapi GC report, merekonsiliasi net collectionantara system baik Opera atau Infrasys dan physical remittance yang diterima GC, memastikan GC reportdi approved oleh Financial Controller atau Assistance Financial Controller.8.Rebate/Adjusment; Menggambarkan pemotongan atau pengurangan pendapatan hotel, Income Auditharus mempunyai perhatian ekstra untuk mengaudit Rebates. Mendapatkan penjelasan dari FO cashieratas rebate folio yang dilakukan, memastikan bahwa supporting document yang di rebate adalah valid,menganalisa perbedaan waktu antara awal posting dengan settlement dan rebate dan juga harus disertaitandatangan dari Duty Manager.9.Paid Out; Dokumen ini dihasilkan dari Fidelio dengan serial nomer, merekonsiliasi total hasil dari paidout ke Trial Balance. Kelengkapan dokumen Paid out ini harus terkontrol dan kehilangan dokumen iniharus diusut. Harus tercantum alasan dan persetujuan paid out, dan tanda tangan tamu. Mengecekperbedaan waktu antara awal Paid out dan pembatalan paid out, khususnya jika ada rebate atau koreksidari pendapatan kamar yang sama. 10.House Use dan Complimentary; Kamar-kamar ini tersedia dengan tujuan (a) Tempat menginap bagiTravel Agent sebagai pengalaman pemesanan untuk menjual kamar-kamar tersebut. (b) Tamu dari bagianpaket Wedding, paket promosi pemasaran, atau kompensasi dari komplain tamu. (c) Bagian dari insentifdari travel agent. (d) Karyawan-karyawan yang memenuhi syarat untuk Complimentary di Shangri-LaSurabaya. Dokomen ini dipastikan harus lengkap, pengguna House Use dan Complimentary rooms iniharus mempunyai Complimentary dan House Use Form, harus ditanda tangani oleh General Manager danharus jelas alasan penggunaannya. Mengecek dengan cara mengeprint House use and complimentaryreport dan memastikan bahwa setiap request mempunyai Form yang lengkap dan memastikan juga berapahari penggunaan kamar tersebut. 11.No Show; dimana bagian Reservation memberi jaminan oleh tamu, Travel Agent, Perusahaan, danakan di charge sesudah itu. Untuk mencharge tamu harus melalui Account Receivable..

Page 1




12.Foreign Currency; ketika uang cash yang diterima cashier dari tamu berupa mata uang asing, cashierharus membuat Foreign Exchange Receipt (Forex Receipt) yang nantinya akan di tanda tangani oleh tamu.Serial nomer uang asing itu harus dicatat di Forex Receipt dan harus ditanda tangani oleh Duty Manager.Duty Manager harus memberi alasan yang jelas ketika ada pembatalan Forex. Forex Receipt ini di drop diGeneral Cashier dan oleh General Cashier diserahkan ke Income Audit berupa Receipt nya saja, tidakbeserta uang mata asingnya.13.Audit Late Charge dan Refund; Harus mendapat persetujuan dari Financial Controller. Latar belakangdari Late Charge adalah: (a) Biaya overlooked; biasanya merupakan bagian dari kesalahan yangdilakukan oleh karyawan. (b) Biaya input dari system setelah tamu Check out. Biasanya berhubungandengan minibar dan breakfast charge. Skenario terjadinya Refund; (a) Tamu membantah adanya Latecharge. (b) Tamu menyadari kesalahan dari settlement folio kamar setelah tamu check out. (c) Tamumeninggalkan balance remaining dari deposit kamar setelah setelah settlement lengkap akan folio kamar.(d) Tamu membatalkan Reservasinya pada suatu reservasi Banquet event tapi sudah menyetorkan deposit(down payment).14.Settlement Guest Folio; Terpisah 3 bagian; (a) Cash, lembar total amount di guest folio dibandingkandengan setiap Cashier Ledger. (b) Credit Card, Lembar total amount di guest folio dan settlement creditcard dan merekonsiliasi dari Credit Card hari ini. (c) City Ledger, lembar perhitungan total amount diguest folio harus dilengkapi dengan Guarentee letter, voucher dari travel agent yang masih berlaku danada Registration Card. 15.Void Check; merupakan pembatalan transaksi di outlet F&B. Jika di FO dinamakan Rebate. Voidharus disertai alasan yang tepat. Income Audit mendapatkan Void Check Report dan merekonsiliasi untukmemastikan kelengkapannya, dan harus dengan persetujuan Director of Food and Beverage. Income Auditharus menganalisa alasan void dan juga time different.16.Loyalty Program; di Hotel Shangri-La Surabaya dinamakan Shang Gold dan Shang Platinum. IncomeAuditor yang berhak mengeluarkan kartu ini berdasarkan permintaan dari F&B departement. Rekonsililasidi buat oleh F&B administration dan di cek oleh Income Auditor di setiap bulannya.17.Laundry; Daftar harga yang disetujui adalah yang tertera di Infrasys. Ada 4 macam laundry; (a) InHouse Laundry (b) Valet Service (c) Staff Laundry (d) Outsourced Laundry. Mengeprint Report dan Voidreport dari Infrasys, memastikan bahwa bill eksternal Laundry tersedia jika memang ada transaksitersebut.18.Health Club dan Spa; Lembar total pendapatan, dan settlement di drop oleh Health Club and Spa danrekonsiliasi dari Laporan keuangan serta Trial Balance untuk memastikan kelengkapannya. Daftar hargayang disetujui adalah yang tertera di Infrasys. Mengecek lembar total pendapatan di Guest Check danrekonsiliasi untuk pendapatan pusat laporan keuangan dan Trial Balance untuk menjamin kelengkapancheck dan memastikan kebenaran atas postingan revenue tersebut.19.Business Centre; Lembar total pendapatan, dan settlement di drop oleh Bussines Centre danrekonsiliasi dari Laporan keuangan serta Trial Balance untuk memastikan kelengkapannya dan kebenaranperhitungannya. Daftar harga yang disetujui adalah yang tertera di Infrasys. Fasilitas yang ada diBusiness Centre (a) Internet, penggunaan internet harus tercatat di voucher. (b) Fotocopi (c) Faksimile (d)Meeting room rental (e) Equipment rental/coutire service/translation.20.Telepon; (a) Guest Call, Rekonsiliasi total pendapatan dari masing-masing jenis panggilan melawantrial balance, memastikan charge terposting manual ke folio tamu ketika system offline (selama nightaudit). (b) House Call, Memastikan perincian laporan per ekstension telepon beredar ke pengguna danmendapat penjelasan dari pengguna yang bersangkutan untuk mengidentifikasi penggunaan teleponpribadi ataukah telepon bisnis.21.Transportasi Hotel; (a) Outsorced Limousine, Voucher limousine digunakan oleh outsourced serviceprovider. Merekonsiliasi total amount voucher limousine dengan trial balance, dan merekonsiliasi invoicedari data yang diberikan dengan tanda tangan persetujuan tamu. (b) Inhouse Vehicles, merekonsiliasi total

Page 2




amount pada voucher dengan trial balance, dan pendapatan dengan logbook pemesanan. (c) Houseuse/complimentary, memastikan penggunaan transportasi ini mendapat approve dari Concierge Manageratau General Manager sesuai fungsinya.22.Drugstore/ Lobby Shop; Lembar total pendapatan, dan settlement di drop oleh Drugstore danrekonsiliasi dari Laporan keuangan serta Trial Balance untuk memastikan kelengkapannya dan kebenarandari postingan revenue tersebut. Daftar harga yang disetujui adalah yang tertera di Infrasys. 23.Cash Count; Kegiatan Income Audit yang dilakukan berkala tiap bulan. Tujuannya adalah untukmemastikan kelengkapan house bank, yaitu uang hotel yang dipakai para cashier, cashier outlet maupunFront Office, termasuk General Cashier dan Pay Master. Prosedur yang dilakukan dalam cash countadalah dengan menghitung secara langsung uang cash yang disimpan oleh cashier, jumlah harus sesuaidengan uang yang dipinjamkan hotel ke cashier. Jika uang kurang, cashier tersebut harus menggantisejumlah uang yang kurang, namun jika berlebih, uang akan diambil sejumlah yang lebih dan uang akan disetorkan ke Account receivable.

Kesimpulan Pentingnya Peranan Income Audit di Hotel Shangri-La1. Income Audit adalah suatu divisi dibawah departemen Finance. Pelaksana divisi ini disebut IncomeAudit, dipimpin oleh Chief Income Auditor. Pada dasarnya secara umum Income Audit bertugas untukmengawasi dan mengontrol pendapatan selama kegiatan usaha berlangsung dan membuat laporannya danmemastikan bahwa dalam operasionalnya semua berdasarkan policy, dan prosedur yang ada. . Dalamsuatu perusahaan dibutuhkan bagian khusus yang bertugas sebagai pengontrol. 2. Untuk menangani alur keluar masuknya keuangan dalam penyediaan fasilitas dan pendapatan yangditerima dari pelayanan yang diberikan, pihak hotel mengatur dengan cermat dan sistematis agar tidakterjadi penyelewengan ataupun penyalahagunaan keuangan hotel. Income Audit berhubungan langsungdengan hampir semua departemen, terutama di bagian yang berhubungan langsung dengan pendapatankarena di bagian-bagian seperti itulah yang rawan terjadi kesalahan baik disengaja maupun tidak.

3. Income Audit sebagai pembuat laporan pertama yaitu Daily Revenue Report (DRR). yang nantinyalaporan itu akan di share ke semua departement, untuk membantu mereka mengetahui actual revenueyamg tercapai di compare dengan forecast dan budget . Tiap kepala departemen biasanya melakukankontak langsung dengan income auditor sehubungan adanya perubahan-perubahan angka-angka didalamDRR itu.

Keyword :

income, audit, shangri-la

Page 3

4899840463_absmlkj

Documents

Transcript of 4899840463_absmlkj