3. KESADARAN MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008

1

MUTU

Definition of Quality DEFINISI KUALITASKeseluruhan gambaran dan karakteristik suatu barang atau jasa yang berkaitan dengan kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan yang dinyatakan secara langsung (tersurat) maupun tidak langsung (tersirat).

2

MUTU

Philip. B. Crosby:Mutu: Derajat dipenuhinya persyaratan yg ditentukan. Mutu: Kesesuaian terhadap kebutuhan, bila mutu rendah merupakan hasil dari ketidak sesuaian. Suatu produk atau pelayanan yang sesuai dgn segala spesifikasinya akan dikatakan bermutu, apapun bentuk produknya. Mutu harus dapat dicapai, dapat diukur, dapat memberi keuntungan & untuk mencapainya diperlukan kerja keras. Suatu sistem yang berorientasi pada peningkatan mutu akan dapat mencegah kesalahan kesalahan dalam penilaian. Kata kunci mutu:Kerjakan sesuatu dgn benar sejak awal dan kerjakan tugas yg benar dengan baik. 3

MUTU

Yoseph M. Juran dengan Konsep Trilogi mutu

Dan mengidentifikasinnya dalam tiga kegiatan: Perencanaan mutu meliputi: siapa pelanggan, apa kebutuhannya, meningkatkan produk sesuai kebutuhan, dan merencanakan proses utk suatu produksi. Pengendalian mutu: mengevaluasi kinerja utk mengidentifikasi perbedaan antara kinerja aktual dan tujuan. Peningkatan mutu: membentuk infrastruktur dan team utk melaksanankan peningkatan mutu. Setiap kegiatan dijabarkan dalam langkah-langkah yang semuanya mengacu pada upaya peningkatan mutu4

MUTU

APLIKASI KONSEP MUTUPersamaan yang bisa dipetik dari teori-teori tersebut dapat disimak sbb: 1. Mutu dapat didefinisikan dan diukur, 2. Mutu itu dinamis 3. Mutu melibatkan kompetisi tanpa batas. Crosby menyatakan mutu itu bebas, bukan pemberian. Mutu dan biaya berjalan dan berkaitan erat. 4. Mutu harus dilakukan dengan mengerjakan sesuatu yang benar dengan cara benar pula. 5. Mutu berhubungan dengan hasil, fokus dari semua usaha adalah utuk memperoleh hasil. Dalam pekerjaan banyak orang dibingungkanbagaimana menemukan sesuatu untuk dikerjakan, karena kurang memahami esensi mutu dan kaitannya dengan pekerjaan.

5

MUTU

APLIKASI KONSEP MUTU6. Perhatian utama semestinya dicurahkan pada apa yang telah dicapai bukan apa yang sudah dikerjakan. Peter Druker mendukung pendapat ini dengan pernyataannya Mutu suatu produk atau pelayanan bukan apa yang diberikan, tetapi apa yang diperoleh oleh pelanggan dan pantas untuk dibayar . Pendekatan ini juga berorientasi pada hasil. 7. Mutu menjadi tanggung jawab setiap orang. Sikap dan pandangan bahwa setiap anggota adalah perusahaan itu sendiri harus berlaku. Mutu adalah urusan dan kepentingan setiap orang. Komitmen harus dimulai dari stakeholders dan merasuk pada sistem dalam organisai.6

MUTU

APLIKASI KONSEP MUTU8. Mutu menjadi tanggung jawab setiap orang. Sikap dan pandangan bahwa setiap anggota adalah perusahaan itu sendiri harus berlaku. Mutu adalah urusan dan kepentingan setiap orang. Komitmen harus dimulai dari stakeholders dan merasuk pada sistem dalam organisai. 9. Mutu dan biaya sangat terkait, peningkatan mutu dapat menjadi kunci untuk mengendalikan pengeluaran dan peningkatan revenue, tetapi proses dari peningkatan mutu itu sendiri dapat memberikan kerugian yang hebat bila tidak dikontrol atau bila organisasi meningkatkan proses yang salah .7

MUTU

APLIKASI KONSEP MUTU10. Mutu dan kinerja merupakan kata sinonim atau mempunyai makna yang hampir sama. Garvin mendefinisikan kinerja merupakan karakteristik operasional utama dari suatu produk pelayanan. Apa yang terjadi dalam pelayanan pelanggan adalah kurangnya pengertian terhadap arti mutu dalam setiap kegiatannya.

8

MUTU

JAMINAN MUTU

Secara umum, penjaminan mutu merupakan proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga konsumen, produsen dan pihak lain yang berkepentingan memperoleh kepuasan. Dalam perkembangannya sekarang istilah kepuasan lebih diartikan sebagai manfaat, karena apabila kepuasan tidak selalu bermanfaat namun manfaat diharapkan dapat mendatangkan kepuasan.

9

PENGERTIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

Sistem : Sekumpulan dari elemen elemen yang saling terkait atau interaksi antar sumber daya untuk mengubah masukan menjadi keluaran Sistem Manajemen : Sistem untuk menetapkan kebijakan dan sasaran serta untuk mencapai sasaran tersebut

10


Bagian dari Sistem Manajemen yang Meliputi struktur Organisasi, Kegiatan, Perencanaan, Tanggungn Jawab, Praktek, Prosedur, Proses, dan Sumber daya untuk mengembangkan menerapkan, mencapai, mengkaji dan memelihara Mutu

11


Prinsip Manajemen Mutu (Masaake Imae 1971) yang menjadi acuan dalam standar ISO 9001. Sepuluh prinsip sbb : 1. Terapkan PDCA dalam Setiap Tindakan 2. Kendalikan kegiatan sejak awal 3. Jangan menyalahkan orang lain 4. Bertindak berdasarkan prinsip prioritas 5. Proses berikutnya adalah Pelanggan 6. Setiap Tindakan Perbaikan Diikuti Pencegahan 7. Berbicara berdasarkan Data 8. Perbaikan Diawali dengan Penetapan Sasaran 9. Market in Concept 10. Biasakan Mencatat, Membuat Prosedur dan Menetapkan Standar

12

SMM ISO 9001:2008

Apakah ISO . ? International Organization for Standardization Suatu Lembaga Internasional yang terdiri dari berbagai organisasi standar nasional lebih dari 120 negara. Sekretariat ISO bertempat di Jenewa , Swiss. Untuk membantu dan mempromosikan Standar Internasional seperti apa yang diinginkan pasar.

13

SMM ISO 9001:2008

SISTEM PENILAIAN KESESUAIANKOMITE AKREDITASI NASIONAL

A K R E D I T A S I

LSSM/ LSSML/ LSHACCP/

LS Prod

LS Personnel

LAB.UJI / KALIBRASI

LEMBAGA INSPEKSI

SERTIFIKASI

DUNIA USAHA / ORGANISASI14

SMM ISO 9001:2008

SEJARAH PERUBAHAN of ISO 9001

Consistancy

ISO 9001 :87

ISO 9001 :94

ISO 9001 :2000&2008

15

SMM ISO 9001:2008

PRINSIP DASAR ISO 9001

16

SMM ISO 9001:2008

CUSTOMER SATISFACTION KEPUASAN PELANGGANF S= HS : Customer Satisfaction (Kepuasan Pelanggan) F : What customers fill (Apa Pelanggan Rasakan) H : What customer hope (Apa Pelanggan Harapkan)17

SMM ISO 9001:2008

Siapa Customer anda ?External Customer Internal Customer Yang menerima output dari proses anda (next process is your customer)18

Pembeli Pengguna Pembuat Keputusan Investor

SMM ISO 9001:2008

ISO 9001 Standard Sistem Manajemen Mutu Dikenal secara Internasional Termasuk seluruh aspek manajemen Siap untuk digunakan dalam kualitas system Dapat dipakai diberbagai jenis usaha Dapat untuk diaplikasikan19

SMM ISO 9001:2008

Strukur ISO 9001 :20080 1 2 3 4 5 6 7 8 Pengenalan Skup Penjelasan Umum Definisi Sistem Manajemen Mutu Tanggungjawab Manajemen Manajemen Sumber Daya Realisasi Produk Pengukuran, Analisa dan Perbaikan

20

SMM ISO 9001:2008

YANG HARUS DICANTUMKAN KE DALAM PROSEDUR ISO 9001 :20081 2 3 4 5 6 Pengendalian Dokumen (4.2.3) Pengendalian Catatan Mutu (4.2.4) Audit Internal (8.2.2) Pengendalian Produk Tak Berkesesuaian (8.3) Tindakan Koreksi (8.5.2) Tindakan pencegahan (8.5.3)

21

SMM ISO 9001:2008

HIRARKI SISTEM MANAJEMEN MUTUQuality Manual Procedure Job/Work Instructions Form Records Documents Books FilesContracts Marketing Sales Finance Design Deveolpment Purchasing Materials Management Stores Despatch Production Installation Servicing Quality Assurance Quality Control Personnel Training

22

SMM ISO 9001:2008

MANFAAT ISO 9001:2008 BAGI PERUSAHAAN DAN PEGAWAI

23

SMM ISO 9001:2008

Manfaat Diterapkannya ISO 9001Internalj Memiliki Standard Operational Procedure (SOP) j Meningkatnya sistem kerja menjadi lebih baik dan konsisten j Peningkatan efektifitas dan efesiensi j Sebagai alat untuk melaksankan Perbaikan Berkelanjutan24

SMM ISO 9001:2008

Manfaat Diterapkannya ISO 9001Eksternal Meningkatnya kepercayaan dan kepuasan

pelanggan dengan penggaransian dalam Manajemen Mutu. Meningkatkanimageorganisasi Meningkatnya kompetensi perusahaan

dibandingkan dengan perusahaan / organisasi25

SMM ISO 9001:2008

HASIL SURVEY KEUNTUNGAN INTERNAL ISO-9001 97,4% Perbaiki Dokumentasi 91,0% Perbaikan Proses 89,7% Perbaiki komunikasi antar Unit 85,9% Lebih Fokus Pelanggan 79,5% Kurangi proses Pekerjaan Ulang 78,2% Produktifiktas meningkat 14,1% Perbaikan aspek lainnya

Source : Survey Prima Inti Mutu Andalan & Center for Standardization (PUSTAN),1997

26

SMM ISO 9001:2008

HASIL SURVEY KEUNTUNGAN EKSTERNAL ISO-9001 89,7% Lebih memperhatiakn pada produk / jasa berkualitas 88,5% Peningkatan kepuasan pelanggan 88,5% Realisasi sebagai alat promosi 84,6% Mengurangi komplain pelanggan 59,0% Peningkatan Pangsa Pasar 56,4% Peningkatan keuntungan 47,4% Peningkatan Pangsa Pasar Ekspor 5,1% Keuntungan EksternalSource : Survey Prima Inti Mutu Andalan & Center for Standardization (PUSTAN)

27

SMM ISO 9001:2008

KAPAN PELAKSANAAN ISO 9001:2008 ???

28

SMM ISO 9001:2008

SUDAH SAATNYA SAAT INI !!!29

IMPLEMENTASI SMM ISO 9001:2008

BAGAIMANA MENERAPKAN ISO 9001:2008 DI PERUSAHAAN ?

30


LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN ISO 9001Penetapan komitmen menajemen puncak Pembentukan Tim ISO 9001 Pelatihan kesadaran mutu dan dokumentasi Identifikasi proses bisnis Disain sistem dan pendokumentasian Penerapan

31


LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN ISO 9001Pelatihan Audit Mutu Internal Pelaksanaan Audit Mutu Internal Tinjauan Manajemen Sertifikasi

32


KUNCI untuk PENERAPAN ISO 90011. Tanggung Jawab Manajemen Komitmen Kepemimpinan Didorongnya dari Management untuk memperdayakan Komunikasikan antara Manajemen dengan Pegawai 2. Pengetahuan tentang ISO 9001 Implementasikan Training Kualitas disetiap level33


KUNCI untuk PENERAPAN ISO 90013. Alokasi Sumber Daya Tetapkan siapa yang akan menjadi Wakil Manajemen Tetapkan Siapa yang akan menjadi Dokumen Kontrol Tetapkan Siapa yang akan menjadi Auditor Mutu Internal Alokasikan Sumber daya seperti pegawai, waktu. Biaya, dan peralatan

34


KUNCI untuk PENERAPAN ISO 90014. Dokumentasi dan Penerapan yang BenarBuat efesien,efektif, fleksibel, dan mudah diimplementasikan) Desain Sistem Mutu yang mudah didaptasi dan disertifikasi) Gunakan bahasa untuk mempermudah perbaikan)

35


KUNCI untuk PENERAPAN ISO 90015. Penerapan Sistematis Menjamin seluruh kegiatan operasi telah terlibat. Menggambarkan keterkaitan proses antara fungsi organisasi. Melakukan uji coba dari sistem mutu yang telah dibuat.

6. Human Factors Kesadaran, Kemauan, Kemampuan, Disiplin, Kerjasama Team, Komunikasi, Proaktif.

36


HAMBATAN DALAM IMPLEMENTASI ISO-9001 80,8% Budaya Kerja 66,7% Interprestasi Standar yang berbeda 65,4% Membutuhkan waktu untuk tahap dokumentasi 53,8% Keterbatasan SDM 50,0% Koordinasi antar Unit 41,0% kurangnya Agen Kalibrasi Nasional 39,7% Peralatan Kalibrasi 30,8% Kurangnya Komitmen Manajemen 24,4% Alokasi Dana 19,2% Kompetensi konsultan dalam komunikasi 2,6 % Hambatan lain37

Source : Survey Prima Inti Mutu Andalan & Center for Standardization (PUSTAN)


KUNCI SUKSES IMPLEMENTASI ISO-9001 Menunjukan Komitmen Manajemen Sebarluaskan Kesadaran ISO 9001 keseluruh Manajemen Tunjuk Wakil Manajemen yang antusiastik dan energik Tunjuk gen perubahan pada setiap tim/ divisi Pelatihan Dokumentasi kesetiap tim/divisi Dokumentasikan sistem saat ini Libatkan pegawai dalam pendokumentasian sistem Sebarkan semangat ISO 9001 melalui upacara kecil Lakukan Internal audit sebanyak mungkin

Source : Survey Prima Inti Mutu Andalan & Center for Standardization (PUSTAN)

38

SERTIFIKASI SMM ISO 9001:2008

LANGKAH-LANGKAH SERTIFIKASIAplikasi untuk sertifikasi Audit awal Audit Akhir dengan jangka waktu 2 sampai 3 hari Tindakan koreksi oleh perusahaan Pemberian sertifikat Audit sekali dalam 6 bulan atau setahun oleh Badan Sertifikasi

39


BAGAN ALIR PROSES PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008

PELATIHAN/ PEMAHAMAN ISO 9001:2008

PEMBUATAN DOKUMENTASI ISO 9001:2008

PENERAPAN DI PERUSAHAAN DAN SOSIALISASI

AUDIT INTERNAL

TIDAK

SESUAI

YA

A 40


A

APLIKASI KE LEMBAGA SERTIFIKASI SISTEM MUTU

AUDIT KECUKUPAN

PERBAIKI

APAKAH SESUAI DENGAN ISO 9001 ?YA

TIDAK

AUDIT KESESUAIAN/ AUDIT LAPANG

B

41

SERTIFIKASI SMM ISO 9001:2008B

KESALAHAN MAYOR/ KUNJUNGAN TINDAK LANJUTTIDAK

KESALAHAN MINOR/ PERBAIKI

APAKAH SESUAI ?

TIDAK

YA

REKOMENDASI TIM ASESOR KE PANEL

PEMBERIAN /PENOLAKAN SERTIFIKAT

PENGAWASAN (DITERUSKAN/DICABUT/DIBATALKAN)

42

TERIMA KASIH ATAS PERHATIANNYA

43

3. KESADARAN MUTU

Documents

Transcript of 3. KESADARAN MUTU