BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1. Teori-Teori Basis Data

2.1.1 Pengertian Data

Menurut Jeffrey A Hoffer (2005, p5), bagian data berhubungan dengan

fakta yang berfokus pada objek dan peristiwa yang dapat direkam dan di

simpan di dalam media komputer. Sebagai contoh, pada basis data penjualan

pelanggan, data harus memasukkan fakta seperti nama pelanggan, alamat,

dan nomor telepon. Saat ini basis data digunakan untuk menyimpan objek

seperti dokumen, peta-peta, foto grafik, suara, bahkan potongan video.

Seperti contoh basis data pelanggan yang harus memasukkan foto pelanggan.

Tipe data ini adalah data yang tidak terstruktur atau sebagai data multimedia.

2.1.2 Pengertian Basis Data

Menurut Connolly (2002, p14), basis data didefinisikan sebagai

kumpulan relasi logikal dari data/deskripsi data yang dapat digunakan

bersama dan dibuat untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan oleh

perusahaan. Secara logika, relasi data terdiri dari entiti-entiti, atribut, dan

relasi dari informasi organisasi/perusahaan.

Menurut Turban (2003, p16), basis data merupakan kumpulan file atau

record yang terorganisir, yang menyimpan data beserta hubungan diantara

data tersebut.

Menurut Hoffer (2002, p4), basis data adalah kumpulan data yang

terorganisir dan secara logika berkaitan. Terorganisir maksudnya data

distrukturkan sehingga mudah untuk disimpan, dimanipulasi dan diperoleh

oleh pengguna. Berkaitan maksudnya data menggambarkan daerah asal

(domain) kepentingan tertentu bagi kelompok pengguna dan pengguna dapat

menggunakan data untuk menjawab pertanyaan seputar domain itu.

2.1.3 Pengertian File

File adalah kumpulan record yang mengandung logically related

data (Connolly, 2002, p8).

2.1.4 Pengertian Record

Tuple (record, baris, row) adalah nama untuk kumpulan atribut tersimpan

yang saling berkaitan membentuk data record yang mempunyai arti

(Connolly, 2002, p73).

2.1.5 Pengertian Field

Atribut (field, kolom) adalah unit terkecil dari data yang disimpan dalam

basis data. (Connolly, 2002, p72).

Menurut Jeffrey A Hoffer ( 2005, p241) field adalah unit terkecil dari

suatu aplikasi data yang dikenal oleh sistem perangkat lunak. Seperti bahasa

pemograman atau sistem pengaturan basis data. Sebuah field sama dengan

atribut sederhana daripada model data logikal, jadi field menampilkan setiap

komponen dari kebalikan atribut.

2.2 Konsep Basis Data

Menurut Mcleod (2001, p259), dua tujuan konsep basis data adalah

meminimalisasikan pengulangan data (data redundancy) dan mencapai

independensi data. Pengulangan data (data redundancy) adalah duplikasi data.

Artinya, data yang sama disimpan dalam beberapa file. Independensi data adalah

kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat

perubahan pada program yang memproses data. Independensi data dicapai dengan

menempatkan spesifikasi data dalam tabel dan kamus data yang terpisah secara

fisik dari program. Perubahan pada struktur data hanya dilakukan sekali, yaitu

dalam tabel.

2.3 Arsitektur Basis Data

Arsitektur ANSI-SPARC Three-Level menurut Connolly(2002,34) adalah

external level, konseptual level, dan internal level.

2.3.1 External Level

Cara pandang pengguna terhadap basis data.

Menerangkan bagaimana data yang ada direpresentasikan untuk pengguna

yang berbeda.

Ekternal level merupakan level pengguna individual, dimana masing-masing

pengguna hanya akan berkepentingan dengan satu bagian saja. Cara pandang

dari masing-masing pengguna bersifat abstrak bila dibandingkan dengan

bagaimana sebenarnya data tersebut disimpan. Masing-masing pandangan

pengguna tersebut disebut external view, yang berisi berbagai tipe eksternal

record. Jadi level ini berkaitan erat dengan pengguna, dimana dari tiap

pengguna hanya memerlukan sebagian dari data yang ada dalam basis data.

Cara pandang secara eksternal hanya terbatas pada entiti, atribut, dan

hubungan antar entiti yang diperlukan saja.

2.3.2 Konseptual Level

Cara pandang keseluruhan basis data (Community view of the database).

Menerangkan data apa saja yang tersimpan dan relasi antar data.

Konseptual view merupakan representasi informasi keseluruhan dari isi basis

data, dimana semua pandangan masing-masing pengguna digabungkan.

Perwujudannya abstrak, bila dibandingkan dengan bagaimana data

sesunggguhnya tersimpan secara fisik. Konseptual view berisi berbagai tipe

dari konseptual record yang didefinisikan oleh konseptual skema, ditulis

dalam data definition language (DDL). Pendefinisian skema konseptual

dimaksudkan untuk menyertakan feature-feature tambahan, seperti security

and integrity.

Beberapa tujuan utama dari skema konseptual diantaranya; menggambarkan

enterprise secara lengkap, bagaimana data tersebut digunakan, bagaimana

aliran data didalam enterprise, kegunaan data untuk setiap proses, proses

kontrol atau audit yang diberikan pada setiap proses.

2.3.3 Internal Level

Representasi secara fisik (Physical representation) dari basis data pada

komputer.

Menerangkan bagaimana data yang ada disimpan dalam basis data.

Internal view merupakan level terendah dalam representasi dari keseluruhan

basis data. Internal view berisikan berbagai tipe internal record yang

didefinisikan oleh skema internal. Selain itu juga menjelaskan mengenai

alokasi ruang penyimpanan data dan indeks, bagaimana perwujudan field-

field yang disimpan, deskripsi record untuk penyimpanan (dengan ukuran

penyimpanan untuk data elemen), pemampatan data, dan teknik encription

(pengamanan data). Dengan kata lain level ini berkaitan dengan

penyimpanan basis data atau penyimpanan struktur yang menerangkan

tempat penyimpanan data pada internal view, dan penyimpanan struktur pada

skema internal yang menerangkan hubungannya dengan cara pengaksesan

data yang disimpan.

2.4 Pengertian DBMS (Database Management System)

Menurut Date (2000, p43), DBMS merupakan piranti lunak yang menangani

seluruh akses terhadap basis data.

DBMS adalah kumpulan program yang digunakan untuk membuat dan

mengelola basis data. Menurut Petroutsos (2000, p5), DBMS menyediakan fungsi-

fungsi sebagai berikut :

1. DBMS mengizinkan aplikasi mendefinisikan struktur dari basis data dengan

pernyataan SQL. Pernyataan SQL yang mendefinisikan atau mengedit struktur

ini disebut dengan Data Definition Language (DDL).

2. DBMS mengizinkan aplikasi memanipulasi informasi yang disimpan didalam

basis data dengan pernyataan SQL. Pernyataan SQL yang memanipulasi

informasi ini disebut dengan Data Manipulation Language (DML).

3. DBMS melindungi integritas basis data dengan menerapkan beberapa aturan,

yang dimasukkan kedalam perancangan basis data tersebut.

Menurut Connoly (2002, p16), DBMS adalah sistem perangkat lunak yang

memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, dan memelihara basis

data dan menyediakan kontrol akses untuk basis data. DBMS menyediakan

fasilitas-fasilitas sebagai berikut :

Mengizinkan pemakai untuk mendefinisikan basis data yang biasanya disebut sebagai Data Definition Language (DDL).

Mengizinkan pemakai untuk insert, update, delete, dan retrieve data dari basis data yang biasanya disebut Data Manipulation Language (DML).

2.4.1 Data Definition Language (DDL)

Menurut Connolly (2002, p40), DDL adalah suatu bahasa yang

memungkinkan DBA atau pengguna untuk mendefinisikan, menerangkan

dan memberi nama entiti-entiti, atribut, dan relasi yang dibutuhkan untuk

aplikasi, termasuk batasan-batasan keamanan dan integritas-nya.

Hasil kumpulan dari statement DDL adalah satu set table yang

menyimpan file khusus secara bersama dinamakan sistem katalog. Sistem

katalog yang mengintegrasikan meta-data. Meta data adalah data yang

menggambarkan objek dalam basis data dan membuatnya lebih mudah untuk

diakses dan dimanipulasi. Meta-data berisi definisi dari record, data item,

objek lain yang menjadi minat ke para pemakai atau diperlukan oleh DBMS.

DBMS secara normal berkonsultasi kepada sistem katalog sebelum data yang

aktual diakses dalam basis data.

2.4.2 Data Manipulation Language (DML)

Menurut Connolly (2002, p41), DML adalah suatu bahasa yang

memberikan set operasi untuk mendukung operasi manipulasi data dasar

pada data yang tersimpan di dalam basis data.

Operasi manipulasi pada data meliputi :

1. Menambahkan data baru ke dalam basis data.

2. Memodifikasi data yang tersimpan dalam basis data.

3. Memperoleh kembali data yang terdapat dalam basis data.

4. Menghapus data dari basis data.

DML dibedakan oleh perolehan bentuk dasar pencarian mereka, kita

dapat membedakan dalam 2 jenis DML yaitu :

1. Procedural DML

Suatu bahasa yang memungkinkan pengguna untuk memberi instruksi

ke sistem mengenai data yang dibutuhkan dan cara pemanggilannya.

Artinya, pengguna harus menjelaskan operasi pengaksesan data yang

akan digunakan dengan menggunakan prosedur yang ada untuk

mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

2. Non-procedural DML

Suatu bahasa yang memungkinkan pengguna untuk menentukan

data yang dibutuhkan dengan menyebutkan spesifikasinya tanpa men-

spesifikasikan bagaimana cara mendapatkannya.

2.5 Komponen Komponen DBMS

Menurut Connolly (2002, pp18 - 20), Database Management System ( DBMS )

memiliki lima komponen penting yaitu:

1. Data

Data pada sebuah sistem basis data baik itu single-user sistem maupun

multi-user sistem harus terintegrasi dan dapat digunakan bersama (Integrated

and Shared)

2. Perangkat Keras

Perangkat keras yang digunakan terdiri dari :

- Penyimpanan secondary (manegtic disk), I/O device ex : disk drives),

device Controller, I/O Channels, dan lainnya.

- Hardware processor dan main memory, digunakan untuk mendukung

saat eksekusi sistem software basis data.

3. Perangkat Lunak

DBMS, operating system, network software (jika diperlukan) dan

program aplikasi pendukung lainnya.

4. Prosedur

Prosedur berhubungan dengan instruksi dan peraturan yang mengatur

perancangan dan kegunaan dari basis data. Pengguna sistem tersebut dan

karyawan yang mengelola basis data memerlukan dokumentasi prosedur dan

bagaimana sistem itu dijalankan. Prosedur tersebut meliputi :

a. masuk ke dalam DBMS

b. Menggunakan fasilitas DBMS atau aplikasi program

c. Memulai dan menghentikan DBMS

d. Membuat backup dan recovery basis data

e. Menangani kesalahan perangkat keras dan perangkat lunak

5. Pengguna

Pengguna terdiri dari :

- Aplication Manager, bertanggungjawab untuk membuat aplikasi basis

data dengan menggunakan bahasa pemrograman yang ada, seperti : C++,

Java, dan lainnya.

- End Users, siapapun yang berinteraksi dengan sistem secara online

melalui workstation/terminal.

- DA (Data Administrator), seseorang yang berwenang untuk membuat

keputusan stategis dan kebijakan mengenai data yang ada, DBA

(Database Administrator), menyediakan dukungan teknis untuk

implementasi keputusan tersebut, dan bertanggungjawab atas keseluruhan

kontrol sistem pada level teknis.

2.6 Pengertian Entiti

Menurut Connolly (2002, p15), entiti adalah objek berbeda (orang, tempat,

benda, konsep, atau kejadian) dalam organisasi untuk direpresentasikan di dalam

basis data.

2.7 Pengertian Relasi

Pengertian tipe relasi menurut Connolly (2002, p334) adalah sekumpulan

hubungan antara satu atau lebih tipe-tipe entiti.

Derajat dari relasi adalah jumlah dari partisipasi (participating) tipe entiti dalam

sebuah tipe relasi tertentu. Entiti yang berkaitan dalam sebuah tipe relasi dikenal

sebagai participant dalam relasi dan jumlah participant dalam relasi disebut sebagai

derajat (degree) dari relasi. Oleh karena itu, derajat dari sebuah relasi menunjukkan

jumlah dari entiti yang terkait dalam relasi. Sebuah relasi berderajat dua disebut

binary, relasi berderajat tiga disebut sebagai ternary, dan relasi berderajat empat

disebut sebagai quartenar.

Sifat-sifat Relasi :

Nama relasi berbeda satu sama lain dalam skema relasional Setiap sel (baris,kolom) dari relasi berisi satu nilai atomik Setiap atribut memiliki nama yang berbeda Nilai suatu atribut berasal dari domain yang sama Setiap tuple berbeda, dan tidak ada dupikasi tuple.

Relational Keys :

Superkey Superkey didefinisikan sebagai sebuah atribut atau himpunan atribut

yang mengidentifikasi secara unik tuple-tuple yang ada dalam relasi.

Candidate Key Candidate Key didefinisikan sebagai jumlah minimal dari atribut-

atribut yang nilainya dapat secara unik mengidentifikasikan suatu entiti

(Connolly, 2002, p340).

Primary Key Primary Key didefinisikan sebagai candidate key yang dipilih untuk

identifikasi tuple secara unik dalam suatu relasi. (Connolly, 2002, p341)

Alternate Keys Alternate Key didefinisikan sebagai candidate key yang tidak terpilih

sebagai primary key

Composite Key Composite Key didefinisikan sebagai candidate key yang terdiri atas

dua atau lebih atribut (Connolly, 2002, p341)

Foreign Key Foreign Key didefinisikan sebagai atribut atau himpunan atribut

dalam relasi yang dibandingkan dengan candidate key pada beberapa relasi.

Relational Integrity :

1. Null

- Representasi nilai atribut yang tidak diketahui atau tidak digunakan

dalam tuple

- Berkaitan dengan ketidaklengkapan/pengecualian data

- Representasi tidak adanya suatu nilai dan tidak sama dengan Nol atau

Spasi

2. Integritas Entiti

Pada relasi dasar, tidak ada atribut ataupun primary key yang

bernilai NULL

3. Integritas Referensi

Jika terdapat foreign key dalam suatu relasi, maka nilai foreign

key tersebut akan dibandingkan (match) dengan nilai candidate key dari

beberapa tuple pada relasi itu sendiri atau nilai foreign key harus NULL

seluruhnya.

4. Enterprise Constraints

Aturan tambahan yang dispesifikasikan oleh user atau DBA.

Terdapat tiga jenis relasi biner:

Relasi biner 1 : 1 Relasi ini terjadi jika suatu instance entiti tunggal berelasi dengan

instance entiti tunggal lainnya (Kroenke, 2002, p53).

Relasi biner 1 : * Relasi ini terjadi jika suatu instance entiti tunggal berelasi dengan

lebih dari satu instance entiti lainnya (Kroenke, 2002, p53)

Relasi biner * : * Relasi ini terjadi jika banyak instance entiti berelasi dengan

banyak instance entiti lainnya (Kroenke, 2002, p54)

2.8 Pengertian Atribut

Atribut merupakan properti dari suatu entiti maupun relasi (Connolly, 2002,

p338). Atribut bisa bernilai tunggal (single-valued) ataupun bernilai jamak (multi-

valued).

Tipe tipe atribut :

Attribute Domain

Set nilai yang dibolehkan dari satu atau banyak atribut.

Simple Attribute

- Atribut yang mempunyai komposisi komponen tunggal dengan keadaan

independent.

Composite Attribute

Atribut yang mempunyai komponen multi yang keadaannya satu dengan

yang lain dalam kondisi independent.

Single-valued Attribute

Atribut yang mempunyai nilai tunggal untuk setiap occurrence pada suatu

tipe entiti

Multi-valued Attribute

Atribut yang mempunyai nilai jamak untuk suatu occurrence pada suatu tipe

entiti

Derived Attribute

Merupakan satu atau lebih atribut yang berhubungan satu sama lain, nilai dari

satu atribut ditentukan oleh nilai atribut lain atau nilai beberapa atribut

berasal dari hubungan entiti.

2.9 Permodelan Relasi Entiti

Pemodelan ER merupakan pemodelan data tingkat tinggi yang termasuk dalam

pendekatan top down dalam perancangan basis data. Pemodelan ini didasarkan pada

persepsi dunia nyata yang terdiri atas sekumpulan objek-objek dasar yang disebut

dengan entiti, serta relasi diantara objek-objek tersebut (Silberschatz, 2002, p25).

Adapun notasi diagramatik yang dipilih untuk pemodelan ER dalam penulisan

skripsi ini adalah menggunakan bahasa pemodelan berorientasi objek yang dikenal

sebagai Unified Modeling Language (UML).

2.10 Daur Hidup Aplikasi Basis Data

Tahapan daur hidup aplikasi basis data yang tampak pada Gambar 2.1.

berikut ini tidak mutlak dilaksanakan secara terurut, melainkan melalui

sejumlah pengulangan dari tahapan terdahulu agar didapatkan hasil semaksimal

mungkin.

Gambar 2.1Tahapan dalam daur hidup aplikasi basis data (Database Systems:

A Practical Approach to Design, Implementation, and Management, 2002, p272)

Penjelasan dari tahapan-tahapan pada Gambar 2.1 adalah sebagai berikut:

2.10.1 Perencanaan Basis Data

Merupakan aktivitas merencanakan bagaimana tahapan dari daur

hidup aplikasi basis data dapat direalisasikan secara lebih efisien dan

efektif. Langkah penting yang dilakukan pada tahap ini adalah

mendefinisikan tujuan dari pengerjaan proyek basis data, serta

mengidentifikasi manfaat apa yang bisa didapat sebagai hasilnya.

Aktivitas perencanaan basis data juga menentukan bagaimana data akan

dikumpulkan, dokumen-dokumen apa saja yang dibutuhkan, serta

bagaimana perancangan dan implementasi akan dilakukan (Connolly,

2002, p273-274).

2.10.2 Definisi Sistem

Menentukan jangkauan beserta batasan dari aplikasi basis data,

penggunanya, dan area aplikasinya. Sebelum dilakukan perancangan

basis data, amatlah penting untuk mengidentifikasikan batasan dari sistem

yang sedang ditelusuri serta bagaimana sistem tersebut berinteraksi

dengan bagian lain dalam sistem informasi organisasi (Connolly, 2002,

p274).

2.10.3 Kebutuhan Pengumpulan dan Analisis

Merupakan proses mengumpulkan dan menganalisis informasi

mengenai bagian dari organisasi yang akan didukung oleh aplikasi basis

data, serta menggunakan informasi ini guna mengidentifikasi kebutuhan

dari pengguna pada sistem yang baru. Ada banyak teknik yang dapat

digunakan guna mengumpulkan informasi ini, yang dikenal dengan

istilah teknik fact finding (Connolly, 2002, p276).

Secara umum, terdapat lima macam teknik fact finding yang sering

digunakan, meliputi pemeriksaan dokumen-dokumen, wawancara,

observasi pada organisasi, riset, dan menyebarkan kuisioner (Connolly,

2002, p305).

2.10.4 Perancangan Basis Data

Metodologi perancangan merupakan suatu pendekatan terstruktur

yang mempergunakan prosedur, teknik, alat, serta perangkat dokumentasi

guna mendukung dan memfasilitasi proses perancangan. Metodologi

perancangan mencakup beberapa tahapan yang masing-masing terdiri

atas sejumlah langkah, yang berguna dalam memberikan panduan kepada

perancang mengenai teknik yang sesuai pada setiap tahapan dalam

proyek (Connolly, 2002, p418-419).

Metode perancangan basis data merupakan proses membangun

suatu rancangan basis data yang akan mendukung aktivitas organisasi.

Terdapat dua pendekatan utama yang digunakan dalam merancang basis

data, yakni pendekatan secara bottom up dan pendekatan secara top

down.

Pendekatan secara bottom up dilakukan melalui analisis terhadap

atribut (properti dari entiti dan relasi) beserta asosiasinya. Proses

normalisasi merupakan representasi pendekatan secara bottom up ini.

Normalisasi mencakup pengidentifikasian atribut-atribut yang diperlukan

beserta agregasi berikutnya menjadi relasi yang telah dinormalkan

dengan berdasarkan pada ketergantungan fungsional diantara atribut-

atribut.

Pendekatan secara top down dilakukan dengan terlebih membangun

model data tingkat tinggi guna kemudian membangun model data yang

lebih sederhana. Pendekatan ini diilustrasikan melalui konsep model

Entity-Relasi (ER).

Adapun pendekatan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini

adalah pendekatan top down.

Perancangan basis data terbagi kedalam tiga tahapan utama, yakni

perancangan basis data secara konseptual, logikal, dan fisikal (Connolly,

2002, p419).

2.10.4.1 Perancangan Basis Data Konseptual

Perancangan basis data konseptual adalah proses

membangun model informasi yang digunakan dalam perusahaan,

terlepas dari segala pertimbangan fisik (Connolly, 2002, p419).

Langkah-langkah perancangan basis data konseptual

adalah sebagai berikut:

Membangun model data konseptual lokal untuk setiap view

dengan cara :

1) Identifikasi tipe entiti : mengidentifikasi entiti-entiti untuk

model yang akan dibangun.

2) Identifikasi tipe relasi : mengidentifikasi relasi yang terjadi

antar entiti.

3) Identifikasi dan asosiasikan atribut dengan tipe entiti dan

relasi : mengidentifikasi atribut-atribut yang dimiliki oleh

entiti maupun relasi

4) Tentukan domain atribut: menentukan batasan nilai yang

valid bagi atribut-atribut.

5) Tentukan atribut-atribut candidate key dan primary key :

mengidentifikasi candidate key untuk setiap entiti, dan

kemudian menentukan primary key.

6) Pertimbangkan penggunaan enhanced modeling concepts

(langkah ini bersifat opsional) : mempertimbangkan

penggunaan konsep-konsep seperti

specialization/generalization, aggregation, ataupun

composition.

7) Periksa model terhadap redudansi : mengecek apakah

terdapat redundansi pada model.

8) Validasi model konseptual lokal terhadap transaksi

pengguna: memastikan bahwa model konseptual lokal

mendukung transaksi yang dibutuhkan.

9) Tinjau kembali model data konseptual lokal bersama

dengan pengguna: meninjau model yang telah dibangun

guna memastikan bahwa model tersebut merupakan

representasi yang sesuai.

2.10.4.2.Perancangan Basis Data Logikal

Perancangan basis data logikal adalah proses membangun

model informasi yang digunakan dalam perusahaan dengan

berdasarkan pada suatu model data spesifik, tetapi masih terlepas

dari DBMS tertentu beserta pertimbangan fisik lainnya

(Connolly, 2002, p419).

Langkah-langkah perancangan basis data logikal adalah

sebagai berikut:

1) Bangun dan validasi model data logikal lokal untuk setiap

view dengan cara

1.1) Hilangkan fitur-fitur yang tidak kompatibel dengan

model relasional (langkah ini bersifat opsional):

melakukan perbaikan terhadap model data konseptual

lokal dengan menghilangkan fitur-fitur yang tidak

kompatibel. Menghaluskan model logikal data

konseptual dengan menghilangkan features yang tidak

kompatibel terhadap model relasional. Meliputi :

a)Hilangkan tipe relasi binary *:*;

b)Hilangkan tipe relasi recursive *:*;

c)Hilangkan tipe relasi kompleks;

d)Hilangkan tipe attribute multi-valued.

1.2) Dapatkan relasi untuk model data logikal local :

membangun relasi untuk model data logikal lokal untuk

merepresentasikan entiti, relasi, dan atribut yang telah

diidentifikasi. Meliputi :

a) Buat relasi untuk semua entity strong yang terdapat

pada model data.

b) Buat relasi untuk semua entity weak yang terdapat

pada model data.

c) Tipe Relasi Biner One to Many (1:*)

d) Tipe Relasi Biner One to One ( 1:1)

e) Tipe Relasi Recursive One to One

f) Tipe Relasi Superclass/Subclass (Model Enhanced)

g) Tipe Relasi Biner Many-to-many (*:*)h) Tipe relasi

kompleks

i) Attribute multi-valued

1.3) Validasi relasi dengan menggunakan normalisasi :

Normalisasi merupakan proses mendekomposisi relasi

yang mengandung anomali guna menghasilkan relasi

yang lebih sederhana dan terstruktur dengan baik

(Hoffer, 2002, p189).

1.4) Validasi relasi terhadap transaksi pengguna: memastikan

bahwa relasi pada model data logikal lokal dapat

mendukung transaksi yang dibutuhkan.

1.5) Definisikan integrity constraints: mendefinisikan

batasan-batasan yang meliputi required data, attribute

domain constraints, entity integrity, referential integrity,

serta enterprise constraints.

1.6) Tinjau kembali model data logikal lokal bersama dengan

pengguna: meninjau model yang telah dibangun guna

memastikan bahwa model tersebut merupakan

representasi yang sesuai.

2) Bangun dan validasi model data logikal global

2.1) Gabungkan model data logikal lokal ke dalam model

global: mendapatkan suatu model data logikal global dari

organisasi.

2.2) Validasi model data logikal global: memvalidasi relasi

dengan teknik normalisasi dan memastikan relasi tersebut

mendukung transaksi yang dibutuhkan.

2.3) Periksa untuk perkembangan di masa yang akan datang:

memperkirakan apakah di masa yang akan datang akan

ada perubahan berarti serta menentukan apakah model

yang telah dibangun dapat mengakomodasi perubahan

tersebut.

2.4) Tinjau kembali model data logikal global bersama

dengan pengguna: meninjau model yang telah dibangun

guna memastikan bahwa model tersebut merupakan

representasi yang sesuai.

Macam Macam Ketergantungan

(Connolly, 2002, pp379-394) :

Functional dependency (Ketergantungan fungsional) Mengindikasikan kondisi dimana jika A dan B adalah

atribut pada suatu relasi, nilai B dianggap tergantung

fungsional terhadap atribut A jika dan hanya jika setiap nilai

atribut A hanya mempunyai satu nilai atribut B. Relasi ini

ditulis dengan notasi AB.

Full functional dependency (Ketergantungan fungsional penuh)

Mengindikasikan kondisi dimana jika A dan B adalah

atribut pada suatu relasi, B dianggap tergantung fungsional

penuh terhadap A jika B tergantung fungsional terhadap A,

dan bukan terhadap sebagian anggota dari himpunan bagian

A.

Transitive dependency (Ketergantungan transitif)

Suatu kondisi dimana A, B, dan C merupakan atribut dari

suatu relasi sedemikian sehingga A B dan B C, maka C

tergantung transitif terhadap A melalui B (dengan syarat A

tidak tergantung fungsional terhadap B atau C).

Proses Normalisasi (Connolly, 2002, pp386-394)

Normal Form (Bentuk Normal) Keadaan suatu relasi yang merupakan hasil dari

penerapan aturan-aturan functional dependencies

(ketergantungan fungsional) atau hubungan antar atribut pada

relasi tersebut.

Unnormalized form (UNF) Pada bentuk tidak normal (unnormalized formUNF),

tabel masih mengandung satu atau lebih kelompok

pengulangan (repeating groups). Tabel UNF ini dibuat dengan

mentransformasi data dari sumber informasi ke dalam table

berbentuk baris dan kolom.

First normal form (1NF) Pada bentuk normal pertama (first normal form 1NF),

suatu relasi dimana pada setiap sel (perpotongan dari baris dan

kolom) memuat satu dan hanya satu nilai, setiap sel

mengandung nilai atomic (atau single value).

Second normal form (2NF) Pada bentuk normal kedua (second normal form 2NF),

suatu relasi telah melalui bentuk normal pertama dan setiap

atribut bukan primary key (PK) tergantung fungsional penuh

terhadap PK.

Third normal form (3NF) Pada bentuk normal ketiga (third normal form 3NF),

suatu relasi telah melalui bentuk normal pertama dan kedua,

serta tidak ada atribut bukan PK tergantung transitif terhadap

atribut bukan PK yang lain.

2.10.4.3 Perancangan Basis Data Fisikal

Perancangan basis data fisikal adalah proses menghasilkan

deskripsi dari implementasi basis data pada perangkat

penyimpanan sekunder, dengan menggambarkan basis relasi,

organisasi file, dan indeks yang digunakan untuk memperoleh

akses yang efisien terhadap data, beserta segala integrity

constraints yang terkait dan pertimbangan keamanan (Connolly,

2002, p419).

Langkah-langkah perancangan basis data fisikal adalah

sebagai berikut:

1) Terjemahkan model data logikal global terhadap DBMS

yang telah ditentukan

1.1) Rancang relasi dasar: menentukan bagaimana relasi

dasar akan direpresentasikan pada DBMS target.

1.2) Rancang representasi dari data yang telah didapat:

menentukan bagaimana merepresentasikan data

yang terdapat pada model data logikal global ke

dalam DBMS target.

1.3) Rancang enterprise constraints: merancang

enterprise constraint terhadap DBMS target.

2) Rancang representasi fisik

2.1) Analisa transaksi: guna memahami fungsionalitas

dari transaksi yang akan berjalan didalam basis data

serta menganalisa transaksi yang penting.

2.2) Pilih organisasi file: menentukan organisasi file

yang efisien untuk setiap basis relasi.

2.3) Pilih indeks: menentukan apakah penggunaan

indeks akan dapat meningkatkan performansi dari

sistem.

Perkirakan kebutuhan disk space: memperkirakan

kapasitas disk space yang akan dibutuhkan oleh

basis data.

3) Rancang user views: merancang user views yang telah

identifikasikan pada tahap pengumpulan kebutuhan dan

analisis pada daur hidup aplikasi basis data.

4) Rancang mekanisme keamanan: merancang mekanisme

keamanan pada basis data.

5) Pertimbangkan penggunaan dari redundansi terkontrol:

menentukan apakah penggunaan redundansi secara

terkontrol akan dapat meningkatkan performansi sistem.

6) Lakukan pengawasan dan pemeliharaan terhadap sistem

operasi: Mengawasi sistem operasional dan

meningkatkan performansi sistem guna memperbaiki

rancangan-rancangan yang kurang sesuai atau sebagai

refleksi adanya perubahan kebutuhan.

2.10.5 DBMS selection (optional)

Melakukan pemilihan DBMS yang sesuai guna mendukung

aplikasi basis data (Connolly, 2002, p284). Pemilihan dapat dilakukan

dengan mengikuti beberapa langkah berikut ini:

Definisikan persyaratan atas referensi pemilihan DBMS Buat daftar beberapa produk yang dapat dijadikan pilihan Evaluasi fitur dari masing-masing produk Buat rekomendasi pemilihan beserta laporannya

Pemilihan DBMS juga bisa dilakukan dengan berdasar pada

Analisis Kelayakan (Feasibility Analysis). Analisis kelayakan ini terbagi

atas empat hal, yaitu:

Kelayakan Operasional (Operational Feasibility)

Kelayakan Operasional merupakan ukuran sejauh mana

solusi dapat berguna bagi perusahaan dan juga mengukur

bagaimana penerimaan orang-orang terhadap solusi itu.

Kelayakan Operasional berorientasi pada orang.

Kelayakan Teknis (Technical Feasibility)

Kelayakan teknis mengukur seberapa praktis solusi

teknis dan ketersediaan sumber daya teknis serta keahlian yang

dibutuhkan serta berorientasi pada komputer

Kelayakan Jadwal (Schedule Feasibility)

Kelayakan jadwal merupakan ukuran yang menyatakan

seberapa masuk akal tenggat waktu proyek dan menentukan

apakah waktu yang dialokasikan untuk sebuah proyek akurat

Kelayakan Ekonomis (Economic Feasibility)

Mengukur efektivitas biaya dari suatu proyek atau

solusi. Kelayakan ekonomis berhubungan dengan biaya dan

manfaat yang diperoleh dari sistem informasi. Garis dasar

kebanyakan proyek adalah kelayakan ekonomis.

2.10.6 Application design

Merancang tampilan untuk pengguna beserta program aplikasi

yang akan mengakses dan memproses basis data. Tampilan merupakan

salah satu komponen penting, karena akan menentukan keberhasilan

penyampaian informasi kepada penggunanya (Connolly, 2002, p287-

288).

2.10.7 Prototyping (optional)

Membangun suatu model kerja dari aplikasi basis data. Model

kerja ini tidak selalu harus memiliki seluruh fitur-fitur yang dibutuhkan

atau menyediakan fungsi menyeluruh dari hasil akhir sistem. Tujuan

utama dari tahapan ini adalah untuk memberikan kesempatan kepada

pengguna untuk mencoba prototype guna mengidentifikasi fitur-fitur

yang telah berkerja dengan baik, ataupun masih memiliki kekurangan,

agar dapat dilakukan perbaikan terhadap aplikasi basis data (Connolly,

2002, p291).

2.10.8 Implementation

Membangun realisasi secara fisik dari basis data dan rancangan

aplikasinya. Implementasi dari basis data dilakukan dengan membangun

struktur dan file dari basis data, yang juga berkaitan dengan penggunaan

DBMS tertentu. Sementara program aplikasinya diimplementasikan

dengan menggunakan bahasa pemograman yang telah ditentukan

(Connolly, 2002, p292).

2.10.9 Data conversion and loading

Pemindahan data ke dalam basis data yang baru dan melakukan

konversi terhadap aplikasi yang ada untuk digunakan pada basis data

yang baru tersebut (Connolly, 2002, p292).

2.10.10 Testing

Proses pengeksekusian program aplikasi dengan tujuan

menemukan error (kesalahan). Aplikasi basis data diuji dan divalidasi

terhadap kebutuhan yang telah dispesifikasikan oleh pengguna

(Connolly, 2002, p293).

2.10.11 Operational maintenance

Aplikasi basis data diimplementasikan secara menyeluruh. Sistem

diawasi dan dipelihara secara berkesinambungan. Dan jika dibutuhkan,

kebutuhan-kebutuhan baru akan ditambahkan ke dalam aplikasi basis

data dengan melalui tahap-tahap terdahulu dari daur hidup (Connolly,

2002, p273).

2.11 Keamanan Data

Database Security menurut Connoly ( 2005 , p542 ) adalah mekanisme yang

melindungi database dari ancaman yang disengaja ataupun tidak disengaja.

Keamanan bukan saja pada data yang terdapat pada basis data. Pelanggaran

keamanan dapat menyebabkan efek untuk beberapa bagian sistem, dimana dapat

menyebabkan efek basis data. Secara konsekuen keamanan basis data

melindungi perangkat keras, perangkat lunak, pengguna, dan data. Keamanan

Basis data dapat meliputi perlindungan terhadap pencurian, kehilangan data yang

bersifat rahasia, kehilangan data yang bersifat pribadi, kehilangan integritas data.

Untuk pencurian data tidak hanya mengakibatkan efek untuk lingkungan basis

data tetapi juga berakibat terhadap organisasi dalam perusahaan. Pencurian

terhadap data dapat menyebabkan kehilangan data data yang bersifat pribadi

dan rahasia.

Kehilangan integritas data dapat menyebabkan tidak validnya sebuah data dan

menyebabkan data rusak. Ini akan menyebabkan kerusakan serius pada

operasional perusahaan.

Beberapa cara untuk menambahkan keamanan pada data data perusahaan

antara lain :

1. Backup and Recovery

Backup menurut Connoly ( 2005 , p550 ) adalah sebuah proses secara

berkala yang mengambil salinan daripada basis data dan log file ke media

penyimpanan yang offline.

Backup terdiri dari Full Backup dan Differential Backup dimana Full

Backup berarti suatu proses yang mengambil salinan daripada basis data

secara keseluruhan ke media penyimpanan yang offline. Biasanya full

backup dilakukan dalam skala waktu yang lama seperti skala bulan, skala

tahun, skala lustrum. Sedangkan Differential Backup berarti suatu proses

yang mengambil salinan yang hanya jika berbeda dengan salinan basis data

sebelumnya, kemudian disimpan ke media penyimpanan. Biasanya

differential backup dilakukan dalam skala waktu yang pendek seperti jam,

hari, dan minggu.

Recovery menurut Connoly ( 2005 , p550 ) adalah sebuah proses untuk

mempertahankan dan memelihara dengan mengembalikan salinan daripada

backup yang telah dilakukan pada database untuk menghindari

ketidakefektifan apabila terjadi kerusakan ataupun kesalahan.

2. Encryption

Encryption menurut Connoly ( 2005 , p551 ) adalah sebuah pengkodean

daripada data dengan algortima khusus yang mengacak data supaya tidak

dapat terbaca oleh program lain tanpa adanya kunci untuk dekripsi data

tersebut.

3. Setting Password

Setting Password menurut Connoly ( 2005 , p555 ) merupakan cara

keamanan yang termudah untuk membuka sebuah basis data. Sekali

password dikirimkan ( dari menu keamanan ) maka halaman permintaan

password akan muncul dan meminta password. Hanya orang orang yang

memiliki password tersebut yang dapat membuka basis data tersebut.

4. View

View digunakan untuk menyembunyikan data data yang penting dari

beberapa user yang tidak diijinkan untuk melihat data tersebut.

2.12 Persediaan

Menurut Handoko (1993, p333), istilah persediaan adalah suatu istilah

umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya

organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan.

Menurut Hendriksen (1997, p2), istilah persediaan meliputi barang barang

dagangan yang dimaksudkan untuk dijual dalam kondisi usaha normal dan bahan

baku serta bahan pembantu yang dipergunakan dalam proses produksi untuk

dijual.

Berdasarkan jenisnya, persediaan menurut Horngren (2002, p759)

dibedakan atas:

Persediaan bahan mentah

Persediaan bahan-bahan mentah yang digunakan dalam proses manufaktur.

Persediaan barang dalam proses

Persediaan barang-barang yang telah melalui beberapa tahap pada proses

manufaktur, tapi masih perlu untuk diolah lagi.

Persediaan barang jadi

Persediaan barang-barang yang telah selesai diproses dan siap untuk dijual.

Fungsi fungsi persediaan menurut Handoko (1993, p375) terdiri atas:

Fungsi Decoupling

Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi-operasi perusahaan

internal dan eksternal mempunyai kebebasan. Persediaan decouples ini

memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa

tergantung pada supplier.

Fungsi Economic Lot Sizing

Melalui penyimpanan persediaan, perusahaan dapat memproduksi dan

membeli sumber daya-sumber daya dalam kuantitas yang dapat mengurangi

biaya-biaya per unit.

Fungsi Antisipasi

Keberadaan kuantitas persediaan ektra terkadang diperlukan ketika

perusahaan menghadapi situasi seperti fluktuasi permintaan berdasar

pengalaman-pengalaman masa lalu atau terjadinya ketidakpastian jangka

waktu pengiriman dan permintaan akan barang-barang. Untuk itu, persediaan

antisipasi ini penting agar kelancaran proses produksi tidak terganggu.

Menurut Assauri (1998, p169), persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi

barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu

periode usaha yang normal, atau persediaan barang-barang yang masih dalam

pengerjaan/proses produksi ataupun persediaan bahan baku yang menunggu

penggunaannya dalam suatu proses produksi.

2.12.1 Jenis-jenis Persediaan

Menurut Mulyadi (2001, p553); Dalam perusahaan manufaktur, persediaan

terdiri dari persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan

bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik,

dan persediaan suku cadang.

Transaksi yang mengubah persediaan produk jadi, persediaan bahan baku,

persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, dan persediaan

suku cadang, bersangkutan dengan transaksi intern perusahaan dan transaksi

yang menyangkut pihak luar perusahaan (penjualan dan pembelian), sedangkan

transaksi yang mengubah persediaan produk dalam proses seluruhnya berupa

transaksi intern perusahaan.

Menurut Assauri (1998, p179), persediaan dapat dibedakan atau

dikelompokkan menurut jenis dan posisi barang tersebut di dalam urutan

pengerjaan produk yaitu :

1. Persediaan Bahan Baku (Raw Materials Stock)

Persediaan dari barang-barang berwujud yang digunakan dalam

proses produksi, dimana dapat diperoleh dari sumber-sumber alam

ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan

bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya.

2. Persediaan bagian produk atau parts yang dibeli (Purchased Parts /

Komponen Stock)

Persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang diterima dari

perusahaan lain, yang dapat secara langsung di-assembling dengan

parts lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya. Jadi bentuk

barang yang merupakan parts ini tidak mengalami perubahan dalam

operasi.

3. Persediaan bahan-bahan pembantu atau barang-barang perlengkapan

(Supplies Stock)

Persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang diperlukan dalam

proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi atau

digunakannya dalam kerja suatu perusahaan, tetapi tidak merupakan

bagian atau komponen dari barang jadi.

4. Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (Work in

Process / Progress Stock)

Persediaan barang-barang yang keluar dari tiap-tiap bagian dalam

satu pabrik atau bahan-bahan yang telah diolah menjadi suatu bentuk,

tetapi masih perlu diproses kembali untuk menjadi barang jadi.

5. Persediaan barang jadi (Finished Goods Stock)

Persediaan barang-barang jadi yang telah selesai diproses atau diolah

dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan

lain.

2.12.2 Metode Pencatatan Persediaan

Menurut Mulyadi (2001, p556); Ada dua macam metode pencatatan

persediaan, yaitu: metode mutasi persediaan (perpetual inventory method) dan

metode persediaan fisik (physical inventory method). Dalam metode mutasi

persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan.

Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian

saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian

tidak dicatat dalam kartu persediaan.

2.13 Penjualan

Menurut Boockholdt (1999, p527), penjualan merupakan komponen keempat

dalam siklus aktivitas bisnis, yang didefinisikan sebagai kegiatan menjual barang

atau jasa guna meraup penghasilan bagi bisnis.

Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan (Mulyadi, 2001, p211) adalah:

1) Fungsi penjualan, bertanggung jawab untuk menerima order, mengedit order,

meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan bertanggung

jawab atas transaksi penjualan.

2) Fungsi gudang, bertanggung jawab untuk menyimpan dan menyiapkan barang

yang dipesan serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

3) Fungsi pengiriman, bertanggung jawab menyerahkan barang kepada

pelanggan berdasarkan surat jalan yang diterimanya dari fungsi penjualan.

4) Fungsi penagihan, bertanggung jawab membuat dan mengirimkan faktur

penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan

pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

5) Fungsi akuntansi, bertanggung jawab mencatat piutang yang timbul dari

transaksi penjualan dan membuat laporan penjualan.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan (Mulyadi, 2001, p219)

adalah sebagai berikut:

1) Prosedur order penjualan

Fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi

penting pada surat order. Fungsi penjualan kemudian membuat surat jalan

dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk

memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani

order dari pembeli.

2) Prosedur pengiriman

Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan

informasi yang tercantum dalam surat jalan.

3) Prosedur penagihan

Fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada

pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi

penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat jalan.

4) Prosedur pencatatan piutang

Fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu

piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen

tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang.

5) Prosedur distribusi penjualan

Fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang

diperlukan oleh manajemen.

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan (Mulyadi, 2001,

p214) meliputi:

1) Surat jalan dan tembusannya

2) Faktur dan tembusannya

3) Rekapitulasi harga pokok penjualan

4) Bukti memorial

Dari alamat website di internet http://library.usu.ac.id/modules.php definisi

penjualan :

Menurut Philip dan Duncan adalah : Penjualan oleh perorangan yang mencakup kontak perorangan antara

penjual atau wakilnya dengan pembeli merupakan cara penjualan yang

tertua dan terpenting.

Menurut Converse, Huegy dan Mitchell memberikan defenisi penjualan sebagai berikut :

Penjualan oleh perorangan dapat didefinisikan sebagai suatu penyajian

secara lisan dalam bentuk percakapan dengan satu atau lebih calon

langganan dengan maksud mengadakan penjualan.

Menurut Kotler penjualan mempunyai defenisi sebagai berikut : Penjualan oleh perorangan ialah penyajian secara lisan dalam bentuk

percakapan dengan satu atau lebih calon pembeli dengan maksud

melakukan penjualan.

Beberapa bentuk penjualan yang dikenal dari

http://library.usu.ac.id/modules.php, antara lain :

a) Penjualan sepanjang kounter. Bentuk ini dipakai oleh perusahaan yang self

service retail store.

b) Para pedagang besar mengirim tenaga penjualnya pada pengecer.

c) Para penjual mengunjungi rumah-rumah calon pembeli.

d) Para penjual perusahaan mengunjungi pengecer maupun pedagang besar.

e) Pimpinan perusahaan langsung mengunjungi/ menghubungi calon pembeli.

f) Sebelum para penjual menjalankan tugasnya diberikan pendidikan khusus

mengingat produk yang hendak dijual memerlukan jasa-jasa pelayanan dan

penjelasan mengenai penggunaannya. Pada umumnya orang yang langsung

mendatangi pembeli dengan menawarkan suatu barang atau jasa disebut para

penjual.

Pada dasarnya para penjual dapat dibagi tiga kelompok besar menurut

http://library.usu.ac.id/modules.php, yaitu :

a) Order getters, yaitu para penjual yang bertugas untuk mencari pembeli dan

mengusahakan agar pembeli tersebut menjadi langganan perusahaan. la harus

mempunyai pengetahuan yang baik tentang produknya, dan harus

mempunyai pengetahuan yang cukup mengenai calon pembelinya, agar ia

dapat menunjukkan kegunaan dan keuntungan membeli produk tersebut

sesuai dengan kebutuhannya.

b) Order taker, yaitu para penjual yang bertugas untuk mendatangi pembeli

yang sama secara rutin untuk menciptakan suatu penjualan. Dalam tugasnya

ini ia harus mencatat apa yang diinginkan dibutuhkan oleh pembeli serta

membantu pembeli dalam memilih dan menetapkan jumlah produk yang

akan dibelinya dan kualitasnya. Order taker ini banyak dipergunakan dalam

dunia perdagangan, misalnya para penjual pengecer, pedagang besar, dan

para penjual dari pabrik.

c) Supporting salesman, yaitu para penjual yang bertugas untuk membantu dan

mendukung terciptanya suatu pesanan.

2.13.1 Order Penjualan

Menurut Bodnar (2000, p265) order penjualan memuat prosedur-

prosedur yang tercakup dalam penerimaan dan pengiriman order

pelanggan dan dalam menyajikan faktur-faktur yang menguraikan

produk, pelayanan, dan penilaian. Order pelanggan dipenuhi dari

persediaan barang. Order penjualan merupakan penghubung antara

beragam fungsi yang diperlukan untuk memproses order pelanggan.

Fungsi order penjualan mengawali pemrosesan order pelanggan dengan

menyiapkan order penjualan. Order penjualan memuat deskripsi

mengenai produk yang dipesan, harga produk, dan keterangan mengenai

pelanggan, seperti nama, alamat pengiriman, dan jika perlu, alamat

penagihan. Pada titik ini jumlah aktual yang dikirimkan dan biaya

pengiriman (jika ada) belum diketahui.

Faktur dibuat setelah barang dikirimkan dengan memberitahukan

kegiatan ini ke departemen penagihan. Karena faktur dibuat setelah

pengiriman, pengorderan dan penagihan terpisah ini disebut juga post-

biling.

Jenis-jenis sistem order penjualan menurud Bodnar (2000, p271), yaitu :

Sistem pra-penagihan lengkap Faktur lengkap disajikan pada saat yang sama dengan order

pengiriman. Dalam hal ini order pengiriman merupakan rangkapan

faktur. Sistem ini akan meminimalkan pemakaian kertas kerja. Faktur

dikeluarkan setelah barang dikirim. Sistem pra-penagihan lengkap

mensyaratkan bahwa seluruh informasi pemfakturan diketahui

sebelum penyiapan faktur. Ini mengharuskan adanya beberapa

dokumen yang didistribusikan bolak-balik mengenai masalah-

masalah persediaan. Juga, beban pengiriman dan beban lainnya harus

dicakup oleh si penjual dan distandarisasikan. Setiap perubahan

dalam order pelanggan yang telah ditulis dan yang benar-benar

dikirimkan harus dibuatkan fakur baru, dan faktur lama harus

digantikan. Jika situasi ini umum terjadi, pra-penagihan yang lengkap

menjadi tidak efisien.

Sistem pengorderan dan penagihan terpisah Order pengiriman dalam sistem ini disajikan terpisah dari faktur.

Faktur disajikan setelah barang disiapkan untuk dikirim.

Sistem pengorderan dan penagihan terpisah, penting jika terdapat

perbedaan significant antara informasi order pengiriman (intern ke

penjual) dan faktur. Sebagai contoh, spesifikasi-spesifikasi teknis

dalam order pengiriman tidak diperlukan dalam faktur. Pengembalian

order dan kondisi tidak ada persediaan juga menjamin pendekatan ini,

karena isi akhir dari faktur tidak dapat ditetapkan sampai barang siap

dikirimkan. Dalam banyak industri pengubahan atau penggantian

barang yang dipesan merupakan hal yang diperbolehkan. Sebagai

contoh, dalam perdagangan eceran, jenis dan warna pakaian yang

berbeda dapat ditukarkan. Perubahan spesifikasi dari order pelanggan

tersebut harus tampak dalam faktur. Dalam kata lain, beberapa

pengiriman dilakukan kepada pelanggan yang sama dalam rentang

waktu tertentu dengan satu blanko order. Dalam kasus ini, tidak ada

hubungan satu-satu antara order pelanggan dengan faktur-faktur.

Biasanya satu blanko order membutuhkan faktur-faktur terpisah. Satu

untuk masing-masing pengiriman sesuai blanko order tersebut.

Pra-penagihan tidak lengkap Merupakan jenis ketiga dalam sistem order penjualan. Sistem pra-

penagihan tidak lengkap sangat mirip dengan sistem pengorderan dan

penagihan terpisah. Perbedaan satu-satunya adalah bahwa faktur

disiapkan oleh departemen order penjualan dan bukan dengan order

penjualan saja.

Faktur dilengkapkan sesuai kejadian, tetapi karena kuantitas aktual

yang dikirimkan dan beban pengiriman (jika ada) tidak dapat

diketahui sampai barang dikirimkan, faktur menjadi tidak lengkap

(yaitu, hanya lengkap sebagian saja). Faktur ini kemudian

didistribusikan dengan cara yang sama seperti order penjualan pada

sistem order dan penagihan terpisah, dimana rangkapan dikirimkan ke

departemen-departemen barang, pengiriman, dan penagihan, kecuali

rangkapan- rangkapan faktur tidak dikirimkan ke departemen

penagihan. Pada saat departemen penagihan menerima notifikasi

pengiriman, mereka akan membuat rangkapan-rangkapan faktur dan

melengkapinya. Dalam sistem pengorderan dan penagihan terpisah,

departemen penagihan menyiapkan rangkapan faktur asli pada saat

menerima notifikasi dari departemen pengiriman. Baik sistem

pengorderan dan penagihan terpisah maupun pra-penagihan tidak

lengkap merupakan sistem pasca-penagihan. Penagihan tidak lengkap

umumnya digunakan dalam sistem manual, karena hanya satu

dokumen (faktur) dan bukan dua (faktur dan order penjualan) yang

harus disajikan.

2.13.2 Faktur Penjualan

Menurut Bodnar (2000, p271) faktur merupakan notifikasi resmi

si pelanggan mengenai jumlah sesuai pengiriman. Bukti pengiriman

barang (bill of lading) merupakan faktur untuk pembebanan pengiriman.

2.13.3 Retur Penjualan

Transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima

pengembalian barang dari pelanggan, karena terjadi ketidaksesuaian

seperti barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi pada surat

order atau barang telah kadaluarsa. Pengembalian barang oleh pelanggan

harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi

penerimaan.

Menurut Bodnar (2000, p275) pengembalian dan potongan

penjualan umumnya memerlukan pengendalian yang seksama. Potongan

timbul apabila terjadi kerusakan barang, penyusutan jumlah, kekeliruan

pencatatan, dan sejenisnya, dengan itu pelanggan dan penjual sepakat

untuk mengurangi jumlah piutang pelanggan. Dalam kondisi itu,

umumnya, barang akan diambil atau dirusak oleh si pelanggan. Jumlah

potongan dinegosiasikan antara pelanggan dengan tenaga penjual.

Potongan harus ditelaah dan disahkan oleh pihak independen (biasanya

departemen kredit); pada saat diotorisasi, departemen penagihan

menerbitkan memo kredit untuk mendokumentasikan pengurangan pada

piutang pelanggan. Prosedur pengembalian penjualan, yaitu untuk barang

yang benar-benar dikembalikan, umumnya dengan kredit penuh)

biasanya dimulai dari departemen penerimaan barang. Jika barang telah

diterima dan dikembalikan ke persediaan untuk tujuan pengendalian yang

memadai (akan disertai dengan bukti), manajer kredit memerintahkan

departemen kredit untuk menerbitkan memorandum kredit.

Untuk retur dan potongan penjualan, diperlukan dua pihak yang

independen untuk mengesahkan transaksi, dimana pihak yang ketiga

melakukan pencatatan.

Fungsi yang terkait dalam sistem retur penjualan (Mulyadi, 1993, p233)

adalah:

1) Fungsi penjualan, bertanggung jawab untuk penerimaan

pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh

pembeli. Otorisasi penerimaan kembali barang yang telah dijual

tersebut dilakukan dengan cara membuat memo kredit yang

dikirimkan kepada fungsi penerimaan.

2) Fungsi penerimaan, bertanggung jawab untuk penerimaan barang

berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima

dari fungsi penjualan.

3) Fungsi gudang, bertanggung jawab untuk penyimpan kembali barang

yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa

oleh fungsi penerimaan. Barang yang diterima dari transaksi retur

penjualan dicatat oleh fungsi gudang dalam kartu gudang.

4) Fungsi akuntansi, bertanggung jawab untuk pencatatan transaksi retur

penjualan ke dalam jurnal umum (atau jurnal retur penjualan) dan

pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat

retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan.

5) Disamping itu, fungsi akutansi juga bertanggung jawab untuk

mengirimkan memo kredit kepada pembeli yang bersangkutan.

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan (Mulyadi,

2001, p214) meliputi:

1) Memo kredit

2) Laporan penerimaan barang0