14 Prosedur Mutu Sistem Audit Internal

Universitas Nusa Cendana

PROSEDUR MUTU SISTEM

AUDIT MUTU INTERNAL (06)

Halaman 1 dari 7

1. TUJUAN

Prosedur ini sebagai pedoman bagi auditor dalam melakukan audit agar sistem manajemen

mutu dilakukan secara efektif dan konsisten, serta untuk mengetahui secara obyektif dan

berkala kondisi atau keadaan yang berjalan apakah sudah sesuai dengan kebijakan, sasaran

dan rencana yang telah ditetapkan; hasil audit akan dijadikan alat/bahan dalam melakukan

tindakan koreksi/pencegahan dan perbaikan yang mengarah kepada peningkatan sistem

manajemen mutu.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mengatur proses audit sistem manajemen mutu mulai dari perencanaan audit,

penunjukan tim audit, pelaksanaan audit, pembuatan Permintaan Tindakan Pencegahan dan

Perbaikan (PTPP) Status atau Corrective and Preventive Action Request (CPAR), perumusan

tindakan koreksi/pencegahan, pemastian tindakan dilakukan, pengiriman copy PTPP Status

sampai dengan pembuatan closing PTPP Status dan laporan audit internal.

3. DEFINISI

3.1. Tim Audit adalah tim audit mutu internal yang beranggotakan para Auditor dan

dikoordinir oleh Koordinator Bidang Audit QAC

3.2. Audit internal adalah audit yang dilakukan oleh tim Auditor internal

3.3. Auditor adalah staf internal Universitas Nusa Cendana yang ditunjuk QAC/Koordinator

Bidang Audit untuk melakukan audit mutu

3.4. Auditi (auditee) adalah staf yang mewakili unit yang diaudit

3.5. Jadwal Audit Internal adalah jadwal kegiatan audit internal yang menginformasikan unit

yang akan diaudit, nama Auditor internal, dan nama auditi; jadwal disiapkan oleh

Koordinator Bidang Audit

3.6. PTPP/CPAR adalah formulir untuk menuliskan temuan audit

3.7. Non-Conformance (NC) Status adalah formulir isian dari hasil audit internal untuk

dilakukan tindak lanjut sesuai dengan target waktu yang akan ditetapkan oleh masing-

masing auditee yang bertanggung jawab pada produk/fasilitas/quality system (sistem

mutu)

3.8. Temuan PTPP (PTPP Findings) adalah penyimpangan/ketidaksesuaian yang ditemukan

Auditor internal pada saat melakukan audit internal; penyimpangan-penyimpangan ini

dicatat di Formulir Audit Internal

3.9. Auditor eksternal adalah Auditor dari Badan Sertifikasi (Certification Body) profesional

ataupun pihak luar lainnya (a.l. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi)

3.10. Audit bertujuan untuk mendapatkan FAKTA, bukan mencari kesalahan




Halaman 2 dari 7

4. REFERENSI

4.1. Manual Mutu UNDANA

4.2. Peraturan-peraturan dari Dikti

4.3. ISO 9001 : 2008 Klausul 8.2.2 Internal Audit

5. DISTRIBUSI

5.1. Pimpinan universitas

5.2. Pimpinan fakultas

5.3. Pimpinan unit

5.4. Pimpinan prodi

5.5. Quality Assurance Center (QAC) Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP)

5.6. Tata Usaha (TU) fakultas

5.7. TU prodi

6. PROSEDUR

6.1. Ketentuan Umum

6.1.1. Audit internal dilakukan di bawah koordinasi Koordinator Bidang Audit dan diterapkan

terhadap seluruh unit, yang dilakukan secara silang (Cross Audit) atau acak/sampling,

dengan menunjuk Auditor yang berasal dari unit kerja yang berlainan

6.1.2. Koordinator Bidang Audit akan memberitahukan kepada para Auditor yang ditunjuk

dan seluruh unit kerja yang akan diaudit sekurang-kurangnya 6 hari sebelum tanggal

yang ditetapkan mengenai: Ketua Auditor (Lead Auditor); anggota Auditor (Auditor);

jadwal audit, lingkup audit, dan waktu audit

6.1.3. Auditor akan dipilih dari personil yang telah mengikuti pelatihan audit mutu dan

dikukuhkan dengan Surat Tugas dari QAC

6.1.4. Auditor harus selalu menggunakan identitas auditor pada saat melaksanakan audit

6.1.5. Audit internal dilakukan minimal 6 (enam) bulan sekali; bila dianggap perlu audit

internal ini dapat dilaksanakan kapan saja bagi unit yang mana saja

6.1.6. Seluruh pimpinan unit berkewajiban untuk menyediakan fasilitas dan sumber daya

yang cukup untuk menjamin kelancaran audit internal

6.1.7. Hasil temuan audit internal harus dicatat (didokumentasikan) di Formulir Audit

Internal

6.1.8. Hasil audit sistem manajemen mutu internal dituangkan ke dalam bentuk laporan

audit sistem manajemen mutu yang diserahkan kepada pimpinan universitas melalui

QAC/Koordinator Bidang Audit

6.1.9. Temuan-temuan pada audit dikategorikan ke dalam 3 (tiga) jenis, yaitu:




Halaman 3 dari 7

a. Mayor

Temuan audit dikategorikan mayor apabila tidak ditemukan bukti-bukti atau rekaman-

rekaman yang memadai sebagai bukti pelaksanaan Standard Operating Procedure

(SOP) yang telah ditetapkan atau tidak tersedianya prosedur-prosedur yang seharusnya

ada; temuan mayor harus segera ditindaklanjuti sekurang kurangnya dalam waktu 3

bulan.

b. Minor

Temuan audit dikategorikan minor apabila dalam pelaksanaannya meskipun telah

didukung oleh bukti yang cukup memadai, namun masih terdapat kekurangan yang

tidak membahayakan bagi terlaksananya jaminan kualitas kerja, dalam dokumentasi

atau penyimpangan prosedur yang telah ditetapkan; temuan minor tetap memerlukan

tindakan perbaikan.

c. Catatan

Temuan audit dikategorikan catatan apabila hal-hal yang ditemukan hanya perlu

mendapatkan perhatian dari manajemen.

6.1.10. Pimpinan unit akan menerbitkan PTPP Status apabila dalam audit internal ditemukan

penyimpangan dari sistem yang telah ditetapkan, dari PTPP Status akan segera dapat

dilakukan tindakan koreksi/pencegahan dan perbaikan yang diperlukan

6.1.11. PTPP Status baru siap ditutup (closing) apabila tindakan koreksi/pencegahan dan

perbaikan sudah dilaksanakan dan efektif; penutupan PTPP Status harus dilaksanakan

oleh tim Audit yang menerbitkan, kecuali ditentukan lain

6.2. Ketentuan Khusus

6.2.1. Apabila audit dianggap kurang memuaskan, Ketua Auditor berwenang untuk melakukan

audit ulang dengan persetujuan Koordinator Bidang Audit

6.2.2. Apabila laporan audit tidak memuaskan, Koordinator Bidang Audit berwenang untuk

melakukan audit ulang

6.2.3. Apabila ada perselisihan tentang penentuan kategori audit mayor, minor, atau

catatan, hal ini akan diputuskan oleh Ketua Auditor; perubahan kategori ini harus

disahkan oleh Koordinator Bidang Audit, temuan awal sebelumnya tidak boleh

dihilangkan atau dihapus dan harus tetap dicatat dan disimpan

6.3. Prosedur

6.3.1. Di awal pelaksanaan audit, Koordinator Bidang Audit membentuk Tim Audit yang

terdiri atas Ketua Auditor dan Auditor

6.3.2. Koordinator Bidang Audit memberitahukan ke semua unit kerja yang akan diaudit




Halaman 4 dari 7

6.3.3. Koordinator Bidang Audit bersama Tim Audit menyusun Rencana Audit yang meliputi

jadwal, tempat (auditi), aktivitas, lingkup audit, dan nama Auditor

6.3.4. Koordinator Bidang Audit mengkoordinasikan dengan auditin mengenai Rencana Audit

6.3.5. Setelah seluruh proses persiapan selesai, Ketua Auditor mengadakan rapat dengan

manajemen (pimpinan universitas) dan auditi, disertai dengan para Auditor untuk

menyelesaikan Rencana Audit

6.3.6. Tim Audit melakukan audit sesuai dengan ketentuan sebagai berikut:

6.3.6.1. Menemui auditi sesuai dengan jadwal dan waktu yang telah ditentukan

6.3.6.2. Membuka pertemuan dan menjelaskan hal-hal yang berkaitan dengan proses audit,

seperti tujuan audit dan bagaimana proses audit akan dilaksanakan

6.3.6.3. Meminta dan menerima bukti-bukti terkait pengimplementasian SOP yang telah

disahkan; bukti-bukti ini dapat berupa penjelasan dan bukti pelaksanaanya (rekaman

mutu), pengamatan, peragaan oleh auditi, dan atau prosedur tertulis yang diterapkan

6.3.6.4. Mencatat PTPP Findings/ketidaksesuaian selama audit dilakukan, dalam formulir yang

disediakan

6.3.6.5. Mengkonfirmasi hasil temuan dengan auditi, dan kemudian menandatangani Formulir

Audit Internal serta minta tanda tangan auditi sebagai tanda persetujuan atas

temuan tersebut

6.3.6.6. Membuat ringkasan penemuan audit dan menyampaikan kepada auditi pada akhir

setiap sesi audit

6.3.6.7. Membuat salinan dari catatan-catatan penemuan audit, kemudian disampaikan

kepada auditi dan Koordinator Bidang Audit

6.3.7. Setelah seluruh auditing selesai dilaksanakan, maka Ketua Auditor melaksanakan acara

penutupan yang harus dihadiri oleh Koordinator Bidang Audit/QAC, Kepala Unit Kerja,

Auditor dan auditi

6.3.8. Tim Auditor menyerahkan PTPP asli (yang sudah diisi temuan dan ditandatangani oleh

auditee) kepada auditi

6.3.9. Setelah menutup acara, Ketua Auditor melakukan kompilasi semua laporan audit dari

para Auditor, dan menganalisisnya untuk kelengkapan dan obyektivitas

6.3.10. Ketua Auditor melaksanakan tinjauan paskaaudit dengan Auditor untuk mendiskusikan

masalah-masalah yang ditemukan, rekomendasi pemecahannya, dan tinjauan atas

laporan akhir audit




Halaman 5 dari 7

6.3.11. Ketua Auditor menyerahkan PTPP asli (yang telah diisi tindakan perbaikan yang

dilaksanakan, dan status telah ditentukan oleh Auditor) dan laporan akhir audit

kepada Koordinator Bidang Audit




Halaman 6 dari 7

6.4. Alur Kerja

Kegiatan

Unit

Waktu Dokumen

Audit

i

Audit

or

Ketu

a

Audit

or

Koord

inato

r

Bid

. A

udit

QA

C

Manaje

men

Pim

p.

Univ

.


membentuk Tim Audit yang terdiri dari Ketua Auditor dan Auditor

Maks. 1 bulan

sebelum audit

Koordinator Bidang Audit memberitahukan ke semua unit kerja yang akan diaudit

(auditi)

Koordinator Bidang Audit bersama Tim Audit menyusun Rencana Audit yang meliputi jadwal, tempat, aktifitas, lingkup audit, dan nama Auditor

Formulir Rencana Audit


mengkoordinasikan dengan auditi mengenai Rencana Audit

Setelah seluruh proses persiapan selesai, Ketua Auditor mengadakan rapat dengan manajemen dan

auditi, disertai dengan para Auditor untuk menyelesaikan Rencana Audit

Tim Audit melakukan audit sesuai dengan ketentuan sebagaimana disebutkan dalam

poin-poin 6.3.6.1-6.3.6.7

Ketua Auditor melaksanakan

acara penutupan yang harus dihadiri oleh Koordinator Bidang Audit/QAC, Kepala Unit Kerja, Auditor dan auditi

Setelah

seluruh auditing selesai

Tim Auditor menyerahkan PTPP asli (yang sudah diisi temuan dan ditandatangani oleh auditi) kepada para auditi

PTPP

Setelah menutup acara, Ketua Auditor melakukan kompilasi semua laporan audit dari para Auditor, dan menganalisanya

untuk kelengkapan dan obyektifitas

Ketua Auditor melaksanakan tinjauan paskaaudit dengan Auditor untuk mendiskusikan masalah-masalah yang

ditemukan, rekomendasi pemecahannya dan tinjauan atas laporan akhir audit

Ketua Auditor menyerahkan PTPP asli dan laporan akhir audit kepada Koordinator

Bidang Audit

PTPP, Laporan Akhir Audit

1

2 2

3 3

4 4

5 5 5 5

6

7

7 7 7 7

8 8

9

10 10

11 11

3




Halaman 7 dari 7

7. ARSIP

7.1. Surat Tugas Audit

7.2. Surat Pemberitahuan Audit

7.3. Formulir PTPP/CPAR

7.4. Check List audit

7.5. Laporan Audit

8. LAMPIRAN

8.1. Formulir PTPP/CPAR

8.2. Formulir Surat Tugas Audit

8.3. Formulir Surat Pemberitahuan Audit

8.4. Formulir Check List Audit

8.5. Formulir Rekapitulasi Hasil Audit

8.6. Formulir Laporan Audit

Disahkan oleh:

Diperiksa oleh:

Dipersiapkan oleh:

Halaman 8 dari 7

14 Prosedur Mutu Sistem Audit Internal

Documents

Transcript of 14 Prosedur Mutu Sistem Audit Internal