Bab : 14MEMBUAT LAPORAN DAN PROPOSAL YANG EFEKTIF

Sebagaimana yang terjadi pada semua professional bisnis, laporan dan proposal berperan penting dalam keberhasilan Dan Petersen. Laporan merupakan catatan factual tertulis yang secar objektif menyampaikan informasi tentang beberapa aspek bisnis; proposal merupakan kategori khusus laporan yang menggabungkan pemberian informasi dan komunikasi persuasif. Di sepanjang karier anda, Anda akan berurusan dengan lusinan laporan dalam semua bentuk dan ukuran, dan laporan tersebut terbagi dalam tiga kategori dasar:

Laporan informasional menawarkan data, fakta, umpan balik dan jenis informasional lain tanpa analisis atau rekomendasi.

Laporan anlitis menawarkan informasi maupun analisis, dan juga mencakup rekomendasi. Proposal menawarkan persuasi tersturktur untuk penerima internal atau eksternal.

Sifat laporan ini sangat bervariasi, bergantung pada keadaan di sekitarnya. Beberapa laporan akan bersifat sukarela, ditulis atas inisiatif sendiri, dan mengikuti struktur yang menurut anda paling efektif. Laporan lain dibuat sebagai respons terhadap permintaan manajer atau pelanggan, dan Anda mungkin atau tidak mungkin menerima panduan tentang organisasi atau isinya. Anda juga akan menulis laporan yang mengikuti panduan ketat dan spesifik dalam hal isi dan tata letak, sebagaimana kebanyakan laporan yang diminta oleh badan pemerintah. Anda mungkin menulis beberapa laporan hanya satu kali sepanjang karier; namun, Anda harus menulis atau memerbarui laporan lainnya setiap tahun, bulan, minggu, atau bahkan hari.

Penerima kadang-kadang bersifat internal, sehingga Anda memunyai lebih banyak kebebasan untuk membahas informasi yang sensitif dengan lebih sedikit potensi disalah-artikan. Pada kesempatan lain, penerima mungkin mencakup para pelanggan, investor, anggota masyarakat, atau media berita, yang lebih banyak menuntut ketika Anda menyajikan infromasi perusahaan pada kelompok eksternal ini.

Akhirnya, laporan anda sangat bervariasi dalam hal panjang dan kerumitan. Anda menulis laporan satu halaman yang sederhana dan langsung, dan dalam format memo. Atau Anda menulis laporan yang meliputi subjek rumit, yang tertuang di ratusan atau bahkan ribuan halaman, serta melibatkan banyak penulis dan serangkaian peralatan teknologi.

Apapun keadaannya, pesan yang lebih panjang ini membutuhkan semua keterampilan dan pengetahuan yang telah Anda peroleh selama kuliah ini dan akan terus diperoleh selama bekerja. Memo, e-mail, dan pesan pendek lain merupakan sebagian besar komunikasi sehari-hari anda ketika bekerja, tetapi menulis laporan dan proposal merupakan kesempatan bagi anda untuk benar-benar tampil. Apapun sikap Anda terhadap laporan perkuliahan, cobalah untuk memandang setiap laporan bisnis sebagai peluang untuk mendemonstrasikan pemahaman Anda mengenai tantangan penerima Anda dan kemampuan untuk mendukung keberhasilan perusahaan.

MENERAPKAN TIGA LANGKAH PROSES MENULIS UNTUK LAPORAN DAN PROPOSAL

Dengan bersikap cermat ketika menerapkan tiga langkah proses menulis (lihat Gambar 12.1), Anda dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menulis laporanyang efektif, namun dengan tetap menghasilkan dokumen yang menciptakan kesan abadi dan positif dalam benak penerima. Konsep serupa dengan dibahas di Bab 4 dan Bab 6 dan diterapkan untuk pesan yang lebih singkat di Bab7 hingga Bab 9; namun, penekanan pada berbagai sublangkah akan sangat bervariasi. Sebagai contoh, untuk langkah perencanaan akan membutuhkan waktu berhari-hari, atau berminggu-minggu untuk laporan atau proposal yang rumit.

Bagian 5 menawarkan liputan yang mendalam tentang tiga langkah proses menulis untuk laporan dan proposal. Bab ini membahas tentang perencanaan, Bab 13 membahas tentang menulis, dan Bab 14 meliputi penyelesaian

laporan dan proposal. Karena banyak proses menulis telah dibahas di Bab 4 hingga Bab 6, Bab 12 hingga Bab 14 memfokuskan pada aspek unik atau membutuhkan perhatian khusus pada kesan lebih panjang.

Mengadaptasi Tiga Langkah Proses Menulis Laporan dan Proposal :

Merencanakan- Menganalisis Situasi

Perjelas masalah atau peluang yang ada, tetapkan tujuan, kembangkan profil penerima, dan kembangkan sebuah rencana kerja.

- Mengumpulkan InformasiTentukan kebutuhan penerima dan dapatkan informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan itu; jika perlu adakan proyek penelitian.

- Menyeleksi Medium yang TepatPilihlah medium terbaik untuk mngirimkan pesam; pertimbangkan untuk menyampaikannya melalui berbagai media.

- Mengatur InformasiTetapkan gagasan utama, batasi ruang lingkup, pilihlah pendekatan langsung atau tidak langsung, dab buatlah garis besar isi dengan menggunakan salah satu model yang ada untuk laporan infromasional, laporan analitis, atau proposal.

Menulis- Berdaptasi pada Penerima

Bersikaplah sensitif terhadap kebutuhan penerima denga sikap “Anda”, kesopanan, penekanan pada sisi positif, dan bahasa yang bebas bias.Bangunlah hubungan yang kuat dengan penerima dengan membentuk kredibilitas Anda dan memproyeksikan citra perusahaan. Kendalikan gaya Anda dengan nada dan suara yang sesuai dengan situasi.

- Menyusun PesanPilihlah kata-kata kuat yang akan membantu Anda menciptakan kalimat yang efektif dan alinea yang koheren di bagian pendahuluan, tubuh, dan penutp laporan atau proposal.

Menyelesaikan

- Merevisi Pesan Evaluasi isi pesan dan tinjau ulang keterbacaan pesan tersebut; kemudian edit dan tulis ulang untuk keringkasan dan kejelasan.

- Memproduksi Pesan Gunakan elemen desain yang efektif dan tata letak yang sesuai agar tampilannya bersih dan professional; gabungkan elemen tekstual dan grfikal dengan mulus.

- Mengoreksi PesanTinjau ulang kesalahan tata letak, ejaan, dan mekanis.

- Mendistribusikan Pesan Kirimkan pesan dengan menggunakan medium yang dipilih; pastikan semua dokumen dan arsip yang relevan didisribusikan dengan sukses.

Mendefinisikan TujuanUntuk merencakan secara efektif, tunjukkan masalah atau peluang dengan pernyataan tujuan yang jelas, yang mendefinisikan mengapa anda menyiapkan laporan tersebut. Cara yang paling tepat adalah dengan menggunakan kata kerja infinitif. Kata kerja infinitif mendorong Anda untuk mengendalikan dan memutuskan kemana Anda akan berjalan.

Kata kerja infinitif :- To Inform ( untuk menginformasikan )- To Confirm ( untuk mengkonfirmasi atau memastikan )- To Analyze ( untuk menganalisa )- To Persuade ( untuk membujuk )- To Recommend ( untuk merekomendasikan )

Menyiapkan Rencana KerjaRencana kerja yang dipikirkan dengan cermat merupakan cara terbaik untuk memastikan bahwa Anda menghasilkan perkejaan yang lebih baik dan tepat waktu.Bentuk rencana kerja ada 2 yaitu :- Rencana Kerja Formal

Disusun oleh seorang profesional misalnya seorang konsultan. Bagi seorang konsultan, rencana kerja dapat menjadi dasar kontrak jika proposalnya diterima.

- Rencana Kerja InformalDisusun oleh pribadi dan ditujukan untuk diri sendiri.

Elemen – elemen dalam rencana kerja formal :- Pernyataan masalah atau peluang.

Menjelaskan tantangan yang Anda hadapi, membantu Anda untuk memfokuskan pada isu inti, dan membantu setiap orang untuk menghindari gangguan yang kemungkinan muncul selama persiapan pelaporan.

- Pernyataan tujuan dan lingkup penyelidikan.Menguraikan apa yang akan Anda raih dengan laporan ini dan juga batasan pada pekerjaan. Menyatakan subjek yang akan dan tidak akan Anda liput merupakan hal penting terutama untuk penyelidikan yang rumit dan panjang.

- Diskusi tugas yang akan diselesaikan.Pastikan bahwa Anda mengindikasikan sumber informasi, penelitian yang diperlukan, dan keterbatasan waktu, uang, personel atau data.

- Deskripsi setiap produk yang menjadi hasil penyelidikan.Satu-satunya produk hasil usaha Anda adalah laporan itu sendiri dan Anda perlu untuk menghasilkan sesuatu yang lebih dari sekedar laporan, misalnya rencana pemasaran baru atau bahkan produk nyata.

- Tinjauan ulang penugasan proyek, jadwal, dan permintaan sumber daya.Identifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk apa, kapan tugas akan diselesaikan, dan berapa besar biaya untuk penyelidikan.

- Rencana tindak lanjut setelah menyerahkan laporan.Tindak lanjut bias sesederhana memastikan orang lain menerima informasi yang mereka perlu atau serumit mengadakan penelitian tambahan untuk mengevaluasi hasil proposal yang tercakup dalam laporan.

- Garis besar kerja.Beberapa rencana kerja terdiri dari garis besar laporan sementara. Hal ini dikembangkan untuk sebuah laporan perlu tidaknya meluncurkan laporan berkala perusahaan.

Mengumpulkan InformasiDalam mengumpulkan informasi, terlebih dahulu kita harus tentukan kebutuhan penerima dan dapatkan informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan itu. Jika perlu kita adakan proyek penelitian.

Sumber-sumber informasi :- Wawancara- Survei

- Umpan balik bersifat anekdot dari konsumen dan pengecer- Materi pemasaran para pesaing

Menyeleksi Medium yang TepatSebagaimana yang akan anda lakukan untuk pesan bisnis lain, seleksilah medium untuk laporan anda berdasarkan pada kebutuhan penerima serta keuntungan dan kerugian praktis dari pilihan yang tersedia. Mulailah dengan apa yang anda ketahui tentang ekspektasi penerima. Pada banyak laporan dan proposal, penerima mempunyai persyaratan media yang spesifik, dan anda mungkin tidak mempunyai pilihan. Sebagai contoh, banyak formulir pajak pemerintah harus disampaikan pada kertas, meskipun arsip elektronik semakin sering digunakan saat ini. Sebaliknya,para eksekutif di banyak korporasi sekarang mengharapkan untuk meninjau ulang laporan melalui internet di tempat kerja mereka, yang kadang-kadang disambungkan dengan executive dashboard, sebuah presentasi online sesuai pesanan dari variabel operasional kunci seperti pendapatan, laba, kualitas, kepuasan pelanggan, dan kemajuan objek.Dalam kasus lain, penerima mungkin lebih fleksibel, tetapi tetap memiliki pilihan. Jika seorang penerima dari beberapa manajer barangkali akan memberikan komentar pada laporan, apakah mereka lebih memilih menulis di salinan kertas atau menggunakan fitur revisi di arsip word processor? Apakah anda atau seseorang akan merevisi atau memperbaharui laporan itu? Dengan berbagai manfaat dari laporan elektronik, anda dapat mengharapkan untuk mengirimkan banyak atau bahkan sebagian besar laporan dalam format elektronik pada masa mendatang.Pertimbangkan untuk mengirimkan laporan melalui berbagai medium. Anda dapat memberikan laporan dalam format hardcopy untuk kemudahan dibaca maupun dalam format elektronik untuk dapat me-log sistem manajemen pengetahuan. Demikian pula anda mungkin dapat untuk menyampaikan presentasi lisan yang meliputi hal-hal yang disoroti dalam proposal tertulis. Sekali lagi, keputusan itu datang untuk keseimbangan dari apa yang terbaik bagi anda maupun penerima.Apapun yang anda putuskan, ingatlah bahwa pilihan media juga menyampaikan pesan. Proposal yang meminta investasi modal ventura sebesar $5 juta akan terlihat tidak berkesan disampaikan dalam dokumen word processor sederhana yang diformat dengan kasar, yang kelihatannya dibuat dengan mesin tik manual. Sabaliknya, laporan penjualan rutin yang dihiasi dengan multimedia yang mahal akan terlihat sebagai pemborosan dari sumber daya perusahaan yang berharga.

Mengorganisasi InformasiPanjang dan kerumitan kebanyakan laporan dan proposal menurut adanya tambahan penekanan pada pengorganisasian yang jelas dan berorientasi pembaca. Para pembaca mungkin cukup sabar untuk berjuang membaca pesan e-mail yang tidak terorganisasi dengan baik, tetapi tidak mungkin begitu untuk laporan 200 halaman yang diorganisasi dengan buruk. Mulailah dengan ringkasan dari temuan kunci, kesimpulan, rekomendasi, atau proposal, sesuai kasus. Pengaturan yang “jauh di muka” sejauh ini merupakan cara paling populer dan nyaman untuk laporan bisnis. Cara ini menghemat waktu dan membuat sisa laporan lebih mudah diikuti. Bagi pihak yang ingin bertanya dan meminta lebih banyak informasi, di bagian selanjutnya dari laporan tersebut menyediakan temuan lengkap dan detail pendukung. Pendekatan langsung juga menghasilkan laporan yang lebih kuat. Anda kelihatan yakin dengan diri sendiri ketika anda menyatakan kesimpulan dengan percaya diri di bagian permulaan. Namun kadang-kadang percaya diri sering salah dimengerti sebagai kesombongan. Jika anda seorang anggota junior dari sebuah organisasi yang peduli pada status atau jika penerima bersikap skeptis dan bermusuhan, anda dapat menggunakan pendekatan yang tidak langsung. Perkenalkan temuan lengkap anda dan diskusikan semua detail pendukung sebelum mempresentasikan kesimpulan dan rekomendasi. Pendekatan tidak langsung memberi anda kesempatan untuk membuktikan poin dan secara bertahap mengatasi keberatan dari penerima. Dengan menangguhkan kesimpulan dan rekomendasi hingga akhir laporan, anda menunjukkan secara tersirat bahwa anda telah menimbang bukti secara objektif tanpa melakukan penilaian dini terhadap fakta. Anda juga mengatakan secara tidak langsung bahwa anda merendahkan penilaian anda dari penilaian para penerima, yang mampu menarik kesimpulan mereka sendiri ketika mereka memiliki akses ke semua fakta.Meskipun pendekatan langsung mempunyai kelebihan, beberapa pembaca akan selalu ingin segera mendapatkan jawaban dan segera melompat ke bagian rekomendasi, sehingga menggagalkan tujuan. Oleh karena itu,

pertimbangkan panjang laporan sebelum memilih pendekatan langsung atau tidak langsung. Umumnya, semakin panjang pesan, semakin kurang efektif kemungkinan pendekatan tidak langsung. Lebih lanjut lagi, argumentasi yang tidak langsung lebih sulit untuk diikuti daripada yang langsung.Karena pendekatan langsung dan tidak langsung memiliki kebaikan sendiri-sendiri, para pebisnis sering menggabungkannya. Mereka menyatakan kesimpulan dan rekomendasi sepanjang mereka mengungkapkan laporan, dan bukan menaruhnya di awal ataupun di akhir. Terlepas dari format, panjang atau aturan laoran, anda tetap harus memutuskan bagaimana gagasan dipecah dan dikembangkan. Anggaplah anda sedang menulis laporan kontroversial yang merekomendasi perusahaan untuk merevisi kebijakannya seputar siapa yang melapor pada siapa. Anda mengetahui bahwa beberapa pembaca akan merasa keberatan dengan gagasan ini, jadi anda memutuskan untuk menggunakan aturan tidak langsung, tetapi bagaimana anda mengembangkan argumentasi? Tugas anda adalah memilih struktur argumentasi yang paling logis yang sesuai dengan topik dan sasaran serta paling masuk akal bagi pembaca.Bagaimanapun cara anda menyusun argumentasi, ingatlah poin berikut ini ketika mengorganisasi laporan atau proposal :- Pahami dan penuhi ekspektasi penerima.

Penerima tertentu mengharapkan organisasi yang spesifik, dan laporan anda mungkin akan ditolak jika tidak memenuhi tuntutan tersebut. Penerima yang lain memberi anda ruang untuk fleksibilitas, selama laporan berisi kategori informasi yang tepat. Setiap kali memungkinkan, pelajari contoh sebuah laporan yang berhasil sebelum menulis laporan yang serupa. Model seperti ini tidak hanya akan memberi kesan tentang organisasi, tetapi juga tentang isi, tekanan, dan nada.

- Seleksi format yang tepat untuk tugas itu.Untuk laporan yang terdiri dari lima halaman atau kurang, memo atau surat sering dianggap cukup. Untuk laporan lebih panjang, anda akan berkeinginan untuk memasukkan banyak elemen laporan yang formal.

- Buatlah sesingkat mungkin.Hindari godaan untuk memuat laporan dengan semua informasi yang anda kumpulkan selama tahap penelitian. Laporan sudah cukup membebani pembaca yang sibuk, jangan mempersulit mereka dengan menyertakan informasi yang tidak perlu atau detail yang tidak bertalian. Para pembaca akan menghargai keringkasan, dan anda mempunyai kesempatan lebih baik untuk menyampaikan pesan.

- “Bicarakan” cara anda melalui garis besar.Ketika anda membuat garis besar isi, gunakan judul yang informatif (“bicara”) dan bukan judul yang sekedar deskriptif (“topikal”). Ketika dalam bentuk pertanyaan atau ringkasan, judul yang informatif memaksa anda untuk benar-benar memikirkan isi, dan bukan hanya sekedar mengidentifikasikan area topik yang umum. Menggunakan judul yang informatif tidak hanya membantu anda membuat rencana yang lebih efektif, tetapi juga memudahkan tulisan kolaboratif. Judul seperti “Karakteristik industri” dapat berarti lima hal yang berbeda bagi lima orang dalam tim penulis, maka gunakan judul yang menyampaikan pengertian tunggal yang tidak ambigu, seperti “Penggilingan tepung adalah industri yang matang”.

Untuk meninjau ulang dengan cepat cara mengadaptasi tiga langkah proses untuk laporan yang panjang, merujuklah pada “Daftar Periksa : Mengadaptasi Tiga Langkah Proses Menulis untuk Laporan Informasional dan Analitis”. Bagian berikut ini memberi saran yang spesifik tentan g cara merencanakan laporan informasional, laporan analitis, dan proposal.

Merencanakan Laporan InformasiLaporan informasi memberikan inforamsi yang dibutuhkan para karyawan, manajer, dan lain-lain untuk mengambil keputusan, bertindak dan merespon kondisi yang dinamis di dalam maupun di luar organisasi. Ada lusinan format untuk bentuk laporan informasional, namun semuanya itu dapat dikelompokkan menjadi 4 kategori umum, yaitu :1. Laporan untuk memonitor dan mengontrol operasional.

Yaitu laporan yang memberikan umpan balik dan informasi lainnya. Contohnya yaitu :

- laporan operasional : memberikan umpan balik untuk fungsi organisasi yang sangat bervariasi, termasuk penjualan, inventori, pengeluaran, pengeluaran, pengiriman, dan sebagainya. Dalam banyak kasus, laporan operasional secara otomatis dihasilkan oleh system informasi manajemen (MIS), yang mengumpulkan dan menyebarkan data operasional.

- Laporan kegiatan : pribadi memberikan informasi sehubungan dengan pengalaman individual selama kunjungan penjualan, konferensi industri, perjalanan penelitian pasar, dan sebagainya.

- Rencana : menetapkan ekspektasi dan panduan untuk tindakan langsung pada masa mendatang.Laporan untuk memonitor dan mengontrol operasional umumnya memiliki jangka waktu yang pendek, sekitar tiap jam atau tiap menit. Contohnya adalah laporan pergerakan kurs, dan laporan medis pasien rumah sakit.

2. Laporan untuk menerapkan kebijakan dan prosedur.Yaitu laporan yang mengkomunikasikan aturan dan posisi organisasional. Contohnya yaitu :- Laporan yang digunakan untuk menyampaikan panduan, menyetujui prosedur, dan keputusan organisasional lainnya.- Berkas posisi adalah jenis khusus dari laporan kebijakan yang memberikan garis besar posisi resmi eksekutif individual atau seluruh organisasi terhadap isu yang berdampak terhadap keberhasilan perusahaan.

3. Laporan untuk menunjukkan pemenuhan kewajiban.Yaitu laporan yang memberikan informasi untuk diperlihatkan kepada para regulator atau pihak yang berwenang lain bahwa perusahaan memenuhi persyaratan formal. Contohnya dalah laporan pajak kuartalan atau tahunan, laporan yang menyangkut industri tertentu yang menggunakan bahan yang berbahaya, atau laporan pertanggungjawaban suatu acara atau proyek.

4. Laporan untuk mendokumentasikan kemajuan.Yaitu laporan yang memberikan kepada para manajer atau pelanggan informasi temtang status proyek. Laporan kemajuan bervariasi, mulai dari pembaruan yang sederhana hingga laporan luas yang mencakup elemen seperti kemajuan terukur terhadap sasaran, perbandingan pengeluaran yang dianggarkan versus yang sesungguhnya, dan daftar kepedulian dan resiko yang sedang berjalan.

Strategi Organisasi untuk Laporan Informasi

Laporan informasional memfokuskan pada penyampaian data dan informasi yang langsung. Maka dari itu, biasanya

laporan informasional menggunakan pendekatan langsung. Namun, dalam situasi ketika Anda ingin membantu

para pembaca memahami gagasan utama dari laporan maka gunakan pendekatan tidak langsung.

Laporan informasional menggunakan organisasi topical yang mengatur materi menurut salah satu topic.

Pengorganisasian yang topical dibangun di sekitar bagian isi, dengan menggunakan pengaturan seperti:

- Perbandingan. Jika perlu memperlihatkan persamaan dan perbedaan ataupun kelebihan dan kekurangan antara dua

entitas atau lebih, organisasikan laporan dengan cara yang membantu pembaca dalam melihat persamaan dan

perbedaan dengan jelas

- Kepentingan. Jika sedang meninjau lini produk, mulailah dari lini yang menghasilkan pendapatan terbesar dan maju

hingga lini dengan pendapatan terkecil.

- Bagian. Jika sedang memperlajari proses, diskusikan tahap demi tahap—1, 2, 3 dan seterusnya.

- Kronologi. Ketika menyelidiki rantai peristiwa, jabarkan studi menurut apa yang terjadi di bulan Januari, Febuari dan

seterusnya.

- Orientasi terpisah. Jika sedang menjelaskan bagaimana objek fisik bekerja, atau ruang fisik kelihatannya, uraikan dari

kiri ke kanan atau sebaliknya dan luar ke dalam atau sebaliknya, atau aturan apapun yang masuk akal; tetapi harus

konsisten. Contohnya: menjelaskan berbagai macam budaya.

- Geografi. Jika lokasi berperan penting, organisasikan studi berdasarkan geografi, berdasarkan kota atau daerah

tertentu.

- Kategori. Jika ingin meninjau ulang sebuah subjek, perhatikan satu kategori setiap satu waktu. Contoh nya penjualan,

laba, biaya atau investasi yang dapat berubah sewaktu-waktu.

Pola yang telah dipilih, gunakan secara konsisten sehingga pembaca dapat dengan mudah mengikuti pembahasan

mulai awal hingga selesai.

Contoh Laporan Informasi

Laporan Informasi yang Tidak Efektif

MEMO

TO: Jeff Black and HR staff DATE: March 14, 2005FROM: Carrie Andrews SUBJECT: Recruiting and hiring seminar

Last week I attended an American Management Association seminar on recruiting, screening and hiring new employees. I got enough useful information to warrant updating our online personnel handbook and perhaps developing a quick training session for all interviewing teams to avoid some of the stupid mistakes we’ve made in the past. Here’s a quick look at the things I learned.

We should avoid legal mistakes, screen and interview applicants more effectively, and measure applicants more accurately. We need to write recruiting ads that accurately portray job openings and that don’t discriminate. We need to sort through resumes more efficiently, while still looking for telltale signs of false information. And we need more information on which types of preemployment tests are most effective.

I learned how best to comply with the Americans with Disabilities Act and how to use an employment agency effectively and safely (without risk of legal entanglements). The conference also covered how to screen and interview applicants more effectively, how to avoid interview questions that could get us into legal trouble, and how to check criminal records. In addition, I learned which drug-testing issues and recommendations affect us.

As you can see, the seminar addressed a lot of important information. I attended six sessions in all to gather exactly the information we needed. We covered the basic guidelines for much of this already, but a number of specific recommendations and legal concepts should be emphasized. Also, over the four day conference, I attended three workshop lunches that addressed specific applications for much of what was presented during the regular sessions. I was amazed by the valuable information I received in addition to the cruise-ship-style buffet lunches. The food was fantastic.

It will take me a couple of weeks to get the personnel handbook updated, but we don’t have any immediate hiring plans anyway. Contact me if you need any information before then. Everyone will have a lot to review to get up speed. Also, we have a lot of new information that may well affect our need to train the interviewing team members.

Please don’t hesitate to e-mail me or drop by for a chat.

Laporan Informasional yang Efektif

MEMO

TO: Jeff Black and HR staff DATE: March 14, 2005FROM: Carrie Andrews SUBJECT: Recruiting and hiring seminar

As you all know, the process of recruiting, screening and hiring new employees can be a legal minefield.Because we don’t have an in-house lawyer to help us make every decision. It’s important for all of us to be aware of what is legally acceptable and what isn’t.

Last week I attended an American Management Association seminar on this subject. I got enough useful information to warrant updating our online personnel handbook and perhaps developing a quick training session for all interviewing teams. First, here’s a quick look at the things I learned.

AVOIDING LEGAL MISTAKES How to write recruiting ads that accurately portray job openings and that don’t discriminate How best to comply with the Americans with Disabilities Act How to use an employment agency effectively and safely(without risk of legal entanglements).

SCREENING AND INTERVIEWING MORE EFFECTIVELY How to sort through resumes more efficiently (including looking for telltale signs of false information) How to avoid interview questions that could get us into legal trouble How to check criminal records.

MEASURING APPLICANTS Which types of preemployment tests have been proven most effective Which drug-testing issues and recommendations affect us.

As you can see, the seminar addressed a lot of important information. We cover the basic guidelines for much of this already, but a number of specific recommendations and legal concepts should be emphasized. It will take me a couple of weeks to get the personnel handbook updated, but we don’t have any immediate hiring plans anyway. I’ll keep the seminar handouts and my notes on my desk, in case you want to peruse them. After I’ve updated the handbook, we can get together and decide whether we need to train the interviewing team members. Although we have a lot of information, I think we can high-light what people need to be aware of and let them read the new sections as their schedules allow.

If you have any questions in the meantime, don’t hesitate to e-mail me or drop by for a chat.

Merencanakan Laporan Analitis

Tujuan laporan analitis adalah menganalisis, memahami, menjelaskan, memikirkankeseluruhan masalah atau

peluang dan mencari tahu bagaimana dampaknya terhadap perusahaan dan bagaimana perusahaan harus

merespon. Laporan analitis digunakan untuk:

- Mempelajari peluang. Setiap peluang bisnis mengandung beberapa resiko dan menuntut berbagai keputusan dan

tindakan. Jadi dalam mengambil peluang perlu ditinjau keuntungan dan kerugiannya.

- Menyelesaikan masalah. Menganalisis terhadap masalah tertentu untuk menghasilkan sebuah laporan yang disebut

laporan penyelesaian masalah(troubleshooting reports). Contoh: studi kelayakan.

- Mendukung keputusan. Menilai dampak dari suatu keputusan. Tim penyusun harus member fakta yang mendukung

bahwa keputusan tersebut tepat. Dalam hal ini, terdapat laporan yang membenarkan yakni laporan penilaian

(justification report).

Laporan analitis bukan hanya sekadar memberikan atau mengirimkan informasi melainkan laporan harus dianalisis masalah

atau peluang lalu disajikan kesimpulan. Sifat laporan analitis adalah meyakinkan orang lain untuk mengambil kesimpulan

penting.

Strategi Organisasi Untuk Laporan Analitis

Untuk membuat laporan analitis yang kuat, harus dipertimbangkan terlebih dahulu kemungkinan reaksi penerima

sebelum memilih strategi organisasi yang paling efektif :

Penerima yang reseptif (receptive audience)

Ketika Anda mengharapkan penerima menyetujui pendapat Anda, gunakan pendekatan struktural yang

memfokuskan pada kesimpulan dan rekomendasi (pendekatan langsung).

Penerima yang skeptic (skeptical audience)

Ketika Anda mengharapkan penerima tidak setuju dengan Anda, gunakan pendekatan struktural yang

memfokuskan pada argumentasi/alasan dibalik kesimpulan dan rekomendasi Anda (pendekatan tidak

langsung).

Pendekatan struktural untuk menyusun laporan analitis ada 3, yaitu :

1. Memfokuskan pada kesimpulan (pendekatan langsung)

Pendekatan ini merupakan pendekatan yang terbaik untuk para pembaca yang reseptif.

Kelebihan pendekatan ini adalah pembaca dengan cepat menangkap kesimpulan Anda.

Kekurangan pendekatan ini :

Jika pembaca merasa keberatan pada materi Anda, pernyataan yang kuat di bagian awal akan

memperbesar penolakan pembaca.

Memfokuskan pada kesimpulan membuat segala sesuatu yang Anda katakan kelihatan terlalu

sederhana.

2. Memfokuskan pada rekomendasi (pendekatan langsung)

Ketika para pembaca ingin mengetahui apa yang menurut Anda harus mereka lakukan, susunlah laporan

Anda dengan memfokuskan pada rekomendasi dengan pendekatan langsung.

Bukalah rekomendasi Anda dengan menggunakan rangkaian 5 langkah berikut ini :

Tetapkan kebutuhan akan tindakan di bagian pendahuluan, umumnya dengan menguraikan secara

singkat masalah atau peluangnya.

Perkenalkan manfaat yang dapat diraih.

Buatlah daftar rekomendasi untuk meraih manfaat.

Jelaskan setiap langkah dengan lebih lengkap.

Ringkas rekomendasi.

Pastikan bahwa pembaca mengetahui baik potensi kerugian maupun potensi manfaat rekomendasi. Kelebihan

pendekatan ini adalah pembaca dengan cepat menangkap rekomendasi Anda.

3. Memfokuskan pada argumentasi (pendekatan tidak langsung)

Memfokuskan pada kesimpulan atau rekomendasi merupakan cara paling kuat dan efisien dalam menyusun

laporan analitis, tetapi tidak merupakan solusi terbaik untuk setiap situasi. Ketika tujuan Anda bekerja sama

dengan penerima dan memecahkan masalah atau membujuk mereka untuk mengambil tindakan yang pasti,

pendekatan terstruktur yang harus Anda lakukan haruslah bersifat tidak langsung, dengan menonjolkan

argumentasi yang logis.

Argumentasi yang logis dapat mengikuti 3 pendekatan dasar, yaitu :

Pendekatan 2 + 2 = 4

Dinamakan seperti itu karena pendekatan ini meyakinkan para pembaca terhadap sudut pandang

Anda dengan menunjukkan bahwa segala sesuatu ditambahkan. Poin utama dalam garis besar Anda

merupakan alasan utama dibalik kesimpulan dan rekomendasi. Setiap alasan disertai dengan bukti-

bukti pendukung. Pendekataan ini merupakan pendekatan yang paling membujuk dan efisien untuk

mengembangkan laporan bagi pembaca yang skeptis.

Kelebihan pendekatan ini adalah para pembaca mengikuti proses berpikir penulis. Kekurangan

pendekatan ini adalah struktur dapat membuat laporan menjadi lebih panjang.

Metode Ilmiah

Gunakan metode ilmiah ketika Anda perlu untuk membuktikan, menolak, atau menyeleksi alternatif.

Laporan berdasarkan metode ilmiah dimulai dengan pernyataan masalah dan uraian singkat tentang

solusi yang mungkin. Isi laporan membahas setiap alternatif dan menawarkan bukti yang akan

mengkonfirmasi alternatif. Bagian terakhir dari laporan berisi ringkasan temuan dan mengindikasikan

solusi yang terbaik.

Kelebihan cara ini adalah para pembaca membuat kesimpulan sendiri.

Kekurangan cara ini adalah harus membahas setiap alternatif sehingga sangat panjang laporannya.

Pendekatan Ukuran

Pendekatan ukuran membandingkan alternatif dengan standar yang ditentukan di awal, tanpa

mengadakan percobaan atau mengevaluasi hipotesis. Pendekatan ukuran berguna untuk jenis

proposal tertentu karena klien yang meminta proposal tersebut sering memberikan daftar kriteria

yang harus dipenuhi dalam solusi.

Perbedaan pendekatan ukuran dengan metode ilmiah adalah pada pendekatan ukuran semua

alternatif ditinjau ulang berdasarkan pada standar yang sama, perbedaan lainnya adalah laporan yang

menggunakan pendekatan ukuran dapat digunakan untuk membuktikan kebutuhan melakukan

tindakan, yakni situasi saat ini dapat diukur berdasarkan kriteria dan memang dibutuhkan.

Kelebihan pendekatan ini adalah mengurangi kebingungan akibat pemakaian banyak alternatif.

Kekurangan pendekatan ini adalah penerima harus setuju dengan kriteria dan bisa menjadi

membosankan karena sangat panjang.

Laporan Analisis yang Efektif : Contoh

Binh Phan, manajer penjualan perusahaan barang keperluan olahraga, merasa prihatin dengan kemampuan

perusahaannya untuk menjual pada pelanggan yang paling luas. Vice president bidang pemasaran meminta Phan

untuk menganalisis situasi dan merekomendasikan solusi.

Laporan pemecahan masalah Phan disajikan sebagai berikut (hal.2) . Gagasan utamanya adalah perusahaan harus

membentuk tim penjualan terpisah untuk akun utama ini, daripada terus melayani mereka melalui empat divisi

regional perusahaan. Akan tetapi, Phan mengetahui bahwa rencananya ini akan kontroversial karena menyaratkan

adanya perubahan besar dalam organisasi perushaan dan pada cara pembayaran perwakilan penjualan.

Pemikirannya harus jelas dan mudah diikuti, sehingga ia menggunakan pendekatan 2 + 2 = 4 untuk memfokuskan

pada alasannya.

Laporan pemecahan masalah

MERENCANAKAN PROPOSAL

Format khusus dari proposal tidak dapat dihitung jumlahnya, tetapi dapat dibagi menjadi dua kategori yaitu :1. Proposal internal

Proposal internal meminta keputusan dari seorang manajer dalam sebuah perusahaan, seperti proposal untuk membeli peralatan baru atau membuat proyek penelitian baru.

2. Proposal eksternalProposal eksternal meminta keputusan dari bagian luar dalam sebuah organisasiContohnya : termasuk proposal investasi, di mana meminta pendanaan dari investor eksternal atau luar; proposal hibah atau dana bantuan dari pemerintah, dimana meminta bantuan dana dari pemerintah atau perusahaan sponsor, dan proposal penjualan di mana memberikan solusi khusus untuk pelanggan yang potensial atau meminta keputusan pembelian.

Proposal diminta umumnya disusun atas permintaan dari pihak eksternal yang membutuhkan sebuah produk atau layanan, tetapi mereka juga mungkin diminta oleh sumber-sumber internal seperti manajemen atau dewan direktur. Ketika sebuah organisasi yang kompleks membutuhkan produk, layanan atau sistem, mereka sering mempersiapkan undangan resmi untuk menawar pada kontrak, disebut permintaan proposal (RFP), yang berisi petunjuk yang menentukan dengan tepat jenis pekerjaan yang harus dilakukan atau produk yang akan dikirim, bersama dengan anggaran, tenggat waktu, dan contoh peryaratan lainnya : ketika NASA ingin membangun sebuah satelit baru, menyiapkan RFP yang menentukan apa yang harus diselesaikan satelit dan mengirimkan RFP untuk beberapa perusahaan penerbangan, mengundang mereka untuk mengajukan tawaran pada pekerjaan.

Proposal yang tidak diminta diciptakan oleh organisasi untuk mencoba mendapatkan bisnis atau pendanaan tanpa undangan khusus dari klien potensial. Usulan tersebut juga dapat diprakarsai oleh karyawan atau manajer yang ingin meyakinkan orang dalam perusahaan untuk mengadopsi program, kebijakan, atau dengan kata lain, dengan proposal yang tidak diinginkan, penulis membuat gerakan pertama. Meskipun demikian, sebuah proposal yang tidak diminta tidak harus sebagai kejutan kepada penerima, melainkan, harus penjumlahan dari percakapan yang telah berlangsung dengan penerima.

Usulan yang tidak diminta juga berbeda dari proposal yang diminta di lain hal penting:audiens Anda mungkin tidak menyadari masalah yang Anda tangani, sehingga proposal Anda harus terlebih dahulu meyakinkan pembaca bahwa masalah atau kesempatan yang ada sebelum meyakinkan mereka bahwa Anda dapat mengatasinya. Jadi, usulan yang tidak diminta pada umumnya menghabiskan cukup waktu untuk menjelaskan mengapa pembaca harus mengambil tindakan dan meyakinkan mereka tentang manfaat melakukannya.

Dengan proposal sebenarnya, apakah diminta proposal atau proposal yang tidak diinginkan, baik untuk khalayak internal maupun eksternal, perlu diingat bahwa Anda selalu bersaing untuk sesuatu-uang, waktu, perhatian manajemen, dan sebagainya. Bahkan jika milik Anda adalah hanya usulan di atas meja, Anda masih bersaing dengan semua pilihan lain anggota audiens Anda bisa membuat dengan waktu, uang, dan perhatian.

Strategi Organisasional untuk Proposal

Struktur proposal yang kita ajukan kepada seseorang, sebagaimana yang tertulis dalam laporan analitis dan informasional, ditentukan dari sisi apakah penerima memang menginginkan keberadaan dari laporan tersebut, dan sebaliknya apakah kita mengharapkan mereka untuk menerima proposal tersebut, walaupun pada umumnya proposal tersebut dibuat karena permintaan dari si penerima proposal yg disebabkan si penerima telah mengetahui dasar dari pembuatan proposal tersebut dari sisi masalah dan solusi atasnya.Bergantung pada hal hubungan antara pembuat dan penerima proposal, maka pendekatan yang sebaiknya digunakan adalah pendekatan yang tidak langsung untuk proposal yang tidak diminta.Ketika menulis proposal yang tidak diminta, Anda sebisa mungkin sebagai pembuat proposal, meyakinkan si penerima proposal bahwa terdapat masalah di dalamnya dan perlu diketahui si penerima, selain itu, jika Anda bukanlah suatu pihak yang dikenal oleh si penerima proposal, bangun kredibilitas Anda sehingga pembaca yakin akan kebenaran dari proposal yang anda buat.

Selanjutnya, dalam proposal yang anda buat, pertama-tama, untuk membuktikan sifat solid dan dapat diterima oleh akal sehat, proposal sebaiknya dibuka dengan pemberian solusi atas suatu masalah dengan menggunakan argumentasi logika yang secara umum dan pasti dapat diterima akal sehat setiap orang. Diharapkan dengan pemberian solusi tersebut, ada dua hal yang dapat tercapai yaitu membujuk pembaca proposal untuk menerima gagasan Anda pembuat proposal, dan yang kedua adalah menguraikan secara mendetail syarat proposal yang Anda buat.

Proposal yang efektif

Contoh sebuah proposal yang baik yang menjelaskan mengapa pengambilan keputusan sebagai solusi atas suatu masalah sangat diperlukan, apa yang akan terlibat dalam pengambilan keputusan tersebut, berapa banyak biayanya, dan apa manfaatnya bagi pihak penerima.

Syarat suatu proposal yang efektif :- Menguraikan masalah dengan hati-hati dengan keterangan yang positif (berkenaan dengan

keberhasilan perusahaan) dan menunjukkan mengapa sebuah sistem baru diperlukan.- Kaitkan pembaca pada solusi dengan menyoroti manfaat ekonomis dan operasional, seperti mudah

diterapkan, terjangkau, hemat biaya dan waktu, dan hasil yang terbukti.- Gunakan subjudul dalam menyoroti manfaat solusi agar dapat terlihat dengan jelas poin-poin utama

dari manfaat tersebut.- Menjelaskan biaya dalam proposal secara hati-hati sambil memberikan suatu pengetahuan berupa

keuntungan yang didapat dengan besarnya biaya yang dikeluarkan, seperti contohnya pengehematan tahunan, dsb.

- Menutup suatu proposal dengan memberikan suatu konklusi, serta menawarkan suatu jawaban atas pertanyaan yang diajukan oleh pihak manajemen penerima proposal, dan tidak menghindar dari pertanyaan terlebih memasukkan detail yng tidak perlu.