13MSDMrev
-
Upload
meutia-rahmah-yani-hutasuhut -
Category
Documents
-
view
20 -
download
0
description
Transcript of 13MSDMrev
1
GUGUS KENDALI MUTU( Quality Control Circle)
Kuliah ke-13 Pengertian, Ide dasar, dan
Filosofi GKM Sasaran Program Organisasi, Aturan main, dan
Pokok Kegiatan Peran Pemimpin dan fasilitator Pemecahan Masalah, Kunci,
dan Ukuran Keberhasilan Audit Personalia
2
LATAR BELAKANG
GKM adalah bagian dari PMT GKM adalah kelompok kecil pekerja
yang biasanya 4 – 10 orang saja Tahap pembentukannya Forming
(menciptakan pola hubungan), Storming (mulai terjadi konflik), Norming (membentuk norma), dan Performing (tahap berprestasi)
3
PENGERTIAN
GKM (Quality Control Circle) adalah kelompok kecil pekerja yang secara sukarela melakukan kegiatan pengendalian dan perbaikan mutu secara berkesinambungan dengan menggunakan teknik-teknik pengawasan kualitas
4
IDE DASAR GKMMenyumbang terhadap perbaikan dan
pengembangan perusahaanMenghormati umat manusia yang
membangun tempat kerja yang cerah, bahagia bekerja di dalamnya
Sepenuhnya berusaha menunjukkan kemampuan manusia bekerja sama dapat menghasilkan sesuatu maksimal
5
FILOSOFI GKM (1)Orang harus bekerja dan menggunakan
banyak waktu dari masa hidupnya, maka sekaligus dinikmati optimal/disyukuri
GKM melibatkan orang dalam pemecahan masalah, maka didayagunakan secara efektif daya pikirnya, melalui berbagai kerjasama sesama rekan kerja
6
FILOSOFI GKM (2) Daya pikir dianggap sebagai aset utama,
karenanya peningkatan produktivitas hanya dapat dilakukan dengan partisipasi positif, kedisiplinan dan efektivitas kerja
Diberikan motivasi agar bekerja keras dengan kompensasi yang adil/ layak
Pengembangan melalui pendidikan dan latihan akan meningkatkan kemampuan kerja karyawan
7
SASARAN PROGRAM Pengembangan diri Pengembangan
bersama Perbaikan mutu Perbaikan
komunikasi dan sikap
Pengembangan tim dan produktivitas
Mengurangi keluhan dan absensi
Meningkatkan disiplin dan partisipasi
Meningkatkan loya- litas dan kepuasan
Meningkatkan kerja-sama
Menambah efisiensi
8
LATIHAN GKM (1)
Latihan Pemimpin KelompokLatihan dilakukan secara bertahap, mula-
mula diajarkan teknik yang paling dasar sampai kelompoknya menjadi mantap
Latihan yang selalu diperbaharui akan memberikan dasar agar kelompok tetap bersemangat
9
LATIHAN GKM (2) Pengenalan persoalan dapat dilaksanakan oleh
siapa saja dalam perusahaan dan mungkin merupakan hasil data keluhan konsumen, informasi manajemen, umpan balik, pengendalian mutu, teknik atau perencanaan produksi
Seleksi persoalan untuk melibatkan setiap orang, maka harus dipilih persoalan yang menjadi perhatian tiap orang, yang berhubungan dengan gejala yang dilihat tiaporang dan mudah untuk ditangani.
10
ORGANISASI GKMAda 6 Ciri Spesifik:
Kelompok kecil maksimum 10 orang Terlibat dalam pekerjaan yang sama Terjadwal pertemuan rutin Dalam pertemuan mengenali dan menganalisis
masalah yang timbul Pemecahan masalah sistematis dan diajukan ke
atasan Melaksanakan pemecahan masalah yang
disetujui atasan
11
ATURAN MAIN Karyawan bebas keluar masuk kelompok
sukarela Manajer mendukung kelompok dengan (1)
mendorong anggota untuk pertemuan rutin(2) menyediakan ruangan (3) memberikan bahan dan publisitas (4) memberikan pendidikan (5) melaksanakan pemecahan masalah yang disetujui (6) tema “circle” disepakati asalkan tidak menyangkut gaji/ kesejahteraan
12
POKOK-POKOK KEGIATAN (1)
a. Sebagai pengembangan dirib. Kegiatan dilaksanakan secara sukarelac. Kegiatan kelompok bukan pribadid. Menerapkan teknik “quality circle”
dengan bantuan statistike Permasalahan dibahas urusan pekerjaan
sehari-hari
13
POKOK-POKOK KEGIATAN (2)
f. Dilakukan secara berlanjutg.Menghasilkan pengembangan bersamah.Menuntut kreativitas kelompoki. Membutuhkan partisipasi setiap anggotaj. Kegiatan terutama berhubungan dengan
mutu dan permasalahannya, masalah perbaikan dan pengembangannya.
14
PERANAN PEMIMPIN KELOMPOK (1)
a. Berperan aktif dalam kelompokb. Beorientasi dan ikut berkepentingan
mengarahkan kegiatanc. Menciptakan kerja sama antar anggota untuk
memperoleh keterlibatan setiap orang, bebas berbicara berbagai pengalaman
d. Menciptakan hubungan kelompok dengan kelompok yang lain, serta hubungan dengan organaisasi lini
15
PERANAN PEMIMPIN KELOMPOK (2)
e.Menciptakan kerjasama dengan pengelola hubungan sejawat misalnya Karo Personalia, Kabag Perencanaan, Kapusdiklat, Fasilitator dan Kelompok
f. Menciptakan hubungan yang saling menguntungkan antar anggota
g.Mendorong anggota kelompok untuk penerapan teknik-teknik “circle” di tempat kerja.
16
PERANAN FASILITATOR (1)
a. Mengordinasikan kelompok yang dibawah bimbingannya
b. Berperan serta dalam pertemuan kelompok
c. Mengarahkan dan membina kegiatan kelompok agar sesuai jadwal kegiatan
d. Melatih pimpinan kelompok dalam teknik-teknik circle
17
PERANAN FASILITATOR (2)e.Menetapkan kerjasama antar kelompok
dengan organisasi linif. Mendorong dan memberi semangat kepada
sesama anggota kelompokg.Menghubungkan kepentingan perusahaan
dengan kepentingan kelompokh.Memberikan laporan perkembangan,
kelompok-kelompok kepada perusahaan atau koordinator bidang GKM
18
KENDALA (1)a.Sikap meremehkan terhadap orang
lain:Acuh tak acuh terhadap orang lainSering memotong pembicaraan orang lainMenggurui atau mendominasi atau
memprovokasiTidak menghadiri pertemuan/ absen
19
KENDALA (2)b.Sikap meremehkan terhadap diri sendiri: Takut berbicara Takut salah Takut berperan aktif Takut mengeluarkan pendapat Lebih senang mengamankan diri Banyak berasumsic. Menggunakan Anggaran yang Salah.
20
TUJUH ALAT GKM (1)1. Lembar pengumpulan data dirancang
sendiri sesuai dengan keperluan dan stratifikasi, yang juga diperlukan untuk :
- membantu memahami situasi - memudahkan menganalisis data - mengendalikan proses/pekerjaan - mengambil keputusan - membuat rencana atau perbaikan
21
TUJUH ALAT GKM (2)2. Stratifikasi bertujuan untuk menguraikan/
mengklasifikasikan persoalan menjadi kelompok/golongan sejenis yang lebih kecil atau menjadi unsur tunggal dari persoalan serta menghilangkan salah interpretasi. Juga berguna untuk melihat dengan rinci karakteristik kualitas dan juga akibat pelaksanaan asumsi pada karakteristik kualitas tsb.
22
TUJUH ALAT GKM (3)
3. Diagram pareto yang menggam-barkan masing-masing jenis masalah terhadap keseluruhan. Daerah masalah dipersempit karena selalu ada yang dominan. Dapat dilakukan penggambaran keadaan sebelum dan sesudah perbaikan.
23
TUJUH ALAT GKM (4)
4. Diagram sebab akibat dikenal dengan “fish bone/tulang ikan” Beberapa yang penting antara lain :
- Menentukan faktor yang berpengaruh pada karakteristik mutu
- Prinsipnya bebas terhadap penyebab-penyebab yang sebenarnya dan masing-masing berdiri sendiri
24
Diagram sebab-akibat…..
- Untuk pengisian diperlukan sumbang saran
- Untuk membantu dalam menentukan faktor-faktor yang berpengaruh digunakan 4 M dan 1 L (Mesin/peralatan, Manusia, Metode/cara, Material/bahan dan Lingkungan)
25
Mutu
SebabAkibat
AkibatMATERIAL MESIN
MANUSIAMETODELINGKUNGAN
26
TUJUH ALAT GKM (5)
5. Histogram Untuk memudahkan mengetahui penyebaran data yang ada agar persoalan dapat dilihat dengan jelas. Dalam hal ini diperlukan pengetahuan tentang statistik distribusi normal, sehingga batasan rata-ratanya menjadi jelas)
27
TUJUH ALAT GKM (6)6. Diagram pencar dan korelasi untuk
memperlihatkan hubungan/ korelasi dari suatu penyebab atau faktor yang berkesinambungan dengan karakterisitik mutu yang mungkin :
- berkorelasi positif - berkorelasi negatif - tak ada korelasi
28
TUJUH ALAT GKM (7)7. Grafik/bagan pengendalian mutu dapat
berupa balok, lingkaran atau garis yang dibuat agar data lebih cepat, lebih mudah untuk dibaca, jelas dan menarik untuk dilihat. Sedangkan bagan merupakan grafik garis yang mencantumkan batas maksimum dan minimum sebagai batas pengendalian, sehingga penyimpangan lekas dapat dideteksi
29
PEMECAHAN PERSOALANMenyeleksi persoalan
Oleh Lingkaran
Pelaksanaan keputusanOleh manajer
Persentasi kepadaManager
Oleh lingkaran
Pemecahan Oleh lingkaran
AnalisisOleh lingkaran
Data diperolehAnggota lingkaranAtau manajer
30
KUNCI KEBERHASILAN GKM
1. Iklim yang mendukung
2. Komitmen manajemen puncak
3. Pemilihan sasaran4. Informasi dan
komunikasi
5. Sifat kesukarelaan6. Pentingnya
pelatihan7. Tumbuh bertahap
tapi mantap8. Selalu terbuka dan
positif
31
UKURAN KEBERHASILAN (1)
1. Mutu yang dapat diukur dengan :- kerusakan/jam atau orang
- afkiran/pembikinan per unit - data pengendalian dari pelanggan2. Biaya dilihat dari nisbah biaya mutu : - biaya kegagalan - biaya total pembikinan
32
UKURAN KEBERHASILAN (2)
- biaya total mutu - Biaya penjualan3. Sikap Ukurannya dapat mencakup - perpindahan tenaga kerja - kemangkiran - pengurangan kecelakaan - kemacetan - survei sikap
33
SARAN PENGOPERASIAN (1)
a. Partisipasi merata dan menyeluruh karena merupakan kegiatan kelompok, bukan pentas untuk jumlah orang yang terbatas, orang-orang yang cakap, bintang yang menonjol, tetapi untuk semua orang yang berpartisipasi secara sukarela
b. Diskusi semua peserta dapat berbicara secara bebas dan terus terang, termasuk mau mendengarkan orang lain dengan pikiran dan hati yang terbuka
34
SARAN PENGOPERASIAN (2)
c.Dimulai dengan masalah yang mendesak dan kecil, kemampuan untuk memecahkan persoalan yang lebih sukar lambat laun akan diperoleh. Para anggota akan menghargai kesenangan memecahkan masalah
d.Menegakkan kondisi pengendalian menjamin operasi yang mantap dan terkendali dan mengambil langkah-langkah positif untuk menghentikan masalah yang berulang dan mendahului masalah yang akan timbul
35
SARAN PENGOPERASIAN (3)
e. Praktek Para anggota mempelajari berbagai teknik dan mengajukan ide-ide. Teori dan ide-ide tersebut diterapkan bersama-sama.
f. Para manajer GKM hanya akan tumbuh jika manajer melibatkan diri untuk memberikan bimbingan, dukungan dan menunjukkan hormat kepada umat manusia
36
TEKNIK DASAR (1)a. GKM pada dasarnya adalah konsep
sederhana dan kesederhanaan menjadi daya tarik utama
b. Orang yang memberikan pelatihan mampu menyajikan gagasan yang dapat langsung dicerna oleh penerima, jangan yang muluk-muluk
37
TEKNIK DASAR (2)c. Dalam memperkenalkan teknik GKM
perlu diperhatikan tahapan-tahapannya, dimulai dengan yang paling dasar, yang dilanjutkan dengan yang lebih canggih
d. Laporan “circle” dibuat satu halaman sehingga segala cerita tentang kegiatan circle tersebut dapat sekaligus terlihat.
38
AUDIT PERSONALIA
Latar Belakang Kesalahan kebijakan (tidak tepat atau ketingalan jaman) serta perlu evaluasi
Arti pemeriksaan kualitas kegiatan personalia
Maksud memberikan umpan balik tentang fungsi personalia
39
KEGUNAAN AUDIT (1)Mengindentifikasi sumbangan Ro-peg
terhadap organisasiMeningkatkan kesan Ro-peg ProfesionalMendorong Tanggung-jawab lebih besarMenstimulasi keseragaman kebijakan
dan praktekMemperjelas tugas dan tanggungjawab
40
KEGUNAAN AUDIT (2)Menemukan masalah kritisMenekan biayaMenyelesaikan keluhanMeningkatkan kesediaan untuk menerima
perubahanEvaluasi SIM-Peg dan SIM keseluruhan
41
TUJUAN AUDIT
Menilai efektivitasMengenali aspek yang diperbaikiMempelajari aspek secara mendalamKemungkinan perbaikan dan
merekomendasikannya
42
MACAM AUDIT
Audit fungsi personalia mereviu kerja departemen personalia (Ro-Peg)
Audit pelaksanaan manajerialAudit kepuasaan karyawanAudit keuangan(financial audit)
43
AUDIT FUNGSIMengevaluasi semua fungsi MSDMTim audit hendaknya (1) Mengindentifika-
sikan siapa yang bertanggung jawab setiap kegiatan (2) menentukan sasaran yang akan dicapai (3) mereviu berbagai kebijakan (4) menentukan besaran sampel catatan dalam SIM-Peg (5) menyiapkan laporan (6) merekomendasikan koreksi (7) melaksanakan tindak lanjut.
44
AUDIT PELAKSANAAN MANAJERIAL
1. Mereviu pelaksanaan kebijakan dan prosedur oleh manajer
2. Bila mereka mengabaikan kebijakan personalia atau melanggar hukum perburuhan, auditor hendaknya mengemukakan kesalahan-kesalahan tersebut untuk dikoreksi
45
AUDIT KEPUASAN KARYAWAN
Bila kebutuhan karyawan tidak terpuaskan, meningkatnya absensi, seringnya rotasi, kegiatan serikat kerja bertambah
Kumpulkan data dari karyawan tentang gaji, benefit, praktek pengawasan, Rencana kerja karir dan umpan balik prestasi kerja
46
5 PENDEKATAN RISET PERSONALIA
Pendekatan komparatif membandingkan dengan perusahaan lain
Pendekatan wewenang dari luar konsultan
Pendekatan statistik pakai standar Pendekatan kepatuhan tengok
pelanggaran disiplin Pendekatan MBO lihat hasil
47
AUDIT KEUANGAN
Yang mempunyai orientasi penguji-an/penilaian secara independen dan objektif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta data keuangan /administrasi untuk memberikan perlindungan keamanan aset perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan internal kontrol yang diterapkan.
48
NORMA AUDIT
Kemandirian strukturKemahiran jabatanRuang lingkup tugasPelaksanaan AuditPengelolaan struktur/organisasi
49
KEMANDIRIAN
Harus dapat melakukan pekerjaan secara bebas dan objektif
Tanpa pengaruh dan tekanan dari luarMemungkinkan memberikan
pertimbangan yang tidak memihak
50
STRUKTUR/STATUS ORGANISASI (1)
Manajer audit harus bertanggung jawab kepada pimpinan puncak
Dapat berkomunikasi langsung dengan pimpinan puncak
Pengangkatan atau penggantian berdasar keahlian
51
STRUKTUR/STATUS ORGANISASI (2)
Tugas, wewenang dan tanggung jawab harus didefinisikan secara tertulis dan disetujui manajemen
Pimpinan audit dapat menyampaikan jadwal, rencana SDM, maupun biaya
Pimpinan audit harus menyampaikan laporan kegiatan secara berkala (sekurang-kurangnya setahun sekali.
52
OBJEKTIVITAS
Para auditor mempunyai sikap mental yang harus dipertahankan (tak boleh dipengaruhi pihak lain)
Kejujuran hasil pekerjaan harus dapat diyakini dan bukan merupakan hasil kompromi
Merekomendasikan standar pengendalian yang objektif
53
KEMAHIRAN JABATAN(Departemen Audit dan Internal Audit)
Memiliki pengetahuan, ketrampilan dan kecakapan ilmu yang diperlukan dalam melakukan audit yang layak
Mengetahui tugas pokok dan fungsi, aturan kepegawaian, aturan keuangan dan manajemen
Mampu merancang, mengawasi dan mengevaluasi.
54
RUANG LINGKUP AUDITMencakup pengujian, evaluasi sistem
pengendalian intern, & kualitas manajemenTingkat kepercayaan dan integritas informasiKetaatan terhadap kebijakan, rencana,
prosedur, dan ketentuan perundanganPerlindungan atas harta perusahaanAudit khusus: Pakai sumber daya efektif &
efisien dan Pencapaian tujuan/sasaran.
55
Pelaksanaan Audit, meliputi: perencanaan, pengujian dan evaluasi informasi, penyampaian dan tindak-lanjut audit.
Pengelolaan Struktur/organisasi, meliputi: tujuan, wewenang dan tanggung-jawab, perencanaan, kebijakan dan prosedur, manajemen dan pengembangan karyawan, serta jaminan mutu.