1. MANAJEMEN REPRESENTATIF fileDokumen Internal Dokumen yang diterbitkan/ dibuat oleh fungsi...

1.

MANAJEMEN REPRESENTATIF

PENGADILAN TINGGI TATA USAHA NEGARA MEDAN

2017

PENGADILAN TINGGI TATA USAHA NEGARA MEDAN JL. PERATUN MEDA ESTATE (20371),TELP.061-6627855 FAX. 061-6617552 web: www.pttun-meda.go.id , email: [email protected]

Disahkan Oleh Tanggal Efektif Revisi Nomor. Nomor Dokumen.

Ketua PT TUN 1 September 2017 01 PROKSI-01/MRE

PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI

Referensi: ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu; Klausul 7.5.2 dan 7.5.3 mengenai Pengendalian Informasi Terdokumentasi Keterkaitan: Manual Sistem Manajemen Mutu, Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan. Peringatan: Jika S.O.P ini tidak dilaksanakan, maka pengendalian informasi terdokumentasi tidak terlaksana dengan baik

Kualifikasi Pelaksana: Seluruh Karyawan/ Karyawati Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan. Peralatan/ Perlengkapan: Pencatatan Dan Pendataan:

1. Tujuan Untuk menetapkan, dan menjaga suatu sistem pengendalian, terhadap semua dokumen

dan data yang berhubungan dengan Mutu, agar:

1.1. Diperiksa akan ketetapannya, dan disahkan oleh pihak yang berwenang. 1.2. Tersimpan disemua area, dimana dokumen dan data mudah untuk diperoleh, dan

merupakan revisi yang terakhir.

2. Ruang Lingkup dan Tanggungjawab

2.1. Ruang lingkup dari prosedur ini adalah: ”Pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan”.

2.2. Mencakup identifikasi rekaman/catatan yang diperlukan untuk masing-masing fungsi. 2.3. Penetapan masa simpan, cara penyimpanan, penanggungjawab, dan cara

pemusnahan rekaman/catatan. 2.4. Penyusunan, sosialisasi, penerapan, penyimpanan dan pemeliharaan, dan

pemusnahan rekaman/catatan 2.5. Penanggungjawab prosedur ini adalah: Management Representative. 2.6. Pemilik Rekaman/Fungsi Terkait melakukan identifikasi semua rekaman yang

menjadi tanggung jawabnya. 2.7. Pemilik Rekaman/Fungsi Terkait melakukan pendaftaran dan menentukan masa

simpan dari masing-masing rekaman pada Daftar Induk catatan. 2.8. Apabila rekaman/catatan bersifat rahasia pemilik proses / fungsi terkait dapat

membatasi akses terhadap rekaman/catatan tersebut. 2.9. Jika tidak, Pemilik rekaman/Fungsi Terkait dapat menentukan mekanisme

penyimpanan rekaman/catatan agar mudah diakses dan terpelihara. 2.10. Pemilik rekaman/Fungsi Terkait melakukan pengecekan masa simpan secara

periodik. 2.11. Jika melewati masa simpan Pemilik rekaman/Fungsi Terkait melakukan pemusnahan

rekaman/catatan yang melewati masa simpan yang telah ditentukan. 2.12. Document Controller mendokumentasikan berita acara pemusnahan dokumen.





3. Referensi 3.1. ISO 9001: 2015 Sistem Manajemen Mutu; Klausul 7.5.2 dan 7.5.3; 4. Definisi

4.1. Informasi Terdokumentasi

informasi yang diperlukan untuk dikendalikan dan dipelihara oleh organisasi dan media di mana informasi tersebut terkandung

4.2. Dokumen Seluruh media pencatatan aktivitas, yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan, baik yang berbentuk Softcopy, maupun Hardcopy.

4.3. Dokumen Internal Dokumen yang diterbitkan/ dibuat oleh fungsi organisasi di Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan.

4.4. Dokumen Eksternal Dokumen yang diterbitkan oleh organisasi di luar Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan.

4.5. Data/ Rekaman Dokumen yang berasal dari aktifitas Sistem Manajemen Mutu Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan. Rekaman dapat berbentuk catatan, media elektronik, maupun media audio visual.

4.6. Rekaman/Catatan Rahasia

Dokumen yang hanya boleh diakses oleh personel tertentu yang telah ditunjuk oleh organisasi.

4.7. Formulir Dokumen / lembar isian yang dibuat, digunakan, dan dipelihara untuk merekam data yang dipersyaratkan oleh sistem manajemen. Formulir akan menjadi rekaman bila data dimasukkan.

5. Prosedur 5.1. Manajemen Representative sepenuhnya bertanggungjawab, untuk menetapkan

sebuah sistem pengendalian informasi terdokumentasi di Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan.

Dokumentasi Mutu harus terdiri dari:

a. Kebijakan dan Quality Objective (Sasaran Mutu) b. Konteks organisasi c. Manajemen Resiko d. Penjelasan dari ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu.





e. Penjelasan elemen utama dari Sistem Manajemen Mutu. f. Dokumen-dokumen, meliputi catatan yang diperlukan oleh standard ISO

9001:2015 Sistem Manajemen Mutu, dan; g. Dokumen-dokumen, termasuk catatan yang ditentukan oleh organisasi, yang

harus ada untuk memastikan perencanaan, operasi, pengendalian yang efektif, dari proses-proses yang berkaitan dengan Manajemen.

Dokumen-dokumen yang diperlukan oleh Sistem Manajemen Mutu ini harus dikendalikan.

Manajemen harus menetapkan, menerapkan, dan memelihara prosedur untuk:

a. Menyetujui dokumen sebelum diterbitkan. b. Mengkaji dan mengupdate sesuai kebutuhan dan menetapkan ulang dokumen. c. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terakhir dari dokumen

diidentifikasi. d. Memastikan bahwa versi yang relevan dengan dokumen yang berlaku tersedia

pada pengguna. e. Memastikan bahwa dokumen tetap berlaku, dan dapat diidentifikasi segera. f. Memastikan bahwa dokumen dari luar (eksternal), yang diperlukan untuk

perencanaan, dan operasional, dari Sistem Manajemen Mutu, diidentifikasi, dan pendistribusiannya dikendalikan, dan mencegah penggunaan yang tidak sesuai, dari dokumen usang (obsolete), dan menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen tersebut, jika disimpan untuk suatu kegunaan.

5.2. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu memiliki identitas sebagai berikut : 5.2.1. Manual Mutu. Dokumen manual Mutu memiliki susunan sebagai berikut:

1. Logo Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan. 2. Nama dan alamat Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan. 3. Nama dokumen. 4. Nomor dokumen. 5. Tanggal berlaku. 6. Status revisi. 7. No Halaman.

5.2.2. Standard Operating Procedure (S.O.P).

Dokumen S.O.P memiliki susunan sebagai berikut:

1. Logo Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan. 2. Nama dan alamat Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan. 3. Nama dokumen.





4. Nomor dokumen. 5. Tanggal berlaku. 6. Status revisi. 7. No Halaman.

5.3. Sistem Penomoran Dokumen Sistem Manajemen Mutu.

Sistem penomoran dari dokumen, yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan, mengikuti pedoman sebagai berikut:

Terdapat 4 (empat) tingkat dari dokumen, dalam Sistem Manajemen Mutu Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan. Tingkat ke-1: Manual (Pedoman). Panduan ini untuk Manajemen, yang menjelaskan semua elemen dasar dari Sistem Manajemen Mutu.

Tingkat ke-2: Prosedur & S.O.P . Dokumen tingkat ke-2 ini berlaku pada proses, dan dapat menyangkut beberapa departemen.

Tingkat ke-3: Form, Checklist, atau Standar Eksternal. Dokumen tingkat ke-3 ini menjelaskan Dokumentasi pendukung yang diperlukan, untuk mendukung dokumen level ke-1 dan ke-2, atau standar dari luar Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan (eksternal), yang dijadikan standar Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan, tanpa merubah isi dari standar tersebut, seperti: regulasi, manual, dll.

Tingkat ke-4: Rekaman Dokumen tingkat ke-4 ini merupakan bukti penerapan dari Sistem Manajemen Mutu.

Manajemen harus mengendalikan dokumen dalam ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu, melalui: penomoran dan identifikasi yang sesuai.

Penomoran dokumen dilakukan sesuai dengan sistem penomoran yang telah

disepakati, dan tercantum dalam LAMPIR-01/PROKSI-01/MRE dalam prosedur ini. 5.4. Pengesahan

Manual Mutu, S.O.P , disahkan, dan direview oleh penanggungjawab, seperti tertera dibawah ini:





1. Manual Mutu (Dokumen level I);

Disahkan oleh : Ketua Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan Diperiksa oleh : Management Representative

2. Prosedur/ S.O.P (Dokumen level II);

Disahkan oleh : Ketua Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan Diperiksa oleh : Management Representative

Untuk Form dan Check sheet, disahkan sesuai dengan prosedur dan S.O.P yang terkait, atau sesuai dengan keperluan di Departemen/ area masing-masing.

Petugas pengendali dokumen (DCC) yaitu Management Representative bertanggungjawab terhadap hal-hal: Mengendalikan semua dokumen. Memastikan semua dokumen yang telah ditetapkan tersimpan, dan disyahkan,

sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen. Memastikan keterkinian dokumen, dan pendistribusiannya di setiap area. Menarik semua dokumen yang sudah tidak berlaku lagi.

5.5. Status Dokumen

a. Dokumen Terkendali (Controlled Document) Dokumen terkendali didistribusikan dengan cara: Mengisi form distribusi. Dokumen print asli/ document fotocopy, dan memberi cap “Controlled

Document” warna Biru. Memberi Nomor Distribusi pada dokumen yang akan didistribusikan. Membuat “Daftar Induk Dokumen”. Menarik kembali dokumen yang terkendali, dan sudah tidak digunakan,

untuk dimusnahkan, guna mencegah pemakaian yang tidak disengaja.

b. Dokumen tidak terkendali (Uncontrolled Document) warna Merah. Semua dokumen yang didistribusikan kepada pihak lain, tetapi tidak digunakan sebagai acuan, atau hanya sebagai informasi, dan sifatnya tidak dikendalikan, maka dokumen tersebut tidak diberi identitas.

c. Dokumen Kadaluarsa Untuk mempermudah dan mampu menelusuri isi dokumen, dokumen asli yang sudah tidak digunakan dikendalikan dengan cara:





Memberi cap “Dokumen Kadaluarsa” (Obsolete) dengan warna Hitam. Menyimpan dikelompok dokumen yang sudah tidak digunakan. Membuat daftar dokumen yang sudah tidak digunakan. Menyimpan dokumen Mutu, dengan masa kadaluarsa minimal 2 (dua) tahun

dari tanggal pembuatan.

5.6. Pengamanan dokumen di perangkat lunak Dokumen yang ada di perangkat lunak, diamankan dengan cara yang sesuai, agar

terhindar dari perubahan yang tidak disengaja, atau yang tidak diinginkan. Bila terjadi kerusakan atau kecelakaan, masih ada dokumen yang relevan yang

disimpan secara aman, serta diperbaharui bila perlu. Menentukan penanggung jawab, serta prosedur pengamanan yang digunakan. 5.7. Peninjauan ulang dan revisi dokumen Pimpinan kerja atau personil yang berwenang, bertanggung jawab untuk

mendokumentasikan prosedur yang berpengaruh terhadap Mutu, melakukan peninjauan ulang minimal 1 (satu) kali dalam setahun, atau merevisi apabila diperlukan, serta menyerahkan kepada Management Representative, untuk kemudian disahkan, dan mendistribusikan ke seluruh Department.

Department bertanggung jawab untuk mendistribusikan, dan mensosialisasikan ke

semua fungsi, atau personil yang relevan. Khusus untuk S.O.P , peninjauan dilakukan oleh masing-masing pimpinan unit kerja.

6. DokumenTerkait

LAMPIR-01/PROKSI-01/MRE tentang Penomoran Dokumen

FORMUL-01/PROKSI-01/MRE tentang Distribusi Dokumen

FORMUL-02/PROKSI-01/MRE tentang Permintaan Dokumen

FORMUL-03/PROKSI-01/MRE tentang Perubahan Dokumen

FORMUL-04/PROKSI-01/MRE tentang Daftar Induk Dokumen

FORMUL-05/PROKSI-01/MRE tentang Daftar Induk Dokumen Eksternal

LAMPIR-01/PROKSI-01/MRE Sistem Penomoran Dokumen Sistem Manajemen Mutu Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan Untuk memudahkan penelusuran dan identifikasi dokumen sistem manajemen mutu, Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan menerapkan sistem penomoran dokumen dengan kode berupa inisial dan susunan struktur penomoran unik sebagai berikut:

Struktur dokumen Inisial dokumen

Manual Mutu MANUAL

Prosedur dan Instruksi Kerja PROKSI

Formulir kerja, Checklist, Blanko FORMUL

Lampiran LAMPIR

Struktur bagian Inisial bagian

Management Representative MRE

Hakim KIM

Panitera / Panitera Pengganti PAN

Juru sita JUR

Kepaniteraan Perkara PER

Kepaniteraan Hukum HUM

Sub Bagian Keuangan dan Pelaporan KEU

Sub Bagian Perencanaan Program dan Anggaran

REN

Sub Bagian Kepegawaian dan Teknologi Informasi

PEG

Sub Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga

TUR

Pengadaan Barang Jasa PJP

Gambar 1. Matriks kode unik penomoran

a. Sistem penomoran dokumen level satu (1) Manual Mutu, yang digunakan adalah sebagai berikut :

struktur dokumen – no urut dokumen

Contoh: No. Dokumen: MANUAL-01 (baca; manual mutu)

b. Sistem Penomoran jenis dokumen level dua (2) prosedur dan instruksi kerja, yang digunakan adalah sebagai berikut:

b.1.Sistem penomoran prosedur kerja:

Inisial prosedur – no urut prosedur / inisial bagian

Contoh: No. Dokumen: PROKSI-001/MRE (baca; prosedur ke satu milik manajemen representatif) c. Sistem Penomoran jenis dokumen level tiga (3) formulir kosong dan checklist, yang

digunakan adalah sebagai berikut: c.1.Sistem penomoran formulir kosong di dalam prosedur kerja:

Inisial formulir kosong – no urut formulir / inisial prosedur – no urut prosedur kerja / inisial bagian

Contoh 1: No. Dokumen: FORMUL-01/PROKSI-01/MRE (baca; formulir kosong ke satu dari prosedur kerja ke satu milik bagian warehouse) c.2.Sistem penomoran checklist kosong di dalam prosedur kerja dan di dalam instruksi

kerja pada satu prosedur kerja, strukturnya sama dengan penomoran formulir kosong (lihat c.1.)

c.3.Pemberian nomor dokumen untuk formulir kosong dan checklist kosong ditempatkan

pada sisi kanan atas.

FORMUL-01/PROKSI-01/MRE

FORM DISTRIBUSI DOKUMEN

Judul Dokumen :

Nomor Dokumen :

Status Revisi :

Tanggal :

Jumlah Halaman :

NOMOR NAMA BAGIAN TANGGAL TANDA

TANGAN/ PARAF

Kepada Department: __________________________________

Diserahkan oleh:


FORM PERMINTAAN DOKUMEN Mohon diberikan copy dokumen sebagai berikut:

NOMOR NOMOR DOKUMEN

NAMA DOKUMEN STATUS DOKUMEN

UNCONTROLLED DOCUMENT




TUJUAN PENGGUNAAN:

Tanggal Permintaan:

Disetujui oleh: Pemohon:


FORM PERUBAHAN DOKUMEN

Judul Dokumen :

Nomor Dokumen :

Status Revisi :

Tanggal :

URAIAN PERUBAHAN:

ALASAN PERUBAHAN:

Disetujui oleh: Dibuat oleh:


FORM DAFTAR INDUK DOKUMEN

NO NAMA STRUKTUR NO DOKUMEN NAMA DOKUMENNO. FORM / BLANKO /

CEKLIST

FORM / BLANKO /

CEKLIST

PROSES DALAM

SISTEM

MANAJEMEN

MUTU

REVISI TANGGAL KLAUSUL TERKAIT

DEPARTEMENT/FU

NCTION/PERSON

IN-CHARGE

NOTE


DAFTAR DOKUMEN EKSTERNAL

Bagian : _________________________

No Judul Metode Simpan

Lokasi Penanggung

Jawab




PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN

Referensi: ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu; Klausul 7.5.3 Pengendalian Catatan Keterkaitan: Manual Sistem Manajemen Mutu, Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan. Peringatan: Jika S.O.P ini tidak dilaksanakan, maka pengendalian rekaman tidak terlaksana dengan baik


1. TUJUAN

Prosedur ini mengatur tata cara pengendalian rekaman untuk memudahkan dalam penyimpanan, perlindungan dari kemungkinan kerusakan dan kehilangan, cara penemuan kembali.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini diterapkan untuk semua arsip di Pengadilan Tinggi Tata Usaha Medan

3. REFERENSI

3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008 klausul 7.5.3 Pengendalian

Informasi Terdokumentasi

4. DEFINISI

4.1 Rekaman : Arsip, merupakan bukti pencatatan hasil

pekerjaan. 4.2 Arsip Aktif : Arsip yang masih dipergunakan secara

langsung dalam proses pelaksanaan pekerjaan.

4.3 Arsip Inaktif : Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan pekerjaan.

4.4 Arsip hardcopy

: Arsip yang tercetak dalam bentuk fisik (misal: media kertas).

4.5 Arsip softcopy : Arsip yang tersimpan dalam perangkat



Ketua PT TUN 1 Maret 2016 00 PROKSI-02/MRE


elektronik (misal: komputer) dan tidak dicetak.

4.6 Arsip Umum : Arsip yang aksesnya tidak terbatas. Setiap personil Pengadilan Tinggi Tata Usaha Medan maupun pihak berkepentingan dapat mengakses arsip tersebut tanpa pembatasan hak akses.

4.7 Arsip Rahasia : Arsip yang aksesnya dibatasi. Hanya pihak-pihak tertentu yang bisa mengakses arsip tersebut demi kepentingan pekerjaan dan Pengadilan Tinggi Tata Usaha Medan

4.8 Daftar Induk Rekaman

: Sebuah daftar yang berisi: jenis-jenis rekaman yang dimiliki dan menjadi tanggung jawab tiap-tiap personil, media rekaman, lokasi simpan, cara perlindungan

5. TANGGUNG JAWAB

5.1 Masing-masing personil di setiap Bagian bertanggung jawab atas

pengendalian seluruh arsip aktif yang menjadi bukti pencatatan pekerjaan.

6. KETENTUAN UMUM

6.1 Jenis arsip yang dimiliki Pengadilan Tinggi Tata Usaha Medan adalah

arsip dalam bentuk hardcopy (kertas) dan arsip dalam bentuk softcopy yang tersimpan dalam perangkat komputer.

6.2 Pengarsipan dilakukan secara desentralisasi oleh masing-masing Bagian.

7. URAIAN PROSEDUR

7.1 Identifikasi Arsip

Masing-masing bagian mengidentifikasi arsip yang menjadi bukti pekerjaan / kegiatan dan tanggung jawabnya.

7.2 Penyimpanan Arsip

7.2.1 Setiap arsip disimpan oleh masing-masing pemilik arsip dilokasi yang mudah diakses saat dibutuhkan, termasuk arsip dalam bentuk softcopy.





7.2.2 Arsip aktif dalam bentuk hardcopy dipastikan tersedia dan

dengan mudah dapat diakses. 7.2.3 Arsip inaktif dalam bentuk hardcopy disimpan secara terpisah

agar mudah dalam identifikasi 7.2.4 Arsip-arsip dalam bentuk softcopy disimpan dalam komputer

dengan lokasi dan identitas yang mudah diakses. 7.2.5 Arsip-arsip rahasia disimpan dengan perlindungan yang

berbeda dengan arsip-arsi pumum.

7.3 Perlindungan dan Penemuan Kembali Arsip

7.3.1 Saat diperlukan, seluruh arsip harus dapat dengan mudah ditemukan dan ditunjukkan.

7.3.2 Untuk itu seluruharsip dalam penyimpanannya harus dilindungi dari kehilangan maupun kerusakan

7.3.3 Arsip dalam bentuk hardcopy disimpan ditempat aman namun mudah untuk diakses, dengan identitas jelas. Sedangkan arsip dalam bentuk softcopy disimpan dimasing-masing perangkat komputer dengan folder dan nama file yang jelas sesuai isi file.

7.3.4 Arsip rahasia dalam bentuk hardcopy disimpan dalam lemari terkunci, sedangkan arsip rahasia dalam bentuk softcopy diatur hak aksesnya menggunakan password.

8. ARSIP TERKAIT

8.1 FORMUL-01/PROKSI-02/MRE Daftar Induk Rekaman






No. JudulMetode

SimpanLokasi

Penanggung

Jawab

DAFTAR INDUK REKAMAN




PROSEDUR INTERNAL AUDIT

Referensi : ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu; Klausul 9.2 Internal Audit Keterkaitan : Manual Sistem Manajemen Mutu, Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan. Peringatan : Jika S.O.P ini tidak dilaksanakan, maka internal audit tidak terlaksana dengan baik


1. TUJUAN

Prosedur ini dibuat sebagai pedoman dalam menguji dan menilai kesesuaian dan keefektifan penerapan sistem manajemen mutu melalui pelaksanaan audit internal, sebagai bahan tinjauan manajemen dan tindakan perbaikan.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup proses perencanaan audit, pelaksanaan, sampai dengan tindak lanjut pada semua bagian yang terkait dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 di Pengadilan Tinggi Tata Usaha Medan.

3. REFERENSI

3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2015 klausul 9.2 Internal Audit;

3.2 SOP Nomor : PROKSI-06/MRE tentang Tinjauan Manajemen

4. DEFINISI

4.1 Audit : Suatu pengujian yang sistematik dan independen untuk menentukan apakah kegiatan mutu dan hasil-hasil yang sesuai dengan perencanaan diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai tujuan.

4.2 Auditor : Personil yang melakukan audit.

4.3 Koordinator Auditor

: Personil yang memimpin dan bertanggung jawab terhadap tim audit.

4.4 Auditee : Bagian yang diaudit.

4.5 Bukti Audit : Rekaman/arsip pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.

4.6 Check list : Alat bantu yang digunakan dalam pelaksanaan audit untuk mencatat hal-hal yang akan





ditanyakan/ dipantau selama pelaksanaan audit.

4.7 Opening Meeting : Rapat pembukaan audit internal yang dipimpin yang dipimpin oleh Koordinator Auditor dan dihadiri oleh seluruh perwakilan tiap Bagian yang akan diaudit untuk menyampaikan detail rencana pelaksanaan audit internal.

4.8 Closing Meeting : Rapat penutupan audit internal yang dipimpin oleh Koordinator Auditor dan dan dihadiri oleh seluruh perwakilan Bagian yang telah diaudit untuk menyampaikan hasil kegiatan audit internal.

4.9 Temuan Audit : Hasil penilaian bukti audit terhadap kriteria audit. Temuan audit dibagi ke dalam Ketidaksesuaian dan Saran Perbaikan.

4.10 Ketidaksesuaian : Suatu kondisi dimana terdapat penyimpangan antara pelaksanaan dengan kriteria audit.

4.11 Saran Perbaikan : Suatu kondisi dimana terdapat peluang untuk sebuah peningkatan.

4.12 Kesesuaian : Suatu kondisi dimana antara pelaksanaan dengan kriteria audit sudah sesuai.

4.13 Kriteria Audit : Set kebijakan, prosedur, atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan atau acuan dalam proses audit

4.14 Koreksi : Tindakan yang dilakukan oleh auditee untuk menutup ketidaksesuaian.

4.15 Tindakan Korektif : Tindakan yang dilakukan oleh auditee untuk memperbaiki ketidaksesuaian untuk mencegah berulangnya ketidaksesuaian. Tindakan korektif merupakan bagian dari proses peningkatan berkesinambungan.

5. TANGGUNG JAWAB

5.1 Manajemen Puncak bertanggungjawab dalam membuat Program Audit Internal Tahunan, memastikan Program Audit Internal Tahunan berjalan, menunjuk Koordinator Auditor, mengeluarkan Surat Tugas, menyetujui hasil verifikasi temuan audit serta mengeluarkan Surat Peringatan.

5.2 Koordinator Auditor bertanggungjawab dalam membuat Rencana Pelaksanaan Audit Internal, memimpin pelaksanaan audit, memimpin opening meeting dan closing meeting dan membuat Laporan Audit Internal.

5.3 Auditor bertanggungjawab dalam melaksanakan audit sesuai dengan kriteria audit, melakukan verifikasi hasil temuan audit.

5.4 Auditee bertanggungjawab dalam memberikan data dan informasi terkait kepentingan audit, menganalisa dan melakukan tindakan korektif atas temuan audit.





5.5 Menejemen Puncak bertanggungjawab dalam menyetujui Program Audit Internal Tahunan dan melakukan tinjauan manajemen.

6. KETENTUAN UMUM

6.1 Audit Internal dilaksanakan minimal 1(satu) kali dalam setahun.

6.2 Dalam hal penentuan frekuensi pelaksanaan audit, maka yang dapat dijadikan pertimbangan adalah hal-hal sebagai berikut:

Keluhan pencari keadilan/masyarakat

Permintaan tindakan korektif dan tindakan pencegahan

Hasil audit sebelumnya

Jika Program Audit Internal Tahunan tidak terlaksana sesuai dengan yang sudah ditetapkan, maka Manajemen Puncak harus membuat reschedule Program Audit Internal Tahunan dan pernyataan alasan perubahan jadwal audit tersebut

6.3 Auditor harus orang independen yang tidak langsung berkaitan dengan prosedur maupun proses yang diaudit atau yang menjadi tanggung jawabnya dan sudah mengikuti pelatihan auditor internal.

6.4 Tim Auditor Internal ditetapkan melalui Surat Tugas dari Manajemen Puncak

6.5 Audit internal dilaksanakan oleh tim audit yang sedikitnya berjumlah 2 (dua) orang.

6.6 Temuan audit internal dinyatakan ditutup apabila verifikasi telah dilakukan oleh auditor dan diketahui Manajemen PuncakPermintaan tindakan korektif dan tindakan pencegahan

7. URAIAN PROSEDUR

7.1 Proses Perencanaan Audit

7.1.1 Manajemen Puncak membuat Program Audit Internal Tahunan.

7.1.2 Berdasarkan Program Audit Internal Tahunan, Manajemen Puncak menunjuk Koordinator Auditor beserta tim audit sesuai dengan waktu yang disepakati.

7.1.3 Tim audit yang terbentuk ditegaskan dalam Surat Tugas yang

ditandatangani oleh Manejemen Puncak.

7.1.4 Koordinator Auditor yang sudah ditunjuk menyiapkan Rencana Pelaksanaan Audit Internal beserta perangkat audit seperti Check list Audit Internal dan Formulir Temuan Audit Internal.





7.2 Proses Pelaksanaan Audit

7.2.1 Koordinator Auditor memimpin opening meeting untuk memperkenalkan anggota timnya beserta tugas-tugas yang akan dilaksanakan, menjelaskan lingkup audit, serta standar dan metode dalam melakukan audit.

7.2.2 Auditor meninjau implementasi sistem mutu dan mencocokkannya dengan kriteria audit.

7.2.3 Temuan yang didapatkan selama proses audit dicatat dalam Formulir

Temuan Audit Internal.

7.2.4 Koordinator Auditor mendiskusikan seluruh temuan dengan auditor sebelum mengumumkan temuan pada closing meeting.

7.2.5 Koordinator Auditor memimpin closing meeting untuk menyampaikan

hasil temuan selama audit yang telah dituliskan dalam Formulir Temuan Audit Internal.

7.2.6 Pada closing meeting, Koordinator Auditor bersama auditee menyepakati

tanggal rencana penyelesaian tindakan korektif.

7.2.7 Selanjutnya Koordinator Auditor menyerahkan Formulir Temuan Audit Internal yang telah disepakati dengan auditee kepada Manajemen Puncak.

7.2.8 Sekretaris ISO menyalin Formulir Temuan Audit Internal tersebut dan

menyalinnya dalam Log Status Audit Internal untuk dapat memantau proses tindak lanjut.

7.2.9 Formulir Temuan Audit Internal yang asli diserahkan kepada auditee

untuk ditindak lanjuti.

7.2.10 Seluruh arsip kegiatan audit internal dipelihara oleh Sekretaris ISO.

7.2.11 Seluruh status temuan audit internal akan dibahas bersama dengan tiap Bagian serta pihak terkait lainnya dalam Rapat Tinjauan Manajemen sesuai ketentuan.

8. ARSIP TERKAIT

8.1 FORMUL-01/PROKSI-03/MRE Jadwal Pelaksanaan Audit

8.2 FORMUL-02/PROKSI-03/MRE Checklist Audit Mutu Internal

8.3 FORMUL-03/PROKSI-03/MRE Form Non Conformity Report

8.4 FORMUL-04/PROKSI-03/MRE Rekapitulasi Laporan Audit Internal


JADWAL PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL

No Tanggal Waktu Bagian Auditor Auditee No.Doc Aktivitas/ Elemen Sistem

Mutu Keterangan


CHECKLIST AUDIT MUTU INTERNAL

Departement/ Aktivitas yang diaudit: Auditor

Auditee

Tanggal audit : Hal: ….. dari …..

No Check List Hasil Pengamatan Keputusan


NON-CONFORMITY REPORT

Aktivitas: No. Laporan

Referensi Non Conformity Report:

Penyebab:

Auditor Auditee

Date Date

Details of Corrective Action plan

PIC Due date

Review date

Auditee:

Date

Corrective Action Reviewed

Auditor:

Date:


REKAPITULASI LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL

Date: ………………………..

No Doc.No Prosedur/ Program/ Aktivitas

Non conformity/ Observasi

Penyebab Corrective

Action PIC Auditor

Due Date

Review

Dibuat: Disetujui tgl:

Auditor Mutu Internal

Wakil Manajemen Mutu




PROSEDUR PENGENDALIAN LAYANAN TIDAK SESUAI

Referensi: ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu; Klausul 8.7 Kendali atas Output yang Tidak Sesuai Keterkaitan: Manual Sistem Manajemen Mutu, Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan. Peringatan: Jika S.O.P ini tidak dilaksanakan, maka pengendalian layanan tidak sesuai tidak terlaksana dengan baik

Kualifikasi Pelaksana: Seluruh Karyawan/ Karyawati Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan. Peralatan/ Perlengkapan:

Pencatatan Dan Pendataan:

1. TUJUAN

Prosedur pengendalian layanan tidak sesuai ini bertujuan untuk mengidentifikasikan dan mengendalikan layanan Pengadilan Tinggi Tata Usaha Medan yang tidak memenuhi persyaratan. .

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini diterapkan untuk seluruh jenis layanan yang termasuk dalam ruang lingkup penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang dihasilkan oleh Pengadilan Tinggi Tata Usaha Medan kepada masyarakat mulai dari identifikasi ketidaksesuaian layanan hingga tindak lanjutnya.

3. REFERENSI

3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2015 klausul 8.7 Kendali atas output tidak sesuai 3.2 Persyaratan SMM ISO 9001:2008 klausul 10.2 Ketidaksesuaian dan Tindakan

Perbaikan 3.3 SOP Nomor : PROKSI-05/MRE tentang Tindakan Perbaikan 3.4 SOP Nomor : PROKSI-06/MRE tentang Tinjauan Manajemen 3.5 SOP Nomor : PROKSI-04/HUM tentang Penanganan Laporan Pengaduan

4. DEFINISI

4.1 Layanan tidak

sesuai : Layanan yang tidak sesuai dengan persyaratan

yang ditetapkan maupun yang dijanjikan kepada masyarakat

4.2 Layanan : Layanan yang diberikan oleh Pengadilan Tinggi Tata Usaha Medan kepada masyarakat

4.3 Ketidaksesuaian : Kondisi tidak tercapainya persyaratan.





4.4 Koreksi : Tindakan yang dikenakan pada suatu layanan

untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang terjadi 4.5 Tindakan Korektif : Tindakan yang dilakukan untuk menghilangkan

penyebab ketidaksesuaian yang terjadi dan mencegah berulangnya ketidaksesuaian.

5. TANGGUNG JAWAB

5.1 Setiap Kepala Bagian bertanggung jawab dalam memastikan bahwa tindakan

korektif yang diambil terhadap layanan tidak sesuai yang berulang efektif dan dapat mencegah terulangnya kembali kasus yang sama.

5.2 Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam:

5.2.1 Melakukan koordinasi dengan masing-masing bagian untuk melakukan

verifikasi tindakan korektif atas layanan tidak sesuai yang berulang dan

menjamin efektivitas tindakan tersebut

5.2.2 Melakukan tinjauan terhadap tindakan perbaikan yang belum efektif, dan

mengagendakan pembahasannya dalamTinjauan Manajemen

6. URAIAN PROSEDUR

6.1 Identifikasi Layanan Tidak Sesuai. 6.1.1 Layanan tidak sesuai bisa diidentifikasi selama dalam proses pelayanan

oleh masing-masing bagian maupun bila layanan itu sudah diterima oleh masyarakat.

6.1.2 Layanan tidak sesuai yang sudah diterima / digunakan oleh masyarakat, dan dilaporkan / disampaikan ke Pengadilan Tinggi Tata Usaha Medan secara resmi, ditangani sesuai dengan SOP Nomor: PROKSI-04/HUM tentang Penanganan Laporan Pengaduan.

6.1.3 Layanan tidak sesuai yang ditemukan selama proses pelayanan, akan

dilaporkan oleh pemilik layanan (Bagian) maupun penerima layanan / output dari Bagian terkait dan dicatat pada Register Layanan yang Tidak.

6.2 Penanganan Layanan Tidak Sesuai (yang ditemukan selama proses pelayanan). 6.2.1 Bagian yang menemukan layanan tidak sesuai dari Bagian lain dan sudah

mencatat dalam Register Layanan yang Tidak Sesuai, selanjutnya dilaporkan kepada Bagian yang menghasilkan layanan tersebut untuk dilakukan koreksi.





6.2.2 Layanan tidak sesuai yang sudah diperbaiki akan dikembalikan kepada

Bagian pelapor untuk dapat diproses lebih lanjut menjadi layanan yang sesuai persyaratan.

6.3 Tindakan Korektif

6.3.1 Jika layanan tidak sesuai di Pengadilan Tinggi Tata Usaha Medan terjadi berulang lebih dari 3 kali dalam setiap bulan, maka Kepala Bagian yang menemukan layanan tidak sesuai melaporkan kepada Wakil Manajemen, dan Wakil Manajemen melalui Sekretaris ISO meminta untuk dilakukan tindakan korektif dalam formulir Permintaan Tindakan Korektif.

6.3.2 Wakil Manajemen bersama dengan Bagian terkait mengidentifikasi ketidaksesuaian tersebut dan melakukan penelusuran penyebab hingga rencana tindakan korektif yang akan dilakukan Audit internal dilaksanakan oleh tim audit yang sedikitnya berjumlah 2 (dua) orang.

6.4 Tinjauan terhadap Layanan Tidak Sesuai Wakil Manajemen melakukan tinjauan terhadap seluruh tindakan korektif yang diambil atas layanan tidak sesuai yang berulang seperti pada point 6.3.1, untuk dibahas dalam Tinjauan Manajemen

7. ARSIP TERKAIT

Tidak ada.




PROSEDUR MANAJEMEN RESIKO

1. TUJUAN

Sebagai pedoman dalam mengidentifikasi, mengukur dampak dan resiko, serta mengendalikan dan memonitor Manajemen Resiko untuk mengintegrasikan proses manajemen resiko ke dalam perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi kinerja pada organisasi Pengadilan Tinggi TUN Medan.

2. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup manajemen resiko adalah melakukan identifikasi penilaian dan pengendalian resiko di seluruh aktifitas Pengadilan Tinggi TUN Medan, dengan lingkup kegiatan sebagai berikut :

1.1. Penentuan konteks resiko pelayanan

1.2. Identifikasi resiko pelayanan

1.3. Analisis resiko pelayanan

1.4. Penilaian resiko pelayanan

1.5. Pengendalian resiko pelayanan

1.6. Pemantauan dan tinjauan ulang

1.7. Koordinasi dan komunikasi penanganan resiko

3. DEFINISI

3.1 Resiko adalah peluang atau potensi terjadinya sesuatu yang akan mempunyai dampak tidak tercapainya tujuan terhadap sasaran, dan ketidakpastian dari sebab dan akibat yang diukur dengan frekuensi serta dampaknya, dengan tujuan meminimalisasi kerugian atau pun dampak negative / kerugian.

3.2 Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan penggunaan sumber daya organisasi yang lain agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

3.3 Manajemen Resiko merupakan perencanaan, pengorganisasian, dan penggunaan sumber daya organisasi dalam melakukan identifikasi, pengukuran, dan penanganan suatu sebab dan akibat dari ketidakpastian pada sebuah organisasi.

3.4 Kerangka Kerja Manajemen Resiko, adalah sekumpulan perangkat organisasi yang menyediakan landasan bagi perencanaan, penerapan, pemantauan dan tinjauan ulang serta perbaikan berkelanjutan terhadap manajemen resiko bagi seluruh organisasi.





2

3.5 Kriteria Resiko adalah kerangka acuan untuk mengukur besaran resiko yang akan dievaluasi.

3.6 Matriks Resiko (Risk Matrix) adalah alat untuk menggambarkan peristiwa Resiko dengan menggunakan rentang dampak dan kemungkinan.

3.7 Keberterimaan Resiko (Acceptable Risk), adalah keputusan Organisasi untuk menerima konsekuensi dan kemungkinan resiko tertentu;

3.8 Penilaian Resiko (Risk Assesment), adalah hasil dari proses analisa dan evalusi resiko secara keseluruhan;

3.9 Evaluasi Resiko (Evaluation of Risk), adalah proses yang biasa digunakan untuk menentukan manajemen resiko dengan membandingkan tingkat resiko terhadap standar yang telah ditentukan, target tingkat resiko dan kriteria lainnya;

3.10 Analisa Resiko adalah sebuah pendekatan sistematis dengan menggunakan informasi yang didapat untuk menentukan seberapa sering kejadian tertentu dapat terjadi dan besarnya konsekuensi tersebut;

3.11 Penghindaran Resiko (Risk Mitigation), adalah keputusan yang diinformasikan agar organisasi atau bidang tidak menjadi terlibat dalam situasi resiko;

3.12 Pemindahan Resiko (Risk Transfer), adalah mendelegasikan atau memindahkan suatu beban kerugian ke suatu Kelompok / Bagian lain melalui jalur hukum, perjanjian / kontrak, dan lain-lain

3.13 Konsekuensi adalah akibat dari suatu kejadian yang yang mempengaruhi sasaran dan dinyatakan secara kualitatif atau kuantitatif

3.14 Frekuensi adalah ukuran angka dari peristiwa suatu kejadian yang dinyatakan sebagai jumlah peristiwa suatu kejadian dalam waktu tertentu. Terlihat juga seperti kemungkinan dan peluang.

3.15 Pemantauan adalah pengecekan, pengawasan, pengamatan secara kritis, atau pencatatan kemajuan dari suatu kegiatan, tindakan, atau sistem untuk mengidentifikasi perubahan yang mungkin terjadi

3.16 Probabilitas adalah sebagai gambaran kualitatif dari peluang atau frekuensi. Kemungkinan dari kejadian atau hasil yang spesifik, diukur dengan rasio dari kejadian atau hasil yang spesifik terhadap jumlah kemungkinan kejadian atau hasil.

3.17 Bahaya (Hazard) adalah faktor intrinsik yang melekat pada sesuatu dan mempunyai potensi untuk menimbulkan kerugian

3.18 Kejadian adalah suatu peristiwa atau situasi, yang terjadi pada tempat tertentu selama interval waktu tertentu





3

3.19 Analisis Urutan Kejadian adalah tehnik yang menggambarkan rentangan kemungkinan (Probailitas) dan rangkaian akibat yang bisa timbul dari proses suatu kejadian

4. PENANGGUNG JAWAB

Fungsi mandat dan komitmen tercermin dalam Tugas dan Tanggung Jawab masing-masing bagian Organisasi, dimana Penanggung Jawab Utama dalam penerapan Manajemen Resiko adalah Ketua Pengadilan Tinggi TUN Medan. Peran dan Tanggung Jawab seluruh pihak yang terkait dalam Penerapan Manajemen Resiko adalah sebagai berikut:

4.1 Pengadilan Tinggi TUN Medan

Tugas dan Tanggung Jawab Pengadilan Tinggi TUN Medan yang juga sebagai Ketua Tim Akreditasi Penjaminan Mutu (TAPM), dalam melaksanakan Fungsi mandat dan komitmen adalah sebagai berikut : 4.1.1. Memberikan arahan kepada Manajemen Representatif untuk mengelola

resiko Organisasi melalui Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) di Pengadilan Tinggi TUN Medan;

4.1.2. Mengawasi dan memberikan saran perbaikan terhadap Manajemen Representatif atas penerapan Manajemen Resiko

4.2. Manajemen Representatif (MR)

Tugas dan Tanggung Jawab Manajemen Representatif dalam melaksanakan Fungsi Mandat dan Komitmen adalah sebagai berikut:

4.2.1. Menetapkan Prosedur penerapan Manajemen Resiko yang akan dikaji ulang secara periodik setiap 2 (dua) tahun sekali atau jika terdapat perubahan yang signifikan terhadap proses dan sistem manajemen mutu;

4.2.2. Memasukkan Manajemen Resiko dalam IKU (Indeks Kinerja Utama) Organisasi;

4.2.3. Memastikan sasaran Manajemen Resiko selaras dengan Rencana Strategis (RENSTRA) dan Sasaran Kinerja Pegawai (SAKIP);

4.2.4. Menetapkan Kriteria Resiko (Risk Criteria) yang digunakan sebagai ukuran kriteria level Resiko;

4.2.5. Bertanggung jawab atas penerapan Manajemen Resiko di Pengadilan Tinggi TUN Medan;

4.2.6. Mengembangkan Manajemen Resiko menjadi budaya Organisasi pada seluruh Jenjang jabatan Organisasi Pengadilan Tinggi TUN Medan;

4.2.7. Memastikan pelaksanaan peningkatan kompetensi sumber daya manusia (SDM) yang terkait dengan Manajemen Resiko;





4

4.2.8. Memastikan bahwa unit kerja Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Tinggi TUN Medan yang dibentuk untuk mengelola Manajemen Resiko telah berfungsi secara Independen;

4.2.9. Melaksanakan koordinasi penerapan Manajemen Resiko secara terintegrasi dengan para penanggung jawab bidang

4.2.10. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan resiko dan penerapan Manajemen Resiko di seluruh Kegiatan dan alur proses Pengadilan Tinggi TUN Medan;

4.2.11. Mengarahkan dan menetapkan tindak lanjut penanganan resiko yang perlu dilakukan terhadap resiko yang telah terindentifikasi;

4.2.12. Memastikan kompetensi tim penilai resiko telah berkompeten dalam melakukan penilaian resiko yang teridentifikasi.

4.2.13. Melaksanakan evaluasi penerapan Manajemen Resiko minimal 2 (dua) tahun sekali dalam Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) untuk memastikan : a) Keakuratan metodologi identifikasi dan penilaian resiko;

b) Kecukupan implementasi sistem manajemen resiko;

c) Ketepatan prosedur dan penetapan kriteria resiko yang digunakan sebagai ukuran kriteria level Resiko.

4.3. Koordinator Kesekertariatan (Non-Teknis)

Tugas dan Tanggung Jawab Koordinator Kesekertariatan dalam melaksanakan fungsi mandat dan komitmen adalah sebagai berikut:

4.3.1. Memeriksa, menandatangani hasil analisa resiko Unit Kerja dibawah koordinasinya dan menyusun resiko operasional serta resiko strategis pada faktor pendukung organisasi seperti Bagian Keuangan dan Pelaporan, Perencanaan dan Program, Kepegawaian, Tata Usaha dan Rumah Tangga (Umum).

4.3.2. Melakukan tinjauan ulang atas Laporan Manajemen Resiko dari bagian – bagian di kesekertariatan;

4.3.3. Memberikan arahan dalam Pengendalian dan Mitigasi Resiko; 4.3.4. Menyusun Resiko Operasional yang ditangani antar Bagian; 4.3.5. Menyusun Resiko Strategis yang dihadapi Organisasi sebagai hasil kajian

perkiraan Resiko; 4.3.6. Memberikan Laporan Manajemen Resiko bagian Kesekertariatan kepada

Ketua Pengadilan Tinggi TUN Medan dan Manajemen Representatif (MR).

4.3.7. Melakukan pengawasan terhadap rencana tindak lanjut penanganan resiko yang dilakukan oleh bagian Kesekertariatan;





5

4.4. Koordinator Kepaniteraan (Teknis) Tugas dan Tanggung Jawab Koordinator Kepaniteraan (Teknis) dalam melaksanakan Fungsi Mandat dan Komitmen adalahsebagai berikut: 4.4.1. Memeriksa, menandatangani hasil analisa resiko Unit Kerja dibawah

koordinasinya dan menyusun resiko operasional serta resiko strategis pada faktor pendukung organisasi seperti Bagian Perkara, Hukum, dan Panitera Pengganti.

4.4.2. Melakukan tinjauan ulang atas Laporan Manajemen Resiko dari bagian – bagian di Kepaniteraan;

4.4.3. Memberikan arahan dalam Pengendalian dan Mitigasi Resiko; 4.4.4. Menyusun Resiko Operasional yang ditangani antar Bagian; 4.4.5. Menyusun Resiko Strategis yang dihadapi Organisasi sebagai hasil kajian

perkiraan Resiko; 4.4.6. Memberikan Laporan Manajemen Resiko bagian Kesekertariatan kepada

Ketua Pengadilan Tinggi TUN Medan dan Manajemen Representatif (MR).

4.4.7. Melakukan pengawasan terhadap rencana tindak lanjut penanganan resiko yang dilakukan oleh bagian Kesekertariatan;

4.5. Unit Kerja / Bagian

Tugas dan Tanggung Jawab Unit Kerja / Bagian dalam manajemen resiko adalahsebagai berikut:

4.5.1. Melaksanakan Manajemen Resiko sesuai dengan Kebijakan, Pedoman dan Prosedur penerapan Manajemen Resiko yang telah ditetapkan oleh Ketua ;

4.5.2. Kepala Bagian (Kabbag) dan Panitera Muda bertanggung jawab mengelola Resiko di unit kerjanya masing-masing melalui proses penerapan Manajemen Resiko dimulai dari Identifikasi, Analisis & Evaluasi, Penanganan Resiko, Pemantauan, serta komunikasi resiko. Khusus untuk Kepala Bagian, dalam pelaksanaannya dibantu oleh Kepala Sub Bagian (KaSubBag);

4.5.3. Melaporkan realisasi tindak lanjut pengendalian resiko dan segala peristiwa yang menyebabkan kerugian pada Unit Kerjanya kepada Panitera atau Sekertaris selaku koordinator Manajemen Resiko di bagian masing – masing.

4.6. Internal Auditor Tugas dan Tanggung Jawab Internal Auditor dalam melaksanakan fungsi mandat dan komitmen adalah sebagai berikut: 4.6.1. Mengevaluasi ketaatan dan efektivitas penerapan Manajemen Resiko

dengan melakukan Audit Internal secara Obyektif dan Independen;





6

4.6.2. Menggunakan dokumen Manajemen Resiko sebagai dasar pemeriksaan (Audit Berbasis Resiko);

4.7. Seluruh Pegawai Pengadilan Tinggi TUN Medan

Setiap Pegawai mempunyai peran dalam mewujudkan Manajemen Resiko yang efektif dan secara aktif berpartisipasi mengidentifikasi resiko potensial yang ada di lingkungannya dan membantu melaksanakan tindakan pengendalian resiko;

5. KRITERIA PENCAPAIAN

Prosedur Manajemen Resiko dapat tercapai dan terimplementasi dengan baik apabila :

5.1. Semua aktivitas dan proses sudah teridentifikasi dan dinilai tingkat resikonya

5.2. Resiko yang tidak bisa diterima (Not acceptable Risk) dilakukan pengendalian resiko

5.3. Rencana pengendalian dimasukkan ke dalam Rencana Strategis (RENSTRA) dan dilakukan peninjauan secara berkala

5.4. Dokumentasi manajemen resiko dapat terpelihara

6. ALUR PROSES

Dalam tahapan implementasi Manajemen Resiko, beberapa hal yang harus dilakukan, yaitu:

6.1. Peningkatan Kesadaran (Awareness)

Adalah tahap pengenalan manajemen resiko melalui sosialisasi dengan tujuan agar Organisasi Pengadilan Tinggi TUN Medan dapat memperoleh indikator resiko dan mendapatkan profil resiko Organisasi secara keseluruhan sehingga membantu fungsi pemantauan dan evaluasi Pengadilan baik secara internal maupun eksternal, terutama identifikasi resiko pada unit kerja di Pengadilan Tinggi TUN Medan.

Terdapat 4 (empat) tahap dalam Proses ini yaitu :

6.1.1. Penetapan Konteks Organisasi (Esthablishing the Organization Context)

Adalah Proses yang harus dilakukan oleh Organisasi, yaitu mengindetifikasi dan menetapkan Sasaran Organisasi berdasarkan :





7

6.1.1.1. Isu / Konteks Internal

Adalah Konteks Organisasi untuk dapat memahami budaya Organisasi dalam mencapai sasaran mutu yang strategis dan kemampuan sumber daya dalam memenuhi persyaratan manajemen mutu

6.1.1.2. Isu / Konteks Eksternal

Adalah Konteks Organisasi untuk dapat memahami perkembangan luar, baik dari aspek teknologi, sosial budaya, politik maupun hukum dan peraturan yang mempengaruhi kebijakan Organisasi dalam mencapai sasaran;

Form ini harus diisi dan dilakukan pemutakhiran mulai dari :

a) 3 (tiga) Pilar Pimpinan Pengadilan Tinggi TUN Medan (Ketua PT, WKPT, dan Panitera)

b) 3 (tiga) Pilar Pelaksana Pelayanan Utama Pengadilan Tinggi TUN Medan, yaitu : i. Panitera Muda Perkara ii. Panitera Muda Hukum iii. Panitera Pengganti

c) 4 (empat) Pilar pelaksana pelayanan pendukung Pengadilan Tinggi TUN Medan, yaitu : I. Kepala Bagian Perencanaan Program dan Kepegawaian

Dibantu dengan :

Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Teknologi Informasi

Kepala Sub Bagian Perencanaan Program dan Anggaran

II. Kepala Bagian Umum dan Keuangan

Dibantu dengan :

Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga

Kepala Sub Bagian Keuangan dan Pelaporan

6.1.2. Penetapan Kriteria dan Konteks Manajemen Resiko

Adalah proses Organisasi, dimana Pengadilan Tinggi TUN Medan menetapkan manajemen pengelolaan resiko secara sistematis;





8

6.2. Penilaian Resiko

Sesuai dengan butir 6.1.2, Organisasi menetapkan Konteks Manajemen Resiko terdiri dari :

6.2.1. Identifikasi Resiko (Risk Identification)

Tahapan ini diawali dengan Identifikasi Aset Organisasi. Aset adalah hal yang bernilai bagi Organisasi terkait dengan kelancaran operasional pelayanan Pengadilan Tinggi TUN Medan, termasuk dalam penyediaan suatu Informasi. Berikut ini adalah langkah-langkah identifikasi Resiko terhadap Aset :

6.2.1.1. Spesifikasi Asset (Aplikasi/Software, Data/Informasi, Infrastruktur, Sumber Daya Manusia dan Intangible Asset) dilakukan Klasifikasi dengan rincian sebagai berikut :

a) Informasi berupa Database dan File (Data Perkara, Historis Perkara, Penanggung Jawab penyelesaian perkara), Log (Identifikasi Kode Penyimpanan Berkas), Dokumen (Hard Copy atau Soft Copy);

b) Perangkat lunak (software) berupa Database, aplikasi dekstop dan web aplikasi (Pengelolaan Website www.pttun-Medan.go.id), Firewall

c) Perangkat keras (Hardware) berupa UPS, CCTV, Storage Server, Tape Backup, Server/CPU Server, Call Center, Router, Access Point, Switch, Peralatan Komunikasi, Removable Media/USB/CD, dan peralatan lainnya

d) Data Penyedia Eksternal seperti : Outsource / Vendor(Rekanan), Maintenance and Support Service

6.2.1.2. Definisi terhadap Identifikasi Resiko

Setiap aset didefinisikan sebagai properti dan atribut yang dapat menggambarkan Profil Resiko dari Aset tersebut, yang terdiri dari :

a) Sub-Klasifikasi b) Lokasi Penyimpanan c) Update/Revisi tergantung dari jenis Asetnya. d) Masing-masing aset ditentukan penanggung jawabnya

(Ownership-nya).

http://www.pttun-surabaya.go.id/

http://www.pttun-surabaya.go.id/





9

6.2.2. Analisa Resiko

Organisasi melakukan Evaluasi Resiko Residual dilakukan dengan cara melakukan Analisa Nilai Severity dan Nilai Probability dan Tingkat Resiko untuk setiap akibat dari Ancaman yang terjadi, dengan memasukkan Kontrol yang sudah ada pada saat ini. Ada dua hal yang dievaluasi, yaitu Severity dan Probability, sebagaimana yang dijelaskan berikut ini :

6.2.2.1. Severity adalah dampak terukur yang ditimbulkan oleh suatu Resiko, yang diukur berdasarkan tabel berikut;

SEVERITY LEVEL

(Tingkat Keparahan) KETERANGAN

TINGKAT 5 (Catastropic)

Kehilangan/Kerusakan asset yang menyebabkan terhentinya kegiatan Operasional pelayanan Peradilan selama lebih dari 1 (satu) bulan dan / atau tercemarnya nama baik Pengadilan Tinggi TUN Medan

TINGKAT 4

(Major)

Kehilangan/Kerusakan asset yang menyebabkan terhentinya kegiatan Operasional pelayanan Peradilan selama maksimum 1 (satu) bulan dan / atau tercemarnya nama baik Pengadilan Tinggi TUN Medan

TINGKAT 3

(Moderate)

Kehilangan/Kerusakan asset yang menyebabkan tidak tercapainya minimal 1 (satu) komitmen layanan (service level agreement, SLA) yang diberikan Pengadilan Tinggi TUN Medan kepada yang berkepentingan (Stakeholder)

TINGKAT 2

(Minor)

Kehilangan/Kerusakan asset namun tidak menyebabkan dampak negative bagi salah satu Unit/Bagian Pengadilan Tinggi TUN Medan

TINGKAT 1

(Negligible)

Kehilangan/Kerusakan asset namun tidak menyebabkan dampak bagi Pengadilan Tinggi TUN Medan serta, para pemangku kepentingan (Stakeholder) dan dampak kerugian materi kepada salah satu Unit/Bagian.





10

6.2.2.2. Probability adalah potensi kemungkinan terjadinya risk event berdasarkan data kejadian / pengendalian saat ini. Analisis Probability dilakukan dengan menggunakan Tabel berikut :

PROBABILITY LEVEL

(Tingkat Kemngkinan) KETERANGAN

TINGKAT 5

(Almost Certain)

Tingkat Kemungkinan Kejadiannya 76% hingga 99,99%

TINGKAT 4

(Likely)


TINGKAT 3

(Possible)


TINGKAT 2

(Unlikely)


TINGKAT 1

(Rare)

Tingkat Kemungkinan Kejadiannya sampai dengan 0,99%

6.2.3. Pengendalian Resiko

Tindakan untuk membandingkan hasil analisa resiko dengan kriteria resiko untuk menentukan bagaimana Penanganan Resiko dilakukan dengan menetapkan Rencana Pengendalian Resiko dimana setiap Resiko yang Tidak Dapat Diterima (Not acceptable Risk) harus dilakukan Identifikasi Rencana Pengendalian Resiko yang terdiri atas:

1. Menghindari resiko 2. Mitigasi resiko, dapat dilakukan dengan mengurangi kemungkinan atau

dampak; 3. Transfer resiko kepada pihak ketiga (Risk Transfer); 4. Menerima resiko (Risk Acceptance);





11

Penentuan nilai tingkat resiko untuk proses identifikasi resiko diawali dengan melakukan agregasi nilai keparahan (severity) dan kemungkinan (probability) untuk tingkat resiko melalui tabel berikut :

Tingkat paparan resiko ditentukan berdasarkan hasil penilaian resiko, yang selanjutnya dipetakan berpedoman pada Tabel :

TINGKAT PAPARAN RESIKO

Ekstrim Resiko Tidak Dapat Diterima (Not Acceptable) dengan Mitigasi Prioritas Tinggi, tindakan pengendalian harus diselesaikan dalam jangka waktu 1 tahun

Tinggi Resiko tidak dapat diterima (Not Acceptable) dengan Mitigasi Prioritas Menengah dengan melakukan tindakan pengendalian

Menengah Resiko dapat diterima dengan melakukan tindakan perbaikan

Rendah Resiko dapat diterima dengan melakukan Pemantauan

6.2.4. Penentuan Rencana Pengendalian Resiko

Rencana pengendalian resiko yang terdiri atas rencana terperinci dari pilihan rencana pengendalian pada tahapan sebelumnya.yang terdiri atas :

6.2.4.1. Peraturan-perundangan yang berlaku di wilayah Republik Indonesia, dan pengendalian lain sesuai kebutuhan Organisasi;





12

6.2.4.2. Klasifikasi pengendalian tersebut dapat diperjelas dalam bentuk Rekomendasi Tindakan yang dapat berupa :

a) Pembuatan Kebijakan maupun SOP b) Program kegiatan; c) Setiap rekomendasi tindakan harus diberi target penyelesaian

dan penanggung jawab, dan hasil penyelesaian; d) Setelah dilakukan pengendalian Resiko maka tingkat

keparahan dan tingkat kemungkinan harus dihitung kembali dan didapatkan (Resiko Nilai Akhir);

e) Tingkat Resiko yang Diharapkan (Expected Risk) harus dihitung kembali untuk setiap Tingkat Resiko yang telah ditentukan untuk setiap Resiko yang tidak dapat diterima. Tingkat resiko sisa (residual risk) ini harus disetujui oleh Manajemen sebelum dilakukan Pengendalian Resiko;

6.2.5. Pemantauan Resiko asset

Tujuan Pemantauan Resiko asset adalah untuk menelaah (review), serta mengamati tindakan yang dilakukan dalam pengendalian Resiko Asset dan meninjau ulang informasi resiko yang dilakukan 1 (satu) kali dalam setahun, atau Insidentil bilamana diperlukan. Pemantauan atas resiko dilakukan dengan melakukan evaluasi atas daftar resiko secara berkala untuk memastikan bahwa resiko telah teridentifikasi secara keseluruhan dan telah direspon secara tepat.

6.2.6. Pelaksanaan Manajemen Risiko

6.2.6.1. Setiap unit mencatat seluruh asset yang dimiliki Pengadilan Tinggi TUN Medan.

6.2.6.2. Setiap Unit harus mendefinisikan akar masalah berdasarkan isu Internal dan Eksternal, potensi resiko, pengendalian yang ada saat ini dan melakukan perhitungan tingkat keparahan dan tingkat kemungkinan.





13

7. Dokumen Terkait

7.1. FORMUL-01/PROKSI-07/MRE, Tabel Identifikasi dan Penilaian Resiko

7.2. LAMPIR-01/PROKSI-07/MRE, Matrik Penentuan Level Resiko






Form Tabel Identifikasi dan Penilaian Resiko





LAMPIR-01/PROKSI-07/MRE

Lampiran Matriks Penentuan Level Resiko

SEVERITY LEVEL

(Tingkat Keparahan) KETERANGAN

TINGKAT 5 (Catastropic)

Kehilangan/Kerusakan asset yang menyebabkan terhentinya kegiatan Operasional pelayanan Peradilan selama lebih dari 1 (satu) bulan dan / atau tercemarnya nama baik Pengadilan Tinggi TUN Medan

TINGKAT 4

(Major)

Kehilangan/Kerusakan asset yang menyebabkan terhentinya kegiatan Operasional pelayanan Peradilan selama maksimum 1 (satu) bulan dan / atau tercemarnya nama baik Pengadilan Tinggi TUN Medan

TINGKAT 3

(Moderate)

Kehilangan/Kerusakan asset yang menyebabkan tidak tercapainya minimal 1 (satu) komitmen layanan (service level agreement, SLA) yang diberikan Pengadilan Tinggi TUN Medan kepada yang berkepentingan (Stakeholder)

TINGKAT 2

(Minor)

Kehilangan/Kerusakan asset namun tidak menyebabkan dampak negative bagi salah satu Unit/Bagian Pengadilan Tinggi TUN Medan

TINGKAT 1

(Negligible)

Kehilangan/Kerusakan asset namun tidak menyebabkan dampak bagi Pengadilan Tinggi TUN Medan serta, para pemangku kepentingan (Stakeholder) dan dampak kerugian materi kepada salah satu Unit/Bagian.





2

PROBABILITY LEVEL

(Tingkat Kemngkinan) KETERANGAN

TINGKAT 5

(Almost Certain)


TINGKAT 4

(Likely)


TINGKAT 3

(Possible)


TINGKAT 2

(Unlikely)


TINGKAT 1

(Rare)

Tingkat Kemungkinan Kejadiannya sampai dengan 0,99%




PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN

Referensi: ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu; Klausul 10.2 Ketidaksesuaian dan Tindakan perbaikan; Keterkaitan: Manual Sistem Manajemen Mutu, Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan. Peringatan: Jika S.O.P ini tidak dilaksanakan, maka tindakan korektif dan tindakan pencegahan tidak terlaksana dengan baik


1. TUJUAN

Prosedur tindakan korektif dan tindakan pencegahan ini digunakan sebagai pedoman untuk: 1.1 Menganalisis dan memecahkan masalah, serta mencegah kesalahan yang

berulang dengan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang terjadi atau ketidaksesuaian potensial yang akan terjadi.

1.2 Menetapkan langkah yang sistematis dalam tindakan korektif yang berhubungan dengan mutu.

1.3 Mengenali potensi penyebab ketidaksesuaian dan menghilangkan dengan melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari terjadinya suatu ketidaksesuaian.

1.4 Sarana dalam melakukan perbaikan berkelanjutan (continual improvement).

.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mengatur tata cara penanganan semua ketidaksesuaian yang berasal dari masyarakat maupun yang berasal dari proses penyediaan layanan dalam lingkup penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 yang meliputi identifikasi dan pelaporan, analisis dan investigasi penyebab/potensi penyebab hingga penetapan tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang terjadi.

3. REFERENSI

3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2015 klausul 10.2, tentang Ketidaksesuaian dan

Tindakan Perbaikan

3.2 Persyaratan SMM ISO 9001:2015 klausul 9.1.3, tentang Analysis dan evaluasi

3.3 SOP Nomor : PROKSI-04/HUM tentang Penanganan Laporan Pengaduan

3.4 SOP Nomor : PROKSI-04/MRE tentang Pengendalian Layanan Tidak Sesuai

3.5 SOP Nomor : PROKSI-06/MRE tentang Tinjauan Manajemen





4. DEFINISI

4.1 Ketidaksesuaian : Kondisi tidak tercapainya persyaratan 4.2 Perbaikan : Tindakan yang dikenakan pada suatu layanan

untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang terjadi.

4.3 Tindakan Perbaikan : Segala tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang terjadi untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian.

4.4 Closed Out : Suatu kondisi dimana tindakan korektif atas ketidaksesuaian sudah dilakukan dan dinyatakan selesai.

5. TANGGUNG JAWAB

5.1 Wakil Manajemen bertanggungjawab dalam mengkoordinir pelaksanaan

tindakan korektif yang memerlukan kesepakatan antar/lintas Bagian, serta melakukan verifikasi terhadap pelaksanaan tindakan korektif maupun tindakan pencegahan yang diambil oleh Bagian terkait.

5.2 Masing-masing Kepala setiap Bagian bertanggungjawab dalam pelaksanaan tindakan korektif atau tindakan pencegahan atas ketidaksesuaian maupun potensi ketidaksesuaian.

5.3 Setiap Kepala Bagian bertanggung jawab dalam memastikan tindakan yang

diambil sesuai dengan akar masalah dari ketidaksesuaian yang terjadi, dan tindakan korektif maupun tindakan pencegahan dilaksanakan

5.4 Setiap pegawai bertanggung jawab terhadap pendeteksian ketidaksesuaian

dan pelaporan dilingkup kerjanya masing-masing.

5.5 Sekretaris ISO bertanggungjawab dalam menyimpan seluruh dokumentasi

tindakan korektif dan tindakan pencegahan.

6. KETENTUAN UMUM

6.1 Ketidaksesuaian yang diidentifikasi dalam prosedur ini untuk dilakukan tindakan korektif antara lain:

• Ketidaksesuaian yang didapat dari pengaduan masyarakat sesuai dengan

ketentuan pada Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan SOP Nomor: PROKSI-04/HUM tentang Penanganan Laporan Pengaduan.

• Ketidaksesuaian yang berasal dari terjadinya layanan tidak sesuai, seperti

yang diatur dalam SOP Nomor: PROKSI-04/MRE tentang Pengendalian Layanan Tidak Sesuai;





• Hasil pengukuran kepuasan layanan yang nilainya kurang dari nilai minimal

yang ditentukan;

• Ketidaksesuaian yang ditemukan oleh pihak eksternal, termasuk hasil audit eksternal (Badan Sertifikasi);

6.2 Ketidaksesuaian potensial yang diidentifikasi dalam prosedur ini untuk

dilakukan tindakan pencegahan antara lain:

• Saran perbaikan dari audit eksternal (Badan Sertifikasi); • Potensi-potensi masalah pada proses pelayanan

6.3 Ketidaksesuaian yang didapatkan selama pelaksanaan Audit Internal

ditindaklanjuti sesuai ketentuan SOP Nomor : PROKSI-03/MRE tentang Audit Internal.

7. URAIAN PROSEDUR

7.1 Identifikasi Ketidaksesuaian

7.1.1 Setiap bulan atau sesuai periode tertentu, Sekretaris ISO mendata

ketidaksesuaian yang terjadi maupun potensi ketidaksesuaian yang membutuhkan dilakukan tindakan perbaikan berdasarkan data capaian Sasaran Mutu, data pengaduan/ keluhan masyarakat, data kejadian layanan tidak sesuai, data hasil pengukuran kepuasan masyarakat, data evaluasi rekanan eksternal, dll.

7.1.2 Setiap data ketidaksesuaian yang bisa dilakukan tindakan perbaikan dicatat oleh Sekretaris ISO dalam formulir Permintaan Tindakan Perbaikan

7.1.3 Selanjutnya, Sekretaris ISO meregister seluruh data yang dimintakan

tindakan perbaikan dalam formulir Monitoring Tindakan Perbaikan, yang diserahkan kepada Wakil Manajemen untuk dilakukan pemantauan.

.

7.2 Tindak Lanjut atas Permintaan Tindakan Perbaikan

7.2.1 Setiap Kepala Bagian terkait melakukan investigasi guna menentukan akar masalah yang menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian.

7.2.2 Berdasarkan penyebab masalah yang telah diidentifikasi, bersama dengan Kepala Bagian ditentukan kebutuhan akan tindakan perbaikan untuk memastikan agar ketidaksesuaian yangsudah terjadi tidak terulang.





7.2.3 Kepala Bagian mengkoordinir pelaksanaan tindakan perbaikan dan

Kepala Bagian menentukan target waktu penyelesaian yang akan diambil.

7.2.4 Tindakan perbaikan yang sudah dilakukan dicatat pada formulir Permintaan Tindakan Perbaikan yang salinannya didistribusikan kepada Wakil Manajemen / Sekretaris ISO untuk dimonitor pelaksanaan tindakan korektifnya.

7.2.5 Wakil Manajemen / Sekretaris ISO memperbaharui data pada formulir

Monitoring Tindakan perbaikan dan melakukan pemantauan.

7.2.6 Dalam melaksanakan tindakan perbaikan, Kepala Subbag terkait harus

memastikan bahwa tindakan yang diambil adalah sesuai dengan ketentuan dan kebutuhan sehingga efektif dalam menghilangkan penyebab ketidaksesuaian.

7.3 Verifikasi Tindakan Perbaikan

7.3.1 Masing-masing Kepala Bagian memastikan tindakan perbaikan

dilakukan sesuai dengan batas waktu yang telah ditetapkan dalam formulir PermintaanTindakan Perbaikan.

7.3.2 Wakil Manajemen memantau pelaksanaan tindakan perbaikan melalui

Monitoring Tindakan Perbaikan

7.3.3 Apabila ternyata tindakan perbaikan belum dilakukan, maka Wakil

Manajemen akan mengeluarkan Surat Peringatan dan meminta penetapan target waktu pelaksanaan tindakan perbaikan kembali. Surat Peringatan ditembuskan kepada Manajemen Puncak.

7.3.4 Apabila tindakan perbaikan telah dinyatakan efektif, Wakil Manajemen /

Sekretaris ISO melengkapi Monitoring Tindakan Perbaikan dengan pernyataan closed out.

7.3.5 Jika hasil tindakan perbaikan belum memuaskan dan belum efektif

menghilangkan potensi penyebab ketidaksesuaian maupun ketidaksesuaian yang telah terjadi, maka masalah tersebut dibawa ke dalam Tinjauan Manajemen untuk ditetapkan keputusannya oleh Manajemen Puncak.

7.3.6 Apabila tindakan pencegahan atau tindakan korektif yang diambil

adalah mengubah metode dan tata cara pelaksanaan proses yang telah ditetapkan, maka Sekretaris ISO dapat meminta perubahan pada dokumen yang terkait, sesuai ketentuan pada SOP Nomor : PROKSI-01/MRE tentang Pengendalian Informasi Terdokumentasi.





7.3.7 Semua arsip yang berhubungan dengan pelaksanaan tindakan

pencegahan dan tindakan korektif disimpan oleh Sekretaris ISO dan Kepala Bagian.

8. ARSIP TERKAIT

8.1 . FORMUL-01/PROKSI-05/MRE, Tindakan Perbaikan


TINDAKAN PERBAIKAN (Corrective Action)

DIVISI :

Hal ___ /___

DEPARTEMEN : Disiapkan oleh Document Control

Disetujui oleh MRE

Tanggal

PROGRAM/ AKTIVITAS

PENANGGUNG JAWAB

IDENTIFIKASI MASALAH

PENYEBAB TINDAKAN

PERBAIKAN TANGGAL SELESAI

PENANGGUNG JAWAB

HASIL TINDAKAN PERBAIKAN




PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN

Referensi: ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu; Klausul 9.3 Tinjauan Manajemen; Keterkaitan: Manual Sistem Manajemen Mutu, Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan. Peringatan: Jika S.O.P ini tidak dilaksanakan, maka tinjauan manajemen tidak terlaksana dengan baik


1. TUJUAN Prosedur ini digunakan untuk mengatur pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen di Kantor Pengadian Tinggi Tata Usaha Negara Medan sebagai bentuk evaluasi efektivitas implementasi sistem manajemen mutu.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur diterapkan mulai dari rencana Rapat Tinjauan Manajemen, pelaksanaan, hingga tindak lanjut output Rapat Tinjauan Manajemen.

3. REFERENSI

3.1 Persyaratan SMM ISO9001:2015 klausa 9.3 Tinjauan Manajemen

4. DEFINISI

4.1 Tinjauan Manajemen : Suatu bentuk tinjauan atas implementasi sistem

manajemen mutudi Kantor Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan dimana pimpinan tertinggi organisasi (Manajemen Puncak) akan memberikan keputusan atas permasalahan terkait implementasi sistem manajemen mutu. Tinjauan Manajemen dilaksanakan dalam bentuk rapat secara berkala dengan agenda pembahasan sesuai persyaratan standar yang diacu.

5. TANGGUNG JAWAB

5.1 Manajemen Puncak bertanggung jawab dalam memberikan keputusan dalam

Rapat Tinjauan Manajemen terutama terkait kebutuhan sumberdaya

5.2 Kepala setiap Bagian bertanggungjawab dalam memberikan data yang diperlukan untuk keperluan agenda Rapat Tinjauan Manajemen.





5.3 Wakil Manajemen dan Sekretaris ISO bertanggung jawab mempersiapkan bahan pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen, membuat notulen, serta memantau tindak lanjut hasil rapat.

6. KETENTUAN UMUM

6.1 Rapat Tinjauan Manajemen dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam satu

tahun atau diluar jadwal rencana, apabila ada hal-hal penting yang berkaitan dengan Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu (SKP), hasil audit, perubahan pada manajemen dan organisasi Unit Kerja, maupun hal-hal yang memerlukan tindak lanjut segera.

6.2 Agenda Rapat Tinjauan Manajemen meliputi evaluasi menyeluruh atas Implementa sisistem manajemen mutu, seperti: 1. Status tindakan dari tinjauan manajemen sebelumnya 2. Perubahan atas isu eksternal dan internal yang relevan dengan sistem

manajemen mutu 3. Informasi tentang kinerja dan efektivitas sistem manajemen mutu, termasuk

tren dalam : 3.1. Kepuasan pelanggan dan umpan balik dari pihak berkepentingan

3.2. Sejauh mana sasaran mutu telah dipenuhi

3.3. Kinerja proses dan kesesuaian produk dan layanan

3.4. Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan

3.5. Pemantauan dan pengukuran hasil

3.6. Hasil audit

3.7. Kinerja penyedia eksternal

4. Kecukupan sumber daya 5. Efektivitas tindakan yang diambil untuk menangani risiko dan peluang 6. Peluang untuk peningkatan.

. 6.3. Sedangkan, keluaran dari tinjauan manajemen, mencakup :

1. Peluang untuk peningkatan pada jasa layanan berkaitan dengan

pemenuhan persyaratan dan kualitas mutu layanan

2. Sumber daya yang diperlukan untuk peningkatan perbaikan

7. URAIAN PROSEDUR

7.1 Wakil Manajemen mengundang peserta Rapat Tinjauan Manajemen kepada seluruh bagian terkait.

7.2 Sebelum pelaksanaan rapat, Wakil Manajemen mengumpulkan seluruh bahan/materi yang dibutuhkan untuk dibahas dalam rapat yang dirangkum.





7.3 Manajemen Puncak memimpin Rapat Tinjauan Manajemen. Bukti kehadiran

rapat dicatat dalam Daftar Hadir.

7.4 Masing-masing Kepala Bagian menyampaikan hasil implementasi sistem manajemen mutu di Bagiannya sesuai dengan agenda Rapat Tinjauan Manajemen.

7.5 Manajemen Puncak membahas dan membuat keputusan atas setiap permasalahan yang dibicarakan dalam rapat.

7.6 Hasil Rapat Tinjauan Manajemen dicatat dalam Notulen Rapat Tinjauan Manajemen oleh Sekretaris ISO dan dimintakan persetujuan kepada Manajemen Puncak.

7.7 Notulen Rapat Tinjauan Manajemen didistribusikan / dibagikan kepada setiap

Kepala Bagian

7.8 Masing-masing Kepala Bagian menindaklanjuti hasil Rapat Tinjauan Manajemen. Hal-hal yang berkaitan dengan penyediaan sumberdaya diatur sesuai ketentuan yang berlaku.

7.9 Wakil Manajemen memonitor tindak lanjut hasil Rapat Tinjauan Manajemen

melalui formulir Notulen Rapat Tinjauan Manajemen. Hal-hal yang belum dapat diselesaikan sesuai target waktu yang ditetapkan, akan dibahas dalam tinjauan manajemen periode berikutnya.

8. ARSIP TERKAIT 8.1 FORMUL-01/PROKSI-06/MRE, Daftar Hadir 8.2 FORMUL-02/PROKSI-06/MRE, Notulen Rapat Tinjauan Manajemen


FORM

AKTIVITAS

TEMPAT

HALAMAN DARI

NO

1 1

2 2

3 3

4 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 24

25 25

TANDA TANGAN

TANGGAL

WAKTU

NAMA BAGIAN

D A F T A R H A D I R

AGENDA


NOTULEN RAPAT

TINJAUAN MANAJEMEN

Hari : .................... Tanggal : .................... Tempat : .................... Waktu : ..................... WIB Materi Rapat :

1. Status tindakan dari tinjauan manajemen sebelumnya 2. Perubahan atas isu eksternal dan internal yang relevan dengan sistem

manajemen mutu 3. Informasi tentang kinerja dan efektivitas sistem manajemen mutu, termasuk

tren dalam : 3.1. Kepuasan pelanggan dan umpan balik dari pihak berkepentingan

3.2. Sejauh mana sasaran mutu telah dipenuhi

3.3. Kinerja proses dan kesesuaian produk dan layanan

3.4. Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan

3.5. Pemantauan dan pengukuran hasil

3.6. Hasil audit

3.7. Kinerja penyedia eksternal

4. Kecukupan sumber daya 5. Efektivitas tindakan yang diambil untuk menangani risiko dan peluang 6. Peluang untuk peningkatan.

. Rapat dihadiri oleh :

1. .

2. .

3. .

4.

HASIL RAPAT : Manajemen Representatif Sekretaris _________________________ ___________________.

1. MANAJEMEN REPRESENTATIF fileDokumen Internal Dokumen yang diterbitkan/ dibuat oleh fungsi...

Documents

Transcript of 1. MANAJEMEN REPRESENTATIF fileDokumen Internal Dokumen yang diterbitkan/ dibuat oleh fungsi...