L A T I H A N MENYUSUN FLOWCHARTS SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

2014

LATIHAN MENYUSUN FLOWCHARTS SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN IDENTIFIKASI AKTIVITAS YANG PERLU

DISUSUN SOP-NYA

PILIHLAH SATU AKTIVITAS YANG AKAN DISUSUN SOP-NYA

TENTUKAN JUDUL SOP YANG AKAN DISUSUN BERDASARKAN AKTIVITAS YANG TELAH DIPILIH

IDENTIFIKASI KEGIATAN DALAM AKTIVITAS YANG DI-SOP-KAN

IDENTIFIKASI AKTOR YANG TERLIBAT DALAM SELURUH KEGIATAN

LATIHAN MENYUSUN FLOWCHARTS SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

BUATLAH MATRIKS FLOWCHARTS SOP

TULISLAH KEGIATAN KE DALAM KOLOM AKTIVITAS

TULISKAN AKTOR PADA KOLOM AKTOR

TULISLAH SIMBOL PADA KOLOM PELAKSANA (AKTOR) SESUAI KEGIATAN DALAM KOLOM AKTIVITAS

BUATLAH ANAK PANAH PENGHUBUNG ANTAR SIMBOL SESUAI KETENTUAN

LATIHAN MENYUSUN FLOWCHARTS SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

CEK KEMBALI APAKAH RANGKAIAN KEGIATAN SUDAH MENCERMINKAN KESATUAN AKTIVITAS

CEK KEMBALI APAKAH SIMBOL YANG DIGUNAKAN SUDAH MENCERMINKAN KEGIATAN DAN TELAH SESUAI DENGAN KETENTUAN YANG BERLAKU

CEK KEMBALI ARAH ANAK PANAH PENGHUBUNG ANTAR SIMBOL SESUAI KETENTUAN YANG BERLAKU

IDENTIFIKASI AKTIVITAS YANG PERLU DISUSUN SOP-NYAPERTANYAAN

Apakah dasar untuk mengidentifikasi aktivitas yang perlu disusun SOP-nya?

KATA KUNCI

Dasar Identifikasi adalah: Tugas (Pokok) dan Fungsi; Aktivitas yang langsung mendukung Tugas & Fungsi; Aktivitas yang tidak langsung mendukung Tugas &

Fungsi yang dilakukan secara periodik (berulang).

Untuk Latihan pilihlah salah satu dasar identifikasi tersebut. Untuk memudahkan dianjurkan aktivitas yang didasarkan Tugas (Pokok) dan Fungsi.

PILIHLAH SATU AKTIVITAS YANG AKAN DISUSUN SOP-NYA

PERTANYAAN

Aktivitas yang manakah yang akan dipilih untuk disusun SOP-nya?

KATA KUNCI

Dasar Pemilihan Aktivitas adalah: Aktivitas yang mewakili Tugas (Pokok) dan Fungsi

organisasi kita; Aktivitas yang sering kita lakukan; Aktivitas yang secara detail kita kuasai;

Untuk Latihan pilihlah janganlah memilih aktivitas yang rumit dan luas cakupannya.

TENTUKAN JUDUL SOP YANG AKAN DISUSUN BERDASARKAN AKTIVITAS YANG TELAH DIPILIH

PERTANYAAN

Apakah judul SOP yang mewakili aktivitas yang telah kita pilih?

KATA KUNCI

Dasar Penentuan Judul adalah: Produk akhir dari aktivitas tersebut; Aspek yang mana dari produk tersebut yang akan

kita ambil; Tambahkan kata “benda abstrak” dari aspek produk

tersebut;

Contoh: Renstra aspek penyusunan SOP penyusunan Renstra

IDENTIFIKASI KEGIATAN DALAM AKTIVITAS YANG DI-SOP-KAN

PERTANYAAN

Kegiatan-kegiatan apakah yang terdapat dalam aktivitas yang di-SOP-kan?

KATA KUNCI

Langkah identifikasi adalah: Tentukan langkah awal kegiatan (kegiatan pemicu); Identifikasi langkah-langkah selanjutnya; Tentukan langkah akhir kegiatan yang menghasilkan

produk akhir aktivitas;

Dalam langkah identifikasi minimal gunakan rumus “siapa mengerjakan apa”

IDENTIFIKASI AKTOR YANG TERLIBAT DALAM SELURUH KEGIATAN

PERTANYAAN

Siapa sajakah yang melakukan kegiatan dalam aktivitas yang di-SOP-kan tersebut?

KATA KUNCI

Langkah identifikasi adalah: Tentukan aktor (aktif) sebagai subyek dalam setiap

kegiatan sejak awal hingga akhir; Aktor yang sama dihitung hanya sekali saja; Hitunglah jumlah aktor yang ada dalam seluruh

kegiatan.

Jumlah aktor ini menentukan jumlah kolom dalam kolom pelaksana/aktor.

BUATLAH MATRIKS FLOWCHARTS SOP

PERTANYAAN

Seperti apakah matriks flowcharts SOP?

KATA KUNCI

Matriks flowchart SOP terdiri atas: Kolom Nomor (diisi angka Arab: 1., 2., 3., ...dst.) Kolom Aktivitas (diisi kegiatan: kata kerja) Kolom Pelaksana/Aktor (diisi: Jabatan/fungsi aktor

secara individu atau kelompok atau berupa nama institusi)

Untuk memudahkan dalam berlatih maka sebaiknya menggunakan program excell atau yang sejenis bila menggunakan komputer.

CONTOH MATRIKS FLOWCHARTS SOP

No. AKTIVITAS PELAKSANA

Aktor 1 Aktor 2 Aktor 3

1. Kegiatan 1

2. Kegiatan 2

3. Kegiatan 3

. .................

. .................

. .................

n. Kegiatan n

TULISLAH KEGIATAN KE DALAM KOLOM AKTIVITASPERTANYAAN

Bagaimana cara menulis kegiatan dalam kolom aktivitas?

KATA KUNCI

Langkah yang dilakukan adalah: Tuliskan kegiatan dimulai dengan kata kerja kegiatan

tanpa nama aktor; Tulislah bila ada obyek dan keterangan secara

singkat tapi jelas;

Aktor kegiatan dipisahkan karena akan ditulis pada kolom pelaksana/aktor.

TULISKAN AKTOR PADA KOLOM PELAKSANA/AKTOR

PERTANYAAN

Bagaimana cara menulis aktor dalam kolom pelaksana/aktor?

KATA KUNCI

Langkah yang dilakukan adalah: Tuliskan aktor pada setiap kegiatan pada kolom

pelaksan/aktor secara berurutan tidak secara hirarki; Tuliskan titelatur aktor (jabatan/fungsi) bukan nama

aktornya secara singkat dan jelas.

Dalam penulisan aktor hindari penulisan aktor yang bersifat umum tetapi bersifat spesifik menunjuk jabatan/fungsi aktor.

TULISLAH SIMBOL PADA KOLOM PELAKSANA (AKTOR) SESUAI KEGIATAN DALAM KOLOM AKTIVITAS

PERTANYAAN

Bagaimana cara menulis simbol dalam kolom pelaksana/aktor?

KATA KUNCI

Langkah yang dilakukan adalah: Pilihlah simbol yang sesuai dengan sifat kata kerja

dalam kolom aktivitas pada menu flowcharts; Tuliskan simbol tersebut pada kolom aktor sesuai

baris kegiatan dengan meletakkan secara diagonal. Kegiatan apapun kalau berada pada awal dan akhir

berupa simbol “kapsul”. Bedakan simbol eksekusi dengan simbol pengambilan keputusan.

BUATLAH ANAK PANAH PENGHUBUNG ANTAR SIMBOL SESUAI KETENTUAN

PERTANYAAN

Bagaimana cara menulis anak panah yang menghubungkan simbol?

KATA KUNCI

Langkah yang dilakukan adalah: Pilihlah tanda panah penghubung yang sesuai dari

lines (Off2007) dan conector (Off2003); Tuliskan anak panah tersebut dengan menghubung-

kan simbol satu dengan yang lain dengan meletak-kannya pada simbol pertama lalu simbol yang berikutnya pada titik merah pada simbol.

Cara penulisan tanda panah sesuai ketentuan yang berlaku sesuai simbol masing-masing.

CEK KEMBALI APAKAH RANGKAIAN KEGIATAN SUDAH MENCERMINKAN KESATUAN AKTIVITASPERTANYAAN

Langkah apakah yang perlu dilakukan dalam mengecek rangkaian kegiatan sebagai suatu kesatuan aktivitas?

KATA KUNCI Langkah yang dilakukan adalah:

Periksalah apakah ada kegiatan yang terlewatkan; Periksalah apakah kegiatan yang ditulis masih

merupakan kegiatan yang seharusnya dipisahkan atau seharusnya digabung.

Periksalah apakah keseluruhan kegiatan mencermin-kan produk akhir aktivitas.

Langkah ini dilakukan untuk memastikan kegiatan tidak berubah pada saat dibuatkan mutu baku pada latihan selanjutnya.

CEK KEMBALI APAKAH SIMBOL YANG DIGUNAKAN SUDAH MENCERMINKAN KEGIATAN DAN TELAH SESUAI DENGAN KETENTUAN YANG BERLAKU

PERTANYAAN

Langkah apakah yang perlu dilakukan dalam mengecek simbol dengan kegiatan dan ketentuan yang berlaku?

KATA KUNCI Langkah yang dilakukan adalah:

Periksalah apakah simbol yang dipakai sudah sesuai kegiatan yang diceminkan dari kata kerjanya;

Periksalah apakah simbol yang dibuat tidak menyalahi aturan yang berlaku.

Langkah ini dilakukan untuk memastikan simbol yang digunakan tidak salah dan memenuhi ketentuan yang berlaku.

CEK KEMBALI ARAH ANAK PANAH PENGHUBUNG ANTAR SIMBOL SESUAI KETENTUAN YANG BERLAKU

PERTANYAANLangkah apakah yang perlu dilakukan dalam mengecek arah anak panah yang menghubungkan antar simbol?

KATA KUNCI Langkah yang dilakukan adalah:

Periksalah apakah anak panah pada simbol mulai dan selesai (kapsul) sudah sesuai ketentuan;

Periksalah apakah anak panah pada simbol proses (kotak) sudah sesuai ketentuan;

Periksalah apakah anak panah pada simbol pengambilan keputusan (belah ketupat) sudah sesuai ketentuan yang berlaku dan telah diberi keterangan .

Langkah ini dilakukan untuk memastikan tanda dan arah panah memenuhi ketentuan yang berlaku.

FLOWCHART AKTIVITAS PEMBUATAN KONTRAK KINERJA PEGAWAI (KKP) DI KEDEPUTIAN

Aktivitas Kapus Peneliti Kabagmin Deputi Staf

Mengundang Rapat Pembahasan KKP (Tugas)

Melaksanakan Rapat Pembahasan KKP

Menugaskan Peneliti untuk menyiapkan Dokumen KKPMelengkapi Dok. KKP & berkonsultasi dgn Kapus

Mengkoreksi dan memutuskan Dok. KKP dan meminta Kabagmin untuk mempersiapkan rapat pendalaman. Bila tidak setuju kembali ke peneliti.Mempersiapkan rapat pendalaman dan melaporkannya kepada KapusMenyampaikan Dok. KKP kepada Deputi untuk di mintakan persetujuan Memberikan persetujuan & memerintahkan utk melakukan penandatanganan KKP kpd peg.di lingk. Kedeputian. Bila tdk setuju kembali ke kapusMengundang Deputi, Peneliti, Kabagmin dan Staf untuk menandatangani Kontrak Kinerja Pegawai Melakukan penandatanganan KKP

Mendokumentasikan KKP

Ya

Ya

Tidak

Tidak

TERIMA KASIHSEMOGA MENJADI PENGALAMAN

YANG BERMANFAAT