Internal Audit

DokumentasiSistem Manajemen Mutu(Quality Management System)1Slide 2DokumentasiSistem Manajemen Mutu

2Slide 3MENGAPA MENDOKUMENTASIKAN ? (1/3) Merupakan persyaratan standar Menyediakan panduan kerja yang standar utk menjamin konsistensi & proses yg sistematis Menyediakan bukti objektif kepada pelanggan & auditor bahwa SMM telah ada dan diterapkan Merupakan pedoman bagi Auditor dalam mem verifikasi sistem manajemen mutuSebagai bahan pelatihan, khususnya untuk personel baruSebagai alat pengendali & monitor proses operasional Sekolah

Slide 4MENGAPA MENDOKUMENTASIKAN ? (3/3)

Jangan mendokumentasikan hanya untuk memperoleh sertifikat

ATAU

hanya untuk menyenangkan Auditor Eksternal sajaSlide 5DOKUMENTASI

IIIIIIIVMANUAL MUTUPROSEDURE MUTUINSTRUKSI KERJAFORM,REKAMAN5Slide 6Manual Mutu merupakan dokumen tingkat pertama yang memberikan gambaran mengenai : -Kebijakan sekolah yg berkaitan dengan mutu jasa pendidikan yang dihasilkan-Tanggung jawab dan wewenang personel-Proses atau kegiatan yang dibutuhkan un- tuk menjamin mutu lulusan anak didik -Referensi Silang (hubungan antara Manual Mutu dengan Prosedur Mutu)

APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (1/2)PEDOMAN MUTU / MANUAL MUTUSlide 7CONTOH Manual Mutu/MMMANUAL MUTUSEKOLAHTANGGUNG JAWAB MANAJEMENMM-SKLH- 5No. Revisi : 0.0Tgl. Berlaku : 25-05-00Halaman : 1/45.1 Komitmen Manajemen

Kepala Sekolah mempunyai komitmen untuk menetapkan, menerapkan, dan memelihara sistem manajemen mutu, yaitu dengan cara :

menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu; menetapkan struktur sekolah; menetapkan tanggung jawab dan wewenang; menyediakan sumber daya personel yang memadai; menunjuk Wakil Manajemen; meninjau sistem manajemen mutu secara berkala; BAB I PENDAHULUANMM-SKLH-01 BAB II RUANG LINGKUPMM-SKLH-02 BAB III ISTILAH DAN DIFINISIMM-SKLH-03 BAB IV SISTEM MENEJEMEN MUTUMM-SKLH-04 BAB V TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN MM-SKLH-05 BAB VI MANAJEMEN SUMBER DAYAMM-SKLH-06 BAB VII REALISASI PRODUKMM-SKLH-07 BAB VIII PENGUKURAN ANALISA DANMM-SKLH-08 PENINGKATAN

MANUAL MUTU / PEDOMAN MUTU / QUALITY MANUALLAMPIRAN MANUAL MUTU / PEDOMAN MUTU / QUALITY MANUAL I DIAGRAM PROSESLAM.01/MM-SKLH II KEBIJAKAN MUTULAM.02/MM-SKLH III DESKRIPSI & SPESIFIKASI KERJALAM.03/MM-SKLH IV STRUKTUR ORGANISASILAM.04/MM-SKLH V SASARAN MUTULAM.05/MM-SKLH VI RENCANA MUTU/ QUALITY PLANLAM.06/MM-SKLH VII FORM KORESPONDENSILAM.07/MM-SKLH VIII AGENDA TINJAUAN MANAJEMENLAM.08/MM-SKLHSlide 9Standar ISO-9000 tidak secara khusus memberikan bentuk atau format Prosedur Mutu. Hal ini berarti bahwa sekolah dapat merancang sehingga bentuk atau format sesuai dengan kebutuhan.Prosedur Mutu merupakan dokumen yang berisi mengenai urutan suatu proses secara kronologis yang melibatkan fungsi-fungsi dalam sekolah.

APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (4)PROSEDUR MUTUSlide 10Format Prosedur Mutu

TUJUANRUANG LINGKUPSTANDART YANG BERLAKUKRITERIA KEBERHASILANRINCIAN PROSEDURCATATAN/REKAMAN MUTUDEFINISI/SINGKATANCATATAN PERUBAHAN

APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (5)PROSEDUR MUTUSlide 111. TUJUANSuatu pernyataan singkat yang menerang-kan mengapa prosedur ini diberlakukan dan apa yang harus dicapai.

2. RUANG LINGKUPSuatu pernyataan singkat yang menerang- kan kegiatan sekolah yang dicakup dalam prosedur.

3. STANDAR YANG BERLAKUKlausul-klausul ISO yang menjadi dasar prosedur mutu.

4. KRITERIA KEBERHASILANSuatu uraian mengenai ukuran secara kuantitatif maupun kualitatif keberhasilan pelaksanaan prosedur dikaitkan dengan tujuan prosedur itu sendiri.

APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (6)PROSEDUR MUTU (FORMAT)Slide 12

5. RINCIAN PROSEDUR Suatu uraian langkah demi langkah dari setiap tahapan proses atau kegiatan.

6. CATATAN /REKAMAN MUTU Suatu daftar hasil kegiatan yang dituangkan dalam bentuk dokumen yang berasal dari pemilik proses atau dari unit kerja lain ataupun dari luar sekolah yang disimpan oleh pemilik Proses (dalam bentuk hardcopy maupun softcopy).

7. DEFINISI SINGKATAN/DEFINISI Suatu daftar keterangan dari singkatan atau terminologi atau istilah khusus yang digunakan dalam prosedur.

8. CATATAN PERUBAHAN Suatu uraian ringkas mengenai perubahan yang terjadi antara prosedur yang berlaku dengan prosedur revisi sebelumnya.

APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (8)PROSEDUR MUTU (FORMAT)Slide 13CONTOH Prosedur MutuProsedur MutuSEKOLAH PENANGANAN KELUHAN PELANGGANNo. Dokumen : No. Revisi : 0.0Tgl. Berlaku : 25-05-00Halaman : 1/41. TUJUANMemberikan penjelasan mengenai proses penanganan keluhan pelanggan agar keluhan tersebut dapat diselesaikan dan tidak terjadi lagi dikemudian hari.

2. RUANG LINGKUPProsedur ini berlaku mulai dari penerimaan keluhan pelanggan sampai dengan keluhan tersebut diselesaikan.3. STANDAR YANG BERLAKU7.1 Respon terhadap keluhan pelanggan

Slide 14CONTOH Prosedur MutuCONTOH Prosedur MutuProsedur MutuSEKOLAHPENANGANAN KELUHAN PELANGGANNo. Dokumen : No. Revisi : 0.0Tgl. Berlaku : 25-05-00Halaman : 2/44. KRITERIA KEBERHASILAN Pekerjaan yang tidak sesuai dan keluhan pelanggan dapat ditindak-lanjuti dan diselesaikan dengan baik

5. RINCIAN PROSEDUR5.1Staf Marketing menerima keluhan pelanggan, baik melalui telepon ataupun surat/fax dan mencatatnya formulir Keluhan Pelanggan. Data yang dicatat antara lain :

Nama pelanggan;Alamat pelanggan/lokasi;Nomor telepon pelanggan;Jenis keluhan;Slide 15CONTOH Prosedur MutuCONTOH Prosedur MutuCONTOH Prosedur MutuProsedur MutuSEKOLAH PENANGANAN KELUHAN PELANGGANNo. Dokumen : No. Revisi : 0.0Tgl. Berlaku : 25-05-00Halaman : 3/45.2Berdasarkan jenis keluhan, staf Marketing kemudian menyampaikannya kepada bagian terkait.

5.3Manajer terkait mempelajari keluhan tersebut dan mencatat penyebab terjadinya keluhan.

5.4dst. dst.

6. CATATAN MUTU6.1 Formulir Formulir keluhan pelanggan

Slide 16Prosedur MutuSEKOLAHPENANGANAN KELUHAN PELANGANNo. Dokumen : No. Revisi : 0.0Tgl. Berlaku : 25-05-00Halaman : 4/4CONTOH Prosedur MutuCONTOH Prosedur MutuCONTOH Prosedur Mutu7. DEFINISI DAN ISTILAHLPPTS & KP:Laporan Pengendalian Pekerjaan yang Tidak Sesuai & Keluhan Pelanggan8. CATATAN PERUBAHAN Belum ada PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMENPM-SKLH/WMM-01 PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN MUTUPM-SKLH/WMM-02 PROSEDUR AUDIT INTERNALPM-SKLH/WMM-03 PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN, TINDAKANPM-SKLH/WMM-04 PENCEGAHAN & PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN PROSEDUR PENGENDALIAN PRODUK YANGPM-SKLH/WMM-05 TIDAK SESUAI PROSEDUR SURVEY PELANGGANPM-SKLH/WMM-06 PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMENPM-SKLH/WMM-07

PROSEDUR MUTU DIBAWAH WMM HUMAS PROSEDUR PROMOSI SEKOLAHPM-SKLH/HUM-01 PROSEDUR PENGADAAN NARASUMBER/PM-SKLH/HUM-02 GURU TAMU

KESISWAAN PROSEDUR PENERIMAAN SISWA BARU & PM-SKLH/SIS-01 PELAKSANAAN MOS PROSEDUR PENGORGANISASIAN SISWAPM-SKLH/SIS-02 PROSEDUR PENGEMBANGAN DIRI MELALUIPM-SKLH/SIS-03 EXTRAKULIKULER PROSEDUR PERENCANAAN & PELAKSANAAN PM-SKLH/SIS-04 WISUDA PURNASISWA

PROSEDUR MUTU OPERASIONAL KURIKULUM PR. PENYUSUNAN, PENGEMBANGAN VALIDASI &PM-SKLH/KUR-01 EVALUASI KURIKULUM PR. PELAKSANAAN IN HOUSE TRAININGPM-SKLH/KUR-02 PR. PENYUSUNAN JADWAL PELAJARANPM-SKLH/KUR-03 PR. PERENCANAAN, PELAKSANAAN, PEMANTAUANPM-SKLH/KUR-04 & EVALUASI KBM PR. KEGIATAN BELAJAR MENGAJARPM-SKLH/KUR-05 PR. PIKET PENGENDALIAN KBMPM-SKLH/KUR-06 PR. PENINGKATAN & PENGEMBANGAN PENDIDIKPM-SKLH/KUR-07 PR. PELAKSANAAN MGMP SEKOLAHPM-SKLH/KUR-08 PR. PELAKSANAAN UTS/UAS/UAKPM-SKLH/KUR-09 PR. KENAIKAN KELASPM-SKLH/KUR-10 PR. PELAKSANAAN UN DAN USPM-SKLH/KUR-11 PR. KELULUSANPM-SKLH/KUR-12 PROSEDUR PENGAJUAN KEBUTUHAN PENDIDIKPM-SKLH/KUR-13 PROSEDUR MUTU OPERASIONAL SARANA DAN PRASARANA PROESEDUR PENGADAAN BARANGPM-SKLH/SAR-01 PROSEDUR PENERIMAAN, PENYIMPANAN PM-SKLH/SAR-02 DAN PENGELUARAN BARANG PROSEDUR PENGHAPUSAN BARANGPM-SKLH/SAR-03 PROSEDUR PEMELIHARAAN DAN PERBAIKANPM-SKLH/SAR-04 SARANA PRASARANA

PROSEDUR MUTU OPERASIONAL BIMBINGAN KONSELING PROSEDUR BIMBINGAN KONSELINGPM-SKLH/BK-01

LABORATORIUM PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. FISIKAPM-SKLH/LAB-01 PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. BIOLOGIPM-SKLH/LAB-02 PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. KIMIAPM-SKLH/LAB-03 PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. KOMPUTERPM-SKLH/LAB-04 PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. BAHASAPM-SKLH/LAB-05PROSEDUR MUTU OPERASIONALTATA USAHA PROSEDUR PELAYANAN PEMBAYARAN UANGPM-SKLH/TU-01 SPI & PARTISIPASI KOMITE PROSEDUR SURAT MENYURATPM-SKLH/TU-02 PROSEDUR PENGAJUAN TENAGA KEPENDIDIKANPM-SKLH/TU-03 PROSEDUR PENINGKATAN DAN PENGEMBANGANPM-SKLH/TU-04 TENAGA KEPENDIDIKAN PROSEDUR PENERIMAAN UANGPM-SKLH/TU-05 PROSEDUR PEMAKAIAN KEUANGANPM-SKLH/TU-06

PROSEDUR MUTU OPERASIONAL PERPUSTAKAAN PROSEDUR PENGELOLAAN PERPUSTAKAANPM-SKLH/PUS LINKUNGAN HIDUP PROSEDUR PEMELIHARAAN LINGKUNGAN HIDUPPM-SKLH/LH

UNIT USAHA SEKOLAH PROSEDUR PENGELOLAAN UNIT USAHA SEKOLAHPM-SKLH/USPROSEDUR MUTU OPERASIONAL USAHA KESEHATAN SEKOLAH PROSEDUR PENGELOLAAN UKSPM-SKLH/UKS SATUAN KEAMANAN SEKOLAH PROSEDUR SATPAM SEKOLAHPM-SKLH/SAT

CLEANING SERVICE PROSEDUR CLEANING SERVICEPM-SKLH/CSPROSEDUR MUTU OPERASIONALSlide 25

Instruksi Kerja

Instruksi Kerja merupakan dokumen yang berisi uraian langkah demi langkah yang lebih rinci suatu aktivitas dari satu fungsi organisasi dan biasanya bersifat teknis.

Suatu contoh yang baik mengenai Instruksi Kerja adalah mengenai pengoperasian komputer.

Instruksi Kerja dapat berupa : narasi, diagram alir, gambar,foto, sampel material, atau kombinasi dari bentuk tersebut.APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (10)DOKUMEN PENDUKUNGSlide 26CONTOH Instruksi KerjaInstruksi KerjaSEKOLAHCARA MENGOPERASIKAN KOMPUTER No. Dokumen : No. Revisi : 0.0Tgl. Berlaku : 25-05-00Halaman : 1/11. PELAKSANA : Staf Sistem Informasi2. RINCIAN INSTRUKSI KERJA2.1Pastikan semua instalasi kabel telah tersam- bung dengan benar2.2Tekan tombol Power pada monitor dan CPU2.3Tunggu sampai layar monitor menampilkan icon-icon program2.4Pilih menu yang akan digunakan, lalu tekan dengan tombol kiri mouse 2.4dst.dst3. CATATAN PERUBAHAN Belum ada PEMBENTUKAN PANITIA RAPAT KERJA TAHUNAN MELAKUKAN EVALUASI ROGRAM RAPAT KERJA TAHUNAN PENYUSUNAN PROGRAM KERJA TAHUNAN MENYUSUN RENCANA ANGGARAN BIAYA SEKOLAH (RAPBS) MEMPERSIAPKAN RAKER PUNCAK PELAKSANAAN RAKER PUNCAK PEMBENTUKAN PANITIA PPD PEMBUATAN PROPOSAL PPD PENYUSUNAN BIAYA ANGGARAN PPD PERSIAPAN ADMINISTRASI &SOUVENIR PPD PUBLIKASI PPD PENDAFTARAN PPD OBSERVASI CALON SISWA BARU KEPUTUSAN PENERIMAAN DAN PENGUMUMAN DAFTAR ULANG MENSOSIALISASIKAN PROGRAM KERJA TAHUNAN KE ORTU PEMBENTUKAN PANITIA OPEN HOUSE PERSIAPAN KEGIATAN OPEN HOUSE GLADI BERSIH OPEN HOUSE

INSTRUKSI KERJA PELAKSANAAN OPEN HOUSE PEMBENTUKAN PANITIA MATRIKULASI PENYUSUNAN PROPOSAL DAN RENCANA KEGIATAN MATRIKULASI PENYUSUNAN BIAYA ANGGARAN MATRUKILASI PELAKSANAAN KEGIATAN MATRIKULASI PELAPORAN KEGIATAN MATRIKULASI PEMBENTUKAN PANITIA MOS PENYUSUNAN PROPOSAL DAN RENCANA KEGIATAN MOS PENYUSUNAN ANGGARAN BIAYA MOS PELAKSANAAN KEGIATAN MOS PELAPORAN KEGIATAN MOS PENEMPATAN KELAS BARU/AWAL PENEMPATAN KELAS LAMA PENYUSUNAN PROGRAM KERJA TAHUNAN PEMBELAJARAN PENYUSUNAN PROGRAM SEMESTER PEMBELAJARAN PENYUSUNAN SYLABUS DAN RENCANA PROGRAM PEMBELAJARAN MENENTUKAN KRITERIA KETUNTASAN MINIMAL PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI KELAS

INSTRUKSI KERJA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM FISIKA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM BIOLOGI PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM KOMPUTER PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM BAHASA MELAKUKAN ULANGAN HARIAN MEMBERIKAN TUGAS MENILAI KINERJA PRAKTEK LABOR PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM FISIKA MELAKUKAN ULANGAN TENGAH SEMESTER MELAKUKAN ULANGAN AKHIR SEMESTER I MELAKUKAN ULANGAN AKHIR SEMSTER II UJIAN SEKOLAH TERTULIS UJIAN SEKOLAH PRAKTEK MENENTUKAN KRITERIA KENAIKAN KELAS MENENTUKAN KRITERIA PENJURUSAN MENENTUKAN KRITERIAN KELULUSAN MELAKSANAKAN EKSTRA KURIKULER (EKSKUL) PILIHAN/WAJIB MELAKSANAKAN EKSTRA KURIKULER KHUSUS MELAKSANAKAN EKSTRA KURIKULER WAJIB PENGENALAN LINGKUNGAN DAN EKSPLORASI LINGKUNGAN

INSTRUKSI KERJA PENGENALAN EKSPLORASI PROFESI/KEAHLIAN PEMBENTUKAN PANITIA PESANTREN SEKOLAH PENYUSUNAN PROPOSAL DAN ANGGARAN PESANTREN SEKOLAH TUGAS WALISANTRI PEMBENTUKAN PANITIA KHATAMAN QURAN PENYUSUNAN PROPOSAL DAN ANGGARAN BIAYA KHATAMAN QURAN PELAKSANAAN KHATAMAN QURAN PELAPORAN KEGIATAN KHATAMAN QURAN PEMBENTUKAN PANITIA WISUDA PENYUSUNAN PROPOSAL DAN ANGGARAN WISUDA RENCANA KEGIATAN WISUDA PELAKSANAAN WISUDA PELAPORAN KEGIATAN WISUDA PENERIMAAN BIAYA-BIAYA (SPP, DPP, OPS, CATERING, JEMPUT-ANTAR) SETOR TUNAI TRANSFER ATM PENGELUARAN BIAYA OPERASIOANAL UNIT (ADA DALAM RABS) PENGELUARAN KEGIATAN INSIDENTAL (ADA DALAM RABS)

INSTRUKSI KERJA PENGELUARAN INSIDENTAL PEMBAYARAN GAJI LEWAT BANK PEMBAYARAN GAJI LEWAT KAS PEMBAYARAN GURU NGAJI LAPORAN KEUANGAN OPERASIONAL UNIT LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN INSIDENTAL PENGADAAN BARANG PENGAJUAN ATK UNIT DRIVER SEKOLAH KATERING SEKOLAH CLEANING SERVICE RUMAH TANGGA SEKOLAH BAGIAN KOMPUTER SATUAN TUGAS KEAMANAN USULAN KARYAWAN BARU (SDM) FLOWCHART MAPPING PROSES CASH FLOW KEUANGAN MANAJEMEN KELEMBAGAAN (FC)/A SITEM INFORMASI (FC)/A TATA PAMONG (FC)/A KEMITRAAN DAN HUMAS TATA PAMONG-ADMINISTRASI AKADEMIK (FC)/A TATA PAMONG-ADMINISTRASI HUMAS (FC)/A

INSTRUKSI KERJASlide 32

Formulir

Formulir merupakan media untuk mencatat hasil proses dan digunakan sebagai bukti diterapkannya sistem manajemen mutu.

Mengenai format Formulir, standar ISO-9000 tidak memberikan pedoman khusus. Sekolah dapat menggunakan format Formulir yang sudah ada atau merancang format yang sesuai dengan prosedurnyaAPA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (11)DOKUMEN PENDUKUNGSlide 33 PENGENDALIAN DOKUMENTASIYang dimaksud dengan dokumen mutu TERKENDALI adalah dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi), maka Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama) dan mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru)Sedangkan dokumen mutu yang TAK TERKENDALI adalah dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi), maka Wakil Manajemen tidak bertanggung jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama) dan tidak harus mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru)

Slide 34 PENGENDALIAN DOKUMENTASI 5. Perhatikan pengendalian dokumen kadaluarsa

Standar mensyaratkan bahwa harus ada jaminan dokumen kadaluarsa (tidak berlaku lagi) tidak digunakan lagi dan tidak berada di unit kerja. Dokumen mutu kedaluarsa (tidak berlaku lagi) adalah master (asli) dokumen mutu revisi lama, jika dokumen tersebut diperbaharui (revisi baru).

Terima Kasih

35