MANAJEMEN UMUM

H. ZULFIKAR KURNIADI, SE, MM. zulfikar76@yahoo.comkurniadizulfikar@gmail.com..every street is paved with gold..

+628123.3777.0774+62819.1761.8200

PendidikanMagister Manajemen UPI YAI - Manajemen Keuangan (2004)

STIE UPI YAI - Akuntansi (2002)Brevet Pajak -USAKTI (2004)

Pekerjaan dan ProfesiPNSD Kab. Sumbawa Dinas Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan (DPPK)

Amikom Sumbawa

PERTEMUAN KE – IVPERENCANAAN

(1) Penetapan Tujuan(2) Pembuatan Keputusan

SUB BAHASAN MU1. PENGERTIAN MANAJEMEN ((1)Definisi, (2)Manajemen adalah Ilmu dan Seni), MANAJEMEN DAN

MANAJER ((1)Tingkatan Manajemen, (2)Fungsi-Fungsi Manajemen, (3)Keterampilan-Keterampilan Majerial) )

2. EVOLUSI TEORI MANAJEMEN ((1)Teori Manajemen Klasik, (2)Teori Perilaku, (3)Teori Kuantitatif –Riset Operasi dan Ilmu Manajemen,)) MANAJEMEN DAN LINGKUNGAN EKSTERNAL (1)Definisi Lingkungan Eksternal, (2)Faktor-Faktor Eksternal Mikro-Makro, TANGGUNGJAWAB SOSIAL MANAJER

3. PROSES PERENCANAAN ((1)Pengertian, (2)4 Tahap Dasar Perencanaan, (3)Rencana Operasional, (4)Rencama Strategik, (Faktor Waktu dan Perencanaan)

4. PENETAPAN TUJUAN ((1)Misi dan Tujuan , (2)Fungsi Tujuan, (3)MBO), PEMBUATAN KEPUTUSAN ((Tipe Keputusan, (2)Proses Pembuatan Keputusan, (3)Keterlibatan Bawahan Dalam Pengambilan Keputusan))

5. PENGORGANISASIAN, STRUKTUR ORGANISASI, DEPARTEMENISASI

6. KOORDINASI

7. WEWENANG, DELEGASI DAN DESENTRALISASI

8. PENYUSUNAN PERSONALIA

9. MOTIVASI

10. KOMUNIKASI

11. KEPEMIMPINAN

12. PERUBAHAN DAN PERKEMBANGAN ORGANISASI, MANAJEMEN KONFLIK

13. DASAR-DASAR PROSES PENGAWASAN

14. EVALUASI

Definisi Visi, Misi, TujuanVisi adalah cara pandang jauh ke depan kemana organisasi harus dibawa agar dapat eksis, antisipatif dan inovatif. Visi adalah suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan yang diinginkan oleh organisasi. Berdasarkan hal tersebut, maka penetapan visi, sebagai bagian dari perencanaan strategis, merupakan suatu langkah penting dalam perjalanan suatu organisasi. Visi tidak hanya penting pada waktu mulai berkarya, tetapi juga pada kehidupan organisasi itu selanjutnya. Kehidupan organisasi sangat dipengaruhi oleh perubahan lingkungan internal dan eksternal. Oleh karenanya, visi organisasi juga harus menyesuaikan dengan perubahan tersebut. 

Definisi Visi, Misi, Tujuan

Misi merupakan pernyataan yang menetapkan tujuan organisasi dan sasaran yang ingin dicapai. Pernyataan misi membawa organisasi kepada suatu fokus. Misi menjelaskan mengapa organisasi itu ada, apa yang dilakukannya, dan bagaimana melakukannya. 

Definisi Visi, Misi, TujuanMisi yang merupakan cita-cita dan landasan kerja yang harus diikuti dan didukung oleh keseluruhan anggota organisasi dan secara eksplisit menyatakan apa yang harus dicapai dan kegiatan spesifik apa yang harus dilaksanakan. Pernyataan misi tersebut adalah sebagai berikut:1. Mengembangkan metodologi pengumpulan,

pengolahan, dan penyajian data dan informasi suatu industri tertentu; 

2. Melakukan pengumpulan, pengolahan, penyajian, dan penyebaran data dan informasi suatu industri tertentu;

3. Membangun dan mengembangkan sistem informasi suatu industri tertentu;

4. Membina sumber daya manusia dan kelembagaan bidang statistik dan sistem informasi industri tertentu.

Definisi TujuanTujuan Setiap tahap dari perkembangan manusia. Penemuan besar dan kecil, temuan medis, temuan teknologi, keberhasilan bisnis sebelumnya telah divisualisasikan telebih dahulu. Sebelum menjadi kenyataan. Satelit melingkari bumi bukan karena penemuan yang kebetulan, melainkan karena para ilmuwan menetapkan penaklukan ruang angkasa sebagai tujuan.

Definisi TujuanTujuan adalah sasaran. Tujuan adalah cita-cita. Tujuan lebih dari hanya sekedar mimpi yang terwujud. Tujuan adalah pernyataan yang jelas. Tidak akan ada apa yang bakal terjadi dengan sebuah keajaiban tanpa sebuah tujuan yang jelas. Tidak akan ada langkah maju yang segera diambil tanpa menetapkan tujuan yang tegas . Tanpa tujuan seseorang akan hanya berkeliaran dalam menjalani hidup ini. Jalannya terhuyung-huyung tanpa mengetahui kemana mereka pergi dan dimana mereka akan tiba… mereka tidak akan pernah sampai dimana

Fungsi Tujuan1. Pedoman Bagi Kegiatan, 2. Sumber Legitimasi, 3. Standar Pelaksanaan, 4. Standar Motivasi, 5. Dasar Rasional

Pengorganisasian,

Fungsi Tujuan1. Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil

di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan

2. Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya

3. Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi

4. Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota

5. Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi

Tipe-Tipe TujuanKlasifikasi tujuan dari Penow bagi organisasi pada umumnya dibedakan menjadi 5 tujuan menurut “sudut pandangan mereka yang berkepantingan”, yaitu :1. Tujuan Kemasyarakatan (Societal Goals), berkenaan dengan

kelas-kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat

2. Tujuan Keluaran (Output Goals), berkenaan dengan jenis-jenis keluaran tertentu dalam bentuk fungsi-fungsi konsumen. Contoh : barang- barang konsumen, jasa-jas bisnis

3. Tujuan Sistem (System Goals), cara pelaksanaan fungsi organisasi tidak tergantung pada barang / jasa yang diproduksi / tujuan yang diambil

4. Tujuan Produk (Product Goals) / Tujuan Karakteristik Produk, berbagai karakteristik barang- barang / jasa-jasa produksi

5. Tujuan Turunan (Derived Goals), tujuan digunakan organisasi untuk meletakkan kekuasaanya dalam pencapaian tujuan lain

Proses Penetapan TujuanMerupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. 6 Unsur dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan organisasi adalah :

1. Barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai manfaat, paling sedikit sama dengan harganya

2. Barang dan jasa dapat memuaskankebutuhan konsumen/ langganan

3. Teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing

4. Kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi dengan baik

5. Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang mengguntungkan, sehingga mereka bersedia menanamkan modal dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu sukses organisasi

6. Perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi.

Bidang-Bidang TujuanPeter Drucker dan GE, mengidentifikasikan 8 bidang pokok di mana perusahaan harus menetapkan tujuan :

1. Posisi Pasar,

2. Produkivitas / Efesiensi, adalah rasio antara masukkan (tenaga kerja, peralatan dan keuangan) dengan keluaran organisasi

3. Sumber Daya Phisik dan Keuangan, tujuan harus ditetapkan dengan memperhatikan mesin dan peralatan serta penyediaan bahan baku

4. Profitabilitas

5. Inovasi

6. Prestasi dan Sikap Karyawan

7. Prestasi dan Pengembangan Manajer

8. Tanggung Jawab Sosial dan Publik

Kebutuhan Penyeimbang Tujuan

Hampir semua organisasi mempunyai serangkaian tujuan yang berganda untuk memnihi permintaan “trade off” dari berbagai pihak berkepentingan yang terlibat dalam operasi organisasi. Akibatnya, sering menimbulkan konflik antara pihak-pihak tersebut. Dalam proses pencapaian tujuan, manajemen harus menentukan keseimbangan / campuran optimum tujuan-tujuan dam memadukan berbagai kepentingan pihak-pihak yang terlibat dalam organisasi.

MANAGEMENT BY OBJECTIVESebutan “manajemen sesuai objektif” pertama dipopulerkan oleh Peter Drucker dalam bukunya tahun 1954 yang berjudul ‘The Practice of Management”.

MBO sulit didefinisikan, namun secara umum esensi sistem MBO, terletak pada penetapan tujuan tujuan-tujuan umum oleh para manajer dan bawahan yang bekerja bersama, penentuan bidang utama setiap individu yang hasilnya dirumuskan secara jelas dalam bentuk hasil-hasil (sasaran) yang dapat diukur dan diharapkan, dan ukuran penggunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai satuan pedoman pengoperasian satuan-satuan kerja serta penilaian masing penilaian sumbangan masing-masing anggota.

Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manajer dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi.

MANAGEMENT BY OBJECTIVEManagement by objective (MBO) atau manajemen sesuai objektif adalah suatu proses persetujuan terhadap objektif di dalam satu organisasi sehingga manajemen dan karyawan menyetujui objektif ini dan memahami apa posisi mereka di dalam organisasi tersebut.

Management by objective (MBO) atau juga disebut (diterjemahkan) Manajemen Berdasarkan Sasaran, yaitu suatu cara untuk melibatkan para karyawan di dalam proses pengambilan keputusan yang menyangkut pekerjaan mereka. (Sondang P. Siahaan: 2004: 362).

Menurut Nanang Fattah (2009: 33) menjelaskan bahwa Management by objective (MBO) merupakan teknik manajeman yang membantu memperjelas dan menjabarkan tahapan tujuan organisasi. Lebih lanjut Nanang Fattah menjelaskan bahwa dengan Management by Objective (MBO) dilakukan proses penentuan tujuan bersama antara atasan dan bawahan.

MANAGEMENT BY OBJECTIVE

Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa Management by objective (MBO) adalah suatu cara di dalam mencapai sasaran hasil maupun dalam merencanakan program melibatkan semua pihak (stakeholders) pada lembaga yang bersangkutan.

MANAGEMENT BY OBJECTIVEKekuatan dan Kelemaham Manajeman By ObjectiveKekuatan MBO antara lain adalah:

1. MBO melakukan integrasi fungsi perencanaan dan pengawasan ke dalam suatu sistem yang rasional dalam manajemen,

2. MBO mendorong organisasi untuk menentukan tujuan dari tingkatan atas hingga tingkatan bawah dari manajemen,

3. MBO memfokuskan pada hasil akhir dari pada niat yang baik maupun faktor personal.

4. MBO mendorong adanya manajemen diri dan komitmen dari setiap orang melalui partisipasi pada setiap tingkatan manajemen dalam penentuan tujuan.

MANAGEMENT BY OBJECTIVEHasil survei terhadap manajer, Tosy & Carroll menyatakan kekuatan Manajeman By Objective adalah

1. Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.

2. Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan tujuan dan sasaran.

3. Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan.

4. Membuat para individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi.

5. Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu. Ini memungkinkan para bawahan mengetahui kualitas pekerjaan mereka dalam hubungannya dengan tujuan organisasi.

MANAGEMENT BY OBJECTIVEMenurut Nanang Fattah (2009: 34) ada empat kekuatan dari Manajeman By Objective yaitu:

1. Pengelolaan cenderung lebih baik karena keharusan membuat program.

2. Peranan dan fungsi struktur organisasi harus jelas.

3. Individu mengikat diri pada tugas-tugasnya (commited).

4. Pengawasan lebih efektif berkembang.

MANAGEMENT BY OBJECTIVEDari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa kekuatan dari Manajeman By Objective adalah:1. MBO melakukan integrasi fungsi perencanaan dan pengawasan

ke dalam suatu sistem yang rasional dalam manajemen.2. MBO mendorong organisasi untuk menentukan tujuan dari

tingkatan atas hingga tingkatan bawah dari manajemen.3. MBO memfokuskan pada hasil akhir.4. MBO mendorong adanya manajemen diri dan komitmen dari

setiap orang melalui partisipasi pada setiap tingkatan manajemen dalam penentuan tujuan.

5. Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan.6. Membuat para individu lebih memusatkan perhatiannya pada

tugas masing-masing dan tujuan organisasi.7. Pengawasan lebih efektif berkembang.

MANAGEMENT BY OBJECTIVEAdapun kelamahan dari Manajeman By Objective adalah:

1. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis.

2. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa mempedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalah sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.

MANAGEMENT BY OBJECTIVESedangkan menurut hasil survei terhadap manajer, Tosy & Carroll menyatakan kelemahan Manajeman By Objective ada dua kategori kelemahan-kelemahan khas untuk organisasi yang mempunyai program MBO formal:

1. Kelemahan-kelemahan yang melekat (inherent) pada proses MBO. Ini mencakup konsumsi waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-teknik MBO serta meningkatkan banyaknya kertas kerja.

2. Kelemahan-kelemahan dalam pengembangan dan implementasi MBO oleh berbagai fungsi.

MANAGEMENT BY OBJECTIVEMenurut Nanang Fattah (2009: 35) ada empat kelemahan Manajeman By Objective yaitu:

1. Tidak mudah menanamkan pemahaman tentang konsep-konsep dan pemberian motivasi kepada bawahan untuk mempelajari penggunaan teknik Manajeman By Objective secara tepat.

2. Tidak mudah menentukan tujuan dengan memberikan kesempatan kepada para anggota untuk berpartisipasi.

3. Tidak mudah menilai prestasi kerja, karena tidak setiap prestasi dapat diukur secara kuantitas.

4. Perubahan yng diinginkan Manajeman By Objective dalam perilaku manajer kemungkinan akan menimbulkan maslah dalam proses MBO titik berat akan bergeser dari menilai menjadi membantu bawahan.

MANAGEMENT BY OBJECTIVEDari beberapa pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa kelemahan Manajeman By Objective adalah:

1. Tidak mudah menanamkan tentang konsep-konsep dan pemberian motivasi kepada bawahan untuk mempelajari penggunaan teknik MBO secara tepat

2. Tidak mudah menentukan tujuan dengan memberikan kesempatan kepada para anggota untuk berpartisipasi

3. Tidak mudah menilai prestasi kerja, karena tidak setiap prestasi dapat diukur secara dikuantitas

4. Pembuatan keputusan membutuhkan waktu yang lama

5. Kecenderungan karyawan bekerja memenuhi sasaran tanpa memperdulikan rekan kerja

6. Kecenderungan karyawan bekerja memenuhi sasaran tanpa memperdulikan rekan kerja

Tipe-Tipe KeputusanPengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran.Keputusan dibagi dalam 3 tipe:1. Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2

dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt bawah. Contoh: keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.

2. Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.

3. Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.

Proses Pembuatan Keputusan1. Pemahaman dan Perumusan Masalah2. Pengumpulan dan Analisa Data Yang Relevan 3. Pengembangan Alternatif 4. Pengevaluasian Terhadap Alternatif yang Dipergunakan  5. Pemilihan Alternatif Terbaik6. Implementasi Keputusan7. Evaluasi atas Hasil Keputusan

Pemahaman dan

Perumusan Masalah

Pengumpulan dan Analisa

Data yg Relevan

Pengembangan Alternaruf

Evaluasi Terhadap Alternatif

Pemilihan Alternatif yg

Terbaik

Implementasi

Evaluasi

Proses Pembuatan Keputusan1. Pemahaman dan perumusan masalah

Manajaer harus menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.

2. Pengumpulan dan analisa data yang relevan Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.

3. Pengembangan alternatif Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecendrungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.

4. Pengevaluasian terhadap alternatif yang dipergunakan  Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistik serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.

Proses Pembuatan Keputusan3. Pemilihan alternatif terbaik

Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidaksempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.

4. Implementasi keputusanManajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan meng alokasikan sumber daya yang diperlukan, serta menugaskan wewenag dan tanggung jawab pelaksana tugas, dengan mempewrhatikan resiko dan ketidakpastian terhadap keputusan yang diambil.

5. Evaluasi atas hasil keputusanImplementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan. 

Keterlibatan Bawahan dalam Pengambilan Keputusan

Para manejer akan sulit untuk membuat keputusan tanpa melibatkan bawahan, keterlibatan ini dapat formal, seperti

pengunaan kelompok dalam pembuatan keputusan, atau informal, seperti permintaan

akan gagasan.

Kebaikan?

Kelemahan?

Kebaikan dan KelemahanNo Kebaikan

1 Dalam pengembangan tujuan, kelompok memberikan jumlah pengetahuan yang lebih besar.

2 Dalam pengembangan alternatif, usaha individual para anggota kelompok dapat memungkinkan pencarian lebih luas dalam berbagai bidang fungsional organisasi.

3 Dalam penilaian alternatif, kelompok mempunyai kerangka pandangan yang lebih lebar.

4 Dalam pemilihan alternatif kelompok lebih dapat menerima risiko dibanding pembuat keputusan individual.

5 Karena berpartisipasi dalam proses pembuatan keputusan, para anggota kelompok secara individual lebih termotivasi untuk melaksanakan keputusan.

6 Kreativitas yang lebih besar dihasilkan dari interaksi antar individu dengan berbagai pandangan yang berbeda- beda.

Kebaikan dan KelemahanNo Kebaikan

7 Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangant memakan biaya.

8 Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan cepat.

9 Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok.

10 Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok.

Kebaikan dan KelemahanNo

Kelemahan

1 Implementasi suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, harus diselesaikan oleh para manejer secara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab.

2 Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangant memakan biaya.

3 Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan cepat.

4 Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok.

5 Bila atasan terlibat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya