DIKTAT - ejurnal17.files.wordpress.com · DIKTAT MATA KULIAH PENGANTAR MANAJEMEN ... Adalah...
Transcript of DIKTAT - ejurnal17.files.wordpress.com · DIKTAT MATA KULIAH PENGANTAR MANAJEMEN ... Adalah...
1
DIKTAT
MATA KULIAH
PENGANTAR MANAJEMEN
ABDUL HAMID ARRIBATHI
2017
2
Pengantar Manajemen
Definisi Manajemen : adalah proses perencanaan, pengorganisasian, penga-
rahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota or-
ganisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lain-
nya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetap-
kan.
Siapa yang membutuhkan manajemen ?
Pertanyaan ini sering dijawab “Perusahaan (bisnis)” ! Tentu saja benar sebagian,
tetapi tidak lengkap, karena manajemen juga dibutuhkan untuk semua tipe
organisasi. Dalam praktek, manajemen dibutuhkan dimana saja orang-rang
bekerja bersama (organisasi) untuk mencapai suatu tujuan bersama.
Mengapa manajemen dibutuhkan ?
Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi, karena tanpa Manajemen
semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan Akan lebih sulit.
Ada 3 alasan utama diperlukannya manajemen :
1. Untuk mencapai tujuan. Manajemen dibutuhkan untuk men-capai tujuan
organisasi dan pribadi.
2. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling
bertentangan, disini dibutuhkan manajemen untuk menjaga keseimbangan
antara tujuan, sasaran dan kegiatan yang saling bertentangan dengan pihak
yang berkepentingan dalam suatu organisasi.
3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. Suatu organisasi dapat diukur
dengan banyak cara yang berbeda.
Manajemen sebagai Ilmu dan Seni.
Menurut Luther Gulick bahwa Manajemen sebagai suatu bidang ilmu
pengetahuan (science) yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa
3
dan bagaimana manusia bekerja sama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem
kerjasama ini lebih bermanfaat bagi kemanusian.
Manajamen merupakan ilmu pengetahuan juga dalam artian bahwa
manajemen memerlukan disiplin ilmu-ilmu pengetahuan lain dalam
penerapannya, contoh ilmu ekonomi, ilmu statistik, akuntasi dan sebagainya,
sebab bidang ilmu-ilmu ini bisa dipelajari secara universal.
- Perencanaan
- Pengorganisasian anggota
Manajemen - Penyusunan Personalia organisasi Tujuan
- Pengarahan (bawahan) organisasi
- Pengawawan
Bagan Arti manajemen
Efisiensi : Kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan
benar (konsep matematik/ratio).
Efektifitas : Kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan
yang tepat untuk mencapai tujuan yg telah ditetapkan.
Manajemen sebagai profesi
Banyak usaha yang telah dilakukan untuk mengklasifikasikan manajemen sebagai
suatu profesi, kriteria untuk menentukan sesuatu sebagai profesi yang dapat
dirinci sbb. :
1. Para profesional membuat keputusan atas dasar prinsif-prinsif umum, adanya
pendidikan,kursus dan program latihan formal menunjukan bahwa ada prinsif
manajemen tertentu yg dapat di andalkan.
2. Para profesional mendapatkan status mereka karena mencapai standar prestasi
kerja tertentu bukan karena popularitas, suku,
agama, atau kriteria politik atau sosial.
4
3. Para profesional harus ditentukan oleh suatu kode etik yang kuat dengan
disiplin untuk mereka yang menjadi kliennya.
Pengertian yang berbeda dengan istilah manajemen.
Pengertian manajemen perlu dibedakan dengan pengertian istilah-istilah lain
seperti kewiraswastaan dan supervisi.
1. Manajemen berbeda dengan kewiraswastaan/wirausaha.
Dalam ekonomi, faktor produksi adalah tanah, tenaga kerja, modal dan pemilik
(wiraswasta). Wiraswasta menurut definisi memahami, mendapatkan sumber
daya, mengorganisasikan dan menjalankan perusahaan bisnis. Mereka cenderung
mengambil risiko yang didorong oleh motif keuntungan.
2. Manajemen berbeda dengan supervisi.
Pada umumnya supervisi adalah pengarahan dan pengendalian karyawan tingkat
bawah dalam suatu organisasi. Nama umum yang sering dipakai untuk posisi ini
adalah mandor/kepala tukang/foreman, sehingga supervisi ini adalah bagian dari
manajemen.
Aplikasi-aplikasi yang berbeda dari istilah manajemen.
Ada 4 aplikasi yang berbeda dari istilah manajemen, istilah manajemen dapat
digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan :
1. Pengelompokan pekerjaan. Manajemen dapat berarti suatu kelompok orang
yg melaksanakan pekeerjaan atau fungsi mana-jerial. Ini digunakan untuk
menyebut seluruh individu dalam ke-lompok tersebut secara kolektif.
2. Seorang Individu. Individu yg melaksanakan fungsi manajerial atau bagian
dari kelompok secara keseluruhan dapat disebut bagian manajemen.
3. Suatu disiplin akademik. Manajemen adalah suatu bidang spesialisasi
akademik, atau suatu bidang studi.
4. Suatu proses. Manajemen juga merupakan suatu proses karena mencakup
pelaksanaan suatu rangkaian tipe-tipe khusus kegiatan atau fungsi.
5
TINGKATAN MANAJEMEN
Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi manajer menjadi 3
golongan yg berbeda :
1. Manajer Lini (Pertama) tingkatan paling rendah dalam suatu organisasi yg
memimpin dan mengawasi tenaga operasional atau disebut juga manajemen
lini/garis pertama/mandor/foreman (first-line)
2. Manajer Menengah manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan
dalam suatu organisasi, para manajer menengah disebut juga Kepala Bagian
3. Manajer Puncak. Klasifikasi manajer tertinggi ini terdiri dari sekelompok
kecil eksekutif. Manajemen puncak bertanggungjawab atas kesuluruhan
manajemen organisasi. Sebutan bagi manajemn puncak adalah Direktur,
Presiden, Kepala Divisi dsb.
Sebutan dalam tingkatan manajemen :
Manajemen Puncak : President Direktur, Wakil Direktur,
Kepala Perwakilan dsb.
Manajemen Menengah : Kepala Departemen, Manajer Cabang,
: Kepela pengawas.
Manajemen Lini-Pertama : Kepala seksi, Kepala Sub-
: Bagian, Mandor dsb.
Karyawan Operasional : Staf bagian penjualan, pembukuan, staf perasional.
Manajemen Puncak
Manajemen Menengah
Manajemen Lini-Pertama
Karyawan Operasional
(Non-Manejerial)
6
Manajer Fungsional dan Umum :
- Manajer Fungsional : Mempunyai tanggungjawab hanya atas satu
kegiatan. (pemasaran, produksi dll)
- Manajer Umum : Mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab atas
satuan kerja keseluruhan.
Fungsi-fungsi yg dilaksanakan Manajer.
Manajemen dapat berarti pencapaian tujuan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi
tertentu, fungsi yg dilaksana Manajer dalam proses manajemen adalah sbb :
1. Planning
2. Organizing
3. Staffing
4. Leading dan
5. Controlling
Planning (Perencanaan)
Adalah pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organi sasi dan penentuan strategi,
kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metoda, system, anggaran dan standar
yg dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
Organizing (Pengorganisasian)
Adalah penentuan sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan organisasi. Perancangan dan pengembangan yg akan membawa kearah
tujuan, serta penugasan tanggung jawab tertentu dan kemudian pendelegasian
wewenang yg diperlukan.
Planning (Perencanaan)
Adalah pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan strategi,
kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metoda, system, anggaran dan standar
yg dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
7
Organizing (Pengorganisasian)
Adalah penentuan sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan organisasi. Perancangandan pengembangan yg akan membawa kearah
tujuan, serta penugasan tanggung jawab tertentu dan kemudian pendelegasian
wewenang yg diperlukan.
Staffing (Penyusunan Personalia)
Adalah penarikan (recruitment), latihan dan pengembangan serta penempatan dan
pemberian orientasi para karyawan dalam lingkungan kerja yg menguntungkan
dan produktif. Dalam pelaksanaan fungsi ini manajemen menetukan persyaratan
mental, phisik dan emosional untuk posisi jabatan tertentu dan melalui analisa
jabatan. Hal ini diperlukan dengan spesifikasi tertentu seperti keahlian,
pendidikan, umur, latihan dan pengalaman.
Leading (Pengarahan)
Adalah membuat dan mendapatkan para karyawan melakukan apa yg diinginkan
dan harus mereka lakukan. Fungsi ini melibatkan kua- litas, gaya dan kekuasaan
pemimpin seperti komunikasi, motivasi dan disiplin. Fungsi ini disebut juga
Directing, Motivating, Actuating.
Controlling (Pengawasan/Pengendalian) :
Adalah penerapan cara untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai
dengan yang telah ditetapkan hal ini dapat bersifat positif dan negatif.
Pengawasan po-sitif mencoba untuk mengetahui apakah organisasi dicapai
dengan efisien dan efektif. Pengawasan negatif mencoba untuk menjamin bahwa
kegiatan yg tidak diinginkan tidak terjadi.
Fungsi Pengawasan pada dasarnya mempunyai 4 unsur.
1. Penetapan standar pelaksanaan
2. Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan
3. Pengukuran pelaksanaan dan
4. Pengambil tindakan koreksi yg diperlukan bila ada.
8
Kegiatan-kegiatan manajer
Apa yg dikerjakan manajer ? Manajer membuat rencana, mengorganisasikan,
mengarahkan dan mengawasi ke- giatan organisasi. Dan fungsi ini dilakukan
dalam bentuk kegiatan yang saling tergantung, berinteraksi dan saling
berhubungan dari penetapan tujuan sampai pengawasan
Pendekatan Kegiatan Manajer
Dalam praktek manajemen sering dijumpai para manajer mengalami kesulitan
memahami hubungan antara apa ygdisebut fungsi manajerial dan dengan
kenyataannya. Manajer sering menyatakan waktunya digunakan untukkeperluan
rapat, membaca memo, dan menemui tamu.
Kegiatan Yang Dilakukan Manajer
Tugas-tugas yang dilaksanakan oleh manager adalah :
1. Manager bekerja dan melalui orang lain.
2. Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan-tujuan yang saling
bertentangan dan menetapkan prioritas-prioritas
3. Manajer bertanggung jawab dan mempertanggung jawabkan
4. Manajer harus berfikir secara analisis dan konseptual (analisa masalah dan
mencari pemecahannya).
5. Manajer adalah seorang mediator (penengah)
6. Manajer adalah seorang politisi (mengkampanyekan program)
7. Menajer adalah seorang diplomat (utusan kelompok kerja)
8. Manajer mengambil keputusan-keputusan yang sulit.
Peranan Manajer
Menurut pendapat Hendy Mintzberg dia mengelompokkan perilakumanajer
menjadi 3 bidang peranan yakni :
1. Antar pribadi yakni : manajer sebagai pembuka simbolis yakni menerima
tamu perusahaan, sebagai pemimpin mengatur dan
memotivasi bawahan, sebagai perantara yakni
berhubungan dengan pihakluar sebagai wakil
perusahaan.
9
2. Informasional yakni : Monitoring aliran informasi dan penerus informasi,
sebagai perwakilan ikut seminar, pertemuan mewakili
perusahaan.
3. Pembuatan keputusan : Manajer harus bisa menangkal kesulitan
Negosiator dan pengalokasian SDM.
Keterampilan Manajer
Adalah Keterampilan yang pada umumnya dibutuhkan untuk menjadi seorang
manajer yang efektif. Ada 4 kriteria yang dimiliki manajer :
1. Keterampilan Konsepsual (conceptual skills) adalah kemampuan mental
untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan keseluruh kepentingan dan
kegiatan organisasi.
2. Keterampilan Kemanusian (human skills) adalah kemampuan utk bekerja
dengan, memahami dan memotivasi orang lain baik individu ataupun
kelompok.
3. Keterampilan administratif (Adm. skills) adalah manajer harus bisa
menguasai administratif secara keseluruhan.
4. Keterampilan Tehnik (technical skills) manajer harus mampu dalam
penggunaan alat-alat atau tehnik bidang tertentu.
10
PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN
Teori Manajemen Klasik
Perkembangan teori awal manajemen
Manajemen ilmiah
Teori organisasi klasik
Aliran manajemen modern
Prilaku Organisasi
Prinsif dasar prilaku organisasi
Aliran kuantitatif
Pendekatan sistem
Perkembangan teori manajemen dimasa yg akan datang.
a. Teori Manajemen klasik
Sebelum sejarah yang disebut zaman manajemen ilmiah muncul telah terjadi
revolusi industri pada abd ke-19 yg menyebabkan meningkatnya kebutuhan akan
suatu pendekatan manajemen yang sistimatik. Usaha-usuha pengembangan
manajemen kemudian lakukan oleh para teoritis.
b. Perkembangan Awal Teori Manajemen
Dalam perkembangan teori manajemen klasik dibagi menjadi 2 bagian yakni :
1. Manajemen ilmiah dan
2. Teori organisasi klasik.
Teori Manajemen Ilmiah.
Robert Owen (1771-1858) pada permulaan tahun 1800 an Robert Owen, seorang
manajer beberapa pabrik pemintalan kapas di New Lanark Skolandia,
menekankan pentingnya unsur manusia dalam produksi. Dia membuat perbaikan
dalam kondisi kerja, seperti pengurangan hari kerja standar, pembatasan anak-
anak dibawah umur
Yang bekerja, membangun perumahan yg lebih baik bagi karyawan dan
mengoperasikan toko perusahaan yang menjual barang murah. Dia
mengemukakan bahwa dengan perbaikan kondisi karyawan maka akan menaikan
11
produksi dan keuntungan/laba dan investasi yang paling menguntungkan adalah
karyawan sebagai vital mechine.
Sedangkan menurut Frederick W.Taylor (1856-1915) sebagai bapak manajemen
ilmiah, dia menggambarkan bahwa manajemen ilmiah sering diartikan dengan
metoda ilmiah pada studi, analisa dan pemecahan masalah organisasi serta
efisiensi kerja organisasi.
Teori Organisasi Klasik.
Menurut Hendri Fayol (1841-1925) seorang industrial Perancis, me-ngemukakan
teori dan tehnik-tehnik administrasi sebagai pedoman bagi pengelolaan organisasi
yg komplek dalam bukunya yang terkenal, “Administration Industrielle et
Generale”. Fayol merinci ada 5 unsur atau disebut fungsionalisme fayol yakni :
Perencanaan, pengorganisasian, Pemberian perintah, Pengkoordinasian dan
pengawasan.
Kemudian fayol membagi operasi perusahaan menjadi 6 kegiatan :
1.Tehnik - produksi dan facturing produk, 2. Komersial pembelian bahan baku
dan penjualan, 3. Keuangan (financial), 4. Keamanan perlindungan karyawan, 5.
Akuntansi pelaporan dan pencatatan, 6. Manajerial.
Aliran Manajemen Modern.
Masa manajemen modern berkembang melalui dua jalur yang berbeda. Jalur
pertama merupakan pengembangan dari aliran hubungan manusiawi yang dikenal
sebagai. Prilaku organisasi dan yang lain dibangun atas dasar manajemen ilmiah,
dikenal sebagai aliran kuantitatif (operation research dan management science
atau manajemen operasi)
Prilaku Organisasi.
Perkembangan aliran prilaku organisasi ditandai dengan pandangan dan pendapat
baru tentang prilaku manusia dan sistem sosial. Lihat toko-toko aliran ini sbb.
12
Tokoh prilaku organisasi :
1. Abraham Maslow yang mengemukakan adanya hirarki kebutuhan dalam
penjelasannya tentang prilaku mamanusia dan dinamika proses motivasi.
2. Douglas McGregor dengan teori X dan Y
3. Fredeerick Herzberg yang menguraikan teori motivasi higienis atau teori 2
factor.
4. Robert Black dan jane Mouton, yg membahas tentang lima gaya
kepemimpinan dengan kisi-kisi manajerial,
5. Fried Friedler
6. Chris Argyris
7. Edgar Schein.
Aliran Manajemen Modern.
Masa manajemen modern berkembang melalui dua jalur yang berbeda. Jalur
pertama merupakan pengembangan dari aliran hubungan manusiawi yang dikenal
sebagai. Prilaku organisasi dan yang lain dibangun atas dasar manajemen ilmiah,
dikenal sebagai aliran kuantitatif (operation research dan management science
atau manajemen operasi)
Prilaku Organisasi.
Perkembangan aliran prilaku organisasi ditandai dengan pandangan dan pendapat
baru tentang prilaku manusia dan sistem sosial. Lihat toko-toko aliran ini sbb.
Prinsif-prinsif dasar prilaku organisasi
Beberapa prinsip dasar penting yang dapa disimpulkan dari pendapat para toko
manajemen modern sbb :
1. Manajemen tidak dapat dipandang sebagai suatu proses tehnik secara ketat
(peranan,prosedur,prinsif)
2. Manajemen harus sistematik dan pendekatan yang di gunakan harus dengan
pertimbangan secara hati-hati.
3. Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatanmanajer individual untuk
pengawasan harus sesuai dengan situasi.
13
4. Pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja terhadap
tujuan organisasi sangat dibutuhkan.
Sebagai tambahan ada beberapa gagasan yang lebih khusus dari berbagai riset
perilaku adalah :
1. Unsur manusia adalah faktor kunci penentu sukses atau kegagalan pencapaian
tujuan organisasi.
2. Manajer masa kini harus diberi latihan dalam pemahaman prinsip-prinsip dan
konsep-konsep manajemen.
3. Organisasi harus menyediakan iklim yang mendatangkan kesempatan bagi
karyawan utk memuaskan seluruh kebutuhan mereka
4. Komitmen dapat dikembangkan melalui partisipasi dan keterlibabatan para
karyawan.
5. Pekerjaan karyawan harus disusun yg memungkinkan mereka mencapai
kepuasan diri dari pekerjaan tersebut.
6. Pola-pola pengawasan dan manajemen pengawasan harus dibangun atas dasar
pengertian positif yg menyeluruh mengenai karyawan dan reaksi mereka
terhadap pekerjaan.
Aliran Kuantitatif.
Aliran ini ditandai dengan perkembangan team-team riset operasi dalam
pemecahan masalah-masalah industri, yg didasarkan atas sukses team-team riset
operasi inggris pada perang DN II sejalan dengan semakin kompleknya komputer
electronik, transportasi dan komunikasi. Tehnik riset operasi menjadi semakin
penting sebagai dasar rasional untuk pembuatan keputusan. Prosedur riset operasi
tersebut. kemudian diformalisasikan dan disebut aliran
Management Science.
Langkah-langkah pendekatan management science adalah sbb :
1. Perumusan masalah.
2. Penyusunan suatu model matematis.
3. Mendapatkan penyelesaian dari model.
14
4. Pengujian model dan hasil yg didapatkan dari model.
5. Penetapan pengawasan atas hasil-hasil
6. Pelaksanaan hasil dalam kegiatan impelementasi
Pendekatan Sistem.
Pendekatan sistem pada manajemen bermaksud untuk memandang organisasi
sebagai suatu kesatuan, yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan.
Pendekatan sistem meberi manajer cara memandang organisasi sebagai suatu
keseluruhan dan sebagai bagian dari lingkungan eksternal yang lebih luas. Suatu
pendekatan manajemen, sistem mencakup baik sistem umum maupun khusus dan
analisis tertutup maupun terbuka. Pendekatan sistem umum pada manajemen
dapat dikaitkan dengan konsep organisasi formal dan tehnis, filosofis dan
sosiologis.
Perkembangan Teori Manajemen dimasa datang.
Setelah dibicarakan ketiga aliran utama dalam bidang manajemen selanjutnya ada
5 kemungkinan arah perkembangan teori manajemen selanjutnya dimasa men-
datang yaitu :
1. Dominan. Salah satu dari aliran utama dapat muncul sebagai
yang paling berguna.
2. Divergence. Setiap aliran berkembang melalui jalurnya sendiri.
3. Convergence. Aliran-aliran dapat menjadi sepaham dengan batasan-batasan
diantara mereka cenderung kabur.
4. Sintesa. Masing-masing aliran berinteraksi.
MANAJER DAN LINGKUNGAN EKSTERNAL ORGANISASI
Manajer perlu mempertimbangkan unsur-unsur dan kekuatan lingkungan
Eksternal dalam setiap kegiatan. Manajer harus mengidentifikasi, menganalisa,
mengevaluasi, mengdiagmosa dan bereaksi terhadap kekuatan lingkungan, baik
berupa kesempatan, risiko maupun ancaman yang mempunyai pengaruh pada
operasi organisasi.
15
Lingkungan Eksternal Organisasi yang menjadi tanggungjawab manajer :
Faktor-faktor lingkungan eksternal
Lingkungan Eksternal Mikro
Lingkungan Eksternal Makro
Organisasi dan Lingkungan
Tanggung Jawab Sosial Manajer.
a. Faktor-faktor lingkungan Eksternal
Lingkungan ekternal terdiri atas unsur-unsur diluar organisasi, yang sebagian
besar tidak dapat dikendalikan dan berpengaruh dalam pembuatan keputusan oleh
manajer. Organisasi mendapatkan masukan-masukan yg dibutuhkan seperti bahan
baku, dana tenaga kerja danenergi dari lingkungan eksternal, mentransformasikan
menjadi produk dan jasa, dan kemudian memberikan sebagai keluaran kepada
lingkungan eksternal.
b. Lingkungan Eksternal Mikro
Komponen lingkungan eksternal mikro yang paling penting adalah sbb :
Para Pesaing
Langganan yg harus di layani
Pasar Tenaga Kerja
Lembaga-lembaga keuangan
Supplier dan Perwakilan Pemerintah.
c. Lingkungan Eksternal Makro
Lingkungan eksternal makro mempengaruhi organisasi dengan dua cara. Pertama
kekuatan-kekuatan diluar tersebut mempengaruhi suatu organisasi secara langsung
atau tidak langsung melalui unsur lingk.mikro.
Faktor-faktor lingkungan eksternal makro :
Teknologi
Ekonomi, Politik
Sosial dan dimensi internasional
16
d. Organisasi dan Lingkungan.
Lingkungan ekstern mempengaruhi manajer-manajer berpariasi menurut tipe dan
tujuan organisasi. Hal ini berbeda diantara posisi-posisi dan fungsi-fungsi dalam
suatu organisasi dan bahkan antara tingkatan-tingkatan hirarki didalam
organisasi.
Informasi tentang lingkungan makro dapat diperoleh dari berbagai sumber yakni
laporan-laporan dan data statistik pemerintah, publikasi bisnis, journal
perdagangan, laporan bank, para manajer dll.
e. Tanggung Jawab Sosial Manajer
Tanggung jawab sosial berarti bahwa manajemen mempertimbangkan dampak
sosial dan ekonomi di dalam pembuatan keputusannya. Tanggung jawab sosial
perusahaan ini merupakan salah satu tugas yang harus dilakukan oleh para
manajer organisasi perusahaan. karena aspek ini merupakan syarat utama bagi
berhasilnya perusahaan, terutama untuk jangka panjang. Dengan demikian
manajer sekarang dituntut untuk mengimplementasikan etika berusaha,
terutama dalam hubungannya dengan stake holder.
Ada 5 faktor yang mempengaruhi keputusan-keputusan pada masalah etika yaitu :
1. Hukum
2. Peraturan-peraturan pemerintah
3. Kode etik industri dan perusahaan
4. Tekanan-tekanan sosaial
5. Tegangan antara standar perorangan.
Faktor-faktor ini mempengaruhi etika manajer dengan tingkatan dan pada bidang
fungsi yang berbeda-beda
17
PROSES PERENCANAAN
A. Pengertian Perencanaan
Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya,
apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa.
Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi waktu
yang akan datang dalam perencanaan dan kegiatan yang diputuskan, akan
dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat.
Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan keputusan (decision
making). Proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk
memecahkan sesuatu masalah tertentu.
B. Empat Tahap Dasar Perencanaan
1. Menetapkan tujuan
Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau
kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.
2. Merumuskan keadaan saat ini.
Tahap kedua ini memerlukan Informasi terutama keuangan dan data
statistik bila yang di dapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.
Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu di
identifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai
tujuan.
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk
pencapaian tujuan.
Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai
alternatif kegiatan untuk tujuan, penilaian alternatif dan pemilihan alternatif
terbaik diantara berbagai alternatif yang ada.
C. Alasan-alasan Perlunya Perencanaan
1. Protective benetits yang di hasilkan dari pengurangan kemungkinan
terjadinya kesalahan dalam pembuatan.
18
2. Positive benetits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan
organisasi.
Hubungan Perencanaan Dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya
Fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan menajerial lainnya saling berhubungan,
saling tergantung dan berinteraksi
Pengorganisasian dan penyusunan personalia adalah proses pengaturan kerja
bersama sumber daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi.
Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan
sumber daya tersebut untuk mencapai efektivitas paling tinggi.
Pengarahan, perencanaan menentukan kombinasi dari faktor-faktor, kekuatan-
kekuatan, sumber daya dan hubungan-hubungan yang diperlukan untuk
mengarahkan dan memotivasi karyawan
Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif.
D. Tipe-tipe Perencanaan dan Rencana
Cara pengklasifikasikan perencanaan akan menentukan isi rencana dan bagaimana
rencana itu dilakukan. Dalam praktek perencanaan dapat mengambil berbagai
bentuk, ini disebabkan beberapa alasan :
1. Perbedaan tipe organisasi mempunyai perbedaan misi (maksud).
2. Dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipe-tipe peren canaan yang
berbeda untuk waktu-waktu yang berbeda.
3. Manager-manager yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang
berbeda.
Ada dua tipe utama rencana :
1. Rencana-rencana strategi (strategic plans)
Dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas,
mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan
organisasi.
19
2. Rencana-rencana Operasional / (Operasional Plans)
Adalah penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategik akan
dicapai.
Rencana-rencana operasional dibagi dua :
Rencana sekali pakai (single use plans) di kembangkan untuk mencapai
tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai.
Rencana tetap (Standing plans) Merupakan pendekatan-pendekatan
standar untuk penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan
terjadi berulangulang
E. Perencanaan Strategik (strategic plans)
Strategi plans merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun dan
digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi. Ada tiga
alasan menunjukkan pentingnya perencanaan strategik :
1. Perencanaan strategik memberikan kerangka besar dalam semua bentuk
perencanaan lainnya.
2. Pemahaman tidak strategis akan mempermudahkan pemahaman bentuk-
bentuk peencana lainnya
3. Merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan penilian kegiatan-kegiatan
manager dan organisasi.
F. Proses Perencanaan Strategik
Langkah-langkah proses pengusunan strategik :
1. Penentuan misi dan tujuan
Mencakup pernyataan-pernyataan umum tentang misi, falsafah meksud
dan tujuan organisasi
2. Pengembangan profil perusahaan
Mencerminkan kondisi internal dan kemampuan perusahaan, langkah ini
dilakukan dengan mengidentifikasikan tujuan-tujuan dan strategi-strategi
yang ada sekarang (existing)
3. Analisa lingkungan eksternal
20
Dengan maksud mengidentifikasikan cara-cara dalam perusahaan
lingkungan ekonomi, teknologi, sosial / budaya, dan politik dapat secara
tidak langsung mempengaruhi organisasi
4. Analisa internal perusahaan
Analisa ini dilakukan dengan membandingkan profil perusahaan dan
lingkungan internal perusahaan. Tujuan analisa ini adalah untuk
mengidentifikasikan kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan
strategik yang penting bagi perumusan strategi perusahaan.
5. Identifikasi kesempatan dan ancaman strategis
Kesempatan dan ancaman dapat ditimbulkan banyak faktor, antara lain
perkembangan teknologi, perubahan kondisi pasar, perubahan politik, atau
perilaku konsumen / langgan.
6. Pembuatan keputusan strategik
Mencakup Identifikasi, penilaian dan pemilihan berbegai alternatif
strategik.
7. Pengembangan strategi perusahaan
Mejabarkan kedalam sasaran-sasaran jangka pendek (tahunan) dan
strategi-strategi operasional.
8. Implementasi Strategi
Yaitu meletakkan strategi menjadi kegiatan yang melibatkan penugasan
tanggung jawab atas sukses semua/sebagian strategi kepada karyawan
yang sesuai diikuti alokasi sumber daya yang dibutuhkan
G. Berbagai kebaikan dengan kelemahan perencanaan strategic kebaikan-
kebaikan :
1. Organisasi mempunyai sasaran dan pengarahan yang jelas
2. Membantu manajer mengantisipasi masalah-masalah sebelum timbuk dan
menanganinya sebelum menjadi berat
3. Membantu manajer dalam pembuatan keputusan yang baik
4. Dapat meminimumkan kemungkinan kesalahan, karena tujuan atau
sasaran dan strategi dirumuskan dengan cermat
21
Kelemahan-kelemahan
1. Memerlukan Investasi dalam waktu uang dan orang yang cukup besar
2. Pemantapan dan pemeliharaan suatu sistem formal melibatkan banyak
biaya : biaya riset pasar, survai.
3. Membatasi operasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional
dan bebas resiko.
Penetapan Tujuan Organisasi
A. Misi dan Tujuan Organisasi
Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi misi
suatu organisasi adalah maksud khas dan mendasar yang membedakan organisasi
dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi
dalam hal produk dan pasar.
Tujuan organisasi merupakan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat
sekarang tapi dimaksudkan untuk dicapai di waktu yang akan datang melalui
kegiatan-kegiatan organisasi, jadi dua unsur penting tujuan adalah :
1. Hasil akhir yang digunakan di waktu mendatang
2. Usaha-usaha atau kegiatan sekarang diarahkan
B. Berbagai Fungsi Tujuan
Ada 5 fungsi tujuan yaitu :
1. Pedoman Bagi Kegiatan untuk meberikan arah dan pemusatan kegiatan
organisasi-rganisasi mengenai apa yang dan tidak harus dilakukan.
2. Sumber Legitimasi yakni pengakuan dari pihak luar akan meningkatkan
kemampuan organisasi untuk mendapatkan berbagai sumber daya dan
dukungan dari lingkungan disekitarnya.
3. Standar Pelaksanaan, yakni bila tujuan dinyatakan secara jelas dan
dipahami, hal ini akan memberikan standar langsung bagi penilaian
pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi.
4. Sumber Motivasi, yakni tujuan organisasi dapat berfungsi sebagai sumber
motivasi dan identifikasi karyawan yang penting, tujuan organisasi sering
memberikan isentif bagi para anggota.
22
5. Dasar Rasional Pengorganisasian, yakni mana tujuan organisasi
merupakan suatu dasar perencanaan organisasi, tujuan organisasi dan
struktur organisasi berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan yang diperlukan
untuk mencapai tujuan.
C. Tipe-tipe Tujuan
ada 5 tipe tujuan dilihat dari sudut pandang yang berkepentingan (masyarakat,
pelanggan)
1. Tujuan Masyarakat (societal goals) yakni menjaga nilai-nilai budaya
dimasyarakt.
2. Tujuan Keluaran (output goals) yakni berkenaan dengan jenis-jenis
keluaran tertentu dalam bentuk fungsi-fungsi konsumen, contoh : barang-
barang konsumen, jasa-jasa bisnis, pemeliharaan kesehatan, pendidikan
dll.
3. Tujuan sistem (system goals) yakni pernyataan atau cara pelaksanaan
fungsi organisasi, tidak tergantung pada barang atau jasa yang di
produksi/tujuan yang diambil. Contoh :
Penekanan pada pertumbuhan, stabilitas, laba dll.
4. Tujuan produk (product goals) yakni berbagai karekteristik barang-
barang atau jasa-jasa yang diproduksi. Contoh : Penekanan atas kualitas
atau kuantitas gaya, keaneka ragaman / pembaharuan produk.
5. Tujuan turunan (derived goals) yakni, tujuan digunakan organisasi untuk
meletakkan kekuasaannya dalam pencapian tujuan-tujuan lain. Contoh :
Pelayanan masyarakat, pengembangan karyawan.
D. Proses Penetapan Tujuan
Proses penetapan tujuan merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai
tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. Unsur
dasar yang melatar belakangi penetapan tujuan suatu organisasi :
1. Barang dan jasa yang diproduksi organisasi memberikan manfaat paling
sedikit sama dengan harganya
2. Barang dan jasa dapat memuaskan kebutuhan konsumen / langganan.
23
3. Teknologi yang digunakan dalam proses produk akan menghasilkan
barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing
4. Dengan dukungan dan kerja keras seluruh sumber dayanya. Organisasi
dapat beroperasi lebih baik untuk menjaga kelangsungan hidup (survive)
yaitu untuk pertumbuhan (growth) dan menghasilkan laba (profitable).
5. Pelayanan manejemen akan memberikan public image menguntungkan.
E. Bidang-bidang tujuan
1. Tujuan Ekonomis untuk menjamin kelangsungan hidupnya melalui
pertumbuhan dan profitabilitas
2. Efisiensi organisasi, produktifitas tinggi, maksimisasi laba dan
pertumbuhan organisasi serta kesejahteraan karyawan atau kesejahteraan
sosial.
3. Menyeimbangkan tujuan optimasi laba jangka panjang bagi para
pemegang saham dan pemenuhan kebutuhan pelayanan masyarakat.
F. Kebutuhan Penyeimbangan Tujuan
Hampir semua organisasi mempunyai serangkatan tujuan yang berganda untuk
memenuhi permintaan “trade off” dari berbagai pihak berkepentingan yang
terlibat dalam operasi organisasi. Akibatnya tujuan organisasi sering
menimbulkan konflik’ Dalam proses penetapan tujuan, manajemen harus
menentukan keseimbagang atau campuran optimum tujuan-tujuan dan
memadukan berbagai kepentingan sumber-sumber atau pihak-pihak yang
terlibat dalam organisasi
G. Perumusan Tujuan.
Dengan mempertimbangkan seluruh kekuatan yang terlibat dalam operasi
organisasi. Perumusan tujuan merupakan usaha perpaduan untuk memuaskan
semua pihak atau himpunan berbagai tujuan individu dan organisasi.
24
H. Management By Objectivies (MBO)
MBO pertama kali diperkenalkan oleh Peter Druker dalam bukunya, The Practice
of management tahun 1954, kemudian berkembang dengan nama yang lain
seperti :
Manajemen berdasarkan sasaran,
Manajemen berdasarkan hasil,
Management by results, goals management dsb.
walaupun berbagai nama yang berbeda tetapi tujuannya adalah sama, pada
hakekatnya MBO menekankan pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan
efektif.
Sukses penerapan MBO didasarkan dua hipotesa :
1. Bila seseorang melekat secara kuat pada suatu tujuan, dia akan bersedia
mengeluarkan usaha lebih untuk meraihnya di banding bila sorang tidak
merasa terikad.
2. Kapan saja sesorang memperkirakan sesuatu akan terjadi, dia akan
melakukan apa saja untuk membuatnya terjadi.
I. Sistem MBO Formal
Unsur-unsur umum yang selalu ada dalam berbagai sistem MBO yang efektif :
1. Komitmen pada program, program MBO yang efektif mesyarakat
komitmen para manejer dari setiap tingkatan organisasi terhadap
pencapaian tujuan –tujuan pribadi dan organisasi serta proses MBO
2. Penetapan tujuan manajemen puncak, program-program perencanaan
efektif dimulai para manajer puncak, yang menetapkan tujuan-tujuan
pendahuluan setelah berkonsultasi dengan para anggota organisasi lainnya.
3. Tugas-tugas perseorangan, dalam suatu program MBO efektif, setiap
manajer dan bahawan merumuskan tanggung jawab dan tujuan jabatan
secara jelas.
4. Partisipasi, semakin besar partisipasi bersama antara manejer dan
bawahan, semangkin besar kemungkinan tujuan akan tercapai.
25
5. Otonomi dalam Impementasi rencana, setelah tujuan ditetapkan dan
disetujui individu mempunyai kekuasaan dalam pemeliharaan peralatan
untuk pencapaian tujuan.
6. Peninjauan kembali prestasi, manajer dan bawahan secara periodik
bertemu untuk meninjau kembali kemajuan terhadap tujuan.
J. Kekuatan dan kelemahan MBO
Kekuatan atau kebaikan-kebaikan berbagai program MBO :
1. Para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka
2. Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan
tujuan dan sasaran
3. Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan
4. Membuat para individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan
organisasi
5. Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada
pencapaian tujuan tertentu.
Kelemahan-kelemahan untuk organisasi yang mempunyai program MBO
formal :
1. Kelemahan yang melekat (inherent) pada proses MBO ini mencakup
konsumsi waktu dan usaha dalam proses belajar untuk menggunakan
teknik-teknik MBO dan meningkan banyaknya kertas kerja
2. Diskripsi jabatan, yakni penyusunan daftar tanggung jawab pekerjaan dan
ini sulit.
3. Penyesuaian dan perubahan, dengan menerapkan sisitem MBO akan
memerlukan banyak perubahan dalam struktur organisasi, pola wewenang
dan prosedur pengawasan.
4. Gaya dan dukungan manajemen, mereka memerlukan latihan dan
pendidikan kembali sebelum mereka menerapkan sistem MBO.
5. Penetapan dan pengkoordinasian tujuan, penetapan tujuan yang
menantang sekaligus realistik, merupakan sumber kebingungan manajer.
26
6. Pengawasan metoda pencapaian tujuan, manejer dapat mengalami
prustasi bila usahanya untuk mencapai tujuan bergantung pada pencapaian
bagian lain.
7. Konflik antara kreatifitas dan MBO, mengikatkan evaluasi prestasi dan
kompensasi pencapaian tujuan meungkin berlawanan dengan tujuan
prduktivitas bila hal itu cenderung tidak mendorong inovasi.
K. Membuat MBO Efektif.
MBO seharusnya tidak dipandang sebagai “Obat Mujarab” bagi berbagai
kebutuhan perencanaan, motivasi, evaluasi dan pengawasan suatu organisasi.
Ada beberapa unsur yang diperlukan bagi efektifitas MBO sbb :
1. Mendidik dan melatih manejer. Agar MBO sukses manejer harus
mempunyai keterampilan yang sesuai.
2. Merumuskan tujuan secara jelas. Manejer dan bawahan harus dipuaskan
bahwa tujuan adalah realistik dan mudah dipahami.
3. Menunjukan komitmen manajemen puncak secara kontinyu.
Manajemen puncak harus memberikan dukungan yang kontinyu kepada
bawahan agar program sukses.
4. Membuat umpan balik efektif setiap kebijakan selalu diadakan peninjauan
kembali apakah sudah sesuai dengan tujuan organisasi dan memberikan
umpan balik.
5. Mendorong partisipasi, manajer harus menyadari bahwa partisipasi
bawahan dalam penetapan tujuan bersama dapat mengandung implikasi
pengalokasian kekuasaan.
27
Pembuatan Keputusan
Kehidupan manajer dipenuhi dengan serangkaian pembuatan (pengambilan)
keputusan untuk investasi, menaikan harga jual, mengambil tindakan terhadap
karyawan yang sering terlambat, pemilihan lokasi gudang baru yang harus di
bangun, dan masalah-masalah besar atau kecil lainnya di mana manajer harus
membuat keputusan tindakan apa yang diambil.
A. Tipe-tipe keputusan
Manajer akan membuat tipe-tipe keputusan yang berbeda sesuai perbedaan
kondisi dan situasi yang ada. Tipe-tipe keputusan dapat dibedakan antara lain :
1. Keputusan-keputusan yang di program (Programed decision) adalah
keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur.
Keputusan ini rutin dan berulang.
2. Keputusan-keputusan yang tidak di program (non programed decisions).
Adalah keputusan yang berkenaan dengan masalah-masalah khusus, khas
atau tidak bisa. Contoh : Pengolakasian sumber daya organisasi,
penanganan lini produk yang jatuh dipasaran.
3. Keputusan-keputusan dengan kepastian, resiko dan ketidak pastian.
situasi-situasi pembuatan keputusan menyangkut berbagai aspek yang
tidak dapat diketauhi dan sulit diperkirakan, seperti reaksi pesaing tertentu
atau tingkat inflasi tiga tahun mendatang
Dalam kondisi kepastian (Certainty) : Manajer mengetahui apa yang
akan terjadi diwaktu yang akan datang, karena tersedia informasi yang
akurat, terpercaya dan dapat di ukur sebagai dasar keputusan,
situasai diwaktu akan datang dapat diperkirakan dengan pasti.
Dalam kondisi resiko (risk) : Manajer mengetahui besarnya
probalibilitas setiap kemungkinan hasil, tetapi informasi lengkap tidak
tersedia.
Dalam kondisi ketidak pastian (Uncertainty) : Manajer tidak
mengetahui proba bilitas, bahkan mungkin tidak mengetahui
kemungkinan hasil-hasil kondisi ketidakpastian menyangkut
keputusan-keputusan kritis dan paling menarik.
28
B. Proses pembuatan keputusan dapat dibagi menjadi 7 tahap, yaitu
1. Pemahaman dan Perumusan Masalah
Para manajer dapat mempermudah identifikasi masalah dengan cara :
a. Manajer secara sistematik menguji hubungan sebab akibat
b. Manajer mencari penyimpangan atau perubahan dari nasional
c. Manajer berkonsultasi dengan pihak-pihak lain yang mampu memberikan
pandangan dan wawasan yang berbeda tentang masalah / kesempatan.
2. Pengumpulan dan analisa data yang relevan
3. Pengembangan alternatif
4. Evaluasi alternatif-alternatif
Efektivitas dapat di ukur dengan dua kriteria : Apakah alternatif realistik bila
dihubungkan dengan tujuan dan sumber daya organisasi, dan seberapa baik
alternatif akan membantu pemecahan masalah
5. Pemilihan alternatif, alternatif dipilih didasrkan pada jumlah informasi yang
tersedia bagi manajer dan ketidak sempurnaan kebijakan manajer.
6. Implmentasi Keputusan
Setelah alternatif terbaik dipilih, para manajer membuat rencana-rencana
untuk mengatasi berbagai persyaratan dan masalah yang mungikin di jumpai
dalam penerapan keputusan, menetapkan prosedur laporan kemajuan periodik
adan mempersiapkan tindakan korektif bilas masalah baru muncul dalam
pelaksanaan keputusan : Serta merancang sistem peringatan dini (early
warning system) untuk meghadapi berbegai kemungkinan.
7. Evaluasi hasil-hasil keputusan
Manajer harus mengevaluasi apakah emplementasi dilakukan dengan lancar
dan keputusan memberikan hasil-hasil yang diinginkan.
C. Pohon Keputusan dan Pembuatan Keputusan
Pohon keputusan, (decision tree) di kembangkan untuk para manajemen
membuat serangkaian keputusan yang melibatkan peristiwa-peristiwa ketidak
pastian. Pohon keputusan adalah suatu peralatan yang menggambarkan secara
grafik berbagai kegiatan yang dapat diambil dan hubungan kegiatan ini
dengan berbagai peristiwa diwaktu mendatang yang dapat terjadi.
29
D. Keterlibatan Bawahan dalam Pembuatan Keputusan
Para manajer akan sulit membuat keputusan tanpa melibatkan para bawahan
keterlibatan ini dapat formal seperti penggunaan kelompok dalam pembuatan
keputusan, atau informal seperti permintaan akan gagasan. Bantuan para
bawahan dapat terjadi pada setiap tahap proses pembuatan keputusan
E. Karakteristik Berbagai Situasi Keputusan
Karakteristik pokok suatu situasi keputusan yang dikemukakan Vroon dan
Yetton adalah sebagai berikut :
1. Adakah persyaratan kualitas dimana suatu penyelesaian lebih rasional
dibanding yg lain?
2. Apakah manajer mempunyai informasi cukup untuk membuat keputusan
berkualitas tinggi?
3. Apakah situasi keputusan terstruktur ?
4. Apakah penerimaan keputusan oleh para bawahan manajer merupakan
faktor kritis implementasi efektif keputusan ?
5. Adakah kepastian yang layak bahwa keputusan akan diterima para
bawahan bila, bawahan membuat keputusan sendiri ?
6. Apakah para bawahan manajer menyebarkan tujuan organisasi untuk di
capai bila masalah dipecahkan?
7. Apakah penyelesaian yang disukai akan menyebabkan konflik diantara
para bawahan ?
Variabel kunci di atas menentukan apakah sebaiknya manajer melibatkan para
bawahan dalam proses pembuatan keputusan / membuat keputusan sendiri
tanpa masukan-masukan mereka.
F. Pembuatan keputusan kelompok
Banyak manajer merasa bahwa keputusan-keputusan yang dibuat kelompok,
seperti panitia, lebih efektif karena mereka memaksimumkan pengetahuan yang
lain. Para manajer lainnya sangat keras menghindari keterlibatan kelompok,
karena mereka merasa bahwa hal itu lambat, tidak praktis dan sering
menghasilkan keputusan yang kurang berbobot.
30
Gaya pembuatan keputusan manajemen
A. Manajer memuat keputusan sendiri, dengan menggunakan informasi yang
tersedia pada waktu tertentu
B. Manajer mendapatkan informasi yang diperlukan dari para bawahan dan
kemudian menentukan keputusan yang sesuai
C. Manajer membicarakan masalah dengan para bawahan secara individual dan
mendapatkan gagasan dan saran tanpa pengikut sertakan para bawahan
sebagai suatu kelompok
D. Manajer membicarakan situasi keputusan dengan para bawahan sebagai suatu
kelompok dan mengumpulkan gagasan dan saran mereka dalam suatu
pertemuan kelompok
E. Manajer membicarakan situasi keputusan dengan para bawahan sebagai suatu
kelompok dan kelompok menyusun dan menilai alternatif-alternatif bila kedua
unsur tersebut di kombinasikan, maka dapat ditentukan pwnggunaan gaya
pembuatan keputusan yang sesuai dengan strategi keputusan tertentu.
H. Metoda kuantitatif dalam pembuatan keputusan.
Operasi berbagai organisasi telah menjadi semakin komplek dan mahal karena itu
menjadi semakin sulit dan penting bagi para manajer untuk membuat rencana dan
keputusan yang efektif. Manajer tidak hanya mengantungkan pada intusinga saja
dalam perencanaan dan pembuat keputusan, tetapi memerlukan bantuan berbagai
teknik dan peralatan kuantitatif.
Metode kuantitatif ini dikenal dengan istilah riset operasi (operations reserch)
Riset operasi bermaksud untuk menggambarkan, memahaman dan
memperkirakan atau meramal perilaku berbagai sistem yang kompleks dari
kehidupan manusia dan peralatan.
Tujuan riset operasi adalah untuk menyediakan informasi yang akurat sebagai
dasar pembuatan keputusan.
31
I. Teknik-teknik Riset Operasi
Ada delapan teknis riset operasi yang sering digunakan :
1. Masalah persediaan, menyangkut pengimbangan tujuan-tujuan yang saling
bertentangan antara biaya pesanan dan biaya penyimpanan produk
2. Masalah Alokasi Ada dua jenis umum masalah alokasi, dimana keduanya
dapat dipercaya dengan program Linier.
a. Sekumpulan sumber daya tertentu dapat dikombinasikan dengan cara
berbeda untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.
Contoh : Sebuah pabrik perakitan, sejumlah produk yang sama dapat
diproduksi dengan banyak karyawan dan sedikit mesin atau lebih
banyak mesin sedikit karyawan, Pemecahannya : Mencari kombinasi
optimal antara Karyawan dan mesin, yang akan meminimumkan biaya.
b. Bila tidak cukup tersedia sumber daya untuk melaksanakan semua
pekerja yang diinginkan manajer.
Contoh : Masalah dalam pembuatan anggaran dan penentuan
kombinasi produk yang optimal.
3. Masalah-masalah antrian (garis tunggu), hal ini menyangkut perancangan
berbagai fasilitas untuk memenuhi permintaan akan pelayanan.
4. Masalah pengaturan
Masalah ini timbul bila manajer harus memutuskan dalam urutan
bagaimana bagian-bagian suatu pekerjaan akan dilaksanakan. Penyelesaian
masalah ini dicari melalui semulasi yang memungkinkan pengujian efisien
berbagai urutan yang berbeda
5. Masalah routing atau cheduling
Masalah ini timbul bila manajer harus memutuskan kapan bagian-bagian
suatu pekerjaan dilaksanakan. Masalah-masalah routing yang kompleks
dapat ditangani dengan program linier, model antrian / kombinasi
keduanya.
6. Masalah Penggantian
Banyak barang mahal organisasi akan menjadi usang / tidak terpakai
(mesin, truk) sebagai bila di pertahankan untuk jangka panja menjadi tidak
32
efisien dan meningkatkan biaya operasi (biaya Pemeliharaan). Masalah ini
dipecahkan menggunakan program linier yang dapat menyarankan.
7. Masalah persaingan
Masalah ini berkembang bila dua atau lebih organisasi berusaha untuk
mencapai tujuan yang saling bertentangan
8. Masalah pencarian
Kesalahan atau ketidak lengkapan informasi dapat mengakibatkan
keputusan yang salah dan selanjutnya memerlukan waktu dan biaya untuk
memperbaikinya.
J. Pedoman penggunaan efektif riset operasi
Para manajer akan memperoleh keuntungan dengan meningkatkan kegunaan riset
operasi dan membuat lebih mungkin untuk manerapkan bantuan saran-saran riset
operasi pedoman penggunaan riset operasi :
1. Dukungan manajemen puncak, Manajemen punjak berkepentingan untuk
menjamin bahwa program riset operasi memberikan pemenuhan
kebutuhan organisasi kesuluruhan
2. Tanggung jawab Manajerial bagi program, Bila tanggung jawab program
diletakan pada staf riset operasi, maka manajer akan lebih mudah mudah-
mudah mengabaikan penemuan riset operasi.
3. Petisipasi Manajer
Manajer partisipasi dalam penetapan tujuan program, model-model riset
operasi akan lebih raelistik salin itu menyelesaianyang disarankan lebih
berguna
4. Penggunaan kebijakan Manajerial
Berguna untuk menghindarkan suatu proyek riset operasi berjalan pada
jalur yang salah
5. Pengumpulan data secara cepat.
Pengumpulan data secara cepat dan efisien akan memperpendek waktu
proses riset operasi sehingga lebih berguna.
33
PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI
A. Pengeritan Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal,
mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan
diantara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan
efisien.
Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat sesuatu
organisasi dapat mencapai tujuannya proses ini akan tersermin pada struktur
organisasi yang mencakup aspek-aspek penting organisasi dan proses
pengoganisasian, yaitu : Pembagian kerja, departementalisasi / departementasi,
bagan organisasi formal, rantai perintah dan kesatuan perintah, tingkat hirarki
manajemen, saluran komunikasi, penggunaan komite, rentang manajemen dan
kelompok Informal yang tidak dapat dihindari.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi / disain adalah mekanisme-mekanisme formal dimana
organisasi dikelola. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja,
standardisasi, koordinasi, sentralisasi, atau disentralisasi dalam pembuatan
keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.
Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah
sebagai berikut :
1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuan
Strategi menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi
dapat disusun diantara para manajer dan bawahan.
2. Teknologi yang digunakan
Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang-barang / jasa
akan membedakan bentuk struktur organisasi.
3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.
Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka untuk
bekerja sama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi
34
4. Ukuran organisasi
Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks
dan harus dipilih bentuk struktur yang tepat.
Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :
Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas indivi-dual dan
kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas
menjadi satuan-satuan kerja (depar-tementalisasi)
1. Standarisasi kegiatan merupakan prosedur yang digunakan organisasi untuk
menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.
2. Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur yang menginteg-rasikan fungsi
satuan kerja dalam organisasi.
3. Sentralisasi dan desentralisasi perbuatan keputusan, yang menun-jukkan lokasi
(letak) kekuasaan pembuatan keputusan.
C. Pembagian Kerja
Sinergy adalah kelompok dua orang / lebih yang bekerja bersama secara
kooperatif dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih dari pada dilakukan
perseorangan.
Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (division of labor)
yang memungkinkan ketidak efisienan
D. Bagan Organisasi Formal (organization chart)
Bagan ini memperlihatkan sesuatu fungsi-fungsi, departemen-departemen atau
posisi organisasi dan menunjukkan bagai mana hubungan diantaranya.
Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi :
1. Pembagian kerja
2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah.
Rantai perintah menunjukkan hubungan wewenang-tanggung jawab yang
menghubungkan atasan dan bawahan dalam kese-luruhan organisasi.
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
35
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen.
Keuntungan bagan organisasi formal :
• Manajer bawahan dan tanggung jawab digambarkan dengan jelas
• Bila seorang dibutuhkan untuk menangani suatu masalah khusus, bagan
menunjukkan tempat di mana orang itu dapat digunakan.
Kelemahannya :
• Masih banyak hal-hal yang tidak jelas / tidak ditujukkan posisinya.
• Tidak menunjukkan hubungan-hubungan informal dan saluran
komunikasi, dimana organisasi tidak dapat berfungsi secara efisien.
E. Bentuk-bentuk bagan organisasi
1. Bentuk piramid, bentuk ini paling banyak digunakan karena sederhana,
jelas dan mudah di mengerti
2. Bentuk vertikal, bentuk ini agak menyerupai bentuk piramid, yaitu dalam
hal pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah, hanya bagan vertikal
berwujud tegak sepenuhnya.
3. Bentuk horisontal, digambarkan secara mendatar, aliran wewenang dan
tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.
4. Bentuk lingkaran, menekankan pada hubungan antara jabatan dengan
jabatan yang lain, bentuk ini jarang digunakan dalam pratek.
F. Departementalisasi
Departementalisasi atau departementasi adalah proses penentuan cara bagaimana
kegiatan-kegiatan di kelompokkan.
Dalam organisasi yang besar dijumpai empat, lima atau enam pendekatan
penggunaan digunakan bersama sebagai dasar departementalisasi.
Beberapa bentuk depatementasi atas dasar :
1. Fungsi : Pemasaran, akuntansi, produksi atau keuangan
2. Produk atau jasa : Divisi mesin cuci, TV
3. Wilayah : Divisi DKI Jakarta, Jabar, Operasi Internasional dll.
36
4. Langgan : Penjualan ke Industri, pedagang eceran, pemerintah, militer, atau
(konsumen lain).
5. Proses / peralatan : Departemen pemotong, kelompok perakitan
6. Waktu : Ship pertama, ship kedua, shift ketiga
7. Pelayanan : Kelas bisnis, eksekutif, VIP dan ekonomi
8. Alpa-Numerical : Pelayanan telepon
9. Proyek dan Matrik: digunakan oleh perusahaan konstruksi dengan teknologi
inggi, perusahaan konsultan
G. Departementalisasi fungsional
Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau
kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi.
Semua Individu yang melaksanakan fungsi yang sama di kelompokkan bersama
seperti seluruh personalia, penjualan, akuntansi, programmer komputer dsb.
Kebaikan pendekatan fungsional adalah :
1. Menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama
2. Menciptakan efisien melalui spesialisasi
3. Memusatkan keahlian
4. Memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap
fungsi-fungsi
5. Pendekatan ini cocok untuk lingkungan yang stabil serta memerlukan
koordinasi laternal yang minimu, membutuhkan sedikit keterampilan dasar
pribadi dan meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi
biaya.
Presiden Direktur
Mng Produksi Mng Pemasaran
Mng Keuangan
Mng Personalia
37
Kelemahan struktur fungsional ;
1. Struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi
2. Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan
3. Memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan
4. Hanya memusatkan kepentingan tugas-tugasnya
5. Menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit dan kurang inovatif.
H. Departemetalisasi Divisional
Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk,
wilayah (geografis) langganan dan proses atau peralatan.
Struktur Organisasi Divisional atas Dasar Produk
Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk
yang berhubungan (garis produk)
Division produk adalah pola logik yang dapat idikuti bila jenis-jenis produk
mempunyai teknonoli pemrosesan dan metode metode pemasaran yang sangat
berbeda
Struktur Organisasi Divisional atas Dasar Wilayah
adalah pengelompokkan kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau
di mana satuan organisasi menjalankan usahanya.
Faktor-Faktor lokasi utama yang menjadi pertimbangan adalah sumber bahan
mentah pasar dan tenaga kerja.
Struktur Organisasi Divinisional atas Dasar Langganan
Adalah pengelompokan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk
atau jasa tertentu.
Struktur Organisasi Divisional atas Proses atau Peralatan
Adalah pengelompokkan kegiatan atas dasar proses atau peralatan produksi.
38
Kebaikan struktur divisional :
1. Meletakan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang
sesuai bagi pemberi tanggapan yang cepat.
2. Menempatkan pengembangan dan Implementasi strategi dekat dengan
lingkungan divisi yang khas
3. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah
4. Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.
5. Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik
Kelemahan Struktur Divisional
1. Menyebabkan perkembangnya “dysfunctional” potensial antar sumber daya
perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan perioritas-perioritas.
2. Seberapa besar delegasi wewenang yg diberikan kepada manager divisi.
3. Kebijakasanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya overhead.
4. Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijaksanaan antara-antara divisi-
divisi.
5. Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yg tidak perlu.
I. Organisasi Proyek dan Matriks
Bentuk organisasi dan matriks adalah tipe departementalisasi campuran (hybrid
desaign). Bentuk ini bermaksud mengkombinasikan kebaikan kedua tipe disain
fungsional dan divisional dengan menghindarkan kekurangannya.
Struktur organisasi Proyek :
Mengangkut pembentukan tim-tim, spesialis, yang diperlukan untuk mencapai
tujuan khusus.
Struktur Organisasi Matriks.
Departementasi matriks sama dengan departe-mentalisasi proyek dengan satu
perbedaan pokok dalam struktur matriks, para karyawan mempunyai dua atasan,
sehingga mereka berada di bawah dua wewenang. Rantai perintah pertama adalah
fungsional atau divisional. Kedua rantai perintah horizontal atau lateral.
39
Kebaikan organisasi matriks :
1. Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer-manajer fungsional
2. Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan
3. Mengembangkan keterampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang
baik bagi manajer-manajer strategik
Kelemahan organisasi matriks :
1. Mengandung resiko timbulnya perasaan anarki
2. Sangat mahal untuk di implementasikan
3. Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan dari pada
kegiatan.
J. Kelompok kerja formal organisasi
Organisai mempunyai tiga tipe utama kelompok kerja formal :
1. Kesatuan tugas khusus (task forces)
di bentuk untuk menangani suatu masalah atau tugas khusus
2. Panitia tetap (standing committees) dan panitia Ad hoc /
Panitia tetap (panitia struktural) adalah bagian tetap dari struktur
suatu organisasi yang dibentuk guna menangani tugas terusmenerus ada
dalam organisasi, seperti panitia anggaran, panitia pembangunan produk
baru. panitia Ad hoc. Mempunyai fungsi yang serupa dengan panitia tetap,
hanya tidak bersifat tetap.
Tujuan pembentukan panitia : Untuk mengkoordinasikan dan
memperkirakan informasi, memberikan saran manajemen puncak bahkan
membuat keputusan sendiri.
3. Dewan atau komisi (boards)
Di bentuk dari individu-individu yang dipilih / ditugaskan untuk
mengelolah suatu organisasi masyarakat / swasta.
Kegunaan panitia :
1. Keputusan-keputusan dengan kualitas labih baik
2. Meningkatkan penerimaan
3. Memperbaiki koordinasi
40
Kerugiannya :
• Pemborosan waktu dan uang
• Dominasi Individu
• Kurangnya tanggung jawab
K. Organisasi Informal
Agryris mengemukakan empat bidang utama dimana organisasi formal dan
informal berbeda :
1. Hubungan antara pribadi :
Formal : Hubungan diantara orang-orang digambarkan jelas Informal: dalam
hubungan Informasi sangat bergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka
2. Kepemimpinan
Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan
dipilih dalam formal.
3. Pengendalian perilaku
Formal : Menyediakan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman
Informal : Mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan
4. Ketergantungan
Karena kapasitas pemimoin formal terletak pada penghargaan dan hukuman
bawahan-bawahan lebih tergantung daripada anggota suatu kelompok
informal.
Fungsi-fungsi yang dilaksanakan kelompok informasi :
1. Menetapkan, memperkuat dan meneruskan norma-norma dan nilai sosial
budaya
2. Memberikan dukungan terhadap tujuan organisasi dan bantuan terhadap
pelaksanaan tugas manajer
3. Menstimulasi komunikasi efektif dan dinamik sebagai alat komunikasi
tambahan
4. Memberikan kepuasaan dan status sosial
41
Masalah-masalah diciptakan : menciptkan konflik, mendorong penolakan
terhadap perubahan, menghidupkan dan menyebarkan desas-desus,
mengembangkan keseragaman diantara para anggota termasuk pambatasan
pelaksanaan kegiatan.
Sikap Manajemen terhadap Organisasi Informal : Memahami, mencari
persesuaian dan melakukan kerja sama yang saling menguntungkan dengan
kelompok informal. Manajemen organisasi formal lebih memusatkan
perhatian untuk memelihara kesatuan untuk pencapaian tujuan. Organisasi dan
organisasi informal memberikan kepaduan, kerjasama dan kepuasan sosial
bagi para anggota organisasi
42
Koordinasi dan Rentang Manajemen
A. Koordinasi (Coordination)
Adalah proses pengintregrasikan tujuan dan kegiatan pada satua-satuan yang
terpisah (departemen atau bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai
tujuan organisasi secara efisien
B. Kebutuhan akan Koordinasi
Menurut James D. Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan diantara
satuan-satuan organisasi :
1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled Interdependence).
Tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk
suatu hasil akhir
2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdepen-dence) di
mana suatu satuan organsiasi harus melakukan pekerjaan terlebih dahulu
sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence)
Merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi
C. Masalah-masalah Pencapaian Koordinasi yang Efektif
1. Perbedaan dalam organisasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan
mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi
yang baik.
2. Perbedaan dalam Orientasi waktu.
Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah yang harus
dipecahkan segera dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan
pengembangan lebih terlihat dengan masalah jangka panjang.
3. Perbedaan dalam Orientasi antar pribadi
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan
yang cepat agar prosesnya lancar, bagian penelitian dan pengembangan
43
lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta
berdiskusi satu dengan yang lain
4. Perbedaan dalam formalitas struktur
Setiap tipe satuan dalam organisasi mempunyai metode-metode dan
standar yang berbeda untuk mengevaluasikan program terhadap tujuan
dan untuk balas jasa bagi karyawan.
D. Pendekatan untuk Pencapaian Koordinasi yang efektif.
Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif, koordinasi secara langsung
tergantung pada perolehan, penyebaran, dan pemprosesan informasi.
Pemerosesan informasi adalah semakin besar ketidakpastian tugas yang
dikoordinasikan, semakin membutuhkan Informasi.
Ada tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif :
1. Mempergunakan teknik manajemen dasar.
Hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan
serta aturan dengan prosedur
2. Di perlukan bermacam-macam satuan organisasi menjadi lebih saling
tergantung dan luas dalam ukuran dan fungsi
3. Penyediaan tambahan sumber daya untuk satuan organisasi atau
pengelompokkan kembali organisasi agar tugas dapat berdiri sendiri.
E. Mekanisme Pengkoordinasikan Dasar
1. Hirarki Manajerial
Rantai perintah, alirn informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan
tanggung jawab dan akuntansi yang jelas dapat menumbuhkan integrasi
bila dirumuskan secara jelas serta dilaksnakan dengan pengarahan yang
tepat.
2. Aturan dan Prosedur
Adalah keputusan manajerial yang dibuat untuk menangni kejadian rutin,
sehinggda dapat menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan
pengawasan rutin.
44
3. Rencana dan penetapan tujuan
Digunakan untuk pengkoordinasikan melalui pengarahan saluran satuan
organisasi terhadap sasaran yang sama.
F. Meningkatkan koordinasi potensial
1. Sistem informasi vertikal
Adalah peralatan melalui data disalurkan melewati tingkatan organisasi
2. Hubungan-hubungan lateral (horizontal)
Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan lateral membiarkan
informasi di pertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana
informasi yang dibutuhkan ada.
G. Pengurangan kebutuhan koordinasi
Ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :
1. Penciptaan sumber daya tambahan
Sumber saya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan kerja,
penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu tugas peringan dan
masalah-masalah yang timbul berkurang
2. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri
Teknik ini mengurang kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter
satuan organisasi.
H. Penentuan mekanisme koordinasi yang tepat
Pertimbangan penting dalam penentuan pendekatan yang paling baik untuk
koordinasi adalah menyesuaikan kapasitas organisasi untuk koordinasi dengan
kebutuhan koordinasi
I. Rentang manajemen
Rentang manajemen, berarti jumlah bawahan yang secara langsung memberikan
laporan kepada seorang manajer tertentu. Rentang manajemen disebut juga
rentang kendali karena manajemen lebih dapat menunjukkan kekuasaan dan ruang
lingkup fungsi pengawasan.
45
Ada dua alasan utama mengapa penentuang rentang yang tepat adalah penting :
1. Rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari
manajemen dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan
2. Ada hubungan antara rentang manajemen seluruh organisasi
dan struktur organisasi
J. Rentang manajemen dan tingkatan organisasi
Organisasi dengan meningkatkan jumlah karyawan mempunyai tiga pilihan :
1. Rentang manajemn naik
2. Hirarki tingkatan manajemen baik
3. Kombinasi keduanya
Alasan digunakannya rentang manajemen yang melebar (pilihan pertama)
adalah :
Tingkatan hirarki yang semangkin tinggi cenderung mengurangi kecepatan
waktu penyebaran informasi dai atas ke bawah.
Penambahan tingkat manajemen memakan biaya, karena memerlukan
penambahan gaji manajerial
Rentang manajemen yang melebar berarti penggunaan sumber daya manajer
secara efisien
Alasan digunakan rentang manajemen yang menyempit (pilihan kedua) adalah,
yakni :
Moral dan produktifitas karyawan akan meningkat dalam organisasi kecil dari
pada dalam organisasi besar.
Koordinasi dan kooperasi berkembang baik, karena setiap individu harus
mengelolah fungsi sendiri dan dengan bantuan minimun dari atasan.
Faktor-faktor yang mempengaruhi rentang manajemen
1. Kesamaan fungsi-fungsi : Semakin sejenis fungsi-fungsi yang dilaksanakan
oleh kelompok kerja, rentang semakin melebar.
46
2. Kedekatan geogratis : Semakin dekat kelompok kerja di tempatkan, secara
pisik, rencangan semakin melebar
3. Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan : Semakin sedikit pengawasan
langsung yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar
4. Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan : Semakin berkurang
kordinasi yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar
5. Perencanaan yang dibutuhkan manajer : Semakin sedikit perencanaan yang
dibutuhkan rentangan semakin melebar
6. Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas : Lebih banyak bantuan
yang diterima pengawas dalam fungsi-fungsi seperti penarikan, latihan dan
pengawasan mutu, rentangan semakin melebar.
Wewenang, Delegasi dan Desentralisasi
A. Pengertian wewenang, kekuasaan dan pengaruh
Wewenang (authority) Adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah
orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan
tertentu.
Kekuasaan (power) Adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu,
kelompok, keputusan atau kejadian.
Pengaruh (Influencee) Adalah suatu stransaksi sosial dimana seseorang atau
kelompok di bujuk oleh seorang atau kelompok lain untuk melakukan kegiatan
sesuai dengan harapan mereka yang mempengaruh.
Pengaruh timbul karena status jabatan, kekuasaan mengawasi dan hukum,
pemilikan informasi lebih lengkap ataupun penguasaan saluran komunikasi yang
lebih baik.
B. Struktur Lini Dan Staf
Organisasi Lini : individu-individu dalam departemen melaksanakan kegiatan
utama perusahaan (produksi, pemasaran dan keuangan).
Organisasi lini dan staf, dimana posisi staf ditambahkan untuk memberikan saran
dan pelaksanaan departemen lini dan membantu mereka mencapai tujuan
organisasi dengan lebih efektif.
47
Beberapa alasan mengapa organisasi perlu membedakan antara ke-
giatan lini dan staf :
1. Kegiatan ini mencerminkan pekerjaan pokok organisasi
2. Manajemen puncak harus memperhatikan kebutuhan integrasi dan pengaruh
departemen-departemen tersebut.
3. Pengetatan yang dibuat organisasi dalam waktu krisis sangat ditentukan oleh
pilihan.
C. Wewenang Lini, staf dan fungsional
Wewenang Lini, (line authority) adalah wewenang dimana atasan melakukannya
atas bawahannya langsung.
Wewenang staf (staff authority) adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf
atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi,
kepada personalia lini.
Wewenang staf fungsional (functional staff authority) adalah hubungan terkuat
yang dimiliki staf dengan satuan-satuan lini.
D. Sumber Konflik Lini dan Staf
Beberapa faktor dapat menimbulkan berbagai konflik diantara departemen dan
orang-orang Lini dan staf, diantaranya :
1. Perbedaan umur dan pendidikan, orang-orang Lini biasanya lebih muda dan
lebih berpendidikan dari pada orang staf, sehingga menimbulkan “generation
gap”
2. Perbedaan tugas, dimana orang ini lebih teknis dan generalasi
sedangkan staf spesialis, hal ini menimulkan kejadian-kejadian :
a. Karena staf sangat spesialis, menggunakan istilah dan bahasa yang
tidak dipahami orang Lini.
b. Orang Lini merasa bahwa staf spesialis tidak sepenuhnya mengerti
masalah-masalah Lini dan menganggap saran mereka tidak dapat
diterapkan atau dikerjakan.
48
3. Perbedaan sikap, tercermin pada :
a. Orang staf cenderung memperluas wewenangnya dan cenderung mem-
berikan perintah kepada orang lini untuk membuktikan eksistensinya.
b. Orang staf cenderung merasa paling berjasa untuk gagasan yang di-
implementasikan oleh lini sebaliknya orang lini tidak menghargai peranan
staf dalam membantu pemecahan masalahnya.
c. Orang staf merasa di bawah perintah orang lini, dilain pihak orang lini
selalu curiga bahwa orang staf ingin memperluas kekuasaannya.
4. Perbedaan posisi, Manajemen puncak tidak mengkomunikasikan secara jelas
luasnya wewenang staf dengan hubungannya dengan lini.
E. Degelasi wewenang
Degelasi adalah pelimpahan wewenag dan tanggung jawab formal kepada orang
lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu.
Degelasi wewenang adalah proses di mana para manajer mengalokasikan
wewenang kebawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya
Empat kegiatan terjadi ketika digelasikan dilakuakan :
1. Pendegelasi menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas bawahan
2. Pendegelasi melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai
tujuan / tugas
3. degelasi baik implisit atau eksplisit menimbulkan kewajiban /
tanggung jawab.
4. Pendegelasi menerima pertanggung jawaban bawahan untuk hasil-hasil
yang dipercaya.
F. Alasan Pendelegasian
1. Manajer dapat mencapai lebih
2. Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien
3. Memusatkan tenaganya tugas prioritas yang penting
4. Sebagai alat untuk belajar dari keselamatan
5. Memfungsikan bawahan untuk tumbuh dan berkembang.
49
6. Delegasi dibutuhkan karena manajer tidak selalu mempunyai semua
pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan.
G. Mengapa Manajer Gagal Mendelegasikan
Delegasi adalah faktor kritis bagi manajemen yang efektif tetapi banyak manajer
yang gagal untuk mendelegasikan, karena beberapa alasan, diantaranya :
1. Manajer merasa lebih bila mereka tetap mempertahankan hak pembuatan
keputusan.
2. Manajer tidak bersedia menghadapi resiko bahwa bawahan akan
melaksanakan wewenangnya dengan salah atau gagal.
3. Manajer tidak kurang mempunyai kepercayaan akan kemampuan
bawahannya.
4. Manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak
pembuatan keputusan yang luas.
5. Manajer takut bahwa bawahan akan melaksanakan tugasnya dengan
efektif sehingga posisinya sendiri terancam.
6. Manajer tidak mempunyai kemampuan manajerial untuk mendele-
gasikan tugasnya.
H. Mengapa Bawahan Tidak Menerima Delegasi
Alasan-alasan para bawahan menolak adanya delegasi wewenang:
1. Delegasi berarti bawahan menerima tambahan tanggung jawab dan
akuntabilitas
2. Selalu ada perasaan bahwa bawahan akan melaksanakan wewenang
barunya dengan salah dan menerima kritik.
3. Banyak bawahan yang kurang mempunyai kepercayaan diri dan merasa
tertekan bila dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih
besar.
50
Penyusunan Personalia Organisasi
A. Proses Penyusunan Personalia
Penyusunan Personalia adalah fungsi manajemen berkenaan dengan penarikan,
penempatan, pemberian latihan dan pengem-bangan anggota-anggota organisasi.
Proses penyusunan personalia (staffing process) adalah serangkaian kegiatan yang
dilakukan terus-menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia
organisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi tepat dan pada waktu yang
tepat.
Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan yang berbeda
1. Lingkungan eksternal, meliputi seluruh faktor di luar organisasi yang secar
langsung atau tidak langsung mempengaruhinya
2. Lingkungan Internal, terdiri dari unsur-unsur di dalam organisasi
Langkah-langkah proses penyusunan personalia :
1. Perencanaan sumber daya manusia
Di rancang untuk menjamin dan memenuhi kebutuhan personalia organisasi
2. Penarikan
Berhubungan dengan pengadaan calon personalia segaris dengan rencana
sumber daya manusia.
3. Seleksi
Mencakup penilaian dan pemilihan diantara calon personalia
4. Pengenalan dan Orientasi
Membantu individu yang terpilih menyesuaikan diri denan lancar dalam
organisasi
5. Latihan dan pengembangan
Bertujuan meningkatkan kemampuan perseorangan dan kelompok untuk
mendorong efektivitas organisasi
6. Penilaian pelaksanaan
Memandingkan antara pelaksanaan kerja perseorangan dan standar-standar
atau tujuan yang di kembangkan bagi posisi tersebut.
51
7. Pemberian balas jasa dan penghargaan
Sebagai konpensasi pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagi pelaksanaan
di waktu yang akan datang
8. Perencanaan dan pengembangan karier
Mencakup transfer (promosi, demosi, atau lateral), penguasaan kembali,
pemecatan pemberhentian atau pensiun.
B. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan personalia mencakup semua kegiatan yang dibutuhkan untuk
menyediakan tipe dan jumlah karyawan secara tepat dalam pencapaian tujuan
organisasi.
Ada tiga bagian perecanaan personalia :
1. Penentuan jabatan yang harus diisi, kemampuan yang dibutuhkan karyawan
untuk melaksanakan pekerjaan dan berapa jumlah karyawan yang yang
dibutuhkan.
2. Pemahaman pasar tenaga kerja dimana karyawan potensial berada.
3. Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan
C. Penentuan kebutuhan Jabatan
Penyusunan personalia organisasi dimulai dengan :
1. Penentuan tujuan dan rencana organisasi
2. Menentukan spesifikasi jabatan (job specifications), jenis jabatan yang
dilaksanakan dan keterampilan yang dibutuhkan utk melaksanakannya.
3. Organisasi meng-estimasi jumlah karyawan total yang dibutuhkan selama
periode tertentu di masa mendatang
4. Mempertimbangkan persediaan karyawan yang telah tersedia untuk
melaksanakan berbagai pekerjaan.
5. Menetapkan berbagai jenis program kegiatan Penentuan spesifikasi
jabatan, melalui penggunaan suatu proses yang disebut analisis jabatan
(job specifications), jenis-jenis jabatan yang dilaksanakan dan
keterampilan, tanggung jawab, pengetahuan, wewenang, lingkungan dan
52
antara hubungan yang terlibat dalam setip jabatan. Hasil analisa jabatan ini
berupa deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan.
Deskripsi Jabatan adalah pernyataan tertulis yang meliputi tugas, wewenang,
tanggung jawab dan hubungan lini (baik keatas maupun ke bawah). Sedangkan,
Spesifikasi Jabatan adalah merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan
kualitas minimum karyawan yang dapat diterima agar mampu menjalankan suatu
jabatan dengan baik.
Spesifikasi jabatan berisi : Identitas jabatan, kondisi pekerjaan suatu jabatan,
dan kualifikasi personalia (persyaratan kerja)
D. Penarikan dan Seleksi karyawan
Penarikan Personalia (recruitment), berkenaan dengan pencarian dan penarikan
sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan
organisasi.
Penarikan menyangkut usaha untuk memperoleh karyawan dalam jumlah yang
tepat dengan kemampuan yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan yang bersedia.
Metode-metode penarikan yang biasa digunakan, meliputi pengiklanan, leasing
(penggunaan tenaga honorer), rekomendasi dari karyawan yang sudah bekerja
(employee referals), penarikan lewat lembaga pendidikan, kantor penetapan
tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.
Soleksi Personalia
Seleksi adalah pemilihan seseorang dari kelompok karyawan potensialuntuk
melaksanakan suatu jabatan tertentu. Prosedur seleksi, untuk membandingkan
pelamar dengan spesifikasi jabatan tersedia.
Langkah-langkah dalam prosedur seleksi :
1. Wawancara pendahuluan
2. Pengumpulan data-data pribadi (biografi-CV)
3. Pengujian (testing)
4. Wawancara yang lebih mendalam mengenai kepribadian
53
5. Pemeriksaan referensi-referensi prestasi.
6. Pemeriksaan kesehatan (Keterangan dokter)
7. \Keputusan pribadi (Penawaran pekerjaan)
8. Orientasi jabatan
Faktor-faktor yang mempengaruhi prestasi karyawan
1. Latar belakang pribadi
Mencakup pendidikan dan pengalaman kerja
2. Bakat dan minat (aptitude dan interest)
Untuk memperkirakan minat dan kapasitas / kemampuan seseorang
3. Sikap dan kebutuhan (attitudes and needs)
Untuk meramalkan tanggung jawab wewenang seseorang.
4. Kemampuan analitis dan manipulatif :
Untuk mempelajari kemampuan pemikiran dan penganalisaan
5. Keterampilan dan kemampuan teknik :
Untuk menilai kemampuan dalam pelaksanaan aspek-aspek teknik, pekerjaan
6. Kesehatan, tenaga dan stamina :
untuk melihat kemampuan fisik seseorang dalam pelaksanaan pekerjaan.
Orientasi Karyawan Baru / Tahap Induksi
Merupakan kegiatan pengenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan
organisasi. Proses ini merupakan proses yang penting karena suatu pekerjaan baru
adalah sulit dan penyebab frustasi bagi karyawan baru.
E. Latihan dan Pengembangan Karyawan
Tujuan latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki
efektivitas kerja karyawan dalam mencapai hasil kerja yang telah di tetapkan
1. Peningkatan efektivitas kerja dapat dilakukan dengan latihan / training dan
pengembangan (development)
2. Latihan dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan keteram-pilan-
keterampilan teknik pelaksanaan tertentu, terinci dan rutin.
54
3. Pengembangan mempunyai ruang lingkup lebih luas dalam pengembangan
dan peningkatan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian.
4. Pengembangan dibutuhkan untuk menyesuaikan diri dengan kemajuan
teknologi.
F. Pemberian Kompensasi Kepada Karyawan.
Kompensasi : adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial
sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan sebagai motivator untuk
pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang.
Di dalam pemberian konpensasi manajemen perlu memperhatikan prinsip
keadilan. Para karyawan menilai keadilan pemberian melalui pembandingan
besarnya kompensasi dengan karyawan lain.
Karyawan akan menerima perbedaan pengupahaan/gaji yang dise-suaikan
berdasarkan perbedaan tanggung jawab, kemampuan, pengetahuan, produktivitas
atau kegiatan-kegiatan manejerial.
G. Penentuan kompensasi
Kebijaksanaan dan praktek manajemen ditentukan oleh interaksi dari 3 faktor :
1. Kesediaan membayar
2. Kemampuan membayar perusahaan
Tergantung pada pendapatan dan laba yang diraih, dimana hal ini
tergantung pada produktivitas karyawan. Penurunan produktivitas karyawan
dan inflasi akan mempengaruhi pendapatan nyata karyawan
3. Persyaratan-persyaratan pembangunan
Dalam jangka pendek pengupahan dan penggajian sangat tergantung pada
tekanan eksternal dari pemerintah, organisasi karyawan (serikat buruh),
kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja (collective bergaining) dan
para pesaing.
H. Bentuk-bentuk pembayaran
1. Dibayar berdasarkan jam kerja yang diterima pada hari minggu,
bentuk pembayaran ini disebut ufah hafian.
55
2. Dibayar dengan bentuk gaji tetap, setiap minggu, bulan atau tahun.
3. Bentuk upah insentif (bonus, komisi), dipakai pada karyawan bagian produksi
dan penjualan.
4. Rencana pembagian laba (profit sharring), dimana karyawan menerima
sejumlah prosentase tertentu dari laba perusahaan sebagai pendapatan ekstra.
I. Pemeliharaan Kesehatan dan Keamanan
Perusahaan memperhatikan hal ini untuk memberikan kepada karyawan, kondisi
kerja yang lebih sehat dan lebih aman serta lebih bertanggung jawab atas
kegiatan-kegiatan tersebut, terutama bagi perusahaan yang mengalami tingkat
kecelakaan yang tinggi.
Program ini dapat dilakukan antara lain dengan penyediaan dokter dan klinik
kesehatan perusahaan, pengaturan tempat kerja yang sehat dan aman, penyediaan
alat-alat pengamanan (alat pemadam, klinik kesehatan 24 jam dll).
56
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
A. Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau
informasi dari seseorang ke orang lain.
Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang
digunakan dalam pencakapan, tapi juga ekspresi, wajah, intonasi, titik, dan vokal.
Dan perpindahan yang efektif memerlukan tidak hanya transmisi data tetapi
seseorang mengirimkan berita dan menerimanya sangat tergantung pada
keterampilan-keterampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara,
dll) untuk membuat sukses pertukaran informasi.
Rantai pertukaran komunikasi : Suatu proses di mana orang-orang bermaksud
memberikan pengertian melalui berita secara simbolis,
Unsur-unsur rantai pertukaran komunikasi :
1. Suatu kegiatan untuk membuat seorang mengerti
2. Sarana pengaliran Informasi
3. Suatu sistem bagi terjalinnya komunikasi diantara indivdu-individu
B. Proeses komunikasi
Sistem komunikasi organisasi mencerminkan berbagai macam individu dengan
latar belakang, pendidikan, kepercayaan, kebudayaan, keadaan jiwadan kebutuhan
yang berbeda-beda
C. Model komunikasi antara pribadi
Model proses komunikasi yang paling sederhana adalah sebagai berikut :
Pengirim Berita Penerimaan
57
Model menunjukkan tiga unsur esensi komunikasi, bila satu unsur hilang,
komunikasi tidak dapat berlangsung contoh : Seorang mengirim berita, tetapi bila
tidak ada yang menerima atau mendengar, komunikasi tidak terjadi.
Model proses komunikasi lainnya, antara lain :
1. Sumber (source) / pengirim berita
Mengendalikan macam berita yang dikirim, susunan yang digunakan dan
saluran melalui mana berita dikirimkan.
2. Pengubahan berita ke dalam sandi/kode (encodingthe, message)
Mengubah berita ke dalam berbagai bentuk simbol verbal atau mono
verbal yang mampu memindahkan pengertian, seperti kata-kata perca-
kapan atau tulisan, angka, gerakan atau pun kegiatan.
3. Pengiriman berita (transmitting the message).
Mencerminkan pilihan komunikator terhadap media atau saluran distribusi
------------ The End -----------