03 sesifasilitasi

MODUL PELATIHAN

Bagian 2: Pengetahuan Dasar

Fasilitator

Pada Bab Ini Anda Akan Mempelajari:

Pengertian Fasilitasi dan Fasilitator

Peran dan Tanggung Jawab Fasilitator

Kompetensi Dasar Fasilitator

Do and Don’t List Fasilitator

MENJADI FASILITATOR EFEKTIF – BAGIAN DUA 21

MODUL PELATIHAN

Pengantar

Fasilitasi merupakan proses unik yang memadukan beberapa keahlian dalam proses kelompok. Proses fasilitasi sangat bergantung pada kemampuan individual fasilitator. Oleh karena itu, setiap proses fasilitasi merupakan pengalaman unik dan menarik. Seorang fasilitator harus memiliki keahlian khusus, terutama berkaitan dengan proses kelompok dan struktur interaksi dalam kelompok. Pada bagian kedua pelatihan ini, peserta akan diajak untuk menggali pemahaman yang lebih mendalam mengenai pengetahuan dasar yang harus dimiliki oleh seorang fasilitator agar dapat memiliki kemampuan untuk melakukan fasilitasi yang efektif.

Materi yang dibahas:

1. Pengertian Fasilitasi dan Fasilitator

2. Peran Fasilitator

3. Kompetensi Dasar Fasilitator

4. Do and Don’t List Fasilitator

Pembahasan materi dilakukan dalam dua tahap. Tahap pertama membahas pengertian fasilitasi dan fasilitator serta peran fasilitator. Tahap kedua membahas kompetensi dasar yang harus dimiliki oleh fasilitator serta daftar tentang hal-hal yang harus dan tidak boleh dilakukan oleh fasilitator.

Tujuan Pendalaman Materi:

1. Membangun pemahaman peserta tentang pengertian fasilitasi dan fasilitator, peran dan tanggung jawab fasilitator, kompetensi dasar yang harus dimiliki oleh seorang fasilitator,


MODUL PELATIHAN

serta hal-hal yang harus dan tidak boleh dilakukan oleh seorang fasilitator

2. Peserta memiliki kemampuan untuk menjalankan perannya sebagai seorang fasilitator

Metode Yang Digunakan:

Curah Pendapat

Pemaparan

Diskusi kelompok

Bermain Peran

Alat dan Bahan yang dibutuhkan

Flipchart/kertas plano

Spidol

Metaplan

Selotip kertas (masking tape)

Infokus

Perlengkapan untuk bermain peran

Pembahasan Tahap 1:

Pengertian Fasilitasi dan Fasilitator serta Peran Fasilitator

Pembangunan pemahaman dasar fasilitator beranjak dari pemahaman konsep dasarnya.


MODUL PELATIHAN

Seorang fasilitator akan bekerja dengan efektif apabila memahami kerangka kerja yang harus dibangunnya. Pokok bahasan pada modul ini adalah penggalian pemahaman mengenai konsep dasar fasilitasi dan fasilitator serta bagaimana kerangka kerja yang seharusnya melandasi proses fasilitasi

Tujuan:

Peserta memahami dan dapat merumuskan pengertian fasilitasi dan fasilitator

Peserta memahami kerangka kerja fasilitator

Peserta memahami peran yang harus dijalankan fasilitator dalam proses fasilitasi

Metode: Presentasi dan curah pendapat

Persiapan:

Membuat handout pengertian fasilitasi dan fasilitator serta kerangka kerja fasilitator

Proses fasilitasi:

1. Sampaikan maksud dan tujuan pembelajaran pada tahap ini, yaitu untuk memahami dan merumuskan pengertian fasilitator

2. Bagilah peserta dalam empat kelompok beri nama kelompok Fasilitasi 1 dan Fasilitasi 2 serta Fasilitator 1 dan Fasilitator 2.

3. Ajukan pertanyaan berbeda sebagai berikut:

a. Untuk kelompok Fasilitasi 1 dan Fasilitator 2: “Apa yang dimaksud dengan fasilitasi?


MODUL PELATIHAN

b. Untuk kelompok Fasilitasi 2 dan Fasilitator 1 : “ Apa yang dimaksud dengan Fasilitator?

4. Mintalah kelompok melakukan curah pendapat untuk menjawab pertanyaan. Setiap anggota kelompok harus menjawab pertanyaan tersebut dalam metaplan. Kumpulkan metaplan di atas kertas plano yang sudah dipersiapkan. Diskusikan hasilnya dalam kelompok.

5. Mintalah setiap kelompok mempresentasikan hasil diskusi kelompoknya. Beri kesempatan kepada peserta lain untuk menanggapi

6. Fasilitator kemudian merefleksikan hasil diskusi peserta dalam paparan lengkap.

7. Beri kesempatan kepada peserta untuk bertanya atau mengungkapkan pengetahuannya mengenai pengertian fasilitasi dan fasilitator yang dibahas.

8. Lanjutkan pemaparan pada peran dan tanggung jawab fasilitator.

9. Beri kesempatan kepada peserta untuk bertanya dan atau mengungkapkan pengalamannya mengenai peran fasilitator.

10. Sebelum sesi ditutup, sampaikan kembali kesimpulan-kesimpulan pokok dari bahasan materi ini. Tutup bahasan dengan menyampaikan pokok-pokok bahsan berikutnya.

Pembahasan Tahap 2: Kompetensi Dasar Fasilitator

Tugas utama fasilitator adalah membantu kelompok meningkatkan efektifitasnya melalui penyempurnaan proses dan struktur pertemuan pada kelompok itu. Untuk menunaikan tugas tersebut, seorang fasilitator harus memiliki kompetensi dasar fasilitasi. Kompetensi dasar seorang fasilitator berkaitan dengan keterampilan mengelola proses dalam kelompok, sikap, perilaku, dan strategi fasilitasi.

Tujuan :

Peserta memahami kemampuan apa saja yang harus dimiliki seorang fasilitatorMENJADI FASILITATOR EFEKTIF – BAGIAN DUA 25

MODUL PELATIHAN

Peserta memahami sikap dan strategi yang harus dikembangkan oleh fasilitator

Peserta mengtahui dan memahami hal-hal yang harus dan tidak boleh dilakukan oleh fasilitator

Metode:

Presentasi

Diskusi

Bermain peran

Persiapan:

Buat handout topik terkait.

Buat skenario untuk bermain peran

Proses fasilitasi:

1. Sampaikan maksud dan tujuan pembelajaran pada tahap ini, yaitu membangun pemahaman peserta tentang kemampuan dasar yang harus dimiliki oleh fasilitaor serta mengetahui hal-hal yang harus dan tidak boleh dilakukan fasilitator.

2. Paparkan materi kompetensi dasar fasilitator sampai selesai. Beri kesempatan kepada peserta untuk bertanya atau mengungkapkan pengetahuannya dan pengalamannya mengenai kompetensi dasar fasilitator.

3. Sebelum sesi ditutup, sampaikan kembali kesimpulan-kesimpulan pokok dari bahasan materi ini. Tutup bahasan dengan menyampaikan pokok-pokok bahasan berikutnya.


MODUL PELATIHAN

Pembahasan Tahap 3: Do And Don’t List Facilitator

Dalam proses fasilitasi ada hal-hal yang harus dilakukan oleh fasilitator agar pengelolaan proses dalam kelompok efektif untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh kelompok. Disamping itu, ada pula hal-hal yang tidak boleh dilakukan selama proses fasilitasi karena kontraproduktif terhadap proses dalam kelompok dan pencapaian tujuan kelompok. Hal ini mutlak harus diketahui oleh fasilitator agar dapat menjalankan perannya secara efektif.

Tujuan

Peserta dapat mengidentifikasi hal-hal yang harus dan tidak boleh dilakukan selama proses fasilitasi


MODUL PELATIHAN

Melakukan analisis terhadap proses fasilitasi yang efektif

Peserta memahami cara fasilitasi yang efektif

Metode: Bermain Peran dan diskusi

Media Pembelajaran

Handout materi

Skenario Bermain peran

Persiapan

1. Buat handout materi

2. Buat skenario bermain peran, tuliskan secara ringkas dan jelas pada kartu-kartu

3. Buat template untuk daftar “Do and Don’t” Facilitator

Proses Fasilitasi

1. Jelaskan maksud dan tujuan pembahasan, yaitu untuk mengidentifikasi hal-hal yang harus dan tidak boleh dilakukan saat memfasilitasi pertemuan.

2. Mintalah 8 orang peserta untuk menjadi sukarelawan bermain peran. Bagikan kartu skenario kepada tim sukarelawan.

3. Buat persiapan pertemuan di tengah ruangan.

4. Beri waktu beberapa saat kepada relawan untuk memahami skenario. Beri kesempatan kepada mereka untuk bertanya tentang peranan yang harus dimainkannya.

5. Sebelum memulai simulasi, tetapkan tema yang akan dibahas.

6. Lakukan simulasi selama 10 menit. Peserta lain menjadi pengamat yang terdiri dari dua kubu. Kubu pertama akan mengamati sikap, perilaku, dan cara yang mendukung proses fasilitasi menjadi efektif (Do list). Kubu kedua mengamati hal-


MODUL PELATIHAN

hal yang tidak sepantasnya dilakukan oleh faislitator selama proses berlangsung.

7. Setelah selesai simulasi, minta ketiga kelompok membuat catatan tentang hal-hal yang mendukung pada proses fasilitasi dan hal-hal yang menghambat proses kelompok.

8. Minta setiap grup mempresentasikan catatannya. Beri waktu kepada peserta untuk mengomentari catatan kelompok lain.

9. Buat refleksi akhir dengan pemaparan lengkap mengenai Do and Don’t list of facilitators.

10. Akhiri sesi ini dengan tepuk tangan untuk keberhasilan semua.

Media PembelajaranSkenario Bermain Peran Menjadi Fasilitator

Tabel di bawah berisi skenario yang harus diperankan oleh relawan

Gunting-gunting kolom-kolom dalam tabel tersebut hingga menjadi kartu skenario

Minta relawan menentukan tema diskusi terlebih dahulu dan membuat kesepakatan mengatur ritme permainan

Setiap orang harus dapat membangun karakter yang dimainkannya.

Peserta lain menjadi pengamat dan harus membuat catatan pengamatan yang mencakup hal-hal positif dan negatif yang dilakukan fasilitator dalam proses kelompok.

Buat catatan penting tentang proses simulasi. Tandai hal-hal positif yang dilakukan fasilitator dalam proses kelompok dan catat pula hal-hal negatifnya.

Diskusikan catatan tersebut. Refleksikan.


MODUL PELATIHAN

Kartu SkenarioAnda adalah seorang fasilitator. Anda tengah memfasilitasi proses perencanaan kegiatan dua bulan mendatang

Kelompok harus membuat keputusan-keputusan penting dan menetapkan 3-4 outcome dari rencana tersebut.

Lakukan proses fasilitasi.Ingat peran dan tanggung jawab Anda, gunakan berbagai strategi untuk mencapai tujuan kelompok

Anda peserta diskusiAnda hanya mempunyai satu ide untuk masalah yang dihadapi dan ternyata ide Anda bukanlah ide yang baik

Anda pikir, ide milik Anda adalah ide terhebat untuk menyelesaikan masalah yang tengah dibahas. Jadi Anda tetap pada pendirian untuk menjadikan ide Anda sebagai satu-satunya solusi

Anda pesertaAnda pasif, canggung dan kaku

Anda tidak berpartisipasi secara aktif dan sangat ragu untuk memberikan kontribusinya

Anda pesertaPikiran Anda dipenuhi dengan ide untuk melakukan kegiatan hura-hura

Anda fokus pada isu tertentu dan termasuk partisipan yang mudah menolong

Anda pesertaAnda terbuka, ringan tangan, dan selalu fokus pada tugas-tugas Anda.

Anda dapat memberikan kontribusi pemikiran untuk isu apapun

Anda pesertaPikiran Anda sudah sangat jenuh dengan berbagai isu terorisme. Anda pikir kampanye untuk melawan terorisme cocok untuk kegiatan mendatang

Anda pesertaAnda adalah juru damai.Bila diperlukan, Anda akan menolong fasilitator mengatasi masalah kelompok

Anda pesertaAnda juga anggota kelompok komedi yang punya banyak ide

Anda bisa sangat membantu rencana


MODUL PELATIHAN

Anda peserta aktif yang siap memberikan kontribusi pemikiran untuk isu apapun

kelompok bisa juga tidak

Anda memiliki banyak ide dan siap memperjuangkan ide-ide Anda.

PENGETAHUAN DASAR FASILITATOR

Apa Yang dimaksud dengan Fasilitasi dan Fasilitator?Fasilitasi berasal dari bahasa Latin “Facilis” artinya untuk mempermudah (Rogers, dalam LGSP 2009). Secara literal, fasilitasi berarti proses untuk memberikan kemudahan kepada orang, baik secara individu, kelompok maupun organisasi. Pelatihan ini akan membahas fasilitasi dalam konteks konteks kelompok atau organisasi. Dalam konteks kelompok, fasilitasi biasanya dipahami sebagai upaya untuk mengelola proses dalam kelompok atau organisasi untuk mencapai tujuan tertentu. Bonner (2002) bahkan secara ringkas mendefinisikan fasilitasi sebagai proses membantu peserta (anggota kelompok) untuk beajar dari aktivitas yang dijalaninya Beberapa kata kunci yang berkaitan dengan fasilitasi di antaranya adalah:

Memudahkan

Membebaskan dari kesusahan dan halangan

Memudahkan cara mencapai tujuan

Fasilitator adalah orang yang dapat memberikan kemudahan. Menurut International of Asociation of Facilitators (2002), fasilitator adalah seseorang yang menggunakan keahliannya dalam proses kelompok untuk memformulasikan dan


MODUL PELATIHAN

memungkinkan interaksi kelompok dalam sebuah pertemuan menjadi efektif. Secara literal, fasilitator adalah seseorang yang membuat segala sesuatunya menjadi lebih mudah (Bonner, 2002). Fasilitator memberikan bantuan kepada kelompok atau organisasi untuk mengidentifikasi masalah, mencari solusi, dan membuat keputusan bersama. Termasuk di dalamnya membantu dan mengelola interaksi setiap anggota kelompok. Dalam proses pertolongannya, fasilitator akan menjalankan prosedur yang terbuka, inklusif, dan tidak memihak. Fokus utama fasilitator adalah bagaimana agar proses yang terjadi dalam kelompok bisa berajalan dengan baik dan efektif mencapai tujuan bersama. Termasuk di dalamnya adalah memastikan semua anggota kelompok berinteraksi untuk mencapai tujuan bersama.

Keahlian fasilitasi saat ini sangat krusial, terutama bagi kelompok atau tim yang membutuhkan bantuan ketika harus membuat sebuah keputusan, membangun kesepakatan bersama, merencanakan kegiatan, serta mengembnagkan kerja sama dan kreativitasnya.

Mengapa sebuah pertemuan membutuhkan fasilitator?

Orang bertemu dan berkumpul untuk berbagai alasan, bisa untuk membuat suatu keputusan tertentu, berbagi informasi dan pengalaman, merencanakan pekerjaan, saling belajar dari anggota yang dating, membuat produks tertentu, memecahkan masalah, dan lain-lain. Apapun tujuan dari sebuah pertemuan, peserta harus dapat memahami dengan jelas tujuan dari pertemuan, proses yang akan dilalui, hasil yang ingin dicapai, dan terutama bagaimana membangun kerjasama dengan seluruh peserta dalam pertemuan tersebut. Membangun kerja sama bukanlah hal yang mudah dilakukan di dalam sebuah pertemuan, apalagi bila peserta pertemuan terdiri dari berbagai macam latar belakang pendidikan, budaya, dan kepentingan. Diperlukan pihak ketiga yang dianggap netral dan dapat memastikan terjadinya interaksi seluruh peserta untuk mencapai tujuan pertemuan. Fasilitator akan membantu peserta


MODUL PELATIHAN

mengembangkan struktur pertemuan yang memungkinkan terjadinya kerja sama di antara peserta untuk mencapai tujuan pertemuan.

Dalam pertemuan apapun, fasilitator akan mejaga kesetimbangan antara proses dan content (tujuan pertemuan). Proses mencakup metode dan tools yang digunakan untuk membantu peserta saling berinteraksi secara produktif, bagaimaan keputusan diambil, dan memastikan setiap peserta memiliki posisi yang setara, Sedangkan content mencakup fokus pada topik atau subjek yang dibahas dan didiskusikan dalam pertemuan.

Fasilitasi yang baik akan membuat kerja kelompok menjadi lebih mudah dalam mencapai tujuan. Ciri fasilitasi yang baik dan efektif adalah adanya keterlibatan anggota secara aktif memberikan kontribusi, pengunaan metode fasilitasi digunakan secara tepat, serta hasil yang terukur, Tanggung jawab fasilitator adalah mengantarkan kelompok untuk mencapai tujuannya melalui penggunaan metode yang berkualitas. Fasilitator harus melepaskan hasratnya untuk mempengaruhi keputusan dan keinginan untuk dilihat sebagai ahli. Fasilitator hanya terlibat dalam proses, keterampilan kelompok, serta struktur pertemuan bukan pada substansi. Fasilitator adalah pemimpin di arena proses kelompok.

Kerangka Kerja Fasilitator

Fasiltator bekerja dengan mengaplikasikan keahlian dan metode spesifik yang digabungkan dengan perhatian cermat dan kepekaan terhadap orang serta proses yang berlangsung. Cara kerja fasilitator akan mendorong kelompok untuk mencapai kinerja terbaiknya. Fasilitator harus memiliki kemampuan meramu teknologi pengelolaan kelompok, gaya pribadi yang khas, serta kreatifitas dan energi agar dapat mengantarkan kelompok untuk beroperasi dan kreatif secara maksimal.


MODUL PELATIHAN

Seorang faslitator akan bekerja dalam kerangka kerja berikut:

Hasil/Tujuan: Fasilitator berusaha membantu kelompok mencapai hasil tertentu.

Proses/Cara: Fasilitator concern pada cara mencapai tujuan dan kualitas proses pencapaian tujuan.

Dinamika/Orang: Fasilitator berusaha menegaskan kontribusi setiap peserta dalam pencapaian tujuan.

Kerangka kerja di atas yang memastikan seorang fasilitator akan bekerja untuk membantu kelompok mencapai hasil

dengan cara yang mudah serta memastikan adanya keterlibatan semua aggota kelompok dalam proses pencapaian tujuan.

Tingkatan Fasilitasi

Ada tiga tingkatan fasilitasi yang sekaligus menunjukkan tahap perkembangan seorang fasilitator. Setiap tahapan menunjukkan kerumitan tugas yang diemban oleh seorang fasilitator. Tingkat paling dasar adalah menjadi fasilitator pertemuan. Pada tahap ini, peran fasilitator lebih banyak pada proses mengarahkan pertemuan atau diskusi. Tingkat berikutnya adalah fasilitator kelompok yang dibutuhkan oleh kelompok tertentu untuk mengembangkan berbagai aktivitas mereka. Terakhir fasilitator organisasi yang memiliki peran lebih rumit, sebagai pihak yang mendorong perubahan besar dalam kelompok

Peran Fasilitator


Hasil/ Tujuan

Dinamika/Orang

Proses/ Cara

Sumber: Bonner Curriculum, Facilitation, 2002

MODUL PELATIHAN

Seperti telah dikemukakan di atas, bahwa fasilitator adalah orang yang membantu kelompok mencapai tujuannya dengan cara mudah dan melalui proses kelompok yang efektif. Fasilitator menempatkan dirinya sebagai pemandu, pembantu, dan katalisator untuk kelompok menyelesaikan tugasnya (LGSP, 2009). Fasilitator juga seorang manajer proses kelompok yang mengelola proses dalam kelompok dan bersikap netral.

Secara umum, peran fasilitator adalah:

1. Merencanakan dan merancang proses pertemuan bekerja sama dengan kelompok yang akan difasilitasinya.

2. Standard-setter dalam proses diskusi. Fasilitator harus tetap fokus dan peka, memperhatikan proses diskusi dan pembelajaran yang terjadi. Fasilitator akan menentukan standar komunikasi dengan mengamati peserta dan kondisi ruangan yang ada, mendengarkan peserta, dan mendorong peserta untuk berkontribusi dalam kelompok.

3. Menciptakan lingkungan yang sesuai untuk pertemuan. Fasilitator mempersipakan kebutuhan logistik pertemuan, mulai dari pengaturan tempat duduk, tempat menempelkan template-template, petunjuk-petunjuk khusus, dan kebutuhan lainnya untuk pertemuan.

4. Memandu kelompok mencapai konklusi dan kesepakatan.

5. Pihak yang netral. Fasilitator adalah pihak ketiga yang netral. Tidak berkepentingan secara langsung terhadap kelompok, tetapi berkepentingan terhadap proses kelompok mencapai tujuannya.

6. Pengatur waktu. Fasilitator harus dapat mengatur jadwal dalam pertemuan supaya energi peserta tetap pada level yang optimal.

7. Mengatur, menegaskan, dan memastikan tujuan diskusi/pertemuan dan siginifikansinya terhadap kelompok. Sangat penting untuk menjelaskan tujuan setiap aktivitas


Peran Fasilitator

MODUL PELATIHAN

yang dilakukan dalam pertemuan/diskusi/ training. Beritahu peserta waktu yang dibutuhkan untuk setiap kegiatan.

8. Mengaplikasikan metode-metode dan teknik-teknik untuk menjaga agar diskusi tetap pada fokus. Fasilitator harus menguasai berbagai teknik untuk menjaga proses belajar terus berjalan.

9. Pengamat perilaku individu dan kelompok. Seorang fasilitator harus memiliki kepekaan terhadap parilaku individu dan kelompok. Lakukan pengamatan dengan seksama terhadap isyarat-isyarat verbal dan nonverbal yang muncul dari indivdu-individu dalam kelompok.

10. Membuat rangkuman/ringkasan perkembangan setiap tahap pertemuan. Rangkuman dibuat dalam kata-kata kunci untuk menunjukkan perkembangan tahap pertemuan.

11. Katalisator. Sebuah diskusi kerap berjalan menjadi terlalu serius atau sangat tegang. Fasilitator harus mampu mencairkan ketegangan atau tensi yang tinggi pada saat peserta diskusi atau membahas suatu tema. Menciptakan suasana yang rileks dan menyenangkan adalah metode terbaik untuk sebuh diskusi.

12. Mediator. Pada saat tertentu, terutama ketika terjadi konflik dalam proses pengambilan keputusan, fasilitator kerap harus berperan sebagai mediator agar konfllik tidak berlanjut dan kelompok dapat mengambil keputusan bersama.

13. Evaluator. Fasilitator dituntut untuk dapat membangun keterbukaan dan kelancaran komunikasi dengan anggota kelompok. Kadang, fasilitator juga diminta melakukan evaluasi terhadap kelompok yang difasilitasinya. Pada peran ini, penting untuk dicatat agar fasilitator tetap bersikap objektif dan netral. Sampaikan evaluasi secara santun dan dalam situasi yang terbuka serta membangun motivasi.

14. Ahli dalam tema yang dibahas. Kerap kelompok membutuhkan informasi yang lebih banyak serta pengetahuan baru terhadap isu yang tengah dibahas. Fasilitator dimungkinkan menjadi ahli atau narasumber bila memang dibutuhkan oleh kelompok.

15. Menciptakan perubahan yang lebih baik dimana saja. Fasilitator dituntut untuk memiliki kepekaan rasa kemanusiaan dan semangat yang tinggi dalam organisasi.


MODUL PELATIHAN

Fasilitator harus mampu mendorong kelompok yang didampinginya untuk aktif berkreasi dan berinovasi.

Tanggung jawab Fasilitator:

1. Membuat perencanaan proses fasilitasi bersama kelompok

2. Menjelaskan tujuan pertemuan, hasil yang diharapkan, dan peran setiap peserta.

3. Memastikan keseimbangan partisipasi dari setiap anggota kelompok.

4. Mendengar secara aktif dan produktif

5. Membangun kesepakatan tentang aturan main pertemuan

6. Mencatat, mengorganisir, dan meringkas masukan dari peserta

7. Mendorong peserta untuk mengevaluasi sendiri perkembangan dan kemajuan kerja yang telah dicapai

8. Menjaga pertemuan dalam jalurnya untuk mencapai tujuan yang telah disepakati

9. Mengelola perilaku yang sulit dikendalikan dari peserta

10. Mengidentifikasi konflik (bila muncul) dan mendorong kelompok untuk menghargai perbedaan

Kompetensi Dasar Fasilitator

Seorang fasilitator dituntut untuk memiliki pengetahuan dan keterampilan yang penting untuk menolong kelompok mencapai tujuannya. Kombinasi pengetahuan dan keterampilan disertai dengan “jam terbang” yang memadai akan membangun kompetensi seorang fasilitator handal.

Keterampilan Utama Fasilitator

Keterampilan utama fasilitator sering disebut dengan core practice. Dalam setiap pertemuan, apapun jenisnya, fasilitator membutuhkan keterampilan berikut:


MODUL PELATIHAN

1. Tetap netral pada content. Tugas fasilitator adalah fokus pada proses, hindari godaan untuk memberikan opini terhadap topik yang tengah didiskusikan. Gunakan pertanyaan dan saran untuk membeirkan ide-ide yang muncul selama pengamatan proses diskusi. Jangan pernah meng-imose opini-opini kelompok.

2. Mendengarkan secara aktif. Pandang peserta satu persatu, lakukan kontak mata langsung dengan setiap peserta, amati gerak tubuh dan bahasa yang digunakan peserta. Pertahankan kontak mata ketika peserta bicara, ketika peserta merumuskan ide-idenya, dan ketika peserta menyimpulkan ide-ide kuncinya. Gunakan kontak mata juga ketika mempersilahkan peserta berikutnya berbicara, ketika mengajukan pertanyaan, atau mencoba mengundang jawaban dari peserta.

3. Seni bertanya. Kemampuan untuk mengembangkan pertanyaan yang relevan dengan isu serta tujuan pertemuan mutlak dimiliki oleh seorang fasilitator. Pertanyaan akan menguji asumsi, mengundang ornag untuk berpartisipasi, mengumpulkan informasi, dan mendatangkan ide-ide cemerlang.

4. Menyusun farafrase untuk klarifikasi. Keterampilan ini dibutuhkan untuk mengidentifikasi ide yang dikemukakan peserta, memastikan bahwa ide peserta didengar, memberitahukan ide tersebut kepada peserta lain, dan untuk memperjelas kata kunci dari ide yang diungkapkan.

5. Sintesis ide-ide peserta. Undang peserta untuk memberi komentar, bangun pemikiran bersama untuk memastikan bahwa ide-ide yang terekam pada flipchart merepresentasikan pemikiran kelompok. Cara ini cukup menolong untuk membangun komitmen dan konsensus bersama.

6. Stay On The Track. Tetapkan pedoman untuk setiap tahap kegiatan dalam pertemuan. Apabila peserta keluar dari topik, bantu mereka kembali ke topik yang harus dibahas.

7. Menerima dan memberi umpan balik. Secara periodik bantu kelompok untuk dapat melihat “diri mereka sendiri” demi perbaikan di masa mendatang. Sekaligus minta peserta untuk memberikan umpan balik tentang proses fasilitasi yang Anda lakukan. Biasanya hal ini dilakukan setelah fasilitasi selesai.


MODUL PELATIHAN

8. Uji asumsi. Klarifikasi asumsi-asumsi yang dibuat peserta agar jelas dan dapat dimengerti oleh semua. Apabila diperlukan, fasilitator dapat mempertanyakan asumsi-asumsi yang muncul sebagai pengantar eksplorasi peserta.

9. Mengumpulkan ide-ide. Tetap dalam track untuk ide-ide baru dan keputusan akhir. Buat catatan yang jelas dan akurat di flipchart agar setiap orang dapat melihat catatan tersebut. Catatan yang dibuat harus singkat, padat, jelas, dan merefleksikan pikiran peserta, bukan interpretasi fasilitator terhadap apa yang dikatakan peserta.

10. Membuat ringkasan dengan jelas. Seorang fasilitator yang efektif aktif mendengarkan segala seuatu yang dikatakan peserta kemudian memberikan catatan ringkasan secara teratur. Catatan ringkasan ditayangkan di akhir diskusi.

Perilaku dan Strategi Fasilitasi

Kompetensi lain yang wajib dimiliki seorang fasilitator adalah sikap/ perilaku dan strategi. Keduanya akan membantu kelompok untuk sukses mencapai tujuannya. Fasilitator efektif mampu menumbuhkan keyakinan pada kelompok bahwa mereka berhasil mencapai tujuannya dengan kemampuan mereka sendiri. Berikut perilaku dan strategi yang harus dimiliki oleh seorang fasilitator agar mampu melakukan proses fasilitasi secara efektif.

1. Memiliki informasi memadai. Fasilitator yang sukses selalu mempunyai informasi memadai tentang kelompok yang akan dibantunya. Informasi mengenai kelompok dibutuhkan agar fasilitator dapat memahami kondisi kelompok dan kebutuhannya.

2. Optimis. Fasilitator mencoba fokus pada apa yang mungkin dapat dicapai dan mendorong munculnya kinerja terbaik dari setiap anggota kelompok.

3. Mengutamakan konsensus. Fasilitasi pada dasarnya adalah proses membangun konsensus. Fasilitator selalu berusaha keras untuk mencapai hasil yang merefleksikan pemikiran seluruh peserta secara setara.

4. Fleksibel. Fasilitator efektif selalu memiliki rencana pertemuan tetapi pada saat bersamaan juga adaptif terhadap perubahan kebutuhan kelompok. Dalam proses pencapaian tujuan, kebutuhan kelompok harus diakomodir agar proses bisa


MODUL PELATIHAN

berjalan efektif. Amati semua perubahan dan lakukan penyesuaian sesuai kebutuan

5. Pengertian. Fasilitator harus memahami bahwa setiap anggota kelompok bekerja sesuai dengan kemampuan terbaiknya pada saat pertemuan berlangsung.

6. Tanggap. Fasilitator adalah pengamat terlatih yang memberikan perhatian penuh pada dinamika kelompok dan tanggap terhadap apa yang terjadi. Setiap perilaku angota kelompok menjadi perhatian fasilitator.

7. Tegas. Fasilitasi yang baik bukanlah aktivitas pasif. Terkadang untuk menjaga peserta dan aktivitas tetap berada dalam koridor yang telah disepakati, fasilitator harus bertindak dan bersikap tegas dan mengembalikan alur diskusi pada track yang telah disepakati. Jika dibutuhkan, fasilitator harus dapat menggiring peserta pada proses yang dibutuhkan.

8. Rendah hati. Fasilitator sedapat mungkin sedikit bicara. Pesertalah yang harus lebih banyak bicara. Fasilitator bicara secukupnya untuk menjelaskan instruksi, menghentikan argumentasi yang berkepanjangan dan keluar dari jalur pembicaraan, menjaga agar semua berada pada alur proses mencapai tujuan, dan untuk membuat catatan akhir.

9. Antusias. Fasilitator harus menunjukkan perhatian terhadap respons peserta. Berikan perhatian yang memadai kepada setiap peserta agar semua merasa nyaman dan diterima sebagai bagian dari pertemuan. Berikan sentuhan personal dalam batas yang diperlukan untuk menjalin keakraban dan suasana yang menyenangkan.

10. Empati. Fasilitator yang baik harus dapat menempatkan diri dalam situasi yang dihadapi orang lain agar dapat memahami perspektif yang mereka miliki terhadap isu-isu yang tengah dibahas bersama. Sikap empati tidak boleh menghilangkan tuntutan kenetralan dalam memfasilitasi. Fasilitator harus bisa berempati sekaligus juga tidak memihak. Hal ini cukup sulit tetapi bisa dilatih.

11. Berpikiran positif. Pandangan, pikiran, perilaku, dan potensi setiap orang berbeda. Fasilitator yang baik dapat menghormati segala perbedaan yang ada di dalam kelompok yang tengah difasilitasinya. Fasilitator harus dapat menghargai keunikan setiap individu, menghargai potensi yang dimilikinya, dan menerima mereka apa adanya.


MODUL PELATIHAN

12. Percaya kepada kelompok. Fasilitator yang baik akan percaya bahwa setiap anggota kelompok mempunyai kemampuan untuk mencari solusi atas masalah yang mereka hadapi. Fasilitator tinggal mendorong proses bagi kelompok untuk menemukan potensinya.

13. Memiliki kepekaan gender. Fasilitator yang baik akan memberikan kesempatan yang sama terhadap seluruh peserta, baik laki-laki maupun perempuan. Pada situasi yang khusus, fasilitator dapat mendorong agar peserta perempuan, minoritas, atau yang tampak terkucil diberi kesempatan untuk bicara terlebih dahulu.

Manajemen Data

Salah satu kompetensi yang juga harus dimiliki seorang fasilitator adalah kemampuan mengelola informasi yang dibahas dan dihasilkan oleh peserta dalam suatu pertemuan. Fasilitator harus memastikan bahwa setiap orang didengar, dilihat dan memahami apa yang dipresentasikan, apa yang ditawarkan, apa yang terjadi, apa yang disetujui, apa yang dihasilkan dari kerja sepanjang pertemuan, serta apakah semua keputusan telah dipahami secara akurat

Untuk dapat merekam semua tahapan penting perlu dibuat “running memory” agar setiap orang bisa tetap focus dan bisa bekerja sesuai dengan harapan. Running memory adalah proses pendokumentasian dari proses-proses penting yang terjadi selama fasilitasi berlangsung. Dokumen-dokumen tersebut harus diletakkan di tempat-tempat yang mudah dilihat oleh semua peserta. Biasanya ditempelkan di sepanjang dinding ruangan petemuan.

Berikut beberapa tips untuk mengelola data selama proses fasilitasi berlangsung:

1. Tulislah informasi-informasi dalam template kemudian tempel di dinding.

2. Menentukan isu. Biarkan kelompok memilih dan merumuskan isu. Tulis isu yang dipilih pada kertas plano dan tempel di dinding.


MODUL PELATIHAN

3. Menyepakati cara atau proses untuk membahas isu. Dorong kelompok untuk menentukan cara kerjanya/prosesnya. Tulis proses yang dipilih di kertas plano kemudian tempelkan di dinding

4. Ketika peserta menyatakan ide. Tulis ide yang diungkapkan, tempel di dinding. Apabila ide tersebut diulang, beri catatan pada ide yang diulang kemudian tempelkan didinding.

5. Ketika peserta menyerang ide peserta lain. Minta mereka untuk memastikan ide mana yang dikritisi, kemudian tempel di dinding. Lanjutkan diskusi pada ide yang lain. Apabila penambahan, kualifikasi, klarifikasi, atau pro kontra terhadap ide ingin dibahas, tulis semua dan tempelkan didinding.

6. Ketika kelompok berdiskusi, melakukan voting, atau membuat konsensus untuk solusi, tulislah semuanya dan tempelkan di dinding.

7. Ketika diskusi kelompok keluar dari kesepakatan tema yang akan dibahas. Pergilah ke template kesepakatan tentang isu yang akan dibahas. Minta peserta untuk melihat kesepakatan tersebut. Beri kesempatan kepada mereka untuk menetapkan kembali tema yang akan dibahas, tunjukan efek keputusan mereka terhadap kesepakatan yang ada. Beri mereka waktu untuk berpikir kembali. Apapun hasil diskusi kelompok, tuliskan di kertas plano kemudian tempelkan di dinding.

8. Ketika proses diskusi kelompok keluar dari kesepakatan. Pergilah ke lokasi template kesepakatan proses. Minta peserta mengecek kembali proses yang disepakati. Beri kesempatan kepada peserta untuk menetapkan kembali proses yang akan ditempuh, tunjukkan efeknya pada kesepakatan yang ada, dan beri mereka waktu untuk berpikir kembali. Apapun hasilnya, tulis di kertas plano kemudian tempel di dinding.

9. Ketika peserta menyatakan: “Kita seharusnya…..” Pastikan siapa yang mneyatakan ide, tulis di plano kemudian tempelkan di dinding.

10. Sebelum rehat, pastikan kapan kelompok akan kembali ke ruangan. Tulis di plano dan tempelkan di dinding.

.


MODUL PELATIHAN


Facilitator Do List (Behavior)Pendengar aktifMemelihara mata dengan pesertaMembantu mengidentifikasi kebutuhanTemukan masalahPastikan semua orang terlibat dalam proses diskusiGunakan bahasa tubuh yang baik dan nada bicara yang sesuaiSiapkan umpan balik yang bernasMembuat farafrase secara kontinuMonitoring dan penyesuaian yang tepatBerikan pertanyaan yang tepatBersikap terbukaKelola konflik dengan baikLakukan pendekatan pemecahan masalahFokus pada prosesTangkap ide-ide dengan cermatPenampilan tenang dan menyenangkanFleksibel pendekatan yang digunakanMembuat catatan ringkasan yang lengkap, jelas, dan singkatTahu kapan harus berhenti

MODUL PELATIHAN


Facilitator Don’t List (behavior)Mengabaikan kebutuhan kelompokPerhatian sesaatTidak mendengarkanKehilangan kata kunci atas ide yang munculMenyimpang dari contentTidak membuat catatanTidak memiliki alternative untuk mengembangkan struktur diskusiDefensifMerendahkan orangMembiarkan beberapa peserta mendominasi prosesTidak melakukan farafraseMembiarkan kelompok keluar dari trackMiskin imajinasiMengunakan kata atau nada yang kasarBerbicara terlalu banyakTidak tahu kapan harus berhenti

MODUL PELATIHAN


Facilitator To Do List (Skill)Mengetahui materi yang akan didiskusikan sebelum melakukan pertemuanPercaya diri, antusias, dan tarik nafas panjangGunakan humor, cerita/kelakar, dan contoh yang berkaitan langsung dengan pekerjaan kelompok atau isu yang tengah dibahasPilih aktivitas yang tepat dengan kebutuhan kelompok, termasuk aktivitas untuk menghilangkan kejenuhanLebih banyak menggunakan media visual Buat daftar logistic pertemuan, termasuk di dalamnya alat-alat fasilitasi, setting ruangan, kebutuhan makan dan minum pesertaBerlatih dan visualisasikan potensi masalah dan ukur kebutuhan waktu untuk menyelesaikannyaTerangkan dengan jelas alur kegiatan dan bersiap menjawab pertanyaan-pertanyaanAmati partisipasi dan keterlibatan individu selama proses diskusiTanggap dengan peserta yang terlihat tidak nyaman dan tidak berpartisipasiLanjutkan penjelasan dengan diskusiBerkomunikasi dengan peserta, baik sebelum pertemuan, pada saat rehat, maupun setelah pertemuanEvaluasi kebutuhan kelompokEvaluasi pengalaman yang didapat dan buat catatan untuk perbaikan fasilitasi di masa mendatang

MODUL PELATIHAN


Facilitator Don’t List (Skill)

Memaksakan solusi kepada kelompok. Fasilitator membantu memperjelas isu, fokus diskusi, menegaskan pandangan, melakukan sitesis dari perbedaan yang ada, dan menekankan kesepakatan. Namun demikian, bukan berarti fasilitator bisa memaksakan solusi kepada kelompok.Mempermainkan ide-ide pesertaMemaksakan agenda dan opini personal sebagai jawaban yang benar.Mendominasi kelompokTerlalu sering bergumam dan Membacakan materiMenceritakan kisah yang tidak patutMenjawab pertanyaan tanpa atensi kepada pesertaMembiarkan peserta melakukan bulliying terhadap peserta lainHanya berbicara pada sebagain anggota kelompokTerlalu banyak menceritakan pengalaman pribadiMembuat asumsi tentang latar belakang anggota kelompok tanpa data yang valid.

03 sesifasilitasi

Education

Transcript of 03 sesifasilitasi