02. Tamu Rsbb

RS BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1

Batu

TAMU RS BAPTIS BATU

No. Dokumen 02.03.18

No. Revisi

Halaman 1/2

Tanggal terbit 07 Agustus 2012

Ditetapkan oleh, Direktur RS Baptis Batu

dr. Arhwinda Pusparahaju A. SpKFR.,MARS PROSEDUR TETAP

PENGERTIAN Adalah suatu tata cara penerimaan tamu di RS Baptis Batu

TUJUAN Mengatur tata cara penerimaan tamu, agar tamu dapat terarahkan ke

masing-masing tujuan dengan tertib

KEBIJAKAN Berdasarkan Kebijakan Direktur RS Baptis Batu tentang Administrasi

No. 10/01/VIII/SK_Dir_Keb/2012

PROSEDUR

1. Seluruh tamu harus menemui bagian informasi untuk menulis di

buku tamu yang telah disediakan

2. Tamu akan diberikan nametag untuk dipakai selama berkunjung di

lingkungan RS Baptis Batu dan Wajib dipakai

3. Tamu akan diarahkan ke unit terkait atau ke kantor jika ingin

bertemu dengan Direksi

4. Untuk penjamuan tamu (minuman & snack), agar sudah siap

maksimal 10 menit setelah permintaan

5. Tamu (detailer) hanya bisa menemui dokter di klinik pada jam kerja

6. Setelah selesai tamu akan diarahkan kembali ke bagian informasi

untuk mengembalikan nametag.

Untuk tamu khusus RS Baptis Batu yang akan menginap di RS Baptis

Batu

1. Bagian administrasi/terkait akan berkoordinasi dengan bagian

House Keeping untuk persiapan kamar, dan Gizi untuk snack dan

makan

2. Bagian Administrasi/unit terkait akan berkoordinasi dengan


Batu

TAMU RS BAPTIS BATU


No. Revisi

Halaman 2/2

Tanggal terbit 16 Februari 2010



PROSEDUR

informasi dan security untuk konfirmasi kedatangan tamu, dan akan

diarahkan kemana tamu ybs

3. Tamu akan diberikan nomor contact person (petugas RS) apabila

tamu memerlukan sesuatu selama menginap di RS

4. Jika tamu tiba di lokasi RSBB melewati jam dinas petugas House

Keeping, maka kunci kamar tamu akan diserahkan ke Bagian

Informasi, dan petugas Security/Driver akan mengarahkan tamu ke

kamar tamu yang telah disediakan

5. Untuk tamu yang perlu diantar dengan menggunkaan kendaraan RS,

maka mobil harus sudah siap maksimal 10 menit setelah permintaan.

6. Setelah tamu meninggalkan kamar (Check Out), maka bagian House

Keeping akan mengecek kelengkapan kamar beserta kunci kamar.

UNIT TERKAIT Administrasi, informasi, security, House Keeping, Gizi, Driver


Batu

SURAT MASUK


No. Revisi

Halaman 1/1




PENGERTIAN Adalah suatu tata cara penerimaan, pendistribusian dan pelaporan

semua surat yang masuk ke bagian Administrasi Rumah Sakit

TUJUAN Mempermudah pendistribusian surat, pengarsipan surat dan pencarian

kembali surat yang masuk ke bagian Administrasi Rumah Sakit

KEBIJAKAN Berdasarkan Kebijakan Direktur RS Baptis Batu tentang Administrasi

No. 10/01/VIII/SK_Dir_Keb/2012

PROSEDUR

1. Semua surat yang ditujukan kepada Rumah Sakit Baptis Batu

dikumpulkan di bagian Administrasi

2. Petugas wajib mengambil surat di kantor pos minimal 3 kali dalam 1

minggu

3. Semua surat yang sudah diserahkan ke bagian administrasi akan

dibuatkan disposisi untuk diserahkan kepada Direktur/Kepala

Bidang

4. Setelah surat mendapat disposisi, maka surat dalam bentuk copian

akan didistribusikan ke unit terkait sesuai dengan disposisi

5. Surat asli akan tetap disimpan di bagian administrasi yang kemudian

akan diarsipkan berdasarkan tanggal surat tersebut diterima

6. Untuk surat pribadi, pendistribusian akan dilakukan 1 kali setiap

minggunya melalui masing-masing unit bagian

UNIT TERKAIT Administrasi, Informasi, Driver


Batu

SURAT KELUAR


No. Revisi

Halaman 1/1




PENGERTIAN Adalah suatu tata cara pembuatan, pendistribusian dan pelaporan semua

surat yang dibuat oleh bagian Administrasi Rumah Sakit

TUJUAN Mengatur semua surat/dokumen yang dikeluarkan oleh Rumah Sakit

KEBIJAKAN Berdasarkan kebijakan Direktur RS Baptis Batu tentang Bagian

Administrasi

PROSEDUR

1. Semua surat/dokumen yang dikeluarkan oleh bagin Administrasi

akan diberikan nomor dan kode sesuai jenisnya

2. Surat/dokumen yang dibuat dengan menggunakan kop RS harus

ditandatangani oleh Direksi. Selain itu surat dapat ditanda tangani

oleh Manajer

3. Setelah surat/dokumen dibuat dan ditandatangani, maka surat akan

didistribusikan sesuai dengan tujuan (dikirim/diedarkan)

4. Surat/dokumen dibuat rangkap 2 (dua) untuk diarsip di bagian

administrasi

5. Surat/dokumen yang diedarkan maksimal 2 hari setelah

surat/dokumen ditandatangani

UNIT TERKAIT Administrasi, SDM, Keuangan, LPA


Batu

SISTEM PENYIMPANAN DOKUMEN DI ADMINISTRASI


No. Revisi

Halaman 1/1

Tanggal terbit 01 Juli 2013



PENGERTIAN Adalah suatu tata cara penyimpanan dokumen yang dibuat dan atau

diterima oleh bagian Administrasi Rumah Sakit

TUJUAN Mengatur semua sistem penyimpanan surat/dokumen yang dikeluarkan

dan diterima Bagian Administrasi Rumah Sakit

KEBIJAKAN Berdasarkan kebijakan Direktur RS Baptis Batu tentang Bagian

Administrasi

PROSEDUR

1. Semua surat/dokumen yang dikeluarkan dan diterima oleh bagian

Administrasi akan diberikan nomor dan kode sesuai jenisnya

2. Untuk Surat Masuk, maka akan diberikan nomor urut dan disposisi

3. Surat/dokumen dibedakan menjadi beberapa kelompok (Surat

Masuk, Surat Keluar, SK, Kebijakan, Edran, SPO, Pedoman,

Panduan, Memo, Pengumuman)

4. Dokumen dari unit lain yang diserahkan kepada bagian administrasi

harus dalam waktu 2 x 24 jam setelah unit tersebut mengajukan

tanda tangan untuk dokumen tersebut.

5. Dokumen dicatat dalam buku arsip

6. Dokumen dipilah dan disortir berdasarkan jenis sebelum disimpan,

biasanya dilakukan dengan menggunakan kotak sortir

7. Kemudian dokumen akan disimpan didalam map berdasarkan jenis

8. Map kemudian disimpan didalam rak secara vertikal (Vertikal Filling)

dan disusun berurutan.

UNIT TERKAIT Administrasi, SDM, Keuangan, LPA

02. Tamu Rsbb

Documents

Transcript of 02. Tamu Rsbb