Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat

Standar Operating dan Prosedur (SOP) Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB 218

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) PERENCANAAN KEBUTUHAN BARANG MILIK DAERAH

A. Dasar Hukum 1. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2003, tentang

Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 120, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4330), sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 8 Tahun 2006.

2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah.

3 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 7 Tahun 2006 tentang Standarisasi Sarana dan Prasarana Kerja Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 11 Tahun 2007.

4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah.

5 Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Nomor 2 Tahun 1999 tentang Rumah Daerah.

6. Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengelolaan Barang Milik Daerah.

7. Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tatakerja Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat;

8. Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tatakerja Dinas-Dinas Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat;

9. Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Nomor 8 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tatakerja Inspektorat, Bappeda dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat;

10. Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Nomor : 3 Tahun 2009 Tanggal 23 Maret 2009 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Lain Sebagai Bagian Dari Perangkat Daerah

11. Peraturan Gubernur Nusa Tenggara Barat Nomor 20 Tahun 2008 tentang Rincian Tugas Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD Provinsi Nusa Tenggara Barat dan Staf Ahli Gubernur Nusa Tenggara Barat.

12. Peraturan Gubernur Nusa Tenggara Barat Nomor 2 Tahun 2010 tentang Tata Cara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan dan Pemindahtanganan Rincian Tugas Fungsi dan Tata Kerja

B. Latar Belakang

Dalam rangka kelancaran pemenuhan kebutuhan barang daerah secara baik dan berencana serta sesuai standarisasi melalui rincian jumlah barang, nama barang, waktu dan jumlah biaya yang diperlukan, maka perencanaan kebutuhan barang milik daerah yang disusun oleh masing-masing unit sesuai Rencana Kerja dan Anggaran Satuan Kerja Perangkat Daerah (RKA-SKPD) menjadi sangat penting. Dalam perjalananya harus memperhatikan standarisasi sarana dan prasarana kerja pemerintahan daerah dan standarisasi harga yang telah ditetapkan oleh Kepala Daerah. Agar hal tersebut berjalan lancar diperlukan Standar Pelayanan.

C. Maksud dan Tujuan

Maksud Penetapan Standar Pelayanan Perencanaan Kebutuhan Barang Milik Daerah adalah untuk menyediakan informasi dan panduan yang jelas dan pasti bagi

Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat

Standar Operating dan Prosedur (SOP) Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB 219

penyelenggara dan pengguna pelayanan dalam merencanakan kebutuhan barang milik daerah. Tujuannya adalah untuk efektivitas, efesiensi dan akuntabilitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab dalam mengkoordinir penyelenggaraan pengelolaan barang milik daerah yang ada pada masing-masing SKPD

D. Ruang Lingkup 1. Unit pelayanan yang melaksanakan Pelayanan Perencanaan Kebutuhan Barang

Milik Daerah adalah Sub Bagian Pengadaan dan Distribusi 2. Pelaksana Pelayanan adalah para pejabat dan staf pada bagian Perlengkapan

yang secara teknis/administratif memiliki tugas dan tanggung jawab langsung melaksanakan Pengaturan Barang Milik Daerah.

3. Penanggung jawab pelayanan adalah Kepala Biro Umum selaku Pembantu Pengelola Barang Milik Daerah.

4. Sasaran yang hendak dicapai adalah terwujudnya acuan baku dalam Pelayanan Perencanaan Kebutuhan Barang Milik Daerah sehingga dalam pelaksanaannya dapat dilakukan dengan lancar, efektif dan efisien.

5 Pengguna pelayanan adalah semua Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah selaku Pengguna Barang Milik Daerah

6. Keluaran (Output) pelayanan adalah tersusunnya Draft Rencana Kebutuhan Barang Milik Daerah sesuai standarisasi.

7. Kemanfaatan (Outcome) pelayanan adalah terwujudnya perencanaan penganggaran untuk pemenuhan kebutuhan barang secara terinci sesuai dengan banyaknya barang, nama barang, waktu dan jumlah biaya yang diperlukan

8. Definisi Peristilahan a. Barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas

beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah atau perolehan lainnya yang sah.

b. Pengelola barang milik daerah selanjutnya disebut pengelola adalah pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab melakukan koordinasi pengelolaan barang milik daerah.

c. Pembantu pengelola barang milik daerh selanjutnya disebut disebut pembantu pengelola adalah pejabat yang bertanggungjawab mengkoordinir penyelenggaraan pengelolaan barang milik daerah yang ada pada satuan kerja perangkat daerah.

d. Penggunaan barang milik daerah selanjutnya disebut pengguna adalah pejabat pemegang kewenagan penggunaan milik daerah.

e. Kuasa penggunaan barang milik derah adalah kepala satuan kerja atau pejabat yang ditunjuk oleh pengguna untuk menggunakan barang milik daerah yang berada dalam penguasaannya.

f. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disebut SKPD adalah perangkat daerah selaku pengguna barang.

g. Unit Kerja adalah bagian SKPD selaku kuasa pengguna barang. h. Perencanaan kebutuhan adalah kegiatan merumuskan rincian kebutuhan

barang milik daerah untuk menghubungkan pengadaan barang yang telah lalu dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam melakukan tindakan pemenuhan kebutuhan yang akan datang.

i. Penggunaan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pengguna/kuasa pengguna dalam mengelola dan menata usaha kan barang milik daerah sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang bersangkutan.

j. Daftar barang pengguna yang selanjutnya disingkat dengan DBP adalah daftar yang memuat data barang yang digunakan oleh masing-masing pengguna.

Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat

Standar Operating dan Prosedur (SOP) Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB 220

k. Daftar barang kuasa pengguna yang selanjutnya disingkat DBKP adalah daftar yang memuat data barang yang dimiliki oleh masing-masing kuasa pengguna.

l. Standarisasi sarana dan prasarana kerja Pemerintahan Daerah adalah pembakuan ruang kantor, perlengkapan kantor, rumah dinas, kendaraan dinas dan lain- lain barang yang memerlukan standarisasi.

m. Standarisasi harga adalah penetapan besaran harga barang sesuai jenis, spesifikasi dan kualitas dalam 1 (satu) periode tertentu

9. Standar kompetisi Pelaksana

a. Memahami peraturan perundang-undangan tentang Pengaturan Barang Milik Daerah

b. Mampu mengoperasikan computer program Open Source/ Linux, Microsoft Office

c. Memahami manajemen perkantoran d. Mampu melaksanakan urusan Pengaturan Barang Milik Daerah baik secara

teknis maupun administratif

Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat

Standar Operating dan Prosedur (SOP) Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB 221

KERANGKA PROSEDUR DAN STANDAR PELAYANAN A. Kerangka Prosedur

1. Menyiapkan prasarana kebutuhan sesuai strandarisasi sarana dan prasarana kerja

1 minggu Bulan September ( 4 bulan sebelum penetapan APBD)

2. a. Menyiapkan bahan penyusunan standar harga

2 bulan Bulan September s/d Oktober (Sebelum penyusunan RKA)

b. Menghimpun dan memeriksa rencana kebutuhan barang (RKB) SKPD

2 bulan Bulan Oktober s/d November (sbg. dasar penyusunan RKA)

c. Menyusun Daftar Kebutuhan Barang Milik Daerah (DKBMD)

3 bulan Bulan November s/d Januari (Setelah APBD ditetapkan)

d. Menyiapkan SK Gubernur tentang DKBMD 1 minggu

Bulan Januari

B. Prosedur Pelayanan

1. Persiapan untuk mengumpulkan data usulan kebutuhan pengadaan barang inventaris/asset dari semua bagian/seksi di instansi/satuan kerjanya untuk tahun fiscal ke depan, dengan langkah-lahkah sebagai berikut : o Menginformasikan kepada semua bagian di satuan kerja atau instansi

tempatnya bekerja bahwa usulan pengadaan barang/aset akan dijadikan rujukan dalam pembuatan rencana anggaran tahun depan. Untuk tujuan ini semua bagian diminta segera menyampaikan usulan tersebut.

o Menyiapkan Form (blanko) usulan rencana kebutuhan pengadaan barang/asset

o Menyediakan Petunjuk teknis tentang cara pengisian serta dasar pertimbangan bagi mereka dalam penyusunan bahan usulan pengadaan kebutuhan barang/aset.

Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat

Standar Operating dan Prosedur (SOP) Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB 222

o Menjelaskan bahwa barang yang akan diusulkan itu harus jelas jumlah unitnya, spesifikasinya, dan harganya.

a. Pelaksanaan pengumpulan usulan rencana kebutuhan pengadaan barang/aset daerah. Kepada semua bagian atau subbagian meliputi : bahan-bahan (formulir-formulir) yang telah dipersiapkan, tersebut dengan surat dan dijelaskan batas waktu akhir penyerahannya kembali.

b. Rekapitulasi Data Usulan yaitu merekap semua usulan yang masuk/diterima. Didalam merekap data usulan tersebut harus sudah dipersiapkan Formulir (Blanko) khusus sehingga secara jelas dan mudah dapat dilihat gambaran usulan yang diterima dari masing-masing bagian/sub bagian dari satu unit kerja tersebut. Selain itu, juga dengan mudah dapat dilihat jumlah serta kondisi masing-masing barang yang ada sekarang dan yang diusulkan bagi instansinya.

c. Penyusunan Draft/Konsep Usulan Setelah rekapitulasi selesai, dilanjutkan dengan penyusunan draft/konsep usulan

dengan melakukan penyaringan pertimbangan-pertimbangan kebijaksanaan anggaran dan sebagainya. Konsep ini dijadikan bahan yang akan digunakan dalam rapat lengkap yang membahas tentang usulan pengadaan barang/aset daerah untuk tahun anggaran depan.

d. Rapat Lengkap Koordinasi Perencanaan Didalam Rapat Lengkap Koordinasi Perencanaan yang dilaksanakan pada

masing-masing Satuan Kerja Perangkat Daerah, salah satu kegiatan didalamnya adalah mematangkan usulan rencana pengadaan barang/aset daerah untuk tahun anggaran didepan yang diperlukan dalam pertimbangan untuk menentukan skala perioritas disebabkan keterbatasan ketersediaan jumlah pengajuan anggaran yang memungkinkan untuk diusulkan pada Dana Alokasi Umum (DAU) maupun untuk Dana Alokasi Khusus (DAK) nantinya. Bahan rapat adalah draft/konsep usulan yang telah dibuat berdasarkan pengolahan rekap usulan dari masing-masing bagian/sub bagian dengan memasukkan pertimbangan prioritas sementara. Kesimpulan rapat dapat dijadikan bahan dalam penyempurnaan Draft usulan rencana pengadaan barang/aset daerah dari satuan unit kerja yang bersangkutan.

C. Persyaratan

a. Persyaratan administrasi/teknis yang harus dipenuhi oleh pelaksana pelayanan : 1. Perencanaan kebutuhan barang milik daerah disusun dalam rencana

kerja dan anggaran SKPD setelah memperhatikan ketersediaan barang milik daerah yang ada.

2. Perencanaan kebutuhan barang milik daerah disusun berdasarkan berpedoman kepada standar barang, standar kebutuhan dan standar harga. Standar barang dan standar kebutuhan serta standard harga tersebut ditetapkan oleh Gubernur. Kepala satuan kerja perangkat daerah selaku Pengguna Barang menghimpun usul rencana kebutuhan barang yang diajukan oleh Kuasa Pengguna Barang yang berada dibawah lingkungannya. Pengguna Barang (Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah) menyampaikan usul rencana kebutuhan barang milik daerah kepada Pengelola Barang

3. Selanjutnya Pengelola Barang bersama Pengguna Barang membahas usul tersebut dengan memperhatikan data barang pada Pengguna Barang untuk ditetapkan sebagai Rencana Kebutuhan Barang Milik Daerah (RKBMD).

b. Pengguna pelayanan : Berkepentingan tehadap pelayanan kebutuhan barang dan jasa daerah.

Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat

Standar Operating dan Prosedur (SOP) Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB 223

D. Sarana dan Prasarana Pelayanan Alat Tulis Kantor, ruang kerja, ruang rapat, peralatan kantor dan sarana transportasi

E. Biaya Pelayanan

Tidak Ada

F. Tempat Pelayanan Pelayanan urusan Perencanaan Kebutuhan Barang Milik Daerah diselenggarakan di Bagian Perlengkapan Biro Umum

G. Jadwal Pelayanan

Pelayanan urusan Perencanaan Kebutuhan Barang Milik Daerah dilaksanakan selama jam kerja kedinasan dan apabila diperlukan dapat dilaksanakan di luar hari dan jam kerja.

H. Penanganan / Tindak Lanjut Pengaduan /Keluhan/Masukan

1. Pengaduan /keluhan/masukan yang berkaitan dengan pelayanan perencanaan kebutuhan barang milik daerah disampaikan kepada Kepala Biro Umum.

2. Kepala BiroUmum dapat mendelegasikan wewenang kepada Kepala Bagian Perlengkapan untuk menindaklanjuti pengaduan/keluhan/masukan yang ada.

3. Kepala Bagian Perlengkapan dan/atau Kepala Sub Bagian Pengadaan dan Distribusi beserta staf terkait menindaklanjuti pengaduan / keluhan/masukan untuk kemudian menyampaikan laporan kepada Kepala Biro Umum mengenai penyelesaiannya.