Sistem Informasi Berbasis Komputer

Materi

• Konsep-konsep sistem– Sistem dan subsistem– Elemen-elemen sistem– Antarmuka subsistem– Klasifikasi sistem

• Manajer dan sistem• Lingkungan informasi• Data, informasi, dan pengetahuan• Karakteristik data dan informasi• Informasi untuk manajemen

Sistem dan subsistem

• Sistem adalah sekumpulan elemen-elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.

• Subsistem adalah sistem-sistem yang berada di dalam sebuah sistem.

Elemen sistem

Masukan KeluaranProses

Mekanisme Pengendalian

Tujuan

Umpan balik

• Tujuan. Tujuan utama yang umum ada 3 macam, yaitu :– Untuk mendukung fungsi manajemen.– Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen.– Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan.

• Masukan : segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses.

• Proses.• Keluaran.

• Mekanisme pengendalian diwujudkan dengan menggunakan umpan balik. Umpan balik digunakan untuk mengendalikan masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur sistem agar berjalan sesuai dengan tujuan.

• Umpan balik ada 2, yaitu :– Umpan balik negatif, menyesuaikan penyimpangan

terhadap standar.– Umpan balik positif, menentukan standar dan

meramalkan penyimpangannya sehingga penyimpangan dapat dicegah.

Sistem perusahaan dan lingkungannya

Lingkungan

Pemerintah

PerusahaanPemasok

Pemegang saham atau

pemilik

Pelanggan

Komunitas Global

Komunitas Finansial

PesaingSerikat Pekerja

Batas

• Pemasok, disebut juga vendor, memasok bahan, mesin, layanan, dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk menghasilkan produk dan layanannya.

• Pelanggan, meliputi current user dan prospective user.

• Serikat pekerja, adalah organisasi pekerja terampil dan tidak terampil.

• Komunitas finansial terdiri dari institusi yang menguasai sumber daya keuangan yang tersedia untuk perusahaan.

• Pemegang saham atau pemilik adalah orang yang menginvestasikan uangnya pada perusahaan dan merepresentasikan tingkat manajemen tingkat tertinggi.

• Pesaing meliputi semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan dalam pasarnya.

• Pemerintah, yang menyediakan batasan dalam bentuk hukum dan regulasi, juga menyediakan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi, dan pendanaan.

• Komunitas global adalah area geografis di mana perusahaan melakukan operasinya.

• Batas adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem.

Antarmuka subsistem

Subsistem

Subsistem

Subsistem SubsistemMasukan Keluaran

Antarmuka subsistem

Fungsi antarmuka

• Menyatakan aliran data.• Menyaring data.• Mengkodekan dan mendekodekan data.• Mendeteksi kesalahan data.• Buffering data.• Pengamanan data.• Peringkasan data.

Klasifikasi sistem

• Sistem abstrak dan sistem fisik• Sistem deterministik dan sistem probabilistik• Sistem tertutup dan sistem terbuka• Sistem alamiah dan sistem buatan manusia• Sistem sederhana dan sistem kompleks

• Sistem abstrak : sistem yang berisi gagasan atau konsep.

• Sistem fisik : sistem yang secara fisik dapat dilihat.• Sistem deterministik : sistem yang operasinya

dapat diprediksi dengan tepat.• Sistem probabilistik : sistem yang tidak dapat

diramal dengan pasti.• Sistem tertutup : sistem yang tidak bertukar materi,

informasi, atau energi dengan lingkungannya.• Sistem relatif tertutup : sistem yang mempunyai

masukan dan keluaran tertentu tetapi gejolak lingkungan tidak mempengaruhinya.

• Sistem terbuka : sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan.

• Sistem alamiah : sistem yang terjadi karena alam.• Sistem buatan manusia : sistem yang dibuat oleh

manusia.

Kedudukan sistem informasi sebagai sebuah sistem• Sistem abstrak• Dapat berupa sistem probabilistik, dapat juga

berupa sistem deterministik bergantung pada permasalahan yang dihadapi.

• Dapat berupa sistem terbuka, dapat juga berupa sistem relatif tertutup.

• Sistem buatan manusia.• Sistem kompleks.

Manajer• Fungsi manajer :

– Plan– Organize– Staff– Direct– Control

• Peranan manajer :– Interpersonal– Informational– Decisional

• Keahlian manajer :– Keahlian komunikasi– Keahlian problem solving

• Pengetahuan manajer :– Computer literacy– Information literacy

Lingkungan informasi

• Banyak keputusan strategis bergantung pada informasi

• Sumber daya manusia, material, mesin, modal dan informasi merupakan sumber daya vital bagi kelangsungan hidup organisasi.

• Informasi digunakan untuk kepentingan internal organisasi dan pihak eksternal organisasi.

• Pemakai internal meliputi staf operasi, manajemen tingkat bawah hingga tingkat atas.

• Pemakai eksternal dapat berupa pelanggan, pemegang saham, supplier, dll.

• Manajemen dibagi menjadi 3 yaitu :– Manajemen tingkat bawah yang bertanggung jawab

pada pengawasan dan pengendalian kegiatan operasional sehari-hari.

– Manajemen tingkat menengah yang bertanggung jawab dalam hal perencanaan dan koordinasi kegiatan-kegiatan jangka pendek.

– Manajemen tingkat atas bertanggung jawab terhadap perencanaan jangka panjang dan menetapkan tujuan organisasi.

PelangganPemasok

Pemegang Saham

Data, informasi, dan pengetahuan

• Data : deskripsi tentang benda, kejadian, aktifitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung pada pemakai.

• Data yang terformat : data dengan suatu format tertentu. Misalnya, data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.

• Kejadian (event) : sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.

• Dalam bisnis kejadian sering disebut dengan transaksi.

• Informasi : data yang sudah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Siklus Informasi

Masukan (Data)

Proses(Model)

Keluaran(Informasi)

Basis Data

Data Ditangkap Penerima

Hasil Tindakan

Tindakan Keputusan

• Pengetahuan : kombinasi dari naluri, gagasan, aturan, dan prosedur yang mengarahkan tindakan atau keputusan.

• Pengetahuan didapatkan dari belajar dan pengalaman.

Hubungan data, informasi, dan pengetahuan

Akumulasi Pengetahuan

Memformat, memilih,

meringkas

Menerjemahkan, memutuskan,

bertindak

Data Hasil

informasi

pengetahuan

Hirarki DataFile

Record RecordRecord

Field Field Field

Karakteristik data dan informasi

Karakteristik Informasi

Manajer Tingkat Bawah

Manajer Tingkat Menengah

Manajer Tingkat Atas

Pengendalian Operasional

Pengendalian Manajemen

Pengendalian Strategis

Sumber Internal Eksternal

Lingkup Sempit, terdefinisi dengan baik

Sangat luas

Tingkat Keringkasan Rinci Ringkas

Garis Waktu Masa lalu Masa depan

Kekinian Sangat mutakhir Cukup usang

Keakurasian yang diperlukan

Tinggi Rendah

Frekuensi Pemakaian Sangat sering Jarang

Kualitas data dan informasi• Isi informasi

– Akurat. Informasi harus tepat mewakili objek yang diwakilinya dan bebas dari kesalahan.

– Relevan. Harus ada kesesuaian antara informasi dengan masalah yang akan dipecahkan berdasarkan informasi tersebut.

– Lengkap. Jumlah informasi harus mencukupi untuk digunakan sebagai bahan membuat keputusan.

– Ringkas. Jumlah informasi tidak boleh berlebihan.– Lingkup luas. Informasi yang disampaikan harus dapat meliputi

semua objek yang harus disampaikan.– Kinerja informasi. Seberapa sering informasi dapat berguna bagi

pembuat keputusan.

• Waktu penyajian– Ketepatan waktu. Ketepatan waktu datangnya informasi pada

saat informasi tersebut dibutuhkan.– Keterkinian. Informasi harus mencerminkan keadaan yang paling

baru.– Frekuensi. Penyampaian informasi harus sesuai dengan

frekuensi pembuatan keputusan oleh manajemen– Periode. Untuk membuat keputusan strategis, informasi yang

diperlukan adalah informasi jangka panjang. Sebaliknya, untuk membuat keputusan sederhana hanya dibutuhkan informasi jangka pendek.

• Bentuk informasi– Kejelasan. Seberapa jelas dan tajam suatu informasi sehingga

dapat dipahami pembaca.– Rincian. Rincian laporan harus dapat ditampilkan atau disediakan

bila diperlukan pembacanya.– Urutan. Urutan informasi akan sangat menentukan kemudahan

pembacaan laporan.– Presentasi. Dapat dilakukan dengan menampilkan grafik,

perbedaan warna, kata-kata, perbandingan, dan sebagainya. Informasi yang berbeda memerlukan presentasi yang berbeda pula.

– Media. Informasi dapat dilaporkan melalui berbagai media, misalnya e-mail, laporan tercetak atau buku, dan sebagainya.

Sumber informasi untuk manajemen

Jenis Sumber internal Sumber eksternal

Formal, berbasis komputer

Basis data internal Basis data publik

Formal, berbasis dokumen

Laporan-laporan, audit Laporan-laporan industri

Formal, verbal Pertemuan-pertemuan terjadwal

Forum-forum industri

Informal Percakapan makan siang, arisan.

Pameran dagang, kontak personal

6 Kategori informasi

• Informasi penyejuk : informasi keadaan sekarang yang merangkum keadaan umum bisnis atau organisasi. Contoh : ringkasan penjualan.

• Peringatan berisi penunjuk terhadap sesuatu yang tidak biasa atau mungkin memerlukan tindakan manajerial atau perubahan-perubahan rencana

• Indikator kunci berisi ukuran aspek-aspek penting yang berkaitan dengan kinerja organisasi, seperti keluhan pelanggan.

• Informasi situasional : informasi terkini tentang proyek, masalah, atau isu penting yang memerlukan perhatian manajer.

• Gosip : informasi informal yang berasal dari sumber yang mungkin dapat dipercaya atau tidak dapat dipercaya.

• Informasi eksternal : informasi yang berasal dari luar departemen atau perusahaan.

Gambaran sistem informasi• Banyak aktifitas manusia yang berhubungan

dengan sistem informasi.• Contoh sistem informasi :

– Sistem reservasi pesawat terbang.– Sistem untuk menangani penjualan kredit

kendaraan bermotor.– Sistem biometrik– Sistem telemetri.– Sistem layanan akademik, dll.

Kemampuan utama sistem informasi• Melaksanakan komputasi numerik, bervolume

besar, dan berkecepatan tinggi.• Menyediakan komunikasi dalam organisasi

atau antar organisasi yang murah, akurat dan cepat.

• Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses.

• Memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak diseluruh dunia dengan cepat dan murah.

• Meningkatkan efektifitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau pada beberapa lokasi.

• Menyajikan informasi dengan jelas yang menggugah pikiran manusia.

• Mengotomasikan proses-proses bisnis yang semiotomatis dan tugas-tugas yang dikerjakan secara manual.

• Mempercepat pengetikan dan penyuntingan.• Pembiayaan yang jauh lebih murah daripada

pengerjaan secara manual.

Faktor-faktor yang mempengaruhi perkembangan bisnis• Pengaruh ekonomi internasional dan

persaingan dunia.• Perkembangan teknologi.• Batas waktu yang semakin meningkat.• Kendala sosial.

Kemampuan tersebut mendukung sasaran bisnis

• Peningkatan produktifitas.• Pengurangan biaya.• Peningkatan pengambilan keputusan.• Peningkatan layanan kepada pelanggan.• Pengembangan aplikasi-aplikasi strategis

yang baru.

Hubungan sistem informasi dengan pemakainya

Manajer dan staff

Data non-transaksi

Data transaksi

Pemrosesan Informasi

Pemrosesan Transaksi

Pemegang saham dan pihak lain

Pelanggan, pemasok, dan

pihak lain

Interaksi sistem informasi dan teknologi informasi dengan komponen-komponen penting dalam perusahaan

Struktur Organisasi

Proses Bisnis

Orang dan Budaya

Sistem dan Teknologi Informasi

Strategi Manajemen

Peranan penting sistem informasi dalam organisasi• Berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas-

tugas.• Mengkaitkan perencanaan, pengerjaan, dan

pengendali dalam sebuah subsistem.• Mengkoordinasikan subsistem-subsistem.• Mengintegrasikan subsistem-subsistem.

Hubungan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam sebuah sistem

Pengerjaan

Perencanaan Pengendalian

Rencana kerja

Standar kerja

Umpan balik hasil

kerja vs rencana kerja

Informasi

pengerjaan

Rencana kerja; standar kerja

Kinerja sekarang dan masa lalu

Definisi sistem informasiSumber Definisi

Alter Kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.

Bodnar & Hopwood

Kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.

Gelinas, Oram, & Wiggins

Suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai.

Hall Sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai.

Sumber Definisi

Turban, McLean, & Wetherbe

Sebuah sistem yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

Wilkinson Kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya untuk mengubah masukan menjadi keluaran, guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.

Komponen sistem informasi

• Perangkat keras : meliputi peralatan-peralatan fisik seperti komputer, printer, dll.

• Perangkat lunak : sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.

• Orang : personil-personil yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pengolahan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.

• Basis data : sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.

• Jaringan komputer : sistem penghubung yang memungkinkan sumber daya dipakai secara bersama-sama atau diakses oleh sejumlah pemakai.