TEMPAT UJI KOMPETENSIXYZ

PANDUAN MUTU

STATUS DISTRIBUSI

TERKENDALI TAK TERKENDALI

NOMOR EDISI 001 TANGGAL EDISINOMOR DOKUMEN PM.01 TANGGAL

AKTIF

TIPE DOKUMEN Panduan Mutu TANGGAL REVISI

Disusun Oleh: Diperiksa Oleh Disahkan Oleh

KABAG MANAJEMEN MUTU

KABAG MANAJEMEN MUTU KEPALA TUK XYZ

Hal 1 dari 16

PANDUAN MUTU Nomor : ii

STATUS REVISIEdisi / Revisi : 1/0Berlaku sejak :Halaman : 1 dari 1Disetujui oleh : Kabag Mutu

No. Revisi

No. Halaman

Bagian/Sub Bagian yang Direvisi

Disetujui Oleh Tanggal

Hal 2 dari 16

PANDUAN MUTU Nomor : iii

KATA PENGANTAREdisi / Revisi : 1/0Berlaku sejak :Halaman : 1 dari 1Disetujui oleh : Kabag Mutu

PANDUAN MUTU ini memberikan gambaran tentang sistem manajemen mutu yang diterapkan di Tempat Uji Kompetensi XYZ mulai tanggal …………………… dalam upaya merealisasikan Kebijakan Mutu TUK XYZ yaitu:

Memberikan pelayanan prima kepada pelanggan melalui penerapan sistem manajeman mutu Pedoman BNSP 206-2007.

Prosedur yang terkandung dalam PANDUAN MUTU ini disusun berdasarkan Acuan Normatif persyaratan Pedoman BNSP 206-2007 dan Panduan Mutu Lembaga Sertifikasi Profesi Tata Laksana Rumah Tangga Indonesia.

PANDUAN MUTU ini bersifat terbuka, artinya dapat diperbaiki dari waktu ke waktu dengan tetap mengacu pada persyaratan Pedoman BNSP 206-20007. Kritik dan saran terhadap PANDUAN MUTU ini sangat kami harapkan guna penyempurnaan PANDUAN MUTU ini.

......., ......................Kepala TUK XYZ,

............................

Hal 3 dari 16

PANDUAN MUTU Nomor : iv

DAFTAR ISIEdisi / Revisi : 1/0Berlaku sejak :Halaman : 1 dari 1Disetujui oleh : Kabag Mutu

Bag Judul HalamanHalaman Judul 1

i Pengesahan 1ii Status Revisi 2iii Kata Pengantar 3iv Daftar Isi 41.0 Distribusi Dokumen 52.0 Istilah dan Definisi 63.0 Profile TUK XYZ dan Lingkup Akreditasi 84.0 Kebijakan Mutu 94.1 Kebijakan Prosedur 104.2.1

Organisasi 10

4.2.2

Funhsi, Tugas dan Wewenang 12

4.2.3

Sarana dan Perangkat 13

4.2.4

Persyaratan Manajemen 14

4.2.5

Verifikasi Tempat Uji Kompetensi 18

Hal 4 dari 16

PANDUAN MUTU Nomor : 1.0

DISTRIBUSI DOKUMENEdisi / Revisi : 1/0Berlaku sejak :Halaman : 1 dari 1Disetujui oleh : Kabag Mutu

1. Distribusi PANDUAN MUTU TerkendaliDistribusi PANDUAN MUTU Terkendali diatur sebagai berikut:

Nomor Copy Penerima0 Master disimpan oleh Bagian Manajemen Mutu1 Kepala TUK XYZ2 Bagian Administrasi3 Bagian Teknis4 LSP TLRTIndonesia

2. Distribusi Dokumen PANDUAN MUTU TerkendaliDokumen PANDUAN MUTU Terkendali diberi cap/tanda “Terkendali”, terlihat secara jelas pada halaman muka.

3. Distirbusi Dokumen PANDUAN MUTU tidak boleh didistribusikan keluar kantor tanpa persetujuan dari Manajer Manajemen Mutu dan Kepala TUK XYZ. Persetujuan itu dalam bentuk tertulis, authority letter. Referensi Dokumen Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen

Hal 5 dari 16

PANDUAN MUTU Nomor : 2.0

ISTILAH DAN DEFINISIEdisi / Revisi : 1/0Berlaku sejak :Halaman : 1 dari 1Disetujui oleh : Kabag Mutu

1. Tempat Uji Komptensi

Instansi / lembaga yang menyelenggarakan pengujian

2. Peserta Uji Kompetensi

Pemohon yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan untuk dapat ikut serta dalam proses sertifikasi.

3. Verifikasi Konfirmasi melalui pengujian dan penyajian bukti bahwa persyaratan yang telah ditetapkan terpenuhi

4. Sistem Mutu Struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber untuk menerapkan manajemen, pengelolaan mutu

5. Panduan Mutu Suatu dokumen yang berisi kebijakan mutu, sistem mutu, dan pelaksanaan mutu dalam suatu organisasi. Panduan mutu dapat juga membuat dokumen lain yang berhubungan dengan pengaturan mutu TUK XYZ

6. Ujian Mekanisme yang merupakan bagian dari asesmen untuk mengukur kompetensi calon dan menggunakan satu atau lebih metode misalnya metode tertulis, lisan, praktek dan pengamatan.

7. Asesor kompetensi

Seseorang yang mempunyai kualifikasi yang relevan dan kompeten untuk melaksanakan dan/atau menilai ujian.

8. Kualifikasi Peragaan dari atribut personal, pendidikan, pelatihan dan/atau pengalaman kerja Profesi.

9. Metode pengujian

: Prosedur teknis tertentu untuk melaksanakan pengujian

10.Verifikasi : Konfirmasi melalui pengujian dan penyajian bukti bahwa persyaratan yang telah ditetapkan terpenuhi

Hal 6 dari 16

11.Sistem mutu : Struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber untuk menerapkan manajemen, pengelolaan mutu

12.Panduan mutu : Suatu dokumen yang berisi kebijakan mutu, sistem mutu, dan pelaksanaan mutu dalam suatu organisasi. Panduan mutu dapat juga membuat dokumen lain yang berhubungan dengan pengaturan mutu LSP

13.TUK XYZ Tempat Uji Komptensi XYZ yang terletak di Jl. ……………………………………

PANDUAN MUTU Nomor : 3.0

PROFIL TUK XYZ DANLINGKUP AKREDITASI

Edisi / Revisi : 1/0Berlaku sejak :Halaman : 1 dari 11Disetujui oleh : Kabag Mutu

Tempat Uji Kompetensi XYZ didirikan berdasarkan Surat Keputusan Direksi PT ………….. nomor …….. tanggal ………….XYZ adalah perusahaan yang berkembang di Surabaya bergerak di bidang ………………………………………….. Melakukan kerja sama dengan berbagai pihak yang terkait dengan core business………………….. dan seterusnya

TUK XYZ didirikan untuk memenuhi tersedianya tenaga profesional di bidang …………………………. sesuai dengan kemampuan dan keahlian. Standar yang akan dikembangkan dalam pengujian peserta uji komptensi berdasarkan unit kompetensi yang dikembangkan oleh Lembaga Sertifikasi Profesi Tata Laksana Rumah Tangga Indonesia yang telah memperoleh lisensi dari Badan Nasional Sertifikasi Profesi.

Ruang Lingkup yang diajukan sebagai berikut :

1.1. UMUM

No. No. Kode Unit Kompetensi Unit-Unit Kompetensi

1.2.3.4.5.

1.2. INTI

Hal 7 dari 16

No. No. Kode Unit Kompetensi Unit-Unit Kompetensi

1.2.3.4.5.6.7.8.9.

10.11.12.13.14.15.16.17.

PANDUAN MUTU Nomor : 3.0

PROFIL TUK XYZ DANLINGKUP AKREDITASI

Edisi / Revisi : 1/0Berlaku sejak :Halaman : 1 dari 11Disetujui oleh : Manajer Mutu

1.3. SPESIALISASI

No. No. Kode Unit Kompetensi Unit-Unit Kompetensi

1.2.3.

Hal 8 dari 16

PANDUAN MUTU Nomor : 4.0

KEBIJAKAN MUTUEdisi / Revisi : 1/0Berlaku sejak :Halaman : 1 dari 1Disetujui oleh : Kabag Mutu

Manajemen TUK XYZ memberikan pelayanan uji kompetensi yang mengutamakan mutu dan kepuasan pelanggan serta menjamin bahwa uji kompetensi dilaksanakan dengan kejujuran teknik, teliti, cepat, tepat dan akurat serta efisien dalam menggunakan sumber daya.

Visi

TUK XYZ mempunyai komitmen untuk memberikan layanan prima kepada para pelanggan dengan mengedepankan profesionalisme dan menjaga obyektivitas.

Misi

Mengembangkan tenaga kerja profesional di bidang Tata Laksana Rumah Tangga yang handal dan ditandai dengan sertifikasi yang dipercaya baik secara nasional maupun internasional

Untuk itu segala kegiatan pengujian selalu dilaksanakan berdasarkan sistem mutu yang sesuai dengan Pedoman BNSP 206-2007, guna memberikan jaminan konsistensi kompetensi pengujian dalam lingkup kegiatannya.

Hal 9 dari 16

Sistem mutu TUK XYZ dituangkan dalam panduan mutu, standar operasional prosedur dan instruksi kerja yang didokumentasikan, dimengerti dan dilaksanakan oleh semua personil secara profesional.

Kepala TUK XYZ bersama Manajer Mutu meninjau PANDUAN MUTU ini minimal satu tahun sekali, untuk kesesuaian dan kecukupannya terhadap ketentuan dan kebutuhan lembaga dan atau memenuhi standar sistem manajemen mutu TUK XYZ. Peninjauan dokumen ini juga dimaksudkan untuk menilai efektivitas dan kecocokan penerapan sistem mutu yang berkesinambungan, sehingga dapat mengidentifikasi peluang peningkatan sistem manajemen mutu.

.........., .......................Kepala TUK XYZ

..............................

PANDUAN MUTU Nomor : 4.2.1

ORGANISASIEdisi / Revisi : 1/0Berlaku sejak :Halaman : 1 dari 2Disetujui oleh : Kabag Mutu

4.2.1 ORGANISASI4.2.1.1. TUK XYZ dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Direktur PT ……………..

nomor ………. tanggal ………. yang memberikan otoritas kepada TUK XYZ untuk menjalankan tugas-tugas uji kompetensi sesuai dengan ketentuan yang berlaku

4.2.1.2. Struktur organisasi tempat uji kompetensi memiliki kepala TUK, bagian teknik operasional dan bagian mutu yang menjamin kesesuaian manajemen yang berkesinambungan.

4.2.1.3. TUK XYZ bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan uji kompetensi dengan persyaratan Pedoman LSP TLRT Indonesia untuk memuaskan kebutuhan pelanggan serta pihak terkait yang relevan

4.2.1.4. Tempat Uji Kompetensi XYZ :a. Kredible dan memuaskan pelanggan, pihak yang berwenang, atau

organisasi yang memberikan pengakuan; b. organisasi mencakup pekerjaan yang dilakukan dalam fasilitas tempat

kerja yang permanen dan operasional; c. Personil inti terhindar dari pertentangan kepentingan.

Hal 10 dari 16

d. Mempunyai kebijakan dan prosedur yang menyatakan komitmen untuk mengikuti, menerapkan persyaratan khusus sesuai profesi yang ditetapkan oleh LSP TLRT Indonesia dalam lingkup profesinya.

4.2.1.5. Kepala TUK mempunyai tugas-tugas sebagai berikut:a. melaksanakan penyiapan penyelenggaraan uji kompetensi/asesmen

kompetensi,b. menjaga kesesuaian TUK terhadap persyaratan tempat kerja sesuai

Pedoman BNSP dan Pedoman-pedoman dari LSP TLRT Indonesia c. menyiapkan rencana program dan anggaran pelaksanaan uji

kompetensi,

4.2.1.6. Bagian teknis uji kompetensi mempunyai tugas:a. menyiapkan sarana dan prasarana uji kompetensib. memfasilitasi proses Uji Kompetensi,c. menyiapkan asesor pendamping terhadap proses uji kompetensi yang

dilakukan oleh asesor uji kompetensi dari LSP TLRT Indonesia,

4.2.1.7. Bagian manajemen mutu mempunyai tugas:a. menerapkan sistem manajemen mutu TUK sesuai Pedoman ini,b. memelihara berlangsungnya sistem manajemen agar sesuai dengan

standar dan pedoman yang berlaku,c. melakukan audit internal dan kaji ulang manajemen TUK.

4.2.1.8. Bagian Administrasi mempunyai tugas:a. memfasilitasi unsur-unsur organisasi TUK guna terselenggarannya

program uji kompetensi,b. melaksanakan tugas-tugas ketatausahaan organisasi TUK,

PANDUAN MUTU Nomor : 4.2.1

ORGANISASI

Edisi / Revisi : 1/0Berlaku sejak :Halaman : 2 dari 2Disetujui oleh : Kabag Mutu

Hal 11 dari 16

POSISI NAMA KUALIFIKASI PENGALAMAN

Kepala TUKKepala Bagian AdministrasiKepala Bagian Manajemen MutuKepala Bagian Teknis

PANDUAN MUTU Nomor : 4.2.2

FUNGSI, TUGAS DAN WEWENANG

Edisi / Revisi : 1/0Berlaku sejak :Halaman : 1 dari 1Disetujui oleh : Kabag Mutu

Hal 12 dari 16

4.2.2.Fungsi, Tugas dan Wewenang TUK4.2.2.1. TUK memiliki fungsi sebagai tempat penyelenggaraan asesmen/uji kompetensi,

dan melakukan pemeliharaan serta evaluasi penerapan standar kompetensi dalam uji kompetensi.

4.2.2.2. TUK mempunyai tugas:a. Membuat usulan Materi Uji Kompetensi kepada LSP TLRT Indonesiab. Menyiapkan tempat uji kompetensi yang sesuai tempat kerja,c. Mengkoordinasikan persyaratan administratif untuk pelaksanaan kegiatan uji

kompetensi termasuk pengusulan penugasan asesor.d. Mengkaji ulang pelaksanaan uji kompetensi di TUK.e. Melakukan penerimaan pendaftaran calon peserta uji kompetensi untuk

disampaikan kepada LSP TLRT Indonesia.

4.2.2.3. Wewenanga. Mengusulkan kebutuhan biaya pelaksanaan uji kompetensi di TUK kepada

LSP TLRT Indonesia,b. Mempromosikan uji kompetensi di wilayah kerjanyac. Mempromosikan organisasinya sebagai TUK yang diverifikasi,a. Mengusulkan hasil evaluasi penerapan standar kompetensi dalam

pelaksanaan uji kompetensi.

PANDUAN MUTU Nomor Bagian : 4.2.3

SARANA DAN PERANGKAT

Edisi / Revisi : 1/0Berlaku sejak :Halaman : 1 dari 1Disetujui oleh : Kabag Mutu

Hal 13 dari 16

4.2.3.Sarana dan Perangkat

4.2.3.1. TUK memiliki kantor tetap sekurang-kurangnya dalam waktu 2 tahun dan memliki sarana kerja yang memadai.

4.2.3.2. TUK memiliki asesor kompetensi sesuai dengan ruang lingkup yang diajukan untuk diverifikasi, untuk menjadi bagian dari tim asesor LSP dengan persyaratan tetap menjaga ketidakberpihakan sebagai asesor.

4.2.3.3. TUK memiliki rencana kegiatan yang mencerminkan pelayanan yang diberikan.

4.2.3.4. TUK memiliki perangkat kerja yang meliputi:a. Standar kompetensi sesuai lingkup layanannya,b. Pedoman pelaksanaan sertifikasi termasuk tata cara penyiapan Tempat Uji

Kompetensi,

4.2.3.5. Perangkat

a. Peralatan dan piranti lunak yang digunakan untuk uji kompetensi mampu menghasilkan akurasi yang diperlukan dan sesuai dengan spesifikasi yang relevan;

b. Jika menggunakan peralatan di luar pengawasannya yang tetap, dipastikan persyarataan standar ini dipenuhi.

c. Peralataan dipelihara kinerjanya; d. Peralatan pengujian, termasuk piranti keras dan piranti lunak, dijaga

keamanannya dari penyetelan yang akan mengakibatkan ketidak-absahan hasil pengujian;

PANDUAN MUTU Nomor : 4.2.4

PERSYARATAN MANAJEMENEdisi / Revisi : 1/0Berlaku sejak :Halaman : 1 dari 1Disetujui oleh : Kabag Mutu

Hal 14 dari 16

4.2.4.Persyaratan Manajemen4.2.4.1. Sistem Jaminan Mutu/SOP

a. Standar Prosedur Operasi/Sistem Mutu TUK menetapkan, menerapkan dan memelihara Standar Prosedur Operasi(SOP)/sistem mutu yang sesuai dengan lingkup kegiatannya,

b. Dokumentasi SOP/sistem mutu dikomunikasikan, dimengerti, tersedia, dan diterapkan oleh semua personil yang terkait,

c. Peranan dan tanggung jawab manajemen teknis dan manajemen mutu ditetapkan dalam panduan mutu/SOP.

4.2.4.2. Pengendalian Dokumen dan rekamana. TUK mengendalikan semua dokumen,b. Dokumen SOP/sistem mutu dan rekaman diidentifikasi secara unik,c. Dokumen yang diterbitkan ditinjau dan disetujui oleh personil yang

berwenang sebelum diterbitkan,d. Dokumen dikaji ulang secara berkala,e. Rekaman mutu mudah didapat bila diperlukan dalam fasilitas yang

memberikan lingkungan yang sesuai untuk mencegah terjadinya kerusakan atau deteriorasi,

f. Waktu penyimpanan rekaman ditetapkan.

4.2.4.3. Audit Internal dan kaji ulang manajemena. TUK secara periodik melaksanakan audit internal untuk memverifikasi

kesesuaian pengoperasian kegiatannya terhadap persyaratan,b. Temuan audit ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan pada waktunya, c. Program audit internal mencakup semua unsur sistem mutu/SOP,d. Audit dilaksanakan oleh personil yang terlatih dan mampu yang, bila

sumber daya mengijinkan, independen dari kegiatan yang diaudit, e. Bidang kegiatan yang diaudit, temuan audit dan tindakan perbaikan yang

dilakukan direkam, f. Kaji ulang manajemen TUK dilakukan secara periodik sesuai jadual dan

prosedur yang telah ditetapkan, g. Temuan kaji ulang manajemen dan tindakan yang dilakukan direkam.

4.2.4.4. Personila. Memastikan kompetensi personil yang melakukan pendampingan pengujian

kompetensi, mengevaluasi pelaksanaan uji, dan menandatangani laporan pengujian kompetensi,

b. Mempunyai kebijakan dan prosedur untuk mengidentifikasi dan merencanakan pelatihan yang dibutuhkan personil,

c. Program pelatihan relevan dengan tugas sekarang dan tugas yang diantisipasi,

d. Personil yang dikontrak dan personil teknis dan pendukung inti tambahan disupervisi dan kompeten dan mereka bekerja sesuai dengan sistem TUK,

e. Menetapkan uraian tugas dan kewenangan tertentu kepada personil tertentu. PANDUAN MUTU Nomor : 4.2.5

VERIFIKASI TUK Edisi / Revisi : 1/0Berlaku sejak :Halaman : 1 dari 1

Hal 15 dari 16

Disetujui oleh : Kabag Mutu

4.2.5.Verifikasi TUK

4.2.5.1 Tata cara pemberian status verifikasi

a. TUK mengajukan permohonan untuk mendapatkan verifikasi dengan melampirkan:

o Dokumen organisasi sesuai yang disyaratkan,o Dokumen perangkat kerja sesuai yang disyaratkan.

b. Penilaian terhadap kelayakan TUK pemohon dilakukan dalam 2 tahap: o Tahap pertama, dilakukan “adequacy audit” audit kecukupan yang menilai

aspek organisasi dan sistem melalui asesmen kesesuaian dokumen terhadap persayaratan pedoman BNSP dan pedoman LSP, serta konfirmasi dukungan industri terkait,

o Tahap kedua, asesmen kesesuaian dokumen dan sistem terhadap persyaratan dan Pedoman BNSP dan LSP serta kesesuaiannya terhadap pelaksanaannya.

c. Pemberian verifikasi disertai ketentuan yang mewajibkan TUK yang telah

diverifikasi mempertahankan kelayakan organisasi dan kelayakan programnya.

4.2.5.2. Pengawasan

a. TUK berstatus verifikasi wajib mebuat laporan berkala setiap 6 bulan tentang pelaksanaan uji kompetensi kepada LSP.

b. Laporan mencakup jumlah peserta uji kompetensi, unit kompetensi dan kualifikasi, masalah-masalah keluhan pelanggan serta usulan perbaikan.

c. LSP melakukan surveilan terhadap TUK.

4.2.5.3. Sanksi

a. LSP berwenang menjatuhkan sanksi kepada TUK berstatus verifikasi yang gagal memenuhi ketentuan yang berlaku.

b. Proses pengenaan sanksi adalah melalui peringatan tertulis pertama, kedua dan ketiga diterbitkan dalam selang waktu 1 (satu) bulan.

c. Bentuk sanksi yang diberikan berupa:o Pemberhentian sementara kegiatan TUK,o Pencabutan Status verifikasi.

Hal 16 dari 16