DOKUMENTASI SEBAGAI TEKNIK PENGUMPULAN DATA

Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Metodologi Penelitian

Kualitatif

Dosen Pengampu: H. Sujati, M.Pd.

Oleh:

Dian Maya Saputri (16108241130)

PENDIDIKAN GURU SEKOLAH DASAR

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

2018

A. Pengertian Dokumen

Kata dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docere, yang berarti mengajar.

Pengertian dari kata dokumen ini menurut Gottschalk (1986) seringkali digunakan para

ahli dalam dua pengertian, yaitu pertama, berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah

sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis,

dan petilasan-petilasan arkeologis. Pengertian kedua diperuntukan bagi surat-surat resmi

dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan

lainnya. Lebih lanjut, Gottschalk menyatakan bahwa dokumen (dokumentasi) dalam

pengertiannya yang lebih luas berupa setiap proses pembuktian yang didasarkan atas

jenis sumber apapun, baik itu yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.

Dokumen merupakan fakta dan data yang tersimpan dalam berbagai

bahan, yang tidak terbatas oleh ruang dan waktu sehingga memungkinkan

bagi peneliti untuk mengetahui hal-hal yang pernah terjadi sebagai penguat

data observasi dan wawancara dalam memeriksa keabsahan data, interpretasi,

kesimpulan (Djaelani,2013:88). Hal ini sejalan dengan Sudaryono yang

menyatakan bahwa dengan adanya dokumentasi maka hasil penelitian akan

semakin kredibel (Sudaryono, 2013:41). Menurut Gottschalk (1986 : 38) dokumen

seringkali diartikan sebagai sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan

daripada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis, dan petilasan-

petilasan arkeologis, serta dokumen diperuntukan bagi surat-surat resmi dan surat-surat

Negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan lainnya.

Menurut Gulo (2007: 123) dokumentasi adalah catatan tertulis tentang berbagai

kegiatan atau peristiwa pada waktu yang lalu. Salah satu contoh dokumen adalah

Supersemar (Surat Perintah Sebelas Maret). Supersemar merupakan dokumen

politik yang mencatat peristiwa penting yang terjadi pada tanggal 11 Maret 1966.

Sementara itu, menurut Widoyoko (2015:50) pengertian dokumentasi

dibedakan menjadi dua arti, yaitu arti sempit dan arti luas. Dokumentasi dalam arti

sempit adalah barang-barang atau benda-benda tertulis, sedangkan dokumentasi dalam

arti luas adalah dokumen bukan hanya berwujud tulisan saja tetapi dapat berupa

bendabenda peninggalan seperti prasasti dan simbol-simbol lainnya.

Menurut Sugiyono (2013:240) dokumen merupakan catatan peristiwa yang

sudah berlalu. Dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar, atau karya-karya monumental

dari seorang. Dokumen yang berbentuk tulisan misalnya catatan harian, sejarah

kehidupan (life histories), ceritera, biografi, peraturan, kebijakan. Dokumen yang

berbentuk gambar misalnya foto, gambar hidup, sketsa dan lain-lain. Dokumen yang

berbentuk karya misalnya karya seni, yang dapat berupa gambar, patung, film dan lain-

lain. Studi dokumen merupakan pelengkap dari penggunaan metode observasi dan

wawancara dalam penelitian kualitatif.

Selain beberapa tokoh di atas, Renier (1997: 104) juga mengemukakan

pendapatnya mengenai pengertian dokumen. Dari sudut pandangnya, pengertian

dokumen dibagi dalam tiga pengertian, pertama dalam arti luas, yaitu yang meliputi

semua sumber, baik sumber tertulis maupun sumber lisan; kedua dalam arti sempit,

yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja; ketiga dalam arti spesifik, yaitu hanya

yang meliputi surat-surat resmi dan surat-surat negara, seperti surat perjanjian, undang-

undang, konsesi, hibah dan sebagainya.

Sementara itu, studi dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data melalui

pengumpulan dokumen-dokumen yang diperlukan yang berhubungan dengan masalah

yang diteliti untuk ditelaah secara intens sehingga dapat mendukung dan menambah

kepercayaan dan pembuktian suatu masalah (Iskandar, 2009: 135). Menurut Irawan

(2000: 70), studi dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang ditujukan

kepada subjek penelitian. Dalam penelitian kualitatif, teknik ini merupakan alat

pengumpul data yang utama karena pembuktian hipotesisnya yang diajukan secara logis

dan rasional melalui pendapat, teori, atau hukum-hukum yang diterima, baik

mendukung maupun yang menolong hipotesis tersebut. Cara mengumpulkan data

melalui peninggalan tertulis, seperti arsip, termasuk juga buku tentang teori, pendapat,

dalil atau hokum, dan lain-lain yang berhubungan dengan masalah penelitian (Zuriah,

2009: 191). Dengan studi dokumentasi ini, peneliti dapat memperoleh data atau

informasi dari berbagai sumber tertulis atau dari dokumen yang ada pada informan.

Studi dokumen dalam penelitian kualitatif merupakan pendukung teknik observasi dan

wawancara (Iskandar, 2009: 135).

Guba dan Lincoln (dalam Moleong, 2007) menjelaskan istilah dokumen yang

dibedakan dengan record. Definisi dari record adalah setiap pernyataan tertulis yang

disusun oleh seseorang / lembaga untuk keperluan pengujian suatu peristiwa atau

menyajikan akunting. Sedang dokumen adalah setiap bahan tertulis ataupun film, lain

dari record, yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik.

Sedangkan menurut Bogdan (1982) dokumen merupakan catatan peristiwa yang telah

berlalu, bisa berbentuk tulisan, gambar, karya-karya monumental dari seseorang.

Teknik dokumentasi merupakan salah satu teknik dalam pengumpulan

data. Dalam penelitian kualitatif, teknik ini merupakan alat pengumpulan data

yang utama karena pembuktian hipotesisnya yang diajukan secara logis dan

rasional melalui pendapat, teori, hukum-hukum yang dapat diterima, baik

mendukung maupun menolong hipotesis tersebut (Zuriah, 2009:191).

Dokumentasi ditujukan untuk memperoleh data langsung dari tempat

penelitian, meliputi buku-buku yang relevan, peraturan-peraturan, laporan

kegiatan, foto-foto, film dokumenter, data yang relevan. Sejalan dengan

pernyataan Bell yang menyatakan bahwa dokumen merupakan objek atau hal

yang berbentuk fisk dan dapat disimpan oleh manusia mencakup analisis

fotografi,film, video, slide, sumber tidak tertulis, yang dapat dikelompokkan

sebagai dokumen (Bell, 2006:154).

Menurut Sukmadinata (2010 : 221-222), Studi documenter (documentary

study) merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan menghimpun dan

menganalisis dokumen-dokumen, baik dokumen tertulis, gambar maupun elektronik.

Dokumen-dokumen yang dihimpun dipilih yang sesuai dengan tujuan dan fokus

masalah. Kalau fokus penelitiannya berkenaan dengan kebijakan pendidikan, dan

tujuannya mengkaji kebijakan-kebijakan pendidikan untuk pengembangan karakter

bangsa, maka yang dicari adalah dokumen-dokumen undang-undang, Kepres, PP,

Kepmen, Kurikulum, pedoman-pedoman sampai dengan juklak dan juknis yang

berkenaan dengan kebijakan pengembangan karakter bangsa.

Dokumen-dokumen tersebut diurutkan sesuai dengan sejarah kelahiran,

kekuatan, dan kesesuaian isinya dengan tujuan pengkajian. Isinya dianalisis (diurai),

dibandingkan, dan dipadukan (sintesis) membentuk suatu hasil kajian yang sistematis,

padu dan utuh. Jadi studi dokumenter tidak sekedar mengumpulkan dan menuliskan

atau melaporkan dalam bentuk kutipan-kutipan tentang sejumlah dokumen. Yang

dilaporkan dalam penelitian adalah hasil analisis terhadap dokumen-dokumen tersebut,

bukan dkumen-dokumen mentah (dilaporkan tanpa analisis). Untuk bagian- bagian

tertentu yang dipandang kunci dapat disajikan dalam bentuk kutipan utuh, tetapi ang

lainnya disajikan pokokpokoknya dalam rangkaian uraian hasil analisis kritis dari

peneliti.

Menurut Fathoni (2006: 112) studi dokumentasi ialah teknik pengumpulan data

dengan mempelajari catatan-catatan mengenai data pribadi responden, seperti yang

dilakukan oleh seorang psikolog dalam meneliti perkembangan seorang klien melalui

catatan pribadinya. Sedangkan menurut Arikunto (2002:206) dokumentasi yaitu

mencari data mengenai hal-hal atau variable yang berupa catatan, transkrip, buku, surat

kabar, majalah, prasasti, notulen rapat, lengger, agenda, dan sebagainya.

Analisis sumber menggunakan dokumen merupakan metode yang utama

dalam sebuah penelitian sosial dan kualitatif dalam hal ini meluhat sebuah

kebermaknaan sumber yang sesuai dalam konteks strategi penelitian mereka

(Mason,2002:103). Berkaitan dengan hal ini, Bell menjelaskan bahwa

pemilihan dokumen untuk mendukung sebuah penelitian haruslah berhati-hati

agar tidak memilih dokumen berdasarkan seberapa baik dokumen tersebut

untuk mendukung hipotesis peneliti, melainkan haruslah membuat keputusan

dan pilihan yang seimbang (Bell,2006:154).

Dari berbagai pengertian di atas, maka dapat ditarik benang merahnya bahwa

dokumen merupakan sumber data yang digunakan untuk melengkapi penelitian, baik

berupa sumber tertulis, film, gambar (foto), dan karya-karya monumental, yang

semuanya itu memberikan informasi bagi proses penelitian.

Prior (2003:26) mengungkapkan kunci atau hal penting yang harus

diperhatikan pada penggunaan dokumen dalam penelitian adalah:

1) dokumen membentuk suatu bidang untuk penelitian dalam hak mereka sendiri dan

tidak boleh dianggap hanya sebagai alat peraga untuk tindakan manusia,

2) dokumen harus dianggap sebagai produk yang dinamis bukan sebagai

hal tetap dan stabil di dunia,

3) dokumen diproduksi dalam pengaturan sosial dan selalu dianggap

sebagai produk sosial kolektif,

4) menentukan bagaimana dokumen dikonsumsi dan digunakan dalam

setting yang terorganisir adalah bagaimana mereka berfungsi harus

membentuk dan bagian penting dari setiap penelitian sosial, dan

5) dalam penggunaan dokumen di bidang penelitian, kita harus selalu

mengingat dinamika yang terlibat dalam hubungan antara produksi,

pemakaian, dan konten.

B. Jenis-Jenis Dokumen

Dalam penelitian kualitatif pada umumnya diperoleh dari sumber manusia atau

human resources melalui observasi atau wawancara.disamping itu, ada pula sumber

data bukan manusia atau nonhuman resources, antara lain berupa dokumen, foto, dan

bahan statistik. Dokumen terdiri atas tulisan pribadi seperti buku harian, surat-surat,

dokumen resmi (Ghony, 2012: 200)

Menurut Kosim (1988: 33) jika diasumsikan dokumen itu merupakan

suatu sumber data tertulis, maka dokumen terbagi dalam dua kategori yaitu

sumber resmi dan tidak resmi.

1. Sumber Data Resmi

Sumber data resmi merupakan dokumen yang dibuat/ dikeluarkan

oleh lembaga atau perorangan atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu

sumber resmi formal dan sumber resmi informal.

2. Sumber Data Tidak Resmi

Sumber tidak resmi merupakan dokumen yang dibuat/ dikeluarkan

oleh individu tidak atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu sumber tak

resmi formal dan sumber tak resmi informal.

Menurut Moleong (2005:217-219) dokumen dibagi mejadi dua macam, yaitu:

1. Dokumen Pribadi

Dokumen pribadi adalah catatan atau karangan seseorang secara tertulis tentang

tindakan, pengalaman, dan keperca- yaannya. Maksud mengumpulkan dokumen

pribadi ialah untuk memperoleh kejadian nyata tentang situasi sosial dan arti

berbagai faktor di sekitar subjek penelitian. Jika guru atau peneliti meminta siswa

atau subjek untuk menuliskanpengalaman berkesan mereka, hal itu dipandang

juga sebagai dokumen pribadi. Di antara berbagai macam dokumen pribad yang

dibahas di sini hanyalah tiga buah yang bukan diminta. kan oleh peneliti untuk

disusun, melainkan memang sudah ada, Ketiganya adalah buku harian, surat

pribadi, dan otobiografi.

1) Buku Harian

Buku harian yang bermanfaat ialah buku yang ditulis dengan

memberikan tanggapan tentang peristiwa-peristiwa di sekitar si penulis

Kesukaran peneliti untuk mencari buku harian ialah karena penulis dan

pemiliknya cenderung tidak mau memper lihatkannya kepada orang lain

karena buku harian itu dipandang berisi hal-hal yang sangat pribadi dan ia

merasa malu bila rahasianya terbuka kepada orang lain. Namun, dalam

percakapan formal ataupun tidak formal dapat terselip kata-kata yang berasal

dari subjek bahwa subjek memiliki buku harian seperti yang dimaksud. Jika

demikian, peneliti hendaknya berusaha "dengan segala alasannya" agar dapat

meminjam dan menyalinnya Selain itu, kadangkala ada orang tua yang

menyusun buku harian tentang perkembangan anak-anaknya. Buku harian

demikian dapat pula dijajaki untuk dipelajari jika dapat diperoleh.

Menurut Ghony (2012) buku harian adalah buku yang ditulis yang ditulis

yang dengan memberikan tanggapan mengenai berbagai macam peristiwa

yang terjadi di sekitar penulis yang bersangkutan. Kesulitan peneliti untuk

memperoleh buku harian, di mana penulis buku tersebut cenderung tidak mau

menunjukkan kepada orang lain, karena buku itu berisi hal-hal yang sangat

pribadi, dan merasa malu si pemilihnya manakala rahasianya diketahui orang

lain. Peneliti dalam hal ini dituntut bagaimana usaha dan upayanya dengan

berbagai macam alasan agar dapat melihat, meminjam, dan menyalinnya.

2) Surat Pribadi

Surat pribadi antara seseorang dengan anggota keluarganya dapat

dimanfaatkan pula oleh peneliti. Hal itu bermanfaat untuk mengungkapkan

hubungan sosial seseorang. Jika itu berisi masalah atau pengalaman yang

berkesan dari penulisnya, maka surat pribadi itu akan bermanfaat bagi upaya

menggambarkan latar belakang pengalaman seseorang Masih banyak

kemungkinan isi surat yang dapat dimanfaa sebagai data tambahan pada data

hasil wawancara dan kan pengamatan.

3) Otobiografi

Otobiografi banyak juga ditulis oleh orang-orang tertentu ahli, guru atau

pendidik terkenal, pemimpin masyarakat bahkan orang biasa pun ada juga

yang maksud dan tujuan menulis otobiografi antara lain karena senang

menulis, upaya me ketegangan, mencari popularitas, dan kesenangan akan

Motif penulisnya akan mempengaruhi isi penulisan astra. otobiografi

otobiografi dapat dimanfaatkan walaupun tidak sebaik surat pribadi atau buku

harian karena otobiografi yang dipublikasikan hanyalah dari segelintir orang

saja. Oleh karena itu, menurut Ghony (2012: 204) untuk mamahami makna

autobiografi harus dipertimbangkan alasan-alasan yang terkandung

didalamnya, situasi sosialnya, dan kurus waktu ia hidup.

2. Dokumen Resmi

Dokumen resmi terbagi atas dokumen internal dan dokumen eksternal.

Dokumen internal berupa memo, pengumuman instruksi, aturan suatu lembaga

masyarakat tertentu yang digunakan dalam kalangan sendiri. Termasuk di

dalamnya risalah atau laporan rapat, keputusan pemimpin kantor, dan

semacamnya. Dokumen demikian dapat menyajikan informasi tentang keadaan,

aturan, disiplin, dan dapat memberikan petunjuk tentang gaya kepemimpinan

Dokumen eksternal berisi bahan-bahan informasi yang dihasilkan oleh suatu

lembaga sosial, misalnya majalah buletin, pernyataan, dan berita yang disiarkan

kepada media massa. Dokumen eksternal dapat dimanfaatkan untuk menelaah

konteks sosial, kepemimpinan, dan lain-lain

Menurut Bogdan (1982) dalam (Aan dan Djaman, 153-156:2011) berkenaan dengan

studi dokumentasi ini mengklasifikasikan sebagaimana diringkas sebagai berikut.

1. Dokumen Pribadi dan Buku Harian

Dokumen pribadi adalah catatan atau karangan seseorang secara tertulis

berisi perasaan, tindakan, pengalaman, dan kepercayaannya. Dokumen pribadi

menarasikan tindakan-tindakan, pengalaman-pengalaman, dan kepercayaan-

kepercayaan dari waktu ke waktu. Dokumen pribadi tidak hanya dalam bentuk

buku harian, tetapi dalam bentuk lain misalnya foto-foto pribadi, dokumen-

dokumen akta keluarga, dan sebagainnya. Dokumen bisa dibuat oleh sumber

atas permintaan pemonitor, misalnya siswa yang diminta menuliskan

pengalaman hidup yang berkesan, atau guru yang diminta menuliskan harapn-

harapannya terhadap bangsa, buku harian paaraa guru yang merekam pengajaran

pertama secara detail, mengalamami permasalahan dengan parra siswa.

2. Surat Pribadi

Surat pribadi bisa menjadi dokumen penting untuk menyelami perasaan

yang berkembang di dalamnya, untuk mengetahui gaya bahasa, untuk

mengetahui pikiran-pikiran. Surat pribadi antara para anggota pertemanan dan

keluarga menyediakan sumber lain dari data kualitatif yang kaya. Bahan bahan

ini terutama sangat berguna dalam menyatakan hubungan. hubungan antara

orang-orang.

3. Autobiografi

Authobiografi merupakan karya tulisnya sendiri mengenai kehidupan

seseorang dengan maksud-maksud tertentu. Yang dimaksud dengan maksud

tertentu ialah karena penulisnya memiliki salah satu atau beberapa tujuan seperti

membukukan pengalaman hidupnya yang berharga untuk diwariskan

kebijaksanaannya ke anak cucu untuk prestice, untuk menyebarkan keahliannya

ke orang lain,dan sebagainya.

4. Dokumen Resmi

Banyak sekali komunikasi tertulis dan file-file pada sekolah atau

organisasi birokrasi yang dapat dijadikan dokumen. Dokumen sekolah atau

organisasi ini sifatnya resmi. Dokumen resmi mencakup hal-hal seperti memo-

memo, notula rapat, laporan berkala, dokumen kebijakan, proposal-proposal,

kode etik kumpulan dokumen penting (tentang seseorang), catatan-catatan para

siswa, dan semacamnya. Dokumen resmi ini bisa dikelompokan pada dokumen

internal organisasi dan dokumen eksternal.

5. Fotografi

Foto mempunyai keuntungan tersendiri. Foto dapat menangkap

"membekukan" suatu situasi pada detik tertentu dan denga demikian

memberikan bahan deskriptif yang berlaku bagi saat itu Foto bukan sekedar

gambar. Banyak hal yang dapat dikorek dari foto itu bila kita berusaha untuk

memperhatikannya dengan cermat dalam usaha untuk memahaminya lebih

mendalam. Foto dapat dijadikan bahan pelengkap penelitian karena foto dapat

menggambarkan situasi sebenarnya.

Nasution (2003: 87) menyebutkan foto sebagai salah satu macam dari

dokumen. Foto dapat menangkap, “membekukan” suatu situasi pada detik

tertentu dan dengan demikian memberikan bahan deskriptif yang berlaku bagi

saat itu. Foto dibuat dengan maksud tertentu, misalnya untuk melukiskan

kegembiraan pada waktu pesta perkawinan, perayaan nasional, upacara wisuda,

dan sebagainya. Foto dapat menggambarkan berbagai situasi sosial seperti

kemiskinan daerah kumuh, kemegahan kehidupan kelurga golongan atas, adat

istirahat suatu suku di pedalaman, penderitaan pengungsi akibat peperangan,

malapetaka gempa bumi, dan sebagainya. Foto memberi keterangan tentang

masa lampau, misalnya cara orang dulu berpakaian, bersekolah, mengadakan

upacara perkawinan, menghukum anak, memperlakukan wanita, dan sebagainya.

Fotografi makin membudaya dan tidak sedikit jumlah orang yang telah

memiliki kamera yang sering dapat digunakan secara otomatis dan tidak

memerlukan keahlian istimewa. Foto bukan sekedar gambar. Banyak hal yang

dapat dikorek dari foto itu bila kita berusaha untuk memperhatikannya dengan

cermat dalam usaha untuk memahaminya lebih mendalam. Menganalisis foto

tidak selalu mudah. Peneliti harus mencoba memahami kebudayaan dan

lingkungan sosial foto itu dibuat. Foto lama memerlukan pengetahuan mengenai

keadaan kebudayan pada saat foto itu diambil. Sedangkan dalam penggunaan

foto dalam publikasi memerlukan izin tertulis dari orang yang bersangkutan,

mengingat kode etika penelitian (Nasution, 2003: 88).

Sedangkan Ghony (2012: 205), menggunakan film sebagai salah satu

macam dokumen. Film yang dimaksud disini adalah video-tape yang dapat

merekam keadaan sebenarnya. Hal ini dijelaskan karena foto kurang dapat

menggambarkan atau mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Sebagai contoh

dari studi yang dilakukan yang melibatkan perbandingan foto yang diambil pada

1920-an di sekolah negeri untuk siswa yang diberi label terbelakang mentalnya,

dimana siswa terlihat bersih, rapi, dan berperilaku baik. Dari gambar tersebut

jika dilihat pada situasi nyata, sangat kontras dengan apa yang tampak pada foto.

Namun Ghony juga menjelaskan cara pengambilan foto yang baik dalam

penelitian misanya dengan penggunaan kamera yang berlensa dengan

kemampuan zoom, segingga gambar yang diperoleh dapat maksimal.

6. Data Statistik dan Data Kuantitatif Lain

Data kuantitatif berupa data statistik dapat dimanfaatkan untuk

kepentingan penelitian. Misalnya data statistik yang memuat jumlah guru,

jumlah siswa, tenaga administratif menurut jenis kelamin, pendidikan, usia,

pangkat, golongan, dan sebagai nya statistik dapat memberikan informasi

deskriptif bila Data dianalisis. Ketersediaan data ini dapat dimanfaatkan peneliti

untuk menunjang pencapaian tujuan penelitian atau untuk mengumpul kan data

yang beragam.

Menurut Burhan, (2011:125-126) Secara detail bahan-bahan documenter terbagi

beberapa macam, yaitu:

a. Otobiografi,

b. Surat-surat pribadi, buku-buku atau catatan harian, memorial,

c. Kliping,

d. Dokumen pemerintah maupun swasta,

e. Cerita roman dan cerita rakyat,

f. Data di server dan flashdisk,

g. Data tersimpan di web site, dan lain-lain.

Selain macam-macam bahan documenter diatas, dokumenter dibagi menjadi dua, yaitu:

1. Dokumen pribadi

Dokumen pribadi adalah catatan atau karangan seseorang secara tertulis

tentang tindakan, pengalaman, dan kepercayaannya Dokumen pribadi dapat

berupa buku harian, surat pribadi, dan otobiografi. Ketiga dokumen pribadi ini

telah dijelaskan di atas

2. Dokumen Resmi

Dokumen resmi terbagi atas dokumen interen dan eksteren. Dokumen

interen dapat berupa memo, pengumuman, instruksi, aturan lembaga untuk

lapangan sendiri seperti risalah atau laporan rapat, keputusan pemimpin kantor

konvensi yaitu kebiasaan-kebiasaan yang berlangsung di suatu lembaga dan

sebagainya. Dokumen eksteren berupa bahan-bahan informasi yang dikeluarkan

suatu lembaga, seperti majalah, buletin, berita-berita yang disiarkan ke media

massa. pengumuman, atau pemberitahuan. Kebiasaan suatu lembaga untuk

menggunakan dokumen eksteren ini sebagai media kontak sosial dengan dunia

luar oleh karena itu, peneliti dapat menggunakan dokumen eksteren ini sebagai

bahan untuk menelaah suatu kebijakan atau kepemimpinan lembaga tersebut.

C. Pemanfaatan Dokumen

Akhir-akhir ini orang membedakan dokumen dan record. Guba dan Lincoln

(1981 : 228) mendefinisikannya seperti berikut: Record adalah setiap pernyataan tertulis

yang disusun oleh seseorang atau lembaga untuk keperluan pengujian suatu peristiwa

atau menyajikan akunting. Dokumen ialah setiap bahan tertulis ataupun film, lain dari

record, yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik.

Penggunaan dokumen sebagai salah satu teknik pengumpulan data dalam

pelaksanaan penelitian kualitatif memiliki banyak keunggulan yang akan

menguntungkan penelitian yang dilakukan. Hasil penelitian yang diperoleh dari proses

observasi dan wawancara akan lebih tinggi kredibilitasnya/lebih dapat dipercaya jika

didukung dengan dokumen-dokumen pribadi dari pihak yang diteliti baik berupa

gambar/foto, catatan harian, autobiografi, dan lain sebagainya. John W. Creswell (2014:

811-812) menyebutkan beberapa keunggulan penggunaan dokumen sebagai teknik

pengumpulan data, yaitu sebagai berikut:

1. Memungkinkan peneliti untuk memperoleh gaya bahasa dan kata-kata dari

partisipan. Dengan mengakses dokumen-dokumen pribadi dari partisipan,

peneliti akan memahami pola bahasa yang dimiliki oleh partisipan, baik bahasa

verbal maupun bahasa perilaku sehingga akan memudahkan peneliti untuk

mengkaji permasalahannya yang berkaitan dengan partisipan dengan baik.

2. Dapat diakses sewaktu-waktu sesuai kebutuhan peneliti—untuk sumber

informasi yang tidak menonjol. Tidak semua sumber informasi mudah untuk

diakses. Beberapa dokumen-dokumen publik mungkin memerlukan izin dan

sebagainya untuk dapat memperoleh akses pribadi. Dalam hal ini, peneliti dapat

menunda dahulu pengaksesan dokumen dari sumber yang mudah diakses

sehingga memudahkan peneliti untuk megatur jadwalnya.

3. Menampilkan data yang menjadi perhatian partisipan. Dengan meminta bantuan

pada partisipan untuk mencari dokumen-dokumen terkait masalah yang diteliti,

peneliti akan mengetahui mana materi yang menjadi fokus utama partisipan

terkait masalah yang diteliti saat peneliti menerima dokumen pilihan partisipan.

4. Sebagai bukti tertulis, dokumen menghemat waktu peneliti dan biaya

perekaman. Dengan menggunakan dokumen, peneliti tidak perlu membuang

waktu terlalu banyak untuk mengobservasi ataupun mengatur jadwal wawancara

dengan partisipan. Selain itu, penggunaan dokumen juga menghemat tenaga

peneliti karena tidak perlu lagi mencatat atau merekam materi yang dibutuhkan.

Tetapi perlu dicermati kembali, tidak semua dokumen yang ada dapat selalu diakses

dengan mudah dan siap digunakan oleh peneliti. Creswell (2014: 811-812)

mengemukakan beberapa keterbatasan dari penggunaan dokumen sebagai teknik

pengumpulan data yang mungkin akan sering ditemui peneliti dalam proses

pengumpulannya, yaitu:

1. Tidak semua orang memiliki gaya pengungkapan yang sama dan cepat

memahami maksud dari peneliti. Dalam hal ini partisipan bisa saja memberikan

informasi yang tidak berhubungan sama sekali dengan materi yang ingin

diketahui penulis karena kekurang tanggapan partisipan. Selain itu, beberapa

orang memiliki gaya pengungkapan peristiwa yang berbeda-beda sehingga jika

peneliti dan partisipan memiliki gaya pengungkapan yang berbeda akan

memungkinkan terjadinya salah paham dalam menginterpretasi maksud

sebenarnya dari dokumen pribadi partisipan.

2. Mungkin merupakan informasi yang dilindungi yang tidak tersedia untuk umum

atau akses pribadi. Beberapa partisipan mungkin tidak bersedia untuk membagi

dokumen-dokumen pribadi yang dimiliki dengan alasan privasi. Selain itu,

beberapa dokumen publik juga membatasi para pengaksesnya hanya pada

kalangan tertentu saja demi kepentingan tertentu.

3. Mengharuskan peneliti untuk mencari informasi di tempat yang sulit dijangkau.

Dalam beberapa kasus, sangat mungkin jika sumber informasi atau dokumen

yang ingin diketahui oleh peneliti berada diluar jangkauan peneliti, bisa berada

di tempat yang jauh atau berada pada tempat tertentu yang sulit diakses oleh

sembarang orang.

4. Mengharuskan perekaman/pencatatan atau mencari langsung dari data dalam

komputer secara manual. Beberapa data mungkin sudah diinput ke dalam sistem

komputer dalam pengelompokan yang cukup besar sehingga untuk mencari

beberapa data kecil seperti nilai matematika salah satu siswa dari kelas satu

sampai kelas lima mungkin membutuhkan pengorbanan peneliti untuk

mencarinya secara manual di komputer sekolah. Selain itu, dokumen-dokumen

yang tidak dapat dibawa dari tempat penyimpanannya juga mengharuskan

peneliti untuk mencatat materi yang ingin diketahui secara manual.

5. Materi-materi yang mungkin tidak lengkap. Tidak semua hal yang kita butuhkan

terdapat dalam dokumen yang disimpan oleh partisipan. Biasanya, orang hanya

akan mendokumentasikan hal-hal yang dianggap penting saja, tidak sampai pada

detail pelaksanaannya secara rinci.

6. Dokumen mungkin tidak otentik atau akurat. Beberapa dokumen yang didapat

dari pengalaman pribadi partisipan mungkin berisi pengalaman subyektif. Orang

akan mendokumentasikan sesuatu sesuai dengan pandangan dan pemahamannya

sendiri jika hanya untuk kepentingan dokumentasi pribadi. Dalam hal ini, data

yang diperoleh tidak dapat disebut sebagai data yang otentik atau akurat.

Selain batasan-batasan diatas, peneliti juga perlu memahami poin-poin penting jika

ingin memanfaatkan dokumen sebagai teknik pengumpulan data penelitian seperti yang

dikemukaan Creswell (2014: 814), yaitu:

a) Buatlah jurnal selama proses penelitian berlangsung. Dengan membuat jurnal

ini, peneliti dapat mengevaluasi apa saja yang mungkin luput dari perhatiannya

atau datanya.

b) Minta partisipan untuk juga membuat jurnal yang berkaitan dengan penelitian

selama penelitian berlangsung. Hal ini dapat memudahkan peneliti untuk

mengevaluasi kegiatan penelitian yang dilakukan serta untuk dapat memperoleh

timbal balik dari partisipan.

c) Kumpulkan surat-surat pribadi dari partisipan. Surat pribadi ini juga mencakup

email, sms, maupun percakapan melalui sosial media.

d) Analisis dokumen-dokumen publik (nota-nota resmi, laporan, arsip, bahan

kearsipan)

e) Periksa autobiografi-autobiografi dan biografi-biografi.

f) Adakan audit perencanaan. Dengan mengaudit perencanaan penelitian, peneliti

dapat menemukan mana rencana yang perlu disempurnakan.

g) Tinjau arsip medis. Ada kalanya partisipan atau peneliti dalam keadaan kurang

sehat. Jika partisipan atau peneliti sedang dalam kondisi kurang baik, maka data

yang diperoleh mungkin tidak akurat dan penelitian tidak dapat berjalan dengan

baik.

Menurut Moleong (2014) dokumen disini diarahkan dalam arti jika peneliti

menemukan record, tentu saja perlu dimanfaatkan. Dokumen biasanya dibagi atas

dokumen pribadi dan dokumen resmi. Dokumen sudah lama digunakan dalam

penelitian sebagai sumber data karena dalam banyak hal dokumen sebagai sumber data

dimanfaatkan untuk menguji, menafsirkan, bahkan untuk meramalkan.

Dokumen dan record digunakan untuk keperluan penelitian, menurut Guba dan

Lincoln (1981 : 235), karena alasan-alasan yang dapat dipertanggung-jawabkan seperti

berikut ini.

1) Dokumen dan record digunakan karena merupakan sumber yang stabil,

kaya, dan mendorong.

2) Beguna sebagai bukti untuk suatu pengujian.

3) Keduanya berguna dan sesuai dengan penelitian kualitatif karena sifatnya

yang alamiah, sesuai dengan konteks, lahir dan berada dalam konteks.

4) Record relatif murah dan tidak sukar diperoleh, tetapi dokumen harus dicari

dan ditemukan.

5) Keduanya tidak reaktif sehingga sukar ditemukan dengan teknik kajian isi.

6) Hasil pengkajian isi akan membuka kesempatan untuk lebih memperluas

tubuh pengetahuan terhadap sesuatu yang diselidiki

Dalam pemanfaatan data yang berupa dokumen-dokumen dalam penelitian

kualitatif Prastowo (2011) menyebutkan ada beberapa cara yang bisa kita lakuka, yitu

sebagai berikut.

1) Memberi kode dan menyusunnya menurut tema atau hipotesis yang kita

miliki. Hal ini sesuai dengan pandangan Bogdan dan Taylor (1993 : 188-

189) bahwa peneliti harus mulai mengidentifikasikan tema-tema dalam data,

kemudian membuat hipotesis yang berkenaan dengan kehidupan yang

diteliti. Dan yang terakhir yang harus diperhatikan adalah memeriksa

dokumen-dokumen pribadi dalam konteks apa dokumen itu disusun.

2) Melalui analisis konten/isi. Holtsi (196 dalam Guba dan Lincoln, 1981 : 204)

memberikan definisi bahwa kajian isi adalah teknik apa pun yang digunakan

untuk menarik kesimpulan melalui usaha menemukan karakteristik pesan,

dan dilakukan secara objektif dan sistematis

Menurut Creswell (2009:180) ada beberapa keuntungan menggunakan teknik

dokumentasi dalam melakukan penelitian kualitatif sebagai berikut.

1. Enables a researcher to obtain the languange and words of participants.

Memungkinkan seorang peneliti untuk memperoleh bahasa dan kata-kata

partisipan

2. Can be accessed at a time convenient to researcher- an unobtruslve source of

information. . Dapat diakses pada waktu yang tepat bagi peneliti - sumber

informasi yang tidak mencolok

3. Represent data which are thoughtful in that particpants have given attention to

compiling them. Mewakili data yang dipikirkan oleh peserta yang bersangkutan

telah memperhatikan kompilasinya

4. As written evidence, it saves a researcher the time and expense of transcribing. .

Sebagai bukti tertulis, dokumen ini menghemat waktu dan biaya penulisan

peneliti.

Menurut Nasution (2003: 85) ada beberapa keuntungan dari penggunaan studi

dokumen dalam penelitian kualitatif yaitu:

1. Bahan dokumenter itu telah ada, telah tersedia, dan siap pakai.

2. Penggunaan bahan ini tidak meminta biaya, hanya memerlukan waktu

untuk mempelajarinya.

3. Banyak yang dapat ditimba pengetahuan dari bahan itu bila dianalisis dengan

cermat, yang berguna bagi penelitian yang dijalankan.

4. Dapat memberikan latar belakang yang lebih luas mengenai pokok penelitian.

5. Dapat dijadikan bahan triangulasi untuk mengecek kesesuaian data.

6. Merupakan bahan utama dalam penelitian historis.

Dokumen sebagai sumber data banyak dimanfaatkan oleh para

peneliti, terutama untuk untuk menguji, menafsirkan dan bahkan untuk

meramalkan. Lebih lanjut Moleong (2007: 217) memberikan alasan-alasan

kenapa studi dokumen berguna bagi penelitian kualitatif, diantaranya:

1) karena merupakan sumber yang stabil, kaya dan mendorong,

2) berguna sebagai bukti (evident) untuk suatu pengujian,

3) berguna dan sesuai karena sifatnya yang alamiah, sesuai dengan konteks,

lahir, dan berada dalam konteks,

4) relatif murah dan tidak sukar ditemukan, hanya membutuhkan waktu, dan

5) hasil pengkajian isi akan membuka kesempatan untuk lebih memperluas

tubuh pengetahuan terhadap sesuatu yang diselidiki.

Sedangkan kekurangan dari penggunaan dokumen menurut Creswell (2009:180)

adalah sebagai berikut.

1. Not all people are equally articulate and perceptive. Tidak semua orang sama-

sama pandai bicara dan tanggap.

2. May be protected information unavailable to public or private access. Mungkin

informasi yang terlindungi tidak tersedia untuk akses publik atau pribadi.

3. Requires transcribing or optically scanning for computer entry. Membutuhkan

penulisan atau pemindaian optik untuk entri computer.

4. Materials may be incompete. Bahan mungkin tidak selaras.

5. The documents may not be authentic or accurate. Dokumen mungkin tidak asli

atau akurat.

DAFTAR PUSTAKA

Aan, dan Djaman. 2011. Metodologi Penelitian Kualitatif: Bandung. Alfabeta c.v.

halaman 153-156

Arikunto, Suharsimi. 2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta:

Rineka Cipta.

Bell, Judith. 2006. Doing Your Research Project. Jakarta: Indeks.

Bogdan, Robert C & Sari Knopp Biklen. 1992. Qualitative Research for Education: an

Introduction to Theory and Methods. Boston: Allyn and Bacon.

Bogdan, Robert & Steven J. Taylor. 1993. Kualitatif Dasar-Dasar Penelitian.

Terjemahan A. Ghozin Afandi. Surabaya: Usaha Nasional.

Burhan. 2011. Penelitian Kualitatif:Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan Ilmu

social Lainnya. Jakarta. Kencana Prenada Group. halaman 125-126

Creswell, J. W. 2009. Research Design Qualitative Quantitative and Mixed Methods

Approaches-3rd ed. Los Angeles: SAGE Publication Ltd

Creswell, John W. 2014. Research Design: Qualitative Quantitative and Mixed Metods

Approaches. Singapura: SAGE Publicatication

Djaelani, Aunu Rofiq. 2013. Teknik Pengumpulan Data dalam Penelitian Kualitatif.

Majalah Ilmiah Pawiyatan, Volume XX Nomor 1. 82-92.

Fathoni, A. 2006. Metodologi Penelitian dan Teknik Penyusunan Skripsi. Jakarta: Rineka

Cipta.

Ghony, Djunaidi. 2012. Metode Penelitian Kualitatif. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media

Gottschalk, Louis. 1986. Understanding History; A Primer of Historical Method

(terjemahan Nugroho Notosusanto). Jakarta: UI Press.

Guba & Lincoln. 1981. Effective Evalution.San Fransisco: Jossey Bass Publisher.

Gulo, W. 2007. Metodologi Penelitian. Jakarta: PT Grasindo

Irawan, S. 2000. Metode Penelitian Sosial. Banung: PT Remaja Rosdakarya.

Iskandar. 2009. Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Gaung Persada (GP Press).

Kosim, E. 1988. Metode Sejarah: Asas dan Proses. Bandung: Jurusan Sejarah

UNPAD.

Mason, Jennifer. 2002. Qualitative Researching. London: SAGE Publications.

Moleong. 2005. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung. PT Remaja

Rosdakarya.halaman 217-218

Moleong, L. J. 2014. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Nasution, S. 2003. Metode Penelitian Naturalistik-Kualitatif. Bandung: Tarsito.

Prastowo, A. 2011. Metode Penelitian Kualitatif dalam Prespektif Rancangan Penelitian.

Jogjakarta: Ar-Ruzz Media

Renier, G.J. 1997. History its Purpose and Method (terjemahan Muin Umar).

Yogyakarta:Pustaka Pelajar

Sudaryono, Gaguk Margono, Wardani Rahayu. 2013. Pengembangan Instrumen

Pendidikan. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Sugiyono. 2005. Metodologi Penelitian Administrasi . Bandung : CV. Alfabeta.

Sukmadinata, Nana Syaodih. 2010. Metode Penelitian Pendidikan. Bandung : PT

Remaja Rosdakarya.

Widoyoko, Eko Putro. 2015. Teknik Penyusunan Instrumen Penelitian. Yogyakarta:

Pustaka Pelajar.

Zuriah, Nurul. 2009. Metodologi Penelitian Sosial dan Pendidikan. Jakarta: Bumi

Aksara.