SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN

PADA PT.UNITED TRACTORS,Tbk

CABANG MEDAN

PROPOSAL

Di Susun

Oleh :

NAMA : ERRY MARLINA PARDEDE

NPM : 0902004

JENJANG : D III-AKUNTANSI

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Komputer

STMIK BUDI DARMA

MEDAN

2011

DAFTAR ISI

ABSTRAK..................................................................................................................................iKATA PENGANTAR ..............................................................................................................iiDAFTAR ISI............................................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 1.1 Latar Belakang Masalah.........................................................................................1 1.2 Rumusan Masalah.........................................................................................................3 1.3 Batasan Masalah............................................................................................................3 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian......................................................................................3

1.4.1Tujuan Penelitian.......................................................................................4 1.4.2 Manfaat Penelitian..............................................................................4

1.5 Metode Penelitian..........................................................................................................5 1.5.1 Tempat & Waktu Penelitian...............................................................6 1.5.2 Jenis Dan Sumber Data.....................................................................6 1.5.3 Metode Pengumpulan Data...............................................................7 1.5.4 Metode Analisis Data................................................................7

1.6 Sistematika Penulisan..................................................................................................8

BAB IITINJAUAN UMUM PERUSAHAAN2.1 Sejarah Umum Perusahaan ....................................................................................72.2 Visi .....................................................................................................................92.3 Misi ..........................................................................................................................92.4 Struktur Organisasi ......................................................................................92.5 Tugas,Wewenang, dan Tanggung Jawab .........................................................102.6 Bidang Kerja ......................................................................................................122.7 Logo ......................................................................................................................142.8 Lokasi Penelitian ...............................................................................................14

BAB III LANDASAN TEORI3.1 Konsep Sistem informasi................................................................................15

3.1.1 Pengertian Sistem.............................................................................15 3.1.2 Pengertian Informasi..................................................................15 3.1.3 Pengertian Sistem Informasi....................................................16

3.2 Konsep Akuntansi Penjualan..................................................................16 3.2.1 Pengertian Akuntansi ................................................................17 3.2.2 Pengertian penjualan................................... ....................................17

3.3 Alat Bantu Perancangan Sistem..............................................................18 3.3.1 Konsep Bahan Pemrograman.......................................................19 3.3.2 Mysql......................................................................................19 3.3.3 Crystal Report..........................................................................29

3.3.4 Visual Basic..............................................................................303.4 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan.........................................................313.5 Penggolongan Sistem Informasi akuntansi Penjualan.....................................32

3.5.1 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit.............................33 3.5.2 Sistem Informasi Akuntansi penjualan Tunai..........................34

BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan ...................................................................36

4.1.1 Prosedur PengolahanData ..........................................................364.1.2 Bagan Alir Dokumen ...........................................................38

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN1. Kesimpulan ................................................................................................................

......432. Saran ..........................................................................................................................

......43

DAFTAR PUSTAKABIOGRAFI PUSTAKALAMPIRAN-LAMPIRAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pada dasarnya perusahaan didirikan untuk mencapai berbagai tujuan salah satunya

adalah menjaga kelangsungan hidup perusahaan dan untuk mendapat laba. Semakin pesatnya

perkembangan ekonomi sejalan dengan perkembangan dunia usaha, maka dalam suatu

perusahaan terdapat beberapa faktor yang menuntut pihak manajemen untuk bekerja lebih

efisien agar mampu bersaing dan mempertahankan perusahaan yaitu faktor internal dan

eksternal. Dalam menjalankan kegiatan operasi suatu perusahaan semakin luas pimpinan

tidaklah terlepas dari berbagai masalah, baik dibidang manajemen, produksi, penjualan,

pengelolahan kas, dan juga sistem informasi yang dibutuhkan. Tanpa sistem informasi suatu

organisasi perusahaan tidak dapat merencanakan dan mengawasi aktivitas yang kompleks.

Dari berbagai macam bidang diatas, sangat diperlukan prosedur dan sistem yang

memadai sehingga menjamin kelancaran informasi yang diperlukan dan menjaga

kemungkinan yang dapat merugikan perusahaan. Sistem tersebut melibatkan fungsi-fungsi

yang ada pada sistem penjualan seperti, fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi gudang, fungsi

pengiriman dan fungsi akuntansi. Fungsi-fungsi tersebut ditunjukkan dengan adanya

formulir-formulir yang dibuat untuk setiap fungsi, seperti faktur penerimaan kas pada fungsi

kas, faktur penjualan pada fungsi penjualan, surat barang keluar pada fungsi gudang, dan

faktur-faktur lain untuk melakukan kesalahan dan produk yang dihasilkannya, sebagai

patokannya yaitu semakin tinggi penjualan maka semakin sehat dan semakin menguntungkan

suatu perusahaan yang berarti peluang untuk memperoleh laba juga semakin besar. Pada

sistem akuntansi penjualan perlu diciptakan suatu hubungan sehingga seluruh penjualan dan

segala pemasukan dari penjualan dapat dicatat secara wajar supaya tidak kecurangan antara

sipenerima barang dan sipenjual barang.

Suatu perusahaan baik perusahaan dagang maupun industri tidak terlepas dari

kegiatan penjualan, penjualan tersebut dapat dikenal dengan dua sistem yakni, sistem

penjualan kredit. Dalam prosedur transaksi penjualan memiliki tiga prosedur dalam

perusahaan yakni : prosedur penjualan tunai, prosedur penjualan kredit, dan prosedur

penerima kas. Oleh karena itu perusahaan dapat menentukan bagaimana prosedur yang harus

diterapkan oleh perusahaan sehingga perusahaan dapat melakukan persaingan dan tujuan

perusahaan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Dimana penjualan juga sangat berguna

dalam penyampaian informasi demi penentuan keberhasilan suatu perusahaan untuk

mencapai laba, dengan adanya sistem akuntansi penjualan yang baik akan memperlancar

kegiatan operasional perusahaan khususnya kegiatan penjualan.

Sistem informasi akuntansi penjualan sangat bermanfaat bagi perusahaan sebaagai

sarana menciptakan sistem pengawasan dalam suatu perusahaan, maka penulis tertaruk

mengambil judul “Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT United Tractors

Cabang Medan”

1.2 Rumusan Masalah

Sistem informasi akuntansi penjualan sangat bermanfaat bagi perusahaan dimana

dengan adanya sistem informasi akuntansi penjualan yang baik maka akan memperlancar

kegiatan operasional perusahaan. Sehubungan dengan itu, penulis mencoba untuk

mengidentifikasi masalah sebagai berikut : “ Apakah sistem Informasi Penjualan Pada PT

United Tractors Tbk Cabang Medan sudah efektif ?”.

1.3 Batasan Masalah

Pembatasan masalah yang digunakan adalah sebuah pembatasan yang bertujuan agar

dalam pembatasan lebih terarah dan sesuai dengan tujuan yang akan di capai. Dalam hal ini,

penulis hanya mengidentifikasi mengenai apakah sistem informasi akuntansi penjualan sudah

efektif ?. Maka penulis membatasi masalah dalam penelitian ini yaitu : “ Sistem Informasi

Akuntansi Penjualan Suku Cadang ( Spare Part ) “.

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.4.1Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penulis mengadakan penelitian ini adalah :

Untuk mengetahui gambaran yang jelas tentang Apakah Sistem Informasi Akuntansi

Penjualan pada PT United Tractors Tbk Cabang Medan sudah efektif.

1.4.2 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

1.Bagi Penulis

a. Menambah pengetahuan dan pengalaman penulis dalam penelitian tentang

pelaksanaan sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan sebagai bahan masukan bagi

penulis mengenai Sistem Informasi Akuntansi Penjualan.

b. Memberikan gambaran tentang prosedur Sistem Informasi Akuntasi Penjualan.

2. Bagi Perusahaan

a. Sebagai bahan masukan bagi pihak perusahaan yang dapat dijadikan sebagai dasar

dalam pemecahan suatu masalah yang sedang di hadapi oleh perusahaan,

b. Untuk mengetahui secara jelas keadaan manajemen PT United Tractors Tbk

Cabang Medan dalam menangani penjualan.

3. Bagi STMIK BUDI DARMA Medan

a. Sebagai bahan acuan bagi peneliti lain yang meneliti pada kajian yang sama

khususnya mahasiswa/i jurusan Akuntansi guna perkembangan karya ilmiah dimasa

yang akan datang.

1.5 Metode Penelitian

1.5.1Tempat dan Waktu Penelitian

Adapun tempat penelitian dan jadwal penelitian yang digunakan oleh penulis adalah

sebagai berikut :

a. Tempat Penelitian

penulis melakukan penelitian di PT United Tractors Tbk Cabang Medan yang

beralamat Jl. Raya Tanjung Morawa Km. 10 Medan 20148.

b. Waktu Penelitian

penelitian ini dilakukan selam 4 bulan, terhitung bulan Oktober sampai dengan

Februari 2012.

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian

No Kegiatan Penelitian

WAKTU PELAKSANAN

'November

2011

'Desember

2011

'Januari

2012

'Februari

2012

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Pengajuan Surat Izin

2 Pengumpulan Data

3 Analisa Data

4 Penyusunan Tugas Akhir

5 Pengajuan & Sidang Meja

Hijau

1.5.2 Jenis dan Sumber Data

a. Jenis Data

Dalam penyelesaian tugas akhir ini, jenis data yang penulis gunakan untuk

mendukung penelitian adalah data primer dan data sekunder. Adapun devinisi dari data

primer dan data sekunder adalah sebagai berikut :

1. Data Primer

Menurut Umar ( 2005 : 42 ) menyatakan bahwa : “ Data primer adalah data yang

didapat dari sumber pertama baik dari individu atau perseorangan seperti hasil

wawancara atau hasil pengisian kuesioner yang biasa dilakukan oleh peneliti “.

2. Data Sekunder

Menurut Umar ( 2005 : 42 ) menyatakan bahwa : “ Data sekunder adalah data primer

yang telah diolah lebih lanjut dan disajikan baik oleh pihak pengumpul data primer atau

pihak lain misalnya dalam bentuk tabel-tabel atau diagram-diagram “.

b. Sumber Data

Dalam menyelesaikan tugas akhir ini, sumber data yang penulis gunakan untuk

mendukung penelitian adalah data internal dan data eksternal. Adapun definisi dari data

internal dan eksternal adalah sebagai berikut :

1. Data Internal

Umar ( 2005 : 42 ) menyatakan bahwa : “ Data internal merupakan data yang didapat

dari dalam perusahaan atau organisasi di mana riset dilakukan”.

Dalam penelitian ini data internal yang diperoleh seperti sejarah perusahaan, struktur

organisasi perusahaan, visi dan misi perusahaan serta dokumen-dokumen yang di gunakan

dalam sistem informasi akuntansi penjualan.

1.5.3 Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang dipakai dalam penyusunan tugas akhir ini adalah

sebagai berikut :

1. Wawancara

Menurut Mardalis ( 2008 : 64 ) menyatakan bahwa :

Wawancara ( Interview ) adalah metode pengumpulan data yang digunakan peneliti

untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui bercakap-cakap dan berhadapan

muka dengan orang yang dapat memberikan keterangan pada sipeneliti.

2. Pengamatan

Menurut Mardalis ( 2008 : 63 ) menyatakan bahwa :

Pengamatan ( Observasi ) merupakan hasil perbuatan jiwa secara aktif dan openuh

perhatian untuk mernyadari adanya sesuatu rangsangan tertentu yang diinginkan, atau

suatu studi yang disengaja dan sistematis tentang keadaan / fenomena sosial dan gejala-

gejala psikis dengan jalan mengamati dan mencatat.

1.5.4 Metode Analisis Data

Adapun metode yang digunakan penulis dalam penelitian adalah metode analisis

deskriptif.

Menurut Sugiono ( 2005 : 11 ) menyatakan bahwa :

Penelitian deskricftif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai

variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih ( independen ) tanpa membuat

perbandingan, atau menghubungkan antara variabel satu dengan variabel yang lain.

Metode deskriftif bertujuan untuk menggambarkan sifat sesuatu yang tengah

berlangsung pada saat riset dilakukan.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk memperoleh gambaran secara keseluruhan dari penyusunan tugas akhir ini,

maka penulis memberikan sistematika penulisan yang terbagi dalam rangkaian dari beberapa

bab, yang pada setiap bab terdiri dari sub-sub yaitu :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis membahas masalah latar belakang maslah yang

dihadapi, rumusan dan batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian,

metode penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Dalam bab ini penulis membahas uraian tentang teori-teori yang menjelaskan

permasalahan yang akan diteliti secara ringkas.

BAB III : GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN

Dalam bab ini penulis membahas uraian singkat mengenai obyek penelitian

seperti

sejarah singkat perusahaan,struktur organisasi,kegiatan umum perusahaan,visi

dan

misi perusahaan pada PT United Tractors TBK cabang medan.

BAB IV : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Dalam bab ini penulis membahas uraian tentang data khusus yang berkaitan

dengan analisa dan perancangan sistem yang telah ditentukan.

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini berisikan kesimpulan dari uraian-uraian dalam bab-bab

sebelumnya,

kemudian penulis mencoba untuk memberikan saran-saran sehubungan

dengan

penyusunan penelitian tugas akhir ini yang dimaksudkan bahan masukan.

ALUR PROSES PENJUALAN SUKU CADANG SECARA KREDIT

Pelaksana Proses Keterangan

Part Sales

Support

( PSS )

Mulai

Permohonan Kredit

Secara tertulis menggunakan Nota Aplikasi kredit

( NAK ). Permohonan dalam NAK

dilengkapi dengan data-data pendukung seperti :

a. Akte pendirian perusahaan dan perubahannya.

b. Lap. Keuangan 2 tahun terakhir.

c. Rekening Koran.

d. KTP, SIUP, NPWP, TDP.

e. Surat Perintah & Kontrak Kerja.

f. Catatan penting kredit-kredit sebelumnya.

Komite Kredit Analisa Kredit Analisa dilakukan oleh komite kredit.

Wewenang pemberian kredit :

• ≤ 300 juta → Komite Kredit Cabang.

• > 300 juta → Komite Kredit HO.

Komite Kredit Konfirmasi Kredit Adalah persetujuan / penolakan atas permohonan

kredit yang diajukan.

Jenis konfirmasi kredit :

r. Persetujuan tak bersyarat.

s. Persetujuan bersyarat.

t. Penolakan PKPS.

PDH / SDH Pembukuan Dokumen

Perjanjian Kredit ( PKPS )

Jangka waktu adalah 1 tahun dan diperpanjang secara

otomstis untuk tahun berikutnya.

ADH, PBSA Pembekuan Kredit dan

Pencarian Kembali

Kredit pelanggaran dapat dibekukan apabila Nilai &

aging A/R telah melebihi limit.

Pencairan kembali dilakukan oleh PBSA & SBA

Dept.

PBSA (Parts

Bussiness

Support Adm)

Perjanjian Kredit Overhaul

Atau Part

Commodity / Supply

Bila pelanggan membutuhkan transaksi suku cadang

& jasa perbaikan sebagai bagian proses overhaul atau

pembelian part

Commodity / Supply, maka dibuatkan perjanjian

tersendiri.

PBSA Penambahan Limit Kredit Otorisasi penambahan limit kredit dilakukan oleh

PBSA

Dilakukan apabila :

- Limit PKPS bertambah

- Perjanjian Kredit Overhaul / Part

Commodity / Supply telah disetujui.

PDH, SDH,

ADH, Cresal,

PBSA

Piutang Kredit Harus dimonitor sampai kredit terbayar. Monitor

dilakukan secara harian & mingguan.

Apabila pelanggan tidak melunasi kreditnya sesuai

kesepakatan, maka dibuat surat teguran sampai tiga

kali.

ADH, Cresal Pembayaran Posting pembayaran dilakukan pada hari yang sama

Dept dengan tanggal uang diterima oleh Kasir.

Selesai

BAB II

GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN

2.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT United Tractors Tbk didirikan di indonesia pada tanggal 13 oktober 1972 dengan

nama PT. Inter Astra Motor Works, berdasarkan Akta Pendirian No 69 oleh Notaris Djojo

Muljadi, SH.

Akta pendirian tersebut telah disahkan oleh Mentri Kehakiman Republik Indonesia dalam

surat keputusan No. Y.A.5/34/8 tanggal 6 februari 1973 dan telah diumumkan dalam

Lembaran Berita Negara No. 31, Tambahan No. 81 tanggal 17 april 1973. Perusahaan

memulai kegiatan operasinya pada tahun 1973 dengan ruang lingkup perusahaan dan anak

perusahaan meliputi penjualan serta penyewaan alat-alat berat, kontraktor penambangan dan

batu bara. Perusahaan berkedudukan di jakarta dan mempunyai 18 cabang, 10 kantor lokasi

dan kantor perwakilan yang tersebar diseluruh indonesia, salah satunya adalah kantor cabang

medan.

Untuk menyelenggarakan usaha perseroan dibidang industri PT United Tractors

mendirikan beberapa perusahaan anak, yaitu :

1. PT. Pamaperdana Nusantara; kontraktor pertambangan

2. PT. Komatsu Indonesia; pabrik pembuatan dan perakitan alat-alat besar

komatsu

3. PT. Pandu Dayatama Patria; pabrik pembuatan dan perakitan mesin alat-alat

besar.

4. PT. United Tractors Pandu Engineering; pabrik pembuatan komponen alat-alat

besar.

5. PT. Bereau Coal; Kontraktor Pertambangan

6. PT. Traktor Nusantara; Perusahaan yang menjual alat-alat berat.

Meningkatnya peranan kayu sebagai komoditi ekspor, maka terjadi peningkatan

penjualan dan populasi alat-alat berat. Pada tahun 1972, Heavy Equipment Divison PT. Astra

Internasional Inc

berubah menjadi badan hukum baru dengan nama PT United Tractors Tbk.

Pada tahun 1974 United TractorsTbk Cabang Medan menempati kantor, warehouse

dan workshop baru di Jl. Sisingamangaraja No. 8 Medan dan hanya mempunyai wilayah

kerja di Sumatera Utara dan Aceh, karena di Sumatera Barat dan Riau telah dibentuk cabang

padang dan cabang pekanbaru. Pembangunan yang kian pesat, peningkatan ekspor dan

dibukanya proyek-proyek raksasa Asahan dan LNG Arun, memyebabkan kegiatan PT United

Tractors Tbk Cabang Medan ikut meningkat pesat dan berpartisipasi disemua sektor, antara

lain aktifnya Rental Department dalam pembangunan LNG Arun dan proyek Asahan dengan

armada 40 alat-alat berat.

Peningkatan usaha tersebut menyebabkan perusahaan membutuhkan kantor, warehouse dan

workshop baru yang lebih besar dan luas, maka dibangunlah kantor baru di Jl. Raya Tanjung

Morawa Km.10 Medan 20148 pada awal tahun 1980 dan selesai pada bulan juni 1981.

Bidang-bidang usaha paling utama yang dilakukan oleh PT United Tractors Tbk

Cabang Medan adalah :

Administrasi Department, yaitu mengatur segala administrasi kebutuhan baik untuk

pengeluaran internal maupun external dan membukukan segala administrasi dari pemasukan

penjualan spare parts, jasa maupun unit.

Sales Consultant, yaitu menjual alat-alat berat yang diageni dan membantu memberikan

saran-saran atau konsultasi mengenai jumlah armada, model, aplikasi dan produksi alat-alat

yang dijual kepada konsumen.

Parts Departement, yaitu menjual Suku Cadang ( Spare Parts ) yang diageni oleh PT United

Tractors Tbk Cabang Medan dan memberikan kemudahan-kemudahan kepada pelanggan

dalam hal kebutuhan Suku Cadang ( Spare Parts ).

Service Department, yaitu melaksanakan after sales service pada alat-alat yang dijual dan

memberikan jasa-jasa perbaikan alat-alat di workshop ataupun di job site serta memberikan

saran-saran dan petunjuk tentang tatacara perawatan dan pengoperasian alat-alat berat kepada

pelanggan.

Rental Department, yaitu menyewakan alat-alat berat kepada klien. Tetapi sejak tahun 1982,

PT United Tractors Tbk Cabang Medan tidak lagi melakukan aktivitas penyewaan. Hal ini

dikarenakan klien-klien yang sering menyewa alat-alat berat PT United Tractors Tbk Cabang

Medan sudah memiliki alat-alat berat sendiri. Walaupun ada klien yang menyewa jangka

waktu penyewan relatif singkat.

PT United Tractors Tbk Cabang Medan mempunyai tujuan untuk mencapai kepuasan

pelanggan dan mengoptimalisasikan investasi yang ditanamkan melalui produk dan

pelayanan yang diberikan. Perusahaan ini mempunyai motto “ We Serve Better “ artinya

kami memberikan pelayanan yang lebih baik.

2.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Semakin besar suatu perusahaan, maka permasalahan yang dihadapi oleh seorang

pimpinan akan semakin kompleks. Oleh sebab itu, harus diadakan pembagian tugas,

tanggung jawab dan wewenang terhadap setiap karyawan, dapat dinyatakan dalam suatu

struktur organisasi dan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu perusahaan. Dalam

menjalankan kegiatan usahanya PT United Tractors Tbk Cabang Medan menerapkan suatu

struktur organisasi yang berbentuk garis, dimana kekuasaan dari setiap bagian organisasi

tercermin sebagai rantai perintah, yaitu perintah yang diberikan langsung oleh atasannya

masing-masing.

Adapaun struktur PT United Tractors Tbk Cabang Medan dapat dilihat pada gambar berikut

ini :

Gambar 3.2. Struktur Organisasi PT. United Tractors Tbk, Cabang Medan

Sumber: PT. United Tractors Tbk, Cabang Medan ( 2011 )

BRANCH MANAGERTeddy Ramdani

BusinesConsultan

KCMBadrun Radhi

Moh Ito Ginting

Parts Dept. HeadEri Priyono

BINA PERTIWIMayorana

Herlambang

MAN POWER UT = 28Subkont kontrak = 14

COP (2)Haryyono

M. Nasir ( subkont )

PSS ( 2 )M. FakhruddinBudi Iswanto

Parts Analyst ( 1 )Dimas Mbatan S

Whs Keeper ( 1 )Edi SantosoSubkont ( 2 )Reza Azhari

Delivery ManBambang

Supervisor ( 1 )Adi Fahrurozi

Service Dept HeadNursalim

Total Mekanik (12)G8=1- Setiyono

G1&G2= 11 Mekanik- Achmad Dhani

- Agung Subandariyo- Jeffri Sani-Kasianto

- Mirza Ikhwani- Padli Suriyawan- Ruli Fiandi Kater

- Vakhrul Razi- Yuda Afrizal- Nugroho S

Tool Keeper (1) SubkontTaufik Siregar

Adm Service (1) Rudi Indrawan

Branc Instucture

Bachtiar Edison

Adm Dept HeadIssac Anthony

Personalia, Tax&A/P (1)Novi Efrida

Cashier&

SekretariesErry Marlina

EHS Offiser & GA (1)- Asmidar

PerwakilanNAD

Subkont (2)- Bambang

(COP)-Dedy (Store)

Bussines Trip & AdminSales Unit, Parts&

Service(1) Subkont

- Asri Wardana

Subkont Security (9)(borongan)

SIGAP PRIMA ASTREASubkont Cleaning Serv (7)

(borongan)Maintenance (2)

-Building: Sumardi- Kendaraan

Budi marianto

Struktur organisasi dalam PT United Tractors Tbk Cabang Medan dibuat agar setiap

karyawan dapat mengetahui tugasnya masing-masing sehingga tidak ada terjadi

kesalahpahaman dalam bekerja, dan agar setiap karyawan dapat mengetahui kepada siapa dia

harus bertanggung jawab atas pekerjaanya. Hal ini dilakukan untuk menghindari tumpang

tindih dalam bekerja sehingga tidak ada karyawan yang dirugikan atas pekerjaan yang bukan

menjadi tanggung jawabnya.

Uraian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang terdapat pada

struktur organisasi PT United Tractors Tbk Cabang Medan, adalah sebagai berikut :

1. Kepala Cabang ( Branch Manager ) adalah bertugas memimpin dan membina para

bawahannya dan bertanggung jawab atas semua yang terjadi didalam menjalankan

perusahaan untuk cabang medan dan mempunyai tanggung jawab terhadap President

Manager yang ada di kantor pusat jakarta.

2. Kepala bagian Administrasi ( Administration Departement Head ) adalah bertugas

melaksanakan semua hal yang menyangkut administrasi cabang; mengawasi dan

mengatur keluar masuknya uang dicabang, melaksanakan tugas-tugas bidang

personalia dicabang serta mengawasi dan memenuhi kebutuhan akan peralatan dan

perlengkapan kantor. Kepala bagian administrasi ini bertanggung jawab langsung

kepada kepala bagian cabang.

3. Kepala Bagian Penjualan ( Sales Department Head ) adalah bertugas menjual alat-alat

yang diageni oleh PT United Tractors Tbk ; membantu memberikan saran-saran dan

konsultasi tentang jumlah armada, model, aplikasi dan produksi alat-alat berat,

membantu pengusaha lemah dengan menyediakan alat-alat selesai rekondisi dengan

mutu tunggi tetapi harga ekonomis. Kepala bagian penjualan ini bertanggung jawab

langsung kepada bagian cabang.

4. Kepala bagian suku cadang (Part Departement Head) adalah bertugas menyediakan

suku cadang (spare part) dari produk yang diagenin oleh PT.United Tractors Tbk ;

memberikan kemudahan-kemudahan kepada para pelanggan dalam kebutuhan suku

cadang (spare part), memberikan konsultasi ke job site pelanggan untuk membantu

dalam masalah pergudangan dan inventory spare part, mengadakan kunjungan-

kunjungan rutin kepada pelanggan untuk mengetahui kebutahan dan kesulitan-

kesulitan dalam suku cadang (spare part),menunjang kegiatan bagian pelayanan

(service departement), kepala bagian suku cadang bertanggung jawab langsung

kepada kepala cabang.

5. Kepala bagian servis (service departemant head) adalah bertugas melaksanakan after

sales service pada alat-alat berat yang dijual oleh bagian penjualan ; memberikan jasa-

jasa perbaikan alat-alat berat di workshop ataupun di job site, memberikan petunjuk

dan saran-saran tentang cara-cara perawatan, operasi alat-alat barat kepada pelanggan,

melaksanakan program-program yang menunjang operasi alat-alat berat pelanggan,

menunjang kegiatan bagian penjualan dan bagian suku cadang (spare part),kepala

bagian servis bertanggung jawab langsung kepada kepala cabang.

6. Site Operation Head ( SOH ) bertugas menanda-tanganin invoce.faktur pajak dan

SPB jika PDH/ADH berhalangan dan memastikan tugas PDH,ADH, COP dan kasir

bejalan sesuai aturan dan tanggung jawab wewenang mereka.

7. Customer Order Processor (COP) bertugas melaksanakan proses di SAP untuk

transaksi tunai, memastikan bahwa pelanggan membawa order pembelian yang

ditandatangani berwenang di perusahaan pelanggan,menyerahkan suku cadang kepada

pelanggan setelah pembayaran diterima kasir dengan penerbitan bukti posting SAP

oleh kasir dan telah dihubungkan cap “LUNAS”.

8. Kasir bertugas memproses pembayaran di SAP pada hari yang sama dengan tanggal

penerimaan, menerbitkan bukti posting SAP setelah pembayaran dari pelanggan

diterima.

3.3 Visi Dan Misi perusahaan

a. Visi Perusahaan

Visi PT. United Tractors Tbk adalah menjadi distributor alat berat terkemuka

di wilayah regional yang berfokus kepada pelanggan serta mewujudkan prinsip the lowest life

time cost per total autput melalui upaya kolaboratif dan segi produk maupun jasa purnal jual.

b. Misi Perusahaan

Misi PT United Tractors Tbk yaitu menjadi perusahaan yang:

1. Men-transformasi pelanggan dengan manfaatkan pemahaman yang utuh

melalui interaksi berkelanjutan.

2. Menciptakan peluang bagi insan perusahaan untuk dapat meningkatkan status

sosial dan aktualisasi diri melalui kinerjanya.

3. Menghasilkan nilai tambah yang berkelanjutan bagi para pemegang saham.

4. Memberi sumbangan yang bermakna bagi kesejahteraan bangsa.

PROSEDUR KERJA DI PERUSAHAAN PT UNITED TRACTORS,Tbk

Prosedur akuntansi penjualan adalah :

1.Penerimaan piutang dari langganan perkas, pembebanan kepada langganan dan

pengkreditan hasil penjualan dengan tepat.

2.Peranan penjualan dan penerimaan kas harus dipindahkan sedemikian rupa sehingga

dapat diperoleh suatu pengecekan intern yang baik.

3.Pengendalian yang sesuai harus dilakukan terhadap penjualan kredit sehingga

ketelitian secara teratur dapat dicek dengan piutang.

Untuk tercapainya berbagai tujuan tersebut, maka harus ada pembagian kerja yang

saling berkaitan dengan berbagai bagian atau departemen. Penting pembagian tugas ini

adalah setiap bagian mempunyai tugas dan tanggung jawab yang harus berjalan dari

pemimpin yang tertinggi kepada pelaksanaan yang bawahan.

Penjualan barang atau jasa dapat dilakukan dengan cara :

1.Tunai ( on cash ), artinya pembayaran dilakukan pada saat penyerahan barang dari

penjual kepada pembelian atau pada saat terjadi transaksi pembelian.

2. Kredit ( on account ), artinya pembayaran dilakukan beberapa waktu setelah barang

diserahkan dari penjualan kepada pembeli.

Misalnya dinyatakan sebagai berikut :

a. Syarat n/30, artinya pembayaran harus dilakukan paling lambat 30 hari setelah

tanggal faktur. ( n/30=netto 30 hari ).

b. Syarat n/30, n/30, artinya pembayaran harus dilakukan paling lambat 30 hari

setelah tanggal faktur, jika dibayar dalam jangka waktu 10 hari atau kurang

terhitung sejak tanggal faktur maka akan mendapatkan potongan 10%.

c. Syarat n/30 ( end of month ), artinya pembayaran harus dilakukan 10 hari setelah

akhir bulan dan tidak ada potongan.

2.4 Bagian-Bagian Terkait Dalam prosedur Penjualan

Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud

agar penjualan yang terjadi dapat diuraikan dalam surat pedoman prosedur berupa kalimat

maupun bagan atau dokumen ( flowchart ).

Prosedur penjualan adalah ;

a. Bagian Pesanan Penjualan

Dalam perusahaan kecil, fungsi pesana dapat dipegang oleh seorang karyawan

dalam kegiatan penjualan, tetapi dalam perusahaan besar bagian pesanan

penjualan merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri dibawah bagian

penjualan.

b. Bagian Kredit

Dalam prosedur penjualan, setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanan

pembeli dengan syarat secara kredit harus mendapatkan persetujuan bagian kredit.

Agar dapat memberikan persetujuan bagian kredit menggunakan catatan yang

dibuat oleh bagian piutang untuk tiap-tiap langganan mengenai sejarah kredit,

biasanya dilampirkan dalam formulir.

c. Bagian Gudang

Bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang seperti yang tercantum

dalam surat perintah. Barang-barang ini diserahkan kebagian pengiriman

untuk dibungkus dan dikirimkan ke pembeli.

d. Bagian Pengiriman

Bagian pengiriman bertugas untuk mengirimkan barang-barang kepada

pembeli.

e. Bagian Billing ( Pembuatan faktur/penagihan )

Faktur penjualan baik tunai atau kredit harus bernomor urut tercetak dan teratur

sehingga tidak dapat disalahgunakan dalam hal penjualan baik secar tunai maupun

kredit.

Untuk mencapai tujuan penjualan yang efektif, maka ada pembagian tugas yang harus

dilaksanakan oleh tiap-tiap bagian sehingga setiap bagian mempunyai tugas masing-masing

yang harus dipertanggung jawabkan kepada atasan.

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai

1. Fungsi Penjualan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi

faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk

kepentingan pembayaran harga ke fungsi kas.

2. Fungsi Kas

Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerimaan kas dari pembeli

3. Fungsi Gudang

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh

pembeli serta menyerahkan barang tersebut kefungsi pengiriman.

4. Fungsi Pengiriman

Fungsi ini bertanggug jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan

barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.

5. Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan, penerima

kas dan pembuatan laporan penjualan.

Dari lima fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai tersaebut membentuk

jaringan sistem dan prosedur.

1. Prosedur Order Penjualan

Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan

menerima faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan

pembayaran harga barang berfungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi

gudang dan fungsi penerima menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada

pembeli.

2. Prosedur Penerimaan Kas

Dalam ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan

memberikan tanda pembayaran ( berupa pita register kas dan cap “lunas” pada

faktur penjualan tunai ) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli

tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi

pengiriman.

3. Prosedur Penyerahan Barang

Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.

4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai

Dalam prosdur ini berfungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi

penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas.

5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank

Dalam prosedur ini berfungsi kas menyetor kas yang diterima dari penjualan

tunai ke bank dalam jumlah penuh.

6. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas kedalam jurnal

penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank melalui

fungsi kas.

7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan.

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan

berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan, dimana fungsi akuntansi juga

membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok

penjualan kedalam jurnal umum.

PROSEDUR PENJUALAN TUNAI

1. Pelanggan mendatangi bagian pesanan membuat serta memesan barang yang

diinginkan.

2. Apabila pesanan disetujui, bagian pesanan membuat serta perintah dalam tiga

lembar yaitu : lembar pertama untuk bagian pengiriman, lembar kedua untuk

bagian gudang, dan lembar yang ketiga diarsipkan berdasarkan nomor urut.

3. Setelah menerima surat perintah pengiriman, bagian gudang mengelurkan

barang yang dipesan dan menyerahkan kebagian pengiriman.

4. Bagian pengiriman memeriksa yang diterima apakah sesuai jumlahnya

dengan yang tertera disurat pengiriman, bagian pengiriman membuat tanda

bukti dalam empat lembar yaitu : dua lembar untuk pengangkutan, satu lembar

dikirim kelangganan bersama dengan faktur, dan satu lembar lagi untuk arsip.

5. Kemudian bagian pesanan menerima surat perintah pengiriman serta

membandingkan dengan lembar yang diarsip, kemudian diberi tanda “dikirim”

dan tanggal pengiriman. Lembar asli surat perintah pengiriman dan surat tanda

muat dikirim sebagai faktur.

6. Dokumen-dokumen yang diterima oleh bagian faktur, akan diberi nomor.

7. Faktur yang diterima kebagian pesanan, menerima surat perintah pengiriman

setelah itu faktur tersebut dikirim kebagian pembukuan.

8. Pelanggan membayar penuh harga barang tersebut, setelah mneyerahakan

barang kebagian pengiriman, dengan membawa uang dan fotocopy faktur

penjualan kasir.

9. Kasir mencatat penerimaan kas uang pad buku penerimaan kas, dan membuat

ringkasan peneriman dan penjualan tunai kemudian mengirimkan kebagian

pembukuan.

COP (Counter) Kasir Administrasi ADH(Adm Department Head)

Memberikan data penjualan parts, Harga barang.

Menghitung Dana / Pembayaran dari Customer.

Mencatat data-data untuk di Posting.

Hasil laporan penerimaan kas Parts.

Membuat Invoice,Fak Pajak,SPB

Mencatat/Posting di SAP

1

2

A Ttd, Cap Lunas Kasir.

1

2

Bon 3 pembelian

A

Invoice,Fak Pajak,SPB

Laporan Kas Harian.

A

1Laporan 2Penjualan.