library.uns.ac.id digilib.uns.a c.id HALAMAN SAMPUL ...

HALAMAN SAMPUL

LAPORAN TUGAS AKHIR

SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG DAN JASA MELALUI

E-PROCUREMENT DI PT ANGKASA PURA I (PERSERO)

BANDARA ADI SOEMARMO SURAKARTA

Disusun Oleh :

SHAVIRA RAHAYU KUSUMANINGRUM

D1517085

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh

Gelar Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

SEKOLAH VOKASI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

2020

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ii

PERSETUJUAN

“SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG DAN JASA MELALUI

E-PROCUREMENT DI PT ANGKASA PURA I (PERSERO) BANDARA

ADI SOEMARMO SURAKARTA”

Disusun Oleh:


D1517085

Disetujui untuk dipertahankan di hadapan Panitia Ujian Tugas Akhir

Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Sekolah Vokasi

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Surakarta, 05 Mei 2020

Pembimbing,

Irsyadul Ibad, S.AB, M.Ed, M.SI

NIP. 1986091920130201


commit to user

iii

PENGESAHAN

“SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG DAN JASA MELALUI

E-PROCUREMENT DI PT ANGKASA PURA I (PERSERO) BANDARA

ADI SOEMARMO SURAKARTA”

Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir

Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Sekolah Vokasi

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari : Senin

Tanggal : 18 Mei 2020

Disusun Oleh:


D1517085

Panitia Ujian Akhir Nama Tanda Tangan

1. Penguji 1 Drs. Retno Suryawati, M.Si

NIP. 196001061987022001

2. Penguji 2 Irsyadul Ibad, S.AB, M.Ed, M.Si

NIP. 1986091920130201

Mengetahui,

Kepala Program Studi

D3 Manajemen Administrasi

Irsyadul Ibad, S.AB, M.Ed, M.Si

NIP. 1986091920130201


commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : Shavira Rahayu Kusumaningrum

N I M : D1517085

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Sistem Informasi

Pengadaan Barang Dan Jasa Melalui E-Procurement Di PT Angkasa Pura I

(Persero) Bandara Adi Soemarmo Surakarta” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-

hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan

ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya

peroleh dari tugas akhir tersebut.

Kediri, 05 Mei 2020

Yang Membuat Pernyataan,

Shavira rahayu kusumaningrum

D1517085


commit to user

v

MOTTO

“Yang demikian itu karena sesungguhnya Allah tidak akan mengubah suatu

nikmat yang telah diberikan-Nya kepada suatu kaum, hingga kaum itu mengubah

apa yang ada pada diri mereka sendiri. Sungguh, Allah Maha Mendengar, Maha

Mengetahui”.

(Q. S. Al-Anfal: 53)

“Barang Siapa yang bersungguh-sungguh, sesungguhnya kesungguhan tersebut

untuk kebaikan dirinya sendiri”

(QS. Al- Ankabut: 6)

“Maka sesungguhnya bersama kesulitan ada kemudahan. Sesungguhnya bersama

kesulitan ada kemudahan. Maka apabila engkau telah selesai (dari suatu urusan),

tetaplah bekerja keras (untuk urusan yang lain). Dan hanya kepada Tuhanmu lah

engkau berharap.”

(QS. Al-Insyirah: 6-8)

” Don’t think to be the best, but think to do the best. Bukan tentang seberapa

tinggi pencapaian kita, melainkan benar apa tidak cara kita untuk mencapainya”

(Bill Gates)

“Allah tidak membebani seseorang melainkan sesuai kesanggupannya”

(QS. Al-Baqarah: 286)


commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Penulis mempersembahkan Tugas Akhir ini sebagai bentuk rasa tanggung

jawab atas amanah yang telah diberikan kepada Penulis, dam dipersembahkan

kepada:

1. Kedua Orang Tuaku Alm. Ayah Suprapto dan Ibu Handariya

2. Bapak/Ibu Dosen Diploma III Manajemen Administrasi

3. Almamaterku Universitas Sebelas Maret

4. Adiku, sahabat dan teman-teman yang selalu mendukungku

5. Untuk Bangsa dan Negara Repulik Indonesia Tercinta


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Warrahmatullahi Wabarakatuh

Alhamdulillahirabbil’alamin Puji Syukur penulis panjatkan atas rahmat

serta hidayah-Nya, dengan segala kemudahan dan kelancaran untuk seluruh

anugerah yang telah diberikan oleh-Nya. Tidak ada kata yang dapat

menggambarkan selain mengucapkan rasa syukur atas segala kemudahan yang

penulis dapatkan. Doa, restu serta dukungan yang senantiasa mengiringi penulis

mulai dari proses awal hingga akhir dalam menyelesaikan Kuliah Kerja Magang

Manajemen Administrasi dengan begitu baik, sampai dengan pembuatan Tugas

Akhir masih teriringi dengan kemudahan yang ada. Oleh karena itu dengan

kemampuan dan waktu terbatas yang penulis miliki akhirnya penulis dapat

menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir yang berjudul “Sistem Informasi

Pengadaan Barang Dan Jasa Melalui E-Procurement Di PT Angkasa Pura I

(Persero) Bandara Adi Soemarmo Surakarta” sebagai salah satu syarat untuk

mencapai gelar Ahli Madya Program Diploma III Manajemen Administrasi.

Sempurna bukanlah kata yang tepat, terdapat banyak kekurangan serta keterbatasan

pengetahuan dalam penulisan Tugas Akhir ini. Saran serta kritik terhadap penulis

yang membangun dibutuhkan dalam penulisan Tugas Akhir ini. Semoga dengan

Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca Tugas akhir ini tidak

dapat disusun oleh penulis tanpa adanya dorongan, motivasi serta bantuan dari

berbagai pihak. Dengan rendah hati penulis ingin menyampaikan terima kasih

kepada:

1. Bapak Irsyadul Ibad, S.AB, M.Ed, M.SI selaku dosen pembimbing dan Kepala

program Studi Diploma III Manajemen Administrasi yang telah memberikan

pengarahan, nasihat, petunjuk, dan bimbingan selama penulisan tugas akhir ini.

2. Ibu Drs. Retno Suryawati, M.Si selaku dosen penguji dalam sidang laporan tugas

akhir penulis.

3. Bapak Drs. Santoso Tri Hananto, M. Acc., Ak. Selaku Direktur Sekolah Vokasi

Universitas Sebelas Maret


commit to user

viii

4. Seluruh Ibu dan Bapak Dosen Manajemen Administrasi. Terima kasih atas

semua ilmu yang sangat berharga yang telah diberikan selama ini kepada

penulis, semoga Allah senantiasa membalas semua kebaikan yang Bapak dan

Ibu dosen berikan selama ini.

5. Bapak Abdulloh Usman selaku Kepala Kantor PT Angkasa Pura I (Persero)

Bandara Adi Soemarmo Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis

untuk melaksanakan Kuliah Kerja dan Pengamatan sebagai persyaratan

penyusunan Tugas Akhir ini.

6. Bapak Himawan Nur Kahfianto selaku Kepala Divisi Procurement Section Head

serta Bapak/Ibu pegawai di PT Angkasa Pura I (Persero) Bandara Adi Soemarmo

Surakarta yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah memberikan

ilmu dan pengalamannya kepada penulis selama proses magang berlangsung.

7. Alm. Bapak Suprapto, Ibu Handariya, Adik Intan Alia, dan segenap keluarga

lainnya yang telah memberikan semangat dan dorongan dari awal perkuliahan

hingga terselesaikannya Tugas Akhir ini

8. Teman-teman Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi 2017,

Keluarga CENSOR, Keluarga SIM, Keluarga LKI yang telah menemani dan

memberi dukungan selama masa perkuliahan.

9. Semua pihak-pihak lainnya yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang

telah memberikan banyak dukungan kepada penulis hingga terselesaikannya

Tugas Akhir ini.

Kediri, 05 Mei 2020

Shavira Rahayu Kusumaningrum


commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ........................................................................................... i

PERSETUJUAN.................................................................................................... ii

PENGESAHAN .................................................................................................... iii

PERNYATAAN .................................................................................................... iv

MOTTO .................................................................................................................. v

PERSEMBAHAN................................................................................................. vi

KATA PENGANTAR ......................................................................................... vii

DAFTAR ISI ......................................................................................................... ix

DAFTAR GAMBAR………………...………………………….……………….xi

DAFTAR TABEL………………...………………………….…………………xiv

ABSTRAK ............................................................................................................ xv

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

A. Latar Belakang .............................................................................................1

B. Rumusan Masalah ......................................................................................10

C. Tujuan Pengamatan ...................................................................................10

D. Manfaat Pengamatan .................................................................................11

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ............... 12

A. Tinjauan Pustaka ........................................................................................12

1. Sistem Informasi ................................................................................12

2. Pengadaan Barang dan Jasa ............................................................17

3. E-Procurement ...................................................................................20

B. Metode Pengamatan ...................................................................................23

1. Lokasi Pengamatan ...........................................................................23


commit to user

x

2. Jenis Pengamatan ..............................................................................23

3. Teknik Pengumpulan Data ...............................................................24

BAB III DESKRIPSI INSTANSI ....................................................................... 28

A. Sejarah PT. Angkasa Pura 1 (Persero) Bandar Udara Internasional Adi

Soemarmo Surakarta .................................................................................28

B. Visi dan Misi PT. Angkasa Pura I (Persero) Bandara Adi Soemarmo

Surakarta .....................................................................................................29

C. Struktur Organisasi dan Job Deskripsi PT Angkasa Pura I (Persero)

Bandara Adi Soemarmo Surakarta ..........................................................29

BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ................................................. 41

A. Sistem Informasi Pengadaan Barang Dan Jasa Melalui E-Procurement

Di PT Angkasa Pura I (Persero) Bandara Adi Soemarmo Surakarta ..41

1. Sumber Daya Manusia ......................................................................43

2. Sumber Daya Perangkat Keras ........................................................45

3. Sumber Daya Perangkat Lunak ......................................................45

4. Sumber Daya Data ............................................................................96

5. Sumber Daya Jaringan ...................................................................108

B. Kendala Yang Dihadapi ...........................................................................109

BAB V PENUTUP .............................................................................................. 111

A. Kesimpulan ................................................................................................111

B. Saran ..........................................................................................................112

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 113

Lampiran-Lampiran .......................................................................................... 116


commit to user

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Komponen Sistem Informasi .............................................................13

Gambar 2. 2 Triagulasi Teknik ..............................................................................27

Gambar 2. 3 Struktur Organisasi PT Angkasa Pura I Bandara Adi Soemarmo .....30

Gambar 4. 1 Laman Log-In………………………………………………………46

Gambar 4. 2 Tampilan Awal Admin ......................................................................47

Gambar 4. 3 Laman Beranda E-Procurement ........................................................47

Gambar 4. 4 Alur Proses Vendor Management System .........................................49

Gambar 4. 5 Laman Pendaftaran Vendor ...............................................................50

Gambar 4. 6 Formulir Pendaftaran Online Calon Vendor .....................................51

Gambar 4. 7 Email Pemberitahuan Kode Registrasi ..............................................52

Gambar 4. 8 Link Input Kode Registrasi ...............................................................52

Gambar 4. 9 Tampilan Vendor Management System .............................................53

Gambar 4. 10 Menu Navigasi VMS .......................................................................54

Gambar 4. 11 Menu “Save” Menyimpan Data yang Sudah Input .........................54

Gambar 4. 12 Halaman Profil Perusahaan .............................................................55

Gambar 4. 13 Halaman Pengalaman Perusahaan ...................................................56

Gambar 4. 14 Halaman Detail Pengalaman Perusahaan ........................................56

Gambar 4. 15 Halaman Pekerjaan Perusahaan Yang Masih Berjalan ...................57

Gambar 4. 16 Form Pekerjaan Perusahaan Masih Berjalan Detail ........................57

Gambar 4. 17 Halaman Lisensi Perusahaan ...........................................................58

Gambar 4. 18 Halaman Tambah Dokumen Lisensi Perusahaan ............................58

Gambar 4. 19 Halaman Kategori Perusahaan ........................................................59

Gambar 4. 20 Halaman Kategori Perusahaan-Tamabah Kategori .........................59

Gambar 4. 21 Halaman Kategori Perusahaan-Pilih Bidang ...................................60

Gambar 4. 22 Halaman Kategori Perusahaan-Update Data...................................60

Gambar 4. 23 Halaman Tim Manajemen ...............................................................61

Gambar 4. 24 Halaman Tim Manajemen-Detail Pengurus ....................................61

Gambar 4. 25 Informasi Pemegang Saham ............................................................62

Gambar 4. 26 Informasi Pemegang Saham-Detail Data ........................................62

Gambar 4. 27 Informasi Tenaga Perusahaan .........................................................63


commit to user

xii

Gambar 4. 28 Informasi Tenaga Perusahaan-Detail Data ......................................63

Gambar 4. 29 Menu “Kirim Data” sebagai Approval Data ...................................64

Gambar 4. 30 Menu “Kirim Data” sebagai Approval Tanggal Verif ....................64

Gambar 4. 31 Menu “Pencarian Vendor” Untuk Mengetahui Daftar Vendor .......65

Gambar 4. 32 Daftar Vendor Aktif Di PT Angkasa Pura I (Persero) Bandara Adi

Soemarmo Solo ......................................................................................................66

Gambar 4. 33 Daftar Vendor Non Aktif Di PT Angkasa Pura I (Persero) Bandara

Adi Soemarmo Solo ...............................................................................................66

Gambar 4. 34 Daftar Vendor dalam Proses Verifikasi Di PT Angkasa Pura I

(Persero) Bandara Adi Soemarmo Solo .................................................................67

Gambar 4. 35 Pencarian Vendor Daftar Hitam Di PT Angkasa Pura I (Persero)

Bandara Adi Soemarmo Solo .................................................................................67

Gambar 4. 36 Laman Vendor PraQualifikasi ........................................................68

Gambar 4. 37 Laman Verivikasi Komoditas..........................................................68

Gambar 4. 38 Daftar Vendor yang Dihapus...........................................................69

Gambar 4. 39 Laman Prestasi Vendor ...................................................................69

Gambar 4. 40 Alur Proses E-Tendering .................................................................71

Gambar 4. 41 Sign-In Akun Vendor ......................................................................72

Gambar 4. 42 Laman Akun Vendor .......................................................................73

Gambar 4. 43 Daftar Undangan Lelang .................................................................74

Gambar 4. 44 Tampilan Tender – List ...................................................................75

Gambar 4. 45 Tampilan Tender List-Detail ...........................................................75

Gambar 4. 46 Tampilan Request For Quotation – View ........................................76

Gambar 4. 47 Tampilan Halaman Request For Quotation – View - Register........77

Gambar 4. 48 Tampilan Request For Quotation – RFQ Attachments ...................77

Gambar 4. 49 Tampilan Penjelasan Dokumen Lelang ...........................................78

Gambar 4. 50 Tampilan dalam Tambah Topik Penjelasan ....................................78

Gambar 4. 51 Tampilan Penjelasan Lelang ...........................................................79

Gambar 4. 52 Tampilan Detail Sebuah Topik .......................................................79

Gambar 4. 53 Tampilan Request For Quotation – Batal Regitrasi ........................80

Gambar 4. 54 Download Dokumen Lampiran Lelang ...........................................80


commit to user

xiii

Gambar 4. 55 Memberikan Penawaran Lelang ......................................................81

Gambar 4. 56 Vendor Commercial Quotation Manual ..........................................82

Gambar 4. 57 Pemberitahuan informasi apabila pengajuan komersial penawaran

telah sukses diperbaharui. ......................................................................................83

Gambar 4. 58 Tampilan Dokumen Persyaratan .....................................................84

Gambar 4. 59 Pemberitahuan informasi dokumen telah ter update .......................84

Gambar 4. 60 Laman Upload Dokumen Persyaratan.............................................85

Gambar 4. 61 Tampilan Daftar Tender Setelah Memenuhi Persyaratan ...............86

Gambar 4. 62 Pemasukan data PPP Vendor ..........................................................88

Gambar 4. 63 Laman Gabung Purchase Request (PR) ..........................................88

Gambar 4. 64 List Purchase Requsition .................................................................89

Gambar 4. 65 List Perjanjian Pengadaan Pemerintah ............................................89

Gambar 4. 66 Outstanding Jobs .............................................................................90

Gambar 4. 67 Purchase Request List .....................................................................90

Gambar 4. 68 Contract Activity List ......................................................................91

Gambar 4. 69 Contract Activity List ......................................................................91

Gambar 4. 70 Tampilan SPK .................................................................................92

Gambar 4. 71 PO List Catalog ...............................................................................93

Gambar 4. 72 Purchase Order PT Angkasa Pura I ................................................93

Gambar 4. 73 Laman Reports ................................................................................94

Gambar 4. 74 Laman Upload Reports ...................................................................94

Gambar 4. 75 Laman Data Upload Reports ...........................................................95


commit to user

xiv

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Laporan data pengadaan barang dan jasa selama satu periode melalui E-

Procurement .............................................................................................................3

Tabel 4. 1 Kode Dokumen Administrasi Pengadaan Barang dan Jasa………..…99

Tabel 4. 2 Kode Dokumen Teknis Pengadaan Barang dan Jasa ..........................102

Tabel 4. 3 Kode Dokumen Harga Pengadaan Barang dan Jasa ...........................103


commit to user

xv

ABSTRAK

Shavira Rahayu Kusumaningrum. D1517085. Sistem Informasi Pengadaan

Barang Dan Jasa Melalui E-Procurement Di PT Angkasa Pura I (Persero)

Bandara Adi Soemarmo Surakarta, Tugas Akhir, Program Studi Diploma III

Manajemen Administrasi Sekolah Vokasi Universitas Sebelas Maret

Surakarta 2020. 112 halaman.

PT Angkasa Pura I (Persero) Bandara Adi Soemarmo Surakarta mempunyai

berbagai macam aktivitas dalam menunjang keberjalanan perusahaan, salah satunya

yaitu pengadaan barang dan jasa. Dalam keberjalanannya kebutuhan perusahaan

akan semakin mengalami peningkatan dan vendor yang dibutuhkan juga tidak

hanya berada didaerah surakarta dan sekitarnya, maka dari itu proses kegiatan

pengadaan barang dan jasa yang semula konvensional dengan vendor harus datang

ke kantor untuk menyerahkan semua berkas persyaratan beralih menjadi elektronik

yaitu vendor yang ingin ikut pelelangan cukup memenuhi segala persyaratan secara

online melalui E-Procurement. Pengamatan dalam Tugas Akhir ini bertujuan untuk

mendeskripsikan Sistem Informasi pengadaan barang dan jasa melalui E-

Procurement di PT Angkasa Pura I (Persero) Bandara Adi Soemarmo Surakarta.

Jenis Pengamatan yang digunakan dalam penulisan laporan tugas akhir ini

yaitu pengamatan langsung. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan metode

observasi partisipatif, wawancara, mengkaji dokumen dan arsip dan trianggulasi

teknik. Proses yang dilakukan penulis dalam pengamatan meliputi mengamati

sistem yang digunakan perusahaan dan berpartisipasi dalam proses pengadaan

barang dan jasa melalui E-Procurement yang berada di divisi Procurement Section

Head PT Angkasa Pura I (Persero) Bandara Adi Soemarmo Surakarta.

Hasil dari pengamatan mendeskripsikan bahwa sistem informasi pengadaan

barang dan jasa melalui E-Procurement di PT Angkasa Pura I (Persero) Bandara

Adi Soemarmo Surakarta digunakan untuk memudahkan proses pengadaan barang

dan jasa secara elektronik, penerapan pengadaan barang dan jasa secara elektronik

melalui E-Procurement memiliki efek yang baik, karena didalam satu situs sudah

mencakup semua kegiatan proses pengadaan barang dan jasa, selain itu fungsi E-

Procurement juga sebagai pengarsipan dokumen pelelangan. Vendor dan admin

dapat mengakses langsung di laman E-Procurement PT Angkasa Pura I (Persero).

Sistem informasi E-Procurement terdapat beberapa komponen guna menunjang

keberlangsungan sistem tersebut yakni komponen: 1) Sumber Daya Manusia, 2)

Sumber Daya Perangkat Keras, 3) Sumber Daya Perangkat Lunak, 4) Sumber Daya

Data, dan 5) Sumber Daya Jaringan, komponen-komponen yang ada saling

melengkapi dan berkesinambungan.

Kata kunci: Sistem Informasi, Pengadaan Barang dan Jasa, E-Procurement


commit to user

library.uns.ac.id digilib.uns.a c.id HALAMAN SAMPUL ...

Documents

Transcript of library.uns.ac.id digilib.uns.a c.id HALAMAN SAMPUL ...