0

1

Pengantar

Puji syukur kepada Allah s.w.t atas karunia yang diberikan,

sehingga UPT PTIPD (Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan

Data) dapat menyusun buku Panduan WaliMail sebagai manual

email kelembagaan IAIN Walisongo Semarang.

Buku ini disediakan bagi seluruh civitas akademika untuk

meningkatkan kemampuan dan ketrampilan dalam penggunaan

konten WaliMail sebagai produk teknologi informasi yang

dimiliki oleh lembaga, sekaligus dalam rangka meningkatkan

perhatian, kepedulian dan pemahaman tentang pentingnya

memiliki email lembaga yang bermanfaat bagi pribadi maupun

institusi.

Besar harapan kami agar buku ini dimanfaatkan secara

maksimal oleh civitas akademika sebagai bentuk peran aktif dalam

peningkatan daya dan hasil guna teknologi informasi lembaga

secara berkelanjutan.

Ucapan terima kasih dan penghargaan bagi semua pihak

yang telah membantu penyelesaian buku ini serta memberikan

kritik dan saran yang membangun untuk perbaikan di kemudian

hari.

Semarang, 1 November 2013

UPT PTIPD

2

Daftar Isi

Halaman

A. Ketentuan umum 3

B. Mengakses WaliMail 4

C. Mengubah password 7

D. Mengirim pesan 10

E. Menerima pesan, membalas, dan meneruskan 15

F. Fitur 19

G. Pengaturan tampilan 21

Daftar Pustaka

3

A. Ketentuan umum

1. WaliMail adalah layanan surat elektronik atau email

berbasis corporate email address @walisongo.ac.id, bagi

dosen dan pegawai di lingkungan IAIN Walisongo

Semarang.

2. Sebagai email lembaga (corporate email), WaliMail

memberi sifat alamat resmi dan lebih memiliki kredibilitas

dibandingkan layanan email gratisan.

3. Format alamat email setiap pengguna (user) adalah

namauser@walisongo.ac.id

dibaca, namauser at walisongo dot ac dot id.

Penulisan namauser dalam format tersebut disebut juga

username.

4. Setiap pengguna mendapatkan username beserta

password dari UPT PTIPD. Selanjutnya, sangat disarankan

bagi pengguna untuk mengganti password demi

keamanan dan kenyamanan.

5. WaliMail menyediakan kapasitas pengiriman file

lampiran (attachment) sebesar 16 MB, dan kapasitas

penerimaan file lampiran (attachment) sebesar 16 MB.

6. Hal teknis yang belum dibahas dalam manual ini dapat

ditanyakan kepada UPT PTIPD.

4

B. Mengakses WaliMail

1. Akses WaliMail dapat dilakukan dengan beberapa cara.

Yang pertama, mengakses link “email walisongo” pada

portal resmi IAIN Walisongo yaitu http://walisongo.ac.id,

dengan cara sebagai berikut:

Mengakses portal walisongo.ac.id

Gambar 1. Portal resmi IAIN Walisongo Semarang

Lihat pada sisi kanan bawah portal, terdapat link “email

walisongo” untuk menuju antarmuka email. Klik link “email

walisongo”.

Mengakses

http://walisongo.ac.id

5

Gambar 2. Link “email walisongo” pada portal walisongo.ac.id

2. Cara akses yang kedua, dengan menuliskan alamat

mail.walisongo.ac.id pada Address Bar Web Browser,

sebagai berikut:

Gambar 3. Ketik mail.walisongo.ac.id pada

Address Bar Web Browser

Klik link

“email

walisongo”

Ketikkan

mail.walisongo.ac.id

Address Bar Web Browser

6

3. Setelah langkah pertama atau kedua di atas dilakukan, akan

muncul antarmuka email @walisongo.ac.id

Gambar 4. Antarmuka email @walisongo.ac.id

4. Masukkan username dan password untuk masuk dalam

email atau Sign In. Selanjutnya klik tombol “Sign In”.

Gambar 5. Memasukkan Username dan Password

Masukkan username

dan password,

kemudian klik Sign In

7

C. Mengubah password

Setelah pengguna berhasil “Sign In” dengan username dan

password, akan tampil antarmuka seperti gambar 6 berikut ini.

Pengguna disarankan untuk melakukan pengantian password.

Penggantian password dapat dilakukan dengan cara sebagai

berikut:

1. Gambar 6 merupakan tampilan antarmuka setelah

pengguna berhasil masuk ke dalam email. Selanjutnya,

perhatikan sisi pojok kanan atas, terdapat identifier email

pengguna dengan tombol drop down

Klik drop down button tersebut, pilih “Change Password”.

Gambar 6. Klik pada “Change Password”

Fitur “Change

Password”

8

2. Akan muncul antarmuka penggantian password sebagai

berikut:

Gambar 7. Penggantian Password

Pada isian “Old Password”, ketikkan password lama. Pada

isian “New Password”, ketikkan password baru sebagai

password pengganti. Pada isian “Confirm”, ketik sekali lagi

password baru tersebut sehingga isian “New Password” dan

“Confirm” identik (sama).

Klik tombol “Change Password” untuk menandai

persetujuan pemrosesan penggantian password. Jika

pemasukan password lama dan password baru sudah

benar, selajutnya akan tampil antarmuka pemberitahuan

bahwa penggantian password telah dilakukan oleh sistem.

9

Gambar 8. Konfirmasi penggantian password

3. Password baru dapat dicoba dengan cara, keluar dari email

melalui Sign Out (perhatikan gambar 9), kemudian Sign In

kembali (langkah B.3 dan B.4) dengan password baru.

Gambar 9. Sign Out

Klik “Sign Out” untuk keluar

dari email

10

D. Mengirim pesan

Aktifitas pengiriman pesan dapat dilakukan setelah pengguna

melakukan “Sign In” seperti yang telah diuraikan pada langkah

B.1 sampai dengan B.4. Setelah “Sign In”, akan muncul

antarmuka sebagai berikut:

1. Gambar 10 memperlihatkan lingkungan kerja dari email

@walisongo.ac.id. Untuk melakukan pengiriman pesan, klik

tombol “New Message”.

Gambar 10. Klik New Message

2. Selanjutnya akan muncul antarmuka penulisan surat/pesan

sebagai berikut:

Klik New Message

untuk membuat

pesan baru

11

Gambar 11. Area Kerja pengiriman surat atau pesan

Isian “To” diisi dengan alamat email yang dituju, contoh,

puskom@walisongo.ac.id.

Isian “Cc” (maupun “BCC”) diisi dengan alamat email lain yang

juga dituju, dan bersifat optional (tidak harus diisi). “Cc” bisa

menjadi alternatif pengiriman pesan untuk lebih dari satu

penerima.

Isian “Subject” diisi judul pesan atau judul berita. Berita ditulis pada

area kerja (sheet dengan latar putih).

Pengiriman pesan mengakomodasi pengguna untuk

menyematkan lampiran baik berupa file pengolah kata, pengolah

angka, presentasi maupun kompresi.

Untuk menambahkan lampiran, klik tombol “Attach”, kemudian

ambil file lampiran yang dimaksud dari media penyimpan

(storage) komputer pengguna.

Isian “To”, “Cc” dan

“Subject”

12

Gambar 12. Mekanisme pengambilan file dari komputer pengguna

Gambar 13. Contoh penyematan file dengan ekstensi .doc

sebagai lampiran

Klik tombol “Send” untuk mengirim pesan.

Pencarian file

pada komputer

File yang

dilampirkan

storage

13

3. Pesan yang telah dikirim dapat dilihat pada menu “Sent”.

Gambar 14. Menu Sent untuk melihat pesan yang telah dikirim

4. Perhatikan kembali langkah D.1 dan D.2. Pengiriman pesan

dapat ditujukan kepada satu penerima (Single Receiver)

atau lebih dari satu penerima (Multi Receiver).

Caranya, perhatikan kembali gambar 11 tentang Area Kerja

pengiriman surat atau pesan. Pada isian “To”, isikan

beberapa alamat email penerima.

Setelah mengetikkan satu alamat email, ikuti dengan

menekan tombol space atau enter pada keyboard,

kemudian lanjutkan dengan penulisan alamat email

penerima yang lain.

Email yang telah

terkirim

14

Gambar 15. Pengiriman pesan dengan “Multi Receiver”

Multi Receiver

15

E. Menerima pesan

Aktifitas penerimaan pesan dapat dilakukan setelah pengguna

melakukan “Sign In” seperti yang telah diuraikan pada langkah

B.1 sampai dengan B.4. Setelah “Sign In”, akan muncul

antarmuka sebagai berikut:

1. Gambar 16 memperlihatkan lingkungan kerja dari email

@walisongo.ac.id. Pesan masuk (pesan yang diterima oleh

pengguna) terlihat pada menu Inbox. Pesan masuk yang

belum pernah dibuka akan ditunjukkan dengan penulisan

tampak “tebal” atau “Bold” pada pesan tersebut.

Gambar 16. Pesan masuk

Pesan masuk

16

2. Untuk membuka surat/pesan, klik pesan, pesan akan

terbuka dengan tampilan seperti gambar 17.

Gambar 17. Tampilan saat pesan masuk dibuka

Perhatikan gambar 17, pada pesan tersebut terdapat

lampiran berupa file dalam format .pdf. Lampiran .pdf

dapat diunduh dengan cara klik tulisan “Download”. Atau

klik pada file, maka akan tampil seperti gambar 18, dan

unduh dengan mengklik icon download pada pojok kanan

atas.

Klik “Download”

17

Gambar 18. Lampiran surat yang siap diunduh

Membalas pesan

3. Pesan masuk dapat dibalas dengan menekan tombol

“Reply”.

Gambar 19. Menekan tombol “Reply” untuk membalas

Klik icon untuk

mendownload lampiran

Klik tombol “Reply”

18

Mengirim lanjut (forwarded) pesan

4. Pesan masuk dapat dikirimkan secara berlanjut kepada

penerima lain (forwarded) dengan menekan tombol

“Forward”.

Gambar 20. Menekan tombol “Forward” untuk mengirim lanjut

(forwarded)

Klik tombol

“Forward”

19

F. Fitur

Pada lingkungan kerja (Integrated Development Environment)

pengguna tersedia 6 bagian pengelolaan, yaitu Mail, Address

Book, Calender, Tasks, Briefcase dan Preferences.

Fungsionalitas bagian-bagian yang penting adalah sebagai

berikut:

1. Bagian Mail

Ruang lingkup bagian Mail meliputi pengelolaan

pesan/surat seperti pesan masuk (Inbox), pesan keluar

(Sent), draf pesan (Drafts), pesan tidak terpakai (Trash)

maupun pengelolaan file tak dikenal (Junk).

Gambar 21. Ruang lingkup Bagian Mail

20

2. Bagian Address Book

Ruang lingkup bagian Address Book meliputi pengelolaan

sejumlah alamat email rekanan pengguna. Setiap data

kontak dapat dikelola detail datanya seperti pada tampilan

gambar 23. Keberadaan kontak yang terkelola dalam

Address Book meminimalkan kemungkinan suatu kiriman

pesan dari pengirim yang tidak dikenal dianggap sebagai

Junk (spam).

Gambar 22. Ruang lingkup Bagian Address Book

Gambar 23. Detail data kontak

21

G. Pengaturan Tampilan

Bagian Preferences menyediakan fungsionalitas perubahan

(setting) untuk beberapa bagian dalam tampilan, diantaranya

perubahan password dan perubahan latar (theme) dari ruang

lingkup email pengguna.

1. Fasilitas merubah password

Gambar 24. Setting penggantian password

2. Fasilitas merubah tampilan latar belakang area kerja

(theme)

Gambar 25. Setting tampilan latar belakang ruang kerja email

22

Daftar Pustaka

Tim Inixindo, 2013, Zimbra: Implement, Administer and Manage,

Yogyakarta: INIXINDO.

http://zimbra.com, diakses pada November 2013.