Post on 18-Jan-2023
BİRİNCİ BÖLÜM
KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI (ERP)
1. ERP’NİN TANIMI
1990’ların başlarında MRP, MRP II, CRP ve DRP’nin
uygulamalarının bütünleştirilmesi ile doğmuş olan
Kurumsal Kaynak Planlamasının tanımı en genel haliyle
genellikle rekabetçi farklılıklar için ifade edilen
kişiselleştirmeler ile birlikte temel iş süreçleri için
geliştirilmiş standart yazılım modüllerinin uygulaması
olarak yapılabilmektedir.1
Kurumsal Kaynak Planlaması bir işletmenin bütün
departmanlarını tek bir bilgisayar sistemi altında
toplayarak sunan bir sistemdir. Bu ortak bilgi sistemi
ile gerekli olan bütün veriler tek bir veri tabanında
işletme çalışanlarının kullanımına sunulur. ERP
bütünleşik yapısı itibariyle bütün verileri tek bir veri
tabanında toplayarak fonksiyonellik sağlar ve farklı
ihtiyaçları olan farklı birçok departmanın birbirleriyle
uyumlu çalışmasını ve aralarında daha iyi bir bilgi
paylaşımı sağlar. APICS (American Production and
Inventory Control Society- Amerikan Üretim ve Stok
Kontrol Topluluğu) tarafından yapılan tanımlamaya göre1 Ali Orhan Aydın, Kurumsal Kaynak Planlama Yazılımlarının KaliteÖzgüllüklerinin Belirlenmesi, Yüksek Lisans Tezi, Gazi ÜniversitesiFen Bilimleri Enstitüsü, 2003, s.40
2
ise, Kurumsal Kaynak Planlaması Sistemleri, etkili bir
planlama ve gerekli tüm kaynakların kontrolü için müşteri
siparişlerinin alımı, yerine getirilmesi, teslimi ve
bunların hesapları ile raporlarını içeren bir metot
sunar.2
ERP’nin popüler olmasının en önemli nedeni, bir
organizasyonun etkin bir biçimde faaliyete geçmesini
sağlaması, uzun dönem planlamalarda kullanılabilir analiz
ve raporlamaya sahip olması ve uygulama ile sistem
kaynaklarını en iyi biçimde kullanmasıdır. Klasik
sistemlerde çok basit bir üretim siparişi bile belki
yüzlerce parçaya bölünmüş, kağıda dökülmüş ve bölümler
arasında kopukluk yaratacak işlemlere dönüşüyordu.
Bölümler arasındaki iletişimsizlik ve hareket
fazlalığından kaynaklanan zaman kayıpları zamanında
teslim edememeye ve hataya neden olabilirdi. Alınan
sipariş tam anlamıyla kontrol dışında gelişen bir süreçte
ilerliyordu. ERP sayesinde tam entegrasyon sağlanmış
olup, eski iletişimsizliğe bir son verilmiştir. Bütün
operasyonel ve idari birimler arasında bütünleşik
yazılımlar kullanılarak her bir departmanın görevleri
doğrultusunda modüller kullanılarak tam entegrasyon
sağlanmıştır.3
2 Eren Taşçı, İşletmelerde Kurumsal Kaynak Planlamasının ÜretimFaaliyetlerine Etkisi: Bir Alan Araştırması, Yüksek Lisans Tezi,Gazi Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, 2006, s. 43 Eren Taşçı, a.g.k., s.4
3
2. ERP’NİN ORTAYA ÇIKIŞ NEDENLERİ VE KULLANIM AMAÇLARI
Organizasyonlar bugün hayati önemi olan iki unsurla
karşı karşıyadır. Küreselleşme ve kısalmış ürün pazarı
ömrü. Küreselleşme rekabeti şimdiye kadar görülmemiş
boyutlara çıkarmış durumdadır. Hayatta kalabilmek ve
gelişebilmek için işletmeler zaman içinde ortaya çıkan
yeni rekabet unsurlarına uyum sağlamak zorundadırlar.
Böyle bir rekabet ortamında şirketler başarılı olmak için
endüstrideki en iyi uygulamaları takip etmek zorundadır.
Kısalmış Ürün Pazar Ömrü sürekli geliştirme, ürün
esnekliği, süper etkin lojistik kontrol ve daha iyi
tedarik zinciri yönetimi gerektirir. Bütün bunlar
organizasyon içi ve dışı tüm tedarik zincirinde
bilgilerin daha hızlı ve hassas girilmesine bağlıdır.
Finans, pazarlama, üretim, insan kaynakları gibi
organizasyonel bölümler esnekliklerini kaybetmeden daha
yüksek seviyede entegrasyon ile çalışmaya ihtiyaç
duyarlar. Organizasyon çapında bir ERP sistemi ile bu
ihtiyaçlar karşılanabilir. Bilgisayar ve iletişim
teknolojisindeki büyük ilerlemeler organizasyonun
birimlerini aralarında daha sıkı bir entegrasyon
oluşturacak şekilde güvenli iletişim ağları ile birbirine
bağlanabilir hale getirmiştir. Bilgi sistemleri
4
teknolojisi günümüzde makul fiyata yüksek güvenirlikte
bol miktarda veri girişimi mümkün kılmaktadır.
Çin ve Hindistan gibi büyük Asya devletlerini de
içeren dünya ekonomilerinin açılmaları, Avrupa Topluluğu,
NAFTA gibi konsolide Pazar ve ticari blokların ortaya
çıkışı muhasebe ve finans fonksiyonlarının imalat
fonksiyonları ile daha iyi bir entegrasyonunu gerekli
kılan gereksinimler zinciri oluşturmuştur. Üretmek ve
satmak yetersiz kalmış, organizasyonlar finans
sistemlerini karmaşık ticaret sınırları, bariyer ve
kotalara göre düzenlemek durumunda kalmışlardır.
Bütün dünyada ve özellikle Asya ülkelerinde oluşan
geniş iş imkanları sayesinde kontrat ve ihracat amaçlı
imalat uygulanabilir olmuştur. Bu durumda aniden ortaya
imalat fonksiyonunun ötesinde bağımlı ve bağımsız
lojistik, malzeme yönetimi, proje yönetimi, finans,
satışlar ve personel yönetimini içeren bir Kurumsal Bilgi
Sistemi ihtiyacı ortaya çıkmıştır. Münferit bilgi sistem
modüllerini entegre etmek neredeyse imkansızdır. Gerekli
olan kurumsal gereksinimleri tasarım safhasında dikkate
alan bir sistemdir. Kurumsal Kaynak Planlama sistemleri
bu değişim senaryosunun doğal bir sonucudur.4
4 Mustafa Fatih Yegül, Kurumsal Kaynak Planlama(ERP) ve Türkiye’dekiUygulamaları, Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Fen BilimleriEnstitüsü, 2003, s.27-28
5
ERP Sistemlerinin ortaya çıkış nedenleri şöyle
özetlenebilir:
Küreselleşme ve uluslar arası rekabet
Bilgi teknolojisinin sağladığı yeni olanaklar
Uluslar arası dağıtım zincirlerinin yaygın ve
daha etkin kullanılır hale gelmesi
Çok tesisli organizasyonların iyi idare ve
kontrol edilmesi ihtiyacı
Ürün ve üretim politikalarındaki rekabete
bağlı değişmeler
Yönetim organizasyonlarında sadeleşme5
3. ERP’NİN TARİHSEL GELİŞİMİ
Kurumsal Kaynak Planlama sistemlerinin tarihsel
gelişimini incelemek için iş entegrasyonu kavramlarının
gelişim sürecine bakmak gerekir. ERP kavramının, Malzeme
İhtiyaç Planlama (MRP - Material Requirement Planning) ve
Üretim Kaynakları Planlama (MRP II - Manufacturing
Resource Planning) terimlerinden türediği
varsayılmaktadır. MRP malzeme ihtiyacını daha etkin bir
biçimde hesaplamak için geliştirilmiş bir sistemdir. Bu
sistem sonradan genişletilerek, satış planlama kapasite
5 Şehbal Talu, Sorularla Kurumsal Kaynak Planlama, İTO Yayınları, İstanbul, 2004, s.12
6
yönetimi ve çizelgeleme gibi işlevleri de kapsayan MRP II
sistemi geliştirilmiştir. MRP II o zamanlar, etkin imalat
planlama için bir sonraki adım olarak görülmekle
birlikte, firmalar, karlılık ve müşteri memnuniyeti gibi
amaçların sadece üretim değil tüm işletmeyi ilgilendiren
kavramlar olduğunu anlamakta gecikmemiş ve finans, satış,
dağıtım ve insan kaynakları işlevlerinin de dahil olduğu
sistemlere ihtiyaç duyulmaya başlanmıştır.6 MRP II ile
ERP arasındaki ana farklılıklar, tartışma konusu olsa da
fonksiyonlardaki önemli değişikliklerden çok teknolojik
odak olarak ileri sürülebilir.
Kurumsal Kaynak Planlaması(ERP), 1990’lı yılların
başlarında, kurumlara yönelik bir çözüm aracı olan
Malzeme İhtiyaç Planlamanın (MRP) ihtiyaçları yeterli
ölçüde karşılamaması sonucunda ortaya çıkmıştır. 1990
yılında bir A.B.D. şirketi olan ve iş teknolojileri
konusunda yönlendirme ve önerilerde bulunan Gartner Inc.
“ERP” akronimini ilk defa kullandı.7 Gelişim sürecinde
gelinen nokta ile ERP çözümleri, orta ve büyük ölçekli
kurumlar başta olmak üzere, üretim ve ticaret
sektöründeki kurumların geri planda yer alan Sipariş
Yönetimi, Finansal Muhasebe, Stok Kontrol, Depolama ve
Dağıtım, Aktif Kaynaklar Yönetimi, İnsan Kaynakları gibi
bölümleri ile ön planda yer alan Satış ve Pazarlama,6 Mustafa Fatih Yegül , a.g.k., s. 207 Stephen Harwood, ERP Kurumsal Kaynak Planlaması, çev. Halefşan Sümen, 2004, s. 10
7
Elektronik Ticaret ve Tedarik Sistemlerinin bir arada
fonksiyonel organizasyonunu sağlamıştır.8
MRP ve MRP II sistemlerinin devamı olarak bünyesine
Bilgisayarla Bütünleşik İmalat (CIM) ve Dağıtım
Kaynakları Planlama (DRP) sistemlerini de katarak gelişen
ve tüm işletme kaynaklarının modüler yapıdan oluşan ERP
sistemi fikrinin ortaya çıkışından, ERP’nin kapsamını ve
içerdiği işlevleri daha iyi anlamak açısından yukarıda
adı geçen kavramlardan bahsetmek uygun olacaktır.
8 Fikret Coşkun, Kurumsal Kaynak Planlama, Yüksek Lisans Tezi,Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü,2007, s.4
8
Şekil-1 Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) Kronolojik
Gelişimi9
3.1. Malzeme İhtiyaç Planlaması (MRP)
Malzeme İhtiyaç Planlaması (MRP); işletmelerde
üretim için neyin, ne zaman, ne miktarda gerekli olduğunu
belirleyen, yani işletmede satın alma veya üretim sipariş
programları hazırlanmasını sağlayan bir sistemdir.10
1960'lı yıllarda bilgisayarların ticari işletmelerde
yaygınlaşmaya başlaması ile ilk kurumsal üretim yönetim
sistemi, malzeme ihtiyaç planlaması MRP (Manufacturing
Requirement Planning) yazılımları kullanılmaya başladı.
İlk MRP yazılımı IBM (İnternational Business Machines)
tarafından geliştirilmiştir.11
Malzeme İhtiyaç Planlaması, üretim sürecini
aksatacak eksik parçaların teminini hızlandırma,
ihtiyaçları ertelenen parçaların teminini ise yavaşlatma
yoluna gider. Gerçek ihtiyaç ortaya çıkmadan malzemelerin
9 http://www.mmo.org.tr/resimler/ekler/0e8517b1fe0b527_ek.pdf?
tipi=65&turu=X&sube=0
10 Seyid Ağayev, Kurumsal Kaynak Planlama Sisteminin Seçimi, Kurulumuve ERP Kullanıcı Firmaların Sistemden Beklentilerinin Analizi,Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü,2007, s.511 Fikret Coşkun, a.g.k., s.4
9
temin edilmesi ve üretimin gerçekleştirilmesi, sınırlı
kapasitenin gereksiz zamanda kullanılmasına ve stokların
yükselmesine neden olur. MRP sistemi, ihtiyaca göre
üretimi hızlandırıp yavaşlatmak suretiyle bu sakıncaları
gidermektedir.12 1970’ler boyunca MRP ve beraberindeki
araç ve teknikler geniş bir kullanım alanı bulmuş ve
başarılı bir şekilde uygulanan firmalara büyük fayda
getirmiştir. Artık firmalar gereksinim duydukları kadar
malzemeyi zamanında sipariş verebilme imkanına sahip
olmuşlardır. Bu da firmalarda üretim ve kalite artışı,
stoklarda düşme sağlamıştır. MRP’nin kapasiteye duyarsız
oluşu en büyük engel olmuş ve bu yetersizliğinden dolayı
Kapalı Devre MRP (Closed Loop MRP) geliştirilmiştir.13
3.2. Kapasite İhtiyaç Planlaması(CRP:CapasityRequirement
Planning)
MRP’deki açık atölye emirleri ve planlanmış
siparişler bu siparişleri zaman periyodunda iş saatleri
olarak iş merkezlerine yükleyen CRP için birer girdidir.
CRP kısa veya orta dönemde MRP ile üretilen malzeme
planını gerçekleştirmek için gerekli olan spesifik işgücü
ve teçhizat kaynaklarını miktarsal olarak belirler. Daha
sonra gerekli kapasite, potansiyel aşırı veya az
12Seyid Ağayev, a.g.k., s.613 http://www.odevarsivi.com/dosya.asp?islem=gor&dosya_no=30336
10
yüklemeleri belirlemek için mevcut kapasite ile
karşılaştırır.
3.3. Üretim Kaynakları Planlaması(MRP II:Manufacturing
Resource Planning)
MRP-II (Manufacturing Resource Planning) üretim
yapan bir şirketin malzeme tezgah-para-insan gibi
kaynaklarının eşgüdüm içinde kullanılmasını sağlamak için
geliştirilmiş bir yöntemdir. MRP-II aynı zamanda kendi
içerisinde bir entegre sistemdir ve tercih edilen yöntem
ERP çalışması ile tamamen benzerdir. Tanımı itibarı ile
MRP-II metodolojisi ağırlıklı olarak üretim yapan
sektörlerde kullanıldığı için, yaygın bir yanlış kanı ile
iki değişik yöntem varmış gibi algılanır. Üretim yapan
firmalarda genelde izlenen sıra aşağıdaki gibidir. Bu
süreç boyunca, hazır olundukça SCM, CRM, MES, FCP gibi
uygulamalarda sisteme ekleniyor olabilir.14
Günümüzdeki MRP II sistemleri firma düzeyinde satış
yönetimi, üretim planlama ve kontrolü, satın alma gibi
faaliyetleri yönetebilmektedir. MRP II paketlerinin
yetersiz kaldığı diğer noktalarda ise ek modüller ya da
entegre çalışabilen paketler devreye girmiştir ancak bu
firma düzeyinde kalmıştır ve firmalar arası bilgi
14 Mustafa Fatih Yegül, a.g.k., s.22
11
iletişimini sağlayamamıştır. Küreselleşmenin doğal bir
sonucu olarak değişik coğrafi bölgelerdeki iş
faaliyetlerinin dağınık veri tabanları ve küresel
entegrasyon yoluyla yönetilmesi önem kazanmış ve ERP
olgunluk çağına girmiştir.15
3.3. Dağıtım Kaynakları Planlaması(DRP: Distribution Resource Planning)
Dağıtım Kaynakları Planlaması (DRP - Distribution
Resource Planning) MRP’den esinlenerek envanterin
dağıtımında optimizasyon sağlamaya çalışan bir yöntemdir.
Literatürde ilk kez 1975 yılında Kanada’da bulunan Abbott
laboratuarlarında kullanılmıştır.
Dağıtım KaynaklarıPlanlaması(DRP - Distribution
Resource Planning) MRP’den esinlenerek envanterin
dağıtımında optimizasyon sağlamaya çalışan bir yöntemdir.
Dağıtım Kaynak Planlaması sistemi şu kriterleri dikkate
alarak çalışır;
● Taşıma araçları ve teçhizatları,
● Yükleme/indirme alanı,
● Depolama alanı ve hacmi,
● Ürünlerin birbirine göre taşıma ve depolama
özellikleri,15 http://www.ias.com.tr/erp/p-mrp_erp.html,11.12.2006
12
● Taşımadaki tonaj
● Zaman kısıtları.
DRP, periyotlar boyunca dağıtım depolarının
gereksinimlerinin projeksiyonunu yapar ve ana depodan
planlanmış siparişler oluşturur. DRP; üretim
kapasitesinin ve stokların etkin bir şekilde tahsis
edilmesini sağlamak, müşteri servis düzeyini yükseltmek
ve stok yatırımlarını düşürmek için, üretim ve dağıtım
yöneticileri tarafından ihtiyaç duyulan bilgi akışını
sağlar.
4. ERP’NİN TEMEL ÖZELLİKLERİ
ERP, bir organizasyon içerisindeki fonksiyonlar
arasında köprü görevi yapmaktadır. ERP ile iş süreçleri
entegre edilerek tek bir çatı altında toplanır. ERP
sistemlerinin temel özellikleri aşağıdaki gibi
özetlenebilir:
Tüm sektörleri hedef alan ve kurulumu esnasında
özelleştirilebilen yazılım paketidir. Diğer
paketlere kıyasla özelleştirmeye çok daha
müsaittir. Çünkü hedef sektörü tanımlanmamış
olan bu standart paketler kurulum esnasında
13
kurumun ihtiyaçlarına göre
özelleştirilebilmelidirler.
Bir veri tanı yönetimi yazılımı, ara katman
yazılımı (middleware) ya da bir işletim sistemi
yazılımdan ziyade ERP bir uygulama yazılımıdır.
Hem ana verileri hem de iş süreçlerine ait
verileri tutan bütünleşik bir veri tabanıdır.
Temel iş süreçleri hakkında çözüm önerileri
sunar.
Birçok kurumsal işlevi hedeflemeyi
desteklemesinden dolayı yüksek oranda işlevsel
bir yapıya sahiptir.
ERP ürün paketleri dünya genelinde, ülkelerden ve
bölgelerden bağımsız çözümler sunmak üzere
tasarlanmıştır. ERP paketleri ülkeden ülkeye
farklılık gösteren muhasebe işlemleri özel
biçimli belgeler oluşturulması (teklifler,
faturalar v.s.) ve insan kaynakları yönetimi
gibi işlevleri ülkesel gereksinimlere uygun bir
şekilde yerine getirir.
14
Temel ERP ürün paketi dünya ölçeğinde kullanımı
sağlamaya yeterli işlevselliği içermesi
sayesinde bazı sektörleri değil tüm sektörleri
hedefler.
ERP yazılımlarını diğerlerinden ayıran bir
özellikte ERP paketlerinin tedarik yönetimi,
sipariş yönetimi ve ödeme işlemleri gibi tekrar
eden ve sürekli olan iş süreçlerini destekliyor
olmalarıdır.
Kurumsal Kaynak Planlama sistemlerinin işletmeye
sağladığı faydalardan en önemlisi, işletme içindeki tüm
fonksiyonları birleştirmesi, işletme departman ve
bölümlerini entegre ederek tek bir veritabanı içinde
görülebilmesini sağlamasıdır. İşletme yönetimi açısından
son derece önemli olan bu özellik karmaşık iş
süreçlerinin düzene sokulması ve işletmenin
yapılabilirlik düzeyini artırması bakımından işletmeye
artılar katmaktadır.
ERP sistemleri, web tabanlı veya klasik
istemci/sunucu mimarisi için tasarlanmış bir
yazılım paketi ile desteklenmektedir.
ERP sistemleri bir işletmenin hemen bütün
süreçleriyle entegre olmaktadır.
15
ERP sistemleri işletmenin işlem süreçlerinin
hemen tamamını işleyebilmektedir.
ERP sistemleri geniş bir veritabanı
kullanmaktadır.
ERP sistemleri verilere gerçek zamanlı ulaşıma
izin vermektedir.
ERP paylaşıma dayalı özellikleri sayesinde
diğer işletmelere senkronize çalışma imkanı
yaratmaktadır.
ERP çeşitli uygulama modelleri yardımıyla
işletmenin her fonksiyonu içine entegre
olabilmektedir.
ERP sistemleri sunucu/istemci teknolojisine
dayalı bir yapı ile coğrafi olarak birbirinden
farklı birim ve bölümlerde
kullanılabilmektedir.16
16 http://www.tsadergisi.org/arsiv/agustos2008/06.pdf
16
İKİNCİ BÖLÜM
İŞLETMELERDE KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI (ERP)
1. KURUMLARI ERP KULLANMAYA GÖTÜREN SEBEPLER
Kurumlar; küreselleşme, hızlı müşteri tepki süreleri
ve kısalmış ürün yaşam süreleri gibi rekabet unsurlarına
uyum sağlamak zorundadır. Böyle bir rekabet ortamında
şirketler başarılı olmak için endüstrideki en iyi
17
uygulamaları takip ederek bilginin gerçek zamanlı
stratejik kullanım gücünü elde etmek zorundadır. ERP
uygulamalarını gerekli kılan birçok faktör vardır.
Şirketin tutarlı bilgi ihtiyacını karşılayacak kurumsal
bir kaynak oluşturmak, ilk denemede güncel ve güvenilir
veriye ulaşmak, iş sistemlerini olabildiğince tek bir
çatı altında bütünleştirmek bunların başlıcalarıdır. Ek
olarak ERP sistemleri son dönemlerde, sadece işletme içi
iş süreçlerini bütünleştirmek için değil, aynı zamanda
şirketin tedarikçileri ve müşterileri arasında internet
üzerinden zaman ve yerden bağımsız entegrasyon kurabilme
yeteneklerinden dolayı da tercih edilmektedir. Birçok
üretici kurum, ürün yenileme, daha hızlı teslimat, daha
iyi kalite ve daha iyi hizmet konusunda artan müşteri
taleplerini karşılayabilmek için, teknolojik yardıma
ihtiyaç duyar. Küresel bir şirket, farklı yerlerdeki
kaynaklarını yönetmek için, gerçek zamanlı ve doğru
bilgiye sahip olmak zorundadır. Bazen farklı zaman
dilimleri ve coğrafi bölgeleri ilgilendiren kararlar,
birbirleriyle etkileşimli olarak eş zamanlı verilmek
zorunda olabilir.
Kurumları ERP seçimine iten diğer nedenler şöyle
sıralanabilir:
Arka plandaki (back office) işlerin otomasyonu,
18
İş süreçleri arasında daha iyi bir koordinasyon
için müşteri sipariş bilgileriyle finansal
bilgilerin bütünleştirilmesi, üretim sürecinin
ve insan kaynaklarının standartlaştırılmasıyla
servis kalite seviyesinin yükseltilmesi,
bireysel ve organizasyonel verimliliğin
artırılması,
Coğrafi olarak birbirinden uzak birimler
arasındaki koordinasyon,
Kurumun farklı birimleri arasında terminoloji
birliğinin sağlanması,
Bilgi teknolojisi altyapısını anlamayı ve bu
yapıda çalışmayı kolaylaştıran tutarlı uygulama
mantığı, tutarlı bilgi ve arayüze sahip olmak,
Bilgi teknolojisi altyapısını yönetmeyi
kolaylaştıran tek bir sistemin varlığı,
Stratejik işletme kararlarının
iyileştirilebilmesi için veriye kolay erişim
ihtiyacı,
İşletme maliyetlerinde azalma beklentisi,
19
Süreçlerde müşteri katkısının artırılması
beklentisi,
İşletmenin fonksiyonları arasındaki bütünleşme
gereksinimi.17
Diğer taraftan, Fortune 500 firmaları üzerine
yapılan bir araştırmada, ERP sistemi kuran işletmelerin
stok maliyetlerinin ve personel maliyetlerinin
azalmasını; üretim ve sipariş yönetimlerinin etkinlik
kazanmasını; bilgi akış süreçlerinin ve iş süreçlerinin
iyileşmesini bekledikleri sonucu ortaya çıkmıştır.
Gattiker ve Goodhue ise ERP sistemleri kurulumundan
beklenen faydaları dört ana grupta incelemektedir.
Gattiker ve Goodhue’ya göre ERP;
İşletme faaliyetlerini standartlaştırarak ve
entegre ederek alt birimler arasındaki bilgi
akışını iyileştirmekte,
Yönetim faaliyetlerini merkezileştirmekte,
Bilgi sistemlerinin maliyetini azaltmakta ve
Etkin olmayan süreçlerden etkin süreçlere
geçişi sağlamaktadır.18
17http://www.sosyalbil.selcuk.edu.tr/123/sayi15.htm Erkan Bayraktar, Mehmet Efe, Kurumsal Kaynak Planlaması ve YazılımSeçim Süreci, s.69518 http://www.denetimnet.net/UserFiles/Documents/Makaleler/Akademik%20Makaleler/ERP-KurumsalKaynakPlanlamasi.pdf
20
2. İŞLETMELERDE ERP SİSTEMLERİNİN KURULUM SÜRECİ VE
SEÇİM KRİTERLERİ
İşletmeler ERP sistemlerini kurmaya karar verdikten
ve iş süreçlerini iyice analiz edip ERP sistemlerinden
beklentilerini belirledikten sonra, ERP yazılımlarını
beklentileri ve işletmelerinin özellikleri doğrultusunda
seçerek uygulamaya başlarlar. ERP sistemleri dünya
genelinde çok büyük bir oranda yazılım paketleri üreten
ve bu konuda uzmanlaşmış firmalar tarafından işletmelere
sunulur. İşletme açısından en önemli konu hangi yazılımın
kendisine daha uygun olduğunu belirlemektir.
ERP sistemlerinin işletme bünyelerine adaptasyonu
çok önemli ve dikkat isteyen bir çalışma gerektirir.
İşletmelerin iş organizasyonlarının önce karar sonra ağır
bir değişimle ERP sistemlerini kurmaları tavsiye
edilmektedir. İşletmeler değişikliklerin adaptasyonuna
karar verdikleri zaman, bu değişiklikler küçük
değişikliklerden ERP sisteminin bunların tam olarak
yerini almasıyla sonuçlanacaktır.
İşletmeler bu ERP yazılımlarını kendi bünyelerinde
oluşturabileceği gibi profesyonel yazılımların
kendilerine hitap eden modüllerini alıp sonrasındaki
21
eklemeleri kendileri yapabilirler. Yalnız bu durumda
işletme bünyesinde yeterince uzman ve yetenekli bilgi
işlem uzmanları barındırmaları kaçınılmazdır. Ama bu
sistemlerin işletme bünyesinde yapılması işletme
açısından çok zaman alabilir ve yazılımın çalışmasında
sorunlar yaşanabilir. Bu da yatırımın zararla
sonuçlanması ve üretimin denemeler sırasında durması ve
aksaması gibi sorunlar yaratır.
ERP yazılım paketi seçilirken önce yazılımlar daha
sonra ise bu yazılımın çalışacağı teknolojik altyapı
belirlenir. Donanım açısından işletme seçeceği ERP
yazılımına hazır olmalıdır. Bu açıklamalara paralel
olarak ERP sistemi için işletmeler açısından bazı genel
kriterler bulunmaktadır.
Bu kriterler öncelik olarak işletme ihtiyaçları
sonrasında yazılım özelliklerine bağlı olarak
değerlendirilmelidir. Bu kriterleri şöyle
sıralayabiliriz:
İhtiyaca uygunluk
Üst yönetimin desteği
Uygulama süresi
Uygulama maliyetleri
Satıcının pazardaki durumu
Satış sonrası destek
22
Süreç iyileştirmeye katkısı
Yeniliklere açıklık
Web tabanlı kullanım özelliği
Uygulanabilirlik ve danışmanlık
Sistem tedarikçileri
Diğer bilgi sistemleri ile entegrasyon
Esneklik
Kullanım dili
İşletme organizasyon yapısına uygunluk
Çalışan personelin sisteme uyumu
Güvenilirlik
E-iş ve E-ticarete uygunluk
Sayılan tüm bu kriterler göz önüne alınarak seçilen
uzman ekibin verdiği karar doğrultusunda işletme için en
uygun olan ERP yazılımı uygulanmaya başlar. Bu dönemde
ERP gibi bilgi sistemleri projelerinin başarısı kritik
faktörlere bağlıdır. Bunlar, üst yönetim desteği, alıcı
konsültasyonu( kullanıcı ilişkisi) ve açık proje
hedefleridir.
Sistemin işletme bünyesine aktarılmasının ilk adımı
projenin organizasyonunu belirlemektir. Üst yönetimden
bir kişinin proje lideri olarak seçilmesi işlemlerin
yönetim kontrolünü ve çalışmaların hızlı bir şekilde
yapılmasını sağlar.
23
ERP sistemini kurmakla görevli ekip ilk olarak
işletme bünyesinde sistemi kullanacak kullanıcılara
gerekli eğitimi vermelidir. Daha sonra uygulama önceden
hazırlanmış donanıma aktarılır. Bu işlemden sonra sisteme
veri girişleri yapılır. Bu durum son derece önemli ve
kritik bir noktadır. Girilecek verilerin tam doğruluğu
sağlanmalıdır. Girişler yapıldıktan sonra iş birimleri
bazında kullanıcıların eğitimleri özelleştirilir, sistemi
tanımaları sağlanır. Bu aşamalarda tamamlandıktan sonra
artık işletme tam anlamıyla yeni Kurumsal Kaynak
Planlaması sistemini uygulamaya hazırdır.19
3. İŞLETMELERDE ERP UYGULAMALARI
Sadece MRP ve ERP sistemlerinin değil, tüm büyük
yazılım paketlerinin uygulamadaki başarı oranı asla çok
iyi olmamıştır. Amerika’da, Avrupa’da ve dünyanın diğer
yerlerinde yapılan araştırmalar sonucunda, bu sistemlerin
üçte birinden daha azı, uygulamanın başında konulan
kriterleri karşılamıştır.20
19 Eren Taşçı, a.g.k., s.52-5320 Nazlı Keskin, İşletmelerde Kurumsal Kaynak Planlaması Kullanımı veKüçük Ve Orta Büyüklükteki İşletmelerde Bir Uygulama Çalışması,Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü,2007, s. 42
24
3.1. İŞLETMELERDE BAŞARISIZ ERP UYGULAMALARININ NEDENLERİ
3.1.1. Personelin Sistemin Başarılı Olmasını
İstememesi
Sisteme olan olumsuz personel yaklaşımlarının belli
başlı nedenleri şunlardır:
İş Kaybı: personelde, yeni sisteme geçildikten
sonra kendi işlerini ya da çalışma
arkadaşlarını kaybedecekleri endişesi
belirebilmektedir. Bu sorunun oluşmaması için
proje başlangıcındaki genel toplantıda tüm
personele işin devam ettiği ve geliştiği sürece
kimsenin işini kaybetmeyeceği konusunda teminat
vermektir.
Performans Değerleme ve Ödül Sisteminin
Değiştirilmemesi: Personelin motivasyonunda
azalmaya neden olmamak amacıyla performans
değerleme ve ödül sistemi yeni ERP sistemine
adapte edilerek organizasyona bildirilmelidir.
Sistemin Personel Günlük Rutin İşlerini
Zorlaştırması: ERP sistem uygulaması her
fonksiyon ve departman sorumluluklarının
yeniden organize edilmesini gerektirmekte ve
25
durum personelin rutin işlerinde geçici
zorluklara neden olmaktadır.
Başarısızlık Korkusu: Sistemin personel
işlerini ve sorumluluklarını değiştirmesi,
kişilerde bu değişiklere adapte olmama ve yeni
işleri başarıyla yerine getirmeme korkusu
yaratabilmektedir.
Azalan Sosyal Önem: Sistemi, bazı kilit
personelin sosyal önemini azaltabilmektedir.
ERP projesi geçmişte kilit personele sağlanan
komünikasyonu makineleştirmektedir.
3.1.2. Personelin Yeni Sistemin Gereksiz Olduğunu
Düşünmesi
Kişiler yeni sisteme gerek duymadıkları takdirde,
sistemin başarıya ulaşması için gerekli olan eforu
harcamamaktadır. ERP projesinin getireceği değişim olgusu
birçok işletmede değişime karşı bir direnç yaratmaktadır.
ERP sistemini işletmeye önemli bir rekabet avantajı
sağlayacağı ve bunun işletmeyi olumlu yönde etkileyeceği,
personele çeşitli eğitimler yardımıyla anlatılarak tüm
organizasyonda sistemin gerekliliğine dair genel bir
inanç yaratılmalıdır.
26
3.1.3. Personelin Yeni Sistemle İlgili Beklentileri
Gerçekçi olmayan beklentiler: Projenin
başlangıç aşamasında tamamlanması için gereken
zaman ve efor hakkında iyimser beklentiler,
uygulama aşamasında kullanılacak kaynak ve
gereken çabanın proje süresine homojen olarak
dağıtılmamasına neden olmaktadır.
Aircraft Carrier Sendromu: ERP sistemi tam
olarak devreye alındıktan sonra ilk aşamada
işletme operasyonları geçici olarak
yavaşlamakta ve üretim performansı düşmektedir.
Bunun sebebi, eski sisteme olan alışkanlığın
sürerek işletme operasyonlarını
yavaşlatmaktadır. İşletmenin bu geçici
performans düşüşünü beklememe ve anlamaması
durumunda sistemin başarısız olduğuna karar
verilmekte ve tüm proje iptal edilebilmektedir.
Yetersiz Proje Uygulama Yönetimi: Birçok
işletmede yönetim, ERP sistemini satın alma
aşamasından sonra tamamen alt personele
devretmektedir. Üst yönetim aktif katılımının
27
olmaması projenin başarısını olumsuz yönde
etkilemektedir.
Projenin Bir Bilgi-İşlem Projesi Olarak
Görülmesi: Projenin bilgi işlem projesi
olduğunun düşünülmesi sisteme teknik bir proje
sıfatı kazandırarak ilginin azalmasına neden
olabilmektedir. Böyle bir izlenim oluşturmamak
için proje lideri ve proje takım üyeleri bilgi-
işlem departmanı dışındaki personelden
seçilmelidir.
3.1.4. Personelin Sistemin Temel Konseptlerini
Anlamaması
Sistem entegrasyonu anlaşılmadığı sürece uygulamanın
başarıya ulaşma şansı bulumamaktadır. Eğitim, entegre bir
sistemin nasıl çalıştığı, uygulama için vizyonun ne
olduğu ve iletmede ne tür değişimler yaratacağı
konularını içermelidir.
3.1.5. Veri Doğruluğunun Bulunmaması
28
Verilerin doğru olmaması durumunda kullanıcılar
sisteminde elde edilen bilgilere güvenmemeye
başlamaktadır. Sisteme olan güvenin azalmasıyla birlikte
sistem kullanıcıları sistemden gelen verileri ayrıca
manüel olarak elde etmeye çalışmakta ve sistem
fonksiyonelliğini yitirmektedir. Bu süreç, satın alma ve
kurulum aşamalarında önemli bir yatırım yapılmış ve zaman
harcanmış olan ERP sisteminden elde edilen verilerin
tamamen değersiz hale gelmesine kadar uzanabilmektedir.
Bu durum ERP için yapılan bütün yatırımlarla birlikte
projenin başarısızlığa ulaşmasına neden olmaktadır.
3.1.6. Sistem Özellik ve Fonksiyonlarının Belirlenmesi
Yeni sistemde bulunması gereken özellik ve
fonksiyonlar dikkatli bir şekilde belirlenmeli, ihtiyaç
duyulmayan fonksiyon ve özellikler için para ve zaman
kaybedilmemelidir.
3.1.7. Uygulamanın Tamamının Dış Kaynaklar Tarafından
Yapılması
Tüm uygulamaların dış kaynaklara teslim edilmesi,
danışman işletmenin organizasyonun tüm ihtiyaçlarını
anlayamaması ve uygulama sonrasında danışmanlara bağımlı
29
kalınmasına neden olabilmektedir. İhtiyaçların
anlaşılmadan proses ve prosedürlerin yazılım paketlerine
göre değiştirilmesi işletme içerisinde direnç yaratacak
ve başarı şansı düşecektir. Danışmanlar başarılı bir
uygulamada mutlaka bulunmalı, uygulamayı tamamen
üstlenmek yerine kaynak olarak kullanılmalıdır.
3.1.8. Uygulamanın Tamamının İşletme Tarafından Yapılması
Bazı işletmeler maliyet tasarrufu amacıyla dışarıdan
hiçbir destek almadan uygulamayı üstlenme yaklaşımı
izlemektedir. Her uygulamada belirli miktarda dış kaynak
kullanımı, uzmanlık ve rehberlik gerekmektedir.
Uygulamanın başarıya ulaşması amacıyla bu kaynaklardan
yararlanmak, uzun vadede yapılacak harcamanın çok daha
fazlasını getirmektedir.21
3.2. ERP SİSTEMİNİN KURULUMUNDA BAŞARIYA ETKİ EDEN
FAKTÖRLER
ERP’nin kurulumu; dikkatlice yönetilmesi gereken
büyük bir organizasyonel değişiklik gerektirir. Bu
sürecin sonucunda başarılı olmak için, göz önüne alınması
21 Seyid Ağayev, a.g.k., s.98-99
30
gereken kritik faktörler vardır. Bu faktörlerin hepsi,
başarıya etki eder.
Tablo-1. Araştırmacılara göre ERP’de Kritik Başarı
Faktörleri 22
Bingi ve
diğerleri
(1999)
Umble ve
diğerleri
(2003)
Al-mashari ve
diğerleri
(2003)
Holland ve
Light (1999)
Üst yönetimin
desteği,
İş
süreçlerinin
yeniden
tasarımı, ERP
danışmanı,
İmplementasyon
zamanı,
İmplementasyon
maliyeti, ERP
tedarikçisinin
seçimi,
Uzmanın doğru
seçimi,
Çalışanların
eğitimi,
Çalışanların
morali
Stratejik
amaçların
açıkça
tanımlanmış
olması, Üst
yönetimin
desteği,
Mükemmel proje
yönetimi,
Organizasyonel
değişim
yönetimi,
İyi bir imp.
Takımı,
Verilerin
doğruluğu,
Eğitim,
Odaklanılmış
performans
1.Kurulma
aşamasında:
yönetim ve
liderlik,
vizyon ve
planlama,
2 .
İmplementasyon
aşamasında:
paket seçimi,
iletişim, süreç
yönetimi, proje
yönetimi,
eğitim, sistem
testi, kültür,
3.
değerlendirme
aşamasında:
performans
1. stratejik
faktörler:
geleneksel
sistem, ERP
stratejisi,
işletme
vizyonu, üst
yönetim
desteği, proje
çizelgesi ve
tanımlar.
2. taktiksel
faktörler:
danışmanlık,
işgören,
yazılım, kabul
testi, İzleme
ve geri besleme
22 http://yaem2004.cukurova.edu.tr/bildiriler/005%20-%20TamMetin.pdf
31
ölçütleri,
Çoklu sitede
kullanım
yönetimi iletişim, sorun
çözme
3.2.1. Üst Yönetimin Katılım ve Desteği
Bilgi teknolojileri projeleri için üst yönetimin
desteği kritiktir. ERP sistemi, işletmenin iş süreçlerini
değiştirdiği ve rekabet avantajını etkilediği için üst
yönetimin bunu stratejik bir karar olarak değerlendirmesi
gerekir.
Üst yönetim toplantılarda bulunmalı ve proje
takımıyla zaman geçirmelidir. Böylece, projenin gelişimi,
karşılaşılan problemler konusunda fikir sahibi olur ve
çözülmesine yardımcı olabilir. Proje için gerekli
kaynakları sağlamak da bu desteğin bir parçasıdır.
3.2.2. İş Süreçlerinin Yeniden Yapılandırma
ERP sistemlerinin kurulması, işletmenin standart iş
süreçlerini yeniden yapılandırarak, ERP sistemine uygun
hale sokmasını gerektirir. ERP sisteminin özelliklerinden
biri de, sektördeki en iyi uygulamalara göre
çalışmasıdır. Yani, bu sisteme uygun iş süreçleri en
32
verimli iş süreçleridir. Bu yüzden, iş süreçleri pakete
uyacak şekilde yeniden yapılanmalıdır. Bu organizasyonel
değişikliğin maliyeti fazladır, ama getirileri bunu
karşılar.
3.2.3. Proje Yönetimi
İşletmelerin ERP kurulum süreci için proje yönetimi
stratejisi olmalıdır. Bunun anlamı, bir proje takımının
olması ve projeyi yönetmek için bir planın olmasıdır.
Proje için planlanan süre önemlidir. Süre kısa olursa,
proje gelişigüzel yapılacaktır, eğer gerektiğinden fazla
olursa da insanların projeye olan inancı azalacak ve
moral düzeyleri düşecektir.
Proje yönetiminin temel gereklerinden biri de bir
proje grubunun oluşturulmasıdır. Bu ekibin üyelerinin en
başarılı elemanlar arasından seçilmesi gerekir. Bu
çalışanların, hem işletmenin iş süreçleri hakkında geniş
bir bilgisi olması; hem de sektördeki uygulamalardan
haberdar olması tercih edilmelidir. Böylece hem
işletmenin ihtiyaçlarını anlayabilir ve projenin doğru
yönde ilerlemesi için çaba sarf edebilirler. Yöneticiler;
bu vasıflı çalışanları, önceden yaptıkları işleri
aksatabilecekleri için ERP projesinde görevlendirmek
33
istemeyebilirler; fakat projenin işletmenin geleceği
açısından çok önemli olması bunu gerekli kılar.
Proje grubunun periyodik aralıklarla projenin
durumunu tartıştıkları toplantılar yapması gerekir.
Ayrıca proje liderinin seçimi de, sonuçları açısından tüm
projenin başarısını etkileyecek bir karardır.
3.2.4. Verilerin Doğruluğu
İşletme envanter raporları, ürün ağacı kayıtları,
imalat verileri gibi birçok veriyi barındırmaktadır. Bu
verileri saklayarak kontrol altında tutmak, entegrasyon
için önemlidir. Verilerin doğru bir şekilde elde edilmesi
için, çalışanların da buna özen göstermesi ve bu konuda
sorumluluk sahibi olmaları gerekir. ERP paketinin
modülleri birbiriyle bağlantılı olduğu için; tek bir
modüle yanlış veri girişi yapmak, diğer modülleri ve
dolayısıyla etkileyecektir. Bu yüzden, çalışanların
verilerin doğru elde edilmesinden ve sisteme girişinde
dikkatli davranmalıdır.23
3.2.5. Sistem Hakkında Eğitim Verilmesi
23 Seyid Ağayev, a.g.k., s.103,104
34
ERP sistemlerinin başarılı uygulaması için
eğitimle ilgili aşağıdaki konular ön plana çıkmaktadır:
ERP sistem kavram ve mantığı
ERP yazılım özellikleri
Kademeli eğitim
Kullanıcı el kitaplarının kolay ve anlaşılır
olması
Öğrenme kapasitesi
Eğitmen tercihi
Eğitimin ana gerekçesi işletmedeki çalışanların
uzmanlık ve bilgi seviyelerini yükseltmektir. Bunun
yanında eğitim, insanların tavır ve davranışlarını
etkilemede kullanılan etkili bir araçtır. Bu konuda
sağlanacak öğrenme ile adaptasyon ve değişime direnç
konusunda olumlu sonuçlar elde edilebilir.24
3.2.6. Çalışanların Katılım ve Desteği
ERP projesi konusunda çalışanlara güven aşılamak
önemlidir. Bu yeni sistemi kabul edip uyum
sağlayabilmeleri için zaman vermek gerekir. Sisteme karşı
çalışanların direnciyle karşılaşabilirler. Bu direnç, iş
24 Kaan Altın, İşletmelerde Kurumsal Kaynak Planlaması Kapsamında Stratejik İnsan Kaynakları Seçimi: Bir Model Önerisi, Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, 2007, s.36
35
yapma şekillerinin değişeceğinden dolayı duyulan
rahatsızlığın sonucudur.
Projenin işleyişi ve aşamaları hakkında çalışanlar
bilgilendirilmelidir. Sistemin yararları ortaya çıkmaya
başladıkça, direnç de çözülmeye başlar. Pilot bir proje,
bu yararları onlara göstermek için etkin bir yoldur.
ERP işletmenin tümünü kapsayan, departmanları
birleştiren bir sistemdir ve bu sistemin çalışması için
her departman ile çalışanın çabası gereklidir.25
3.2.7. Yazılım /Donanım Uygunluğu
Proje uygulamasının ilk aşamalarında bir ihtiyaç
analizi yapılması ve farklı yazılım/donanım çözümlerinin
incelenmesi ERP sisteminin işletme gereksinimlerini daha
iyi karşılaması sonucunu doğuracaktır. Bunlar:
Yazılım/donanım ve işletme ihtiyaçları
arasındaki uyum
Uyarlama kolaylığı
Üst versiyonlara geçiş kolaylığı
Yazılımın güncellenme sıklığı26
25 Seyid Ağayev, a.g.k., s.10626 Kaan Altın, a.g.k., s.40
36
3.2.8. ERP Danışmanlık Firması Desteği
ERP uygulamalarında yazılım satıcısı ile ilgili
aşağıdaki konular öne çıkmaktadır:
Yazılım satıcısının hizmet verme süresi
Nitelikli personel
Satıcının ERP uygulamasına katılımı
İmalat ve bilgi konusunda birikimidir.
Yazılım satıcısının desteğinde mevcut olan eksiklik
ERP uygulama sürecini ciddi biçimde olumsuz etkiler.
Satıcı firmanın elemanlarının iş ile ilgili birimlerinin
yanında takım ruhuna sahip, dışa dönük, insanlarla kolay
ilişki kurabilen kişiler olması da sistemin başarısında
olumlu bir etkendir.27
4. ERP’NİN İŞLETMEYE SAĞLADIĞI FAYDALAR
İşletmeler büyüdükçe çok tesisli hale gelmekte,
uluslar arası piyasalara girmekte ve hatta farklı
ülkelerde fabrikalara sahip olmaktadır. Bu şekilde yoğun
rekabet altına giren işletmeler, karşılarına çıkan
fırsatları değerlendirme, kuvvetli yönlerini koruma,
27 Kaan Altın, a.g.k., s.41
37
zayıf yönlerini geliştirme, olası tehlikeleri görme yolu
ile rakiplerine rekabet üstünlüğü sağlama amacına
yöneliktirler. Stratejileri taktik ve operasyonel
düzeyde, uygulama araçları ise işletme kaynaklarının
kullanım planlarıdır. ERP sistemi, söz konusu kaynakların
işletmenin stratejileri doğrultusunda etkin kullanımını
sağlayan bir yazılım sistemidir.
ERP sistemi ile en küçük bir bilgi dahi değer
kazanmakta ve işletme tüm fonksiyonları ile esnek bir
yapıya kavuşmaktadır. Bu da işletmeyi hacim olarak ve
personel sayısı olarak hafifletmekte ve verimli, etkin
üretim gerçekleşirken maliyetler de düşüş
sağlanabilmektedir.28
ERP sistemlerinin sağladığı faydalar şöyle
sıralanabilir:
Piyasadaki tehditlere ve fırsatlara daha hızlı
tepki vermeyi sağlar.
Etkin stok yönetimi ve denetimiyle, stok
maliyetlerinin ve elde bulundurma
maliyetlerinin düşmesine katkıda bulunur.
28 Özge Ural, Orta ve Büyük Ölçekli Hazır Giyim İşletmelerinde Kurumsal Kaynak Planlama(ERP) Yazılımlarının Kullanımı Üzerine Bir Araştırma, Gazi Üniversitesi Eğitim Bilimleri Enstitüsü, 2004, s.31
38
Bölgeler ve/veya iş yerleri arasında malzeme,
işçilik, makine-teçhizat, bilgi gibi üretim ve
dağıtım kaynaklarının ortaklaşa ve verimli
kullanımını sağlar.
Gerçek zamanlı kar-zarar ve maliyet
analizlerinin yapılabilmesini sağlar.
Değişken üretim koşullarına hızlı tepki vererek
rekabet gücünün arttırılmasına katlı sağlar.
Örnek senaryolar oluşturarak muhtemel sonuçları
canlandırabilir (Simülasyon).
Müşteri hizmet seviyelerini geliştirerek
müşteri memnuniyetinin artmasını sağlar.
ERP sistemini uygulayan çeşitli fonksiyonlar,
birimler, işletmeler ve ülkelerdeki
faaliyetlerde merkezi bir koordinasyon
oluşturarak dil, coğrafya ve zaman sınırlarını
ortadan kaldırır. Böylece bir yönetici, bir
başka ülkedeki fabrikanın çeşitli
faaliyetlerini bulunduğu yerden rahatlıkla
izleyebilir.
39
ERP sistemi ile müşteri tek bir birimi
arayarak, internet üzerinden siparişini
verebilir ve daha sonra verdiği siparişin
gelişimini takip edebilir. Sistem
standartlaştırıldığı için bilgi, tüm
organizasyon boyunca aynıdır.
ERP sadece tüm organizasyonu bir uçtan diğer
uca bütünleştirmekle kalmaz ayrıca daha etkin
çalışmak isteyen ilgili fonksiyonlara da bilgi
sağlar. Üretim odaklı kararlar, satış odaklı
kararlara daha kısa bir sürede, daha etkin bir
şekilde bağlanarak üretimden satışlara kârlılık
gerçek zamanlı izlenebilir. Böylece, karar
verme hızlanır ve kolaylaşır.
ERP sistemiyle birleştirilmiş ve bütünleşik
bilgi sağlanarak, kaynakların daha etkin
kullanılması gerçekleştirilebilir. Böylece daha
az kaynak kullanımı ile daha çok katma değer
elde edilebilir.
ERP sistemi daha doğru ve tutarlı raporların
otomatik olarak hazırlanmasını sağlar.
40
Bilgi gerçek zamanda hazır halde bulunur ve son
kullanıcılar ihtiyaç duydukları bilgiye
kolaylıkla erişebilir.
ERP sistemi işletme genelinde, termin
sürelerini ve maliyetleri azaltma amacına
yöneliktir.
En güncel bilgiye en hızlı şekilde ulaşma
imkânının getirdiği üst düzey bilgi
bütünleştirmesi sayesinde, pazar, müşteri ve iş
dünyası oluşumlarına organizasyonun anında
tepki vermesi sağlanır. Envanter kontrolü ve
arz/talep dengesi yerine oturtulur.29
Kısaca özetleyecek olursak:
Azalan maliyetler
Fonksiyonel entegrasyon
Daha basit bilgisayar ve iletişim sistemi
Tüm işletme düzeyinde MRP II yararları
İşletme faaliyetleri üzerinde küresel denetim
Tüm uygulamalara istenildiği zaman istenilen
noktadan ulaşım kolaylığı30
29http://www.sosyalbil.selcuk.edu.tr/123/sayi15.htm Erkan Bayraktar, Mehmet Efe, Kurumsal Kaynak Planlaması ve YazılımSeçim Süreci, s.705 30 Aysel Karadede, Kurumsal Kaynak Planlaması Sonrası İşletmelerinYaşadığı Sorunlar, Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi FenBilimleri Enstitüsü, 2004, s.138
41
5. ERP’NİN SAKINCALARI
Bir ERP sisteminin birçok avantajı olmasına rağmen
halihazırda birtakım dezavantajları da mevcuttur. Bunlar:
Maliyetlerinin çok yüksek olması; küçük ve orta
büyüklükteki işletmelerin bu sistemleri
kullanmasını oldukça zorlaştırmaktadır.
Uygulama sürecinin uzun olması; bu süre
içerisinde yöneticiler değişebilmekte, ekip
üyeleri ayrılabilmekte ve uygulama sekteye
uğramakta ve hatta terk edilebilmektedir.
Ayrıca sürenin uzun olması çalışanları
rutinleştirip motivasyonlarını azaltabilir.
İşletmedeki rutin işler uzun uygulama süresince
aksayabilmektedir.
ERP birçok işlemi otomatikleştirdiği için bu
kişileri rutinleştirip yaratıcılıklarını
ortadan kaldırabilir. 31
31 Kaan Altın, a.g.k., s.64
42
Yazılımın farklı organizasyonel ve milli
kültüre sahip olan işletmelerde uygulanmasından
kaynaklanan problemler ortaya çıkabilmektedir.
6. TÜRKİYE’DE ERP UYGULAMASI ÖRNEKLERİ
Seyid Ağayev’in ERP sisteminin seçimi, kurulumu ve
ERP kullanıcı firmaların sistemden beklentilerinin
analizi konulu tezinde yapılan araştırmada ERP kullanıcı
firmalarla ilgili olarak dağılımlar şu şekildedir:
Tablo-2. Ankete Katılan Firmaların Sektör
Bazında SayısıSektör Adet Sektör Adet
Motorlu Taşıtlar Ve
Parçaları %13
3 İlaç ve Kimya %9 2
İnşaat %9 2 Metal Eşya Sanayi %9 2
Kağıt ve Kağıt Ürünleri
%5
1 Enerji %9 2
Tütün Ürünleri %5 1 Sağlık %9 2
Gıda %9 2 İletişim-Teknoloji %9 2
Tekstil %14 3
Ankete katılan firmaların genel olarak farklı
sektörlerden olmasına özen gösterilmiş, bu da alınan
verilerin ERP performansının çeşitli sektörlerde ne
43
ölçüde olduğunu tespit etmek için doğru veriye ulaşmayı
sağlamak amacıyla yapılmıştır.
Ankete katılan firmaların çoğunluğunu Türkiye’nin
sanayi başkenti olan İstanbul merkezli firmalar
oluştururken, İstanbul’u sırasıyla Ankara, İzmir ve Bursa
takip etmektedir. Bu da Türkiye’nin batı bölümlerinin
sanayi olarak daha gelişmiş oluşunun bir sonucu olarak
kabul edilebilir.
Tablo- 3. Ankete Katılan İşletmelerin Coğrafi
Dağılımıİli Adet Yüzde
İstanbul %41 9 40,91
Ankara %27 6 27,27
İzmir %18 4 18,18
Bursa %14 3 13,64
Katılımcı firmalar çalışan sayısı açısından da
çeşitlilik arz etmektedir. Bu da farklı büyüklüklere
sahip firmalarla karşı karşıya olduğumuz göstermektedir.
Tablo-4. Çalışan
SayısıÇalışan Sayısı Adet Yüzde
0-100 (%5) 1 4,55
101-250 (%14) 3 13,64
251-500 (%27) 6 27,27
44
501-1000 (%36) 8 36,36
1001-3000 (%18) 4 18,18
3000’den fazla
(%5)
1 4,55
Firmaların büyüklüklerini yıllık ciro miktarları
açısından kıyasladığımızda da oldukça farklı büyüklüklere
sahip oldukları görülmektedir. Ankete katılan firmaların
2 tanesi ciro büyüklüğü hakkında bilgi vermemiştir.
Tablo-5. Ciro BüyüklüğüCiro Adet Yüzde
0-1,000,000$ (%8) 2 8,33
1,000,000$-5,000,000$
(%21)
5 20,83
5,000,000$-10,000,000$
(%25)
6 25,00
10,000,000$-50,000,000$
(%17)
4 16,67
50,000,000$-100,000,000$
(%13)
3 12,50
100,000,000$’dan fazla
(%8)
2 8,33
Firmaların %81’inin ISO 9001:2001 belgesi vardır. Bu
da, ERP kullanan firmaların; süreçlerini belirlemiş, bu
süreçleri sürekli olarak yeni sistemlerle geliştiren,
çalışanların da katılımıyla müşteri memnuniyeti ve
45
verimliliği hedefleyen kurumsal firmalar olduğunu
göstermektedir.
Firmaların %36’sında CRM (Müşteri İlişkileri
Yönetimi) uygulamaları kullanılmaktadır. Müşteri
memnuniyetini hedefleyen bu uygulamaya genelde,
müşterilerle birebir ilişkide olan firmalar rağbet
göstermektedir.
SCM (Tedarikçi Zinciri Yönetimi) ise, firmaların
%17’sinde kullanılmaktadır. Artık bu sistem genellikle
ERP paketinin içinde sunulmaktadır.32
7. ERP’NİN İŞ SÜREÇLERİNDEKİ ETKİLERİ
ERP, hem işletmecilik hem de bilgi teknolojileri
dünyalarına çok büyük etkiler yaparak, çeşitli
boyutlardaki değişiklikleri yanında getirmektedir. ERP,
etkilerini işletmecilik kavramı içinde farklı şekillerde
göstermektedir. ERP’nin önemini ortaya koyacak çeşitli
değişiklikler ve etkiler aşağıda sunulmaktadır;
ERP, “dünyadaki büyük işletmeleri ve KOBİ’leri
(Küçük ve Orta Büyüklükteki İşletme) büyük çapta
etkilemektedir”.Öncelikle uluslar arası işletmeler
32 Seyid Ağayev, a.g.k., s. 113,114
46
olmak üzere, dünyada birçok büyük işletme
küreselleşme ile birlikte Reorganizasyon projelerini
devreye sokmuştur. Önceleri KOBİ’ler için bir
ihtiyaç gibi görünmeyen ERP’nin, gerçekte hakkettiği
değeri, büyük işletmelerin iş süreçlerindeki
etkinlik artışının ve maliyet düşüşünün net olarak
ölçülebilir olmasından sonra, KOBİ’ler açısından da
elde ettiğini söylemek mümkündür. ERP üreticilerinin
kazançlarına bakıldığında, gelirlerinin %35’ine
yakınını KOBİ’lerden elde ettiği, dolayısı ile KOBİ’
ler tarafından da ERP’nin kullanılmaya çalışıldığı
ortaya çıkmaktadır. Tek bir ERP sistemi (SAP’nin17
R/3’ü18) uluslararası işletmelerin %60’ından
fazlasında kullanılmaktadır. Küresel strateji uzmanı
Arthur D. Little’a göre bir ERP şirketi (SAP)
“...dünyayı fethetmiştir. Hemen hemen bütün önemli
işletmeler az ya da çok onun ellerindedir”. 1995’de
önemli ERP üreticilerinden birisi olan SAP,
gelirinin %90’ını uluslararası işletmelerden,
1997’de %50’sini KOBİ’lerden elde etmiştir.
ERP, “işletmelerin rekabetçi davranışlarını
etkilemektedir”. Rakip işletmelerin sahip oldukları
rekabet avantajlarını bulundukları pazar içinde
kullanmalarının doğal olduğu bilinmekle birlikte, bu
yapıyı tek taraflı olarak bozacak bir ERP sisteminin
diğer rakip işletmeler tarafından da entegre
47
edilmeye ve kullanılmaya çalışıldığını görmek,
ERP’nin rekabet açısından önemini ortaya
koymaktadır. Bir işletme ERP’yi entegre ettiğinde,
rakipleri de bunu yapmak durumundalar mı? Ortaya
çıkarılan sistem, rekabetçi bir avantaj sağlıyor
ve/veya bir katma değer yaratıyorsa, cevap evet
olacaktır. Hangi sistemin seçileceği ve uygulanacağı
ise, rakibin başarıyla uyguladığı sistemin çok
benzerinin aynı danışmanlık hizmetlerinin ve aynı
sistem sağlayıcıların seçilerek uygulanması ile
belirlenecektir. Entegrasyon sonrasında, rakiplerden
hangisinin pazar içinde rekabet avantajını daha iyi
kullanacağı, sistemi hangisinin daha iyi özümsediği
ile ortaya çıkacak ve yön bulacaktır.
ERP, “işletmelerin, birlikte iş yaptıkları
diğer işletmelerin yapılarını ve karşılıklı
ihtiyaçlarını etkilemektedir”. ERP’nin yalnızca bir
yazılım olmadığı, bilgi teknolojilerini tam
anlamıyla içeren ancak sosyal bir yapıyı da bu
teknolojik mimarinin içine almaya çalışan bir
sistemler bütünü olduğunu işletme açısından ifade
etmek yeterli görünmemektedir. İşletmeler birlikte
iş yaptıkları diğer işletmeler ile birçok
faaliyetlerini ve bu faaliyetlerin sonuçlarını
paylaşmakta, beraber iş yapmaktadırlar. Bu bazı
zamanlarda ortak bir proje, bazı zamanlarda da
48
zincir reaksiyonlu bir süreç olabilmektedir.
Dolayısı ile herhangi bir atılım gerçekleştiren
işletme, buna benzer bir atılımı da beraber
çalıştığı işletmelerde görmek istemektedir. ERP bu
ortak çalışma yapısını değiştirdiği gibi, karşılıklı
olarak işletmelerin birbirlerinden beklentilerini ve
ihtiyaçlarını da değiştirmektedir. Özellikle tedarik
zinciri içinde bulunan işletmeler kendilerinden
önceki ve sonraki diğer işletmeler ile bir bütün
olabilmek için kendilerini daha çok gözden geçirmek
durumunda kalmaktadır. Genel olarak, ERP sistemi
uygulaması, bir işletmeyi daha hızlı bilgi
kullanabilir hale getirmektedir. Bu işletmeler,
bilgiyi daha iyi işlemekte, kendi iş süreçlerine
daha iyi entegre etmekte ve karar verme
mekanizmasında daha etkin kullanabilmektedirler.
Sonuç olarak, işletme ortaklarının, ERP’yi entegre
etmiş işletmeler içinde yer alabilmek için, değişime
ayak uydurmaları ve ERP’ye yakınlaşmaları
gerekmektedir. Örnek olarak, ERP’yi entegre etmiş
bir işletme gerçek zamanlı işlemler yapıyorsa,
ortaklarından da bunu isteyecektir. Farklı olarak,
ERP entegrasyonunu gerçekleştirmiş bir işletme,
ERP’yi kendi tedarik zincirine eklemek istiyorsa,
bu, direkt olarak birlikte çalıştığı işletmeleri
etkileyecektir.
49
ERP, “danışmanlık şirketlerinin doğasını
etkilemektedir”. İşletmelere danışmanlık hizmeti
veren şirketlerin, kendilerini, ERP sistemini
öğrenmeye ve anlatmaya hazır hissetmeleri ile
birlikte, verdikleri danışmanlık hizmetlerinin
yapısında ve özelliklerinde değişiklikler meydana
gelmektedir. A.B.D. 1998 Halka Açık Muhasebe
Raporu’nda, ERP paketleri için verilen danışmanlık
hizmetlerinin toplam hizmetlere oranının %30
civarında olduğu belirtilmektedir ERP, Big Six19
bakış açısıyla danışmanlık yapan işletmeler ile
diğer profesyonel hizmet isletmeleri açısından
kritik öneme sahip bir araç olarak görülmektedir.
ERP, “değişim mühendisliği (reengineering) için
ihtiyaç duyulan birincil araçlardan birisi olma
özelliğindedir”. 1990’lı yılların başında,
işletmelerin varolan süreçlerinin değiştirilmesinde
yeni bir yol olarak kullanabilecekleri “değişim
mühendisliği” kavramının ortaya atılmasından yıllar
sonra, günümüzde işletmelerin bu konuda yeterince
başarılı olduklarını söylemek güç olmaktadır. ERP
ise, Gendron’un (1996) da bahsettiği üzere, değişim
mühendisliği ile birlikte, işletmelere
görebilecekleri ve kullanabilecekleri fırsatları
hatırlatmakla kalmamakta, aynı zamanda, aslında
Hammer’in (1997) değişim mühendisliğinin elektronik
50
bütünleşmesi olarak tanımladığı, değişim
mühendisliğinin yalnız başına gerçekleştiremeyeceği
teknolojik ve sosyal bütünlüğü işletmelere
sunmaktadır.
ERP, “işletmelerin başarılı faaliyetlerini
geniş kitlelere duyurmaktadır” ERP’yi etkin bir
şekilde kullanmaya başlayan işletmelerin iş
süreçlerindeki değişikler sonrasında, yeni
faaliyetlerin ortaya çıkması, varolanların da
değişime uğraması, istenen ve kaçınılmaz bir özellik
olarak görülmektedir. İşletmelerin bulundukları
pazar içinde başarılarının yansıması ise bulaşıcı
olmakta, başarılarını duyurmakla diğer işletmelerin
entegrasyon ve entegrasyon sonrası çalışmalarına
ışık tutmaktadır. ERP sistemleri, iş süreçlerini en-
iyileştiren yollara dayanmaktadır. Dolayısı ile
ERP’yi entegre etmiş olan işletmeler bu en-
iyileştirme yollarına en geniş biçimde
erişebilmektedir. Yeni versiyonlarıyla birlikte,
yeni süreçleri kullanma imkanına sahip olmaktadır.
ERP, “istemci/sunucu bilişim yönetimini ve
mimarisini işletmenin kullanımına sunmaktadır”.
1990’ların başında, istemci/sunucu bilişim yönetimi
varolan ana bilgisayar (mainframe) çözümlerine daha
fazla avantaj kazandıran bir teknoloji olarak ortaya
51
çıkmıştır. Bu avantajları kullanabilecek
yazılımların sınırlarından dolayı bu avantajlar
yeterince kullanılamamış olsa da, ERP ile işletme
uygulamalarının vazgeçilmez baskın özelliklerinden
birisi haline gelmiştir.
ERP, “işletmelerdeki bilgi sistemleri
fonksiyonunun doğasını değiştirmektedir”. Geçmişte,
bilgi sistemleri fonksiyonunun öncelikli görevi,
tasarım, geliştirme ve yazılım uygulaması
konularından birisiydi. ERP sistemleriyle birlikte,
bilgi sistemleri fonksiyonu, tasarım ve geliştirme
fonksiyonları dış kaynak kullanımı (outsourcing) ile
çalışmaktadır. ERP sistemleri birçok işletmenin
yazılım ihtiyacının büyük kısmı ile yer
değiştirmiştir. Bu durum, bilgi sistemleri
fonksiyonunun temel doğasını hangi sistem
analistlerine ve programcılara ihtiyaç
duyulduğundan, varolan kritik öneme sahip
yazılımların bilgisinin nerede olduğuna doğru
değiştirmiştir. Yalnızca ihtiyaçlar değişmemiş,
bunun yanında çalışanlar daha hareketli (mobil) hale
gelmişlerdir. Bilgi sistemi çalışanlarının yalnızca
isletmeye özel uygulamalar konusunda bilgi sahibi
olmalarının yetersizliği ile birlikte, ERP
yazılımları ile, bilgi sahibi olması gereken birden
52
fazla sayıda işletme, binlerce süreç ve faaliyet
ortaya çıkmıştır.
ERP, “bütün fonksiyonel alanlardaki
faaliyetlerin doğasını değiştirmektedir”. ERP,
üretim gibi işletme fonksiyonlarının işleyişini
değiştirmektedir. Corcoran (1998), bu konuyu şu
şekilde açıklamaktadır: “Üretimdeki BT (Bilgi
Teknolojileri) profesyonelleri, ERP sistemlerini, BT
ve kullanıcıları arasında bulanıklık yaratan bir
özellik olarak belirtmektedir. Bu yönde, hem
kullanıcılar ve hem de profesyonel düzeyde BT
becerilerine sahip isletme personeli için büyük
talep vardır. Fakat klasik BT, BT konusunda bilgi
sahibi olup da işletme konusunda hiç bir bilgisi
olmayan kişilerden oluşmaktadır.” Corcoran, ERP’nin,
BT işletme bakış açısı diyebileceğimiz, multi-
disipliner yapısının önemine dikkat çekmekle
kalmamakta, BT çalışanlarının KKP uygulamaları
konusunda uzmanlaşırken aynı zamanda da işletme
süreçleri konusunda da deneyimli olmaları gereğini
ifade etmektedir.
ERP’nin “maliyeti yüksektir”. META Group’a
göre, bir ERP entegrasyonuna sahip olmanın ortalama
maliyeti 15 milyon US$ (kullanıcı basına 53.320 US$)
olarak ortaya çıkmaktadır. Bu bilgi, tam bir
53
entegrasyon için yazılım, donanım, profesyonel
hizmetler ve personel maliyetlerini ve entegrasyon
sonrası 2 yıllık desteği kapsamaktadır. Bu kadar
yüksek bir maliyeti kaldırabilecek işletmelerin
geleceğe bakış açılarının da gelişmiş olması
kaçınılmaz olmakla birlikte, farklı oranların bu
maliyetleri ifade edecek şekilde kullanılmaları da
mümkündür. ERP maliyetleri, isletme gelirleri
toplamının en fazla %2-%3’ü kadar olmak
durumundadır. Daha yüksek maliyet, gelişen iş
süreçlerinin önünü kapatacak finansal faktörlerin,
işletmenin ERP kullanımıyla elde ettiği maliyet
avantajını yitirmesine yol açabilecek şekilde ortaya
çıkmasına neden olacaktır.
“ERP pazarı çok hızlı gelişmektedir”.
İstemci/sunucu teknolojisinin henüz gelişmekte
olduğu yıl olan 1993’de, bu teknolojiyi kullanan ERP
yazılımı üreticilerinin beş tanesi, pazarın %74’ünü
elinde tutmaktaydı: Oracle, 88 milyon US$; SAP
Amerika, 71 milyon US$; D&B Software, 30 milyon US$;
IMRS, 30 milyon US$ ve Computron, 17 milyon US$
Toplam Pazar 319 milyon US$’dı. 1998’de lisans ve
bakım anlaşmaları pazarı ise 17.2 milyar US$ olarak,
2000 yılında ise 24.3 milyar US$ olarak
54
gerçekleşmiştir. Görüldüğü gibi ERP pazarının çok
hızlı bir gelişme gösterdiğini söylemek mümkündür.33
8. ERP’NİN İNSAN KAYNAKLARINA SAĞLADIĞI FAYDALAR
İnsan kaynakları yönetiminin etkin kullanımı
açısından değerlendirildiğinde ERP sistemleri,
işletmelere büyük avantajlar sağlamaktadır. İnsan
kaynakları bölümleri operasyonel iş yükünden kurtularak
ciddi oranda zaman tasarrufu sağlamakta ve daha stratejik
ve niteliği yüksek işlere zaman ayırma şansı
yakalayabilmektedir. Bunun bir sonucu olarak işletme
çalışanlarına daha kaliteli hizmet sunabilmekte ve yine
bu durumda bir döngü şeklinde işletmenin çalışanlarının
motivasyonunu olumlu yönde etkilemektedir. Diğer yandan
insan kaynakları departmanı için büyük öneme sahip olan
bilgilerin yüksek kalitede korunması, hata payının
minimize edilmesi ve görünmeyen maliyetlerin azaltılması
sağlanmaktadır. Aynı zamanda insan kaynakları
bölümlerinin planlama, raporlama, analiz vb. çalışmalara
daha fazla yoğunlaşmasına ve işletmenin gelişim
planlamalarının yapılmasına ve sonuç olarak da işletmenin
gelişim faaliyetlerinde yönlendirici rol üstlenmesine
imkan tanımaktadır.
33 Halil Kemal İlter, Kurumsal Kaynak Planlaması Ve İşletmeYönetiminde Açık Elektronik Yaklaşımlar: E-İş Modeli Arayışları,Doktora Tezi, Gazi Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, 2004,s.18-23
55
Söz konusu sistemin etkinliğini işletmelerin insan
kaynakları çalışanlarının sistemi kullanımı ve söz konusu
sistemlere olan yatkınlığı da etkilemektedir. ERP
sistemlerinin işletmelerde kullanılması kararının
verilmesi ile birlikte, çalışanlar uzun ve yoğun bir
eğitim sürecinden geçirilmekte ve sistemin tasarımından
canlı kullanımına kadar olan süreçte görev almaktadırlar.
Bu durum yalnızca insan kaynakları çalışanları için değil
tüm çalışanlar için geçerlidir. İnsan Kaynakları Yönetim
Sistemi’nin, ERP sistemlerinin diğer modüllerinden en
önemli farkı, tüm çalışanlar tarafından kullanılabilen
tek modül olmasıdır. Dolayısıyla tüm çalışanlar modülün
ilgili ekranları hakkında eğitilmelidirler.34
Elif Durmuş’un ‘İnsan Kaynakları Yönetiminin
Etkinliğinin Sağlanmasında Bir Araç Olarak Kurumsal
Kaynak Planlaması’ konulu tezinde iş süreçlerinin
operasyon boyutunda yapılması gerekli faaliyetlerin
yapılmasını sağlayan ERP sistemlerinden biri olan
Oracle’ın İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi incelenmiş ve
bu sistemin insan kaynağının yönetimi açısından kullanım
alanları izah edilmiştir. Bu incelemede; işe alma ve
yerleştirme faaliyetleri açısından baktığımızda: sistem,
her bir boş pozisyona ilişkin operasyonel işlemlerin
yürütüldüğü, uygun adayların bulunması halinde işe34 Elif Durmuş, İnsan Kaynakları Yönetimi Etkinliğinin SağlanmasındaBir Araç Olarak Kurumsal Kaynak Planlaması, Yüksek Lisans Tezi, GaziÜniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, 2007, s.139
56
yerleştirme işleminin yapıldığı ve adaylara ilişkin
bilgilerin tutulduğu ekranlara sahiptir. İşletmede işe
alım yapılacak olan bir pozisyon olması durumunda sistem
üzerinde öncelikle söz konusu pozisyona ilişkin işe alım
aktivitesi tanımlanmaktadır. Örnek olarak işletmenin bir
üretim işletmesi olduğunu ve açılan boş pozisyonun da
makine mühendisi pozisyonu olduğunu varsayalım. Sistem
üzerinde işletmenin standartlarına uygun olacak şekilde
makine mühendisi işe alım aktivitesi tanımlanır. İşe alım
yapılacak olan bu pozisyona ilişkin olarak gazete,
kariyer siteleri vb. bir kaynakta ilan veriliyorsa,
aktivitede bu detay da belirtilebilir. İşe alım süreci
boyunca uygun olan makine mühendisi adaylarının katılması
planlanan mülakatlar, bu mülakatlarda sırasıyla kimlerle
görüşecekleri, söz konusu pozisyonun alımının yapılacağı
bölüm, süreçte uygulanacak sınav, kişilik envanteri vb.
analiz, sınav ve testler varsa bunlara ilişkin detayların
tamamı söz konusu aktivite içinde belirtilir. Süreç
boyunca işe alım aktivitesine bağlı ekranlarda uygun
bulunan adayların özgeçmiş bilgileri, görüşme notları,
sınav sonuçları, kişilik envanteri bilgileri, yetkinlik
derecelendirmeleri işlenir. Sürecin sonunda uygun bulunan
bir adayın, işe yerleştirmesi yapılırken de sistem
üzerinde aday olarak görünen kişinin Kişi Tipi çalışan
olarak değiştirilir ve kişinin sistem üzerinde işe alımı
gerçekleştirilmiş olur.
57
İşten çıkış işlemlerine baktığımızda da çalışanların
işten çıkış sebepleri ne olursa olsun, yapılması gereken
belirli işlemler bulunmaktadır. Bu kapsamda insan
kaynakları çalışanlarının sistem üzerinde bu işlemleri
gerçekleştirmeleri ve bilgileri tutmaları hem bilginin
korunmasını sağlayacak hem de zamandan tasarruf edilmesi
imkanını sunacaktır. İşten ayrılacak olan çalışanlarla
yapılan işten çıkış mülakatlarının sonuçlarını sistem
üzerinde tutmak ve sistem üzerinden çalışanların işten
çıkış sebeplerine ilişkin istatistiksel raporlar almak
mümkündür. Bu sayede işletmenin, çalışanlar açısından
tercih edilmeme sebeplerinin değerlendirilmesi ve zayıf
olan yönlerinin geliştirilmesi mümkün olabilir. Bunun
dışında sistem üzerinden işten ayrılmak isteyen
çalışanların işten çıkış tarihleri ve ihbar sürelerinin
takip edilmesi ve yasal işlemlerin gerçekleştirilmesi de
sağlanabilmektedir.
ERP’nin insan kaynaklarına sağladığı diğer faydalara
kısaca bakacak olursak:
Kişilerin performans değerlendirme sonuçları,
kariyer yolları ve kişisel bilgilerinde ortaya
çıkan tüm değişiklikler tarihsel bazda kayıt
altına alındığından kişi ile ilgili tüm süreç
hareketleri takip edilebilmektedir.
58
Sistem üzerinde oluşturulan klasör formlar
sayesinde belirli bir grup çalışana ilişkin
bilgilerde ortaya çıkan değişikliklerin toplu
olarak yapılması sağlanabilir.
Sistemin standart mektup tanımlaması özelliği
sayesinde işletme içerisinde kullanılmakta
olan işe başvuran adaylara teşekkür mektubu,
ücret zammı bildirim mektubu veya özel gider
indirimine esas gelir vergisi matrahı bildirim
mektubu gibi mektupların sisteme metninin
girilmesi ile tüm kişilerin kendilerine ait
özel bilgileri içerecek şekilde otomatik olarak
tanımlanması ve çok kısa bir süre içerisinde
mektupların üretilmesi mümkün olabilir.
Sistemin geçerlilik özelliği sayesinde sistemde
tutulmak istenen tüm bilgilerin bir kere
sisteme girişini yapmak suretiyle diğer ilgili
tüm ekranlardan bilgiye ulaşmak ve bilgiyi
kullanmak mümkün olabilmektedir.
Sistemin bir diğer özelliği de uygulama dışına
veri aktarımı yapabilme özelliğidir. Özellikle
tarihsel takip özelliği de göz önüne alındığı
zaman geçmiş tarihlerden başlayan ve geleceğe
devam edebilen süreçte bir takım tahminleri de
59
içeren personel planlaması, insan kaynakları
bütçesi vb. konulara ilişkin detaylı bilgiler
alınması gerekebilir. Bu durumda bilgilerin
formatları üzerinde oynamak mümkün
olabilmektedir.
Son olarak sistemin en önemli özelliklerinden
biri de veri ulaşımı ve güvenlik özelliğidir.
İnsan kaynakları bölümleri tarafından
gerçekleştirilen çalışmaların gizlilik yönü
yüksek olduğundan insan kaynakları modülünde
tutulan bilgi ve verilere yalnızca
yetkilendirilmiş kişilerin ulaşımı tercih
edilmektedir. Çalışanlar sisteme kendileri için
tanımlanan kullanıcı adı ve şifre ile ulaşmakta
ve yalnızca kendilerinin görmesine izin verilen
ekranlara erişebilmektedirler.35
35 Elif Durmuş, a.g.k., s.118-120
60
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI (ERP) İLE İLGİLİ ELEŞTİRİLER
VE KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASININ (ERP) GELECEĞİ
1. ERP İLE İLGİLİ KISIT VE ELEŞTİRİLER
Olumlu Eleştiriler:
o ERP sistemi, işletmedeki tüm Bilgi Sistemi (BS)
kaynaklı problemleri giderecek bir çözümdür ve
işletmenin tüm işlerini yürütmek için ihtiyaç
duyacağı tek BS olma yolunda ilerlemektedir.
o ERP yaklaşımı, işletmenin tümünde sistemi hem
basitleştirir hem de standardize eder ve
61
gelecekte sistemin güncellenmesini daha kolay
hale getirir.
o ERP sistemi, BT işlemlerinin maliyetini düşürür
ve kurumsal BS’nin sürekliliğini sağlamak için
gerekli personel sayısını azaltır.
o ERP sistemi, tüm süreçleri birbirine entegre
etmeye zorlar ve yüksek seviyede veri
entegrasyonu sağlanır.
o ERP, rekabet gücünü artıran mükemmel bir karar
destek aracıdır.
o ERP sistemleri, çeşitli süreçler için en iyi
uygulamaları içererek, kurumun sistemleri hızlı
ve kolay bir şekilde yapılandırmasını ve
böylece uygulama maliyetlerini en aza çekmesini
sağlar.
o ERP sistemleri daha iyi bir küresel entegrasyon
yapısı sunar.
Olumsuz Eleştiriler:
o ERP sistemleri sadece çok geniş ölçekli
firmaların ilgi alanına girer.
62
o ERP sistemlerinin yaygınlaşmasının tek sebebi
Y2K (2000 yılı) problemidir. Y2K problemi artık
geride kaldığına göre ERP’nin geleceği parlak
görülmemektedir.
o ERP sistemleri ve uygulanmaları çok pahalıdır.
Sistem önemli modifikasyonlara ihtiyaç duyar ve
şirketin sistemi kullanabilmesi için ciddi
yeniden yapılanma (reengineering) sürecine
ihtiyaç duyulur.
o Kurulu ERP sistemleri genelde yavaştır ve çoğu
şirketin işlem ihtiyaçlarına cevap veremez.
o ERP sistemleri ilk başta öngörülen yatırımın
geri dönüşü oranlarını sağlayamamıştır.
o Pek çok firma ana sebep olarak ERP sistemi
kurulumu yüzünden kapanmıştır.
o ERP sistemleri BT maliyetlerinin ve personel
sayısının artmasına sebep olur.
63
o Bir bütünleşik ERP sistemi kurulsa bile
sistemin düzgün çalışması için ilave sistemlere
gereksinim duyulur.36
Mabert ve arkadaşları, ERP hakkındaki sık rastlanan
olumlu ve olumsuz eleştirileri tespit ettikten sonra bu
önermelerin doğruluklarını araştırmak için bir anket
çalışması yürütmüşlerdir. Bu amaçla 15 adet ERP kurulumu,
üst düzey yöneticiler ve Bilgi teknolojileri
profesyonelleri ile yapılan görüşmelerle geniş kapsamlı
olarak incelenmiştir. Hacmi sınırlı da olsa, çeşitli
büyüklükteki (ciroları 30 milyon USD ile 35 milyar USD
arasında değişen), farklı endüstriyel ve son kullanıcıya
yönelik ürünler üreten ve altı farklı satıcıdan alınmış
ERP paketleri kullanan firmaları içeren bir örnek uzayı
kullanılmıştır. Ayrıca ERP kurulumları konusunda faaliyet
gösteren altı adet danışman firma ile tecrübeleri
hakkında araştırmanın bulgularını doğrulayan görüşmeler
yapılmıştır.
Araştırmanın bulguları göstermiştir ki; ERP hakkında
yayınlanan olumsuz eleştiriler fazlaca abartılmıştır.
Sonuçlar genelde bu olumsuz eleştirilerin aksi yönünde
36 İbrahim Somar, İşletme Kaynakları Planlaması ERP I ,ERP II, Sakarya Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, 2004, s. 24, http://www.inotecbilgimerkezi.com/cinfocenter/pdfs/34_Isletme_Kaynak_Planlama_MRP.pdf
64
olmuştur. Araştırmadan elde edilen verilere göre ulaşılan
sonuçlar aşağıda listelenmiştir:
o ERP sistemleri çok küçüklerinden en büyüklerine
kadar tüm ölçeklerdeki firmalarda
uygulanmaktadır.
o ERP’nin uygulanmasının pek çok nedeni vardır,
sadece Y2K problemi yüzünden uygulanıyor olması
söz konusu değildir. ERP genel olarak bir Bilgi
teknolojileri çözümünden ziyade bir iş çözümü
olarak görülmektedir.
o Bir ERP kurulumu ciddi bir yatırımdır ve
pahalıdır. Ancak, maliyetler elle tutulabilen
ve tutulamayan faydalarla dengelenmelidir.
o Çoğu firmadaki ERP kurulumu henüz yeni
sayılabilecek durumdadır. Çoğu çeşitli faydalar
elde etmiş olsalar da zaman içinde tecrübelerin
artması ile birlikte üretkenlikte de artış
olması beklenmektedir.
o Şu an itibariyle Bilgi teknolojileri
işlemlerinde maliyet azalması sağlanıp
sağlanmadığı konusu net değildir.
65
o Bazı satıcılar tarafından iddia edildiği gibi
tek bir ERP sistemi uygulaması baştan sona
kesin çözüm sağlamaktan uzaktır. Şirketlerin
çoğu, bazı özel işlevler veya karar verme
süreçleri için başka sistemleri ilave olarak
kullanmaktadırlar.
o ERP, kurumun tamamında sistemleri hem
basitleştirmekte hem de standardize etmektedir.
Böylece firma için gelecekte yeni ilaveler ya
da güncelleme yapmak daha kolay hale
gelmektedir.
o ERP sistemlerinin tümü oldukça istikrarlı bir
görüntü çizmektedir. Çok büyük firmalarda bile
firmaların işlemlerini yerine getiremediklerine
dair bir kanıta rastlanamamıştır.
o ERP sistemleri, veri mevcudiyetini ve
kalitesini artırarak karar verme sürecini
iyileştirmektedir. Firmalar veri ambarları
oluşturdukça ve karar destek sistemleri
kurdukça başka faydalar da elde edilecektir.
o Çoğu firma ERP sistemlerinden memnundur. Çoğu
ERP sisteminin faydalı ömrünün on yıldan daha
66
fazla olacağını düşünse de zaman içinde rutin
bakım ve güncellemeler gerekli olacaktır.37
2. ERP’DE YENİ TRENDLER
Bilgi teknolojisi tüm dünyada hızlı bir şekilde
ilerleyişini sürdürmektedir. Bu ilerlemeyle birlikte
kurumsal kaynak planlaması gibi yönetim paketlerinden
beklentiler ve pazardaki eğilimler değişmektedir.
Günümüzde bu konuda görülen 4 ana eğilim şunlardır:
ERP sistemleri arka ofis uygulamalarından ön
ofis uygulamalarına doğru kaymış ve Tedarik
Zinciri Yönetimi ( Supply Chain Management –
SCM) ve Müşteri İlişkileri Yönetimi
sistemlerini destekler konuma gelmiştir.
Kaynağı ne olursa olsun kullanıcılar, ister
kendi ERP satıcılarından isterse başka
satıcılardan ERP sistemlerini Müşteri
İlişkileri Yönetimi ve Tedarik Zinciri Yönetimi
uygulamaları ekleyerek genişletmektedirler. Bu
oluşum, Genişletilmiş ERP terimiyle
anılmaktadır.
37 Elif Durmuş, a.g.k., s. 35
67
Pazarın büyüklerden oluşan kısmının doyuma
ulaşmasıyla birlikte ERP satıcıları artan bir
şekilde KOBİ’leri hedef almaya başlamışlardır.
Satıcılar bunu kendi orijinal sistemlerini
basitleştirerek veya Uygulama Servis
Sağlayıcılar (Application Service Providers –
ASP) aracılığıyla sunarak sağlamaktadırlar. Bu
ikinci yöntem ERP hizmetini üçüncü parti
firmalardan kiralamak yoluyla olmaktadır ve bu
genelde internet üzerinden yapılmaktadır.
Gerçek Pazar faaliyetleri göstermesi ve gelir
getirmesi açısından henüz aktif konuma geçmiş
olmamasına karşın dijital Pazar kavramı ortaya
çıkmıştır. Bu pazarlar önceleri genelde Bilgi
Teknolojileri(BT) firmaları tarafından
kurulmuştur fakat sonradan endüstriyel
konsorsiyumlar bu pazarları oluşturarak BT
firmalarına teknoloji sağlayıcı görevi
yüklemişlerdir. Bu dijital pazarların geleceği
ve ERP’nin bu yeni oluşumdaki konumu henüz
belli olmamakla birlikte bu pazarlar, ERP’ye
ciddi bir eğilim göstermektedirler.
Yüz milyonlarca dolara varan uygulama
masrafları nedeniyle ERP projeleri, ERP
satıcılarının ardından şimdi de kullanıcıları
68
değer arayışına itmiştir. ERP projeleriyle
ilgili bu değer arayışından ötürü, ERP’nin
getirilerini ve performansını ölçmeye yönelik
çalışmalar yapılmıştır. Örneğin ERP
projelerinde başarının, sadece maliyet göz
önüne alınmadan değerlendirilmesi için
metodolojik bir yaklaşım önerilmiştir. Bu
konuyla ilgili sahasının hala açık olduğu ve
yeni metodolijiler geliştirilmesinin mümkün
olduğu düşünülmektedir.38
3. ERP’NİN GELECEĞİ VE ERPII KAVRAMI
Genel olarak birçok şirket “parça parça ilişkili
diğer uygulamalar ile birlikte ERP sistemi, entegre bir
bilgi yönetim sisteminin temeli olmalıdır” felsefesini
onaylamıştır. Ayrıca, çok az şüphe vardır ki ERP sistemi
birçok şirketin bilgi yönetimi altyapılarının temel bir
unsuru olarak kalacaktır.
MRP II VE ERP sistemini aşma ihtiyacını fark eden
yazılım işletmeleri de ürün portföylerini faal bir
şekilde arttırmışlar. Örneğin MRP III gibi kavramları
çoktan ortaya çıkmıştır. Artık yeni kavramlar olarak SCM
(Supply Chain Management): tedarik zinciri yönetimi, CRM
38 Elif Durmuş, a.g.k., s. 31,32
69
(Customer Relationship Management): müşteri ilişkileri
yönetimi, BI (Business Intelligence): işletme zekası
karşımıza çıkmaktadır. İşte bu üçlü ERP paketlerinin
üstüne geldiğinde Gartner Group ERP II tanımlamasını
geliştirmiştir. Bu kapsam için new frontiers (yeni
sınırlar), new wave (yeni dalga) tanımlamaları da
mevcuttur. ERP II, dış operasyonel ve finansal süreçleri
işletme içi ve dışı birimlerle iş birliği içinde
yürütmeyi ve optimize etmeyi sağlayarak, müşterilere ve
şirket ortaklarına sunulan değeri artıran iş stratejisi
ve bir dizi endüstri alanına özel uygulamalardır.39
39 Nazlı Keskin, a.g.k., s.11
70
SONUÇ
Küresel bir rekabet ortamında, kurumların hayatta
kalabilmeleri ve en önemlisi kâr elde edebilmeleri için
en az kurum ölçeğinde kendilerini tam ve eksiksiz
yönetebilmeleri gerekmektedir. Stratejik kararlarını
doğru olarak verebilmeleri ve rekabet avantajı elde
edebilmeleri için bütünleşik sistemlere gerek vardır. Bu
noktada, günümüzün ileri bilgi teknolojisi
uygulamalarından biri olan ERP sistemleri gündeme
gelmektedir. Bir ERP sistemi, bilgi teknolojilerinin
yardımıyla, kurumun bütün kaynaklarını planlayan ve bütün
bilgi ihtiyaçlarını gideren bir yönetim sistemidir. ERP
sistemi çözümleri, kurumların ürün ve hizmet üretme
yöntemini bütünüyle etkilemektedir. Bununla birlikte aynı
zamanda kurumların yönetim şeklini ve düzeyini de
71
şekillendirmektedir. Gerçek zamanlı veriler ile işlem
yapılan kurumlarda, stratejik karar süreçleri sistem
üzerinden elde edilen verilerle daha gerçekçi bir şekilde
yapılandırılabilmektedir.
Kurumlar ERP uygulama sürecini, iş süreçlerinin
yeniden düzenlenmesi, gelecekteki rekabet stratejilerine
uyum ve tüm bilgi teknolojisi yapılarının yenilenmesi
için bir fırsat olarak görebilirler. ERP sistemi
özellikle birden fazla üretim ve satış noktalarına sahip
kurumlar için çoklu düzeyde üretim koordinasyonu, üretim
ve satış hedeflerini yönetme bakımından çok önemlidir.
ERP sistemini elde etmede, kurumların önünde birkaç
alternatif vardır. Bunlardan ilki, kurumun, kendine özel
bir ERP yazılımını geliştirmesidir. Diğeri, ERP sistemi
tedarikçilerinden hazır ERP paketini satın almaktır. Son
yıllarda yeni bir alternatif olarak ortaya çıkan dış
kaynak kullanma yoluyla uygulama servis sağlayıcılarından
ERP sistemini kiralayabilmekte mümkündür.
KAYNAKÇA
72
AĞAYEV, Seyid, Kurumsal Kaynak Planlama Sisteminin
Seçimi, Kurulumu ve ERP Kullanıcı Firmaların
Sistemden Beklentilerinin Analizi, Yüksek Lisans
Tezi, Gazi Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü,
2007
ALTIN, Kaan, İşletmelerde Kurumsal Kaynak Planlaması
Kapsamında Stratejik İnsan Kaynakları Seçimi: Bir
Model Önerisi, Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi
Sosyal Bilimler Enstitüsü, 2007
AYDIN, Ali Orhan, Kurumsal Kaynak Planlama
Yazılımlarının Kalite Özgüllüklerinin Belirlenmesi,
Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Fen Bilimleri
Enstitüsü, 2003
COŞKUN, Fikret, Kurumsal Kaynak Planlama, Yüksek
Lisans Tezi, Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi,
Sosyal Bilimler Enstitüsü, 2007
DURMUŞ, Elif, İnsan Kaynakları Yönetimi Etkinliğinin
Sağlanmasında Bir Araç Olarak Kurumsal Kaynak
Planlaması, Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi
Sosyal Bilimler Enstitüsü, 2007
HARWOOD, Stephen, ERP Kurumsal Kaynak Planlaması,
çev. Halefşan Sümen, 2004
73
İLTER, Halil Kemal, Kurumsal Kaynak Planlaması Ve
İşletme Yönetiminde Açık Elektronik Yaklaşımlar: E-
İş Modeli Arayışları, Doktora Tezi, Gazi
Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, 2004
KARADEDE, Aysel, Kurumsal Kaynak Planlaması Sonrası
İşletmelerin Yaşadığı Sorunlar, Yüksek Lisans Tezi,
Gazi Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, 2004
KESKİN, Nazlı, İşletmelerde Kurumsal Kaynak
Planlaması Kullanımı ve Küçük Ve Orta Büyüklükteki
İşletmelerde Bir Uygulama Çalışması, Yüksek Lisans
Tezi, Gazi Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü,
2007
TALU, Şehbal, Sorularla Kurumsal Kaynak Planlama,
İTO Yayınları, İstanbul, 2004
TAŞÇI, Eren, İşletmelerde Kurumsal Kaynak
Planlamasının Üretim Faaliyetlerine Etkisi: Bir Alan
Araştırması, Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi
Fen Bilimleri Enstitüsü, 2006
URAL, Özge, Orta ve Büyük Ölçekli Hazır Giyim
İşletmelerinde Kurumsal Kaynak Planlama(ERP)
74
Yazılımlarının Kullanımı Üzerine Bir Araştırma, Gazi
Üniversitesi Eğitim Bilimleri Enstitüsü, 2004
YEGÜL, Mustafa Fatih, Kurumsal Kaynak Planlama(ERP)
ve Türkiye’deki Uygulamaları, Yüksek Lisans Tezi,
Gazi Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, 2003
http://www.inotecbilgimerkezi.com/cinfocenter/pdfs/
34_Isletme_Kaynak_Planlama_MRP.pdf
http://www.ias.com.tr/erp/p-mrp_erp.html,11.12.2006
http://www.tsadergisi.org/arsiv/agustos2008/06.pdf
http://www.denetimnet.net/UserFiles/Documents/
Makaleler/Akademik%20Makaleler/ERP-
KurumsalKaynakPlanlamasi.pdf
http://yaem2004.cukurova.edu.tr/bildiriler/005%20-
%20TamMetin.pdf
http://www.mmo.org.tr/resimler/ekler/
0e8517b1fe0b527_ek.pdf?tipi=65&turu=X&sube=0
http://www.odevarsivi.com/dosya.asp?
islem=gor&dosya_no=30336
75
http://www.sosyalbil.selcuk.edu.tr/123/sayi15.htm
(Erkan Bayraktar, Mehmet Efe, Kurumsal
Kaynak ;planlaması ve Yazılım Seçim Süreci)
76