Post on 21-Jan-2020
User Manual Scheduling Application | 1
Panduan Aplikasi Penjadwalan
Versi 2.3 (8 September 2014)
https://igracias.telkomuniversity.ac.id
Kampus Universitas Telkom Jl.Telekomunikasi, Dayeuhkolot, Bandung, Indonesia 40257 Telp. 62-22-756, Fax.62-22 756 5200
Copyright © 2014 – Direktorat Sistem Informasi
USER MANUAL
SCHEDULING APPLICATION
User Manual Scheduling Application | 2
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ............................................................................................................................................................................................................................................ 2
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................................................................................................................................................. 2
SEKILAS TENTANG APLIKASI PENJADWALAN ........................................................................................................................................................................................ 3
RINGKASAN PENJADWALAN MATA KULIAH ......................................................................................................................................................................................... 4
KELOLA RUANGAN ................................................................................................................................................................................................................................ 6
KELOLA RENCANA MENGAJAR .............................................................................................................................................................................................................. 8
EKSPOR KE FET .................................................................................................................................................................................................................................... 10
IMPOR DARI FET ................................................................................................................................................................................................................................. 11
KELOLA PENJADWALAN ...................................................................................................................................................................................................................... 12
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Gambaran Fungsionalitas Aplikasi Penjadwalan.................................................................................................................................................................. 3
Gambar 2 Alur Singkat Proses Penjadwalan ......................................................................................................................................................................................... 4
User Manual Scheduling Application | 3
SEKILAS TENTANG APLIKASI PENJADWALAN
Aplikasi penjadwalan merupakan aplikasi yang menyediakan pengelolaan jadwal perkuliahan maupun jadwal ujian guna mempersiapkan
berlangsungnya proses registrasi, baik untuk matakuliah reguler maupun praktikum, agar perkuliahan dapat berjalan dengan lancar.
Aplikasi ini akan digunakan oleh pihak kaprodi maupun Kepala PPDU, dimana kaprodi atau Kepala PPDU akan merancang dan membagi kelas
mahasiswa dengan mempertimbangkan kuota mahasiswa melalui sistem, sedangkan BAA akan menyediakan ruang kuliah.
Sistem akan mencatat data yang diinputkan oleh dosen terkait rencana mengajar dan ketersediaan jadwal dosen. Berbagai data yang dibutuhkan
dalam proses penjadwalan dari mulai kuota kelas, ruang kuliah, rencana mengajar dan ketersediaan jadwal mengajar dosen akan diekspor ke
dalam bentuk .xml untuk dimasukkan ke dalam aplikasi khusus di luar sistem, yaitu aplikasi Fet, yang merupakan aplikasi penjadwalan otomatis.
Output yang dihasilkan dalam bentuk .csv akan dimasukkan/diimpor kembali ke dalam sistem. Sistem kemudian akan merepresentasikannya ke
dalam format sistem sebagai jadwal perkuliahan. Permasalahan bentrok jadwal tiap dosen telah diakomodir pada aplikasi Fet.
Jadwal perkuliahan merupakan bagian dari penawaran matakuliah yang akan digunakan pada setiap awal semester baru, sedangkan jadwal ujian
akan dikelola oleh pihak rooster. Fungsionalitas yang akan sering digunakan pada Aplikasi Penjadwalan adalah:
Room Schedule Schedule Helper
Setting
Add Schedule Import Schedule View ScheduleAdd room
View room
Lecturer Schedule
Schedule Privilege
Registration Schedule
Add Exam
Schedule
Import Exam
ScheduleView Exam Schedule
Class Schedule
Student Schedule Exam
Student Schedule
Student Conflict
Gambar 1 Gambaran Fungsionalitas Aplikasi Penjadwalan
User Manual Scheduling Application | 4
RINGKASAN PENJADWALAN MATA KULIAH
Gambar 2 Alur Singkat Proses Penjadwalan
Kaprodi dan/PPDU telah menyediakan matakuliah
tawaran
BAA menyediakan ruangan
Dosen mengisi data dan jadwal ketersediaan
mengajar
BAA mengekspor data yang dibutuhkan dalam proses penjadwalan ke
dalam format Fet
Penjadwalan menggunakan Aplikasi Fet oleh BAA
dan/Kaprodi dan/PPDU
LAAK Fakultas dapat melakukan pengecekan dan
ganti/edit jadwal tetap maupun pengganti
Jadwal matakuliah siap digunakan tanpa bentrok
BAA dan/Kaprodi dan/PPDU mengimpor hasil penjadwalan dalam bentuk
.csv ke sistem
User Manual Scheduling Application | 5
Beberapa tahapan utama yang perlu diperhatikan dalam proses penjadwalan yaitu:
1. Mata kuliah tawar telah disediakan Kaprodi dan/PPDU sebelum proses penjadwalan dilakukan.
[Registrasi Mata Kuliah Tambah Mata Kuliah]
2. BAA dapat mengelola ruangan.
[Registrasi Master Ruangan]
3. Dosen mengisi rencana mengajar dan ketersediaan jadwal dosen.
[Registrasi Jadwal Rencana Mengajar Dosen] dan [Registrasi Jadwal Ketersediaan Jadwal Dosen]
4. BAA melalukan ekspor data yang dibutuhkan dalam proses penjadwalan ke dalam format Fet.
[Registrasi Jadwal Export Fet]
5. Penjadwalan menggunakan Aplikasi Fet oleh BAA dan/Kaprodi dan/PPDU.
[Di luar sistem]
6. BAA dan/Kaprodi dan/PPDU melakukan impor hasil penjadwalan dalam bentuk .csv ke sistem.
[Registrasi Jadwal Import Fet]
7. LAAK Fakultas dapat melakukan pengecekan dan ganti/edit jadwal tetap maupun pengganti.
[Registrasi Jadwal Lihat Jadwal]
Selain fitur-fitur utama di atas, ada beberapa fitur lain yang digunakan untuk membantu memudahkan proses penjadwalan. Berikut penjelasan
detail fitur utama dalam penjadwalan untuk masing-masing pengguna.
User Manual Scheduling Application | 6
KELOLA RUANGAN
Langkah untuk melakukan penjadwalan dimulai dari penyediaan ruangan oleh BAA. Berikut langkah-langkahnya:
1. Login menggunakan username dan password iGracias pada link igracias.telkomuniversity.ac.id.
Masukkan username dan
password iGracias Anda
User Manual Scheduling Application | 7
2. Pilih menu Registrasi Master Ruangan. Kemudian akan muncul tampilan berikut:
3. Ketika melakukan klik Tambah Ruangan, maka akan muncul tampilan berikut:
Klik Tambah Ruangan untuk
menambahkan ruangan
Isi kolom yang tersedia, kemudian klik Tambah jika data
telah selesai diinputkan.
Nama Ruangan = Nama ruangan
Kapasitas = Kapasitas ruangan asli/sebenarnya
Kapasitas Ujian = Kapasitas ruangan yang akan
digunakan dalam ujian
Nama Gedung = Nama gedung
Keterangan = Informasi kegunaan kelas
Alamat IP = Alamat RFID pada ruangan
tersebut (referensi RFID system)
Kunci Komunikasi = Password RFID pada ruangan tersebut
Fakultas = Fakultas ruangan tersebut
User Manual Scheduling Application | 8
KELOLA RENCANA MENGAJAR
Dosen dapat mengelola rencana mengajarnya sesuai mata kuliah dan slot waktu yang dimiliki. Berikut langkah-langkahnya:
1. Login menggunakan username dan password iGracias pada link igracias.telkomuniversity.ac.id.
2. Pilih menu Registrasi Jadwal Rencana Mengajar Dosen dan Registrasi Jadwal Ketersediaan Jadwal Dosen.
a. Ketika memilih Rencana Mengajar Dosen, maka akan muncul tampilan berikut:
1. Klik icon Plus ( ) untuk menambahkan rencana
mengajar sesuai dengan mata kuliah yang diampu.
2. Jika mata kuliah sudah ditambahkan, maka mata
kuliah tersebut akan berpindah di tabel ini.
User Manual Scheduling Application | 9
b. Ketika memilih Ketersediaan Jadwal Dosen, maka akan muncul tampilan berikut:
1. Isi (v) sesuai dengan slot jadwal yang
diinginkan.
2. Klik Simpan jika slot jadwal telah
terisi.
User Manual Scheduling Application | 10
EKSPOR KE FET
Setelah data yang diperlukan dalam proses penjadwalan terkumpul, langkah selanjutnya adalah BAA melakukan ekspor data. Data yang di-
ekspor nantinya akan dimasukkan ke dalam aplikasi Fet untuk dijadwalkan. Format data hasil ekspor sudah dalam format Fet. Berikut
langkahnya:
1. Pilih menu Registrasi Jadwal Export Fet. Maka akan muncul tampilan berikut:
1. Pilih fakultas dan tahun
akademik yang
diinginkan.
2. Klik untuk mengekspor
data ke dalam format
Fet
User Manual Scheduling Application | 11
IMPOR DARI FET
Setelah data dijadwalkan menggunakan aplikasi Fet, langkah berikutnya adalah BAA melakukan impor data dari aplikasi Fet dalam format .csv ke
dalam Aplikasi Penjadwalan iGracias. Berikut langkahnya:
1. Pilih menu Registrasi Jadwal Import Fet. Maka akan muncul tampilan berikut:
Contoh format file yang akan
di-impor. File harus dalam
format .csv
Klik untuk mengimpor file .csv
User Manual Scheduling Application | 12
KELOLA PENJADWALAN
Kelola penjadwalan dapat dilakukan oleh LAAK (Layanan Administrasi Akademik Kemahasiswaan) masing-masing Fakultas setelah jadwal dari
aplikasi Fet di-impor oleh BAA. LAAK Fakultas dapat melakukan ganti/edit jadwal tetap maupun sementara/pengganti. Berikut langkah-
langkahnya:
1. Pilih menu Registrasi Jadwal Lihat Jadwal. Maka akan muncul tampilan berikut:
Klik icon untuk
mengganti jadwal tetap
Klik icon untuk mengganti
jadwal sementara
Edit Jadwal Tetap ( ) = untuk mengganti/edit jadwal yang akan digunakan seterusnya.
Edit Jadwal Sementara ( ) = untuk mengganti/edit jadwal yang bersifat sementara/jadwal
pengganti.
User Manual Scheduling Application | 13
2. Ketika melakukan klik icon untuk mengganti jadwal tetap, akan muncul tampilan sebagai berikut:
Filter ruangan dan hari
untuk memudahkan
pencarian jadwal yang
akan diganti. Klik Tambah pada slot
ruang dan jadwal yang
kosong untuk mengganti
jadwal sebelumnya.
User Manual Scheduling Application | 14
Ketika klik Tambah pada slot ruang dan jadwal yang kosong, akan muncul tampilan berikut:
Klik Simpan untuk menyimpan perubahan jadwal.
Informasi jadwal
yang akan diganti.
Informasi jadwal
pengganti.
User Manual Scheduling Application | 15
1. Ketika melakkan klik icon untuk mengganti jadwal sementara, akan muncul tampilan sebagai berikut:
Filter ruangan dan tanggal
untuk memudahkan
pencarian jadwal yang
akan diganti. Klik Tambah pada slot
ruang dan jadwal yang
kosong untuk mengganti
jadwal sebelumnya.
User Manual Scheduling Application | 16
Ketika klik Tambah pada slot ruang dan jadwal yang kosong, akan muncul tampilan berikut:
Klik Simpan Jadwal Sementara untuk menyimpan perubahan jadwal.
Informasi jadwal
yang akan diganti.
Informasi jadwal
pengganti
sementara.