Post on 12-Feb-2018
TINJAUAN MANAJEMEN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2017
Visi
Menjadi fakultas unggul berstandar internasional dan berjiwa entrepreneur di
bidang sosial dan politik yang mampu berperan aktif dalam pembangunan
bangsa melalui proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat.
Misi
Dalam upaya mewujudkan visi tersebut FISIP UB memiliki Misi sebagai berikut.
1. Mewujudkan fakultas sebagai lembaga pendidikan yang bermutu dan
bereputasi;
2. Melaksanakan sistem pendidikan tinggi yang sehat dan relevan dengan
dunia kerja, perubahan sosial, dan perkembangan global;
3. Melaksanakan sistem perkuliahan di bidang Sosiologi, Ilmu Komunikasi,
Psikologi, Hubungan Internasional, Ilmu Politik, dan Ilmu Pemerintahan
yang adaptif dan sensitif terhadap perkembangan ilmu dan teknologi;
4. Melaksanakan kegiatan penelitian ilmiah sesuai dengan perkembangan
fenomena sosial politik yang mampu berkontribusi secara nyata kepada
peningkatan daya saing bangsa;
5. Memanfaatkan ilmu pengetahuan melalui pengabdian masyarakat dalam
proses pembangunan nasional;
6. Mewujudkan keunggulan lulusan yang beriman, bertakwa, kompeten,
cerdas, terampil, berjiwa entrepreneur dan mampu bersaing dalam
bidang ilmu sosial dan politik di lingkup nasional dan internasional.
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017 Universitas Brawijaya
i
LEMBAR PENGESAHAN
1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen
2. Nama Unit : Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politk
3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya
4. Penanggungjawab : Prof. Dr. Unti Ludigdo, Ak
5. Koordinator Penyusun : Siti Kholifah, Phd
6. Anggota Penyusun : 1) Anang Sujoko, S.Sos,MSi, D.Comm 2) Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, MSi 3) Ni Komang Desy Setiawati AP, SIP, MSi 4) Juwita Hayyuning, S.IP, M.IP 5) Titi Fitrianita, S.Sos, MA 6) Sutan Rachman, SE 7) Nanik Puji Rahayu, SE 8) Dwi Setyo Handoko, SP 9) Anggiana Catur, S.Sos
7. Periode : Januari s.d Desember Th. 2017
Malang, 10 November 2017
Pimpinan Unit Kerja,
Ttd
Prof. Dr. Unti Ludigdo, Ak
NIP. 196908141994021001
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
ii Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................................... i
I. PENDAHULUAN ............................................................................................... 1
II. LINGKUP BAHASAN ......................................................................................... 4
III. PELAKSANAAN ................................................................................................ 4
IV. HASIL ............................................................................................................ 5
1. Hasil Audit Internal ................................................................................... 6
2. Hasil Audit Eksternal ................................................................................. 7
3. Umpan Balik Pelanggan ........................................................................... 10
4. Kinerja dan Evaluasi Proses ..................................................................... 12
5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ............................................. 15
6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ....................................... 16
7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ....................................................... 17
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ................................................ 18
V. PENUTUP ..................................................................................................... 18
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017 Universitas Brawijaya
iii
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017 Universitas Brawijaya
1
I. PENDAHULUAN
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya didirkan pada
tanggal 8 April 2009 berdasarkan Sk Dirjen Dikti Nomer 536/D/T/2008 tentang
Penetapan Fakultas Ilmu Sosial yang Bersifat Mandiri. Berikutnya SK tersebut
ditindaklanjuti oleh Rektor melalui SK Rektor tertanggal 8 April 2008 dengan
nomor 090/SK/2008 tentang Pendirian Fakultas Ilmu Sosial Universitas
Brawijaya dengan dua (2) jurusan dan empat (4) program studi. Tanggal 8
April inilah yang ditetapkan setiap tahunnya sebagai hari kelahiran FISIP.
Selanjutnya pada tahun 2010, dibuka dua program stu baru yaitu Program
Studi Ilmu Politik dan Ilmu Pemerintahan, dan program Pasca Sarjana pada
tahun 2011.
Sebagai lembaga pendidikan, FISIP UB menyusun Visi, Misi dan Tujuan
dengan melibatkan Pimpinan Fakultas, Pimpinan Jurusan dan Program Studi,
Tenaga Pendidikan dan Perwakilan Mahasiswa dengan menggunakan
mekanisme Rapat Kerja Pimpinan Fakultas/Jurusan/Program Studi yang
menghasilkan konsep Visi, Misi dan Tujuan FISIP UB. Konsep tertulis tersebut
kemudian disosialisasikan kepada para stakeholder di FISIP UB untuk
mendapatkan umpan balik. Setelah mendapat persetujuan dalam forum Rapat
Kerja Fakultas, konsep Visi, Misi, dan Tujuan FISIP UB disampaikan dalam rapat
Senat Fakultas untuk disahkan menjadi dokumen fakultas.
Komitmen FISIP untuk melaksanakan evaluasi secara berkelanjutan
diejawantahkan melalui i sistem penjaminan mutu. Sistem Penjaminan Mutu di
Fakultas dibangun berdasarkan kebijakan penjaminan mutu ditingkat
Universitas. Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB membangun sistem penjaminan
mutu pada tahun 2006-2009 yang disebut dengan Sistem Penjaminan Mutu
Akademik (SPMA). System ini standar mutunya berdasarkan penggabungan
system Program Hibah Kompetisi (PHK) dan dari Dikti. Mulai tahun 2010 sampai
sekarang system penjaminan mutu UB disebut Sistem Penjaminan Mutu
Internal (SPMI). Sistem ini menggabungkan model system Manajemen Mutu
ISO 9001:2008, Dikti, PHK dan BAN-PT, dengan tujuan agar system ini bisa
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
2 Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
secara fleksibel diimplementasikan dalam berbagai keperluan, sehingga system
ini efisien dan efektif. Dapat digunakan dalam penjaminan mutu internal
maupun eksternal (sertifikasi ISO dan akreditasi nasional maupun internasional)
Sejalan Guna mewujudkan sistem manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politikyang akuntabel sebagai salah satu prinsip Good Governance, dan
mengingat ketentuan mengenai prinsip pertanggung-jawaban Dekan atas
penyelenggaraan institusi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik telah
membentuk sistem monitoring dan evaluasi. Tujuan tim ini adalah untuk
membantu pimpinan dalam memonitor dan mengevaluasi apakah program yang
dijalankan telah sesuai dengan yang direncanakan dan hasil yang dicapai telah
sesuai dengan yang ditetapkan dalam dokumen perencanaan serta memberi
masukan untuk mengatasi persoalan-persoalan yang dihadapi dalam
pelaksanaan program-program yang direncanakan.Untuk memenuhi tuntutan
paradigma baru pengelolaan perguruan tinggi yang mengutamakan
perbaikan mutu secara berkelanjutan.
Sistem penjamian mutu dikatakan berjalan dengan baik jika telah
dilaksanakannya proses audit. SPMI UB telah melakukan audit system dan audit
kepatuhan. Pada tahun 2007 sampai dengan tahun 2009 sistem audit di UB
disebut Audit Internal Mutu Akademik (AIMA). Pada tahun 2010 sampai
sekarang menjadi Audit Internal Mutu (AIM). Sistem Penjaminan mutu dan
sistem audit dilingkup FISIP merupakan bagian dari proses audit dan
penjaminan mutu Universitas Brawijaya.
Dengan demikian UB telah melakukan audit sebanyak 15 siklus
penjaminan mutu internal terhadap Fakultas dan Jurusan/program studi.
Dampak dari implementasi SPMI adalah diperolehnya sertifikasi ISO 9001:2008
di Unit PJM, Perpustakaan, Hubungan Masyarakat dan Biro Administrasi
Akademik dan Kemahasiswaan pada tahun 2010. Pada tahun 2011 sertifikasi
ISO 9001:2008 dilakukan di Universitas melingkupi unit kerja di UB. Sistem
Penjaminan Mutu UB dapat diunduh di laman pjm.ub.ac.id dan di Fakultas di
laman fisip.ub.ac.id.
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017 Universitas Brawijaya
3
Penjaminan mutu akademik internal tingkat fakultas, jurusan, program
studi dan unit-unit pelaksana lainnya dilakukan untuk menjamin: a. Kepatuhan
terhadap standar akademik, kebijakan akademik, peraturan akademik serta
manual mutu akademik di bidang pendidikan; b. Kepastian bahwa lulusan
memiliki kompetensi sesuai dengan kompetensi lulusan yang ditetapkan di
setiap program studi; c. Kepastian bahwa setiap mahasiswa memiliki
pengalaman belajar sesuai dengan spesifikasi program studi; d. Relevansi
program pendidikan dan penelitian dengan tuntutan masyarakat dan
stakeholders lainnya.
Pelaksana penjaminan mutu di lingkup FISIP dilaksanakan oleh Gugus
Jaminan Mutu (GJM) dan dilingkup Program Studi dinamakan Unit Jaminan
Mutu (UJM). GJM mempunyai tugas dan fungsi untuk memonitor dan
meningkatkan mutu akademik/ pendidikan FISIP UB secara berkelanjutan
dalam rangka mencapai visi dan misi yang ditetapkan serta memenuhi
kebutuhan stakeholder (kebutuhan masyarakat, kebutuhan dunia kerja
dan kebutuhan profesional) melalui penyelenggaraan Tridharma
Perguruan Tinggi. Melalui kegiatan yang berkelanjutan dalam menyusun
dokumen-dokumen (Manual Prosedur, Mutu Akademik, dan lain-lain) sebagai
fondasi yang diharapkan akan menjadi bagian sistem dan mekanisme kerja
(kelembagaan) di FISIP UB sebagai penunjang bagi implementasi melalui
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang berpayung pada Universitas
Brawijaya.
Proses evaluasi kinerja lembaga fakultas secara periodik dilakukan oleh
Dekanat dan Senat Fakultas. Sedangkan evaluasi kegiatan akademik
dilaksanakan oleh Dekanat dan Gugus Jaminan Mutu (GJM) di tingkat fakultas,
serta oleh Pimpinan Jurusan/PS dan Unit Jaminan Mutu (UJM) di tingkat
jurusan/PS. Anggota GJM dan UJM selain berasal dari unsur dosen juga berasal
dari unsur mahasiswa. Selain itu, mulai tahun 2008 secara berkala Pusat
Jaminan Mutu (PJM) atas permintaan Rektor juga mengadakan audit internal
mutu akademik untuk mengevaluasi kinerja akademik jurusan/PS dan fakultas.
Dalam melaksanakan proses penjaminan mutu Fakultas, GJM dan UJM
telah membuat acuan standar mutu fakultas antara lain dokumen Standar
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
4 Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
Akademik Fakultas, Kebijakan Akademik, Peraturan Akademik, Manual Mutu,
Manual Prosedur (MP Pendidikan dan Pengajaran, MP Penelitian dan
Pengabdian Masyarakat, MP dan SOP untuk masing-masing unit kerja, ) serta
Evaluasi Kinerja (evaluasi proses belajar mengajar, evaluasi DP3, evaluasi
EWMP). Dalam rangka melakukan peningkatan standar mutu, GJM dan UJM di
lingkup FISIP melaksanakan evaluasi standar mutu secara rutin, 2x dalam 1
tahun yang berkoordinasi dengan Pusat Jaminan Mutu Universitas. Dokumen
yang mendukung dan menunjang peningkatan standar mutu Fakultas telah
dibuat dan disosialisasikan kepada civitas akademika melalui rapat sosialisasi,
pemasangan banner, publikasi melalui laman www.fisip.ub.ac.id
II. LINGKUP BAHASAN
Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka FISIP
melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti yang
dipersyaratkan, yaitu:
1. Hasil audit
2. Umpan balik pelanggan
3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program
kerja.
4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi
5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya
6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal)
7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.
III. PELAKSANAAN
Pelaksanaan tinjauan manajemen di FISIP dilakukan bersamaan dengan
Rapat Pimpinan Fakultas yang dilaksanakan setiap akhir tahun. Dimana tinjauan
manajemen biasanya dilakukan ketika pimpinan dari masing-masing unit kerja
memaparkan capaian kinerja unit kerja dalam satu tahun yang kemudian
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017 Universitas Brawijaya
5
dilanjutkan dengan mekanisme evaluasi melalui pemberian masukan atas
capaian masing-masing unit kerja.
Peserta dari Rapat Pimpinan FISIP ini adalah seluruh pimpinan unit kerja
di lingkup Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang meliputi : Dekan, Wakil
Dekan Bidang Akademik, Wakil Dekan Bidang Umum dan Keuangan, Wakil
Dekan Bidang Kemahasiswaan, Kepala Tata Usaha, Kasubag Umum dan
Keuangan, Kasubag Akademik dan Kemahasiswaan, Ketua Jurusan, Ketua
Program Studi, Ketua Gugus Jaminan Mutu, Ketua Unit Jaminan Mutu, serta
Ketua Laboratorium-laboratorium di FISIP. (Notulensi terlampir) Berikut adalah
dokumentasi pelaksanaan tinjauan manajemen dan rapat kerja akhir tahun
FISIP UB :
IV. HASIL
Hasil evaluasi manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun
2017 berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen
(lihat Bab II).
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
6 Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
1. Hasil Audit Internal
Mekanisme audit internal di level universitas dikelola oleh Pusat
Jaminan Mutu (PJM) melalui AIM UKPA (Audit Internal Mutu Unit Kerja
Pelaksana Akademik) yang dilaksanakan secara rutin setiap tahun. Hingga
tahun ini AIM UKPA telah dilaksanakan hingga siklus ke 16. Sejak tahun
2016, PJM telah mendelegasikan pengelolaan AIM UKPA kepada Gugus
Jaminan Mutu (GJM) masing-masing fakultas dengan melibatkan auditor
internal di fakultas yang bersangkutan. Hasil audit baik di level program
studi, jurusan maupun fakultas kemudian digunakan sebagai mekanisme
evaluasi kinerja dan umpan balik bagi masing-masing unit kerja.
Audit Internal yang dilakukan di FISIP dilaksanakan melalui
mekanisme AIM UKPA Siklus 15 pada 25 November 2016 di Ruang Sidang
Dekanat Lantai 6 FISIP UB. FISIP diaudit oleh Prof. Dr. Hartutik, MP dan
Prof. Dr. Sanggar Kanto, MS dari Pusat Jaminan Mutu. Ruang lingkup
auditnya meliputi implementasi Standar Mutu Universitas Brawijaya,
Tinjauan Manajemen, Website dan Klarifikasi hasil AIM UKPA tahun
sebelumnya. Terdapat beberapa temuan dalam audit tersebut diantaranya
adalah :
Perlunya FISIP mendorong peningkatan jumlah dosen yang memiliki
kepangkatan fungsional dan percepatan guru besar.
Masih terbatasnya jumlah dosen yang mengakses dana hibah baik
penelitian maupun pengabdian masyarakat
FISIP UB telah memiliki pedoman dalam perekaman data dan
informasi akan tetapi masih belum secara mudah dapat dilacak dan
digunakan secara efektif.
Persentase publikasi artikel ilmiah dosen pada jurnal internasional
bereputasi adalah masih kurang dari 25% per tahun.
Persentase publikasi buku dosen yang diterbitkan oleh penerbit
masih kurang dari 25% per tahun.
Persentase dosen yang berperan sebagai invited speaker pada
pertemuan ilmiah internasional masih kurang 10% per tahun
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017 Universitas Brawijaya
7
2. Hasil Audit Eksternal
Audit eksternal di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik dilakukan oleh
BAN PT dala rangka akreditasi program studi. Selama kurun waktu 1 tahun
terakhir FISIP telah mendamping 3 (tiga) program studi yang melaksanakan
akreditasi yaitu, Prodi Ilmu Politik, Prodi Hubungan Internasional dan Prodi
Psikologi
a. Akreditasi Prodi Ilmu Politik
Audit eksternal Prodi Ilmu Politik dilaksanakan pada tanggal 10-11 Juni
2016 dengan dipimpin oleh Ketua Program Studi Ilmu Politik Dr Hilmy
Mochtar dan Sekretaris Prodi Ilmu Politik Maratul Mahmudah, S.IP, MIP.
Asesor dari BAN PT dipimpin oleh Prof. Dr Maswadi Rauf, MA dan Dr.
Dudi Heriyadi dengan temuan sebagai berikut :
Kurangnya dosen yang memiliki kepangkatan fungsional
Prestasi dosen dalam meraih hibah penelitian maupun pengabdian
masyarakat belum proporsional
Berikut adalah dokumentasi visitasi akreditasi program studi Ilmu Politik FISIP
UB :
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
8 Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
b. Akreditasi Prodi Hubungan Internasional
Audit eksternal Prodi Hubungan Internasional dilaksanakan pada 3
Desember 2016 dengan asesor Dr. Adi Suryadi, MA dan Dr. Drs. Edi
Santosi, SU. Sementara Prodi HI dipimpin langsung oleh Ketua Program
Studi Dian Mutmainah, MA dan Sekretaris Program Studi Yusli Effendi,
MA. Hasil visitasi tersebut adalah akreditasi Prodi HI nilainya B. Adapun
dalam visitasi tersebut terdapat beberapa temuan diantaranya :
Adanya rasio dosen mahasiswa yang cukup tinggi
Kurangnya dosen yang memiliki kepangkatan fungsional
Kurangnya dosen yang berpendidikan Doktor (S3)
Prestasi mahasiswa di kancah internasional cukup banyak namun
terbatas pada Model United Nations (MUN) perlu ditingkatkan
prestasi mahasiswa yang mengikuti kompetisi yang berbasis pada
penalaran dan karya ilmiah.
Perlu mempertimbangkan untuk mengadakan mata kuliah yang
benar-benar diturunkan dari visi dan misi program studi.
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017 Universitas Brawijaya
9
Berikut adalah dokumentasi visitasi akreditasi program studi Hubungan
Internasional FISIP UB :
c. Akreditasi Prodi Psikologi
Audit eksternal Prodi Psikologi dilakukan pada tanggal 3 Maret 2017
dengan dipimpin langsung oleh Ketua Program Studi Psikologi Ilhamuddin, MSi
dan Sekretaris Program Studi Psikologi Nur Hasanah, MSi. Bertindak sebagai
asesor dari BAN PT Dr. Maria Goretti Adiyanti, MS dan Dr. Nanik Prihartanti,
MSi. Dari hasil akreditasi diperoleh peningkatan nilai akreditasi Prodi Psikologi
dari yang awalnya C meningkat menjadi B yang ditetapkan melalui SK
Akreditasi 1020/SK/BAN-PT/Akred/S/III/2017. Terdapat beberapa temuan
dalam visitasi ini diantaranya adalah :
Jumlah dosen yang memiliki kepangkatan fungsional masih rendah
Prestasi dosen dalam meraih hibah penelitian maupun pengabdian
masyarakat belum proporsional
Masa studi mahasiswa belum optimal
Prestasi mahasiswa dalam kancah internasional belum
berkesinambungan.
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
10 Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
Berikut adalah dokumentasi visitasi akreditasi program studi Psikologi FISIP UB
3. Umpan Balik Pelanggan
Secara berkala FISIP telah berupaya untuk mengumpulkan umpan balik
dari pelanggan/pengguna jasa sebagai salah satu sarana untuk
mengevaluasi dan memperbaiki kinerja institusi. Mekanisme umpan balik ini
didapat melalui IKM (Indeks Kepuasan Masyarakat). Berikut beberapa hal
yang dapat diidentifikasi dari Survey IKM FISIP :
Dari hasil kuisioner yang diberikan kepada pelanggan (pengguna)
pelayanan FISIP UB tahun 2016 sebagian besar merasa puas terhadap apa
yang telah diberikan oleh FISIP baik dari segi SDM, Sarana dan
prasarananya. Akan tetapi masih ada harapan, kritik dan saran dari para
pengguna untuk peningkatan pelayanan yang diberikan. Diantaranya
sebagai berikut :
a. Bagian Akademik dan Kemahasiswaan
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017 Universitas Brawijaya
11
Pengurusan Skripsi dan Administrasi yang masih rumit
Karyawan akademik lebih ramah lagi.
Penambahan kuota kelas untuk KRS
Bagian akademik selalu standby
Penjaga perpus FISIP walaupun lagi masa UTS/UAS
diharapkan tetap buka
Permudah dalam pelayanan pembebasan beasiswa bidik misi
mahasiswa akhir
Jika ada informasi penting seperti jadwal kompre, plotingan
dosen pembimbing harap diberitahukan kepada mahasiswa
dari jauh-jauh hari sehingga mahasiswa dapat melakukan
persiapan.
Pelayanan publik harus berorientasi pada layanan
kemahasiswaan serta realisasi yang cepat atas kritik dan saran
yang telah masuk
Jam istirahat dan jam kembali bekerja sesuai waktu yang
ditentukan terutama pada petugas perpustakaan
b. Bagian Umum dan Perlengkapan
Sebaiknya Kualitas Pelayanan harus lebih baik, dan Birokrasi
harus lebih mudah dan tidak ribet, papan tulis, spidol, white
board dan Stop Kontak lebih diperbanyak disetiap meja , wifi
yang masih lemah
Fasilitas pembelajaran seperti papan, spidol harap diperbaruhi,
pengadaan komputer di setiap kelas untuk mempermudah
pembelajaran di kelas, wifi masih sangat lambat.
Sarana dan prasarana diperbaiki, toilet, WIFI, ruang kelas, AC.
Pelayanan administrasi pelayanan prima
Untuk prosedur pelayanan diharapkan lebih mudah dan
paperless sehingga meringankan mahasiswa dan karyawan
juga petugas
Semoga FISIP lebih canggih lagi karena udah banyak teknologi
digital jadi segala sesuatu yang berbentuk kertas maupun
birokrasi dikurangi, terutama soal persyaratan
c. Bagian Teknologi Informasi dan Komputer
Wifi kadang-kadang agak lemah
Peningkatan layanan on line
Harapannya dari segi layanan pengembangan perbaikan
jaringan internetnya
d. Dosen dan Karyawan (SDM)
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
12 Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
Pelayanan disusaikan dengan mekanisme yang ada, karyawan
dan dosen mentaati dan menjalankan ketentuan dan aturan
yang sudah ada
Mempercepat / Memudahkan proses mahasiswa untuk lulus
tepat dengan penyesuaian terhadap kemampuan mahasiawa.
Mahasiswa butuh dosen sebagai tempat belajar dan bertukar
pendapat, tanpa ada lagi kekakuan (namun tetap ada tata
krama yang diterapkan)
SDM yang memberi pelayanan agar lebih ramah lagi
FISIP lebih meningkatkan kinerja pada SDMnya
Pelayanan mahasiswa benar-benar dipisahkan antara
emosional pribadi dengan tugas Pendidik profesional
(diperuntukan bagi dosen dan karyawan)
4. Kinerja dan Evaluasi Proses
Salah satu mekanisme yang digunakan untuk mengukur capaian kinerja
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik adalah dengan melihat indikator hasil
kinerja. Berikut adalah rekap hasil kinerja Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
hingga Triwulan IV :
Tabel 4.1. Hasil Kinerja Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik hingga Triwulan IV
No Indikator Kinerja Target
Fakultas
Triwulan IV
Tahun 2017
Capaian Akhir
Tahun 2017
Ketersediaan
Dokumen
Pendukung
1 Jumlah Dosen
Berkualifikasi S3
20 21 ADA
2 Jumlah Dosen Bergelar
Guru Besar
3 3 ADA
3 Jumlah Dosen Asing
1 1 ADA
4 Jumlah Dosen Terlibat
dalam Joint Supervision 1 2 ADA
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017 Universitas Brawijaya
13
dengan Institusi Luar
Negeri
5 Jumlah Dosen dan Tendik
yang Meningkat
Kompetensinya
10 42 ADA
6 Jumlah Mahasiswa Asing
3 0 TIDAK ADA
7 Jumlah Student Exchange
Inbound
5 9 ADA
8 Jumlah Student Exchange
Outbound
4 1 TIDAK ADA
9 Jumlah Kelas dengan
Fasilitas Teknologi
Pembelajaran Maju
3 0 TIDAK ADA
10 Jumlah Prodi Terakreditasi
Internasional
0 0 TIDAK ADA
11 Peringkat Institusi di Level
Internasional
12 Persentase Jumlah Prodi
Terakreditasi Unggul
13 Jumlah
Penghargaan/Akreditasi
dan Sertifikasi Institusi
14 Jumlah Kerjasama
Nasional, Lembaga
Pemerintah/Swasta,
7 14 ADA
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
14 Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
Dunia Usaha/Pendidikan
15 Jumlah Kerjasama
Internasional
5 9 ADA
16 Jumlah Mahasiswa yang
Berwirausaha
20 72 ADA
17 Persentase Jumlah
Lulusan Bersertifikat
Kompetensi
90% 100 ADA
18 Persentase Lulusan yang
Langsung Bekerja
10% 9.72% ADA
19 Jumlah Mahasiswa Peraih
Juara I Kompetisi Tingkat
Internasional
1 11 ADA
20 Jumlah Publikasi
Internasional
10 5 ADA
21 Jumlah HKI yang
Didaftarkan
1 5 ADA
22 Jumlah Komersialisasi
Produk Inovasi, Penelitian
dan Paten
0 0 TIDAK ADA
23 Rasio Pendapatan PNBP
24 Rasio Afirmasi
10% 96 TIDAK ADA
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017 Universitas Brawijaya
15
25 Prestasi Mahasiswa
5 23 ADA
26 Waktu tunggu rata-rata
4.5 10 ADA
27 Produktifitas Publikasi
Internasional
10 5 ADA
28 Pengabdian Masyarakat
10 57 ADA
29 Produktifitas Hak
Kekayaan Intelektual
1 0 TIDAK ADA
5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan
FISIP selalu melakukan tindakan pencegahan dan perbaikan dari
setiap ketidaksesuaian kinerja dan masukan dari pelanggan yang mengacu
pada SOP Tindakan Korektif dan Preventif. Namun harus selalu dilakukan
evaluasi secara berkala. Salah satu mekanisme untuk memetakannya
adalah dengan melihat hasil e-complaint sehingga unit kerja terkait dapat
memetakan tindakan koreksi dan pencegahan yang seringkali muncul
dalam e-complaint. Berikut adalah rekapitulasi hasil e-complaint FISIP :
Hasil ecomplaint pengguna layanan FISIP 2017
1. Lamanya Proses penerbitan SK Yudisium dikarenakan birokrasi. Terjadi
pergantian pejabat namun administrasi belum tuntas sehingga
menyebabkan terhambatnya proses yudisium mahasiswa.
2. Penggunaan sarana dan prasarana yang kurang maksimal. Untuk ruang
kelas yang sudah ada AC tidak perlu menggunakan 2 kipas angin. Selain itu
penggunaan AC yang sudah terpasang menjadi tidak maksimal dikarenakan
hanya kipas angina yang dinyalakan.
3. Diharapkan ada perhatian khusus bagi mahasiswa lama yang kuliah
melebihi waktu 4 tahun agar cepat lulus
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
16 Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
4. Petugas administrasi di akademik sudah sangat maksimal memberikan
layanannya namun kurang ramah. Terutama petugas akademik untuk Ilmu
komunikasi.
5. Tenaga administrasi bekerja kurang professional, ada yang tertidur saat
jam kerja, saat pelayanan sambil menggunakan handphone dan bermain
game. Tidak mengedepankan pelayanan kepada mahasiswa.
6. Dosen pembimbing yang sulit dihubungi dan sulit ditemui. Manajemen
ploting dosen pembimbing yang tidak disesuaikan dengan kondisi dosen &
mahasiswa.
7. Jadwal Wisuda yang tidak pasti.
8. Dosen Pembimbing yang tidak konsisten dalam membimbing sehingga
menyebabkan mahasiswa mengulang pengajuan judul & proses bimbingan
dari awal.
Hasil e-complaint ini diidentifikasi oleh Tim Perencanaan Sistem
Informasi, Kehumasan dan Kerjasama (PSIK) FISIP dan kemudian
didistribusikan ke masing-masing unit kerja yang dituju oleh keluhan
tersebut. Sebagian besar keluhan adalah berupa pelayanan akademik dan
kemahasiswaan serta sarana dan prasarana perkuliahan. Bentuk tidak
lanjut dari penanganan keluhan ini adalah melalui himbauan langsung oleh
pimpinan unit kerja terkait. Mekanisme tindakan koreksi dan tindakan
pencegahan termuat dalam SOP Tindakan Koreksi dan Pencegahan FISIP
UB.
6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya
Beberapa catatan dari Tinjauan Manajemen sebelumnya adalah FISIP
sudah melaksanakan poin-poin yang dilaporkan ke dalam tinjauan manajemen
namun diperlukan ketertiban dalam pelaporan kegiatannya. Kedua, laporan
tinjauan manajemen belum dibuat sesuai template dari PJM.
No.
Rekomendasi
Tinjauan Manajemen
Sebelumnya
Aspek
Tindak Lanjut
yang SUDAH
dilakukan
Kendala
yang
dihadapi
Rencana selanjutnya
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017 Universitas Brawijaya
17
1. Perlunya tertib dokumen agar setiap pelaksanaan yang dilakukan di FISIP dapat terdokumentasikan dengan baik
Penataan sistem dokumentasi
Mendokumentasikan kegiatan-kegiatan yang dilakukan di ruang lingkup fakultas
Belum adanya sistem dokumentasi
FISIP sedang berupaya untuk mengembangkan sistem dokumentasi yang integratif dan kompatibel dengan semua jenis audit.
2.
7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM
a. Terdapat perubahan Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) yang
disahkan pada bulan Maret 2017 dimana terdapat beberapa
perubahan status program studi menjadi jurusan yaitu Prodi Psikologi
menjadi Jurusan Psikologi. Kemudian terdapat 3 program studi yaitu :
ilmu politik, ilmu pemerintahan dan hubungan internasional yang
kemudian bergabung menjadi jurusan PPHI (Politik, Pemerintahan
dan Hubungan Internasional).
b. Adanya perubahan manajemen kelembagaan yang tadinya berada di
level prodi yang kemudian beralih ke level jurusan.
c. Terdapat perubahan struktur laboratorium dimana kini laboratorium-
laboratorium prodi dan jurusan tidak lagi berada di bawah
wewenang prodi/jurusan namun dibawah Lab Terpadu FISIP.
d. Adanya perubahan struktur UKPPA dimana Kepala tata Usaha kini
membawahi dua Sub bagian yaitu : (1) Sub bagian Umum dan
Keuangan; (2) Sub bagian Akademik dan Kemahasiswaan.
e. Perubahan Sistem Penjaminan Mutu Internal dimana terdapat
beberapa penyesuaian standar mutu yang ditetapkan di level
uiversitas.
Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
18 Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017
f. Selain itu dari sisi eksternal terdapat perubahan mekanisme
pengajuan akreditasi melalui SAPTO (Sistem Akreditasi Perguruan
Tinggi Online).
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM
Berikut adalah beberapa masukan dan saran untuk perbaikan
SMM ke depannya :
a. Perlunya masing-masing unit kerja untuk melaksanakan tertib dokumen.
Hal ini diperlukan bukan semata-mata untuk kepentingan audit internal
dan persiapan akreditasi namun juga sebagai bagian dari tata kelola
dokumen yang baik. Penataan sistem dokumentasi yang baik akan
merupakan salah satu sarana penting dalam menunjang keberhasilan
sistem penjaminan mutu baik di level program studi, jurusan maupun
fakultas.
b. Perlunya mengembangkan sistem dokumentasi yang integratif yang
compatible dengan seluruh jenis audit. Sehingga unit kerja tidak perlu
lagi menyesuaikan penataan sistem dokumentasi setiap kali pelaksanaan
audit internal.
V. PENUTUP
Secara umum pelaksanaan tinjauan manajemen di Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik sudah dilakukan dengan teratur setiap tahunnya. Namun
diperlukan kesadaran bersama untuk tertib dokumen sehingga kedepannya
diharapkan hasil tinjauan manajemen ini dapat menjadi masukan dan bahan
evaluasi bagi perbaikan FISIP kedepannya.