Post on 12-Jan-2017
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 2
Kewenangan dan tanggungjawab petugas gudang
Perubahan struktur dan fungsi gudang
Perubahan master barang & Validasi harga material
Penetapan UAM (User Access Matrix) penomoran PO ALISTA
Penataan user pasca pemisahan fungsi Support dan Supply
Kebijakan PO material (implemntasi min. buffer stock)
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 3
Kewenangan dan tanggungjawab petugas gudang
Perubahan struktur dan fungsi gudang
Perubahan master barang & Validasi harga material
Penetapan UAM (User Access Matrix) penomoran PO ALISTA
Penataan user pasca pemisahan fungsi Support dan Supply
Kebijakan PO material (implemntasi min. buffer stock)
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 4
Kewenangan dan tanggung jawab petugas gudang
Petugas Gudang bertanggung jawab untuk menerima dan memeriksa barang, mereview dan menyiapkan barang yang diminta, akan dikirim atau diterima serta menginput penerimaan dan pengeluaran di ALISTA serta mengarsipkan dokumen terkait dan melaksanakan stok opnam mingguan.
–Penerimaan Barang di Gudang –Pengeluaran Material–Transaksi Antar Gudang
•Transaksi Antar Gudang dalam Satu Regional (Inter Regional)•Transaksi Antar Gudang Antar Regional
–Pengembalian Material–Pemeriksaan Inventory (Stok Opnam)
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 5
Penerimaan Material• Menerima dan memeriksa dok
penerimaan Barang ( Volume, Item, Spesifikasi)
• Input penerimaan Barang di ALISTA• Mencetak dan tanda tangan BAPPB
ALISTA• Menyerahkan print-out BAPPB ALISTA
kepada Pengirim Barang• Scan & Upload BAPPB & DO ke
ALISTA
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 6
Pengeluaran Material• Menyerahkan Barang kepada user• Entry Pemenuhan Barang di
ALISTA berdasarkan ID Project• Mencetak & bersama user
menandatangani form pengeluaran barang
• Mereview dan menyiapkan barang yang akan dikirim
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 7
Transaksi Antar GudangPetugas Gudang Penerima• Menerima barang via ALISTA
Petugas Gudang Pengirim• Mencetak form permintaan dan
pengeluaran barang• Mengirim barang
Petugas Gudang Pengirim• Verifikasi dan validasi permintaan • Input Permintaan di ALISTA• Menyiapkan barang yang diminta
Petugas Gudang Penerima• Menerima barang via ALISTA
Petugas Gudang Pengirim• Verifikasi dan validasi
permintaan • Input Permintaan di ALISTA• Menyiapkan barang yang
diminta• Mencetak form pengeluaran
barang• Mengirim barang
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 8
Pengembalian Material Sisa Project• Buat berita acara penerimaan
pengembalian material• Terima pengembalian material• Cek jumlah material dan kondisi• Input pengembalian material ke
ALISTA
• Buat berita acara penerimaan pengembalian material
• Terima pengembalian material• Cek jumlah material dan kondisi• Input pengembalian material ke
ALISTA
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 9
Stock Opname• Download data saldo ALISTA• Menghitung jumlah fisik barang
di gudang• Identifikasi selisih fisik dengan
transaksi / saldo ALISTA• Input data hasil stok opnam di
ALISTA
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 10
Kewenangan dan tanggungjawab petugas gudang
Perubahan struktur dan fungsi gudang
Perubahan master barang & Validasi harga material
Penetapan UAM (User Access Matrix) penomoran PO ALISTA
Penataan user pasca pemisahan fungsi Support dan Supply
Kebijakan PO material (implemntasi min. buffer stock)
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 11
Perubahan Struktur dan Fungsi Gudang
GUDANG PRIMER
GUDANG SEKUNDER
GUDANG PEMAKAI
GUDANG REGIONAL
8
GUDANG AREA
56
GUDANG EKSISTING
MENJADI
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 12
Kewenangan dan tanggungjawab petugas gudang
Perubahan struktur dan fungsi gudang
Perubahan master barang & Validasi harga material
Penetapan UAM (User Access Matrix) penomoran PO ALISTA
Penataan user pasca pemisahan fungsi Support dan Supply
Kebijakan PO material (implemntasi min. buffer stock)
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 13
Perubahan Master Barang – Keputusan Direksi Nomor 0620/LG000/TA-03/2014 tanggal 18 Maret 2014
tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Barang Gudang di Lingkungan PT.Telkom Akses
– Nota dinas kami nomor C.Tel. 693/LG 000/JVC-I1000000/2014 tanggal 05 September 2014 tentang Penetapan data master material ALISTA
– Nota dinas kami nomor C.Tel. 743/LG 000/JVC-I1000000/2014 tanggal 16 September 2014 tentang Mapping Data Master
– Dari 568 Material inventory menjadi 186 Material Inventory • Kategori Inventori ( material Utama ) sebayak 186 item • Kategori Asset ( Peralatan kerja ) sebanyak 9 item • Kategori Non Inventori ( Asesoris /material pendukung & barang mudah
cari) sebanyak 267 item – Validasi harga akan di update per 3 bulan di allista– Data Master Allista
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 14
Kewenangan dan tanggungjawab petugas gudang
Perubahan struktur dan fungsi gudang
Perubahan master barang & Validasi harga material
Penetapan UAM (User Access Matrix) penomoran PO ALISTA
Penataan user pasca pemisahan fungsi Support dan Supply
Kebijakan PO material (implemntasi min. buffer stock)
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 15
Penetapan user access matrix (UAM)
– Nota DIREKTUR SUPPLY AND ADMINISTRATION PT. TELKOM AKSES No. C.Tel. 47/LG 000/JVC-I1030000/2013 tanggal 8 Juli 2013 tentang Penggunaan Aplikasi Logistic & Inventory System PT. Telkom Akses (ALISTA)
– Hasil review akses dan petaperan pengelolaan material sampai dengan akhir Agustus 2014.
– Nota dinas kami nomor C.Tel. 687/UM 000/JVC-I1000000/2014 tanggal 4September 2014 tentang Penetapan UAM Allista
– Dari 16 profile menjadi 10 profile
– User Access Matrix Allista
PROFILEPetugas gudang
GudangMgr Material
SupplyVP SupplyOperation
PM/PL (Konstr/Opr)Approvalporeg
ReviewerIT Admin
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 16
Kewenangan dan tanggungjawab petugas gudang
Perubahan struktur dan fungsi gudang
Perubahan master barang & Validasi harga material
Penetapan UAM (User Access Matrix) penomoran PO ALISTA
Penataan user pasca pemisahan fungsi Support dan Supply
Kebijakan PO material (implemntasi min. buffer stock)
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 17
Perubahan Struktrur Organisasi – Nota Dinas Direktur Utama PT Telkom Akses No. 1663/PS000/TA-00/2014 tanggal 9
September 2014 perihal Penyesuaian Fungsi Supply & Support pada Re Grouping Fungsi Organisasi Telkom Akses.
– Keputusan Direksi PT. Telkom Akses No. 0306/PS000/TA000/04-2015 tanggal 15 April 2015 perihal Organisasi Pt. Telkom Akses
CEO
Operation Director
Construction Director
Resources Management
Director
VP SCM
Manager General Support Regional 1-8
Asman General Support
Supervisor SCM & Inventory
Busdev Director Finance Director
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 18
Kewenangan dan tanggungjawab petugas gudang
Perubahan struktur dan fungsi gudang
Perubahan master barang & Validasi harga material
Penetapan UAM (User Access Matrix) penomoran PO ALISTA
Penataan user pasca pemisahan fungsi Support dan Supply
Kebijakan PO material (implementasi min. buffer stock)
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 21
PERGUDANGANPergudangan memegang peran yang cukup penting dalam kehidupan sebuah perusahaan. Peningkatan produktivitas dan pelayanan pergudangan akan sangat berpengaruh pada performansi perusahaan secara keseluruhan
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 22
Tujuan Pergudangan1. Membantu pengadaan barang yang
dibutuhkan dalam jumlah yang ekonomis dan dengan harga yang paling effisien
2. Menyelesaikan proses-proses penerimaan, distribusi dan penyimpanan serta pengelolaan inventory secara tepat.
3. Memelihara kondisi barang/material yang disimpan agar tetap dalam kondisi baik sampai barang/material tersebut digunakan
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 23
Jenis Material Material Utama , yaitu :
Kabel (Feeder, Distribusi, Drop Core, Drop Wire, Kabel Jumper)
HDPE & Sub Duct Tiang (all varian) Passive Splitter ODP, ODC, OTB/ODF
Material Non Utama & Aksesoris Tools, Sarana Kerja dan Gedung
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 24
Aktivitas Pergudangan
Penerimaan & Pencatatan Penyimpanan Pengeluaran & Pengiriman Pengendalian/Pengontrolan Perawatan
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 25
Penerimaan BarangTujuan:Memastikan apakah material yang diterima sudah sesuai antara order pembelian (PO) dengan pengiriman barang (DO), baik jumlah, jenis, kondisi, maupun spesifikasinya
Pemilahan barang yang tidak sesuai dalam penerimaan baik spesifikasi barang maupun kondisi barang berdasarkan PO yang ada
Memastikan barang/material yang tidak seuai dengan PO dicatat dan dikembalikan kepada pihak supplier untuk mendapatkan penggantian.
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 26
Pemeriksaan dokumen (PO, Surat Jalan dll) Pemeriksaan Spesifikasi/Mutu (quality Control) Pemeriksaan quantity barang Pembuatan Berita Acara Pemeriksaan & Penerimaan
Barang Memberi BAR Code pada barang Penginputan ke dalam aplikasi ALISTA Proses Handling barang yang benar
Aktivitas Penerimaan Barang
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 27
Meliputi:Pemeriksaan fisik (Jenis, tipe, kualitas, jumlah, kondisi barang, kemasan)
Pemeriksaan dokumen (kelengkapan dan kesesuaian dokumen, Uraian barang, jumlah, waktu pengiriman)
Pemeriksaan Barang
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 28
Berita Acara Pemeriksaan & Penerimaan Barang (BAPPB) Penyesuaian jumlah barang yang diserahkan terhadap
kebutuhan yg tertera dalam PO (Purchase Order) Menginputkan keterangan jumlah yang diterima ke dalam
sistem informasi inventory (ALISTA)
Pencatatan Barang
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 29
PENYIMPANAN BARANGTujuan :Memudahkan penanganan dan pencarian barang
Persyaratan: Mudah ditemukan, stok lama dapat dikeluarkan lebih dahulu bila
diperlukan Efektif dan Effisien dalam proses penyimpanan sehingga
memudahkan dalam pengeluaran dan pengiriman barang. Penyimpanan barang yang efektif membutuhkan kerapihan,
Ketelitian dan cara penyimpanan yang sesuai Bersih dan Teratur Penyimpanan dapat menjamin barang dari kerusakan dan
pencurian.
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 30
Tata Cara Penyimpanan Barang di Gudang Prosedur penumpukan yg benar Penggunaan peralatan yg tepat Berhati-hati dalam menggunakan tangga Perhatikan label yg tertera di kemasan barang, misal:
handle with care, this side up, Fragile dsb Barang dengan frekwensi penggunaan tinggi ditempatkan di
lokasi/rak yang mudah untuk proses keluar masuknya. Penempatan barang di rak disesuaikan dengan ukuran dan
berat barang Kartu stock barang ditempatkan atau digantung didekat
barang dimaksud
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 31
Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Penyimpanan Barang
1. Kepekaan barang terhadap pengaruh luar 2. Lama penyimpanan3. Frekuensi penggunaan barang4. Volume stok rata-rata5. Bentuk dan posisi barang6. Lay out lokasi penyimpanan barang
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 32
Penentuan jumlah unit per kelompok Untuk barang kecil dikelompokkan per bungkus dengan kuantitas tertentu
Pemberian identitas barang Penyimpanan berdasarkan prinsip FIFO (First In First Out)
Buatkan layout penyimpanan barang (Lay out Gudang/Rak/Lemari)
Jika jenis barang banyak, dalam daftar stok tuliskan lokasi penyimpanan barang
Aktivitas Penyimpanan
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 33
Penentuan Lokasi Penyimpanan
Berdasarkan kategori Barang/Material : Material Utama (Konsinyasi & Non Konsinyasi), Material Non Utama & Aksesoris, Material Retur (Baik atau Rusak)
Lokasi Gudang (jika memiliki lebih dari satu gudang) Lokasi Rak atau Lemari Lokasi Area Terbuka
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 34
Proses PenyimpananRencanakan penempatan barang-barang dengan frekuensi keluar masuk tinggi di lokasi yg mudah dijangkau, misalnya bagian tengah rak, lantai dasar.
Gunakan sistem kode lokasi penyimpanan Penandaan daerah penyimpanan untuk barang-barang berukuran besar dan berat
Pelajari kemungkinan mengatur ukuran batch/lot bagi barang yg dikirim atau sistem pengemasan barang
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 35
Lay Out Penyimpanan Barang (Contoh)
Rak 1 Rak 2Barang Masuk
Barang Keluar
Barang Keluar
Barang Keluar
Barang Masuk
Barang Keluar
Area Gudang Tertutup
Area Kabel Duct(Feeder)
Area Kabel Udara(Distribusi)
MSAN
HDPE
Tiang
Area Pengambilan Barang
Area Gudang Terbuka
Row 1
Row 2
Row 3
Row 1
Row 2
Row 3
Area Pengambilan
Barang
Area Pengambilan
Barang
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 36
Keamanan dan PerlindunganMaterial –material yang mudah rusak dan sensitif terhadap cuaca harus disimpan pada gudang tertutup atau diberikan penutup sehingga terlindungi dari pengaruh cuaca,
Gudang dilengkapi dengan sarana pemadam kebakaran serta sistem sirkulasi yg baik,
Sistem drainase yang baik untuk menghindari banjir, Kelembaban yang dapat menimbulkan jamur, korosi.
Penerangan yang memadai di Gudang maupun area diluar gudang
Pemasangan kamera CCTV (optional)
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 37
PENGELUARAN DAN PENGIRIMAN MATERIAL
Meliputi: Pengumpulan barang yang dibutuhkan dari lokasi gudang Pemindahan barang ke lokasi/area pengambilan Pengecekan fisik, tipe, jumlah dan kondisi barang Pemuatan barang untuk diangkut ke tempat tujuan
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 38
Menginputkan permintaan barang di Aplikasi ALISTA (Project ID).
Pemeriksaan dokumen permintaan barang, tanda tangan sesuai otorisasi, data-data barang yang akan diminta lengkap.
Setelah permintaan disetujui oleh Mgr Supply terkait, petugas gudang menyiapkan barang yang diminta pada area pengambilan barang
Petugas gudang melakukan pemeriksaan barang keluar gudang dan melengkapi dengan dokumen yang diperlukan seperti : surat jalan, Persetujuan Permintaan dll.
Memberi BAR Code Barang Menginput barang keluar di Aplikasi ALISTA
Prosedur Pengeluaran Barang
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 39
PENGENDALIAN STOK
Meliputi: Pemeliharaan bukti dokumentasi yang akurat
mengenai penerimaan, penyimpanan dan pengiriman dari gudang
Pencatatan hal-hal/transaksi diluar proses yang baku/standar
Penggunaan informasi yang dapat diambil dari catatan-catatan tersebut
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 40
Kartu Stok Sebagai alat pengendali stok Harus menyediakan informasi yang mutakhir
mengenai kuantitas stok dari semua barang yang disimpan di gudang tersebut
Informasi pada kartu catatan stok, meliputi antara lain : Nama Barang / Id- Barang Transaksi barang
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 41
Kartu Stok Barang
Berisi antara lain : Nama Barang Kode Barang Unit Jumlah Penerimaan Tanggal Terima Jumlah Pengeluaran Tanggal Keluar Sisa/Saldo Barang Keterangan
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 42
Pemantauan Stok Inventory Turnover Level of service Jumlah Minimal Stok (Safety Stok)
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 43
Pemeriksaan Stok (Stock Opname)
Diperlukan untuk: Memeriksa kebenaran catatan stok Menetapkan nilai persediaan Mendeteksi adanya kehilangan Bisa digunakan sebagai bahan penilaian staf gudang Dilakukan Minimal 1 bulan sekali untuk barang konsinyasi
dan 3 bulan sekali barang non konsinyasi & aksesoris
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 44
Masalah yang Sering TerjadiBarang rusak dalam penyimpananRusak dalam handlingSalah menyimpan barangSELISIH STOK (Fisik Vs Administrasi)
Stok Tidak sesuai dgn Spesifikasi
© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 45
Selisih antara Stok dan AdministrasiSumber-sumber ketidaksesuaian, al:Kesalahan pada waktu mencantumkan jumlah barang pada kartu stok
Kesalahan dalam menghitung jumlah barangKesalahan dalam mengeluarkan materialKehilangan, kerusakan materialSalah menempatkan stokKehilangan dokumenTidak Konsisten dalam pencatatan keluar /masuk barang