Tatakelola gudang 1

1

Harry SurantoVP Supply Chain Management PT. Telkom Akses

Tata Kelola Gudang

Monday, May 1, 2023

© 20104Telkom Akses. All rights reserved. Telkom Akses Confidential 2

Kewenangan dan tanggungjawab petugas gudang

Perubahan struktur dan fungsi gudang

Perubahan master barang & Validasi harga material

Penetapan UAM (User Access Matrix) penomoran PO ALISTA

Penataan user pasca pemisahan fungsi Support dan Supply

Kebijakan PO material (implemntasi min. buffer stock)


Kewenangan dan tanggung jawab petugas gudang

Petugas Gudang bertanggung jawab untuk menerima dan memeriksa barang, mereview dan menyiapkan barang yang diminta, akan dikirim atau diterima serta menginput penerimaan dan pengeluaran di ALISTA serta mengarsipkan dokumen terkait dan melaksanakan stok opnam mingguan.

–Penerimaan Barang di Gudang –Pengeluaran Material–Transaksi Antar Gudang

•Transaksi Antar Gudang dalam Satu Regional (Inter Regional)•Transaksi Antar Gudang Antar Regional

–Pengembalian Material–Pemeriksaan Inventory (Stok Opnam)


Penerimaan Material• Menerima dan memeriksa dok

penerimaan Barang ( Volume, Item, Spesifikasi)

• Input penerimaan Barang di ALISTA• Mencetak dan tanda tangan BAPPB

ALISTA• Menyerahkan print-out BAPPB ALISTA

kepada Pengirim Barang• Scan & Upload BAPPB & DO ke

ALISTA


Pengeluaran Material• Menyerahkan Barang kepada user• Entry Pemenuhan Barang di

ALISTA berdasarkan ID Project• Mencetak & bersama user

menandatangani form pengeluaran barang

• Mereview dan menyiapkan barang yang akan dikirim


Transaksi Antar GudangPetugas Gudang Penerima• Menerima barang via ALISTA

Petugas Gudang Pengirim• Mencetak form permintaan dan

pengeluaran barang• Mengirim barang

Petugas Gudang Pengirim• Verifikasi dan validasi permintaan • Input Permintaan di ALISTA• Menyiapkan barang yang diminta

Petugas Gudang Penerima• Menerima barang via ALISTA

Petugas Gudang Pengirim• Verifikasi dan validasi

permintaan • Input Permintaan di ALISTA• Menyiapkan barang yang

diminta• Mencetak form pengeluaran

barang• Mengirim barang


Pengembalian Material Sisa Project• Buat berita acara penerimaan

pengembalian material• Terima pengembalian material• Cek jumlah material dan kondisi• Input pengembalian material ke

ALISTA

• Buat berita acara penerimaan pengembalian material

• Terima pengembalian material• Cek jumlah material dan kondisi• Input pengembalian material ke

ALISTA


Stock Opname• Download data saldo ALISTA• Menghitung jumlah fisik barang

di gudang• Identifikasi selisih fisik dengan

transaksi / saldo ALISTA• Input data hasil stok opnam di

ALISTA


Perubahan Struktur dan Fungsi Gudang

GUDANG PRIMER

GUDANG SEKUNDER

GUDANG PEMAKAI

GUDANG REGIONAL

8

GUDANG AREA

56

GUDANG EKSISTING

MENJADI


Perubahan Master Barang – Keputusan Direksi Nomor 0620/LG000/TA-03/2014 tanggal 18 Maret 2014

tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Barang Gudang di Lingkungan PT.Telkom Akses

– Nota dinas kami nomor C.Tel. 693/LG 000/JVC-I1000000/2014 tanggal 05 September 2014 tentang Penetapan data master material ALISTA

– Nota dinas kami nomor C.Tel. 743/LG 000/JVC-I1000000/2014 tanggal 16 September 2014 tentang Mapping Data Master

– Dari 568 Material inventory menjadi 186 Material Inventory • Kategori Inventori ( material Utama ) sebayak 186 item • Kategori Asset ( Peralatan kerja ) sebanyak 9 item • Kategori Non Inventori ( Asesoris /material pendukung & barang mudah

cari) sebanyak 267 item – Validasi harga akan di update per 3 bulan di allista– Data Master Allista


Penetapan user access matrix (UAM)

– Nota DIREKTUR SUPPLY AND ADMINISTRATION PT. TELKOM AKSES No. C.Tel. 47/LG 000/JVC-I1030000/2013 tanggal 8 Juli 2013 tentang Penggunaan Aplikasi Logistic & Inventory System PT. Telkom Akses (ALISTA)

– Hasil review akses dan petaperan pengelolaan material sampai dengan akhir Agustus 2014.

– Nota dinas kami nomor C.Tel. 687/UM 000/JVC-I1000000/2014 tanggal 4September 2014 tentang Penetapan UAM Allista

– Dari 16 profile menjadi 10 profile

– User Access Matrix Allista

PROFILEPetugas gudang

GudangMgr Material

SupplyVP SupplyOperation

PM/PL (Konstr/Opr)Approvalporeg

ReviewerIT Admin


Perubahan Struktrur Organisasi – Nota Dinas Direktur Utama PT Telkom Akses No. 1663/PS000/TA-00/2014 tanggal 9

September 2014 perihal Penyesuaian Fungsi Supply & Support pada Re Grouping Fungsi Organisasi Telkom Akses.

– Keputusan Direksi PT. Telkom Akses No. 0306/PS000/TA000/04-2015 tanggal 15 April 2015 perihal Organisasi Pt. Telkom Akses

CEO

Operation Director

Construction Director

Resources Management

Director

VP SCM

Manager General Support Regional 1-8

Asman General Support

Supervisor SCM & Inventory

Busdev Director Finance Director







Kebijakan PO material (implementasi min. buffer stock)


TATA KELOLA PERGUDANGAN


PERGUDANGANPergudangan memegang peran yang cukup penting dalam kehidupan sebuah perusahaan. Peningkatan produktivitas dan pelayanan pergudangan akan sangat berpengaruh pada performansi perusahaan secara keseluruhan


Tujuan Pergudangan1. Membantu pengadaan barang yang

dibutuhkan dalam jumlah yang ekonomis dan dengan harga yang paling effisien

2. Menyelesaikan proses-proses penerimaan, distribusi dan penyimpanan serta pengelolaan inventory secara tepat.

3. Memelihara kondisi barang/material yang disimpan agar tetap dalam kondisi baik sampai barang/material tersebut digunakan


Jenis Material Material Utama , yaitu :

Kabel (Feeder, Distribusi, Drop Core, Drop Wire, Kabel Jumper)

HDPE & Sub Duct Tiang (all varian) Passive Splitter ODP, ODC, OTB/ODF

Material Non Utama & Aksesoris Tools, Sarana Kerja dan Gedung


Aktivitas Pergudangan

Penerimaan & Pencatatan Penyimpanan Pengeluaran & Pengiriman Pengendalian/Pengontrolan Perawatan


Penerimaan BarangTujuan:Memastikan apakah material yang diterima sudah sesuai antara order pembelian (PO) dengan pengiriman barang (DO), baik jumlah, jenis, kondisi, maupun spesifikasinya

Pemilahan barang yang tidak sesuai dalam penerimaan baik spesifikasi barang maupun kondisi barang berdasarkan PO yang ada

Memastikan barang/material yang tidak seuai dengan PO dicatat dan dikembalikan kepada pihak supplier untuk mendapatkan penggantian.


Pemeriksaan dokumen (PO, Surat Jalan dll) Pemeriksaan Spesifikasi/Mutu (quality Control) Pemeriksaan quantity barang Pembuatan Berita Acara Pemeriksaan & Penerimaan

Barang Memberi BAR Code pada barang Penginputan ke dalam aplikasi ALISTA Proses Handling barang yang benar

Aktivitas Penerimaan Barang


Meliputi:Pemeriksaan fisik (Jenis, tipe, kualitas, jumlah, kondisi barang, kemasan)

Pemeriksaan dokumen (kelengkapan dan kesesuaian dokumen, Uraian barang, jumlah, waktu pengiriman)

Pemeriksaan Barang


Berita Acara Pemeriksaan & Penerimaan Barang (BAPPB) Penyesuaian jumlah barang yang diserahkan terhadap

kebutuhan yg tertera dalam PO (Purchase Order) Menginputkan keterangan jumlah yang diterima ke dalam

sistem informasi inventory (ALISTA)

Pencatatan Barang


PENYIMPANAN BARANGTujuan :Memudahkan penanganan dan pencarian barang

Persyaratan: Mudah ditemukan, stok lama dapat dikeluarkan lebih dahulu bila

diperlukan Efektif dan Effisien dalam proses penyimpanan sehingga

memudahkan dalam pengeluaran dan pengiriman barang. Penyimpanan barang yang efektif membutuhkan kerapihan,

Ketelitian dan cara penyimpanan yang sesuai Bersih dan Teratur Penyimpanan dapat menjamin barang dari kerusakan dan

pencurian.


Tata Cara Penyimpanan Barang di Gudang Prosedur penumpukan yg benar Penggunaan peralatan yg tepat Berhati-hati dalam menggunakan tangga Perhatikan label yg tertera di kemasan barang, misal:

handle with care, this side up, Fragile dsb Barang dengan frekwensi penggunaan tinggi ditempatkan di

lokasi/rak yang mudah untuk proses keluar masuknya. Penempatan barang di rak disesuaikan dengan ukuran dan

berat barang Kartu stock barang ditempatkan atau digantung didekat

barang dimaksud


Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Penyimpanan Barang

1. Kepekaan barang terhadap pengaruh luar 2. Lama penyimpanan3. Frekuensi penggunaan barang4. Volume stok rata-rata5. Bentuk dan posisi barang6. Lay out lokasi penyimpanan barang


Penentuan jumlah unit per kelompok Untuk barang kecil dikelompokkan per bungkus dengan kuantitas tertentu

Pemberian identitas barang Penyimpanan berdasarkan prinsip FIFO (First In First Out)

Buatkan layout penyimpanan barang (Lay out Gudang/Rak/Lemari)

Jika jenis barang banyak, dalam daftar stok tuliskan lokasi penyimpanan barang

Aktivitas Penyimpanan


Penentuan Lokasi Penyimpanan

Berdasarkan kategori Barang/Material : Material Utama (Konsinyasi & Non Konsinyasi), Material Non Utama & Aksesoris, Material Retur (Baik atau Rusak)

Lokasi Gudang (jika memiliki lebih dari satu gudang) Lokasi Rak atau Lemari Lokasi Area Terbuka


Proses PenyimpananRencanakan penempatan barang-barang dengan frekuensi keluar masuk tinggi di lokasi yg mudah dijangkau, misalnya bagian tengah rak, lantai dasar.

Gunakan sistem kode lokasi penyimpanan Penandaan daerah penyimpanan untuk barang-barang berukuran besar dan berat

Pelajari kemungkinan mengatur ukuran batch/lot bagi barang yg dikirim atau sistem pengemasan barang


Lay Out Penyimpanan Barang (Contoh)

Rak 1 Rak 2Barang Masuk

Barang Keluar

Barang Keluar

Barang Keluar

Barang Masuk

Barang Keluar

Area Gudang Tertutup

Area Kabel Duct(Feeder)

Area Kabel Udara(Distribusi)

MSAN

HDPE

Tiang

Area Pengambilan Barang

Area Gudang Terbuka

Row 1

Row 2

Row 3

Row 1

Row 2

Row 3

Area Pengambilan

Barang

Area Pengambilan

Barang


Keamanan dan PerlindunganMaterial –material yang mudah rusak dan sensitif terhadap cuaca harus disimpan pada gudang tertutup atau diberikan penutup sehingga terlindungi dari pengaruh cuaca,

Gudang dilengkapi dengan sarana pemadam kebakaran serta sistem sirkulasi yg baik,

Sistem drainase yang baik untuk menghindari banjir, Kelembaban yang dapat menimbulkan jamur, korosi.

Penerangan yang memadai di Gudang maupun area diluar gudang

Pemasangan kamera CCTV (optional)


PENGELUARAN DAN PENGIRIMAN MATERIAL

Meliputi: Pengumpulan barang yang dibutuhkan dari lokasi gudang Pemindahan barang ke lokasi/area pengambilan Pengecekan fisik, tipe, jumlah dan kondisi barang Pemuatan barang untuk diangkut ke tempat tujuan


Menginputkan permintaan barang di Aplikasi ALISTA (Project ID).

Pemeriksaan dokumen permintaan barang, tanda tangan sesuai otorisasi, data-data barang yang akan diminta lengkap.

Setelah permintaan disetujui oleh Mgr Supply terkait, petugas gudang menyiapkan barang yang diminta pada area pengambilan barang

Petugas gudang melakukan pemeriksaan barang keluar gudang dan melengkapi dengan dokumen yang diperlukan seperti : surat jalan, Persetujuan Permintaan dll.

Memberi BAR Code Barang Menginput barang keluar di Aplikasi ALISTA

Prosedur Pengeluaran Barang


PENGENDALIAN STOK

Meliputi: Pemeliharaan bukti dokumentasi yang akurat

mengenai penerimaan, penyimpanan dan pengiriman dari gudang

Pencatatan hal-hal/transaksi diluar proses yang baku/standar

Penggunaan informasi yang dapat diambil dari catatan-catatan tersebut


Kartu Stok Sebagai alat pengendali stok Harus menyediakan informasi yang mutakhir

mengenai kuantitas stok dari semua barang yang disimpan di gudang tersebut

Informasi pada kartu catatan stok, meliputi antara lain : Nama Barang / Id- Barang Transaksi barang


Kartu Stok Barang

Berisi antara lain : Nama Barang Kode Barang Unit Jumlah Penerimaan Tanggal Terima Jumlah Pengeluaran Tanggal Keluar Sisa/Saldo Barang Keterangan


Pemantauan Stok Inventory Turnover Level of service Jumlah Minimal Stok (Safety Stok)


Pemeriksaan Stok (Stock Opname)

Diperlukan untuk: Memeriksa kebenaran catatan stok Menetapkan nilai persediaan Mendeteksi adanya kehilangan Bisa digunakan sebagai bahan penilaian staf gudang Dilakukan Minimal 1 bulan sekali untuk barang konsinyasi

dan 3 bulan sekali barang non konsinyasi & aksesoris


Masalah yang Sering TerjadiBarang rusak dalam penyimpananRusak dalam handlingSalah menyimpan barangSELISIH STOK (Fisik Vs Administrasi)

Stok Tidak sesuai dgn Spesifikasi


Selisih antara Stok dan AdministrasiSumber-sumber ketidaksesuaian, al:Kesalahan pada waktu mencantumkan jumlah barang pada kartu stok

Kesalahan dalam menghitung jumlah barangKesalahan dalam mengeluarkan materialKehilangan, kerusakan materialSalah menempatkan stokKehilangan dokumenTidak Konsisten dalam pencatatan keluar /masuk barang


TERIMA KASIH

Tatakelola gudang 1

Business

Transcript of Tatakelola gudang 1