Tata Laksana 3

REFORMASI BIROKRASI

1. LOGIN SIKD

• MasukkanUser ID dan Password yang telahdiberikanoleh Admin 2. a. PAGE - HALAMAN UTAMA

Berikut ini adalah tampilan dari Halaman Utama

4 Penerapan E-Government

SIKD mempunyai tiga menu utama yang memiliki fungsi yang saling berdampingan,yaitu “Halaman Utama”, “Arsip Keseluruhan” dan menu ”Pencarian”

Di Menu “Halaman Utama”, terdapat list kabinet ( berdasarkan struktur organisasi), dan 4 menu untuk dokumen, yaitu “Dokumen Masuk”, “Arsip Belum Dibaca”, “Arsip Belum Ditindaklanjuti”, dan “Arsip Dalam Proses Tindak Lanjut”.

Di dalam List Kabinet, terdapat “berkas” yang akan menampung semua arsip sesuai dengan kebutuhannya

2.a.1 DOKUMEN MASUK “Dokumen Masuk” mempunyai fungsi yang hampir sama dengan inbox di

email, yaitu untuk menampung surat/dokumen masuk

List Kabinet

Tata Laksana 5

REFORMASI BIROKRASI

DOKUMEN MASUK – LIHAT - BERKASKAN

Untuk melihat detail dari arsip dan juga untuk memberkaskan dokumen pada “Dokumen Masuk”

LihatArsippada “DokumenMasuk”

Pilih di berkasmanaarsipakan di

b k k

Detail Arsip

Untuk melihat arsip yang diterima

6 Penerapan E-Government

2.a.2 ARSIP BELUM DIBACA

ARSIP BELUM DIBACA – LIHAT – TINDAK LANJUT

Detail Arsip

Lihat Arsip pada “Arsip Belum Dibaca”

Tata Laksana 7

REFORMASI BIROKRASI

2.a.3 ARSIP DALAM PROSES TINDAK LANJUT

ARSIP DALAM PROSES TINDAK LANJUT – LIHAT

LihatArsippada “ArsipDalam Proses TindakLAnjut”

8 Penerapan E-Government

2.a.4 ARSIP BELUM DI TINDAK LANJUTI

ARSIP BELUM DITINDAKLANJUTI - LIHAT

Detail Arsip

Tata Laksana 9

REFORMASI BIROKRASI

2. b. PAGE – ARSIP KESELURUHAN

Berikut ini adalah tampilan dari “Arsip Keseluruhan”

Terdapat 2 menu utama untuk me-registrasi Arsip, yaitu “Registrasi Arsip Kertas” dan “Registrasi Arsip Elektronik”.Selain itu, dalam halaman ini juga terdapat list berkas. “Registrasi Arsip Kertas” di menu ini sama dengan mengirimkan surat kepada orang lain.

2.b.1REGISTRASI ARSIP KERTAS

Pilih“Registrasi Arsip Kertas” kemudian pilih “Kirim Arsip”

2. PilihRegistrasiArsipkertas

1. Pilih“KirimArsip”

10 Penerapan E-Government

Dan akan muncul halaman “Kirim Arsip Kertas” yang berfungsi untuk mengisi info arsip yang akan dikirim oleh user.

REGISTRASI ARSIP KERTAS – KIRIM ARSIP – KIRIM ARSIP KERTAS

Kolom yang memiliki tanda * wajib di isi, nama penanggungjawab adalah orang yang akan di kirimkan arsip, dan berasal dari jabatan penanggungjawab, apabila sudah yakin dengan datanya, tekan tombol kirim.

2.b.2 REGISTRASI ARSIP ELEKTRONIK Pilih “Registrasi Arsip Elektronik” kemudian pilih kirim arsip.

Isi dengan informasi arsip k di ki i

Nama PenanggungJawab berasal dari kolom *Jabatan penanggungjawab* dan merupakan orang tujuan yang akan di kirimkan arsip

Tata Laksana 11

REFORMASI BIROKRASI

Dan akan muncul halaman “Kirim Arsip Elektronik” yang berfungsi untuk mengisi info arsip yang akan dikirim oleh user.

REGISTRASI ARSIP ELEKTRONIK – KIRIM ARSIP – KIRIM ARSIP ELEKTRONIK Kolom yang memiliki tanda * wajib di isi, nama penanggungjawab adalah orang yang akan di kirimkan arsip, dan berasal dari jabatan penanggung jawab, apabila sudah yakin dengan data yang di isi, tekan tombol kirim.

1. Pilih Registrasi Arsip “Elektronik”

2. Pilih “KirimArsip”

Isi denganinformasiarsip yang akan di kirim

Nama PenanggungJawab berasal dari kolom *Jabatan penanggungjawab* dan merupakan orang tujuan yang akan di kirimkan arsip

12 Penerapan E-Government

2. C. LIST ARSIP DALAM BERKAS Maksudnya untuk melihat arsip di dalam “Berkas” yang terdapat di dalam list “kabinet”

Pada List “Arsip dalam berkas” terdapat I 3 fungsi utama yang akan dijelaskan diberikutnya.

2.c.1 REGISTRASI ARSIP KERTAS KEDALAM BERKAS DIRI SENDIRI

Untuk memasukkan arsip kertas kedalam akun user tersebut.

Kolom yang memiliki tanda * wajib di isi, nama penanggungjawab adalah orang yang akan di kirimkan arsip, dan berasal dari jabatan penanggungjawab, apabila sudah yakin dengan data yang di isi, tekan tombol isi.

Berkas yang berada dalam list “Kabinet” dan/atau yang ingin dilihat

List arsip pada berkas yang dipilih

Tata Laksana 13

REFORMASI BIROKRASI

2.c.2 REGISTRASI ARSIP ELEKTRONIK KEDALAM BERKAS DIRI SENDIRI

Kolom yang memiliki tanda * wajib di isi, nama penanggungjawab adalah orang yang akan di kirimkan arsip, dan berasal dari jabatan penanggungjawab, apabila sudah yakin dengan data yang di isi, tekan tombol isi.

Isi denganinformasiarsip yang akan di kirim

Nama PenanggungJawab berasal dari kolom *Jabatan penanggung jawab* dan merupakan orang tujuan yang akan di kirimkan arsip

Isi denganinformasiarsip yang akan di kirim

Nama PenanggungJawab berasal dari kolom *Jabatan penanggungjawab* dan merupakan orang tujuan yang akan di kirimkan arsip

14 Penerapan E-Government

2.c.3 BUAT VOLUME

Kolom yang memiliki tanda * wajib di isi, apabila sudah yakin dengan data yang di isi, tekan tombol simpan

2.c.4 DAFTAR TINDAKAN TERHADAP ARSIP

Isi Volume yang ingindimasukan

Tata Laksana 15

REFORMASI BIROKRASI

TINDAKAN – LIHAT METADATA Metadata adalah detail dari arsip/dokumen yang ingin dilihat

TINDAKAN – LIHAT ARSIP

Apabila arsip tersebut dalam bentuk softcopy, maka “LIHAT ARSIP” berfungsi untuk mengunduh file tersebut

16 Penerapan E-Government

• TINDAKAN – UBAH METADATA

TINDAKAN – SALIN ARSIP

HasilSalinanArsip

Ubah data yang ingin di ubah

Tata Laksana 17

REFORMASI BIROKRASI

TINDAKAN – CHECKOUT ARSIP

TINDAKAN – LIHAT VERSI

VersiArsip

18 Penerapan E-Government

• TINDAKAN – USUL HAPUS

TINDAKAN – RELASI

Pemberitahuan kalau arsip telah ditandai untuk di hapus

Tata Laksana 19

REFORMASI BIROKRASI

TINDAKAN – RELASI – TAMBAH RELASI BERKAITAN (Pencarian)

Untuk menambah relasi arsip, terlebih dahulu kita harus mencari arsip yang ingin di relasikan. Pencarian bias berdasarkan Judul/Deskripsi. Masukan kata kunci pencarian kemudian klik “Cari”.

TINDAKAN – RELASI – TAMBAH RELASI BERKAITAN (HasilPencarian)

Setelah melakukan pencarian akan tampil daftar arsip yang sesuai dengan kata kunci, apabila ingin membuat retasi dengan arsip tersebut pilih “Tambah” pada baris arsip tersebut

20 Penerapan E-Government

• TINDAKAN - DISPOSISI

TINDAKAN – DISPOSISI – LIHAT METADATA

LehatlembarDisposisi

Lihat Metadata danarsipayngingin di disposisikan

Metadata Arsip

Detail Disposisi

Nama Penerima berasal dari jabatan

penerima

Detail Disposisi

Tata Laksana 21

REFORMASI BIROKRASI

TINDAKAN – DISPOSISI – LEMBAR DISPOSISI

3.5 Lihat Detail Arsip

LembarDisposisi

22 Penerapan E-Government

2. d. PENCARIAN

2.d.1 PECARIAN MUDAH

• HASIL PENCARIAN MUDAH

Tata Laksana 23

REFORMASI BIROKRASI

2.d.2 PENCARIAN LENGKAP

• HasilPencarianLengkap

24 Penerapan E-Government

2.d.3 PENCARIAN KONTEN